manual de organizaciÓn de la secretarÍa de la ... 11-2005.pdf · secretaria de la institución,...

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

DIRECCION DE SERVICIOS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SECRETARÍA DE

LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Mérida, Noviembre de 2005




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EQUIPO DE TRABAJO Nancy Rivas de Prado Secretaria de la Universidad de Los Andes Jesús Calderón Director de la Dirección de Servicios de

Información Administrativa (DSIA) ELABORACION DEL MANUAL: Gladys Rodríguez de Lezama Analista de la Dirección de Servicios de

Información Administrativa (DSIA) Luz Marina Rondón Quintero Planificador de la Secretaría de la Universidad de

Los Andes COLABORADORES: Eva Castellano Coordinadora de la Secretaría Elda González Administradora de la Secretaría Pedro Molina Archivo Histórico de la ULA




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INDICE DE CONTENIDO

I ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL Introducción Directorio II ANTECEDENTES Reseña Histórica III BASE LEGAL Leyes Estatutos Reglamentos Normas Otros IV MODELO ESTRATÉGICO Misión Visión Valores Políticas y Lineamientos Objetivo General Funciones V ORGANIZACION ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN EN MACRO Estructura Organizativa en Macro Estructura Organizativa en Micro ORGANIZACIÓN EN MICRO Estructura Organizativa en Micro Estructura Organigramática en Micro Estructura de Línea de Mando Directo en Micro Estructura de Línea de Mando Funcional en Micro Estructura de Niveles en Micro Estructura Organigramática de Línea de Mando Directo en Micro Estructura Organigramática de Línea de Mando Funcional en Micro Estructura Organigramática de Niveles en Micro

VI ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA, OBJETIVO Y FUNCIONES DE LA SECRETARÍA

Estructura Organigramática Objetivo Funciones Despacho de la Secretaría Estructura Organigramática Objetivo Funciones Coordinación de la Secretaría Estructura Organigramática Objetivo Funciones




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Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario Estructura Organigramática Objetivo Funciones Unidad de Apoyo Administrativo Estructura Organigramática Objetivo Funciones Despacho del Administrador Estructura Organigramática Objetivo Funciones Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Estructura Organigramática Objetivo Funciones Área de Bienes y Servicios Estructura Organigramática Objetivo Funciones Área de Adquisición de Bienes y Servicios Estructura Organigramática Objetivo Funciones Área de Control Presupuestario y Financiero Estructura Organigramática Objetivo Funciones Área de Planificación y Evaluación Estructura Organigramática Objetivo Funciones VII ESTRUCTURA POSICIONAL DE CARGOS VIII GLOSARIO DE TERMINOS




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INTRODUCCION La magnitud y complejidad de las actividades desarrolladas por las Instituciones Universitarias en la actualidad, han propiciado la adopción de los esquemas, modelos y herramientas metodológicas que ofrecen las Ciencias Sociales, en este caso en particular, la Administración y su Teoría de la Organización. Enmarcada en esta teoría, se encuentran los Manuales de Organización, los cuales son instrumentos de apoyo a las actividades administrativas que tienen lugar en una organización. La Secretaría de la Universidad de Los Andes, en cumplimiento de la normativa vigente y con la finalidad de optimizar las actividades administrativas que desarrolla, concibe el presente Manual de Organización, el cual constituye un instrumento de apoyo y cuyo propósito es servir de consulta y orientación acerca de la información relativa a la organización y funcionamiento interno de la Secretaría de la Universidad de Los Andes, en las Áreas de Despacho, Coordinación, Secretaría del Consejo Universitario y la Unidad de Apoyo Administrativo. Este instrumento administrativo está concebido bajo un esquema que conforma el siguiente contenido: los antecedentes históricos, la base legal, el modelo estratégico, las estructuras organizativas, organigramáticas y de posición de cargos; así como, la descripción de los objetivos y funciones tanto de la Secretaria de la institución, del Coordinador, de la Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario, de la Unidad de Apoyo Administrativo, como de las unidades que las integran; señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. Contiene además, los organigramas que describen en forma gráfica la estructura orgánica del mismo y las relaciones entre las unidades administrativas que lo integran. En los antecedentes se hace una breve descripción de los orígenes que conllevaron a la creación de la Secretaría, como dependencia central, destacando informaciones sobre su desarrollo y evolución. La Base Legal contiene la enumeración de las disposiciones constitucionales, leyes, decretos, reglamentos, normas y acuerdos, entre otros, que rigen el desarrollo y funcionamiento de las actividades de la institución. El Modelo Estratégico consiste en un modelo o patrón que define las dimensiones esenciales de la organización; en él se hace explícito su horizonte, se definen los resultados que deben lograr, se asumen un conjunto de valores sobre la forma de proceder, se imparten directrices y se expresa su razón de ser. Las estructuras definen cómo se dividen, agrupan y coordinan las tareas de trabajo en una organización. Para la descripción de la Secretaría, se empleó la forma de organigramas, que representan una fotografía o representación gráfica del ordenamiento de las unidades administrativas que la integran , sus relaciones, sus niveles jerárquicos, los canales de comunicación, líneas de autoridad y supervisión, así como, las unidades y coordinaciones de categoría especial. En ellas se diferencian tres conceptos fundamentales: • La Línea de Mando Directo (LMD) que integran las unidades de dirección y las unidades operativas

en el cumplimiento de las metas, mediante las cuales se materializan los objetivos operacionales. • La Línea de Mando Funcional (LMF) que actúa en apoyo de las operaciones que se ejecutan a través

de la Línea de Mando Directo, y • La Estructura de Niveles (EN) en la cual se establecen los niveles de dirección, coordinación, y

ejecución de la organización.




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Los objetivos se definen como los resultados a Largo Plazo (más de un año) que una organización aspira a lograr a través de su misión básica; y deben reunir las siguientes características: ser medibles, razonables, claros, coherentes y motivadores. Las funciones se refieren al conjunto de actividades relacionadas entre sí, necesarias para el logro de los objetivos de una organización y de cuya ejecución son responsables todos los integrantes de la misma. Es importante destacar, que el presente Manual de Organización, corresponde a la organización y funcionamiento vigente de la Secretaría de la Universidad de Los Andes, para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, debe revisarse periódicamente con la finalidad de mantenerlo actualizado y operativo.




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DIRECTORIO UNIDAD ADMINISTRATIVA DESPACHO DE SECRETARIA Cargo Nombre y Apellido Secretaria de la Universidad de Los Andes Nancy Rivas de Prado Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 2402305 Cargo Nombre y Apellido Chofer Jesús Manuel Ramírez Manchego Correo electrónico Teléfono: 2402305 Cargo Nombre y Apellido Secretaria Ejecutiva Marielena Guillén de J Correo electrónico Teléfono: 2402305 Cargo Nombre y Apellido Secretaria Ejecutiva Nancy Mejía Sosa Correo electrónico Teléfono: 2402305 UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINACION DE SECRETARIA Cargo Nombre y Apellido Coordinadora de Secretaría Eva Castellano Escalona Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 2402318 Cargo Nombre y Apellido Asistente de Recursos Informáticos Ana Matilde Contreras Mercado Correo electrónico Teléfono: 2402431 Cargo Nombre y Apellido Recepcionista Luamil Bravo Ramirez Correo electrónico: Teléfono: 2402333 Cargo Nombre y Apellido Mensajero externo Marco Tulio Arias Quevedo Correo electrónico Teléfono: 2402333 Cargo Nombre y Apellido Aseadora Wendy Dávila de Parra Correo electrónico Teléfono: 2402333 UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Cargo Nombre y Apellido Administrador Jefe Elda González Rojas Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 2402354 Cargo Nombre y Apellido Contabilista María Gladys Avendaño de Ramírez Correo electrónico Teléfono: 2402354 Cargo Nombre y Apellido Aseador Wilmer Rafael Veroes Rodríguez Correo electrónico: Teléfono: 2402347




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SECRETARÍA EJECUTIVA DEL CONSEJO UNIVERSITARIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Cargo Nombre y Apellido Asistente Ejecutivo de Relaciones Interinstitucionales

Miriam Briceño Méndez

Correo electrónico: Teléfono: 2402395 Cargo Nombre y Apellido Secretaria Ada Julieta Dávila Pérez Correo electrónico: Teléfono: 2402395 Cargo Nombre y Apellido Oficinista Doris Marbella Rivas de Peña Correo electrónico: Teléfono: 2402334 Cargo Nombre y Apellido Mensajero Interno Mayer Dailso Pernía Suárez Correo electrónico: Teléfono: 2402429




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III: ANTECEDENTES HISTORICOS La función secretarial en la Universidad de Los Andes se remonta a los primeros años del Seminario de San Buenaventura, institución educativa que con el tiempo dio origen a nuestra Alma Mater. El documento primigenio, fechado en 29 de marzo de 1785, mediante el Obispo Juan Ramos de Lora creó la casa de educación que dos años más tarde se convertiría en el Seminario, llevaba ya la firma de un Secretario, el Br. Mateo José Mas y Rubí. A finales del siglo XVIII e inicios de XIX, convertida la Casa de Educación fundada por el Obispo Juan Ramos de Lora en Seminario Tridentino, aumentada la matrícula y las materias que allí se impartían y concebida por el Rey Carlos IV la facultad de otorgar grados mayores y menores en Filosofía, Teología y Cánones, la función secretarial tuvo se vio ampliada, y adquirió cada vez mayor importancia, en particular la relacionada al resguardo y custodia de la documentación del Seminario y con la redacción y certificación de documentos. Si bien no existía la Secretaría como dependencia u oficina del Seminario, existía la función propiamente secretarial. El primer documento del Seminario de San Buenaventura hallado en el Archivo Histórico de la Universidad, certificado por un Secretario, data del 4 de septiembre de 1808. La firma dice: “Bartolomé Osorio. Secretario del Colegio y Estudios”. Como Rector firma el Obispo Santiago Hernández Milanés. Sin embargo, en otros archivos, entre ellos el Archivo Arquidiocesano de Mérida, hay documentos de fechas anteriores. Al respecto, en el libro Historia de la Universidad de Los Andes, del Dr. Eloi Chalbaud Cardona, se transcribe un documento de 29 de abril de 1795 firmado por el Vicario Hipólito Elías González, en el cual nombra como Rector del Seminario al Pbro. Juan José de Mendoza; como “Secretario del Colegio” firma Buenaventura Arias. El 27 de octubre de 1803, el Obispo de Mérida, Santiago Hernández Milanés, promulgó nuevas Constituciones para el Colegio Seminario de San Buenaventura. El artículo 24 de estas Constituciones trata del Secretario y del Vice-Secretario. Reza textualmente: “Habrá en el Seminario un Secretario, que lo [será] del Colegio y Estudios, quién tendrá la obligación de asentar las partidas en los libros de entradas y salidas, de colegiales, ejercicios, matrículas, comprobaciones de cursos, actos públicos, y demás pertenecientes a estudios; expedir títulos, fées de estudios, y traernos las presentaciones de cualquiera pretendientes a becas de número o porcionistas; actuar sus informaciones y autorizar cualesquiera documentos del Seminario; pertenecientes a su gobierno y al de sus estudios, a cuyo efecto concurrirá a nuestra audiencia, cuando sea necesario. Su nombramiento lo hará el Rector en uno de los más provectos y que sea idóneo; y para suplir sus faltas, y por impedimento legal, se nombrará un Vicesecretario, en los mismos términos y con las mismas facultades, dándosenos parte por el Rector de los que así nombrare, para que Nos lo confirmemos o determinemos otra cosa, si nos pareciere”. (Tomado de: Eloi Chalbaud Cardona. Historia de la Universidad de Los Andes, Tomo 1, p.380). En 1805 el Obispo Santiago Hernández Milanés nombró como Rector del Seminario al Dr. Ramón Ignacio Méndez, Vicario General del Obispado, y como Secretario al Pbro. Dr. Mariano Talavera y Garcés. El 21 de septiembre de 1810, como es sabido, la Junta Superior Gubernativa de Mérida, le concedió al Seminario el título de Real Universidad de San Buenaventura de Mérida de los Caballeros. Con este acto, según muchos de los historiadores de nuestra Alma Mater, se crea la Universidad de Mérida, que varias décadas después (el 24 de septiembre de 1883) sería denominada Universidad de Los Andes. Al




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parecer, el primer Secretario de esta real Universidad fue el Br. Manuel de Tellería, según se deduce de documento citado por Eloi Chalbaud Cardona. (Ob. cita. Tomo 2, p.43). En síntesis, la función de Secretario ha existido en nuestra Universidad desde sus más remotos antecedentes hasta nuestros días. Por supuesto que ha evolucionado en complejidad e importancia, a tal punto que hoy día el Secretario de la Universidad de Los Andes, es uno de los miembros del Consejo Universitario y la Secretaría una de las instancias centrales de la Universidad.




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III. BASE LEGAL LEYES:

• Ley de Universidades y su Reglamento • Ley de Impuesto Sobre la Renta • Ley Orgánica de la Contraloría General de la República • Ley de Licitaciones • Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público • Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos • Ley de Impuesto al Valor Agregado • Ley Orgánica de Planificación

ESTATUTOS:

• Estatuto de Personal Docente y de Investigación REGLAMENTOS:

• Reglamento de Viáticos y Pasajes • Reglamento de Traslados Presupuestarios • Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República • Reglamento de Compras • Reglamento de Auditoria Interna • Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera, sobre el Sistema

Presupuestario NORMAS:

• Normas de Créditos Presupuestarios • Normas de Austeridad

OTROS:

• Lineamientos Generales del Plan de La Nación 2000-2007 • Plan de Gestión de la Secretaría de la Universidad de Los Andes Período 2004 - 2008 • Instructivos para la elaboración del Plan Operativo y Proyecto de Presupuesto. • Instructivos No. 7 de la Oficina Nacional de Presupuesto




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IV. MODELO ESTRATEGICO

VISION

Hacer de la Secretaría de la Universidad de los Andes una instancia que afiance el Consejo Universitario y que ejerza la administración de las políticas sobre el personal académico, los estudiantes y las actividades editoriales, con ética, eficiencia, dinamismo y efectividad. Desempeñando una administración universitaria cualitativa, innovadora y proactiva, que sirva de apoyo, con compromiso, transparencia e integridad, al cumplimiento de los más altos fines de la Institución.

MISION

La Secretaría de la Universidad de los Andes como parte de la gerencia superior universitaria, es una instancia que con ética, eficacia, dinamismo y efectividad, se consagra al apoyo de las labores académico-administrativas de la institución mediante el ejercicio de la secretaría del máximo organismo de gobierno y atendiendo la organización y registro de la vida académica de dos pilares fundamentales de nuestra Alma Mater: estudiantes y profesores; así como de los servicios de publicación y preservación del acervo documental histórico de la institución. Su labor se rige por los principios de democracia, equidad, tolerancia, honestidad, responsabilidad, diálogo y trabajo en equipo, para contribuir al logro de los altos fines de la universidad. VALORES Ética Eficiencia Excelencia Compromiso Efectividad Creatividad e Innovación Equidad POLITICAS A: Ética, efectividad e innovación en el ejercicio de la Secretaría del Consejo Universitario. B: Transparencia, rigurosidad académica y técnica en la captación, selección, ingreso, permanencia y

egreso de los estudiantes en la Universidad de Los Andes. C: Integridad, equidad, efectividad y eficiencia en los procesos administrativos de ingreso, desarrollo

académico, ascenso y egreso del personal docente y de investigación. D: Ampliación, consolidación e innovación en la divulgación de la producción de las funciones de

docencia, investigación y extensión de la Universidad. E: Difusión, estudio, actualización y rigurosa aplicación de las leyes, reglamentos, normativas,

resoluciones y decretos de la institución. F: Fortalecimiento del capital humano. G: Profesionalización de la administración universitaria. H: Ampliación y competencias en el uso de las tecnologías de información y comunicación.




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RETOS ESTRATEGICOS

• Evaluación y control de las actividades Académicas-Administrativas del Personal Docente y de investigación y estudiantes, mediante el uso de los sistemas manuales y automatizados vigente en la Universidad de Los Andes.

• Recopilación y difusión sistematizada de la normativa institucional. FUNCIONES GENERALES De acuerdo a la Ley de Universidades, la Secretaría de la Universidad de Los Andes cumple las funciones: • Suplir las faltas temporales del Vice-Rector Administrativo; • Ejercer la Secretaría del Consejo Universitario y dar a conocer sus resoluciones; • Refrendar la firma del Rector en los títulos, diplomas, decretos y resoluciones, expedidos por la

Universidad; • Expedir y certificar los documentos emanados de la Universidad; • Ejercer la custodia del Archivo General de la Universidad; • Publicar la Gaceta Universitaria, órgano trimestral que informará a la comunidad universitaria las

resoluciones de los organismos directivos de la Institución; • Cumplir las funciones que le sean asignadas por el Rector, o por el Consejo Universitario; y • La demás que le señalen la Ley y los Reglamentos.




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V. ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA FORMAL DE LA SECRETARÍA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

(ATLAS ADMINISTRATIVA -ULA-)(1.990 - 1991)

SECRETARÍA

UNIDAD DE

APOYO ADMINISTRATIVO

RECTORADO

OFICINA ASUNTOS

PROFESORALES

OFICINA CENTRAL DE REGISTRO

ESTUDIANTILES

CONSEJO DE PUBLICACIONES

OFICINA DE ADMISIÓN

ESTUDIANTIL

OFICINA CENTRAL DE GRADOS Y REGISTRO DE

EGRESOS

ARCHIVO HISTÓRICO

Línea de Mando Directa

FACULTADES Y

NÚCLEOS

Línea de Coordinación Funcional y Operacional

COORDINACIÓN DE

LA SECRETARÍA

Coordinación de Sistema de Información (Sistematización)




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA FORMAL DE LA

SITUACIÓN ACTUAL DE LA SECRETARÍA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

(MEMORIA Y CUENTA PERÍODO DEL 01-01-2004 AL 31-12-2005)

CONSEJO UNIVERSITARIO

SECRETARÍA

UNIDAD DE


RECTORADO

OFICINA ASUNTOS

PROFESORALES


ESTUDIANTILES



ESTUDIANTIL


EGRESOS

ARCHIVO HISTÓRICO


FACULTADES Y

NÚCLEOS


COORDINACIÓN DE

LA SECRETARÍA

Coordinación de Sistema de Información (Sistematización)




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PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA DE LA SECRETARÍA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES


DESPACHO DE LA

SECRETARÍA

OFICINA DE LA SECRETARIA

EJECUTIVA DEL CONSEJO

UNIVERSITARIO

COORDINACIÓN DE LA SECRETARÍA

RECTORADO

UNIDAD DE


COORDINACIÓN DE

INFORMACIÓN

OFICINA ASUNTOS

PROFESORALES


ESTUDIANTILES



ESTUDIANTIL


EGRESOS

ARCHIVO HISTÓRICO


FACULTADES Y

NÚCLEOS


Relación de Coordinación

UNIDAD DE

APOYO SECRETARIAL Y DE

SERVICIOS

DEPENDENCIAS CENTRALES

Unidad en Proyecto




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ORGANIZACIÓN EN MACRO

• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA EN MACRO La estructura organizativa en macro de la Secretaria, está conformada por: Consejo Universitario: es la autoridad suprema de la universidad, el cual ejerce las funciones de gobierno por órgano del Rector, de los Vicerrectores y del Secretario, conforme a sus respectivas atribuciones (Art. 24 – Ley de Universidades). Rectorado: órgano de dirección institucional del desarrollo de las actividades universitarias ejercido por el Rector, Presidente del Consejo Universitario, a quien corresponde la representación legal de la Universidad así como servir de órgano de comunicación de ésta, con las autoridades de la República y con las Instituciones nacionales o extranjeras (Art. 37–Ley de Universidades) Secretaría: órgano responsable de la memoria institucional y fedatario de ella, a quien corresponde ejercer la secretaría del Consejo Universitario, y la organización y registro de la vida académica estudiantil, docente y de investigación.




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R E C T O R A D O

O R G A N IG R A M A E S T R U C T U R A L E N M A C R O D E L AS E C R E T A R ÍA D E L A U N IV E R S ID A D D E L O S A N D E S

L íne a d e M a nd o D irec to

C O N S E JO U N IV E R S IT A R IO

S E C R E T A R ÍA




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• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA EN MICRO La estructura organizativa en Micro de la Secretaria de la Universidad de Los Andes está formada por todas las Unidades administrativa internas adscritas a la Secretaría, a saber: • Coordinación l de la Secretaría • Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario • Coordinación de Información • Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios • Unidad de Apoyo Administrativo • Oficina de Asuntos Profesorales • Oficina de Admisión Estudiantil • Oficina de Registro Estudiantil • Oficina Central de Grados y Registro de Egresados • Consejo de Publicaciones • Archivo Histórico




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MICRO DE LA SECRETARÍA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

OFICINA EJECUTIVA DEL


OFICINA ASUNTOS

PROFESORALES


ESTUDIANTILES



ESTUDIANTIL


EGRESOS

ARCHIVO HISTÓRICO


FACULTADES Y

NÚCLEOS


DESPACHODE LA

SECRETARÍA

COORDINACIÓN GENERAL

COORDINACIÓN DE

INFORMACIÓN

UNIDAD DE

APOYO SECRETARIAL Y

SERVICIOS

UNIDAD DE



DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS

CENTRALES

Unidad en Proyecto

ESTRUCTURA DE LINEA DE MANDO DIRECTO La Línea de Mando Directo establece la jerarquía entre las unidades de Dirección y las Unidades operativas, en el cumplimiento de las metas a través de las cuales se materializan los objetivos operacionales académico- estudiantil de la Secretaría de la Universidad de Los Andes La Estructura de Línea de mando directo está integrada por: La unidad de dirección encargada de dirigir la acción institucional




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• Unidad de Dirección Secretaría Las Unidades operativas, encargadas de materializar directamente los objetivos operacionales académicos estudiantiles de la ULA

• Coordinación de la Secretaría • Oficina de la Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario • Coordinación de Información • Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios • Unidad de Apoyo Administrativo • Oficina de Asuntos Profesorales • Oficina de Registro Estudiantil • Consejo de Publicaciones • Oficina de Admisión Estudiantil • Oficina Central de Grados y Registro de Egresados • Archivo Histórico




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LÍNEA DE MANDO DIRECTO

DESPACHO DE LA

SECRETARÍA

UNIDADDE DIRECCIÓN

UNIDADESOPERATIVAS

OFICINA ASUNTOS

PROFESORALES

OFICINA CENTRAL DE

REGISTRO ESTUDIANTILES



ESTUDIANTIL


EGRESOS

ARCHIVO HISTÓRICO


FACULTADES Y

NÚCLEOS



• ESTRUCTURA DE LÍNEA DE MANDO FUNCIONAL La Línea de Mando Funcional establece las unidades y organismos que actúan en apoyo de las Unidades de la estructura de Línea de Mando Directo, a través de asesorías, coordinaciones y actividades de apoyo administrativos particulares y metas que año a año fija la Secretaría de la Universidad de Los andes en concordancia con sus objetivos asignados, en la Secretaría dichas unidades son:

Coordinación General de la Secretaría Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario




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Coordinación de Información Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Unidad de Apoyo Administrativo

ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LÍNEA MANDO FUNCIONAL





DESPACHODE LA

SECRETARÍA


COORDINACIÓN DE

INFORMACIÓN

UNIDAD DE

APOYO SECRETARIAL Y

SERVICIOS

UNIDAD DE




CENTRALES

Unidad en Proyecto

• ESTRUCTURA DE NIVELES




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1. NIVEL DE DIRECCIÓN: El Despacho de la Secretaría, la Coordinación de la Secretaría, la Oficina de la Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario, Coordinación de Información Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios y la Unidad de Apoyo Administrativo que le están adscritas en la Estructura de Línea de Mando Funcional.

2. NIVEL DE COORDINACIÓN, SUPERVISIÓN Y EJECUCIÓN: Las Unidades de: Oficina de Asuntos Profesorales, Oficina Central de Registro Estudiantil, Consejo de Publicaciones. Oficina de Admisión Estudiantil, Oficina Central de Grados y Registro de Egresos y Archivo Históricos




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE NIVELES



OFICINA ASUNTOS

PROFESORALES


ESTUDIANTILES



ESTUDIANTIL


EGRESOS

ARCHIVO HISTÓRICO


FACULTADES Y

NÚCLEOS


DESPACHODE LA

SECRETARÍA


COORDINACIÓN DE

INFORMACIÓN

UNIDAD DE

APOYO SECRETARIAL Y

SERVICIOS

UNIDAD DE




CENTRALES NIV

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Unidad en Proyecto

• ESTRUCTURA DE LÍNEA DE MANDO FUNCIONAL La Línea de Mando Funcional establece las unidades y organismos que actúan en apoyo de las Unidades de la estructura de Línea de Mando Directo, a través de asesorías, coordinaciones y actividades de apoyo




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administrativos particulares y metas que año a año fija la Secretaría de la Universidad de Los andes en concordancia con sus objetivos asignados, en la Secretaría dichas unidades son:

Coordinación General de la Secretaría Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario Coordinación de Información Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Unidad de Apoyo Administrativo

ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LÍNEA MANDO FUNCIONAL





DESPACHODE LA

SECRETARÍA


COORDINACIÓN DE

INFORMACIÓN

UNIDAD DE

APOYO SECRETARIAL Y

SERVICIOS

UNIDAD DE




CENTRALES

Unidad en Proyecto




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COMPONENTES ESTRUCTURALES: ORGANIGRAMA, OBJETIVOS Y FUNCIONES




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DEL DESPACHO DE LA SECRETARÍA


DESPACHO DE LA

SECRETARÍA

RECTORADO





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OBJETIVO Ejercer la Secretaría de la Universidad de Los Andes, mediante la administración óptima de la política estudiantil, los procesos del personal docente y de investigación, la coordinación de la política editorial, la custodia del acervo documental histórico de la institución, así como, garantizar el buen funcionamiento del Consejo Universitario, desempeñando eficaz y eficientemente la secretaría ejecutiva del mismo, generando información que apoya las actividades globales de la institución. FUNCIONES

Dirigir las actividades de: Coordinación General de Secretaría, Unidad de Apoyo Administrativo, Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario, Coordinación de Información y de las Unidades Sectoriales de: Oficina de Admisión Estudiantil, Unidad de Información Institucional, Unidad de Admisión, Programa Fray Juan Ramos de Lora, Oficina Central de Registros Estudiantiles, Oficina Central de Grados y Registro de Egresados, Oficina de Asuntos Profesorales, Archivo Histórico y Consejo de Publicaciones.

Velar por la correcta ejecución de los recursos presupuestarios asignados a la Secretaría de la Universidad, y de las dependencias adscritas.

Expedir y certificar los documentos que reposan en los archivos de la Universidad de Los Andes.

Refrendar la firma del Rector en Títulos y diplomas expedidos por la Universidad de Los Andes y en los Decretos Rectorales.

Definir junto con el Núcleo de Secretarios del Consejo Nacional de Universidades, Políticas y Lineamientos para el desarrollo e implementación de procesos relacionados con el área de Admisión, Ingreso, Permanencia y Egreso Estudiantil, así como, los trámites relacionados con el procesamiento de solicitudes de los profesores respecto a su ingreso, permanencia, jubilación y actividades académicas.




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Ejercer la custodia del Archivo Histórico de la Universidad de Los Andes, incorporando nuevas tecnologías que permitan su mejor mantenimiento y conservación.

Publicar trimestralmente la Gaceta Universitaria, contentiva de todas las resoluciones y decisiones del Consejo Universitario.

Definir por mecanismos internos y externos la selección, planificación, coordinación, control y evaluación de nuevos ingresos estudiantiles.

Velar por la correcta administración de los recursos provenientes de los ingresos propios de la Secretaría, recursos de planta física y recursos humanos adscritos a la dependencia.

Coordinar las acciones de la Comisión Sustanciadota. Coordinar el registro, custodia y control de la Matrícula estudiantil Informar a la comunidad universitaria sobre los resultados de la aplicación de la Política

Matricular de la institución. Coordinar el registro, custodia y control de los movimientos del personal Docente y de

Investigación velando por su correcta ejecución, así como el suministro de información oportuna a los mismos.

Coordinar la Política Editorial de la Universidad de Los Andes, a través del Consejo de Publicaciones, elevándola a la altura de la producción científica y cultural de la institución.




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA COORDINACIÓN DE LA SECRETARÍA

DESPACHO DE LA

SECRETARÍA


COORDINACIÓN DE LA

SECRETARÍA

OBJETIVO Sistematizar las actividades operativas de la Secretaría de la Universidad de Los Andes, para garantizar el desarrollo de los planes, proyectos y programas y el buen funcionamiento de las relaciones intra e inter institucionales.




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FUNCIONES

Coordinar y supervisar las distintas actividades de las dependencias adscritas a la Secretaría (SECRETARIA EJECUTIVA DEL CONSEJO UNIVERSITARIO, OFAE, OCRE, OCGRE, OAP, CONSEJO DE PUBLICACIONES, ARCHIVO HISTORICO).

Gestionar todas las actividades relacionadas con el personal Administrativo, Técnico y Obrero (A.T.O.), que ejerce funciones en el Despacho Secretarial, la Oficina del Consejo Universitario y la Unidad de Apoyo Administrativo.

Elaborar la memoria y cuenta anual de la Secretaría en un todo de acuerdo con los lineamientos emanados de la Dirección de Información Administrativo (DSIA).

Controlar y vigilar los procedimientos administrativos que se llevan a cabo en la Secretaría.

Ejecutar mediante firmas mancomunadas la administración de los recursos financieros. Atender todos los aspectos logísticos que se requieren para las sesiones del Consejo

Universitario (Ordinarias y Extraordinarias), que se realizan en el Edificio del Rectorado o en otras Dependencias Universitarias.

Elaborar anualmente la propuesta de las actividades universitarias. Supervisar y vigilar que las áreas del Edificio del Rectorado estén en óptimas

condiciones. Coordinar con el Consejo Jurídico Asesor el establecimiento de normas y reglamentos

que rijan el uso del Aula Magna y del Paraninfo de la Universidad de los Andes.




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Coordinar, supervisar y vigilar el buen uso del estacionamiento del Rectorado. Supervisar, controlar las audiencias, llamadas y atender público en general. Coordinar y ejecutar los llamados a concursos de oposición que se realizan bianual en la

Institución. Tramitar y procesar las diversas solicitudes que llegan al Despacho Secretarial. Coordinar y controlar los trámites de movimiento de personal de la Secretaría. Planificar y supervisar las labores de las secretarias y personal de apoyo del Despacho

Secretarial. Planificar, supervisar y controlar toda la correspondencia que entra y sale del Despacho

Secretarial.




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA OFICINA DE LA SECRETARÍA DEL CONSEJO UNIVERSITARIO

DESPACHO DE LA

SECRETARÍA

OFICINA DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA

DEL CONSEJO UNVERSITARIO

RECTORADO


LÍÍNEA DE MANDO DIRECTA

LÍNEA DE COORDINACIÓN FUNCIONAL OPERACIONAL

OBJETIVO




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Contribuir con el buen funcionamiento del Consejo Universitario, mediante el ejercicio eficaz y eficiente de la Secretaría Ejecutiva del Máximo Organismo de dirección de la Institución. FUNCIONES

Asesorar a todas las personas y dependencias universitarias, en cuanto a los mecanismos para presentar propuestas ante el Máximo Organismo Universitario.

Tramitar y procesar las diversas solicitudes e informes, provenientes de los miembros de la comunidad universitaria, las dependencias de la institución, entes externos, organismos Para-Universitarios, entre otros, para ser incluidos en las pre-agendas y agendas del Consejo Universitario para su respectiva discusión y decisión.

Elaborar la pre-agenda para el Equipo Rectoral y para el Consejo Universitario. Realizar y preparar convocatorias, agendas y todo el material requerido para las

sesiones Difundir información actualizada, relativa a las sesiones del Máximo Organismo. Asistir a las Sesiones del Consejo Universitario, para elaborar las resoluciones que se

generen en el mismo. Elaborar y dar a conocer, oportunamente las resoluciones emanadas del Equipo

Rectoral y del Consejo Universitario.

Elaborar las actas de las sesiones (ordinarias y extraordinarias) del Consejo Universitario.

Custodia del Archivo del Consejo Universitario. Establecer los sistemas de clasificación y codificación de los documentos que reposan

en el Archivo del Consejo Universitario. Determinar los procedimientos a seguir para la desincorporación periódica de

documentos del Archivo. Elaborar Certificaciones de diversos documentos que reposan en el archivo.




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA COORDINACIÓN DE INFORMACIÓN

DESPACHO DE LA

SECRETARÍA

LÍNEA DE MANDO DIRECTA

COORDINACIÓN DE

INFORMACIÓN

Unidad en Proceso

OBJETIVO Instrumentar mecanismos comunicacionales que respondan a los requerimientos de información, con el objeto de fortalecer la imagen Institucional de la Secretaría y de la Universidad de Los Andes, y mantener el flujo de información que genere la Secretaría de la ULA, en lo relativo a los planes, programas y




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proyectos de las diferentes dependencias que la conforman, al alcance de la comunidad universitaria y público en general. FUNCIONES

Mantener contacto permanente con los medios de información y comunicación, a los fines de mantener enterada a la comunidad universitaria de las acciones y decisiones del Consejo Universitario.

Actualizar de manera permanente los instrumentos comunicacionales de la secretaría. Garantizar la publicación y difusión de las agendas, boletines informativos y

resoluciones del Consejo Universitario en la página Web de la secretaría. Difundir toda la documentación contentiva de políticas, reglamentos, lineamientos,

acciones y decisiones, que sobre el quehacer universitario formule la Universidad de Los Andes a través de su Órgano Rector, así como, los provenientes del Gobierno Nacional.

Difundir la información que se genera en OCRE, OFAE, Programa Fray Juan Ramos de Lora, y demás dependencias adscritas a la Secretaría, la cual es de interés para todos los miembros de la comunidad universitaria, organismos públicos y privados, locales, regionales, nacionales y público en general.




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS

DESPACHO DE LA

SECRETARÍA


OFICINA DE APOYO SECRETARIAL Y DE

SERVICIOS

OBJETIVO Prestar asistencia secretarial a la Secretaría de La Universidad de Los Andes, planificando y ejecutando actividades administrativas y aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la dependencia.




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FUNCIONES:

Redactar y transcribir correspondencia, informes, memorandum, oficios, documentos varios de la Secretaría.

Recibir, verificar y distribuir la correspondencia, oficios, circulares, memorando, recaudos consignados por estudiantes y personal de la institución.

Enviar correspondencia, oficios, circulares, memorando, convocatorias, agenda de Consejos y otros documentos.

Llevar el control de archivos generales y confidenciales. Realizar y atender llamadas telefónicas Organizar eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y

convocados por su superior Tramitar solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en caso de movilización

de su superior o personas autorizadas por el mismo Supervisar el mantenimiento de la oficina Llevar control de los permisos solicitados por el personal.

Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la Secretaría

Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas Realizar cualquier otras actividades asignados por sus superior.




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

DESPACHO DE LA

SECRETARÍA


UNIDAD DE


DEPENDENCIAS CENTRALES

LÍNEA DE COORDINACIÓN FUNCIONAL Y OPERACIONAL




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MICRO DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

DESPACHO DE LASECRETARÍA

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO




CETRALES

APOYO SECRETARIAL

Y DE SERVICIOS

ÁREA DE CONTROL PRESUPUESTARIO

Y FINANCIERAS

ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN

ÁREA DE BIENES Y

SERVICIOS

OBJETIVO Proporcionar la asistencia administrativa y técnica necesaria a todas las Unidades que conforman la Secretaría, mediante el eficiente y oportuno cumplimiento de los servicios requeridos en las áreas de: Control Presupuestario -Financiero; Área de Planificación y Evaluación, y Área de Adquisición de Bienes y Servicios, para garantizar la administración racional de los recursos y la generación de información veraz y oportuna, para la toma de decisiones y el buen funcionamiento de la Unidad de Apoyo Administrativo de la Secretaría de la Universidad de Los Andes.




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FUNCIONES 1. De Planificación

Formular conjuntamente con las Coordinaciones y Unidades de la Secretaría el Plan Operativo Anual.

Elaborar el proyecto de Presupuesto de la Secretaría de acuerdo a los lineamientos de la Secretaria, en un todo de acuerdo con las normativa institucional.

Planificar las actividades a realizar por el personal secretarial de apoyo a la administración y demás unidades operativas de la Secretaría.

2. De la ejecución y Control del Presupuesto, metas y actividades Ejecutar gastos de acuerdo a lo establecido en la distribución administrativa del

presupuesto de la Secretaría, y en un todo de acuerdo con la normativa vigente. Tramitar la adquisición de bienes y servicios que requiera la Secretaría. Cumplir con las actividades técnicas y administrativas de registro y control de las

transacciones que realiza la Secretaría en los sistemas aprobados para tal efecto, aplicando los reglamentos, normas y procedimientos aprobados por las instancias administrativas competentes.

Crear y mantener el registro de proveedores. Controlar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones

y equipos. Actualizar y mantener el inventario de los bienes fungibles y bienes muebles. Planificar y controlar la recepción y entrega de correspondencia. Planificar, supervisar y controlar el archivo de la Unidad de Apoyo Administrativo de la

Secretaría. Velar por el mantenimiento de los estándares administrativos establecidos por el

Vicerrector Administrativo, a través de los órganos centrales de administración universitaria Velar por el óptimo manejo de los recursos con que cuenta la Secretaría. 3. De los Recursos Humanos Planificar y supervisar las labores de limpieza de las instalaciones de la Secretaría. Actualizar y mantener en custodia los expedientes del personal de la Secretaría. Otorgar y controlar los permisos del personal bajo su supervisión de acuerdo a las

normas internas de la Secretaria. Tramitar los movimientos del personal de la Secretaría. Supervisar el personal a su cargo. Conocer y asesorar a la Secretaría sobre los procesos y la capacitación del personal de

la Unidad. Aplicar el sistema de evaluación del desempeño en la Unidad. 4. Del Soporte Informático Proporcionar soporte técnico en computación e instalación de software en la Secretaría. Diseñar e implantar base de datos para la administración, en un todo de acuerdo con los

lineamientos de la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA).




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Coordinar y controlar el soporte y mantenimiento de la red interna y los sistemas automatizados de información de la Secretaría. 5. De los servicios

Supervisar las labores de mensajería. Planificar y supervisar las labores de las secretarias de la unidad. Cualquier otra enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la

Secretaría.

DESPACHO DEL

ADMINISTRADOR

APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS

ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LÍNEA DE MANDO FUNCIONAL




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UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS OBJETIVO Proporcionar la asistencia de secretaría y archivo a todas las unidades que conforman la Unidad de Apoyo Administrativo, mediante el eficiente y oportuno cumplimiento de los servicios requeridos en las áreas de recepción, correspondencia, trascripción, apoyo logístico, reproducción, archivo, mensajería, asistencia al recurso humano y servicios generales, para el logro de los objetivos de la Secretaría. FUNCIONES Planificar, organizar, supervisar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con:

Recepción, clasificación, distribución y archivo de toda la correspondencia que entra y sale de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Las solicitudes de trascripción de informes, oficios y documentación en general, de acuerdo al orden y prioridades establecidas por la coordinación general.

La recepción y control de audiencias, llamadas y atención al público en general. El servicio de mensajería requerido para el funcionamiento de la coordinación. Mantener actualizado el sistema de correspondencia Administrativa de la Unidad de

Apoyo Administrativo. Registrar, mantener y controlar el archivo físico de la correspondencia de la Unidad de

Apoyo Administrativo. Redactar y transcribir correspondencia.




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE NIVELES

DESPACHO DEL ADMINISTRADOR

Nivel de

Dirección

Nivel de Coordinación y

Supervisión

Nivel de

Ejecución

ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN

ÁREA DE BIENES Y

SERVICIOS

ÁREA DE CONTROL PRESUPUESTARIO

Y FINANCIERAS

AREA DE CONTROL PRESUPUESTARIO FINANCIERO OBJETIVO Efectuar el control de los ingresos, compromisos y egresos, mediante el registro sistemático y oportuno de las transacciones generadas; así como también procesar los traslados presupuestarios y las rendiciones de cuentas periódicas, con la finalidad de garantizar la producción de información veraz y actualizada de la ejecución de los recursos presupuestarios y financieros de la Secretaría.




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FUNCIONES

Registrar en el sistema automatizado, la información relacionada con la asignación de recursos presupuestarios y financieros, registro de cuentadantes, apertura de cuentas bancarias, caja chica y auxiliares, requeridos para establecer un adecuado control interno sobre la ejecución de los recursos presupuestarios y financieros.

Registrar los compromisos, traslados de recursos, órdenes de pedido, de compras y de servicios.

Verificar la disponibilidad y correcta codificación presupuestaria de cada una de las transacciones realizadas.

Registrar y controlar los pagos, reintegros y cheques no cancelados y devueltos. Efectuar el registro del compromiso presupuestario, antes de realizar el pago, de manera

que se pueda reflejar la disponibilidad real. Elaborar las conciliaciones bancarias, a través del Sistema Universitario de

Administración Sectorial (SUAS) o el Sistema Administrativo que la Universidad establezca para tal fin. Procesar los traslados de recursos presupuestarios de acuerdo a la normativa vigente. Procesar las rendiciones mensuales y cierre del ejercicio fiscal generado de la ejecución

de los recursos presupuestarios y financieros. Realizar periódicamente la confrontación de saldos disponible de los recursos

presupuestarios y financieros. Llevar y mantener los registros auxiliares requeridos para el efectivo control de las

operaciones presupuestarias. Mantener los registros actualizados en los auxiliares de banco de cada una de las

cuentas bancarias existentes. Controlar y mantener información actualizada de los saldos de cada una de las cuentas

existentes. Mantener registro actualizado de las cuentas por pagar. Preparar informes requeridos para la formulación del proyecto de presupuesto. Fomentar entre el personal la idea de vocación de servicio y de trabajo en equipo, y así

mantener un clima de cooperación favorable al desarrollo de sus actividades. Velar por el cumplimiento de las normas, sistemas y procedimiento del área.

Presentar y rendir informes solicitados por sus superiores. Sugerir medidas encaminadas a mejorar la organización y funcionamiento de la sección

y someterlas a consideración de su superior inmediato. Revisar y actualizar periódicamente el Manual de Organización y el Manual de

procesos del área. Mantener actualizado el inventario de bienes muebles del área.




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ÁREA DE EVALUACIÓN Y PLANIFICACIÓN/ OBJETIVO Servir de apoyo a las actividades administrativas de la Secretaría, mediante la investigación, planificación y coordinación de las necesidades de la dependencia estudiando, elaborando y evaluando políticas, planes, programas y proyectos que posibiliten el alcance de los objetivos propuestos, y garanticen su concordancia con los propósitos de la institución. FUNCIONES

Coordinar el proceso de seguimiento y control del Plan Operativo de la Secretaría de la Universidad de Los Andes, el cual comprende las actividades, programas y proyectos de la Coordinación, la Oficina del Consejo Universitario, la Oficina de Asuntos Profesorales, la Oficina de Admisión Estudiantil, la Oficina Central de Grados y Registro de Egresados, el Archivo Histórico.

Analizar cualitativamente como cuantitativamente, los indicadores obtenidos de la evaluación de la Ejecución Física Trimestral del Plan Operativo Anual (POA), con el objeto de verificar el cumplimiento de las actividades, programas y proyectos previstos desarrollar.

Participar en la elaboración de las políticas, programas y metas de los planes operativos, en función de las necesidades de la Dependencia.

Brindar asesoría al personal encargado de la planificación en las diferentes dependencias adscritas a la Secretaría, en la elaboración y ejecución de programas, proyectos y planes operativos.

Cooperar en la elaboración del presupuesto de la Secretaría. Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, las políticas, normas y reglamentos

internos de la Unidad. AREA DE BIENES Y SERVICIOS OBJETIVO Proveer a la Coordinación General y a todas las dependencias adscritas a la Secretaría de los bienes,




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servicios, materiales y equipos necesarios para su funcionamiento, mediante la adquisición, almacenamiento, distribución y control de los mismos. FUNCIONES Planificar, supervisar, controlar, ejecutar y evaluar las actividades relacionadas con:

La programación y ejecución de las adquisiciones de bienes materiales, equipos y servicios requeridos para el funcionamiento de las unidades adscritas a la Secretaría.

Realizar control previo de bienes materiales y equipos que se adquieran para la Dependencia.

El almacenamiento, custodia y control de las existencias de bienes materiales y equipos de la Dependencia.

La distribución oportuna y control de la salida de bienes materiales y equipos solicitados por las unidades de la Dependencia.

El registro, control y actualización del inventario de los bienes muebles de la dependencia.

Abrir y mantener canales de comunicación permanente con las deferentes unidades de la coordinación, a fin de facilitar una mayor coordinación y el logro de los objetivos del área.

Administrar racional y eficientemente los recursos asignados. Hacer estudios e investigación de mercado, para conocer las innovaciones, modelos,

marcas y características de los productos. Velar por el cumplimiento de las normas, sistemas y procedimientos del área. Presentar y rendir informes solicitados por sus superiores. Sugerir medidas encaminadas a mejorar la organización y funcionamiento de la sección

y someterlas a consideración de su superior inmediato. Revisar y actualizar periódicamente el manual de organización y procedimientos del

área. Convocar a la reunión del Comité de compra. Tramitar ante la Dirección de Servicios Generales las adquisiciones de Bienes y

Servicios por licitación. Cumplir y hacer cumplir la normativa vigente para las adquisiciones de bienes y

servicios. Recibir, revisar, procesar y controlar las solicitudes de adquisiciones de bienes

materiales, equipos y servicios requeridos en las Dependencias adscritas a la Secretaría y a la Coordinación.

Clasificar los materiales de acuerdo a las especificaciones establecidas por los usuarios de tal manera que permita una normalización de los mismos.

Efectuar las operaciones para ejecutar la programación de las adquisiciones de bienes materiales, equipos y servicios de acuerdo a la previsión de necesidades, control de los niveles de existencias, plazos de entrega del proveedor y la determinación de las adquisiciones a realizar.




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Consultar el “Registro de Proveedores Central y Auxiliar, de tal manera que permita una selección adecuada de las empresas que se requieran para las adquisiciones de bienes y servicios.

Verificar la disponibilidad presupuestaria financiera requeridas para efectuar las adquisiciones de bienes materiales, equipos y servicios.

Solicitar y tramitar cotizaciones y documentación anexa, de acuerdo a los requerimientos establecidos en el Reglamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios vigente.

Tramitar ordenes de pedido, compras y servicios autorizadas ante los proveedores. Recibir, revisar y tramitar facturas debidamente conformadas para la ejecución de los

pagos correspondientes e inventario de bienes. Elaborar informes trimestrales del comportamiento de las adquisiciones de bienes y

servicios. Presentar y rendir informes solicitados por sus superiores. Realizar el control perceptivo a las órdenes de compra. Cumplir y hacer cumplir la normativa para el almacenamiento adecuado a los bienes

materiales. Recibir y registrar los bienes materiales adquiridos por el área de Bienes y servicios

controlando que su calidad, cantidad, plazos de entrega, precios y demás especificaciones se correspondan con las órdenes de compra, ordenes de pedido y/o compras emitidas.

Asegurar el almacenamiento y acondicionamiento de todos los bienes materiales adquiridos.

Establecer y mantener el control de entrada y salida de los bienes materiales almacenados en el Depósito (Proveeduría).

Determinar y mantener los índices mínimos y óptimos de almacenamiento de los bienes materiales, adoptando las medidas precisas para evitar el deterioro por envejecimiento de los materiales y equipos almacenados.

Controlar la rotación del inventario y establecer los puntos por rubros. Mantener en perfecto estado las instalaciones de la proveeduría y velar por el

cumplimiento de las normas de ventilación, temperatura y ubicación de los bienes materiales. Distribuir y entregar oportunamente los bienes materiales solicitados por las

dependencias adscritas a la Secretaría y la Coordinación. Hacer entrega de los bienes materiales a los usuarios exigiendo la conformidad sobre la

entrega de los mismos. Realizar inventario permanentes de los bienes materiales almacenados a los efectos de

realizar las oportunas revisiones y mantener información actualizada de la existencias de los mismos. Mantener el catálogo de materiales. Revisar y verificar facturas originales, autorizaciones de traslados, actas de

desincorporación y documentación anexa, requerida para procesar los movimientos de incorporación, traslados, mantenimiento, reparación y desincorporación de los bienes muebles.

Tramitar ante la Oficina Central de Control de Bienes la codificación y elaboración de placas de los bienes muebles adquiridos por la Secretaría y realizar el Plaqueado de los bienes muebles adquiridos.

Registrar en el sistema de control de bienes las incorporaciones, traslados, mantenimiento, reparaciones y desincorporaciones de los bienes muebles de la Secretaría.

Reportar mensualmente a la Oficina Central de Control de Bienes los movimientos de los bienes muebles del inventario de la dependencia, a fines de la consolidación del inventario institucional.

Controlar el traslado temporal o permanente de los bienes muebles. Realizar anualmente el inventario físico de los bienes muebles de la dependencia. Conocer las irregulares que se produzcan, que afecten los bienes propiedad de la

Universidad sobre los cuales ejerzan control.




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA POSICIONAL DE

CARGOS (ACTUAL)

DESPACHO DE LA SECRETARÍA

2 Secretarias Ejecutiva (½ turno)1 Secretaria1 Chofer1 Mensajero Externo1 Aseador

OFICINA DE LA SECRETARIA EJECUTIVA DEL CONSEJO

UNIVERSITARIO1 Asistente Ejecutiva de Relaciones Interinstitucional1 Secretarias2 Oficinista1 Archivista1 Mensajero Interno


1 Coordinador General de la Secretaría1 Asistente de Recursos de Apoyo Informativo1 Recepcionista

UNIDAD DE


1 Administrador -Jefe-1 Oficinista1 Oficinista (Contratada)1 Asistente Administrativo (Contratada)1 Planificador (Contratada)1 Aseador/Mensajero

COORDINACIÓN DE

INFORMACIÓN

1 Coordinador1 Periodista

UNIDAD DE


SERVICIOS4 Secretarias1 Chofer1 Aseador1 Mensajero




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ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA POSICIONAL DE CARGOS (PROPUESTA)

DESPACHO DE LA SECRETARÍA

2 Secretarias Ejecutiva (½ turno)1 Secretaria1 Chofer1 Mensajero Externo1 Aseador

OFICINA DE LA SECRETARIA EJECUTIVA DEL CONSEJO

UNIVERSITARIO1 Asistente Ejecutiva de Relaciones Interinstitucional1 Secretarias2 Oficinista1 Archivista1 Mensajero Interno


1 Coordinador General de la Secretaría1 Asistente de Recursos de Apoyo Informativo1 Recepcionista

UNIDAD DE


1 Administrador -Jefe-1 Contasbilista1 Oficinista 1 Asistente Administrativo 1 Planificador (Contratada)1 Aseador/Mensajero

COORDINACIÓN DE

INFORMACIÓN

1 Coordinador1 Periodista1 Secretaria

UNIDAD DE


SERVICIOS4 Secretarias1 Chofer1 Aseador1 Mensajero

GLOSARIO DE TERMINOS Manual de Organización Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídico-administrativo, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánica que se dan entre las unidades administrativa, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento”




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Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) Se considera como un elemento fundamental de la estructura de la dependencia y puede definirse como algo concreto y específico que mantiene cierta independencia y que actúa formando parte de una totalidad funcional y fluyente que es la organización. Normas Regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización así como la actividad de una unidad administrativa Introducción: Consiste en una breve explicación al lector de los antecedentes, motivos y objetivo que se pretende alcanzar a través de él, además incluye, información sobre el ámbito de aplicación, a quien va dirigido y una breve presentación de cómo está conformado, es decir el contenido interno del manual. Directorio: Consiste en la relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de la organización a la que pertenece el manual. Deberán ubicarse de acuerdo con los niveles jerárquicos y siguiendo el orden del organigrama de izquierda a derecha. Debe incluirse hasta el nivel de menor jerarquía en la organización. Antecedentes Históricos: Consiste en una breve descripción histórica de las razones o causas que dieron origen a la creación de la organización, ejemplo: “Decreto de Creación” Descripción del organismo y de las áreas descritas en el manual, en la que se indicará el origen, evolución y los cambios significativos que han sucedido. Base Legal: Es el conjunto de “Ordenamientos jurídicos-administrativos vigentes que dan origen y regulan la actuación de la dependencia, entidad, o de las unidades administrativas comprendidas. La relación de esta base legal ha de seguir un orden jerárquico descendente, a saber: Leyes, Reglamentos, Normas, Decretos, Acuerdos, Circulares, Oficios y otros documentos normativos-administrativos. Modelo Estratégico: Las suposiciones, creencias, hipótesis y postulados que sirven de base a una empresa, moldean su cultura y determinan su conducta, deben ajustarse continuamente a las realidades de sus tiempos. Tales elementos, comprenden el Modelo Estratégico de la organización; con base en su modelo estratégico, la organización hace explicita su dirección o derrotero; define los resultados. que hay que lograr; asume un conjunto de valores sobre la forma de proceder; imparte directrices y expresa su razón de ser. Al modelo estratégico subyacen un conjunto de interpretaciones y supuestos sobre clientes y competidores; aliados y proveedores; el propio personal y el ambiente en general, incluyendo la tecnología y la economía. El éxito de una organización depende de lo acertado de su modelo estratégico; esto es, de lo atinado de sus interpretaciones y supuestos sobre el perímundo y su propia realidad interna. Los elementos representativos del modelo estratégico en el manual de organización son:

Misión: Razón de ser, esencialidad Visión: Estado ideal a cuya zaga se dirige la organización.




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Valores: Creencias firmes en acciones correctas; principios de sostén. Influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones

Política: Guías para alcanzar objetivos

Retos Estratégicos: Elementos de visión.

Visión: Es un estado ideal de la organización, con la propuesta a lo deseado a largo plazo y considerando la capacidad para obtener su logro. Responde a la pregunta ¿Cómo queremos ver la organización a largo plazo?. Ejemplo: Nuestra visión es atender y responder con eficiencia y eficacia a las necesidades laborales, contando con un equipo de trabajo guiado por valores y en concordancia con nuestra misión. Misión: Es el propósito común de la unidad de trabajo, funciones o tareas básicas en términos a corto plazo y en la definición de lo que es el estado en que la unidad de trabajo fija el enfoque de servicio y atención a las necesidades de sus clientes. Es la razón de ser o existir de la organización. Responde a la pregunta ¿Quiénes somos? Y ¿qué hacemos? Valores: Son todas aquellas concepciones compartidas y consensadas de lo que es importante y, por lo tanto, deseable que al ser aceptadas por los miembros de una unidad de trabajo, influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones, ejemplo:

Creatividad e Innovación Respeto (ver por el otro) Congruencia (verdad moral) Lealtad Honestidad Tolerancia Humanismo Responsabilidad Calidad, eficiencia y eficacia Libertad Equidad

Política: Guías generales que influyen en la actuación de los integrantes de la institución sobre una función determinada o general de ésta, para alcanzar objetivos Retos Estratégicos: Elementos de visión Organización Es una Unidad social con un determinado propósito. Este propósito es la síntesis de lo que comúnmente se conoce como “metas organizacionales”. “Son sistemas o conjunto de sistemas que armónicamente logran objetivos definidos” ESTRUCTURA Presenta el sistema formal de relaciones de trabajo, es decir, cómo se dividen, cómo se agrupan y cómo se coordinan las tareas de trabajo de las personas y grupos de la organización. Se crea a partir del modelo estratégico de la organización y presenta el hacer y acciones de las demandas a las cuales debe responder.




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ORGANIGRAMA Forma que adopta el sistema de notación o “dibujo” a través del cual usualmente se visualiza la organización. Es la base a través del cual se estructuran los modelos mentales y los conceptos operativos de dicha organización. Estructura Organigramática General: Contiene la representación gráfica de la organización, la cual muestra el ordenamiento de las unidades administrativas, niveles jerárquicos, las líneas de mando directa y funcional, y los canales formales de la comunicación Estructura Organigramática en Macro: Muestra el ordenamiento de las unidades administrativas, objeto de diseño de la estructura, conectadas con los niveles de políticas y estrategias en el ámbito institucional, estableciendo las líneas de mando Directo y funcional Estructura Organizativa en Macro: Contiene la descripción conceptual en orden jerárquico de cada una de las unidades Administrativas de la organización”. Se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. La descripción de la estructura organizativa debe corresponder o coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título o nominación de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los órganos que conforman la unidad administrativa. Se deberá representar en primer lugar las áreas y a continuación las de apoyo; Estructura Organigramática en Micro: Contiene la representación gráfica de la organización, la cual muestra el ordenamiento de cada una de las unidades que integran la dependencia o unidad objeto de diseño de la estructura, con sus relaciones, canales de comunicación, líneas de autoridad y supervisión, así como las unidades de categoría especial.

• Estructura de línea de mando directo (ELMD): Es aquella que integra a las unidades de Dirección y a las unidades operativas mediante las cuales se materializan el logro de los objetivos operacionales de la institución. Ejemplo:




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UNIDADESOPERATIVAS

UNIDADESDE

DIRECCIÓNSon aquella unidades encargadas depautar el destino de la institución

Son aquella unidades que materializandirectamente los objetivos de la institución

Estructura de Línea de Mando Funcional (ELMF): Actúa en apoyo a las operaciones que se ejecutan en la Estructura de Línea de mando directa y está conformada por: Unidad de Coordinación: Son aquellas encargadas de unir los esfuerzos de varias unidades en la materialización de determinadas actividades.

UNIDADESDE

DIRECCIÓN

UNIDADCOORDINACIÓN

• Unidad de Apoyo: Son aquellas unidades encargadas de materializar las políticas de recursos humanos, materiales y financieros de la Secretaría en fase de ejecución.




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UNIDADESDE

DIRECCIÓN

UNIDADDE

APOYO

Unidades de Servicios: Son aquellas unidades encargadas de asistir a toda la institución en la satisfacción de necesidades de carácter general. Ejemplo apoyo Secretarial

UNIDADESDE

DIRECCIÓN

UNIDADDE

APOYOSECRETARIAL

Estructura de Niveles: Es la que establecen los niveles de coordinación, supervisión y ejecución de la organizac Objetivo: Se define como los resultados a largo plazo (más de 1 año) que una organización aspira lograr a través de su misión básica, y deben reunir las siguientes características: ser medibles, razonables, claros, coherentes y estimulantes. En un conglomerado diversificado los objetivos deben fijarse tanto para la organización en general como para las unidades administrativas que la conforman. Funciones: Se refiere al conjunto de actividades relacionadas entre sí, necesarias para el logro de los objetivos de una organización y de cuya ejecución es responsable una unidad administrativa, siempre que exista entre sus atributos y responsabilidades un mandato. Acción o ejercicio de un empleo o cargo. Estructura Posicional de Cargos: Comprende la estructura organigramática (organigrama) mostrando




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los cargos que ocupan los miembros de la organización en cada una de las unidades administrativas. Áreas Son unidades de ejecución en el cumplimiento de las actividades que se realizan en la Secretaría, para lograr los objetivos operacionales de la unidad.

manual de organizaciÓn de la secretarÍa de la ... 11-2005.pdf · secretaria de la institución,...

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