manual de organizaciÓn y funciones de la ......puesto directivo, que se encarga de velar por los...

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTA BARBARA, SUCHITEPEQUEZ

INDICE

PRESENTACIÓN

El contenido del presente Manual, está orientado a describir los aspectos referentes a la estructura organizacional y funciones definidas de los departamentos y secciones que conforma la Municipalidad de Santa Bárbara.

Co ello se pretende que los usuarios del Manual, cuenten con amplia referencia a ceca del funcionamiento de la institución y estén advertidos en cuanto a que las normas generales que se establecen en el documento para el desempeño de sus actividades, son válidas también para cada puesto y demás secciones administrativas que tienen relación, por lo que de su aplicación y debido cumplimiento depende que se logren los objetivos, políticas y estrategias de la institución, Se espera que todos los empleados que laboran en la Municipalidad de Santa Bárbara, realicen esfuerzos para la adaptación efectiva del Manual en su respectivo ámbito de actividades diarias, esto ayudara a que se cumplan los propósitos para lo que fue creado.

Es un documento al igual que otras herramientas administrativas, se caracteriza por ser dinámico, ya que ayuda a optimizar las funciones del personal, por lo tanto está sujeto a mejoras.

MISION

Somos una entidad autónoma, moderna, que gestiona y administra en forma eficiente los recursos municipales para prestar servicios de calidad y ejecutar proyectos sustentables. Además, apoya actividades educativas, ambientales, religiosas y culturales que preserven nuestra identidad, para alcanzar una Santa Bárbara próspera, educada y segura con participación ciudadana.

.

VISION

Para el año 2020 ser una municipalidad democrática, transparente y eficiente para prestar servicios públicos de calidad y ejecutar proyectos comunitarios, haciendo alianzas públicas y privadas para promover el desarrollo humano, la sostenibilidad social, económica y ambiental del municipio.

Para lograr resultados en tiempo previsto y se logre operativizar la visión, se reestructuro la misión del equipo de trabajo, sustentada en valores humanos que cada uno de los integrantes, los viva día a día, reflejándose en su desempeño laboral.

Objetivo General del Manual

Ser un instrumento administrativo por medio del cual se da a conocer la estructura organizacional y la descripción de funciones de las Unidades de trabajo de la Municipalidad de Santa Bárbara, facilitando con ello el desarrollo de las funciones administrativas y operativas. Asimismo servir de guía para el conocimiento de los diferentes niveles de autoridad y su estructura jerárquica.

Objetivos Específicos

Que cada trabajador cumpla con sus funciones establecidas en el Manual, para lograr desarrollar el trabajo asignado.

Mejorar los servicios prestados a la población, para satisfacer las necesidades de los vecinos.

Diversificar la ejecución de proyectos según las necesidades detectadas en cada comunidad.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Concejo Municipal

1.2 DEPENDE DE: Ninguno

1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Empleados Municipales bajo su mando

II. NATURALEZA DEL PUESTO

Puesto directivo, que se encarga de velar por los intereses del Concejo, puede sustituir al Alcalde en su ausencia, previa autorización y nombramiento del Concejo Municipal y atender actividades cuya facultad le otorga la ley, forma parte del máximo órgano de deliberación y decisión municipal.

III. FUNCIONES GENERALES

1. Cumplir con todas las funciones, atribuciones y deberes que indica el artículo 54 del decreto 12-2002 Código Municipal.

2. Rendir informes y dictámenes de su participación en las Comisiones del Consejo.

3. Conocer el funcionamiento de la administración municipal, para poder sugerir soluciones y mejoras

4. Ser vigilante de que se cumplan todas las disposiciones, resoluciones, reglamentos y demás ordenanzas que emita el Concejo.

5. Velar para que los empleados de la Municipalidad cumplan con sus responsabilidades e informar de inmediato de cualquier irregularidad.

6. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Alcalde Municipal

1.2 DEPENDE DE: Concejo Municipal

1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Secretaria, Director de la DAFIM, Jefe de Catastro, Oficina Municipal de Planificación, Juez de Asuntos Municipales, Oficina Municipal de la Mujer, Policía Municipal y demás áreas subalternas de los mismos

II, NATURALEZA DEL PUESTO

Puesto ejecutivo, a cargo de un funcionario electo en forma popular, a través del voto mayoritario de los vecinos de su municipio y que de conformidad con artículo 52 del Código Municipal, Decreto Número 12-2002 preside y representa a la Municipalidad, es el personero legal de la misma, miembro del Concejo Departamental de Desarrollo y Presidente del Concejo Municipal de Desarrollo, siendo responsable del cumplimiento de las disposiciones y resoluciones tomadas por el Concejo Municipal y de propiciar una efectiva administración de la Municipalidad.

III FUNCIONES GENERALES

1. Cumplir con las funciones, atribuciones y deberes que señala el artículo 53 del decreto 12-2002 Código Municipal,

2. Hacer cumplir las ordenanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás disposiciones del Concejo Municipal

3. Presidir todas las sesiones del Concejo y convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias, de conformidad con el Código Municipal.

4. Presentar al Concejo Municipal, el presupuesto anual de funcionamiento e inversión municipal

5. Promover y apoyar conforme a lo que establece el Código Municipal y demás leyes aplicables, la participación y trabajo de los concejos comunitarios de desarrollo que operen en el municipio

6. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Auditor Interno

1.2 DEPENDE DE: Concejo Municipal

1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Ninguno


Es un puesto administrativo nombrado por el Concejo Municipal, persona que en cumplimiento del artículo 88 del decreto 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, deberá velar por la correcta ejecución del presupuesto e implantar un sistema eficiente y ágil para dar seguimiento a la ejecución del presupuesto.


1. Velar por la correcta ejecución presupuestaria. 2. Implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución

presupuestaria 3. Efectuar Arqueos de Valores periódicamente 4. Revisar expedientes de: personal, eventos de ejecución de proyectos y

emitir opinión si el caso lo amerite. 5. Reportar mediante informes al concejo sobre la gestión de la Unidad de

Administración Financiera, así como reportar cualquier anomalía detectada en cuanto a procedimientos de ejecución presupuestaria.

6. Realizar las recomendaciones sobre debilidades detectadas y dar acompañamiento en las soluciones.

7. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Asesor Jurídico

1.2 DEPENDE DE: Alcalde Municipal

1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO

Oficial I, II, III


Realiza su trabajo de forma independiente, su trabajo a desempeñar es generalmente como un consejero dentro de la institución.


1. Realizar dictámenes legales. 2. Asesorar al Concejo Municipal 3. Revisión de expedientes. 4. Elaborar Plan Anual Operativo de su área de trabajo 5. Informar sobre el avance de los expedientes que tiene a su cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Juez de Asuntos Municipales


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Auxiliar del Juzgado de Asuntos

Municipales


Cargo ejecutivo que debe cumplir las ordenanzas municipales, velar por el cumplimiento de sus reglamentos y demás disposiciones legales. Ejercerá autoridad en todo el ámbito territorial del municipio de conformidad con las normas establecidas en el Código Municipal y demás leyes ordinarias.


1. Permanece en la oficina durante las horas de despacho y acudir, fuera de éstas, cuando sea necesario o a requerimiento del Juez o del Alcalde Municipal

2. Priorizar, distribuir y coordinar las actividades o trabajos entre sus subalternos cuidando que se ejecuten correctamente y con la prontitud necesaria.

3. Servir de medio de comunicación entre el Juzgado y las demás dependencias municipales, entidades estatales o privadas y personas particulares.

4. Atender a las personas que se presenten al Juzgado e informarles, del estado de los asuntos o expedientes que se tramitan.

5. Poner a la vista del Juez los expedientes que ingresen y proceder a darles el trámite correspondiente.

6. Llevar los libros de conocimientos, actas, resoluciones, notificaciones y otros que se crearen en función de las necesidades del Juzgado

7. Responsable del archivo de expedientes debidamente clasificados. 8. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Jefatura de Recursos Humanos


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Auxiliares y Asistentes


Puesto administrativo donde se llevan a cabo las gestiones de evaluación y selección de aspirantes a laborar en la Municipalidad, promover la capacitación de los trabajadores y grupos de apoyo, a través del establecimiento de mecanismos para el bienestar del personal.


1. Cumplir con las funciones, atribuciones y deberes que señala el artículo 15 del decreto 1-87 Ley del Servicio Municipal.

2. Promover las evaluaciones psicológicas de los aspirantes a una plaza, con la finalidad de medir la capacidad de los mismos.

3. Promover en las secciones y departamentos de la municipalidad mecanismos adecuados para el trabajo en equipo.

4. Tramitar los diferentes movimientos del personal (nombramientos, contratos, sanciones, licencias, permisos, bajas, reanudación de labores, suspensiones, etc.)

5. Promover el bienestar social de los trabajadores, cooperando en la solución de sus problemas personales y laborales.

6. Promover la capacitación, por áreas así como llevar un control sobre la selección y reclutamiento del personal.

7. Control de archivos de expedientes del personal 8. Supervisar las actividades del personal basándose con la herramienta del

Manual de Organización y Funciones. 9. Control de asistencia y horario de trabajo del personal que labora en la

institución. 10. Programar y ejecutar programas de bienestar y recreación para los

trabajadores municipales y su grupo familiar. 11. Supervisar las unidades sanitarias y de seguridad industrial u otras de

asistencia social. 12. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Director Municipal de Planificación

1.2 DEPENDE DE: Consejo y Alcalde Municipal

1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Secretaria y Técnicos otros que estén laborando para la Dirección Municipal de Planificación


Es un puesto técnico, cuya responsabilidad es ejecutar las funciones de planificación Municipal, mediante la elaboración, ejecución y control de planes de desarrollo urbano y rural, programas y proyectos, tomando en cuenta los planes y programas de Gobierno. En los textos que aparezca las siglas DMP, se refiere a la Dirección Municipal de Planificación


1. Supervisar de manera continua los trabajos de construcción e instalación de equipos inherentes a la obra civil.

2. Seguimiento al avance físico y financiero de los trabajos. 3. Recepción, revisión y aceptación de los documentos de trabajos

complementarios o de trabajos extras que se necesiten. 4. Cumplir y ejecutar las decisiones del Concejo Municipal de acuerdo a su

responsabilidad y atribuciones específicas 5. Apoyar en la elaboración de los perfiles, estudios de pre inversión, y

factibilidad de los proyectos para el desarrollo del municipio. 6. Mantener actualizado el registro de necesidades identificadas y priorizar los

planes, programas y proyectos en sus fases de perfil, factibilidad, negociación y ejecución

7. Facilitar la información que le sea requerida por las autoridades municipales u otras.

8. Otras actividades relacionadas con su cargo y aquellas que le encomiende el Concejo Municipal o el Alcalde

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Secretaría Municipal de Planificación

1.2 DEPENDE DE: Director de DMP


Ninguno


Llevar control de la papelería y correspondencia que se recibe y se genera dentro de la Dirección Municipal de Planificación, control y archivo de la documentos, a tención al público y todas aquellas tareas afines a su puesto


1. Mantener la correspondencia al día. 2. Llevar control de los documentos que ingresan y se generan dentro de la

Dirección Municipal de Planificación 3. Elaborar documentos, solicitados por el Director de la Dirección Municipal

de Planificación 4. Atender con cortesía y prontitud a visitantes y empleados de la

Municipalidad. 5. Trasladar documentos a las diferentes oficinas que conforman la

Municipalidad. 6. Velar por el cuidado y protección de los materiales y equipo de oficina bajo

su cargo y responsabilidad 7. Redactar perfiles cuando sea necesario o cuando el Inmediato le ordene 8. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Técnico I.




Trabajo técnico que consiste en facilitar y dirigir la promoción y gestión social a las diferentes comunidades, líderes de comités y alcaldes auxiliares, con el fin de promover la organización comunitaria y distribución efectiva de los servicios.


1. Apoyar y planificar en forma participativa las actividades de promoción y gestión social, aplicando procedimientos técnicos en la recopilación de información.

2. Implementar metodología, técnicas y procesos de Investigación Social, así como realizar censos de servicios públicos.

3. Generar ideas y propuestas para mejorar las acciones de Promoción Social, Educación Sanitaria y Ambiental.

4. Promover el uso racional y adecuado de los servicios públicos municipales y promover la aceptación y pago oportuno de tarifas.

5. Proporcionar Educación Sanitaria dirigida al sector educativo y población en general.

6. Elaborar materiales para educar y concientizar a las comunidades del buen uso de los servicios públicos municipales.

7. Evaluar y medir el impacto de los servicios públicos municipales. 8. Y todas aquellas que por naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Técnico II




Trabajo técnico que consiste en facilitar y dirigir la promoción y gestión social a las diferentes comunidades, líderes de comités y alcaldes auxiliares, con el fin de promover la organización comunitaria y distribución efectiva de los servicios por todos los usuarios y contribuyentes.


1. Apoyar y planificar en forma participativa las actividades de promoción y gestión social, aplicando procedimientos técnicos en la recopilación de información relacionadas con las actividades del área.

2. Implementar metodología, técnicas y procesos de Investigación Social, así como realizar censos de servicios públicos.

3. Generar ideas y propuestas para mejorar las acciones de Promoción Social y Educación Sanitaria y Ambiental.

4. Promover el uso racional y adecuado de los servicios públicos municipales y la aceptación y pago oportuno de tarifas.

5. Proporcionar Educación Sanitaria dirigida al sector educativo y población en general.

6. Elaborar materiales para educar y concientizar a las comunidades del buen uso de los servicios públicos municipales.

7. Evaluar y medir el impacto de los servicios públicos municipales. 8. Y todas aquellas que por naturaleza sean inherentes al cargo.

.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de la oficina de Gestión Ambiental


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Auxiliar de Medio Ambiente


Puesto técnico, que le corresponde proporcionar asistencia en el uso y conservación de los recursos naturales, inspecciones de viveros, reforestaciones, plantaciones y rozas, para prevención de desastres que puedan afectar al sector forestal.


1. Participar en las reuniones del equipo de trabajo 2. Planificación mensual y anual conforme a los formatos determinados por el

Coordinador de la Instituto Nacional de Bosques. 3. Elaboración de informes mensuales y anuales de avances en base a las

planificaciones, presentarlas al Alcalde municipal. 4. Elaboración y actualización del diagnóstico forestal de la situación actual

del municipio, considerando las organizaciones que trabajan en el área (COCODES y COMUDES), cobertura, proyectos que ejecutan, proyectos planificados, fuentes financieras, problemas y necesidades

5. Planificar y proponer las acciones municipales en las líneas ambiental y forestal.

6. Formular y gestionar proyectos agroforestales y ambientales 7. Mantener actualizada una base de datos con entidades que trabajen en el

municipio en el campo agrícola forestal 8. Impulsar proyectos de impacto rápido de desarrollo económico local

priorizados por una comisión integrada por representantes de la Municipalidad.

9. Promover la integración de comisiones de trabajo para el seguimiento de los proyectos priorizados.

10. Promover la coordinación entre las organizaciones del municipio, conformando una red de cooperación técnica y financiera.

11. Realización de talleres de capacitación, sobre Educación Ambiental. 12. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Técnico I. Gestión Ambiental




Puesto técnico, que le corresponde proporcionar asistencia en el uso y conservación de los recursos naturales, inspecciones de viveros, reforestaciones, plantaciones y rozas, para prevención de desastres que puedan afectar al sector forestal.


1. Participar en las reuniones del equipo de trabajo 2. Apoyo en la elaboración de informes y planificación a la oficina de Gestión

Ambiental 3. Elaboración de informes mensuales y anuales de avances en base a las

planificaciones, presentarlas al Alcalde municipal.

4. Elaboración y actualización del diagnóstico forestal de la situación actual del municipio, considerando las organizaciones que trabajan en el área (COCODES y COMUDES), cobertura, proyectos que ejecutan, proyectos planificados, fuentes financieras, problemas y necesidades.

5. Investigar y examinar las denuncias presentadas por los vecinos y tomar las decisiones pertinentes al caso, en lo que respecta a contaminación del medio Ambiente, Quemas, Aguas Negras y Basureros Clandestinos

6. Formular y gestionar proyectos agroforestales y ambientales 7. Cerrar basureros que contaminen el ambiente de la población 8. Realización de rótulos para educar a la población sobre el uso y manejo

adecuado de la basura y aguas negras. 9. Implementar estrategias para ver la manera que los vecinos clasifiquen el

tipo de basura en cada recipiente 10. Identificar ideas o proyectos generados por ONG`s, organizaciones de

productores, DMP y otras instancias del municipio. 11. Realizar talleres de capacitación, sobre Educación Ambiental orientadas a

las comunidades. 12. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Director de la Oficina Municipal de la Mujer

1.2 DEPENDE DE: Jefe de Recursos Humanos

1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Secretaria y Auxiliares


Es un puesto administrativo nombrado por el Consejo Municipal, donde se planifica, organiza, evalúa, capacita y se da seguimiento a las actividades de la mujer, buscando con ello satisfacer sus necesidades, fomento de su liderazgo comunitario, participación económica, social y política, pudiendo ser extensivo el trabajo a la niñez, juventud, adulto mayor.


1. Cumplir sin excusa alguna, con todas las funciones, atribuciones y deberes que señala el artículo 96 Ter, del decreto 12-2002 Código Municipal, y además las siguientes:

2. Visitar las diferentes comunidades del municipio para formar grupos de mujeres con el fin de fomentar el valor de las mujeres y realizar actividades que estimule su desarrollo.

3. Gestionar ante el Instituto Nacional Técnico de Capacitación (INTECAP) u otro similar, capacitaciones con el fin que las mujeres, aprendan oficios que estimulen su desarrollo intelectual y económico, para coadyuvar en el desarrollo social y económico de la familia.

4. Ofrecer apoyo a instituciones que brinden jornadas sociales o de beneficencia, en beneficio de las comunidades cuando así lo requieran,

como jornadas médico dentales, oftalmológicas, medicina general, entrega de víveres, entre otras.

5. Planificación de capacitaciones que fomenten los principios morales y métodos de superación personal en la niñez y la juventud.

6. Visitar comunidades con el fin de conocer necesidades de personas de la tercera edad y proponer a la dependencia encargada que sean incluidos en el programa adulto mayor, con hechos fehacientes de la necesidad.

7. Visitar a las comunidades, para conocer sus necesidades, de manera especial de las mujeres, niños y ancianos, con el fin de presentar propuestas de solución al Concejo Municipal.

8. Cumplir con lo requerido que solicite su jefe inmediato.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Secretaría de la Oficina Municipal de la Mujer

1.2 DEPENDE DE: Director de la Oficina Municipal de la mujer



Es un puesto administrativo nombrado por el Consejo Municipal, donde se planifica, organiza, evalúa, capacita y se da seguimiento a las actividades de la mujer, buscando con ello satisfacer sus necesidades, fomento de su liderazgo comunitario, participación económica, social y política, pudiendo ser extensivo el trabajo a la niñez, juventud, adulto mayor.


1. Brindar atención y apoyo a los vecinos principalmente al adulto mayor 2. Llevar control y archivo de documentos relacionados a la Secretaria. 3. Encargada de llevar digitalmente el control de grupos de mujeres que están

organizadas en todas las comunidades 4. Llevar control de capacitaciones de mujeres, en relación a estimular el

desarrollo económico de las familias 5. Gestionar y participar en actividades de Jornadas Sociales o de

beneficencia en beneficio de los vecinos de la población 6. Realizar visitas a las comunidades con el fin de conocer necesidades de

personas de la tercera edad y proponer a la dependencia encargada que sean incluidos en el programa Adulto mayor

7. Cumplir con los requerimientos que le solicite su jefe inmediato.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de la Oficina de derechos Humanos




Encargado de auxiliar a los vecinos en la protección de sus derechos que como personas le son inherentes, principalmente mujeres, niños y ancianos, con el fin de garantizarles el respeto. Evacuación y resolución de expedientes tanto a nivel municipal como de instituciones públicas y privadas.


1. Integrarse a comisiones específicas delegadas por el alcalde municipal y relacionado con los derechos humanos de los vecinos.

2. Desempeñar con prontitud y esmero las comisiones que le sean encomendadas por el Alcalde Municipal.

3. Clasificación de denuncias atendidas y darle solución 4. Llevar un control sobre la fase en que se encuentra cada denuncia 5. Llevar control de los expedientes que tengan relación con las funciones

ejecutadas en la protección de los derechos humanos. 6. Elaborar y entregar dictámenes a los vecinos que realizan gestiones

relacionadas con la protección de sus derechos. 7. Llevar un control específico de los casos atendidos, resueltos y que

pasaron a instancias legales relacionados a los derechos humanos. 8. Elaborar informes mensuales a requerimiento del alcalde municipal sobre

casos de impacto socioeconómico.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Relaciones Públicas


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Auxiliares y Asistentes


Su responsabilidad será la divulgación de los planes, programas, proyectos y logros municipales, mediante la elaboración y distribución de boletines informativos u otros materiales divulgativos, a través de los medios de comunicación adecuados.


1. Dirigir y supervisar las campañas publicitarias que la Municipalidad promueve por los diferentes medios de comunicación.

2. Atender y orientar al público que desee entrevistarse con funcionarios y autoridades de la Municipalidad.

3. Coordinar con el comité las festividades que realice la Municipalidad. 4. Asistir a los eventos técnico-culturales, deportivos y sociales de la

Municipalidad, dando a conocer en boletines especiales los resultados obtenidos.

5. Promover ciclos de conferencias, actos sociales y culturales para el personal de la Municipalidad.

6. Coordinar con entidades del sector público y privado, actividades de acercamiento en los campos sociales, culturales y deportivos.

7. Resolver consultas y proporcionar información que le sea solicitada por los educandos y público en general, que desea enterarse del funcionamiento de la Municipalidad.

8. Preparar informes sobre resultados obtenidos en la gestión municipal a efecto que sean divulgados por los medios correspondientes.

9. Cubrir los actos protocolarios durante la participación de las autoridades municipales en eventos informativos, inauguración de obras.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de acceso a información Pública

1.2 DEPENDE DE: Encargado de Relaciones Públicas

1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Ninguno.


Puesto administrativo, que a su vez atenderá los requerimientos de toda persona individual o jurídica, pública o privada sin discriminación alguna, el derecho a solicitar y a tener acceso a la información pública, que tenga que ver con la gestión administrativa de la Municipalidad.


1. Mantener formularios modelos de solicitud de información, que tenga como propósito facilitar el acceso a la información pública.

2. La obligación del encargado de la Unidad de Información Pública Municipal, de advertir al o los interesados sobre la responsabilidad penal y civil por el uso, manejo y difusión de la información pública a la que tenga acceso.

3. Mantener actualizada y disponible, en todo momento la información a la que se refiere el artículo 10 del decreto 57-2008 del Congreso de la República Ley de Acceso a la Información Pública, con las limitaciones que establece la Constitución Política de la República de Guatemala.

4. Respetar y velar por que se cumplan con la información confidencial y reservada que señalan los artículos 22 y 23 del decreto 57-2008 del Congreso de la República Ley de Acceso a la Información Pública.

5. Actualizar la información en un plazo no mayor de treinta días, después de producirse cualquier cambio, respecto a la información que haya que proporcionar.

6. Verificar que la solicitud de información pública a petición de interesado llene o consigne los datos que señala el artículo 41 del decreto 57-2008 del Congreso de la República Ley de Acceso a la Información Pública.

7. Brindar la información requerida que llene los requisitos establecidos en la ley, en base a los plazos que señalan los artículos 42,43 y 44 del decreto Manual de Puestos y Funciones Municipalidad de Santa Bárbara, Suchitepéquez, decreto o acuerdo 57-2008 del Congreso de la República Ley de Acceso a la Información Pública.

8. Y todas aquellas que por su naturaleza o por mandato legal sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Secretaría Municipal


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Oficiales y Asistentes de Secretaría


Puesto administrativo nombrado por el Consejo Municipal y que a su vez atenderá los requerimientos del Alcalde, tiene bajo su responsabilidad la atención de las gestiones administrativas presentadas por los vecinos; y que deben ser resueltas por el Concejo o bien por el Alcalde.


1. Cumplir sin excusa alguna, con todas las funciones, atribuciones y deberes que señala el artículo 84 del decreto 12-2002 Código Municipal, y además las siguientes:

2. Proporcionar información y orientación a los miembros del Consejo Municipal, en relación a aspectos administrativos y legales.

3. Tomar nota y transcribir el resultado de las intervenciones de los miembros del Consejo.

4. Distribuir a las diferentes comisiones del Concejo los expedientes, sobre los que deben rendir dictamen.

5. Redactar los Acuerdos y Resoluciones. 6. Velar porque todos los Acuerdos y disposiciones deben ser publicadas en el

Diario Oficial y enviados a la Tipografía Nacional. Para que posteriormente adquiera vigencia.

7. Dirigir y ejecutar la Administración y funcionamiento de la secretaría municipal.

8. Organizar y distribuir el trabajo de acuerdo a su volumen y personal disponible, designando a los oficiales, las diferentes funciones,

9. Recepción y registro de documentos dentro de la Municipalidad y elaboración de actas y acuerdos del Consejo.

10. Mantener el control permanente de los libros que se llevan en la Administración Municipal.

11. Llevar un adecuado registro y control de los expedientes que ingresen a la Municipalidad.

12. Providenciar expedientes por instrucciones del Alcalde. 13. Redactar proyectos de resolución de expedientes y someterlos a la

consideración del alcalde o trasladarlos a la comisión correspondiente del concejo

14. Archivar el Diario Oficial y recopilar los reglamentos, acuerdos y resoluciones de la municipalidad.

15. Redactar la memoria de labores de las actividades realizadas el año anterior, sobre los logros alcanzados.


I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Asistente de Secretaría

1.2 DEPENDE DE: Secretaría Municipal



Es un puesto Administrativo, cuya función principal es atender y coordinar al publico que necesita comunicarse con el Despacho Municipal tanto personal como Telefónicamente.


1. Atención al público 2. Guiar al público hacia las oficinas que se dirijan 3. Proporcionar información verbal o escrita a Instituciones que lo soliciten. 4. Llevar el control de la agenda del Alcalde Municipal 5. Control de compromisos del señor Alcalde Municipal 6. Llevar un listado de personas que visitan al Alcalde diariamente 7. Llevar la secuencia o proceso de posibles soluciones que el Alcalde realiza, 8. Estar presente en su puesto de trabajo ya que es la presentación del

despacho Municipal 9. Entregar a cada área de trabajo solicitudes y documentos firmados y

autorizados por el alcalde. 10. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Oficial I de Secretaría




Puesto administrativo que le corresponde atender principalmente a los interesados en gestionar solicitudes relacionadas con servicios públicos municipales. Dentro de sus actividades, le corresponde elaborar contratos administrativos, según corresponda a la gestión.


1. Redactar correspondencia de la Secretaría, para la gestión de expedientes a otras oficinas de la Municipalidad o bien a otras Instituciones, entre las que se encuentran, ventas y traspasos de terrenos, exhumaciones y construcciones en el cementerio, expedientes del mercado.

2. Elaborar contratos varios. 3. Gestionar la autorización y registro de matrículas de fierro. 4. Elaborar actas y citaciones varias. 5. Sustituir al Secretario Municipal, en su ausencia. 6. Realizar otras actividades inherentes al puesto que le sean asignadas. 7. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Oficial II de Secretaría




Puesto administrativo, que le corresponde atender principalmente a los interesados en gestionar asuntos relacionados con la extensión de supervivencias del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, desmembraciones, particiones y mediciones, así como extender licencias varias.


1. Atender las solicitudes de desmembraciones, particiones, mediciones requeridas por los interesados.

2. Completar los formularios del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social - IGSS- presentados por los interesados, a efecto de hacer constar la supervivencia.

3. Revisar y ordenar la correspondencia inherente a las gestiones que realiza, tales como certificaciones y constancias.

4. Extender licencias para actividades bailables, fiestas titulares, cantonales y de la jurisdicción.

5. Realizar otras actividades inherentes al puesto que le sean asignadas.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Tesorero

1.2 DEPENDE DE: Dirección de la Administración Financiera de integración Municipal


Cajero General, Receptor Pagador, Encargado de Recaudación, Asimismo las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Almacén, Compras IUSI


Puesto administrativo cuya responsabilidad es de planificar, organizar, supervisar, evaluar y dirigir el funcionamiento eficiente de las unidades o puestos administrativos financieros de la municipalidad. Nota: Para los efectos del presente manual en todos los textos que aparezca las siglas AFIM, deberá entenderse que se refiere a la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal.


1. Cumplir sin excusa alguna, con todas las funciones, atribuciones y deberes que señala el artículo 98 del decreto 12-2002 Código Municipal y además las siguientes:

2. Supervisar al personal que tiene bajo su responsabilidad y a quién le ha asignado una función específica.

3. Analizar y enviar para consideración del Alcalde los estados financieros que permitan conocer y evaluar la política financiera. Así como los resultados de la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial.

4. Velar por que el proyecto de presupuesto este congruente con las políticas públicas vigentes, y en la primera semana del mes de octubre de cada año, lo someta a consideración del Concejo Municipal, de conformidad a lo establecido en el artículo 131 del Código Municipal.

5. Proponer las modificaciones presupuestarias, que conforme el Código Municipal le corresponde aprobar al Concejo Municipal.

6. Presentar al Alcalde Municipal las solicitudes de endeudamiento y financiamiento así como las donaciones que deben ser conocidas por el Concejo.

7. Presentar la información mensual sobre el detalle de los préstamos vigentes y el saldo de la deuda contratada que establece el Artículo 115 del Código Municipal, que el Concejo Municipal debe presentar mensualmente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, con copia al INFOM.

8. Diseñar y proponer al Concejo Municipal los procedimientos y formas de transparentar el uso y resultados del gasto público municipal.

9. Revisar los expedientes administrativos con el fin de verificar que contenga la papelería completa y necesaria para poder realizar el pago.

10. Firmar de autorizado los cheques mancomunadamente con autoridad superior, así como los documentos de legitimo abono para la aprobación de pago y registros contables.

11. Realizar todos los pagos de obligaciones financieras que haya contraído la Municipalidad tales como: sueldos y salarios, honorarios profesionales, materiales y suministros, pago de obras, amortización de deudas y rentas consignadas, siempre que estén fundadas en las asignaciones del presupuesto, verificando previamente su legalidad.

12. Controlar en forma efectiva la ejecución del Presupuesto, evitando gastos innecesarios cumpliendo así con las normas contenidas en la Ley Orgánica del Presupuesto

13. Ordenar y preparar toda la documentación que deberá ser rendida a la Contraloría de Cuentas para su examen de conformidad con la Ley.

14. Elaborar el “Plan Anual de Recaudación y Recuperación de la Deuda Morosa” y remitirlo a su Jefe inmediato para su aprobación y ejecución.

15. Certificar los saldos de los contribuyentes morosos y trasladarlos al Juzgado de Asuntos Municipales, para iniciar el proceso de cobro por la vía legal.

16. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo, y que le sean asignadas por el Alcalde Municipal y/o el Concejo Municipal.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Auxiliar de Tesorería

1.2 DEPENDE DE: Tesorero



Ejecutar los procesos administrativos de los distintos trámites desarrollados en la Unidad de Tesorería, revisar, clasificar y registrar los documentos de diversa índole y aplicando correctamente las normas y procedimientos definidos para ello, a fin de dar cumplimiento a los procesos.


1. Revisar que las órdenes de pago estén correctamente elaboradas y contengan los soportes respectivos.

2. Clasifica las órdenes de pago según conceptos y montos. 3. Registra y envía las órdenes de pago, según monto establecido, a las

autoridades competentes para autorización el pago. 4. Recibe y codifica las órdenes de pago, según lista de conceptos o motivos

de pago.

5. Transcribe la información contenida en las órdenes de pago para ingresarla en el sistema de la unidad.

6. Mantener actualizado el registro de datos. 7. Elaboración de reporte de ingresos recaudos. 8. Elaboración de conciliaciones Bancarias. 9. Conciliación con proveedores 10. Elaborar la Caja Fiscal mensualmente y presenta a la Contraloría General

de Cuentas. 11. Control de pagos

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Cajero General

1.2 DEPENDE DE: Director de la DAFIM



Es un puesto operativo responsable de la administración y control de las cajas receptoras, entrega de formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas para la recepción de ingresos; recibir la rendición de cuentas por el cajero receptor, verificación y recepción de cobros realizados por receptores ambulantes y recepción de formularios de los cajeros receptores.


1. Asignar y apertura de las cajas receptoras. 2. Recibir la rendición de cuentas del Cajero receptor o por el receptor

ambulante, por medio del reporte de transacciones, haciendo el cierre diario.

3. Cuadre del efectivo recibido diariamente y trasladarlo al director de la AFIM, para su depósito en la cuenta única del tesoro municipal.

4. Ejercer los controles necesarios para depositar diariamente en el sistema bancario los recursos financieros percibidos por diferentes conceptos.

5. Trasladar al área de contabilidad la documentación de soporte de los ingresos percibidos, que permita elaborar las operaciones contables correspondientes.

6. Llevar el control de los recibos y facturas cuando realicen venta de bienes y servicios, autorizados por las dependencias de fiscalización y de recaudación.

7. Administrar el sistema de Caja Única del Tesoro Municipal. 8. Proveer información en tiempo real del movimiento efectivo de fondos. 9. Administrar fondos rotativos de la municipalidad y establecer normas para

el manejo y control de los fondos rotativos de las unidades ejecutivas. 10. Controlar los saldos de las cuentas bancarias. 11. Control de los recibos por ingresos de piso de plaza. 12. Entregar talonarios de recibos.

13. Efectuar la conciliación anual de ingresos. 14. Realizar depósitos bancarios. 15. Participar en la elaboración del presupuesto de ingresos. 16. Elaborar el cuadro analítico del presupuesto de ingresos. 17. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Receptor General




Puesto operativo, que realiza actividades de recepción de los impuestos, arbitrios, tasas de los contribuyentes así como otros ingresos.


1. Extender a los contribuyentes y usuarios de servicios, los recibos y/o facturas correspondientes autorizados por la Contraloría General de Cuentas y demás entidades, por las sumas que de ellos se perciba.

2. Percibir los diferentes ingresos de la municipalidad en concepto de arbitrios, tasas, contribuciones por mejoras, aportes y otros.

3. Trasladar a la dirección de la AFIM, para que por su medio se remita al área de contabilidad, la documentación de soporte de los ingresos percibidos.

4. Llevar el control de los recibos y/o facturas legalizadas que se le han entregado para fines de recaudación.

5. Proveer información en tiempo real del movimiento efectivo de fondos 6. Proporcionar información sobre los saldos diarios de caja. 7. Presentar a su jefe inmediato superior una planificación semanal, mensual y

anual, de las actividades. 8. Y todas aquellas que por su naturaleza son inherentes a la persona.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Recaudación (cobranza)




Puesto operativo, que realiza actividades de recaudación de impuestos, arbitrios y tasas a la población contribuyente y usuaria de servicios.


1. Recaudar los diferentes ingresos que percibe la Municipalidad en concepto de impuestos, arbitrios, tasas, contribuciones por mejoras, aportes y otros.

2. Proponer políticas, estrategias y planes de recaudación. 3. Velar por el cumplimiento de los planes de arbitrios, impuestos y demás

disposiciones vigentes que fundamentan el proceso de recaudación. 4. Elaborar y mantener actualizado el registro de contribuyentes, usuarios de

servicios en coordinación con el catastro municipal y la oficina de Servicios Públicos Municipales.

5. Determinar la morosidad de contribuyentes y de usuarios de servicios y clasificarla por antigüedad de saldo, sesenta, noventa o más días, así como establecer sus causas.

6. Gestionar a través de los mecanismos legales la no prescripción de los arbitrios, impuestos y tasas a favor de la municipalidad.

7. Proponer medidas para la disminución de la morosidad, gestionar su aprobación y ejecutarlas.

8. Revisar en forma periódica con el coordinador de la Oficina de Servicios Públicos Municipales, los listados de suspensión del servicio a los usuarios que se encuentren en morosidad y la posterior re conexión cuando haya suscrito el convenio de pago o cancelado el adeudo respectivo.

9. Efectuar el proceso de cobro administrativo a los contribuyentes, usuarios de servicios morosos, poniendo énfasis en los que tiene más de un servicio o impuesto atrasado.

10. Apoyar al auditor interno en el proceso de confirmación de saldos. 11. Elaborar los convenios de pago para quienes recurran a este medio de

regularización de su cuenta morosa. 12. Efectuar la liquidación de las cuentas morosas de quienes se presentaron a

cancelar su adeudo, basado en el reglamento o estrategia de cobranza aprobada por el Consejo Municipal.

13. Dar seguimiento a los expedientes trasladados para cobro judicial. 14. Presentar informes trimestrales a la dirección de la Unidad de

Administración Financiera Integrada Municipal (AFIM) sobre la disminución o situación de la morosidad.

15. Evaluar la eficiencia y eficacia de las acciones de cobranza administrativa y proponer nuevas acciones.

16. Realizar los cobros periódicos a los usuarios de la Municipalidad. 17. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Presupuestos




Puesto administrativo que se encuentra ubicado dentro de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal (AFIM), bajo la coordinación y supervisión del Director de la AFIM.


1. Diseñar, mantener y actualizar los reglamentos, instructivos y procedimientos internos, que permitan mejorar la técnica presupuestaria, en las fases de formulación, programación, ejecución, evaluación y liquidación del presupuesto municipal.

2. Evaluar el grado de aplicación de las normas, sistemas y procedimientos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto, la programación de la ejecución, el procesamiento contable de la ejecución de los pagos y reportes del sistema integrado de administración financiera municipal.

3. Participar en la elaboración de la política presupuestaria, así como en la formulación de la política financiera, que proponga la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal (AFIM) a las autoridades municipales.

4. Elaborar las propuestas de niveles de gastos de acuerdo a la política presupuestaria específica aprobada por la municipalidad.

5. Elaborar la política presupuestaria previa, con las diferentes opciones de ingresos, a fin de someterlas a consideración del director de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal (AFIM).

6. Asesorar a las dependencias municipales en la elaboración de sus anteproyectos de presupuesto.

7. Realizar la apertura del presupuesto aprobado por el Consejo Municipal. 8. Proponer las normas técnicas complementarias a las establecidas en el

Código Municipal para la formulación, programación de la ejecución, transferencias presupuestarias, evaluación y liquidación del presupuesto.

9. Analizar y someter a consideración del Director de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal (AFIM), las solicitudes de modificaciones presupuestarias presentadas por las dependencias.

10. Incorporar al sistema las modificaciones presupuestarias aprobadas por el Concejo Municipal.

11. Supervisar, controlar y apoyar la gestión presupuestaria de las dependencias de la municipalidad.

12. Evaluar la ejecución del presupuesto aplicando las normas y criterios establecidos en el código municipal, la ley orgánica de presupuesto y las normas internas de la municipalidad.

13. Supervisar, controlar y apoyar la gestión presupuestaria de las dependencias de la municipalidad.

14. Analizar y elaborar a consideración del Director de la Unidad de Administración Integrada Municipal (AFIM), para someter a las autoridades municipales la información periódica sobre la ejecución de ingresos.


I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Contabilidad

1.2 DEPENDE DE: Administración Financiera Integral Municipal



Puesto administrativo que está bajo la coordinación y supervisión del Director de la Unidad de Administración Integrada Municipal (AFIM).


1. Encargado de las operaciones en el Software aprobado por las entidades rectoras de la administración financiera municipal ( Siaf muni, Sicoin Web, etc.)

2. Elaboración de Estados Financieros Municipales. 3. Operación y Control de los libros de los aportes del gobierno central. 4. Llevar el control de egresos por renglón, manual (tarjetas) o

electrónicamente (Excel, Siaf-muni, etc.) 5. Administrar la gestión financiera del registro de la ejecución, de

conformidad al Sistema Financiero y a los lineamientos emitidos por la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas como órgano rector de la Contabilidad Integrada Gubernamental.

6. Aplicar la metodología contable, la periodicidad, estructura y características de los estados financieros a producir, de acuerdo a las normas de contabilidad integrada gubernamental, dictadas por el Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, como ente rector de la Contabilidad Integrada Gubernamental.

7. Analizar y verificar la documentación de respaldo para el registro de las diferentes etapas del gasto y el ingreso en el sistema contable.

8. Registrar y validar en el sistema la ejecución presupuestaria de gastos e ingresos.

9. Mantener actualizado el registro del endeudamiento municipal y donaciones.

10. Administrar el sistema contable que permita conocer en tiempo real la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, activos pasivos así como los resultados operativo, económico y financiero de la municipalidad.

11. Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables de la municipalidad.

12. Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable. 13. Adoptar el Plan de Cuentas y los clasificadores contables establecidos por

la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, adecuados a la naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de información de la municipalidad.

14. Realizar mensualmente en el sistema la conciliación bancaria, observando para el efecto, los procedimientos establecidos en el mismo.

15. Analizar los ajustes a realizar a la información ingresada al sistema cuando sea necesario, a fin de lograr un adecuado registro de las operaciones que afectan la situación económica- financiera de la municipalidad.

16. Emitir opinión previa sobre las inversiones temporales de fondos que realice la municipalidad.

17. Realizar análisis e interpretación de los reportes y estados financieros para brindar información a nivel gerencial para la toma de decisiones.

18. Velar por la integridad de la información financiera registrada en el sistema, oportunidad de los registros y la razonabilidad de las cifras presentadas.

19. Resguardar el archivo de documentación financiera y de soporte de las operaciones de la municipalidad.

20. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del puesto de trabajo y de las actividades que le sean asignadas por el Director de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal, el Alcalde Municipal y/o el Concejo Municipal.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Auxiliar de Contabilidad




Puesto administrativo bajo la coordinación y supervisión del Director de la Unidad de Administración Integrada Municipal (DAFIM).


1. Verificar la disponibilidad presupuestaria para la erogación solicitada. 2. Deberá cotizar, analizar y comprar lo solicitado por parte de las diferentes

unidades de la Municipalidad. 3. Deberá verificar la calidad y el ingreso al almacén de los bienes, materiales

y suministros, adquiridos. 4. El Auxiliar de acuerdo al monto podrá efectuar compras directas 5. Dar trámite y seguimiento a las solicitudes de compras internas a beneficio

del público y empleados 6. Proponer a la autoridad superior las personas elegibles para conformar las

juntas de cotización o licitación para efectuar compras de acuerdo a los montos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.

7. Mantener en orden las solicitudes firmadas de gastos internos 8. Cualquier otra actividad que le asigne su jefe inmediato.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Almacén y Bodega


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Auxiliares de Bodega


Puesto administrativo operativo, que le corresponde realizar todos los procesos y actividades relacionadas con la responsabilidad primordial custodiar los bienes materiales que sean adquiridos y el resguardo de los mismos.


1. Coordinar, dirigir y supervisar la ejecución de las operaciones en las bodegas de la Municipalidad, con el propósito de lograr el abastecimiento oportuno de los suministros, materiales y equipos necesarios para la ejecución de las obras, proyectos y las labores sustantivas municipales.

2. Elaborar y gestionar a donde corresponda, las solicitudes de compra de materiales, cuando las existencias se aproximen a los niveles inferiores mínimos fijados, de acuerdo a las políticas de la municipalidad.

3. Revisar y firmar los razonamientos de las órdenes de compra cotizaciones, facturas y otros documentos que se elaboren en la Unidad.

4. Participar en el diseño e instrumentación de los sistemas orientados a lograr la operación efectiva y actualización permanente de los registros de los suministros y materiales existentes en bodega.

5. Diseñar las técnicas y procesos que permitan la rapidez localización de los bienes, materiales y suministros depositados en bodega, velando por que estén adecuadamente empacados y ordenados.

6. Rendir cuentas ante su jefe inmediato, sobre las condiciones y cantidades de recursos disponibles.

7. Enviar mensualmente al encargado de contabilidad con copia al tesorero y alcalde reporte de existencias de materiales y suministros.

8. Elaboración de inventario físico de materiales y suministros. 9. Recepción de bienes de materiales y suministros, tomando como base la

factura y orden de compra, firmara, sellara, y obtendrá la firma de quien hace la entrega de los artículos.

10. Traslado de solicitud entrega de bienes al encargado de compras. 11. Trasladar a contabilidad la recepción de bienes conjuntamente con la

factura 12. Mantener al día los registros de talonarios y enviar al tesorero por lo menos

una vez al mes un inventario de existencia de los mismos. 13. Entregar los bienes que sean requeridos, con base a la solicitud/entrega de

bienes, la cual solo debe contener los materiales que halla en existencia. 14. Controlar por medio del sistema o de tarjetas numeradas y autorizadas, el

ingreso, salida y existencia de los bienes y/o artículos bajo su responsabilidad.

15. Elaborar el resumen mensual de los ingresos y salidas del almacén, y traslado a tesorería.

16. Enviar mensualmente por medio de conocimiento a la tesorería las copias de recepción, solicitud, y entrega de bienes.

17. Archivar adecuadamente toda aquella documentación que tenga relación con los registros de almacén.

18. Otras actividades relacionadas con el funcionamiento municipal y que el jefe inmediato considere necesario.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de la Oficina Municipal del Impuesto único sobre Inmuebles

1.2 DEPENDE DE: Tesorero Municipal



Puesto administrativo, donde se lleva el control de la recaudación del Impuesto Único sobre Inmuebles (IUSI).


1. Efectuar cálculos del Impuesto Único Sobre Inmuebles. 2. Enviar notas de cobro a los contribuyentes. 3. Encargado directo de la recepción de los avisos notariales. 4. Llevar el control de los ingresos mensualmente. 5. Contar cada mes con una integración de vecinos con deuda del pago IUSI 6. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Auxiliar del Impuesto único sobre Inmuebles

1.2 DEPENDE DE: Tesorero Municipal



Puesto administrativo, donde se lleva el control de la recaudación del Impuesto Único sobre Inmuebles (IUSI.


1. Efectuar cálculos del Impuesto Único Sobre Inmuebles. 2. Enviar notas de cobro a los contribuyentes. 3. Encargado directo de la recepción de los avisos notariales. 4. Llevar el control de los ingresos mensualmente.

5. Contar cada mes con una integración de vecinos con deuda del pago IUSI 6. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Jefe de Servicios Públicos


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Los encargados de área de trabajo


Unidad administrativa cuyas funciones son: Planificar, organizar, dirigir y controlar la prestación de los servicios públicos municipales, bajo los principios de eficiencia, eficacia, equidad, desconcentración, descentralización y participación comunitaria, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de la población.


1. Planificación, reglamentación, programación, control y evaluación de los servicios públicos municipales.

2. Elaborar, en coordinación con la Dirección Municipal de Planificación (DMP), estudios para determinar la capacidad de la Municipalidad para prestar los servicios públicos municipales, en proporción a la demanda de la población y formular propuestas de inversión para el mejoramiento de la infraestructura de éstos.

3. Colaborar con la Dirección Municipal de Planificación (DMP), en la realización y actualización del inventario permanente de la infraestructura social y productiva de cada centro poblado del Municipio.

4. Diseñar y aplicar mecanismos de control, para conocer el nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios.

5. Planificar y dirigir las actividades tendentes a la prestación eficiente y eficaz de los servicios.

6. Supervisar periódicamente el estado de las instalaciones y el funcionamiento de los servicios, como base para aplicar y/o proponer al Concejo Municipal, por intermedio del Alcalde, las medidas correctivas.

7. Proponer al Concejo Municipal, por intermedio del Alcalde, medidas que tiendan a la modernización y a la eficacia de los servicios.

8. Presentar informes de avances de programas de mantenimiento, mejora y ampliación de los servicios.

9. Coordinar con la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal (AFIM), la reglamentación, publicación y divulgación de los servicios.

10. Verificar la existencia, divulgación y cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, aplicables a los servicios públicos municipales y proponer las reformas pertinentes, especialmente en lo relacionado con los reglamentos municipales.

11. Reportar al Juzgado de Asuntos Municipales las infracciones a los reglamentos, ordenanzas y disposiciones municipales, relativas a los servicios públicos municipales.


I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Personal de Campo

1.2 DEPENDE DE: Jefe de Servicios Públicos

1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Los encargados de área de trabajo


Unidad administrativa cuyas funciones son: Planificar, organizar, dirigir y controlar la prestación de los servicios públicos municipales, bajo los principios de eficiencia, eficacia, equidad, desconcentración, descentralización y participación comunitaria, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de la población.


1. Elaborar, en coordinación con la Dirección Municipal de Planificación (DMP), estudios para determinar la capacidad de la Municipalidad para prestar los servicios públicos municipales, en relación a la demanda de la población y formular propuestas de inversión para el mejoramiento de la infraestructura de éstos.

2. Colaborar con la Dirección Municipal de Planificación (DMP), en la realización y actualización del inventario permanente de la infraestructura social y productiva de cada centro poblado del Municipio.

3. Diseñar y aplicar mecanismos de control, para conocer el nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios.

4. Planificar y dirigir las actividades tendentes a la prestación eficiente y eficaz de los servicios.

5. Supervisar periódicamente el estado de las instalaciones y el funcionamiento de los servicios.

6. Proponer al Concejo Municipal, por intermedio del Alcalde, medidas que tiendan a la modernización y a la eficacia de los servicios.

7. Presentar informes de avances de programas de mantenimiento, mejora y ampliación de los servicios.

8. Verificar la existencia, divulgación y cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, aplicables a los servicios públicos municipales y proponer las reformas pertinentes, especialmente en lo relacionado con los reglamentos municipales.

9. Reportar al Juzgado de Asuntos Municipales las infracciones a los reglamentos, ordenanzas y disposiciones municipales, relativas a los servicios públicos municipales.


I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Secretaría de Servicios Públicos Municipales




La Secretaría de Servicios Públicos es la encargada de llevar control de los requerimientos y las necesidades básicas de la comunidad, de manera uniforme y continua, para brindar a la población un ambiente de calidad a través de servicios de excelencia.


1. Priorizar las solicitudes de servicios y darle seguimiento. 2. Hacer una evaluación periódica para verificar el cumplimiento de los

servicios atendidos 3. Llevar un control mensualmente de los servicios terminados e informar al

jefe inmediato sobre el avance que han tenido. 4. Atender y orientar al público que solicite los servicios. 5. Vigilar que la prestación de los servicios públicos se realicen. 6. Administrar eficientemente los recursos humanos, financieros y materiales. 7. Clasificar las necesidades de los vecinos por orden de prioridad para su

respectiva solución 8. Y demás atribuciones que le sean asignadas

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Desechos Sólidos y Extracción de Basura




Encargado de llevar control de los requerimientos y las necesidades básicas de la comunidad, de manera uniforme y continua, para brindar a la población un ambiente de calidad a través de servicios de excelencia.


1. Establecer estudios en coordinación con la Dirección Municipal de Planificación, para determinar el volumen y manejo de desechos sólidos que se producen en el municipio.

2. Establecer estudios en coordinación con la Dirección Municipal de Planificación, para determinar la disponibilidad de áreas para el manejo y disposición final de los desechos sólidos en el municipio.

3. Identificar las áreas que la población utiliza como botaderos de basura clandestinos, para promover su limpieza y saneamiento y contribuir así, a la no contaminación del medio ambiente

4. Formular e impulsar campañas de sensibilización y educativas para que la población maneje adecuadamente los desechos sólidos.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado del Cementerio




Puesto dependiente de la oficina de Servicios Públicos encargado del espacio físico adecuado para inhumaciones y velar porque las instalaciones permanezcan en condiciones de higiene y ornato.


1. Establecer con el apoyo de la Dirección Municipal de Planificación, un registro y mapa del espacio utilizado y disponible en el área destinada a cementerio.

2. Asignar los predios y nichos del cementerio que otorgue en venta la Municipalidad.

3. Llevar un libro de las inhumaciones que se realicen cada mes. 4. Presentar mensualmente al Secretario Municipal, una copia de las partidas

del libro de inhumaciones. 5. Supervisar que las construcciones llevadas a cabo en el cementerio, estén

autorizadas por la Municipalidad. 6. Supervisar el mantenimiento de la limpieza y ornato en el cementerio. 7. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Alumbrado Público




Puesto dependiente de la oficina de Servicios Públicos consiste en establecer un sistema de iluminación por medio de la energía eléctrica en los sitios públicos, tales como calles, avenidas, parques, jardines, plazas de uso común que permita a los habitantes de una localidad la visibilidad nocturna. Implica, además iluminar las dependencias y áreas públicas.


1. Realizar revisiones periódicas a las luminarias del alumbrado público. 2. Efectuar la limpieza de las lámparas y cambio de las luminarias. 3. Reportar al Coordinador de la Oficina de Servicios Públicos Municipales,

cualquier anomalía en el alumbrado. 4. Llevar registro de los vecinos beneficiados con el servicio Alumbrado

Público. 5. Velar porque el servicio esté en buen estado. 6. Realizar otras funciones asignadas por el Coordinador de la Oficina

Municipal de Servicios Públicos. 7. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado del Estadio Municipal




Responsable de velar porque las instalaciones del estadio municipal se mantengan en buenas condiciones de limpieza, ornato y seguridad.


1. Evaluar periódicamente, el estado físico de las instalaciones y proponer a su jefe inmediato superior, la realización de actividades de reparación y mantenimiento que correspondan.

2. Regar, cortar y abonar la gramilla para que se mantenga en buenas condiciones.

3. Velar por el buen uso de las instalaciones del estadio, reportando a su jefe inmediato superior cualquier comportamiento indebido de las personas, para que se tomen las medidas que correspondan.

4. Autorizar, con el visto bueno de su jefe inmediato superior, el uso de las instalaciones por parte de grupos deportivos, escolares, etc.

5. Llevar registro de los grupos u organizaciones que hacen uso de las instalaciones.

6. Coordinar con el personal del Ministerio de cultura y Deportes y de otras entidades públicas y privadas, eventos deportivos que contribuyan al desarrollo físico y mental de la población, especialmente niños y juventud y presentar las propuestas a su jefe inmediato superior.

7. Velar porque las instalaciones del estadio se mantengan en buenas condiciones de limpieza, seguridad y ornato.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Fontanería


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Ayudante de Fontanero


Le corresponde realizar las tareas relativas a la operación del sistema y mantenerlo en condiciones óptimas.


1. Supervisar las tareas de los ayudantes. 2. Efectuar la conexión, corte y re conexión de los servicios. 3. Revisar y reparar la línea de conducción y la red de distribución. 4. Instalación de los servicios. 5. Checar la turbidez del agua a la entrada y salida de la planta. 6. Tratamiento del agua, dosificando los químicos de acuerdo al caudal y

turbidez. 7. Llevar un registro del caudal de entrada a la planta. 8. Chequear el voltaje previo al encendido a los equipos de bombeo. 9. Encender y apagar los equipos de bombeo, conforme al horario de

distribución establecido. 10. Tomar lectura de los medidores de consumo de agua y trasladarla al

encargado de facturación y cobranza. 11. Conectar los servicios nuevos autorizados por la Municipalidad,

desconectar aquellos que han caído en mora y reconectar los que correspondan.

12. Controlar las llaves de distribución e ingreso al sistema de conducción de agua.


I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Ayudante de Fontanero

1.2 DEPENDE DE: Gerente de Servicios Públicos



Le corresponde realizar principalmente, actividades de mantenimiento del sistema de agua.


1. Participar en la limpieza de los tanques de captación y distribución. 2. Revisar periódicamente la tubería y las llaves y reportar los daños. 3. Hacer inspecciones oculares alrededor de los tanques para detectar y

eliminar los desechos sólidos existentes que pudiesen contaminar el agua. 4. Abrir y cerrar las llaves de paso. 5. Recorrer las líneas de conducción para detectar desperfectos y reportarlos

de inmediato. 6. Limpiar el área de embalse y captación retirando hojas, palos, ramas,

arbustos, maleza y otros objetos extraños 7. Controlar el nivel del agua del tanque de distribución. 8. Limpiar la superficie de los sedimentos, los filtros y la rejilla de entrada a la

planta. 9. Velar porque funcionen correctamente las válvulas de aire y limpieza. 10. Revisar diariamente la toma de agua y verificar la entrada a la planta. 11. Hacer instalaciones de alcantarillado. 12. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Encargado de Drenajes

1.2 DEPENDE DE: Gerente de Servicios Públicos



Actividad principal consiste en reparación de drenajes, tragantes, zanjeo y otros trabajos de reparación que sean necesarios


1. Realizar reparaciones en las zonas donde surjan problemas con el servicio de agua potable, drenajes y tragantes.

2. Reparaciones a todo trabajo que tenga que ver con las construcciones Municipales

3. Mantenimiento de Tuberías de drenajes 4. Mantenimiento de Tuberías de drenajes 5. Reparación de cajas de drenajes 6. Instalaciones de servicios nuevos de drenajes 7. Y todas aquellas que le sean delegadas y que por su naturaleza sean

inherentes al cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Jefe de Policía Municipal de Transito


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Agentes


Planificar, organizar, coordinar, dirigir, controlar y supervisar al personal a su cargo, así como diseñar estrategias y operativos de seguridad y tránsito dentro del municipio


1. Capacitar e instruir constantemente al personal que conforma la Policía Municipal de Tránsito.

2. Brindar soporte técnico administrativo en los aspectos relacionados a la gestión de funcionamiento.

3. Evaluar, prever, planificar, dirigir, organizar y controlar las actividades previas a su realización, con el fin de brindar el soporte necesario a la población.

4. Evaluar periódicamente al personal. 5. Efectuar los trámites internos con la Dirección Administrativa de la

Municipalidad (proceso de contratación, bajas, suspensiones, faltas, vacaciones y otros aspectos de control de personal). Diseñar estrategias y políticas que sirvan para mantener el buen funcionamiento de la Institución

6. Medir de forma constante los resultados que se obtienen, con el fin que dicha información sea utilizada en la toma de decisiones a nivel interno, a nivel superior en la Municipalidad, siempre en beneficio de la población en general.

7. Asistir a las reuniones que se designe en representación de la Institución. 8. Ser el responsable de solucionar todo problema o conflicto dentro de la

Institución. 9. Asistir de forma semanal a las reuniones del Comité de Policías

Municipales de Tránsito. 10. Supervisar puntos de servicio, operativos o apoyos brindados a los vecinos. 11. Tener disponibilidad para situaciones de emergencia municipal y nacional,

en apresto al llamado. 12. Revisar el informe semanal de desempeño de labores del personal a su

cargo. 13. Redactar la Memoria de labores mensual y anual durante los primeros cinco

días del mes siguiente. 14. Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de su Dependencia. 15. Elaborar el Plan Estratégico de la Policía Municipal de Tránsito. 16. Supervisar las actividades del personal a su cargo.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Agente de Policía Municipal de Transito

1.2 DEPENDE DE: Jefe de Policía Municipal de Transito



Ente Municipal encargados de velar por la Organización y el orden del tránsito dentro del ámbito de su competencia en el Municipio de Santa Bárbara Suchitepéquez, sin perjuicio y sin contravenir las facultades que la ley concede a la Policía Nacional Civil


1. Darle fluidez al tránsito dentro de la Cabecera Municipal 2. Hacer valer la autoridad del Concejo Municipal, por medio de las diferentes

sanciones, establecidas en el reglamento de ordenadores viales 3. Imponer sanciones en caso de que algún vehículo contravenga alguna

disposición plasmada en este reglamento 4. Hacer cumplir la señalización vial 5. Establecer que los vehículos utilicen las áreas de estacionamiento

habilitadas para el efecto 6. Velar porque los autobuses, camiones y pick ups utilicen los lugares

adecuados para el área de descarga. 7. Constituirse en los lugares en donde les sea requerida su presencia, para

solucionar algún conflicto relacionado con el tránsito, siempre que esté dentro de los límites de su competencia

8. Coordinar con la Policía Nacional Civil las acciones, en donde sea necesaria la intervención conjunta de ambas.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Jefe de Policía Municipal


1.3 PUESTOS BAJO SU MANDO DIRECTO Agentes Municipales


Planificar, organizar, coordinar, dirigir, controlar y supervisar al personal a su cargo, así como diseñar estrategias y operativos de seguridad dentro del municipio.


1. Velar por el estricto cumplimiento de las leyes, reglamentos y disposiciones que rigen nuestro municipio.

2. Velar por el cumplimiento de los reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás disposiciones municipales al hacer del conocimiento del Juez de Asuntos Municipales, las trasgresiones que les consten para los efectos legales respectivos.

3. Comunicar a donde corresponde cualquier irregularidad o interrupción en los servicios públicos.

4. Velar por el cumplimiento de las leyes y oponerse a cualquier acto que entrañe la violación de las mismas y actuar para impedirla, cualquiera que fuere el infractor y circunstancia de la misma.

5. Cumplir con lo estipulado en el reglamento interno de la Policía Municipal de Seguridad.

6. Prestar servicio inmediato y protección a las personas que lo soliciten o cuando éstas y sus bienes se encuentren en peligro, así como hacerlo del conocimiento de la Policía Nacional Civil.

7. Planificar patrullajes preventivos diurnos y nocturnos en la parte alta, baja y casco urbano del municipio, a través de los vehículos que se tienen asignados para prevenir hechos delincuenciales.

8. Coordinar la seguridad del Alcalde Municipal en diferentes eventos. 9. Efectuar las coordinaciones interinstitucionales que sean necesarias con

Ministerio Publico y los Juzgados del Municipio. 10. Brindar soporte operativo y administrativo en los aspectos relacionados con

la gestión del funcionamiento de la Policía Municipal de Seguridad. 11. Proteger el patrimonio municipal y coadyuvar con la seguridad, paz y

tranquilidad de toda la ciudadanía del municipio de Santa Barbará. 12. Efectuar operaciones con el objetivo de dar protección y brindar un buen

servicio a los vecinos del municipio. 13. Velar por la preservación de las áreas verdes. 14. 17.Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de la Policía Municipal de

Seguridad 15. Elaborar el Plan Estratégico de la Dirección de la Policía Municipal de

Seguridad. 16. Solicitar la actualización a la autoridad administrativa superior la compra de

bienes y servicios para la Dirección de la Policía Municipal de Seguridad. 17. Velar por el buen funcionamiento y atención al vecino del Centro de Control 18. Otras funciones que le sean asignadas.

I. IDENTIFICACIÓN:

1.1 CARGO: Agente de Policía Municipal

1.2 DEPENDE DE: Jefe de Policía Municipal



Mantener el orden y vigilancia de las instalaciones municipales.


1. Velar porque se mantenga orden y disciplina dentro y fuera de las instalaciones del edificio municipal, mercado y otros.

2. Mantenerse uniformado durante el horario establecido. 3. Conducirse decorosamente, para que la autoridad que representa sea

reconocida y respetada por los vecinos. 4. Elaborar informe diario de sus actividades al superior inmediato. 5. Auxiliar a sus compañeros en el fiel cumplimiento de las atribuciones que

correspondan 6. Desempeñar los servicios que se le asignen de conformidad con el

Reglamento. 7. Realizar actividades que le sean requeridas por instrucciones superiores. 8. Y todas aquellas que por su naturaleza sean inherentes al cargo.

manual de organizaciÓn y funciones de la ......puesto directivo, que se encarga de velar por los...

Documents