manual de procedimientos de logística de · pdf filed f.1) información...
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a) INTRODUCCIÓN
El sistema de información logística establecido para áreas de salud, lo constituye el conjunto de
datos obtenidos mediante la utilización de instrumentos y registros de existencias, movimientos,
consumos y de controles establecidos los cuales se utilizan en la gestión de medicamentos.
El objetivo es recopilar, organizar y reportar los datos que se utilizarán para la toma de decisiones
en la gestión logística de medicamentos y productos afines.
b) ALCANCE
Logística de Medicamentos y Productos Afines del MSPAS
Unidad de medicamentos de la DAS
Direcciones de Área de Salud
Distritos Municipales de Salud
Servicios de Salud
c) USUARIOS
Coordinador de la unidad de medicamentos de la DAS
Encargado de Logística de la DAS
Encargados de bodega
Encargado de logística del DMS
Encargados de los servicios de salud
d) DEFINICIONES
BALANCE DE BODEGA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES: Constituye el instrumento
para reporte del resumen de movimientos de medicamentos y productos afines durante un
periodo de tiempo. Se utiliza para el análisis de existencias y distribución de la bodega.
Sistema de Información Logístico de Medicamentos y Productos Afines
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BALANCE DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS AFINES: constituye el instrumento oficial para la
gestión de medicamentos y productos afines. Se utiliza para el análisis de existencias y consumos
con el fin primordial de toma de decisiones.
CALENDARIO LOGÍSTICO: Es el calendario oficial que estandariza en la red de servicios el flujo de la información. La fecha de corte de cada mes es el 25 y se inicia con el siguiente mes cada día 26.
INFORMACIÓN LOGÍSTICA: Datos obtenidos mediante la utilización de instrumentos y registros de
existencias, movimientos y consumo, los cuales se utilizan en la gestión de suministros.
REQUISICIÓN: Es el instrumento que registra el traslado o movimiento de medicamentos y
productos afines de un nivel a otro.
REGISTRO DE CONTROL PARA INVENTARIOS: Instrumento que contiene la lista de medicamentos
y productos afines, se utilizan para el control de existencias y para facilitar el conteo.
REGISTRO DIARIO DE DEMANDA REAL (RDDR): Instrumento que permite la recolección de datos
de consumo diariamente, registrando lo entregado y no entregado a usuario.
TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS (KARDEX): Registra las entradas y salidas de los
medicamentos y productos afines de manera individual por medicamento, concentración y
presentación; incluyendo los datos de fecha de vencimiento, número de lote y precio; debe
consignar toda la información requerida en la misma por ser la fuente primaria del sistema de
información.
e) REFERENCIAS
Norma Técnica para la gestión logística de medicamentos y productos afines en las Direcciones de
Área de Salud.
f) DESCRIPCIÓN
Se describen los tipos de distribución de medicamentos y productos afines:
Distribución indirecta
Distribución directa
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Distribución Indirecta:
Distribución Directa:
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f.1) INFORMACIÓN LOGÍSTICA INDIRECTA
Información de Servicios (Centros de salud -post consulta-, CAP, CAIMI y puestos de
salud) hacia los Distritos de Salud:
1. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al
calendario logístico, en el cual se registrarán las cantidades entregadas y no
entregadas al usuario.
Si el Centro de Salud, CAP o CAIMI cuenta con servicios internos (emergencia, labor y
partos, etc.) a los cuales se les despacha por stock controlado, a la demanda real
mensual de la post consulta se deben sumar las cantidades de los productos
despachados en las solicitudes internas para obtener la demanda real de estos
servicios.
2. Registrar en las tarjetas kardex las cantidades entregadas a usuario conforme lo
registrado en el RDDR y las entradas del nivel superior según las requisiciones.
3. Los días 25 de cada mes (en su defecto el día hábil anterior), debe realizar el
inventario mensual de medicamentos y productos afines y el Balance de
Medicamentos y Productos Afines de su servicio, para entregarlo al distrito de salud
según las fechas establecidas por la DAS.
4. Según las cantidades a solicitar del Balance de medicamentos y productos afines
elaborar la requisición de los mismos.
Figura 1: Información logística de los Servicios de Salud – Distribución Indirecta
Balance Simple de
Medicamentos y Productos Afines del servicio
Elaboración de RDDR
Kardex actualizado por movimiento de
producto
Inventario físico de los productos
Balance Simple de Medicamentos y
Productos Afines del servicio
Entrega al DMS según fecha establecida
Elaboración de requisición
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Información del Distrito de Salud al Área de Salud:
1. Registrar en las tarjetas kardex los despachos realizados a los servicios de acuerdo a la
distribución y las cantidades recibidas del nivel superior.
2. Los días 25 de cada mes (en su defecto el día hábil anterior), se debe realizar
inventario físico y el Balance de bodega de Medicamentos y Productos Afines.
3. Recibir y revisar los balances de medicamentos y productos afines de los servicios
según las fechas establecidas en el calendario de entrega de informes.
4. Elaborar el Balance consolidado de distrito de medicamentos y productos afines.
5. Según las cantidades a solicitar del Balance consolidado de distrito de medicamentos y
productos afines elaborar la requisición de los mismos.
Figura 2: Información logística de los Distritos de Salud – Distribución Indirecta
Balance consolidado de DMS de Medicamentos y
Productos Afines
Entrega a la DAS según fecha establecida
Elaboración de requisición
Balance consolidado de medicamentos
y productos afines de DMS
Kardex actualizado por movimiento de
producto
Inventario Físico
Balances de bodega de
medicamentos y productos afines
Balances de medicamentos y productos afines de los servicios
de salud
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Información del Área de Salud a Logística de Medicamentos y Productos Afines del
MSPAS:
1. El encargado de bodega de la DAS registra en las tarjetas kardex los despachos
realizados a los distritos de salud y las cantidades recibidas de los proveedores y nivel
central.
2. Los días 25 de cada mes (en su defecto el día hábil anterior), el encargado de bodega
debe realizar inventario físico y el Balance de bodega de Medicamentos y Afines.
3. El coordinador de la unidad de medicamentos de la DAS recibe los balances
consolidados de medicamentos y productos afines de los Distritos de Salud y el
balance de bodega de la DAS según las fechas establecidas en el calendario de entrega
de informes para su revisión.
4. El asistente de logística elabora el Balance consolidado de la DAS de medicamentos y
productos afines.
5. El coordinador de la unidad de medicamentos de la DAS revisa los balances
consolidados de medicamentos y productos afines de la DAS y los envía a Logística de
medicamentos del nivel central.
Figura 3: Información logística de la DAS – Distribución Indirecta
Balance consolidado de medicamentos
y productos afines de la
DAS
Kardex actualizado por movimiento de
producto
Inventario físico balance de
bodega
Balances consolidados de medicamentos y productos afines
de los DMS
Balance consolidado de la DAS de Medicamentos y
Productos Afines
Entrega a logística de medicamentos del MSPAS según fecha establecida
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f.2) INFORMACIÓN LOGÍSTICA DIRECTA
Información de Servicios (Centros de salud -post consulta-, CAP, CAIMI y puestos de
salud) hacia la Dirección de Área de Salud:
1. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al calendario logístico, en el cual se registrarán las cantidades entregadas y no entregadas al usuario. Si el Centro de Salud, CAP o CAIMI cuenta con servicios internos (emergencia, labor y partos, etc.) a los cuales se les despacha por stock controlado, a la demanda real mensual de la post consulta se deben sumar las cantidades de los productos despachados en las solicitudes internas para obtener la demanda real de estos servicios.
2. Registrar en las tarjetas kardex las cantidades entregadas a usuario conforme lo registrado en el RDDR y las entradas del nivel superior según las requisiciones.
3. Los días 25 de cada mes (en su defecto el día hábil anterior), debe realizar el
inventario mensual de medicamentos y productos afines y el Balance de
Medicamentos y Productos Afines de su servicio, para entregarlo al distrito de salud
según las fechas establecidas por la DAS.
4. Según las cantidades a solicitar del Balance de medicamentos y productos afines
elaborar la requisición de los mismos.
Figura 4: Información logística de los Servicios de Salud – Distribución Directa
Balance Simple de
Medicamentos y Productos Afines del servicio
Elaboración de RDDR
Kardex actualizado por movimiento de
producto
Inventario físico de los productos
Balance Simple de Medicamentos y
Productos Afines del servicio
Entrega a la DAS según fecha establecida
Elaboración de requisición
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Información del Área de Salud a Logística de Medicamentos y Productos Afines del
MSPAS:
1. El encargado de bodega de la DAS registra en las tarjetas kardex los despachos
realizados a los distritos de salud y las cantidades recibidas de los proveedores y nivel
central.
2. Los días 25 de cada mes (en su defecto el día hábil anterior), el encargado de bodega
debe realizar el inventario físico y el Balance de bodega de Medicamentos y Productos
Afines.
3. El coordinador de la unidad de medicamentos de la DAS recibe los balances simples
de medicamentos y productos afines de los servicios de salud (PS, CS, etc.) y el balance
de bodega de la DAS según las fechas establecidas en el calendario de entrega de
informes para su revisión.
4. El asistente de logística elabora el Balance consolidado de la DAS de medicamentos y
productos afines.
5. El coordinador de la unidad de medicamentos de la DAS revisa los balances
consolidados de medicamentos y productos afines de la DAS y los envía a Logística de
medicamentos del nivel central.
Figura 5: Información logística de la DAS – Distribución Directa
Balance consolidado de medicamentos
y productos afines de la
DAS
Kardex actualizado por movimiento de
producto
Inventario físico balance de
bodega
Balances consolidados de medicamentos y productos afines de los Servicios.
Balance consolidado de la DAS de Medicamentos y
Productos Afines
Entrega a logística de medicamentos del MSPAS según fecha establecida
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Anexos:
Anexo 1: Registro diario de demanda real
Anexo 2: Tarjeta de control de suministros (kardex)
Anexo 3: Balance de bodega
Anexo 4: Balance de medicamentos y productos afines simple
Anexo 5: Balance de medicamentos y productos afines consolidado de DMS
Anexo 6: Balance de medicamentos y productos afines consolidado de DAS Anexo 7: Requisición
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Anexo 2
Tarjeta de Control de Suministros
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Escriba la fecha correspondiente para registrar cada uno
de los movimientos.
Registre el número correspondiente de los
formularios/documentos a través de los cuales recibe y/o
distribuye los productos. (Eje: No acta, No. De Balance de
medicamentos, No. de requisición, No. De factura, etc.)
Escriba el nombre de la fuente en el caso de entradas del
nivel superior y los traslados. Escriba el nombre del
destinatario en el caso de las salidas y envíos.
Registre la cantidad en “unidades” del producto recibido
únicamente del nivel superior
Registre el valor unitario del producto (Sólo DAS y Hospital)
Multiplique el precio unitario por la cantidad recibida y
registre el valor total del producto (Sólo DAS y Hospital)
Registre la fecha de expiración o vencimiento que aparece
en la etiqueta o empaque de cada producto.
Registre el número de lote que aparece en el empaque o
etiqueta de cada producto.
Registre la cantidad de unidades distribuidas a los “niveles
inferiores”
Registre la cantidad de unidades que con razón justificada
se considere como reajuste como se mencionó con
anterioridad.
Registre todos los movimientos sumando o restando para
obtener la cantidad de unidades en existencia disponible.
Multiplique el precio unitario por la cantidad en saldo y
registre el precio total de producto. (Sólo DAS)
Escriba las justificaciones de los movimientos que
necesitan mayor detalle, especialmente para los reajustes.
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Anexo 3
Balance de Bodega
Mínimo Máximo Mes Año
No. Saldo AnteriorEntradas del
Nivel Superior
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Existencia física en
bodega
Elaborado por: ______________________________ Cargo: _______________ Firma: _____________________
Autorizado por: _________________ Cargo: _______________ Firma: _____________________
Vo.Bo: por: ____________________________________________Cargo: _______________ Firma: _____________________
Fecha de recepción de la información: ________________________________
Reporte de Balance de Medicamentos y Productos Afines
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Área de salud: _________________________________________________________________________
Distrito Municipal de Salud: _____________________________________________________________
Fecha de elaboración: __________________________________
Medicamento /Insumo
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Anexo 4
Balance de medicamentos y productos afines simple
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Demanda Real durante el periodo del 26 del mes anterior al 25 del
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Sumatoria de A y B, restar el dato de C. Si es reajuste positivo
sumar dato de F. Si es reajuste negativo restar dato de F.
Cantidad de medicamento según inventario fisico al 25 del mes
actual. (Este dato debe coincidir con el de columna I)
Sumatoria de la demanda real (Columna F) de 2 meses anteriores
mas el actual y luego dividirlos dentro de 3.
Dividir valores de columna G dentro de valores de I. Si el dato tiene
decimales dejar solo el numero despues del punto sin aproximar.
Multiplicar valores de columna I por el Nivel Máximo
Restar valores de columna K a valores de columna H (Si el dato es
negativo indica que no se debe solicitar)
Cantidad total NO ENTREGADA a los usuarios según el Registro
Diario de Demanda Real durante el periodo del 26 del mes anterior
al 25 del mes actual.
Sumatoria de C Y D
Reajuste (+) o (-) registrado en el kardex durante el periodo del 26
del mes anterior al 25 del mes actual. (anotar signo positivo o
negativo)
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Copiar el dato de la columna I (Saldo mes Siguiente) del Balance del
mes anterior (debe ser igual al saldo del kardex al 25 del mes
anterior)
Copiar el dato de las cantidades recibidas del nivel superior durante
el periodo del 26 del mes anterior al 25 del mes actual, según
kardex
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Anexo 5
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Sumar las cantidades de las columnas C de los Balances
de Servicios
Sumar las cantidades de las columnas D de los Balances
de Servicios
Sumatoria de C Y D
Sumar los reajustes de las columnas F de los Balances de
Servicios y los reajustes de la Bodega de Distrito. (anotar
signo positivo o negativo)
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Sumatoria de A y B, restar el dato de C. Si es reajuste
positivo sumar dato de F. Si es reajuste negativo restar
dato de F.
Cantidad de medicamento según inventario fisico al 25
del mes actual en la Bodega del Distrito.
Sumatoria de los datos de las columnas I de los
Balances de Servicios.
Dividir valores de columna G dentro de valores de I. Si el
dato tiene decimales dejar solo el numero despues del
punto sin aproximar.
Multiplicar valores de columna I por el Nivel Máximo del
Distrito
Restar valores de columna K a valores de columna H (Si el
dato es negativo indica que no se debe solicitar)
Sumar las columnas A de los Balances de Servicios, más
el Saldo del mes anterior del balance de Bodega de
Distrito al 25 del mes anterior.
Copiar el dato de las cantidades recibidas del nivel
superior durante el periodo del 26 del mes anterior al 25
del mes actual, según Balance de bodega
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Sumar las cantidades de las columnas D de los Balances
consolidados de los Distritos
Sumar los reajustes de las columnas F de los Balances
consolidados de Distritos y los reajustesde la Bodega de
la DAS. (anotar signo positivo o negativo)
Sumatoria de C y D
Sumatoria de A y B, restar el dato de C. Si es reajuste
positivo sumar dato de F. Si es reajuste negativo restar
dato de F.
Cantidad de medicamento según inventario fisico al 25
del mes actual en la BODEGA DE LA DAS.
Sumatoria de los datos de las columnas I de los
Balances consolidados de los Distritos.
Dividir valores de columna G dentro de valores de I. Si el
dato tiene decimales dejar solo el número después del
punto sin aproximar.
Multiplicar valores de columna I por el Nivel Máximo de la
DAS
Restar valores de columna K a valores de columna H (Si el
dato es negativo indica que no se debe solicitar)
Sumar las columnas A de los Balances consolidados de
los distritos, más el Saldo del balance de Bodega de la
DAS al 25 del mes anterior.
Anotar el dato de las cantidades recibidas del proveedor
en la BODEGA DE LA DAS durante el periodo del 26 del
mes anterior al 25 del mes actual, según kardex
Sumar las cantidades de las columnas C de los Balances
consolidados de Distritos
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Anexo 7
Requisición
Codigo Requis ición de Almacén No.
suminis tros equipo medico
equipo equipo quirurgico
Dirección: reactivos equipo de laboratorio
Medicamentos otros
Departamento:
Unidad/sección:
Otro:s i no
Observaciones
día mes año Despachado por
Fecha de sol ici tud
Sel lo
Recibi Conforme
Sel lo
Vo.Bo. Sel lo
Fecha de Entrega
FOR-ASB-01 Versión 01
Fecha recepción de
la sol ici tud
REQUISICIÓN DESPACHO DE ALMACÉN
Solicitante
Hora de
recepción
Cantidad
Medida Solicitada Despachada
Cumple con la fecha de recepción de almacén
Numero de
ordenDescripción del artículo/Producto
Unidad de Cantidad
Nombre de Encargado de Almacén/Auxiliar de Almacén
Nombre y fi rma Gerente Adminis trativo
Financiero/ Jefe Adminis trativo/Director
Cantidad
Autorizada
Nombre y fi rma del sol ici tante
Nombre
Nombre y fi rma Coordinador/Jefe/Director Hora de
confi rmación Firma