manual de procedimientos rec.mat

INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES AL SERVICIO DE LOS PODERES DEL

ESTADO DE PUEBLA.

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DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

ÍNDICE

I.- INTRODUCCIÓN.............……………………………….………………………… II.- ANTECEDENTES……………....………………………………….……………… III.- MARCO LEGAL ………………....………………………………….…………….

III.1.- Atribuciones……….……………………………….………….….…………. IV.- ORGANIGRAMA………………………............……………………….………… V.- ESTRUCTURA ORGÁNICA…………………………………….........…………. V.1.- Descripción de Puestos……………………………….…………………

1. Jefatura del Departamento de Recursos Materiales ...................…….. 1.1 Asistente de la Jefatura…………….............................................. 1.2 Coordinación del Departamento de Recursos Materiales…..……… 1.2.1 Secretaria de la Coordinación…………………………………. 1.2.2 Coordinación de Revisión de Documentos…………..…….. 1.2.3 Coordinación de Programación de Pagos.......................... 1.2.4 Oficial de Servicios Administrativos …………………….…… 1.2.5 Cotizador……………………………………………….………….. 1.2.6 Operador de Sistemas………............................................. 1.2.7 Ayudante General Administrativo………………………….…...

VI.- OBJETIVO ESPECÍFICO……………..………………………………….............. VII.- FUNCIONES …………....……………………………………….…………….......

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UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS

I.- INTRODUCCIÓN

La organización es un elemento fundamental para que una entidad eficiente sus recursos y como consecuencia cumpla su misión. Así, la Administración Pública establece programas que favorecen la realización de las funciones bajo un sistema organizado específico. Lo anterior, implica la elaboración de documentos normativos - administrativos que sirvan como punto de referencia para que cada puesto de trabajo conozca sus deberes particulares, que en conjunto llevarán al cumplimiento, de forma organizada, de cada meta planteada. De tal forma el personal conocerá perfectamente la importancia de cada función, identificará las relaciones y la integración de actividades, hacia el objetivo conjunto, con el factor de indiscutible valor que es el esfuerzo personal.

El contar con este tipo de documentos es de mayor importancia, ya que en el se señalan las relaciones de comunicación, de coordinación, de responsabilidad y de jerarquía. Mediante éste el personal tiene un instrumento para incrementar la eficacia en el desempeño de su trabajo, así mismo la Jefatura se puede apoyar para la aplicación de dirección y control. El presente manual de organización tiene ámbito en el Departamento de Recursos Materiales, debiendo actualizarse siempre que se generen cambios en la organización del mismo.


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II. ANTECEDENTES

El Departamento de Recursos Materiales, fue creado como un área para la adquisición y abastecimiento de los recursos de carácter material que el Instituto requiere para el cumplimiento de los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Al iniciar funciones el Instituto, el Departamento de Recursos Materiales quedó adscrito a la Subdirección General de Finanzas y Administración y tiene bajo su autoridad y responsabilidad, el Almacén de Medicamentos y las Farmacias, así como el Almacén General.


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III. MARCO LEGAL

Ley General de Salud. Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 7-II-1984. Reformada el 7-VI-2012.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla Título III, capítulo I, artículo 54. Publicada en el Periódico Oficial del Estado el 4-VI-1996. Reformada el 31-XII-2012.

Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Puebla. Capítulo II, artículo 12. Publicada en el Periódico Oficial del Estado el 19-XII-2003. Reformada el 9-III-2011.

Ley del ISSSTEP. Título Segundo Capítulo I., Artículo 19, fracciones VI y IX. Publicada en el Periódico Oficial del Estado el 19-XII-2003. Reformada el 31-XII-2012

Reglamento Interior del I.S.S.S.T.E.P. Capítulo V, Artículo 16. Publicado en el Periódico Oficial del Estado el 11-IX-2002 con reformas y adiciones publicadas el 5-III-2008.

Reglamento Interior de Trabajo del ISSSTEP. Publicado el 14-X-1999.

Contrato Colectivo de Trabajo Vigente.


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III.1.- Atribuciones

- Ley del I.S.S.S.T.E.P. Título II, Capítulo I, Artículo 19, Fracción VI.

Artículo 19, Fracción VI.- Establecer la estructura de organización y funcionamiento de sus unidades administrativas.

- Reglamento Interior del I.S.S.S.T.E.P. Título II, Capítulo VI, Artículo 17 de la Subdirección General de Finanzas y

Administración

Artículo 17, Fracción X,- Verificar que las operaciones de pago a proveedores, prestadores de servicios y las que sean de su competencia, se efectúen de acuerdo a la normatividad aplicable;

Artículo 17, Fracción XVI,- Vigilar el cumplimiento de la normatividad en materia laboral y prestación de servicios profesionales; de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios para el óptimo aprovechamiento de los recursos materiales y servicios generales; así como para la correcta administración, conservación, control y regularización de los bienes muebles e inmuebles que posee el Instituto bajo cualquier título.


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IV. ORGANIGRAMA


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V. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1. Jefatura del Departamento de Recursos Materiales.

1.1. Asistente de la Jefatura. 1.2. Coordinación del Departamento de Recursos Materiales. 1.2.1. Secretaria de la Coordinación. 1.2.2. Coordinación de Revisión de Documentos.

1.2.3. Coordinación de Programación de Pagos. 1.2.4. Oficial de Servicios Administrativos 1.2.5 Cotizador. 1.2.6. Operador de Sistemas. 1.2.7. Ayudante General Administrativo


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VI.1.- Descripción de Puestos.

Nombre del puesto: 1. Jefatura del Departamento de Recursos Materiales (Jefatura de Departamento) (1).

a) Jefatura inmediata: Subdirección General de Finanzas y Administración. b) Relaciones de interacción:

- Internas: Junta Directiva, Dirección General, Subdirección General de Finanzas y Administración, Subdirección General Médico, Subdirección General de Prestaciones Económicas y Sociales, Hospital de Especialidades, Unidades de Medicina Familiar 1 y 2, personal de los Departamentos de: Contabilidad, Tesorería, Servicios Generales, Unidad de Desarrollo Estratégico y personal de las diferentes áreas adscritas al Departamento de Recursos Materiales.

- Externas: Proveedores, Casas Comerciales, Laboratorios, Comisaría Pública de la

Secretaría de la Contraloría en el ISSSTEP, Secretaría de Finanzas y Administración y Representantes Sindicales.

c) Misión del puesto: Dirigir las acciones para que los procedimientos de adjudicación de artículos y medicamentos necesarios se realicen oportunamente, con eficiencia y en las mejores condiciones económicas, para el buen funcionamiento del Instituto en los términos legalmente establecidos.

d) Objetivos Institucionales: Garantizar la adquisición de los recursos materiales necesarios para satisfacer adecuadamente los servicios que se proporcionan a los derechohabientes de acuerdo a la ley del Instituto.

e) Objetivos específicos del puesto: Planear, dirigir y supervisar las funciones

administrativas y operativas del Departamento, encaminadas a la correcta adquisición de los recursos institucionales.

f) Funciones:

- Planear, coordinar y dirigir las actividades del Departamento relacionadas con la adquisición de bienes de consumo y activo fijo.

- Supervisar que se mantenga actualizado el padrón de proveedores, así como los

catálogos de artículos y medicamentos necesarios para el desarrollo de las actividades del Instituto.


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- Obtener con los proveedores las mejores condiciones de compra para el Instituto

en calidad, precio, crédito y entrega de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.

- Revisar y firmar el control de facturas para la programación de los pagos y enviarla

a la Subdirección General de Finanzas y Administración, para el trámite respectivo.

- Coordinar y supervisar las operaciones de los Almacenes del Instituto.

- Administrar el fondo revolvente asignado al Departamento dando cumplimiento a la normatividad establecida en el Instituto.

- Participar en las reuniones que convoque la Unidad Responsable de

Adjudicaciones de la Secretaría de Finanzas, cuando las circunstancias lo requieran.

- Participar en la elaboración del Programa anual de trabajo del Departamento de

Recursos Materiales de acuerdo a los planes y objetivos emitidos por la Dirección General.

- Solicitar con oportunidad los materiales necesarios para el adecuado

funcionamiento del Departamento de Recursos Materiales vigilando que sean surtidos y distribuidos con la debida oportunidad.

- Participar en el proceso de definición de metas del Departamento de Recursos

Materiales.

- Participar en la elaboración del presupuesto anual del Departamento de Recursos Materiales dando cumplimiento a los lineamientos establecidos por las Autoridades del Instituto.

- Propiciar y favorecer relaciones adecuadas entre el personal del Departamento de

Recursos Materiales, promoviendo la participación en las actividades que se requieran.

- Coordinar con el Departamento de Recursos Humanos, las necesidades del

personal a su cargo, en los procesos de inducción y capacitación a fin de calendarizar cursos tendientes a ello.

- Atender y solucionar los problemas del trabajo diario que se susciten en el

Departamento, apegándose a los lineamientos establecidos.

- Orientar a los derechohabientes y/o familiares que tengan alguna duda.


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- Mantener contacto permanente con personas y entidades internas y externas al Instituto que estén relacionadas con el Departamento de Recursos Materiales.

- Recibir y dar respuesta a todos los requerimientos generados por las diversas

Dependencias y Entidades de la Administración Pública, cuando así lo requieran.

- Coordinar todas las actividades administrativas no contempladas en el presente manual pero que por su naturaleza son inherentes al puesto.

- Asistir a las reuniones programadas cuando se le requiera.

- Supervisar el buen funcionamiento de cada sección existente dentro del área,

considerando líneas de Autoridad y Responsabilidad fijadas.

- Redactar, revisar y/o autorizar la documentación que se requiera para emitir la información relacionada con el área a su cargo.

- Conocer, cumplir y hacer cumplir, los reglamentos, normas e instructivos

institucionales y departamentales que le competen.

- Revisar, plantear y promover permanentemente modificaciones a los esquemas establecidos del trabajo en función del mejor desempeño de las actividades.

- Conocer, difundir y cumplir con las políticas emanadas por la Dirección General.

- Verificar y controlar que todas las funciones se realicen de acuerdo a los manuales

de organización y procedimientos debidamente actualizados y en cumplimiento del programa anual de trabajo.

- Vigilar que los procesos establecidos en el sistema computarizado, satisfagan las

necesidades de operatividad y eficiencia del Área a su cargo, verificando que el procesamiento y flujo de información sean correctos y oportunos.

- Supervisar controlar y vigilar el uso adecuado de los bienes otorgados a su área y

mantener los resguardos personales actualizados, siendo responsables de informar los desperfectos en mobiliario, equipo e instalaciones mediante los reportes correspondientes.

- Observar las reglas de ética, en cuanto a conductas y actitudes personales dentro

de Departamento de Recursos Materiales.


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- Evaluar las condiciones actuales de operación, productividad, eficacia y eficiencia, detectando fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas.

- Observar, orientar, evaluar el desempeño y la actitud del personal adscrito al área

promoviendo estímulos, sistemas de motivación para obtener el mejor nivel de desarrollo individual y colectivo en el área de trabajo.

- Supervisar y evaluar el trabajo de sus subordinados en calidad, cantidad y naturaleza

para que se realice de manera equitativa y eficaz estableciendo procesos que así lo permitan.

- Informar periódicamente a la Subdirección General de Finanzas y Administración en

cuanto a las actividades del Departamento de Recursos Materiales, así como el avance de los programas de trabajo autorizados.

Perfil del puesto f) Escolaridad y/o áreas de conocimiento:


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Perfil del puesto

g) Escolaridad: Licenciatura en Derecho, Administración, Economía, Contaduría o

afines. h) Experiencia Laboral: 3 años en puesto similar. i) Condiciones de Trabajo:

- Proporcionar todas las facilidades para el desarrollo de actividades extraordinarias dentro de su área de trabajo (análisis administrativos-normativos, inventarios, auditorias, capacitación, etc.).

- Acudir a su centro de trabajo con buena presentación y proporcionar un trato

amable a sus compañeros de trabajo, subordinados y toda persona en general que solicite sus servicios.

- Sujetarse a los reglamentos, instructivos y procedimientos autorizados por el

Instituto.

- Hacer buen uso del mobiliario y equipo que le ha sido otorgado para el desarrollo de sus funciones.

- Acatar el orden establecido en su área de trabajo durante el desempeño de sus

actividades.

- Acatar el horario de trabajo establecido dentro del Departamento de Recursos Materiales.

- Portar el gafete del Instituto dentro del horario de trabajo.

- Edad abierta.

j) Capacidades:

- Conocimiento y aplicación de la Normatividad en materia de adquisiciones. - Administración general. - Relaciones Humanas. - Computación básica. - Manejo de Almacenes.


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Nombre del puesto: 1.1. Asistente de la Jefatura (Ayudante C) (1). a) Jefatura inmediata: Jefatura del Departamento de Recursos Materiales. b) Relaciones de interacción:

- Internas: Personal del Departamento y áreas pertenecientes a la Subdirección General de Finanzas y Administración, así como otras Unidades del Instituto.

- Externas: Proveedores y personas en general, que soliciten audiencia con la

Jefatura del Departamento de Recursos Materiales. c) Misión del puesto: Proporcionar apoyo a la Jefatura del departamento a través de

funciones de mecanografiado y captura para la elaboración de documentos, recepción, registro, archivo y entrega de correspondencia y demás funciones de carácter secretarial.

d) Objetivos Institucionales: Asistir a la Jefatura del Departamento de Recursos Materiales facilitando la función administrativa y la comunicación institucional.

e) Objetivos específicos del puesto: Realizar las tareas de apoyo encomendadas por la

Jefatura del Departamento de Recursos Materiales. f) Funciones del puesto:

- Atender con diligencia a todas las personas que soliciten audiencia con la Jefatura del Departamento.

- Recibir facturas originales del Almacén General y el Almacén de Medicamentos y

Farmacias asignándoles el número de recepción de facturas en el Sistema SISALFA y posteriormente entregar las facturas para el trámite para su pago.

- Colaborar en la revisión de las propuestas técnicas y económicas, así como

dictámenes cuando exista un procedimiento de licitación o concurso y la carga de trabajo lo amerite a criterio de la Jefatura del Departamento.


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- Mantener actualizada la agenda de la Jefatura del Departamento.

- Elaborar los comunicados que le sean encomendados por la Jefatura del

Departamento.

- Registrar y controlar la recepción y envío de la correspondencia del Departamento.

- Controlar la recepción y distribución de los vales de gasolina.

- Solicitar al Almacén General la papelería y artículos diversos que requiera el personal del Departamento.

- Archivar debidamente todos los documentos que se generan en las funciones del

Departamento y mantener actualizado y controlado el archivo.

- Apoyar en el control del manejo del Fondo Revolvente asignado al Departamento dando cumplimiento a la normatividad establecida en el Instituto.

- Realizar todas las actividades administrativas no contempladas en el presente manual

pero que por su naturaleza son inherentes al puesto.


- Desarrollar además todas aquellas funciones que dentro del área de adscripción le sean encomendadas.

- Reportar a la Jefatura inmediata las anomalías que por defectos en el aseo y averías

en el mobiliario e instalaciones y equipo se registren dentro del área asignada.

- Atender e informar a la Jefatura del Departamento de los problemas que se susciten en su área de trabajo apegándose a los lineamientos establecidos a fin de ser solucionados.

- Mantener el orden y la disciplina dentro del Departamento de Recursos Materiales.

- Observar las reglas de ética, en cuanto a conductas y actitudes personales dentro de

Departamento.


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Perfil del puesto

g) Escolaridad: Bachillerato y/o carrera técnica. h) Experiencia Laboral: 6 meses en puesto similar. i) Condiciones de Trabajo:



amable a sus compañeros de trabajo y toda persona en general que solicite sus servicios.


Instituto. - Hacer buen uso del mobiliario y equipo que le ha sido otorgado para el

desarrollo de sus funciones. - Acatar el orden establecido en su área de trabajo durante el desempeño de

sus actividades. - Acatar el horario de trabajo establecido dentro del Departamento de

Recursos Materiales. - Portar el gafete del Instituto dentro del horario de trabajo.

j) Capacidades: - Computación básica. - Manejo de equipo de oficina. - Relaciones humanas.


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Nombre del puesto: 1.2. Coordinación del Departamento de Recursos Materiales

(Coordinación de Departamento) (2) a) Jefatura inmediata: Jefatura del Departamento de Recursos Materiales. b) Relaciones de interacción:

- Internas: Subdirección General de Finanzas y Administración, Subdirección General Médica, Jefaturas de áreas y personal del Departamento, personal del Almacén General y Almacén de Medicamentos,

- Externas: Secretaría de Finanzas, Comisaría Pública de la Secretaría de la

Contraloría en el ISSSTEP, Casas Comerciales, Laboratorios y Proveedores.

c) Misión del puesto: Coordinar las funciones del Departamento para que la adquisición de los artículos y medicamentos se realicen oportuna y eficientemente para el buen funcionamiento del Instituto, obteniendo las mejores condiciones económicas con apego a la Normatividad aplicable.

d) Objetivos Institucionales: Desahogar la carga de trabajo de la Jefatura de

Departamento, coordinando acciones para la adquisición de los recursos materiales necesarios para satisfacer adecuadamente el servicio que se proporciona a los derechohabientes de acuerdo a la Ley del Instituto.

e) Objetivos específicos del puesto: Coordinar las tareas administrativas y operativas

del Departamento para brindar un mejor servicio.

f) Funciones del puesto: - En coordinación con la Jefatura del área atender y solucionar los problemas del trabajo

diario que se susciten en el Departamento de Recursos Materiales apegándose a los lineamientos establecidos.

- Detectar las áreas de oportunidad o de mejora y presentar propuestas para solventar

cada caso con eficacia.

- Realizar las gestiones relacionadas con las adjudicaciones entre el Instituto y la Secretaría de Finanzas y Administración.

- Elaborar y/o autorizar documentos necesarios para la operación del Departamento y que le sean Delegados por la Jefatura del Departamento.

- Elaborar concentrados mensuales de información general para analizar la eficiencia y productividad del Área.


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- Participar en la elaboración del programa anual de trabajo del Departamento de

Recursos Materiales de acuerdo a los planes y objetivos emitidos por la Dirección General.

- Solicitar con oportunidad los materiales necesarios para el adecuado funcionamiento

del Departamento de Recursos Materiales, vigilando que sean surtidos y distribuidos con la debida oportunidad.

- Participar en el proceso de definición de metas del Departamento de Recursos

Materiales.

- Participar en la elaboración del presupuesto anual del Departamento de Recursos Materiales dando cumplimiento a los lineamientos establecidos por las Autoridades del Instituto.

- Propiciar y favorecer relaciones adecuadas entre el personal del Departamento de

Recursos Materiales promoviendo la participación en las actividades que se requieran.


- Mantener contacto permanente con personas y entidades internas y externas al Instituto que estén relacionadas con el Departamento de Recursos Materiales.

- Recibir y dar respuesta a todos los requerimientos generados por las diversas

Dependencias y Entidades de la Administración Pública, cuando así lo requieran.

- Coordinar todas las actividades administrativas no contempladas en el presente manual pero que por su naturaleza son inherentes al puesto.

- Asistir a las reuniones programadas cuando se le requiera.

- Supervisar el buen funcionamiento de cada sección existente dentro del área,

considerando líneas de Autoridad y Responsabilidad fijadas.

- Redactar, revisar y/o autorizar la documentación que se requiera para emitir la información relacionada con el área a su cargo.

- Conocer, cumplir y hacer cumplir, los reglamentos, normas e instructivos institucionales

y Departamentales que le competen.

- Revisar, plantear y promover permanentemente modificaciones a los esquemas establecidos del trabajo en función del mejor desempeño de las actividades.

- Conocer, difundir y cumplir con las políticas emanadas por la Dirección General.


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- Verificar y controlar que todas las funciones se realicen de acuerdo a los manuales de organización y procedimientos debidamente actualizados y en cumplimiento del programa anual de trabajo.

- Vigilar que los procesos establecidos en el sistema computarizado, satisfagan las

necesidades de operatividad y eficiencia del área a su cargo, verificando que el procesamiento y flujo de información sean correctos y oportunos.

- Supervisar controlar y vigilar el uso adecuado de los bienes otorgados a su área y

mantener los resguardos personales actualizados, siendo responsables de informar los desperfectos en mobiliario, equipo e instalaciones mediante los reportes correspondientes.

- Observar las reglas de ética, en cuanto a conductas y actitudes personales dentro del

Departamento de Recursos Materiales.

- Observar, orientar y evaluar el desempeño y la actitud del personal adscrito al área promoviendo estímulos, sistemas de motivación para obtener el mejor nivel de desarrollo individual y colectivo en el área de trabajo.

- Evaluar las condiciones actuales de operación, productividad, eficacia y eficiencia,

detectando fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas.

- Supervisar y evaluar el trabajo de sus subordinados en calidad, cantidad y naturaleza para que se realice de manera equitativa y eficaz estableciendo procesos que así lo permitan.

- Informar periódicamente a la Jefatura de Recursos Materiales en cuanto a las

actividades del Almacén General así como el avance de los programas de trabajo autorizados.


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Perfil del puesto

g) Escolaridad: Licenciatura en Administración o similar. h) Experiencia Laboral: Un año en puesto similar. i) Condiciones de Trabajo:



amable a sus compañeros de trabajo, subordinados y toda persona en general que solicite sus servicios.


Instituto. - Hacer buen uso del mobiliario y equipo que le ha sido otorgado para el desarrollo de

sus funciones. - Acatar el orden establecido en su área de trabajo durante el desempeño de sus

actividades. - Acatar el horario de trabajo establecido dentro del Departamento de Recursos

Materiales. - Portar el gafete del Instituto dentro del horario de trabajo. - Edad abierta.

j) Capacidades:

- Administración. - Contabilidad. - Computación. - Administración de compras. - Manejo de almacenes.


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Nombre del puesto: 1.2.1. Secretaria de la Coordinación (Secretaria “B”) (1). a) Jefatura inmediata: Coordinación del Departamento. b) Relaciones de interacción:

- Internas: Personal del Departamento y áreas pertenecientes a la Subdirección General de Finanzas y Administración, así como otras Unidades del Instituto.

- Externas: Personas que soliciten audiencia con la Coordinación del Departamento.

c) Misión del puesto: Proporcionar apoyo a la Coordinación a través de funciones de

mecanografiado y captura para la elaboración de documentos, recepción, registro, archivo y entrega de correspondencia y demás funciones de carácter secretarial.

d) Objetivos Institucionales: Mantener un sistema de apoyo secretarial que facilite la

función administrativa y la comunicación institucional. e) Objetivos específicos del puesto: Realizar las tareas secretariales necesarias en el

Departamento. f) Funciones del puesto:

- Atender con diligencia a los proveedores de medicamentos que soliciten hablar con la Coordinación del Departamento.

- Entregar la correspondencia de acuerdo a las instrucciones recibidas. - Archivar debidamente todos los documentos que se generan en las funciones de la

Coordinación y mantener actualizado y ordenado el archivo. - Atender las llamadas telefónicas que se efectúen en el Departamento. - Tomar los dictados que le solicite la Jefatura del Departamento y la Coordinación del

Departamento. - Colaborar en la revisión de las propuestas técnicas y económicas, así como



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- Dar contestación de manera oportuna a la correspondencia que le sea turnada.

- Elaborar oficios, memorándums y demás documentos que le sean solicitados.

- Llevar un estricto control de fianzas y documentación soporte de formalizaciones de pedidos-contrato.

- Registrar y controlar la recepción de relaciones de faltantes. - Mantener un control de la agenda de eventos y expedientes de licitaciones o

concursos. - Fotocopiar documentos requeridos por la Jefatura y la Coordinación del Departamento

de Recursos Materiales. - Mantener informado a la Coordinación del Departamento del avance en las actividades

que le hayan sido confiadas.

- Realizar todas las actividades administrativas no contempladas en el presente manual pero que por su naturaleza son inherentes al puesto.



- Reportar a la Jefatura inmediata las anomalías que por defectos en el aseo y averías en el mobiliario e instalaciones y equipo se registren dentro del área asignada.



- Observar las reglas de ética, en cuanto a conductas y actitudes personales dentro del Departamento de Recursos Materiales.


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Perfil del puesto g) Escolaridad: Carrera Comercial en Secretariado o similar. h) Experiencia Laboral: 6 meses en puesto similar. i) Condiciones de Trabajo:





Instituto.



actividades.



j) Capacidades:

- Computación básica. - Taquigrafía, Mecanografía, Ortografía y Correspondencia. - Manejo de equipo de oficina.


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Nombre del puesto: 1.2.2. Coordinación de Revisión de Documentos (Coordinación de Servicios “A”) (1).

a) Jefatura inmediata: Coordinación del Departamento de Recursos Materiales. b) Relaciones de interacción

- Internas: Personal del Departamento, de Almacén de Medicamentos y Almacén de Desechables.

- Externas: Proveedores.

c) Misión del puesto: Colaborar en las acciones del Departamento para la adquisición de

artículos y medicamentos a través de la revisión de documentos y verificación de su contenido para que sea correcto y en su caso congruente con las especificaciones acordadas en los convenios y cotizaciones, apegándose a los programas normativos y ley del Instituto.

d) Objetivos Institucionales: Revisión control y custodia de todos los pedidos-contrato

que genera el Departamento de Recursos Materiales, así como las facturas de surtimiento con el objeto de satisfacer en forma adecuada el servicio que proporciona el Instituto a sus derechohabientes.

e) Objetivos específicos del puesto: Revisar órdenes de compra, facturas y

documentos anexos verificando que su contenido sea correcto y congruente con los precios, cantidad, calidad y fecha de entrega de los convenios y cotizaciones.

f) Funciones del puesto:

- Revisar que los pedidos-contrato contengan la documentación necesaria para que sean autorizadas en forma inmediata.

- Controlar las modificaciones y cancelaciones de los pedidos-contrato. - Revisar las facturas y documentos verificando que su contenido sea correcto y en su

caso congruente con los precios, cantidad, calidad y fecha de entrega de los convenios y cotizaciones.


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- Participar en las licitaciones y/o concursos de acuerdo a la ley, cuando le sea indicado

por la jefatura inmediata. - Asesorar y auxiliar al personal a su cargo en el cumplimiento de sus funciones. - Redactar oficios, memorándums o informes que tengan relación con las actividades

de su puesto, de acuerdo con las indicaciones de la Jefatura o Coordinación del Departamento.

- Mantener contacto permanente con las entidades internas y externas que se

relacionen con su trabajo.







- Observar las reglas de ética, en cuanto a conductas y actitudes personales dentro del Departamento.


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Perfil del puesto g) Escolaridad: Profesionista del área económica-administrativa o contable. h) Experiencia Laboral: Un año en puesto similar.

i) Condiciones de Trabajo:

- Proporcionar todas las facilidades para el desarrollo de actividades extraordinarias

dentro de su área de trabajo (análisis administrativos-normativos, inventarios, auditorias, capacitación, etc.).

- Acudir a su centro de trabajo con buena presentación y proporcionar un trato amable

a sus compañeros de trabajo y toda persona en general que solicite sus servicios. - Sujetarse a los reglamentos, instructivos y procedimientos autorizados por el Instituto. - Hacer buen uso del mobiliario y equipo que le ha sido otorgado para el desarrollo de



Materiales. - Portar el gafete del Instituto dentro del horario de trabajo. - Edad Abierta.

j) Capacidades:

- Administración. - Contabilidad. - Computación. - Relaciones Humanas. - Administración de Compras. - Manejo de Almacenes.


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Nombre del puesto: 1.2.3. Coordinación de Programación de Pagos (Coordinación de Servicios “A”) (1).


- Internas: Personal de los Departamentos de Tesorería, Contabilidad, Servicios Generales, Jefaturas de departamento, Personal del Departamento de recursos materiales, Almacén General y Almacén de Medicamentos y Farmacias..

- Externas: Proveedores.

c) Misión del puesto: Colaborar en las acciones del Departamento para la adquisición de

artículos y medicamentos a través de la revisión de documentos y verificación de su contenido para que sea correcto y en su caso congruente con las especificaciones acordadas en los convenios y cotizaciones, apegándose a los programas normativos y ley del Instituto.

d) Objetivos Institucionales: Mantener un control eficiente sobre las actividades que son

necesarias para tramitar el pago de facturas por la adquisición de los bienes y medicamentos que requiere el Instituto y asesorar a sus subordinados en las funciones que les corresponde desempeñar.

e) Objetivos específicos del puesto: Revisar órdenes de compra, facturas y documentos

anexos verificando que su contenido sea correcto y congruente con los precios, cantidad, calidad y fecha de entrega de los convenios y cotizaciones.


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- Revisar que los pedidos-contrato contengan la documentación necesaria para que sean autorizadas en forma inmediata.

- Controlar las modificaciones y cancelaciones de los pedidos-contrato.

- Revisar las facturas y documentos verificando que su contenido sea correcto y en su

caso congruente con los precios, cantidad, calidad y fecha de entrega de los convenios y cotizaciones.

- Mantener contacto permanente con los proveedores para el pago de facturas

correspondientes. - Recibir y programar los pagos de las facturas correspondientes a las compras

realizadas por el departamento.

- Calcular las moras y sanciones, correspondientes a proveedores por incumplimiento y verificar su aplicación.

- Participar en las licitaciones y/o concursos de acuerdo a la ley, cuando le sea

indicado por la jefatura inmediata.

- Asesorar y auxiliar al personal a su cargo en el cumplimiento de sus funciones.

- Redactar oficios, memorándums o informes que tengan relación con las actividades de su puesto, de acuerdo con las indicaciones de la Jefatura o Coordinación del Departamento.

- Mantener contacto permanente con las entidades internas y externas que se

relacionen con su trabajo.

- Resolver los problemas, que por su alcance, puedan entrar en su marco de autoridad, responsabilidad y toma de decisiones.

- Mantener informado a la Jefatura y Coordinación del Departamento del avance de

las actividades que le hayan sido asignadas.


- Realizar todas aquellas actividades que le sean encomendadas por la Jefatura del

Departamento.


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Perfil del puesto g) Escolaridad: Profesionista del área económica-administrativa o contable. h) Experiencia Laboral: dos años en puesto similar.



- Acudir a su centro de trabajo con buena presentación y proporcionar un trato amable

a sus compañeros de trabajo y toda persona en general que solicite sus servicios.

- Sujetarse a los reglamentos, instructivos y procedimientos autorizados por el Instituto.



actividades.


- Portar el gafete del Instituto dentro del horario de trabajo. - Edad Abierta.

j) Capacidades:

- Administración. - Contabilidad. - Computación. - Relaciones Humanas. - Administración de Compras. - Manejo de Almacenes.


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Nombre del puesto: 1.2.4. Oficial de Servicios Administrativos (Oficial de Servicios Administrativos) (1).


- Internas: Personal del Departamento.

- Externas: Ninguno. c) Misión del puesto: Proporcionar apoyo a la Jefatura y a la Coordinación del

Departamento de Recursos Materiales para facilitar las funciones administrativas del área.

d) Objetivos Institucionales: Mantener un sistema de apoyo para los jefes de área que

facilite las acciones de adquisición que se llevan a cabo en el Departamento de Recursos Materiales.

e) Objetivos específicos del puesto: Brindar apoyo en las tareas administrativas y

operativas que se realizan en el Departamento. f) Funciones del puesto: - Apoyar a cotizadores por cargas de trabajo, cuando le sea solicitado por la Jefatura y/o

Coordinación del Departamento de Recursos Materiales.

- Realizar la entrega de correspondencia dentro y fuera del Instituto cuando le sea requerido.

- Controlar y elaborar los pedidos-contrato que emanen de contratos de consumibles para

comodatos o contratos anuales para la adquisición de diversos productos.

- Realizar las compras que sean encomendadas por la Jefatura de Departamento de Recursos Materiales, aún cuando haya que trasladarse a algún comercio establecido y por la urgencia tenga que ser de inmediato.

- Colaborar en la revisión de las propuestas técnicas y económicas, así como dictámenes

cuando exista un procedimiento de licitación y la carga de trabajo lo amerite a criterio de la Jefatura del Departamento de Recursos Materiales.


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- Desarrollar además todas aquellas funciones que dentro del área de adscripción le sean

encomendadas.




- Atender e informar a la Jefatura del Departamento de Recursos Materiales de los problemas que se susciten en su área de trabajo apegándose a los lineamientos establecidos a fin de ser solucionados.




ESTADO DE PUEBLA.

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Perfil del puesto g) Escolaridad. Carrera técnica contable o similar. h) Experiencia Laboral: Un año en puesto similar

i) Condiciones de Trabajo: - Proporcionar todas las facilidades para el desarrollo de actividades extraordinarias

dentro de su área de trabajo (análisis administrativos-normativos, inventarios, auditorias, capacitación, etc.).




Instituto. - Hacer buen uso del mobiliario y equipo que le ha sido otorgado para el desarrollo

de sus funciones. - Acatar el orden establecido en su área de trabajo durante el desempeño de sus


Materiales. - Portar el gafete del Instituto dentro del horario de trabajo.

j) Capacidades:

- Computación básica. - Conocimientos en manejo de compras.


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Nombre del puesto: 1.2.5. Cotizador (Coordinación de Servicios “B”) (3), (Coordinador de Servicios “C”) (2), (Ayudane de Departamento) (1), (Ayudante Universal Servicios Administrativos “A”) (3) y (Técnico de Conservación) (1).


- Internas: Personal del Departamento y demás áreas del Instituto.

- Externas: Proveedores. c) Misión del puesto: Desarrollar acciones que permitan obtener diferentes cotizaciones

de proveedores del Instituto con el fin de establecer comparación para que las adquisiciones que se realizan se obtengan en las mejores condiciones dentro de la normatividad aplicable.

d) Objetivos Institucionales: Participar en las acciones para la adquisición de los

recursos materiales necesarios para satisfacer adecuadamente el servicio que se proporciona a los derechohabientes de acuerdo a la ley del Instituto.

e) Objetivos específicos del puesto: Solicitar y comparar cotizaciones ante los

proveedores, para obtener los artículos necesarios en las condiciones más favorables para el Instituto.


- Mantener contacto permanente con los proveedores. - Mantener actualizados en el sistema los catálogos de los artículos. - Recibir y ordenar las requisiciones entregadas por la Coordinación del

Departamento de Recursos Materiales. - Preparar la documentación necesaria para el proceso de adjudicación una vez

recibida la requisición. - Realizar las revisiones necesarias a las requisiciones previas hasta obtener la

definitiva en trámites realizados en la Secretaría de Finanzas y Administración. - Integrar los expedientes de los procesos de adjudicación y entregarlos completos

para resguardo a la Coordinación del Departamento de Recursos Materiales con la formalidad requerida.


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- Efectuar como mínimo tres cotizaciones para obtener los artículos necesarios en las condiciones más favorables para el Instituto.

- Verificar que las requisiciones que genere el almacén coincidan con los consumos promedios normales y reportar inmediatamente cualquier incremento injustificado.

- Revisar las existencias de los artículos o medicamentos de las requisiciones que genera el almacén y revisar que las mismas concuerden con los consumos promedios mensuales.

- Mantener actualizado en el sistema los pedidos-contrato a fin de que se encuentren entregados y/o con la cancelación correspondiente.

- Realizar cuadros comparativos de las cotizaciones obtenidas.

- Realizar las actividades inherentes a la elaboración y entrega de los pedidos-contrato.

- Entregar los pedidos-contrato al proveedor correspondiente.

- Confirmar con los proveedores las fechas de entrega de los pedidos-contrato.

- Notificar cuando exista cualquier tipo de modificación o cancelación de pedidos-contrato.

- Dar seguimiento al surtimiento de los pedidos-contrato manteniendo informado a la Coordinación o a la Jefatura del Departamento de Recursos Materiales.

- Mantener un adecuado control de las adquisiciones.

- Establecer una estrecha comunicación con los Almacenes del Instituto.




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- Desarrollar además todas aquellas funciones que dentro del área de adscripción le

sean encomendadas.






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Perfil del puesto g) Escolaridad: Preparatoria y/o Carrera Técnica. h) Experiencia Laboral: 6 meses en puesto similar.



- Acudir a su centro de trabajo con buena presentación y proporcionar un trato amable a

sus compañeros de trabajo y toda persona en general que solicite sus servicios. - Sujetarse a los reglamentos, instructivos y procedimientos autorizados por el Instituto.

- Hacer buen uso del mobiliario y equipo que le ha sido otorgado para el desarrollo de



Materiales. - Portar el gafete del Instituto dentro del horario de t drabajo.

- Edad abierta-

j) Capacidades: - Computación básica.

- Conocimientos en manejo de compras.


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Nombre del puesto: 1.2.6. Operador de Sistemas (Programador de Computadoras), (Operador de Computadoras) (2).

a) Jefatura inmediata: Coordinación de Programación de Pagos. b) Relaciones de interacción

- Internas: Personal del Departamento. - Externas: Ninguno.

c) Misión del puesto: Desarrollar funciones relativas a la operación del equipo de

procesamiento electrónico para la recopilación y concentración de información del sistema de compras.

d) Objetivos Institucionales: Participar en las acciones para la adquisición de los

recursos materiales necesarios para satisfacer adecuadamente el servicio que se proporciona a los derechohabientes de acuerdo a la ley del Instituto.

e) Objetivos específicos del puesto: Capturar en el sistema de información, datos para

el registro y control de las funciones del Departamento de Recursos Materiales. f) Funciones del puesto:

- Capturar en el sistema de cómputo datos que se generen en el Departamento para llevar controles actualizados y confiables.

- Dar mantenimiento a la información capturada en el sistema de cómputo.

- Informar con oportunidad de posibles errores detectados de la captura, informando a la

Coordinación del área.

- Imprimir correctamente documentos que le sean requeridos con la información que maneja.

- Diseñar la presentación de información de origen interno o externo, necesaria para la

ejecución de las funciones del Departamento.

- Elaborar los reportes e informes que la Coordinación o Jefatura del Departamento le indiquen.


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sean encomendadas.

- Realizar cargas de requisición a licitar a través del sistema de la Secretaría de Finanzas y Administración.

- Capturar datos en el sistema para la Secretaría de Finanzas y Administración, sobre

requisiciones, concursos y/-o adjudicaciones directas. - Emitir del Sistema pedidos-contratos en previo y en definitiva. - Archivar, controlar y resguardar los expedientes generados por los pedidos-contrato. - Realizar todas las actividades administrativas no contempladas en el presente manual

pero que por su naturaleza son inherentes al puesto.










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Perfil del puesto g) Escolaridad: Preparatoria y/o Carrera Técnica. h) Experiencia Laboral: 6 meses en puesto similar.




sus compañeros de trabajo, subordinados y toda persona en general que solicite sus servicios.


- Hacer buen uso del mobiliario y equipo que le ha sido otorgado para el desarrollo de

sus funciones.

- Acatar el orden establecido en su área de trabajo durante el desempeño de sus actividades.

- Acatar el horario de trabajo establecido dentro del Departamento.


j) Capacidades:

- Conocimiento de los diferentes programas de computo. - Capacidad de análisis.


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Nombre del puesto: 1.2.7. Ayudante General Administrativo (Auxiliar Universal de Servicios Administrativos “A”) (2).


- Internas: Personal del Departamento.

- Externas: Ninguno. c) Misión del puesto: Proporcionar apoyo a la Jefatura y a la Coordinación del

Departamento de Recursos Materiales para facilitar las funciones administrativas del área.

d) Objetivos Institucionales: Mantener un sistema de apoyo para los jefes de área que

facilite las acciones de adquisición que se llevan a cabo en el Departamento de Recursos Materiales.

e) Objetivos específicos del puesto: Brindar apoyo en las tareas administrativas y

operativas que se realizan en el Departamento. f) Funciones del puesto:

- Apoyar a cotizadores por cargas de trabajo, cuando le sea solicitado por la Jefatura y/o Coordinación del Departamento de Recursos Materiales.

- Realizar la entrega de correspondencia dentro y fuera del Instituto cuando le sea

requerido.

- Controlar y elaborar los pedidos-contrato que emanen de contratos de consumibles para comodatos o contratos anuales para la adquisición de diversos productos.

- Realizar las compras que sean encomendadas por la Jefatura de Departamento de

Recursos Materiales, aún cuando haya que trasladarse a algún comercio establecido y por la urgencia tenga que ser de inmediato.


dictámenes cuando exista un procedimiento de licitación y la carga de trabajo lo amerite a criterio de la Jefatura del Departamento de Recursos Materiales.


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sean encomendadas.










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Perfil del puesto

g) Escolaridad: Preparatoria y/o Carrera Técnica. h) Experiencia Laboral: 6 meses en puesto similar.




sus compañeros de trabajo y toda persona en general que solicite sus servicios.




actividades.



j) Capacidades:

- Computación básica. - Conocimientos en manejo de compras.


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VI. OBJETIVO ESPECÍFICO

Establecer la estructura organizacional del Departamento de Recursos Materiales, para determinar los canales de comunicación y coordinación que implica, así como las funciones generales del área y las específicas de cada puesto de trabajo, para lograr que se obtengan resultados oportunos, ágiles y eficientes atendiendo a cada uno de los objetivos planteados para dar cumplimiento a la misión del Departamento.


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VII. FUNCIONES

- Realizar funciones necesarias para la adquisición de bienes de consumo y activo fijo

que se requieran en las diferentes áreas institucionales.

- Verificar que se mantengan actualizados los catálogos de proveedores, artículos y medicamentos necesarios para el desarrollo de las actividades del Instituto.

- Obtener con los proveedores las mejores condiciones de compra para el Instituto en

calidad, precio, crédito y entrega de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.

- Dar trámite a las relaciones de faltantes y/o requisiciones dando niveles de prioridad de

acuerdo a las necesidades de cada área. - Verificar la mejor opción entre los proveedores del Instituto para decidir con cuál se

llevará a cabo la compra, previa cotización y con apego a las normas establecidas.

- Participar en el trámite de pago de facturas estableciendo un control adecuado para su manejo.

- Dirigir a través de los Coordinadores de Área, las operaciones de los almacenes del

Instituto.

- Participar en las reuniones que convoque la Unidad Responsable de Adquisiciones de la Secretaría de Finanzas, aportando la información necesaria para la toma de decisiones.

manual de procedimientos rec.mat

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