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MINSAP – Dirección de Ciencia y Técnica

Sistema de Programas y Proyectos. Manual de procedimientos

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA ÁREA DE DOCENCIA E INVESTIGACIONES

DIRECCIÓN DE CIENCIA Y TÉCNICA

SISTEMA DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y

PROYECTOS EN EL SNS

Colectivo de Autores: Dr. Adolfo S. Álvarez Blanco Dra. Niviola Cabrera Cruz Dr. Amador García González Elías Dra. Amaylid Arteaga García Dra. Ana M. Toledo Fernández

Ciudad de La Habana Julio de 2008

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ÍNDICE Página 1.0. Introducción 3 2.0. Términos y definiciones 3 3.0. Control de los procedimientos del Manual 7 Procedimiento 01: Estructura funcional para la ejecución de los programas y proyectos

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1.0. Propósito 8 2.0. Responsabilidad y autoridad 8 3.0. Descripción de actividades 8 3.1. Estructura organizativa 8 3.2. Aprobación de la entidad que gestiona un Programa o un proyecto y designación del Equipo de Dirección del Programa y del Jefe de Proyecto en el Ministerio de Salud Pública

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3.3. Estructura funcional 9 4.0. Documentación útil para la ejecución del Procedimiento 16 Procedimiento 02: Diseño, aprobación, convocatoria y conformación de la carpeta de proyectos de un programa

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1.0. Propósito 17 2.0. Responsabilidad y autoridad 17 3.0. Descripción de actividades 18 3.1. Definición, diseño y aprobación de un nuevo programa o de un proyecto no asociado a programa

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3.2. Convocatoria 19 3.3. Conformación de la carpeta de proyectos del programa 20 3.4. Documentación útil para la ejecución del Procedimiento 22 Anexo 1 – Formato de Proyecto 24 Anexo 2 – Indicaciones generales para la contratación de proyectos

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Procedimiento 03: Planificación, asignación y control de los recursos financieros para los programas y proyectos.

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1.0. Propósito 32 2.0. Responsabilidad y autoridad 32 3.0. Descripción de actividades 34 3.1. Planificación 35 3.2. Asignación 36

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3.3. Cobros y pagos de Servicios científico – técnicos 37 3.4. Controles del proceso 38 4.0. Documentación útil para la ejecución del Procedimiento 38 Anexo 1 – Modelo de Certificación trimestral de actividades 40 Anexo 2 – Modelo de Informe Semestral del Proyecto 40 Procedimiento 04: Ejecución de programas y proyectos 41 1.0. Propósito 41 2.0. Responsabilidad y autoridad 41 3.0. Certificación de actividades 42 3.1. Ejecución del Proyecto 42 3.2. Documentación del Programa y Proyecto 43 3.3. Control del Programa y Proyecto 44 3.4. Conclusión del Proyecto 45 3.5. Cancelación del Proyecto 45 3.6. Cierre del Proyecto 45 4.0. Documentación útil para la ejecución del Procedimiento 46 Anexo 1 – Formato de Informe Anual de Resultados del Programa

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Anexo 2 – Formato de Informe Final del Proyecto 48 Anexo 3 – Formato del Modelo Dictamen Final del Grupo de Expertos

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Anexo 4 – Formato de Informe Final del Programa 50

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1.0. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos es un material de consulta dirigido a a los profesionales que laborando en el Sistema Nacional de Salud (SNS) participan en el proceso de gestión de programas y proyectos. Se ha elaborado a partir de la experiencia adquirida con la implantación y perfeccionamiento del Sistema de Programas y Proyectos que se adoptó a partir de 1995 por el CITMA y adecuando, con la autorización de dicho Órgano Rector, el documento circulado por el mismo en abril de 2008 y que dice textualmente: Cada Órgano u Organismo de la Administración Central del Estado puede adaptar los procedimientos y modelos a las características particulares del sector. Recoge las sugerencias y recomendaciones efectuadas por organismos, territorios, entidades, la comunidad científica en general y las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Ciencia e Innovación Tecnológica en Salud (SCeITS). Este Manual desde su formulación es de obligatorio cumplimiento para todas las categorías de programas. Está conformado por 4 documentos en formato de procedimiento que abarcan desde la estructura funcional del Sistema de Programas y Proyectos hasta el cierre de un programa. Incluye una propuesta de modelos que permiten evidenciar la ejecución de las actividades. El Manual será actualizado cada vez que las condiciones y regulaciones así lo requieran, y las experiencias que se deriven de su utilización lo demanden. 2.0. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para el propósito de este Manual se aplican los términos y definiciones de uso común en el lenguaje de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación. Sin embargo, se utilizan de forma particular los términos que a continuación se relacionan por orden alfabético y que en otro contexto pueden tener diferente significado o alcance. Certificación de actividades: Comprobación del cumplimiento de las actividades del proyecto que efectúan el Consejo Científico y el Comité de Ética de la Investigación en Salud correspondientes y que aprueba el Director de la Entidad Ejecutora Principal. Constituye uno de los requisitos para aplicar lo establecido por el CITMA en los procesos de estimulación de pagos a jefes y participantes en los proyectos. Certificación de proyecto: Comprobación que realiza el Secretario de Programa, apoyado en el Grupo de Expertos del Programa sobre el cumplimiento de los resultados que alcanza el proyecto. Se realiza sobre la base de los compromisos establecidos en el contrato.

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Entidad Ejecutora Principal del Proyecto: Es la entidad o institución que presenta el proyecto durante el proceso de convocatoria, firma el contrato y realiza las subcontrataciones con las demás instituciones participantes. Responde por la ejecución del proyecto. Es el principal custodio del expediente único de cada proyecto. Equipo de Dirección del Programa: Estructura encargada de coordinar y controlar la gestión y ejecución del Programa. Incluye, al menos, al Jefe, el Secretario y el Grupo de Expertos del programa. Grupo de Expertos del Programa: Órgano colectivo asesor que forma parte del Equipo de Dirección del Programa, designado por Resolución del nivel a que corresponda el programa. En el caso de los Proyectos Ramales del MINSAP, el Gruido de Expertos es aprobado por Indicación del Viceministro que atiende la Docencia y las Investigaciones a propuestas de la Dirección de Ciencia y Técnica. Se constituye con especialistas de alto nivel científico, funcionarios, tecnólogos, así como representantes del sector de la producción de bienes y servicios relacionados con los objetivos del Programa. Está integrado por tantos miembros como aconsejen los objetivos del Programa y la cantidad de proyectos que lo conformen. La participación de los miembros del Grupo de Expertos tiene carácter personal y es indelegable. Los expertos pueden ser sustituidos por incumplimiento en las tareas encomendadas. Jefe de Programa: Especialista de alto nivel científico y reconocida capacidad de dirección, designado por el Nivel al que pertenece el Programa, para conducir éste y garantizar el cumplimiento de los objetivos aprobados para ese Programa, en el periodo establecido. Jefe de Proyecto: Especialista de la Entidad Ejecutora Principal del proyecto responsabilizado con diseñar, planificar, organizar, coordinar y controlar la ejecución del mismo para lograr los objetivos y alcanzar los resultados previstos. Nivel de Dirección del Sistema: Parte de la estructura organizativa del Sistema de Programas y Proyectos responsabilizada con su dirección. Para el caso de los programas y proyectos nacionales es el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), para los programas ramales son las estructuras que atienden la ciencia y la innovación en los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado (en nuestro caso el MINSAP), y para los programas territoriales son las delegaciones territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

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Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica: Resultado del proceso de definición de criterios y estimación de los recursos financieros que se requieren para la ejecución de las actividades de investigación científica, de desarrollo tecnológico, de innovación y de transferencia de tecnología científicas y tecnológicas expresadas entre otras, en programas y proyectos. Se elabora a partir de las indicaciones metodológicas que establecen los organismos rectores. Programas: Constituyen el conjunto integrado de actividades diversas de ciencia, tecnología e innovación, organizadas fundamentalmente en proyectos, con el objetivo de resolver los problemas identificados en las prioridades, y dirigidos a lograr resultados e impactos específicos en un periodo determinado. Estas prioridades pueden estar dadas por las determinadas en las Proyecciones de la Salud Pública Cubana hasta el 2015 o por las identificadas en el Análisis de Situación de Salud de un Área de Salud o territorio. Programas Nacionales de Ciencia e Innovación: Constituyen la prioridad estatal para el proceso de organización y ejecución de las actividades de ciencia e innovación, de acuerdo con su impacto en el desarrollo económico y social del país. Su nivel de dirección es el CITMA. Programas Ramales de Ciencia e Innovación: Constituyen la prioridad definida por la máxima dirección del Sector Salud y dan respuesta a necesidades de desarrollo y a su implementación en la práctica económica y social de la Rama, no incluidas en los Programas Nacionales de Ciencia e Innovación. Su nivel de dirección en Salud es el MINSAP. Programas Territoriales de Ciencia e Innovación: Constituyen la prioridad definida por el Consejo de la Administración Provincial y dan respuesta a necesidades de desarrollo y a su implementación en la práctica económica y social del territorio, no incluidas en los Programas Nacionales y Ramales de Ciencia e Innovación. Su nivel de dirección lo constituyen las delegaciones territoriales del CITMA. Proyecto: Constituyen la célula básica para la organización, ejecución, financiamiento y control de actividades vinculadas con la investigación científica, el desarrollo tecnológico, la innovación, la prestación de servicios científicos y tecnológicos de alto nivel de especialización, las producciones especializadas, la formación de recursos humanos, la dirección y otras, que materializan objetivos y resultados propios o de los programas en que están insertados. Proyecto a ciclo continuo: Proceso de continuidad que puede presentar un proyecto mediante el cual se parte de un proyecto de Investigación – Desarrollo (I+D) y una vez concluido el mismo y obtenido un resultado novedoso se continúa a través de un proyecto de Innovación (I+D+I).

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Proyecto cancelado: Proyecto que ha presentado incumplimientos del cronograma o problemas de recursos (materiales, humanos, financieros) u otros imposibles de resolver en un plazo inferior a 6 meses y/o que las condiciones existentes (necesidad, factibilidad, interés del cliente u otros) hacen recomendable no continuar su ejecución. Proyecto concluido: Proyecto que ha concluido su ejecución y cuyo informe final ha obtenido el dictamen aprobatorio del Grupo de Expertos. Este informe final debe ser enviado a la Dirección de Ciencia y Técnica para su inclusión como proyecto cerrado. Proyecto detenido: Proyecto que por presentar dificultades en alguno de los recursos (humanos, financieros, técnicos, materiales) se ha visto en la necesidad de detener su ejecución por un periodo no mayor de 6 meses. Transcurrido ese plazo, de no resolverse las dificultades, se cancela. Proyecto en ejecución normal: Proyecto que marcha según cronograma y ha obtenido los resultados previstos. Un proyecto que no cumpla estas condiciones será considerado como atrasado. Proyectos institucionales: Proyectos cuyos objetivos responden a la misión de la entidad o institución que los genera, pero que no están incluidos en algún programa nacional, ramal o territorial, y que no constituyen proyectos no asociados a programas. Si corresponden a unidades de subordinación nacional o a EnCITS de subordinación directa deben ser aprobados por la Dirección Nacional de Ciencia y Técnica del MINSAP a solicitud del Director de la unidad. Si corresponden a unidades de subordinación provincial o a EnCITS de subordinación directa al Centro de Educación Médica Superior (CEMS) deben ser aprobados por la Vicerrectoría o Vicedecanato de Investigaciones del CEMS oído el parecer del área correspondiente de la Dirección Provincial de Salud. Si corresponden a unidades de subordinación municipal deben ser aprobados por la Vicedirección de Docencia e Investigaciones de la Sede Universitaria Municipal oído el parecer del área correspondiente de la Dirección Municipal de Salud. Proyectos No Asociados a Programa: Proyectos cuyos objetivos no se corresponden con los objetivos de los programas aprobados, pero que responden en el caso de las prioridades ramales de la Salud a las establecidas por el MINSAP, o a las prioridades ramales que surgen en un momento dado. Son aprobados al nivel del sistema que corresponden, pero el CITMA debe ser informado de su inclusión y estado de ejecución. Secretario de Programa: Especialista de la entidad que gestiona el programa, con experiencia en algunas de las áreas que abarca el mismo, y con capacidad de

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dirección. Designado por la entidad que gestiona el programa para conducir éste junto con el Jefe de Programa, y garantizar la ejecución de los proyectos que cumplimentan los objetivos aprobados para el Programa. Sistema de programas y proyectos: Forma organizativa a través de la cual se integran actores y recursos para las investigaciones, los desarrollos tecnológicos e innovaciones, conforme a las prioridades establecidas y al cierre de ciclo necesario, para lograr el impacto esperado en el desarrollo sostenible de la Sociedad Cubana. El mismo permite la planificación, el financiamiento, la ejecución y el control de las prioridades, a través de los Programas Nacionales, Ramales y Territoriales de Ciencia e Innovación, así como de los Proyectos No Asociados a Programas, los Proyectos Institucionales e Internacionales. 3.0. CONTROL DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente y el MINSAP en sus correspondientes instancias, son responsables de controlar la implantación y el adecuado cumplimiento de los procedimientos contenidos en el presente Manual.

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Procedimiento 01

ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS

1.0. Propósito Definir la responsabilidad, autoridad y funciones de las diferentes unidades estructurales del Sistema de Programas y Proyectos 2.0. Responsabilidad y autoridad La responsabilidad y autoridad de las diferentes unidades estructurales que participan en la organización, diseño, planificación, financiamiento, ejecución y control de los programas y proyectos se enuncian en el punto 3.0 del presente procedimiento. En los procedimientos restantes se detallan estas responsabilidades de acuerdo con el proceso específico de que se trate. 3.0. Descripción de actividades 3.1. Estructura organizativa: 3.1.1. El Sistema de Programas y Proyectos de Ciencia e Innovación se estructura con los factores siguientes:

a) El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente como organismo rector de toda la actividad de Ciencia e Innovación.

b) Los niveles de dirección del Sistema. c) Las entidades que gestionan programas y proyectos. d) Las entidades que financian programas y proyectos. e) Los equipos de dirección de los programas. f) Las entidades ejecutoras de los proyectos. g) Los jefes de proyecto. h) Los clientes, usuarios y beneficiarios.

3.2. Aprobación de la entidad que gestiona un Programa o un proyecto y designación del Equipo de Dirección del Programa y del Jefe de Proyecto en el Ministerio de Salud Pública: 3.2.1. La entidad que gestiona el Programa, o el Proyecto No Asociado a Programa, se designa por Resolución del Ministro de Salud Pública a propuestas de la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, una vez acreditada su capacidad para garantizar el adecuado funcionamiento del programa o el proyecto que gestionará.

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3.2.2. El Jefe de Programa, el Secretario y el Grupo de Expertos del Programa se designan por Resolución del Ministro de Salud Pública a propuestas de la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP antes de la Convocatoria Inicial a la presentación de proyectos, previa consulta con las instituciones en las que laboran los designados, las cuales deben garantizar la participación de éstos en las actividades. 3.2.3. El Jefe de Proyecto se designa por Resolución del Director de la Entidad Ejecutora Principal una vez que sea aprobado el mismo. Si por fuerza mayor es necesario cambiar al Jefe de Proyecto, se hará una nueva Resolución y se enviará copia de la misma a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP. 3.2.4. Las autoridades que designan a los Jefes de Programas, Secretarios, Grupos de Expertos y Jefes de Proyecto son las facultadas para su revocación en el ejercicio de tales funciones, cuando se estime procedente. La nueva designación deberá ser informada a quienes corresponda. 3.3. Estructura funcional: 3.3.1. El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, como rector de la actividad de Ciencia e Innovación Tecnológica, tiene las siguientes responsabilidades:

a) Identifica y propone las prioridades nacionales para la Ciencia y la Innovación y aprueba las prioridades de los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado y de los territorios.

b) Aprueba los Programas Nacionales, Ramales y Territoriales y los Proyectos No Asociados a Programas.

c) Revisa y aprueba el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica de los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado y de los territorios.

d) Consolida el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica del país y propone a la Asamblea Nacional del Poder Popular, en colaboración con el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) y el Ministerio de Economía y Planificación (MEP), el presupuesto para la ejecución de los programas y proyectos que forman parte del Plan Nacional de Ciencia e Innovación.

e) Garantiza y controla que se asignen los recursos financieros necesarios para la implementación de los programas y proyectos a partir del presupuesto aprobado para la Ciencia y la Innovación. De ser necesario, solicita al MFP y al MEP la ampliación del presupuesto para nuevas e imprescindibles demandas de investigación e innovación no previstas en el plan.

f) Controla el funcionamiento de todo el Sistema de Programas y Proyectos.

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3.3.2. La Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública como nivel de dirección principal del Sistema de Salud, además de lo establecido en los puntos 3.2.1, 3.2.2 y 3.2.4, tiene las siguientes responsabilidades:

a) Orienta y evalúa el diseño de los programas y lo presenta al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para su aprobación.

b) Consolida y elabora el Plan Nacional de Ciencia e Innovación, a partir de los programas y proyectos que gestionan y la información que tributan las entidades que se les subordinan.

c) Controla la ejecución del Plan aprobado de Ciencia e Innovación a su nivel y el de las instituciones que se le subordinan. De ser necesario, solicita al CITMA la ampliación del presupuesto para nuevas e imprescindibles demandas no previstas en el plan.

d) Firman los contratos con las Entidades Ejecutoras Principales de los proyectos.

e) Facilita, de ser necesario, la tramitación de recursos financieros en moneda libremente convertible otorgados por entidades u organismos interesados en la ejecución de proyectos específicos.

f) Controla la ejecución de los programas y los proyectos que gestiona. g) Efectúa la compatibilización con los intereses de la Defensa de los

Programas y de los Proyectos Ramales de las entidades que se le subordinan que así se requieran.

h) Evalúa el Informe anual de resultados de los Programas y Proyectos Ramales e informa al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

i) Promueve que se ejecuten las acciones necesarias para la protección legal de los resultados en las diferentes modalidades de la propiedad intelectual y de conformidad con las legislaciones vigentes en Cuba y en el extranjero.

j) Ejecuta acciones para la introducción, extensión y generalización de los resultados de los programas y proyectos que dirige.

k) Evalúa el impacto de los programas luego de introducidos sus resultados. 3.3.3. Las Vicerrectorías y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS y las

Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales (SUM) como niveles de dirección del sistema en Salud, tienen las siguientes responsabilidades:

a) Consolidan y elaboran el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica a su nivel, a partir de los programas y proyectos que gestionan y la información que tributan las entidades que se les subordinan.

b) Controlan la ejecución del Plan aprobado de Ciencia e Innovación a su nivel y el de las instituciones que se le subordinan. De ser necesario, solicitan al CITMA, por las vías establecidas, la ampliación del presupuesto para nuevas e imprescindibles demandas no previstas en el plan.

c) Solicitan, de ser necesario, la tramitación de recursos financieros en moneda libremente convertible otorgados por entidades u organismos interesados en la ejecución de proyectos específicos.

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d) Controlan la ejecución de los proyectos que gestionan. e) Efectúan la compatibilización con los intereses de la Defensa de los

Proyectos Institucionales de las entidades que se le subordinan que así se requieran.

f) Evalúan el Informe anual de los resultados de los proyectos e informan a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública.

g) Promueven que se ejecuten las acciones necesarias para la protección legal de los resultados en las diferentes modalidades de la propiedad intelectual y de conformidad con las legislaciones vigentes en Cuba y en el extranjero.

h) Ejecutan acciones para la introducción, extensión y generalización de los resultados de los proyectos que dirigen.

i) Evalúan el impacto de los proyectos luego de introducidos sus resultados. 3.3.4. Las entidades que gestionan los programas tienen las siguientes responsabilidades:

a) Dirigen y orientan los procesos de convocatoria, evaluación, selección y conciliación de los proyectos a incorporar a los programas, de conjunto con el equipo de dirección de los Programas.

b) Organizan y tramitan, a través de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública, la compatibilización de los programas con los intereses de la defensa.

c) Proponen a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública los Grupos de Expertos de los Programas que gestionan.

d) Proponen a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública, la carpeta anual de proyectos a integrar los programas y los proyectos no asociados a programa.

e) Elaboran los presupuestos de los programas y supervisan su ejecución. f) Controlan el cumplimiento de las obligaciones que asumen las entidades

ejecutoras de los proyectos y los clientes. g) Custodian el Expediente de Programa. h) Informan periódicamente a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio

de Salud Pública acerca del estado de ejecución de los programas y proyectos que gestionan y sus resultados.

i) Certifican los resultados y proyectos. j) Notifican a las entidades que financian y a las entidades ejecutoras, cuando

existan irregularidades que conlleven a la suspensión del financiamiento de los proyectos.

3.3.5. Las entidades que gestionan los proyectos tienen las siguientes responsabilidades:

a) Participan de los procesos de convocatoria y conciliación de los Proyectos Ramales, de conjunto con sus Consejos Científicos, Comités de Ética de la Investigación en Salud y el equipo de dirección de los Programas.

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b) Controlan la existencia de un 2º Jefe en cada Proyecto para garantizar la continuidad al mismo ante la ausencia del autor principal y así evitar su cancelación.

c) Organizan y tramitan la compatibilización de sus proyectos con los intereses de la defensa.

d) Proponen a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública su carpeta anual de proyectos ramales e institucionales y los proyectos no asociados a programas ramales.

e) Firman los contratos de los proyectos ramales y proyectos no asociados a programas ramales con la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública.

f) Elaboran los presupuestos de sus proyectos y supervisan su ejecución. g) Controlan el cumplimiento de las obligaciones contraídas como Entidades

Ejecutoras Principales de los Proyectos y los clientes. h) Informan semestralmente a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio

de Salud Pública acerca del estado de ejecución de los proyectos que gestionan y sus resultados.

i) Certifican los resultados y proyectos. j) Notifican a las entidades que financian y a las entidades ejecutoras, cuando

existan irregularidades que conlleven a la suspensión del financiamiento de los proyectos.

3.3.6. Las entidades que financian programas y proyectos (Oficinas Municipales de Administración Tributaria, Direcciones que atienden la Ciencia y la Innovación en los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado, Delegaciones Territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, y otras) tienen las siguientes responsabilidades:

a) Garantizar el financiamiento a los programas y proyectos una vez aprobado el presupuesto.

b) Suspender el financiamiento a los proyectos, cuando reciban la solicitud por parte de las entidades que gestionan programas y proyectos.

3.3.7. El Equipo de Dirección del Programa en el Ministerio de Salud Pública tiene las responsabilidades siguientes:

a) Participa en la convocatoria del programa. b) Selecciona los proyectos a integrar la carpeta del programa, a partir de la

evaluación realizada por expertos. c) Controla y evalúa la ejecución de los proyectos, en particular la calidad,

novedad y pertinencia de los resultados y la utilización del financiamiento otorgado a los proyectos, tanto en moneda libremente convertible como en moneda nacional, designando equipos de inspectores que visitan las entidades ejecutoras principales bajo la dirección de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública.

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d) Controla la existencia de un 2º Jefe en cada Proyecto para garantizar la continuidad al mismo ante la ausencia del autor principal y así evitar su cancelación.

e) Determina la detención, cancelación o modificación de los proyectos. f) Propone vías y métodos para la introducción, extensión y generalización de

los resultados y las soluciones alcanzadas. g) Vela porque la información inherente a resultados con posible valor

comercial sea tratada con la precaución y la protección que exige la legislación vigente.

h) Elabora los informes sobre la ejecución del programa. 3.3.8. El Jefe de Programa en el Ministerio de Salud Pública, además de sus

responsabilidades como integrante del Equipo de Dirección del Programa, tiene las siguientes:

a) Garantiza la coherencia de los proyectos que conforman el programa, así como la estrategia a seguir para el cumplimiento de sus objetivos y su correspondencia con las prioridades identificadas en las Proyecciones de la Salud Pública Cubana hasta el 2015.

b) Evalúa la calidad y completamiento del Expediente Único de Programa. c) Garantiza el ejercicio del libre debate, cuidando el rigor científico, en todas

las actividades que realiza el Equipo de Dirección del Programa. d) Garantiza, apoyado por el Grupo de Expertos, propuestas de proyectos de

innovación o acciones de generalización, que contribuyan a la introducción exitosa de los resultados del Programa que dirige.

e) Recomienda las prioridades para la formación de los recursos humanos, las nuevas investigaciones y la colaboración internacional, así como las acciones necesarias para su materialización.

3.3.9. El Secretario de Programa en el Ministerio de Salud Pública, además de sus responsabilidades como integrante del Equipo de Dirección del Programa, tiene las siguientes:

a) Organiza las reuniones del Equipo de Dirección del Programa. b) Garantiza el cumplimiento de las disposiciones establecidas para la

selección, ejecución y control de los programas y proyectos. c) Garantiza la integración de los resultados, apoyado por el Grupo de

Expertos. d) Mantiene actualizado el Sistema de Información establecido para los

Programas. e) Informa oficialmente a los centros de los dictámenes de aprobación de los

proyectos y convoca a la conciliación de los mismos. f) Orienta la elaboración del contrato del proyecto y lo revisa de conjunto con

el especialista económico y el asesor jurídico. g) Informa por escrito a los ejecutores la opinión del Grupo de Expertos sobre

los resultados y el informe final del proyecto.

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h) Informa oficialmente a los centros el estado de ejecución de los proyectos y de las irregularidades que conlleven a la suspensión parcial o total del financiamiento.

i) Vela por la gestión de los Jefes de Proyectos. j) Organiza, revisa y controla la documentación e información del Programa.

Custodia el Expediente Único de Programa. k) Propone al Financista la suspensión de los pagos previstos, cuando las

entidades ejecutoras no cumplan con las obligaciones contraídas para la ejecución de los proyectos.

l) Identifica y promueve las acciones de coordinación que requieran la ejecución de los programas y da solución a las dificultades que se presenten.

m) Selecciona, en coordinación con el Jefe de Programa, los evaluadores de los resultados y del informe final de los proyectos, así como de los resultados obtenidos por los equipos de inspectores del Programa que visitan las entidades ejecutoras principales bajo la dirección de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública.

3.3.10. La Entidad Ejecutora Principal de un Proyecto en el Ministerio de Salud Pública tiene las siguientes responsabilidades:

a) Elabora y presenta, una vez aprobado por su Consejo Científico y por su Comité de Ética de la Investigación en Salud, la propuesta de Proyecto en los plazos establecidos en las convocatorias de los programas.

b) Controla la existencia de un 2º Jefe en cada Proyecto para garantizar la continuidad al mismo ante la ausencia del autor principal y así evitar su cancelación.

c) Concilia el proyecto aprobado y elabora, presenta y firma el contrato. d) Cumple lo establecido para la compatibilización con la Defensa. e) Incluye en el Plan Anual de Ciencia e Innovación el financiamiento para la

ejecución de todo tipo de proyecto aprobado, incluido los institucionales, tanto en moneda nacional como en moneda libremente convertible.

f) Informa a las entidades participantes en los proyectos el financiamiento que les corresponde, para que éstas lo incluyan en su Presupuesto y en el Plan Anual de Ciencia e Innovación.

g) Eleva y concilia el Plan con la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública. Reajusta el plan al presupuesto aprobado para el año en curso.

h) Abre un centro de costo para cada proyecto aprobado y registra en el mismo los gastos asociados con su ejecución, controlando la utilización del financiamiento otorgado, tanto en moneda libremente convertible como en moneda nacional. En el caso de las Unidades Municipales de Salud, las Sedes Universitarias Municipales asumirán esta función.

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i) Establece los mecanismos de control para el cumplimiento de los compromisos establecidos entre las instituciones participantes en el proyecto y realiza las subcontrataciones necesarias.

j) Efectúa el pago por participación en proyectos en los casos en los que la Ley lo establece.

k) Certifica las actividades de los proyectos y envía a las entidades que gestionan programas, y a quien se subordinan, los informes establecidos.

l) Evalúa y certifica por medio de su Consejo Científico la calidad de las salidas y resultados de los proyectos.

m) Custodia el Expediente Único de Proyecto. n) Evalúa la gestión del Jefe del Proyecto y del equipo que lo conforma. o) Analiza y define la estrategia de protección legal de los resultados que

puedan tener valor comercial. Establece, en los casos en que proceda, Acuerdos de Confidencialidad sobre las informaciones, datos y conocimientos que sean importantes con todas las instancias que puedan tener acceso a estas informaciones.

p) Propone acciones para la introducción, extensión y generalización de los resultados, según estudios de factibilidad técnico económica realizados.

3.3.11. El Jefe de Proyecto en el Ministerio de Salud Pública tiene las responsabilidades siguientes:

a) Garantiza el cumplimiento de los objetivos del proyecto. b) Prevé la existencia de un 2º Jefe en su Proyecto para garantizar la

continuidad al mismo ante su ausencia prolongada y así evitar su cancelación.

c) Coordina el trabajo de los participantes en el proyecto y controla el cumplimiento de las etapas.

d) Garantiza la máxima calidad científico-técnica y rigor de los resultados del proyecto y propone el grado de protección legal que éstos requieren.

e) Presenta los resultados, los informes de etapa e informe final del proyecto en el Órgano Científico de la Entidad Ejecutora Principal, Comité de Ética de la Investigación y en el Grupo de Expertos.

f) Responde por la elaboración de los informes de etapa y del informe final del proyecto.

g) Brinda las informaciones establecidas en el cronograma de ejecución del proyecto o cuantas otras le sean requeridas por las autoridades facultadas para ello.

h) Elabora, ajusta y controla la utilización de los recursos asignados tanto en moneda libremente convertible como en moneda nacional, de conjunto con el área económica de la Entidad Ejecutora Principal del Proyecto.

i) Conforma y mantiene actualizado el Expediente Único del Proyecto.

3.3.12. El cliente de los proyectos está obligado a cumplir los compromisos contractuales que adquiere con la firma del contrato.

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4.0. Documentación útil para la ejecución del procedimiento a) Ley Nº 41 de la Salud Pública de 13 de julio de 1983 de la Asamblea Nacional

del Poder Popular. b) Reglamento de la Ley de la Salud Pública del Consejo de Ministros, 1988. c) Decreto – Ley Nº 190 de 28 de enero de 1999 del Consejo de Estado sobre

La Seguridad Biológica. d) Instrucción VADI Nº 4/2000 del MINSAP: Establece las normas éticas

establecidas para las investigaciones básicas, clínicas y sociales en el SNS. e) Resolución Nº 110/2004 del MINSAP: Establece nuevas disposiciones con la

finalidad de controlar la actividad de investigación científica, así como la innovación y los servicios científico-técnicos de alto valor agregado que se practiquen en el Sistema Nacional de Salud.

f) Resolución Nº 132/2004 del MINSAP: Establece la necesidad de adoptar medidas dirigidas a controlar el movimiento transfronterizo de las muestras de material biológico.

g) Resolución Conjunta CITMA-MINSAP/2002: Establece disposiciones especiales que regulan los proyectos de investigación relacionados con el genoma humano y con el movimiento transfronterizo de muestras de material biológico.

h) Resolución Nº 219/2007 del MINSAP: Establece las normas éticas para la protección de la información genética de ciudadanos cubanos que participan en investigaciones.

i) Indicaciones VADI Nº 40/2004 del MINSAP: Establece que toda investigación o estudio relacionados tanto con el tema Genética Médica como todas las investigaciones o estudios en cualquier temática a desarrollarse con población infantil o adolescentes matriculados en instituciones del MINED deberán ser presentadas en forma de proyecto científico-técnico; y la aprobación inicial de los Proyectos de Genética Médica por el Centro Provincial de Genética Médica.

j) Indicaciones VADI Nº 30/2007 del MINSAP: Establece la Reunión de la Comisión Nacional de Jefes de Programas Ramales Científico – Técnicos del MINSAP.

k) Indicaciones VADI Nº 31/2007 del MINSAP: Establece la Reunión de la Comisión Nacional para Proyectos de Investigación con Colaboración Internacional relacionados con la Genética Médica y el Movimiento Transfronterizo de Muestras de Material Biológico del Ministerio de Salud Pública.

l) Indicaciones VADI Nº 77/2007 del MINSAP: Establece la actualización llevada a cabo en los Programas Ramales Científico Técnicos de la Salud y tras su ajuste a las nuevas Proyecciones de la Salud Pública Cubana hasta el 2015 designar sus respectivos Centros Rectores, Jefes, Secretarios y Expertos.

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Procedimiento 02

DISEÑO, APROBACIÓN, CONVOCATORIA Y CONFORMACIÓN DE LA CARPETA DE PROYECTOS DE UN PROGRAMA

1.0. Propósito Garantizar una eficiente definición, diseño, aprobación y convocatoria de un programa así como la selección y contratación de los proyectos que lo conforman. 2.0. Responsabilidad y autoridad 2.1. Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.1., inciso b). 2.2. Dirección de Ciencia y Técnica en el Ministerio de Salud Pública: Es el Nivel de Dirección Principal del Sistema y, como tal, responsable máximo del proceso en el SNS. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.2., incisos a), b) y g). 2.3. Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS y Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales (SUM): Constituyen también Niveles de Dirección del Sistema y, como tales, responsables máximos del proceso en los niveles provincial y municipal del SNS. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.3., incisos a) y e). 2.4. Entidad que gestiona el programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.4. , incisos a), b), c), d) y g). 2.5. Entidad que gestiona el proyecto: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.5. , incisos a), b), c) y d). 2.6. Equipo de Dirección del Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.7., incisos a), b) y d).

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2.7. Jefe de Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.8., incisos a), b), c), d) y e). 2.8. Secretario de Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.9., incisos a), b), e) y j). 2.9. Entidad ejecutora de proyectos: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.10., incisos a), b). d) y m). 2.10. Jefe de Proyecto: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.9., incisos a), b) e i). 3.0. Descripción de actividades 3.1. Definición, diseño y aprobación de un nuevo programa o de un proyecto no asociado a programa: 3.1.1. La definición y diseño de un programa es responsabilidad del máximo nivel del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para los programas nacionales, de las direcciones que responden por la ciencia y la innovación en los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado para los programas ramales y de las delegaciones territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para los programas territoriales, acorde a las prioridades definidas y aprobadas para la ciencia y la innovación en cada nivel. 3.1.2. En el diseño de los programas participan investigadores, profesores, expertos, consejos técnicos asesores, entidades de la producción, funcionarios, autoridades del sector, posibles clientes, usuarios y beneficiarios de los resultados, polos científicos, entre otros. 3.1.3. Para el diseño de los programas se emplea la Ficha de Programa, la cual contiene, al menos, los elementos siguientes:

a) Denominación: Nombre del programa, en forma breve y precisa. b) Fundamentación: Problemas principales que originan la propuesta del

programa. c) Objetivo general: Objetivo estratégico al cual contribuye el programa de

manera significativa luego de concluidas sus acciones y aplicados sus resultados, considerado de forma concreta, mediante la cuantificación estimada del cambio que se espera producir en el ámbito científico, económico, político, social, tecnológico, ambiental u otro que se considere.

d) Objetivo Específico: Meta a alcanzar que contribuya a la solución integral de los problemas planteados.

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e) Principales resultados: Identificación clara de los principales resultados a obtener. Grado de novedad que se espera de estos.

f) Potencial humano y de infraestructura: Caracterización y cuantificación estimada de los recursos humanos y de las entidades que se requieren para la ejecución del programa.

g) Presupuesto aproximado: Estimado global de gastos, en moneda nacional y en divisas. (Nota: En caso de programas complejos, cuyo presupuesto global sea complicado estimar, debe reflejarse la cifra aproximada del presupuesto para el primer año de ejecución).

h) Propuesta del Jefe, 2º Jefe y Secretario del programa i) Propuesta de la entidad que gestionará el programa j) Plazo de ejecución k) Proyectos: Tipos de proyectos que se prevé ejecutar en el programa

(Básicos, desarrollo tecnológico, innovación, capacitación y extensión, y de servicios científicos o técnicos).

l) Otros: Información sobre aspectos específicos del programa que se considere procedente dar a conocer.

3.1.4. Las propuestas de nuevos programas se presentan al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, luego de compatibilizadas con los intereses de la Defensa. Esta propuesta se hace por el primer nivel de dirección del Organismo de la Administración Central del Estado. 3.1.5. Los Proyectos No Asociados a Programa se definen y encargan directamente a las entidades ejecutoras por quien es designado de gestionar esta prioridad, al nivel nacional, ramal o territorial. 3.2. Convocatoria: 3.2.1. Se realiza una vez aprobado el Programa y designado el Equipo de Dirección. 3.2.2. Según la categoría del programa, en la Convocatoria participan las direcciones del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente que correspondan, direcciones que responden por la Ciencia y la Innovación en los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado, delegaciones territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, el Consejo Superior de Ciencias Sociales, Consejos Provinciales de Ciencias Sociales, Consejos Técnicos Asesores, el Equipo de Dirección del Programa que se convoca, entidades de ciencia e innovación tecnológica, centros de educación superior y entidades del sector productivo y de servicio, con capacidad para dar solución a los problemas y demandas planteados.

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3.2.3. La convocatoria del Programa se efectúa en el primer trimestre del año anterior al inicio de la ejecución de los proyectos. Una vez iniciado el programa se realizan tantas convocatorias y encargos de proyectos como se considere, hasta satisfacer los objetivos del programa. Estas nuevas convocatorias se efectúan habitualmente en el mes de enero, pero en el Ministerio de Salud Pública pueden convocarse en el mes de noviembre anterior y cerrarse en febrero. En el MINSAP, los proyectos ramales presentados por encargo, aprobados y debidamente compatibilizados con los intereses de la Defensa, se presentan en cualquier momento del año. 3.2.4. La convocatoria da a conocer la Ficha de Programa, requisitos, plazos, cronograma, lugar y la documentación requerida para la presentación de las propuestas de proyecto. 3.3. Conformación de la carpeta de proyectos del programa: 3.3.1. Presentación de proyectos 3.3.1.1. Las entidades con capacidad para ejecutar actividades de investigación científica y desarrollo tecnológico, interfase, servicios científico-técnicos y actividades de innovación están en la obligación de responder a la convocatoria de los programas, así como a los encargos de proyectos que les sean encomendados por las entidades que gestionan programas y proyectos. 3.3.1.2. Los proyectos internacionales, aprobados por la instancia correspondiente y debidamente compatibilizados con los intereses de la Defensa, se presentan a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP en cualquier momento del año para su inclusión en el Sistema de Programas y Proyectos. En tales casos, el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (a instancias del MINSAP para los proyectos ramales y de la delegación provincial del CITMA para los territoriales) solicita al Ministerio de Finanzas y Precios los fondos financieros para dichos proyectos, siempre que estos no hayan sido incorporados previamente al Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica. Todo proyecto internacional debe estar respaldado por un Proyecto Territorial, Ramal o Nacional del Sistema de Programas y Proyectos. 3.3.1.3. La presentación de los proyectos se realiza según el Formato de Proyecto (Anexo 1) Se entregan 3 ejemplares en copia dura y un ejemplar en versión electrónica, bien identificado su título electrónico en el disquete o CD. 3.3.1.4. El presupuesto global del proyecto, que forma parte del Formato de Proyecto, se elabora por el Jefe de Proyecto de conjunto con el área económica de la Entidad Ejecutora Principal.

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3.3.2. Evaluación, compatibilización, conciliación y aprobación de proyectos ramales y de otras instancias: 3.3.2.1. Las entidades que gestionan programas y proyectos ramales son las máximas responsables de este proceso, según lo establecido en este procedimiento acápites 2.4. y 2.5. En la evaluación y compatibilización de los proyectos ramales participan la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, el Equipo de Dirección del Programa, la Dirección de Relaciones Internacionales para el caso de los proyectos internacionales, el Centro de Inspección y Control Ambiental, el MINFAR y la Defensa Civil. 3.3.2.2. Evaluados y compatibilizados los proyectos ramales, la entidad que gestiona el programa y la entidad ejecutora principal llevan a cabo la conciliación. Se concilian los proyectos nuevos que han sido evaluados y compatibilizados satisfactoriamente con los intereses de la Defensa, así como los proyectos de continuidad, para ajustar sus planes de ejecución. El proceso de conciliación de todos los proyectos culmina en el mes de mayo. En el proceso de conciliación participan la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, la entidad que gestiona el programa y las entidades que ejecutan los proyectos (área científica, área económica y Jefe de Proyecto). 3.3.2.3. La aprobación de los proyectos ramales se efectúa, mediante dictamen, por la entidad que gestiona el programa con fecha tope del mes de junio. Su objetivo fundamental es definir los proyectos que deben ser incluidos en el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica. 3.3.2.4. Los procesos descritos en los tres incisos del acápite 3.3.2. deben ser cumplidos en el caso de los proyectos territoriales e institucionales adecuando las instancias e instituciones participantes a las propias del territorio. 3.3.3. Contratación de proyectos ramales y de otras instancias: 3.3.3.1. La contratación de nuevos proyectos ramales comienza una vez aprobados éstos por las instancias correspondientes y de haberse incluido en el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica (Ver procedimiento 03), lo cual debe concluir en el mes de diciembre del año anterior al inicio de la ejecución del proyecto. El contrato se concerta entre el ejecutor principal, la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP y los clientes de los proyectos, y además entre el ejecutor principal y las otras entidades participantes en el proyecto. 3.3.3.2. Los asesores jurídicos de las entidades son los encargados de elaborar el contrato, garantizando que responda a los requerimientos del proyecto. De igual manera deben controlar periódicamente su cumplimiento.

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3.3.3.3. El contrato contiene las cláusulas obligatorias siguientes: a) Identificación de las partes b) Objeto del contrato c) Obligaciones de las partes d) Condiciones generales e) Firma del contrato

3.3.3.4. El proyecto aprobado y el dictamen que refrenda su aprobación se anexan al contrato. 3.3.3.5. La contratación debe realizarse teniendo en cuenta las indicaciones generales para la elaboración de contratos. (Anexo 2). 3.3.3.6. El cumplimiento de los contratos es objeto de control por los niveles de dirección del Sistema de Programas y Proyectos y por las entidades que gestionan programas y proyectos. 3.3.3.7. Los procesos descritos en los seis incisos del acápite 3.3.3. deben ser cumplidos en el caso de los proyectos territoriales e institucionales adecuando las instancias e instituciones participantes a las propias del territorio. 3.3.4. Conformación y actualización de la carpeta de programa: 3.3.4.1. Una vez aprobado el presupuesto para la ciencia y la innovación por parte de la Asamblea Nacional del Poder Popular, la máxima dirección del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente informa a sus delegaciones territoriales, a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP y a las entidades que gestionan programas, el presupuesto para cada programa aprobado para el año en curso. Esta información se lleva a cabo a partir del 10 de enero. 3.3.4.2. Una vez informado el presupuesto aprobado, las entidades que gestionan programas y proyectos (Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS y Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales) deben modificar, si fuera necesario, el Plan antes del 15 de febrero, efectuando los debidos ajustes presupuestarios a los proyectos y a los contratos, conformándose así la carpeta actualizada del programa y avisando de estas modificaciones a los Jefes de Programas Ramales.

4.0. Documentación útil para la ejecución del procedimiento a) Decreto Ley Nº 262/1999 “Reglamento para la compatibilización del

desarrollo económico social del país con los intereses de la Defensa de fecha 14 de mayo de 1999.

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b) Los documentos sobre las prioridades de la investigación científica y el desarrollo tecnológico para el trienio.

c) Las bases de datos del Sistema de Programas y Proyectos. d) Resolución conjunta CITMA- Ministerio de Finanzas y Precios Nº 1/1996:

Pone en vigor las normas para el financiamiento del Sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica.

e) Resolución Nº 4/1998 de la Agencia de Ciencia y Tecnología del CITMA: Reglamenta la firma de los contratos de los Programas Nacionales Científico Técnicos y de los Proyectos no Asociables a programas, de prioridad nacional.

f) Resolución conjunta Nº 1/2005 del Ministerio de Economía y Planificación y el Ministerio de Finanzas y Precios.

g) Resolución Nº 2253/2005 del Ministerio de Economía y Planificación “Indicaciones para la contratación económica”

h) Resolución Nº 91/2006 del Ministerio de Finanzas y Precios. i) Resolución Nº 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios: Establece las

Definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas.

j) Resolución Nº 54/1997 del Ministerio de Finanzas y Precios: Dispone que los centros que realicen actividades de Investigación-Desarrollo e Innovación Tecnológica utilicen un coeficiente de gastos indirectos, a fin de considerar aquellos gastos indirectos en que incurre el centro, en la formación de los precios y tarifas propios de la actividad científico-técnica y como tal formará parte de las actas de precios que se confeccionen.

k) Norma Complementaria Nº 27 del Sistema Presupuestario del Decreto – Ley Nº 192 de la Administración Financiera del Estado, del Ministerio de Finanzas y Precios, que pone en vigor los clasificadores por objetos de gastos y por grupos presupuestarios del Presupuesto del Estado y los Sectores y Ramas de la Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

l) Resolución Nº 265/1996 del Ministerio de Economía y Planificación: Establece con carácter provisional, la Proforma de Contrato Multilateral de Investigación-Desarrollo e Innovación Tecnológica.

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Anexo 1 Formato de Proyecto

TÍTULO DEL PROGRAMA

TÍTULO DEL PROYECTO

ENTIDAD EJECUTORA PRINCIPAL Director: Dirección: Teléfono: Fax E-mail Firma Director ENTIDAD PARTICIPANTE (incluyendo entidades productoras de bienes y servicios (Se incluirán tantas como entidades participantes existan) Dirección: Teléfono: Fax E-mail Nombre y Firma Director JEFE DEL PROYECTO (Nombre y apellidos) Entidad: Teléfono: Fax Email 2º JEFE DEL PROYECTO (Nombre y apellidos) Entidad: Teléfono: Fax Email USUARIOS o CLIENTES (Se incluirán tantos como sean necesarios) Dirección: Teléfono: Fax E-mail Nombre y Firma Director DURACIÓN Fecha de Inicio __________________ Fecha Terminación_________________ AVAL DEL CONSEJO CIENTÍFICO QUE ATIENDE LA ACTIVIDAD PROBLEMA A RESOLVER. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN (Incluye la hipótesis o pregunta de investigación, novedad científica, acotación de

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la bibliografía. Principales resultados científicos, económicos y/o sociales a obtener) OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS METODOLOGÍA A UTILIZAR PARA ENFRENTAR EL PROBLEMA. (Clasificación de la investigación, aspectos generales del estudio, universo de estudio, métodos de obtención de información, variables y operacionalización, métodos de procesamiento y análisis, aspectos éticos) RESULTADOS Y PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES

Resultados Planificados

Entidades Participan-

tes

Actividades Principales

Ini-cio

Tér-mino

Indicado-res

verifica-bles

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RECURSOS HUMANOS PRINCIPALES NOMBRE Y APELLIDOS

Marcar si es Jefe de

Resultado

Grado Científico

Categoría científica, docente o

tecnológica

Entidad % de participa-

ción

Experiencia del Jefe del proyecto relacionada con el objetivo principal del proyecto (No más de 200 palabras) RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA DISPONIBLE POR LAS ENTIDADES PARA EJECUTAR EL PROYECTO

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(Las entidades autofinanciadas incluyen Know-how y ganancia)

Modelo Presupuesto Global del Proyecto (UM: miles de pesos y un decimal)

Año Año Año Año Total MT CUC MT CUC MT CUC MT CUC Salario Salario complementario (9,09 % del salario total anual)

Otras retribuciones Subtotal 1

Seg. Social (hasta 14% del total de los salarios)

25% de impuestos por la utilización de la fuerza de trabajo

Recursos materiales Subcontrataciones Otros recursos

Subtotal 2 Total Gastos

Corrientes Directos

Gastos de Capital Total Gastos

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL MODELO PRESUPUESTO GLOBAL DEL PROYECTO Presupuesto del proyecto en Moneda Total (MT): Incluye los gastos previstos en moneda nacional y los pagos del contravalor y aranceles de los gastos correspondientes en CUC. Presupuesto en CUC: Incluye sólo los gastos previstos en CUC. Salarios: Presupuesto de salarios del personal vinculado directamente al proyecto, de acuerdo con su porciento de participación. La cifra anual comprende solamente 11 meses pues el mes de vacaciones está considerado en el 9,09% del salario anual. Salario complementario: Presupuesto correspondiente a las vacaciones del personal directamente vinculado al proyecto. Corresponde al 9,09% de la cifra que aparece en la fila salarios.

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Otras retribuciones. Presupuesto de otros gastos correspondientes a cualquier otro pago al personal directamente vinculado al proyecto y que no constituye salario. Subtotal 1: Cifra que incluye la suma de las 3 primeras filas anteriores: salario, salario complementario y otras retribuciones Seguridad social: 14% de la cifra subtotal que incluye salarios, salario complementario y otras retribuciones. 25% de impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo: 25% de la cifra subtotal que incluye salarios, salario complementario y otras retribuciones. Recursos materiales: Presupuesto vinculado a los gastos previstos para la adquisición de los recursos materiales necesarios para la ejecución del proyecto. Subcontrataciones: Presupuesto para el pago de los servicios o actividades que la Entidad Ejecutora Principal prevé contratar para la ejecución del proyecto. Servicio o actividad que se pagará previa presentación de factura. Otros recursos: Presupuesto para todo tipo de recursos y actividades que requieran financiamiento, tales como: investigación del estado de la técnica, vigilancia tecnológica, protección legal de los resultados, aseguramiento de la calidad, gestión ambiental, formación de recursos humanos, publicación de documentos, viajes y dietas, pago de licencias, gastos de celebración o de participación en de eventos, entre otros. Subtotal 2: Se calcula sumando las cifras de las filas de los acápites: Seguridad Social, 25% de impuestos por la utilización de la fuerza de trabajo, recursos materiales, subcontrataciones y otros recursos. Total de gastos corrientes directos: Se calcula sumando los subtotales de las filas Subtotal 1 + Subtotal 2. Gastos de capital: Presupuesto para los gastos correspondientes a inversiones materiales o compra de activos fijos (equipos y otros) necesarios para el proyecto. Deben estar en correspondencia con el plan de inversiones de la entidad y tienen que cumplimentar los aspectos relacionados con la Resolución 91/2006 del Ministerio de Finanzas y Precios. Se debe aportar además: 1. Interés y compromisos de clientes o usuarios durante la ejecución e introducción del proyecto. 2. Estudio de prefactibilidad técnico económica que contiene: Aspectos técnicos; aspectos económicos y de mercado; capacidad de asimilación y desarrollo; energía; materias primas y recursos naturales; calidad; medio ambiente, propiedad intelectual y Tecnologías constructivas. (Sólo para proyectos de innovación).

Total Gastos : Suma del Total de Gastos Corrientes directos más los Gastos de Capital.

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APROBADO POR: Director de la Institución: ___________________________________________________ Fecha: ___________________ Firma y cuño:_____________________ Nota aclaratoria: Cuando en el proyecto participa más de una entidad, deberá anexarse además una tabla con el presupuesto correspondiente a cada entidad participante. La suma de estas tablas debe coincidir con el presupuesto total declarado en el Modelo del presupuesto global del proyecto. Esto se realiza con el objetivo de tener conocimiento del plan de cada participante, para la elaboración de los dictámenes, certificos o informes requeridos.

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Anexo 2 Indicaciones Generales para la contratación en los proyectos

El contrato, como instrumento jurídico, ofrece respaldo legal a los proyectos, cualquiera sea su tipo. Debe contener como cláusulas esenciales y obligatorias las siguientes. a) Identificación de las partes: La identificación de las partes debe realizarse

de acuerdo a lo establecido en los numerales 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 9.1 y 9.3 de las Indicaciones para la contratación de la Resolución 2253 de fecha 8 de junio del 2005 del Ministro de Economía y Planificación.

b) Objeto del Contrato: El objeto del contrato debe describir, de forma clara y precisa, las prestaciones que lo conforman y los requisitos que deben reunir éstas para su cumplimiento de acuerdo a las características del proyecto.

c) Obligaciones de las partes: Las obligaciones de las partes se refieren a las prestaciones que cada parte debe realizar para garantizar el cumplimiento del objeto del contrato.

Atendiendo a las características individuales de cada proyecto estas obligaciones pueden referirse a:

Derechos de Propiedad Intelectual (Propiedad Industrial y Derecho de Autor). Para los casos en que sea consignada la Propiedad Intelectual como una cláusula del contrato, ésta debe contener:

• A quien corresponderá la titularidad de los derechos de Propiedad Intelectual, que amparen los resultados a los que se arribe como consecuencia del desarrollo del proyecto.

• Vía idónea para proteger los resultados del proyecto y el momento en que se procederá a solicitar su protección; todo ello en correspondencia con la estrategia que se trace y de manera tal que no se invaliden las posibilidades de protección a través de las modalidades de la Propiedad Intelectual, todo ello relacionado con la cláusula de confidencialidad.

• La autoría de las personas (investigadores) que participaron en el proyecto.

• Aspectos relacionados con la Comercialización de los Derechos de Propiedad Industrial, en el caso que procedan, los territorios en que se otorgarán licencias y el prorrateo de ganancias por concepto de comercialización en caso de existir cotitularidad de los derechos de propiedad industrial. Disposiciones especiales sobre material biológico, que contemple la conservación, transportación, uso de muestras del material biológico, y la referencia expresa que sobre

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este material no se podrá solicitar protección a través de ninguna modalidad de la Propiedad Industrial.

Calidad y garantía. Plazos de cumplimiento de las obligaciones. Facilidades a otorgar de una parte a la otra para el cumplimiento de las obligaciones.

Confidencialidad: En este tema, las partes acuerdan que no revelarán sin realizar un estudio previo, los resultados a los cuales se arriben como consecuencia de las tareas propias de la ejecución del proyecto, el periodo de tiempo que deberá de guardarse esta información, las regulaciones sobre la transmisión a terceros y las medidas que deben tomarse.

Controles al cumplimiento de las obligaciones. Otras que cada proyecto requiera.

Nota: Pueden existir otras obligaciones en el contrato en dependencia del proyecto en cuestión.

d) Formas de control de los gastos del presupuesto: Entre otros aspectos, y a reserva de lo que se establezca, pueden considerarse:

Establecer los derechos y obligaciones de cada una de las partes; modo en que la entidad que gestiona controla los gastos de ejecución del proyecto por parte del Ejecutor, incluyendo la subcontratación que el mismo deba realizar.

Facultades de la entidad que gestiona para solicitar la eliminación del presupuesto de los gastos contemplados para el proyecto, en el caso de que el proyecto sea paralizado, descontinuado, se produzcan incumplimientos en alguna de las etapas, culmine antes del tiempo previsto u otra causa cualquiera que impida que el proyecto siga desarrollándose.

e) Condiciones Generales: Atendiendo a las características individuales de cada proyecto estas condiciones generales pueden ser:

Vigencia del contrato: Se define el periodo de duración del contrato, tanto la entrada en vigor como el término; y se define, de ser necesario, la duración de aquellas obligaciones que pueden extenderse por un periodo mayor a la vigencia del contrato.

Modificación, Rescisión o Resolución del contrato. Causas eximentes del cumplimiento de las obligaciones (Caso fortuito y Fuerza Mayor).

Anexos (Cuando sea necesario).

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Solución de conflictos: Debe establecerse una cláusula compromisoria en la que se defina la vía a utilizar para dirimir conflictos en caso de existir que pueden ser las siguientes: judicial, arbitraje ad-hoc y la mediación.

f) Firma del contrato: El contrato debe ser firmado por las partes identificadas

mediante firma única.

NOTA GENERAL: No es obligatorio que aparezca en el contrato todo el contenido de cada una de las cláusulas esenciales, debido a que cada contrato tiene sus particularidades y características individuales y el contenido debe ajustarse a éstas.

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Procedimiento 03

PLANIFICACIÓN, ASIGNACIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS PARA LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS

1.0. Propósito Describir la metodología para la planificación, asignación y control de los recursos financieros, para la ejecución de los programas y proyectos 2.0. Responsabilidad y autoridad 2.1. Ministerio de Finanzas y Precios: Aprueba el presupuesto en moneda nacional para la Ciencia e Innovación a partir de los planes que presentan los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado. Informa a cada Órgano u Organismo de la Administración Central del Estado sobre el presupuesto aprobado; autoriza ajustes presupuestarios. 2.2. Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.1., inciso c), d) y e). 2.3. Dirección de Ciencia y Técnica: Es el Nivel de Dirección Principal del Sistema y, como tal, responsable máximo del proceso en el SNS. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.2., incisos c), d) y e). Elaboran el Plan para el año siguiente a partir de los programas y proyectos que gestionan y la información que tributan las entidades que se le subordinan. Estos planes incluyen las entidades ejecutoras de proyectos (Unidades Presupuestadas, Unidades con Tratamiento Especial, Organizaciones no Gubernamentales adscriptas y entidades empresariales) y las entidades que gestionan programas y proyectos. Controla e informa semestralmente al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente sobre la ejecución del presupuesto de los programas y proyectos que desarrolla. 2.4. Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS y Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales (SUM): Constituyen también Niveles de Dirección del Sistema y, como tales, responsables máximos del proceso en los niveles provincial y municipal del SNS. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.3., incisos b) y c). Elaboran el Plan para el año siguiente a partir de los proyectos que gestionan y la información que

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tributan las entidades que se le subordinan. Estos planes incluyen las entidades ejecutoras de proyectos. Los Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS controlan e informan semestralmente a la Dirección de Ciencia y Técnica sobre la ejecución del presupuesto de los proyectos que desarrolla. Las Subdirecciones de Docencia e Investigación de las SUM controlan e informan semestralmente a los Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS sobre la ejecución del presupuesto de los proyectos que desarrolla. 2.5. Entidad que gestiona el programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.4., incisos e) y j) y acápite 3.3.7., inciso c). En la elaboración de su Plan incluye los proyectos propios que ejecuta y un presupuesto para las actividades de gestión del programa, que incluye actividades con los expertos, reuniones, talleres, visitas de control, evaluaciones de proyectos, entre otras. Informa al nivel de dirección principal del SNS, el presupuesto aprobado de los proyectos por Programas. Elabora y envía los dictámenes sobre la marcha y resultados de los proyectos a la Entidad Ejecutora Principal, la que lo tendrá en cuenta para el pago por participación en proyecto de corresponderle el mismo según Ley. Informa al Director de la Entidad Ejecutora de Proyectos y al Órgano u Organismo de la Administración Central del Estado al que ésta pertenece, cuando se debe suspender la asignación de fondos para la ejecución de un proyecto. 2.6. Secretario del Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.9., incisos f) y k). 2.7. Entidad que gestiona el proyecto: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.5. , incisos e), f) y j). 2.8 Financista: Garantiza el financiamiento de los proyectos. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.6. 2.9. Entidad Ejecutora de proyectos: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.10., incisos c), e), f), g), h),i) y j). 2.10. Director de la Entidad Ejecutora de proyectos: Responde por el pago por participación en proyectos, de corresponder a su Entidad por Ley, una vez aprobado por el Consejo Científico y en correspondencia con la marcha positiva del Proyecto, refrendado por los dictámenes emitidos por la entidad que Gestiona

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el Programa y los Grupos de Expertos, los controles internos realizados y los informes del proyecto. 2.11. Jefe de proyecto: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.11., inciso h). 3.0. Descripción de actividades 3.1. Planificación: 3.1.1. En los meses de mayo-junio las entidades que gestionan programas envían a las entidades ejecutoras de proyectos el dictamen con la aprobación del proyecto presentado al programa. 3.1.2. En el mes de junio el Jefe de Proyecto elabora de conjunto con el área económica de su entidad el presupuesto anual del proyecto correspondiente al próximo año en correspondencia con el dictamen de la entidad que gestiona el Programa. En proyectos de continuación se tendrán en cuenta los reajustes necesarios acorde a las modificaciones efectuadas y aprobadas por la entidad que gestiona el programa. Todo esto según el modelo que forma parte del Formato de Proyecto. En el mismo se incluyen las subcontrataciones, desglosadas por acápites, de las otras entidades que participan en el proyecto. Los servicios científico – técnicos que demanda el proyecto también se incluyen en el Plan. Este Plan se entrega en los formatos establecidos, tanto a las instancias que controlan metodológicamente la Ciencia y la Técnica como las Finanzas de la instancia correspondiente. 3.1.3. La entidad ejecutora del proyecto, independientemente de su categoría (unidad presupuestada, unidad con tratamiento especial, Organización No Gubernamental, entidad empresarial) incluye en el Plan del año siguiente, entre otros acápites, el presupuesto que requiere para todos los proyectos en ejecución y para los proyectos a iniciar. En el mes de junio envía esta información a la instancia inmediata superior. 3.1.4. Los Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS, las Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales y de las Unidades de Subordinación Nacional conforman el plan de los programas y proyectos que gestionan. La Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP hace el consolidado final. 3.1.5. En el mes de julio se lleva a cabo la revisión y conciliación del Plan de las entidades ejecutoras con las instancias a las que se subordinan directamente.

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3.1.6. En el mes de agosto se efectúa por la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP el despacho para la conciliación del Plan con el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente. En este despacho participan las Direcciones de Economía y Planificación y de Finanzas del MINSAP; las Direcciones de Ciencia y de Planificación del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente y las entidades que gestionan programas y proyectos no asociados a programa. 3.1.7. Luego de analizada y aprobada la información por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, el MINSAP presenta en el mes de septiembre el presupuesto al Ministerio de Finanzas y Precios. La aprobación de estos planes por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente es comunicada al Ministerio de Finanzas y Precios. Paralelamente el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente presenta al Ministerio de Economía y Planificación el presupuesto en MLC. Nota: El MFP no acepta ningún Plan que no esté previamente conciliado y aprobado por el CITMA. 3.1.8. Entre los meses de septiembre y diciembre se realizan las firmas de los contratos nuevos entre la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP y las entidades ejecutoras principales de los proyectos, así como los subcontratos entre estas últimas con las otras entidades que participan en cada proyecto. Se firman los suplementos de ajuste aprobados a los proyectos de continuación. 3.1.9. En el mes de enero, el Área de Economía del MINSAP recibe la información sobre el presupuesto aprobado por la Asamblea Nacional del Poder Popular para el año en curso y desagrega las cifras a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, los Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS, las Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales, Unidades de Subordinación Nacional y a las entidades ejecutoras para que efectúen, de ser necesario, los reajustes correspondientes antes de que finalice el mes. Las unidades presupuestadas que tienen filiales, desagregan el presupuesto de las filiales. 3.2. Asignación: 3.2.1. La asignación de los recursos financieros se inicia en el mes de enero del año que comienza. 3.2.2. Las entidades presupuestadas comienzan sus operaciones una vez que desagregan las cifras para la ejecución de los proyectos de todas las categorías. Solicitan sus pagos a través de la ONAT municipal, avalado en el contrato.

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3.2.3. En el caso de las empresas, las ONGs, las entidades científicas que se encuentran en el Sistema de Perfeccionamiento y las entidades científicas con tratamiento especial, una vez que desagregan las cifras para la ejecución de los proyectos, el financiamiento se entrega por las entidades que gestionan proyectos designadas al efecto, o por el Organismo de la Administración Central del Estado al que pertenecen, que actúan como financistas, avalados en el contrato. 3.2.4. Los proyectos propios que ejecutan las empresas se financian sobre la base de sus utilidades. Pueden solicitar para proyectos de innovación financiamiento en MN y CUC, a fondos especializados, entre ellos el Fondo Nacional para la Ciencia y la Innovación (FONCI), de acuerdo con las metodologías establecidas al respecto. 3.2.5. Las unidades presupuestadas, sean ejecutoras o entidades que gestionan programas y proyectos, pueden efectuar pagos a las empresas, a las entidades científicas con tratamiento especial, a las entidades científicas que se encuentran en el sistema de perfeccionamiento y a las ONG, por la ejecución de servicios científico técnicos o etapas de proyectos siempre que estos pagos estén avalados por contrato. Estos pagos se presupuestan en el plan de la entidad. 3.2.6. En los meses de marzo y septiembre la entidad ejecutora evalúa internamente el estado de ejecución del proyecto, y lo refleja según modelo de Certificación de Actividades (Anexo 1), el cual forma parte del Expediente del Proyecto. De acuerdo a la calificación del proyecto el Director, de encontrarse su entidad autorizada según Ley, autoriza a su vez, o no, el pago por participación en proyectos. 3.2.7. En los meses de junio y noviembre la Entidad Ejecutora Principal envía el Informe del proyecto (Anexo 2) a través de las instancias correspondientes a la entidad que gestiona el programa, la cual dictamina su aprobación o no. De no ser aprobado, o de no encontrarse su entidad autorizada según Ley, la Entidad Ejecutora no puede efectuar el pago por participación en el proyecto para el siguiente semestre. En el caso de entidades con tratamiento especial, ONGs y empresas se suspende el financiamiento hasta tanto no se aclaren debidamente las circunstancias. 3.2.8. Cuando un proyecto se encuentre detenido por más de seis (6) meses se suspende el financiamiento y se procede a su cancelación. 3.3. Cobros y pagos de servicios científico técnicos 3.3.1. Las entidades ejecutoras que realicen servicios científico –técnicos cobran por éstos de acuerdo con las tarifas establecidas. Si se trata de una entidad presupuestada el Presupuesto del Estado le paga los gastos y el ingreso por el cobro del servicio ingresa al presupuesto del estado. Si se trata de una entidad

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con tratamiento especial, el Órgano u Organismo de la Administración Central del Estado a que pertenece le transfiere el financiamiento para la ejecución del servicio y el ingreso por el cobro de éste pasa al presupuesto de la entidad. Para la ejecución del servicio es imprescindible la firma previa de un contrato. 3.3.2. El pago a las empresas y ONGs que ejecuten servicios científico – técnicos para entidades presupuestadas se realiza a través de la ONAT municipal. 3.4. Controles del proceso 3.4.1. Semestralmente la Entidad Ejecutora Principal informa a la entidad que gestiona el programa o el proyecto sobre el estado de ejecución del presupuesto del proyecto (Anexo2) y ésta informa por las vías correspondientes a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP sobre la ejecución del presupuesto del programa. 3.4.2. La Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP informa semestralmente al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente el estado de ejecución financiera de los programas y proyectos que gestionan. 3.4.3. El CITMA consolida la información que recibe de los niveles de dirección del sistema y la somete al análisis del Consejo de Dirección. 4.0. Documentación útil para la ejecución del procedimiento. a) Resolución Conjunta del Ministerio de Finanzas y Precios y el Ministerio de

Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente de fecha 15 de julio de 1996. b) Resolución Nº 23/1998 del Ministerio de Finanzas y Precios: Sobre tarifas y

precios de actividades relacionadas con la actividad de Investigación- Desarrollo e Innovación Tecnológica.

c) Circular Nº 12/1998 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente: En apoyo a la Resolución 23/1998.

d) Circular Nº 17/1998 del Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente: Incluye las Indicaciones para el tratamiento financiero de la ejecución de los Proyectos Científico Técnicos

e) Orientaciones generales que se emiten anualmente por el Ministerio de Finanzas y Precios para la confección del Plan Nacional de Ciencia e Innovación Tecnológica.

f) Resolución conjunta CITMA- Ministerio de Finanzas y Precios Nº 1/1996: Pone en vigor las normas para el financiamiento del Sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica.

g) Resolución Nº 4/1998 de la Agencia de Ciencia y Tecnología del CITMA: Reglamenta la firma de los contratos de los Programas Nacionales Científico Técnicos y de los Proyectos no Asociables a programas, de prioridad nacional.

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h) Resolución conjunta Nº 1/2005 del Ministerio de Economía y Planificación y el Ministerio de Finanzas y Precios.

i) Resolución Nº 2253/2005 del Ministerio de Economía y Planificación “Indicaciones para la contratación económica”

j) Resolución Nº 91/2006 del Ministerio de Finanzas y Precios. k) Resolución Nº 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios: Establece las

Definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas.

l) Resolución Nº 54/1997 del Ministerio de Finanzas y Precios: Dispone que los centros que realicen actividades de Investigación-Desarrollo e Innovación Tecnológica utilicen un coeficiente de gastos indirectos, a fin de considerar aquellos gastos indirectos en que incurre el centro, en la formación de los precios y tarifas propios de la actividad científico-técnica y como tal formará parte de las actas de precios que se confeccionen.

m) Norma Complementaria Nº 27 del Sistema Presupuestario del Decreto – Ley Nº 192 de la Administración Financiera del Estado, del Ministerio de Finanzas y Precios, que pone en vigor los clasificadores por objetos de gastos y por grupos presupuestarios del Presupuesto del Estado y los Sectores y Ramas de la Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

n) Resolución Nº 265/1996 del Ministerio de Economía y Planificación: Establece con carácter provisional, la Proforma de Contrato Multilateral de Investigación-Desarrollo e Innovación Tecnológica.

o) Resolución Nº 63/2003 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente sobre el incremento salarial a profesionales y técnicos por participación en proyectos.

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Anexo 1 Modelo Certificación Trimestral de Actividades

Certificación de Actividades Periodo que se evalúa: Trimestre que se evalúa Ver Nota 1. Programa: Título del programa al que tributa el proyecto. Proyecto: Título del proyecto. Código: Código asignado al proyecto.

Actividades principales incumplidas Causas Relacionar las actividades incumplidas en el periodo.

Estado del proyecto: Calificación que otorga el Consejo Científico de la Entidad Ejecutora Principal sobre la ejecución del proyecto de acuerdo con el cumplimiento de las actividades a concluir en el periodo. Debe ser: Normal o Atrasado por lo que se marcará con una cruz en la casilla correspondiente. Normal 1 Atrasado 1 Detenido 1 Cancelado 1

Ejecución financiera Plan Gastos

incurridos Anotar los gastos incurridos para la ejecución del proyecto en el periodo de corte evaluativo.

Observaciones: Si la propuesta de evaluación es atrasado, detenido o cancelado explicar brevemente las causas y si éstas se consideran imputables o no al centro.

Nombre y apellidos Cargo Firma Fecha Jefe de Proyecto

Presidente Consejo Científico

Director de la Institución

Nota 1: Los periodos de Certificación de Actividades son Marzo y septiembre.

Anexo 2

Modelo de Informe Semestral del Proyecto

INFORME DEL PROYECTO

Periodo: Año y semestre que se informa. Programa: Título del programa al cual tributa el proyecto. Proyecto: Título del proyecto. Código: Código asignado al proyecto.

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Institución ejecutora: Nombre de la institución ejecutora principal del proyecto. Instituciones participantes: Nombre de las instituciones que están participando. Cumplimiento del cronograma de actividades: Especificar, de forma breve, el cumplimiento de las actividades propuestas para el semestre. Precisar si se ha concluido alguno de los objetivos propuestos y si existen o se mantienen atrasos. Cumplimiento de los resultados programados: Enumerar los resultados concluidos y su correspondencia con el contrato. Referir los indicadores que permiten medir estos resultados y los medios que permiten su verificación (Incluir Informe Científico Técnico). Precisar si hay resultados protegidos por la propiedad intelectual, tesis de doctorados y maestrías defendidas, publicaciones (Especificar Nombre, número, año, volumen, factor de impacto de la revista). Estado del proyecto: Calificación que otorga el Consejo Científico de la Entidad Ejecutora Principal sobre la ejecución del proyecto de acuerdo con el cumplimiento de las actividades a concluir en el periodo. Debe ser: Normal o Atrasado por lo que se marcará con una cruz en la casilla correspondiente. Normal 1 Atrasado 1 Detenido 1 Cancelado 1

Ejecución financiera Plan Gastos

incurridos Anotar los gastos incurridos para la ejecución del proyecto en el periodo de corte evaluativo.

Observaciones: Si la propuesta de evaluación es atrasado, detenido o cancelado explicar brevemente las causas y si éstas se consideran imputables o no al centro.

Nombre y apellidos Cargo Firma Fecha Jefe de Proyecto

Presidente Consejo Científico

Director de la Institución

Nota: Este documento tiene que estar avalado por el cuño de la entidad ejecutora.

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Procedimiento 04

EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

1.0. Propósito Describir los procesos fundamentales involucrados en la ejecución habitual de los programas y proyectos, desde su inicio hasta el cierre. 2.0. Responsabilidad y autoridad 2.1. Están facultados para ejercer el control de los programas y proyectos:

a) El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, como organismo rector.

b) Los niveles de dirección del sistema c) Las entidades que gestionan programas y proyectos. d) Las entidades ejecutoras

2.2. Dirección de Ciencia y Técnica: Es el Nivel de Dirección Principal del Sistema y, como tal, responsable máximo del proceso en el SNS. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.2., incisos c), f), h), i), j) y k). 2.3. Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS y Subdirecciones de Docencia e Investigación de la Sedes Universitarias Municipales (SUM): Constituyen también Niveles de Dirección del Sistema y, como tales, responsables máximos del proceso en los niveles provincial y municipal del SNS. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.3., incisos b), d), f), g), h) e i). 2.4. Entidad que gestiona el programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.4. , incisos f), h) e i). 2.5. Entidad que gestiona el proyecto: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.5. , incisos g), h) e i). 2.6. Equipo de dirección del Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.7., incisos c), e), f), g), y h).

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2.7. Jefe de Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.8. 2.8. Secretario de Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.9., incisos b), c), d), g), h),i), l) y m). 2.9. Grupo de Expertos: Participa en los controles y evaluaciones de los proyectos, analiza los informes que rinden las entidades ejecutoras de los proyectos, incluyendo la evaluación de los resultados y el informe final del proyecto. Propone acciones de continuidad y de introducción de resultados. Emite los dictámenes acorde a las evaluaciones. Propone la cancelación de proyectos. 2.10. Entidad ejecutora de proyectos: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.10., incisos k), l), n), o), y p). Garantiza los procesos de control interno a los proyectos que ejecuta. 2.11. Jefe de Proyecto: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite 3.3.11., incisos c), d), e), f) y g). 3.0. Certificación de Actividades: 3.0.1. Si en el proceso de certificación de actividades el proyecto califica como atrasado la entidad ejecutora está obligada a evaluar, de conjunto con la entidad que gestiona el programa o el proyecto, si las causas son imputables o no al centro. 3.0.2. Si el atraso se mantiene durante 6 meses, se procede, previo análisis con la entidad que gestiona el programa, a reprogramar el cronograma de ejecución o a detener el proyecto. Cuando el proyecto se detiene se suspende el financiamiento. Si el proyecto se mantiene detenido por más de 6 meses se procede a su cancelación. 3.1. Ejecución de programa: 3.1.1. En el mes de diciembre el Jefe y el Secretario de Programa elaboran el Informe anual de resultados del programa (Anexo 1), lo presentan a la consideración del Grupo de Expertos, cuyo dictamen se plasma en el propio Informe, que se envía a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP. 3.1.2. La Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP envía en el mes de diciembre al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente un resumen con los principales resultados de los programas que dirige.

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3.2. Documentación de los programas y proyectos: 3.2.1. El Expediente Único de Programa, en poder del Jefe del Programa, contiene:

a) Ficha del Programa. b) Documento de aprobación del programa. c) Resolución que nombra el Equipo de Dirección del Programa. d) Documento de compatibilización del programa con la Defensa. e) Documento que designa la entidad que gestiona el programa. f) Resultados del ejercicio de convocatoria. g) Relación de los proyectos en ejecución. h) Actas de las reuniones del Grupo de Expertos. i) Informes anuales de resultados del programa (Anexo 1). j) Informe Final de Programa con el Dictamen de Grupo de Expertos. k) Copias de los siguientes documentos de los proyectos:

El proyecto aprobado, con su Dictamen de aprobación. La Resolución de aprobación del Programa. Documento de Compatibilización del Programa con la Defensa. El contrato del proyecto, firmado por las diferentes partes y sus modificaciones.

Los modelos de Certificación de Actividades recibidos del Ejecutor (Anexo 1, Procedimiento 03).

Los informes de los controles realizados al proyecto. Los informes de proyectos recibidos del Ejecutor (Anexo 2, Procedimiento 03).

Los informes de los resultados e Informe Final de Proyecto con el dictamen del Consejo Científico de la Entidad Ejecutora Principal.

Las Opiniones del Cliente. Las evaluaciones y los dictámenes del Grupo de Expertos referidos al proyecto.

Comportamiento del uso del financiamiento acorde a los certificos, informes recibidos y controles realizados.

3.2.2. El Expediente Único de Proyecto, en poder del Jefe de la Entidad Ejecutora Principal del Proyecto, contiene copias de los siguientes documentos:

El proyecto aprobado, con su Dictamen de aprobación. El nombramiento mediante Resolución del Jefe de Proyecto. El documento de Compatibilización del Proyecto con la Defensa. El contrato del proyecto firmado por las diferentes partes y los documentos que respalden cualquier modificación al proyecto y al contrato inicialmente firmado.

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Copias de los modelos Certificación de Actividades (Anexo 1, Procedimiento 03),

Copias de los Informes de proyecto (Anexo 2, Procedimiento 03). Los dictámenes sobre los controles y evaluaciones realizadas al proyecto.

Los informes de los resultados e Informe Final de Proyecto con el dictamen del Consejo Científico y Comité de Ética de la Investigación en Salud de la Entidad Ejecutora Principal.

Las Opiniones del Cliente. Las evaluaciones y los dictámenes del Grupo de Expertos referidos al proyecto.

Comportamiento del uso del financiamiento acorde a los certificos, informes recibidos y controles realizados.

Fundamentación de la detención o cancelación del proyecto (cuando proceda).

3.3. Control de programas y proyectos: 3.3.1. Las principales formas de control de los programas y proyectos son: las evaluaciones trimestrales que realiza el Consejo Científico de la Entidad Ejecutora Principal; las evaluaciones semestrales y final que realiza el Grupo de Expertos y las evaluaciones no periódicas que realizan las entidades que gestionan, la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP y el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente. 3.3.2. Las evaluaciones no periódicas se realizan, al menos, una vez al año. Se efectúan, por las autoridades nacionales y territoriales facultadas para ejercer el control, mediante diferentes modalidades como: visitas in situ, entrevistas a los participantes, entrevistas a los clientes, realización de Talleres y Seminarios Metodológicos, entre otras. Los resultados de las evaluaciones no periódicas se documentan. Estos documentos forman parte del Expediente del Programa o del Proyecto. 3.3.3. En las visitas in situ se controlan, en detalle, los aspectos científico - técnicos y económicos y el cumplimiento de los requerimientos de la defensa. Las entrevistas a los participantes y clientes permiten profundizar aspectos específicos relacionados con la ejecución, la introducción y realizar conciliaciones. 3.3.4. Desde el punto de vista científico- técnico se controla:

Cumplimiento de los objetivos y de las actividades de los proyectos. Resultados obtenidos e indicadores verificables, calidad del trabajo desarrollado e impactos.

Expediente Único. Otros aspectos de interés.

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3.3.5. Desde el punto de vista económico se controla el registro contable de los centros de costo asignados a los proyectos o al programa, según el caso, para definir el empleo de los recursos. 3.3.6. Es necesario efectuar una visita in situ cuando un proyecto califica como atrasado o el Grupo de Expertos no certifica el proyecto. 3.4. Conclusión de proyecto: 3.4.1. Al concluir las actividades planificadas para la ejecución del proyecto, según contrato firmado, el Jefe de Proyecto elabora el Informe Final de Proyecto (Anexo 2), que se evalúa por el Consejo Científico de la Entidad Ejecuta Principal. 3.4.2. La Entidad Ejecutora Principal envía estos dos documentos y el Aval del Cliente a la entidad que gestiona el Programa, la cual a través del Secretario del Programa, convoca al Grupo de Expertos y clientes y designa los evaluadores. 3.4.3 El Jefe de Proyecto recibe las evaluaciones (Oponencias) antes de la reunión del Grupo de Expertos y realiza la defensa de los resultados del proyecto. 3.4.4. El Grupo de Expertos, evalúa los resultados y emite el Dictamen final (Anexo 3). 3.4.5. La entidad que gestiona el Programa, a través del Secretario del Programa, envía a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP el dictamen del Grupo de Expertos. 3.5. Cancelación de proyecto: 3.5.1. La propuesta de cancelación de un proyecto puede surgir cuando:

a) Las autoridades facultadas para ejercer el control detectan la necesidad de cancelarlo a partir de los controles efectuados.

b) El Ejecutor lo solicita por escrito, con la argumentación correspondiente, a la entidad que gestiona el programa.

c) El Grupo de Expertos así lo aconseja. En cualquiera de los casos la propuesta se somete a la opinión del Grupo de Expertos para que emita su correspondiente dictamen. 3.5.2. La Entidad Ejecutora Principal está en la obligación de elaborar un informe donde refleje lo ejecutado y alcanzado hasta esta cancelación. (Anexo 2).

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3.5.3. Cuando se cancele un proyecto que tenga compromisos con los órganos de la defensa, la Entidad Ejecutora Principal deberá informar a éstos y conservar constancia escrita de la cual enviará copia a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP. 3.6. Cierre de programa: 3.6.1. Concluidos todos los proyectos del programa, y cumplidos sus objetivos, se procede a su cierre. Para ello el Jefe y el Secretario de Programa elaboran el Informe Final de Programa (Anexo 4). 3.6.2. El Informe Final de Programa se somete al análisis del Grupo de Expertos y una vez aprobado por éste según dictamen, se envía a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP. 4.0. Documentación útil para la ejecución del proyecto: a) Resolución Nº 23/98 del Ministerio de Finanzas y Precios: Sobre los precios y

tarifas relacionados con la actividad de Investigación Desarrollo e Innovación Tecnológica.

b) Resolución Nº 63/2003 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente: Sobre el incremento salarial a profesionales y técnicos por participación en proyectos.

c) Circular Nº 17-98 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente: Sobre el tratamiento financiero de la ejecución de los proyectos científico-técnicos.

d) Procedimiento Nº 05 “Concertación de contratos” del Manual de Procedimientos de Programas y Proyectos del CITMA del 2005.

e) Procedimiento Nº 06 “Planificación y asignación de los recursos financieros para la ejecución de los programas y proyectos del Manual de Procedimientos de Programas y Proyectos del CITMA del 2005.

f) Procedimiento Nº 08 “Evaluación y control de programas y proyectos” del Manual de Procedimientos de Programas y Proyectos del CITMA del 2005.

g) Procedimiento Nº 10 “Conclusión y cancelación de proyectos. Cierre de programa” del Manual de Procedimientos de Programas y Proyectos del CITMA del 2005.

h) Carta Circular Nº 1/2003 del Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente sobre la aplicación de los sistemas de estimulación en moneda nacional y de la Resolución 63.

i) Resolución Nº 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios: Establece las Definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas.

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Anexo 1 Formato del Informe anual de resultados del programa

EJECUCIÓN DE PROGRAMA Programa: Título del programa Institución que gestiona: Nombre de la institución que gestiona el programa. Año: Estado de ejecución de los proyectos: Total de proyectos del programa: _________ Proyectos en ejecución: _______ De ellos _______ en ejecución normal, ______ atrasados. Proyectos detenidos o paralizados: _____ Proyectos cancelados: ________ Proyectos concluidos: _________ Proyectos pendientes de inicio: __________ Resultados obtenidos en el año: Enumerar los principales resultados concluidos, grado de introducción e impacto previsto. Nivel de ejecución del presupuesto: Ejecución del presupuesto. Principales dificultades: Principales dificultades relacionadas con la ejecución del programa. Conclusiones y recomendaciones:

Nombre y apellidos Cargo Firma Fecha Secretario del

Programa

Jefe del Programa

DICTAMEN DEL GRUPO DE EXPERTOS

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Anexo 2 Formato del Informe final del proyecto

INFORME FINAL DE PROYECTO

Identificación del proyecto: Título, Código, Institución Ejecutora. Colectivo de autores: Incluir el grado de participación de cada uno de ellos y sus instituciones de procedencia. Objetivos planteados en el proyecto: Ejecución del presupuesto de gastos asignados y otros recursos utilizados: Correspondencia entre la relación costo – beneficio alcanzada y la prevista: (Sólo para los proyectos de innovación). Informe científico técnico: (que avala la calidad en la ejecución y los resultados). Magnitud y características del aporte alcanzado: Repercusión nacional o internacional, patentes, doctorados alcanzados o en ejecución, eventos, publicaciones, etc. (No sólo debe especificarse la cantidad; también el nombre del evento o la revista donde publicó, el título del trabajo presentado o artículo publicado, de la tesis de doctorado, etc.). Impacto previsto y alcanzado: Dictamen del Consejo Científico sobre Informe Final de Proyecto: (Anexo 2) Opinión del cliente: Anexar el Modelo Opinión del Cliente (Anexo 3). Vínculo con instituciones extranjeras o internacionales logrado: Otros documentos: que demuestren el logro de los objetivos planificados. Resumen: Breve resumen del informe (no más de 250 palabras).

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Anexo 3

Formato del Modelo Dictamen Final del Grupo de Expertos

DICTAMEN FINAL DEL GRUPO DE EXPERTOS SOBRE EL PROYECTO

Título del programa:

Código y Título del proyecto:

Institución Ejecutora Principal:

Instituciones participantes:

Clientes:

Jefe del Proyecto: Nombre y apellidos del Jefe de Proyecto.

Novedad, Calidad y utilidad de los resultados obtenidos, escala de introducción alcanzada:

Valoración de los impactos alcanzados respecto a los esperados:

Resumen de gastos del proyecto en MN y en MLC:

CONCLUSIONES:

Resultados alcanzados: Positivos 1 Negativos 1

Aprobar 1 Desaprobar 1 el Informe Final.

RECOMENDACIONES:

Nombre y apellidos

Cargo

Firma

Fecha

Secretario del Programa

Jefe del Programa

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Anexo 4

Formato de Informe Final del Programa

INFORME FINAL DEL PROGRAMA Programa: Título del programa. Código: Código del programa. Objetivos Generales: Valoración del cumplimiento de estos objetivos. Objetivos Específicos: Señalar el objetivo específico por el cual se convocó el programa y el grado de cumplimiento acorde a las salidas concretas y los problemas resueltos. Instituciones Ejecutoras y Participantes: Enumerar todas las instituciones ejecutoras y participantes, los OACE a que pertenecen y provincias en que se encuentran. Cantidad de proyectos ejecutados por cada institución: (Anexar su relación y principales resultados pro – proyecto). Cantidad de proyectos que no pudieron alcanzar totalmente sus resultados y las causas: Cantidad de proyectos cancelados: Ejecución financiera del programa. Principales dificultades: Principales actividades científico técnicas del programa y del Grupo de Expertos: (Relacionar). Magnitud y características del aporte alcanzado: Repercusión nacional o internacional, patentes, doctorados, eventos, publicaciones, etc. (No sólo debe especificarse la cantidad; también el nombre del evento o la revista donde publicó, el título del trabajo presentado o artículo publicado, de la tesis de doctorado, etc.). Introducción de resultados: Señalar la escala de introducción o aplicación alcanzada por los resultados obtenidos. Impacto: Valoración del impacto obtenido, en sus diferentes dimensiones, con la introducción o aplicación de los resultados obtenidos. Líneas de desarrollo estratégico futuro del programa: Acciones de continuidad que se proponen:

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