manual de procedimiento solvencia generalportal.inab.gob.gt/images/informacionpublica/manuales/6.18...

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CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 1

II. OBJETIVOS DEL MANUAL ............................................................................................... 2

Objetivo general ................................................................................................................. 2

Objetivos específicos .......................................................................................................... 2

III. MARCO NORMATIVO ..................................................................................................... 2

Leyes, reglamentos y normas ............................................................................................. 2

IV. GENERALIDADES DEL MANUAL ...................................................................................... 3

Alcance ............................................................................................................................................ 3

Términos, siglas y/o definiciones .................................................................................................... 3

Simbología ANSI que se utilizara en el diagrama de flujo ............................................................... 4

V. MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL .......................................................... 5

Monitoreo y seguimiento ............................................................................................................... 5

Modificación y/o actualización ....................................................................................................... 5

PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................. 6

APOYO A LA COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................. 7

POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL ....................................................... 14

FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA FORESTAL ............................................................... 22

ELABORACIÓN DE MATERIAL DIVULGATIVO Y TECNICO EN FORMA DIGITAL E

IMPRESA ........................................................................................................................... 30

ELABORACIÓN DE MATERIAL AUDIO VISUAL ................................................................... 42

EVENTOS INSTITUCIONALES ............................................................................................. 51

GESTIONES ADMINISTRATIVAS ........................................................................................ 59

COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN REGIONAL ............................................................ 69

ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES INSTITUCIONALES .............................................. 77

MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ................................................................ 83

ANEXOS ................................................................................................................................ 89

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DE LA UNIDAD DE COMUNICACION SOCIAL DEL

INSTITUCIONAL DE BOSQUES

-INAB-

UNIDAD DE COMUNICACION SOCIAL

Versión 3, Febrero 2020

Página | 1

I. INTRODUCCIÓN

El Instituto Nacional de Bosques –INAB–, siendo una entidad estatal, autónoma,

descentralizada, con personalidad jurídica, patrimonio propio e independencia administrativa,

debe contar con manuales de funciones y procedimientos de acuerdo a las diferentes actividades

que se desarrollan a nivel institucional; siendo las autoridades de cada entidad responsables de la

existencia de manuales, su divulgación, capacitación, implementación y aplicación según las

funciones y actividades de cada área de trabajo.

En tal sentido, el presente Manual constituye un instrumento de apoyo a las tareas específicas

de la Unidad de Comunicación Social, de tal manera que constituye una orientación de los

principales procedimientos que realiza la Unidad, de forma eficiente, ordena y con apego a las

normas que corresponden, para darle cumplimiento a la transparencia y eficiencia de los procesos

que realizan, como Unidad de apoyo a la Gerencia y todas sus áreas sustantivas.




-INAB-



Página | 2

II. OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo general Contar con un instrumento de consulta técnica ya que define y establece la Estructura

Organizacional de la Unidad de Comunicación Social y que facilite la realización de los procesos y

procedimientos de los diversos puestos de la Unidad.

Objetivos específicos

Definir la estructura organizacional de las funciones que se realizan en la Unidad.

Definir las líneas de comunicación, para la adecuada interrelación de los diversos puestos

que componen la Unidad de Comunicación Social.

Define la ruta a seguir para lograr eficientemente las diversas tareas que se realizan en la

Unidad.

III. MARCO NORMATIVO

Leyes, reglamentos y normas El presente manual se fundamenta en las leyes, reglamentos y normas que se describen a

continuación:

Ley Forestal

Manual de Marca del Instituto Nacional de Bosques

Manual de Fachada del Instituto Nacional de Bosques

Ley de la Libre Emisión del Pensamiento

Ley de la Propiedad Intelectual

Ley de Derechos de Autor y Conexos

Estrategia Equidad de Género

Estrategia de Pueblos Indígenas

Decreto Número 86-73 Ley del Ceremonial Diplomático de la República de Guatemala

Ley de Compras y Contrataciones del Estado de Guatemala Decreto Numero 57-92




-INAB-



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IV. GENERALIDADES DEL MANUAL

Alcance El ámbito de aplicación de este manual está dirigido al personal de la Unidad de

Comunicación Social, regulando su accionar en las tareas que le corresponden y las relaciones entre ésta y las diversas Direcciones, Jefaturas y en general la Estructura Organizacional que conforma el Instituto Nacional de Bosques, incluyendo a los Delegados(as) de Divulgación y Comunicación quienes estarán sujetos a los preceptos del presente manual.

Términos, siglas y/o definiciones

UCS: Unidad de Comunicación Social

Renderizado: Se refiere al proceso de generar una imagen, fotorrealista o no, partiendo de un

modelo en 2D o 3D. Este término técnico es utilizado por los animadores o productores

audiovisuales y en programas de diseño en 3D.

https://es.wikipedia.org/wiki/Gr%C3%A1ficos_3D_por_computadora




-INAB-



Página | 4

Simbología ANSI que se utilizara en el diagrama de flujo

Figuras Utilizadas en la Diagramación Administrativa, Normas ANSI

American National Standards Institute (Instituto Americano de Estándares Nacionales)

Con

ecto

r<F

unct

ion>

Inicio o fin. Indica el inicio o fin del diagrama. Puede

identificar a una unidad administrativa o persona. Actividad

Documento: Representa cualquier documento

generado o utilizado dentro del procedimiento.

Decisión o alternativa

Archivo o almacenamiento ya sea temporal

o permanente.

Descripción Símbolo

Conector o enlace de una parte del diagrama a otra en la

misma página.

Conector hacia otra página, enlace con otra hoja

diferente en donde continúa el diagrama.

Con

ecto

rAr

chiv

oD

ecis

ión

Doc

umen

toAc

tivid

adIn

icio

o F

in

Conector o enlace de una parte del

diagrama a otra en al misma página.

Indica el inicio o fin del diagrama. Puede identificar a una

unidad administrativa o persona.




-INAB-



Página | 5

V. MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

Monitoreo y seguimiento Para garantizar la vigencia y efectividad del manual, el (la) Jefe(a), de la Unidad de

Comunicación Social deberá mantener un proceso constante de revisión. Solicitar la actualización

oportuna para realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes,

debiendo efectuarse por lo menos una vez al año o cada vez que cualquiera de las normas y

procedimientos establecidos lo requiera.

Modificación y/o actualización

Los cambios, modificaciones o actualizaciones contenidos en el presente manual, deben ser

canalizados por el (la) Jefe(a) de la Unidad de Comunicación social quien presentará la propuesta

a la Dirección de Desarrollo Institucional y Recursos Humanos para realizar las gestiones que

correspondan.

Página | 6

PROCEDIMIENTOS

Página | 7

APOYO A LA COMUNICACIÓN INTERNA

MP-UCS.UCS-01

Pertenece al proceso: Gestión de Comunicación Social

Procedimiento previo: Ninguno

Procedimiento posterior: Posicionamiento de la Imagen Institucional

Unidad: Comunicación Social

Departamento: No Aplica

Sección: No Aplica

APOYO PARA LA COMUNICACION

INTERNA

MP-UCS.UCS-01


Página | 8

Descripción:

Apoyar la difusión de información de los eventos del personal institucional las actividades

realizadas técnicas, sociales, culturales, etc. realizado en el INAB en todas las sedes.

Objetivo:

Permitir que la información de actividades realizadas con y por el personal institucional

sea conocida por el personal en general.

Políticas y/o normas:

No aplica

APOYO PARA LA COMUNICACION

INTERNA

MP-UCS.UCS-01


Página | 9

Puestos responsables:

Jefe(a) de Unidad de Comunicación Social

Responsable de Comunicación Regional

Responsable de Relaciones Públicas

Técnico(a) de Prensa, Diseño y Protocolo

Técnico(a) de Comunicación Social

Director(a), Regional / Jefe(a) de Unidad / Jefe(a) de Departamento

Formatos utilizados:

FR.UCS.UCS.007 -Solicitud de Apoyo Nacional Eventos-

FR.UCS.UCS.004 -Solicitud de Apoyo Nacional Regional-

FR.UCS.UCS.006 -Solicitud de Apoyo Nacional Área de Diseño-

FR.UCS.UCS.005 -Solicitud de Apoyo Regional Eventos-

FR.UCS.UCS.008 -Solicitud de Apoyo Nacional Video-

FR.UCS.UCS.009 -Solicitud de Apoyo Regional Video-

Documentos utilizados:

No aplica

Página | 10

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Apoyo para la Comunicación Interna

JEFE(A) DE UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

TÉCNICO(A) DE COMUNICACIÓN SOCIAL

TÉCNICO(A) DE PRENSA, DISEÑO Y PROTOCOLO

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN REGIONAL / RESPONSABLE DE RELACIONES PÚBLICAS

DIRECTOR(A)/ JEFE(A) DE UNIDAD / JEFE(A) DE

DEPARTAMENTO

DF-U

CS.U

CS-0

1

INICIO

1.Recibe Solicitud de Apoyo

A

2.Revisa, analiza y autoriza

solicitud

3.Traslada solicitud

4.Elabora texto de la información

a publicar

5.Recibe, elabora diseño del arte

final

Página | 11

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Apoyo para la Comunicación Interna




RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN REGIONAL / RESPONSABLE DE RELACIONES PÚBLICAS

DIRECTOR(A)/ JEFE(A) DE UNIDAD / JEFE(A) DE DEPARTAMENTO

DF-U

CS.U

CS-0

1

6. Recibe, revisa y envía a

Dirección, Unidad solicitante para su aprobación

A

7.Recibe y aprueba arte final

9.Recibe y envía el arte final a

TIC´s para su publicación

8.Recibe y aprueba el arte final y

gira instrucciones

10.Verifica publicación del arte

FIN

APOYO PARA LA COMUNICACION INTERNA

MP-UCS.UCS-01


Inicia Recibe solicitud de

apoyo Termina

Verifica publicación del arte

Página | 12

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

1. Recibe solicitud de

apoyo


Recibe Solicitud de Apoyo para realizar proceso de Comunicación Interna (Boletín, Afiche, Video, Audio, Banner, eventos institucionales, etc.), para su publicación en diferentes medios de comunicación interna (correo electrónico, redes sociales, etc.).

2. Revisa, analiza y autoriza solicitud


Revisa, analiza y autoriza la solicitud para su gestión y la forma como se diseñará (Escrita, Visual o Audio).

3. Traslada solicitud


Traslada solicitud a Responsable de Comunicación Regional o Responsable de Relaciones Públicas según corresponda.

4. Elabora texto de la

información a publicar

Responsable de Comunicación Regional /


Recibe solicitud el (la) Responsable de Comunicación Regional o Responsable de Relaciones Públicas según corresponda, para elaboración de texto con la información proporcionada y envía a Técnico(a) de Prensa, Protocolo y Diseño.

5. Recibe, elabora diseño

del arte final

Técnico(a) de Prensa, Protocolo y Diseño

Recibe y elabora el diseño del arte final y envía a Jefe(a) de Unidad de Comunicación Social.

6. Recibe, revisa y envía a

Dirección, Unidad solicitante para su

aprobación


Recibe, revisa y envía a la Dirección o Unidad solicitante para su aprobación.

7. Recibe y aprueba arte

final

Director(a) / Jefe(a) de Unidad / Jefe(a) de

Departamento

Recibe y aprueba arte final y envía a Jefe(a) de Unidad de Comunicación Social.

8. Recibe y aprueba el

arte final y gira instrucciones


Recibe y aprueba el arte final y gira instrucciones a Técnico(a) de Prensa, Protocolo y Diseño, para envío a Unida de Tecnologías de la Información y Comunicación –TIC´s–

9.

Recibe y envía el arte final a TIC´s para su

publicación

Técnico(a) de Prensa, Protocolo y Diseño

Recibe y envía el arte final a la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicación –TIC´s– para su publicación.

APOYO PARA LA COMUNICACION INTERNA

MP-UCS.UCS-01


Inicia Recibe solicitud de

apoyo Termina

Verifica publicación del arte

Página | 13


10. Verifica publicación del

arte

Responsable de Comunicación Regional /


Verifica que se publique en el día y medio indicado. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 14

POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL

MP-UCS.UCS-02


Procedimiento previo: Apoyo para la Comunicación Interna

Procedimiento posterior: Fortalecimiento de la Cultura Forestal

Unidad: Gestión Comunicación Social

Departamento: No aplica

Sección: No aplica

POSICIONAMIENTO DE LA IMAGEN

INSTITUCIONAL

MP-UCS.UCS-02


Página | 15

Descripción:

Lograr que la institución sea reconocida en el ámbito nacional e internacional por las

acciones que realiza.

Objetivo:

Apoyar la difusión de las acciones que el INAB realiza a favor de los boques, principalmente

a través de los programas de incentivos forestales.


No Aplica


INSTITUCIONAL

MP-UCS.UCS-02


Página | 16


Gerente

Secretaria(o) de Junta Directiva


Junta Directiva


No aplica


No aplica

Página | 17

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Posicionamiento de la Imagen Institucional

GERENTE JUNTA DIRECTIVAJEFE(A) DE UNIDAD DE COMUNICACIÓN

SOCIALSECRETARIA(O) DE LA JUNTA

DIRECTIVA

DF-

UC

S.U

CS-

02

INICIO

1.Identifica necesidades

institucionales

2.Elabora Plan de Trabajo

3.Presenta Plan para revisión y

aprobación

A

4.1

Página | 18

DIAGRAMA DE FLUJO


GERENTE JUNTA DIRECTIVAJEFE(A) DE UNIDAD DE COMUNICACION

SOCIALSECRETARIA(O) DE LA

JUNTA DIRECTIVA

DF-

UC

S.U

CS-

02

A

4.1¿Acepta el Plan?

B

4.Recibe y analiza Plan de

Trabajo

NO

2NO

5.Aprueba el Plan de Trabajo

SI

6.Revisa y analiza Plan de

Trabajo

Página | 19

DIAGRAMA DE FLUJO


GERENTE JUNTA DIRECTIVAJEFE(A) DE UNIDAD DE

COMUNICACIÓN SOCIALSECRETARIA(O) DE LA JUNTA DIRECTIVA

DF-

UC

S.U

CS-

02

B

6.1

¿Aprueba Plan de Trabajo?

8.Notifica copia de Resolución de

Junta Directiva

NO

7.Genera Punto Resolutivo

SI

2NO

FIN


INSTITUCIONAL

MP-UCS.UCS-02


Inicia Identifica necesidades

institucionales Termina

Notifica copia de Resolución de Junta

Directiva

Página | 20

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1.

Identifica necesidades institucionales


Identifica la necesidad de posicionar la imagen institucional en la población.

2. Elabora Plan de Trabajo


Estructura y elabora un Plan de Trabajo, orientado al fortalecimiento de la imagen institucional a nivel nacional.

3. Presenta Plan para revisión

y aprobación


Presenta Plan de Trabajo a Gerencia para revisión y aceptación para ser sometido a consideración de Junta Directiva o Gerencia según corresponda.

3.1 ¿El Plan se presenta a Junta

Directiva o Gerencia? Gerente

SI, el plan de trabajo se presenta a Junta Directiva, continua en la actividad No. 7. NO, el plan de trabajo no se presenta a Junta Directiva, se presenta a Gerencia, continua en la actividad No. 4

4 Recibe y analiza Plan de

Trabajo Gerente

Recibe y analiza Plan de Trabajo presentado por la Jefatura de la Unidad de Comunicación Social

4.1 ¿Acepta el Plan?

Gerente

SI, acepta el plan de trabajo para solicitud de punto de agenda, continua en la actividad No. 5. NO, el plan de trabajo no es aceptado, regresa a la actividad No. 2.

5. Aprueba el Plan de Trabajo

Gerente Aprueba el Plan de Trabajo.

6. Revisa y analiza Plan de

Trabajo Junta Directiva

Analiza y revisa Plan de Trabajo presentado por la Jefatura de Comunicación Social.

6.1 ¿Aprueba Plan de Trabajo?

Junta Directiva

SI aprueba el plan de Trabajo, continua con el procedimiento en la actividad No. 7. NO, aprueba el Plan de Trabajo, notifica correcciones al plan y regresa a la actividad No. 2.


INSTITUCIONAL

MP-UCS.UCS-02


Inicia Identifica necesidades

institucionales Termina

Notifica copia de Resolución de Junta

Directiva

Página | 21


7. Genera Punto Resolutivo


Genera Punto Resolutivo de Junta Directiva para su implementación.

8. Notifica copia de

Resolución de Junta Directiva


Notifica con copia de resolución de Junta Directiva a Jefe(a) de Comunicación Social. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 22

FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA FORESTAL

MP-UCS.UCS-03


Procedimiento previo: Posicionamiento de la Imagen Institucional

Procedimiento posterior: Elaboración de Material Escrito



Sección: No aplica

FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA

FORESTAL

MP-UCS.UCS-03


Página | 23

Descripción:

Implementación de estrategia para divulgación de temas relacionados con los incentivos

forestales y el sector forestal en general para incrementar el acervo cultural sobre temas

forestales.

Objetivo:

Concienciar a la población sobre los beneficios que se obtienen del Manejo Forestal.


No Aplica


FORESTAL

MP-UCS.UCS-03


Página | 24





Delegado(a) de Divulgación y Comunicación Social


Secretaria(o) de Comunicación Social

Delegado(a) Administrativo(a)

Director(a), Jefe(a) de Unidad y/o Jefe(a) de Departamento


No aplica


No aplica

Página | 25

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Fortalecimiento de la Cultura Forestal


DELEGADO(A) ADMINISTRATIVO(A)SECRETARIA(O) DE COMUNICACIÓN

SOCIALl

TECNICO(A) DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN

REGIONAL

DELEGADO(A) DE DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN SOCIAL/RESPONSABLE

DE RELACIONES PUBLICAS

DF-U

CS.U

CS-0

3

2.Genera Plan de Acción

1.Identifica necesidad institucional

INICIO

3.Coordina dotación de recursos

y gestiona presupuesto

4.Recibe y envía cotización para gestionar recursos financieros

5.¿Es presupuesto

nacional?

6.Envía expediente a Cooperante para su revisión y aprobación

final

NO

A

FIN

SI

Página | 26

DIAGRAMA DE FLUJO




SOCIALl

TECNICO(A) DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN

REGIONAL



DF-U

CS.U

CS-0

3

SI

7.Elabora Solicitud de Compra

adjuntando cotizaciones y traslada a Delegado(a) Administrativo(a)

8.Recibe solicitud de compra para gestionar recursos financieros

8.1¿Son autorizados los recursos

financieros?

9.Notifica que los recursos no fueron

autorizados

NO

A

FIN

10SI

B

Página | 27

DIAGRAMA DE FLUJO




SOCIALlTECNICO(A) DE COMUNICACIÓN SOCIAL

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN REGIONAL



DF-U

CS.U

CS-0

3

SI

11.Coordina con proveedor

seleccionado

10.Notifica que los recursos fueron

autorizados

12.Recibe materiales y/o servicios

B

FIN

8.1

13.Realiza montaje

14.Difunde evento

15.Coordina con medios las

conferencias

16.Elabora boletín informativo


FORESTAL

MP-UCS.UCS-03


Inicia Identifica necesidad

institucional Termina Elabora boletín informativo

Página | 28


Identifica necesidad institucional


Identifica la necesidad de concienciación de la población de temas forestales.

2. Genera Plan de Acción


Genera un plan de acción para divulgar las acciones que genera la institución.

3. Coordina dotación de

recursos y gestiona presupuesto


Coordina dotación de recursos y gestiona presupuesto para su implementación, según corresponda y envía cotizaciones a Delegado(a) Administrativo(a).

4. Recibe y envía cotización para gestionar recursos

financieros


Recibe y envía cotización para gestionar recursos financieros a Dirección Administrativa Financiera y/o Cooperación Externa.

5. ¿Es presupuesto nacional?


SI, la dotación de recursos financieros es presupuesto nacional, continua en la actividad No. 7. NO, la dotación de recursos financieros es donación por Cooperación Externa, continua en la actividad No. 6.

6. Envía expediente a Cooperante para su

revisión y aprobación final


Envía expediente a Cooperante para su revisión y aprobación final para su gestión administrativa. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

7. Elabora Solicitud de Compra adjuntando

cotizaciones y traslada a Delegado(a)

Administrativo(a)


Elabora Solicitud de Compra adjuntando cotizaciones y expediente y envía a Delegado(a) Administrativo(a) para gestionar la dotación de recursos a Dirección Financiera Administrativa.

8.

Recibe solicitud de compra para gestionar recursos

financieros


Recibe Solicitud de Compra para gestionar recursos financieros.


FORESTAL

MP-UCS.UCS-03


Inicia Identifica necesidad

institucional Termina Elabora boletín informativo

Página | 29


8.1 ¿Son autorizados los recursos financieros?


SI, los recursos financieros son autorizados continua en la actividad No. 10. NO, los recursos financieros no son autorizados, continua en la actividad No. 9.

9. Notifica que los recursos

no fueron autorizados


Notifica a Jefe(a) Unidad de Comunicación Social, que los recursos financieros no fueron autorizados. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

10. Notifica que los recursos

fueron autorizados


Notifica a Jefe(a) Unidad de Comunicación Social, que los recursos financieros fueron autorizados.

11. Coordina con proveedor

seleccionado


Coordina con proveedor seleccionado para elaboración de materiales y/o prestación de servicios.

12. Recibe materiales y/o

servicios


Recibe los materiales y/o servicios y coordina con la Dirección solicitante la asistencia a los eventos programados.

13. Realiza montaje


Realiza montaje de imagen institucional y se proporciona cobertura al evento (fotografía, video)

14. Difunde evento


Difunde el evento a través de redes sociales disponibles.

15. Coordina con medios las

conferencias

Delegado(a) de Divulgación y

Comunicación Social / Responsable de

Relaciones Públicas

Coordina con los medios las conferencias de prensa y/o entrevistas, según corresponda.

16. Elabora boletín

informativo


Elabora el contenido del Boletín Informativo y envía a Técnico(a) de Diseño para elaborar arte y publicar en Info Inab y redes sociales. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 30

ELABORACIÓN DE MATERIAL DIVULGATIVO Y TECNICO EN FORMA DIGITAL E IMPRESA

MP-UCS.UCS-04


Procedimiento previo: Fortalecimiento de la Cultura Forestal

Procedimiento posterior: Elaboración de Material Audio Visual



Sección: No aplica

ELABORACION DE MATERIAL

DIVULGATIVO Y TECNICO EN

FORMA DIGITAL E IMPRESO

MP-UCS.UCS-04


Página | 31

Descripción:

Generación de material impreso y digital para ser utilizado en las diferentes actividades

realizadas por el INAB para la divulgación e información de temas específicos relacionados con

las acciones que realiza.

Objetivo:

Apoyar con el diseño y elaboración de material impreso y digital que permita atender las

necesidades de difusión de temas forestales por las diferentes direcciones o jefaturas del INAB.


No aplica

ELABORACION DE MATERIAL

DIVULGATIVO Y TECNICO EN

FORMA DIGITAL E IMPRESO

MP-UCS.UCS-04


Página | 32





Técnico(a) de Protocolo, Prensa y Diseño


Secretaria(o) de Unidad de Comunicación Social


Director(a) / Jefe(a) de Unidad / Jefe(a) de Departamento


FR.UCS.UCS.006-Solicitud de Apoyo Nacional Área de Diseño-

FR.UCS.UCS.005-Solicitud de Apoyo Regional Área de Diseño-


No aplica

Página | 33

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Elaboración de Material Impreso

RESPONSABLE DE RELACIONES PUBLICAS/ RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN

REGIONAL


DIRECTOR(A), JEFE(A) DE UNIDAD /

JEFE(A) DE DEPARTAMENTO


TÉCNICO(A) DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

DELEGADO(A) ADMINSTRATIV

O(A)

SECRETARIA(O) DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

DF-U

CS.U

CS-0

4

A

1.Recibe solicitud

2.Asigna realización del texto

INICIO

3.Recibe y realiza el texto de acuerdo a la información

proporcionada

4.Recibe, revisa y aprueba el

texto

5.Recibe texto aprobado

6.Elabora arte

Página | 34

DIAGRAMA DE FLUJO



REGIONAL






SOCIAL

DELEGADO(A) ADMINSTRATIV

O(A)


SOCIAL

DF-U

CS.U

CS-0

4

A

8.Notifica aprobación del diseño

7.Recibe y aprueba diseño final

8.1¿El material divulgativo

es impreso o digital?

9.Elabora versión final del arte

SI

FIN B

NO

Página | 35

DIAGRAMA DE FLUJO



REGIONAL





TÉCNICO(A) DE COMUNICACIÓN SOCIAL DELEGADO(A) ADMINSTRATIVO(A)SECRETARIA(O) DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

DF-U

CS.U

CS-0

4

12.Recibe y envía para gestionar

recursos financieros

11.Recibe notificación y realiza

cotizaciones

10.Recibe notificación y elabora

artes finales

NO

B

13.Gestiona recursos financieros

C

Página | 36

DIAGRAMA DE FLUJO



REGIONAL

JEFE(A) DE UNIDAD DE COMUNICACIÓN

SOCIAL





DELEGADO(A) ADMINSTRATIVO(A)SECRETARIA(O) DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

DF

-UC

S.U

CS-0

4

14.Envía expediente a Cooperante

NO

13.1¿Son recursos del

presupuesto nacional?

C

FIN

15.Elabora Solicitud de Compra

SI

16.Recibe Solicitud de Compra

D

Página | 37

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE DE RELACIONES PUBLICAS/ RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN REGIONAL


SOCIAL



TÉCNICO(A) DE PRENSA, DISEÑO Y

PROTOCOLOTÉCNICO(A) DE COMUNICACIÓN SOCIAL DELEGADO(A) ADMINSTRATIVO(A)


SOCIAL

DF-U

CS.U

CS-0

4

16.1¿Son autorizados los recursos financieros?

D

FIN

18.Notifica autorización de


NO

17.Notifica autorización de


E

SI

19.Coordina la elaboración con el

proveedor seleccionado

Página | 38

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE DE RELACIONES PUBLICAS/ RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN REGIONAL


SOCIAL



TÉCNICO(A) DE PRENSA, DISEÑO Y

PROTOCOLO


SOCIALDELEGADO(A) ADMINSTRATIVO(A)


SOCIAL

DF-U

CS.U

CS-0

4

E

FIN

20.Recibe y coordina la entrega

del material impreso

DIVULGATIVO Y TECNICO EN FORMA

DIGITAL E IMPRESO

MP-UCS.UCS-04


Inicia Recibe solicitud Termina Recibe y coordina entrega


Página | 39


1. Recibe solicitud


Recibe solicitud para elaborar material divulgativo y técnico en forma digital e impreso (banners, mantas, vinílicas, trifoliares, boletines, folletos, etc.)

2. Asigna realización del texto


Asigna realización del texto a utilizar para la generación del material requerido.

3. Recibe y realiza el texto de acuerdo a la información

proporcionada

Responsable de Relaciones Públicas /

Responsable de Comunicación

Regional

Recibe y realiza el texto de acuerdo a la información proporcionada cuando es material divulgativo, y envía a Jefe(a) de la Unidad de Comunicación Social, para ser enviado al solicitante. Cuando es material técnico la redacción es revisada por el Comité Editorial.

4. Recibe, revisa y aprueba el

texto

Director(a), Jefe(a) de Unidad / Jefe(a) de Departamento

Recibe, revisa y aprueba el texto y envía al Jefe(a) de la Unidad de Comunicación Social.

5. Recibe texto aprobado


Recibe texto aprobado y lo traslada a Técnico(a) de Diseño para elaborar arte.

6. Elabora arte

Técnico(a) de Prensa, Diseño y

Protocolo

Elabora arte y envía para Jefe(a) de Unidad de Comunicación Social para revisión enviándolo a Director(a) y/o Jefe(a) de Unidad o Departamento para su aprobación.

7. Recibe y aprueba diseño

final

Director(a), Jefe(a) de Unidad / Jefe(a) de Departamento

Recibe y aprueba arte para elaborar diseño final.

8. Notifica aprobación del

diseño


Recibe notificación de aprobación del diseño y lo envía a Técnico(a) de Diseño para elaborar versión final indicando si es impreso o digital.

8.1 ¿El material divulgativo es

impreso o digital?


Protocolo

SI, el material divulgativo es digital, continua en la actividad No. 9. NO, el material divulgativo no es digital, es impreso continúa en la actividad No. 10.

9. Elabora versión final del

arte


Protocolo

Elabora la versión final del arte con resolución web para ser publicado en forma digital, y envía a TIC`s con la aprobación del Jefe(a) de la Unidad. “TERMINA PROCEDIMIENTO”


DIGITAL E IMPRESO

MP-UCS.UCS-04




Página | 40


Recibe notificación y elabora artes finales


Protocolo

Recibe notificación, elabora artes finales, envía a Jefe(a) de Unidad de Comunicación Social y a Técnico(a) de Comunicación Social.

11. Recibe notificación y realiza cotizaciones


Recibe copia de la notificación de aprobación del diseño, solicita cotizaciones y envía a Jefe(a) de la Unidad de Comunicación Social para aprobación.

12. Recibe y envía para gestionar recursos

financieros


Recibe y envía a Delegado(a) Administrativo(a) para gestionar recursos financieros.

13. Gestiona recursos

financieros


Recibe cotizaciones y gestiona recursos financieros.

13.1 ¿Son recursos del

presupuesto nacional?


SI, la dotación de recursos financieros es presupuesto nacional, continua en la actividad No. 15.

NO, la dotación de recursos financieros es donación por Cooperación Externa, continua en la actividad No. 14.

14. Envía expediente a

Cooperante


Elabora y envía expediente a Cooperante para su revisión y aprobación final para su gestión administrativa. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

15. Elabora Solicitud de

Compra


Elabora Solicitud de Compra adjuntando cotizaciones y expediente y envía a Delegado(a) Administrativo(a) para gestionar la dotación de recursos a Dirección Administrativa y Financiera.

16. Recibe Solicitud de Compra


Recibe Solicitud de Compra para gestionar compra de bienes y/o servicios.

16.1 ¿Son autorizados los recursos financieros?


SI, los recursos financieros son autorizados continúa con la actividad No. 18. NO, los recursos financieros no son autorizados, continua en actividad No. 17.


DIGITAL E IMPRESO

MP-UCS.UCS-04




Página | 41


Notifica autorización de recursos financieros


Notifica a Jefe(a) Unidad de Comunicación Social, que los recursos financieros no fueron autorizados. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

18. Notifica autorización de



Notifica a Jefe(a) Unidad de Comunicación Social, autorización de recursos financieros.

19. Coordina la elaboración con el proveedor seleccionado


Coordina con proveedor seleccionado para elaboración de materiales impresos.

20. Recibe y coordina la entrega del material

impreso


Recibe material impreso y coordina con la Dirección / Unidad / Departamento solicitante la entrega de los mismos. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 42

ELABORACIÓN DE MATERIAL AUDIO VISUAL

MP-UCS.UCS-05


Procedimiento previo: Elaboración de Material Impreso

Procedimiento posterior: Eventos Institucionales



Sección: No aplica

ELABORACION DE MATERIAL AUDIO

VISUAL

MP-UCS.UCS-05


Página | 43

Descripción:

Elaboración de spots radiales y televisivos, documentales y cápsulas informativas para ser

difundidas a través de los diferentes medios de comunicación.

Objetivo:

Apoyar con el diseño, elaboración y difusión por medios de comunicación (radio, tv y

prensa) y medios digitales documentales, spots, cápsulas informativas sobre temas de interés del

INAB.


No aplica

ELABORACION DE MATERIAL AUDIO

VISUAL

MP-UCS.UCS-05


Página | 44





Técnico(a) de Audio y Video

Director(a) / Jefe(a) de Unidad / Jefe(a) de Departamento


FR.UCS.UCS.008 -Solicitud de Apoyo Nacional Video-

FR.UCS.UCS.00XXX -Solicitud de Apoyo Regional Video-


No aplica

Página | 45

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Elaboración de Material Audiovisual





SOCIALTÉCNICO(A) DE AUDIO-VIDEO

DF-

UC

S.U

CS-

05

INICIO

1.Recibe solicitud para elaborar

material audiovisual

2.Asigna realización del guion

3.Recibe y realiza guion

4.Traslada guion al solicitante

A

5.Recibe guion aprobado

Página | 46

DIAGRAMA DE FLUJO




JEFE(A) DE DEPARTAMENTOSECRETARIA(O) DE COMUNICACIÓN


DF-

UC

S.U

CS-

05

6.Realiza preproducción

7.Realiza producción

A

8.Realiza edición

9.Elabora rendición

B

11.1

Página | 47

DIAGRAMA DE FLUJO







DF-

UC

S.U

CS-

05

10.Recibe versión preliminar para

revisión y envía a solicitante

11.Recibe y revisa versión

preliminar

B

B

11.1¿Es aprobado?

NO

12.Recibe notificación de

aprobaciónSI

13.Recibe notificación para

producción como versión final

Página | 48

DIAGRAMA DE FLUJO





SECRETARIA(O) DE COMUNICACIÓN SOCIAL

TÉCNICO(A) DE AUDIO-VIDEO

DF-

UC

S.U

CS-

05

14.Recibe, aprueba y gira

instrucciones

15.Envía a solicitante versión final

para publicarla

B

16.Realiza monitoreo de

publicaciones

FIN

ELABORACION DE MATERIAL AUDIOVISUAL

MP-UCS.UCS-05


Inicia Recibe solicitud para

elaborar material audiovisual

Termina Realiza monitoreo de

publicaciones

Página | 49


Recibe solicitud para elaborar material

audiovisual


Recibe solicitud para elaborar material audio visual (videos, spot de TV y Radiales, Programas para TV )

2. Asigna realización del guion


Asigna realización del guion a utilizar para la generación del material audio visual.

3. Recibe y realiza guion

Técnico(a) de Audio-Video

Recibe y realiza el guion de acuerdo a la información proporcionada, según corresponda y envía a Jefe(a) de la Unidad de Comunicación Social y cuando se requiere lo realiza el Jefe(a) de la Unidad.

4. Traslada guion al solicitante


Traslada a Director(a) y/o Jefe(a) de Unidad o Departamento solicitante el guion para aprobación.

5. Recibe guion aprobado


Recibe guion aprobado y lo traslada a Técnico(a) de Audio y Video para realizar tomas de video.

6. Realiza preproducción


Realiza preproducción (tomas de video y / o entrevistas).

7. Realiza producción


Realiza producción: preselección de tomas, selección de música, cuando corresponda, luego determina la necesidad de colocar textos y colorización del video.

8. Realiza edición


Realiza edición (crear la línea de tiempo para unificar tomas).

9. Elabora posproducción


Elabora posproducción para obtener un material audiovisual para revisión preliminar y traslada a Jefe(a) de Unidad de Comunicación Social.

ELABORACION DE MATERIAL AUDIOVISUAL

MP-UCS.UCS-05



elaborar material audiovisual

Termina Realiza monitoreo de

publicaciones

Página | 50


10. Recibe versión preliminar

para revisión y envía a solicitante


Recibe versión preliminar del material audiovisual para revisión y lo comparte con el solicitante para su aprobación.

11. Recibe y revisa versión

preliminar


Departamento

Recibe la versión preliminar para su análisis y aprobación.

11.1 ¿Es aprobado?


Departamento

SI, aprueba el material audiovisual, continua con la actividad No.12. NO, aprueba el material audiovisual, regresa a la actividad No. 7.

12. Recibe notificación de

aprobación


Recibe notificación de aprobación y lo traslada al Técnico(a) de Audio-Video.

13. Recibe notificación para

producción como versión final


Recibe para la producción como versión final del material audio visual y envía a Jefe(a) de Unidad de Comunicación Social.

14. Recibe, aprueba y gira

instrucciones


Recibe, aprueba y gira instrucciones para publicarlo en los diferentes medios de comunicación.

15. Envía a solicitante versión

final para publicarla


Envía a solicitante para su conocimiento, TIC´s para publicar en el portal de INAB y You Tube, y a Responsable de Comunicación Regional para publicar en redes sociales (FB, Twiter) y Jefe(a) de Comunicación Social Instagram.

16. Realiza monitoreo de

publicaciones


Realiza monitoreo de publicación en los diferentes medios de comunicación (Redes Sociales: Facebook, Twiter, Instagram). “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 51

EVENTOS INSTITUCIONALES

MP-UCS.UCS-06


Procedimiento previo: Elaboración de Material Audio Visual

Procedimiento posterior: Gestiones Administrativas

Unidad: Gestión de Comunicación Social


Sección: No aplica


MP-UCS.UCS-06


Página | 52

Descripción:

Consiste en la planificación, montaje y desmontaje de actividades, como actos

protocolarios, talleres y otros eventos, que permitan exaltar las acciones de la institución y su

imagen, incluyendo las mismas normas de protocolo y el apoyo logístico que corresponda. Estos

eventos pueden ser exclusivamente institucionales o en coordinación con otros entes privados o

de gobierno.

Objetivo:

Realizar eventos a nivel nacional con temas de interés institucional, que llenen estándares

de calidad de acuerdo a la guía de marca y normas de protocolo.


No aplica


MP-UCS.UCS-06


Página | 53





FR.UCS.UCS.007-Solicitud de Apoyo Nacional Eventos-

FR.UCS.UCS.004-Solicitud de Apoyo Regional Eventos-


No aplica

Página | 54

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Eventos Institucionales

TÉCNICO(A) DE COMUNICACIÓN SOCIALJEFE(A) DE UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DF-

UC

S.U

CS-

06

INICIO

1.Recibe solicitud para elaborar

material audiovisual

2.Recibe instrucción y agenda

evento

3.Cotiza salón para evento

4.Recibe cotizaciones

A

5.Evalúa cotizaciones

Página | 55

DIAGRAMA DE FLUJO



DF-

UC

S.U

CS-

06

7.Recibe informe de condiciones

de salón

6.Verifica condiciones del salón

8.Recibe notificación y confirma

con proveedor

A

9.Asegura visualización de

imagen institucional

B

Página | 56

DIAGRAMA DE FLUJO



DF-

UC

S.U

CS-

06

12.Realiza desmontaje

10.Realiza montaje

11.Asiste y brinda apoyo técnico

B

FIN


MP-UCS.UCS-06



realizar evento Termina Realiza desmontaje

Página | 57

PASO

PASO

RESPONSABLE ACTIVIDAD 1.

Recibe solicitud para realizar evento


Recibe solicitud para realizar evento (Gerencia, Direcciones, Jefaturas), y traslada solicitud a Técnico(a) de Comunicación Social.

2. Recibe instrucción y agenda

evento


Recibe instrucción y agenda evento, verifica disponibilidad del equipo audiovisual, la existencia de materiales impresos para distribuir durante el evento. Si se requiriera vehículo deberá de gestionarse a través del procedimiento institucional establecido para la asignación de vehículos

3. Cotiza salón para evento


Cotiza el salón para la realización del evento, si la actividad se realiza fuera de las instalaciones de la institución.

4. Recibe cotizaciones


Recibe cotizaciones de salones para montaje de eventos y las remite a la Jefatura de Comunicación Social para su evaluación.

5. Evalúa cotizaciones


Evalúa cotizaciones e instruye para verificar las condiciones de las mejores opciones.

6. Verifica condiciones del

salón


Verifica condiciones del salón o área donde se realizará el evento: Infraestructura, Iluminación, Ventilación, etc., hora de inicio del montaje y desmontaje, condiciones del resguardo del mobiliario y/o equipo de montaje.

7. Recibe informe de

condiciones de salón


Recibe informe de las condiciones de los salones verificados y aprueba la mejor opción y notifica a Técnico(a) de Comunicación Social.

8. Recibe notificación y

confirma con proveedor


Recibe notificación y confirma con proveedor del servicio de salón.

9. Asegura visualización de

imagen institucional


Asegura que existan los elementos necesarios para que la visualización de nuestra imagen institucional sea estratégica, apoyándose con materiales impresos requeridos para distribuir en el mismo.

10. Realiza montaje


Realiza el montaje del evento.


MP-UCS.UCS-06



realizar evento Termina Realiza desmontaje

Página | 58

PASO

PASO

RESPONSABLE ACTIVIDAD

11. Asiste y brinda apoyo

técnico


Asiste al evento para brindar apoyo técnico a la Dirección o Unidad a cargo del evento; en la resolución de algún inconveniente con los equipos instalados.

12. Realiza desmontaje


Realiza desmontaje del evento al término de la actividad. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 59

GESTIONES ADMINISTRATIVAS

MP-UCS.UCS-07


Procedimiento previo: Eventos Institucionales

Procedimiento posterior: Coordinación de Comunicación Regional

Unidad: Gestión de Comunicación Social


Sección: No aplica


MP-UCS.UCS-07


Página | 60

Descripción:

Gestionar ante las autoridades administrativas a través del Delegado respectivo, los

recursos para la compra de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la Unidad de Comunicación Social, así como para la reparación y mantenimiento de los equipos a cargo de la misma.

Objetivo:

Facilitar la consecución de recursos para el buen desarrollo de las actividades de la Unidad de Comunicación Social.


No aplica


MP-UCS.UCS-07


Página | 61






No aplica


No aplica

Página | 62

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Gestiones Administrativas

SECRETARIA(O) DE UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIALJEFE(A) DE UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL DELEGADO(A) ADMINISTRATIVO(A)

DF-

UC

S.U

CS-

07

INICIO

1.Recibe requerimiento

2.Recibe, revisa y analiza

requerimiento

A

Página | 63

DIAGRAMA DE FLUJO



DF-

UC

S.U

CS-

07

4.Envía cotizaciones

3.Solicita cotizaciones

A

2.1¿La compra es mayor a

Q.1,600.00?

SI

5.Recibe, evalúa y aprueba

cotizaciones

B

15 NO

Página | 64

DIAGRAMA DE FLUJO



DF-

UC

S.U

CS-

07

7.Envía expediente

6.Recibe instrucción de la cotización seleccionada

B

8.Recibe expediente

C

9.Realiza consulta en relación a

la disponibilidad financiera

Página | 65

DIAGRAMA DE FLUJO



DF-

UC

S.U

CS-

07

12.Notifica a Secretaria(o) de

Unidad de Comunicación Social

10.Notifica a Secretaria(o) de

Unidad de Comunicación Social

C

11.Recibe notificación y elabora

Solicitud de Compra

D

9.1¿Existe

disponibilidad?

FIN

SI

Página | 66

DIAGRAMA DE FLUJO



DF-

UC

S.U

CS-

07

15.Recibe y revisa facturas para su

liquidación

14.Elabora vale y entrega efectivo

C

NO

13.Recibe notificación a


FIN

2.1

FIN


MP-UCS.UCS-07


Inicia Recibe requerimiento Termina Recibe y revisa factura

Página | 67


1. Recibe requerimiento


Recibe requerimiento de Solicitud Compra por servicio o producto y pagos a través de caja chica.

2. Recibe, revisa y analiza

requerimiento


Recibe, revisa y analiza el requerimiento para identificar si procede pago con Solicitud de Compra o Caja Chica.

2.1 ¿La compra es mayor a

Q.1,600.00?


SI, la compra es mayor a Q.1, 600.00, continua en la actividad No. 3. NO, la compra es menor o igual a Q.1, 600.00, continua en la actividad No. 14.

3. Solicita cotizaciones


Solicita cotizaciones de acuerdo al monto del gasto.

4. Envía cotizaciones


Envía cotizaciones a Jefe(a) de Unidad de Comunicación Social para su revisión y aprobación.

5. Recibe, evalúa y aprueba

cotizaciones

Jefe(a) de Unidad Comunicación Social

Recibe, evalúa y aprueba cotizaciones y traslada a Secretaria(o) de Unidad de Comunicación Social.

6. Recibe instrucción de la cotización seleccionada


Recibe instrucción con la cotización seleccionada para la realización de la Solicitud de Compra y adjunta los documentos de soporte que correspondan.

7. Envía expediente


Envía expediente de Compra al Delegado(a) Administrativo(a).

8. Recibe expediente


Recibe expediente de compra para gestionar recursos financieros.

9. Realiza consulta en relación a

la disponibilidad financiera


Realiza consulta en relación a la disponibilidad financiera para su seguimiento.

9.1 ¿Existe disponibilidad?


SI, existe disponibilidad, continua en la actividad No. 10. NO, existe disponibilidad, continua en la actividad No. 12.


MP-UCS.UCS-07


Inicia Recibe requerimiento Termina Recibe y revisa factura

Página | 68


Notifica a Secretaria(o) de Unidad de Comunicación

Social


Notifica a Secretaria(o) de Unidad de Comunicación Social, que fueron autorizados los recursos financieros.

11. Recibe notificación y elabora

Solicitud de Compra


Recibe notificación y elabora Solicitud de Compra. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

12. Notifica a Secretaria(o) de Unidad de Comunicación

Social


Notifica a Secretaria(o) de Unidad de Comunicación Social, que no fueron autorizados los recursos financieros.

13. Recibe notificación a



Recibe notificación a Secretaria de Unidad de Comunicación Social. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

14. Elabora vale y entrega

efectivo


Elabora vale y entrega efectivo por el valor aproximado del gasto, cuando el monto es menor o igual a Q.1, 600.00.

15. Recibe y revisa facturas para

su liquidación


Recibe y revisa factura para su liquidación y resguardo. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 69

COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN REGIONAL

MP-UCS.UCS-08


Procedimiento previo: Gestiones Administrativas

Procedimiento posterior: Seguimiento a Redes Sociales Institucionales



Sección: No aplica

COORDINACION DE COMUNICACION

REGIONAL

MP-UCS.UCS-08


Página | 70

Descripción:

Coordina los procesos que realizan los Delegados de Divulgación y Comunicación en las diferentes regiones del INAB.

Objetivo:

Brindar apoyo técnico a los Delegados de Divulgación y Comunicación de las Regiones y

publicar en redes sociales las noticias y eventos institucionales.


No aplica

COORDINACION DE COMUNICACION

REGIONAL

MP-UCS.UCS-08


Página | 71


Jefe(a) de Comunicación Social



No aplica


No aplica

Página | 72

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Coordinación de Comunicación Regional

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN REGIONALJEFE(A) DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DF-

UC

S.U

CS-

08

1.Elabora Plan de Comunicación

Regional

A

2.Recibe Plan de Comunicación

Regional

INICIO

2.1.¿El plan de

comunicación es aprobado?

3.Implementa el Plan de Comunicación Regional

SI

NO

4.Envía el Plan de Comunicación aprobado por medio de correo

electrónico

Página | 73

DIAGRAMA DE FLUJO



DF-

UC

S.U

CS-

08

5.Realiza visitas a las Sedes

Regionales considerando el cronograma planificado

A

6.Convoca a reuniones de

trabajo con los Delegados de Divulgación y Comunicación

Social

7.Realiza seguimiento a las

recomendaciones consensuadas

8.¿Recibe informe sobre

conflictos sociales?

B

Página | 74

DIAGRAMA DE FLUJO



DF-

UC

S.U

CS-

08

9.Recibe información de los

Delegados(as) de Divulgación y Comunicación Social

B

10.Recibe informe, analiza y

evalúa de acuerdo al tipo de problemática

11.Coordina las acciones a realizar

para resolver la solicitud

12.Comunica instrucciones

recibidas a los Delegados(as) de Comunicación Regional

13.Recibe mensualmente el

Informe de Avance del Plan de Comunicación Regional y del

POA

FIN

COORDINACION DE COMUNICACION REGIONAL

MP-UCS.UCS-08


Inicia Elabora Plan de

Comunicación Regional Termina

Recibe mensualmente el Informe de Avance del Plan de Comunicación Regional y

del POA

Página | 75


1. Elabora Plan de

Comunicación Regional


Elabora Plan de Comunicación Regional, a ejecutar anualmente de acuerdo a la Estrategia de Comunicación y a los planes de comunicación de cada región y envía a Jefe de Comunicación Social.

2. Recibe Plan de



Recibe Plan de Comunicación Regional para su revisión.

2.1. ¿El plan de comunicación es

aprobado?


SI, el plan de comunicación es aprobado, continua en la actividad No. 3. NO, el plan de comunicación no es aprobado regresa a la actividad No. 1.

3. Implementa el Plan de Comunicación Regional


Implementa el Plan de Comunicación Regional.

4. Envía el Plan de

Comunicación aprobado por medio de correo electrónico


Envía el Plan de Comunicación aprobado por medio de correo electrónico, y en la primera reunión se socializa el plan a todos los Delegados(as) de Divulgación y Comunicación Social

5. Realiza visitas a las Sedes

Regionales considerando el cronograma planificado


Realiza visitas a las Sedes Regionales considerando el cronograma planificado en el Plan de Comunicación Regional, para dar seguimiento a los Planes de Comunicación de cada Region.

6. Convoca a reuniones de

trabajo con los Delegados de Divulgación y Comunicación

Social


Convoca a reuniones de trabajo con los Delegados de Divulgación y Comunicación Social periódicamente para dar lineamientos, unificar criterios, capacitarlos y analizar resultados de campañas de comunicación.

7.

Realiza seguimiento a las recomendaciones

consensuadas


Realiza seguimiento a las recomendaciones consensuadas en la reunión de Delegados de Divulgación y Comunicación Social en las sedes regionales.

COORDINACION DE COMUNICACION REGIONAL

MP-UCS.UCS-08


Inicia Elabora Plan de

Comunicación Regional Termina

Recibe mensualmente el Informe de Avance del Plan de Comunicación Regional y

del POA

Página | 76


8. ¿Recibe informe sobre

conflictos sociales?


SI, recibe informe sobre conflictos sociales eventualmente en las sedes regionales, continua en la actividad No. 9. NO, recibe informe sobre conflictos sociales eventual en las sedes regionales, conecta con la actividad No. 13.

9. Recibe información de los

Delegados(as) de Divulgación y Comunicación

Social


Recibe información de los Delegados(as) de Divulgación y Comunicación Social e informa al Jefe de Comunicación Social para su conocimiento.

10. Recibe informe, analiza y

evalúa de acuerdo al tipo de problemática

Jefe(a) de la Unidad Comunicación Social

Recibe informe, analiza y evalúa de acuerdo al tipo de problemática si resuelve o lo traslada a Gerencia, Subgerencia, Director Regional, Director Nacional, Jefe de Unidad, Jefe de Departamento para girar instrucciones a los Delegados(as) de Divulgación y Comunicación Social.

11. Coordina las acciones a realizar para resolver la

solicitud


Coordina las acciones a realizar para resolver la solicitud.

12. Comunica instrucciones

recibidas a los Delegados(as) de Comunicación Regional


Comunica instrucciones recibidas a los Delegados(as) de Comunicación Regional según corresponda.

13. Recibe mensualmente el

Informe de Avance del Plan de Comunicación Regional y

del POA


Recibe mensualmente el Informe de Avance del Plan de Comunicación Regional y del POA de los Delegados(as) de Divulgación y Comunicación Social y realizar Informe Nacional de Campaña de Comunicación y envía a Jefe de Comunicación Social. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 77

ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES INSTITUCIONALES

MP-UCS.UCS-09


Procedimiento previo: Coordinación de Comunicación Regional

Procedimiento posterior: Monitoreo de Medios de Comunicación

Unidad: Comunicación Regional


Sección: No aplica

ADMINISTRACION DE REDES SOCIALES

INSTITUCIONALES

MP-UCS.UCS-09


Página | 78

Descripción:

Recabar información sobre acciones que responden a los objetivos institucionales para ser

difundidas a través de redes sociales institucionales.

Objetivo:

Mantener informada a nuestra población virtual y a usuarios ocasionales sobre acciones

institucionales.


No aplica


INSTITUCIONALES

MP-UCS.UCS-09


Página | 79





No aplica


No aplica

Página | 80

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Administración de Redes Sociales Institucionales

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN REGIONALJEFE(A) DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DF-

UC

S.U

CS-

09

INICIO

1.Implementa Estrategia de

Redes Sociales

2.Recibe y analiza diariamente

información y material audiovisual

A

3.Filtra la información en base a la Estrategia de Redes Sociales

y aprueba la publicación

Página | 81

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Administración de Redes Sociales Institucionales

RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN REGIONALJEFE(A) DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DF-

UC

S.U

CS-

09

FIN

4.Difunde a través de diferentes

medios de comunicación digital

A

5.Responde comentarios y mensajes directos de los

seguidores

6.Realiza Informe Mensual de

Conteo de Seguidores en cada red social

7.Recibe informe de avance de

actividades, analiza y retroalimenta a Responsable

de Comunicación Regional

8.Recibe retroalimentación e

implementa las acciones recomendadas


INSTITUCIONALES

MP-UCS.UCS-09


Inicia Implementa Estrategia

de Redes Sociales Termina

Recibe retroalimentación e implementa las acciones

recomendadas

Página | 82


Implementa Estrategia de Redes Sociales


Implementa Estrategia de Redes Sociales Institucionales.

2. Recibe y analiza

diariamente información y material audiovisual


Recibe y analiza diariamente información y material audiovisual de los Delegados de Divulgación y Comunicación Social y del personal a nivel central cuando sea necesario,

3. Filtra la información en base a la Estrategia de

Redes Sociales y aprueba la publicación


Filtra la información en base a la Estrategia de Redes Sociales y aprueba la publicación programándola en el tipo red social que corresponda, de no ser aprobada regresa al Delegado(a) de Divulgación y Comunicación Social y/o al personal de nivel central.

4. Difunde a través de

diferentes medios de comunicación digital


Difunde a través de diferentes medios de comunicación digital los ejes transversales “Educar, Informar e Impactar”

5. Responde comentarios y mensajes directos de los

seguidores


Responde comentarios y mensajes directos de los seguidores en las redes sociales institucionales.

6. Realiza Informe Mensual de Conteo de Seguidores

en cada red social


Realiza Informe Mensual de Conteo de Seguidores en cada red social, así mismo el avance de las Campañas Digitales y envía a Jefe(a) de la Unidad de Comunicación Social.

7. Recibe informe de avance de actividades, analiza y

retroalimenta a Responsable de


Jefe(a) de la Unidad de Comunicación Social

Recibe informe de avance de actividades, analiza y retroalimenta a Responsable de Comunicación Regional de acuerdo a la tendencia de cada red social.

8. Recibe retroalimentación e

implementa las acciones recomendadas


Recibe retroalimentación e implementa las acciones recomendadas y comunica a quien corresponda. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 83

MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

MP-UCS.UCS-10


Procedimiento previo: Seguimiento a Redes Sociales Institucionales

Procedimiento posterior: Ninguno



Sección: No aplica

MONITOREO DE MEDIOS DE

COMUNICACION

MP-UCS.UCS-10


Página | 84

Descripción:

Informe diario de noticias de notas que mencionan a la Institución, así como de temas

afines al giro de las actividades que ésta realiza y que han sido publicadas en los diferentes medios

de comunicación.

Objetivo:

Informar al público interno de la Institución, sobre notas de interés acerca de la misma,

publicadas en diferentes medios de comunicación.


No aplica

MONITOREO DE MEDIOS DE

COMUNICACION

MP-UCS.UCS-10


Página | 85





No aplica


No aplica

Página | 86

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Monitoreo de Medios de Comunicación

RESPONSABLE DE RELACIONES PUBLICASJEFE(A) DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DF-

UC

S.U

CS-

10

INICIO

1.Recibe Informe de Monitoreo

de Medios

2.Recibe, analiza y evalúa notas

A

3.Elabora Monitoreo de Medios

Internos

4.Envía Monitoreo de Medios

5.Realiza Informe de Evaluación

del Monitoreo de Medios

Página | 87

DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Gestión de Comunicación SocialProcedimiento: Monitoreo de Medios de Comunicación

RESPONSABLE DE RELACIONES PUBLICASJEFE(A) DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DF-

UC

S.U

CS-

10

FIN

6.Recibe, revisa y envía el

informe de Evaluación del monitoreo

7.Archiva Informe de Monitoreo

de Medios

A

MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACION

MP-UCS.UCS-10


Inicia Recibe informe de

Monitoreo de Medios Termina

Archiva Informe de Monitoreo de Medios

Página | 88


Recibe Informe de Monitoreo de Medios


Recibe Informe de Monitoreo de Medios Externo y Monitoreo de las Sedes Regionales, y lo traslada a Responsable de Relaciones Publicas.

2. Recibe, analiza y evalúa

notas


Recibe, analiza y evalúa notas que mencionan a INAB.

3. Elabora Monitoreo de

Medios Internos


Elabora Monitoreo de Medios Interno colocándole las notas seleccionadas.

4. Envía Monitoreo de

Medios


Envía Monitoreo de Medios y adjunta notas escritas, audios, video, por medio correo electrónico a Gerencia, Subgerencia, Secretaria(o) de Junta Directiva, Directores(as), Jefes(as) de Unidad y de Departamento y Secretarias(os).

5. Realiza Informe de

Evaluación del Monitoreo de Medios


Clasifica las notas periodísticas por campaña, negativas y positivas a nivel nacional (incluyendo el Informe Cuatrimestral de cada Delegado(a) de Divulgación y Comunicación Social), para generar un Informe de evaluación del monitoreo de medios cuatrimestral y envía a Jefe(a) de Comunicación Social para su revisión y aprobación.

6. Recibe, revisa y envía el

informe de Evaluación del monitoreo


Recibe, revisa y envía el Informe de Evaluación del Monitoreo de Medios Anual al Gerente y al Departamento de Monitoreo y Evaluación Institucional.

7. Archiva Informe de

Monitoreo de Medios


Archiva el Informe de Monitoreo de Medios. “TERMINA PROCEDIMIENTO”

Página | 89

ANEXOS

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

COMUNICACION DE SOCIAL DEL INSTITUTO

NACIONAL DE BOSQUES

-INAB- UNIDAD DE COMUNICACION SOCIAL


Página | 90

Anexo 1. Listado de Formatos

Código Nombre Versión

FR.UCS.UCS.004 Solicitud de Apoyo Regional –Eventos- 1

FR.UCS.UCS.005 Solicitud de Apoyo Regional –Área de Diseño- 3

FR.UCS.UCS.006 Solicitud de Apoyo Nacional –Área de Diseño- 3

FR.UCS.UCS.007 Solicitud de Apoyo Nacional –Eventos- 3

FR.UCS.UCS.008 Solicitud de Apoyo Nacional –Área de Video- 1

FR.UCS.UCS.009 Solicitud de Apoyo Regional –Área de Video- 1




NACIONAL DE BOSQUES



Página | 91

Anexo 2. Solicitud de Apoyo Regional –Eventos- Código FR.UCS.UCS.004




NACIONAL DE BOSQUES



Página | 92

Anexo 3. Solicitud de Apoyo Regional –Área de Diseño- Código FR.UCS.UCS.005




NACIONAL DE BOSQUES



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Anexo 4. Solicitud de Apoyo Nacional –Área de Diseño– Código FR.UCS.UCS.006




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Anexo 5. Solicitud de Apoyo Nacional –Eventos- Código FR.UCS.UCS.007




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Anexo 6. Solicitud de Apoyo Nacional –Área de Video- Código FR.UCS.UCS.008

manual de procedimiento solvencia generalportal.inab.gob.gt/images/informacionpublica/manuales/6.18...

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