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Manual de Políticas y

Procedimientos Aplicar

Pagos y Reconocer

Ingresos

Manual de Políticas y Procedimientos

Aplicar Pagos y Reconocer Ingresos

Versión: 01

Vigente a partir de: 15/12/2015

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MPPAPRI-GFA-01-15

ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 5

2 OBJETIVO........................................................................................................................... 5

3 ALCANCE ........................................................................................................................... 5

4 POLÍTICAS .......................................................................................................................... 5

4.1 POLÍTICAS GENERALES ................................................................................................................ 5 4.2 POLÍTICAS ESPECÍFICAS ............................................................................................................... 6

4.2.1 De Aplicar pagos manuales ........................................................................................... 6 4.2.2 De Realizar traspasos inter compañías ......................................................................... 6 4.2.3 De Devolver importes disponibles ................................................................................. 7 4.2.4 De Registrar pagos en línea ........................................................................................... 7 4.2.5 De Depurar partidas ...................................................................................................... 8 4.2.6 De Realizar cierre contable de aplicación de pagos ...................................................... 8 4.2.7 De Recibir ingresos en caja ............................................................................................ 8 4.2.8 De Aplicar importe por recuperación de cheques devueltos ......................................... 9

5 MAPA DE PROCESO (NIVEL 2) ........................................................................................... 10

6 PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 11

6.1 APLICAR PAGOS MANUALES ....................................................................................................... 11 6.2 REALIZAR TRASPASOS INTER COMPAÑÍAS ..................................................................................... 13 6.3 DEVOLVER IMPORTES DISPONIBLES ............................................................................................. 14 6.4 REGISTRAR PAGOS EN LÍNEA ...................................................................................................... 16 6.5 DEPURAR PARTIDAS ................................................................................................................. 17 6.6 REALIZAR DEPURACIÓN DE IMPORTES .......................................................................................... 18 6.7 VERIFICAR QUE LAS OPERACIONES COINCIDAN .............................................................................. 19 6.8 APLICAR PARTIDAS CONSIDERADAS INGRESOS VARIOS .................................................................... 20 6.9 REALIZAR CIERRE CONTABLE DE APLICACIÓN DE PAGOS ................................................................... 21 6.10 IDENTIFICAR DEUDOR POR PRIMA ........................................................................................... 22 6.11 ESTIMAR CUENTA INCOBRABLE ............................................................................................... 23 6.12 INTEGRAR Y DEPURAR CUENTAS .............................................................................................. 24 6.13 APLICAR IMPORTE POR RECUPERACIÓN DE CHEQUES DEVUELTOS.................................................. 25 6.14 RECIBIR INGRESOS EN CAJA .................................................................................................... 26



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7 GLOSARIO ........................................................................................................................ 28

8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................................ 28

9 CONTROL DE VERSIONES .................................................................................................. 29

10 ANEXOS........................................................................................................................ 29

10.1 INDICADORES. ..................................................................................................................... 29



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1 Introducción

El presente manual describe las políticas y procedimientos relacionados con la identificación de los ingresos y la aplicación de pagos automáticos y manuales, así como el reconocimiento contable de las operaciones del Grupo Financiero Aserta.

2 Objetivo

Identificar los ingresos para reducir los depósitos sobrantes y no identificados, a través de la aplicación de pagos derivados de las actividades del Grupo Financiero Aserta.

3 Alcance

Este manual es de uso específico para el Área de Aplicación de Pagos de la Gerencia de

Cobranza, perteneciente a la Subdirección de Administración de Grupo Financiero Aserta

y de aplicación general para:

Internos:

Tesorería

Sistemas

Contabilidad

Normatividad

Jurídico

Externos:

Clientes

Agentes

Proveedores de servicios financieros

4 Políticas

4.1 Políticas generales

1. La Dirección General y la Dirección de Administración y Finanzas son las únicas

facultadas para modificar las presentes políticas.



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2. Todos los ingresos de las empresas integrantes del Grupo Financiero Aserta deben

estar registrados sin excepción en la contabilidad de la entidad correspondiente.

3. Las empresas integrantes del Grupo Financiero Aserta reciben pagos única y

exclusivamente por medio de las siguientes formas: efectivo, cheque nominativo

para abono en cuenta, transferencia electrónica, pago interbancario y a través de

pago en línea en www.aserta.com.mx y www.afianzadora.com.mx.

4. Por ningún motivo algún funcionario o colaborador de la Institución deben recibir

importes en efectivo, únicamente podrán ser recibidos en ventanilla bancaria o en

caja del Grupo Financiero Aserta, ubicada en Torre Jade Piso 7.

5. Todo pago de Prima deberá realizarse de forma referenciada.

6. Los pagos en efectivo en moneda nacional que rebasen la equivalencia a 10,000

USD deben reportarse al oficial de cumplimiento mensualmente, a través del

formato establecido para tal efecto como una operación relevante de acuerdo al

Art. 492 de la Ley de Instituciones de Seguros y de Fianzas.

7. Los cheques que sean recibidos a cargo de una institución de crédito, deben

cumplir con lo establecido en los artículos 175, 176, 177,178 y 179 de la Ley

General de Títulos y Operaciones de Crédito vigente.

4.2 Políticas específicas

4.2.1 De Aplicar pagos manuales

1. No se realizará ninguna aplicación de pagos a solicitud de cliente, agente o

sucursal sin el soporte documental correspondiente.

4.2.2 De Realizar traspasos inter compañías

1. Todos los traspasos inter compañías deben ser por compensación de cuentas por

cobrar del mismo cliente.

2. Cualquier traspaso por concepto diferente al señalado en el numeral anterior,

deberá ser autorizado por el Subdirector de Administración.

3. Todos los traspasos deben estar debidamente soportados con la solicitud de pago

correspondiente firmada por el Auxiliar Contable de Aplicación de Pagos, Analista

Sr. de Aplicación de Pagos, Gerente de Cobranza y Subdirector de Administración.

http://www.aserta.com.mx/



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4.2.3 De Devolver importes disponibles

1. La devolución de ingresos únicamente se realiza a través de transferencia bancaria

o con cheque para abono en cuenta de la persona que realizó el pago del recibo,

en ningún caso se realizarán devoluciones en efectivo.

2. Toda devolución debe realizarse en la misma moneda en que la entidad de Grupo

Financiero Aserta recibió originalmente el ingreso.

3. No se harán devoluciones cuando el solicitante de la devolución cuente con

cobranza pendiente por concepto de primas con una antigüedad igual o mayor a 30

días naturales contados a partir de la fecha de emisión (salvo que cuenten con

condiciones especiales autorizadas por el Director General o el Director Ejecutivo

Comercial), cheques devueltos, penalizaciones por primas o penalizaciones por

cheques devueltos y reclamaciones vigentes pagadas no recuperadas.

4. No se hará efectiva ninguna devolución sin el Vo.Bo. de Jurídico sobre su procedencia o improcedencia.

5. A toda devolución de prima por anulación de fianza debe descontársele los gastos

de expedición e investigación, más el IVA y emitir el comprobante fiscal

correspondiente.

6. Los importes disponibles únicamente deben ser devueltos a la persona que realizó el pago del recibo correspondiente, en caso de que solicite la devolución un tercero se debe contar con el Vo.Bo. del área de normatividad y cumplimiento.

7. Todas las devoluciones de los excedentes deben estar debidamente soportadas

con la solicitud de pago correspondiente firmada por el Auxiliar Contable de

Aplicación de Pagos, Analista Sr. de Aplicación de Pagos, Gerente de Cobranza y

Subdirector de Administración.

4.2.4 De Registrar pagos en línea

1. Se deberá tener un control diario de cada fase del seguimiento a pagos en línea

(identificación de la cuenta por pagar y la aplicación correspondiente).

2. Es responsabilidad del área de Sistemas dar soporte a la infraestructura

tecnológica para realizar las operaciones de pago en línea.



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4.2.5 De Depurar partidas

1. Todo ingreso que no haya sido aplicado por no contar con los elementos

necesarios para su identificación, deberá ser registrado en la cuenta de ingresos

varios, una vez que haya transcurrido un año desde su fecha de depósito.

4.2.6 De Realizar cierre contable de aplicación de pagos

1. La información reportada para cierre contable debe ser con el siguiente orden:

Confirmación al área contable de la conciliación del reporte de cierre de

producción contra Sistema SIEBEL.

Confirmación al área contable de la conciliación de Pagos Aplicados sistema

Siebel contra registro contable del cierre de mes.

Envío de la información (deudor por prima y estimación de cuentas

incobrables) para revisión a Analista Sr. de aplicación de pagos y Gerente de

cobranza.

Envío de la información (deudor por prima y estimación de cuentas

incobrables) para Vo.Bo. a Subdirección de administración.

Envío de reportes regulatorios por la CNSF a la Gerencia de Análisis

Financiero.

4.2.7 De Recibir ingresos en caja

1. La recepción de ingresos en Caja sólo se realiza en días laborales, de lunes a

jueves de 8:30 am a 6:00 pm y viernes de 8:30 am a 2:30 pm.

2. A todo ingreso recibido en caja deberá entregarse el recibo emitido por la entidad

correspondiente.

3. La recepción de cheques sólo se realizará salvo buen cobro.

4. Todos los ingresos no catalogados en este manual deben ser notificados a

Tesorería y Subdirección de administración.



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4.2.8 De Aplicar importe por recuperación de cheques devueltos

1. Se deberá tener un control diario de cada fase del seguimiento a cheques

devueltos (identificación de la cuenta por cobrar, recepción física y la

recuperación).

2. Todo cheque devuelto que no tenga recuperación a los treinta días se bloqueará al

fiado en Sistema.

3. El proceso de recuperación del ingreso por concepto de cheque devuelto, dentro

de los treinta días siguientes a su notificación es responsabilidad del Agente o

Sucursal.

4. Los cheques físicos deben estar bajo resguardo en la caja del Grupo Financiero

Aserta, hasta que se recupere el ingreso.

5. Grupo Financiero Aserta y las entidades que lo integran tienen derecho de cobrar

al Cliente, en caso de cheques devueltos, una indemnización del 20% adicional

sobre el valor del mismo más IVA; de conformidad con el artículo 193 de la Ley

General de Títulos y Operaciones de Crédito y el artículo 18 de la Ley del

Impuesto al Valor Agregado.



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5 Mapa de proceso (Nivel 2)



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6 Procedimientos

6.1 Aplicar pagos manuales



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6.2 Realizar traspasos inter compañías



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6.3 Devolver importes disponibles



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6.4 Registrar pagos en línea



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6.5 Depurar partidas



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6.6 Realizar depuración de importes



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6.7 Verificar que las operaciones coincidan



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6.8 Aplicar partidas consideradas ingresos varios



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6.9 Realizar cierre contable de aplicación de pagos



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6.10 Identificar deudor por prima



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6.11 Estimar cuenta incobrable



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6.12 Integrar y depurar cuentas



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6.13 Aplicar importe por recuperación de cheques devueltos



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6.14 Recibir ingresos en caja



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7 Glosario

1. Registro de errores: son todos aquellos pagos que no se encuentran debidamente

referenciados o que la referencia presenta inconsistencias, es decir que el estatus

de la fianza sea “pagada o anulada” y se reclasifican en:

Pestaña saldos a favor>no identificados. Aquellos depósitos que NO se

encuentran referenciados o que su referencia se encuentra incorrecta.

Pestaña saldos a favor>duplicados. Cuando la prima por cobrar, ya se

encuentra con estatus de pagada y entra otro pago con la misma referencia.

Pestaña saldos a favor>sobrantes. Cuando la prima por cobrar se encuentra en

estatus de anulada.

Otros saldos a favor que existen (pestaña saldos a favor) son:

Anulación de movimiento o anulación de fianza: saldo a favor por la anulación

de movimiento o fianza de una prima por cobrar con estatus de pagada.

Sobrante de pago: cuando el pago referenciado se efectúa por un importe

mayor a la prima por cobrar.

Reexpedición de recibo: genera saldo a favor, ya que una prima por cobrar con

estatus de vigente pagada al reexpedir el recibo por un importe menor crea el

saldo a favor por la diferencia.

Reverso de pago: cuando se genera por el depósito a la referencia incorrecta,

se da reverso al pago creando un saldo a favor disponible para proceder con la

aplicación correcta de acuerdo a la solicitud del agente o fiado.

8 Documentos de referencia

Ley de Instituciones de Seguros y de Fianzas

Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito

Ley del Impuesto al Valor Agregado

Ley federal para la prevención e identificación de operaciones con recursos de

procedencia ilícita

Instructivo deudor por prima de la CNSF



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9 Control de versiones

Versión Descripción del cambio Vigente a partir de:

1.0 Versión inicial 15/12/2015

10 Anexos

10.1 Indicadores.

1. Mantener el saldo mensual de la cuenta de primas en depósito sobrantes, por debajo de la meta definida por la Dirección de finanzas y administración respecto al ingreso de la producción mensual.

2. Mantener el saldo mensual de la cuenta de primas en depósito no identificadas, por debajo de la meta definida por la Dirección de finanzas y administración respecto al ingreso de la producción mensual.

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