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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
AUTOGESTIÓN Y PREVENCIÓN DEL LAVADO
DE ACTIVOS Y LA FINANACIACIÓN DEL
TERRORISMO SAGRLAFT
Compilación de las principales políticas, procedimientos
y requerimientos establecidos por HENDER SOLUTIONS,
en cumplimiento de la legislación colombiana y los
preceptos y acuerdos internacionales, relacionadas con
la prevención del Lavado de activos y Financiación del
Terrorismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
CÓDIGO:
SAR-LAFT-001
VERSIÓN
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - SARLAFT Página 1 de 46
DEPENDENCIA GENERADORA: DIVISIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y CUMPLIMIENTO. VIGENCIA: 2019
Responsable: División de cumplimiento y prevención de riesgos Copia controlada Revisado por: Dirección administrativa
Elaborado por: JHOR HAROLD IBARGUEN ANDRADE Aprobado por: Dirección administrativa
Contenido.
1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA pag.3
2. CONSIDERACIONES GENERALES pag.3
2.1 Introducción pag.3
2.2 Alcance y efectos pag.3
2.3 Marco normativo pag.4
2.4 Marco teórico pag.5
2.5 Políticas generales pag.19
2.6 Procedimientos pag.19
3. OBJETIVOS DEL MANUAL pag.20
3.1 Objetivo general pag.20
3.2 Objetivos específicos pag.20
4. ETAPAS DEL SISTEMADE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LA/FT pag.20
4.1 Identificación de riesgos pag.20
4.1.1 Metodología para la segmentación de los factores de riesgo pag.20
4.2 Segmentación de los factores de riesgo pag.21
4.3 Factores de riesgo aplicables a HENDER SOLUTIONS pag.21
4.3.1 Exploración / extracción pag.21
4.3.2 Proveedores pag.22
4.3.3 Clientes / usuarios pag.23
4.3.4 Servicios pag.24
5. FORMAS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE PUEDEN PRESENTAR RIESGOS EN HENDER SOLUTIONS pg.24
6. ORGANOS DE CONTROL INTERNO PARA LA PREVENCIÓN DEL LA/FT pag.25
6.1 Gerencia General pag.25
6.2 Oficial de cumplimiento pag.25
6.2.1 Funciones del Oficial de Cumplimiento pag.26
6.3 Secretaria ejecutiva pag.28
6.3.1 Funciones de la Secretaria ejecutiva pag.28
6.4 Consejo de Cumplimiento pag.29
6.4.1 Composición y funcionamiento pag.29
6.4.2 Funciones pag.30
7. POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, PROVEEDOR Y COLABORADOR pag.30
7.1 Debida diligencia pag.30
7.1.1 Comprobación de listas nacionales pag.31
7.1.2 Comprobación de listas internacionales pag.31
7.1.3 Comprobación de actividades declaradas pag.32
7.1.4 Identificación en caso de no actuación por cuenta propia y composición accionaria pag.32
7.1.5 Identificación de titular pag.32
7.1.6 Identificación de personas públicamente expuestas pag.33
7.2 Procedimiento de conocimiento del cliente / proveedor pag.33
7.2.1 Conocimiento persona natural pag.34
7.2.2 Identificación de personas jurídicas pag.34
7.2.3 Información adicional clientes de riesgo superior al promedio pag.36
7.3 Verificación de la información pag.36
7.4 Política de actualización de información pag.36
7.5 Señales de alerta pag.37
7.6 Detención y comunicación de operaciones inusuales y sospechosas pag.38
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7.6.1 Análisis de operaciones pag.40
7.6.2 Comunicación y/o archivo de operaciones analizadas pag.41
7.7 Periodo y procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas pag.43
8. COMUNICACIÓN A LAS AUTORIDADES COMPETENTES pag.43
9. AUDITORIA INTERNA Y REVISORÍA FISCAL pag.44
10. PLAN DE CAPACITACIÓN pag.45
11. CONSERVACIÓN, ACCESO Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN pag.45
12. SANCIONES pag.45
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1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
HENDER SOLUTIONS es una empresa de exportaciones con un alto contenido social, que
además de su objetivo de generar beneficios a sus asociados y clientes, busca mejorar la
calidad de vida de las comunidades. Contamos con talento humano comprometido, líder y
con sensibilidad social, capaz de proponer soluciones innovadoras, en busca de satisfacer a
nuestros grupos de interés con productos y servicios de calidad.
Nuestra diferencia radica en la capacidad de conectarnos con las comunidades, nuestros
clientes y proveedores, a fin de generar confianzas, y actuar siempre teniendo en cuenta sus
necesidades; buscando que las soluciones que proponemos cumplan con criterios de
realidad, que nos permitan ser certeros en nuestras decisiones reduciendo al mínimo la
incertidumbre.
Trabajamos con todas aquellas personas y empresas que tienen una visión de país, justo,
igualitario, con justicia social, en paz y con una economía fuerte desde las regiones.
2. CONSIDERACIONES GENERALES
2.1 Introducción
El presente manual, es un esfuerzo de Hender Solutions, por avanzar en los procesos de
legalidad y control, establecidos por el Estado Colombiano y la Comunidad
Internacional, en la lucha de contra todas las formas de ilegalidad y de acciones con
atentan contra la seguridad global, como lo es el lavado de activos y la financiación del
terrorismo.
Por lo anterior este manual compila e incorpora las principales políticas, procedimientos
y requerimientos establecidos, en la legislación colombiana y en los preceptos y
acuerdos internacionales, relacionados con la prevención del Lavado de activos y
Financiación del Terrorismo.
2.2 Alcance y efectos
Los lineamientos, preceptos, medidas y disposiciones contenidas en el presente manual,
son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, sin distingo de su rango y/o
jerarquía, miembros de la junta directiva y asamblea de socios, así como para los
colaboradores y contratistas de la empresa; serán implementados desde el momento en
que un proveedor y/o cliente, requiere los bienes y servicios de la entidad, durante y
hasta la finalización de la relación comercial.
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2.3 Marco normativo
El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo, se fundamenta en los contenidos constitucionales y legales dispuestos en el
ordenamiento jurídico nacional y desarrollados por las autoridades competentes, en
homologación con los preceptos internacionales, cuya finalidad es evitar que las
instituciones financieras o empresas, en los diferentes sectores económicos, puedan ser
utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de ilícitos; además de
servir como fuente de financiación a grupos al margen de la ley y al terrorismo.
La legislación colombiana establece:
Artículo 333 Constitución Política de Colombia. La actividad económica y la iniciativa
privada son libres, dentro de los límites del bien común. Para su ejercicio, nadie podrá
exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley. La libre competencia
económica es un derecho de todos que supone responsabilidades.
Artículos 6, 123, 333 inciso 5 y 335 de la Constitución Política de Colombia.
Ley 190 de 1995
Ley 599 de 2000
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993, articulo 102 a
107).
Ley 365 de febrero 21 de 1997
Ley 526 de 1999 (Creación de la UIAF). Funciones de la UIAF
Ley 1581 de 2011
Código Penal Artículos: 29, 30, 65, 319, 320, 321, 326, 327, 365, 376, 377, 382 y
412.
En general aquellas enunciadas en el Código de Procedimiento Penal
Ley 1126 de 2006 sobre financiación del terrorismo. Modificó la Ley 526 de 1999
Decreto 3420 de 2004 (Comité de Coordinación interinstitucional para el control
de Lavado de Activos), por el cual se modifica la composición y funciones de la
Comisión de Coordinación Interinstitucional para el Control del Lavado de
Activos y se dictan otras disposiciones.
Norma Técnica Colombiana NTC5254 de 2006 “Gestión de Riesgo”
Guía Administración del Riesgo del DAFP 2006
Ley 1121 de 2006 (Tipifica el delito de financiación del terrorismo).
La ley 1249 de 2008, decretada por el Congreso y sancionada por el presidente
de la república faculta a los Administradores Policiales a realizar asesorías,
investigación y consultorías en procesos y procedimientos de seguridad,
teniendo el aval del Gobierno nacional para evaluar, coordinar, siendo este un
procedimiento que se ajusta al marco legal.
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Circular Externa 026 del 2008 de La Superintendencia Financiera de Colombia,
Capitulo 11. Reglas relativas a la Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y la
Financiación del Terrorismo.
A nivel internacional, las convenciones ratificadas por Colombia:
Estándar Australia New Zelanda Risk Management. AS/NZS-4360:2004.
Convención de Palermo “Convención de las naciones unidas contra la
delincuencia organizada transnacional y sus protocolos”.
Convención Iberoamericana contra la Corrupción de la OEA
Convención de las naciones unidas contra la corrupción
Convenio internacional para la represión de la financiación del terrorismo
Convención de las naciones unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes
Convenio de Estrasburgo “Convenio Europeo Sobre Blanqueo, Detención,
embargo y confiscación de los productos de un delito”
Las demás disposiciones que las adicionen, reglamenten o modifiquen.
2.4 Marco teórico (Definiciones)
Actividad delictiva:
Acción acompañada de una conducta dolosa. La conducta es dolosa cuando el
autor conoce los hechos constitutivos de la infracción penal y quiere su realización.
También es dolosa la conducta cuando la realización de la infracción penal ha sido
prevista como probable y su no realización se deja librada al azar.
El dolo es la actividad realizada por una persona con el fin de causar daño a otra
persona, a sus bienes o con la intención de hacer lo contrario al orden jurídico.
Actividad Sospechosa:
La actividad de un empleado, colaborador, cliente, proveedor o transacción que se
considere sospechosa debe estar relacionada con el Lavado de Activos o con el
Enriquecimiento Ilícito o relacionada con la comisión de un delito de financiamiento
terrorista.
Actuar de Manera Ética:
Lineamiento de una persona o entidad que respeta y acata las normas que la
regulan y le corresponde actuar responsablemente ante la sociedad y el estado.
Administrador:
Entidad o persona, que, en virtud de contrato de mandato, fiducia, corretaje u otro
cualquiera, administra una emisión de valores representando al emisor, y/o un
portafolio de valores representando al titular.
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Autoridad Administrativa:
Entidad o funcionario del Gobierno que tiene funciones administrativas.
Autoridad Competente:
Entidad o funcionario competente de conocer alguna materia judicial o
administrativa.
CICAD:
Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas. Es una agencia de la
Organización de Estados Americanos que tiene los siguientes objetivos:
Promover la cooperación multilateral en el área de las drogas.
Ejecutar los programas de acción para fortalecer la capacidad de los estados
miembros de la CICAD para prevenir y tratar el abuso de drogas; combatir
la producción y el tráfico de drogas ilícitas; y negar a los traficantes el dinero
obtenido como resultado del tráfico de drogas; y
Promover la investigación en el área de las drogas, el intercambio de
información, capacitación especializada y asistencia técnica.
CIFIN:
Central de Información Financiera. Es una base de datos que permite consultar la
posición de una persona ante el sistema financiero.
Cliente:
Se entiende como cliente, la persona natural o jurídica, con la cual se tiene una
relación contractual de carácter financiero. Esta relación puede ser de manera
ocasional o permanente.
Proveedor:
Un proveedor es aquel tercero que abastece de materiales u otros suministros a la
empresa, los cuales son necesarios para su desarrollo y funcionamiento.
Confidencialidad:
Mantenimiento de ciertos hechos, datos e información fuera del público o acceso sin
autorización. La confidencialidad está relacionada con la Reserva Bancaria, con el
reporte de las operaciones sospechosas y con el reporte a las autoridades
competentes, así como el debido y adecuado uso proporcionado a información
sensible de la empresa y/o de sus negocios, por sus empleados, socios y clientes.
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Estructuración:
Definida como las acciones conducentes o tratar de conducir, una o más
transacciones en moneda, en cualquier cantidad, en una o más instituciones
financieras, en uno o más días, en cualquier forma, con el propósito de evadir los
requisitos legales de reportar transacciones en moneda.
Extinción De Dominio: (Ley 793 de 2002):
La extinción de dominio es la pérdida de derecho a favor del Estado, sin
contraprestación ni compensación de naturaleza alguna para su titular. Esta acción
es autónoma en los términos de la presente ley.
1. Cuando exista incremento patrimonial injustificado, en cualquier tiempo, sin que
se explique el origen lícito del mismo.
2. El bien o los bienes de que se trate provengan directa o indirectamente de una
actividad ilícita.
3. Los bienes de que se trate hayan sido utilizados como medio o instrumento
para la comisión de actividades ilícitas, sean destinadas a éstas, o correspondan
al objeto del delito.
4. Los bienes o recursos de que se trate provengan de la enajenación o permuta
de otros que tengan su origen, directa o indirectamente, en actividades ilícitas, o
que hayan sido destinados a actividades ilícitas o sean producto, efecto,
instrumento u objeto del ilícito.
5. Los bienes o recursos de que se trate hubieren sido afectados dentro de un
proceso penal y que el origen de tales bienes, su utilización o destinación ilícita
no hayan sido objeto de investigación o habiéndolo sido, no se hubiese tomado
sobre ellos una decisión definitiva por cualquier causa.
6. Los derechos de que se trate recaigan sobre bienes de procedencia lícita, pero
que hayan sido utilizados o destinados a ocultar o mezclar bienes de ilícita
procedencia.
Se exceptúan de lo dispuesto en el presente numeral, exclusivamente, los casos
de títulos que se negocian en centrales de depósito de valores, debidamente
acreditadas ante la autoridad competente, siempre y cuando los intermediarios
que actúen en ellas, cumplan con las obligaciones de informar operaciones
sospechosas en materia de lavado de activos, de conformidad con las normas
vigentes.
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7. Cuando en cualquier circunstancia no se justifique el origen ilícito del bien
perseguido en el proceso.
Las actividades ilícitas a las que se refiere la extinción de dominio son (según la
Ley 793 de 2002):
1. El delito de enriquecimiento ilícito.
2. Las conductas cometidas, en perjuicio del Tesoro Público, y que
correspondan a los delitos de peculado, interés ilícito en la celebración de
contratos, de contratos celebrados sin requisitos legales, emisión ilegal de
moneda o de efectos o valores equiparados a moneda; ejercicio ilícito de
actividades monopolísticas o de arbitrio rentístico; hurto sobre efectos y
enseres destinados a seguridad y defensa nacionales; delitos contra el
patrimonio que recaigan sobre bienes del Estado; utilización indebida de
información privilegiada; utilización de asuntos sometidos a secreto o
reserva.
3. Las que impliquen grave deterioro de la moral social. Para los fines de esta
norma, se entiende que son actividades que causan deterioro a la moral
social, las que atenten contra la salud pública, el orden económico y social,
los recursos naturales y el medio ambiente, seguridad pública,
administración pública, el régimen constitucional y legal, el secuestro,
secuestro extorsivo, extorsión y proxenetismo.
Para los efectos de la ley de extinción de dominio, se entenderá por bienes
sujetos a extinción del dominio, todos los que sean susceptibles de
valoraciones económicas, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, o
aquellos sobre los cuales pueda recaer derecho de propiedad. Igualmente,
se entenderá por tales todos los frutos y rendimientos de los mismos.
Cuando no resultare posible ubicar, o extinguir el dominio de los bienes
determinados sobre los cuales verse la extinción del dominio, al momento
de la sentencia, podrá el Juez declarar extinguido el dominio sobre bienes o
valores equivalentes del mismo titular. Lo dispuesto no podría interpretarse
en perjuicio de los derechos de terceros de buena fe exentos de culpa.
Conocimiento Del Cliente:
Conjunto de Políticas y procedimientos de control de lavado de activos utilizados
para conocer cierta información de los clientes con la cual se pueda determinar su
identidad, actividad económica, origen de sus recursos y demás datos que permitan
crear un perfil de cliente y predecir su comportamiento.
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El conocimiento del cliente, es un conjunto de políticas y procedimientos usados
para determinar las identidades de los titulares de las subcuentas.
Conocimiento Del Empleado:
Conjunto de Políticas y procedimientos de control de lavado de activos utilizados
para conocer cierta información de los empleados con la cual se pueda determinar
su identidad, actividades, antecedentes, perfil económico, y demás datos que
permitan detectar conflictos de interés o actividades relacionadas con el
enriquecimiento ilícito, el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.
El conocimiento del empleado se puede extender al grupo familiar inmediato.
Igualmente, serán aplicables las disposiciones que se establezcan dentro del código
de conducta respecto de las inversiones en el mercado de valores, activos y pasivos,
de los empleados.
Conocimiento Del Proveedor:
Conjunto de Políticas y procedimientos de control de lavado de activos utilizados
para conocer cierta información de los proveedores con la cual se pueda determinar
su identidad, actividades, antecedentes, perfil económico, origen de recursos y
demás datos que permitan establecer un perfil del proveedor, para el
establecimiento de relaciones comerciales.
Contraloría General De La República:
La Contraloría General de la República es el máximo órgano de control fiscal del
Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes
públicos, y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de
mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas.
En cumplimiento del artículo 119 de la Constitución Nacional, la Contraloría General
de la República ejerce, en representación de la comunidad, la vigilancia de la gestión
fiscal y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación.
Evalúa los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del
Estado, determinando si adquieren, manejan y/o usan los recursos públicos dentro
del marco legal, sujetos a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y
sostenibilidad ambiental.
Contrato de adquisición de bienes y servicios:
Contrato de adquisición de bienes: Contrato mediante el cual una persona se obliga
con otra a transmitirle la propiedad de un bien a cambio de un precio.
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Contrato de Mandato:
Acuerdo de voluntades mediante el cual el Depositante Directo se obliga a ejecutar
en nombre del Depositante Indirecto las operaciones que éste autorice frente a la
Sociedad.
Contrato Joint venture:
Asociación de dos o más personas (naturales o jurídicas) para realizar un proyecto o
negocio que implica un determinado riesgo compartido (Venture), en la cual las
partes combinan esfuerzos para perseguir un beneficio común, sin ser sociedad.
Para lo anterior las partes realizarán un aporte de bienes o derechos, sobre los
cuales tendrán derecho en la misma proporción de su participación en la ejecución
del negocio. Las partes distribuirán entre ellas las ganancias como los riesgos que se
derivan del negocio.
Contrato Agencia comercial:
Es un contrato por medio del cual un comerciante (Agenciado) encarga a otro
comerciante (Agente) la promoción y explotación de sus negocios, en un
determinado sector de la economía, en una zona delimitada de territorio y de
manera independiente y estable. En virtud del encargo el Agente buscara promover
o explotar los negocios del Agenciado una zona determinada a fin de realizar la
oferta y/o venta de bienes y/o servicios del Agenciado. La remuneración del Agente
normalmente se fijará como una comisión sobre ventas o sobre nuevos negocios
logrados.
Cuentas en participación:
Por medio del Contrato de cuentas en participación dos o más comerciantes
participan en una o varias operaciones mercantiles o negocios, para la cual cada
una de las partes participa de diferentes formas: así, una parte ejecutara el negocio
a nombre propio (socio gestor) y los demás aportan recursos para llevar a cabo los
negocios (socio oculto o Inactivo o No Gestor). Si bien se les llama “socios” a las
partes del contrato, al celebrar este contrato no se crea una persona jurídica
independiente de las partes.
El Socio Gestor será responsable de realizar todas las actividades necesarias para
lograr el objeto del negocio frente a terceros, por lo que responderán ante estos de
manera personal e ilimitada; por el contrario, el Socio Oculto solamente responderá
hasta el monto de los aportes que realice a menos que revele su calidad de Socio
Oculto frente a los terceros.
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Contrato Laboral:
Contrato de trabajo por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio
personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o
subordinación de la segunda y mediante remuneración.
Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera,
empleador y la remuneración cualquiera que sea su forma, salario.
Depositantes:
Personas naturales o jurídicas a nombre de las cuales se reciben o registran, de
manera directa o indirecta, valores en el Depósito administrado por la Sociedad.
Depositantes Directos:
Son las entidades, que de acuerdo con el reglamento de operaciones de la
Sociedad aprobado por la Superintendencia Financiera de Colombia pueden
acceder directamente a los servicios del Depósito de Valores y que han suscrito el
Contrato de Depósito de Valores o de emisión, bien sea a nombre y por cuenta
propia y/o en nombre y por cuenta de terceros.
Los Depositantes Directos que cumplan con las calidades establecidas en este
reglamento también podrán ser Depositantes Directos del sistema de compensación
y liquidación administrado por la sociedad.
Derecho Fundamental:
Conjunto de derechos consagrados en el Titulo II Capítulo 1 de la Constitución
Política de Colombia.
DIJIN:
Dirección de Policía Judicial e Investigaciones. Es una división de la Policía Nacional
encargada de la investigación judicial. Busca desarrollar con efectividad la
investigación judicial, criminalística y criminológica para apoyar la administración de
justicia.
Debida Diligencia “due diligence”:
Se trata de un estándar internacional riguroso sobre el conocimiento del cliente y
que aplica para todas las instituciones financieras, instituciones no bancarias e
intermediarios profesionales de servicios financieros.
La Debida diligencia, es un término utilizado para identificar tareas adicionales de
revisión y precaución para identificar a los clientes y confirmar que sus actividades y
fondos son legítimos.
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Documentación Legal:
Documentos emitidos por autoridad competente, que permiten el conocimiento y la
identificación de un cliente o proveedor, tanto en sus datos personales como en sus
condiciones financieras y jurídicas, como son: Documento de Identidad, Estados
Financieros, Documentos tributarios, Certificados Judiciales, Escrituras Públicas,
Certificados de Cámara de Comercio, Certificados de Organismos de Inspección
vigilancia y control, etc.
Lavado de Activos:
Reconocimiento de que el Lavado de Activos significa un alto riesgo para la
economía y la seguridad del país.
El lavado de activos se define como toda acción tendiente a incorporar el dinero
proveniente de actividades ilícitas a los canales legales de la economía; por lo tanto
el lavado de dinero tiene su origen en actividades ilícitas y es un medio que permite
a la delincuencia organizada gozar de sus actos al margen de la ley.
Emisores del mercado de valores:
Entidades autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la ley
para emitir en el mercado de valores y están calificados como Depositantes Directos.
Enriquecimiento ilícito:
El artículo 327 del Código Penal, tipifica el enriquecimiento ilícito de particulares: El
que de manera directa o por interpuesta persona obtenga, para sí o para otro,
incremento patrimonial no justificado, derivado en una u otra forma de actividades
delictivas.
El artículo 412 del Código Penal, tipifica el enriquecimiento ilícito de servidores
públicos: El servidor público que, durante su vinculación con la administración, o
quien haya desempeñado funciones públicas y en los dos años siguientes a su
desvinculación, obtenga, para sí o para otro, incremento patrimonial injustificado,
siempre que la conducta no constituya otro delito.
Evento Positivo:
Hallazgo sobre una persona, (natural o jurídica) de una lista de personas
sospechosas o investigadas que figura en las bases de datos y listas restrictivas.
Fiscalía General de La Nación:
Corresponde a la Fiscalía General de la Nación dirigir, realizar y coordinar la
investigación e instrucción en materia penal.
Corresponde a la Fiscalía General de la Nación:
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Investigar los delitos y acusar a los presuntos infractores ante los juzgados y
tribunales competentes, asegurar la comparecencia de los presuntos infractores de
la ley penal, adoptando las medidas de aseguramiento, calificar y declarar precluidas
las investigaciones realizadas, dirigir y coordinar las funciones de policía judicial que
en forma permanente cumplen la Policía Nacional y los demás organismos que
señale la ley y las demás funciones que le atribuya el estatuto orgánico de la Fiscalía
General de la Nación.
La Fiscalía General se encarga de investigar los delitos, calificar los procesos y acusar
ante los jueces y tribunales competentes a los presuntos infractores de la ley penal,
ya sea de oficio o por denuncia. La investigación de oficio se realiza por iniciativa
propia del Estado y la investigación por denuncia cuando un tercero que es víctima
de un delito, instaura la denuncia ante alguna de las autoridades competentes
(Comisaría, Inspección de Policía o Unidad de Reacción Inmediata de la Fiscalía).
La Unidad Nacional de Fiscalías para la Extinción del Derecho de Dominio y Contra
el Lavado de Activos, se encarga de adelantar las investigaciones por los delitos
relacionados con el Lavado de Activos y la Acción de Extinción del Derecho de
Dominio. Adopta medidas tendientes a superar la impunidad en todas las
modalidades delincuenciales y a materializar la extinción del derecho de dominio de
los bienes adquiridos mediante enriquecimiento ilícito en perjuicio del tesoro
público, o con grave deterioro de la moral social.
GAFI:
Grupo de Acción Financiera Internacional, también conocido como FATF (Financial
Action Task Force on Money Laundering), creado en la Cumbre Económica de la
OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos) en 1989,
como una respuesta de los jefes de estado de las naciones del G-7 al creciente
problema del lavado de activos.
Es una organización multidisciplinaria, con sede en París, que lidera la lucha mundial
contra el lavado de activos. Reúne el desarrollo de políticas legales, financieras y de
cumplimiento de ley.
GAFIC:
Grupo de Acción Financiera del Caribe.
GAFISUD:
Grupo de Acción Financiera de América del Sur, es una organización
intergubernamental de base regional que agrupa a los países de América del Sur
para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través del
compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la
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profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países
miembros.
GRUPO EGMONT:
El Grupo EGMONT es la instancia que reúne a las Unidades de Inteligencia
Financiera (UIF) del mundo. El 9 de junio de 1995, representantes de 24 países y 8
organizaciones internacionales se reunieron en el Palacio de EGMONT en Bélgica
para discutir sobre las organizaciones especializadas en la lucha contra el lavado de
dinero, conocidas en ese entonces, como “disclosures receiving agencies”, que
correspondían a las actuales UIF.
El principal objetivo del grupo es facilitar el intercambio de información entre las UIF
de los países miembro, con el fin de combatir los delitos de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo. Así mismo, el Grupo promueve la firma de acuerdos
interinstitucionales, conocidos como Memorandos de Entendimiento, para facilitar el
intercambio de información bilateral.
La Asamblea General de Accionistas:
Es el máximo órgano social conformado por los accionistas de la Compañía. Debe
celebrar reunión ordinaria una vez al año y tantas reuniones extraordinarias como
sean requeridas para el adecuado cumplimiento de las funciones que le han sido
asignadas en los Estatutos Sociales.
El funcionamiento y convocatoria de la Asamblea se rige por lo establecido en la ley,
los Estatutos Sociales y en el reglamento de funcionamiento de la Asamblea General
de Accionistas.
Junta Directiva:
La Junta Directiva es un órgano colegiado, al cual compete las definiciones de la
orientación estratégica y de organización de la entidad, el desarrollo y seguimiento
de la buena marcha de los negocios sociales para lograr el crecimiento sostenido de
valor de la empresa y la verificación de la existencia y efectividad de controles
internos, entre otras, que permitan un adecuado desarrollo de la sociedad
Ley USA PATRIOT:
El nombre de la Ley USA PATRIOT es un acrónimo de su nombre completo (The
Uniting Strengthening America by Providing Appropopiate Tools Required to
Intercept and Obstruct Terrorism). Es la ley que regula el control del lavado de
activos, la lucha contra el terrorismo y el secreto bancario en Estados Unidos. Esta
ley es importante por su extraterritorialidad, ya que puede tener incidencia sobre
instituciones financieras de otros países.
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Listas restrictivas:
Son aquellas listas frente a las cuales la entidad se abstendrá o buscará terminar
relaciones jurídicas o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas
que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las
Listas OFAC y las otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo de LA/FT
que no pueda mitigarse con la adopción de controles.
Listas de control:
Listas utilizadas para el control del LA/FT diferentes a las listas restrictivas. Estas listas
involucran la calificación del Cliente que figure en las mismas como de alto riesgo de
LA/FT. Estas listas son definidas por el Oficial de Cumplimiento.
Lista de Responsables Fiscales:
Lista trimestral publicada por la Contraloría General de la República donde se
relacionan personas naturales o jurídicas involucradas en delitos contra la
administración pública y que tienen un fallo de responsabilidad fiscal en su contra.
Lista OFAC (OFFICE OF FOREING ASSEST CONTROL) del Gobierno de los
Estados Unidos:
Lista del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, en la cual se designan los
principales narcotraficantes y terroristas a escala mundial. Conocida también como
lista Clinton.
Operación Inusual:
Se entiende como operación inusual, aquella cuya cuantía o características que no
guarda relación con la actividad económica del cliente, o que, por su número, por
las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los
parámetros de normalidad establecidos por la entidad respectiva.
Operación Sospechosa:
Es aquella operación inusual que por sus características conlleva a presumir
razonablemente, que su objeto puede ser el de ocultar o encubrir el origen ilícito de
bienes o el de servir como medio en la ejecución de cualquier delito.
Para el depósito centralizado de valores una operación tiene el calificativo de
sospechoso cuando el titular de la cuenta sea depositante directo o indirecto se
asocie con las listas de personas sospechosas o investigadas.
Perfil:
Elemento de los procedimientos de conocimiento del cliente, los proveedores y los
empleados, mediante el cual se determina la actividad “normal y esperada” y el
seguimiento de la actividad, para determinar si la misma se realiza dentro del perfil.
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Política de Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del
Terrorismo:
Conjunto de directrices de HENDER SOLUTIONS sobre Prevención y Control del
Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
Procuraduría General de La Nación:
Organismo que encarna al Ministerio Público, es decir representa a la sociedad
colombiana, supervigila la conducta de los servidores públicos, y defiende el orden
jurídico y los derechos fundamentales.
Reglamento de Operaciones:
Es el documento que regula las relaciones que surjan entre la HENDER SOLUTIONS
y sus Proveedores, clientes, socios y colaboradores locales o internacionales, con los
sistemas de negociación o registro y otros sistemas de compensación y liquidación,
con motivo de los contratos que se celebren en desarrollo de su objeto social
vinculados a los servicios de custodia, administración, compensación, liquidación y
las funciones de certificación sobre los valores anotados en cuenta.
Reporte de Operación Sospechosa (ROS):
Mecanismo mediante el cual se informa a la UIAF que una operación tiene las
características de sospechosa, es decir, que su objeto puede ser el de ocultar o
encubrir el origen ilícito de bienes o el de servir como medio en la ejecución de
cualquier delito.
Representante Legal:
Persona natural que en virtud del acto societario que lo designa como tal, manifiesta
la voluntad de una persona jurídica, sociedad o entidad y la representa.
Sujeto Obligado:
Persona a la que le corresponde cumplir con el proceso de conocimiento del cliente
el cual contempla la prevención y control del riesgo de Lavado de Activos y la
Financiación de Terrorismo
Superintendencia Financiera de Colombia:
La Superintendencia Financiera de Colombia, es un organismo técnico adscrito al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía
administrativa y financiera y patrimonio propio que, en su calidad de autoridad,
tiene a su cargo la inspección, vigilancia y control sobre las personas que realicen
actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el
manejo, aprovechamiento o inversión de recursos captados del público.
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Unidad Administrativa Especial de Información Análisis Financiero (UIAF):
Creada mediante la Ley 526 del 12 de agosto de 1999, como una Unidad
Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuyas
funciones serán de intervención del Estado con el fin de detectar prácticas asociadas
con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
Usuario:
Visita Domiciliaria:
Acción mediante la cual se visita el domicilio de los funcionarios durante el proceso
de contratación y durante la vigencia del contrato laboral, para efectos de evaluar si
su modo de vida corresponde a su perfil económico.
Financiación del Terrorismo:
Incurre en financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con
actividades terroristas, el que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue,
reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice
cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga
económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a
grupos terroristas nacionales o extranjeros (LEY 1121 DE 2006).
Lavado de Activos:
Definido en el Artículo 323 del Código Penal. Según el cual “El que adquiera,
resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o
administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de
tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro
extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del
terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas,
tráfico de drogas toxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el
sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el
producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o le dé a los bienes
provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o
encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos
sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen
ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y
multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos
legales vigentes.
Riesgo:
La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos de la
entidad. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.
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Riesgo asociado al LA/FT:
Riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo LA/FT, como son: reputacional,
legal, operativo y contagio.
Riesgo reputacional:
Perdida en que incurre una empresa o entidad por el desprestigio, publicidad
negativa, mala imagen, independientemente de su certeza o no, en relación con sus
prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o
procesos judiciales.
Riesgo operativo:
Posibilidad de pérdidas por fallas, deficiencias o inadecuaciones, en el recurso
humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, o por la ocurrencia de
acontecimientos externos.
Riesgo legal:
Posibilidad de pérdida en la que incurre la entidad al ser sancionada, multada u
obligada por autoridad competente a indemnizar daños como resultado de su
incumplimiento de normas y regulaciones y obligaciones contractuales, de igual
forma se presenta de fallas en los contractos y transacciones derivadas de malas
actuaciones, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización y/o
ejecución de contratos.
Riesgo de contagio:
Nivel de riesgo propio de la actividad desarrollada por la entidad, sin tener en
cuenta el efecto de los controles.
Factores de riesgo:
Agentes generadores de del riesgo de LA/FT. para efectos del SAGRLAFT las
entidades deben tener en cuento como mínimo los siguientes:
Clientes /usuarios
Productos
Canales de distribución
Jurisdicciones
Señales de alerta:
Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos,
razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante,
a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible
existencia de un hecho o situación
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2.5 Políticas generales
La gerencia, a través del oficial de cumplimiento será la responsable de impulsar y
fortalecer una cultura de mitigación y administración de riesgos, que impacte de
manera directa en la conducta y actuaciones de las personas a fin de generar un
funcionamiento apropiado de la gestión de riesgos de la entidad.
La asamblea de accionista, la gerencia y el oficial de cumplimiento, así como los
órganos de control como los son revisoría fiscal, independientemente de su relación
contractual, deben conocer, comprender y cumplir con las políticas, lineamientos,
principios y procedimientos establecidos en el presente manual, el manual de
funciones y código de ética de la entidad.
2.6 Procedimientos
Según la Circular Básica Jurídica y la Circular Externa No. 100-000006de de la
Superintendencia de Sociedades de Colombia, las entidades el sector real y en este
caso de explotación de minas y canteras, la implementación del SAGRLAFT, implica
desarrollar al menos los siguientes procedimientos.
a) Conocer el mercado
b) Identificar y analizar operaciones inusuales.
c) Dar respuesta a los requerimientos de información por parte de las
autoridades competentes:
En sentido de lo anterior, el sistema establecido debe permitir conocer lo siguiente:
a) Conocer el mercado.
b) Conocer e identificar proveedores, clientes/usuarios y colaboradores
c) Identificar y analizar las operaciones inusuales
d) Determinar y reportar operaciones sospechosas
3. OBJETIVOS DEL MANUAL
3.1 Objetivo general
Establecer las políticas, lineamientos y procedimientos internos, a ser aplicados por
la entidad y sus empleados, con el fin de prevenir la vinculación en actividades
delictivas y conexas al lavado de activos y financiación del terrorismo.
3.2 Objetivos específicos
Fortalecer la cultura de la legalidad y de anticorrupción en las actuaciones de la
entidad y sus empleados.
Establecer los mecanismos internos que permitan a la entidad la lucha contra la
corrupción, el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
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4. ETAPAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LA/FT
4.1 Identificación de riesgos
4.1.1 Metodología para la segmentación de los factores de riesgo
Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en
grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se
fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características
(variables de segmentación).1
La metodología utilizada es la Segmentación descriptiva, que es aquella que no
busca predecir el comportamiento de los clientes (o cualquier otro factor de riesgo)
sino lograr la descripción de los segmentos.
4.2 Segmentación de los factores de riesgos
Factor de riesgo Contenido Descripción
Exploración /
extracción
La situación de orden público, así
como as características geológicas y
morfológicas del terreno constituyen
elementos de riesgo, de la misma
forma los métodos de explotación
utilizados y los efectos en el material.
Proveedores Barequeros
Titulo minero (personas
naturales y/o jurídica)
Considerados en términos del
conocimiento, el origen de sus
fondos, el material, las relaciones
comerciales y demás que puedan
constituir un riesgo en la prevención
de l LA/FT.
Clientes / usuarios 1. Empresas internacionales
2. Empresas nacionales
(personería jurídica)
3. Personas naturales
4. Empleados
5. Contratistas
6. Colaboradores
Considerados en términos del
conocimiento, el origen de sus
fondos, las relaciones comerciales,
PEP´s y demás que puedan constituir
un riesgo en la prevención de l
LA/FT.
Servicios Compra
Venta (nacionales e
internacionales)
Fundición
Purificación
Considerados en términos de
conocimiento, origen de fondos,
calidad. destino final, etc.
1 Fuente: https://www.infolaft.com/sarlaft-claves-segmentar-factores-riesgo/
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4.3 Factores de riesgos aplicables a HENDER SOLUTIONS
Del análisis del numeral anterior se establecieron los siguientes factores de riesgo de LA/FT
a ser caracterizados en este apartado:
4.3.1 Exploración / Extracción
Segmentos Características
Exploración
La exploración minera se basa en una serie de técnicas, unas
instrumentales y otras empíricas. La técnica Geología usada por
la entidad: es el estudio en mayor o menor detalle de las
características de una región siempre es necesario en cualquier
estudio de ámbito minero, ya que cada tipo de yacimiento suele
presentar unos condicionantes específicos que hay que conocer
para poder llevar a cabo con mayores garantías de éxito nuestra
exploración, así como otras que puedan emprenderse en el
futuro. Es un estudio que se lleva a cabo durante las fases de
pre-exploración y exploración, ya que su coste aún suele ser
bastante bajo. Tiene también un aspecto dual, en el sentido de
que en parte puede hacerse en gabinete, a partir de los datos
de la recopilación de información y de la teledetección, pero
cuando necesita un cierto detalle, hay que complementarla con
observaciones sobre el terreno.
En el país los municipios donde se concentra la mayor
exploración, son aquellos donde se presentan en mayor grado
problemas de orden público y la presencia de grupos al margen
de la ley, en buena medida se financian del producto resultante
de esta actividad, es por ello que se reconoce como un riesgo.
Extracción / Explotación
En Colombia tanto la exploración, como la explotación minera,
puede realizar solo a través de la otorgación de licencias (títulos
mineros), expedidos por la autoridad competente Agencia
Nacional de Minera.
Ese derecho se puede materializar a través de varias figuras
jurídicas. Hoy en día la mayoría de los títulos mineros en
Colombia son: (i) Licencias de Exploración; (ii) Licencias de
Explotación; (iii) Contratos de Concesión del Decreto 2655 de
1988; (iv) Contratos en Virtud de Aporte; y (v) Contratos de
Concesión de Ley 685 de 2001. La Ley del Plan Nacional de
Desarrollo (Ley 1753 de 2015) introdujo los contratos de
Exploración y Producción, de los cuales no se ha otorgado
ninguno.
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4.3.2 Proveedores
Segmentos Características
Barequeros
Los barequeros o mineros de subsistencia, están regulados por
la Agencia Nacional de Minera, (deben de estar registrados) y
reconocidos por las administraciones municipales, de los
territorios donde ejercen su oficio, para poder actividad, tienen
unos topes máximos de comercialización mensual y anual, y
deben de cumplir con unos criterios de documentación
(declaración de producción y certificado de origen) que deben
estar firmados por su puño y letra.
Titulo minero2
Un título minero es el instrumento a través del cual el Estado
colombiano otorga a una persona, jurídica o natural, el derecho
a realizar exploración y explotación de minerales de propiedad
del Estado en un área determinada, de forma exclusiva, y por
cuenta y riesgo del titular, para que este último aproveche
económicamente los minerales que extraiga. En otras palabras,
otorga la posibilidad de explorar y el derecho a explotar y
aprovechar económicamente minerales de propiedad del Estado
colombiano.
4.3.3 Clientes / usuarios
Segmentos Características
Empresas nacionales
Proveedores y clientes del ámbito nacional, con el debido
registro mercantil, ante autoridad competente, registrada ante la
ANM y con El Registro Único de Comercializadores de
Minerales-RUCOM; conformadas por iniciativa y con aportación
de capitales nacionales, de los residentes del país.
Empresas internacionales
Proveedores y clientes del ámbito internacional, con facultad
para adelantar negocios en Colombia, reconocidas y registradas
ante las autoridades competentes, conformadas por iniciativa y
con aporte de capitales internacionales.
Personas naturales
la persona natural es aquel individuo que al actuar en su propio
nombre se ocupa de alguna o algunas actividades que la ley
considera mercantiles. En tal caso, la totalidad de su patrimonio,
que incluye el personal y el familiar, sirve como prenda de
garantía por las obligaciones que adquiera en desarrollo de su
actividad económica.
Contratistas
Un contratista es la persona o empresa que es contratada por la
entidad para la realización de alguna obra y/o la prestación de
un servicio particular necesario para la entidad, que, dado la
necesidad de especialidad o disponibilidad de recursos
humanos, no pueden ser asumidas por el personal de planta.
2 https://www.asuntoslegales.com.co/consultorio/nociones-basicas-sobre-titulos-mineros-2300396
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Estos actores deben contar con el debido reconocimiento legal y
la documentación necesaria para el desarrollo de la acción que
genera la contratación.
Empleados
Las personas naturales contratadas por la entidad para el
desarrollo de unas funciones, en virtud del cumplimiento de un
cargo, deben ser contratadas según la ley, con todas las
garantías de seguridad social y prestacional según estipulación
de la normatividad vigente; de la misma forma deben su
contratación y permanencia se deben cumplir con las
estipulaciones relacionadas con el SAGRLAFT, teniendo en
cuenta las políticas y procedimientos del presente manual.
Colaboradores
Los colaboradores son aquellos que por su importancia
estratégica, comercial, legal y demás, la entidad estima
conveniente adelantar relaciones comerciales, en sus diferentes
tipologías; para la consideración de un colaborador, debe de
tenerse en cuenta los lineamientos y políticas relacionadas con el
SAGRLAFT, aplicando los respectivos controles y regulaciones,
que disminuyan y/o mitiguen el riesgo existente.
4.3.4 Servicios
Segmentos Características
Compra
Proceso por el cual se busca el acceso a bienes y servicios, a
través del pago en dinero una cantidad por concepto de venta;
en el proceso realizado por la entidad, en relación con el tipo
de negoció; este proceso solo puede realizarse, si previamente
se aplica los lineamientos del presente manual en relación con
el SAGRLAFT, a fin de administrar los riesgos fruto de este
intercambio comercial.
Venta
Proceso por el cual se busca el traspasar la propiedad de
bienes y servicios a otra persona (jurídica / natural) tras el pago
de un precio convenido; en el proceso realizado por la entidad,
en relación con el tipo de negoció; este proceso solo puede
realizarse, si previamente se aplica los lineamientos del
presente manual en relación con el SAGRLAFT, a fin de
administrar los riesgos fruto de este intercambio comercial.
Fundición EL proceso de fundición, o transformación del mineral, a fin de
consolidar su pureza y ley.
Purificación Proceso por el cual se eliminan rastros de otros elementos ya
sea químicos y/o de otro tipo del mineral (Au) objeto de
comercializar de la entidad.
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5 FORMAS A TRAVÉS DE LAS CUALES SE PUEDEN PRESENTAR RIESGOS EN HENDER
SOLUTIONS
Matriz de riesgos
Riesgo Segmento Proceso Clase de riesgo
1. El orden público presencia de
múltiples actores armados
Exploración /
extracción
Conocimiento
del entorno.
Riesgo
inherente
2. Los altos niveles del cauce
los ríos.
Exploración /
extracción
Conocimiento
del entorno.
Riesgo
inherente
3. Vinculación de personal de
planta o por contrato vinculados con
actividades de lavado de activos y
financiación del terrorismo, así como
delitos contra la administración
pública
Clientes / usuarios Talento
humano /
Gestión
administrativa y
financiera.
Reputacional
4. Vinculación de proveedores,
clientes y colaboradores, vinculados a
actividades de lavado de activos y
financiación del terrorismo, así como
como con delitos contra la
administración pública
Clientes / usuarios Talento
humano /
Gestión
administrativa y
financiera.
Reputacional
5. Girar recursos para pagos por
conceptos de compras de bienes y
servicios a personas naturales y
jurídicas inmersas en procesos de
lavado de activos y financiación del
terrorismo.
Servicios Talento
humano /
Gestión
administrativa y
financiera.
Reputacional
6. Adquirir bienes, servicios y
productos con proveedores
vinculados al lavado de activos y
financiación del terrorismo.
Servicios Talento
humano /
Gestión
administrativa y
financiera.
Reputacional
7. La adquisición de mineral
contaminado por causa de los
diferentes métodos de explotación.
Proveedores Talento
humano /
Gestión
administrativa y
financiera.
Operativo
6 ORGANOS DE CONTROL INTERNO PARA LA PREVENCIÓN DEL LA/FT
La organización interna de la HENDER SOLUTIÓNS, que tendrá responsabilidad directa,
en la aplicación de las políticas establecidas en el presente manual con el fin de
administrar los riesgos propios de la actividad de la empresa son:
Gerencia general
Oficial de cumplimiento
Secretaria ejecutiva
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Consejo de cumplimiento
6.1 Gerencia General
Es el órgano directivo de máxima jerarquía de la entidad, encargado de la aprobación
de las políticas institucionales en materia de LA/FT (Políticas de LA/FT y Manual de
Procedimientos) y de la designación de la máxima autoridad operativa en materia de
prevención de LA/FT (Oficial de Cumplimiento).
La Gerencia General o Presidencia es la responsable final por el cumplimiento de las
obligaciones de información ante la UIAF.
6.2 Oficial de Cumplimiento
Es la persona natural, debidamente formada, designada por la gerencia general y/o la
asamblea de accionistas, encargado de establecer el código de conducta, verificar la
aplicación de la ley, formular y ejecutar procedimientos y diseñar controles adecuados,
efectivos y de calidad, con el propósito de prevenir la utilización de la entidad para el
lavado de activos y financiación del terrorismo al interior de la entidad.
En la ejecución de sus funciones, el profesional designado para esta labor, debe contar
con absoluta independencia, autonomía y acceso pleno a la información necesario para
el cumplimiento de sus funciones.
6.2.1 Funciones del Oficial de Cumplimiento
Promover el diseño de los procedimientos específicos y adecuados para prevenir
y controlar el lavado de activos, como parte integral del Sistema de Control
Interno de la entidad que debe ser adoptado por la entidad.
Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que
conforman el SAGRLAFT.
Evaluar su idoneidad y conformidad con las exigencias legales.
Procurar la formulación de las estrategias de la entidad para establecer los
controles necesarios, con base en el grado de exposición al riesgo de lavado de
activos.
Verificar la aplicación de los procedimientos específicos para la prevención del
lavado de activos, por parte de los empleados.
Diseñar e implementar un manual de inspección en la entidad.
Verificar la observancia del Código de Conducta en las actuaciones del personal
de la entidad.
Realizar, directamente o por interpuesta persona programas de sensibilización
dirigida a funcionarios nuevos y programas de capacitación continua sobre
prevención del lavado de activos para los demás funcionarios.
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Efectuar revisiones periódicas documentales sobre el conocimiento del mercado
a través de los diferentes segmentos en que se encuentra divido.
Presentar informes periódicos a la gerencia sobre lo adecuado, efectivo y la
calidad de los procedimientos específicos para la prevención del lavado de
activos, sugerir acciones de mejoramiento.
Reportar las faltas o errores que implique la responsabilidad de los funcionarios
al estamento interno que corresponda.
Efectuar análisis de operaciones no usuales.
Velar por el adecuado reporte de operaciones sospechosas a la Unidad
competente en los países en que sea obligatorio dicho reporte.
Orientar la conservación de los documentos relativos a la prevención del lavado
de activos, de modo que estos se archiven y custodien debidamente.
Velar por la actualización del manual de procedimientos específicos para la
prevención del lavado de activos y el código de conducta, de acuerdo con los
cambios normativos y del entorno de negocio.
Cumplir con el rol de enlace con las autoridades.
Coordinar con la administración la formulación del Plan Anual de Cumplimiento
y seguimiento como parte integrante de la función de planeación general de la
entidad.
Elaborar estadísticas con base en los siguientes criterios: Concentración de
operaciones por cada segmento de mercado, movimiento consolidado por
cliente, clasificación de operaciones por montos, movimiento registrado por
monedas, clasificación de clientes por direcciones, etc.
Efectuar seguimiento a los compromisos adquiridos por los directores de
dependencias y oficinas de emprender acciones correctivas por fallas detectadas
en la aplicación de los mecanismos de prevención y control.
Velar por el arraigo de una cultura de cumplimiento de la entidad.
EN RELACIÓN CON LA POLÍTICA DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, la política del
conocimiento la labor del oficial de cumplimiento se debe dirigir a:
Participar con los directivos de la entidad y las áreas de mercadeo en la
definición de del cliente.
Coordinar la difusión de esta política.
Verificar que los empleados encargados de vincular a los clientes apliquen la
política de conocimiento del cliente; es decir, que soliciten y documenten, en
formularios especialmente diseñados para el efecto y con visitas, la información
sobre sus datos personales y su actividad económica.
Su labor es verificar que se ha obtenido la información necesaria de los clientes
que permita un control de sus operaciones. Si la información no contiene los
datos suficientes para conocer al cliente, podrá solicitar que ésta se complete.
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Vigilar que los datos suministrados por los clientes se verifiquen y actualicen
periódicamente a través de los medios necesarios y en la forma en que la
entidad considere más eficaz.
Finalmente, debe verificar que la entidad aplique los instrumentos necesarios
para alcanzar el conocimiento del mercado en que sus clientes desarrollan su
actividad comercial.
FRENTE AL CONTROL DE OPERACIONES: En materia del control de operaciones en
efectivo, el oficial de cumplimiento debe:
Revisar que los formatos diseñados para registrar las transacciones en efectivo
iguales o superiores a las cuantías señaladas por la autoridad competente,
cubran los aspectos que las autoridades requieren y en sus visitas de control
debe confirmar que estos están siendo debidamente diligenciados por parte del
empleado encargado de atender al cliente al momento de la transacción en
efectivo (cajero), para lo cual podrá apoyarse en las instancias de control interno
que hagan una verificación periódica de la aplicación de estos registros.
Cuando recibe de algún empleado el informe de operaciones inusuales, es decir
operaciones que se salen del perfil del cliente y del segmento del mercado en
que están situadas, detectadas por quien efectúa, tramita, registra o controla la
transacción se informen directamente o a través de canales internos para la
correspondiente evaluación, debe colaborar en la evaluación de las operaciones
inusuales para determinar su normalidad o anormalidad respecto de las
transacciones del cliente y con base en estos análisis poner consideración del
Comité de Prevención, con el fin de definir su calificación como operación
sospechosa y proceder a su reporte a las autoridades competentes.
En la aplicación de la política "conocimiento del empleado", la cual es una
herramienta fundamental de control, el oficial de cumplimiento debe verificar
que esta política incluya controles sobre cambios del comportamiento y del
estilo de vida de un empleado, los cuales permiten deducir una conducta
desviada, máxime si se tiene en cuenta el poder corruptor de las organizaciones
criminales, que pueden socavar la integridad de los funcionarios más débiles en
su formación ética.
En cuanto a las personas que va a vincularse a la entidad, verificar que el área
de gestión humana ha incluido en sus políticas de vinculación de personal un
detenido análisis de los antecedentes del candidato, en el que se tendrán en
cuenta no sólo las cualidades profesionales y académicas, sino también las
calidades de sus principios éticos y morales.
Respecto de los empleados de la entidad, se deben aplicar controles con el fin
de verificar el cumplimiento de su gestión preventiva del lavado de activos. Para
ello el oficial de cumplimiento puede apoyarse en los informes presentados por
las áreas de seguridad, contraloría, recursos humanos y auditorías. Este control
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debe hacerse tanto para los aspirantes como sobre aquellos que se encuentren
vinculados a la institución, para lo anterior el contratista dispondrá de manera
autónoma de los recursos físicos a los que haya lugar para el desarrollo y
cumplimiento de sus funciones, sin que exista horario determinado, ni
dependencia.
6.3 Secretaria ejecutiva
Persona natural, designada por el oficial de cumplimiento, que sirve como apoyo en el
proceso de implementación y operación del sistema de control interno establecido
internamente en relación con el LA/FT.
6.3.1 Funciones de la secretaria ejecutiva
Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que
conforman el SAGRLAFT.
Participar con los directivos de la entidad y las áreas de mercadeo en la
definición de del cliente.
Apoyar la difusión de esta política.
Aplicar la política en la vinculación de los clientes, proveedores y colaboradores
a través de la solicitud, recepción y documentación, en los formularios
especialmente diseñados para el efecto y con visitas, la información sobre sus
datos personales y su actividad económica.
Verificar que se ha obtenido la información necesaria de los clientes que permita
un control de sus operaciones.
Actualizar periódicamente a través de los medios necesarios y en la forma en
que la entidad considere más eficaz los datos de los clientes y proveedores.
Aplicar todos los instrumentos que la Empresa considere necesarios para
alcanzar el conocimiento del mercado en que sus clientes desarrollan su
actividad comercial.
Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos,
elementos, planos y correspondencia, relacionados con los asuntos de
competencia de la entidad.
6.4 Consejo de cumplimiento
Constituido como el órgano de dirección, consulta y decisión, el consejo de
cumplimiento es el encargo de velar por la eficaz implementación del Sistema de
Administración de Riesgos y Prevención del Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo, estableciendo metodologías acordes que permitan el análisis y el control,
que permitan la oportuna comunicación a la UIAF y entidades competentes, de la
información concerniente a hechos u operaciones susceptibles de relación con el lavado
de activos y la financiación del terrorismo; lo anterior en cabeza del oficial de
cumplimiento, quien además ejercerá como secretaria técnica de éste organismo.
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6.4.1 Composición y funcionamiento
El Consejo de cumplimiento, estará conformado por:
El Gerente general, quien actuara como Presidente
El Director administrativo, actuando como jefe de área administrativa y
financiera y
El Oficial de cumplimiento, quien estará encargado de la secretaria técnica.
En virtud de los temas a tratar, el comité podrá invitar a responsables, expertos y
consultores, con el fin de conceptuar sobre situaciones sensibles susceptibles, que
requieran vital atención.
El funcionamiento del comité se hará atendiendo a los principios de celeridad,
seguridad, eficacia y coordinación, con el objetivo de permitir un óptimo
funcionamiento, una toma de decisiones oportuna y una comunicación interna y
externa (UIAF y autoridad competente) efectiva en relación con LA/FT.
Se reunirá de forma ordinaria cada tres meses y extraordinaria cada vez que sea
necesario, será convocado por el Oficial de cumplimiento, a través de comunicación
escrita vía mail o impresa; de la reunión se deberá levantar acta donde se dejara
constancia de los discutidos y las decisiones u orientaciones concluyentes. Su
participación es obligatoria y sus decisiones son de carácter vinculante para los
empleados de la entidad y vendrán a ser incluidos en la normatividad y
jurisprudencia interna de la entidad.
Las decisiones, acuerdos y temas tratados, se adoptarán por unanimidad, se
consignarán en las respectivas actas, y se archivarán según reglamento establecido.
6.4.2 Funciones
En aras de garantizar efectividad en el funcionamiento del sistema de LA/FT,
Establecer políticas, normas, procedimientos y controles de actuación en
HENDER SOLUTIONS en materia LA/FT.
Decidir acerca de las operaciones inusuales susceptibles de ser reportadas a
la UIAF como operaciones sospechosas.
Conocer los resultados del informe de revisoría fiscal al cierre del periodo y
de auditoría interna, estableciendo un plan de acción para subsanar las
posibles deficiencias que impacten las áreas críticas o los posibles riesgos en
las deficiencias detectadas asociadas al Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo que se hayan puesto de manifiesto y haciendo el
correspondiente seguimiento para resolverlas todas ellas.
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Adoptar medidas cautelares, tales como la decisión de condicionar a
seguimiento una determinada operación o cliente o, en su caso, decisiones
sobre clientes concretos o sectores de riesgo
Recibir anualmente sesiones de capacitación, de manera que estén al
corriente de las obligaciones legales de HENDER SOLUTIONS.
7. POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, PROVEEDOR Y COLABORADOR
7.1 Debida diligencia
Los procedimientos contemplados en esta política, se establecen para regular
internamente, el conocimiento, la aceptación y el seguimiento de las contrapartes en las
relaciones comerciales a establecer por la entidad, con el objetivo de proteger la
reputación de la entidad y la presentación de riesgos, al reducir las probabilidades de
ser partícipes en acciones delictivas o fomenten la comisión de delitos.
En sentido de lo anterior la política de debida diligencia en la entidad, debe de
identificar, verificar y hacer seguimiento a los clientes y proveedores; conociendo el
mercado y el entorno en que se desenvuelven, las actividades que realizan, a fin de
caracterizar la naturaleza de su actividad comercial y profesional.
La Circular Externa No. 0170 “PREVENCIÓN Y CONTROL AL LAVADO DE ACTIVOS”
expedida por la DIAN, define los aspectos relevantes a considerar en esta materia y
define los formatos para que las entidades obligadas, realicen los respectivos reportes.
En este sentido como parte de la prevención y administración del riesgo, HENDER
SOLUTIONS, deberá al inicio de las relaciones comerciales, además de cada 3 meses en
virtud de hacer seguimiento, realizar las siguientes comprobaciones (prioritarias).
Listas Restrictivas o Listas Vinculantes
Listas Sancionatorias Nacionales
Listas Sancionatorias Internacionales
Listas PEP o Listas de Personas Públicamente expuestas
Listas de Noticias
Listas de información General
7.1.1 Comprobación en listas nacionales: Se realizarán comprobaciones de los
proveedores, clientes y colaboradores, sean personas naturales o jurídicas, así como
los representantes legales y accionista sea el caso, en las bases de datos:
Registraduría Nacional del Estado Civil, demostrar si es nacional su debida
identificación y existencia.
Procuraduría General de la Nación, que la persona no este inhabilitado, tenga o
sea sancionado en procesos de carácter disciplinarios.
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Contraloría General de la Republica, (Lista de Responsables Fiscales) que la
persona (jurídica/ natural), no se encuentre responsable en procesos de
responsabilidad fiscal.
Policía Nacional, que la persona no se encuentre con antecedentes, o con
procesos pendientes relacionados y/o conexos con el lavado activos y la
Financiación del Terrorismo.
7.1.2 Comprobación en listas internacionales: Se realizarán comprobaciones de los
proveedores, clientes y colaboradores, sean personas naturales o jurídicas, así como
los representantes legales y accionista sea el caso, No inclusión en las listas:
La lista vinculante para Colombia es la que administra el Comité designado por
el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas sobre personas, grupos,
empresas y otras entidades que se encuentren relacionadas con Al-Qaida,
creada con fundamento en los párrafos 4 y 6 de la Resolución 1267 de 1999
expedida por el dicho Consejo.
La lista OFAC, comúnmente llamada Lista Clinton, es una lista restrictiva
vinculante para Estados Unidos, en ella se encuentran todas las personas que
con sus actividades de lavado de activos afectan al tesoro americano, sin
embargo, se extiende a todas las filiales de las sociedades americanas en el
mundo, por lo que esta situación obliga a las empresas a terminar sus relaciones
comerciales con quienes aparezcan en ella.
Si al realizarse las comprobaciones anteriormente enumeradas, resultan en una
identificación en las listas indicadas, el Cliente/Proveedor/Colaborador, se catalogará
como INACEPTABLE, se documentará la situación en los medios establecidos.
Si la identificación resultara en la lista de “Nacionales Especialmente Designados y
Personas Bloqueadas” publicada por OFAC, y la Empresa hubiera obtenido una
licencia de OFAC para ser gestionada por el Estado, podrá autorizarse su vinculación,
previa autorización del Oficial de cumplimiento.3
Las anteriores comprobaciones, siempre se realizarán al momento de iniciar cualquier
tipo de contacto o acercamiento comercial a terceros; y quincenalmente por un periodo
de seis meses, En el caso de los clientes /proveedores/colaboradores activos (antiguos)
se harán mensualmente.
7.1.3 Comprobación actividades declaradas: La entidad debe establecer las medidas en
los diferentes niveles para comprobar la veracidad de las actividades declaradas por
los terceros, estableciendo los procedimientos y mecanismos necesarios para
3 Fuente: “Manual de procedimientos” Carvajal
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verificar tal información, basándose en los documentos de los clientes que guarden
relación.
7.1.4 Identificación en caso de no actuación por cuenta propia y composición accionaria:
Cuando existan indicios o certeza de que los clientes o proveedores cuya
identificación fuera preceptiva, no actúan por cuenta propia, HENDER SOLUTIONS
recopilará la información precisa a fin de conocer tanto la identidad de los clientes
como de las personas por cuenta de las cuales actúan. En el caso de personas
jurídicas, se adoptarán medidas razonables a efecto de conocer tanto los
representantes legales cómo la composición accionaria de la empresa, es decir, la
identidad de los accionistas o asociados que tengan participación directa en más del
5% de su capital social, aporte o participación en la entidad.4
7.1.5 Identificación de Titular: Persona natural o jurídica que, sin tener la condición de
cliente, es la destinataria o propietaria de los recursos o bines objeto de contrato.
7.1.6 Identificación de personas públicamente expuestas: Son personas públicamente
expuestas aquellas nacionales o extranjeras que, por razón de su cargo, manejan
recursos públicos, ejercen algún grado de poder público o son reconocidos
públicamente.
De acuerdo a la anterior consideración, se catalogan los
clientes/proveedores/colaboradores, como riesgosos y en esa medida se clasifican
en:
Con nacionalidad o residencia en algún país de riesgo: lista de países de alto
riesgo según definidos por el Grupo de Acción Financiera Internacional
(GAFI) y la OCDE.
Clientes/proveedores que, estando registrados en la OFAC, hubieran
obtenido licencia de OFAC para ser gestionada por el Estado
Personas expuestas públicamente (PEP), son consideradas las siguientes:
o Jefes de Estado, jefes de Gobierno, ministros,
o subsecretarios o secretarios de Estado
o Parlamentarios
o Miembros de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras
instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente
recurso
o Miembros de tribunales de cuentas o de los consejos de los bancos
centrales.
o Embajadores, encargados de negocio y altos funcionarios de las
fuerzas armadas.
4 Fuente: “Manual de procedimientos” Carvajal
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o Miembros de los órganos administrativos, de gestión o de
supervisión de empresas de propiedad estatal.
o Otras Figuras Públicas de Gran Reconocimiento (por ejemplo:
Cantantes, Futbolistas, Actores).
7.2 Procedimientos de conocimiento del cliente y proveedores5
La normatividad nacional e internacional en cuanto al lavado de activos y la financiación
del terrorismo, determina necesario identificar correctamente y de forma completa a los
clientes/proveedores/colaboradores, ya sea persona natural o jurídica, a fin de proteger
la entidad de servir como vehículo para la criminalidad, el terrorismo y los delitos
financieros entre otros.
Los procedimientos deben tener en cuenta los diferentes niveles de riesgo y deben
basarse en la obtención de la información documentada, que permita realizar las
comprobaciones y verificaciones necesarias para determinar la relación de las
actividades y acciones declaradas por los clientes, con las que efectivamente realizan.
En virtud de lo anterior se diligenciarán los formularios diseñados por la entidad para tal
fin, los cuales se diligencian al inicio de las relaciones de comerciales, laborales y demás,
con los clientes/proveedores/colaboradores. La información consignada y analizada en
los formularios, se incorporará en las bases de datos de la entidad dispuestas para tal
fin.
A continuación, se describen los procedimientos a realizar:
7.2.1 Conocimiento persona natural
Se solicitará del cliente y del proveedor la siguiente información:
Nombre y apellido completos
Número de identificación: Copia del RUT, cédula de ciudadanía nacionales) o
cédula de extranjería (extranjero) o documento que acredite el número de
identificación fiscal o personal.
Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de
identificación (de aplicar)
Dirección de residencia.
Descripción actividad: Actividad económica principal: comercial, industrial,
transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo
establecido en el código internacional CIIU.
Declaración de origen de los bienes y/o fondos.
Identificación de la(s) cuenta(s) bancaria(s) mediante la cual operará y
certificación bancaria de la cuenta para países en los cuales aplique esta figura,
5 Fuente: “Manual de procedimientos” Carvajal
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de lo contrario, carta firmada por el representante legal indicando los datos
financieros de las cuentas que se registran.
Ingresos y egresos mensuales.
Patrimonio.
Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en
actividades diferentes a la principal.
Autorización para consulta y verificación de la información suministrada.
Firma y fecha de diligenciamiento.
7.2.2 Identificación de personas jurídicas
Las personas jurídicas deberán presentar documentación que acredite su
denominación, razón social, domicilio y objeto social. Así como los respectivos
certificados de existencia y representación legal o poderes donde se validen las
personas que actúan en su nombre.
De la misma forma se debe conocer la composición accionaria o de control de la
empresa, identificando al verdadero propietario de los fondos, así como a los que
ejercen el verdadero control sobre ellos. El no suministro de esta información podrá
ser autorizado siempre y cuando se observe evidencia de debida diligencia por
parte de la Organización para la obtención de estos documentos.
Se solicitará a las personas jurídicas la siguiente información:
Razón social
Número de identificación: Copia del NIT, cédula de ciudadanía (nacionales) o
cédula de extranjería (extranjero)
Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de
identificación,
Dirección y teléfono del representante.
Descripción actividad: Actividad económica principal: comercial, industrial,
transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo
establecido en el código internacional CIIU.
Dirección, teléfono, y ciudad de la oficina principal.
Escrituras de apoderamiento de las personas que actúan en su nombre, sin
perjuicio de la obligación que proceda de comunicar el DNI de las mismas.
Composición accionaria e Identificación de los accionistas o socios que tengan
directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación.
Tipo de empresa: privada, pública, mixta.
Declaración de origen de los bienes y/o fondos.
Identificación de la(s) cuenta(s) bancaria(s) mediante la cual operará y
certificación bancaria o carta firmada por el representante legal indicando
información de la cuenta, registrando la ciudad en la que se encuentra radicada.
Ingresos y egresos mensuales.
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Patrimonio.
Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en
actividades diferentes a la principal.
Firma del solicitante (representante legal de la entidad)
Fecha de diligenciamiento.
Si el cliente o proveedor fuera del exterior, se recopilará y analizará la documentación
equivalente o información necesaria que permita validar los datos
anteriormente descritos.
*Respecto a la información financiera, se podrá autorizar la vinculación sin el
suministro de esta información siempre que se evidencie debida diligencia por parte
de la empresa en la consecución de esta información y que se trate de una empresa
legalmente constituida y con trayectoria.
El documento de identificación del representante legal, será exigible solo para
validaciones de coincidencia en listas vinculantes para descarte de falsos positivos.6
7.2.3 Información adicional clientes de riesgo superior al promedio
Cuando con las evaluaciones iniciales de los clientes/proveedores/colaboradores,
presenten un riesgo mayor al promedio, se clasificarán con nota de alerta, en el
sistema y la base de datos, indicando la mayor rigurosidad y evaluación que se
deben realizar a estos perfiles.
7.3 Verificación de la información
La verificación se realizará a partir de la obtención de los respectivos formularios
diligenciadas, y la documentación soporte anexa solicitada y suministrada por los
clientes/proveedores/colaboradores, teniendo en cuenta los niveles de riesgo, y en la
constatación que la información suministrada contraste con la obtenida fruto de las
investigaciones realizadas en las comprobaciones.
Se debe establecer desde el inicio de la relación comercial, laboral y demás, el origen
de los recursos y/o fondos de los posibles clientes/proveedores/colaboradores; en
relación con las personas jurídicas, se debe verificar que las actividades declaradas
correspondan con la práctica comercial de la empresa y su objeto social, reflejándose
en sus datos financieros como, ingresos, cifras de ventas, conceptos de egresos y
patrimonio.
7.4 Política de actualización de información.
HENDER SOLUTIONS, mantendrá la información y documentación en sus bases de
datos y sistemas interno de información y archivo de sus clientes/proveedores/clientes
actualizada, durante toda la vigencia de la dure la relación comercial; para ello se
6 Tomado textualmente de: “Manual de procedimientos” Carvajal
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realizarán revisiones periódicas cada tres meses o 6 meses, teniendo en cuenta el nivel
de riesgo de cada cliente.
En relación con los colaboradores, se exigirá la actualización de la información de sus
datos de ubicación y estatus legal, tan pronto se presente una situación o novedad, y
periódicamente la entidad cada 6 meses, desarrollará las acciones respectivas para tal
fin.
7.5 Señales de alerta
La siguientes son señales de alerta recomendadas por la UIAF, tener en cuenta, que
permiten en cierto nivel, la identificación de personas naturales y jurídicas, que podrían
tener relación con el LA/FT.
Con relación a personas jurídicas:
Tienen como propietarios o directivos, personas de estratos bajos y con
dificultades económicas y que manejan grandes volúmenes de dinero.
Han sido constituidas con bajos capitales, recibiendo poco después grandes
sumas de inversión, principalmente extranjera.
Realizan grandes inversiones, no obstante haber sido creadas muy
recientemente.
Tienen en común socios, gerentes, administradores o representantes legales
con otras personas jurídicas o empresas (outsourcing).
Demuestran escaso conocimiento acerca de su negocio
Relacionadas con personas naturales o jurídicas que:
Actúan a nombre de terceros, intentando ocultar la identidad del cliente o
usuario real
Fraccionan transacciones para evitar requerimientos de documentación y/o
presentación de declaración de operaciones en efectivo
Registran la misma dirección y/o teléfono de otras personas con las que no
tienen
relación aparente
Definen su actividad económica como “independiente” y manejan grandes
cantidades de dinero
Se niegan a sustentar una operación o a actualizar la información básica
Diligencian los formularios o formatos con letra ilegible o amañada
Empleados o funcionarios de la entidad que:
Tramitan frecuentemente operaciones con excepciones, evaden los controles
internos o de aprobación establecidos
Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario
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Son renuentes a disfrutar vacaciones, a aceptar cambios de su actividad o
promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades
Permanecen frecuentemente en la oficina más allá de la hora de cierre o
concurren a ella por fuera del horario habitual
Son asesores comerciales que no soportan debidamente la información de
vinculación del cliente.
7.6 Detención y comunicación de operaciones inusuales y sospechosas
Es considerada una operación inusual cuando cuya cuantía o características no guardan
relación con la actividad económica de los clientes o que, por su número, cantidades
transadas o características particulares, se salen de los parámetros de normalidad
establecidos para un rango de mercado de un grupo de usuarios determinados.
El empleado y colaborador de la entidad, que detecte una operación con las siguientes
características, debe de comunicarlo con nota de urgencia mediante el diligenciamiento
del instrumento diseñado para tal fin, al oficial de cumplimiento, remitirá acuse de
recibido y procederá a realizar las comprobaciones definidas en el presente manual,
dado el caso de hallarse merito según las pesquisas realizadas, comunicara al Consejo
de cumplimiento, anexando la documentación respectiva soporte de los hallazgos,
quien conceptuara y se encargara del respectivo reporte a la UIAF a través del
mecanismo definido para tal fin.
En todo caso las operaciones a reportar son aquellas realizadas por una persona natural
o jurídica, que, por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los
sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado y
que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no pueden ser
razonablemente justificadas.
Las hechos o situaciones que generaran en los colaboradores los respectivos reportes,
con relación al comportamiento del cliente/proveedor, se enmarcan en:
Estar reportado en cualquiera de las listas de control.
Estar reportado en las listas de personas condenadas por las autoridades
colombianas por el delito de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo o
actividades delictivas conexas de los cuales HENDER SOLUTIONS tenga
conocimiento.
Estar reportado en las listas de personas sobre las que recae orden de embargo
o incautación de bienes por autoridad competente vinculada a la investigación
de delitos de lavado de activos y Financiación del Terrorismo o cualquier otro
delito que derive en este delito o delitos conexos de los que tenga
conocimiento el DECEVAL en forma oficial.
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En los casos en que los Representantes Legales, sus suplentes, accionistas y
administradores se encuentren implicados en información o listas relacionadas
con actividades delictivas que pudieran desencadenar en Enriquecimiento Ilícito,
Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo y de los cuales se tenga
certeza.
Cambios en la cuenta bancaria desde la que opera o a la que solicita que se
efectúen los pagos correspondientes, sin comunicación previa y sin envío de la
certificación bancaria o carta de autorización cuando aplique, requerida al
efecto;
Envío del pago o solicitud del mismo desde o hacia un paraíso fiscal;
Envío del pago o solicitud del mismo desde o hacia un país distinto al de origen
o destino de la mercancía sin que exista una relación de causalidad que lo
explique;
Que el instrumento o la orden de pago, el giro o la remesa que cancele la
importación o exportación se expida o se halle a la orden o a favor de persona
diferente del cliente o proveedor del exterior, sin que exista una relación de
causalidad que lo explique.
Clientes o proveedores que, de forma reiterada, comuniquen pérdida o hurto
de mercancías entre el trayecto del lugar de arribo al depósito.
Clientes que pretendan adquirir productos de la Organización, cuando su
actividad económica no tenga relación directa con los mismos.
Clientes o proveedores que presenten documentos presuntamente falsos entre
los documentos exigidos para su identificación y conocimiento.
Clientes o proveedores que hubieren sido sancionados por infracciones al
régimen cambiario o al régimen aduanero.
Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación,
dirección del domicilio o ubicación del cliente o proveedor;
Inconsistencias en la información que suministra el cliente o proveedor frente a
la que suministran otras fuentes.
Cabe resaltar que, aunque se enumeran un número determinado de operaciones,
se debe estar alerta y con la disposición a la identificación de otros factores o
situaciones que puedan resultar inusuales y sospechosas de estar relacionados con
el LA/FT.
En todo caso el Consejo de cumplimiento deberá adoptar las medidas necesarias,
que garanticen la confidencialidad de los empleados y colaboradores que hayan
comunicado una posible conducta u operación sospechosa, por tal sentido las
comunicaciones deberán hacerse a través de los medios definidos para tal fin y
entregados exclusivamente, de forma presencial en sobre cerrado o vía correo al
oficial de cumplimiento; no quedando copias de expedientes con el colaborador, ni
son alguna otra dependencia de la entidad.
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Hecha la comunicación, no se puede revelar al cliente/proveedor/colaborador, ni a
terceros las actuaciones que se estén adelantando con motivo de sospecha de
vinculación a una actividad sospechosa de LA/FT. El incumplimiento de este
lineamiento puede acarrear sanciones penales tal como están definidas en el código
penal colombiano, además de la aplicación de las cláusulas de confidencialidad
contractual expresas por HENDER SOLUTIONS.
La comunicación de buena fé de informaciones relativa a actividades relacionadas
con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo no constituye violación de
las restricciones sobre revelación de información impuestas por vía contractual o
por cualquier disposición legal o reglamentaria, y no implica ningún tipo de
responsabilidad para la persona comunicante.
7.6.1 Análisis de operaciones7
Una vez recibida comunicación de operación inusual o sospechosa, tanto por parte de
un colaborador de HENDER SOLUTIONS como por resultado del análisis de la aplicación
de las comprobaciones, el Oficial de Cumplimiento procederá de la siguiente manera:
Como norma general, realizará un primer contacto con el comunicante a fin de
obtener la máxima cantidad de información acerca del perfil del cliente o proveedor
tanto en lo que respecta a la información personal, como en la relación de negocios
con la Organización.
Solicitará al comunicante fotocopias de la documentación que justifica la operación
específica que ha motivado la comunicación.
Procederá a registrar la comunicación y a asignarle un número de referencia del
expediente, compuesto por un código de dos cifras seguido del año de
producción.
Aplicará aquellos procedimientos que permitan mantener la confidencialidad del
comunicante y del hecho comunicado.
Igualmente, y en todo caso, se realizarán gestiones e investigaciones adicionales
utilizando todos los medios disponibles.
Una vez se obtenga la información, se efectuará un pre-análisis detallado por el Oficial
de Cumplimiento con el apoyo de las áreas involucradas que básicamente persigue la
detección de:
Coincidencias con los perfiles sospechosos.
Incoherencias y/o desproporción respecto a la naturaleza y/o el volumen de la
operación actual investigada, en relación a la actividad comercial y/o antecedentes
operativos del cliente.
7 Tomado textualmente de: “Manual de procedimientos” Carvajal
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Operaciones inusuales que puedan obedecer a nuevos canales utilizados para el
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Una vez realizado el análisis y con base en las conclusiones extraídas del mismo, el
Oficial de Cumplimiento, convocará al Comité de Cumplimiento y presentará el
expediente, debiendo éste tomar la decisión que se considere adecuada, o bien
informará mediante un correo electrónico a los miembros del Comité de los hechos y
de sus conclusiones si aprecia que no existen indicios de lavado ni operativas inusuales
por parte del cliente o proveedor. Si cualquier miembro del Comité considerara
necesario someter el expediente a revisión lo comunicará al Oficial de Cumplimiento,
quien convocará una reunión a la mayor brevedad.
Tan pronto como el Oficial de Cumplimiento concluya sobre el resultado del análisis de
la operación, procederá a informar al colaborador o directivo comunicante sobre el
resultado del análisis efectuado.
7.6.2 Comunicación y/o archivo de operaciones analizadas
Una vez realizado el análisis, el Comité de Cumplimiento tomará la decisión del
tratamiento a dar al expediente, asignándole una de las siguientes
consideraciones:
Expediente en seguimiento: No se observan indicios, pero se trata de una operación
inusual. Con una periodicidad mensual el Oficial de Cumplimiento, atendiendo a la
naturaleza del cliente y la operación, emitirá un informe de evolución de la operación en
seguimiento, basado en la información suministrada por el área crítica y obtención de
datos complementarios que resulten oportunos tales como:
Recortes de prensa
Consultas de información realizadas en internet
Información reportada en la página de UIAF
En caso de observarse indicios o certeza de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo, se procederá a comunicar de inmediato a la UIAF por el Oficial de
Cumplimiento. Debe limitarse al mínimo el número de expedientes en este
estado, y el tiempo de vigilancia no excederá de los cuatro meses.
Expediente a reportar: Se observan indicios o certezas de su relación con el Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo. De no haberse obtenido aún, se solicitará al jefe
del área comercial, crédito o servicios logísticos según aplique de la respectiva empresa:
Fotocopia de los Contratos relacionados con la operación a comunicar
Documentos de identificación de los titulares, ordenantes o terceros implicados.
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RUT y poderes, certificado de existencia y representación legal si se trata de
personas jurídicas.
Cuanta información histórica se disponga de la actividad del cliente con el fin de
contextualizar el perfil operativo global del mismo.
En caso de que el departamento o unidad no localizara esta documentación,
nunca deberá solicitársela abiertamente al cliente, a fin de no alertarle. El
departamento o unidad deberá tomar nota de ello, para solicitársela cuando
resulte oportuno, a fin de no levantar sospechas.
Se trasladarán los datos de intervinientes y operaciones, indicios de sospecha y
descripción de las gestiones realizadas al aplicativo SiRel (se adjunta formulario como
Anexo III). En concreto, deberá facilitarse la siguiente información:
Relación e identificación de las personas que participan en las operaciones y el
concepto de su participación en las mismas.
La actividad conocida de las personas que participan en las operaciones y la
correspondencia entre la actividad de los clientes y las operaciones realizadas.
Relación de las operaciones y fechas a que se refieran con indicación de su
naturaleza, monedas en que se realizan, cuantía, finalidad e instrumentos de
pago o cobro utilizados.
Gestiones realizadas para investigar las operaciones comunicadas.
Exposición de las circunstancias de toda índole de las que pueda inferirse el
indicio o certeza de vinculación al Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo o que pongan de manifiesto la falta de justificación económica,
profesional o de negocio para la realización de las operaciones.
La comunicación a la UIAF se efectuará por el Oficial de Cumplimiento, en la forma y a
través de los medios electrónicos habilitados por la UIAF (SiRel) o en su defecto por
correo. Una vez acuse de recibo la UIAF, donde se indica el número asignado a la
comunicación, se procederá a registrar el número en el expediente, a archivarlo y a
informar al Comité de Cumplimiento de la comunicación. Del mismo modo, el Oficial de
Cumplimiento, dará traslado al colaborador o directivo comunicante, mediante el envío
de un e-mail, del curso dado a su comunicación.
Expediente para No reportar: no se observan indicios v no se trata de una operación
inusual en el sector del cliente, ni en las operaciones habituales del mismo. El Oficial de
Cumplimiento dejará constancia por escrito de la información conseguida respecto al
conocimiento del cliente y de la operación, el análisis efectuado y los criterios por los
que se decide NO comunicar. Posteriormente, se enviará un correo electrónico
confidencial al comunicante, informándole del curso dado a su comunicación, y por
último se complementará la fecha de cierre del expediente, procediendo a su archivo
durante un período mínimo de cinco años.
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Una vez el comité haya tomado la decisión de comunicar o de no comunicar se dejará
evidencia en el acta correspondiente.
7.7 Periodo y procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas
De forma mensual y atendiendo las directrices dispuestas en la resolución 212 de 2009
de la UIAF, HENDER SOLUTIONS deberá comunicar a la UIAF lo siguiente:
Todas las operaciones que en desarrollo del giro ordinario de sus negocios realice, y
que involucren pagos mediante entrega o recibo de dinero en efectivo (billetes o
monedas) por un monto igual o superior a la suma de diez millones de pesos
($10.000.000) m/cte o su equivalente en otras monedas.
La detección de aquellas operaciones objeto de reporte obligatorio, se realizará
mediante la herramienta informática implementada para tales efectos, Así mismo, cada
Colaborador y empleado comunicará al Oficial de Cumplimiento, con carácter
inmediato, las operaciones realizadas que reúnan las características antes descritas. El
Oficial de Cumplimiento recibirá el listado de operaciones identificadas y procederá a su
comunicación, según los procedimientos establecidos.
Procedimiento de comunicación
En aquellos casos en los que existan operaciones susceptibles de comunicación mensual
a la UIAF, el Oficial de Cumplimiento procederá a la inserción en el aplicativo SiRel
(Sistema de Reporte en Línea), indicado por la UIAF Servicio Ejecutivo, los datos relativos
a dichas operaciones, a fin de generar y comunicar el correspondiente reporte.
De no haber existido operaciones susceptibles de declaración obligatoria u operaciones
sospechosas en el mes, el Oficial de Cumplimiento, utilizando el sistema SiRel deberá
remitir a la UIAF el correspondiente reporte de ausencia de operaciones sospechosas y
transacciones individuales en efectivo. Para ello, los colaboradores y empleados
deberán enviar al Oficial de Cumplimiento certificaciones mensuales donde indiquen
que no se recibieron operaciones en efectivo superiores a $10.000.000; para las
operaciones sospechosas las áreas críticas enviaran la certificación pertinente.
El Oficial de Cumplimiento procederá, dentro de los 10 primeros días calendarios del
mes siguiente al mes calendario correspondiente, al envío por e-mail de la declaración
correspondiente anexando el archivo generado por SiRel. A estos efectos, serán de
aplicación las previsiones contenidas en la Resolución 212/2009 de la UIAF.
8 COMUNICACIÓN A LAS AUTORIDADES COMPETENTES
Los requerimientos que realicen las autoridades mencionadas en materia de Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo a HENDER SOLUTIONS, recibidos en el domicilio
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social o en cualquiera de las empresas de la organización, serán remitidos de manera
inmediata al Oficial de Cumplimiento el cual deberá responder a tales requerimientos
en los tiempos que interpone la ley.
El procedimiento establecido por la Entidad para dar respuesta a las solicitudes de
información recibidas es el siguiente:
Consulta en el archivo de expedientes existentes, por si se trata de un
requerimiento nuevo o bien es la continuación de un requerimiento o
comunicación anterior. En este último caso, se revisará el expediente.
Se procede a registrarlo y a asignarle un número de referencia, compuesto por
un código seguido del año de producción.
Con carácter urgente se solicitará al área correspondiente, la documentación e
información precisa para dar repuesta al requerimiento. La respuesta
demandada por el Oficial de cumplimiento se deberá enviar en el mismo día
salvo que dada su complejidad ello no sea posible en cuyo caso el plazo
máximo de respuesta serán dos días.
Se remite un correo electrónico informando del requerimiento y el sentido de la
respuesta que procede, a los miembros del Comité de Cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento efectuará la respuesta a la autoridad solicitante a
través de los medios que hubiese indicado la misma, dentro del plazo
establecido en el requerimiento y procederá a cerrar y archivar el expediente.
9 AUDITORIA Y REVISORÍA FISCAL
Auditoría Interna
La entidad incluirá en su planificación anual, la evaluación del SAGRLAFT implementado
por ésta y los controles relacionados con la materia, tanto en lo relativo a su
desenvolvimiento en el mercado, cuanto en el conocimiento y aplicación de esas
normas preventivas por parte del personal, de los directivos y del Oficial de
Cumplimiento.
Como resultado de su evaluación, deberá emitir un informe sobre la existencia y
funcionamiento de los procedimientos de control interno que aplica la entidad para
cumplir con las normas vigentes en materia de Prevención de LA/FT, al menos una vez
al año.
Revisoría fiscal
De acuerdo a la legislación colombiana, las políticas de prevención del lavado de activo
y financiación del terrorismo adoptadas por la Entidad, serán revisadas durante el
proceso de revisoría fiscal interno.
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10 PLAN DE CAPACITACIÓN
HENDER SOLUTIONS, al 31 de diciembre de cada año, deberá haber formulado un plan
de capacitación, dirigido a los empleados y colaboradores, el cual será implementado el
año próximo y dirigido a actualizar y reforzar el adiestramiento del personal en cuestión
de la prevención del riesgo de LA/FT; él cual será dictado en sesiones presenciales y de
obligatoria asistencia por parte de los convocados.
El diseño del plan deberá incluir, temática, objetivos, competencias a trabajar,
metodología, resultados esperados, cronograma, así como definir los responsables, o
las gestiones a realizar dado el caso que se requiera de un asesor externo a la entidad.
11 CONSERVACIÓN, ACCESO Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN
La Entidad como atendiendo a las normativas y leyes nacionales, en términos de
preservación de la información, conservará durante cinco (5) años los documentos que
soportan el conocimiento del cliente/proveedores/colaboradores, así como los registros
correspondientes que acrediten adecuadamente la realización de las operaciones.
El plazo anteriormente indicado se contará a partir del día en que finalicen las
relaciones comerciales con un cliente, para los documentos relativos a su identificación
y a partir de la ejecución de cada operación para la conservación de los documentos o
registros que la acreditan.
Los documentos que acreditan la identidad de los clientes y proveedores, así como los
documentos relativos a las operaciones con ellos realizadas por la Entidad, se
conservarán de forma electrónica y física de acuerdo a las herramientas establecidas
para tal fin.
Para cada nuevo cliente se abrirá un expediente en el cual se recogerá toda la
documentación física recopilada, copia de los documentos acreditativos de la identidad,
formulario de creación y actualización de clientes.
Para nuevos proveedores toda la documentación referente al conocimiento de este, se
registrará de manera electrónica en la herramienta definida por la Entidad para tal fin.
La secretaria ejecutiva y la Auxiliar contable serán responsables de recopilar y analizar la
información y documentación de los clientes, relacionada con su área, que se pretendan
vincular y el serán responsable de realizar dicha actividad en el caso de proveedores.
12 SANCIONES
El incumplimiento de las medidas establecidas en el presente manual por parte de los
Empleados / Colaboradores, dará lugar al establecimiento de sanciones, que parten
desde una amonestación, llamado de atención y en el caso de una reiteración, se
evaluarán los antecedentes y podrá terminarse el contrato, sin perjuicio del
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establecimiento de las sanciones pecuniarias, administrativas y penales a que haya
lugar, ya sean definidas internamente por la entidad, así como por la normatividad y ley
colombiana.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA JUSTIFICACIÓN
1 11/04/2019 Lanzamiento manual de
SAGRLAFT
Elaboro Reviso / Corrigió Aprobó
Nombre: Jhor Harold Ibargüen
Andrade
Nombre: Jhor Harold
Ibargüen Andrade
Nombre: Juan Carlos
González Pinillo
Cargo: Oficial de cumplimiento Cargo: Oficial de
cumplimiento
Cargo: Gerente general
Fecha: 11/04/2019 12/04/2019 15/04/2019