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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN

PROCESO DE NÓMINA

Versión: 1.0

Fecha de última modificación: 29/ julio/ 2015 Modificado por: Enrique Pulido Fernández

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ÍNDICE

Página

Título I Disposiciones Generales

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Título II Descripción de Procedimientos

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Capítulo I: Configuración y actualización de datos en el “Sistema”

Subproceso: Configuración y actualización de datos en el “Sistema”

5

Capítulo II: Cálculo de nómina

Subprocesos: Cálculo del Salario Diario Integrado “SDI”

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Cálculo de nómina 8 Capítulo III: Generación de productos

Subprocesos: Generación de reportes

12

Generar interface con el Sistema Único de Autodeterminación “SUA” 12

Pago de cuotas de la “Modalidad 40” de los “Pensionados” del Banco de México 13

Generar interface con el Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios "SPEI” 14

Generar interface para la Declaración Informativa por Medios Magnéticos “DIMM” 15

Realizar pago del Impuesto Sobre Nómina “ISN” 15

Realizar pago del Impuesto Sobre la Renta retenido “ISR” 16

Capítulo IV: Ejecución de otros procesos (especiales)

Subproceso: Ejecución de otros procesos (especiales)

18

Capítulo V: Documentos de archivo

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Título III Disposiciones Finales

Disposiciones Transitorias

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22

Apéndices

Diagrama general de operación 23 Tabla de normatividad 34 Reportes 36

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TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA. El presente manual de procedimientos de operación tiene por objeto regular los procesos de nómina, conformados por:

I. Configuración y actualización de datos en el “Sistema” II. Cálculo de nómina III. Generación de productos IV. Ejecución de otros procesos (especiales)

El proceso de configuración y actualización de datos en el “Sistema” está conformado por el subproceso: 1.1 Configuración y actualización de datos en el “Sistema”.

El proceso de cálculo de nómina está compuesto por los subprocesos: 2.1 Cálculo del Salario Diario Integrado “SDI” 2.2 Cálculo de nómina

El proceso de Generación de productos está compuestos por los subprocesos:

3.1 Generación de reportes 3.2 Generar interface con el Sistema Único de Autodeterminación “SUA” 3.3 Pago de cuotas de la “Modalidad 40” de los “Pensionados” del Banco de México 3.4 Generar interface con el Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios “SPEI” 3.5 Generar interfaces para la Declaración Informativa por Medios Magnéticos “DIMM” 3.6 Realizar pago del Impuesto Sobre Nómina “ISN” 3.7 Realizar pago del Impuesto Sobre la Renta retenido “ISR”

El proceso de Ejecución de otro procesos (especiales) está compuesto por el subproceso: 4.1 Ejecución de otros procesos (especiales)

SEGUNDA. Son sujetos del presente Manual de Procedimientos de Operación los “Trabajadores” del “Banco” adscritos a la Dirección de Recursos Humanos que realicen funciones comprendidas en los procesos señalados en la disposición anterior.

TERCERA. El presente manual de procedimientos de operación será aplicable en cualquier espacio físico en donde se ejecuten los procesos a que se refiere la disposición Primera.

CUARTA. Para la debida aplicación e interpretación del presente manual, cuando se haga referencia en singular o plural, a los conceptos que a continuación se citan, se entenderá el significado siguiente:

I. “Afore”. Administradora de Fondos para el Retiro.

II. “Analista”. Analista de Nómina adscrito a la Oficina de Nómina.

III. “Banco”. Banco de México.

IV. “CGT”. Condiciones Generales de Trabajo del “Banco”.

V. “DIMM”. Declaración Informativa por Medios Magnéticos. Plataforma electrónica utilizada para la presentación de las obligaciones patronales; en este caso se refiere a las percepciones y retenciones de los “Trabajadores”, “Pensionados” y miembros de la Junta de Gobierno durante un ejercicio fiscal.

VI. “ERP”. Sistema de Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning). Sistema de cómputo integral diseñado para maximizar los recursos de toda la organización.

VII. “FIP”. Fondo Individual de Pensiones.

VIII. “Grupo de Pago”. Conglomerado de “Trabajadores” que comparten características comunes entre ellos, en cuanto a las reglas de negocio que les son aplicables. Se manejan varios grupos de “Trabajadores” por los cuales se realizan diferentes ejecuciones del cálculo de la nómina, con el fin de diferenciar los tipos de nómina que se ejecutarán en el “Banco”.

IX. “IDSE”. “IMSS” Desde Su Empresa. Sistema vía página web utilizado para reportar altas, bajas y modificaciones salariales.

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TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

X. “IMSS”. Instituto Mexicano del Seguro Social.

XI. “INFONAVIT”. Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.

XII. “Instancia de Pruebas”. Sitio alterno al “ERP”, diseñado para realizar pruebas y modificaciones en parámetros sin utilizar la herramienta en línea.

XIII. “ISN”. Impuesto Sobre Nómina o la designación que cada Entidad Federativa da a este tipo de impuestos.

XIV. “ISR”. Impuesto Sobre la Renta.

XV. “IVA”. Impuesto al Valor Agregado.

XVI. “Jefe”. Jefe de la Oficina de Nómina.

XVII. “LSS”. Ley del Seguro Social.

XVIII. “Modalidad 40”. Continuación voluntaria en el régimen obligatorio del IMSS.

XIX. “Módulo de cuentas por pagar”. Módulo del “Sistema” que corresponde al canal institucional mediante el cual el “Banco” cubre sus obligaciones de pago (proveedores, “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y terceras personas).

XX. “OAFP”. Oficina de Administración de Fideicomisos para Pensiones.

XXI. “OCPDP”. Oficina de Control de Pagos y Descuentos al Personal.

XXII. “ONom”. Oficina de Nómina.

XXIII. “OSC”. Oficina de Salarios y Compensaciones.

XXIV. “OSCRH”. Oficina de Soporte Contable de Recursos Humanos.

XXV. “OPA”. Oficina de Pagos Administrativos.

XXVI. “Pensionado”. Persona que conforme a las “CGT” recibe una pensión por incapacidad permanente total, invalidez, vitalicia de retiro, especial de retiro o jubilación.

XXVII. “Query”. Consulta realizada a través de una base de datos.

XXVIII. “RIBM”. Reglamento Interior del Banco de México.

XXIX. “SAT”. Servicio de Administración Tributaria.

XXX. “SdAT”. Subgerencia de Asuntos Tributarios.

XXXI. “SDI”. Salario Diario Integrado, base de cálculo utilizada para efectuar el cálculo de las cotizaciones mensuales y bimestrales al “IMSS” e “INFONAVIT”.

XXXII. “SDSCH”. Subgerencia de Desarrollo de Sistemas de Capital Humano.

XXXIII. “SIPARE”. Sistema de Pago Referenciado del “IMSS”.

XXXIV. “Sistema”. Herramienta denominada “Peoplesoft” Recursos Humanos, utilizado para administrar el Módulo de Nómina de Recursos Humanos de manera quincenal.

XXXV. “SMG”. Salario Mínimo General.

XXXVI. “SPEI”. Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios.

XXXVII. “SUA”. Sistema Único de Autodeterminación. Es un programa informático que pone el “IMSS” a disposición de los patrones para la determinación de cuotas obrero – patronales.

XXXVIII. “Subgerente”. Subgerente de Gestión de Remuneraciones y Prestaciones.

XXXIX. “Trabajador”. Persona física que está sujeta a una relación laboral con el “Banco”, por lo que presta un servicio personal subordinado a cambio de un salario.

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UNIDAD/ PUESTO

TÍTULO II DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

CAPÍTULO I.- Configuración y actualización de datos en el “Sistema” QUINTA. El proceso de configuración y actualización de datos en el “Sistema”, se deberá llevar

a cabo conforme a las actividades que se describen a continuación:

SUBPROCESO: CONFIGURACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS EN EL “SISTEMA”

1. Subgerencia de Gestión de Remuneraciones y Prestaciones / “Subgerente” y “ONom”/ “Jefe”

Reciben y analizan información del “Sistema”

Reciben anualmente de la Dirección de Contabilidad, Planeación y Presupuesto, información de carácter económico que es necesario actualizar en el “Sistema”, así como los cambios en la legislación fiscal, laboral, de seguridad social o de normatividad interna, relacionados con el cálculo de la nómina de los “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y los beneficiarios de los anteriores. Se recopilan los datos de tablas de impuestos mensuales y anuales, así como los procedimientos de cálculo para la nómina quincenal, finiquitos por la terminación de la relación laboral, cálculo anual del “ISR”, información necesaria para la elaboración de constancias y declaraciones informativas; “SMG” de cada zona económica para efecto de compensación por antigüedad A, pagos por lactancia, exenciones, topes salariales; porcentajes de integración y cotización para efectos del “IMSS” e “INFONAVIT”; disposiciones contenidas en las “CGT”, reglamentaciones adicionales y resoluciones judiciales correspondientes a pensiones alimenticias. Asimismo, recibe por parte de los “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y los beneficiarios de los anteriores, información relativa a las cuentas bancarias en donde se deposita el importe líquido de los procesos de nómina quincenal.

Nota: En el caso de que esta actualización la reciba el “Subgerente”, solicita al “Jefe” la actualización correspondiente. Este último solicita mediante correo electrónico al “Analista” responsable, realizar dicha actualización informando las modificaciones y actividades correspondientes.

2. “ONom” /

“Jefe” Verifica los datos en el “Sistema”

Confirma que las tablas y parámetros se encuentren actualizados (tabla de impuestos, “SMG”, “IMSS”, “INFONAVIT”, percepciones, deducciones en el periodo de aplicación, pensiones alimenticias, finiquitos, ajuste de saldos, contabilización, "ISN”, parámetros de tiempo extra, calendario de nómina, entre otros). Analiza el impacto de estos cambios y/o actualizaciones en el cálculo del proceso de la nómina quincenal, con la finalidad de cumplir cabalmente con las obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social a nivel federal y local.

Valida que se incorpore cualquier modificación en la política salarial que sea emitida por la “OSC” (conceptos de remuneraciones y compensaciones).

3. “ONom” / “Analista”

Parametriza en el “Sistema”

Accede a la configuración del “Sistema” en una “Instancia de Pruebas” para crear los conceptos de percepciones, deducciones y provisiones, impuestos y aportaciones de seguridad social, en su caso. Genera las fórmulas o regla de cálculo de cada concepto y su tratamiento desde un punto de vista legal o fiscal, según corresponda. Actualiza las tablas de impuestos, salarios mínimos considerando las zonas geográficas, porcentajes de cotización, criterios de integración, los calendarios de pago y procesamiento. Además registra los porcentajes de pensiones alimenticias y datos de beneficiarios.

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO I.- Configuración y actualización de datos en el sistema Captura los criterios contables y la actualización del catálogo de cuentas según sea definido por

la Oficina de Contaduría. Actualiza los números de cuenta e instituciones bancarias solicitadas por los “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y beneficiarios de los anteriores para el pago de su nómina quincenal.


Genera grupos de pruebas

Parametriza en el “Sistema” los grupos de pruebas para revisar la configuración. Dentro de ese grupo de pruebas, genera cálculos manuales o aleatorios por grupos y ejecuta pruebas de cálculo para la verificación de resultados.

Nota: En la ejecución de las pruebas de cálculo se considera un número específico de “Trabajadores” y/o “Pensionados” y obtiene los resultados del cálculo para su validación.

5. “ONom” /

“Jefe”, “Analista” Validan resultados (análisis)

Validan y comparan los resultados que arroja el “Sistema” en una “Instancia de pruebas” contra los obtenidos de manera manual; si los resultados son iguales o comparables, se considera que la configuración o actualización realizada al “Sistema” es correcta.

Nota: En caso de existir diferencias en los resultados, se informa a la “SDSCH” a fin de que realice las adecuaciones correspondientes en el código de cálculo del “Sistema”.

Obtienen la validación de estos resultados de la “OCPDP”, así como de asesores externos especialistas en aspectos fiscales y laborales, en su caso.

6. “ONom” /

“Jefe” Migra a producción

Envía correo electrónico a la “SDSCH” con los cambios efectuados en la “Instancia de pruebas”, una vez que se cuente con la conformidad por parte de la “OCPDP”, se incorpora a la instancia de producción. Recibe el correo electrónico por parte de la “SDSCH” notificando los cambios aplicados. Valida que la migración de información se encuentre en la instancia de producción (comprueba que lo que se capturó en la “Instancia de pruebas” se encuentre en la de producción).

7. “ONom” /

“Analista” Elabora manual de configuración

Incorpora los cambios realizados al manual de configuración, una vez que ha realizado las actualizaciones, modificaciones, validaciones y compruebe que se encuentran en la instancia de producción del “Sistema”.

8. Subgerencia de

Gestión de Remuneraciones y Prestaciones/ “Subgerente”

Valida las modificaciones efectuadas en el “Sistema”

Revisa que las modificaciones efectuadas en el “Sistema” correspondan a las solicitadas por las diversas áreas del “Banco”.

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO II.- Cálculo de nómina SEXTA. El proceso de cálculo del “SDI” se deberá llevar a cabo conforme a las actividades que

se describen a continuación: SUBPROCESO: CÁLCULO DEL SALARIO DIARIO INTEGRADO “SDI”


Identifica solicitudes de cálculo de “SDI”

Nota: Desarrolla esta actividad en conjunto con otros procesos u oficinas, debido a que dependiendo de la acción y motivo del movimiento o evento que se esté registrando a los “Trabajadores” y “Pensionados” se realizarán las siguientes actividades:

Solicitud por contratación. Confirma el alta del “Trabajador” en el “Sistema” (actividad realizada por la Oficina de Reclutamiento y Selección) y genera una solicitud de cálculo de “SDI”. Solicitud por modificación en conceptos fijos. Ejecuta de manera periódica (diaria y/o quincenal) el cálculo del “SDI”, en función a los siguientes eventos: a).- Cambios de sueldo individual (efectuados por la Oficina de Estructura Institucional o de Gestión de Movilidad Interna) o masivos (efectuados por la “OSC”), para cada uno de estos movimientos es necesario se calcule el nuevo “SDI”, para reportarlo al “IMSS”. b).- Modificaciones en el ejercicio por actualización en alguna prestación que forme parte del “SDI” (existirán prestaciones del “Banco”, que por su naturaleza se incorporan al cálculo del “SDI”, de acuerdo a las especificaciones que genera el “IMSS”). c).- Incremento en la antigüedad (un año más de servicios) del “Trabajador”, éste es un concepto integrante del “SDI”. Solicitud por modificación en conceptos variables. Reconoce las percepciones variables que reciben los “Trabajadores” de manera periódica (bimestralmente), que deben ser reportadas como parte del “SDI”.

Nota: Este reconocimiento lo realiza el “Sistema” al leer las características de los conceptos variables o percepciones que fueron configuradas en el subproceso anterior (Configuración y actualización de datos en el “Sistema”), en el cual al crear el concepto se indicó si se integra o no en el cálculo del “SDI”.

Solicitud por modificación en los importes de los salarios mínimos: Realiza el cálculo del “SDI”, cuando se modifiquen los salarios mínimos, a fin de determinar el nuevo tope a las cotizaciones al “IMSS” (25 veces el “SMG”). Esta actividad sólo afecta aquellos “Trabajadores” que por el nivel de su salario rebasen este nuevo importe, el cual será su tope.

Nota: El “Banco” tiene seis Cajas Regionales, cada una de ellas cuenta con un número de registro patronal, por lo que en los casos de traslado de un “Trabajador” a otra Caja Regional es necesario dar de baja al “Trabajador” de su registro patronal y darlo de alta considerando el nuevo registro.

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO II.- Cálculo de nómina 2. “ONom” /

“Analista” Genera el cálculo del “SDI”

Accede al “Sistema” a fin de ejecutar el cálculo del “SDI” (fijo, variable o ambos).

Nota: Esta actividad se ejecuta de manera diaria, quincenal y bimestral, de acuerdo a los eventos que se vayan presentando durante la operación.

Aplica el cálculo a cada una de las reglas de negocio que se hayan definido en el subproceso de configuración y actualización de datos en el “Sistema” con apego a la legislación que en materia de seguridad social se encuentre vigente. Determina la parte fija y variable del “SDI”, reconociendo cómo y en qué monto participan cada una de ellas en la determinación de dicho importe. Almacena los datos una vez concluido el cálculo, en la base de datos y pueden ser visualizados a través de una página del “Sistema”. Compara el nuevo “SDI” contra el inmediato anterior, con el fin de determinar si existe alguna variación. De existir variación, se compara este nuevo “SDI” contra el tope de cotización establecido por la “LSS”; de ser igual o menor, éste será el nuevo “SDI”; de lo contrario se registra el tope de cotización (25 “SMG”).


Genera archivos para envío a través del “IDSE”

Accede al “Sistema” una vez concluido el cálculo, para generar la información de modificación de salarios de los “Trabajadores” (archivo electrónico) y enviarla a través del “IDSE”.


Valida las cifras del “SDI”

Revisa y valida que la información que se presente ante el “IMSS” sea correcta y congruente con la emitida en la quincena o bimestre anterior (dependiendo el proceso que se realice) y emite su conformidad para continuar con el envío de información por medio del “IDSE”.

5. “ONom” /

“Analista” Tramita ante el “IMSS” vía “IDSE”

Obtiene los archivos electrónicos de modificación de salarios de los “Trabajadores” para enviarlos vía electrónica al “IMSS” a través del “IDSE”.

6.

“ONom” / “Analista”

SUBPROCESO: CÁLCULO DE NÓMINA Realiza identificación (Elegibilidad)

Identifica quincenalmente en el “Sistema”, previo a la ejecución de la nómina, a los “Trabajadores” que serán incluidos en el cálculo (discrimina a los “Trabajadores” que causaron baja, licencias, comisiones y suspensiones), “Pensionados” (discrimina fallecimientos reportados en el “Sistema”) y miembros de la Junta de Gobierno.


Actualiza incidencias

Incluye en el “Sistema” los registros de tiempo extraordinario con estatus de autorizado, gestionados para su pago por las diversas áreas en el módulo de tiempo extraordinario. Actualiza las incidencias de los conceptos de cuotas para alimentos y ayuda para transportación nocturna; los registros gestionados por las áreas a través del módulo de pago de cuotas para alimentos y ayuda para transportación nocturna en el “Sistema” para su pago en la nómina que tengan el estatus de autorizado.

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO II.- Cálculo de nómina

Envía a la “ONom” la información de los préstamos que se generan a través del sistema de préstamos web con su respectivo “IVA” e “ISR”, para ser incluidos en el proceso de nómina que corresponda por parte de la Oficina de Prestaciones.

Nota: El detalle de los gastos de instalación y de traslado de los “Trabajadores” que cambian de plaza de adscripción, será enviado a la “ONom” por la “OSCRH” a solicitud de la Oficina de Gestión de Movilidad Interna.

Determina el importe que se deberá incorporar al proceso de nómina para que el “Trabajador” reciba el pago por este concepto. Registra, en el caso de las pensiones alimenticias en el subproceso de Configuración y actualización de datos en el “Sistema”, los conceptos bases, porcentajes y cantidades que se aplicarán a los “Trabajadores” y “Pensionados” por mandato de la autoridad en la materia y solicitud mediante comunicación por parte de la Oficina de Consultas Judiciales e Instrumentación Hipotecaria.

Nota: Las compensaciones por antigüedad, energía eléctrica y vida cara, así como la ayuda para despensa, gratificación anual y prima de vacaciones son generadas por el propio “Sistema”, una vez configurados los casos particulares por el “Analista”.

Incorpora en el proceso de nómina quincenal, a solicitud de la Subgerencia de Gestión Operativa del Plan de Salud, los conceptos de maternidad, lactancia y canastilla, así como los descuentos por concepto de servicio médico efectuados a los “Trabajadores” y “Pensionados” (copagos).

Accede al “Sistema” para capturar los créditos otorgados por el “INFONAVIT” a los “Trabajadores” del “Banco” e incorpora la vigencia del crédito, descuento o factor quincenal que se debe aplicar, datos que se encuentran contenidos en el aviso para retención de descuentos del “INFONAVIT”.


Sincroniza incidencias ocasionales Accede al “Sistema” y ejecuta el proceso de sincronización de incidencias, con el fin de incorporar los registros en el proceso de nómina correspondiente, el cual rechazará los registros de “Trabajadores” cuyo estatus es baja, pensión, defunción o inicio de licencia, mismos que deberá reportarse al área que los solicitó originalmente para su incorporación en el finiquito que corresponda.


Realiza la nómina previa

Accede al “Sistema”, selecciona los parámetros necesarios (periodo a ejecutar, “Grupo de Pago”, entre otros) y ejecuta la nómina previa.

Nota: Esta actividad tiene la finalidad de obtener resultados anticipados del proceso, a efecto de estar en condiciones de realizar modificaciones por registros no incorporados correctamente o no considerados en las cargas de información. Es posible realizar la nómina previa en más de una ocasión sin afectar los acumulados de los "Trabajadores”, “Pensionados” y miembros de la Junta de Gobierno. Asimismo, se debe asegurar que los resultados de la nómina previa, incluyan todos los conceptos de nómina, así como la determinación del “ISR” y la información que hayan capturado las áreas.

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO II.- Cálculo de nómina 10. “ONom” /

“Analista” Revisa los resultados

Define de manera aleatoria el grupo de pruebas a verificar y genera los resultados del grupo definido en forma manual. Genera cifras control de la nómina previa a nivel global por concepto y valida dichas cifras por concepto y proveedor contra cifras de nómina. Verifica los resultados de cálculo del “ISR”, líquidos a depositar, descuentos o reembolsos por amortización o cancelación de créditos al “INFONAVIT”, descuentos por pensión alimenticia, entre otros, y obtiene cifras del “ISR” retenido para cotejo con cifras del proceso.

11. “ONom” /

“Analista” Identifica causas de desviaciones

Verifica, de manera general, si al realizar la revisión de los resultados del cálculo de la nómina existen diferencias o inconsistencias, con el fin de determinar las causas y corregir las desviaciones. Posteriormente, comunica al “Jefe” que se finalizaron las revisiones a los resultados del proceso de nómina.

12. “ONom” /

“Jefe” Valida los resultados de la nómina

Revisa, valida y confirma las cifras del proceso de nómina quincenal reportadas por los “Analistas”, particularmente, considera aquellos “Trabajadores”, “Pensionados” y miembros de la Junta de Gobierno que presenten modificaciones en la información que regularmente se incorpora a la nómina, como pueden ser los incrementos a la banda salarial, compensaciones por antigüedad, energía eléctrica y vida cara, a fin de revisar los cálculos que genera el “Sistema”. Posteriormente, valida el “ISR” a retener, a fin de confirmar los niveles de retención a que el “Banco” se encuentra obligado.


Finaliza el cálculo

Accede al “Sistema” y captura los parámetros necesarios para generar los acumulados del proceso de nómina, verificando que los importes determinados no sufran alteraciones, una vez corregidas las posibles desviaciones.

Nota: El “Sistema” permitirá visualizar en pantalla los resultados obtenidos.

14. “ONom” /

“Analista” Genera archivo de Comunes

Genera la información denominada Comunes, derivada del “Sistema”, que actualiza las bases de datos del Sistema de Préstamos Web.

Nota: Los responsables de la información del “Sistema” son los “Trabajadores” de las oficinas que tienen a su cargo la administración, actualización y control en el ámbito de su competencia, tales como: a) Oficina de Estructura Institucional. b) “ONom”. c) “OAFP”

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO II.- Cálculo de nómina La información que se genera en el “Sistema” y que sirve para actualizar las bases de datos

del Sistema de Préstamos Web, corresponde a la información personal y laboral de los “Trabajadores” y “Pensionados”, tales como: clave, nombre, sexo, fecha de nacimiento, domicilio, número telefónico, zona económica (área geográfica), indicador de si es jefe de familia, estado civil, régimen conyugal, nombre del cónyuge, clave y nombre del banco donde se encuentra su cuenta bancaria, número de cuenta bancaria, fecha de ingreso, fecha de jubilación, fecha probable de jubilación, fecha de inicio de licencia, fecha de reingreso por licencia, fecha de baja, régimen de pensiones, motivo de baja, situación laboral, tipo de licencia, clave del centro de trámite, clave y nombre de la oficina, tipo de tabulador, nivel, antigüedad, actividad, puesto, importe de tabulador, importe de antigüedad A, importe de antigüedad B, sueldo mensual, pensión mensual, pensión base para préstamos, entre otros.

15. “ONom” /

”Analista” Valida la información

Valida la información relativa a los “Trabajadores” contra sus controles quincenales (importe de sueldos y frecuencias), envía al Analista de la Oficina de Prestaciones sus comentarios y resultados del análisis.

16. “ONom” /

“Analista” Genera póliza contable

Accede al “Sistema” una vez finalizado el proceso y genera la información que se enviará vía “SPEI”.

Genera el reporte en donde verifica que la póliza contable se encuentre debidamente correspondida.

17. “ONom” /

“Jefe”, “Analista”

Validan y solicitan ubicación y dispersión de recursos por medio del “SPEI”

Validan la información contenida en la póliza contable y solicitan mediante correo electrónico a la “OSCRH” realizar el fondeo de las cuentas, con el fin de poder solicitar a la “OPA” el pago de los recursos por medio del “SPEI” a las cuentas bancarias de los "Trabajadores”, "Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y pensiones alimenticias.

Nota. Esta actividad deberá realizarse en dos bloques, el día de pago de la nómina:

1. “Trabajadores”, “Pensionados” y miembros de la Junta de Gobierno. 2. Pensiones alimenticias.

Programa en el “Sistema” el envío de correos electrónicos para notificar la transferencia electrónica de la nómina vía SPEI.

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO III.- Generación de productos SÉPTIMA. El proceso de Generación de Productos se deberá llevar a cabo conforme a las

actividades que se describen a continuación: SUBPROCESO: GENERACIÓN DE REPORTES

1. “ONom” / ”Analista”

Selecciona reporte

Accede quincenalmente al “Sistema” y selecciona los reportes fijos como son los provenientes del subproceso de Cálculo de nómina, “SDI”, generación de interfaces con otros sistemas, pago de impuestos y ejecución de otros procesos especiales. Para reportes no considerados en los subprocesos será necesario que genere una consulta de información.

2. “ONom” /

“Analista”

Ejecuta los reportes

Selecciona en el “Sistema” el reporte a generar y captura los parámetros correspondientes, como periodo y “Grupo de Pago”; una vez generado, se puede realizar la exportación a cualquier paquete informático o bien realizar su impresión.

SUBPROCESO: GENERAR INTERFACE CON EL SISTEMA ÚNICO DE AUTODETERMINACIÓN “SUA”


Ejecuta interfaces de archivos para el “SUA”

Accede al “Sistema” y selecciona el parámetro para la generación de los archivos que se exportarán mensualmente al “SUA”. Realiza la generación de los archivos que contendrán la información relativa a movimientos de altas, bajas y modificaciones salariales de los “Trabajadores”.

4.


Importa archivos del “Sistema”

Accede mensualmente al “SUA” para importar el archivo generado en el “Sistema”, que contempla el “SDI” de los “Trabajadores” y miembros de la Junta de Gobierno por los que se cotiza en el “IMSS”.

5. “ONom” /

“Analista”

Ejecuta cálculo de cuotas y aportaciones

Ejecuta mensualmente en el “SUA”, el proceso que genera el pago de cuotas al “IMSS” y aportaciones a la “Afore”. Imprime, a través del “SUA”, los recibos de reversión de cuotas que se presentan en el “IMSS”.

6. “ONom” /

“Analista”

Verifica cifras vs. el “Sistema”

Compara las cifras generadas en el “SUA” contra las cifras generadas en el “Sistema”.

7. ONom” / ”Jefe”

Valida resultados

Valida la información generada en el “Sistema” vs. la información del “SUA” y analiza la procedencia de las diferencias que pudieran existir, con la finalidad de identificar si es una inconsistencia en la información del “SUA” o falta adicionar información en el “Sistema”.

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO III.- Generación de productos 8. “ONom” /

“Analista”

Genera archivo para pago

Selecciona en el “SUA” el proceso que genera los archivos de pago de cuotas y aportaciones de seguridad social. Genera líneas de captura a través de la página web del “IMSS” mediante el “SIPARE” de Oficina Central y Cajas Regionales. Al finalizar el proceso, respalda el archivo generado en algún medio magnético (disco duro, CD, USB, entre otros). Imprime los recibos de reversión de cuotas en seis tantos, para firma de dos funcionarios del “Banco” y los resúmenes de liquidación en cuatro tantos.

9. “ONom” / “Jefe”, “Analista”

Generan la ubicación de recursos (transferencia bancaria) y solicitan el pago de cuotas del “IMSS” e “INFONAVIT”

Gestionan la transferencia de fondos a través del “Módulo de Cuentas por Pagar”, a la cuenta bancaria del “Banco” destinada para realizar los pagos. Envían por correo la solicitud a la “OPA” del entero de las cuotas obrero-patronales al “IMSS” y aportaciones al “INFONAVIT”.

Nota: Este proceso se lleva a cabo de manera mensual.


Recibe comprobantes de enteros realizados

Recibe la confirmación de los enteros de las cuotas obrero-patronales realizados en el portal del banco HSBC por parte de la “OPA”. SUBPROCESO: PAGO DE CUOTAS DE LA “Modalidad 40” DE LOS “PENSIONADOS” DEL BANCO DE MÉXICO


Recibe vía correo electrónico solicitud de alta y/o baja de la “Modalidad 40” por parte de la “OAFP”

Recibe de la “OAFP” vía correo electrónico la solicitud de inscripción y/o baja de la “Modalidad 40” de los pensionados del Banco de México.


Valida la información

Valida la información de la solicitud de alta y/o baja en la base de datos y verifica el correcto cálculo de las cuotas a pagar en ese mes.


Genera disco de pago

Acude a la Subdelegación del Seguro Social a generar el archivo *.SUA de pago del periodo.


Valida resultados

Valida la información generada en la Subdelegación del Seguro Social vs la base de datos; analiza las diferencias que pudieran existir, identificar el origen de éstas y proceder en consecuencia.

15.

“ONom”/ “Jefe”, “Analista”

Generan la ubicación de recursos (transferencia bancaria) y pago de cuotas de la “Modalidad 40”

Gestionan la transferencia de fondos a través del “Módulo de Cuentas por Pagar”, a la cuenta bancaria del “Banco” destinada para realizar los pagos y solicitan a la “OPA” el entero de la “Modalidad 40” junto con las cuotas obrero-patronales “IMSS” y aportaciones al “INFONAVIT” del Oficina Central.

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UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO III.- Generación de productos SUBPROCESO: GENERAR INTERFACE CON EL SISTEMA DE PAGOS ELECTRÓNICOS

INTERBANCARIOS “SPEI”

16.“ONom” / “Analista”

Ejecuta la interfaz de depósito bancario de nómina y/o de pensiones alimenticias

Accede al “Sistema” y selecciona los parámetros para la generación de los archivos que tomará el “SPEI” en la dispersión de los recursos a los “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y beneficiarios de todos los anteriores, quincenalmente.

17.“ONom” /

“Analista”

Solicita a la “OPA” la dispersión en cuentas de “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y sus beneficiarios a través del “SPEI”

Solicita la dispersión de recursos en las cuentas de “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y sus beneficiarios.


Recibe de la “OPA “ la confirmación de la dispersión de recursos y, en su caso, los rechazos originados en la dispersión de la nómina

Recibe de la “OPA” el acuse generado por el “SPEI”, correspondiente a la dispersión de recursos a las cuentas de “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y sus beneficiarios. En caso de existir rechazos en la dispersión de la nómina, recibe el acuse generado por el “SPEI” correspondiente a los “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno y sus beneficiarios, así como el motivo por la cual se rechazó el depósito.

19.“ONom” /

“Analista” Envía el detalle de los rechazos de la dispersión de recursos del “SPEI”

Envía a la “OSCRH” y a la “OAFP” la relación de transferencias que no pudieron acreditarse en las cuentas bancarias de los “Trabajadores”, “Pensionados”, miembros de la Junta de Gobierno, y beneficiarios de pensiones alimenticias, debido a problemas con dichas cuentas, entre los que destacan: cuenta inválida, bloqueada o cancelada. Solicita a la “OSCRH” que los recursos originados por los rechazos del “SPEI”, sean canalizados a la cuenta 192.06.01 Depósitos Líquidos de Sueldo, donde permanecerán hasta que se dé a conocer la nueva cuenta bancaria.

20.“ONom” /

“Analista”

Investiga la causa del rechazo

Investiga, con base en los avisos que envía el “SPEI”, la causa del rechazo de la cuenta e identifica al dueño de la misma.


Realiza la aclaración y corrección

Localiza al “Trabajador”, miembro de la Junta de Gobierno o beneficiario de pensión alimenticia, para informarle que no fue posible efectuar su depósito bancario e indicándole la causa de la devolución que generó el “SPEI”.

22. “ONom”/

“Jefe”, “Analista” Solicitan el depósito

Obtienen del “Trabajador”, miembro de la Junta de Gobierno o beneficiario, la nueva cuenta bancaria y generan la solicitud de pago por medio del “Módulo de cuentas por pagar”.

Nota: En el caso de los “Pensionados”, será la “OAFP” la encargada de solicitar el pago por medio del “Módulo de cuentas por pagar”.

15

UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO III.- Generación de productos SUBPROCESO: GENERAR INTERFACE PARA LA DECLARACIÓN INFORMATIVA POR

MEDIOS MAGNÉTICOS “DIMM”


Ejecuta declaraciones informativas para el “SAT”

Accede anualmente al “Sistema” y realiza la generación de los archivos que contienen la información relativa a las percepciones y retenciones efectuadas a los “Trabajadores”, “Pensionados” y miembros de la Junta de Gobierno en la plataforma electrónica “DIMM”, que el “SAT” pone a disposición de los contribuyentes.


Importa archivos del “Sistema” y genera cifras

Accede al “DIMM” y realiza la carga del archivo generado en el “Sistema” ejecutando la opción de importar archivos. Realiza la verificación y validación del archivo cargado, identificando posibles diferencias.


Verifica cifras contra el “Sistema”

Comprueba aleatoriamente y manualmente las cifras obtenidas en el “DIMM” contra las cifras generadas en el “Sistema”.

26.“ONom” /

“Jefe” Valida resultados del “DIMM”

Valida la información que genera el “Sistema” vs. la información de acumulados anuales, a fin de verificar que todos los ingresos percibidos durante el ejercicio por los “Trabajadores”, “Pensionados” y miembros de la Junta de Gobierno, por los que se deba retener y enterar el “ISR”, sean los efectivamente realizados, asegurando en todo momento que el “Banco” cumpla sus obligaciones de carácter laboral y fiscal.


Genera discos y archivos

Genera en el “DIMM” los discos que contienen los archivos a ser presentados y enviados por Internet al “SAT”.


Presenta los archivos electrónicos en el “SAT”

Presenta físicamente los archivos electrónicos en las oficinas del “SAT”. Posteriormente, verifica que se reciba el comprobante emitido por el “SAT”.

SUBPROCESO: REALIZAR PAGO DEL IMPUESTO SOBRE NÓMINA “ISN”

29.“ONom” /

“Analista”

Envía cifras a Cajas Regionales

Genera las bases de nómina que correspondan al pago de cada Caja Regional y las envía a la Oficina de Administración de las Cajas Regionales para que determine el pago del “ISN”.


Recibe cifras de las Cajas Regionales

Recibe por parte de las Cajas Regionales la base y el importe relativos a los pagos que se deben realizar por concepto de “ISN”.


Emite cifras

Determina el “ISN” de la Oficina Central y genera el reporte de las bases para el pago de dicho impuesto.

16

UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO III.- Generación de productos

32. “ONom” / ”Jefe”

Valida cifras del “ISN”

Valida las cifras reportadas en el “Sistema” y comprueba que los conceptos sujetos a “ISN” estén contenidos en la determinación del “ISN”.


Captura la información en Internet

Ingresa a la página electrónica de cada Entidad Federativa y captura la información solicitada por el portal (datos generales, base del impuesto y número de empleados), para obtener el importe del impuesto, considerando el porcentaje que aplica a cada entidad federativa, así como otros impuestos indirectos que en su caso apliquen. Se obtiene el formato de pago con la línea de captura.

34. “ONom” / “Analista”, “Jefe”

Generan la ubicación de recursos (transferencia bancaria) y pago del “ISN” de Oficina Central y Cajas Regionales

Solicitan la transferencia de fondos a través del “Módulo de cuentas por pagar”, a las cuentas bancarias destinadas para realizar los pagos del “ISN”.

35. “ONom” / “Analista, “Jefe”

Envían cifras para pago del “ISN” de Oficina Central y Cajas Regionales

Envían el importe de pago de “ISN” así como la línea de captura que corresponda a Oficina Central y Cajas Regionales a la “OPA” quien efectuará los pagos correspondientes.


Recibe comprobantes de pagos mensuales de “ISN”

Recibe los documentos de pago (comprobantes de transferencia bancaria) que envía la “OPA” y, comprobante de pago al Gobierno del Estado (Caja Regional Mérida, Monterrey, Mexicali y Hermosillo).

37.


SUBPROCESO: REALIZAR PAGO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA RETENIDO “ISR” Emite cifras del “ISR” por las percepciones de los “Trabajadores”, “Pensionados” y miembros de la Junta de Gobierno

Genera mensualmente reporte de cifras por las retenciones efectuadas del “ISR”, tanto de Oficina Central como de las Cajas Regionales y en los dos procesos quincenales emite cifras de impuesto retenido.

38. “ONom” / “Jefe”, “Analista”

Validan cifras del “ISR”

Validan las cifras reportadas vs. las cifras generadas en archivos alternos, con la finalidad de comprobarlas.

Nota: Se deberá dar especial seguimiento a aquellos casos que lo ameriten, como es pensiones suspendidas, parcialmente suspendidas, “Pensionados” por jubilación y a su vez beneficiarios con residencia en el extranjero, entre otros.

39.

Subgerencia de Gestión de Remuneraciones y Prestaciones/ “Subgerente” “ONom” / “Jefe”

Envían cifras del “lSR” a pagar a la “SdAT”

Envían a la “SdAT” la información conjunta de las retenciones efectuadas de “ISR” a los “Trabajadores” y miembros de la Junta de Gobierno, tanto de Oficina Central como de las Cajas Regionales que reporta la “ONom”; las retenciones a los rendimientos del Sistema de Fomento al Ahorro y de los Préstamos Especiales para el Ahorro y Constitución de Depósito que reporta la “OSCRH”, así como las retenciones efectuadas a los “Pensionados”, con las correspondientes líneas de captura referentes a las actividades del Fondo de Pensiones del “Banco” y del Fondo Complementario de Pensiones que reporta la “OAFP” para llevar a cabo el entero de las retenciones de “ISR” por salarios, ingresos por asimilados a salarios e intereses.

17

UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO III.- Generación de productos 40. Subgerencia de

Gestión de Remuneraciones y Prestaciones/ “Subgerente” “ONom” / “Jefe”

Reciben comprobantes de pagos mensuales del “ISR”

Reciben de la “SdAT” la documentación probatoria del entero del “ISR”.

18

UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO IV.- Ejecución de otros procesos (especiales) OCTAVA. El proceso de ejecución de otros procesos (especiales), se deberá llevar a cabo

conforme a las actividades que se describen a continuación: SUBPROCESO: EJECUCIÓN DE OTROS PROCESOS (ESPECIALES)

1. Subgerencia de Gestión de Remuneraciones y Prestaciones/ “Subgerente” “ONom” / “Jefe”

Realizan el proceso especial

Incorporan cálculos especiales como son bonos de productividad, gratificación anual, prima vacacional, cálculo anual (incluyendo “Trabajadores” con licencia, comisionados y bajas del ejercicio), entre otros.

Nota: Dentro de este proceso especial se encuentra el correspondiente a las aportaciones, ajustes de intereses de los saldos de las subcuentas del “FIP” y las aportaciones al plan de pensiones del “Banco” (Fondo Complementario de Pensiones) del 9% sobre la nómina, entre otros.

Solicitan, en el proceso de otorgamiento de bonos de productividad, al “Jefe” o “Analista”, según el servidor público que realice la actividad, que ingrese la información referente al “Grupo de pago”, calendario e incorpore el archivo de incidencias a la nómina. Lo anterior, una vez que los directores generales o de área envíen la información de bonos a pagar.

Nota: En el caso de los demás procesos especiales, el “Jefe” comprueba que éstos se lleven en los días establecidos en el calendario de nómina que anualmente se da a conocer a las oficinas que inciden información en los procesos quincenales de nómina (En el caso de las aportaciones al “FIP” y del 9% sobre la nómina, se realizan a más tardar el último día hábil del mes que se calcula).

2. “ONom” /

“Analista” Realiza identificación

Identifica en el “Sistema”, previo a la ejecución de la nómina, a los “Trabajadores”, “Pensionados” y miembros de la Junta de Gobierno que serán incluidos en los cálculos especiales por los conceptos de bonos de productividad, gratificación anual, prima vacacional, cálculo anual (incluyendo “Trabajadores” con licencia, comisionados y bajas del ejercicio), entre otros. Dentro de este proceso especial se encuentra el correspondiente a las aportaciones, ajuste de intereses de los saldos de las subcuentas del “FIP” y las aportaciones al plan de pensiones del “Banco” (Fondo Complementario de Pensiones) del 9% sobre la nómina.

3. “ONom” /

“Analista” Actualiza incidencias

Prepara el proceso especial de cálculo de nómina.

Nota: en el caso de los procesos de solicitudes de gratificación anual, prima de vacaciones, bonos de productividad y cálculo anual, éstos se realizan de manera anual; los procesos del “FIP” y de la aportación del 9% sobre la nómina se realizan de manera mensual.


Realiza los procesos (nómina)

Accede al “Sistema”, selecciona los parámetros necesarios (periodo a ejecutar y tipo de proceso) y ejecuta la nómina.

5. “ONom” /

“Analista” Revisa los resultados

Define el grupo de pruebas a verificar y compara contra los resultados del grupo definido en forma manual.

Nota: Si al realizar la revisión de los resultados del cálculo de la nómina se detectan diferencias o inconsistencias se procederá de conformidad con lo establecido en la actividad 6 de este capítulo, en caso contrario se continúa con la actividad 7 del mismo capítulo.

19

UNIDAD/ PUESTO


CAPÍTULO IV.- Ejecución de otros procesos (especiales)


Identifica causas de inconsistencias

Analiza de manera general las diferencias o inconsistencias detectadas en los resultados del cálculo de la nómina a fin de determinar las causas que las originaron y, determinadas éstas, procede a su corrección.

7. “ONom” /

”Jefe” Valida cifras de procesos especiales

Valida las cifras reportadas por los “Analistas” en estos procesos especiales vs. las cifras generadas en archivos de validación, con la finalidad de comprobarlas. Dará especial seguimiento a las aportaciones del 9% sobre la nómina, en virtud de que éstas se realizan considerando los resultados de la nómina de las dos quincenas de cada mes.

8. “ONom” /

”Jefe” Reporta resultados finales

Envía, mediante correo electrónico, los resultados de los procesos a las oficinas correspondientes para que éstas a su vez realicen los procedimientos a que haya lugar. En el caso de los procesos de bonos de productividad, gratificación anual y prima vacacional se reportan internamente a los “Analistas”. En el caso de las aportaciones al “FIP” y del 9% sobre la nómina, se reportan a la “OAFP” de manera mensual.

20


CAPÍTULO V.- Documentos de archivo NOVENA. Los documentos generados o recibidos a partir del presente manual de procedimientos de

operación, que deben conservarse como documentos de archivo son:

# Nombre del Documento

Depósito Institucional Serie Documental

1 Nómina “ERP” Remuneraciones y Beneficios

21

TÍTULO III DISPOSICIONES FINALES

DÉCIMA. Los apéndices del presente manual de procedimientos de operación, relativos al diagrama general de operación, tablas de normatividad y reportes, forman parte integrante del presente documento, sin perjuicio que para su interpretación y cumplimiento se estará, en primera instancia, a lo previsto en el Título II.

Tabla de Normatividad. Se detallan las actividades que requieren de alguna política o norma. Para cada política o norma se describen las siguientes características:

a) Descripción. Se describe en qué consiste la política o norma de que se trate.

b) Fundamento. En caso de se trate de una norma se especifica en qué disposición y en qué sección se encuentra descrita o se encontrará descrita.

c) Forma en que afecta la actividad. Se describe la forma en que afecta la actividad. Reportes. En el apartado de reportes se detallan todas las salidas de los subprocesos que son tanto los reportes formales que requieren firma como los reportes que se consultan en el “Sistema” o que implican un “Query”. Todas las salidas que se detallen en los inventarios de reportes están representadas en los Diagramas Generales de Operación. Los reportes incluyen los siguientes elementos:

a) Subproceso que lo genera.

b) Contenido.

c) Objetivo.

d) Frecuencia de generación.

DECIMOPRIMERA. Cualquier cambio posterior a este manual de procedimientos de operación se deberá hacer a través del proceso de definición de políticas y procedimientos, conforme al cual se evaluará el impacto del cambio solicitado en el modelo operativo de la Dirección de Recursos Humanos. Aprobado el cambio y conforme al referido proceso, se presentará, para su aprobación, el manual de procedimientos de operación actualizado con las autoridades que correspondan del “Banco”. Diagrama General de Operación: El diagrama general de operación es la representación gráfica de las actividades descritas en el Título II de este manual de procedimientos de operación. La diagramación empleada corresponde al estándar para modelado de negocios Business Process Management Notation o “BPMN” (www.bpmn.org). A continuación se explica la simbología utilizada en estos diagramas.

22

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA. El presente manual de procedimientos de operación entrará en vigor el 3 de agosto de 2015. SEGUNDA. Queda sin efectos el manual de procedimientos de operación denominado Proceso de Nómina, de fecha 30 de julio de 2014, así como cualquier otra disposición de jerarquía similar o inferior que se oponga al presente manual de procedimientos de operación. TERCERA. Las actividades que se encuentren en trámite a la entrada en vigor del presente manual de procedimientos de operación se regirán en lo sucesivo por éste, siempre que no se afecte a los “Trabajadores” y “Pensionados” del “Banco” o a terceros.

FORMALIZACIÓN

Rúbrica _________________________________________

LIC. HERNÁN LABORDE NARVÁEZ Gerente de Remuneraciones y Beneficios

30 de julio de 2015.

23

APÉNDICE 1 DIAGRAMA GENERAL DE OPERACIÓN

Proceso: I. Configuración y actualización de datos en el “Sistema” Subproceso: 1.1. Configuración y actualización de datos en el “Sistema”

24


Proceso: II. Cálculo de nómina Subproceso: 2.1. Cálculo del Salario Diario Integrado “SDI”

25


Proceso: II. Cálculo de nómina Subproceso: 2.2. Cálculo de nómina

26


Proceso: III. Generación de productos Subproceso: 3.1. Generación de reportes

27


Proceso: III. Generación de productos Subproceso: 3.2. Generar interface con el Sistema Único de Autodeterminación “SUA”

28


Proceso: III. Generación de productos Subproceso: 3.3. Pago de cuotas de la “Modalidad 40” de los “Pensionados” del Banco de México

29


Proceso: III. Generación de productos Subproceso: 3.4. Generar interface con el Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios “SPEI”

30


Proceso: III. Generación de productos Subproceso: 3.5. Generar interface para la Declaración Informativa por Medios Magnéticos “DIMM”

31


Proceso: III. Generación de productos Subproceso: 3.6. Realizar pago del impuesto Sobre Nómina “ISN”

32


Proceso: III. Generación de productos Subproceso: 3.7. Realizar pago del Impuesto Sobre la Renta retenido “ISR”

33


Proceso: IV. Ejecución de otros procesos (especiales) Subproceso: 4.1. Ejecución de otros procesos (especiales)

34

APÉNDICE 2 TABLA DE NORMATIVIDAD

No. Descripción Fundamento Forma en que afecta a la actividad

1 Las diversas áreas responsables de reportar información para el cálculo de nómina deberán alimentar al “Sistema”, conforme a los calendarios que se definirán al principio de cada año.

“RIBM” Art. 26 frac. I Oportunidad para ejecutar los procesos de nómina.

2 Cálculo de las compensaciones por antigüedad A y B. "CGT" Art. 97 Establece el cálculo de dichas compensaciones.

3 Compensación en zona fronteriza aplica solamente al personal que radica en Mexicali.

Circular emitida por el Director Fernando Liceaga Rodríguez el 9 de octubre 1989 y “CGT” Art. 100 Frac. VII

Establece el cálculo de dicha compensación.

4 Ayuda para energía eléctrica, aplica para el personal de todas las Cajas Regionales de Guadalajara, Hermosillo, Mérida, Monterrey y Veracruz con excepción del personal que radica en Mexicali.

Circular emitida por el Director General el 6 de enero de 1992 y “CGT” Art. 100 frac. VIII

Establece el importe a pagar por dicha compensación.

5 Ayuda para despensa. "CGT" Art. 100 frac. I Establece la forma de calcular la ayuda para despensa.

6 Los anticipos de gratificación que se efectúen durante el ejercicio se considerarán a cuenta del pago total de dicha gratificación. Se efectúa pago proporcional por aquellos “Trabajadores” que no laboren el año completo.

"CGT" Art. 96 Establece el cálculo de dicha compensación.

7 El pago de la prima de vacaciones no solicitada durante el ejercicio, se cubre en la nómina de la segunda quincena de diciembre de cada año (último proceso quincenal).

"CGT" Art. 40 y 44 Establece la base para calcular la prima de vacaciones.

8 El pago de tiempo extraordinario se cubre a los “Trabajadores” que en el proceso de nómina vigente tengan el estatus de autorizado. "CGT" Art. 33 Establece la base para calcular el tiempo

extraordinario reportado.

9 Prima sabatina y dominical del 25%. "CGT" Art. 38 Establece la forma para calcular la prima del 25%.

10 Trabajo en día de descanso y/o festivo. "CGT" Art. 39 Establece la forma para calcular el sueldo doble.

11 Contratar permanentemente los servicios profesionales de un despacho especialista en aspectos fiscales y laborales. “RIBM” Art. 26 frac. V

Obtener la validación fiscal y laboral de todos los conceptos que se aplican en la nómina, así como de su configuración y resultados.

12 A principio de cada año y cada vez que cambien las disposiciones fiscales, se deberán proporcionar a la “ONom”, los documentos oficiales que contengan estos cambios.

“RIBM” Art. 26 frac. V Contar con herramientas indispensables para realizar los procesos de nómina.

35

APÉNDICE 2 TABLA DE NORMATIVIDAD

No. Descripción Fundamento Forma en que afecta a la actividad

13 El otorgamiento de los bonos de productividad se realiza en la segunda quincena de febrero del año siguiente.

“CGT” Art. 134, frac. III, y NAI “Gestión del Desempeño de los Trabajadores” Norma Octava

Actividades adicionales al proceso de nómina quincenal.

14 El “Banco” cubre por cuenta de sus “Trabajadores” el “ISR” derivado del tratamiento fiscal de los conceptos considerados como previsión social (becas, fomento deportivo y cultural, incentivos y canasta navideña).

“RIBM" Art. 26 frac. V Contar con el documento oficial para su aplicación.

15 Compensación por adscripción secretarial. “CGT” Art. 100, frac. X Establece el pago de esta prestación. 16 Impresión de tesis. “CGT” Art. 100, frac. II Establece el pago de esta prestación. 17 Mercancías acordes a las fiestas decembrinas (canasta navideña). “CGT” Art. 100, frac. IV Establece el pago de esta prestación. 18 Ayuda para transportación nocturna. “CGT” Art. 100, frac. VI Establece el pago de esta prestación. 19 Compensación para “Trabajadores” que laboren en turno nocturno. “CGT” Art. 100, frac. IX Establece el pago de esta prestación. 20 Traslado de “Trabajadores”. “CGT” Art. 28 Establece el pago de esta prestación.

21 Cuotas para alimento (desayuno, comida y cena). NAI “Forma de Pago y

Determinación del Importe de Cuotas para Alimentos” Capítulo

I, del Título Segundo.

Sustituye extraordinariamente el servicio de comedor por lo que se incorpora este pago por medio del proceso de la nómina.

22 Aportaciones del 9% sobre la nómina de los “Trabajadores”. “CGT” Art. 76

La determinación de la aportación mensual del 9% al Fondo Complementario de Pensiones se realiza con base en la nómina efectivamente pagada y se integra con los conceptos siguientes:

Tabulador. Compensaciones por antigüedad. Otras compensaciones regulares en

efectivo, que no correspondan a reembolsos por pagos de bienes y servicios, ni sean de los señalados en el art. 100 de las “CGT”.

Prima por vacaciones. Gratificación anual. Ayuda para alimentos.

36

APÉNDICE 3 REPORTES

Nombre del reporte

Subproceso que lo genera en este manual Contenido del reporte Objetivo del reporte Frecuencia de generación

Cifras de aportaciones al “FIP”.

Generación de reportes, Capítulo III, Generación de

productos

Importes de las bases y aportaciones calculadas por "Trabajador", así como el detalle de los resultados obtenidos.

Obtener el documento que muestre los importes correspondientes a las aportaciones realizadas al “FIP” con fundamento en las "CGT", a fin de contar con la fuente para el control y contabilización de dichas aportaciones.

Mensual

Constancias de sueldos, salarios,

asimilados, crédito al salario y subsidio para el empleo.


productos

Información con datos generales de identificación (nombre, RFC, CURP), detalle de percepciones, exenciones y retenciones, factor de proporción y monto de subsidio acreditable y no acreditable de conformidad con la legislación fiscal.

Que el “Banco” en su carácter de patrón, cumpla con la disposición de la Ley del "ISR" referente a proporcionar las constancias de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas en el año de calendario.

Anual, una vez concluido el ejercicio fiscal.

Detalle del cálculo anual del “ISR” de “Trabajadores” y “Pensionados”.


productos

Importes correspondientes al total de percepciones, base de impuesto, impuesto calculado, impuesto retenido y cantidad a favor o a cargo según corresponda por "Trabajador".

Mostrar el resultado de la realización del cálculo anual del "ISR". Anual, una vez concluido el

ejercicio fiscal.

Determinación del factor de subsidio.


productos

Este reporte contiene las cifras de gastos que “Banco” eroga para pagar la nómina y prestaciones. Esta información debe ser reportada por dependencia (Oficina Central, Deuda Pública, Junta de Gobierno, Cajas Regionales y "Pensionados").

Determinación de la proporción del subsidio y subsidio acreditable que se aplicará a los cálculos del "ISR" en la nómina, pagos eventuales y finiquitos.


Acumulado de percepciones y retenciones por "Trabajador".


productos

Debe contener la clave del “Trabajador” o “Pensionado”, oficina de adscripción, fecha de ingreso, fecha de baja, detalle de percepciones, base gravable y de ser el caso “ISR” determinado en el cálculo anual.

Obtener el acumulado del detalle de percepciones pagadas y retenciones efectuadas durante el ejercicio.

Quincenal

37


Nombre del reporte


Declaración patrimonial.


productos

Debe contener clave del "Trabajador", oficina de adscripción, detalle de percepciones.

Proporcionar a la "OSCRH" un archivo que contenga el detalle de percepciones pagadas y retenciones efectuadas para presentar declaración patrimonial.


Cifras del "ISR" retenido.


productos

Cifras por dependencia del detalle del "ISR" retenido.

Obtener las cifras del "ISR" retenido y que debe enterarse mensualmente al “SAT”.

Quincenal

Cifras del "ISN" a enterar.


productos

Cifras por dependencia (Oficina Central y Cajas Regionales) que contiene la determinación del "ISN" (tabulador, antigüedad A, prima de vacaciones, entre otros).

Obtener las cifras del "ISN" que debe enterarse mensualmente a la Secretaría de Finanzas.

Mensual

Base de cotización al Seguro Social.


productos

Debe contener clave del "Trabajador"; detalle de percepciones fijas, variables, exentas; días de cotización y "SDI".

Integrar la base de cotización al “IMSS” por “Trabajador”. Quincenal, mensual, bimestral

y anual.

Pago por ramas de cotización al Seguro

Social.


productos

Debe contener clave del "Trabajador"; detalle de percepciones fijas, variables, exentas; días de cotización y “SDI”.

Integración y conciliación de las bases de cotización al Seguro Social.

Quincenal, mensual, bimestral y anual.

Informe de pagos y descuentos.


productos

Este reporte debe contener nombre, clave, periodo de pago, oficina, área geográfica, fecha de elaboración de nómina, importe líquido, detalle de acumulados ordinarios y extraordinarios, prima de vacaciones con sus respectivos impuestos, subsidio acreditable y subsidio no acreditable. Además del detalle de las percepciones ordinarias y extraordinarias con importe, exención, “ISR”, “IVA”, compensación de “ISR”, descuento de pensiones alimenticias por cada uno de los conceptos y agrupado por percepciones y deducciones, con totales por grupo y líquido.

Obtener el detalle de las percepciones, deducciones, acumulados ordinarios y extraordinarios.

Quincenal

38


Nombre del reporte


Archivo "SPEI" para pago interbancario (ordinaria y pensión

alimenticia).


productos

El formato de este archivo es definido por el "SPEI" y en él se encuentra un registro por "Trabajador". Este reporte contiene el banco, importe del abono, número de cuenta, nombre, clave del "Trabajador", RFC del “Banco”, quincena a la que corresponde el pago, fecha de pago, entre otros.

Transmitir los líquidos a depositar a través del pago interbancario (nómina ordinaria y de pensión alimenticia). Quincenal

Detalle de cifras de pago por concepto


productos

Cifras globales de cada uno de los conceptos procesados por la nómina. Las cifras se desglosan en cada concepto, por importe total, exención, "ISR", "IVA" y pensión alimenticia. Agrupados por percepciones y deducciones con líquido total.

Concentrar las cifras por cada uno de los conceptos procesados por la nómina.

Quincenal

Sueldo del personal de Comedores


productos

Este reporte contiene clave, nombre, oficina o departamento, importes de tabulador, antigüedad A y B.

Dar a conocer a la Oficina de Contabilidad de Capital y Fideicomisos en Administración los importes por concepto de tabulador y compensaciones por antigüedad A y B del área de comedores

Anual

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