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Manual de Procedimientos de
Prevención Contra el Lavado de
Dinero y Activos
Unidad de Desarrollo Organizacional
Gerencia General
2017
INSTITUTO DE PREVISIÓN
SOCIAL DE LA FUERZA ARMADA
Contenido
Pág.
I. Introducción…………………………………………………………………………………………… 1
II. Aspectos Generales………………………………………………………………………………… 2
A. Objetivos….….……………………………………………………………………….…….………….. 2
B. Alcance..……………………….………………………………………………………………………. 2
C. Marco Regulatorio………………..………………………………………………….…….………….. 2
D. Base Legal y Reglamentaria…..………………………………………………………………………. 3
E. Actualización y Disponibilidad……………………………………………………….…….………….. 3
F. Definiciones……………………………………………………………………………………………. 4
G. Proceso de Lavado de Dinero y Activos…………………………………………….…….………….. 6
H. Estructura de Prevención………………………………………………………………………………. 9
III. Organización Interna…..……………………………………………………………………………… 10
1. Gerencia General……………………………..…………………………..…………………………… 10
2. Oficial de Cumplimiento……………………………………………………………………………… 10
3. Sistema de Prevención..……………………..……….…………………..…………………………… 12
4. Mecanismo de Prevención…………………………..………………………………………………… 13
IV. Reportes de la Unidad de Investigación Financiera..…………………………………………………. 18
V. Misceláneos……………..…………………………………………………………………………….. 27
A. Disposiciones Finales…………………………………………………………………………………. 27
B. Bitácora de Cambios…...…………………………………………………………………………….. 27
C. Bitácora de Actualización……………………………………………………………………………… 28
D. Anexos y Formularios….……………………………………………………………………………… 28
Manual de Procedimientos de Prevención Contra el Lavado de Dinero y Activos.
Objetivo
Documentar los procedimientos y actividades que desarrolla el IPSFA en el proceso de
prevención de lavado de dinero y activos; así mismo, es una guía de orientación interna y
externa, que permita conocer la operatividad, regulaciones y procedimientos necesarios, para el
cumplimiento de las disposiciones legales sobre el lavado de dinero.
Manual de Procedimientos de Prevención Contra el Lavado de Dinero y Activos.
Manual de Procedimientos de Prevención Contra el Lavado de Dinero y Activos
Septiembre de 2017
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I. INTRODUCCION
El presente documento tiene por objeto brindar el marco general de los procedimientos y
actividades que debe desarrollar el INSTITUTO DE PREVISION SOCIAL DE LA
FUERZA ARMADA, en el Proceso de Prevencion de Lavado de Dinero y Activos al
mismo tiempo tiende a constituirse en una herramienta e instrumento para la efectiva
implementacion y cumplimiento de las disposiciones legales sobre el tema de lavado de
dinero.
Por ello, este Manual de procedimiento será la herramienta principal para la efectiva
ejecución de políticas, cuya aplicación deberá adecuarse permanentemente al
funcionamiento, disposiciones legales y reglamentarias vigentes en la materia. A través del
mismo, a su vez se pretende promover a nivel institucional y en forma permanente la
cultura de prevención de Lavado de Dinero.
Por tal circunstancia todas las disposiciones contenidas en el mismo, así como todos los
procedimientos institucionales necesarios para evitar los Riesgos de Lavado de Dinero y
Activos contenidos en él deben ser interpretadas del modo más amplio posible, siempre
bajo la óptica de la cultura de la prevención.
La prevención de esta actividad ilícita se da a partir de los tópicos tratados en este manual,
los mismos que requieren ser complementados con normas de política y la actuación
interna de empleados y funcionarios del IPSFA, dado que éstas últimas dependen de las
condiciones particulares de cada institucion tales como tecnologías, esquemas operativos,
etc. Por lo tanto, estas sólo podrán ser desarrolladas en forma individual y particular.
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II. ASPECTOS GENERALES.
A. OBJETIVOS
1. Objetivo General
Establecer un procedimiento que sera una herramienta para el efectivo
cumplimiento de normas y politicas, sobre el tema de lavado de dinero y activos el
cual se pretende promover a nivel institucional, en forma permanente la cultura de
prevención de Lavado de Dinero.y Activos.
2. Objetivo Especifico
Establecer un instrumento para la efectiva implementación de las disposiciones
legales a fin de identificar los riesgos institucionales de lavado de dinero y activos
y asegurar el cumplimiento de leyes, normas y demás regulaciones institucionales.
B. ALCANCE
Con el alcance del presente Manual serán de cumplimiento obligatorio para todos los
Funcionarios y Empleados del Instituto, para ser aplicadas desde el momento en que
un cliente (persona o Institución o empresa) solicita sus productos y/o servicios, en
cualquiera de sus operaciones durante la relación comercial que se establezca y hasta
su finalización inclusive en lo referente al resguardo de la documentación e
información exigida a través de las disposiciones reglamentarias legales.
C. MARCO REGULATORIO APLICABLE
El presente Sistema de Prevención incluye las políticas y procedimientos de
prevención y control, así como la estructura orgánica establecida por la Institución,
con la finalidad de evitar que la misma sea utilizada en maniobras tendientes a la
legitimación de activos provenientes de actividades delictivas y a la financiación del
terrorismo.
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D. BASE LEGAL Y REGLAMENTARIA
El presente manual está de acuerdo al marco normativo interno y externo aplicable de
acuerdo a los siguientes aspectos legales:
a. Ley contra el lavado de dinero y de activos
b. Instructivo de la unidad de investigaciones financieras para la prevención del
lavado de dinero y activos.
c. Reglamento para la prevención de lavado de dinero y activos
d. Normas prudenciales bancarias para la prevención de lavado de dinero y activos
emitidas por el Banco Central de Reserva
e. Políticas de Prevención para el Lavado de Dinero y Activos
f. Políticas coordinadas para el control y monitoreo del sistema informático de
prevención.
g. Funciones asignadas al Oficial de Cumplimiento.
h. Términos en los cuales cada área debe cumplir, según las responsabilidades propias
de sus tareas, con cada uno de los mecanismos de control de prevención.
i. Programa de capacitación.
j. Políticas y procedimientos de conservación de documentos.
k. procedimiento a seguir para atender los requerimientos de información solicitados
por la UIF
l. El Régimen sancionatorio en caso de incumplimiento de los procedimientos
específicos contra el Lavado de Dinero y Activos de acuerdo a la legislación
vigente.
E. ACTUALIZACIÓN Y DISPONIBILIDAD
El presente Manual será actualizado por el Oficial de Cumplimiento, ante cualquier
modificación de la normativa legal o reglamentaria o ante la publicación de reformas
por parte de la Unidad de Investigación Financiera (UIF), de nuevas tipologías
detectadas en la lucha de la prevención contra el lavado de dinero y activos.
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Asimismo, será actualizado en la medida que se produzcan cambios en los diferentes
mecanismos de comercialización de parte del Instituto y cuando las circunstancias así
lo justifiquen.
A si mismo este Manual estará siempre disponible para todas las áreas y unidades
involucradas que por la naturaleza de sus actividades, sea necesaria su consulta
permanente. Este manual estará también a la disposición de la Unidad de
Investigaciones Financiera o cualquier Ente Fiscalizador o institución que en un
momento determinado éste sea requerido.
F. DEFINICIONES
1. Lavado de Dinero.
El proceso de Lavado de Dinero consiste o se refiere a la actividad que se desarolla
para encubrir el origen de los fondos que fueron obtenidos mediante actividades
ilegales ,asi como el proceso de ocultamiento de dineros de origen ilegal en moneda
nacional o extranjera y los actos de simulación respecto de su causa, para hacerlos
aparecer como legítimos.
2. Lavado de Dinero y Activos
El Lavado de Dinero es “un proceso en virtud del cual, los bienes de origen delictivo
se integran en el sistema económico legal, con apariencia de haber sido obtenidos de
forma lícita."
Concretamente, constituye lavado de Dinero y Activos de origen ilícito cualquier
acto de administración y disposición patrimonial, con relación a bienes que provienen
de un Delito cometido por la misma persona que ejecuta el acto (auto lavado), o por
un tercero.
3. Clientes
Son todas aquellas personas Naturales o Jurídicas con las que se establece de manera
ocasional o permanente una relación económica o comercial y contractual de carácter
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financiero.
Asimismo se consideraran clientes a aquellas personas respecto de las cuales los
Sujetos Obligados realizan o efectúen operaciones de compraventa.
Al mismo tiempo la calidad de cliente se adquiere a partir de la exteriorización material
de la voluntad de la persona de llevar a cabo una operación con el Sujeto Obligado.
4. Operaciones Inusuales
Son aquellas operaciones tentadas o realizadas en forma aislada o reiterada, sin
justificación económica y/o jurídica, ya sea porque no guardan relación con el perfil
económico, financiero, patrimonial o tributario del cliente, o porque se desvían de los
usos y costumbres en las prácticas de mercado, por su frecuencia, monto, complejidad,
naturaleza y/o características particulares.
5. Operaciones Sospechosas
Son aquellas operaciones tentadas o realizadas, que habiéndose identificado
previamente como inusuales, luego del análisis y evaluación realizados por el sujeto
obligado, las mismas no guardan relación con las actividades lícitas declaradas por el
cliente, o cuando se verifiquen dudas respecto de la autenticidad, veracidad o
coherencia de la documentación presentada por el cliente, ocasionando sospecha de
Lavado de Dinero y Activos.
6. Persona Expuesta Políticamente (PEP)
Son aquellas personas naturales identificadas al inicio o en el transcurso de la relación
contractual nacional o extranjera que desempeñan o han desempeñado funciones
públicas en el país o en su país de origen, así como sus parientes en primer y segundo
grado de consanguineidad o afinidad.
7. Reportes Sistemáticos
Son aquellas informaciones que obligatoriamente deberán remitir los Sujetos
Obligados a la UIF en forma mensual, mediante sistema "on line", conforme a las
obligaciones establecidas.
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G. EL PROCESO DEL LAVADO DE DINERO Y ACTIVOS
Desde el punto de vista teórico, se reconocen en el proceso de Lavado de Dinero y
Activos tres etapas: la colocación de los bienes o fondos, la transformación o
fraccionamiento para disfrazar el origen, propiedad y ubicación de los fondos y por
último, la integración de los fondos:
Etapa 1. Introducción o Colocación del Dinero en Efectivo o los Bienes:
consiste en introducir dinero en efectivo u otros valores en el sistema financiero
o en otros sectores de la economía formal. En el proceso de legitimación
de activos provenientes de actividades delictivas, las organizaciones
criminales utilizan una amplia gama de sujetos, que trascienden el espectro de
los integrantes del sistema financiero, alcanzando a otros agentes de la
economía.
Etapa 2. Fraccionamiento, Transformación o Estratificación: Se llevan a
cabo una serie de operaciones y transacciones en el sistema financiero o
comercio informal para disfrazar o disimular el origen de los fondos, se trata de
eliminar rastros y evidencias. Los fondos o valores colocados en la economía
legal son movilizados múltiples veces, para ocultar el rastro de su origen ilícito.
Etapa 3. Inversión, Integración o Goce de los Capitales Ilícitos: es la
finalización del proceso. En este paso, el dinero lavado regresa al circuito
económico legal y financiero disfrazado ahora como "dinero legítimo".
Actividades Origen Ilícito o Delictivo que Generan lavado de Dinero y Activos
Los fondos objeto de este delito, en nuestra legislación, provienen de las
siguientes actividades ilícitas:
Narcotráfico;
Delitos de corrupción
Contrabando
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Tráfico ilícito de armas, explosivos, municiones o material destinado
a su producción;
Tráfico ilícito y trata de personas
Secuestro, extorsión, estafa.
Delitos contra la propiedad intelectual;
Falsificación y alteración de moneda;
Conductas vinculadas a venta, prostitución infantil, utilización de pornografía,
tráfico o explotación sexual de personas
Quiebra o insolvencia fraudulenta; insolvencia societaria fraudulenta.
Concepto de Financiación del Terrorismo
De acuerdo con los principios contenidos en el Convenio Internacional para la
Represión de la Financiación del Terrorismo de la Organización de las Naciones
Unidas, comete el delito de Financiación del Terrorismo quien, por cualquier medio,
colabore en la recolección de fondos, con la intención de que se utilicen o a sabiendas
de que serán utilizados en la financiación de actividades terroristas.
En el IPSFA los funcionarios y empleados orientan su conducta hacia la obediencia
cuidadosa de la ley y la cooperación con las autoridades, Para poder cumplir con
excito con este compromiso se establecerán normas y procedimientos de actuación para
la prevencion ante los casos de lavado de dinero, sistemas de control ,prevencion y
comunicaciones entre todos los que conforman la institucion. Con el propósito de
posibilitar un mayor grado de uniformidad en la adopción de medidas encaminadas a la
prevención y detección de actividades delictivas, la entidad se acoge a la normativa
legal e interna vigente lo que implica adoptarlos como normas internas de obligatorio
cumplimiento para todos los empleados y Funcionarios , darlos a conocer en forma
adecuada para que el comportamiento de sus funcionarios este guiado por tales normas.
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Código de Ética
Todos los funcionarios y empleados del IPSFA en el desarrollo de sus funciones y
responsabilidades asignadas deberán cumplir con las disposiciones contenidas en el
Código de Ética de la Institución, En tal sentido, se encuentran obligados a privilegiar
la legalidad y la observancia de los principios éticos. Asimismo deberán evitar
colocarse en situaciones que puedan generar conflicto entre sus intereses personales y
los de la Institución.
Para lograr cumplir esto debemos tener presente los siguientes principios éticos en
los cuales debemos basarnos :
Respeto: Con las diferentes personas (clientes, empleados) Instituciones y
sociedad en general.
Lealtad: Todas las personas vinculadas al Instituto (Directivos ,Funcionarios y
Empleados) deben cumplir las leyes de fidelidad y de honor y actuar con lealtad y
verdad
Honestidad: Todos los actos ejecutados dentro del Instituto, a su nombre o en
relación con él están caracterizados por un recto proceder y un elevado sentido de
responsabilidad y profesionalismo; dichos actos responden a la confianza que los
clientes ,beneficiarios , sociedad y los clientes depositan en la institución.
Equidad. Todas nuestras actividades se basan en el compromiso de una justicia
total y en el respeto mutuo en nuestras relaciones con los clientes, beneficiarios
,proveedores y con las diferentes Instituciones con las cuales interactuamos.
Confidencialidad: Instituto como sus Funcionarios y empleados deben proteger
la información que les ha sido dada a conocer por sus clientes y aquella propia de la
institución de carácter reservado, sin que ello sea motivo de encubrimiento y
colaboración de actos ilícitos. asi como aquella informacion solicitada por la UIF.
Conocimiento del cliente: Sus actividad económica y de mercado. El Instituto
realizará un esfuerzo para seleccionar a sus clientes e identificarlos debidamente de
acuerdo a los procedimientos del Instituto.
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Conocimiento de las diferentes operaciones del cliente con el IPSFA:
Establecimiento de los criterios generales de análisis de las operaciones realizadas
con el Instituto en concordancia con los dispositivos legales vigentes, a fin de
determinar la coherencia de las mismas con la actividad del cliente .
Colaboración con las autoridades: Como una institucion seria y responsable Se
facilitará cualquier información o documentacion relevante solicitada sobre
operaciones que por cuyo número, monto o características, racionalmente
demuestren apartarse sustancialmente de la actividad económica del cliente y que
según el conocimiento del Ipsfa, pueden conducir razonablemente a sospechar que
en dichas operaciones está siendo utilizado el Instituto para actividades ilícitas y
evitar el riesgo de lavado de dinero.
Normas internas: Es responsabilidad del Instituto desarrollar y poner en practica
el código de etica sobre la base de estos principios generales.
Ámbito de Aplicación
El presente Manual debe ser conocido y aplicado por la totalidad de los funcionarios y
empleados .Las disposiciones en él contenidas deben cumplirse, en forma estricta, para
todos los productos y servicios que la Institución ofrece.
H. ESTRUCTURA DE PREVENCIÓN
En el proceso de prevención y control del lavado de dinero y de activos, será
responsabilidades del Directorio entre otras, las siguientes :
a. Adoptar el Código de Ética, disponer su cumplimiento y difusión y aprobar sus
actualizaciones
b. Aprobar el Manual de Prevención, que documenta el Sistema de Prevención
adoptado por el IPSFA, así como sus actualizaciones
c. Designar al Oficial de Cumplimiento de la Institución
d. Aprobar el Plan Anual de Trabajo de la unidad de Cumplimiento
e. Resolver la aplicación de correctivos disciplinarios por violaciones
contenidas en el presente manual.
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III. ORGANIZACIÓN INTERNA
1. GERENCIA GENERAL
Es la máxima autoridad administrativa, encargada de la aprobación de Manuales de
Procedimientos y de la designación de la persona operativa que desempeñe las
funciones de Oficial de Cumplimiento. El Consejo Directivo es el responsable de
autorizar las politicas y finalmente de cumplir con las obligaciones de información ante
la Unidad de Investigación Financiera.
2. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Es el empleado o funcionario designado por la administración superior como máximo
responsable operativo de las políticas de Prevención del Lavado de Dinero y Activos,
para cuyo ejercicio debe contar con absoluta independencia, autonomía y acceso pleno
a la información necesaria para el desarrollo de sus funciones.
Deberá comunicarse a la UIF el nombre y apellido, tipo y número de documento de
identidad, cargo en el Instituto, fecha de designación y los números de teléfono, fax,
dirección de correo electrónico y lugar de trabajo de dicho Oficial de Cumplimiento.
Esta comunicación debe efectuarse de acuerdo con lo dispuesto y además, por escrito
en la sede de la UIF, acompañándose toda la documentación de respaldo.
El Oficial de Cumplimiento deberá informar domicilio, donde serán válidas todas las
notificaciones efectuadas. Una vez que haya cesado en el cargo deberá denunciar el
domicilio real, el que deberá mantenerse actualizado durante el plazo de CINCO (5)
años contados desde el cese de sus funciones.
Cualquier sustitución que se realice del mismo deberá comunicarse inmediatamente a
la UIF dentro de los QUINCE (15) días de realizada, señalando las causas que dieron
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lugar al hecho, continuando la responsabilidad del Oficial de Cumplimiento hasta la
notificación de su sucesor a la Unidad de Investigación Financiera.
El Oficial de Cumplimiento tiene a su cargo las siguientes funciones:
Velar por el cumplimiento de las políticas establecidas para prevenir, detectar y
reportar operaciones que puedan estar vinculadas a los delitos de Lavado de Dinero
y Activos.
Diseñar e implementar los procedimientos y controles, necesarios para prevenir,
detectar y reportar las operaciones que puedan estar vinculadas a los delitos de
Lavado de Dinero y Activos.
Diseñar e implementar programa de capacitación para los empleados del Instituto,
considerando la naturaleza de las tareas desarrolladas.
Actualizar el Manual y los Instructivos.
Analizar las operaciones realizadas para detectar eventuales operaciones
sospechosas o inusuales.
Formular los reportes sistemáticos y de operaciones sospechosas a la UIF y dar
cumplimiento a los requerimientos efectuados por esa Unidad.
Llevar el registro del análisis y gestión de operaciones inusuales detectadas (que
contenga e identifique aquellas operaciones que por haber sido consideradas
sospechosas hayan sido reportadas).
Dar cumplimiento a los requerimientos efectuados por la UIF en ejercicio de sus
facultades legales.
Asegurar la adecuada conservación y custodia de la documentación.
Prestar especial atención a las nuevas o diferentes formas o tipologías de Lavado de
Dinero y Activos, a efectos de establecer medidas tendientes a prevenirlas,
detectarlas y reportar toda operación que pueda estar vinculada a las mismas.
asimismo a cualquier amenaza de Lavado de Dinero y Activos; que surja como
resultado del desarrollo de nuevas tecnologías que favorezcan el anonimato de los
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riesgos asociados a las relaciones comerciales u operaciones que no impliquen la
presencia física de las partes.
El oficial de cumplimiento del IPSFA es el responsable y encargado de comunicar a
la Unidad de Investigaciones Financieras todas las transacciones consideradas
sospechosas todo de acuerdo al plazo legal establecido.
Monitorear en el sistema informático las diferentes transacciones que se realizan en
las colecturías de este instituto.
3. SISTEMA DE PREVENCIÓN
Objetivos del Proceso de Prevención
Establecer políticas y procedimientos de prevención y control que aseguren el
cumplimiento de las Normativa legal y regulaciones vigentes;
Demostrar a nuestros clientes que el IPSFA Aplica las mejores prácticas de
prevención, en concordancia con las principales Normas legales vigentes
Implementar políticas y procedimientos respecto al personal de la Institución que
aseguren un alto nivel de integridad del mismo, así como su continúa capacitación
y entrenamiento en prevención del lavado de dinero y activos.
Aplicar una política y procedimientos de Debida Diligencia con respecto a los
Clientes que permita conocer el beneficiario final de las transacciones y el Origen
de los fondos;
Mantener un respaldo documental adecuado, que facilite la reconstrucción de las
operaciones
Reportar oportunamente a la Unidad de Investigación Financiera las transacciones
inusuales o sospechosas, en los términos que indica la ley.
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4. MECANISMOS DE PREVENCIÓN
Políticas y procedimientos de debida diligencia del cliente
Las políticas y procedimientos establecidas por IPSFA en materia de Debida
Diligencia del Cliente, se orientan al logro de los siguientes objetivos:
Identificar al Cliente verificando su identidad a través de métodos documentales
Conocer la actividad económica o profesión del Cliente, que da origen a los
fondos cuando efectúan sus pagos en nuestra Institución.
Política de Aceptación de Clientes
Constituye política del IPSFA. No iniciar ni mantener relaciones comerciales con
personas físicas o jurídicas designadas por el gobierno de el salvador como
presuntamente vinculadas con movimientos ilícitos de fondos y en general, con todas
aquellas personas o entidades respecto de las cuales existan dudas respecto de la
legitimidad de sus actividades comerciales o profesionales.
En tal sentido, la Institución manifiesta la firme convicción de no establecer
vinculaciones comerciales con las Personas Físicas o Jurídicas que se detallan
seguidamente:
a. Personas Físicas que hayan sido procesadas o condenadas por la Justicia por
delitos relacionados con el lavado de Dinero provenientes de actividades
ilícitas, en los términos de nuestra legislación
b. Personas Físicas o Jurídicas que hayan sido identificadas como
terroristas o pertenecientes a organizaciones narcotraficantes.
c. Personas Físicas o Jurídicas que no cumplan con los requisitos de Debida
Diligencia establecidos en el presente Manual
d. Personas Físicas o Jurídicas que hayan sido objeto de un ROS por parte de la
Institución
4.1 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Esto constituirá una de las primeras normas y herramienta básicas para entablar la
lucha contra la utilización del IPSFA, para el Lavado o blanqueo de dinero de origen
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ilicito o criminal.
La política de “Conozca a su Cliente” será condición indispensable para iniciar o
continuar la relación comercial o contractual con el mismo. Dicha relación deberá
basarse en el conocimiento de sus clientes prestando especial atención a su
funcionamiento o evolución según corresponda- con el propósito de evitar el Lavado de
Dinero y Activos.
También deberá tenerse siempre presente que toda la documentación e información
debe conservarse por el plazo establecido por la reglamentación (15 años) y estar a
disposición de la UIF o cualquier ente fiscalizador en el caso de que estos la
requieran.
Sobre esa base, se recomienda no aceptar como clientes a aquellos de los que se
disponga de información de la que se deduzca que pueden estar relacionadas con
actividades de naturaleza delictiva; o que lleven adelante negocios cuya naturaleza
haga imposible la verificación de la legitimidad de las actividades o la procedencia de
los fondos; o que se nieguen a aportar la documentación que se les requiera para
justificar el origen legal de sus fondos.
En la política conozca a su cliente, el IPSFA adoptará bajo su buen criterio de
acuerdo a las circunstancias , las siguientes medidas de prevención en lo referente a las
ventas , en particular y el resto de productos/servicios en general, se recomienda el
cumplimiento de lo dispuesto en detalle siguiente :
DURANTE LA RELACION COMERCIAL:
Confirmar la información suministrada en el proceso de Compra venta.
Verificar que la copia de los documentos presentados contengan toda la
información necesaria para aproximar el conocimiento del cliente.
Establecer en lo posible patrones de comportamiento, frecuencia, volumen y
características de las transacciones que realiza.
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4.2 VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL
CLIENTE:
Cada una de las areas involucradas del Instituto deben registrar y verificar por medios
fehacientes, la identidad, domicilio, capacidad legal, ocupación y objeto social de las
personas, así como otros datos de identidad de las mismas, sean éstos clientes
ocasionales o habituales, a través de documentos tales como Documentos Unico de
Identidad,Numero de Identificacion Tributaria, Pasaporte, , Licencia de conducir, o
cualquier otro documento oficial o privados.
En la ejecución de transacciones en efectivo que superen determinado monto de
$10,000.00 en efectivo de conformidad con lo dispuesto en el Art.9 de la Ley Contra el
Lavado de Dinero y Activos y Art. 12 ,Numeral 2 del Instructivo de la Unidad de
Investigacion Financiera para la Prevencion del Lavado de Dinero y Activos.
Al iniciarse el vínculo entre el cliente y el IPSFA, la identificación de clientes,
personas naturales o jurídicas, ya sean titulares o apoderados, se realizarán mediante la
presentación de la documentación acreditativa oficial, original, completa y exigida
para cada caso por la normativa interna establecida.
4.2.1 OBLIGACIONES A CUMPLIR PARA IDENTIFICAR A LOS CLIENTES
A. DATOS A REQUERIR DE PERSONAS NATURALES
En el caso que el cliente sea una persona Natural, el IPSFA deberá recabar de
manera fehaciente por lo menos, la siguiente información:
a) Nombre y apellido completos.
b) Fecha y lugar de nacimiento.
c) Nacionalidad.
d) Sexo.
e) Número y tipo de documento de identidad, que deberá exhibir en original y al
que deberá extraérsele una copia. Se aceptarán como documentos válidos para
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acreditar la identidad, el Documento Único de Identidad, Licencia de
Conducir o Pasaporte.
f) Número de Identificación Tributaria.
g) Domicilio real (Municipio, Departamento, Calle, número, localidad).
h) Número de teléfono y dirección de correo electrónico.
B. DATOS A REQUERIR A PERSONAS JURÍDICAS
En el caso que el cliente sea una persona Jurídica, los Sujetos Obligados
deberán recabar de manera fehaciente por lo menos, la siguiente información:
a) Denominación o Razón social.
b) Número de Registro Fiscal.
f) Domicilio legal (Municipio, Departamento, calle, número)
g) Número de teléfono de la sede social, dirección de correo electrónico y
actividad principal realizada y volumen de ingresos.
i) Datos identificación del representante legal, apoderados o autorizados
4.3 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN INTERNA.
A. CAPACITACIÓN
El IPSFA asume el compromiso de mantener a todo su personal debidamente
capacitado y constantemente actualizado en materia de prevención del Lavado de
Dinero y Activos.
La capacitación será en forma permanente al personal responsable que mantiene trato
directo con los clientes a fin de mantenerse entrenados y capaces de establecer,
discernir o detectar el acto o acción que pretenda agraviar o involucrar a nuestra
institución en el delito del lavado de dinero, de acuerdo a lo estipulado en
Art.10,Literal “C”
Respecto a estas disposiciones hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
La capacitación se efectuará sobre la aplicación de los dispositivos vigentes sobre esta
materia, es decir sobre: Identificación de clientes, Mantenimiento, Disponibilidad de
Registros y notificaciones de transacciones en efectivo, comunicación de operaciones
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sospechosas, entre otras. Así mismo, del contenido del presente manual y de la
normativa legal e interna del instituto.
Extraordinariamente, se realizarán reuniones informativas o envío de circulares cuando
se modifique, agregue o varíe el contenido de las disposiciones de la Ley, del manual,
de formatos, reporte u otros.
Deberá constar que los funcionario y empleados hayan recibido la capacitación y
prácticas correspondientes, así como el conocimiento de las obligaciones y
responsabilidades que le representa por lo que por cada actividad de capacitación se
dejará constancia formal, documentándolo en el expediente del funcionario y
empleado, el Oficial de Cumplimiento llevará un registro de las distintas
capacitaciones realizadas en la cual se hará constar que los empleados o
funcionarios hayan recibido la capacitación y prácticas correspondientes, así
como el conocimiento de las obligaciones y responsabilidades que representa para
ellos.
Así mismo será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento organizar programar
y realizar las diferentes capacitaciones de los empleados del Instituto para que estos
estén capacitados en el proceso de Prevención del Lavado de Dinero y Activos, con el
fin de generar concientización y cultura de participación en el proceso para lograr:
Generar en todas las áreas del instituto una conciencia real de no caer en el Riesgo de
Lavado de Dinero y Activos y de la necesidad de actuar dentro del marco de una
“Cultura de Prevención”, para:
Mejorar el conocimiento por parte de los empleados en la Política de
Prevención y del contenido de la normativa legal vigente, incluido este Manual.
Lograr que los funcionarios y empleados del instituto cuenten con el
conocimiento adecuado en materia de Prevención de Lavado de Dinero y
Activos.
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Que los funcionarios y empleados Comprendan que “Conozca a su Cliente” es
la forma más adecuada con que cuenta el Instituto para poner a salvo su
reputación.
Transmitir el hecho de que todo funcionario y empleado es responsable de
identificar y conocer a sus clientes y de cumplir las normas de prevención.
Incorporar técnicas y procedimientos que permitan conocer mejor a sus clientes.
Conocer las normas internas y difundir la necesidad de lectura del Manual.
IV. REPORTES A LA UNIDAD DE INVESTIGACION FINANCIERA
REPORTE DE OPERACIONES O TRANSACCIONES REGULADAS ART.18
DEL INSTRUCTIVO DE LA UNIDAD DE INVESTIGACION FIANANCIERA
Nos dice que la institución tiene que formular o reportar a la Unidad de Investigación
Financiera reportar la información requerida de las siguientes transacciones:
OPERACIÓN INDIVIDUAL –TRANSACCION EN EFECTIVO
Aquellas transacciones en efectivo que realiza un cliente en un solo evento cuyo
valor sea superior a $10,000.00 o su equivalente en moneda extranjera
OPERACIÓN MULTIPLE –TRANSACCIONES EN EFECTIVO
Aquellas transacciones en efectivo inferiores a $10,000.00 o su equivalente en moneda
extranjera las cuales al acumularse en el términos de un mes calendario superen los
$10,000.00
OPERACIÓN INDIVIDUAL - OTRO MEDIO
Así como todas aquellas transacciones en otro medio que realiza un cliente en un solo
evento cuyo valor sea superior a $25,000.00 o su equivalente en moneda extranjera.
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1. REPORTES SISTEMÁTICOS.
Es aquella información que obligatoriamente deberá remitir el Instituto a la UIF en
forma mensual, diaria o de acuerdo a lo solicitado, mediante sistema "on line",
conforme a las obligaciones establecidas. En el supuesto de que una operación de
reporte sistemático, sea considerada por el instituto como una operación sospechosa,
éste deberá formular los reportes en forma independiente.
2. REPORTE DE OPERACIÓN SOSPECHOSA (ROS)
De acuerdo a la normativa legal y reglamentaria el instituto debe comunicar a la UIF
cualquier hecho u operación, tentada o realizada, que habiéndose identificado
previamente como inusual, luego de su análisis y evaluación, no guarde relación con
las actividades lícitas declaradas por el cliente, o cuando se verifiquen dudas respecto
de la autenticidad, veracidad o coherencia de la documentación presentada por el
cliente, ocasionando sospecha de Lavado de Dinero o aun cuando tratándose de
operaciones relacionadas con actividades lícitas, exista sospecha de que estén
vinculadas o que vayan a ser utilizadas para el delito de Lavado de Dinero.
El ROS debe estar debidamente fundado y contener una descripción de las
circunstancias por las cuales se considera que la operación es de tal carácter.
Proceso de detección, análisis y reporte de operaciones sospechosas
El proceso de detección, análisis y reporte de operaciones sospechosas deberá cumplir
los siguientes aspectos:
Los funcionarios y empleados deberán guardar estricta reserva y en ningún caso podrá
alertar al cliente al respecto.
El funcionario que detecta la operación inusual o sospechosa deberá dar cuenta de
inmediato al Oficial de Cumplimiento, completando el formulario interno Reporte de
Operación Inusual o Sospechosa remitiéndole todos los antecedentes del caso.
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El Oficial de Cumplimiento analizará la operación, confrontándola con la información
que surge de la transacción realizada por el Cliente y en caso de estimarlo necesario,
requerirá información adicional y confeccionará un archivo de antecedentes, que se
mantendrá
3. EXCEPCIÓN DE RESPONSABILIDAD
Los ROS fundados y de buena fe realizados por los Sujetos Obligados, no constituirán
violación de las restricciones sobre revelación de información impuestas por vía
contractual o por cualquier disposición legal o reglamentaria, y no implicarán para el
Instituto, sus funcionarios o empleados ningún tipo de responsabilidad.
4. PROHIBICIÓN DE REVELACIÓN
Está terminantemente prohibido poner en conocimiento del cliente o de terceros, salvo
a las personas y órganos especialmente designados internamente, el hecho de que se ha
comunicado una información a la UIF, o que se está examinando o puede examinarse
alguna operación por si pudiera estar relacionada con el delito de Lavado de Dinero y
Activos.
El incumplimiento de esta norma constituye un delito y acarrea sanciones penales y
administrativas.
5. REQUERIMIENTOS DE LA UIF
Los requerimientos de información sobre las transacciones y operaciones realizadas en
este instituto de sujetos que estén en proceso de investigación del Lavado de Dinero y
Activos que formule la Unidad de Investigación Financiera, serán atendidos por el
Oficial de Cumplimiento. Eventualmente y cuando la gravedad del caso lo requiera,
podrán ser discutidos en el seno del Consejo Directivo del Sujeto Obligado. Tales
requerimientos deberán ser atendidos con la celeridad del caso y en el plazo en que la
autoridad competente indique en su requerimiento.
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6. OPERACIONES INUSUALES
En caso de detectarse operaciones inusuales se deberá profundizar el análisis de las
mismas con el fin de obtener información adicional que corrobore o revierta la
transacción, dejando constancia por escrito de las conclusiones obtenidas y de la
documentación de respaldo verificada, conservando copia de la misma.
Cuando a juicio del Instituto se hubieran realizado o tentado operaciones sospechosas,
deberá ser reportada a la UIF conforme se dispone en la reglamentación vigente.
7. RESGUARDO Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
DE ACUERDO AL CAPITULO VII. ART.31 –ARCHIVO Y CONSERVACION DE
DOCUMENTOS DURANTE 15 AÑOS
El instituto deberá mantener un archivo para la conservación de documentos de cada
uno de sus clientes, que contendrá los datos y registros necesarios para la acreditación
de la adecuada aplicación de las medidas de debida diligencia.
Políticas relativas a la conservación de documentación
Se resguardara y conservará la siguiente documentación, manteniéndola siempre a
disposición de las autoridades competentes:
Con respecto a la identificación y conocimiento del cliente, el legajo y toda la
información complementaria que haya requerido, durante un período de quince (15)
años, desde la finalización de la relación con el cliente.
Con respecto a las transacciones u operaciones, los documentos originales o copias
certificadas por la entidad, durante un período de quince (15) años, desde la
realización de las transacciones u operaciones.
El registro del análisis de las operaciones sospechosas reportadas se deberá
conservar por un plazo de quince (15) años.
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8. PROCESO DE MONITOREO DE LAS TRANSACCIONES EN EL SISTEMA
INFORMATICO
La Instituto ha implementado un proceso automático para el monitoreo de las
diferentes operaciones que efectúan sus clientes a través del Sistema informático de la
Tesorería
El Sistema funciona de la siguiente manera el Sistema emite en forma automática el
reporte el cual se puede imprimir o solamente se puede generar para consulta de
acuerdo a la periodicidad de emisión impresión del reporte, así como el contenido del
mismo varían en función de la consulta.
Cumplida la etapa de análisis por parte de los Oficiales cumplimiento, se genera una
nueva tarea o consulta dependiendo del cliente o de los movimientos
9. POR OPERACIONES EN EFECTIVO ART.9 LEY CONTRA EL LAVADO DE
DINERO Y DE ACTIVOS
a) Pagos o depósitos no usuales de dinero en efectivo hechos por una persona
natural o jurídica cuyas actividades aparentes no debieran normalmente
producir ingresos de este tipo.
b) Clientes que frecuentemente pagan con grandes sumas de dinero en efectivo
envueltas en fajas de papel .
e) Clientes que efectúan varios pagos aún en diferentes dias.
f) Clientes cuyos pagos contienen billetes falsos o instrumentos falsificados.
g) Clientes que transfieren grandes cantidades de dinero al/del extranjero con
instrucciones de pagar en efectivo.
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10. TODO PAGO POR OPERACIONES O TRANSACCIONES REALIZADAS
CON ESTE INSTITUTO POR NUESTRO CLIENTES POR COMPRAS DE
INMUEBLES DE BIENES O SERVICIOS, ESPECIALMENTE
TRANSACCIONES INMOBILIARIAS.
Con el objetivo de garantizar los ingresos de fondos que se reciben en la Tesorería de
este Instituto, todos los pagos por medio de cheques tienen que ser de la manera
siguiente:
a) Cheque de caja.
b) Cheque de Gerencia.
c) Cheque certificado.
d) En casos especiales con la autorización de la Gerencia General, se podrán
recibir los cheques que no cumplan con los literales anteriores hasta por un
monto de $20,000.00, los fondos del cheque que se reciba se deberán
reservar al momento que se realiza la transacción, siendo responsable para
tal efecto la Unidad que genera dicha transacción en coordinación con el
Departamento de Tesorería, anexando el número de reserva de los fondos.
e) Mediante transferencia electrónica o cablegráficas de fondos ya sean
internas o externas desde una cuenta propia del titular y no así de terceros,
esta transacción se respaldara con los documentos legales correspondientes
que amparan la transacción y el formulario de la Declaración de ingreso de
Divisas que exige la Institución Bancaria receptora de la transferencia, en el
caso de que ésta provenga del exterior.
11. LAVADO DE DINERO A TRAVÉS DE PRÉSTAMOS CON O SIN GARANTIA
a) Clientes que cancelan inesperadamente préstamos problemáticos o antes del
plazo.
b) Petición de préstamo respaldado por activos depositados en la entidad
financiera o con terceros, cuyo origen es desconocido o cuyo valor no guarda
relación con la situación del cliente.
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f) Préstamos que son pagados de fuentes desconocidas o que no son consistentes
con lo que se conoce del cliente.
g) Préstamos garantizados por terceras personas que no aparentan tener ninguna
relación con el cliente.
12. LAVADO DE DINERO QUE AFECTE A EMPLEADOS
a) Cambios en las características del empleado, por ejemplo, forma de vida
suntuosa o que evita disfrutar vacaciones
b) Cambios en los resultados del empleado o representante, por ejemplo, el
comercial, tiene un aumento notorio de sus bienes como resultados notable o
inesperado.
13. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS RESPECTO AL PERSONAL
Conozca su empleado
En materia de Prevención, el conocimiento de los funcionarios y empleados tiene una
importancia vital. En tal sentido, IPSFA ha adoptado una serie de medidas tendientes a
lograr un alto nivel de integridad del personal, así como la adhesión a los principios y
valores institucionales.
Incorporación del Personal
En la etapa de reclutamiento del personal, deberán realizarse los mayores esfuerzos
para corroborar la información aportada por los postulantes. Asimismo, deberán
verificarse los antecedentes de los mismos No podrá incorporarse un nuevo
funcionario sin previamente haber verificado las referencias aportadas por éste.
Al incorporar un nuevo funcionario deberá indicársele que es obligatorio la lectura del
Código de Ética y del Manual de Prevención del Lavado de Dinero y Activos los
cuales se encuentran en la página web del instituto informándole las actividades de
prevención, así como la necesidad de cumplir estrictamente con los controles
establecidos. Además, se deberá informar al nuevo funcionario respecto de las
políticas, procedimientos y controles internos en materia de prevención de lavado de
dinero.
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14. OTROS INDICIOS DE LAVADO DE DINERO
a. Clientes que frecuentemente solicitan que se les aumente la línea de crédito
para reportar transacciones.
b. Clientes que se oponen a dar la información necesaria cuando se les informa
que tiene que ser registrado para proceder con la transacción.
c. Clientes que no desean informar aspectos personales cuando quieren realizar
una transaccion o comprar un bien por encima del límite sugeridos.
d. Clientes que presentan documentos de identificación extraños y sospechosos,
que el IPSFA no puede verificar con prontitud.
e. Clientes que no desean revelar detalles sobre sus actividades ni proporcionar
estados financieros sobre ellas.
15. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LA LEY, REGLAMENTO E
INSTRUCTIVO PARA LA PREVENCION CONTRA EL LAVADO DE
DINERO Y DE ACTIVOS Y OTRAS DISPOSICIONES LEGALES
RELACIONADAS.
Los funcionarios y todo el personal en general, deberán cumplir las diferentes
instrucciones en forma responsable y estricta, al mismo tiempo efectuarán los
controles con la mayor rigurosidad por tratarse de un tema de especial importancia y
cuidado. Todos aquellos que no cumplieran con disposiciones legales serán
sancionados de acuerdo a lo estipulado en el Art.8; Art.15 y Art. 26-B de la Ley
Contra el Lavado de Dinero y de Activos, Art.39 del Instructivo de la Unidad de
Investigación Financiera para la Prevención de Lavado de Dinero
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16. INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA Y DE AUDITORÍA EXTERNA
Auditoría interna: El diseño y aplicación del sistema de prevención del lavado de
dinero es responsabilidad de cada Institucion debe ser evaluado por la auditoría interna
en base a los procedimientos de auditoría generalmente aceptados.
En tal sentido, las unidades de auditoría interna considerarán en sus planes de trabajo
anuales los exámenes dirigidos a evaluar y dar recomendaciones orientadas al
mejoramiento del sistema de control interno para la prevención del lavado de dinero.
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V. MISCELÁNEOS
A. DISPOSICIONES FINALES
1. El presente documento entrará en vigencia a partir de la fecha de su autorización,
por parte del Honorable Consejo Directivo.
2. Toda modificación a su contenido, deberá contar con el visto bueno del Comité de
Riesgos y la autorización del Honorable Consejo Directivo.
3. La actualización del documento al formato institucional será canalizado a través
de la Unidad de Desarrollo Organizacional, siempre y cuando se encuentre
autorizado por el Honorable Consejo Directivo.
B. BITÁCORA DE CAMBIOS
N° FECHA N°
ACTA MODIFICACIÓN REALIZADA
ANALISTA
RESPONSABLE
1 Sep-2017 CD-
29/2017
1. Se actualiza la versión 2017-02 del Manual de
Procedimientos de Prevención Contra el Lavado de Dinero y
Activos. 2. En Romano IV-Reportes a la Unidad de Investigación
Financiera, en el numero 10) Con el objetivo de garantizar
los ingresos de fondos que se reciben en la Tesorería de este
Instituto, todos los pagos por medio de cheques tienen que
ser de la manera siguiente:
a) Cheque de caja.
b) Cheque de Gerencia.
c) Cheque certificado.
d) En casos especiales con la autorización de la Gerencia
General, se podrán recibir los cheques que no cumplan
con los literales anteriores hasta por un monto de
$20,000.00, los fondos del cheque que se reciba se
deberán reservar al momento que se realiza la
transacción, siendo responsable para tal efecto la
Unidad que genera dicha transacción en coordinación
con el Departamento de Tesorería, anexando el número
de reserva de los fondos.
e) Mediante transferencia electrónica o cablegráficas de
fondos ya sean internas o externas desde una cuenta
propia del titular y no así de terceros, esta transacción se
respaldara con los documentos legales correspondientes
que amparan la transacción y el formulario de la
Declaración de ingreso de Divisas que exige la
Institución Bancaria receptora de la transferencia, en el
caso de que ésta provenga del exterior.
Ing. Luis Agustín
Huezo Pavón
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C. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN
Actualizado por:
1. Ing. Luis Agustín Huezo Pavón
Jefe de la Unidad de Desarrollo Organizacional
Septiembre de 2017.
Revisado y Visto Bueno por:
2. Lic. José Nelson Ventura Alemán
Jefe de la Unidad de Cumplimiento y Riesgos
Mayo de 2017.
Elaborado por:
1. Lic. Saúl Alberto Amaya
Técnico de Planificación
Mayo de 2017.
D. ANEXOS Y FORMULARIOS
ANEXOS:
1. Acta de la Sesión CD-29/2017, de fecha 21 de septiembre de 2017, Resolución No.
96.
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ANEXO 1
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