manual de procedimientos direcciÓn …...la secretaría de desarrollo social, los h. ayuntamientos...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN PARA EL COMBATE

A LA POBREZA

Septiembre, 2016

Índice

PRESENTACIÓN……………………………………………………………………………………….….... I

ESTRUCTURA ORGÁNICA………………………………………………………………………………... II

SIMBOLOGÍA………..……………………………………………………………………………………….. III

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO..…………………………......... IV

DEPARTAMENTO DE COMBATE A LA POBREZA ZONA NORTE, CENTRO Y SUR

Entrega de apoyos a las familias de escasos recursos por parte de la Secretaría de

Desarrollo Social……………………………...……………………………………………………….

1

Integración de comités de contraloría ciudadana…………………………………………...…….. 5

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Captura de los comités de contraloría ciudadana……………………...…………………………. 8

Actualización del padrón único de beneficiarios(as)……………………………………...…….. 11

DIRECTORIO………………………………………………………………………………………….……... V

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN …………………………………………………………………………...… VI

I

Presentación

El Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016 establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacional

con el fin de generar herramientas que mejoren la función pública, para responder con oportunidad a las

necesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

Aunado a lo anterior, la presente administración se ha distinguido por promover una mejora en los procesos y

resultados del Gobierno bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando

permanentemente la organización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

La Secretaría de Desarrollo Social a través de sus manuales de procedimientos establece los procesos que

realiza la Dirección General de Coordinación para el Combate a la Pobreza, con el fin de que contribuyan a

lograr la eficiencia, calidad y productividad en los servicios que demanda la sociedad, dando cumplimiento a lo

establecido en el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de

Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código

de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y Reglamento Interior de

la Secretaría de Desarrollo Social.

Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

Organigrama, que muestra las áreas que integran el área.

Simbología, indica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada

procedimiento.

Descripción de procedimientos, incluye el nombre, objetivo, normas descripción narrativa y diagrama de flujo

de las actividades que efectúan las áreas que integran a la Dirección General de Coordinación para el

Combate a la Pobreza.

Directorio, con los nombres de las y los principales servidores(as) públicos del área.

Firmas de Autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,

revisión y autorización del documento.

II

Estructura Orgánica

III

Simbología

Inicio y fin

Archivo temporal: cronológico (C),

alfabético (A) o numérico (N)

Actividad

Archivo definitivo: cronológico (C),

alfabético (A) o numérico (N)

Documento

Efectivo o cheque

Sistema o archivo informático

Objeto o cosa

Decisión

Actividades que se realizan de manera continua

Pasa el tiempo

Actividades que se realizan de manera simultánea

Conector de actividad

Indicadores de texto

Conector de página

Disco compacto (CD) o Disco de video digital (DVD)

Conector de procedimiento

IV

DESCRIPCIÓN DE

PROCEDIMIENTOS Y

DIAGRAMAS DE FLUJO

1

Procedimiento

Nombre: Objetivo: Frecuencia:

Entrega de Apoyos a las Familias de Escasos Recursos por parte de la Secretaría de Desarrollo Social Dotar de apoyos a la población que se encuentra en situación de vulnerabilidad, en pobreza extrema o en emergencias, a fin de mejorar su calidad de vida. Periódica.

Normas

La Dirección General de Coordinación para el Combate a la Pobreza otorga apoyos prioritariamente a

personas que viven en zonas en alta y muy alta marginación o en lugares afectados por un meteoro.

La Secretaría de Desarrollo Social, los H. Ayuntamientos y las Organizaciones Sociales deben coordinarse para otorgar los apoyos a las familias beneficiadas de los programas sociales.

La Documentación que los (las) Promotores(as) deben solicitar a la ciudadanía es su Credencial de

elector y Clave Única del Registro de Población (CURP) en original y copia, adicionando los requisitos que se requieran los cuales dependerán del programa social a implementar.

Los(as) Promotores(as) deben comprobar los viáticos ante la Unidad Administrativa en los primeros

tres días hábiles del término de la comisión.

Los trámites que se gestionen en la Dirección General de Coordinación para el Combate a la Pobreza, deben contar con la autorización de la o el titular.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización

Unidad Administrativa Dirección General de Coordinación para el

Combate a la Pobreza

Secretaría de Desarrollo Social Septiembre, 2016 Septiembre, 2016

2

Área Actividad Descripción

Departamento de Combate a la Pobreza Zona Norte, Centro y Sur

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

Recibe del Área de la o el Secretario(a) de Desarrollo Social Oficio de solicitud de apoyo en original para que lleve a cabo un trabajo social en la Comunidad correspondiente. Analiza el Oficio de solicitud de apoyo en original y determina al personal que acudirá a la comisión correspondiente y lo archiva de manera cronológica definitiva. Elabora y turna el Oficio de solicitud de comisión dirigido a la Unidad Administrativa de los viáticos correspondientes a la comisión y archiva de manera cronológica definitiva el acuse de recibo. Informa de manera verbal a la o el Supervisor(a) y Promotores(as), Zona Norte, Centro y Sur la comisión a realizar y solicita que acudan a la Unidad Administrativa por los viáticos correspondientes. Recibe viáticos para la comisión. Realiza la comisión y se reúne con las autoridades que solicitaron el apoyo correspondiente y programa la logística del censo. Solicita el apoyo para que la autoridad municipal reúna a la ciudadanía, solicita y recibe la Documentación correspondiente. Llena el Formato de Padrón Único (FPU) con la información correspondiente. Realiza la comprobación de viáticos ante la Unidad Administrativa. Turna al Departamento de Control y Procesamiento de Información el Formato de Padrón Único (FPU) e integra la Documentación para la actualización del Padrón Único de Beneficiarios. Conecta con el procedimiento Actualización del Padrón Único de Beneficiarios Recibe del Departamento de Control y Procesamiento de Información la Tarjeta informativa, en un tanto, de los apoyos a entregar y gestiona los recursos correspondientes a la Unidad Administrativa y la archiva de manera cronológica definitiva. Pasa el tiempo. Programa la fecha de entrega de apoyos en coordinación con el

3


13

14

15

16

17

o la Director(a) General de Coordinación para el Combate a la Pobreza. Informa de manera verbal a las o los Supervisores(as) y Promotores(as), Zona Norte, Centro y Sur y Autoridades correspondientes de la entrega de los apoyos. Acude a la comunidad en coordinación con las Autoridades Locales y entrega los apoyos a la ciudadanía beneficiada y recaba firma en la Documentación de comprobación correspondiente. Integra la Documentación de comprobación correspondiente y la turnan al Departamento de Control y Procesamiento de Información para su actualización en el Padrón Único de Beneficiarios. Realiza comprobación de viáticos ante la Unidad Administrativa. Conecta con el procedimiento Actualización del Padrón Único de Beneficiarios Recibe el Informe de entrega de apoyos en un tanto del Departamento de Control y Procesamiento de Información, lo turna a la Unidad Administrativa para comprobar la entrega de apoyos y archiva de manera cronológica definitiva el acuse de recibo. FIN DEL PROCEDIMIENTO

ENTREGA DE APOYOS A LAS FAMILIAS DE ESCASOS RECURSOS POR PARTE DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL

ÁREA DEL (DE LA) SECRETARIO(A) DE DESARROLLO SOCIAL

RECIBE

INICIO

DEPARTAMENTO DE COMBATE A LA POBREZA, ZONA NORTE, CENTRO Y SUR

RECIBE,GESTIONA Y

ARCHIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN

SOLICITA YRECIBE

CIUDADANÍA

REALIZA


ANALIZA,DETERMINA Y

ARCHIVA

ARCHIVA

TARJETA INFORMATIVA O

OFICIO SOLICITUD DE APOYO

O

DOCUMENTA-CIÓN

LLENA

ACTUALIZAC.IÓNDEL PADRÓN

ÚNICO DE BENEFICIARIOS


C

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y PROCESAMIENTO DE

T


ARCHIVA

OFICIO SOLICITUD DE APOYO O

ELABORA, TURNA Y

C

FORMATO DEPADRÓN ÚNICO

REALIZA

PROGRAMA

INFORMA

SUPERVISOR(A) Y PROMOTORES(AS)ZONA NORTE, CENTRO Y SUR

RECIBE, TURNA Y ARCHIVA

INFORME DE ENTREGA DE APOTOS

T



DEMANERAVERBAL

ACUSE DE

INFORMACIÓN

O

C

TURNA E INTEGRA

FORMATO DEPADRÓN ÚNICO


ARCHIVA

OFICIO SOLICITUD DE COMISIÓN O

ACUSE DERECIBO

SUPERVISOR(A) Y PROMOTORES(AS), ZONA NORTE,

ACUDE, ENTREGAY RECABA

DOCUMENTACION DE COMPROBACIÓN

VERBAL

CIUDADANÍA

DEPARTAMENTO DE

CRECIBO

FIN FIN

OT

DOCUMEN-TACIÓN

INFORMA Y

SOLICITA

CENTRO Y SUR

DE MANERAVERBAL


RECIBE

INTEGRA Y TURNA

DOCUMENTACION DE COMPROBACIÓN


T

TACTUALIZAC.IÓN

DEL PADRÓNVIATICOS

SE REÚNE CON AUTORIDADES

.REALIZA

CIÓN.

4

DEL PADRÓN ÚNICO DE

BENEFICIARIOS

5

Procedimiento


Integración de Comités de Contraloría Ciudadana. Integrar Comités de Contraloría Ciudadana, con la finalidad de transparentar la aplicación de recursos públicos, así como mejorar el servicio público. Periódica.

Normas

La Dirección General de Coordinación para el Combate a la Pobreza debe integrar los Comités de

Contraloría Ciudadana con base en los que establecen el Acuerdo que establece las bases para la Constitución de Comités de Contraloría Ciudadana Adelante y los Lineamientos Generales para la Constitución y Operación de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante.

La Dirección General de Coordinación para el Combate a la Pobreza, para llevar a cabo las actividades de constitución y operación de los comités, es necesario definir, desarrollar y elaborar un Programa de Trabajo, el cual debe estar estructurado de la siguiente manera: • Estrategia de Contraloría Ciudadana Adelante. • Cronograma de actividades.

La Documentación soporte de los Comités debe incluir lo siguiente:

Acta Constitutiva Lista de asistencia. Copia de una identificación oficial con fotografía. Acta circunstancial. Cédula de vigilancia. Fotos del evento.

Los trámites que se gestionen en la Dirección General de Coordinación para el Combate a la

Pobreza, deben contar con la autorización de la o el titular.





6


Departamento de Combate a la Pobreza Zona Norte, Centro y Sur

1 2 3 4 5 6

Determina el o la Director(a) General de Coordinación para el Combate a la Pobreza al personal que acudirá a integrar los Comité de Contraloría Ciudadana. Elabora y turna el Oficio de solicitud de comisión dirigido a la Unidad Administrativa de los viáticos correspondientes a la comisión y archiva de manera cronológica definitiva el acuse de recibo. Informa al (la) Supervisor(a) y Promotores(as), Zona Norte, Centro y Sur de la comisión a realizar y solicita que acudan a la Unidad Administrativa por los viáticos correspondientes. Acude al lugar de la comisión y reúne con las autoridades correspondientes para programar la logística de la integración de comités. Reúne a la ciudadanía, integra los comités de Contraloría Ciudadana Adelante, solicita y recibe la Documentación correspondiente, elabora el Acta constitutiva y la turna al Departamento de Control y Procesamiento de Información. Realiza comprobación de viáticos ante la Unidad Administrativa. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento Captura de Comités de Contraloría Ciudadana.

INTEGRACIÓN DE COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA

DETERMINA

INICIO

DEPARTAMENTO DE COMBATE A LA POBREZA, ZONA NORTE, CENTRO Y SUR

INTEGRARCOMITÉS


REALIZA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:CAPTURA DE COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA

FIN FIN


ELABORA, TURNA Y ARCHIVA

OFICIO SOLICITUD DE COMISIÓN O

INFORMA Y

SOLICITA

SUPERVISOR(A) Y PROMOTORES(AS), ZONA NORTE, CENTRO Y SUR

VERBAL

CACUSE DERECIBO

Ú


SE REÚNE CON

AUTORIDAD.CORRESPON

DIENTE.

REÚNE, ELABORAY TURNA

ACUDE

Y TURNA

DOCUMENTACIÓN

ACTA CONSTITUTIVA

7

8

Procedimiento


Captura de los Comités de Contraloría Ciudadana.

Capturar en el los formatos correspondientes los Comités de Contraloría Ciudadana que se integraron, con la finalidad de transparentar la aplicación de recursos públicos, así como mejorar el servicio público Periódica.

Normas

La Dirección General de Coordinación para el Combate a la Pobreza debe integrar los Comités de

Contraloría Ciudadana con base en los que establecen el Acuerdo que establece las bases para la Constitución de Comités de Contraloría Ciudadana Adelante y los Lineamientos Generales para la Constitución y Operación de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante.

La Documentación soporte de los Comités debe incluir lo siguiente: Acta constitutiva del comité de contraloría ciudadana adelante de trámites o servicios

(CG.DCS.03). Lista de asistencia. Copia de una identificación oficial con fotografía. Acta circunstancial. Cédula de vigilancia. Fotos del evento.

.

Una vez integrados los Comités se debe llenar el Formato Registro de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante (CG.DCSyPC.04).

El Formato Registro de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante (CG.DCS y PC.04);

debe remitirse al Órgano Interno de Control de la dependencia para su validación correspondiente, y este a su vez a la Dirección de Contraloría Social y Participación Ciudadana de la Contraloría General a fin de otorgar el folio respectivo.







9


Departamento de Control y Procesamiento de Información

1 2 3 4 5 6

Recibe de los Departamentos de Combate a la Pobreza de la Zona Norte, Centro y Sur la Documentación correspondiente y el Acta constitutiva de los Comités de Contraloría Ciudadana integrados. Revisa la Documentación correspondiente y el Acta constitutiva que esté completa con base en la normatividad establecida. Captura en el Formato Registro de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante (CG.DCSy PC.04), la información de cada Comité de Contraloría Ciudadana con base en la Documentación correspondiente y el Acta constitutiva. Elabora Tarjeta informativa, en un tanto, de los Comités de Contraloría Ciudadana que se integraron. Turna la Tarjeta informativa en un tanto al(la) Director(a) General de Coordinación para el Combate a la Pobreza y recaba acuse de recibo. Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los siguientes documentos:

Documentación correspondiente. Acta constitutiva. Acuse de la Tarjeta Informativa.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

CAPTURA DE LOS COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA

INICIO


DEPARTAMENTOSDE COMBATE A LA POBREZA, ZONA NORTE, CENTRO Y SUR

RECIBE

DOCUMENTACIÓN

ELABORA

TARJETA INFORMATIVAT

O

O

ACTA CONSTITUTIVA

REVISA

DOCUMENTACIÓN

TURNA, YRECABA

TARJETA INFORMATIVA

DIRECTOR(A) GENERAL DE COORDINACIÓN DE COMBATE A LA POBREZA

T O

CON BASE EN LA DOCUMENTACIÓN Y

EL ACTA CONSTITUTIVA

ORDENA Y ARCHIVA

O

O

ACTA CONSTITUTIVA

CAPTURA

FORMATO REGISTRO DE LOS COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA

DOCUMENTACIÓN

TARJETA INFORMATIVA

O

T

O

O

ACTA CONSTITUTIVA

FIN FIN

C

10

11

Procedimiento


Actualización del Padrón Único de Beneficiarios(as). Mantener actualizado el Padrón Único de Beneficiarios(as) de los apoyos otorgados a la población que se encuentra en situación de vulnerabilidad, en pobreza extrema o en emergencia, a fin de mejorar su calidad de vida. Periódica.

Normas

La Dirección General de Coordinación para el Combate a la Pobreza otorga apoyos prioritariamente a

personas que viven en zonas en alta y muy alta marginación o en lugares afectados por un meteoro.

La Secretaría de Desarrollo Social y las Autoridades Locales deben coordinarse para otorgar los apoyos a las familias beneficiadas de los programas sociales.

La Documentación que los (las) Promotores(as) deben solicitar a la ciudadanía es su Credencial de

elector y Clave Única del Registro de Población (CURP) en original y copia, adicionando los requisitos que se requieran los cuales dependerán del programa social a implementar.







12


Departamento de Control y Procesamiento de Información

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe de los Departamentos de Combate a la Pobreza de la Zona Norte, Centro y Sur, los Formatos de Padrón Único (FPU) y Documentación correspondiente. Revisa que los Formatos de Padrón Único (FPU) y Documentación correspondiente, estén completos con base en la normatividad establecida. Captura en la plataforma digital adelante el Padrón Único de Beneficiarios(as), la información de los Formatos de Padrón Único (FPU) y Documentación correspondiente. Elabora Tarjeta informativa del padrón de beneficiario(a), en un tanto, de los apoyos a entregar. Turna la Tarjeta informativa en un tanto a los Departamentos de Combate a la Pobreza de la Zona Norte, Centro y Sur. Recibe de las y los Supervisores(as) y Promotores(as) de la Zona Norte, Centro y Sur, la Documentación de los apoyos recibidos y actualiza el Padrón Único de Beneficiarios(as). Elabora el Informe de entrega de apoyos en un tanto con base en la Documentación de los apoyos recibidos. Turna el Informe de entrega de apoyos a los Departamentos de Combate a la Pobreza de la Zona Norte, Centro y Sur, recaba acuse de recibo, el cual archiva de manera cronológica temporal, junto con los Formatos de Padrón Único (FPU) y Documentación correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

ACTUALIZACIÓN DEL PADRÓN ÚNICO DE BENEFICIARIOS(AS)

INICIO


DEPARTAMENTOS DE COMBATE A LA POBREZA, ZONA NORTE, CENTRO Y SUR

TURNA

TARJETA


RECIBE

FPU

DOCUMEN-TACIÓN.

TARJETA INFORMATIVA

SUPERVISORES Y PROMOTORES, ZONA NORTE, CENTRO Y SUR

RECIBE Y ACTUALIZA

O

T

O

REVISA

FPU

DOCUMEN-TACIÓN.

PADRÓN ÚNICO DE BENEFICIARIOS.

ELABORACON BASE EN

LAO

T

DOCUMEN-TACIÓN.

ELABORA

INFORME DE ENTREGA DE APOYOS

LA DOCUMENTACIÓN


T

O

CAPTURACON BASE EN LOS FPU

Y LA DOCUMENTACIÓN

TURNARECABA YARCHIVA

FPU

INFORME DE ENTREGA DE APOYOS

PADRÓN ÚNICO DE BENEFICIARIOS O‐1

T‐1

O‐1

FIN FIN

DOCUMEN-TACIÓN C

ELABORA

TARJETA INFORMATIVA O

T‐1

13

V

Directorio

Lic. Alfredo Ferrari Saavedra Secretario de Desarrollo Social

Lic. Francisco Antonio Cessa Servin Director General de Coordinación para el Combate a la Pobreza

Lic. Eric Celestino Bustos Elizondo Jefe de Departamento de Combate a la Pobreza Zona Norte

Lic. Rubén Darío Garduza Viveros Jefe de Departamento de Combate a la Pobreza Zona Centro

Lic. José Manuel Viciconty Rojas Jefe de Departamento de Combate a la Pobreza Zona Sur

Lic. Adriana Paola Arceo Salazar Jefa de Departamento de Control y Procesamiento de Información

manual de procedimientos direcciÓn …...la secretaría de desarrollo social, los h. ayuntamientos...

Documents