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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE INFORMATICA

2009

OFICINA DE INFORMÁTICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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INDICE 1. INDICE……………………………………………………………. 2 2. PROCEDIMIENTOS: SOPORTE……………………………………………. 3 2.1. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA…………………………………………………... 3 2.2. ADMINISTRACIÓN DE LA RED……………………………………….……………… 3 2.3 . CREACIÓN DE CUENTAS DE USUARIO EN SERVIDOR DE DOMINIO…………. 4 2.4 . ELIMINACION DE LAS CUENTAS DEL USUARIO EN SERVIDOR DOMINIO… 4 2.5 . SOPORTE RED TELEFONICO…………………………………………………………. 5 2.6. SOPORTE TECNICO DE HARDWARE………………………………………………... 5 2.7. MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y/O PREVENTIVO DE HARDWARE…………. 6 2.8. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO………………………………………………….. 7 2.9. INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DE SOFTWARE……………………………… 8 2.10. CONFIGURACIÓN DE LOS ARREGLOS DE DISCO……………………………… 8 2.11. REQUERIMIENTO DE SOFTWARE Y/O HARDWARE…………………. 9 3. PROCEDIMIENTOS: DESARROLLO ………………………………… 10 3.1. ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS…………………………………………….. 10 3.2. COPIAS DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS………………………………... 10 3.3. RECUPERACIÓN DE LA BASE DE DATOS………………………………………….. 11 3.4. SOFTWARE CORPORATIVO U OPERATIVO (DESARROLLO EXTERNO)……... 11 3.5 . SOFTWARE CORPORATIVO U OPERATIVO (DESARROLLO INTERNO)……… 124. PROCEDIMIENTOS: TECNOLOGÍA INTERNET Y SEGURIDAD………. 13 4.1. ADMINISTRACIÓN SERVICIOS DE INTERNET……………………………………… 13 4.2. ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE INTRANET / PÁGINA WEB………………. 13 4.3. SOPORTE A USUARIOS VIA INTRANET…………………………………………….. 14 4.4. ADMINISTRACIÓN CORREO ELECTRONICO………………………………………. 14 4.5. CREACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO 15 4.6. MODIFICACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO 15 4.7. ELIMINACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO 16 4.8. CREACIÓN Y/O ACTUALIZACION DE LA PAGINA WEB 16 4.9. ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE LA INSTITUCIÓN…………………………….. 16


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2. PROCEDIMIENTO: SOPORTE 2.1 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de un servicio de información con un Sistema Cliente / Servidor y/o de Tecnología Web eficiente y operativo. DEPENDENCIA/CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Administrador de Red Soporte Técnico Director de Informática Administrador de Base de Datos Administrador de Red Director de Informática Contratista Administrador de Base de Datos Administrador de Red

01. Monitorea si hay cambios en inventarios de servidores, equipos

de comunicaciones y/o software 02. Actualiza inventarios de equipos, software y/o licencias, si hay

cambios. 03. Verifica y autoriza cambios equipos, software y/o licencias. 04. Verifica, monitorea y efectúa seguimiento al funcionamiento del

sistema con el software correspondiente, incluidos los cambios. 05. Verifica el plan de mantenimiento preventivo de servidores y

determina si hay requerimientos de actualización del sistema. 06. Informa al Director y coordina el servicio con la firma contratista

correspondiente, si hay requerimientos de servicios de mantenimiento en el sistema.

07. Evalúa y autoriza el servicio de mantenimiento. 08. Soluciona el requerimiento, una vez recibida y registrada la

solicitud de servicio. 09. Realiza pruebas generales de funcionamiento del sistema,

efectuando: - Modificación de los datos - Cambios de perfiles - Seguimiento al sistema operativo - Reinstalación de software

10. Realiza pruebas y verificación continua sobre el funcionamiento del sistema

2.2 ADMINISTRACION DE LA RED DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución un servicio de comunicación, mediante los servicios de red y equipos de comunicaciones. .DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Administrador de Red

01. Monitorea el funcionamiento de servicios en los

servidores y equipos de comunicaciones. 02. Verifica y monitorea conexiones lógicas globales

de servidores y equipos de comunicaciones. 03. Realiza la evaluación y su correcta conexión, si no

existen conexiones lógicas. 04. Determina si hay requerimientos de hardware en

los servidores. 05. Efectúa solicitud de mantenimiento a la firma

correspondiente, en caso de haber requerimientos de hardware en servidores y equipos de comunicaciones


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Director de Informática

06. Verifica cambios realizados en el mantenimiento 07. Levanta toda la información de la cuenta del

usuario y verifica esta información con el usuario. 08. Crea la cuenta de usuario en el dominio del

sistema, si es necesario. 09. Modifica o actualiza los datos de identificación del

usuario. 10. Efectúa pruebas permanentes de funcionamiento

del sistema. 11. Emite informes sobre cambios y presenta

propuestas sobre el funcionamiento de la red y equipos de comunicaciones al Director de Informática.

12. Evalúa y autoriza propuesta presentada 2.3 CREACION DE CUENTAS DE USUARIO EN SERVIDOR DE DOMINIO DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer al personal de la Institución de servicios de red, los permisos adecuados según su función, mediante la asignación de una cuenta de usuario en el Servidor de Dominio. DEPENDENCIA /CARGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Direcciones u Oficinas Generales, Direcciones Director de Informática Administrador de Red Soporte Técnico

01. El Director del usuario que requiere una cuenta, lo

solicitará por E-Mail al Director de Informática. 02. El Director de Informática autorizará la creación de la

cuenta 03. Ingresa al servidor general como Usuario

Administrador. 04. Ejecuta el programa para Administración de Usuario. 05. Selecciona la opción usuario nuevo del menú de

usuario. 06. En el campo de nombre de usuario digita el nombre

completo del usuario de acuerdo al estándar que se tenga establecido. En el campo nombre de usuario, digita el nombre completo y la función principal que cumplirá. Luego digita el PASSWORD y su confirmación.

07. Selecciona el grupo (s) al cual pertenecerá el usuario.

08. Selecciona la opción añadir. 09. Registra los cambios realizados en el formato. 10. Coordina con Soporte Técnico la configuración de la

cuenta en el equipo del usuario.

2.4 ELIMINACION DE LAS CUENTAS DEL USUARIO EN SERVIDOR DE DOMINIO DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Mantener actualizadas las cuentas del usuario en el Servidor de Dominio, mediante la eliminación de cuentas de personal no autorizado. . DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Direcciones u Oficinas Generales, Directores

1. El Director de Personal comunicará la eliminación de

una cuenta correspondiente al personal CAP, CAS, los Directores de las distintas oficinas del MEM o la


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Director de Informática Administrador de Red Administrador de Base de Datos

Oficina de Logística comunicarán vía E-Mail al Director de Informática la eliminación de una cuenta de usuario correspondiente a una modalidad de contratación distinta a la del personal CAP.

2. El Director de Informática autorizará la eliminación de la cuenta.

3. Ingresa al servidor general como usuario administrador.

4. Ejecuta el programa de Administración de Usuario de Dominio.

5. Selecciona el usuario que sea objeto de la eliminación.

6. Selecciona la opción eliminar y aceptar. 7. Registra los cambios realizados en el formato. 8. Elimina todos los accesos a sistemas de información

que hubiere estado registrado.

2.5 SOPORTE DE RED POR VIA TELEFONICA DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de una metodología para solucionar problemas de red telefónicamente. DEPENDENCIA /CARGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Administrador de Red

01. Recibe la llamada del usuario solicitando el servicio. 02. Verifica la cuenta, login y password. 03. Identifica el problema. 04. Ilustra al usuario en la solución del problema. 05. Soluciona el impase. 06. En caso de que el impase no pueda ser solucionado

telefónicamente, se citará al usuario a la Oficina de Informática, sino hacer 7.

07. Genera la bitácora, incluir, problema reportado, solución dada y estado en que queda el equipo.

2.6 SOPORTE TECNICO DE HARDWARE DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución un servicio eficaz y eficiente de soporte técnico del Hardware en las diferentes oficinas, atendiendo los requerimientos que sean presentados. . DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OTRAS OFICINAS Usuario OFICINA DE INFORMÁTICA Director de Informática Soporte Técnico Técnico en Soporte

01. Solicita el servicio vía E-Mail al Director de

Informática 02. Diligencia el formato de solicitud de soporte técnico,

especificando el servicio solicitado. 03. Registra el servicio vía SOTEC, derivando el servicio

al personal técnico. 04. Establece el diagnóstico, determina los recursos

logísticos necesarios y el tipo de servicio. Si considera que es problema de configuración, errores en los programas instalados o del Sistema Operativo, se procede al procedimiento de Instalación y Mantenimiento de Software de Oficina.


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Técnico en Soporte/Administración Red Soporte Técnico

05. Sí el error es de conectividad, se procede a coordinar con el Administrador de Red, para configurar física y lógicamente la conexión a la red.

06. Sí determina que es problema de Hardware, se deriva al procedimiento de Mantenimiento correctivo.

07. Si la solicitud es de apoyo (instalación de equipos audiovisuales y video conferencia), se procede a instalar dichos equipos.

2.7 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y/O PREVENTIVO DE HARWARE DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de un servicio eficaz y eficiente de mantenimiento de hardware para ampliar su tiempo de vida útil. . DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA OTRAS OFICINAS Usuario Director SOPORTE TECNICO Soporte Técnico Técnico en Soporte Jefe Soporte Técnico Oficina de Seguridad Soporte Técnico/Patrimonio/Seguridad Jefe Soporte Técnico Soporte Técnico/Control de Bienes/Seguridad Jefe Soporte Técnico/usuario/proveedor Soporte Técnico

MANTENIMIENTO CORRECTIVO : 01. Solicita el servicio vía E-Mail al Director de

Informática 02. Autoriza el servicio 03. Registra el servicio vía SOTEC, derivando el servicio

al personal técnico. 04. Establece el diagnóstico, determina sí el equipo tiene

garantía o no. SI EL EQUIPO DE COMPUTO TIENE GARANTIA 05. Se procede a llamar al servicio técnico de la empresa

proveedora, de acuerdo a la garantía del equipo de cómputo, comunicándole al usuario la acción a seguir.

06. Se gestiona la autorización de ingreso del personal técnico de la empresa proveedora.

07. Autoriza el ingreso del personal técnico externo. 08. Cuando el servicio técnico externo procede a revisar

el equipo de cómputo y lo repara, concluye el servicio y se firma el reporte de servicio técnico del proveedor; de lo contrario se procede a gestionar el retiro del equipo de cómputo para su reparación externa, comunicándose al usuario y al coordinador informático del área. Asimismo, se procede a instalar un equipo de cómputo backup, mientras dure la reparación por el área de Soporte Técnico.

09. Se procede a gestionar los trámites del documento de salida por garantía del equipo, obteniendo las autorizaciones de la Oficina de Informática, Control de Bienes y Seguridad. Luego se procede a retirar el equipo de cómputo y el técnico de la empresa proveedora firma el documento de salida.

10. Realiza el seguimiento del equipo de cómputo a través de la empresa proveedora.

11. Cuando el equipo de cómputo esté reparado, se procede a gestionar los trámites de ingreso, obteniendo las autorizaciones de las Oficinas de Informática, Control de Bienes y Seguridad.

12. Supervisión al Servicio Técnico externo para la instalación del equipo de cómputo reparado. Pruebas de funcionamiento y operatividad del equipo. Sí el equipo no funciona, se devuelve el equipo de cómputo.

13. Recepción del equipo reparado por parte de Soporte Técnico, con conocimiento al usuario y coordinador de informática. El proveedor entrega el informe técnico y es firmado por ésta área.

SI EL EQUIPO DE COMPUTO NO TIENE GARANTIA.


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Jefe Soporte Técnico Director de Informática Soporte Técnico/Almacén Soporte Técnico OTRAS OFICINAS Usuario Director de Informática Soporte Técnico Soporte Técnico/Usuario Soporte Técnico Soporte Técnico/Usuario Jefe Soporte Técnico Director de Informática Jefe de Soporte Técnico Soporte Técnico Jefe Soporte Técnico.

13. Se procede a revisar el equipo de cómputo, sí se cuenta con repuestos de hardware, se repara el equipo, de lo contrario, se comunica al jefe de soporte técnico, la adquisición del repuesto, consumible ó suministro, para la operatividad del equipo de cómputo, comunicándose al usuario y al coordinador informático del área.

14. Elabora el informe técnico al Director de Informática, solicitando la adquisición del repuesto, parte, consumible o suministro del equipo de cómputo a reparar, para su aprobación.

15. Remite el informe a la Dirección u Oficina General que corresponda.

16. Cuando el repuesto, parte, consumible o suministro llega al Almacén del Ministerio, de acuerdo al informe técnico, personal de Soporte Técnico verificará el producto. Si el producto es el solicitado se procede a dar el V°B°; de lo contrario se devuelve al proveedor, con conocimiento al coordinador administrativo del área que lo solicita. La recepción lo realiza el coordinador administrativo de cada área.

17. El Area de Soporte Técnico procede con la instalación del repuesto, parte, consumible o suministro para ser instalado y reparar el equipo de cómputo. Se procede a realizar las pruebas de funcionamiento del equipó de cómputo. Si se repara, se procede a comunicar al usuario y al coordinador informático del funcionamiento del equipo de cómputo, firmando la conformidad del servicio. De lo contrario, se procede a devolver el producto al almacén para su cambio respectivo, por parte del coordinado informático del área.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO : Mantenimiento no Programado 18. Solicita el servicio vía E-Mail al Director de

Informática 19. Autoriza el servicio 20. Registra el servicio vía SOTEC, derivando el servicio

al personal técnico. 21. Coordina con el usuario para el retiro el equipo de

cómputo y el traslado al taller de soporte técnico. 22. Realiza el mantenimiento preventivo, de acuerdo al

procedimiento interno. 23. Al concluir, realiza las pruebas e instala el equipo de

cómputo, con la aceptación del usuario vía reporte técnico.

Mantenimiento Programado 24. Prepara documentación para efectuar el

mantenimiento 25. Autoriza el mantenimiento 26. Coordinación con las diferentes áreas del MEM, de

acuerdo al cronograma de actividades. 27. Coordinación con los coordinadores de informática y

los usuarios de las áreas del MEM. Desinstalar y retirar los equipos.

28. Aplicar el Procedimiento interno del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo.

29. Al concluir el mantenimiento, trasladar el equipo de cómputo e instalarlo, con la aprobación del usuario.

30. Registrar e informar. 31. Supervisión.

2.8 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Tener un control sobre los equipos con que cuenta la Institución.


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DEPENDENCIA /CARGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Jefe Soporte Técnico Director de Informática Soporte Técnico Jefe Soporte Técnico Director de Informática

01. Prepara Plan de Inventario 02. Autoriza el Plan de Inventario 03. Designa al personal para levantar el inventario vía

Softwares. – Programa Unicenter. 04. Eleva la información y entrega a la persona

responsable, los reportes establecidos para tal fin. 05. Verifica el control de calidad. 06. Eleva reporte al Director de Oficina de Informática. 07. De existir cambios, elevar reportes a PCM.

2.9 INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DE SOFTWARE DE OFICINA DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Mantener en perfecto estado las aplicaciones necesarias para el adecuado funcionamiento de los equipos. . DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Técnico en Soporte

1. Realiza copias de seguridad. 2. Formatea el disco duro. 3. Instala el sistema operativo (Windows u otro según

necesidades). 4. Instala aplicaciones necesarias para el usuario. 5. Instala programas estándares y con licencia de uso. 6. Restaura copias de seguridad.

2.10 CONFIGURACIÓN DE LOS ARREGLOS DE DISCO DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de una metodología para la configuración de Arreglos de Disco que puedan ayudar en el problema de espacio en disco. DEPENDENCIA /CARGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Administrador de Red

01. Encender el servidor el cual configurará el arreglo de

los discos. 02. Ingresa al BIOS del arreglo de Discos. 03. Selecciona la opción configuración. 04. Selecciona la opción de nueva configuración. 05. Agrupa los discos en arreglos de acuerdo a las

necesidades y el tipo de RAID. 06. Inicializar los discos configurados. 07. Reinicia el servidor. 08. Registra los cambios realizados en el formato.


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2.11 REQUERIMIENTO DE SOFTWARE Y/O HARDWARE DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de una metodología para efectuar los requerimientos de Software y/o Hardware en las diferentes dependencias, atendiendo los requerimientos que sean presentados. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMATICA Hardware Direcciones u Oficinas Generales Director de Informática Soporte Técnico Director de Informática Software Direcciones u Oficinas Generales Director de Informática Soporte Técnico Director de Informática

01. Envían el requerimiento de hardware. 02. Recibe las solicitudes. 03. Prepara las especificaciones técnicas. 04. Emite un Informe Técnico según corresponda y las

recomendaciones del caso. 05. Hace seguimiento al hardware que llega teniendo

en cuenta la garantía y evaluar técnicamente. 06. Si el Informe Técnico es favorable, lo aprueba y

Visa las Especificaciones Técnicas. En caso contrario, lo desaprueba.

07. Devuelve documentación a Oficina solicitante. 08. Enviarán requerimientos de software. 09. Recibe las solicitudes. 10. Evaluará las solicitudes que estén comprendidas

en Manual de Políticas y Estándares de la Oficina de Informática y emitirá el Informe que corresponda, en caso contrario, en coordinación con el Director de la Oficina de Informática, preparará los Informes Técnicos y evaluaciones según normatividad vigente.

11. Si el Informe Técnico es favorable, lo aprueba y Visa las Especificaciones Técnicas. En caso contrario, lo desaprueba.

12. Devuelve documentación a Oficina solicitante.


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3. PROCEDIMIENTOS: DESARROLLO 3.1 ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de un servicio eficaz y eficiente de las Bases de Datos. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Administrador de Base de Datos

01. Implanta los niveles de acceso a los datos, de

acuerdo con la información suministrada por el grupo de sistemas informáticos.

02. Administra los usuarios, esquemas de objetos de la BD, Chequea el log (registros) de seguridad, parámetros, perfiles de usuario y los cambios realizados.

03. Realiza el Backup de la base de datos y el Recovery cuando sea necesario.

04. Proactivamente realiza monitoreos de la base de datos y toma medidas preventivas o correctivas cuando sea necesario.

05. Realizar un afinamiento de la Base de Datos. 06. Ejecuta los procedimientos de respaldo y

recuperación de las bases de datos hacia las cintas o medios de almacenamiento alterno.

3.2 COPIAS DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Mantener la integridad de la información para la Institución, mediante copias de seguridad de la Base de Datos y atendiendo los requerimientos que sean presentados. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Administrador de Red

1. Programa la copia de los archivos de Backup a un

medio magnético (cintas y/o disco), en el servidor de Backup.

2. Insertar el dispositivo en su respectiva unidad. 3. Verificar los archivos de log del servidor en el

directorio “comando”. 4. Si el archivo “copiar Log” contiene alguna línea

indicando “o file (s) copied”, se debe ejecutar nuevamente, el programa “copiar .cmd” del directorio de comandos. Nuevamente se verifica el archivo del log, si presenta errores.

5. Si el archivo “BACKUP. Log” contiene alguna línea que indique error, se debe ejecutar nuevamente el programa “copiar .cmd” (Verificar antes que el dispositivo este dentro de la unidad).

6. Retirar el dispositivo de la Unidad. 7. Escribir en el rótulo del dispositivo la fecha del día

anterior (fecha a la que corresponde el BACKUP). 8. Guardar el dispositivo en la cubierta y en un lugar

seguro. El mismo día recoge la copia de correspondencia.


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3.3 RECUPERACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de un servicio eficaz y eficiente de las Bases de Datos, atendiendo los requerimientos que sean presentados por los usuarios DEPENDENCIA /CARGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Administrador de Red

01. Localizar y extraer del dispositivo (cinta y/o disco)

que contiene la copia. 02. Insertar el dispositivo en la unidad del servidor. 03. Ejecuta el programa. 04. Selecciona del dispositivo, los archivos que se

necesitan restaurar. 05. Selecciona la unidad para la restauración de los

archivos seleccionados y ejecutar. 06. Cuando termine el programa de restaurar los

archivos, entonces copia estos al directorio del servidor donde se requiere restaurar la base de datos.

07. Retira el dispositivo de la unidad y almacenarla de donde fue extraída.

3.4 SOFTWARE CORPORATIVO U OPERATIVO (DESARROLLO EXTERNO) DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de una metodología de adquisición de software corporativo u operativo desarrollado por una empresa especializada. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OTRAS UNIDADES Direcciones u Oficinas Generales Director General OGA Director de Informática Encargado del Proyecto Director de Informática y Encargado del Proyecto Encargado del Proyecto Director de Informática PROVEEDOR Contratista OFICINA DE INFORMÁTICA Director de Informática Encargado del Proyecto PROVEEDOR Contratista

01. Solicita por escrito su requerimiento a la OGA,

anexando documentos con las especificaciones y requerimientos del aplicativo.

02. Traslada la solicitud al Director de Informática. 03. Asigna el proyecto, quien avala y elabora si es

necesario, un estudio de prefactibilidad. 04. Solicita mínimo 2 cotizaciones de proveedores que

desarrollen software. Se determinan los términos de referencia junto con el representante de la Oficina Usuaria.

05. Evalúa las propuestas junto con el representante de la Oficina Usuaria, presentadas por los diferentes proveedores, siguiendo la Metodología vigente.

06. Da a conocer los resultados de la evaluación de las propuestas y los Términos de Referencia.

07. Envía a la OGA el requerimiento de acuerdo a los Términos de Referencia.

08. Desarrolla y proporciona a la OI un plan de trabajo para la ejecución de las etapas del proyecto.

10. Envía a la Dirección u Oficina General usuaria el plan de trabajo a desarrollar en el proyecto por el contratista.

11. Hace seguimiento de evaluación y control sobre la ejecución de los trabajos propuestos en el plan.

12. Inicia la fase de levantamiento de información con


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OFICINA DE INFORMÁTICA Encargado del Proyecto

los usuarios finales, teniendo en cuenta el documento de Términos de Referencia.

13. Inicia la fase de análisis de información y traza los correspondientes diagramas y propone a través de diagramas nuevos procesos y procedimientos.

14. Ejecuta la fase de diseño o modelamiento de datos, con base en la información recolectada, analizada, sugerida, teniendo en cuenta la metodología para el diseño y creación de objetos de base de datos del MEM.

15. Elabora un acta de recibo a satisfacción, firmada por el usuario final y el Director de Informática.

3.5 SOFTWARE CORPORATIVO U OPERATIVO (DESARROLLO INTERNO) DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de una metodología para el desarrollo de software corporativo u operativo efectuado internamente. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OTRAS UNIDADES Direcciones u Oficinas Generales OFICINA DE INFORMÁTICA Director de Informática Encargado Director de Informática Encargado Director de Informática

01. Solicita por escrito su requerimiento a la Oficina de

Informática anexando documento con las especificaciones y requerimientos del aplicativo.

02. Asigna el proyecto al Encargado de sistemas que le corresponda.

03. Realiza una reunión con el Encargado y el Representante de la Oficina Usuaria.

04. Desarrolla un plan de trabajo para la ejecución de las etapas del proyecto.

05. Envía a la Oficina Usuaria el plan de trabajo a desarrollar en el proyecto en base a la Metodología vigente.

06. Inicia la fase de levantamiento de información con los usuarios finales, teniendo en cuenta el documento de especificaciones y requerimientos.

07. Inicia la fase de análisis de información, trazando los correspondientes diagramas y/o propone a través de las mismas adecuaciones a los procesos y procedimientos existentes.

08. Ejecuta la fase de diseño o modelamiento de datos, en base a la información recolectada y la analiza teniendo en cuenta el diseño y creación de una base de datos.

09. Continúa con la fase de desarrollo del aplicativo en base en la metodología vigente para desarrollo del software.

10. Inicia conjuntamente con el usuario final la etapa de implementación del aplicativo, con el fin de detectar posibles fallas en el funcionamiento del mismo, a través de las diferentes pruebas ejecutadas.

12. Inicia conjuntamente con el usuario final la etapa de implementación del aplicativo.

13. Hace entrega formal del aplicativo al usuario final, elaborando un acta de entrega a satisfacción, firmado por el usuario y el Encargado.


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4. PROCEDIMIENTOS: TECNOLOGÍA INTERNET Y SEGURIDAD 4.1 ADMINISTRACIÓN SERVICIOS DE INTERNET DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de un servicio eficaz y eficiente del Servicio de Internet, atendiendo los requerimientos que sean presentados por los usuarios. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD UNIDAD DE INFORMATICA Director de Informática Administrador de Red Director de Informática Administrador de Red Director de Informática Administrador de Red

01. Ingresa desde un equipo a Internet a través del

programa Internet Explorer y verifica que se pueda acceder una página.

02. Realiza las pruebas respectivas en el Firewall en caso que no haya servicio de Internet.

03. Llama al proveedor de servicio de Internet existente, informando de la falla respectiva, en caso que no haya salida de Internet desde el Firewall.

04. Solicita la entrada con la cuenta del administrador al responsable de administración de red, en caso que el problema no sea del proveedor de Internet.

05. Informa del problema al Director de Informática 06. Pide establecer causas, autoriza la reiniciación del

servidor de Internet y ordena acciones a seguir. 07. Reinicia servidor de Internet y procede a chequear

los servicios del sistema, Firewall, Log, seguridades y parámetros.

08. Realiza las acciones necesarias para mantener el servicio de Internet.

4.2 ADMINISTRACIÓN SERVICIOS DE INTRANET / PÁGINA WEB DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de un funcionamiento eficaz y eficiente del Servicio de Intranet, atendiendo los requerimientos que sean presentados por los usuarios internos. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMATICA Web Master Administrador de Red Web Master Usuario

01. Accede a los servicios de intranet y verifica que

esté funcionando correctamente. 02. Solicita la entrada con cuenta de administrador al

responsable de administración de red, para detectar el problema de funcionamiento, si el servidor de intranet no responde a la solicitud de páginas.

03. Entra al servidor de intranet y autoriza la verificación y ajustes del servicio.

04. Realiza ajustes de parámetros y habilita el servicio para los usuarios.

05. Chequea continuamente los Logs del sistema, seguridad y de aplicación del sistema, con el fin de corregir desviaciones.

06. Accede al servicio de intranet y realiza consulta y actualización de información de sus dependencias.

07. Solicita a la Oficina de Informática las


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Director de Informática Web Master

actualizaciones de nuevas páginas. 08. Recibe la solicitud y autoriza al Web Master la

creación de nuevas páginas y la actualización de la información.

09. Recibe de las dependencias de la unidad gestión general, los cambios (adiciones, supresiones, modificaciones) de las páginas respectivas.

10. Diseña nuevas páginas en Intranet y le comunica al usuario solicitante.

4.3 SOPORTE A USUARIOS VIA INTRANET DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de un servicio de soporte técnico eficaz y eficiente y que beneficie a todos los usuarios, atendiendo los requerimientos que sean presentados. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OTRAS UNIDADES Direcciones Generales u Oficinas Generales OFICINA DE INFORMATICA Director de Informática Jefe Soporte Técnico Personal de Soporte Técnico Asignado Jefe Soporte Técnico Director de Informática

01. Solicita requerimiento por medio de la intranet. 02. Recibe las solicitudes y autoriza la solución. 03. Asigna la solución a las diferentes áreas de la

Oficina de Informática, dependiendo del Area solicitante.

04. Recibe la orden de solución y evalúa las posibles soluciones al requerimiento.

05. Realiza las coordinaciones necesarias para dar cumplimiento al requerimiento, ya sea en la dependencia solicitante o la aplicación de una acción interna.

06. Comunica al usuario sobre la solución y da recomendaciones en caso de repetirse la falla o el requerimiento.

07. Registra y actualiza la solución del requerimiento y la fecha en Intranet.

08. Realiza aleatoriamente el seguimiento, verifica el cumplimiento de la solicitud.

09. Evalúa la necesidad de informar a la jefatura de la oficina sobre casos especiales o de toma de decisiones.

10. Pide antecedentes y ordena las acciones a seguir si el problema no ha sido solucionado o si la situación lo amerita.

4.4 ADMINISTRACIÓN CORREO ELECTRONICO DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer a la Institución de un servicio eficaz y eficiente de mensajería electrónica, atendiendo los requerimientos que sean presentados por cualquier usuario. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMATICA Administrador de Red OTRAS OFICINAS Usuario OFICINA DE INFORMÁTICA

01. Accesa al servicio de correo para determinar si

está en funcionamiento. 02. Solicita servicio de soporte, si no está en

funcionamiento o si se presentan fallas.


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Administrador de Red OTRAS OFICINAS Direcciones u Oficinas Generales OFICINA DE INFORMATICA Director de Informática Administrador de Red

03. Realiza actualizaciones en el sistema. 04. Chequea el Log de seguridad, parámetros de

cuentas y perfiles de usuarios. 05. Verifica los cambios y ajustes realizados. 06. Solicita actualización, creación o eliminación de

cuentas de correo electrónico. 07. Recibe de las Direcciones u Oficinas Generales

los requerimientos para la actualización de cuentas.

08. Verifica y autoriza la implementación del requerimiento.

09. Levanta la información e implanta la nueva solicitud.

4.5 CREACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Proveer al personal de la Institución los servicios de mensajería electrónica, mediante la asignación de una cuenta de correo electrónico en el Servidor de Internet. DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMATICA Administrador de Red

01. Ingresa usuario Administrador del servidor de

Internet. 02. Entra al programa Administrador de Correo. 03. Selecciona la opción de creación de cuentas de

correo. 04. Escribir los datos del usuario que se va ha crear

de acuerdo a los estándares establecidos. 05. Selecciona el servidor de dominio y el usuario que

utilizará esta cuenta. 06. Escribir la dirección de correo electrónico de

acuerdo a los estándares. 07. Oprima aceptar los datos ingresados. 08. Registra los cambios realizados en el formato.

4.6 MODIFICACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Mantener la información de los usuarios de correo electrónico actualizado, mediante la modificación y/o corrección de cuentas de correo. . DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Administrador de Red

01. Ingresa usuario Administrador del Servidor de

Internet 02. Entra al programa Administrador de correo. 03. Selecciona la cuenta de correo que desea

modificar. 04. Modifica los datos que sean necesarios. 05. Acepta los cambios realizados. 06. Registra los cambios realizados en el formato.


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4.7 ELIMINACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Mantener actualizado las cuentas de correo electrónico, mediante la eliminación de cuentas de personal no autorizado. DEPENDENCIA /CARGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Administrador de Red

01. Ingresa usuario Administrador del Servidor de

Internet. 02. Entra al programa Administrador de correo. 03. Selecciona la cuenta de correo que desea eliminar. 04. Elimina la cuenta seleccionada. 05. Acepta el cambio realizado. 06. Registra los cambios realizados en el formato.

4.8 CREACIÓN Y/O ACTUALIZACION DE LA PAGINA WEB DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Permitir que se pueda crear y/o actualizar una página web. . DEPENDENCIA/ CARGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OTRAS OFICINAS Direcciones u Oficinas Generales OFICINA DE INFORMÁTICA Director de Informática Encargado Actualización Página Web

01. Solicitan a la Oficina de Informática la creación y/o

actualización de la página y entrega la información correspondiente.

02. Asigna al encargado de actualizar la Página Web. 03. Abre una página web ya diseñada con el estándar de

la Institución, borra la información sobrante y se guarda con el nuevo nombre.

04. Copia la información entregada por el usuario en esta nueva plantilla web.

05. Guarda copia de seguridad de esta página, confirmando que los enlaces entrantes y salientes, y que el formato de texto, diseño e imágenes corresponde al general de la Institución.

06. Publica esta página web en el Servidor Web Principal de la Institución.

4.9 ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE LA INSTITUCIÓN DEPENDENCIA Oficina de Informática – OI OBJETO Mantener actualizado una interfaz amigable, dinámica y útil para los usuarios. DEPENDENCIA /CARGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD OFICINA DE INFORMÁTICA Encargado Actualización Página Web

01. Realiza un análisis de las necesidades de los

usuarios del portal de la Institución. 02. Crea un listado de necesidades, y uno de soluciones

a dichas necesidades.


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03. Crea un boceto en papel de la nueva estructura del portal.

04. Crea un boceto digitalizado de la nueva estructura del portal.

05. Construye la nueva plantilla principal. 06. Reorganiza la información según la nueva estructura.

manual de procedimientos oficina de ......oficina de informÁtica manual de procedimientos 4...

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