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2009

UNIDAD DE ACTIVO FIJO

MANUAL BASICO DE ACTIVO FIJO

INDICE

INTRODUCCION…………………………………………………………………………………..

.

3

OBJETIVOS DEL MANUAL……………………………………………………………………….

4

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL………………………………………………………

4

POLITICAS GENERALES DE GESTION……………………………………………………….

5

OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO……………………………………………….

7

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE

ACTIVO FIJO……………………………………………………………………………………….

7

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS JEFES DE

Para mayor información consultar manual de Activo fijo.

http://www.unap.cl/p4_finanzas/site/artic/20081114/pags/menu.html Página 2

http://www.unap.cl/p4_finanzas/site/artic/20081114/pags/menu.html

UNIDADES OPERATIVAS………………………………………………………………………..

9

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES

DE BIENES (CUSTODIOS)……………………………………………………………………….

10

CÓMO OPERAR EN CASOS DE: TRASPASOS, REASIGNACIONES,SALIDAS, SINIESTROS, BAJAS, INCORPORACION DE BIENES.

TRASPASOS…………………………………………………………………………..

12

REASIGNACIONES DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS…………………………..

15

SALIDA DE ACTIVOS FIJOS………………………………………………………..

16

ADMISION TEMPORAL (SAT)………………………………………………………

17




SALIDAS ESPECIALES DE ACTIVOS FIJOS AUTORIZADAS.

POR DERECHO CONTRACTUAL………………………………………………….

20

SALIDAS ESPECIALES CONTROLADAS POR

LIBRO DE CIRCULACIONES……………………………………………………….

20

DESVINCULACION LABORAL DE FUNCIONARIOS…………………………….

22

SINIESTROS DE BIENES INVENTARIABLES……………………………………

23

BAJA DE ACTIVOS FIJOS…………………………………………………………..

24

INFORME TECNICO…………………………………………………………………

25

CURSAR SOLICITUD DE BAJA…………………………………………………….

26

PREPARAR PROPUESTA DE BAJA………………………………………………

27

CONFECCIONAR ACTA DE BAJA…………………………………………………

27

DESTINO FINAL (BAJA DE BIENES)………………………………………………

27




BAJA DE BIENES CON ENAJENACION…………………………………………..

27

BAJA DE BIENES SIN ENAJENACION……………………………………………

28

SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES………………………………………………………….

29

TERMINOS Y DEFINICIONES……………………………………………………………………

29

INTRODUCCIONEste manual básico de Activo Fijo permitirá a los funcionarios comprender mejor los

procedimientos que deberán seguir cuando tengan que informar traspasos o salidas

de bienes (temporales o definitivas), reasignaciones, siniestros y bajas de activos

fijos, para lo cual se han diseñado formularios destinados a controlar cada evento,

permitiendo así supervisar los movimientos de los bienes fiscales y salvaguardar los

intereses institucionales. Este manual es un extracto del “Manual de Procedimientos

de la Unidad de Activo Fijo”, aprobado por Decreto Exento N° 1591 del 30-10-2008, el

cual se encuentra en el enlace

http://www.unap.cl/p4_finanzas/site/artic/20081114/pags/menu.html, donde se puede





profundizar sobre la normativa vinculada a cada proceso, consiguiendo de esta

manera un mayor entendimiento de los procedimientos que se tratarán a continuación.




OBJETIVOS DEL MANUAL

Este Manual Básico, tiene la finalidad de acercar a la comunidad universitaria los

procedimientos establecidos por la unidad de Activo Fijo, los cuales han sido

elaborados sobre la base de los criterios contables internos de la Unap, y según la

normativa de la Contraloría General de la Republica.

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

El cumplimiento de las disposiciones contenidas en este manual básico, abarcará a

todos los funcionarios y a todas las sedes y centros universitarios a nivel nacional, y se

aplicaran a todos los bienes de Activo Fijo adquiridos por la Unap, incluyéndose

donaciones, herencias y proyectos.




POLÍTICAS GENERALES DE GESTIÓNTodos los bienes de activo fijo comprados por la UNAP son Bienes de Propiedad Fiscal, por lo cual sólo deben ser utilizados para fines institucionales, ya que cualquier

otro uso que se les diera, estará prohibido por considerarse de carácter particular y en

consecuencia se aplicarán las medidas disciplinarias que correspondan.

La administración y control de los bienes fiscales recaerá en diferentes Unidades y

Funcionarios dependiendo del Nivel Geográfico en que sea consultado. Debido a esto

se establecen los niveles Institucional, Zonal y Regional.

a) Nivel Institucional:

La Dirección General de Finanzas, por conducto de la Unidad de Activo Fijo,

tendrá la obligación de administrar y controlar, a nivel nacional, el patrimonio fiscal que

pertenezca a la Universidad Arturo Prat.

La Unidad de Activo Fijo, ubicada en la Casa Central, por lo tanto, tendrá la

Jerarquía Funcional sobre su homologo de la Sede Victoria y del resto de los

Asistentes Regionales de esta área de control, por consiguiente, también actuará

como organismo supervisor y fiscalizador del manejo del activo fijo institucional.

b) Nivel Zonal:

Este nivel se divide en Zona Norte y Zona Sur, como consecuencia del crecimiento

y desarrollo que cada una ha alcanzando en el desempeño de sus actividades.

Zona Norte: Compuesta por la Casa Central y las sedes comprendidas

entre Arica y Santiago.

Zona Sur: Compuesta por la Sede Victoria, más todos los Institutos y

Centros de Estudios administrados por ella.




c) Nivel Regional:

Se entenderá por administración y control de Bienes Fiscales a nivel regional,

aquel que se aplica dentro de una jurisdicción, por causa de la descentralización de

Unidades Académicas, y principalmente por la lejanía entre las sedes.

1. Administración Central: Compuesta por las Áreas Administrativas y

Académicas que están centralizadas en la Casa Central. La fiscalización a

cargo de la unidad de Activo Fijo.

2. Sede Victoria: El Encargado de Activo Fijo de esta Sede tendrá la

responsabilidad de administrar y controlar todos los Bienes Fiscales que sean

adquiridos por su Área de Compras, incluyendo (Institutos y Centros

administrados por ella).

3. Sedes Regionales: En las sedes regionales el jefe de Administración y

Finanzas será denominado Asistente de Activo Fijo, el cual estará a cargo de

controlar todos los bienes Inventariables de la sede.

4. Departamentos Académicos: El Oficial Administrativo correspondiente a cada

Departamento Académico, será denominado Asistente de Activo Fijo, quien

estará a cargo de ejercer la función de administrar y controlar los bienes

Inventariables que estén asignados a cada departamento.




OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJOLa tareas principales de la Unidad de Activo Fijo, son las de mantener, actualizar y

controlar en el ICON la correcta descripción, ubicación y estado de los bienes

considerados Inversión Real y de igual manera, aquellos bienes considerados como

Control Administrativo, así como la supervisión directa de éstos, para constatar su

existencia, correcto uso y estado de conservación.

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO

Para todos los efectos de este Manual de Procedimientos, la Unidad de Activo

Fijo de la Zona Norte y el Encargado de Activo Fijo de la Zona Sur, actuarán como entidades homologas.

Asimismo, todas las instrucciones dadas a la Unidad de Activo Fijo sobre la

administración de los bienes, y las obligaciones que tendrá que cumplir, serán

extensibles al resto de los niveles, recayendo la responsabilidad de su

ejecución, en los Asistentes de Activo Fijo de cada uno de ellos.

La Unidad de Activo Fijo, en conjunto con la Dirección General de Finanzas y la

Unidad de Contabilidad, elaborará y difundirá la normativa integral para el

control de los Bienes Inventariables.

Será responsable de exigir la confección de los formularios que respalden los

movimientos que provoquen variaciones en el inventario de los Bienes

Fiscales.

En el caso de los Asistentes de Activo Fijo, enviarán los formularios a su Área

de Activo Fijo Zonal. Del mismo modo, notificarán a dicha Área, de todos los

siniestros que ocurran en las Unidades Operativas de su jurisdicción.

También corresponderá que ellos, a solicitud de la Unidad de Activo Fijo, se

encarguen de organizar y ejecutar, un Inventario Físico General de la Unidad

Operativa a la cual pertenecen.

La Unidad de Activo Fijo, analizará y validará la información entregada en cada

formulario, de presentarse alguna inconsistencia, la documentación será

devuelta a la Unidad Operativa de origen.




Mantendrá registros individuales y actualizados de los activos fijos (Inversión

Real y Control Administrativo), detallando sus características generales y

particulares.

Efectuará y controlará la identificación de los Bienes de Activo Fijo, sean estos

antiguos o nuevas incorporaciones.

Asegurará, mediante la verificación de las Actas de Entrega y Recepción de

Activo Fijo, que la asignación de los bienes se haya realizado conforme a lo

indicado en ellas.

Gestionará ante la Secretaría General las Solicitudes de Baja de Bienes, para

que sean decretadas oportunamente.

Fiscalizará cada Unidad Operativa, mediante recuentos físicos periódicos,

selectivos y rotativos de los Bienes Inventariables.

A Nivel Regional, la función anterior la cumplirán los Asistentes de Activo Fijo,

pero las irregularidades tendrán que informarlas a la Unidad de Activo Fijo.

Preparará la Minuta Clasificada de Bienes para la Licitación del Programa de

Seguros Generales.

Conocerá la cobertura de las pólizas que componen el programa de seguros

generales vigente.

Controlará que la Unidad de Tesorería realice en la fecha pactada el pago de

cuotas acordadas para el programa de seguros generales.

Solicitará, a la Autoridad pertinente, la ejecución de investigaciones sumarias si

a consecuencia del incumplimiento de las obligaciones del Custodio de Bienes

respectivo, se hayan producido la pérdida o deterioro de alguna especie.

A Nivel Zonal, elaborará informes relativos al Activo Fijo que hayan sido

solicitados por el Jefe de Contabilidad.

A Nivel Zonal, revisará los informes de revalorización y depreciación de bienes

que emita el Sistema de Activo Fijo.




Entregará al Departamento de Contabilidad la información cuantitativa del

periodo en curso, para la conciliación correspondiente.

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS JEFES DE UNIDADES OPERATIVAS

Los Jefes de Unidades Operativas serán los responsables de verificar la

correcta administración de los Bienes Inventariables asignados a los

funcionarios adscritos a su área, debiendo poner énfasis en el cumplimiento de

las siguientes funciones:

Supervisar el correcto uso, conservación y cuidado de los bienes de

su Unidad.

Supervisar la custodia y los movimientos de los bienes de su

Unidad.

Evaluar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos

bienes.

Exigirán la aplicación de la normativa y procedimientos contenidos en el

presente Manual, y velarán por el estricto cumplimiento de ellos; así como

también de aquellas que impartan sobre la materia los organismos contralores

internos o externos. Entre estos últimos, se cuentan la Contraloría General de

la República (CGR) y la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS).

Los Jefes de Unidades Operativas, de acuerdo con su criterio profesional,

tendrán la facultad de designar o reasignar entre los funcionarios de su Unidad,

los Bienes Inventariables adscritos a ella, como asimismo, reubicarlos

físicamente, pero siempre y cuando se envíen a la Unidad de Activo Fijo, los

formularios de traspaso correspondientes.

La custodia de aquellos Bienes Inventariables que no están asignados a ningún

funcionario, será asumida por el Jefe de la Unidad Operativa a la cual estén

adscritos, mediante la firma del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo.

Tratándose de bienes con uso compartido por dos o más funcionarios, el Jefe

de la Unidad Operativa decidirá quién debe asumir la responsabilidad ante la

UNAP. Sin embargo, cuando no sea posible tal aclaración, será él mismo quien

asuma la custodia de dichos bienes.




OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE BIENES (CUSTODIOS)

Estará obligado a velar por el uso, abuso, empleo ilegal y por toda pérdida o

deterioro de los bienes que tenga asignados, sin perjuicio de la responsabilidad

del Jefe de la Unidad Operativa, cuando se compruebe negligencia en su

función fiscalizadora.

Asimismo, cuando se trate de equipos específicos o delicados, será su

responsabilidad leer los instructivos o guías de referencia que se incluyan con

el producto y que explican el modo de instalación y de operación correcto. De

este modo, evitará asumir los daños provocados como consecuencia de un uso

negligente o despreocupado.

Utilizará los Bienes Fiscales sólo para el desarrollo de actividades académicas,

administrativas, investigativas o de extensión, debiendo adoptar todas las

medidas de resguardo que correspondan, siendo las siguientes algunas de las

más importantes:

Que estén destinados para los fines institucionales que motivaron su

adquisición.

Que no sean sometidos a usos inadecuados.

Que estén bajo su custodia sólo aquellos que le hayan sido

asignados.

Que estén adecuadamente resguardados y no expuestos a

situaciones riesgosas.

Que reciban mantenimiento preventivo conforme lo requiera.

El Resguardo Individual es válido sólo con la firma del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, mediante la cual se acreditará la conformidad del

funcionario designado, respecto de las condiciones de los bienes recibidos,

descartándose impedimentos que afecten su correcto uso, control y custodia.

Conservará una copia de cada Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo que

firme, ya que le serán pedidas al momento de etiquetar los bienes nuevos o

cuando se realicen controles de inventario.




Dejará constancia en la “Sección 4 – Observaciones”, toda vez que encuentre

alguna disconformidad al momento de recibir los bienes solicitados.

Solicitará la actualización de su Plancheta Personal cada vez que se

produzcan movimientos en el inventario de bienes que tiene a cargo; o bien,

solicitará que se corrija cuando aparezcan bienes que no son de su

responsabilidad o no estén respaldados por algún Acta de Entrega y Recepción

de Activo Fijo firmada por él. Esto último lo puede solicitar a la Unidad de

Activo Fijo mediante Memorando con V° B° de su Jefe de Unidad.

Consultará los Bienes que tiene a su cargo en el Sistema de “Planchetas

Electrónicas”, que estará disponible en la Página Web de Finanzas a contar del

01 de marzo de 2010. Cualquier disconformidad con este reporte, tendrá que

comunicarla a Nivel Zonal, para su verificación y posterior corrección o

regularización. En la Zona Norte contactarse a la casilla [email protected], y

en la Zona Sur a la casilla [email protected].

Notificará a la Unidad de Activo Fijo las diversas decisiones que involucren

Bienes Inventariables que están bajo su custodia. Para ello confeccionará los

formularios adecuados para cada caso y así dicha Unidad podrá verificar los

datos informados y otorgar su V° B° correspondiente.

No tomará decisiones arbitrarias sobre los bienes de activo fijo, como por

ejemplo, redestinarlos a otra Unidad, desecharlos o donarlos, sin antes pedir

autorización a la Unidad de Activo Fijo; ni tampoco podrá omitir la confección

de los formularios dispuestos para cada caso o desestimar los procedimientos

establecidos en este Manual.

Tampoco adoptará conductas reticentes sobre los bienes que tenga a su cargo,

particularmente cuando deban ser inspeccionados por las Unidades de Control

Interno o las Unidades Técnicas Internas.

Cuando un funcionario extravíe algún bien, que no encuentre cobertura en las

pólizas de seguro contratadas, cumplirá las formalidades estatutarias vigentes,

que generalmente obligan al Responsable de Bienes a la reposición del bien o al pago del valor que rija en ese momento en el mercado, ya sea para uno

igual o equivalente al extraviado.




mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

De haberse dispuesto la destrucción de los bienes, la Unidad de Activo Fijo

confeccionará la respectiva Acta de Destrucción.

La Unidad de Activo Fijo, una vez efectuada la donación o destrucción de los

bienes, procederá a excluirlos de los registros del inventario y posteriormente

enviará la información pertinente a la Unidad de Contabilidad.

CÓMO OPERAR EN CASOS DE:

TRASPASOS, REASIGNACIONES, SALIDAS, SINIESTROS Y BAJAS E INCORPORACION DE BIENES

A continuación se indican los pasos a seguir en cada evento:

Traspasos de bienes Inventariables

1. El Responsable de Bienes completará el formulario “Traspaso de Bienes de

Activo Fijo”:

Registrar Fecha y Folio interno de cada Unidad Operativa.

Seleccionar el Tipo de Traspaso.

Cuando se elija “Temporal” se debe indicar además el plazo acordado

para la devolución de los bienes.

Seleccionar la Reubicación Física que corresponda.

Indicar el Motivo del Traspaso.

Completar los datos de las partes involucradas y el detalle de los bienes

que serán traspasados.

2. Enviará a la Unidad de Activo Fijo una copia de este documento, debidamente

firmado por quienes entregan y reciben conforme la custodia de los bienes

involucrados. Todo formulario con datos incompletos o erróneos será

rechazado y devuelto para su corrección y posterior reenvío.

3. La Unidad de Activo Fijo, antes de archivar el formulario, dará su V°B° al

traspaso, verificando físicamente que se haya realizado conforme a lo




informado, y así procederá con la actualización de las planchetas de ambas

Unidades Operativas.

4. Cuando la Unidad que recibió el préstamo de los bienes, tenga que retornarlos

a la Unidad de Origen porque se cumplió el plazo del traspaso temporal,

concurrirá con su copia del formulario y exigirá al Responsable Titular que firme

conforme la devolución de los mismos.

5. Finalmente, La Unidad de Activo Fijo, tendrá que verificar físicamente si el

traspaso se realizó conforme a lo estipulado en el formulario. En ese momento,

plasmará su firma y timbre, registrando la fecha en que se efectuó el control.

6. En el caso de los traspasos temporales, el control se efectuará posteriormente

a la devolución de los bienes prestados.

A continuación se muestra Formulario de Traspaso de Bienes de Activo Fijo.




SOLICITUD DE TRASPASO BIENES DE ACTIVO FIJO

FECHA:

DEFINITIVO TRASLADO (Dentro de una misma Unidad) EVENTO INTERNO REEMPLAZO DE BIENES

TEMPORAL TRANSFERENCIA (De una Unidad a otra) REASIGNACIONES SOPORTE TECNICO UNAP

PLAZO: DIA(S) OTROS:

RESPONSABLE TITULAR

CEDULA DE IDENTIDAD

UNIDAD QUE ENTREGA

JEFE DE UNIDAD

2) DETALLE DE BIENES

NUEVO RESPONSABLE

CEDULA DE IDENTIDAD

UNIDAD QUE RECIBE

JEFE DE UNIDAD

1)2)

3)4)

5) TÉRMINO DEL TRASPASO TEMPORAL

DISTRIBUCION: Responsable que entrega / Responsable que Recibe / Unidad de Activo Fijo [v.3.0]

Finalidad: Para informar a la Unidad de Activo Fijio, de todos los movimientos de bienes inventariables que una UnidadOperativa realiza dentro de un Campus, ya sea de manera definitiva o temporal.

INVENTARIO

Firma Responsable

REUBICACIÓN FISICA MOTIVO DEL TRASPASOTIPO DE TRASPASO

02

FOLIO:

Ambas partes acuerdan que los bienes son entregados en buen estado, por lo tanto, cualquier despecfecto, daño operdida de sus capacidades serán imputables a la Unidad que los Recibió Conforme, salvo "Observaciones" anotadas almomento de la entrega y siempre que las alteraciones sean distintas al deterioro normal por uso.

Se hacen extensibles todas las cláusulas del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo.

1) IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DE BIENES Y UNIDAD OPERATIVA QUE ENTREGA ENTREGA CONFORME

Esta responsabilidad seguirá vigente hasta que los bienes sean devueltos, debiendo ser aceptados por el ResponsableTitular mediante su firma en el casillero "Término del Traspaso Temporal" (Sección 5).

3) IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DE BIENES Y UNIDAD OPERATIVA QUE RECIBE RECIBE CONFORME

UBICACIÓN

Firma Jefe de Unidad

NÚMERO DEDESCRIPCIÓN DEL BIEN

01

N° UBICACIÓNCODIGO(Tipo, Marca, Modelo, Color, Etc.) ANTERIOR NUEVA

Firma Jefe de Unidad

SERIE

05

Firma Responsable

V° B°

IMPORTANTE

4) OBSERVACIONES

Durante un traspaso temporal, los bienes quedarán bajo la responsabilidad del funcionario que recibió la custodia.

VERIFICACION DE BIENESUNIDAD DE ACTIVO FIJO

FECHA: FECHA:

ACEPTA DEVOLUCION

RESPONSABLE TITULAR

03

04

NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para traspaso

de bienes de Activo Fijo.




Reasignaciones de Bienes de activos Fijos

1. El Responsable de Bienes, clasificará los bienes excedentes que pueda tener a

su cargo y confeccionará un listado ordenado de ellos.

2. Cursará a la Unidad de Activo Fijo, una Solicitud de Traspaso Definitivo cuando

vaya a cederlos directamente.

3. Por el contrario, si él quisiera publicarlos en la página web de reasignaciones,

deberá solicitarlo por escrito a la Unidad de Activo Fijo, y mantener estos

bienes en su Unidad Operativa hasta que se determine el destino final de ellos.

4. En este último caso, y hasta el término del plazo de publicación, la Unidad de

Activo Fijo avisará al Responsable de Bienes respectivo, cuando existan

interesados en los bienes a su cargo, con el objeto de que formalice el traspaso

a la brevedad posible.

5. La Unidad de Activo Fijo, dará su V°B° a los movimientos, verificando

físicamente que se hayan realizado conforme a lo informado.

6. Asimismo, actualizará y reimprimirá las Planchetas Personales asociadas a

estos movimientos.




Salida de activos fijos

1. El Responsable de Bienes completará el formulario “Control de Salida de

Activo Fijo”, teniendo presente lo siguiente:

Dirigirá siempre el formulario a “Señor: Portería”.

Completará todos los datos exigidos para sacar los bienes del Campus,

estos son: descripción, modelo, número de serie, código de inventario,

motivo de la salida y el plazo estimado para que retornen los bienes a

su ubicación habitual.

Firmarán el Custodio de los bienes y el funcionario de la UNAP que los

entregará dentro o fuera del campus universitario.

2. Se entregará el formulario original con dos copias a la Unidad de Activo Fijo

para proceder con la verificación física de los datos registrados en la solicitud.

Todo formulario con datos incompletos o erróneos será rechazado y devuelto

para su corrección y posterior reenvío.

3. Una vez verificados los datos, la Unidad de Activo Fijo firmará todas las copias,

registrando la fecha y hora del retiro, y reteniendo la copia “Control de

Inventario” para su archivo propio.

4. El Responsable archivará el formulario original “Interesado”, porque tendrá que

ser firmado por la Unidad de Activo Fijo cuando los bienes sean reingresados.

5. En Portería, el personal de seguridad verificará que el código de inventario

corresponda a los bienes que son retirados. El guardia archivará la primera

copia “Control de Portería”, y anotará en el Libro de Novedades el folio de cada

formulario y todos los detalles del movimiento en cuestión.

6. Cuando se produzca el reingreso de los bienes al campus de origen, el

Responsable de Bienes concurrirá a la Unidad de Activo Fijo, con el original

“Interesado”, para que verifique físicamente que los bienes retornados son los

mismos que salieron.




7. Una vez efectuada esta verificación, la Unidad de Activo Fijo firmará y timbrará

el Original y su copia de Archivo, registrando la fecha y hora del reingreso.

8. La Unidad de Activo Fijo, mantendrá un archivo especial de control de salida de

bienes, y conforme se vayan cumplido los plazos autorizados, pedirá al

Custodio correspondiente el reingreso de los bienes.

Normativa sobre Solicitud de Admisión Temporal (SAT)

a. Solicitud de Admisión Temporal: Corresponde al trámite que permite

autorizar la salida de Bienes de Activo Fijo al resto del País, siempre que estén

acogidos al Régimen de Zona Franca de Extensión, ya sea desde la Primera

Región de Tarapacá o de la Decimo Segunda Región de Magallanes y de la

Antártica Chilena. Este movimiento se hará ante el Servicio de Aduanas

mediante la “Solicitud de Admisión Temporal al Resto del País” (SAT).

b. La Unidad de Activo Fijo y el Encargado de Sede Victoria, realizarán todos los

trámites aduaneros inherentes a la Solicitud de Admisión Temporal al Resto del

País (SAT). A Nivel Regional, esta función será cumplida por los Asistentes de

Activo Fijo.

c. La SAT se otorgará por un plazo máximo de 90 días, dentro del cual las

mercaderías deberán retornar a la Primera Región.

d. Siempre que existan razones justificadas para que los bienes permanezcan por

más tiempo fuera de la Primera Región, se pedirá prorrogar el plazo al Director

Regional de Aduana. El cual podrá aceptar o rechazar dicha petición.

e. Debido a lo anterior, el Jefe Directo tendrá que confirmar la llegada del

funcionario en cometido, a fin de cumplir con este trámite si fuera necesario. Si

no se es informado la UNAP, esta sería multada por incumplimiento de

procedimiento estatal.

f. A Nivel Regional, la prórroga será tramitada por el Encargado o Asistente de

Activo Fijo correspondiente, a más tardar, cinco días hábiles antes que termine

el plazo.




g. Cuando los bienes sean reingresados a la Primera Región, existe la obligación de registrarlos ante el Servicio de Aduanas. Esta responsabilidad será del funcionario que los tuvo a cargo durante el cometido al resto del País.

h. En el caso que los bienes vayan a ser reingresados con posterioridad a la llegada del funcionario que los tuvo a cargo durante el cometido, existirá la obligación por parte de éste, o de su Jefe Directo, de informar por escrito (memorando o email) a la Unidad de Activo Fijo o Asistente de Activo Fijo que corresponda, todos los detalles y excusas de la situación, para los efectos de coordinar el trámite pendiente ante el Servicio de Aduanas.

i. Todos los Jefes de Unidades Operativas y demás funcionarios que hayan solicitado una SAT y que no informen oportunamente el reingreso de los bienes o que no hayan solicitado la prórroga correspondiente, serán responsables de las sanciones, multas e intereses que la UNAP deba pagar por el incumplimiento de las disposiciones legales vigentes, estando obligados a reintegrar en forma inmediata el total de las multas e intereses.

j. será responsabilidad de los Asistentes de Activo Fijo, despachar oportunamente a la Unidad de Activo de Fijo, toda la documentación relacionada con los trámites aduaneros realizados.

NOTA: El funcionario interesado en cursar una SAT, solicitará el formulario respectivo, directamente en las oficinas del Servicio de Aduanas.




NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para solicitud de

Admisión Temporal (SAT).




Salidas Especiales de activos fijos Autorizadas por Derecho Contractual

1. Como consecuencia de la naturaleza especial de esta normativa, el

procedimiento se simplifica a que los Responsables de Bienes procederán de

acuerdo con su criterio y en todo momento los bienes inventariables estarán

bajo su responsabilidad, principalmente, cuando no se encuentren al interior de

un Campus Universitario.

2. Asimismo, tampoco habrán formularios ni solicitudes que cursar, tan sólo

tendrán que mostrar los bienes cuando sean requeridos durante la fiscalización

de la Unidad de Activo Fijo o de cualquier otro ente contralor, ya sea interno o

externo a la UNAP.

3. No obstante, el Responsable de Bienes tendrá la obligación permanente de

asistir a su jornada laboral con los bienes que haya retirado con esta

modalidad, ya que en caso de ser controlados dichos bienes y no encontrados

físicamente en las dependencias de la UNAP, sólo tendrá una oportunidad para

coordinar una nueva inspección, en la cual si llegará fallar otra vez, se

procederá con las sanciones disciplinarias correspondientes.

Salidas Especiales Controladas por Libro de Circulaciones

1. El funcionario que requiera utilizar alguno de los Bienes Inventariables

mantenidos para préstamo en su Unidad Operativa, tendrá que solicitarlo,

personalmente, al Encargado del Libro de Circulaciones.

2. El Encargado de este libro, completará los datos solicitados, procurando que el

“Correlativo de Equipo” que se esté entregando, coincida con el equipo

detallado en el inventario de bienes asociado a la propia Unidad Operativa.

3. Al momento de la entrega de los Bienes se establecerá el plazo estimado para

su devolución, anotándose claramente la fecha y hora en fue retirado.

4. El funcionario solicitante, después de cerciorarse de que estén todos los

accesorios indicados en la descripción del inventario de bienes asociado,

firmará sólo el casillero que corresponde a “Salida”.




5. Cuando se cumpla el plazo fijado anteriormente, ineludiblemente, el mismo

funcionario que recibió el préstamo de los Bienes, tendrá que devolverlos

personalmente al Encargado del Libro de Circulaciones, quien se dará el

tiempo para confirmar que los equipos devueltos correspondan a los que

fueron prestados y que estén todos los accesorios asociados a ellos.

6. El funcionario que utilizó los Bienes, al momento de devolverlos, informará de

posibles fallas que pudieron presentarse durante su funcionamiento o si

sufrieron daños físicos o de cualquier otra naturaleza, a fin de que el

Encargado del Libro de Circulaciones, pueda registrar la “Observación”

correspondiente.

7. Una vez que los equipos se hayan recibido conforme, el usuario que los

entrega, firmará el casillero de “Ingreso”, cerrando así el ciclo del préstamo.

8. Cuando existían equipos móviles con daños físicos o lógicos, el Encargado del

Libro de Circulaciones se lo notificará al Responsable de Bienes, quien primero

solicitará una Investigación Sumaria Administrativa para determinar

responsabilidades; y paralelamente, cursará una Solicitud de Traspaso para

enviarlos a “Soporte Técnico UNAP”, cuyo diagnóstico dictaminará si serán

reparados o dados de baja.

Procedimiento para Desvinculación Laboral de Funcionarios

a. El funcionario que se desvincule laboralmente de la UNAP, pedirá en la Unidad de Recursos Humanos un Informe de Cargo, y será su obligación tramitar las firmas que se exigen en su ruta.




b. Para solicitar el V° B° del ítem “Inventario” a la Unidad de Activo Fijo, es necesario que el Responsable de Bienes que esté tramitando la desvinculación, confeccione y adjunte los formularios de traspasos correspondientes.

c. Antes de firmar el Informe de Cargo, la Unidad de Activo Fijo actuará dependiendo de si el funcionario desvinculado es o no Responsable de Bienes:

Cuando sea Responsable de Bienes, verificará la existencia y el estado actual de los bienes, validándolos con la Plancheta correspondiente, con el fin de acreditar que el funcionario desvinculado ha cumplido con su deber de reasignar la Custodia de todos los Bienes que estaban a su cargo.

Cuando no sea Responsable de Bienes, no corresponderá exigirle obligaciones en esta materia.

d. No obstante, cuando se detecten diferencias entre la Plancheta Personal y la revisión física, o se encuentren Bienes defectuosos por razones imputables al funcionario desvinculado, la Unidad de Activo Fijo cumplirá con dejar constancia de estos hechos en el Informe de Cargo y luego firmará y timbrará, a efectos de que la Unidad de Recursos Humanos tome las medidas estatutarias que correspondan sobre el particular.

La Unidad de Activo Fijo actualizará las planchetas de la Unidad Operativa donde se

produjo el movimiento de bienes.

Siniestros de Bienes Inventariables

1. El Responsable de Bienes, estampará la denuncia judicial y redactará la

relación de los hechos.




2. Una vez terminada la inspección del liquidador de seguros, el Coordinador de

Siniestros exigirá una copia firmada del Acta de Inspección y Solicitud de

Antecedentes.

3. El Responsable de Bienes, gestionará dentro de un plazo no mayor a tres días,

la entrega de toda la documentación solicitada por la compañía liquidadora de

seguros.

4. La Unidad de Activo Fijo, reenviará a la compañía liquidadora de seguros toda

la documentación relacionada con el siniestro, generalmente, proporcionada

por el Responsable de Bienes o por el Coordinador de Siniestros.

5. La Unidad de Activo Fijo y el Coordinador de Siniestros, efectuarán

seguimiento al reclamo de cobertura y en consecuencia, atenderán las

diferentes solicitudes que la Compañía Liquidadora pueda realizar.

6. La Compañía Liquidadora, enviará copia del informe final de liquidación a la

Compañía de Seguros y a la Unidad de Activo Fijo.

7. La Compañía Aseguradora emitirá el finiquito de liquidación de siniestro, y lo

enviará a la Unidad de Activo Fijo.

8. La Compañía Aseguradora, después de recibir el finiquito de liquidación de

siniestro legalizado, entregará el cheque de indemnización a la Unidad de

Activo Fijo.

9. La Unidad de Tesorería ingresará el monto del cheque según las indicaciones

de la Unidad de Activo Fijo.

10. La Unidad Operativa, reemplazará los bienes siniestrados utilizando el monto

recuperado del seguro, mediante el procedimiento normal de adquisiciones.

Baja de Bienes de Activos Fijos

Normativa General sobre Baja de Activos Fijos.




Tiene por finalidad identificar y documentar en forma íntegra y oportuna los bienes que

por su desgaste u obsolescencia ya no son útiles para el desarrollo de las actividades

institucionales.

El Jefe de Activo Fijo o su homologo regional que corresponda, conjuntamente con el

Jefe de una Unidad Operativa, podrán autorizar la baja de bienes faltantes,

abandonados y chatarra.

La elección de los bienes sujetos al proceso de baja, se hará a propia consideración

del Responsable de Bienes.

Para materializar la desincorporación de los bienes seleccionados, será necesario que

las siguientes actividades se cumplan en estricto orden: definir causal de baja, emitir

informe técnico, cursar solicitud de baja, preparar propuesta de baja, confeccionar acta

de baja y emitir decreto de baja.

1. Causales de baja de Activo Fijo, las más comunes son:

1.1. Bienes En Mal Estado

1.2. Bienes En Regular Estado

1.3. Bienes Obsoletos

1.4. Bienes Abandonados

1.5. Bienes Chatarra

1.6. Bienes Excedentes

1.7. Bienes Siniestrados

El Responsable de Bienes, tendrá que solicitar la evaluación de los bienes a la Unidad

Técnica que corresponda, por conducto de un formulario de traspaso temporal.

2. Emitir Informe TécnicoLas Unidades Técnicas acreditadas para realizar el informe técnico de los bienes de la

UNAP, de acuerdo con su naturaleza, son las siguientes:




Unidad de Equipamiento y Operaciones

Área de Soporte Técnico

Área de Audiovisuales

Área de Redes y Comunicaciones.

CERTIFICADO DE INFORME TECNICO

FECHA:

NOMBRE DEL TECNICO

CARGO TECNICO INFORMATICO ARTESANO OTRO:

JEFE DE UNIDAD TECNICA

1) REPARACION NO RENTABLE 2) COMPRAR REPUESTOS PARA REPARACION 3) ENVIAR A SERVICIO TÉCNICO ESPECIALIZADO

4) REEMPLAZAR POR OBSOLETO 5) REASIGNAR, BIENES EN BUEN ESTADO 6) OTROS:

DISTRIBUCION: Técnico Asignado / Dos copias para el Funcionario interesado [Ver.4.0]

V° B°

JEFE DE UNIDAD TECNICA

TECNICO ASIGNADO

DESCRIPCION DEL BIEN(Tipo, Marca, Modelo, Color, Etc.)

FOLIO:

CERTIFICA ESTE INFORME TECNICO

DIAGNOSTICOTECNICO

05

06

07

Finalidad: Para entregar a quien lo solicite, el Informe Técnico de equipos computacionales, equipos electrónicos, maquinarias,herramientas o mobiliario, con el objeto de tramitar, si corresponde, la baja de bienes de activo fijo.

1) IDENTIFICACION DE TECNICO INFORMATI CO O ARTESANO

VEREDICTON°

01

02

03

04

CODIGO

2) DETALLE DEL BIEN RECEPCI ONADO

REPARABLEINVENTARIO

ALTERNATIVAS PARA VEREDICTO TECNICO

NUMERO DETECNICO

3) OBSERVACIONES

SERIE SI NO

NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para certificado

de Informe Técnico.

3. Cursar Solicitud de Baja




En caso que el informe técnico descarte la baja de bienes, como por ejemplo, si éste

concluyera que los bienes están en buen estado, entonces el Responsable de ellos

aplicará la normativa y el procedimiento establecidos para la Reasignación de Bienes.A continuación se muestra formulario de solicitud de baja de bienes de activo fijo

SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

FECHA:

NOMBRE RESPONSABLE

CEDULA DE IDENTIDAD CARGO

UNIDAD OPERATIVA

JEFE DE UNIDAD

1) REPORTAR SINIESTROS O PERDIDAS 2) SUBASTA PUBLICA 3) DONACIONES 4) DEVOLUCIONES POR CONVENIO

5) DESTRUCCION TOTAL 6) DESTRUCCION CON RECICAJE 7) OTROS:

ENTIDAD BENEFICIARIA

RUT DE LA ENTIDAD RUBRO

DOMICILIO

CONTACTO TELEFONO

DISTRI BUCI ON: Responsable de Bienes / Dos copias para la Unidad de Activo Fijo [Ver.6.0]

FOLI O:

ALTERNATI VAS PARA SUGERI R UN DESTI NO INICI AL

FECHA:

4) OBSERVACI ONES

DESTINOINICIAL

2) DETALLE DE BI ENES Y DESTI NO SUGERI DO

N° CODIGOSERIE

01

IMPORTANTE:

NUMERO DEINVENTARIO UBICACIÓN

NOMBRE DE LADEPENDENCIA

Finalidad: Para solicitar a la Unidad de Activo Fijo, que los bienes inventariables que se indican, sean desincorporados delinventario por los motivos que se argumentan.

1) IDENTIFI CACI ON RESPONSABLE DE BI ENES Y UNIDAD

05

02

CODIGO DE

04

SOLICITUD TRAMITADA POR V° B° V° B°

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD BENEFI CI ARI A (OPCIONAL)

RESPONSABLE DE BIENES JEFE DE UNIDAD UNIDAD DE ACTIVO FIJO VERIFICACION DE BIENES

(Tipo, Marca, Modelo, Color, Etc.)DESCRIPCION DEL BIEN

Toda Solicitud de Baja será respaldada por un Informe Técnico (Excepto Siniestros, Perdidas o Término de Proyectos).

03

NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, solicitud de baja

de bienes de Activo Fijo.

4. Preparar Propuesta de Baja




La Unidad de Activo Fijo, evaluará cada Solicitud de Baja recibida, con

el objeto de verificar en qué condiciones se encuentran los bienes.

Cuando considere que sean reutilizables, tendrá que reasignarlos

mediante la publicación en la página Web de reasignaciones.

Una vez aprobada la solicitud, la Unidad de Activo Fijo preparará una

Propuesta de Baja, clasificando los bienes por su naturaleza y estado

físico para corroborar el destino final sugerido por el responsable de

bienes.

5. Confeccionar Acta de Baja

El Comité de Baja, será la entidad que finalmente decidirá qué destino

tendrán los bienes fiscales propuestos para ser eliminados del activo fijo.

El comité enviará a Secretaría General una copia del Acta de Baja

acompañada de toda la documentación recopilada, para solicitar la

emisión del decreto exento que formalice la baja en cuestión.

6. Destino Final Para disponer un destino final, el comité podrá optar entre baja con

enajenación (Subasta Pública) o baja sin enajenación (Donación o Destrucción).

6.1. Baja de Bienes Con Enajenación

El Responsable de Bienes, definirá una causal de baja.

Se enviara(n) los bienes seleccionados a la Unidad Técnica que

corresponda, mediante un formulario de traspaso

La Unidad de Activo Fijo, preparará la propuesta de baja con

enajenación.

La Unidad Operativa deberá conservar en sus dependencias estos

bienes hasta que se haya emitido el Decreto Exento que apruebe su

baja.

Derivará el expediente completo a Secretaría General.

El Comité de Baja analizará la propuesta, y si está conforme,

confeccionará el acta de baja con enajenación respectiva.

Secretaría General, emitirá el decreto en cuestión y enviará una copia a

la Unidad de Activo Fijo.




La Subasta Pública, podrá ser realizada por intermedio de la Dirección

de Crédito Prendario (DICREP), o por la contratación directa de un

Martillero Público, debidamente registrado.

6.2. Baja de Bienes Sin Enajenación.

El Responsable de Bienes, definirá una causal de baja válida para los

bienes que estime necesarios desincorporar.

Se enviaran los bienes seleccionados a la Unidad Técnica que

corresponda, mediante un formulario de traspaso.

Se cursará ante la Unidad de Activo Fijo, la solicitud de baja anexando el

informe técnico correspondiente.

La Unidad Operativa deberá conservar en sus dependencias estos

bienes hasta que se haya emitido el Decreto Exento que apruebe su

baja.

La Unidad de Activo Fijo, preparará la propuesta de baja sin

enajenación.

Derivará el expediente completo a Secretaría General.

El Comité de Baja analizará la propuesta, y si está conforme,

confeccionará el acta de baja sin enajenación respectiva.

Secretaría General, emitirá el decreto en cuestión y enviará una copia a

la Unidad de Activo Fijo.

En caso de haberse dispuesto la donación de los bienes, la Unidad de

Activo Fijo confeccionará la respectiva Acta de Entrega y Aceptación,

luego, con el decreto en mano, formalizará la donación en el domicilio

del beneficiario.

En cambio, de haberse dispuesto la destrucción de los bienes, la Unidad

de Activo Fijo confeccionará la respectiva Acta de Destrucción, luego,

con el decreto en mano, formalizará la destrucción en presencia del

Ministro de Fe designado por Contraloría Interna.

SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES




Toda Unidad Operativa que requiera un producto o servicio, debe realizar su petición

al Área de Compras respectiva, mediante el formulario “Solicitud de Materiales/Servicios”.

Asimismo, quien solicita la compra indicará, obligatoriamente, al funcionario

Responsable del Bien (Custodio) y la Ubicación Física que tendrá (Dependencia).

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Activo Fijo (1): Conjunto de Bienes Fiscales, Tangibles e Intangibles, que

cumplen un rol fundamental en el normal desarrollo de la actividades

institucionales, siendo susceptibles de la asignación de un código de inventario

y resguardo individual, cuya permanencia debe ser por más de un año como

mínimo, y que hayan sido adquiridos por la UNAP, recibidos en donación, o

bien, elaborados por ella misma, pues no son destinados para la venta.

Activo Fijo (2): Todos los bienes tangibles, adquiridos por la UNAP, recibidos

en donación, o bien, elaborados por ella misma, con el fin de ser destinados a

sus diferentes dependencias para el normal desarrollo de sus funciones y que

serán usados por más de un año, o de un ejercicio contable, ya que no están

destinados para la venta, si no que integran el Patrimonio de la UNAP”.

Bienes Fiscales: Comprende todos los Bienes que forman parte del

Patrimonio de la UNAP y que hayan sido adquiridos con fondos aportados por

el Fisco o donados por algún Organismo Estatal, incluyendo proyectos de

investigación o de extensión.

Como política interna de administración y control del Activo Fijo, en la UNAP los

Bienes Fiscales se clasifican en Bienes de Uso, Bienes Intangibles y Bienes de

Consumo.

Bienes de Uso: Son aquellos bienes muebles e inmuebles de larga duración

dentro de la UNAP y que no se extinguen cuando ellos son utilizados,

independientemente de su naturaleza; por ejemplo, computadores, muebles,

edificios, herramientas, automóviles, etc.




Bienes Intangibles: Son aquellos Bienes que no tienen una existencia física y

que sólo pueden percibirse mental o intelectualmente; por ejemplo, derechos

de patentes o marcas y licencias de software.

Bienes de Consumo: Son aquellos bienes muebles que se extinguen o se

destruyen por su uso natural y que son adquiridos con el ánimo de consumirlos

en las actividades normales de la UNAP; por ejemplo, útiles de oficina, tintas

para impresoras, insumos de laboratorios, alimentos, bebidas, etc.

Para los fines del inventario y de la contabilización, los Bienes de Activo Fijo se

diferenciarán entre Bienes Inventariables y Bienes No Inventariables.

Bienes Inventariables: Son aquellos Bienes que cumplen con los siguientes

requisitos:

Que sean propiedad de la UNAP.

Que estén destinados para actividades Académicas, Administrativas, de

Investigación o de Extensión.

Que su vida útil sea igual o superior a un año.

Que por su costo de adquisición puedan ser catalogados como Inversión

Real o Control Administrativo, de acuerdo con el siguiente detalle:

Bienes de Inversión Real: Son aquellos cuyo costo de adquisición es mayor a 15 UTM, a la fecha de la compra; como por ejemplo, automóviles,

computadores portátiles, edificaciones, etc.

Bienes con Control Administrativo: Son aquellos cuyo costo de adquisición

varía entre 2 y 15 UTM, a la fecha de la compra; como por ejemplo,

computadores, estaciones de trabajo, etc.

Bienes Sujetos a Control por Excepción: Sobre la base del Principio

Contable de “Importancia Relativa”, excepcionalmente, algunos Bienes No

Inventariables serán considerados Bienes con Control Administrativo; como por ejemplo, impresoras, routers, switchs, sillones, etc.




Bienes No Inventariables: Son aquellos que siendo propiedad de la UNAP,

estando destinados para actividades institucionales y teniendo probablemente

una vida útil igual o superior a un año, tienen un costo de adquisición menor a 2 UTM; o los que solamente por resolución contable, serán cargados a Existencias (tema de la Unidad de Adquisiciones); como por ejemplo, artículos

de oficina, artículos de aseo, instrumental médico, insumos, materias primas,

utensilios de cocina, libros, revistas, publicaciones, planos de arquitectura, etc.

Considerando su estado de conservación se clasifican en Bueno, Regular, Malo,

Abandonado y Chatarra:

Bienes en Buen Estado: Es la condición de los Bienes de Activo Fijo que

están operativos en perfectas condiciones técnicas y físicas, y no han sufrido

ningún tipo de reparación o de mantenimiento. Su utilidad está a un 100%.

Bienes en Regular Estado: Es la condición que adopta un Bien de Activo Fijo

cuando se altera su calidad de "buen estado", ya sea por algún deterioro físico

o porque su desempeño presenta pequeñas fallas, pero los cuales no son lo

suficientemente graves como para calificarla de "mal estado". Su utilidad está a

un 75%.

Bienes en Mal Estado (1): Es la condición de un Bien de Activo Fijo que llega

a un estado de desgaste total, se deteriora o se vuelven obsoletos, tanto física

como tecnológicamente, y por lo tanto fallan al prestar su servicio normal, y

tampoco es posible reutilizar o reacondicionar sus partes. Por lo general no

recibe mantenimiento. Su utilidad está a un 50% y menos.

Bienes en Mal Estado (2): Condición de un bien cuando no puede ser puesto

en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fábrica,

y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento. Su

utilidad está a un 50% y menos.

Bienes en Estado de Abandono: Situación en que se encuentran los bienes

muebles que fueron depositados en dependencias no habitadas o a la

intemperie dentro de un Campus, al no ser reclamados por sus propietarios. Su

utilidad generalmente es inferior al 30%.




Bienes en Estado de Chatarra: Estado avanzado de deterioro de un Bien de

Activo Fijo, que hace imposible su recuperación y en el caso de vehículos no

deben inscribirse en el Registro Civil. Su utilidad es nula.

Unidad Operativa: Se entenderá por Unidad Operativa, cualquier área en que

se divida una Dirección Superior, a cuyo nivel se practica el inventario físico de

bienes de activo fijo. Dentro de estas áreas se incluyen Departamentos

Académicos, Unidades Administrativas, Escuelas, Centros e Institutos, como

asimismo, cualquiera de las secciones, oficinas o estaciones de investigación

que formen parte de su estructura organizativa, ya sea que estén dentro o

fuera de los campus universitarios.

Incorporación de Bienes (Alta): Es la operación que registra la adición de

bienes de uso al Patrimonio de la UNAP.

Baja de Bienes (Desincorporación): Es la operación que registra la

eliminación de Bienes Fiscales del Patrimonio de la UNAP.

Reasignación: Tipo de traspaso definitivo, mediante el cual una Unidad

Operativa redistribuye su excedente de bienes entre otras Unidades

Operativas, ya sea directamente o mediante su publicación en la página web

de reasignaciones.

Vida Útil: Período durante el cual se espera que un Bien Depreciable sea

usado por la UNAP. Generalmente, la vida útil de un activo fijo puede ser

expresada en años o meses y la misma varía de acuerdo con su naturaleza.

Erogación: Cualquier transacción que implique el pago de una suma de dinero

(desembolso) o que se comprometa para un pago futuro.

Siniestro: Todo daño causado por un hecho súbito, accidental e imprevisto,

ocurrido dentro del período de vigencia de la póliza, cuyas consecuencias

estén total o parcialmente cubiertas. Se considerará como un solo y único

siniestro el conjunto de daños y/o perjuicios derivados de una misma causa.

Hurto: Apropiación ilegitima de lo bienes ajenos, contra la voluntad de su

dueño, sin intimidación en las personas ni fuerza en las cosas.




Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien

violencia o intimidación en las personas.

Daño: Detrimento o destrucción de los bienes o en perjuicio de ellos, causados

voluntaria o involuntariamente.

Deducible: Es la suma de dinero después de la cual empieza la protección del

seguro y que se descontará de la indemnización que corresponda. En otras

palabras, cuando ocurre un siniestro, el asegurado asume las pérdidas hasta el

límite del deducible y la aseguradora cubre el resto, hasta el límite de la póliza.

Baja de Bienes: Es la operación que registra la eliminación de los Bienes

Inventariables del Patrimonio de la UNAP.

Asistente de Activo Fijo: Reciben esta denominación funcional todos los

Oficiales Administrativos y Jefes de Unidad adscritos a la Casa Central,

además de los Jefes de Administración y Finanzas que pertenecen a las

Sedes. Todos ellos cumplirán con la obligación de auxiliar en el control de los

Bienes de Uso adquiridos o cedidos por su respectiva Unidad Operativa. Los

Asistentes de Activo Fijo tendrán la facultad para delegar las atribuciones de

Control de Bienes de Uso en otros funcionarios subordinados.

Plancheta Personal: Documento impreso que relaciona todos los Bienes

Inventariables existentes en cada una de las dependencias de la UNAP, y que

están a cargo de un Custodio en particular. En ella se registrará el código de

inventario, la descripción detallada de los Bienes, número de serie y el estado

de conservación actual. Cada Plancheta será firmada en duplicado por el

Responsable de Bienes, por el Jefe de la Unidad Operativa y por el Jefe de

Activo Fijo, quedando una copia en poder del primero y del último.

Investigación Sumaria Administrativa (ISA): Consiste en un proceso breve

que se instruye con el objeto de esclarecer hechos que constituyen faltas

administrativas no muy graves y además, en todos aquellos casos en que la ley

lo dispone expresamente.

Sumario Administrativo: Consiste en un proceso formal de plazo mayor que

la ISA, con el fin objeto esclarecer faltas graves.




SANCIONES DERIVADAS DE UNA ISA O DE UN SUMARIO ADMINISTRATIVO

a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente Manual de

Procedimientos Administrativos se considerará falta grave y será sancionado en

los términos que resuelva la Investigación Sumaria Administrativa o el Sumario

Administrativo.

b) Las sanciones pueden ir desde anotaciones en la Hoja de Vida del

Funcionario, hasta sanciones económicas, conforme a lo establecido en el Estatuto

Administrativo que rige a la UNAP.

c) En las peores circunstancias, como dolo, mala fe, negligencia, etc., se

solicitará la intervención de la Asesoría Jurídica para derivar el caso a la justicia

ordinaria.

d) Cuando la Investigación Sumaria Administrativa o Sumario Administrativo

determine que hubo responsabilidad del Custodio de Bienes, éste restituirá los

bienes extraviados por otros de iguales o superiores características, dentro del

plazo de 30 días calendario, contados desde que se notificó al funcionario; o bien

por medio del pago al mismo valor que rija en el mercado para un bien similar o

equivalente.

e) El decreto exento que aplique sanción al funcionario deberá tener Toma de

Razón de la Contraloría Regional. En circunstancias calificadas la Dirección

General de Finanzas podrá determinar un mayor plazo al funcionario para la

restitución del Bien.




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