manual de politicas y procedimientos de proteccion de datos … · 2018-02-17 · esta política se...
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DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
2018
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DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
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TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO I - GENERALIDADES ........................................................................................
1. AMBITO DE APLICACION ............................................................................................
2. BASE DE DATOS............................................................................................................
3. OBJETO ............................................................................................................................
4. FINALIDAD .......................................................................................................................
CAPITULO II - DEFINICIONES .............................................................................................
Autorización .........................................................................................................................
Aviso de Privacidad ...........................................................................................................
Base de Datos .....................................................................................................................
Dato Personal ......................................................................................................................
Dato Público ........................................................................................................................
Dato Privado ........................................................................................................................
Datos Sencibles ..................................................................................................................
Tratamiento ..........................................................................................................................
Encargado del Tratamiento .............................................................................................
Responsable del Tratamiento .........................................................................................
Titular .....................................................................................................................................
CAPITULO III – PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES .........................................................................................................................
a. Principio de Finalidad ...................................................................................................
b. Principio de Libertad ....................................................................................................
c. Principio de Veracidad o Calidad ..............................................................................
d. Principio de Transparencia .........................................................................................
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e. Principio de Acceso y Circulacion Restringida .....................................................
f. Principio de Seguridad ..................................................................................................
g. Principio de Confidencialidad ....................................................................................
h. Principio de Legalidad ..................................................................................................
CAPITULO IV – DERECHOS Y DEBERES .......................................................................
5. DERECHOS DEL TITULAR ..........................................................................................
6. DEBERES DE DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. EN RELACION CON EL
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ........................................................
7. DEBERES CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVES DE UN
ENCARGADO .......................................................................................................................
8. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y
COMERCIO ...........................................................................................................................
CAPITULO V – SEGURIDAD DE LA INFORMACION .....................................................
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD ..........................................................................................
10. IMPLEMENTACION DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD ...................................
11. INFORMACION DE CONTACTO ...............................................................................
CAPITULO VI – POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION ..................
12. AUTORIZACION............................................................................................................
13. MECANISMOS PARA OBTENER LA AUTORIZACION ........................................
14. PRUEBA .........................................................................................................................
15. INFORMACION Y NUEVA AUTORIZACION ...........................................................
16. DERECHO DE ACCESO .............................................................................................
17. CONSULTA ....................................................................................................................
18. RECLAMOS ...................................................................................................................
19. RECTIFICACION Y AUTORIZACION DE DATOS ..................................................
20. SUPRESION DE LA INFORMACION Y/O REVOCATORIA DE LA
AUTORIZACION ..................................................................................................................
21. PROTECCION DE DATOS DE LOS CONTRATOS ...............................................
22. REGLAS GENERALES APLICABLES .....................................................................
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CAPITULO VII – TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES .......................................
23. TRATAMIENTO DE DATOS PUBLICOS ..................................................................
24. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES ................................................................
25. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES ...........................................................
26. CLASIFICACION DE LA BASE DE DATOS ............................................................
CAPITULO VIII – AVISO DE PRIVACIDAD ........................................................................
27. POLITICA DE PRIVACIDAD .......................................................................................
28. CONTENIDO MINIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD ...........................................
29. AVISO DE PRIVACIDAD Y DEL MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES
CAPITULO IX – INFORMACION DE CONTACTO ............................................................
CAPITULO X – APROBACION DE GERENCIA Y VIGENCIA ........................................
30. APROBACION Y VIGENCIA .......................................................................................
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CONSIDERACIONES
El derecho al habeas data es un derecho de rango constitucional entendido como
la facultad que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos y en archivos
de entidades públicas y privadas, que integra además el derecho a dar y recibir
información veraz e imparcial.
En este contexto la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013,
dirigidos a la protección de los datos personales, imponen al encargado y al
responsable de las bases de datos, la obligación de adoptar un manual interno de
políticas y procedimientos, que incluya las condiciones de seguridad y
confidencialidad con la que será tratada dicha información y los procedimientos
establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Por lo tanto, la adaptación y aplicación de este manual permitirá dar a conocer a
cada uno de los miembros internos y externos de la organización, los derechos y
obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias han
desarrollado, garantizado y establecido para el tratamiento de Protección de Datos
Personales en Colombia.
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CAPITULO I
GENERALIDADES
1. AMBITO DE APLICACIÓN. Esta política se aplica al tratamiento de los datos
de carácter personal que recopile y maneje DISTRIBUIDORA AGRUMCERES
S.A.S.
2. BASE DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente
manual aplican a las bases de datos de Contabilidad, Clientes, Proveedores,
Empleados y Colaboradores cuyo periodo de vigencia se prolongara por todo el
tiempo en el que DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. desarrolle su objeto
social.
3. OBJETO. El objeto de la presente política es definir los lineamientos generales
para el cumplimiento de la Ley 1851 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en
Colombia, que regulan el manejo de base de datos personales, buscando así
garantizar a los titulares de datos personales que hacen parte de nuestras bases
de datos el pleno ejercicio del derecho de Habeas Data, lo cual implica:
a. Autorización libre y espontánea por parte del titular de la información para
que sus datos se incluyan en nuestras bases de datos.
b. Información al titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y el
uso que se dará a los mismos.
c. Información al titular sobre los derechos que le asisten en relación con el
tratamiento de sus datos y la forma en que puede ejercerlos.
d. La obligación del responsable de la base de datos de conservar la
autorización otorgada por el titular de la información para estos efectos.
e. El manejo de las bases de datos y la conservación de los datos bajo
condiciones de seguridad que impidan su adulteración y/o pérdida, así
como la consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. FINALIDAD. Regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamientos
de los datos que realiza DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. Esta
información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la
organización.
Así las cosas, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. la usará para las
siguientes finalidades:
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a. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y
trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales
b. Proveer los servicios requeridos por sus usuarios
c. Informar sobre nuevas líneas de distribución y/o sobre cambios en los
mismos.
d. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía
mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio
análogo y/o digital de comunicación creada o por crearse, información
comercial, sobre los productos y eventos de tipo comercial.
e. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
f. Soportar procesos de auditoría interna o externa
g. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e
inactivos) en las bases de datos.
h. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos
en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
CAPITULO II
DEFINICIONES
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para los
efectos de la aplicación del presente Manual se deben tener en cuenta las
siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar
a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación Verbal o por documento físico, electrónico
o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a
disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso
de privacidad se comunica al titular de la información relativa a la existencia de
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar
a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
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Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las
personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales
y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es
relevante para el titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales
como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales
por cuenta del Responsable del Tratamiento
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento:
Quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de
la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
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CAPITULO III
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros
generales que serán respetados por DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. en
los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
El tratamiento de datos personales en DISTRIBUIDORA AGRUMCERE S.A.S. se
regirá por los siguientes principios.
a. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos
debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o
en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento
debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
d. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener de DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que lo conciernan.
e. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a
los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales,
salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por
el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados.
f. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá
proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
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evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
g. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de
la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo suministrar o
comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera
estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal,
contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la
ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las
personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto,
en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un
documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de
servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste
y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento.
h. Principio de Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una
actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto
1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o
deroguen.
CAPITULO IV
DERECHOS Y DEBERES
5. DERECHOS DEL TITULAR: De conformidad con lo establecido en el artículo 8
de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes
derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuando se presenten
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error,
o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales,
excepto cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
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Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines
históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
c. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales.
d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
e. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto
de Tratamiento.
f. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el
trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
Según el artículo 9, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012, la solicitud de supresión de la información y la
revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal
o contractual de permanecer en la base de datos. El Responsable y el Encargado,
en este caso DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S., deberá poner a disposición
del Titular, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de
supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
6. DEBERES DE DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. EN RELACION CON
EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos
personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas
pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para
aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y
respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos
personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581
de 2012, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. como responsable se
compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo
relacionado con en el tratamiento de datos personales:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el
titular;
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c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración y/o pérdida, así como la consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del
tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado
del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente
al encargado del tratamiento;
h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente
datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados
en la presente manual;
k. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado
la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
l. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
m. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial"
una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos
judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
n. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el
Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
o. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden
tener acceso a ella.
7. DEBERES CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN
ENCARGADO. (i)Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos
personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. (ii) Garantizar que la
información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma
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oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las
rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a
realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo
momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando
determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez
se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
8. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y
COMERCIO: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad
y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
(ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio.
CAPITULO V
SEGURIDAD DE LA INFORMACION
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad
establecido en la Ley 1581 de 2012, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el
tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el
fin de garantizar la seguridad de la información.
10. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio
cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a
los sistemas de información.
11. INFORMACION DE CONTACTO. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
designa al área de Gerencia para recepcionar las solicitudes de los titulares,
para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización,
supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A nivel interno se
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han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las
consultas y reclamos teniendo en cuenta los responsables de las diferentes
bases de datos y nuestra estructura administrativa interna. Para la recepción de
consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para
el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse con
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. al correo electrónico
[email protected], o radicar su consulta o reclamo de forma escrita en
nuestra oficina principal ubicada en el Centro Comercial Santa Inés Piso 2 Local
202 en el municipio de la Unión Valle, dirigida al área de Gerencia, quien ha sido
designado por la empresa como responsable de la atención de este tipo de
consultas y peticiones, en el horario de lunes a viernes en jornada continua.
CAPITULO VI
POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
NOTA: La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales
una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los
datos, los cuales le garantizan, tanto el poder de decisión y control que tiene sobre
la información que le concierne, como su derecho a la protección de la misma. En
adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las
obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos
casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos. Así, la
Ley reconoce y desarrolla los siguientes derechos.
12. AUTORIZACIÓN. La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión
de datos personales por parte de DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
requiere del consentimiento libre, expreso e informado del titular de los mismos.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. en su condición de responsable del
tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios
para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea
posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Según el Artículo 5, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.,
adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar, en el momento de la
recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los
mismos e informarle datos personales que serán recolectados así como todas
las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene el
consentimiento.
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Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con
independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales
aquellos datos o bases de datos que se encuentran a disposición del público,
pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza,
sean datos públicos.
Un dato público es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las
personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales
y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581
de 2012, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S., establecerá mecanismos
para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado
de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013,
que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a
través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada.
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se
manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediantes conductas
inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la
autorización.
Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será
necesaria cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
13. MECANISMOS PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de datos
personales podrán emitir su autorización a través de documento físico,
digitalizado por correo electrónico o por mecanismos predeterminados a través
de medios técnicos. La autorización será emitida por DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. y será puesta a disposición del titular previo al
tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
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1581 de 2102. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza
que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el
hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines
determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier
alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado.
Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a
sus datos personales y controle el uso de su información personal. La
autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:
a. Quién recopila (responsable o encargado).
b. Qué recopila (datos que se reciban).
c. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
d. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión
de los datos personales suministrados.
e. Si se recopilan datos sensibles.
14. PRUEBA. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. adoptara las medidas
necesarias para conservar prueba idónea de las autorizaciones otorgadas por
los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
15. INFORMACION Y NUEVA AUTORIZACION. En caso de haber cambios
sustanciales en el contenido del manual de las políticas y procedimientos en el
tratamiento de datos personales, o relacionadas con la identificación del
responsable, el encargado y la finalidad del tratamiento que puedan afectar el
contenido de la autorización, el responsable del tratamiento comunicará estos
cambios al titular antes de implementar las nuevas políticas.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. obtendrá una nueva autorización del
Titular cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
16. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el titular
sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de
acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento,
así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta
manera, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. debe garantizar al titular su
derecho de acceso en tres vías:
a. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del
tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
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b. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que
están en posesión del responsable.
c. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del
tratamiento, lo cual se traduce en el deber de DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales
tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
PARAGRAFO: DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. garantizará el
derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o
personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera
gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que
permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin
límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y
actualizarlos en línea.
Por lo anterior, el titular de los datos podrá acceder a sus datos personales
consultándolos de forma gratuita al menos una vez al mes y cada vez que
existan modificaciones sustanciales del Manual de Políticas y Procedimientos de
Protección de Datos Personales que motiven nuevas consultas, en el siguiente
correo electrónico [email protected] o por escrito radicado en el
Centro Comercial Santa Inés Piso 2 Local 202 de La Unión Valle.
17. CONSULTA. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581
de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información
personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S., informa a los titulares de datos
personales la existencia de su Manual de Políticas y Procedimientos de
Protección de Datos Personales que podrá ser consultada mediante el titular, o
su representante y/o apoderado, solicitando copia de la misma a través de
[email protected] o por escrito radicado en el Centro Comercial Santa
Inés Piso 2 Local 202 de La Unión Valle. información respecto al tratamiento de
los datos personales del titular, contenida en las bases de datos que maneje. La
solicitud de información se puede efectuar además por estipulación a favor de
otro o para otro, de conformidad con lo señalado en el numeral 4 del artículo 20
del Decreto 1377 de 2013.
La consulta será contestada en un término máximo de 10 días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma, si no es posible atenderla en este
término se le comunicará esta situación al solicitante, explicando las razones, y
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
18
señalando la fecha en la que se dará respuesta, la cual no puede superar los 5
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La información que solicita el titular o sus causahabientes respecto al tratamiento
de sus datos personales, podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo
medios electrónicos, según lo requieran, y corresponderá en todo a la que
repose en la base datos.
18. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581
de 2012, el titular, sus causahabientes o su representante y/o apoderado que
consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando consideren que en su manejo
se están incumpliendo los deberes para sus protección establecidos en la
normatividad vigente que regula la materia, pueden presentar el reclamo
correspondiente, siguiendo el procedimiento establecido a continuación:
a. El reclamo se formulará, mediante solicitud por escrito dirigida a
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. a través del correo electrónico
[email protected] o en el Centro Comercial Santa Inés Piso 2
Local 202, con teléfono (2) 2296322, en la que se incluya:
Nombre completo y número de identificación del Titular de los datos
personales.
La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, así como lo
que se pretende con el mismo.
La dirección para la notificación, números telefónicos de contacto y
correo electrónico.
Anexo de los documentos o pruebas que se quiera hacer valer.
b. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los
5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Si transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento el solicitante
no ha presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo.
c. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, debe trasladarlo a quien corresponda en un término máximo
de 2 días hábiles, informándole de esta situación al interesado.
d. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una
leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
19
El término que tiene DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. para
atender el reclamo es de 15 días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos
de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún
caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
e. El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el
trámite de reclamo aquí establecido.
19. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del
titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de
conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto
se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el
titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación
que avale su petición.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. tiene plena libertad de habilitar
mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos
beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u
otros que considere pertinentes. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. podrá
establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben
ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los
interesados en las instalaciones de la oficina principal ubicada el Centro Comercial
Santa Inés Piso 2 Local 202, con teléfono (2) 2296322.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. utilizará los servicios de atención o
servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta
no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
20. SUPRESION DE LA INFORMACION Y/O REVOCATORIA DE LA
AUTORIZACION. El titular de datos personales respecto de los cuales se
efectúe el tratamiento puede en cualquier momento solicitar a DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. la supresión de su información y/o la revocatoria de su
autorización, mediante la presentación de un reclamo, de conformidad con el
procedimiento establecido en este manual. La solicitud de supresión de la
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
20
información y/o la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular
tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Si
vencido el término legal respectivo, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
no hubiera eliminado los datos personales, el titular tiene derecho a solicitar a la
Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la
autorización y/o la supresión de los datos personales. Se procederá a la
supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
c. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines
para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de
acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o
tratamientos realizados por DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a. La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular
tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y
persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente
tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público,
o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales,
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. debe realizar operativamente la
supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la
información.
Los mecanismos o procedimientos que DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
21
exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en
el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
21. PROTECCION DE DATOS EN LOS CONTRATOS. En los contratos laborales,
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. ha incluido cláusulas con el fin de
autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales
relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de
recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del
Titular correspondientes a personas naturales.
También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales,
en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. tenga contratos de prestación de
servicios, para la realización de tareas tercerizadas.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista
requiera de datos personales, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. le
suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa
y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando
excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública
definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013
y los contenidos en los registros públicos. Dado que en estos casos, los terceros
son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que
precisan los fines y los tratamientos autorizados por DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros
le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en
la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las
medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter
personal encargada para su tratamiento. Por su parte, DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. al momento de recibir datos de terceros y actuar como
Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la
finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos
por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y
que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va
a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo
estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
22
22. REGLAS GENERALES APLICABLES. Se ha establecido las siguientes reglas
generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como
es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
a. Garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información
que tenga bajo su responsabilidad.
b. En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se
cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado
de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo
fundamental.
c. Se realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la
correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios.
d. Es responsabilidad de los funcionarios de DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. reportar inmediatamente ante la
Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos
Personales - cualquier incidente de fuga de información, daño informático,
violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos
personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad,
incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier
tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o
llegue a generar cualquier tipo de discriminación.
e. La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores,
contratistas, será un deber y complemento fundamental de este Manual.
CAPITULO VII
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
23. TRATAMIENTO DE DATOS PUBLICOS. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES
S.A.S. advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales
de naturaleza pública Esta situación no implica que no se adopten las medidas
necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones
contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta
materia.
24. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES
S.A.S. solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario,
solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
23
legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad
exclusiva para su tratamiento.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. utiliza y trata datos catalogados como
sensibles, cuando:
a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos
sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de
dicha autorización.
b. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
25. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES
S.A.S. solo trata datos personales de menores de edad cuando éstos sean de
naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o
contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios.
Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de
2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes.
b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. y cualquier persona involucrada en el
tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por
el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y
desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y
el Decreto 1377 de 2013.
26. CLASIFICACION DE LA BASE DE DATOS. DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente
manera:
a. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS: son las bases de datos manuales
o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se
vinculan laboralmente con DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.,
cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones
legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto
información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento
de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
24
relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante
legal, según sea el caso. En ningún caso, DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. dará tratamiento a los datos sensibles o de
menores sin autorización previa.
b. BASES DE DATOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: Son las
bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las
personas jurídicas y naturales que mantienen un vínculo contractual y
comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las
disposiciones contractuales, para las adquisiciones de servicios y bienes
demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de
algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales
públicos, privados y sensibles. El tratamiento de estos datos para fines
diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento
de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
c. BASES DE DATOS DE CLIENTES: Son las bases de datos manuales o
automatizadas que contienen datos de las personas jurídicas y naturales
que mantienen un vínculo comercial, cuyo tratamiento tiene como
finalidad el desarrollo de vínculos comerciales para cumplir con las
disposiciones contractuales, en la enajenación de bienes demandados
por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de
sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos,
privados y sensibles. El tratamiento de estos datos para fines diferentes
al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes
de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
d. BASES DE DATOS SISTEMA CONTABLE: Son las bases de datos
automatizadas que se encuentran contenidas en el software contable
administrativo para pymes SIIGO, el cual contiene información de carácter
personal que no sea pública, sensible ni de menores. Serán de carácter
permanente para el cumplimiento de finalidades específicas establecidas
por normas legales de carácter obligatorio de tipo contable, fiscal, laboral
y demás disposiciones. El tratamiento de estos datos requerirá
autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento,
bajo los formatos que para tal efecto defina DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S.
e. BASES DE DATOS ARCHIVOS INACTIVOS: son las bases de datos
manuales o automatizados que contienen archivos o información de
carácter personal inactiva, recogida en soportes diferentes a los
contenidos en los registros públicos que lleva DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S. Esta información se encuentran almacenada bajo
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
25
los principios archivísticos y logísticos definidos en el Manual de
seguridad, garantizando su disponibilidad, la localización exacta, su
integridad, la confidencialidad y trazabilidad de la información. La
administración y conservación de la información de carácter personal
almacenada en estas bases de datos, tendrá como finalidad el
cumplimiento de las funciones propias de DISTRIBUIDORA
AGRUMCERES S.A.S., la cual tendrá el termino de permanencia
establecidos en las Tablas de Retención Documental indicadas por el
Archivo General de la Nación y, las demás normas que regulen la
conservación de la información.
Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas
bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso,
actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento del
Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.
CAPITULO VIII
AVISO DE PRIVACIDAD
27. POLITICA DE PRIVACIDAD. En los casos en los que no sea posible poner a
disposición del titular las políticas de tratamiento de la información, se informará
respecto a su existencia a través de un aviso de privacidad.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos
personales.
A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la
existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables,
la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.
En el Aviso de Privacidad se incluye la siguiente información:
a. La forma de acceder o consultar el MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
b. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del
tratamiento.
c. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
d. Los derechos que le asisten al titular.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
26
e. Los cambios sustanciales que se produzcan en el MANUAL DE
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES o en el Aviso de Privacidad correspondiente.
f. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. conservará el modelo del Aviso
de Privacidad que se utilice.
28. CONTENIDO MINIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El aviso de Privacidad,
como mínimo deberá contener la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del
Tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del
mismo.
c. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el
Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios
sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al
titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
29. AVISO DE PRIVACIDAD Y DEL MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. conservará
el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se
lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de
éste deriven.
Para el almacenamiento del modelo, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
AVISO DE PRIVACIDAD
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. identificada con Nit. 900.819.023-0,
domiciliada en el municipio de La Unión Valle, en el Centro Comercial Santa Inés
Piso 2 Local 202, con teléfono (2) 2296322, es la responsable del tratamiento de los
datos personales consistente en la recolección, almacenamiento, uso, circulación,
comercialización, transferencia y procesamientos en aras de:
a. La prestación adecuada de los servicios y/o productos contratados con
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S.
b. Ser contactado para renovaciones, ofrecimiento de nuevas líneas de
productos y servicios, ser informado e invitado a participar en diferentes
eventos, concursos, promociones y beneficios.
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
27
c. Enviar información editorial, comercial, promocional, invitaciones o
atenciones de la compañía o de terceros aliados.
d. Evaluar la calidad de los productos y servicios.
En algunos casos, DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. podrá solicitar
información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte
de los clientes o usuarios.
La ley de protección de Datos Personales otorga a sus titulares los siguientes
derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los
Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento,
de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas
contrarias a esta ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
Para ejercer cualquiera de sus derechos, el titular de los datos podrá contactarnos
a través del correo electrónico [email protected] o radicando su petición
en nuestra oficina principal ubicada en la Unión Valle en el Centro Comercial Santa
Inés Piso 2 Local 202, con teléfono (2) 2296322, dirigida al departamento de
Gerencia, de lunes a viernes en jornada continua.
La Política de Tratamiento de Datos Personales empezó a regir el 29 de Enero de
2017. DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S. se reserva el derecho de modificar,
DISTRIBUIDORA AGRUMCERES S.A.S
28
en cualquier momento, de manera unilateral, su Manual de Políticas y
Procedimientos de Protección de Datos Personales y el presente Aviso de
Privacidad.
Cualquier cambio sustancial a ambos documentos será publicado en las
instalaciones de la oficina principal ubicada en la Unión Valle en el Centro Comercial
Santa Inés Piso 2 Local 202, con teléfono (2) 2296322. Además, se conservarán
las versiones anteriores para su posterior consulta.
CAPITULO IX
INFORMACION DE CONTACTO
Si tiene alguna pregunta sobre este MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES, comuníquese
con DISTRIBUIDORA AGRUCERES S.A.S. o envíe su consulta directamente por
cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
Correo Electrónico: [email protected]
De manera física en nuestra oficina principal: La Unión Valle C.C Santa Inés
Piso 2 Local 202.
CAPITULO X
APROBACION DE GERENCIA Y VIGENCIA
30. APROBACION Y VIGENCIA. Las políticas y procedimientos establecidos en el
presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos
Personales, quedan aprobadas y entra en vigencia a partir del 29 de Enero de
2018.