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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos necesarios que garanticen el adecuado control y registro de todos los movimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales de información financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformes en todo momento y que a la vez funcione como una herramienta de inducción.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 1. Los registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Interna

información Financiera. 2. Todo colaborador del Colegio está en la obligación a entregar la información necesaria requerida,

de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y procedimientos que se detal

3. Todo registro contable deberá respaldarse con los documentos que contengan información

suficiente y competente, con el fin de que sea comprensible. Los anexos son parte integral de estas políticas y procedimientos.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: REGISTROS CONTABLES

Dirigido a: Colaboradores y Órganos del Colegio. Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva Fecha de emisión: 25 de enero 2012

Elaborado por: Unidad de Contabilidad

POL/PRO

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO

Establecer los lineamientos necesarios que garanticen el adecuado control y registro de todos los movimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales

financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformes en todo momento y que a la vez funcione como una herramienta de inducción.

registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Interna

Todo colaborador del Colegio está en la obligación a entregar la información necesaria requerida, de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y procedimientos que se detallarán a continuación.

Todo registro contable deberá respaldarse con los documentos que contengan información suficiente y competente, con el fin de que sea comprensible.

Los anexos son parte integral de estas políticas y procedimientos.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: REGISTROS CONTABLES

Órganos del Colegio.

Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva

Reemplaza a: POL/PRO-CON02 versión 12 Aprobado para entrar en vigencia:

POL/PRO-CON02

Establecer los lineamientos necesarios que garanticen el adecuado control y registro de todos los movimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales

financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformes en todo

registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Internacionales de

Todo colaborador del Colegio está en la obligación a entregar la información necesaria requerida, de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y

Todo registro contable deberá respaldarse con los documentos que contengan información

Número: POL/PRO-CON02

Versión: 13 Febrero 2015

CON02 versión 12

Aprobado para entrar en vigencia: 25 de enero 2012

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A continuación se detallarán las políticas específicas y procedimiento por cada Registro

A) Planillas: Registro del pago quincenal a los colaboradores

POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. El departamento de Recursos Humanos trasladará la planilla a la Unidadtardar el día posterior a la fecha de pago.

2. La Unidad de Contabilidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado, verificando esta contra la transferencia aplicada.

3. El detalle de la planilla debe explicar lade que este sea comprensible, y debe contar con al menos con los siguientes documentos de respaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada colaborador, la misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte emitido del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema de contabilidad de la distribución por Unidad del gasto de los salarios, cocoincida la distribución.

4. El número de asiento será siempre el año (xxxx) el mes (xx) y la fecha de aplicación de la planilla (14 o 28) por ejemplo.

5. En el detalle de cada línea del asiento se indicará el número de planilla que se

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PLANILLAS:colaboradores.

No.

1 Entrega planilla con el detalle del pago a realizar a cada colaborador.

2

Emite del sistema de planillas el reporte “REPPLANI” y revisa que todos los colaboradores estén asignados al la compañía (centro de Costo) correcta, en caso de que se encuentre algún error solicita a Recursos Humanos la modificación de forma procedimiento.

3 Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número correspondiente.

4 Genera los reportes indicados en las políticas para respaldar el asiento

5

Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable para revisión

6

Revisa que el registro de las cueel monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su nombre y puesto.

7 Archiva el documento en la caja libre de ácido.

POL/PRO

continuación se detallarán las políticas específicas y procedimiento por cada Registro

Registro del pago quincenal a los colaboradores:

El departamento de Recursos Humanos trasladará la planilla a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día posterior a la fecha de pago. La Unidad de Contabilidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado, verificando esta contra la transferencia aplicada. El detalle de la planilla debe explicar la forma de cada registro realizado en el asiento, con el fin de que este sea comprensible, y debe contar con al menos con los siguientes documentos de respaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada

a misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte emitido del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema de contabilidad de la distribución por Unidad del gasto de los salarios, con el fin de verificar que

El número de asiento será siempre el año (xxxx) el mes (xx) y la fecha de aplicación de la planilla

En el detalle de cada línea del asiento se indicará el número de planilla que se está registrando.

*** FIN DE LA POLÍTICA ***

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PLANILLAS: Registro del pago quincenal a los

Actividades ResponsableEntrega planilla con el detalle del pago a realizar a cada

Recursos Emite del sistema de planillas el reporte “REPPLANI” y

e todos los colaboradores estén asignados al la (centro de Costo) correcta, en caso de que se

encuentre algún error solicita a Recursos Humanos la de forma inmediata, antes de el siguiente

Contador a cargoGenera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número correspondiente. VER ANEXO 12 Contador a cargoGenera los reportes indicados en las políticas para

el asiento Contador a cargoImprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable para revisión Contador a cargoRevisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su nombre y puesto. Encargado Contable.Archiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado Contable.

POL/PRO-CON02

de Contabilidad a más

La Unidad de Contabilidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado,

forma de cada registro realizado en el asiento, con el fin de que este sea comprensible, y debe contar con al menos con los siguientes documentos de respaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada

a misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte emitido del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema

n el fin de verificar que

El número de asiento será siempre el año (xxxx) el mes (xx) y la fecha de aplicación de la planilla

está registrando.

Registro del pago quincenal a los

Responsable

Recursos Humanos

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable. Encargado Contable.

3

B) Registro del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios:a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad


1. El registro se hará mensualmente, tanto en el Colegio Subsidios.

2. El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según lo establece el acuerdo 42 de la sesión ordinaria 13 del 09/02/2006.

3. Los documentos de respaldo del registro deben sPatrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar al Fondo de Mutualidad, referencia del acuerdo 42 de la sesión 013Financiero del FMS del mes ant

4. En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos administrativos que se están registrando.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Registro del Cobro por Administración al FondoMutualidad y Subsidios.

No. 1 Fotocopia el Estado Financiero del FMS del mes anterior.

2 Realiza por escrito el cálculo del 0.031% del total del patrimonio del Fondo de Mutualidad y Subsidios

3 Confecciona y firma indicando el nombre y puesto, la factura con la descripción y el monto correspondiente

4

Confecciona el registro en el sistema contable, creando la cuenta por cobrar al Fondo de Mutualidad y el ingreso en el caso del Colegio, y en el caso del registro en el Fondo de Mutualidad crea el gasto correspondiente contra la cuenta por pagar, indicandomes que se está registrando. 14 FMS

5

Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de revisión.

6 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto


POL/PRO

del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios:a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad

El registro se hará mensualmente, tanto en el Colegio como para el Fondo de Mutualidad y

El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según lo establece el acuerdo 42 de la sesión ordinaria 13 del 09/02/2006. Los documentos de respaldo del registro deben ser: cálculo del porcentaje del total del Patrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar al Fondo de Mutualidad, referencia del acuerdo 42 de la sesión 013-2006, copia del Estado Financiero del FMS del mes anterior al que se está registrando. En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos administrativos que se están registrando.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Registro del Cobro por Administración al Fondo

Actividades ResponsableFotocopia el Estado Financiero del FMS del mes anterior. Contador a cargoRealiza por escrito el cálculo del 0.031% del total del patrimonio del Fondo de Mutualidad y Subsidios Contador a Confecciona y firma indicando el nombre y puesto, la factura con la descripción y el monto correspondiente Contador a cargoConfecciona el registro en el sistema contable, creando la cuenta por cobrar al Fondo de Mutualidad y el ingreso en el caso del Colegio, y en el caso del registro en el Fondo de Mutualidad crea el gasto correspondiente contra la cuenta por pagar, indicando en el detalle el concepto y mes que se está registrando. VER ANEXO 13 Colegio y

Contador a cargoAdjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para

Contador a cargoRevisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto Encargado ContableArchiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado Contable.

POL/PRO-CON02

del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios: Corresponde a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad

como para el Fondo de Mutualidad y

El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según

er: cálculo del porcentaje del total del Patrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar

2006, copia del Estado

En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Registro del Cobro por Administración al Fondo de

Responsable Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable Encargado Contable.

4

C) Registro de activos y depreciación mensual y Liquidación de activos. POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. El método de depreciación de los activos será el de línea recta, y se calculará de la siguiente forma:

Para el primer mes de depreciación, el activo se depreciará la fecha de ingreso del mismo, para este caso el cálculo es el siguiente:

Valor Histórico del Activo ___________________________________ X (30** Primer mes

Días de Vida Útil (Años de vida Util x 360*)

*Cantidad de días del año comercial.** Cantidad de días del mes calendario

Para los demás meses de vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la siguiente forma:

Valor Histórico del Activo ___________________________________ = Depreciación Mensual del activo. Meses de Vida Útil (Años de vida Util x12*)

• Cantidad de meses en un año. Para el último mes de depreciación del Valor Histórico del Activo ___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes


*Cantidad de días del año comercial.** Cantidad de días del mes calendario

Ejemplo con números: Activo: Futbolin Fecha de compra: 03/09/2010 Vida útil: 5 años Valor Histórico: ¢172.833,34 Cálculo para el Primer mes:

POL/PRO

activos y depreciación mensual y Liquidación de activos.

El método de depreciación de los activos será el de línea recta, y se calculará de la siguiente

Para el primer mes de depreciación, el activo se depreciará la cantidad de días a partir de la fecha de ingreso del mismo, para este caso el cálculo es el siguiente:

___________________________________ X (30** - Día del ingreso del activo) =


*Cantidad de días del año comercial. ** Cantidad de días del mes calendario

Para los demás meses de vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la

Valor Histórico del Activo ___________________________________ = Depreciación Mensual del activo.

Meses de Vida Útil (Años de vida Util x12*)

Cantidad de meses en un año.

Para el último mes de depreciación del activo:

___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes


*Cantidad de días del año comercial. s calendario

POL/PRO-CON02

El método de depreciación de los activos será el de línea recta, y se calculará de la siguiente

cantidad de días a partir de la

Día del ingreso del activo) = Depreciación del

Para los demás meses de vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la

___________________________________ = Depreciación Mensual del activo.

___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes – 30**) =

5

¢172.833,34 __________________ x ( 27 ( 3 1800 días (5x360) Depreciación para el resto de los meses: ¢172.833,34 ___________________ = ¢2880.56 para la depreciación mensual. 60 (5 x12) Depreciación para el último mes: ¢172.833,34 __________________ x ( 3 ( 27 1800 s (5x360)

2. La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo no se encuentra en esta lista o no existe uno similar, se procederá a consultarproveedor del activo o al ingeniero a cargo de la obrapara respaldo de la vida útil asignada

3. El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos activos.4. En caso de que el pago para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya

ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa, debe ser registrado como activo.

5. El registro de la depreciación de los activos se realizará en fo6. Previo a realizar el registro de depreciación

el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de contabilidad y con la información completa.

7. El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de uso general, serán cargados a “Generales del Colegio”.

8. En el registro de la depreciación acumulada se indicara en el detalle “depreciacen el gasto “ gasto por depreciación”

9. Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema contable, sus saldos deben ser iguales.

10. Los documentos de respaldo del asiento deContabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre la Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada.

11. Al registro de venta de activos se adjuntaráinstitución o persona solicitando la venta del activo, acuerdo de Junta Directiva, reporte del

POL/PRO

__________________ x ( 27 ( 3 – 30) = ¢ 2.592.50 Para la depreciación del Primer mes.

Depreciación para el resto de los meses:

___________________ = ¢2880.56 para la depreciación mensual.

Depreciación para el último mes:

( 27 – 30) = ¢288.05 Para la depreciación del último mes.

La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo no se encuentra en esta lista o no existe uno similar, se procederá a consultar proveedor del activo o al ingeniero a cargo de la obra quien deberá dar su criterio por escrito para respaldo de la vida útil asignada. El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos activos.

para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa, debe ser registrado como activo. El registro de la depreciación de los activos se realizará en forma mensual. Al último día del mes.Previo a realizar el registro de depreciación todos los activos que hayan ingresado al Colegio en el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de

información completa. El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de uso general, serán cargados a “Generales del Colegio”. En el registro de la depreciación acumulada se indicara en el detalle “depreciacen el gasto “ gasto por depreciación” Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la

del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema contable, sus saldos deben ser iguales. Los documentos de respaldo del asiento de depreciación serán: reporte de la Unidad de Contabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre la

ertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada. l registro de venta de activos se adjuntarán los siguientes documentos de respaldo: Nota de la

institución o persona solicitando la venta del activo, acuerdo de Junta Directiva, reporte del

POL/PRO-CON02

Primer mes.

30) = ¢288.05 Para la depreciación del último mes.

La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo no se dicha vida útil al

quien deberá dar su criterio por escrito

El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos activos. para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya

ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa,

rma mensual. Al último día del mes. los activos que hayan ingresado al Colegio en

el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de

El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de

En el registro de la depreciación acumulada se indicara en el detalle “depreciación acumulada” y

Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la

del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema

depreciación serán: reporte de la Unidad de Contabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre la

ertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el

n los siguientes documentos de respaldo: Nota de la institución o persona solicitando la venta del activo, acuerdo de Junta Directiva, reporte del

6

sistema del activo en donde se muestre el valor de compra, depreciación y valor en libros del activo, boleta de traslado permanente debidamente llena.

12. El control de los activos del Colegio se regirá por las políticas

DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:

No.

1

Codifica las solicitudes de cheque por compra de activos, si la factura viene adjunta al pago y no ha sido trasladada anteriormente por el custodio del activo ffactura de compra de activos correspondiente.

2

Registra el activo en el asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción, concepto de renta, modelo, número de serie, número de placa, fecha de activación, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía,casos será azul), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico, vida útil y método de depreciación.

3 Imprime la placa con el número y descripción asignada al activo.

4 Confecciona la boleta de control de compra del activo, adjuntando

5

Plaquea el activo y entrega la boleta de control de compra al custodio del activo o persona que va a entregar el activo al custodio.

6 Firma de recibido conforme del activo en la boleta de control de compra

7 Entrega a la Unidad de Contabilidad la boleta de control de compra con las firmas completas.

8

Archiva la boleta de con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras de activos

09

A final de mes verifica que todos los activos adquiridos, se ingresaran correctamente en el sistema de activos fijos, y coincidan con la información registrada en el sistema de Contabilidad, en caso de que algún activo se registrara en contabilidad pero no hubiere ingresado se reclasifica como activo en tránsito, hasta que este ingrese

10

Genera en el sistema de actdepreciación (El cual se calcula de acuerdo a lo establecido en la política específica 1), indicándole el número de asiento, la fecha (último día del mes), el corte de las depreciaciones se indica el número de mes y año que se estáregistro que se está realizando y se indica el rango de los activos a depreciar.

11 Verifica en el sistema de Contabilidad que el registro de la depreciación sea el adecuado y en

12 Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el

POL/PRO

sistema del activo en donde se muestre el valor de compra, depreciación y valor en libros del de traslado permanente debidamente llena.

El control de los activos del Colegio se regirá por las políticas POL/PRO-CON01.

PROCEDIMIENTO: Registro de activos y depreciación mensual

Actividades las solicitudes de cheque por compra de activos,

si la factura viene adjunta al pago y no ha sido trasladada anteriormente por el custodio del activo fotocopia la factura de compra de activos correspondiente. Registra el activo en el sistema de Activos fijos, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción, concepto de renta, modelo, número de serie, número de placa, fecha de activación, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa (en todos los casos será azul), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico, vida útil y método de depreciación. Imprime la placa con el número y descripción asignada al

Confecciona la boleta de control de compra del activo, adjuntando la factura de compra. VER ANEXO 15. Plaquea el activo y entrega la boleta de control de compra al custodio del activo o persona que va a entregar el activo al custodio. Firma de recibido conforme del activo en la boleta de control de compra Entrega a la Unidad de Contabilidad la boleta de control de compra con las firmas completas. Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras

A final de mes verifica que todos los activos adquiridos, se ingresaran correctamente en el sistema de activos fijos, y

con la información registrada en el sistema de Contabilidad, en caso de que algún activo se registrara en contabilidad pero no hubiere ingresado se reclasifica como activo en tránsito, hasta que este ingrese Genera en el sistema de activos fijos el asiento de depreciación (El cual se calcula de acuerdo a lo establecido en la política específica 1), indicándole el número de asiento, la fecha (último día del mes), el corte de las depreciaciones se indica el número de mes y año que se está registrando, en concepto se indica el tipo de registro que se está realizando y se indica el rango de los activos a depreciar. VER ANEXO 16 Verifica en el sistema de Contabilidad que el registro de la depreciación sea el adecuado y en las cuentas correctas Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el

POL/PRO-CON02

sistema del activo en donde se muestre el valor de compra, depreciación y valor en libros del

Registro de activos y depreciación mensual

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Custodio del activo.

Custodio del Activo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo Contador a cargo

7

espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.


14 Archiva el documento en la caja libre de ácido. DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:

No.

1 Codifica la factura en la cuenta de gasto de equipos y accesorios en la Unidad correspondiente.

2 Fotocopia la factura de la compra del activo menor

3

Recibe la factura del Contador Encargado deregistra el activo en el sistema de Activos fijos para control del mismo, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción en español, concepto de renta aclarando en este espacio que es un “Activo menor”, modelonúmero de placa, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico de ¢1 y valor de rescate de ¢1, esto por ser un activo menor.

4 Imprime la placa con el número y descripción asignada al activo.

5

Confecciona la boleta de control de compra del activo, aclarando en el espacio para observaciones que la compra fue tramitada de caja chica por lo que esta se entrega directamente al interesado y no a la Unidad de Compras, por esto no consta la firma de esa Unidad

6

Plaquea el activo y le solicita al custodio del activo la firma de recibido en donde debe indicar también su nombre y puesto.

7

Firma la boleta de recibido indicando su nombre y puesto y la devuelve inmediatamente al Contador a Cargo.

8

Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras de activos.

POL/PRO

espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para

registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto Archiva el documento en la caja libre de ácido.

PROCEDIMIENTO: Registro de activos menores:

Actividad

Codifica la factura en la cuenta de gasto de equipos y accesorios en la Unidad correspondiente.

Fotocopia la factura de la compra del activo menor Recibe la factura del Contador Encargado de Activos y registra el activo en el sistema de Activos fijos para control del mismo, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción en español, concepto de renta aclarando en este espacio que es un “Activo menor”, modelo, número de serie, número de placa, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico de ¢1 y valor de rescate de ¢1, esto por ser un activo

Imprime la placa con el número y descripción asignada

Confecciona la boleta de control de compra del activo, aclarando en el espacio para observaciones que la compra fue tramitada de caja chica por lo que esta se

a directamente al interesado y no a la Unidad de Compras, por esto no consta la firma de esa Unidad Plaquea el activo y le solicita al custodio del activo la firma de recibido en donde debe indicar también su nombre y puesto. Firma la boleta de recibido indicando su nombre y puesto y la devuelve inmediatamente al Contador a

Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras

POL/PRO-CON02

Encargado Contable Encargado Contable

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Interesado

Contador a cargo

8

DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:

No.

1 Recibe del interesado el reporte por medio de correo electrónico del daño que presenta el activo.

2

Revisa el daño que seguro del daño que presenta el activocon la exclusión del mismo, solicita la autorización ante quien corresponde para el desecho (ante Junta Directiva si el valor en libros es superior al monto autorizadocompras de caja chica y ante el Director Ejecutivo y la Jefatura Financiera si el valor es inferior)

3

En caso de que por la naturaleza del activo no pueda comprobarse el daño que este presenta, solicita al custodio del activo un el daño del activo es irreparable.

4

Revisan la información suministrada respecto al activo, en caso de estar de acuerdo firman la autorización de desecho indicando su nombre y puesto

5

Confecciona el acta de destrucción del activo indicando en esta el número de placa detalle del activo y valor en libros VER ANEXO 17

6 Reúne a Asesor Legal de la Administración y el Jefe Financiero en el lugar donde

7 Destruyen el activo y firman el acta, indicando su nombre y puesto

8

En el detalle del activo en el sistema de activos fijos hace la aclaración entre paréntesis que el activo está liquidado.

9

Busca la boleta de compra del activo e indica en esta que el activo fue liquidado y hace referencia al número de acta con la que se desechó.

10 Genera en el sisdesecho indicando el número de placa en el detalle.

11

Confecciona en el sistema Contable por medio de un registro con un AD1, la exclusión del activo, acreditando la cuenta de valor histórico, acumulada, activo en caso de libros. (En caso de los activos menores no se confecciona ese asiento.

12

Imprime el asiento y firma e en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo según se indica en las políticas y lo traslada al Encargado Contable para revisión

13 Revisa en asiento y lo firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto.

POL/PRO

PROCEDIMIENTO: Liquidación de Activos

Actividad

Recibe del interesado el reporte por medio de correo electrónico del daño que presenta el activo. Revisa el daño que presenta el activo, en caso de estar

del daño que presenta el activo y de acuerdo con la exclusión del mismo, solicita la autorización ante quien corresponde para el desecho (ante Junta Directiva si el valor en libros es superior al monto autorizado para compras de caja chica y ante el Director Ejecutivo y la Jefatura Financiera si el valor es inferior) En caso de que por la naturaleza del activo no pueda comprobarse el daño que este presenta, solicita al custodio del activo un criterio técnico que respalde que el daño del activo es irreparable. Revisan la información suministrada respecto al el activo, en caso de estar de acuerdo firman la autorización de desecho indicando su nombre y puesto

Jefe Financiero/

Confecciona el acta de destrucción del activo indicando en esta el número de placa detalle del activo y valor en

VER ANEXO 17

Reúne a Asesor Legal de la Administración y el Jefe Financiero en el lugar donde se encuentra el activo.

Destruyen el activo y firman el acta, indicando su nombre y puesto

Jefe cargo /

En el detalle del activo en el sistema de activos fijos aclaración entre paréntesis que el activo está

Busca la boleta de compra del activo e indica en esta que el activo fue liquidado y hace referencia al número de acta con la que se desechó.

Genera en el sistema de activos el asiento del activo por desecho indicando el número de placa en el detalle. Confecciona en el sistema Contable por medio de un registro con un AD1, la exclusión del activo, acreditando

de valor histórico, debitando la depreciación y sea debitando el gasto por pérdida en

activo en caso de que el activo aún cuente con valor en En caso de los activos menores no se

confecciona ese asiento.) Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo según se indica en las políticas y lo traslada al Encargado Contable para revisión

Revisa en asiento y lo firma en el espacio de revisado indicando su nombre y puesto.

POL/PRO-CON02

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Jefe Financiero/ Director Ejecutivo

Contador a cargo

Contador a cargo Jefe Financiero/ Contador a cargo /Asesor Legal de la

Administración

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

9

14 Archiva el asiento DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:

No.

1

Si tiene activos buenos en deshuso que no pueden ser utilizados en el Colegio solicita a contabilidad la información del activo (fecha y valor de compra, valor en libros)

2

Confecciona un documentoEjecutiva solicitando la venta del activoinformación donde aclare las razones por las que el activo no puede ser utilizado

3

Analiza si la vendocumentacirazones, en caso de que si proceda la venta presenta a Junta Directiva la solicitud de venta del activo proponiendo el precio

4 Acuerda y autoriza el valor para la venta de activos

5 Comunica el acuerdo de Junta Directiva al custodio, Dirección Ejecutiva y Unidad de Contabilidad.

6

Una vez que cuenta con el en donde se autoriza la venta, cpersona que va a comprar el activo y le solicita el pago en las cajas del Colegio del monto autorizado para la venta del activo

7

Solicita a la permanente y la llena los espacios que solicita dicha boleta.

8

Se presenta a las instalaciones del Colegio en cajas y cancela el monto en el que se autorizó la venta del activo.

9

Confecciona el recibo por concepto de venta de activo y le adjunta la solicitud de la institución o persona de la venta del activo, el reporte del sistema de activos fijos del activo en donde se detallade compra, depreciación acumulada y valor en libros, acuerdo de Junta Directiva.donde se encuentra este recibo al auxiliar de Tesorería para revisión

10

Entrega el activo contra el recibo de pago, y le solicita la firma de recibido a la persona que la boleta de traslado permanentecompletada según procedimiento 7.

POL/PRO

asiento en la caja libre de ácido.

PROCEDIMIENTO: Venta de Activos

Actividad

Si tiene activos buenos en deshuso que no pueden ser utilizados en el Colegio solicita a contabilidad la información del activo (fecha y valor de compra, valor

Confecciona un documento dirigido a la Dirección Ejecutiva solicitando la venta del activo con la

solicitada en el procedimiento anterior y en donde aclare las razones por las que el activo no puede ser utilizado en el Colegio. Analiza si la venta procede, si no procede devuelve la documentación al custodio del activo indicándole las razones, en caso de que si proceda la venta presenta a Junta Directiva la solicitud de venta del activo proponiendo el precio simbólico en el que se venderá.

Acuerda y autoriza el valor para la venta de activos

omunica el acuerdo de Junta Directiva al custodio, Dirección Ejecutiva y Unidad de Contabilidad. Secretaria de Junta DirectivaUna vez que cuenta con el acuerdo de Junta Directiva en donde se autoriza la venta, contacta a la institución o persona que va a comprar el activo y le solicita el pago en las cajas del Colegio del monto autorizado para la venta del activo Solicita a la Unidad de Contabilidad la boleta de traslado permanente y la llena los espacios que solicita dicha

Se presenta a las instalaciones del Colegio en cajas y cancela el monto en el que se autorizó la venta del

Confecciona el recibo por concepto de venta de activo y le adjunta la solicitud de la institución o persona de la venta del activo, el reporte del sistema de activos fijos del activo en donde se detalla el valor histórico, fecha de compra, depreciación acumulada y valor en libros, acuerdo de Junta Directiva. Traslada el ingreso en donde se encuentra este recibo al auxiliar de Tesorería para revisión. Entrega el activo contra el recibo de pago, y le solicita la firma de recibido a la persona que retira el activo en la boleta de traslado permanente previamente completada según procedimiento 7.

POL/PRO-CON02

Encargado Contable

Responsable

Custodio del Activo

Custodio del Activo

Director Ejecutivo

Junta Directiva

Secretaria de Junta Directiva

Custodio del activo

Custodio del activo

Interesado

Cajero

Custodio del activo

10

11

Entrega al Contador a cargo de los traslado permanente con todas las firmas correspondientes, anotando en la boleta el número de recibo de pago con el que se pagó la venta del activo.

12

Registra la boleta de traslado permanente en el sistema en el activo que corresponde y archiva la boleta en el consecutivo correspondiente con las demás boletas de traslado permanente

13 Revisa que el ingreso cuente con todos los documentos de respaldo necesarios y lo traslada al contador a cargo

14

Recibe el ingreso y codifica el recibo por concepto de la venta del activo de la siguiente forma: debitando la cuenta de cierre de caja por el monto en efectivo recibido, acreditando la cuenta de valor histórico, debitando la deprel gasto por pérdida en activo en caso de pérdida o acreditando la cuenta de Utilidad en venta de activos. En caso de que sea un activo menor, todo el monto cancelado se acreditaría como Utilidad en Venta de Activos y apermanente que le fue entregada en el punto 6 de este procedimiento.

15

Liquida en el sistema de activos el activo que se vendió anotando que corresponde a una venta y aclarando en el detalle que el a

16

Imprime el registro del recibo y lo firma en el espacio de confeccionado por, indicando su nombre y puesto, lo traslada al Encargado de la Unidad para revisión

17 Revisa el registro y lo firma en por indicando su nombre y puesto.

18 Archiva el documento en la caja libre de ácido. D) Registro de gastos prepagados POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Todo gasto pagado por adelantado se registrará detalle el tipo gasto y el plazo que cubre.

2. Cuándo se registre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos prepagados, adjuntando copia del recibo, del pago realizado como respaldo.

3. El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de factura, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo ede las seguros se debe indicar el número de póliza.

4. Los gastos pagados por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento contable indicando en el detalle el mes correspondiente.

POL/PRO

Entrega al Contador a cargo de los activos la boleta de traslado permanente con todas las firmas correspondientes, anotando en la boleta el número de recibo de pago con el que se pagó la venta del activo. Registra la boleta de traslado permanente en el sistema

activo que corresponde y archiva la boleta en el consecutivo correspondiente con las demás boletas de traslado permanente

Revisa que el ingreso cuente con todos los documentos de respaldo necesarios y lo traslada al contador a cargo Recibe el ingreso y codifica el recibo por concepto de la venta del activo de la siguiente forma: debitando la cuenta de cierre de caja por el monto en efectivo recibido, acreditando la cuenta de valor histórico, debitando la depreciación acumulada, ya sea debitando el gasto por pérdida en activo en caso de pérdida o acreditando la cuenta de Utilidad en venta de activos. En caso de que sea un activo menor, todo el monto cancelado se acreditaría como Utilidad en Venta de Activos y adjunta copia de la boleta de traslado permanente que le fue entregada en el punto 6 de este procedimiento. Liquida en el sistema de activos el activo que se vendió anotando que corresponde a una venta y aclarando en el detalle que el activo fue liquidado. Imprime el registro del recibo y lo firma en el espacio de confeccionado por, indicando su nombre y puesto, lo traslada al Encargado de la Unidad para revisión

Revisa el registro y lo firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto.

Archiva el documento en la caja libre de ácido.

) Registro de gastos prepagados

Todo gasto pagado por adelantado se registrará como un gasto prepagado, indicando en el detalle el tipo gasto y el plazo que cubre. Cuándo se registre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos prepagados, adjuntando copia del recibo, del pago realizado como respaldo. El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de factura, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura, en caso de las seguros se debe indicar el número de póliza. Los gastos pagados por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento contable indicando en el detalle el mes correspondiente.

POL/PRO-CON02

Custodio del Activo

Contador a cargo

Auxiliar de Tesorería

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

Encargado Contable

como un gasto prepagado, indicando en el

Cuándo se registre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos

El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de factura, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como

l periodo de cobertura, en caso

Los gastos pagados por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento

11

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIE

E) Registro de Inversiones POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser trasladados por la Encargadainversión, liquidación o retiro.

2. Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una vez realizada la inversión se debe hacer el registro correspon

3. Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el último día del mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de la Unidad Contable y revisados por el Jefe Financiero

4. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, que contenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los intereses ganados por mes, con el fin de mantener un control adecuado sobColegio y Fondo de Mutualidad.

5. Los intereses ganados y comisiones cobradas deberán ser revisados por la Encargada de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.

No.

1

Codifica la solicitud de pago del gasto por adelantado como un gasto prepagado según corresponda en seguros, suscripciones y otras, según corresponda.

2

Fotocopia la factura del gasto pagado por adelantado y se la entrega al contador a cargo para que la incluya en el auxiliar

3

Incluye dentro del auxiliar el gasto prepagado y adjunta el recibo o factura, con la siguiente información: número de póliza u otro, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura.

4

Confecciona cada mes debitando el gasto y acreditando el gasto prepagado correspondiente, indicando en el detalle el mes que se está amortizando.

5

Imprime el asiento contable, lo firma y adjunta los siguientes documentos de respaldo: movimiento de las cuentas de gastos prepagadosprepagado y lo traslada al Encargado Contable para revisión.


7

Anota en el auxiliar el número de asiento con el que se registró la amortización de la cuenta para elcorrespondiente


POL/PRO

EDIMIENTO: Registro de gastos prepagados

Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a más tardar el día hábil posterior a realizada la inversión, liquidación o retiro. Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una vez realizada la inversión se debe hacer el registro correspondiente. Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el último día del mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de la Unidad Contable y revisados por el Jefe Financiero

nidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, que contenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los intereses ganados por mes, con el fin de mantener un control adecuado sobre las inversiones del Colegio y Fondo de Mutualidad. Los intereses ganados y comisiones cobradas deberán ser revisados por la Encargada de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.

Actividades ResponsableCodifica la solicitud de pago del gasto por adelantado como un gasto prepagado según corresponda en seguros, suscripciones y otras, según corresponda. Contador a cargo

factura del gasto pagado por adelantado y se la entrega al contador a cargo para que la incluya en el

Contador a cargoIncluye dentro del auxiliar el gasto prepagado y adjunta el recibo o factura, con la siguiente información: Nombre, número de póliza u otro, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura. VER ANEXO 18. Contador a cargo

cada mes el asiento contable en el sistema, debitando el gasto y acreditando el gasto prepagado correspondiente, indicando en el detalle el mes que se

Contador a cargoImprime el asiento contable, lo firma y adjunta los siguientes documentos de respaldo: movimiento de las cuentas de gastos prepagados y auxiliar de gastos prepagado y lo traslada al Encargado Contable para

Contador a cargoRevisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado

el nombre y el puesto Encargado ContableAnota en el auxiliar el número de asiento con el que se registró la amortización de la cuenta para el mes

Contador a cargoArchiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado Contable

POL/PRO-CON02

Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser de Tesorería a más tardar el día hábil posterior a realizada la

Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una

Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el último día del mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de

nidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, que contenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los

re las inversiones del

Los intereses ganados y comisiones cobradas deberán ser revisados por la Encargada de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

Contador a cargo Encargado Contable

12

6. Los movimientos por inversidocumentos a el asiento de Registro:

a) Para cheques de inversiones:

1. Los cheques deben de tener como respaldo:se autoriza la inversión, referencia al núestudio de mercado.

b) Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:

1. Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada.

2. Respaldo de cada uno de los considerándoos indicados.3. Estudio de mercado realizado por escrito.4. En caso de CDP materializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses.5. En el caso de los CDP desmaterializados se debe de adjuntar

inversión realizada. 6. Recálculo de los intereses que ganará la inversión realizado por el Jefe

c) Para registro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una

inversión:

1. Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Ainversiones en donde se autoriza la transacción registrada.

2. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó.

3. En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin de verificar que lo liquidado corresponde al monto correcto.

4. En el caso de los CDP desmaterializados se debe adjuntar eque se está liquidando.

5. Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la inversión liquidada.

6. En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que realice una reinversión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin de verificar que el monto liquidado sea correcto.

d) Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las

cuentas SAFI:

1. Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada.

2. Considerandos presentadoscorrespondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó.

3. Solicitud de transacción vía fax (formulario establecido y facilitadonde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas correspondientes.

POL/PRO

Los movimientos por inversiones según la transacción que sea se debe de adjuntar los siguientes documentos a el asiento de Registro:

Para cheques de inversiones:

Los cheques deben de tener como respaldo: carta firmada por el tesorero del Colegio en donde referencia al número de acuerdo y acta y donde se encuentra el mismo

Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:

Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el el asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de

inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Respaldo de cada uno de los considerándoos indicados.

realizado por escrito. erializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses.

En el caso de los CDP desmaterializados se debe de adjuntar copia el comprobante de la

Recálculo de los intereses que ganará la inversión realizado por el Jefe Financiero.

Para registro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una

Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó. En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin de verificar que lo liquidado corresponde al monto correcto. En el caso de los CDP desmaterializados se debe adjuntar el comprobante de depósito a plazo

Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la

En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que realice una reinversión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin de verificar que el monto liquidado sea correcto.

Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las cuentas SAFI:

a comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó. Solicitud de transacción vía fax (formulario establecido y facilitado por el Banco Nacional en donde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas

POL/PRO-CON02

ones según la transacción que sea se debe de adjuntar los siguientes

carta firmada por el tesorero del Colegio en donde se encuentra el mismo y

Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:

Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el el asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de

erializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses. el comprobante de la

Financiero.

Para registro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una

Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el cta de la Comisión de

Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de

En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin

l comprobante de depósito a plazo

Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la

En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que se realice una reinversión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin

Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las

a comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de

a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de

do por el Banco Nacional en donde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas

13

4. Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto correspondiente.

5. Movimiento de cuenta de la

e) Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:

1. Auxiliar de Inversiones 2. Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al

de la inversión. En caso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en donde no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar respaldo por escrito de la forma en que se pagarán los intere

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No.

1 Recibe de la Encargada de Tesorería la documentación sobre el movimiento en las inversiones que se realizaron

2

Incluye en el auxiliar de inversiones, la información facilitada, incluyendo como mínimo los siguientes datos de la inversión en el caso de los CDP institución, número de CDP, plazo, valor del cupón, tasa de interés, fórmula del cálculo de los intereses po

3

Calcula los intereses a registrar por la inversión durante cada uno de los meses hasta el vencimiento de la inversión.

4 Incluye en el auxiliar el dato calculado en el punto 3 de este procedimiento.

5

Al cuarto día hábil siguiente una vez concluido el mestraslada el auxiliar de inversiones actualizado al Jefe Financiero para su respectiva revisión.

6

Revisa que los cálculos e información detallada en el auxiliar sea la “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y días hábiles después de que el Encargado contable se los entregara los

7

Registra en el sistema contable el movimiento de la inversión, en el caso de las inversiones y liquidaciones de inversión indica en el detalle del registro el número de operación según corresponda, en el caso del registro de los intereses por cobrar en la el número de operación y en la cuenta de ingresos por concepto de inversiones, se indicará el mes al que corresponde el ingreso safis, en el detalle se indica si es una inversión o un retiro, y paindicará el mes que se está registrando.

8

Imprime el asiento, lo firma indicando su nombre y puesto y adjunta los documentos de respaldo y la traslada al jefe financiero.

9

Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y la traslada a la encargada contable.

POL/PRO

Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto

Movimiento de cuenta de la cuenta bancaria de donde se tomó o depositó el dinero.

Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:

Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al de la inversión. En caso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en

no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar respaldo por escrito de la forma en que se pagarán los intereses y con qué periodicidad.

EDIMIENTO: Registro de Inversiones

Actividades Recibe de la Encargada de Tesorería la documentación sobre el movimiento en las inversiones que se realizaron Incluye en el auxiliar de inversiones, la información facilitada, incluyendo como mínimo los siguientes datos de la inversión en el caso de los CDP institución, número de CDP, plazo, valor del cupón, tasa de interés, fórmula del cálculo de los intereses por cobrar. VER ANEXO 09 Calcula los intereses a registrar por la inversión durante cada uno de los meses hasta el vencimiento de la

Incluye en el auxiliar el dato calculado en el punto 3 de procedimiento. VER ANEXO 09

l cuarto día hábil siguiente una vez concluido el mes traslada el auxiliar de inversiones actualizado al Jefe Financiero para su respectiva revisión. Revisa que los cálculos e información detallada en el auxiliar sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y tres días hábiles después de que el Encargado contable se los

los devuelve a el Encargado Contable. Registra en el sistema contable el movimiento de la inversión, en el caso de las inversiones y liquidaciones de inversión indica en el detalle del registro el número de operación según corresponda, en el caso del registro de los intereses por cobrar en la cuenta por cobrar se indica el número de operación y en la cuenta de ingresos por concepto de inversiones, se indicará el mes al que corresponde el ingreso VER ANEXO 10. En el caso de los safis, en el detalle se indica si es una inversión o un retiro, y para el registro de los intereses ganados se indicará el mes que se está registrando. VER ANEXO11 Imprime el asiento, lo firma indicando su nombre y puesto y adjunta los documentos de respaldo y la traslada al jefe financiero. Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y la traslada a la encargada contable.

POL/PRO-CON02

Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto

cuenta bancaria de donde se tomó o depositó el dinero.

Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:

Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al vencimiento de la inversión. En caso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en

no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar periodicidad.

Responsable

Encargada Contable

Encargada Contable

Encargada Contable

Encargada Contable

Encargada Contable

Jefe Financiero

Encargada Contable

Encargada Contable

Jefe Financiero

14

10 Archiva el documento en las cajas libres de ácido F) Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del Colegio y FMS POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta información será extraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.

2. En el detalle del registro se debe indicar si es una comisión o si son i3. La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean

razonables, en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de Tesorería, para que gestione lo que corresponda

4. El respaldo del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de Cuenta de la bancaria correspondiente.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:de las cuentas corrientes del Colegio y FMS

No.

1

Recibe del Jefe Financiero vía correo electrónico los Estados de Cuenta de todas las cuentas bancarias con las que tiene el Colegio

2

Registra a final de mes las comisiones bancarias e intereses ganados en el sistema de contabilidad, verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que sean congruentes con lo pactado con la entidad indicando en el detalle si correscomisión o a intereses y además el mes correspondiente que se está registrando.

3

Imprime el estado de cuenta y lo adjunta al registro contable, en el caso del cobro de la transportadora de valores debe adjuntar la banco, junto conColegio y control de lode dinero que se hicieron con la transporel fin de verificar que la comisión cobrada sea la

4 Traslada el registro contable con las firmas y documentos de respaldo para revisión.

5

Revisa el registro verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que son congruentes con lo pactado con la entidad, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y puesto.

6 Archiva el documento en las cajas libres de ácido G) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

POL/PRO

Archiva el documento en las cajas libres de ácido

Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del

Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta información será extraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.En el detalle del registro se debe indicar si es una comisión o si son intereses ganados.La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean razonables, en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de Tesorería, para que gestione lo que corresponda

o del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de Cuenta de la bancaria correspondiente.

EDIMIENTO: Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del Colegio y FMS

Actividades ResponsableRecibe del Jefe Financiero vía correo electrónico los Estados de Cuenta de todas las cuentas bancarias con las que tiene el Colegio Contador a cargoRegistra a final de mes las comisiones bancarias e intereses ganados en el sistema de contabilidad, verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que sean congruentes con lo pactado con la entidad indicando en el detalle si corresponde a comisión o a intereses y además el mes correspondiente que se está registrando. VER ANEXO 8 Contador a cargoImprime el estado de cuenta y lo adjunta al registro contable, en el caso del cobro de la transportadora de valores debe adjuntar la nota de débito enviada por el banco, junto con la carta de autorización por parte del Colegio y control de los cajeros de la cantidad de envíos

que se hicieron con la transportadora, esto con el fin de verificar que la comisión cobrada sea la correcta. Contador a cargoTraslada el registro contable con las firmas y documentos de respaldo para revisión. Contador a cargoRevisa el registro verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que son congruentes con

ado con la entidad, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y puesto. Encargado de ContabilidadArchiva el documento en las cajas libres de ácido Encargado

G) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación

POL/PRO-CON02

Encargada Contable

Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del

Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta información será extraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.

ntereses ganados. La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean razonables, en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de

o del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de

Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado de Contabilidad Encargado Contable

G) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación

15

1. La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se registrarán como una cuenta por pagar al Colegiado cuál se registrará el ingreso por cuota corriente.

2. La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo dmisma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada dlas medidas correctivas necesarias.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:de cuotas de Incorporación.

No.

1

El primer día hábil del mes emite un de los AF (cobros generados por concepto de afiliación)que existen en la cuenta 4la cuenta 3mes.

2

Por medio de un registro contable en el contabilidad, uno para el Colegio y otro para el Fondo de Mutualidad y Subsidios, reversa el total que muestra los reportes indicados en el punto anterior, reversando los ingresos en el Colegio y la cuenta de Capital en el Fondo contra una cuentincorporación.

3 Indica en el detalle del registro “reclasificación de AF y el mes correspondiente”

4

Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 1.

5 Traslada el asiento con los documentos de respaldo para revisión al Jefe Financiero

6

Revisa el asiento y lopor” indicando el nombre y el puesto y lo traslada a la Encargada Contable.

7 Archiva el documento en las cajas libres de ácido

8 Imprime un reporte del Sistema de Colegiados, los juramentados durante el mes a registrar.

9

Revisa que cada colegiado del reporte de juramentados cancelara el total por concepto de incorporación y revisa que la fecha del AF sea igual a la Fecha de ingreso de la persona en el sistema

10 Anota en el reporte emitido del sistema la fecha del y el monto del AF

11

En caso de alguna inconsistencia en la revisión del reporte, informa por medio de correo electrónico a Jefatura Administrativa, Encargado de la Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo y Encargado de la Unidad de Cobrosmedidas correspondientes.

POL/PRO

La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se registrarán como una cuenta por pagar al Colegiado hasta que este se juramente, momento en el cuál se registrará el ingreso por cuota corriente. La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo dmisma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo para que tome las medidas correctivas necesarias.

EDIMIENTO: Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto

Actividades El primer día hábil del mes emite un reporte del sistema

(cobros generados por concepto de afiliación) que existen en la cuenta 4-1-01-000-00 del Colegio y de

cuenta 3-3-01-001-00 del Fondo de Mutualidad del

Por medio de un registro contable en el sistema de contabilidad, uno para el Colegio y otro para el Fondo de Mutualidad y Subsidios, reversa el total que muestra los reportes indicados en el punto anterior, reversando los ingresos en el Colegio y la cuenta de Capital en el Fondo contra una cuenta por pagar por concepto de cuotas de incorporación. Ver anexo 1 y 2 Indica en el detalle del registro “reclasificación de AF y el mes correspondiente” Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y

adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 1. Traslada el asiento con los documentos de respaldo para revisión al Jefe Financiero Revisa el asiento y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada a la Encargada Contable. Archiva el documento en las cajas libres de ácido Imprime un reporte del Sistema de Colegiados, los juramentados durante el mes a registrar. Revisa que cada colegiado del reporte de juramentados cancelara el total por concepto de incorporación y revisa que la fecha del AF sea igual a la Fecha de ingreso de la persona en el sistema Anota en el reporte emitido del sistema la fecha del y el monto del AF En caso de alguna inconsistencia en la revisión del reporte, informa por medio de correo electrónico a Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo y Encargado de la Unidad de Cobros para que se tomen las medidas correspondientes.

POL/PRO-CON02

La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se hasta que este se juramente, momento en el

La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo de Afiliación sea la misma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa,

e la Unidad de Archivo para que tome

Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto

Responsable

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Jefe Financiero Encargado Contable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

16

12

De acuerdo a la cantidad de Juramentados y monto cancelado por cada uno realiza el registrsistema de Contable, registrando el ingreso y cancelando la cuenta por pagar creada, según se detalla en el punto 2 de este procedimiento. 20 FMS

13

Imprime el registro y lo firma indicando su puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 9 al 11.

14 Traslada para revisión el registro contable a la Encargada de Contable

15 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo archiva.

16 Archiva el documento en las cajas libres de ácido H) Registro de Ingresos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. La Unidad de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del último ingreso del mes, deberá ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil sigu

2. Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de los recibos que corresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de cajelaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión del ingreso del contador a cargo.

3. Cada ingreso debe de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día.4. En el caso de los recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o

movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el pago.


No. 1 Recibe de la Unidad de Tesorería el Ingreso

2

Revisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, tarjetas de y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso

3

Revisa en el sistema de Contabilidad que el cierre de caja que indican sea el correcto y corresponda al total de los recibos confeccionados en el día, así como que la comisión por pagos recibidos de tarjetas y la retención a las tarjetas que se registran en el cierre de caja esté por

POL/PRO

De acuerdo a la cantidad de Juramentados y monto cancelado por cada uno realiza el registro contable en el sistema de Contable, registrando el ingreso y cancelando la cuenta por pagar creada, según se detalla en el punto 2 de este procedimiento. VER ANEXO 19 FMS y ANEXO

Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 9 al 11. Traslada para revisión el registro contable a la Encargada de Contable

registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo archiva. Archiva el documento en las cajas libres de ácido

de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del último ingreso del mes, deberá ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente. Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de los recibos que corresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de cajelaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión del ingreso del contador a cargo. Cada ingreso debe de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día.

s recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el

EDIMIENTO: Registro de Ingresos Sede Alajuela y Sede San José

Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Tesorería el Ingreso Contador a cargoRevisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, tarjetas de débito y crédito y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso Contador a cargoRevisa en el sistema de Contabilidad que el cierre de caja

sea el correcto y corresponda al total de los recibos confeccionados en el día, así como que la comisión por pagos recibidos de tarjetas y la retención a las tarjetas que se registran en el cierre de caja esté por Contador a cargo

POL/PRO-CON02

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable Encargado Contable

de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del último ingreso del

Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de los recibos que corresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de caja, firma de quién elaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión

Cada ingreso debe de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día. s recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o

movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el

Registro de Ingresos Sede Alajuela y Sede San José

Responsable Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

17

los montos correctos. Según lo estipuladocaso de las comisiones por tarjetas, y según lo establecido por el Ministerio de Hacienda de Forma Semestral por la retención del Impuesto de Ventas a los pagos con tarjetas.

4

En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que perteneccuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) ANEXO 3 y 4

5

Imprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado en el resumen dindicando el nombre y puesto.

6

En el cierre de caja (CCA) se registra la cuenta por cobrar al banco por concepto de los pagos realizados por tarjetas de débito o crédito contra depósitos en el espacio de referencia al cierre de caja que corresponde. Imprime el cierre de caja y lo firma en el espacio de hecho por, indicando su nombre y puesto.VER ANEXO 6

7

Registra en el sistema de Contabilidad el dsigla DP1 seguido por el número de colilla con el que se envío a depositar, debitando la cuenta de bancos por el total de efectivo recaudado durante el día y en la cuenta bancaria depositada, el DP1 debe tener la fecha del día en que ingresó el dinero a la cuenta bancaria. ANEXO 7

8

Archiva junto con la documentación trasladada por Tesorería con las firmas correspondientes, el listado de transferencias, el cierre de caja y el depósito, y lo traslada al Encargado Contable para revisión

9

Revisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo para que lo archive.

POL/PRO

los montos correctos. Según lo estipulado por el BN en el caso de las comisiones por tarjetas, y según lo establecido por el Ministerio de Hacienda de Forma Semestral por la retención del Impuesto de Ventas a los pagos con tarjetas. En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de la cuenta bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que pertenece, aumentando la cuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) VER

Contador a cImprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado en el resumen del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto. VER ANEXO 5 Contador a cargoEn el cierre de caja (CCA) se registra la cuenta por cobrar al banco por concepto de los pagos realizados por tarjetas de débito o crédito contra depósitos en tránsito, indicando en el espacio de referencia al cierre de caja que corresponde. Imprime el cierre de caja y lo firma en el espacio de hecho por, indicando su nombre y puesto.

Contador a cargoRegistra en el sistema de Contabilidad el depósito con las sigla DP1 seguido por el número de colilla con el que se envío a depositar, debitando la cuenta de bancos por el total de efectivo recaudado durante el día y en la cuenta bancaria depositada, el DP1 debe tener la fecha del día

ó el dinero a la cuenta bancaria. VER Contador a cargo

Archiva junto con la documentación trasladada por Tesorería con las firmas correspondientes, el listado de transferencias, el cierre de caja y el depósito, y lo traslada

Contable para revisión Contador a cargoRevisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo para que lo archive. Encargado Contable

POL/PRO-CON02

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

18


No.

1 Recibe de la Unidad de Tesorería el ingreso ya revisado por el Auxiliar de Tesorería

2

Revisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso

3 Imprime del sistema el reporte de los recibos que componen el ingreso

4

Verifica que el resumen diario de pagos con tarjetas que se detalla en el ingreso tenga las fechas y los montos por concepto de cuenta por cobrar, comisión y retención del impuesto de venta correctos.

5

Por medio de la sigla ADR en el sistema, incluye una línea por cada cierre diario del datáfono usando al debe la cuenta 1-1-05-004cierre del datáfono y la regional correspondiente y coloca el monto por cobrar por conceptLuego en la cuenta 5total de días que abarca el monto por comisión y coloca al debe el monto correspondiente, posteriormente en la cuenta 1-1-05-004días que abarca el monto por retención del impuesto de ventas y coloca al debe el monto correspondiente. Y por último en la cuenta 1fechas de la cantidad de días que cubre el ingreso, al haber coloca el monto total por conccobrado en el ingreso. Imprime y firma el asiento indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.

6

En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que perteneccuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) ANEXO 3 y 4

7

Imprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado

POL/PRO

EDIMIENTO: Registro de Ingresos Plataformas Regionales.

Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Tesorería el ingreso ya revisado por el Auxiliar de Tesorería Contador a CargoRevisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, tarjetas de débito y crédito y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso Contador a CargoImprime del sistema el reporte de los recibos que

el ingreso Contador a CargoVerifica que el resumen diario de pagos con tarjetas que se detalla en el ingreso tenga las fechas y los montos por concepto de cuenta por cobrar, comisión y retención del impuesto de venta correctos. Contador a Cargo

medio de la sigla ADR en el sistema, incluye una línea por cada cierre diario del datáfono usando al debe la

004-10, en el detalle coloca la fecha del cierre del datáfono y la regional correspondiente y coloca el monto por cobrar por concepto de tarjetas de ese día. Luego en la cuenta 5-3-01-003-00 en el detalle indica el total de días que abarca el monto por comisión y coloca al debe el monto correspondiente, posteriormente en la

004-08 00 en el detalle indica el total de que abarca el monto por retención del impuesto de

ventas y coloca al debe el monto correspondiente. Y por último en la cuenta 1-1-01-001-97 en el detalle indica las fechas de la cantidad de días que cubre el ingreso, al haber coloca el monto total por concepto de tarjetas cobrado en el ingreso. Imprime y firma el asiento indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso. Contador a CargoEn caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de la cuenta bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que pertenece, aumentando la cuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) VER

Contador a CaImprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado Contador a Cargo

POL/PRO-CON02

Registro de Ingresos Plataformas Regionales.

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

19

en el resumen del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.VER ANEXO 5

8

Traslada a la Encargada Contable para revisión el ingreso con todos los documentos de respaldo correspondientes (detalle de recibos

9

Revisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias,de “revisado por” indicando el nombre y el puesto. Y lo devuelve al Contador a Cargo para el archivo del mismo.

I) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por de débito o crédito


1. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de las cuentas por cobrar al banco por los

pagos realizados con tarjeta de débito o crédito.2. La unidad de contabilidad revisará semestralmente el %

pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. De la revisión debe imprimirse el documento correspondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año, el primero de enero y primero de julio.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito.

No.

1

Mantiene impreso en un archivo histórico, los factores de las retenciones del Impuesto de Ventas establecidas por el Ministerio de Hacienda

2

Revisa en los meses de enero y julio el factor de retención del impuesto de Ventas asignado al COLYPRO, esto en la página Wb del Ministerio de Hacienda, en Directa.

3

Imprime el documento de la página Web del Ministerio de hacienda en donde se detalle el factor de retención del impuesto de ventas citado en el punto anterior y lo incluye en el archivo

4

Concilia a final de mes la cuenta por cobrar en los registros contables por concepto de pagos con tarjetas contra los recibos realizados por la UnidadTesorería por este mismo concepto, revisando que los registros se hayan realizado de acuerdo con el porcentaje dado por Tributación Directa

POL/PRO

del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.

Traslada a la Encargada Contable para revisión el ingreso con todos los documentos de respaldo correspondientes (detalle de recibos, ADR y reporte de transferencias) Contador a CargoRevisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto. Y lo devuelve al Contador a Cargo para el archivo del mismo. Encargada de Contabilidad

) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por

La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de las cuentas por cobrar al banco por los pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. La unidad de contabilidad revisará semestralmente el % de retención del impuesto de ventas por pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. De la revisión debe imprimirse el documento correspondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año,

rimero de julio.

EDIMIENTO: Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito.

Actividad Responsable

Mantiene impreso en un archivo histórico, los factores retenciones del Impuesto de Ventas

establecidas por el Ministerio de Hacienda Contador a cargoRevisa en los meses de enero y julio el factor de retención del impuesto de Ventas asignado al COLYPRO, esto en la página Wb del Ministerio de Hacienda, en la Dirección General de Tributación

Contador a cargoImprime el documento de la página Web del Ministerio de hacienda en donde se detalle el factor de retención del impuesto de ventas citado en el punto anterior y lo incluye en el archivo histórico. Contador a cargoConcilia a final de mes la cuenta por cobrar en los registros contables por concepto de pagos con tarjetas contra los recibos realizados por la Unidad de Tesorería por este mismo concepto, revisando que los registros se hayan realizado de acuerdo con el porcentaje dado por Tributación Directa Contador a cargo

POL/PRO-CON02

Contador a Cargo

Encargada de Contabilidad

) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas

La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de las cuentas por cobrar al banco por los

de retención del impuesto de ventas por pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. De la revisión debe imprimirse el documento correspondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año,

Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

20

5

Verifica que todos los depósitos en la cuenta bancaria por el pago de tarjetas, se le haya la unidad de tesorería el recibo correspondiente.

6

Incluye en el auxiliar de cuentas por cobrar, los pagos por concepto de tarjetas que quedaron pendientes de depositar departe del banco.

7

En caso de que la cuenta por cobrar tenga más de un día hábil sin ser cancelada, debe informar por escrito a la Unidad de Tesorería para que gestione lo que corresponde.

8 Imprime el auxiliar de la cuenta por cobrar por tarjetas, movimiento de la cuenta por cobrar.

9

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Encargado Contable para revisión

10

Revisa que el auxiliar este correcto y completo, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo traslada al Contador a cargo para su archivo.

J) Registro por incobrables POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Según acuerdo de la Junta Directivaincobrables mensualmente el 100% de los colegiados suspendidos.

2. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas mayores a tres meses de antigüedad serán

3. Los pagos de colegiados suspendidosregistros como un ingresoincobrables.

4. La información para elaborar estos registros contables será trasladada por el Encargado de la Unidad de Cobros mensualmentepolíticas y procedimientos.

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: REGISPOR COBRAR A COLEGIADAS.

No.

1 Recibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos en el mes.

2 Imprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos.

3

Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que cmonto adeudado que corresponde al FMS, y monto total adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de cada Colegiado). VER ANEXO 22.

4 Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto

POL/PRO

Verifica que todos los depósitos en la cuenta bancaria por el pago de tarjetas, se le haya confeccionado en la unidad de tesorería el recibo correspondiente. Contador a cargoIncluye en el auxiliar de cuentas por cobrar, los pagos por concepto de tarjetas que quedaron pendientes de depositar departe del banco. VER ANEXO 21 Contador a cargoEn caso de que la cuenta por cobrar tenga más de un día hábil sin ser cancelada, debe informar por escrito a la Unidad de Tesorería para que gestione lo que corresponde. Contador a cargoImprime el auxiliar de la cuenta por cobrar por

movimiento de la cuenta por cobrar. Contador a cargoFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Encargado Contable para revisión Contador a cargoRevisa que el auxiliar este correcto y completo, lo

n el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo traslada al Contador a cargo para su archivo. Encargado Contable

Según acuerdo de la Junta Directiva en la sesión 100-2004 del 06-10-04 se registrarán como incobrables mensualmente el 100% de los colegiados suspendidos. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas mayores a tres meses de antigüedad serán provisionadas en un 100%.

de colegiados suspendidos, levantamientos de suspensión, serán consideradoscomo un ingreso del periodo en la cuenta 4-1-04-000-00 Recuperación de cuentas

La información para elaborar estos registros contables será trasladada por el Encargado de la de Cobros mensualmente según lo establecido el inciso a) del apartado Q) de estas

PROCEDIMIENTO: REGISTRO POR INCOBRABLES POR

Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos en el mes. Encargado ContableImprime en el sistema de colegiados el reporte de

cada uno de los colegiados suspendidos. Encargado contableConfecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS, y monto total adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de

VER ANEXO 22. Encargado contableRealiza el registro en el sistema de contabilidad de la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto Encargado contable

POL/PRO-CON02

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

04 se registrarán como

La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas

, levantamientos de suspensión, serán considerados para los 00 Recuperación de cuentas

La información para elaborar estos registros contables será trasladada por el Encargado de la según lo establecido el inciso a) del apartado Q) de estas

POR INCOBRABLES POR CUENTAS

Responsable

Encargado Contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

21

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: PAGOS(DISMINUCIÓN EN LA ESTIMACIÓN POR INCOBR

No.

1

Recibe de la Unidadcolegiados suspendidos que realizaron pagos durante el mes

2

Imprime en el sistema de colegiados el Estado de cuenta de cada uno de los colegiados suspendidos que realizaron pagos

3

Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión, monto total pagado (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto total pagado que corresponde al Colegio y monto pagado qcorresponde al Fondo de Mutualidad (datos extraídos del Estado de cuenta de cada Colegiado).

4

Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tel Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en aestimación por incobrables.

5

Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3 y los estados de cuenta de cada uno de los colegiados en donde se evidencia el pago.

6

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, debitando el gasto por incobrables en cada compañía por el monto total de suspendidos y acredipor incobrables. VER ANEXO 23

5

Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos

6


7

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encarg


POL/PRO

PROCEDIMIENTO: PAGOS DE COLEGIADOS SUSPENDIDOS STIMACIÓN POR INCOBRABLES)

Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos que realizaron pagos durante el

Encargado ContableImprime en el sistema de colegiados el Estado de cuenta de cada uno de los colegiados suspendidos que realizaron pagos Encargado contableConfecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión, monto total pagado (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto total pagado que corresponde al Colegio y monto pagado que corresponde al Fondo de Mutualidad (datos extraídos del Estado de cuenta de cada Colegiado). VER ANEXO 24 Encargado contableRealiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en años anteriores, y debitando la estimación por incobrables. VER ANEXO 25 Encargado contableImprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3 y los estados de cuenta de cada uno de los colegiados en donde se evidencia el pago. Encargado contable

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para

Encargado contable

para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, debitando el gasto por incobrables en cada compañía por el monto total de suspendidos y acreditando la estimación

VER ANEXO 23 Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Encargado contableFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para

Encargado contableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

al Encargado Contable para su archivo. Jefe FinancieroArchiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado Contable

POL/PRO-CON02

DIDOS

Responsable

Encargado Contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Encargado contable

Jefe Financiero Encargado Contable

22

7

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisadopuesto y lo trasladaarchivo.

8 Archiva el documento en las cajas libres de ácido DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: RETIR(DISMINUCIÓN EN LA ESTIMACIÓN POR INCOBR

No.

1

Recibe de la Unidadcolegiados suspendidos que realizaron pagos durante el mes

2 Imprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos

3

Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS yadeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de cada Colegiado).

4

Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para elFondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en años anteriorestimación por incobrables.

5

Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos

6


7

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada Encarg

8 Archiva el documento en las cajas libres de ácido DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: ESTIMCUENTAS POR COBRAR.

No. 1 Emite un movimiento de la cuenta por cobrar “otros” del

POL/PRO

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado Contable para su

Jefe Financiero

Archiva el documento en las cajas libres de ácido Encargado Contable

PROCEDIMIENTO: RETIROS Y LEVANTAMIENTOS DE SUSPENSIÓN STIMACIÓN POR INCOBRABLES)

Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos que realizaron pagos durante el

Encargado ContableImprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Encargado ContableConfecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS y monto total adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de

VER ANEXO 26 Encargado ContableRealiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en años anteriores, y debitando la estimación por incobrables. VER ANEXO 27 Encargado ContableImprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Encargado CFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para

Encargado ContableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

Encargado Contable para su archivo. Jefe Financiero


PROCEDIMIENTO: ESTIMACION POR INCOBRABLES POR OTRAS

Actividades ResponsableEmite un movimiento de la cuenta por cobrar “otros” del Contador a Cargo

POL/PRO-CON02

Jefe Financiero

Encargado Contable

DE SUSPENSIÓN

Responsable

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Jefe Financiero

Encargado Contable

S POR OTRAS

Responsable Contador a Cargo

23

sistema de contabilidad del mes que acaba de concluir, incluye en el auxiliar las nuevas cuentas por cobrar, y elimina las que han sido canceladas.

2

Imprime el auxiliar, lo firma en el espacio de confeccionado por traslada al encargado de la Unidad para revisión.

3

Revisa el auxiliar, realiza las consultas correspondientes por escrito a las personas relacionadas con la cuenta por cobrar.

4

Las cuentas por y se confecciona un asiento contable en el sistema con el monto que sumen estas, acreditando la estimación por incobrables y debitando el gasto por incobrablesANEXO 29

5

Imprime el registro yconfeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

6

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puestoy lo traslada al encargado contable.

7

Si al revisar el auxiliar de cuentas por cobrar alguna de las cuentas incluida en la estimación por incobrables es cancelada, confecciona un asiento disminuyendo la estimación por el monto de la cuencancelada.

8

Imprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

9

Revisa que el registro sea el correcto y lo fespacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable para su archivo.

10 Archiva el documento en las cajas libres de ácido K) Registro de Distribución de fotocopias POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. El papel y tóner requisado durante el mes para uso de las fotocopiadoras, se cargará al gasto de papelería y suministros de oficina de generales del Colegio.

2. El Encargado de Contabilidad será el responsable de trasladar al Contadorconfeccionar el registro contable de la distribución del gasto de las fotocopiasde haber terminado el mes la cantidad de copias que sacó cada Unidad durante el mes.

3. Al final de mes por medio de un registro contable se distrequisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la cantidad de copias sacadas por cada Unidad.


No. 1 El primer día hábil de cada mes Imprime de las

POL/PRO

sistema de contabilidad del mes que acaba de concluir, incluye en el auxiliar las nuevas cuentas por cobrar, y elimina las que han sido canceladas. VER ANEXO 28 Imprime el auxiliar, lo firma en el espacio de

por indicando su nombre y puesto y lo traslada al encargado de la Unidad para revisión. Contador a CargoRevisa el auxiliar, realiza las consultas correspondientes por escrito a las personas relacionadas con la cuenta por

Encargado Contable cobrar con más de tres meses se suman

y se confecciona un asiento contable en el sistema con el monto que sumen estas, acreditando la estimación por incobrables y debitando el gasto por incobrables VER

Encargado ContableImprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión Encargado ContableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable. Jefe FinancieroSi al revisar el auxiliar de cuentas por cobrar alguna de las cuentas incluida en la estimación por incobrables es cancelada, confecciona un asiento disminuyendo la estimación por el monto de la cuenta por cobrar

Encargado ContableImprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión Encargado ContableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable para su archivo. Jefe Financiero


Distribución de fotocopias

El papel y tóner requisado durante el mes para uso de las fotocopiadoras, se cargará al gasto de suministros de oficina de generales del Colegio.

Contabilidad será el responsable de trasladar al Contadorconfeccionar el registro contable de la distribución del gasto de las fotocopias de haber terminado el mes la cantidad de copias que sacó cada Unidad durante el mes. Al final de mes por medio de un registro contable se distribuirá el gasto total del papel y tóner requisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la cantidad de copias sacadas por cada Unidad.

EDIMIENTO: Registro de Distribución de fotocopias

Actividades ResponsableEl primer día hábil de cada mes Imprime de las Encargado de Contabilidad

POL/PRO-CON02

Contador a Cargo

Encargado Contable

Encargado Contable

Encargado Contable

Jefe Financiero

Encargado Contable

Encargado Contable

Jefe Financiero

Encargado Contable

El papel y tóner requisado durante el mes para uso de las fotocopiadoras, se cargará al gasto de

Contabilidad será el responsable de trasladar al Contador a Cargo de el primer día hábil

de haber terminado el mes la cantidad de copias que sacó cada Unidad durante el mes. ribuirá el gasto total del papel y tóner

requisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la

Distribución de fotocopias

Responsable Encargado de Contabilidad

24

fotocopiadoras el reporte por código de la cantidad de fotocopias

2 Borra el conteo de copias de la fotocopiadora

3

Imprime el nuevo reporte de la fotocopiadora en donde se evidencia que el conteo se mantiene en 0los reportes al contador a cargo de realizar el registro

4

Confecciona un reporte con la cantidad total de fotocopias por código, le adjunta los reportes emitidos por la fotocopiadora, lo firma en “confeccionado por”

5

Divide el monto total del papel y tóner requisado por servicios Generales entre la cantidad de copias que se encuentran en el reporte facilitado

6 Multiplica el valor de la copia por la cantidad de copias sacadas por cada Unidad

7 Registra el gasto correspondiente a cada unidad y reversa el gasto de papelería de Generales.

8

Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Contabilidad para revisión

9

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el y lo archiva.

10 Archiva el documento en las cajas libres de ácido L) Registro de facturas de proveedores POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. De las facturas que corresponden a inventario

ingresar la factura al sistema de inventarios y trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de Compras para el trámite de pago correspondiente.

2. De las facturas que corresponde a publicaciones y gastos variospersona que tramita el pago trasladar copia de las facturas a la Unidad de Contabilidad para el registro por medio de captura

3. La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de inventarios como de gastos.

4. La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera establecerán un horario para lcomunicado a los interesados por correo electrónico en el momademás dicho horario se mantendrá disponible para consulta en Intranet en Contabilidad en Documentos Públicos el documento llamado “Horario

5. En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya existe, se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura razón de esto.

6. En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al cual no se le ha realizado una compra durante el último año y no esté dentro del registro de proveedores frecuentes, se codificará en len el detalle claramente el nombre completo del proveedor.

POL/PRO

fotocopiadoras el reporte por código de la cantidad de

Borra el conteo de copias de la fotocopiadora Encargado de Contabilidadel nuevo reporte de la fotocopiadora en donde

se evidencia que el conteo se mantiene en 0 y traslada al contador a cargo de realizar el registro Encargado de Contabilidad

Confecciona un reporte con la cantidad total de fotocopias o, le adjunta los reportes emitidos por la

fotocopiadora, lo firma en “confeccionado por” Contador a CargoDivide el monto total del papel y tóner requisado por servicios Generales entre la cantidad de copias que se encuentran en el reporte facilitado Contador a CargoMultiplica el valor de la copia por la cantidad de copias sacadas por cada Unidad VER ANEXO 30 Contador a CargoRegistra el gasto correspondiente a cada unidad y reversa el gasto de papelería de Generales. VER ANEXO 31 Contador a CarFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de Contabilidad para revisión Contador a CargoRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

Encargado ContabilidadArchiva el documento en las cajas libres de ácido Encargado Contable

facturas de proveedores

De las facturas que corresponden a inventario: es responsabilidad del Encargado de la bodega, ingresar la factura al sistema de inventarios y trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de

ara el trámite de pago correspondiente. De las facturas que corresponde a publicaciones y gastos varios: es respopersona que tramita el pago trasladar copia de las facturas a la Unidad de Contabilidad para el registro por medio de captura correspondiente. La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de inventarios como de gastos. La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera establecerán un horario para la recepción y entrega de las facturas codificadas, el cual será comunicado a los interesados por correo electrónico en el momento en que exista algún cambio, además dicho horario se mantendrá disponible para consulta en Intranet en Contabilidad en

os Públicos el documento llamado “Horario de codificación de Facturas”En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya existe, se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura

En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al cual no se le ha realizado una compra durante el último año y no esté dentro del registro de proveedores frecuentes, se codificará en la cuenta por pagar de “Proveedor Ocasional” indicando en el detalle claramente el nombre completo del proveedor.

POL/PRO-CON02

Encargado de Contabilidad


Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargado Contabilidad Encargado Contable

responsabilidad del Encargado de la bodega, ingresar la factura al sistema de inventarios y trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de

ponsabilidad de la persona que tramita el pago trasladar copia de las facturas a la Unidad de Contabilidad para el

La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de

La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera a recepción y entrega de las facturas codificadas, el cual será

ento en que exista algún cambio, además dicho horario se mantendrá disponible para consulta en Intranet en Contabilidad en

ón de Facturas” En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya existe, se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura asignado y la

En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al cual no se le ha realizado una compra durante el último año y no esté dentro del registro de

a cuenta por pagar de “Proveedor Ocasional” indicando

25

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: correspondientes a gastos

No.

1

Traslada a la Unidad de Contabilidad copia de la Factura para que sea codificada, en caso de las plataformas regionales las plataformistasmedio de correo electrónico escaneadas.facturas por publicaciones la asistente de comunes quien traslada escaneadas por medio de correo electrónico copia de la factura.

2

Revisa que la misma cumpla con todos los requisitos correspondientes (número de cédula, teléfono, dirección, descripción clara de lo comprado y que no tenga tachones) en caso de que no cumpla con los requisitos se devuelve al colaborador encargado del trámcon los requisitos ingresa en el sistema de contabilidad la factura indicando la sigla FG1 seguido de la numeración, indica en la parte de la fecha, la fecha de la factura, en el detalle indica, número de factura, concepto del gasto y nombre del proveedor, en la parte del registro debita la cuenta del gasto adecuada indicando en el detalle cuál gasto es el que se está registrando, y acredita la cuenta por pagar según sea el caso, proveedor existente o proveedor ocasional.

3

Imprime dos copias de la codificación de la factura,de ellas la adjunta a la copia de la factura,copias en el espacio de “hecho por”, indicando el nombrey puesto, y la traslada al Encargado de Contabilidad para Revisión

4

Revisa que el registro de la factura sea el correcto y lo firma en el espacio de “Revisado por” ambas copias indicando su nombre y puesto

5

Entrega una copia de la codificación de la factura con la copia de la factura adjunta la otra copia de la codificación encargados de tramitar el pago que se encuentran en Sede Alajuela.

6

En el caso de las facturas que fueron trasladadas escaneadas por correo electrónico la codificación es devuelta a la misma persona escaneada por correo electrónico igualmente escaneada.

7

Archiva en el auxiliar correspondiente por ordenla codificación de la factura con copia de la factura adjunta.

8

Con la codificación recibida, confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al J

POL/PRO

PROCEDIMIENTO: Registro de facturas por captura

Actividades ResponsableUnidad de Contabilidad copia de la Factura

para que sea codificada, en caso de las plataformas las plataformistas envían las facturas por

medio de correo electrónico escaneadas. En el caso de las facturas por publicaciones la asistente de comunicaciones es quien traslada escaneadas por medio de correo electrónico copia de la factura. Colaborador encargado del

trámite de pagoRevisa que la misma cumpla con todos los requisitos correspondientes (número de cédula, teléfono, dirección, descripción clara de lo comprado y que no tenga tachones) en caso de que no cumpla con los requisitos se devuelve al colaborador encargado del trámite, si cumple con los requisitos ingresa en el sistema de contabilidad la factura indicando la sigla FG1 seguido de la numeración, indica en la parte de la fecha, la fecha de la factura, en el detalle indica, número de factura, concepto del gasto y

del proveedor, en la parte del registro debita la cuenta del gasto adecuada indicando en el detalle cuál gasto es el que se está registrando, y acredita la cuenta por pagar según sea el caso, proveedor existente o proveedor ocasional. VER ANEXO 32 ContadImprime dos copias de la codificación de la factura, una de ellas la adjunta a la copia de la factura, firma ambas copias en el espacio de “hecho por”, indicando el nombre y puesto, y la traslada al Encargado de Contabilidad para

Contador a CargoRevisa que el registro de la factura sea el correcto y lo firma en el espacio de “Revisado por” ambas copias indicando su nombre y puesto Encargado ContableEntrega una copia de la codificación de la factura con la copia de la factura adjunta al contador a cargo, traslada la otra copia de la codificación a los colaboradores encargados de tramitar el pago que se encuentran en

Encargado Contablen el caso de las facturas que fueron trasladadas

escaneadas por correo electrónico la codificación es devuelta a la misma persona escaneada por correo electrónico igualmente escaneada. Contador a CargoArchiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura

Contador a CargoCon la codificación recibida, confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la

Colaborador encargado del trámite de pago

POL/PRO-CON02

Responsable


Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargado Contable

Encargado Contable

Contador a Cargo

Contador a Cargo


26

firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de contabilidad.

9

Revisa en la solicitud de pago que la captura dese realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y entrega dicha solicitud a la Unidad de Tesorería para el pago de la misma.

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: correspondientes Inventarios:

No.

1 Ingresa la factura con las cantidades correspondientes en el módulo de inventarios

2 Traslada factura original debidamente firmada a la de Contabilidad

3

Recibe la factura y revisa que la integración y registro de la factura en el sistema de contabilidad sea correcta, imprime la codificación de la factura y la firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto VER ANEXO 33

4 Devuelve la factura original al Encargado de Bodega con la codificación adjunta

5

Recibe factura original con la codificación adjunta fotocopia), la anota en el acta de control de entrega de facturas a contabilidad

6

Entrega copia de la factura con el registro contable adjunto al Contador Encargado y factura original con el registro contable adjunto a la Unidad de Compras.

7

Archiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura adjunta.

8

Con la Factura original recibida, confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmedique este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de Contabilidad.

9

Recibe la solicitud de pago, revisa que cumpla con las políticas y procedimientos Contador Encargado para codificación.

10

Revisa que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y la traslada de Tesorería para el pago de la misma

POL/PRO

firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad

Revisa en la solicitud de pago que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y entrega dicha solicitud a la Unidad de Tesorería para el pago de la

Contador a Cargo

PROCEDIMIENTO: Registro de facturas por captura

Actividades ResponsableIngresa la factura con las cantidades correspondientes en el módulo de inventarios Custodio de la BodegaTraslada factura original debidamente firmada a la Unidad

Custodio de la BodegaRecibe la factura y revisa que la integración y registro de la factura en el sistema de contabilidad sea correcta, imprime la codificación de la factura y la firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto VER ANEXO 33 contador a cargoDevuelve la factura original al Encargado de Bodega con la codificación adjunta contador a cargoRecibe factura original con la codificación adjunta (la

, la anota en el acta de control de entrega de facturas a contabilidad Custodio de la Entrega copia de la factura con el registro contable adjunto al Contador Encargado y factura original con el registro contable adjunto a la Unidad de Compras. Custodio de la bodegaArchiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura

Contador a Cargooriginal recibida, confecciona la solicitud

de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de Contabilidad. Gestor de ComprasRecibe la solicitud de pago, revisa que cumpla con las políticas y procedimientos establecidos, las traslada a la Contador Encargado para codificación. Encargada de ContabilidadRevisa que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y la traslada a la Unidad de Tesorería para el pago de la misma Contador a Cargo

POL/PRO-CON02

Contador a Cargo

Registro de facturas por captura

Responsable

Custodio de la Bodega

Custodio de la Bodega

contador a cargo

contador a cargo

Custodio de la bodega

Custodio de la bodega

Contador a Cargo

Gestor de Compras


Contador a Cargo

27

M) Registro y control de inventarios POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del sistema de inventarios con el fin después del que se está.

2. El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas que conforma el Colegio, esto según el costo unitario y el consumo semestral los artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que siguen en importancia de porcentaje del 81% hasta el 99.99% dellos categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral.Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la Encargada Contable quien la conservará de forma digital en

3. Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos categoría C mínimo cada tres meses, se hará un inventario coAdemás se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.

4. Previo a la realización de cada toma física de inventario anotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última requisición existente en el sistema.

5. Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado de Servicios Generales que el consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al sistema.

6. En caso de que exista alguna requisición sin entregar o factura sin ingresar aconsiderará a la hora de realizar la toma física del inventario.

7. En la Unidad de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente se archivará, la toma física, reporte de compras de la bodega, reporte de requisiciones de la bodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como ureporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega, Además se debe adjuntar un reporte de diferencias de la toma física realizada y adjuntos los ajustes de dichas diferencias con las firmas y justificaciones corres

8. Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las facturas y requisiciones.

9. La Unidad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las facturas y requisiciones de las difer

10. Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior a la entrega de los artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean entregados el último día del mes las requtardar el día siguiente.

11. Las requisiciones deben ser revisadas y archivadas por la Unidad de Contabilidad máximo un día después de recibidas.

12. El Encargado de Servicios Generales será el responsable de anulentregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de “anulado”, su firma, nombre y puesto, para esto previo a su anulación debe imprimirlas del sistema. Y trasladarlas en el consecutivo correspondienadjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada.

13. Los faltantes y sobrantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de acuerdo a las políticas y procedimientos establec

POL/PRO

) Registro y control de inventarios

La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del sistema de inventarios con el fin de que nadie pueda incluir o retirar artículos en días antes o después del que se está. El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas que conforma el Colegio, esto según el costo unitario y el consumo semestral los artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que siguen en importancia de porcentaje del 81% hasta el 99.99% del total de lo consumido y los categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral.Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la Encargada Contable quien la conservará de forma digital en su computadora. Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos categoría C mínimo cada tres meses, se hará un inventario completo dos veces al año. Además se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.Previo a la realización de cada toma física de inventario de las bodegas 01, 02, 03 y 04, se anotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última requisición existente en el sistema. Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado de Servicios Generales

consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al

En caso de que exista alguna requisición sin entregar o factura sin ingresar aconsiderará a la hora de realizar la toma física del inventario.

de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente se archivará, la toma física, reporte de compras de la bodega, reporte de requisiciones de la bodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como ureporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega, Además se debe adjuntar un reporte de diferencias de la toma física realizada y adjuntos los ajustes de dichas diferencias con las firmas y justificaciones correspondientes.Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las facturas y requisiciones. La Unidad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las facturas y requisiciones de las diferentes bodegas del Colegio. Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior a la entrega de los artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean entregados el último día del mes las requisiciones deben ser trasladas a Contabilidad a más

Las requisiciones deben ser revisadas y archivadas por la Unidad de Contabilidad máximo un día después de recibidas. El Encargado de Servicios Generales será el responsable de anular las 1RQ que no sean entregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de “anulado”, su firma, nombre y puesto, para esto previo a su anulación debe imprimirlas del sistema. Y trasladarlas en el consecutivo correspondiente a Contabilidad en donde se le adjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada.Los faltantes y sobrantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos en las POL/PRO- SG02.

POL/PRO-CON02

La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del de que nadie pueda incluir o retirar artículos en días antes o

El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas que conforma el Colegio, esto según el costo unitario y el consumo semestral de los mismos, los artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que

total de lo consumido y los categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral. Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la Encargada

Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos

mpleto dos veces al año. Además se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.

de las bodegas 01, 02, 03 y 04, se anotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última

Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado de Servicios Generales consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como

que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al

En caso de que exista alguna requisición sin entregar o factura sin ingresar al sistema se

de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente se archivará, la toma física, reporte de compras de la bodega, reporte de requisiciones de la bodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como un reporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega, Además se debe adjuntar un reporte de diferencias de la toma física realizada y adjuntos los

pondientes. Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las

La Unidad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las

Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior a la entrega de los artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean

isiciones deben ser trasladas a Contabilidad a más

Las requisiciones deben ser revisadas y archivadas por la Unidad de Contabilidad máximo un

ar las 1RQ que no sean entregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de “anulado”, su firma, nombre y puesto, para esto previo a su anulación debe imprimirlas del

te a Contabilidad en donde se le adjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada. Los faltantes y sobrantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de

SG02.

28

14. Los ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el sistema de inventarios 1AP para los ajustes de sobrantes del Colegio o 2AP para los ajustes de sobrantes del Centro de Recreo, 1AN para los ajustlos ajustes de faltantes del CCR.

15. Todos los ajustes deberán de estar respaldados por la toma física realizada, el formulario FCON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día en que se realizó a toma física del movimiento de cada uno de los artículos que presentaron diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicadjustificación.

16. En caso de que en el formulario Fque sea autorizado algún ajuste y la justificación dada por el Encargado del Inventario no sea satisfactoria a criterio de la Unidad Contable,Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes.

17. En las requisiciones correspondientes a signos externos el gasto será cargado a la Unidad, Departamento u Órgano que utilice el signo externo.

18. Toda regalía correspondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un proveedor, deben ser registradas como un ingreso y registrarse en el sistema de inventarios como corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos necesarios que lo demuestren.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: No.

1

Emite del sistema de inventarios un reporte con la cantidad de artículos mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al sistema de inventarios.

2

Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en caso de que alguna no esté entregada se anota en elfísica detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la hora de realizar la toma física.

3

Realiza la toma física, punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y posteriormente hacer la comparación.

4

Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha labor.

5 Colabora con la realización del inventario físicoobligatoriamente durante toda la toma física.

6

Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la toma física.

7

Firma de conforme en el documento de la toma físico indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la toma física.

POL/PRO

os ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el sistema de inventarios 1AP para los ajustes de sobrantes del Colegio o 2AP para los ajustes de sobrantes del Centro de Recreo, 1AN para los ajustes de faltantes del Colegio y 2AN para los ajustes de faltantes del CCR. Todos los ajustes deberán de estar respaldados por la toma física realizada, el formulario FCON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día en que se realizó a toma física del movimiento de cada uno de los artículos que presentaron diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicad

En caso de que en el formulario F-CON06 no sea autorizado el ajuste de algunos artículos o que sea autorizado algún ajuste y la justificación dada por el Encargado del Inventario no sea satisfactoria a criterio de la Unidad Contable, dicha boleta será trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes. En las requisiciones correspondientes a signos externos el gasto será cargado a la Unidad, Departamento u Órgano que utilice el signo externo.

orrespondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un proveedor, deben ser registradas como un ingreso y registrarse en el sistema de inventarios como corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos

s que lo demuestren.

EDIMIENTO: Registro y control de inventarios

Actividad

Emite del sistema de inventarios un reporte con la cantidad de artículos mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al sistema de inventarios. VER ANEXO 34 Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en caso de que alguna no esté entregada se anota en el reporte de la toma física detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la hora de realizar la toma física. Realiza la toma física, según lo establece la política número 3 de este punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y posteriormente hacer la comparación. Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha

Colabora con la realización del inventario físico y está presente durante toda la toma física.

Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la

conforme en el documento de la toma físico indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la

POL/PRO-CON02

os ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el sistema de inventarios 1AP para los ajustes de sobrantes del Colegio o 2AP para los ajustes

es de faltantes del Colegio y 2AN para

Todos los ajustes deberán de estar respaldados por la toma física realizada, el formulario F-CON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día en que se realizó a toma física del movimiento de cada uno de los artículos que presentaron diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicado en la

CON06 no sea autorizado el ajuste de algunos artículos o que sea autorizado algún ajuste y la justificación dada por el Encargado del Inventario no sea

dicha boleta será trasladada a la Dirección

En las requisiciones correspondientes a signos externos el gasto será cargado a la Unidad,

orrespondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un proveedor, deben ser registradas como un ingreso y registrarse en el sistema de inventarios como corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos

Responsable

Emite del sistema de inventarios un reporte con la cantidad de artículos mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al Contador a Cargo y

Encargado Contable Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en

reporte de la toma física detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la Contador a Cargo y

Encargado Contable según lo establece la política número 3 de este

punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y Encargado de Bodega

y Contador a Cargo Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha

Encargada Contable y está presente Encargado de la

Bodega Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la Contador a Cargo y

Encargado Contable conforme en el documento de la toma físico indicando su

nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la Encargado de la bodega

29

8

En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta F-CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite e imprime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que presentan diferencias con el fin de determinar diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma de recibido, con el fin de que complete el espacio de justificación y adjunte los documentos de respaldo de las diferencias encontradas.

9

Completa en el formulario Fla Justificación del faltante o sobrante más tardar el día siguiente de la toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación dada. Traslada el formulario

10

Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los documentos de respaldo del formulario “Fencontradas en el inventario realizado, autoriza o no los ajusterealizar y traslada el formulario a la Unidad Contable.

11

Si las justificaciones son adecuadas y documentadas y el formulario está completo pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el formulario F-CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes y/o autorice faltantes

12 Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Unidad Contable para el ajuste correspondiente

13 Una vez recibido el formulario completo Fsistema de inventarios el ajuste.

14

Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y lo traslada a la Encargada de Contabilidad para que revise la codificación del asiento y a la Jefatura Financiera para que lo señal de autorizado.

15

Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta y firma en el espacio de revisatraslada a el Contador a cargo para que lo traslade al Jefe

16 Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su nombre y puesto como autorizado y lo devuelve al contador a cargo

17 Traslada a la Jefatura del Encargado de la bodega ajuste, con el fin de que este le dé un VB° por escrito al documento

18

Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en señal de visto bueno al ajuste realizado y lo devuelve al contador a cargo.

19 Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el espacio de recibido, indicando su nombre y puesto

20

Archiva el ajuste con todas las firmas, a la toma física realizada, junto con los demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas aclaratorias que se consideren necesarias.

N) Registro de Provisión de Vacaciones POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

POL/PRO

En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite

e imprime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que presentan diferencias con el fin de determinar alguna causa de la diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma de recibido, con el fin de que complete el espacio de justificación y adjunte los documentos de respaldo de las diferencias encontradas. Completa en el formulario F-CON06 entregado por el contador a cargo la Justificación del faltante o sobrante más tardar el día siguiente de la toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación dada. Traslada el formulario a su Jefatura Inmediata. Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los documentos de respaldo del formulario “F-CON06” de las diferencias encontradas en el inventario realizado, autoriza o no los ajustes a realizar y traslada el formulario a la Unidad Contable. Si las justificaciones son adecuadas y documentadas y el formulario está completo pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el

CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes y/o autorice el cobro en el caso de

Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Unidad Contable para el ajuste correspondiente Una vez recibido el formulario completo F-CON06, confecciona en elsistema de inventarios el ajuste. Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y lo traslada a la Encargada de Contabilidad para que revise la codificación del asiento y a la Jefatura Financiera para que lo firme en señal de autorizado. Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta y firma en el espacio de revisado indicando su nombre y puesto y lo traslada a el Contador a cargo para que lo traslade al Jefe Financiero. Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su nombre y puesto como autorizado y lo devuelve al contador a cargo Traslada a la Jefatura del Encargado de la bodega correspondiente el ajuste, con el fin de que este le dé un VB° por escrito al documento Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en señal de visto bueno al ajuste realizado y lo devuelve al contador a

Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el espacio de recibido, indicando su nombre y puesto Archiva el ajuste con todas las firmas, a la toma física realizada, junto

demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas aclaratorias que se consideren necesarias.

Provisión de Vacaciones

POL/PRO-CON02

En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite

e imprime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que alguna causa de la

diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma de recibido, con el fin de que complete el espacio de justificación y

Contador a Cargo / Encargado de la

bodega CON06 entregado por el contador a cargo

la Justificación del faltante o sobrante más tardar el día siguiente de la toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación Encargado de la

bodega Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los

CON06” de las diferencias s a

Jefe Inmediato del Encargado de la

bodega Si las justificaciones son adecuadas y documentadas y el formulario está completo pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el

CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que el cobro en el caso de

Contador a Cargo

Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Director Ejecutivo

CON06, confecciona en el Contador a Cargo

Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y lo traslada a la Encargada de Contabilidad para que revise la

firme en Contador a Cargo

Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta do indicando su nombre y puesto y lo Encargada de

Contabilidad Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su

Jefe Financiero correspondiente el

Contador a Cargo Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en señal de visto bueno al ajuste realizado y lo devuelve al contador a Jefe del Encargado de

la Bodega Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el

Contador a Cargo Archiva el ajuste con todas las firmas, a la toma física realizada, junto

demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas

Contador a Cargo

30

1. El registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la

planilla. 2. La provisión para las vacaciones será de un 4.17% del salario devengado.3. La Unidad de Contabilidad llevará un auxiliar con la provisión de cada colaborad

actualizado mensualmente (ver formato adjunto).4. El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el

segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior.

5. La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de vacaciones con el promedio del salario de los últimos 6 meses.


No.

1

Recibe del Departamento de Recursos Humanos el reporte mensual de las vacaciones disfrutadas por todos los colaboradores durante el mes.

2

Confecciona un auxiliar de vacaciones que contenga: una columna con el código y nombre del colaborador, una columna con el monto total de vacaciones acumuladas, una columna con el salario devengado en el mes, una columna con el monto de la provisión realuna columna con el monto de los salarios acumulados en los últimos seis meses, una columna con los días disfrutados durante el mes, una columna para liquidaciones y una columna con el total al final del mes de la provisión. Traslada el salario devengado por cada colaborador durante el mes y muestra en la columna correspondiente la provisión de vacaciones para ese mes.

3

En la columna correspondiente coloca el salario de cada colaborador ganado durante los últientre 6 y luego entre 30, para sacar el costo promedio de un día de trabajo del colaborador.

4

En la columna de días disfrutados coloca la cantidad de días disfrutados según reporte facilitado por Recursos Humanos

5

En otra columna multiplica el costo promedio de un día de trabajo del colaborador, según se detalla en el procedimiento 3 y lo multiplica por la cantidad de días disfrutados durante ese mes, este sería el monto a deducir de la provisió

6

Registra por medio de un asiento contable las vacaciones disfrutadas de la siguiente forma, debita la provisión de vacaciones, y acredita el gasto de salarios ordinarios de la Unidad a la que pertenece el colaborador, lregistro el auxiliar de la provisión una vez terminado, el reporte entregado por Recursos Humanos y el movimiento de la cuenta de la provisión de vacaciones del mes correspondiente.

7 Firma en el espacio de confe

POL/PRO

registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la

La provisión para las vacaciones será de un 4.17% del salario devengado. La Unidad de Contabilidad llevará un auxiliar con la provisión de cada colaboradactualizado mensualmente (ver formato adjunto). El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colaboradores en

La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de vacaciones con el promedio del salario de los últimos 6 meses.

EDIMIENTO: Registro de Provisión de Vacaciones

Actividades ResponsableRecibe del Departamento de Recursos Humanos el reporte mensual de las vacaciones disfrutadas por todos los colaboradores durante el mes. Contador a CargoConfecciona un auxiliar de vacaciones que contenga: una columna con el código y nombre del colaborador, una columna con el monto total de vacaciones acumuladas, una columna con el salario devengado en el mes, una columna con el monto de la provisión realizada en el mes, una columna con el monto de los salarios acumulados en los últimos seis meses, una columna con los días disfrutados durante el mes, una columna para liquidaciones y una columna con el total al final del mes

ario devengado por cada colaborador durante el mes y muestra en la columna correspondiente la provisión de vacaciones para ese mes. VER ANEXO 37 Contador a CargoEn la columna correspondiente coloca el salario de cada colaborador ganado durante los últimos 6 meses, lo divide entre 6 y luego entre 30, para sacar el costo promedio de un día de trabajo del colaborador. Contador a CargoEn la columna de días disfrutados coloca la cantidad de días disfrutados según reporte facilitado por Recursos

Contador a CargoEn otra columna multiplica el costo promedio de un día de trabajo del colaborador, según se detalla en el procedimiento 3 y lo multiplica por la cantidad de días disfrutados durante ese mes, este sería el monto a deducir de la provisión de vacaciones. Contador a CargoRegistra por medio de un asiento contable las vacaciones disfrutadas de la siguiente forma, debita la provisión de vacaciones, y acredita el gasto de salarios ordinarios de la Unidad a la que pertenece el colaborador, le adjunta al registro el auxiliar de la provisión una vez terminado, el reporte entregado por Recursos Humanos y el movimiento de la cuenta de la provisión de vacaciones del mes correspondiente. VER ANEXO 38 Contador a CargoFirma en el espacio de confeccionado por indicando su Contador a Cargo

POL/PRO-CON02

registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la

La Unidad de Contabilidad llevará un auxiliar con la provisión de cada colaborador, el cuál será

El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colaboradores en

La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo Contador a Cargo

31

nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión

8

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo.

9

Revisa en la cuenta contable de la provisión de vacaciones, para verificar si existe alguna liquidación por despido o renuncia, en caso de que exista, traslada el dato y monto al auxiliar en la columna para este fin

10

En la última columna del Auxiliar, suma el saldo anterior de la provisión más la provisión del mes, resta los días disfrutados y liquidaciones en caso de que existan.

11

Genera el reportevacaciones del periodo correspondiente en el sistema, verifica que los débitos, créditos y el saldo coincidan con el auxiliar

12

Firma el auxiliar en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lpara revisión

13

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo archiva como corresponde.

Ñ) Registro de transferencias no aplicadas POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras anterior para atrás, que no han sido posible aplicarlas

2. Esta cuenta tendrá un auxiliar elaborado pobanco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco.

3. El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de Tesorería y cajero de la Sede San José.

4. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos años que no se han podido aplicar.

5. Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas” las transferencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:

No.

1

Al tener la información necesaria para aplicar la transferencia, confecciona el recibo, anotando en el detalle del mismo el número transferencia, el banco al que pertenece y la fecha de la transferencia

2

Ingresa la transferencia en el sistema contable, debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de depósitos en tránsito.

POL/PRO

nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto

contador a cargo. Encargado ContabilidadRevisa en la cuenta contable de la provisión de vacaciones, para verificar si existe alguna liquidación por despido o renuncia, en caso de que exista, traslada el dato y monto al auxiliar en la columna correspondiente

Contador a CargoEn la última columna del Auxiliar, suma el saldo anterior de la provisión más la provisión del mes, resta los días disfrutados y liquidaciones en caso de que existan. Contador a CargoGenera el reporte de la cuenta de la provisión de vacaciones del periodo correspondiente en el sistema, verifica que los débitos, créditos y el saldo coincidan con

Contador a CargoFirma el auxiliar en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lo traslada al Encargado de la Unidad

Contador a CargoRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo archiva como corresponde. Encargado Contabilidad

transferencias no aplicadas

Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras anterior para atrás, que no han sido posible aplicarlas Esta cuenta tendrá un auxiliar elaborado por la Unidad de Contabilidad, en el cuál se detallará, el banco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco.El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de

ajero de la Sede San José. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos años que no se han podido aplicar. Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas”

ransferencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.

PROCEDIMIENTO: Registro de transferencias no aplicadas

Actividades ResponsableAl tener la información necesaria para aplicar la transferencia, confecciona el recibo, anotando en el detalle del mismo el número transferencia, el banco al que pertenece y la fecha de la transferencia

transferencia en el sistema contable, debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de depósitos en tránsito. Contador a Cargo

POL/PRO-CON02

Encargado Contabilidad

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargado Contabilidad

Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras

r la Unidad de Contabilidad, en el cuál se detallará, el banco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco. El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de

Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos

Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas” ransferencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma

permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.

transferencias no aplicadas

Responsable

Cajero

Contador a Cargo

32

3 Al realizar la conciliaciones, detecta las transferencias del mes tras anterior que aun están sin

4

Confecciona un registro contable con el total de transferencias detalladas en el procedimiento 3, debitando la cuenta bancaria correspondiente y acreditando la cuenta por pagar.

5

Incluye en el auxiliar de transferencias no aplicadas, las transferencias que se registraron en el asiento detallado en el procedimiento 4.

6 Una vez concluido el mes, emite del sistema el reporte de la cuenta de transferenci

7 Elimina del auxiliar las transferencias antiguas que fueron aplicadas, según reporte emitido en el procedimiento 6

8

Traslada a la Jefatura Financiera, cajero de la Sede San José y Unidad de Tesorería aplicadas con el fin de que estos depuren lo más que se pueda el archivo


No.

1

Al 31 de diciembre identifica en el auxiliar de transferencias no aplicadas aquellas que tienen más de dos años y no se han aplicado

2

Suma las transferencias con esta antigüedad e ingresa en el sistema de contabilidad un registro por el monto correspondiente debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de ingresos por transferencias no identificadas, en el dse indicará el banco al que pertenecen y los años. ANEXO 41

3

Firma el registro en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

4

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al Encargado Contable para su archivo.

5 Archiva el documento en la caja libre de ácido. O) Registro de liquidación de adelantos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las firmas de hecho y de revisado el cálculo del monto que se va a girar, y en el detalle de solicitud de pago debe indicar claramente que corresponde a un adelanto.

POL/PRO

Al realizar la conciliaciones, detecta las transferencias del mes tras anterior que aun están sin registrar Contador a CargoConfecciona un registro contable con el total de transferencias detalladas en el procedimiento 3, debitando la cuenta bancaria correspondiente y acreditando la cuenta por pagar. VER ANEXO 39

Contador a CargoIncluye en el auxiliar de transferencias no aplicadas, las transferencias que se registraron en el asiento detallado en el procedimiento 4. VER ANEXO 40 Contador a CargoUna vez concluido el mes, emite del sistema el reporte de la cuenta de transferencias no aplicadas Contador a CargoElimina del auxiliar las transferencias antiguas que fueron aplicadas, según reporte emitido en el procedimiento 6 Contador a CargoTraslada a la Jefatura Financiera, cajero de la Sede San José y Unidad de Tesorería el auxiliar de transferencias no

con el fin de que estos depuren lo más que se pueda el archivo Contador a Cargo

PROCEDIMIENTO: ingreso por transferencias no identificadas.

Actividades Responsablediciembre identifica en el auxiliar de

transferencias no aplicadas aquellas que tienen más de dos años y no se han aplicado Encargada de ContabilidadSuma las transferencias con esta antigüedad e ingresa en el sistema de contabilidad un registro por el monto correspondiente debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de ingresos por transferencias no identificadas, en el detalle del registro se indicará el banco al que pertenecen y los años. VER

Encargada de ContabilidadFirma el registro en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para

Encargada de Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al Encargado Contable para su archivo. Jefe FinacieroArchiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado

liquidación de adelantos

Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las firmas de hecho y de revisado el cálculo del monto que se va a girar, y en el detalle de solicitud de pago debe indicar claramente que corresponde a un adelanto.

POL/PRO-CON02

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

ingreso por transferencias no identificadas.

Responsable




Jefe Finaciero Encargado Contable

Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las firmas de hecho y de revisado el cálculo del monto que se va a girar, y en el detalle de la

33

2. La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación del mismo, para el registro correspondiente.

3. El traslado y registro, debe darse generó el gasto.

4. La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta Fdebidamente completa, cheque que se está liquidando, banco, monto a liquidar, monto limonto sobrante y recibo que aplica al monto sobrante.


P) Codificación de gastos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario establecido por la Jefatura Financiera y la

2. Las solicitudes deben ser presentadas de acuerdo a las políticas establecidas para cada uno de los casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse claramente y firmado por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmediata.

3. La solicitud de pago será recibida por la Unidad de Contabilidad en la cual se hará revisión aleatoria de algunas de ellas, en su totalidad las solicitudes Tesorería, en caso de que cualquiera de las dos Unidades devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija lo que corresponda.

4. En el caso de los reintegros de caja chica es responsabilidadsolicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas.

5. Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los pagos.

No.

1

Recibe de la Unidady la registra en el sistema de contabilidad, según corresponda como un adelanto de viáticos o como un adelanto de gastos

2

Por medio de un registro contable, ingresa en el sistema de contabilidad, ecorrespondiente y acredita la cuenta de adelanto, indicando en el detalle el cheque que se está liquidando y el nombre de la actividad realizada.

3

Firma en el espacio de confeccionado por indicanombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión

4

Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto.


POL/PRO

La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación del mismo, para el registro correspondiente. El traslado y registro, debe darse dentro del mismo mes en el cuál se ejecutó la actividad que

La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta Fdebidamente completa, cheque que se está liquidando, banco, monto a liquidar, monto limonto sobrante y recibo que aplica al monto sobrante.

EDIMIENTO: Registro de lliquidación de adelantos

El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario establecido por la Jefatura Financiera y la Encargada de Tesorería, en la Unidad de Contabilidad.Las solicitudes deben ser presentadas de acuerdo a las políticas establecidas para cada uno de los casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse

por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmediata. de pago será recibida por la Unidad de Contabilidad en la cual se hará revisión

aleatoria de algunas de ellas, en su totalidad las solicitudes deben ser revisada por la Unidad de que cualquiera de las dos Unidades encontraran alguna inconsistencia será

devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija lo que corresponda.En el caso de los reintegros de caja chica es responsabilidad de la persona que confecciona la solicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas.Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los

Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Tesorería la solicitud del adelanto y la registra en el sistema de contabilidad, según corresponda como un adelanto de viáticos o como un

Contador a CargoPor medio de un registro contable, ingresa en el sistema de contabilidad, el gasto en la cuenta y unidad correspondiente y acredita la cuenta de adelanto, indicando en el detalle el cheque que se está liquidando y el nombre de la actividad realizada. VER ANEXO 42 Contador a CargoFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión Contador a CargoRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el

Encargado Contabilidaddocumento en la caja libre de ácido. Encargado Contable.

POL/PRO-CON02

La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación

dentro del mismo mes en el cuál se ejecutó la actividad que

La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta F-TES04 debidamente completa, cheque que se está liquidando, banco, monto a liquidar, monto liquidado,

El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario Encargada de Tesorería, en la Unidad de Contabilidad.

Las solicitudes deben ser presentadas de acuerdo a las políticas establecidas para cada uno de los casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse

por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmediata. de pago será recibida por la Unidad de Contabilidad en la cual se hará revisión

da por la Unidad de alguna inconsistencia será

devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija lo que corresponda. de la persona que confecciona la

solicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas. Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Encargado Contabilidad Encargado Contable.

34

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENT

No.

1 Recibe y revisa que la solicitud de pago cuente con las firmas y documentos de respaldo adecuados

2

Codifica la solicitud de pago de acuerdo al gasto que corresponda, según la partida presupuestaria de la que será deducida de acuerdo a lo indicado en los documentos de respaldo que se adjuntan

3 Imprime del sistema la codificación de la

4

Firma en la solicitud de pago en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por (haciendo referencia a que la codificación contable es hecha por la Unidad Contable) en la impresión dcasos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.

5

Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto codificación de pagos.

6 Entrega mediante una bitácora la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:

No.

1

Confecciona la solicitud de reintegro de caja chica ingresando en el sistema con cuenta “9”, en cada línea una factura e indica el detalle claramente los artículos comprados y al menos el inicio del nombre del proveedor o persona que se le está pagando, en el caso de viáticos, kilometraje y hospedaje anota el nombre del beneficiario, en el caso del pago de combustible debe anotar el número de placa y kilometraje. En todos los casos en la columna del debe, anota el monto de la factura, firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada a su Jefe inmediato.

2

Revisa el reintegro de caja chica, Firmando la solicitud de pago en el espacio de Visto Bueno de Jefe Inmediato, indicando su nombre y puesto y lo devuelve al custodio de la caja chica. En el caso de los custodios que estánAlajuela, el Jefe inmediato lo traslada directamente a la Unidad de Contabilidad.

3 Traslada el reintegro a la Unidad Contable

4

Revisa en el reintegro de caja chica que las facturas sumen el total por el que está confeccionado la solicitud de pago, además revisa que dichas facturas cumplan con los requisitos establecidos por las políticas y procedimientos correspondientes.

5 Codifica cada una de las facturas según el gasto y Unidad a la que correspondan, revisando que el detalle indicado por el custodio de la caja chica

POL/PRO

PROCEDIMIENTO: pagos a proveedores y gastos varios

Actividad

Recibe y revisa que la solicitud de pago cuente con las firmas y documentos de

Codifica la solicitud de pago de acuerdo al gasto que corresponda, según la partida presupuestaria de la que será deducida de acuerdo a lo indicado en los documentos de respaldo que se adjuntan

Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago. (VER ANEXO 43) Firma en la solicitud de pago en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por (haciendo referencia a que la codificación contable es hecha por la Unidad Contable) en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad

Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo devuelve al contador a cargo de la

Entrega mediante una bitácora la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería

PROCEDIMIENTO: Codificación de reintegros de Caja Chica

Actividad

Confecciona la solicitud de reintegro de caja chica ingresando en el sistema con , en cada línea una factura e indica el detalle claramente los artículos

comprados y al menos el inicio del nombre del proveedor o persona que se le está pagando, en el caso de viáticos, kilometraje y hospedaje anota el nombre

del pago de combustible debe anotar el número de placa y kilometraje. En todos los casos en la columna del debe, anota el monto de la factura, firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada a su Jefe inmediato. VER ANEXO 45 Revisa el reintegro de caja chica, Firmando la solicitud de pago en el espacio de Visto Bueno de Jefe Inmediato, indicando su nombre y puesto y lo devuelve al custodio de la caja chica. En el caso de los custodios que están en Sede Alajuela, el Jefe inmediato lo traslada directamente a la Unidad de Contabilidad.

Traslada el reintegro a la Unidad Contable

chica o Jefe

reintegro de caja chica que las facturas sumen el total por el que está confeccionado la solicitud de pago, además revisa que dichas facturas cumplan con los requisitos establecidos por las políticas y procedimientos

Codifica cada una de las facturas según el gasto y Unidad a la que correspondan, revisando que el detalle indicado por el custodio de la caja chica

POL/PRO-CON02

pagos a proveedores y gastos varios

Responsable

Colaboradores de la Unidad de

Contabilidad

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargada de la Unidad Contable

Contador a cargo

reintegros de Caja Chica

Responsable

Custodio de Caja Chica

Jefe Inmediato del Custodio

Custodio de la caja chica o Jefe inmediato de acuerdo al punto

anterior.

Contador a cargo

Contador a cargo

35

sea correcto y claro, en caso necesario modifica el detalle.

6 Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” indicando su nombre y puesto.

7

Imprime la codificación del reintegro la firma en el espacio de hecho por indicando su nombre y puesto la adjunta a la solicitud de pago y la traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.

8 Revisa que la codificación de los gastos sea la correcta y firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto

9 Traslada la solicitud de pago a la Unidadcheque correspondiente


No.

1

Confecciona la solicitud detallando en cuentas “9”siguiente forma: en la primer cuenta “9” al débito indica el monto a cancelar por concepto de dieta o estipendio antes de deducirle el impuesto, en otra cuenta “9” al crédito detalla el monto a deducir por concepto de impuesto, ecaso de que se les cancelen otros conceptos, por ejemplo Internet o celular en el caso de los miembros de Junta Directiva, deben detallarse cada uno por separado en una cuenta “9” en los débitos, al finalizar este detalle debe quedar en la cuenta de bancos al créditodetalle se debe indicar en todas las cuentas el nombre del beneficiario y al final el mes que se le está pagando

2

Adjunta a la solicitud de pago el están cancelado dicho resumen debe tener el nombre completo de cada miembro, el número y fecha de sesión que se están cancelado, grupo, órgano, comisión o Junta Regional a la que pertenecen y la firma y nombreconfeccionó y de quien lo revisó. Además debe adjuntar en uno de los pagos las listas originales de asistencia con las firmas correspondientes y en los demás pagos la referencia de en donde se encuentran las listas de asistencia originales

3 Traslada en el horario establecido la solicitud de pago a la Unidad de Contabilidad

4 Recibe la solicitud de pago y revisa el monto que se está cancelando y los documentos de respaldo que se adjuntan en las solicitudes de pago

5

Codifica en cada cuenta “9”, la cuenta correcta, en la primer cuenta la del gasto ya sea estipendios o dietas y de la Unidad a la que correspondan, en lasiguiente cuenta la cuenta por pagar por concepto de retención de impuestos de dietas y estipendios, y en caso de que existan más gastos se deben codificar a la cuenta de gasto y Unidad correspondiente y por último el monto a pagar, debe quedar codificado a la cuenta del banco que se va a deducir por motivo de este pago. VER ANEXO 44

6 Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago.

7

Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.

POL/PRO

sea correcto y claro, en caso necesario modifica el detalle.

pacio de “codificado por” indicando su nombre y

Imprime la codificación del reintegro la firma en el espacio de hecho por indicando su nombre y puesto la adjunta a la solicitud de pago y la traslada al

para revisión.

Revisa que la codificación de los gastos sea la correcta y firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto

Traslada la solicitud de pago a la Unidad de Tesorería para la confección del

PROCEDIMIENTO: Codificación de Estipendios, Dietas

Actividad

Confecciona la solicitud detallando en cuentas “9” el monto a cancelar de la siguiente forma: en la primer cuenta “9” al débito indica el monto a cancelar por concepto de dieta o estipendio antes de deducirle el impuesto, en otra cuenta “9” al crédito detalla el monto a deducir por concepto de impuesto, en caso de que se les cancelen otros conceptos, por ejemplo Internet o celular en el caso de los miembros de Junta Directiva, deben detallarse cada uno por separado en una cuenta “9” en los débitos, al finalizar este detalle debe quedar

crédito el monto total a cancelar a la persona. En el detalle se debe indicar en todas las cuentas el nombre del beneficiario y al final

Adjunta a la solicitud de pago el resumen de asistencia a las sesiones que se le están cancelado dicho resumen debe tener el nombre completo de cada miembro, el número y fecha de sesión que se están cancelado, grupo, órgano, comisión o Junta Regional a la que pertenecen y la firma y nombre de quien lo confeccionó y de quien lo revisó. Además debe adjuntar en uno de los pagos las listas originales de asistencia con las firmas correspondientes y en los demás pagos la referencia de en donde se encuentran las listas de asistencia originales

Traslada en el horario establecido la solicitud de pago a la Unidad de

Recibe la solicitud de pago y revisa el monto que se está cancelando y los s de respaldo que se adjuntan en las solicitudes de pago

Codifica en cada cuenta “9”, la cuenta correcta, en la primer cuenta la del gasto ya sea estipendios o dietas y de la Unidad a la que correspondan, en la siguiente cuenta la cuenta por pagar por concepto de retención de impuestos de dietas y estipendios, y en caso de que existan más gastos se deben codificar a la cuenta de gasto y Unidad correspondiente y por último el monto a pagar,

o a la cuenta del banco que se va a deducir por motivo de

Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago. Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.

POL/PRO-CON02

Contador a cargo

Contador a cargo



Codificación de Estipendios, Dietas

Responsable

Colaborador Encargado de

Tramitar el pago

Colaborador Encargado de

Tramitar el pago Colaborador Encargado de

Tramitar el pago Colaboradores de la

Unidad de Contabilidad

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

36

8 Entrega la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería

9

Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y losolicitudes de pago para la confección del cheque o transferencia según corresponda.

Q) Elaboración de los Estados Financieros: POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

a) Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en los siguientes plazos: Del Departamento de Recursos Humanos:la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior segundo día hábil de cada mes.De la Unidad de Tesorería: ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente de recibido por la Unidad de TesoSan José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contabilidad a más tardar el día hábil siguiente de que fueron aplicadas.De la Unidad de Cobros: Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC y ND1 a más tardar dos días hábiles concluido el mes en que se confeccionaron. Los reportes de cierre de mes de la Unidad de Cobrosuspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.Oficinas Regionales Los ingresos de las plataformas regionales deben sedocumentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de forma escaneada, por medio de cocontratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez que el contrato está firmado.Dirección Ejecutiva Los contratos de alquiler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas las firmas correspondientes.Comisión de InversionesLos acuerdos de la comisión de invComisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás documentos necesarios para respaldar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente.

b) Para los cierres de los meses de diciembre y marzo de cada año la Unirevisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos

POL/PRO

Entrega la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo traslada a la Unidad de Tesorería las

para la confección del cheque o transferencia según

Elaboración de los Estados Financieros:

Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en los siguientes plazos:

Del Departamento de Recursos Humanos: las planillas a más tardar el día hábil posterior a la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior segundo día hábil de cada mes. De la Unidad de Tesorería: Los ingresos una vez recibidos por la Unidad de Tser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente de recibido por la Unidad de Tesorería. Los cierres de caja de los ingresos de Sede San José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contabilidad a

il siguiente de que fueron aplicadas.

Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC y ND1 a más tardar dos días hábiles concluido el mes en que se confeccionaron. Los reportes de

de mes de la Unidad de Cobros, los de morosidad, cuentas por pagar, arreglos de pago, suspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.

Los ingresos de las plataformas regionales deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de forma escaneada, por medio de correo electrónico los cierres de datáfono de cada uno de los días. Los contratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez que el contrato está firmado.

iler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas las firmas correspondientes. Comisión de Inversiones Los acuerdos de la comisión de inversiones deberán ser trasladados por la secretaria de la Comisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás documentos

ar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día

Para los cierres de los meses de diciembre y marzo de cada año la Unidad de Contabilidad revisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos

POL/PRO-CON02

Contador a cargo


Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes necesarios

las planillas a más tardar el día hábil posterior a la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior

Los ingresos una vez recibidos por la Unidad de Tesorería deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día

rería. Los cierres de caja de los ingresos de Sede San José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contabilidad a

Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC y ND1 a más tardar dos días hábiles concluido el mes en que se confeccionaron. Los reportes de

s, los de morosidad, cuentas por pagar, arreglos de pago, suspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.

r enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de forma

rreo electrónico los cierres de datáfono de cada uno de los días. Los contratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación

iler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas

ersiones deberán ser trasladados por la secretaria de la Comisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás documentos

ar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día

dad de Contabilidad revisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos

37

futuros se registrará como una cuenta por cobrase anule el pago en el periodo correspondiente.

c) Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las Normas Internacionales de Información Financiera.

d) Los Estados Financieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes.e) El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe

constar por escrito. f) Los Estados Financieros serán presentados en forma separada g) Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y

las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.


No.

1

Antes de iniciar con la confección de los Estados Financieros revisa los auxiliares, conciliaciones bancarias y las cuentas transitorias, en caso necesario confecciona los ajustes contables que sean necesarios y los traslada a la Jefatura financiera para revisiónestén bien

2

Revisa que el registro del ajuste y sus respaldos sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al Encargado Contable para su archivo.

3 Archiva el ajuste en las cajas libres de ácido y continúa con la elaboración de los Estados Financieros.

4 Emite del sistema de Contabilidad un reporte de todos los gastos del mes por compañía

5

Revisa que los gastos estén registrados en la cuenta y compañía correcta, por medio de un reporte de la totalidad de los gastos de cada uniddepartamento durante el mes.

6 En caso de que exista algún error, se cambia la codificación tanto en el sistema como en el documento físico.

7 Emite del sistema de reporte el Balance de Situación requiera (Colegio o Fondo de Mutualidad)

8 Revisa el Balance y verifica con detalle cualquier inconsistencia encontrada

9 Abre el archivo del Toolkit para la elaboración de los Esencuentra en mi PC en el disco duro N

10 En la hoja “datos” elimina el “DNS”, cambia la fecha inicial y fecha final en la columna izquierda la del año actual y derecha la del año anterior

11 En el DNS en la columna Izquierda se indica Anterior y en el DNS de la columna derecha Actual

12 Verifica que los saldos en las cuentas del balance de comprobación sean iguales a las del Estado Financiero

13 En caso de alguna inconsistencia verifica detalladamente a que se debe y modifica el Toolkit si es necesario

14 Imprime los Estados Financieros yrevisión, junto con las conciliaciones bancarias y auxiliares

POL/PRO

futuros se registrará como una cuenta por cobrar y si el gasto no se realizó y no se va a realizar en el periodo correspondiente.

Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las Normas Internacionales de Información Financiera.

inancieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes.El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe

Los Estados Financieros serán presentados en forma separada Colegio y Fondo de Mutualidad.Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.

PROCEDIMIENTO: Elaboración de los Estados Financieros

Actividad

Antes de iniciar con la confección de los Estados Financieros revisa los auxiliares, conciliaciones bancarias y las cuentas transitorias, en caso necesario

contables que sean necesarios y los traslada a la Jefatura financiera para revisión, esto con el fin de asegurarse que las cuentas

Revisa que el registro del ajuste y sus respaldos sea el correcto y lo firma en el e “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al

Encargado Contable para su archivo.

Archiva el ajuste en las cajas libres de ácido y continúa con la elaboración de

Emite del sistema de Contabilidad un reporte de todos los gastos del mes por

Revisa que los gastos estén registrados en la cuenta y compañía correcta, por medio de un reporte de la totalidad de los gastos de cada unidad y

En caso de que exista algún error, se cambia la codificación tanto en el sistema

Emite del sistema de reporte el Balance de Situación de la compañía que se requiera (Colegio o Fondo de Mutualidad)

Revisa el Balance y verifica con detalle cualquier inconsistencia encontrada

Abre el archivo del Toolkit para la elaboración de los Estados Financieros que se encuentra en mi PC en el disco duro N

En la hoja “datos” elimina el “DNS”, cambia la fecha inicial y fecha final en la columna izquierda la del año actual y derecha la del año anterior

En el DNS en la columna Izquierda se indica Anterior y en el DNS de la columna

Verifica que los saldos en las cuentas del balance de comprobación sean iguales a las del Estado Financiero

En caso de alguna inconsistencia verifica detalladamente a que se debe y modifica el Toolkit si es necesario

Imprime los Estados Financieros y los traslada a la Jefatura Financiera para revisión, junto con las conciliaciones bancarias y auxiliares

POL/PRO-CON02

r y si el gasto no se realizó y no se va a realizar

Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las

inancieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes. El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe

Colegio y Fondo de Mutualidad. Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.

Elaboración de los Estados Financieros

Responsable

Encargado Contable

Jefe Financiero

Encargado Contable












38

15 Revisa los Estados Financieros y comunica al Encargado de Contabilidad cualquier observación al respecto

16 Aplica las observaciones realizadas por el Jefe Financiero

17 Imprime los Estados Financieros, los firma, los fotocopia

18

Entrega el Estado Financiero original a la UnidadDirección Ejecutiva, otra copia a Auditoría Interna y una Copia a la Jefatura Financiera

R) Elaboración de las Declaraciones de Impuestos. POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

1. Los respaldos originales (ver adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una copia de dichos documentos para cualquier consulta.

2. Previo a la Elaboración de cada una de las

Tesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos este debidamente actualizada en el sistema.

3. Todas las declaraciones y sus respaldos deben tener la firma de quien lo

de quien los revisó (del confecciona la Contador Encargado

4. Las declaraciones (D-101, D

plazo establecido por Tributación Directa.

5. Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben respaldarse adecuadamente al menos con los siguientes documentos:

Ventas (D-104): a) Reporte de ingresos del sistema contable (cuenta 4)b) Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetasc) Resumen elaborado por el

y el total a pagar. d) Borrador del formulario D-104 firmado por el representante Legal del Colegio.e) Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.

Retención del Impuesto a la Fuente (Da) Reporte retención del impuesto a los colaboradores del sistema de planillas b) Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietasc) Resumen elaborado por el Contador Encargad

que corresponde a Dietas y Estipendiosd) Borrador del formulario D-103 firmado por el representante Legal del Colegio.e) Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda

POL/PRO

Revisa los Estados Financieros y comunica al Encargado de Contabilidad cualquier observación al respecto

Aplica las observaciones realizadas por el Jefe Financiero

Imprime los Estados Financieros, los firma, los fotocopia Entrega el Estado Financiero original a la Unidad de Secretaría, una copia a la Dirección Ejecutiva, otra copia a Auditoría Interna y una Copia a la Jefatura

R) Elaboración de las Declaraciones de Impuestos.

(ver política número 5 en donde se detalla cada uno de ellos)adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una copia de dichos documentos para cualquier consulta.

Previo a la Elaboración de cada una de las declaraciones debe verificar con la Unidad de Tesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos este debidamente actualizada en el sistema.

Todas las declaraciones y sus respaldos deben tener la firma de quien los confeccionó y la firma Encargado de Contabilidad en el caso de las declaraciones que

Contador Encargado y del Jefe Financiero en todos los casos).

101, D-103 y D-104) deben ser presentadas y pagadas a más tardar en el plazo establecido por Tributación Directa.

Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben

se adecuadamente al menos con los siguientes documentos:

Reporte de ingresos del sistema contable (cuenta 4) Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetasResumen elaborado por el Contador Encargado de los ingresos menos la retención del impuesto

104 firmado por el representante Legal del Colegio. Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.

Retención del Impuesto a la Fuente (D-103): Reporte retención del impuesto a los colaboradores del sistema de planillas Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietas

Contador Encargado el detalle de lo que corresponde a salarios y de lo que corresponde a Dietas y Estipendios

103 firmado por el representante Legal del Colegio. Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda

POL/PRO-CON02

Jefe Financiero




política número 5 en donde se detalla cada uno de ellos) quedarán adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una

declaraciones debe verificar con la Unidad de Tesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos

s confeccionó y la firma de Contabilidad en el caso de las declaraciones que

pagadas a más tardar en el

Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben

Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetas de los ingresos menos la retención del impuesto

Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.

Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietas el detalle de lo que corresponde a salarios y de lo

Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda

39

Renta (D-101): a) Borrador del formulario D-101 con la firma de confeccionado y revisado del Jefe Financiero.b) Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos

colocados en las casillas del Formulario D Cambio en el Representante Legal (D 6. Acuerdo de Asamblea en donde conste el cambio en el Presidente del Colegio.

7. El responsable de la presentación oportuna del formulario D

legal ante Tributación directa será el dicho formulario con el fin de respaldar el cambio efectuado.

A) DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: sobre la renta D-101

No.

1 Consolida los Estados Financieros del Colegio y del Fondo de Mutualidad con corte al 30 de setiembre de cada año

2 Emite del sistema los reportes correspondientes a ingresos y gastos para llenar el formulario D-101

3

Realiza un resumen de los ingresos y gastos a presentar en la declaración con base en los reportes emitidos del sistema según procedimiento 2 anterior ANEXO 62 y 63

4 Confecciona un Borrador en Excel de los datos que se vaDeclaración D-101VER ANEXO

5 Traslada todos los documentos a la Jefatura Financiera para revisión

6

Revisa que los cálculos e información detallada sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable.

7

Confecciona según la información recopilada la Declaración DEDDI que previamente debe ser descargado de la Página de Tributde acuerdo a las instrucciones dadas por esa entidad.

8 Imprime el borrador y lo traslada a la Presidencia para que esta la firme en su Calidad de Representante Legal

9 Firma el borrador del Formulario D

10 Presenta de forma electrónica el formulario D

11 Imprime el comprobante de la presentación de la Declaración y la adjunta a demás documentos de respaldo.

12

Conserva en el archivo de contabilidad la Declaración Ddocumentos de respaldo, según se detalló en el procedimiento y con los cruces correspondientes

B) DESCRIPCIÓN DEL SUBventas

POL/PRO

101 con la firma de confeccionado y revisado del Jefe Financiero.Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos colocados en las casillas del Formulario D-101

Representante Legal (D-140)

Acuerdo de Asamblea en donde conste el cambio en el Presidente del Colegio.

El responsable de la presentación oportuna del formulario D-140 para el cambio de representante legal ante Tributación directa será el Contador Encargado, quien deberá conservar una copia de dicho formulario con el fin de respaldar el cambio efectuado.

PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Declaración del impuesto

Actividad

Estados Financieros del Colegio y del Fondo de Mutualidad con corte al 30 de setiembre de cada año

Emite del sistema los reportes correspondientes a ingresos y gastos para llenar

Realiza un resumen de los ingresos y gastos a presentar en la declaración con base en los reportes emitidos del sistema según procedimiento 2 anterior VER

Confecciona un Borrador en Excel de los datos que se van a presentar en la VER ANEXO

Traslada todos los documentos a la Jefatura Financiera para revisión Revisa que los cálculos e información detallada sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al

Confecciona según la información recopilada la Declaración D-101 en el Sistema EDDI que previamente debe ser descargado de la Página de Tributación Directa de acuerdo a las instrucciones dadas por esa entidad.

Imprime el borrador y lo traslada a la Presidencia para que esta la firme en su Calidad de Representante Legal

Firma el borrador del Formulario D-101 y lo devuelve a la Encargada Contable

Presenta de forma electrónica el formulario D-101

Imprime el comprobante de la presentación de la Declaración y la adjunta a los demás documentos de respaldo. Conserva en el archivo de contabilidad la Declaración D-101 con todos los documentos de respaldo, según se detalló en el procedimiento y con los cruces

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: Calculo del pago de impuesto sobre las

POL/PRO-CON02

101 con la firma de confeccionado y revisado del Jefe Financiero. Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos

140 para el cambio de representante , quien deberá conservar una copia de

Elaboración de la Declaración del impuesto

Responsable






Jefe Financiero



Representante Legal




Calculo del pago de impuesto sobre las

40

No.

1

Verifica con el auxiliar de contabilidad que todos los ingresos se encuentren digitados en el sistema. Además verifica con el cajero de Alajuela que todas las transferencias se encuentren registradas en el sistema

2 Imprime del sistema de contabilidad un reporte de las cuentas 4la 4-3-00-000-00 (ingresos)

3

Revisa el reporte emitido en el paso 2, dividiendo los créditos entre 1,13 y multiplicando el resultado por 13%, el resultado final debe coincidir conde los débitos de dicho reporte

4

Llena el cuadro de Excel (anexo 46) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del reporte del punto 2

5

Imprime un reporte de la cuenta 2correspondiente al pago de impuestos, el saldo de este reporte debe ser igual al total de los impuesto indicados en el cuadro de Excel (anexo 46).

6

Imprime del sistema reporte de la cuenta 1tarjetas) toma el saldo y lo digita en la parte del cuadro de retenciones de ley (anexo 46)

7

Imprime reporte en el sistema de contabilidad de ventas exentas utcuentas 4-1-01-000-00 a la 4-1documentos con la sigla RA y se suman los subcontenga RA, lo comunica la Encargada de Contabilidad para su corrección.

8

Realiza e imprime solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 47) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 2-4-5-6-7, para su respectiva revisión

9

Revisa que los cálculos y documentos en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

10

Revisa que los cálculos y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.

11 Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago

12

Llena el formulario D-104, mediante el sistema de EDDI, el cual es proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Siguiendo los pasos de los anexos 48-49-50 y 51

13

Sube en la página de hacienda el archivo generado en el punto 8, pasos de los anexos 52-53 y 54

14 Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia

C) Impuesto de retención de la fuente:

POL/PRO

Actividad

Verifica con el auxiliar de contabilidad que todos los ingresos se encuentren digitados en el sistema. Además verifica con el cajero de Alajuela que todas las transferencias se encuentren registradas en el sistema

de contabilidad un reporte de las cuentas 4-2-00-000-00 a

Revisa el reporte emitido en el paso 2, dividiendo los créditos entre 1,13 y multiplicando el resultado por 13%, el resultado final debe coincidir con el dato de los débitos de dicho reporte

Llena el cuadro de Excel (anexo 46) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del reporte del punto 2

Imprime un reporte de la cuenta 2-1-04-003 (impuesto de ventas) del mes correspondiente al pago de impuestos, el saldo de este reporte debe ser igual al total de los impuesto indicados en el cuadro de Excel (anexo 46). Imprime del sistema reporte de la cuenta 1-1-05-004-08 (retención impuesto de tarjetas) toma el saldo y lo digita en la parte del cuadro de retenciones de ley

Imprime reporte en el sistema de contabilidad de ventas exentas utilizando las 1-02-000-00 (resumen), revisa que no contenga

documentos con la sigla RA y se suman los sub-totales, en caso de que contenga RA, lo comunica la Encargada de Contabilidad para su corrección.

iza e imprime solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 47) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los

7, para su respectiva revisión Revisa que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para

y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.

Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago 104, mediante el sistema de EDDI, el cual es

proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Siguiendo los pasos de los anexos

Sube en la página de hacienda el archivo generado en el punto 8, siguiendo los

Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia

Impuesto de retención de la fuente:

POL/PRO-CON02

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Encargada de contabilidad

Jefe Financiero


Contador a cargo

Contador a cargo

Encargada de Tesorería

41

No.

1

Imprime reporte en la parte de características: periodo (se indica fechas del mes)/código/nombre/cedula/impuesto de renta/ y se agrupa por código.

2 Imprime del sistema de contabilidad reporte de la cuenta 2(Impuesto de dietas y estipendios)

3

Llena el cuadro de Excel (anexo 55) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/añoinformación obtenida del reporte del punto 1 y 2

4

Realiza e imprime la solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 56) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 1 y 2, para su respectiva revisión

5

Revisa que los cálculos y documenten señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para revisión

6

Revisa que los cálculos y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.

7 Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago

8

Llena el formulario D-103 en digital, el cual está disponible en la página de hacienda, siguiendo los pasos de los anexos 57

9 Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia

*** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** S) Obras en Proceso: POLITICAS ESPECÍFICAS:

1. Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como

sistemas informáticos para el Colegio de Licenciados y profesores, serán registrados en 1-2-07-001-00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución correspondiente entre cada obra con el respaldo adecua

2. La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos por cada una de las obras indicadas por el Contador Encargadoocasional por la Jefatura Financiera, cuando esta lo considere necesario.

3. El desglose de cada una de las ode inicio de la obra, el monto acumulado de la obra al finalizar el mes.

4. Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escrito el cheque o transferencia con la que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse físicamente, con la copia del documento de pago (cheque o transferencia), factura y/o recibo, contrato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la

POL/PRO

Actividad

Imprime reporte en la parte de rubros del sistema de planillas con las siguientes características: periodo (se indica fechas del mes)/código/nombre/cedula/impuesto de renta/ y se agrupa por código.

Imprime del sistema de contabilidad reporte de la cuenta 2-1-04-002-00 (Impuesto de dietas y estipendios) Llena el cuadro de Excel (anexo 55) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del reporte del punto 1 y 2

Realiza e imprime la solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 56) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 1 y 2, para su respectiva revisión Revisa que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para

s y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.

Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago 103 en digital, el cual está disponible en la página de

hacienda, siguiendo los pasos de los anexos 57-58-59-60-61

Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia

*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***

Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como sistemas informáticos para el Colegio de Licenciados y profesores, serán registrados en

00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución correspondiente entre cada obra con el respaldo adecuado y notas aclaratorias necesarias.La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos por cada una de las obras indicadas en el resumen, dicho auxiliar será actualizado mensualmente

Contador Encargado, revisado por la Encargada de Contabilidad y revisado en forma ocasional por la Jefatura Financiera, cuando esta lo considere necesario. El desglose de cada una de las obras debe indicar claramente cuál es la obra detallada, la fecha de inicio de la obra, el monto acumulado de la obra al finalizar el mes. Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escrito el cheque

a que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse físicamente, con la copia del documento de pago (cheque o transferencia), factura y/o recibo,

rato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la

POL/PRO-CON02

Responsable

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo


Jefe Financiero


Contador a cargo

Encargada de tesorería

Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como sistemas informáticos para el Colegio de Licenciados y profesores, serán registrados en la cuenta

00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución

do y notas aclaratorias necesarias. La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos por

en el resumen, dicho auxiliar será actualizado mensualmente , revisado por la Encargada de Contabilidad y revisado en forma

bras debe indicar claramente cuál es la obra detallada, la fecha

Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escrito el cheque a que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se

emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse físicamente, con la copia del documento de pago (cheque o transferencia), factura y/o recibo,

rato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la

42

Unidad de Infraestructura y elposteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de Infraestructura y demás documentos que s

5. El respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el auxiliar.

6. El Jefe de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto será el responsable de informar a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una semana después de dado el evento.

7. El Jefe de Infraestructura y mantenimiento deberá dar el visto bueno por escrito en el autodos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y corresponden al proyecto terminado.

8. En los casos en que un pago por una obra en proceso se entregue a la Unidad de Contabicon la documentación incompleta el Proyecto será el responsable de entregar copia de la información faltante una vez completada, esto con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras e

9. En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras

10. Para cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo contará con la boleta de compra en la que se debe indicar expediente del activo placa XXContabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenta de obras en proceso, mostrando en el detalle la

11. Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada pago realizado, los documentos deben estar en los efácilmente.

A) SUB – PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:

No.

1 Informa al Contador Encargado sobre el inicio de una nueva obra de infraestructura

2 Abre una hoja en Excel de detalle de obra, e indica la fecha de inicio

3 Entrega al Encargado de Contabilidad la solicitud de pago y/o factura de la obra en proceso

4 Recibe y traslada a la Contador Encargado la solicitud de pago y/o factura de la obra de infraestructura

5 Codifica el pago y/o factura debitando la cuenta de obras en proceso y acreditando bancos en el caso de las solicitudes de pago y cuenta por pagar en

POL/PRO

nidad de Infraestructura y el expediente de la obra en proceso en la Unidad de Contabilidad y posteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de Infraestructura y demás documentos que se consideren necesarios para respaldar el auxiliar.

respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el

de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto será el responsable de a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una

semana después de dado el evento. Jefe de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto una vez concluida la obra

deberá dar el visto bueno por escrito en el auxiliar de obras en proceso en donde se detallan todos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y

al proyecto terminado. que un pago por una obra en proceso se entregue a la Unidad de Contabi

con la documentación incompleta el Jefe de Infraestructura y mantenimientoresponsable de entregar copia de la información faltante una vez completada,

esto con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras en proceso. En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras en proceso.

a cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo contará con la boleta de compra en la que se debe indicar que los respaldos están en el expediente del activo placa XX-XXXX, la finalización de la obra en proceso será registrada en la Contabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenta de obras en proceso, mostrando en el detalle la obra que se está registrando. Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada pago realizado, los documentos deben estar en los expedientes ordenados y con un índice para poder localizarlos

PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:

Actividad

Informa al Contador Encargado sobre el inicio de una nueva obra de

Abre una hoja en Excel de detalle de obra, e indica la fecha de inicio

Entrega al Encargado de Contabilidad la solicitud de pago y/o factura de la obra

Recibe y traslada a la Contador Encargado la solicitud de pago y/o factura de la

Codifica el pago y/o factura debitando la cuenta de obras en proceso y acreditando bancos en el caso de las solicitudes de pago y cuenta por pagar en

POL/PRO-CON02

n la Unidad de Contabilidad y posteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de

e consideren necesarios para respaldar el auxiliar. respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el

de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto será el responsable de a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una

o Encargado del Proyecto una vez concluida la obra xiliar de obras en proceso en donde se detallan

todos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y

que un pago por una obra en proceso se entregue a la Unidad de Contabilidad Jefe de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del

responsable de entregar copia de la información faltante una vez completada,

En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de

a cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo

que los respaldos están en el XXXX, la finalización de la obra en proceso será registrada en la

Contabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenta de obras en

Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada pago realizado,

xpedientes ordenados y con un índice para poder localizarlos

PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:

Responsable

Jefe de Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del

Proyecto

Contador a cargo Jefe de

Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del

Proyecto


Contador a cargo

43

el caso de las facturas.

6

En caso de que los documentos de las solicitudes de pago y/o facturas estén completos los fotocopia y los incluye en el auxiliar de obras en proceso como respaldo y los cruza con la hoja de detalle correspondiente al finalizar el mes. En el caso de que las solicitudes de pago vengan sin los documentos de respaldo completos, espera a que el Encargado de Infraestructura y mantenimiento o encargado del proyecto que se está desarrollando entregue copia de los documentos faltantes a la Unidad Contable y la adjunde obras en proceso de igual forma cruzándolos con la hoja de detalle al finalizar el mes.

7 Devuelve a la Encargada de Contabilidad para revisión las solicitudes de pago y/o facturas

8

Revisa que la codificación de las facturas y solicitudes de pago, con detallando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente. Las facturas las devuelve al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento para que este confeccione la solicitud de pago correspondiente ytraslada a la Unidad de Tesorería.

9 Al final de mes emite del sistema de contabilidad un reporte de la cuenta de obras en proceso

10 Traslada a cada hoja resumen correspondiente movimiento que emitió según el punto anterior

11

Traslada el total acumulado en el detalle de cada obra a la hoja resumen de todas las obras en proceso y verifica que el saldo en el auxiliar sea el mismo que en la cuenta contable y lo traslada con los documentos de respaldo al Encargado de Contabilidad para revisión.

12

Revisa la hoja resumen de obras y cada uno de los detalles por obra junto con los respaldos correspondientes, estampando su espacio correspondiente, lo devuelve al Contador Encargado.

13

Realiza los cruces entre el auxiliar y los documentos de respaldo, en caso de que estén sin entregar algunos documentos de respaldo los sde correo electrónico al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento con el fin de darle seguimiento.

14

Envía por medio de correo electrónico el auxiliar de obras en proceso al Encargado de Infraestructura y Mantenimieencuentran en el auxiliar, con copia a la Encargada de Contabilidad, Jefe Financiero, Director Ejecutivo, esto con el fin de que este verifique que las obras que se indican en el auxiliar son las que realmente están en p

15

Revisa el auxiliar de obras en proceso enviado por el Contador Encargado, confirma por el mismo medio que el auxiliar contiene la información correcta o en caso de notar alguna inconsistencia como obras ya concluidas o que ya se van a realizar, lo indica por correo electrónico al Contador Encargado.

16

En caso de recibir correo departe del Encargado de Infraestructura y Mantenimiento sobre el auxiliar de obras del auxiliar del mes siguiente lo que sea necesario.


B) SUB – PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE NO SE VA A REALIZAR.

POL/PRO

En caso de que los documentos de las solicitudes de pago y/o facturas estén completos los fotocopia y los incluye en el auxiliar de obras en proceso como respaldo y los cruza con la hoja de detalle correspondiente al finalizar el mes.

solicitudes de pago vengan sin los documentos de respaldo completos, espera a que el Encargado de Infraestructura y mantenimiento o encargado del proyecto que se está desarrollando entregue copia de los documentos faltantes a la Unidad Contable y la adjunta al auxiliar de obras en proceso de igual forma cruzándolos con la hoja de detalle al

Devuelve a la Encargada de Contabilidad para revisión las solicitudes de pago

icación de las facturas y solicitudes de pago, con detallando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente. Las facturas las devuelve al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento para que este confeccione la solicitud de pago correspondiente y las solicitudes de pago las traslada a la Unidad de Tesorería.

Al final de mes emite del sistema de contabilidad un reporte de la cuenta de

Traslada a cada hoja resumen correspondiente cada pago detallado en el movimiento que emitió según el punto anterior Traslada el total acumulado en el detalle de cada obra a la hoja resumen de todas las obras en proceso y verifica que el saldo en el auxiliar sea el mismo

a cuenta contable y lo traslada con los documentos de respaldo al Encargado de Contabilidad para revisión. Revisa la hoja resumen de obras y cada uno de los detalles por obra junto con los respaldos correspondientes, estampando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente, lo devuelve al Contador Encargado. Realiza los cruces entre el auxiliar y los documentos de respaldo, en caso de que estén sin entregar algunos documentos de respaldo los solicita por medio de correo electrónico al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento con el

Envía por medio de correo electrónico el auxiliar de obras en proceso al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento, encargado de proyectos que se encuentran en el auxiliar, con copia a la Encargada de Contabilidad, Jefe Financiero, Director Ejecutivo, esto con el fin de que este verifique que las obras que se indican en el auxiliar son las que realmente están en proceso.

Revisa el auxiliar de obras en proceso enviado por el Contador Encargado, confirma por el mismo medio que el auxiliar contiene la información correcta o en caso de notar alguna inconsistencia como obras ya concluidas o que ya no se van a realizar, lo indica por correo electrónico al Contador Encargado. En caso de recibir correo departe del Encargado de Infraestructura y Mantenimiento sobre el auxiliar de obras en proceso, depura para la confección del auxiliar del mes siguiente lo que sea necesario.


PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE

POL/PRO-CON02

Contador a cargo

Contador a cargo


Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo


Contador a cargo



Proyecto

Contador a cargo

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE

44

No.

1

Informa por escrito a la Unidad de Contabilidad que la obra en proceso ha concluido o que ya no se va a realizar, en el caso de las obras concluidas en que la solicitud de cheque del último pago hubiera sido entregado de forma incompleta a la Unidad de Contabilidad según los establecido en las POL PRO JD-05, entrega copia de los documentos de respaldo de la conclusión de la obra al Contador Encargado. En el caso de que la obra ya no se realice entrega copia de los documentos de respaldo corr

2

Recibe los documentos de respaldo de que la obra no se va a realizar o de la finalización de una obra en proceso entregados por el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento; en el caso de que la solicitud de cheque del último pago de la obra entregado alos documentos de respaldo de la conclusión de la obra los fotocopia según lo establecido en las POL PRO JD-

3 Lleva el auxiliar resumen de pagos de la obra en proceso concluida al Encargado de Infraestructura y mantenimiento

4

Revisa que todos los pagos detallados en el auxiliar correspondan a la obra concluida y firma en señal de visto bueno indicando su nombre completo y puesto, lo devuelve al Contador Encargado

5

Confecciona un asiento en el sistema de contabilidad, en el caso de que la obra esté concluida debita la cuenta de valor histórico correspondiente y acredita la cuenta de obras en proceso, adjunta del Encargado de Infraestructura y mantenimiento, informe de recibido a satisfacción elaborado por el ingeniero a cargo de la obra o Encargado de Infraestructura y mantenimiento según lo establezca el contrato, este idebe tener el visto bueno de un miembro de Junta Directiva y Dirección Ejecutiva según lo estable las POL PRO JDen donde se informa de la obra concluida y auxiliar elaborado por el Encargado de Infraestructura y mantenimiento y Lo traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.

6

Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, coloca su firma en sistema en el espacio destinado para revisadopuesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demás asientosmes.

7

Incluye en el auxiliar de activos fijos, el nuevo activo con un número de placa, en el espacio para descripción realiza un breve informe de la obra registrada, incluye el valor histórico, indica la cantidad de años a depreciar el activo de acuerdo a lo que establece la Ley de Renta

8

Confecciona la boleta de compra con Findica en observaciones que los documentos de respaldo del activo se encuentran en el expediente correspondiente, la imprime y la auxiliar físico de activos con el fin de mantener el consecutivo de las boletas

9

Saca del Auxiliar de obras en proceso los respaldos, indicando en el detalle de la obra que los documentos de respaldo se encuentran en el expactivo y detalla el número de placa y los incluye un expediente de forma ordenada, en dicho expediente se debe detallar en una portada la vida útil, concepto de renta, depreciación mensual, Unidad de destino, firma de confeccionado por y revisado por, además se debe indicar el Asiento con el que

POL/PRO

Actividad

Informa por escrito a la Unidad de Contabilidad que la obra en proceso ha concluido o que ya no se va a realizar, en el caso de las obras concluidas en que la solicitud de cheque del último pago hubiera sido entregado de forma

la Unidad de Contabilidad según los establecido en las POL PRO 05, entrega copia de los documentos de respaldo de la conclusión de la obra

al Contador Encargado. En el caso de que la obra ya no se realice entrega copia de los documentos de respaldo correspondientes al Contador Encargado. Recibe los documentos de respaldo de que la obra no se va a realizar o de la finalización de una obra en proceso entregados por el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento; en el caso de que la solicitud de cheque del último pago de la obra entregado a la Unidad de Contabilidad cuente con todos los documentos de respaldo de la conclusión de la obra los fotocopia según lo

-05.

Lleva el auxiliar resumen de pagos de la obra en proceso concluida al de Infraestructura y mantenimiento

Revisa que todos los pagos detallados en el auxiliar correspondan a la obra concluida y firma en señal de visto bueno indicando su nombre completo y puesto, lo devuelve al Contador Encargado Confecciona un asiento en el sistema de contabilidad, en el caso de que la obra esté concluida debita la cuenta de valor histórico correspondiente y acredita la cuenta de obras en proceso, adjunta el resumen de pagos con el visto bueno del Encargado de Infraestructura y mantenimiento, informe de recibido a satisfacción elaborado por el ingeniero a cargo de la obra o Encargado de Infraestructura y mantenimiento según lo establezca el contrato, este informe debe tener el visto bueno de un miembro de Junta Directiva y Dirección Ejecutiva según lo estable las POL PRO JD-05, además debe adjuntar el correo en donde se informa de la obra concluida y auxiliar elaborado por el Encargado

antenimiento y Lo traslada a la Encargada de

afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, coloca su firma en el asiento impreso del

destinado para revisado indicando su nombre completo y puesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demás asientos del

Incluye en el auxiliar de activos fijos, el nuevo activo con un número de placa, en el espacio para descripción realiza un breve informe de la obra registrada, incluye el valor histórico, indica la cantidad de años a depreciar el activo de

establece la Ley de Renta Confecciona la boleta de compra con F-CON04 completa toda la información, indica en observaciones que los documentos de respaldo del activo se encuentran en el expediente correspondiente, la imprime y la incluye en el auxiliar físico de activos con el fin de mantener el consecutivo de las boletas Saca del Auxiliar de obras en proceso los respaldos, indicando en el detalle de la obra que los documentos de respaldo se encuentran en el expediente del activo y detalla el número de placa y los incluye un expediente de forma ordenada, en dicho expediente se debe detallar en una portada la vida útil, concepto de renta, depreciación mensual, Unidad de destino, firma de

do por, además se debe indicar el Asiento con el que

POL/PRO-CON02

Responsable

Jefe de Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del

Proyecto

Contador a cargo



Proyecto

Contador a cargo


Contador a cargo

Contador a cargo

Contador a cargo

45

se incluyó en contabilidad el activo, la fecha y un índice. Lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.

10

Revisa que el expediente esté completo y cuente con todos los docurespaldo necesarios, estampar su firma de revisado detallando su nombre y puesto.

11 Archiva en caja libre de ácido el expediente, en consecutivo según la placa asignada al activo.

12

En el caso de las obras que ya no se van a realizar, confecciona un asiento en el sistema de contabilidad debitando la cuenta de gasto correspondiente según el caso y acredita la cuenta de obras en proceso, saca del auxiliar de obras en proceso los documentos de respaldo y los incluye en el asiento, indica en el último resumen de la obra en proceso, en el auxiliar de obras en proceso, que la misma se pasó por gasto e indica el número de asiento con la que se registró indicando además que ahí se pueden ubicaAdjunta al asiento los documentos de respaldo necesarios para demostrar que la obra ya no se va a realizar. Lo firma en el espacio de confeccionado por y lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión

13

Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, coloca su firmasistema en el espacio destinado para revisadopuesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demásmes.

*** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** T) Registro de la Provisión de Cesantía:

POLITICAS ESPECÍFICAS: La provisión por cesantía se estimará

1. Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por concepto de cesantía de los

2. El porcentaje obtenido del puperiodo, y esta será la provisión por concepse harán los ajustes contables requeridos

3. Con el fin de mantener la provisión actualizada mensualmente, se mismo porcentaje obtenidodevengados en el mes.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.

1 Emite del sistema de planillas el salario devengado

2

Emite del sistema contable un reporte de la cuentadetermina el monto total por pagos que se realizaron durante el año por este concepto.

3 Divide el monto de lo pagado en el año por concepto de cesantía entre el total del salario devengado en ese mismo año y así obtiene el porcentaje del lo

POL/PRO

se incluyó en contabilidad el activo, la fecha y un índice. Lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.

Revisa que el expediente esté completo y cuente con todos los documentos de respaldo necesarios, estampar su firma de revisado detallando su nombre y

Archiva en caja libre de ácido el expediente, en consecutivo según la placa

En el caso de las obras que ya no se van a realizar, confecciona un asiento en el sistema de contabilidad debitando la cuenta de gasto correspondiente según el caso y acredita la cuenta de obras en proceso, saca del auxiliar de obras en

tos de respaldo y los incluye en el asiento, indica en el último resumen de la obra en proceso, en el auxiliar de obras en proceso, que la misma se pasó por gasto e indica el número de asiento con la que se registró indicando además que ahí se pueden ubicar los documentos de respaldo. Adjunta al asiento los documentos de respaldo necesarios para demostrar que la obra ya no se va a realizar. Lo firma en el espacio de confeccionado por y lo

Contabilidad para revisión Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los

necesarios, coloca su firma en el asiento impreso del sistema en el espacio destinado para revisado indicando su nombre completo y

n la caja libre de ácido junto con los demás asientos del


) Registro de la Provisión de Cesantía:

estimará de la siguiente manera:

Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por de los últimos 5 años.

del punto anterior, se debe aplicar a los salarios devengadola provisión por concepto de cesantía. Para que el monto quede actualizado

se harán los ajustes contables requeridos. Con el fin de mantener la provisión actualizada mensualmente, se estimará todos los meses el

obtenido en el punto número uno de esta política, sobre

EDIMIENTO: Ajuste Anual de la Cesantía

Actividad

Emite del sistema de planillas el salario devengado del año que concluye. Emite del sistema contable un reporte de la cuenta2-3-01-004-00cesantía y determina el monto total por pagos que se realizaron durante el año por este

Divide el monto de lo pagado en el año por concepto de cesantía entre el total del salario devengado en ese mismo año y así obtiene el porcentaje del lo

POL/PRO-CON02


Contador a cargo

Contador a cargo


Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por

devengadosal final del . Para que el monto quede actualizado

todos los meses el de esta política, sobre los salarios

Responsable




46

usado por cesantía respecto a los salarios devengados en el año.

4

Suma los porcentajes obtenidos, según se detalla en el paso 3, durante los últimos 5 años y lo divide entre 5 con el fin de determinar el porcentaje promedio de lo pagado por cesantía

5 Multiplica el porcentaje por el total del salario devengado del último año y obtiene el monto por provisión de cesantía

6

Revisa el monto obtenido en el procedimiento anterior contra el saldo en la cuenta de la provisión de cesantíacontable en el sistema por medio de un AD1, debitando o acreditando las cuentas 2-3-01-004-00 cesantía y 5

7

Con todos los datos y cálculos, todos los pasos realizados y los montos correspondientes, lo firma de realizado indicando su nombre y puesto.

8

Imprime del sistema el ajuste realizado y adjunta el documento detapunto 7 del procedimiento correspondientes y realiza los cruces de hecho por y lo traslada al Jefe Financiero para su revisión

9

Revisa el ajuste realizado junto con los cálculos y los documentos de respaldo, firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo traslada a la Encargada Contable para el archivo correspondiente.

10 Archiva el documento según corresponda DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No.

1 Recibe del Departamento de Recursos Humanos la planilla quincenal.

2 Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número correspondiente. VER ANEXO 12

3

Al generar el asiento contable se debita la cuenta de gasto por cesantía 5007-00y se acredita la cuenta 2porcentaje determinado según la política salarios devengados.

4 Revisa que el monto registrado por concepto de cesantía sea el correcto

5

Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargadopara revisión

6

Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indinombre y puesto y lo archiva como corresponde.

U) Revisión de documentos trasladados por la Unidad de Cobros:

1. La Unidad de Cobros es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad los siguientes

documentos con los documentos de respaldo completos y correctos: recibos de mecanizada

POL/PRO

usado por cesantía respecto a los salarios devengados en el año.

Suma los porcentajes obtenidos, según se detalla en el paso 3, durante los 5 años y lo divide entre 5 con el fin de determinar el porcentaje

cesantía respecto al salario devengado.

l porcentaje por el total del salario devengado del último año y provisión de cesantía.

Revisa el monto obtenido en el procedimiento anterior contra el saldo en la de cesantía, en caso de ser necesario realiza el ajuste

contable en el sistema por medio de un AD1, debitando o acreditando las 00 cesantía y 5-1-01-007-00 según corresponda.

realiza un documento en Excel en donde detalla todos los pasos realizados y los montos correspondientes, lo firma de realizado

Imprime del sistema el ajuste realizado y adjunta el documento detallado en el

miento y además todos los reportes de respaldo y realiza los cruces necesarios. Firma el ajuste en el espacio

de hecho por y lo traslada al Jefe Financiero para su revisión l ajuste realizado junto con los cálculos y los documentos de respaldo,

firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo traslada a la Encargada Contable para el archivo correspondiente.

según corresponda

EDIMIENTO:Registro Mensual de la provisión por Cesantía.

Actividad

Recibe del Departamento de Recursos Humanos la planilla quincenal. Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número

VER ANEXO 12 Al generar el asiento contable se debita la cuenta de gasto por cesantía 5-1-01-

00y se acredita la cuenta 2-3-01-004-00 de provisión por cesantía por el porcentaje determinado según la política específica 1 respecto al total de

Revisa que el monto registrado por concepto de cesantía sea el correcto Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable

Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su nombre y puesto y lo archiva como corresponde.

U) Revisión de documentos trasladados por la Unidad de Cobros:

La Unidad de Cobros es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad los siguientes


POL/PRO-CON02






Jefe Financiero

Encargada Contable

Registro Mensual de la provisión por Cesantía.

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a cargo

Encargado Contable

La Unidad de Cobros es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad los siguientes


47

(RM), Notas de Débito (ND1), Notas de Crédito (NCC), Cuentas por Pagar (CXP

cuentas por pagar (ACP).

2. Los documentos deben ser trasladados la unidad de contabilidad en el plazo que establece el

inciso a) del punto Q) de estas políticas.

3. Los documentos de la Unidad de Cobros serán archivados por el Contador a cargo

forma consecutiva.

4. Los documentos deben ser revisados por el contador a cargo tanto en el sistema como

físicamente.

No.

1

Recibe los documentos trasladados por la Unidad de Cobro, recibos de

mecanizada (RM), Notas de

Cuentas por Pagar (CXP), aplicación de cuentas por pagar (ACP).

2

Verifica que los mismos estén en orden consecutivo (que no falte

ninguno), que cuenten con las firmas correspondientes.

3

Si falta algún documento lo solicita por escrito a la Unidad de Cobros

con el fin de completar el consecutivo.

3

Verifica en el sistema que los documentos estén registrados con las

cuentas y compañías contables correspondientes y

correcto. En el caso de los RM (recibos de mecanizada) verifica que el

monto aplicado coincida con el depósito realizado por la entidad

de pago), en caso de que exista alguna diferencia solicita la justificación

correspondiente por escrito al Gestor de Cobros II.

4

En caso de que las cuentas o compañías contables estén mal integradas

o las que se asignaron no sean las correctas, modifica el asiento en el

sistema de Contabilidad según corresponda.

5

Archiva los documentos en folders por consecutivo de documento y

posteriormente en cajas libr

según corresponda.

HISTÓRICO DE VERSIONES

Versión Fecha de

cambio 9 5-6-14 Cambio de nombre de Asistente y Auxiliar Contable a Contador a

Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub procedimiento Registro de ingresos Plataformas Regionales. Cambios en políticas específicasdepreciación mensual y liquidación de activos” punto 3,

“Registro de inversiones”puntos 1 y 2, I “Registro de cancelación de cuenta por cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas de dé2, L “Registro de facturas de proveedores”

POL/PRO

(RM), Notas de Débito (ND1), Notas de Crédito (NCC), Cuentas por Pagar (CXP

Los documentos deben ser trasladados la unidad de contabilidad en el plazo que establece el

inciso a) del punto Q) de estas políticas.

Los documentos de la Unidad de Cobros serán archivados por el Contador a cargo

Los documentos deben ser revisados por el contador a cargo tanto en el sistema como

Actividad

Recibe los documentos trasladados por la Unidad de Cobro, recibos de

mecanizada (RM), Notas de Débito (ND1), Notas de Crédito (NCC),

Cuentas por Pagar (CXP), aplicación de cuentas por pagar (ACP).

Verifica que los mismos estén en orden consecutivo (que no falte

, que cuenten con las firmas correspondientes.

Si falta algún documento lo solicita por escrito a la Unidad de Cobros

con el fin de completar el consecutivo.

Verifica en el sistema que los documentos estén registrados con las

cuentas y compañías contables correspondientes y por el monto

correcto. En el caso de los RM (recibos de mecanizada) verifica que el

monto aplicado coincida con el depósito realizado por la entidad (recibo

, en caso de que exista alguna diferencia solicita la justificación

crito al Gestor de Cobros II.

En caso de que las cuentas o compañías contables estén mal integradas

o las que se asignaron no sean las correctas, modifica el asiento en el

sistema de Contabilidad según corresponda.

rchiva los documentos en folders por consecutivo de documento y

posteriormente en cajas libres de ácido de forma mensual, rotulándolas

Breve descripción del cambio

Cambio de nombre de Asistente y Auxiliar Contable a Contador a Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub

procedimiento Registro de ingresos Plataformas Regionales. Cambios en políticas específicas: C “Registro de activos y depreciación mensual y liquidación de activos” punto 3, E

“Registro de inversiones” punto 2,4 y 5, H “Registro de Ingresos” , I “Registro de cancelación de cuenta por cobrar al

Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito” punto , L “Registro de facturas de proveedores” punto 1, M “ Registro y

POL/PRO-CON02

(RM), Notas de Débito (ND1), Notas de Crédito (NCC), Cuentas por Pagar (CXP), aplicación de

Los documentos deben ser trasladados la unidad de contabilidad en el plazo que establece el

Los documentos de la Unidad de Cobros serán archivados por el Contador a cargo por mes y en

Los documentos deben ser revisados por el contador a cargo tanto en el sistema como

Responsable

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Contador a Cargo

Solicitado por

Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub

, M “ Registro y


48

control de inventarios” puntos 1, 5 y 6, Ñ “ Registro de Transferencias no aplicadas” punto 3, P “Codificación de gastos” punto 1 y 3, Q “ Elaboración de los estados fde puntos a y b, modificación de punto d, R “Elaboración de las

declaraciones de impuestos” punto

10 16-6-14 Modificación de punto t) Registro de la provisión de

12 05/03/15 Modificación de los siguientes procedimientos:Registro pago quincenal a los colaboradoresRegistro del cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios Puntos 2 y 11 de activos y depreciación mensual y liquidación de activos, así como el procedimiento.Modificación del subprocedimiento de Liquidación de activos fijosModificación del subprocedimiento de Venta de activosModificación del procedimiento de registro de gastos prepagadosModificación del punto 6 del inciso e) Registro de Inversionescomo el procedimiento.Modificación del procedimiento para registro de intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas FMS Eliminación de los puntos 3 y 4 de las políticas específicas del inciso g) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación, así como modificación del procedimiento. Modificación de los puntos 3 y inciso j) Registro por incobrables, así como modificación del procedimiento. En este mismo inciso se modificaron los subprocedimientos: Pagos de colegiados suspendidos, Retiros y levantamientos de suspensión y Estimación otras cuentas por cobrar.Modificación del punto 2 de las políticas específicas del inciso k) Registro de distribución de fotocopias, así como su procedimiento.Modificación de los puntos 1, 2 y 4 de las políticas específicas del inciso L) Registro de facturas de provedores, como su procedimiento y se elimina el subfacturas por captura correspondientes a publicaciones.Modificación del procedimiento del inciso M) Registro y control de inventarios Modificación del procedimiento ingreso por transferencias no identificadas, del inciso Ñ) Registro de transferencias no aplicadasModificación del procedimiento Registro de liquidaciones de adelantos, del inciso O) Registro de liquidación de adelantosModificación del como del sub-procedimiento Codificación de Estipendios, Dietas.Modificación del subEstados Financieros. Modificación del punto 1 de las políticas específicas dElaboración de las Declaraciones de Impuestos.Modificación del subproceso terminada o que no se va a realizar, del inciso s) Obras

POL/PRO

control de inventarios” puntos 1, 5 y 6, Ñ “ Registro de Transferencias no aplicadas” punto 3, P “Codificación de gastos” punto 1 y 3, Q “ Elaboración de los estados financieros” creación de puntos a y b, modificación de punto d, R “Elaboración de las

declaraciones de impuestos” punto 3, 5 y 7, S “ Obras en proceso” punto 2 y 4,

Modificación de punto t) Registro de la provisión de Cesantía, así como sus procedimientos

Modificación de los siguientes procedimientos: Registro pago quincenal a los colaboradores Registro del cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y

Puntos 2 y 11 de la política específica del inciso c) Registro de activos y depreciación mensual y liquidación de activos, así como el procedimiento. Modificación del subprocedimiento de Liquidación de activos fijos Modificación del subprocedimiento de Venta de activos

ificación del procedimiento de registro de gastos prepagados Modificación del punto 6 del inciso e) Registro de Inversiones, así como el procedimiento. Modificación del procedimiento para registro de intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del Colegio y

Eliminación de los puntos 3 y 4 de las políticas específicas del inciso g) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación, así como modificación del

Modificación de los puntos 3 y 4 de las políticas específicas del inciso j) Registro por incobrables, así como modificación del procedimiento. En este mismo inciso se modificaron los subprocedimientos: Pagos de colegiados suspendidos, Retiros y levantamientos de suspensión y Estimación por incobrables por otras cuentas por cobrar. Modificación del punto 2 de las políticas específicas del inciso k) Registro de distribución de fotocopias, así como su procedimiento. Modificación de los puntos 1, 2 y 4 de las políticas específicas del

L) Registro de facturas de provedores, como su procedimiento y se elimina el sub-procedimiento Registro de facturas por captura correspondientes a publicaciones. Modificación del procedimiento del inciso M) Registro y control de

del procedimiento ingreso por transferencias no identificadas, del inciso Ñ) Registro de transferencias no aplicadas Modificación del procedimiento Registro de liquidaciones de adelantos, del inciso O) Registro de liquidación de adelantos Modificación del punto 3, del inciso P) Codificación de gastos, así

procedimiento Codificación de Estipendios, Dietas. Modificación del sub-procedimiento del inciso Q) Elaboración de Estados Financieros. Modificación del punto 1 de las políticas específicas del inciso R) Elaboración de las Declaraciones de Impuestos. Modificación del sub-procedimiento Registro de una obra en proceso terminada o que no se va a realizar, del inciso s) Obras

POL/PRO-CON02


Registro del cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y

la política específica del inciso c) Registro de activos y depreciación mensual y liquidación de activos, así como

, así

Modificación del procedimiento para registro de intereses ganados corrientes del Colegio y

Eliminación de los puntos 3 y 4 de las políticas específicas del inciso g) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación, así como modificación del

4 de las políticas específicas del inciso j) Registro por incobrables, así como modificación del procedimiento. En este mismo inciso se modificaron los subprocedimientos: Pagos de colegiados suspendidos, Retiros y

por incobrables por

Modificación del punto 2 de las políticas específicas del inciso k)

Modificación de los puntos 1, 2 y 4 de las políticas específicas del L) Registro de facturas de provedores, como su

procedimiento Registro de

Modificación del procedimiento del inciso M) Registro y control de

del procedimiento ingreso por transferencias no

Modificación del procedimiento Registro de liquidaciones de

punto 3, del inciso P) Codificación de gastos, así

procedimiento del inciso Q) Elaboración de

el inciso R)

procedimiento Registro de una obra en proceso terminada o que no se va a realizar, del inciso s) Obras


49

en Proceso. Inclusión del inciso U) “Revisión de documentos trasladados Unidad de Cobros

POL/PRO

Inclusión del inciso U) “Revisión de documentos trasladados por la Unidad de Cobros”, así como su procedimiento.

POL/PRO-CON02

por la

manual de polÍticas y procedimientos …manual de polÍticas y procedimientos objetivo: ... todo...

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