manual de procedimientos e indicadores de gestion definitivo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA BIBLIOTECA DEL INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE CD. CONSTITUCION

NDICE

Introduccin 1. Centro de la Biblioteca 1.1 Objetivos 1.2 Objetivos Generales 1.3 Objetivos Especficos 1.4 Presentacin del Centro de Biblioteca 1.4.1 Misin de la Biblioteca 1.4.2 Estructura del Centro de Biblioteca 1.6 Identificacin Procesos y Procedimiento del Centro de Biblioteca 1 1 1 1 2 2 2 2

2. Servicio de Prstamo y Difusin del Material Bibliogrfico 4 2.1 Proceso y prstamo de Material Bibliogrfico 2.1.1 Descripcin del Procedimiento: Orientacin al Usuario 4 4 6

2.1.2 Descripcin del Procedimiento: Elaboracin y Difusin de Listados y Boletines Bibliogrficos 2.1.3 Descripcin del Procedimiento: Informacin a Travs del Correo Electrnico 2.1.4 Descripcin del Procedimiento: Reservacin del Material Bibliogrfico 2.1.5 2.1.6 2.1.7 Descripcin del Procedimiento: Prstamo del Material Bibliogrfico Descripcin del Procedimiento: Prstamo del Material Audiovisual Descripcin del Procedimiento: Renovacin del Material Bibliogrfico Audiovisual 2.1.8 Descripcin del Procedimiento: Consulta de Internet y Bases de Datos 2.1.9 Descripcin del Procedimiento: Ubicacin del Material Bibliogrfico y Audiovisual 2.2 Proceso de Adquisicin y Procesamiento del Material Bibliogrfico 2.2.1 2.2.3 Descripcin del Procedimiento: Manejo de Correspondencia de Publicaciones Peridicas Descripcin del Procedimiento: Compra del Material Bibliogrfico 23 24 21 22 19 18 9 11 16 7

2.2.4 2.2.5

Descripcin del Procedimiento: Canje de Duplicados Descripcin del Procedimiento: Canje de Publicaciones Producidas del Poder Judicial

26 29 33 43

2.2.6 2.2.7

Descripcin del Procedimiento: Procesamiento Tcnico de Libros Descripcin del Procedimiento: Procesamiento Tcnico de Publicaciones Seriadas

2.2.8

Descripcin del Procedimiento: Procesamiento Tcnico de Materiales para Archivo Vertical 49 52

2.3 Proceso de Gestin Administrativa 2.3.1 Descripcin del Procedimiento: Elaboracin y Presentacin de Informes Estadsticos 2.3.2 Descripcin del Procedimiento: Reporte de Listados de Usuarios Morosos 2.3.3 Descripcin del Procedimiento: Coordinacin y control de Monitores 2.3.4 2.3.5 Descripcin del Procedimiento: Diligenciamiento de Paz y Salvo Descripcin del Procedimiento: Asesora en el Uso y Manejo de las Fuentes de Informacin 2.4 Verificacin del Centro de Biblioteca 2.5 Indicadores de Gestin de Centro de Biblioteca 2.6 Glosario de Trminos 2.7 Formato del Centro de Biblioteca 3. Procedimiento para la Actualizacin del Manual 3.1 Descripcin del Procedimiento: Actualizacin del Manual de Procedimiento 3.2 Formato para la Actualizacin del Manual de Procedimiento

52

54

56 58 60 61 62 90 94 95 98 98

INTRODUCCIN El Manual de Procesos y Procedimientos de la de la Biblioteca del Instituto Tecnolgico Superior de Cd. Constitucin, ha sido diseado con el propsito de estandarizar y aclarar los mtodos de trabajo y de esta manera, disminuir las posibilidades de error y la dispersin de resultados que ocurren cuando la ejecucin de los procedimientos depende bsicamente de los criterios personales de quien los lleva a cabo. Los procedimientos definidos en el manual buscan unificar el modo de operacin de las diferentes reas y definir claramente los cargos responsables de realizar las actividades enmarcadas en los procedimientos estandarizados, a fin de garantizar su efectiva implementacin. Con los indicadores de gestin se pretende generar un mecanismo que permita medir sistemticamente, sobre una base continua en el tiempo, los resultados obtenidos por cada rea y comparar stos con lo deseado o planificado, a fin de generar informacin que facilite la toma de decisiones en pro del mejoramiento continuo de la organizacin. El documento se encuentra dividido en cuatro captulos bsicos, en los cuales se presentan los Procesos y Procedimientos que se realizan en las reas y los indicadores que deben ser aplicados para medir y evaluar su gestin. En primera instancia se presenta la dependencia a travs de la Misin y de su ubicacin dentro de la estructura orgnica, posteriormente son identificados los Procesos y Procedimientos que se realizan en el rea con su respectivo grfico, ms adelante en cada captulo se describen cada uno de los procedimientos estandarizados y se presentan los Indicadores de Gestin, tambin son determinados unos momentos de verificacin que se constituyen en puntos de control claves para garantizar la operacin de la dependencia y

finalmente se define el Glosario con trminos propios de la labor que se lleva a cabo y un listado de los formatos que deben ser aplicados con el objetivo de viabilizar la aplicacin del Manual. Se debe tener en cuenta que el Manual de Procesos y Procedimientos es un documento dinmico que debe ajustarse y actualizarse a travs del tiempo, lo cual es responsabilidad directa de los funcionarios de rea en coordinacin del Jefe de la misma, ya que la operacin de la Biblioteca del ITSCC ser siempre susceptible de ser mejorada, para ello anualmente los ajustes al manual deben ser enviados a la Direccin General del Plantel para que sta gestione su respectiva aprobacin y estos cambios queden

formalmente incluidos, aplicando para ello el procedimiento de actualizacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos el cual se encuentra en el ltimo captulo de este documento. El Manual de Procesos y procedimientos e Indicadores de Gestin fue diseado en forma conjunta con los encargados de la Biblioteca en esta medida su aplicacin depende de la voluntad de Direccin General la cual debe generar mecanismos para que los empleados revisen y apliquen los procedimientos aqu planteados.

1. CENTRO DE LA BIBLIOTECA 1.1 OBJETIVOS 1.2 Objetivos Generales

Integrar y estandarizar los procedimientos que se realizan en la

Biblioteca del Instituto Tecnolgico Superior de Cd. Constitucin, identificando los mecanismos de control, formatos y tiempos o plazos de referencia para las diferentes actividades.

Definir indicadores claves de gestin que permitan medir sistemticamente, sobre una base continua en el tiempo, los resultados obtenidos por cada rea de la Biblioteca.

Definir los momentos claves de verificacin que permiten identificar cuellos de botella de manera oportuna y tomar las medidas pertinentes

1.3 Objetivos especficos

Volver real la misin y la visin de la Biblioteca del ITSCC.

Contribuir a que los empleados de la biblioteca tengan una visin

integradora de las actividades que realizan, favoreciendo el trabajo en equipo.

Evitar improvisaciones en el trabajo y as lograr efectividad en las actividades que se desarrollan. Definir herramientas que permitan medir los niveles de gestin y generar procesos de mejoramiento continuo

Disear puntos de control que permitan generar continuidad y ptimos resultados en la aplicacin de los procedimientos

Mejorar los flujos de informacin travs del empleo de formatos

1.4 PRESENTACION DEL CENTRO DE BIBLIOTECA 1.4.1 Misin Coordinacin de Biblioteca Apoyar por medio de un sistema bibliogrfico y Tecnolgico que promueva y facilite el acceso a la informacin al alumnado, personal docente y visitantes externos, es decir, que

recupere, organice, conserve, difunda, y ponga a disposicin de los usuarios la documentacin en sus diversas formas y presentaciones y cultural, estimulando la creacin de

una cultura del valor y significado de la informacin en la generacin, desarrollo, incorporacin, y adaptacin del conocimiento, en beneficio de la comunidad de los usuarios. 1.4.2 Estructura del Centro de Biblioteca El Centro de Biblioteca depende directamente de la Direccin General del Plantel. 1.6 IDENTIFICACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE BIBLIOTECA En el Centro de Biblioteca se han identificado tres procesos fundamentales:

Difusin y prstamo de material bibliogrfico Adquisicin y procesamiento de material bibliogrfico Gestin Administrativa de la Biblioteca

Cada uno de los procesos identificados, se encuentra constituido por los procedimientos que se presentan en el cuadro siguiente: Tabla 1. Identificacin de Procesos y Procedimientos

Tabla 1 DIFUSIN Y PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO ADQUISICIN Y PROCESAMIENTO

GESTION Y ADMINISTRACION16. Elaboracin y presentacin de informes estadsticos 17. Listados de usuarios morosos

1.Orientacin al Usuario

10. Compra de material bibliogrfico.

2. Elaboracin y difusin de listados y boletines bibliogrficos 3. Difusin de informacin a travs de correo electrnico

11.Canje de duplicados

12. Donacin de material bibliogrfico por parte de Organizaciones o personas externas

18. Coordinacin y control de monitores

4. Reservacin de material bibliogrfico

13. Procesamiento tcnico de libros

19. Diligenciamiento y entrega de paz y salvos

5. Prstamo y recepcin de material bibliogrfico

14. Procesamiento tcnico de publicaciones seriadas

20. Asesora para el uso y manejo de fuentes de informacin y elaboracin de trabajos escritos

6. Prstamo y recepcin de material audiovisual

15.Procesamiento tcnico de materiales para archivo vertical

7. Renovacin de material bibliogrfico y audiovisual 8. Consulta internet y bases de datos

9. Ubicacin de material bibliogrfico y audiovisual

Ver Figura 1: Espina de pescado procesos y procedimientos Centro de Biblioteca:

2.

SERVICIO

DE

PRSTAMO

Y

DIFUSIN

DEL

MATERIAL

BIBLIOGRFICO.2.1 PROCESO DIFUSIN Y PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

2.1.1 Descripcin del Procedimiento: Orientacin al Usuario Procedimiento a travs del cual se le explica al usuario como usar el servicio de Biblioteca y se le canaliza hacia la seccin de la cual requiere un servicio. Paso Dependencia Cargo del Responsable1 Centro de biblioteca Usuario Solicita orientacin para localizar informacin bibliogrfica ***

Descripcin

Formato

Mecanismo de Control***

Plazos o TiempoPermanente

2

Centro biblioteca

de

Funcionario consulta de Biblioteca

*** Orienta al usuario en la consulta de

***

Permanente

bases de datos y ficheros 3 Centro biblioteca de Funcionarios Biblioteca Remite al usuario a las colecciones y/o secciones donde se encuentra la informacin 4 Centro de biblioteca Capacita al usuario en la bsqueda, uso y manejo de la base de datos y fuentes de informacin del centro *** Pe *** Permanente *** *** Permanente

Jefe de rea de atencin al usuario

5

Centro de biblioteca

Jefe de rea de atencin al usuario

Supervisa a los funcionarios de la seccin en la atencin oportuna y eficiente a los usuarios

***

***

Permanente

2.1.2 Descripcin del Procedimiento: Elaboracin y Difusin de Listados y Boletines Bibliogrficos Procedimiento a travs del cual la Biblioteca informa a la Comunidad sobre los nuevos materiales bibliogrficos adquiridos que se encuentran disponibles para ser consultados.

Paso 1

2

Dependencia Cargo del Descripcin Responsable Centro de Servicio al Recibe biblioteca Publico material bibliogrfico y audiovisual Centro de Servicio al Recupera biblioteca Publico informacin del material bibliogrfico y audiovisual Centro de biblioteca Servicio al Publico Procesa recuperacin de informacin en la base de datos Imprime listados y los informes del material bibliogrfico y/o audiovisual Exhibe listados e informacin en carteleras Informa a los departamentos sobre la informacin de nuevos listados y boletines

Formato ***

Mecanismos Plazos o de Control Tiempo *** ***

***

3

***

Relevancia de la informacin en el material bibliogrfico ***

***

***

4


Servicio al Publico

***

***

***

5

Centro de biblioteca Centro de bibliotecas

Servicio al Publico Servicio al Publico

***

***

Revistas quincenales Libro mensual

6

***

***

2.1.3 Descripcin del Procedimiento: Informacin a travs de Correo Electrnico. Procedimiento a travs del cual la Biblioteca consulta informacin de inters acadmico e informa a los Departamentos sobre material bibliogrfico encontrado en la red, de inters para los diferentes usuarios de acuerdo a su perfil.

Paso 1

2

3

4

5

6

7

Dependencia Cargo del Descripcin Formato Responsable Centro de Coordinador Recupera *** biblioteca biblioteca boletines y listados de nuevo material bibliogrfico y audiovisual Centro de Coordinador Consulta e *** biblioteca biblioteca identifica informacin de inters de internet Centro de Coordinador Baja *** biblioteca biblioteca informacin de inters de internet Centro de Coordinador Elabora *** biblioteca biblioteca listados de direcciones de pginas con temas de inters Centro de Coordinador Selecciona la *** biblioteca biblioteca informacin de acuerdo al perfil de los usuarios Centro de Coordinador Enva boletines *** biblioteca biblioteca y listados a los departamentos Centro de Coordinador Enva *** biblioteca biblioteca informacin de inters bajada de internet a los usuarios definidos de acuerdo a su perfil por correo electrnico

Mecanismos Plazos o de Control tiempo *** En cualquier momento

***

En cualquier momento

Relevancia de la informacin ***

En cualquier momento En cualquier momento

***

En cualquier momento

***

Docentes del Tecnolgico

En cualquier momento En cualquier momento

2.1.4 Descripcin del Procedimiento: Reservacin de Material Bibliogrfico Procedimiento a travs del cual los miembros de la comunidad tecnolgica separan material bibliogrfico para acceder a su prstamo, una vez estos sean entregados a la Biblioteca.Paso 1 Dependencia Cargo del Descripcin Responsable Centro de Usuario Solicita la biblioteca reservacin del material bibliogrfico Centro de Auxiliar Es libro de biblioteca biblioteca reserva o de coleccin general? Centro de Auxiliar Si es libro de biblioteca biblioteca reserva: identifica en la estantera de la coleccin de libros de reserva las reas y busca los libros Centro de Auxiliar Adjunta el biblioteca biblioteca carnet del usuario a la ficha de prstamo del libro solicitado Centro de Auxiliar Informa al biblioteca biblioteca usuario el dia y hora en que puede retirar y devolver el libro y termina procedimiento Centro de biblioteca Auxiliar biblioteca Si es coleccin general: recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliogrfico y lo anexa a la ficha de prstamo Informa al usuario la fecha en que puede prestar el libro Formato Solicitud de prstamo *** Mecanismos Plazos o de Control tiempo *** ***

2

***

***

3

***

***

***

4

***

***

***

5

***

***

Retira 4 p.m. Entrega 8 a.m. - 9 a.m del da siguiente ***

6

***

***

7


Auxiliar biblioteca

***

***

***

2.1.5 Descripcin del Procedimiento: Prstamo de Material Bibliogrfico Procedimiento a travs del cual los usuarios pueden acceder al prstamo de material bibliogrfico ya sea para consulta en la sala o para llevarlo a su domicilio y revisarlo con mayor tiempo.

Paso Dependencia Cargo del Descripcin Formato Responsable 1 Centro de Auxiliar de Recibe del Solicitud de biblioteca servicio usuario la prstamo publico solicitud de material bibliogrfico 2 Centro de Auxiliar de Identifica en la *** biblioteca servicio estantera de la publico coleccin de libros 3 Centro de biblioteca Centro de biblioteca Auxiliar de servicio publico Auxiliar de servicio publico Auxiliar de servicio publico Solicita el carnet del usuario Verifica es prstamo en la sala o a Domicilio? Si es prstamo en la sala: anexa el carn al formato de solicitud o ficha de prstamo Entrega el libro al usuario ***

Mecanismos Plazos o de Control tiempo *** ***

***

***

***

***

4

***

***

***

5


***

Libros de referencia: formato solicitud del libro

***

6


Auxiliar de servicio publico

***

7


Auxiliar de servicio publico

8

Centro de Biblioteca

Auxiliar de servicio pblico

Guarda el carnet con la ficha de prstamo o formato de solicitud temporal y contina en actividad 15 Si es prstamo a domicilio: Verifica

***

Libros de coleccin general ficha de prstamo ***

***

***

***

***

***

9



10



Es prstamo por Primera vez? Si es prstamo por primera vez: abre tarjeta de usuario y diligencia datos personales del usuario y contina en actividad 11 Si no es prstamo por primera vez: contina en actividad 11

Tarjeta de usuario

***

***

***

Para libros: asignatura topogrfica No. inventario, fecha devolucin. Revistas: titulo de revista ao, volumen y nmero

***

11



12



Registra en la tarjeta del usuario los datos de identificacin del material bibliogrfico y la fecha de devolucin Retira la ficha de prstamo y le coloca la fecha de devolucin con el fechador Hace firmar al usuario la tarjeta de prstamo y marca la fecha de devolucin en la tarjeta y en la Hoja de vencimiento Entrega el libro al usuario

***

13



*Tarjeta de prstamo *Hoja de Vencimiento

Libros coleccin general Libros Reserva Tesis y Revistas ***

8 das De un da para otro 3 das

***

14



***

***

***

15

Centro de Biblioteca Centro de Biblioteca

16

Auxiliar de servicio al pblico Auxiliar de servicio pblico Auxiliar de servicio pblico

17


18



19



20



21



22



Recibe el libro del usuario Verifica es prstamo a domicilio o en sala? Si es prstamo en sala: devuelve carn al usuario, y deposita el formato de solicitud de material bibliogrfico en el respectivo casillero por tipo de usuario Ubica el material bibliogrfico en la coleccin y termina procedimiento Si es prstamo a domicilio: verifica el libro fue devuelto a la fecha indicada? Si fue devuelto en la fecha indicada: marca en la tarjeta del libro y del usuario la devolucin con el fechador Ubica el material bibliogrfico en la coleccin y termina procedimiento Si no fue devuelto en la fecha indicada:

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

Tarjeta del libro Tarjeta del usuario

***

***

Cobro de multas

***

***

23



24



25


Auxiliar de servicio pblico Auxiliar de servicio pblico

26


verifica das de retardo, diligencia formato con el valor de la multa y entrega original al usuario Guarda copia del formato de cobro de multas Ubica el material bibliogrfico en la coleccin Recibe copia de la consignacin del usuario Anexa copia de consignacin al formato de cobro de multas y reporta informe

***

***

***

***

***

***

***

***

Mensual

2.1.6

Descripcin

del

Procedimiento:

Prstamo

de

materiales

Audiovisuales Procedimiento a travs del cual los usuarios pueden acceder al material audiovisual que posee la biblioteca.Paso Dependencia Cargo del Descripcin Responsable 1 Centro de Auxiliar de Recibe biblioteca Referencia solicitud de prstamo de material audiovisual 2 Centro de Usuario Entrega al biblioteca usuario los listados de audiovisuales: Diapositivas, pelculas en Beta; VHS y CDFormato *** Mecanismos Plazos o de Control tiempo *** ***

***

***

***

3


Usuario

4


Auxiliar de Referencia

5



6

Centro de biblioteca Centro de biblioteca

Auxiliar de Referencia Auxiliar de Referencia

7

8



9

Centro de Biblioteca Centro de Biblioteca

Auxiliar de Referencia Auxiliar de Referencia

10

11



12



13



ROOM Selecciona audiovisuales de inters Busca el audiovisual solicitado por el nmero de identificacin del material Retira del audiovisual la ficha de prstamo Solicita el carnet al usuario Firma la ficha de prstamo del audiovisual Anexa al carnet la ficha de prstamo del audiovisual Entrega el audiovisual al usuario Guarda el carnet del usuario y la ficha de prstamo de audiovisual Deposita el formato de solicitud del audiovisual en el respectivo casillero por tipo de usuario Recibe audiovisual del usuario y entrega carnet Marca en la tarjeta la devolucin de l audiovisual, con el fechador

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

Prstamo material

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

14



Ubica el audiovisual en su lugar

2.1.7 Descripcin del Procedimiento: Renovacin del Bibliogrfico y Audiovisual.

Material

Procedimiento a travs del cual los usuarios pueden solicitar la continuidad del prstamo del material que tiene en su poder.Paso Dependencia Cargo del Descripcin Responsable 1 Centro de Usuario Solicita la biblioteca renovacin del material bibliogrfico 2 Centro de Auxiliar de Recibe al biblioteca Prstamo usuario el material bibliogrfico 3 Centro de Auxiliar de Coloca la biblioteca Prstamo nueva fecha de devolucin tanto en la tarjeta de usuario como en la ficha de prstamo del material bibliogrfico o audiovisual 4 Centro de Auxiliar de Entrega biblioteca Prstamo material al usuario Formato *** Mecanismos Plazos o de Control tiempo *** ***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

2.1.8 Descripcin del Procedimiento: Consultas Internet. Procedimiento a travs del cual los usuarios pueden realizar consultas de informacin especfica en diferentes temas a travs del uso de Internet.Paso Dependencia Cargo del Descripcin Responsable 1 Centro de Usuario Solicita biblioteca servicios de informacin a travs de Internet 2 Centro de Auxiliar Recibe biblioteca Biblioteca formato diligenciado con informacin requerida y diskette 3 Centro de Auxiliar Define tiempo biblioteca Biblioteca de entrega de la informacin Formato *** Mecanismos de Control *** Plazos o tiempo ***

Estrategia de bsqueda

***

***

***

4


Auxiliar Biblioteca

5 6


Auxiliar Biblioteca Auxiliar Biblioteca

7 8


Auxiliar Biblioteca Auxiliar Biblioteca

Define medio de consulta: Internet o base de datos Realiza la consulta Graba la informacin obtenida en el dispositivo Informa al usuario Entrega informacin al usuario

***

*Demanda solicitudes *Complejidad del tema *Tiempo requerido de bsqueda ***

***

***

*** ***

*** ***

*** ***

*** ***

*** ***

*** ***

2.1.9 Descripcin del Procedimiento: Ubicacin de Material Bibliogrfico y Audiovisual Procedimiento a travs del cual los empleados de la biblioteca organizan nuevamente en su lugar y en perfecto orden el material que ha sido devuelto por los usuarios.

Paso Dependencia Cargo del Descripcin Responsable 1 Centro de Auxiliar de Organiza biblioteca prstamo material bibliogrfico o audiovisual

Formato ***

2


Auxiliar de prstamo

3


Auxiliar de prstamo

4


Auxiliar de prstamo

Revisa que concuerde el material con la ficha de prstamos para libros y audiovisuales Identifica rea y estantera para ubicacin del material Ubica el material bibliogrfico y/o audiovisual en su lugar

***

Mecanismos de Plazos o Control tiempo Revistas: *** alfabticamente, por ttulo de publicacin, ao, volumen y No. Libros: en orden ascendente, segn clasificacin o por nmero de Identificacin. Audiovisual: por No. De identificacin *** ***

***

***

***

***

***

Permanente

2.2 PROCESO ADQUISICIN Y PROCESAMIENTO 2.2.1 Descripcin del Procedimiento: Manejo de Correspondencia de Publicaciones Peridicas Procedimiento a travs del cual la Biblioteca da respuesta oportuna a las solicitudes o propuestas que llegan en torno a la adquisicin o intercambio de material bibliogrfico.Paso Dependencia Cargo del Descripcin Formato Responsable 1 Centro de Secretaria Recibe *** biblioteca correspondencia 2 Centro de Secretaria Entrega *** biblioteca correspondencia al auxiliar de registro y canje de materiales bibliogrficos 3 Centro de Auxiliar de Abre *** biblioteca Canje correspondencia y entrega al jefe de la seccin 4 Centro de Jefe de Define *** biblioteca seccin respuesta a la correspondencia recibida 5 Centro de Auxiliar de Diligencia Canje biblioteca canje respuesta en donacin formatos segn el caso 6 Centro de Jefe de Verifica *** biblioteca seccin informacin diligenciada y firma documentos 7 Centro de Auxiliar de Enva *** biblioteca canje correspondencia a administracin de documentos y archiva y copia Mecanismos de Control *** *** Plazos o tiempo *** ***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

2.2.2 Descripcin del Procedimiento: Compra de Material Bibliogrfico Procedimiento a travs del cual el Centro de Biblioteca adquiere nuevo material bibliogrfico.Paso Dependencia Cargo del Descripcin Responsable 1 Centro de biblioteca Director Identifica requerimientos de material bibliogrfico Contacta proveedores de materiales y solicita cotizaciones bibliogrficas Recibe y analiza cotizaciones Gestiona adquisicin de material como centro de gastos Recibe material bibliogrfico y confronta que coincida con el pedido Organiza material y entrega a los jefes de seccin Formato Mecanismos de Control Solicitud de jefes y personal departamento Proveedores de libros Suscriptores de revistas Plazos o tiempo ***

Lista de material requerido ***

2


Secretaria

***

3


Director

***

***

***

4

Secretaria

***

***

***

5


Secretaria

Listado de material bibliogrfico

***

***

6


Secretaria

2.2.3 Descripcin del Procedimiento: Canje de duplicados Procedimiento a travs del cual la biblioteca intercambia material repetido por otros materiales de inters con otras instituciones de su misma naturaleza.Paso Dependencia Cargo del Descripcin Responsable 1 Centro de biblioteca Auxiliar de canje Separa las publicaciones duplicadas de las que ingresarn a coleccin Organiza los duplicados alfabticamente por titulo, ao, volumen y nmero Ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje Ubica las publicaciones duplicadas en la coleccin de duplicados Copia en dispositivo listado de publicaciones para canje Enva por correo electrnico listado de publicaciones para canje a las instituciones que poseen correo electrnico Imprime listados de duplicados de publicaciones para enviar a instituciones Formato Mecanismos de Control *** Plazos o tiempo ***

***

2


Auxiliar de canje

***

***

***

3


Auxiliar de canje

***

***

***

4


Auxiliar de canje

***

***

***

5


Auxiliar de canje

***

***

***

6


Jefe de Seccin

***

***

***

7


Auxiliar de canje

***

***

***

8


Auxiliar de canje

9


Auxiliar de canje

10


Secretaria

11


Auxiliar de canje

12


Auxiliar de canje Auxiliar de canje

13

14


Auxiliar de canje

que no poseen direccin electrnica Elabora sobres con direcciones de instituciones locales, nacionales e internacionales para enviar listados de duplicados Enva sobres con listados de canje a la secretara del Centro de Bibliotecas Recibe sobres con listados de duplicaciones de publicaciones y los enva a la seccin de Administracin de Documentos Recibe listados por las instituciones tanto por correo electrnico como por correo areo, con la solicitud de duplicaciones de su inters Selecciona las publicaciones solicitadas Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados Elabora oficios de remisin de publicaciones para canje y los pasa al jefe de Seccin para su control y

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

15 16


Auxiliar de canje Auxiliar de canje

firma Firma oficios Empaca las publicaciones duplicadas solicitadas con el oficio de remisin Enva duplicados de publicaciones a la secretara del centro Enva duplicados de publicaciones a la seccin de Administracin de Documentos

*** ***

*** ***

*** ***

17


Auxiliar de canje

***

***

***

18


Secretaria

***

***

***

2.2.4 Descripcin del Procedimiento: canje de publicaciones producidas. Por el ITSCC (productos finales de residencias) a travs del cual la institucin intercambia material bibliogrfico de inters que posean otras instituciones de su misma naturaleza.

Paso Dependencia Cargo del Descripcin Responsable 1 Centro de biblioteca Director Enva a la seccin de canje de un nmero determinado de ejemplares de cada documento

Formato

Mecanismos de Control ***

***

Plazos o tiempo ***

2


Jefe de Seccin

3


Jefe de Seccin

Recibe las publicaciones enviadas para canje Revisa el envo y entrega las publicaciones a la auxiliar de Registro y canje de materiales

***

***

***

***

***

***

4


Auxiliar de Canje

5


Jefe de seccin

bibliogrficos Ubica las publicaciones en la coleccin "Publicaciones" Determina las instituciones a las cuales se les enviar las publicaciones y dems documentos Verifica los listados automatizados de las diferentes instituciones con las que se tiene establecido el canje para cargar las publicaciones que se enviarn Descarga los Duplicados solicitados de los listados automatizados Elabora oficios de remisin de publicaciones para canje y los pasa al Jefe de Seccin para su control y firma Firma oficios Empaca las publicaciones duplicadas solicitadas con el oficio de remisin y las enva a Administracin de documentos

***

***

***

***

***

***

6


Auxiliar de Canje

***

***

***

7


Auxiliar de Canje

***

***

***

8


Auxiliar de Canje

***

***

***

9 10


Auxiliar de Canje Auxiliar de Canje

*** ***

*** ***

*** ***

2.2.5 Descripcin del Procedimiento: Donacin de Material Bibliogrfico por parte del ITSCC. Procedimiento a travs del cual el ITSCC naturaleza similar, material bibliogrfico.Paso Dependencia Cargo del Descripcin Responsable 1 Centro de biblioteca Jefe de Seccin Seleccin del material de duplicados aquellos a donar Elabora listados de material para donacin Contactan instituciones interesadas en material bibliogrfico y enva listados de material a donar Entrega o enva a las instituciones la donacin Formato Mecanismos de Control *** Plazos o tiempo ***

regala a otras entidades de

***

2


Auxiliar

***

***

***

3


Jefe de Seccin

***

***

***

4


Auxiliar

***

Copia del listado donado a la institucin

***

2.2.6 Descripcin del Procedimiento: Procesamiento tcnico de libros Procedimiento a travs del cual la Biblioteca analiza la informacin, cataloga, clasifica y prepara fsicamente el material bibliogrfico para su consulta.Paso Dependencia Cargo del Responsable 1 Centro de biblioteca Secretaria Descripcin Formato Mecanismos de Control *** Plazos o tiempo ***

2


3


4


5


6


Enva al Jefe de procesos tcnicos los libros y materiales audiovisuales y grficos recibidos en el centro con sus respectivos listados Jefe de Recibe de la Procesos secretara del Tcnico Centro los libros y materiales audiovisuales y grficos y confronta contra listados Jefe de Enva con listado Procesos los materiales Tcnicos bibliogrficos (libros, audiovisuales, CD, Cassettes, Diskette) recin adquiridos al rea de catalogacin Catalogadora Recibe los de Libros materiales bibliogrficos con su correspondiente listado, del jefe de seccin Catalogadora Constata que el de Libros material bibliogrfico recin recibido no contenga imperfecciones de edicin Catalogadora Confronta libros de Libros con fichero de

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

***

7


Catalogadora de Libros

8



autor interno para constatar que no haya existencia del mismo libro ni repeticin de ediciones Confronta fichero topogrfico y en la respectiva ficha registra el nuevo ejemplar y su respectivo nmero de inventario Verifica nmero de edicin de los libros nuevos

***

***

***

***

9



10


11


Sella los libros en el mayor nmero de hojas posible y en las pginas terminadas en 25 Catalogadora Asigna al libro el de Libros nmero de inventario, con el numerador y anota fecha de entrada del libro,; el volumen y nmero de ejemplar cuando es necesario, y la forma de adquisicin Catalogadora Elabora fichas de de Libros acceso (Entrada de material bibliogrfico, audiovisual y grfico)

***

Por cada nueva edicin hace proceso completo de catalogacin ***

***

***

***

***

***

***

registrando en ella: Nmero de Inventario asignado, autor, titulo, lugar de edicin, editorial, fecha de edicin del libro, fecha de recibo del material, facultad, programa al cual va destinado

***

12



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Jefe de Procesos Tcnicos

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Registra en los formatos de estadstica de acuerdo con la ficha de inventario, la existencia de libros Verifica El libro es nuevo? Si no es libro nuevo: contina en actividad 22 Si es libro nuevo: cataloga el material ingresado a la seccin de acuerdo a las reglas de Catalogacin Angloamericanas Asigna la clave de autor de acuerdo a la tabla de Cutter Entrega al jefe de seccin el material catalogado para su clasificacin con: Ficha catalogrfica (borrador) Ficha de acceso debidamente diligenciada Revisa la catalogacin para verificar la correcta aplicacin de las reglas angloamericanas Asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperacin de la informacin, de acuerdo a las listas de

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directamente el libro, precio, forma de adquisicin ***

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Jefe de procesos tcnicos

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Auxiliar duplicadora

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25

Centro de

Auxiliar

encabezamientos de materia y tesaurus Clasifica los materiales bibliogrficos audiovisuales y grficos llegados al centro de acuerdo al Sistema de Clasificacin Melvil Dewey Enva los materiales bibliogrficos (libros, audiovisuales, CD, cassete, disquette) al rea de preparacin fsica de materiales bibliogrficos Recibe los materiales bibliogrficos catalogados y clasificados con su respectiva ficha catalogrfica Duplica las fichas de autor interno y topogrfica con base en el borrador de la ficha catalogrfica Elabora ficha de prstamo al material bibliogrfico. Contiene: Signatura topogrfica, No. de acceso, autor, ttulo Elabora bolsillo al material de prstamo Contiene: Signatura topogrfica y No. de acceso Rotula el

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biblioteca

duplicadora

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material bibliogrfico con su correspondiente No. de clasificacin Pega el bolsillo con su ficha de prstamo, y hoja de devolucin Elabora listados de los libros procesados para las biblioteca

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Jefe de Servicios al pblico Jefe de Servicios al pblico

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Jefe de Servicios al pblico Jefe de Servicios al pblico

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Jefe de Servicios al pblico

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Jefe de Servicios al pblico Jefe de Servicios al

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Entrega listados a la coordinacin del centro para el programa de difusin y diseminacin selectiva de la informacin. Los libros al jefe de procesos tcnicos Revisa fichas del autor interno y la topogrfica Ubica el material en el rea de libros para las diferentes colecciones Elabora listados de libros y los entrega a la Biblioteca Centra Recibe del jefe de procesos tcnicos libros y materiales audiovisuales procesados Confronta los libros con los epgrafes para recuperacin de nueva informacin Entrega los libros a los funcionarios responsables de las colecciones Entrega las fichas para

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Contiene: Facultad, programa, titulo, autor, signatura topogrfica ***

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pblico 36 Centro de biblioteca Jefe de Servicios al pblico

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Jefe de Servicios al pblico

intercalarlas en los catlogos Elabora listados sistematizados por materias con la informacin recuperada de los ltimos libros ingresados a la coleccin Difunde la informacin a travs de las carteleras y correo electrnico

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2.2.7 Descripcin del Procedimiento: Procesamiento tcnico de publicaciones Seriadas Procedimiento a travs del cual la biblioteca analiza la informacin, registra y prepara fsicamente las publicaciones peridicas que recibe el Centro de Biblioteca.Paso Dependencia Cargo del Responsable 1 Centro de biblioteca Centro de biblioteca Auxiliar de Canje Auxiliar de Canje Descripcin Formato Mecanismos de Control *** Plazos o tiempo ***

2

3


Auxiliar de Canje

4


Auxiliar de Canje

Recibe publicaciones peridicas Separa las publicaciones segn su destino final dentro de biblioteca Organiza las publicaciones alfabticamente por ttulo para registrarlas en la base de datos Registra las publicaciones en la base de datos segn su periodicidad

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5 6



7


Auxiliar de Canje

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Jefe de Seccin

9


Jefe de Seccin Jefe de Seccin

10

Verifica Es ttulo nuevo Si es ttulo nuevo: verifica son pocos ejemplares de la Publicacin? Si son pocos ejemplares: separa revistas como materiales de cuarentena y entrega al Jefe de la Seccin Recupera la informacin de las publicaciones para su difusin Difunde informacin relevante Ubica revistas en coleccin de

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Diaria, mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual, irregular *** ***

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Auxiliar de Canje

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Auxiliar de Canje

13


Auxiliar de Canje

cuarentena y termina procedimiento Si no son pocos ejemplares: registra las publicaciones en la base de datos Registra el ttulo de la publicacin en el listado de nuevos ttulos ingresados a la coleccin Registra el ttulo de la publicacin en los listados

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Auxiliar de Canje

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Auxiliar de Canje Jefe de Seccin

18

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Jefe de Seccin

Sella cada publicacin en el mayor nmero de hojas y en las pginas terminadas en seis Seala el ttulo de la publicacin Rotula cada publicacin con sus respectivos datos de identificacin. Ao, Vol, N Pega rtulo en el lomo o pasta de la publicacin Capacita a los monitores para el anlisis y recuperacin de la informacin de las publicaciones Selecciona los ttulos de revistas que deben ser

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Por: Ttulo por suscripcin, canje, donacin. Ttulos por programas acadmicos y su respectiva forma de adquisicin ***

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Jefe de Seccin

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Analistas de informacin

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Jefe de Seccin

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analizadas de acuerdo a la temtica de los programas acadmicos y a las necesidades de los usuarios Entrega a los funcionarios analistas y a los monitores las publicaciones seleccionadas para ser analizadas Recibe las publicaciones seleccionadas para ser analizadas Elabora la ficha con la catalogacin descriptiva de las publicaciones Selecciona los artculos de mayor inters y asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperacin de la informacin, de acuerdo a las listas de materia y tesauros Supervisa la elaboracin correcta de la catalogacin descriptiva y asignacin de epgrafes a las publicaciones Duplica las analticas por materia y ficha catalogrfica Supervisa la correcta duplicacin de analticas Alfabetiza las analticas por materia,

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siguiendo las normas bibliotecolgicas para alfabetizacin Intercala las analticas en el fichero pblico de hemeroteca siguiendo el orden alfabtico por materia.

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2.2.8 Descripcin del Procedimiento: Procesamiento tcnico de materiales para archivo vertical Procedimiento a travs del cual se catalogan y preparan documentos que llegan al Centro de Biblioteca, diferentes a libros o publicaciones seriadas y se ubican en un archivo especial para su consulta.Paso Dependencia Cargo del Responsable 1 Centro de biblioteca Secretaria Descripcin Formato Mecanismos de Control *** Plazos o tiempo ***

2


Jefe servicios al pblico

3



4



5



6



7


Auxiliar de referencia

Enva los documentos para el archivo vertical con su respectivo listado Recibe de la secretaria del Centro los documentos para el archivo vertical Cataloga los documentos para el archivo vertical de acuerdo a las reglas de catalogacin Angloamericanas Asigna encabezamientos de materia de acuerdo a la normatividad de indizacin coordinada Asigna nmero de identificacin a los documentos Elabora resumen a los documentos que lo ameriten Registra los materiales procesados en la base de datos

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Auxiliar de referencia Auxiliar de referencia

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11



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Elabora las fichas de prstamo y hojas de vencimiento Rotula los materiales procesados Ubica el material procesado en la coleccin de archivo vertical de acuerdo a la numeracin del sistema de indizacin coordinada Alfabetiza e intercala materiales procesados Elabora listados sistematizados del nuevo material procesado Difunde la informacin a travs de las carteleras y correo electrnico

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2.3 PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 2.3.1 Descripcin del Procedimiento: Elaboracin y presentacin de Informes estadsticos Procedimiento a travs del cual se elaboran y reportan informes peridicos relacionados con el servicio que presta la Biblioteca.Paso Dependencia Cargo del Responsable 1 Centro de Jefe de biblioteca seccin 2 3 Centro de biblioteca Centro de biblioteca Centro de biblioteca Centro de biblioteca Jefe de seccin Jefe de seccin Director del centro Secretaria Descripcin Recoge estadsticas de las secciones Elabora reporte estadstico Entrega al Director del Centro Revisa informes estadsticos Consolida informacin para reporte semestral Formato *** Mecanismos de Control *** Plazos o tiempo Mensual

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4 5

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Ver relacin de Informes Estadsticos

RELACION DE INFORMES ESTADSTICOS

2.3.2 Descripcin del Procedimiento: Reporte de lis morosos

tados de usuarios

Procedimiento a travs del cual se informa de los usuarios que deben material bibliogrfico o no cumplen con el tiempo de entrega por lo cual deben el pago de multas a las bibliotecas del poder Judicial. Plazos Paso Dependencia Cargo del Responsable Descripcin Formato Mecanismos de Control Tiempo Verifica en las tarjetas de 1 Centro de Biblioteca Auxiliar de prstamo prstamo de los usuarios las fechas de prstamo Nombre de usuario, Elabora listado de usuarios 2 Centro de Biblioteca Auxiliar de prstamo morosos por facultades y por programa acadmico cdigo, programa acadmico, ttulo de la revista, vol, N, fecha, de o

fecha

vencimiento 3 Centro de Biblioteca Auxiliar de prstamo Entrega listado de usuarios

morosos al Coordinador de la Seccin Elabora listado 4 Centro de Biblioteca Auxiliar de prstamo de usuarios que han pagado multas Anexa recibos de pago a los 5 Centro de Biblioteca Auxiliar de referencia listados de usuarios que han pagado Entrega al Coordinador de 6 Centro de Biblioteca Auxiliar de referencia la Seccin el listado de usuarios que han pagado

2.3.3 Descripcin del Procedimiento: Coordinacin y control de monitores Procedimiento a travs del cual se seleccionan, capacitan, orientan y hace seguimiento a los estudiantes que apoyarn la realizacin de labores de la biblioteca.Plazos o Tiempo

Paso

Dependencia

Cargo del n Responsable

Descripci

Formato

Mecanismos de Control

Convoca a 1 Centro de Biblioteca Director estudiantes interesados en ser Centro de Biblioteca Director monitores Semestral

de la biblioteca 2 Realiza entrevista Estudiantes de semestres avanzados preferiblemente, que requieran apoyo 3 Centro de Biblioteca Director Selecciona monitores econmico, que muestren habilidad e inters en trabajos relacionados con manejo de informacin Centro de Biblioteca Coordinador Informa a los monitores seleccionados

4

Capacita a los monitores en el 5 Centro de Biblioteca Jefe de Seccin manejo de la informacin de acuerdo al rea especfica Concreta 6 Centro de Biblioteca Jefe de Seccin horarios con monitores y asigna labores Diligencia formatos de 7 Centro de Biblioteca Monitores cumplimiento de horario y labores realizadas Evala labor de monitores y Centro de 8 Biblioteca Jefe de Seccin presenta informe al Director del Centro Semestral Cumplimiento de labores realizadas

2.3.4 Descripcin del Procedimiento: Diligenciamien (No Adeudo de Libros)

to de paz y salvos.

Procedimiento a travs del cual se les entrega a los usuarios que lo solicitan, la constancia de que no tiene ninguna deuda pendiente con Centro de Biblioteca. Plazos Mecanismos o de Control Tiempo 1 Centro de Biblioteca Usuario Solicita el paz y salvo Busca la tarjeta del usuario en Centro de Biblioteca Auxiliar de prstamo orden alfabtico por programa, apellido y usuario respectivamente Verifica que el usuario no deba libros y en caso 3 Centro de Biblioteca Auxiliar de prstamo de deberlos que la fecha de vencimiento no sobrepasa a las reglamentarias

Paso Dependencia

Cargo del Responsable

Descripcin

Formato

2

Nombre del usuario, facultad, dependencia, 4 Centro de Biblioteca Auxiliar de prstamo Llena el formato de paz y salvo cdigo, carrera, fecha, firma del funcionario responsable 5 Centro de Biblioteca Auxiliar de prstamo Entrega paz y salvo al usuario

2.3.5 Descripcin del Procedimiento: Asesora en el

uso y manejo de

fuentes de informacin y elaboracin de trabajos es critos Procedimiento a travs del cual se resuelven consultas de los usuarios en cuanto a la forma de presentacin de trabajos y el uso de las fuentes de informacin. Plazos o Tiempo

Paso Dependencia

Cargo del Responsable

Descripcin Formato

Mecanismos de Control Normas para

1


Usuario

Solicita asesora

presentacin de tesis y trabajos de grado Permanente

2


Evala la Coordinador asesora requerida Determina el Coordinador tiempo de atencin

3


4


Presta la Coordinador asesora al usuario

2.4 MOMENTOS DE VERIFICACION CENTRO DE BIBLIOTECA A cargo del Coordinador de Biblioteca

Quincenalmente verifica que los libros procesados en este lapso de tiempo hayan sido enviados a las diferentes colecciones Mensualmente verifica que los libros adquiridos en este lapso de tiempo hayan sido procesados

A cargo de Jefes de Seccin

Semanalmente verifica la calidad del anlisis de informacin realizada por los monitores

A cargo del Jefe de Hemeroteca

Mensualmente verifica la continuidad en los procesos de canje A

cargo de Coordinador(a) y Jefes de Seccin

Semanalmente verifica que se estn registrando las estadsticas definidas

A cargo del Director

Mensualmente verifica que las solicitudes de los docentes de material bibliogrfico hayan sido tramitadas

2.5 INDICADORES DE GESTIN CENTRO DE BIBLIOTECA

Nombre del indicador: Material bibliogrfico difund ido

PROCEDIMIENTO

1. Elaboracin y difusin de listados y boletines bibliogrficos

OBJETIVO(S) INTERPRETACIN TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL

Medir la cantidad de material bibliogrfico difundido en un ao Porcentaje de listados de material difundido Eficacia Anual Total listados de difusin de material bibliogrfico publicados ______________________________________x100 12 listados de difusin proyectados a publicar

FUENTE DE DATOS NIVELDE COMPARABILIDAD O REFERENCIA RESPONSABLE DE RECOLECTAR DATOS RESPONSABLE DE EVALUAR EL INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE DECISIONES

Listados Estndar: 12 listados en promedio anuales

Jefes de hemeroteca y procesos tcnicos

Coordinador Biblioteca

Director centro de Biblioteca

Nombre del indicador: Tipo de Consultas de libros y revistas Prstamo de material bibliogrfico Evaluar la demanda de prstamo de libros y revistas en sala y a domicilio

PROCEDIMIENTO OBJETIVO(S)

INTERPRETACION

Porcentaje

de

libros

o

revistas

prestados en sala y a domicilio TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL Eficiencia Semestral N libros o revistas consultados a domicilio ___________________________________ x 100 Total libros o revistas del rea Dewey N libros o revistas consultados en sala _________________________________ 100 Total libros o revistas del rea Dewey FUENTE DE DATOS Fichas de libros o revistas Formatos de solicitud de prstamo Estadsticas NIVELDE REFERENCIA Histrico RESPONSABLE DE RECOLECTAR Auxiliares de prstamo COMPARABILIDAD O Entre reas DEWEY x

DATOS RESPONSABLE DE EVALUAR EL INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE DECISIONES Jefes de Seccin Hemeroteca, Libros o revistas y Bibliotecas satlites Director y Coordinador de Biblioteca

Nombre del indicador: Prstamos a domicilio por pro grama Prstamo de material bibliogrfico Evaluar la demanda de prstamo de material


bibliogrfico (libros y revistas) y audiovisual por los diferentes programas INTERPRETACION Porcentaje de material bibliogrfico o

audiovisual prestado a domicilio TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL Eficiencia Semestral Material bibliogrfico o audiovisual prestados por programa _____________________________________________ x100 Total material bibliogrfico o audiovisual prestados a domicilio FUENTE DE DATOS Fichas de libros o revistas

Formatos de solicitud de prstamo Ficha prstamo material audiovisual Estadsticas NIVELDE COMPARABILIDAD Entre Programas O REFERENCIA RESPONSABLE RECOLECTAR DATOS RESPONSABLE EVALUAR EL INDICADOR RESPONSABLE DE DE Jefes de Seccin Hemeroteca, Libros o revistas y Bibliotecas satlites LA Director y Coordinador de Biblioteca DE Auxiliares de prstamo

TOMA DE DECISIONES

Nombre del indicador: Prstamos a domicilio por tip o de usuario Prstamo de material bibliogrfico

PROCEDIMIENTO OBJETIVO(S) Evaluar usuario INTERPRETACION Porcentaje de material bibliogrfico o la demanda de prstamo de material

bibliogrfico (libros y revistas) y audiovisual por tipo de

audiovisual prestado por tipo de usuario TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD Eficiencia Semestral

DEFINICION OPERACIONAL

Material bibliogrfico o audiovisual prestados Por Docentes _____________________________________________ x100 Total material bibliogrfico o audiovisual prestados a domicilio Material bibliogrfico o audiovisual prestados Por estudiantes _____________________________________________ x100 Total material bibliogrfico o audiovisual prestados a domicilio Material bibliogrfico o audiovisual prestados Por Administrativo _____________________________________________ x100 Total material bibliogrfico o audiovisual prestados a domicilio Material bibliogrfico o audiovisual prestados Por Externos

_____________________________________________ x100 Total material bibliogrfico o audiovisual prestados a domicilio FUENTE DE DATOS Fichas de libros o revistas Formatos de solicitud de prstamo Ficha prstamo material audiovisual Estadsticas NIVELDE COMPARABILIDAD Entre Tipo de Usuarios O REFERENCIA RESPONSABLE RECOLECTAR DATOS RESPONSABLE EVALUAR EL INDICADOR RESPONSABLE DE DE Jefes de Seccin Hemeroteca, Libros o revistas y Bibliotecas satlites LA Director y Coordinador de Biblioteca DE Auxiliares de prstamo

TOMA DE DECISIONES

Nombre del indicador: Prstamo de material audiovis ual Prstamo y recepcin de material audiovisual Evaluar la demanda de prstamo de material audiovisual


INTERPRETACION

Porcentaje de material audiovisual prestado

TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL

Eficiencia Semestral Total audiovisuales prestados ______________________________________ x100 Total Audiovisuales

FUENTE DE DATOS

Ficha de prstamo de audiovisuales Estadstica

NIVELDE

COMPARABILIDAD

O Histrico

REFERENCIA RESPONSABLE DE RECOLECTAR Auxiliares de referencia DATOS RESPONSABLE DE EVALUAR EL Jefe de Seccin INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE Director y Coordinador de Biblioteca DECISIONES

Nombre del indicador: Material bibliogrfico y audi ovisual no consultado

PROCEDIMIENTO

Prstamo audiovisual

y

recepcin

de

material

OBJETIVO(S)

Identificar el

material

bibliogrfico

y

audiovisual que no presenta demanda Definir estrategias de difusin de material no consultado INTERPRETACION Porcentaje de material no consultado por rea Dewey TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL Eficiencia Anual Total material bibliogrfico y audiovisuales no consultado por rea ____________________________________ x100 Total Material Bibliogrfico o Audiovisual por rea FUENTE DE DATOS Fichas de prstamo Formatos de estadstica NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSAB LE DE EVALUAR EL Jefe de Seccin INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE Director y Coordinador de Biblioteca DECISIONES DE RECOLECTAR Auxiliares de prstamo y Monitores COMPARABILIDAD O Histrico, Entre reas

Nombre del indicador: Consultas de internet y bases de datos PROCEDIMIENTO 1. Consultas internet y bases de datos

OBJETIVO(S)

Evaluar la demanda de consultas por internet y bases de datos por programa acadmico

INTERPRETACION TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL

Porcentaje de consultas por programa acadmico Eficiencia Trimestral Total consultas por programa ___________________________________x100 Total consultas por internet o bases de datos

FUENTE DE DATOS

Formatos de estrategia de bsqueda Formatos de estadstica

NIVELDE COMPARABILIDAD REFERENCIA RESPONSABLE O

Entre Programas

DE Auxiliares de Servicios electrnicos

RECOLECTAR DATOS RESPONSABLE EVALUAR INDICADOR RESPONSABLE DE LA Director y Coordinador de Biblioteca TOMA DE DECISIONES DE Director y Coordinador de Biblioteca EL

Nombre del indicador: Libros comprados por programa acadmico PROCEDIMIENTO OBJETIVO(S) Compra de material bibliogrfico Evaluar la inversin en libros por programa acadmico INTERPRETACIN Porcentaje de libros comprados

por programa acadmico Porcentaje de inversin en libros

por programa acadmico TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL Eficiencia Semestral Cantidad acadmico __________________________________x100 Cantidad libros comprados libros comprados por programa

Valor inversin en libros comprados por programa acadmico _________________________________ x100 Valor total inversin en libros comprados

FUENTE DE DATOS

Orden de compra Formatos de estadstica

NIVELDE

COMPARABILIDAD

O Entre Programas

REFERENCIA RESPONSABLE DATOS Secretaria RESPONSABLE DE EVALUAR EL Auxiliar procesos tcnicos INDICADOR Secretaria RESPONSABLE DE LA TOMA DE Director de Biblioteca DECISIONES Nombre del indicador: Suscripciones adquiridas por programa PROCEDIMIENTO OBJETIVO(S) Compra de material bibliogrfico Evaluar la inversin en suscripcin de revistas por programa INTERPRETACION Porcentaje de suscripciones por programa acadmico Porcentaje de inversin en suscripcin de revistas por programa acadmico TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD Eficiencia Semestral DE RECOLECTAR Auxiliar procesos tcnicos


Cantidad suscripciones adquiridas por programa __________________________________ x100 Total suscripciones adquiridas

Valor inversin en suscripcin de revistas por programa __________________________________x100 Valor total inversin en suscripcin de revistas

FUENTE DE DATOS

Orden de compra Formatos de estadstica

NIVELDE

COMPARABILIDAD

O Entre Programas

REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSABLE DE EVALUAR EL Director de Biblioteca INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE Director de Biblioteca DECISIONES DE RECOLECTAR Secretaria

Nombre del indicador: Forma de adquisicin de mater bibliogrfico

ial


Adquisiciones y procesamiento Evaluar las formas de adquisicin de material bibliogrfico

INTERPRETACION

Porcentaje

de

material

bibl

iogrfico

adquirido por compra, canje o donacin (ttulos de revista y libros) Porcentaje donacin Eficiencia Semestral Material bibliogrfico adquirido o existente por compra ____________________________________x100 Total material bibliogrfico adquirido de inversin en material

bibliogrfico adquirido por compra, canje o TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL

Material bibliogrfico adquirido o existente por canje _________________________________ x 100

Total material bibliogrfico adquirido Material bibliogrfico adquirido o existente por donacin_________________________x100

Total material bibliogrfico adquirido Total inversin en Material bibliogrfico por compra _________________________________ x 100 Total inversin en material bibliogrfico adquirido o existente

Total inversin en Material bibliogrfico por canje __________________________________x 100 Total inversin en material bibliogrfico adquirido o existente

Total inversin en Material bibliogrfico por donacin

__________________________________x 100 Total inversin en material bibliogrfico adquirido o existente FUENTE DE DATOS Ordenes de compra

NIVELDE COMPARABILIDAD O Histrico REFERENCIA RESPONSABLE RECOLECTAR DATOS Secretaria RESPONSABLE EL INDICADOR Secretaria RESPONSABLE DE LA TOMA DE Director de Biblioteca DECISIONES DE EVALUAR Auxiliar procesos tcnicos DE Auxiliar procesos tcnicos

Nombre del indicador: Existencia de libros por rea Identificar las existencias de material bibliogrfico por rea Dewey

OBJETIVO(S)

INTERPRETACION TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD

Porcentaje de libros por rea DEWEY Informativo Semestral


Cantidad de libros por rea Dewey ____________________________ x 100 Total libros

FUENTE DE DATOS NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSABLE INDICADOR RESPONSABLE DECISIONES DE LA TOMA DE EVALUAR DE COMPARABILIDAD O

Ficha topogrfica de los Libros Histrico

RECOLECTAR Auxiliares de procesos tcnicos

EL Jefe de seccin y Auxiliar de procesos tcnicos DE Director de Biblioteca

Nombre del indicador: Existencia de libros en reas programa

DEWEY por

OBJETIVO(S)

Identificar las existencias de material bibliogrfico de las reas Dewey por programa

INTERPRETACION

% de libros de las reas DEWEY por programa

TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD

Informativo Semestral


Cantidad de libros programa ____________________________ x 100 Total libros del rea Dewey

FUENTE DE DATOS NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSABLE INDICADOR RESPONSABLE DECISIONES DE LA TOMA DE EVALUAR DE COMPARABILIDAD O

Ficha topogrfica de los Libros Histrico

RECOLECTAR Auxiliares de procesos tcnicos

EL Jefe de seccin y Auxiliar de procesos tcnicos DE Director de Biblioteca

Nombre del indicador: Existencia de libro segn len gua Identificar las existencias de material bibliogrfico por lengua

OBJETIVO(S)

INTERPRETACION TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD

Porcentaje de libros por lengua Informativo Semestral

DEFINICION OPERACIONAL Cantidad de libros en espaol ______________________________ x 100 Total libros Cantidad de libros en ingls ______________________________ x 100 Total libros Cantidad de libros en Frances ______________________________ x 100 Total libros Cantidad de libros en Otros idiomas ________________________________ 100 Total libros FUENTE DE DATOS Ficha topogrfica Estadstica NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSABLE DE EVALUAR EL Jefe de seccin y Auxiliar de procesos DE RECOLECTAR Auxiliares de procesos tcnicos y monitores COMPARABILIDAD O Histrico x

INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE DECISIONES

tcnicos Director de Biblioteca

Nombre del indicador: Docentes por subrea Dewey Identificar la cantidad de docentes que dictan ctedras relacionadas con cada subrea DEWEY

OBJETIVO(S)

INTERPRETACION

Porcentaje dictan ctedra

de

docentes con

que las

relacionada


subrea Dewey Informativo Bianual

Total docentes por subrea Dewey ______________________________ x 100 FUENTE DE DATOS Total docentes Programas acadmicos: asignaturas NIVELDE REFERENCIA COMPARABILIDAD O Listado de docentes con asignaturas que dictan Histrico RESPONSABLE DE RECOLECTAR Secretaria

DATOS RESPONSABLE INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE DECISIONES Nota: la informacin obtenida con este indicador sirve de base para evaluar la cantidad e inversin en libros y por subrea DEWEY Nombre del indicador: Cantidad e inversin en Libro s por subrea Dewey OBJETIVO(S) Evaluar la cantidad de material bibliogrfico de cada rea DEWEY por docente Evaluar el promedio de inversin en libros por docente INTERPRETACION Promedio de libros de cada subrea DEWEY por docente Promedio de inversin por doc ente en libros, por rea DEWEY TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD Eficiencia Anual No aplica DE EVALUAR EL Director y Coordinador de Biblioteca

DEFINICION OPERACIONAL Total libros por subrea Dewey ______________________________ Total docentes de la subrea dewey Total inversin en libros por subrea Dewey ____________________________________ Total docentes de la subrea dewey FUENTE DE DATOS Programas acadmicos: asignaturas Listado de docentes con asignaturas que dictan Relacin de reas DEWEY con asignaturas por programa acadmico Relacin de inversin en libros NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS Secretaria RESPONSABLE INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE Director de Biblioteca DECISIONES DE EVALUAR EL Director de Biblioteca DE RECOLECTAR Auxiliares de procesos tcnicos COMPARABILIDAD O Histrico

Nombre del indicador: Cantidad e inversin en Libro s por estudiante por programa

OBJETIVO(S)

Evaluar la cantidad de material bibliogrfico por estudiantes de cada programa Evaluar el promedio de inversin en libros por estudiante de programa acadmico

INTERPRETACION

Promedio de libros por programa por estudiante Promedio de inversin por estudiante en libros, por programa


Eficiencia Anual

Total libros por programa ______________________________ Total estudiantes por programa Total inversin en libros por programa ____________________________________ Total estudiantes por programa

FUENTE DE DATOS

Programas acadmicos: asignaturas Listado de docentes con asignaturas que dictan Relacin de reas DEWEY con asignaturas por programa acadmico Relacin de inversin en libros

NIVELDE REFERENCIA

COMPARABILIDAD

O

Histrico

RESPONSABLE DATOS

DE

RECOLECTAR Auxiliares de procesos tcnicos Secretaria

RESPONSABLE INDICADOR RESPONSABLE DECISIONES

DE

EVALUAR

EL Director de Biblioteca

DE

LA

TOMA

DE Director de Biblioteca

Nombre del indicador: Ttulos de revista por progra ma Evaluar la cantidad de ttulos de revistas existentes por programa

OBJETIVO(S)

INTERPRETACION

Porcentaje de ttulos de revistas por programa

TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD

Eficiencia Anual

DEFINICION OPERACIONAL Total ttulos de revista por programa ______________________________x100 Total ttulos de revista FUENTE DE DATOS Kardex Listados de ttulos Estadsticas NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSABLE INDICADOR RESPONSABLE DECISIONES DE LA TOMA DE Director de Biblioteca DE EVALUAR EL Jefe de Seccin DE RECOLECTAR Auxiliar de registro de publicaciones COMPARABILIDAD O Histrico

Nombre del indicador: Libros ingresados a coleccin Procesamiento tcnico de libros Evaluar la oportunidad en el ingreso de los libros a las colecciones


INTERPRETACION

Porcentaje

de

libros

adquiridos

ingresados a la coleccin


Eficacia Bimensual

Libros ingresados a coleccin __________________________________ 100 Total libros adquiridos Libros ingresados a coleccin por programa __________________________________ 100 Total libros adquiridos por programa FUENTE DE DATOS NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSABLE INDICADOR RESPONSABLE DECISIONES DE LA TOMA DE Coordinadora Biblioteca DE EVALUAR EL Auxiliar de procesos tcnicos DE RECOLECTAR Auxiliar de procesos tcnicos COMPARABILIDAD O Control de libros en procesos tcnicos Histrico x x

Nombre del indicador: Tiempo de asesoras en uso, m informacin y elaboracin de trabajos escritos

anejo

de

PROCEDIMIENTO

Asesora en el uso y manejo de fuentes de informacin y elaboracin de trabajos escritos.

OBJETIVO(S) INTERPRETACIN

Evaluar el tiempo dedicado a las asesoras Porcentaje de tiempo dedicado a

asesoras por el tipo de stas TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL Eficiencia Mensual Tiempo de asesoras a tesis y proyectos ________________________________ x100 Total tiempo dedicado a asesoras Tiempo de asesoras consultas generales ________________________________ x100 Total tiempo dedicado a asesoras Tiempo de asesoras en capacitaciones ____________________________________ x100

Total tiempo dedicado a asesoras FUENTE DE DATOS NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSABLE INDICADOR RESPONSAB LE DE LA TOMA DE Coordinadora Biblioteca DECISIONES DE EVALUAR EL Coordinadora Biblioteca DE RECOLECTAR Coordinadora Biblioteca COMPARABILIDAD O Relacin de asesoras prestadas Histrico

Nombre del indicador: Solicitud de asesoras por ti po de usuario Asesora en el uso y manejo de fuentes de informacin y elaboracin de trabajos escritos.

PROCEDIMIENTO

OBJETIVO(S)

Evaluar la demanda de asesoras por tipo de usuario

INTERPRETACIN TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD DEFINICION OPERACIONAL

Porcentaje de asesoras por usuario Eficiencia Mensual Total asesoras a estudiantes ________________________________ x100

Total asesoras Total asesoras a docentes ________________________________ x100 Total asesoras Total asesoras a externos ________________________________ x100 Total asesoras FUENTE DE DATOS NIVELDE REFERENCIA RESPONSABLE DATOS RESPONSABLE INDICADOR RESPONSABLE DECISIONES DE LA TOMA DE Coordinadora Biblioteca DE EVALUAR EL Coordinadora Biblioteca DE RECOLECTAR Coordinadora Biblioteca COMPARABILIDAD O Relacin de asesoras prestadas Histrico

2.6 GLOSARIO DE TERMINOS ANALISIS DE LA INFORMACION : Actividad que nos permite Separar, Indizar y Organizar a travs de los trminos, encabezamientos, descriptores en documentos y as crear los diferentes puntos de acceso, por medio de los cuales los Usuarios pueden acceder a la Informacin. ANALTICA: Descripcin detallada de la informacin de un articulo de un

Documento Bibliogrfico. ARCHIVO VERTICAL = Archivo donde se guardan los materiales bibliogrficos de informacin reciente, que por su presentacin no pueden ir en las colecciones generales, como son: folletos, plegables, recortes de prensa, etc. AREAS DEWEY = vase SISTEMA MELVIL DEWEY BOLETIN BIBLIOGRAFICO: Registra las Nuevas Adquisiciones, detallando los Materiales Bibliogrficos en el mes y ao correspondiente; en dicho boletn se incluye documentos, videos, libros y publicaciones peridicas adquiridas para la Biblioteca, generalmente van acompaadas de un Resumen del Documento. CANJE: Medio que permite a la Biblioteca obtener material Bibliogrfico de otra Institucin a cambio de sus Publicaciones. CCNPS: Catalogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas. CATALOGACION = Es un proceso tcnico que comprende 2 etapas: 1- La redaccin del asiento bibliogrfico, que es descriptiva e identifica el material bibliogrfico desde el punto de vista intrnseco y extrnseco. 2- La ordenacin de cada uno de stos para formar el catlogo. (Consigna todos los detalles grficos, tipogrficos y bibliogrficos de una obra determinada, como son: el autor, el titulo, el subtitulo, la mencin de autoridad, la edicin, la ciudad, la editorial, el ao, las paginas, la serie y el rea de notas)

COLECCION DE RESERVA : Conjunto de obras segregadas de la coleccin general y de circulacin restringida que, por indicacin de los docentes, habrn de ser objeto de uso constante durante el ao acadmico y por lo tanto deben permanecer el mayor tiempo posible dentro de la Biblioteca para que as puedan ser consultados en la Sala, por la mayora de los Usuarios que puedan requerir dicho material. Generalmente se prestan a domicilio durante las horas de la noche y se regresan en las primeras horas laborales de la maana. COLECCIN GENERAL: Cualquier coleccin de libros de inters general, a la cual el pblico tiene acceso sin restriccin alguna. CUARENTENA: Espacio donde se ubican las publicaciones de los cuales solo se recibe un volumen o nmero y se realizan los contactos con las entidades para averiguar si se continuar editando y su forma de adquirirla, registra las nuevas adquisiciones en un periodo de tiempo determinado y que pueden ser consultadas y prestadas si as lo desea el Usuario. DONACION: Es el medio que permite a la Biblioteca obtener una Publicacin Seriada sin necesidad de retribucin. DUPLICADOS: Son las Publicaciones de las cuales ingresan a la Coleccin en cantidad de dos o mas ejemplares de un mismo titulo, ENCABEZAMIENTO DE MATERIA: Termino que se usa en catalogaciones para designar las palabra o palabras que sirven de encabezamiento en las fichas de Materia de Catlogos respectivos y expresan el contenido de las obras o materiales. EPIGRAFE: Es sinnimo de encabezamiento, de Materia trmino para recuperar Informacin. HEMEROTECA: Es el lugar donde se hallan las colecciones de publicaciones peridicas y seriadas tales como: Revistas, Peridicos, Boletines, Anuarios, Memorias, Series Monografas, Actas de Instituciones.

INDIZACIN determinado

COORDINADA: material

Es

un

sistema

para en

Indizar orden

y

analizar numrico

bibliogrfico,

organizndolo

ascendente por orden de llegada, con una clasificacin y catalogacin bsica. ISBN: International Estndar Book Number, usado para simplificar las operaciones estadsticas y comerciales entre libreros y editores y obtener una economa de tiempo, tanto en las tareas de oficina como en las investigaciones bibliogrficas. El nmero tiene 9 cifras, dividido en 3 partes cada una separada por un guin o espacio. La primera parte es el indicador de Grupo, pas rea idiomtica geogrfica. La segunda parte identifica al editor. El tercer grupo es el nmero del ttulo y sirve para identificar la obra de que se trata. El ltimo lo forma el llamado dgito de verificacin (siempre uno solo) que hace las veces de elemento de control. MATERIAL AUDIOVISUAL: Material distinto del libro propiamente dicho, que sirven como medios auxiliares y complementarios de la educacin del individuo. Estos medios pueden ser : 1- Visuales (diapositivas slides; pelculas fijas, etc).- 2- Auditivos (radio, cassettes, discos, cinta magntica, alambre sonoro, etc).- 3.- Audiovisuales (pelculas en Beta y VHS, TV, cine), segn impresionen el sentido de la vista, el oido, o ambos a la vez. PREPARACIN FSICA DEL MATERIAL : Termino que indica el

procesamiento que se le hace a cada material bibliogrfico para que quede listo para ser utilizado por el Usuario, como es: colocarle el sello de la institucin en determinadas paginas, rotularlo con la signatura que le corresponde segn el tema del cual trate, colocarle el bolsillo y la ficha de prstamo con la numeracin que lo identifica y la papeleta para la fecha de devolucin de prstamo de dicho material. REFERENCIA: Envo remisin que se hace en un escrito para que el lector verifique en la fuente indicada, un dato. // Indicacin en un escrito del lugar del mismo o de otro al que se remite al lector. // Referencista = Bibliotecario encargado del servicio de asistencia intelectual a los Usuarios con el fin de que

stos puedan aprovechar racional y metdicamente los recursos de que dispone la Biblioteca) REGLAS DE CATALOGACIN ANGLOAMERICANAS : Trabajo de

codificacin y sistematizacin de los procesos de Catalogacin para la aplicacin de la tecnologa moderna en la efectiva recuperacin de la informacin. Es una verdadera herramienta de trabajo que el bibliotecario habr de manejar inteligentemente y con criterio propio de interpretacin en no pocos casos. RESERVACIN: Solicitud escrita que el usuario hace para se le guarde el material que no se encuentra en el momento de solicitarlo, por si halla prestado por otro usuario. SIGNATURA TOPOGRFICA: Tiene por objeto localizar los libros en los estantes para facilitar su bsqueda, siendo sta al libro lo que el domicilio a la persona. En el sistema Dewey se compone de dos elementos : l- la notacin de clase formada por uno o mas nmeros clasificadores que indican la materia del libro y 2- el nmero y clave de Autor que empieza con la letra inical del primer apellido del autor de la obra. SISTEMA MELVIN DEWEY SISTEMA DE CLASIFICACION BIBLI OGRAFICA DECIMAL Sistema decimal que distribuye la totalidad de los conocimientos en diez clases, a cada una de las cuales les asigna un nmero de 0 a 9. Estas clases que forman lo que podamos llamar clasificacin de primer grado, se subdividen, a su vez, en otras diez que forman la clasificacin de segundo grado y as, sucesivamente, de diez en diez, comprendiendo materias cada vez ms especficas, hasta el infinito. TABLAS DE CUTTER: Sistema de marcas para alfabetizar los apellidos de Autor a los fines de colocacin de los libros en los estantes. Combina el uso de la letra inicial del apellido con tres nmeros.

TESAURO: Es un sistema de Recuperacin de informacin, convirtindola en un instrumento lingstico con vocacin temtica y paradigmtica, que presenta una estructura bsica conformada por un conjunto de trminos controlados que representan o describen autoridades o trminos del lenguaje formal de una disciplina o rea especifica del conocimiento. 2.7 FORMATOS CENTRO DE BIBLIOTECA

Prstamo de libros (Anexo 1) Prstamo de libros circulacin y prstamo (Anexo 2) Prstamo de libros reserva (Anexo 3) Devolucin de libros (Anexo 4) Ficha de prstamo (Anexo 5) Prstamo de videoteca (Anexo 6) Recibo de pago, recaudo por sanciones (Anexo 7) Monitorias (Anexo 8) Orden de compra (Anexo 9) Envo y recepcin de correos electrnicos (Anexo 10 ) Modelo de carta recibo de materia bibliogrfico (An exo 11) Modelo de carta envo de material bibliogrfico (An exo 12) Servicios de bsqueda bibliogrfica (Anexo 13)

Anexo 1.

TARJETA DE PRESTAMO

LIOTECA

FECHA DE PRESTAMO: ________________________________

FECHA DE ENTREGA: __________________________________

TITULO:___________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________ AUTOR:_______________________________________________________________________________

NUM. INVEN: ___________________ AREA: ________________________________ EXT.: ____________

NOMBRE DEL USUARIO: _________________________________________________________________

RESPONSABLE DEL PRESTAMO

FIRMA DEL USUARIO

3. PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DEL MANUAL 3.1 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIN DE L

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Objetivo: Promover el mejoramiento y ajuste peridico de los procedimientos que se desarrollan en las diferentes dependencias, manteniendo as un manual de procedimientos acorde a la dinmica de operacin real de la institucin. Plazos o Tiempo Anual

Paso Dependencia

Cargo del n Responsable Profesional Universitario

Descripci

Formato

Mecanismos de Control

1

Direccin de planeacin

Solicita a las diferentes

dependencias, revisen, ajusten y actualicen el manual de procedimientos de acuerdo a los cambios y mejoras implementados Dependencia Jefe Revisa con los funcionarios los procedimientos 2 del manual e identifican y definen cambios implementar Dependencia 3 Jefe Diligencian el formato con los datos de la actualizacin del manual Direccin de planeacin 4 Profesional Universitario Recibe formatos con informacin relacionada con la actualizacin a Actualizacin manual de procedimientos

Septiembre

del manual

Direccin de 5 planeacin

Profesional Universitario

Revisa y analiza la actualizacin planteada

Direccin de planeacin 6


Concreta ajustes con la dependencia interesada en caso de requerirse



Gestiona ante director general la

7

aprobacin de los ajustes al Manual de procedimientos Direccin de planeacin Profesional Universitario Emite resolucin aprobando la Noviembre

8

actualizacin al Manual de procedimientos



Incorpora ajustes aprobados al Manual de

Noviembre

9

procedimientos e imprime procedimientos actualizados Direccin de planeacin Profesional Remite actualizados y Noviembre

Universitario procedimientos

10

aprobados a las dependencias respectivas Nota: la solicitud de actualizacin del manual tambin puede surgir en cualquier momento, como iniciativa directa de la dependencia interesada. 3.2 FORMATO PARA ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS Una vez los funcionarios de la dependencia, identifiquen aquellos

procedimientos que sern actualizados, ya porque haya surgido un nuevo procedimientos o se quiera mejorar o suprimir uno de los ya existentes, debe ser gestionado el siguiente formato, en el cual de manera general se presentan los cambios a incorporar al manual de la dependencia, a ste se anexa la descripcin de los procedimientos modificados. ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPENDENCIA: ______________________________________ ______

FECHA: ____________________________________________________ RELACION DE PROCEDIMIENTOS INCORPORADOS - ACTUALIZA DOS O ELIMINADOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO (Marque con una X) Nuevo Actualiz. Supresin TIPO DE MODIFICACIN MOTIVO DE LA MODIFICACION PROPONENTE RESPONSABLE DEL CAMBIO

Anexos: Modificacin a los Procedimientos planteados Descripcin del procedimiento: ___________________________ Plazos Mecanismos o de Control Tiempo

Paso Dependencia

Cargo

del

Responsable

Descripcin

Formato

manual de procedimientos e indicadores de gestion definitivo

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