Manual de procedimientos

1. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1. AMERICAN JEANS CIA. LTDA.1.1. D

IRECCIÓN1.1.1. DIR. COMERCIAL1.1.2. ADMINISTRACIÓN1.1.3. DIR. TÉCNICO1.1.3.1.

OPERARIO MANTENIMIENTO1.1.4. FINANCIERO

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

REFERENCIA ELABORADO APROBADO FECHA

Autoridad

Administrativo

Jefe de RecursosHumanos

Aprobado por la Gerencia

08-07-2012

GERENCIA

DIR. COMERCIAL ADMINISTRACIÓN DIR. TÉCNICO

OPERARIO EN MANTENIMIENTO

FINANCIERO

2. FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES DE “AMERICAN JEANS CIA. LTDA.”

DE LA DIRECCIÓN

Son funciones de la dirección las siguientes:

Depende directamente de la Gerencia general. Tiene bajo su dependencia el departamento comercial, administrativo y técnico.

FUNCIÓN PRINCIPAL

o Su función principal es implantar el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad

y de que éste mejore continuamente.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Revisar cada 12 meses, como máximo, el Sistema de Gestión de Calidad para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y mejora del propio Sistema.

Elaborar un informe, que es la base sobre la que se va a realizarla revisión por la dirección.

Recopilar todos los datos relativos a la calidad por los diferentes departamentos de la empresa.

DEL RESPONSABLE DE LA CALIDAD

Son funciones del responsable de calidad las siguientes:

Depende de la Dirección Tiene bajo su dependencia el departamento comercial, administrativo y técnico.

FUNCIÓN PRINCIPAL

o Su función principal es apoyar a la dirección a definir, difundir y mantener la

política de calidad y los principios de gestión de la calidad.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al sistema de gestión.

Coordinar la realización de las auditorías internas, siendo aconsejable que sea parte activa en las mismas.

Promover la implantación de un programa de costes de calidad.

DEL DIR. COMERCIAL

Son funciones del director comercial las siguientes:

Depende de la Dirección

FUNCIÓN PRINCIPAL

o Su función principal es la detección de necesidades y seguimiento de los planes

de formación de todo el personal del departamento comercial.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes.

Planificar los objetivos y estrategias de su equipo.

Formar a estos equipos comerciales con arreglo a los conocimientos y otras técnicas necesarias para el desarrollo de sus funciones.

DEL ADMINISTRATIVO

Son funciones de la administración las siguientes:

Depende de la Dirección

FUNCIÓN PRINCIPAL

o Su función principal es ser el encargado de Planificar, Organizar, Dirigir y

controlar el negocio del cual este participa. 

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Desarrollar acciones preventivas que permitan garantizar el cumplimiento de los deberes y obligaciones.Administrar los recursos que se manejan en la empresa.

 Analizar los recursos físicos, financieros y humanos con los que cuenta, planear y distribuir los mismos de una manera estratégica y eficiente.

DEL FINANCIERO

Son funciones del departamento financiero las siguientes:

Depende del directorio

FUNCIÓN PRINCIPAL

Es la administración general de los recursos económicos de la empresa. La Administración Financiera se centra en dos aspectos importantes de los

recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Optimizar la estructura financiera de los recursos a corto y largo plazo para la empresa

Administrar controlar los recursos financieros con el propósito de lograr objetitos de maximización de beneficios.

DEL DIR. TÉCNICO

Son funciones del director técnico las siguientes:

Depende de la Dirección

Tiene bajo su dependencia el operario de mantenimiento

FUNCIÓN PRINCIPAL

o Su función principal es estudiar la evolución del desarrollo de software para

intentar anticiparse al futuro y no errar demasiado en la elección del camino.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Gestionar el trabajo de los desarrolladores, revisar lo que hacen, preparar lo que deben hacer.

Establecer métodos de trabajo dentro del área técnica.

Detectar nuevas necesidades de los clientes, analizarlas y decidir cómo se hacen.

DEL OPERARIO DE MANTENIMIENTO

Son funciones de la dirección las siguientes:

Depende del director técnico

FUNCIÓN PRINCIPAL

o Su función principal es realizar los arreglos necesarios para mantener en óptimas

condiciones de funcionamiento de los recursos de la empresa.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Adelantar labores de apoyo de la logística de los diferentes eventos que organice la institución.

Adelantar labores de apoyo administrativo a la vigilancia que se contrate y en los eventos que se le solicite.

Estar al tanto del buen funcionamiento de los servicios públicos y avisar oportunamente cualquier novedad a la administración.

3. DESCRIPCIÓN DEPUESTOS

EMPRESA “AMERICAN JEAN”

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

a. Identificación1. Nombre del puesto: DIRECTOR2. Número de puesto: UNO3. Clave: AJ/D/07/20124. Ubicación: DPTO. ADMINISTRATIVO5. Tipo de Contratación: CONTRATO6. Ámbito de Operación: ADMINISTRACIÓN

b. Relaciones de Autoridad1. Jefe Inmediato: GERENTE

2. Subordinados directos: DPTO. COMERCIAL, ADMINISTRATIVO, TÉCNICO3. Dependencia Funcional: ADMINISTRATIVO

c. Propósito del Puesto

Su propósito es implantar el desarrollo de los Sistemas de Gestión de Calidad y de que éste mejore continuamente.

d. Funciones Generales

Revisión del Sistema de Gestión de Calidad para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y mejora del propio Sistema.

e. Funciones Específicas

Elaborar un informe, que es la base sobre la que se va a realizarla revisión por la dirección.Recopilar todos los datos relativos a la calidad por los diferentes departamentos de la empresa.

f.Responsabilidad

Tiene la responsabilidad de velar por una eficiente implementación de los sistemas de gestión en las organizaciones.

g. Comunicación 1. Ascendente: GERENTE

2. Horizontal: RESPONSABLE DE LA CALIDAD

3. Descendente: DPTO. COMERCIAL, ADMINISTRATIVO, TÉCNICO 4. Externa: CLIENTES

Especificación del puesto1. Conocimientos: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE EMPRESAS2. Experiencia: 5 AÑOS 3. Iniciativa: CREAR NUEVOS SISTEMAS DE GESTIÓN

4. Personalidad: LÍDER, RESPONSABLE, VERAZ.

“EMPRESA

“AMERICAN JEANS”

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

a. Identificación1. Nombre del puesto: DIRECTOR COMERCIAL2. Número de puesto: TRES3. Clave: AJ/DC/07/20124. Ubicación: DPTO. ADMINISTRATIVO5. Tipo de Contratación: CONTRATO6. Ámbito de Operación: COMERCIAL

b. Relaciones de Autoridad1. Jefe Inmediato: DIRECCIÓN

2. Subordinados directos: NINGUNO3. Dependencia Funcional: COMERCIO

c. Propósito del Puesto

Su propósito es la detección de necesidades y seguimiento de los planes de formación del departamento comercial.

d. Funciones Generales

Formar a estos equipos comerciales con arreglo a los conocimientos y otras técnicas necesarias para el desarrollo de sus funciones.

e. Funciones Específicas

Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes.Planificar los objetivos y estrategias de su equipo.

f.Responsabilidad

Tiene la responsabilidad de satisfacer a los clientes adquirientes de estos sistemas de gestión.

g. Comunicación 1. Ascendente: DIRECTOR

2. Horizontal: DPTO. ADMINISTRATIVO, TÉCNICO 3. Descendente: OPERARIO DE MANTENIMIENTO

4. Externa: CLIENTES

Especificación del puesto1. Conocimientos: MARKETING Y GESTIÓN DE NEGOCIOS2. Experiencia: 4 AÑOS3. Iniciativa: DAR A CONOCER LOS BENEFICIOS DE IMPLANTAR DIFERENTES E INNOVADORES SISTEMAS DE GESTIÓN

4. Personalidad: HONESTO, CUMPLIDOR, ACTIVO, SOCIABLE

EMPRESA “AMERICAN JEANS”

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

a. Identificación1. Nombre del puesto: ADMINISTRADOR2. Número de puesto: CUATRO3. Clave: AJ/AD/07/20124. Ubicación: DPTO. ADMINISTRATIVO5. Tipo de Contratación: CONTRATO6. Ámbito de Operación: ADMINISTRACIÓN

b. Relaciones de Autoridad1. Jefe Inmediato: DIRECTOR

2. Subordinados directos: NINGUNO3. Dependencia Funcional: ADMINISTRATIVO

c. Propósito del Puesto

Su propósito es planificar, organizar, dirigir y controlar el negocio del cual este participa.

d. Funciones Generales

Analizar los recursos físicos, financieros y humanos con los que cuenta, planear y distribuir los mismos de una manera estratégica y eficiente.

e. Funciones Específicas

Desarrollar acciones preventivas que permitan garantizar el cumplimiento de los deberes y obligaciones.Administrar los recursos que se manejan en la empresa.

f.Responsabilidad

Tiene la responsabilidad de controlar los procesos de gestión aplicados en las empresas que buscan la mejora dentro de estas entidades.

g. Comunicación 1. Ascendente: DIRECCIÓN

2. Horizontal: DPTO. COMERCIAL, TÉCNICO 3. Descendente: OPERARIO DE MANTENIMIENTO

4. Externa: CLIENTES

Especificación del puesto1. Conocimientos: ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS2. Experiencia: 3 AÑOS 3. Iniciativa: IMPLANTAR Y MEJORAR LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

4. Personalidad: RESPONSABLE, PUNTUAL, JUSTA

EMPRESA “AMERICAN JEANS”

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

a. Identificación1. Nombre del puesto: DIRECTOR TÉCNICO2. Número de puesto: CINCO3. Clave: AJ/DT/07/20124. Ubicación: DPTO. ADMINISTRATIVO5. Tipo de Contratación: CONTRATO6. Ámbito de Operación: MANTENIMIENTO

b. Relaciones de Autoridad1. Jefe Inmediato: DIRECTOR

2. Subordinados directos: OPERARIO DE MANTENIMIENTO3. Dependencia Funcional: TÉCNICO

c. Propósito del Puesto

Su propósito es estudiar la evolución del desarrollo de software para anticiparse al futuro y no generar errores en la elección del camino.

d. Funciones Generales

Gestionar el trabajo de los desarrolladores, revisar lo que hacen, preparar lo que se deba hacer.

e. Funciones Específicas

Establecer métodos de trabajo dentro del área técnica.Detectar nuevas necesidades de los clientes, analizarlas y decidir cómo satisfacerlas.

f.Responsabilidad

Tiene la responsabilidad de ver que lo que se utiliza en la implantación de sistemas sea efectivo y eficiente.

g. Comunicación 1. Ascendente: DIRECCIÓN

2. Horizontal: DPTO. COMERCIAL, ADMINISTRATIVO

3. Descendente: OPERARIO DE MANTENIMIENTO

4. Externa: NINGUNO

Especificación del puesto1. Conocimientos: MARKETING Y GESTIÓN DE LA CALIDAD2. Experiencia: 3 AÑOS

3. Iniciativa: FORMAR NUEVOS MÉTODOS DE TRABAJO PARA UN MEJOR DESEMPEÑO LABORAL

4. Personalidad: HONESTO, RESPONSABLE, PUNTUAL

EMPRESA “AMERICAN JEANS”

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

a. Identificación1. Nombre del puesto: OPERARIO DE MANTENIMIENTO2. Número de puesto: SEIS3. Clave: AJ/OM/07/20124. Ubicación: DPTO. ADMINISTRATIVO5. Tipo de Contratación: CONTRATO6. Ámbito de Operación: MANTENIMIENTO

b. Relaciones de Autoridad1. Jefe Inmediato: DIRECTOR TÉCNICO

2. Subordinados directos: NINGUNO3. Dependencia Funcional: MANTENIMIENTO

c. Propósito del Puesto

Su propósito es realizar los arreglos necesarios para mantener en óptimas condiciones de funcionamiento los recursos de la empresa.

d. Funciones Generales

Estar al tanto del buen funcionamiento de los servicios públicos y avisar oportunamente cualquier novedad a la administración.

e. Funciones Específicas

Adelantar labores de apoyo de la logística de los diferentes eventos que organice la institución.Adelantar labores de apoyo administrativo a la vigilancia que se contrate y en los eventos que se le solicite.

f.Responsabilidad

Tiene la responsabilidad de mantener en óptimas condiciones los recursos que se manejan en la empresa.

g. Comunicación 1. Ascendente: DIRECTOR TÉCNICO

2. Horizontal: NINGUNO

3. Descendente: NINGUNO 4. Externa: NINGUNO

Especificación del puesto1. Conocimientos: GESTIÓN DE LA CALIDAD2. Experiencia: 2 AÑOS 3. Iniciativa: LLEVAR LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA MEJOR MANERA POSIBLE

4. Personalidad: RESPONSABLE, CUMPLIDOR, SINCERO