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REPÚBLICA DE HONDURAS COMISIÓN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS

(COPECO) PROYECTO GESTIÓN DE RIESGOS DE DESASTRES

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES En el Marco de Implementación del Proyecto Gestión de

Riesgos de Desastres

DICIEMBRE 2015

VERSIÓN APROBADA PARA PUBLICACIÓN

FECHA DE NO OBJECIÓN: 02 DE DICIEMBRE DE 2015

COMISIÓN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS (COPECO)

UNIDAD COORDINADORA DE PROYECTOS – BANCO MUNDIAL


PROYECTO GESTION DE RIESGOS DE DESASTRES MANUAL DE OPERACIONES

Manual de Operaciones PGRD: | Versión Diciembre de 2015 Capítulo 4, Organización y Funciones

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CONTENIDO I. SIGLAS Y ABREVIATURAS ................................................................. 3

II. DEFINICIONES ........................................................................................ 4

III. PRESENTACIÓN ..................................................................................... 7

IV. OBJETIVO GENERAL ............................................................................ 7

V. OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................. 7

VI. ALCANCE .................................................................................................. 8

VII. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ................................................. 8

1. DESCRIPCION DE UNIDADES ............................................................... 8

A. COORDINADOR GENERAL DE LA UCP O DEL PROYECTO ........... 9

B. ÁREA ADMINISTRATIVA..................................................................... 9

C. ÁREA DE ADQUISICIONES ................................................................ 9

D. MONITOREO Y EVALUACION .......................................................... 10

E. UNIDADES ESPECIALES.................................................................. 11

F. UNIDAD TECNICA ............................................................................. 12

G. APOYO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y ADQUISICIONES ...... 14

H. APOYO TECNICO ............................................................................. 14

2. PERFILES Y FUNCIONES..................................................................... 14

A. COORDINADOR GENERAL DEL PROYECTO O UCP ..................... 15

B. ANALISTA FINANCIERO ADMINISTRATIVO .................................... 16

C. CONTADOR GENERAL ..................................................................... 18

D. ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO .............................. 20

E. COORDINADOR DE ADQUISICIONES ............................................. 21

F. ASISTENTE DE ADQUISICIONES .................................................... 24

G. COORDINADOR DE MONITOREO Y EVALUACION ........................ 25




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I. SIGLAS Y ABREVIATURAS

1. AIF Asociación Internacional de Fomento

2. BIRF Banco Interamericano de Reconstrucción y Fomento

3. BM Banco Mundial

4. CI Consultores Individuales

5. COPECO Comisión Permanente de Contingencias

6. CVs Currículo Vitae

7. ET Especificaciones Técnicas

8. GOH Gobierno de Honduras

9. IDA Agencia Internacional de Desarrollo (por sus siglas en ingles)

10. PAC Plan de Adquisiciones y Contrataciones

11. POA Plan Operativo Anual

12. PROYECTO Proyecto Gestión de Riesgos a Desastres

13. SEFIN Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas

14. TDR Términos de Referencia

15. UAP Unidad Administradora de Proyectos (creada en SIAFI para

administrar el proyecto)

16. UCP Unidad Coordinadora de Proyectos de COPECO




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II. DEFINICIONES

Para una mayor compresión de los términos usados en este manual se

presentaran las definiciones de los siguientes:

1. ACTIVIDADES Son las tareas específicas que se llevaran a cabo

dentro de un componente o sub. Componente para

alcanzar los resultados esperados.

2. ADQUISICIONES Proceso por medio del cual se adquiere un bien o

se contrata un servicio de manera transparente,

eficiente y eficaz; ofreciendo igualdad de

oportunidad a todos los participantes.

3. AREA DE

ADQUISICIONES

Unidad en la cual se llevan a cabo todos los

procesos de compras y contrataciones del

Programa.

4. BIENES Objetos o cosas que requiere una entidad para el

desarrollo de sus actividades y cumplimiento de

sus fines.

5. CATEGORIA DE

INVERSIÓN

Categorías elegibles establecidas en el convenio

de crédito dentro de las cuales se pueden contratar

o adquirir bienes, servicios u obras.

6. COMPONENTES Ítem específicos incluidos en el Plan Financiero del

Convenio de Crédito, suscrito entre la Asociación

Internacional de Fomento (AIF) y El Gobierno de

Honduras (GOH).

7. CONSULTOR DE

PLANTA

Empleado del Proyecto que deben de cumplir con

los horarios normales de trabajo establecidos por

la institución y el Gobierno de la Republica de




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Honduras plasmados en su contrato. (8 Horas Diarias de

Lunes a Viernes)

8. CONTRATO Son los instrumentos que formalizan las relaciones

entre el contratante y el contratista, en el cual se

establecen los derechos y obligaciones de ambas

partes.

9. CONVENIO DE

CREDITO

Instrumento que se suscribe entre el ente

financiador y el Estado, regula las condiciones

generales y especiales de un crédito.

10. ESPECIFICACIONES

TECNICAS

Es el documento que describe en detalle las

características de los bienes u obras a ser

contratadas o adquiridas.

11. OBRAS Son pequeños trabajos de remodelacion,

rehabilitacion y adecuacion para el funcionamiento

de las oficinas

12. POA Es el instrumento en el que se definen las

prioridades, se unifican criterios, se realiza una

organización secuencial y lógica de las actividades

a ser ejecutadas, se estima el tiempo requerido

para la ejecución de las actividades programadas,

se racionaliza el uso y distribución del recurso.

13. SIAFI Sistema Integrado de Administración Financiera de

uso Oficial para todo el Gobierno de Honduras.

14. SIAP Sistema paralelo de apoyo por medio del cual se

maneja la gestión de, Financiero, Contable,

Presupuestarios, Tesorería, Bienes y de

Adquisiciones del Proyecto.




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15. TDR Es el documento que describe los servicios a ser

contratados.




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III. PRESENTACIÓN

Este Manual establece la organización y funciones del proyecto para los puestos

claves en las áreas de coordinación general, coordinación técnica, administrativa

financiera, presupuestaria y adquisiciones buscando siempre la eficiencia, eficacia

y excelencia en cada puesto de trabajo; este manual será evaluado continuamente

y puede ser ajustado durante la implementación del proyecto de acuerdo a las

recomendaciones o hallazgos que tanto el personal clave del proyecto, las

misiones del Banco Mundial y las Auditorias Externas establezcan.

IV. OBJETIVO GENERAL

Este Manual tiene como objetivo determinar las funciones, perfil, requisitos

mínimos y demás condiciones que se requieren para el ejercicio de los puestos

que conforman el personal de planta del Proyecto, con el fin de lograr un óptimo

desarrollo de las funciones y de apoyo a cada puesto del Proyecto.

V. OBJETIVOS ESPECIFICOS

a. Servir de guía a todo el personal de planta del proyecto relacionado con sus

funciones, puesto y perfil del puesto;

b. Establecer bases o límites mínimos para la contratación de personal clave

del Proyecto, para permitirnos una mejor selección del personal clave.

c. Optimizar el proceso de contratación de personal clave del proyecto.

d. Minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo

y fomenta el orden, evitando la dualidad de funciones.

e. Servir de base para la evaluación del desempeño del personal de planta.




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VI. ALCANCE

Este manual es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales

muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de

carrera y otros, a través del estricto cumplimiento de cada una de sus partes, la

unidad adquisiciones del proyecto será la responsable de velar que las políticas y

normas de este manual sean cumplidas por todos los empleados del Proyecto.

VII. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Aunque en otros manuales se hace referencia a la jerarquía y la estructura

organizacional del proyecto será en este manual que le daremos la amplitud

necesaria a este tema.

1. DESCRIPCION DE UNIDADES

La estructura jerárquica de mando en función de las unidades técnicas,

administrativas y operativas que la integran corresponde a los siguientes puestos

en orden descendente:




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A. COORDINADOR GENERAL DE LA UCP O DEL PROYECTO

i. Provee dirección y define las políticas para la ejecución de las actividades y

para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto.

ii. Es quien actúa como Autoridad del Proyecto, bajo línea directa del

Comisionado de COPECO.

iii. Tiene facultades de firma de convenios según lo descrito en los

procedimientos administrativos. Autoriza erogaciones de recursos en

función del POA/PAC aprobado por el BM.

B. ÁREA ADMINISTRATIVA

Estableceremos algunas funciones de la unidad pero estas estarán detalladas en

su respectivo manual.

i. Llevar la contabilidad para cada componente y un consolidado global de

todo el Proyecto.

ii. Solicitar y obtener insumos de los técnicos para inclusión en los Planes

Operativos Anuales (POA) y en los presupuestos segregados por meses,

trimestres y años para integrarlos en el Sistema de Planeación,

Presupuestario y Contabilidad.

iii. Recibir, revisar la documentación de las solicitudes de pago emitidas por el

área de adquisiciones.

iv. Preparar y procesar los órdenes los pagos relacionados con la ejecución del

Proyecto.

v. Preparar los informes financieros mensuales, trimestrales y anuales, de

acuerdo con las necesidades de administración del Proyecto y las

obligaciones previstas en el Convenio de Crédito.

C. ÁREA DE ADQUISICIONES


su respectivo manual.




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i. Elaborar la estrategia de adquisición de bienes y contratación de obras,

servicios de consultoría, no consultoría y capacitaciones del Proyecto, para

periodos específicos.

ii. Elaboración y consolidación de los Planes de Adquisiciones requeridos en

la vida del Proyecto, de mantener y actualizar el PAC en SEPA.

iii. Efectuar, asistir y apoyar al personal técnico y demás administrativo-

financiero, en la adecuación de los términos de referencia y/o

especificaciones técnicas en los formatos establecidos y acordados.

iv. Liderar y supervisar los procesos (método de adquisición, remisión

expresiones de interés, publicación de avisos, evaluación de expresiones

de interés, aprobación de lista corta, preparación de pedido de propuestas,

apertura de propuestas técnicas, evaluación de propuestas técnicas,

aprobación de informe de evaluación, apertura de ofertas financieras,

evaluación de propuestas financieras, aprobación de evaluación

combinada, negociación del contrato, adjudicación del contrato) de

adquisición de bienes y servicios, obras y capacitaciones requeridos en el

Proyecto.

v. Liderar, supervisar y desarrollar los procesos de Contratación de

Consultores Individuales y servicios de capacitación.

D. MONITOREO Y EVALUACION


su respectivo manual

i. Recopilar, verificar y consolidar la información generada referente a la

planificación integral del proyecto y brindar recomendaciones al

Coordinador General de la UCP.

ii. Proveer información y apoyar las actividades que se desarrollen para las

mediciones de avances del Proyecto que se lleven a cabo.




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iii. Generar todos los informes que serán enviados a las entidades

relacionadas con la ejecución, medición de avances y evaluación del

Proyecto.

iv. Realiza las evaluaciones de avances del Proyecto; Evaluación Medio

Término, Evaluación Independiente y Evaluación de Cierre según lo

requiere el Banco Mundial.

v. Da seguimiento y verifica el cumplimiento de metas, según lo planificado en

el POA.

E. UNIDADES ESPECIALES

Esta unidad estará conformada por diferentes especialistas que apoyaran al

proyecto en el cumplimiento de sus objetivos sociales, ambientales y otros

necesarios que determinaran el impacto del Proyecto.

Especialista Social y Genero: Unidad creada con la finalidad de

encargarse de los aspectos sociales a través de un sistema de monitoreo

de los impactos sociales indirectos (reasentamiento involuntario,

poblaciones indígenas y bienes culturales), establecerá medidas que

minimicen los posibles daños de carácter social que se generan en el

proceso de ejecución del proyecto y determinara los beneficios que el

proyecto genera en las comunidades que habitan la zona de impacto del

proyecto, encargarse de los temas de género y derechos de las mujeres a

través de un sistema de monitoreo y seguimiento de los indicadores de

Género, responsable de fortalecer y generar equidad de género en el

proceso de ejecución del Proyecto.

Las funciones, responsabilidad y objetivos serán detallados en el los TdR

del contrato.

Especialista Ambiental: Unidad creada con la finalidad encargarse de los

temas de Gestión Ambiental a través de un sistema de seguimiento que

vigilara el cumplimiento de la políticas de salvaguarda del Banco Mundial en




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el proceso de ejecución del Proyecto; contribuyendo a la protección del

patrimonio cultural físico, de las especies, hábitat naturales críticos, áreas

protegidas, áreas naturales y otros de carácter ambiental.


del contrato.

Especialista de Comunicación Social: Unidad creada con la finalidad de

encargarse de los temas de ejecución de la Estrategia Integral de

Comunicación del Proyecto para la adecuada implementación del mismo en

las áreas mas técnicas y el fortalecimiento de las relaciones con algunos

grupos específicos de beneficiarios e instituciones co-ejecutoras entre

otras.


del contrato.

F. UNIDAD TECNICA

Esta unidad estará conformada por diferentes técnicos especialistas que apoyaran

directamente al proyecto en el cumplimiento de sus objetivos principales en la

preparación de insumos que permitirán dicho cumplimiento.

Coordinador del Componente I: Coordinara todas las actividades

relacionadas con el Fortalecimiento de Capacidades a Nivel Nacional del

Componente I del proyecto, apoyara a COPECO en temas de los Sistemas

de Alerta Temprana de Inundaciones y Derrumbes mediante talleres y

coordinación de consultorías de Cambio Climático y Sostenibilidad

Ambiental entre otras, coordinara las actividades en temas de Geología e

Hidrología del Proyecto.


del contrato.




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Especialista Organización y Participación Comunitaria: Coordinara

actividades relacionadas con el Fortalecimiento de Capacidades a Nivel

Municipal y Comunitaria del Componente II del proyecto, coordinara los

temas de organización, capacitación y equipamiento de los Comités de

Emergencia Municipal (CODEMs) y Comités de Emergencia Local

(CODELs) en los municipios de impacto.


del contrato.

Especialista Caracterización y Planificación Territorial para la Gestión

de Riesgos: coordinara el proceso técnico de adquisición de imágenes

satelitales, las actividades relacionadas con el desarrollo actualización,

revisión y/o elaboración de estudios de caracterización y planificación

territorial en los municipios participantes, resultando en Planes Municipales

de Gestión de Riesgos (PMGR), Planes Municipales de Emergencia

(PMEs) y Planes Municipales de Desarrollo con enfoque de Ordenamiento

Territorial (PMOTs), las actividades relacionadas con el proceso de

Socialización a nivel municipal de la información y productos generados por

el proyecto de acuerdo a la caracterización y planificación territorial

(Institucionalización); todas estas actividades forman parte del Componente

II del proyecto.


del contrato.

Coordinador de Área de Diseño y Construcción de Obras: Coordinara

las actividades relacionadas con la actualización, revisión y/o elaboración

de los diseños de medidas de reducción del riesgo estructurales en sitios

críticos, la supervisión de la construcción de medidas de reducción del

riesgo estructurales priorizadas para la reducción de la vulnerabilidad a los

desastres e implementación de medidas de reducción del riesgo no

estructurales priorizadas en los municipios de impacto del proyecto.




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del contrato.

G. APOYO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y ADQUISICIONES

Asistente Administrativo y Financiero: Servirá de apoyo del área

administrativa en temas relacionados con pagos, bienes, viáticos etc.

Contador General: Servirá de apoyo del área administrativa en temas de

registros contables, conciliaciones de la cuenta especial, estados

financieros etc.

Asistente de Adquisiciones: Servirá de apoyo del área de adquisiciones

en temas relacionados con compras menores, cotizaciones, órdenes de

compra, solicitudes de pago etc.

H. APOYO TECNICO

Técnicos Regionales: Servirán de apoyo y enlace entre el Proyecto-

COPECO y los municipios de impacto del Proyecto.

Técnicos en Sistemas de Información Geográfica (SIG): Servirán de

apoyo en la caracterización y planificación territorial en los municipios

participantes, resultando en Planes Municipales de Gestión de Riesgos

(PMGR), Planes Municipales de Emergencia (PMEs) y Planes Municipales

de Desarrollo con enfoque de Ordenamiento Territorial (PMOTs).

Supervisor de Diseño y Construcción de Obras: Servirán de apoyo en

los procesos revisión de los diseños y construcción de medidas de

reducción del riesgo estructurales e implementación de obras no

estructurales del proyecto.

2. PERFILES Y FUNCIONES




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Como parte de esta sección incluiremos algunos perfiles de los puestos claves del

proyecto; aquellos puestos que no se encuentran en este manual serán detallados

en sus respectivos TdR del Contrato.

A. COORDINADOR GENERAL DEL PROYECTO O UCP

PROYECTO GESTION DE

RIESGOS A DESASTRES

FICHA DE CONTROL DE PERFILES DE PUESTOS

I. IDENTIFICACION DEL PUESTO

Nivel: Directivo Denominación del Empleo:

Coordinador General

Dependencia: Coordinación de la UCP

Jefe Inmediato:

Ministro Comisionado de COPECO

Dependientes Si

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Coordinar todas las actividades del proyecto, buscando una adecuada sinergia entre los componentes del proyecto, el personal, co-ejecutores, beneficiarios, instituciones del GOH y funcionarios del BM para poder cumplir con los objetivos del proyecto establecidos en el convenio de crédito.

III. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES

1. Apoyar las acciones que, desde la Coordinación del Proyecto, se llevan a cabo: planificación, organización, seguimiento y coordinación de las actividades en todos sus componentes y aspectos.

2. Dar seguimiento del cumplimiento de las condiciones y plazos para cada uno de los productos intermedios y finales que se generaran a lo largo de la ejecución de las consultorías del proyecto.

3. Asegurar la correcta finalización de las consultorías en ejecución, garantizando el logro de resultados previstos.

4. Desarrollar otras funciones inherentes al ejercicio del cargo y que puedan resultar de la implementación concreta de las acciones tendientes a optimizar el inicio de del proyecto.

5. Definir y Concertar a lo interno del Gobierno Hondureño y la Asociación Internacional de Fomento (AIF), el Marco Conceptual del Proyecto.

6. Definir las Políticas y el Marco General de Ejecución del Proyecto en coordinación con las autoridades de COPECO.

7. Dar seguimiento y aprobación del Manual de Operaciones del Proyecto, Cronograma y Plan de Ejecución de diferentes actividades en completo acuerdo con las autoridades de COPECO.




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8. Revisión y aprobación de las modificaciones de los aspectos de la Administración Financiera y Adquisiciones, de acuerdo a guías que apliquen.

9. Asegurar que los elementos conceptuales desarrollados y concertados, sean transversalmente incorporados bajo el marco de la ejecución física y financiera del proyecto.

10. Asegurar que los recursos humanos del proyecto bajo su supervisión cumplan con los Términos de Referencia de los contratos.

IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

1. El profesional deberá acreditar titulo de universitario, en el área de Ingeniería, Ciencias Económicas o carrera afín.

2. Al menos 5 años de experiencia comprobada en labores de dirección, planificación y control

3. Dirección, gerencia o coordinación de Proyectos (preferiblemente Relacionados con fondos gestionados a través de algún organismo de la Cooperación Internacional

4. Capacidad de Administración y Gestión de Recursos Humanos y/o equipos multidisciplinares

5. Al menos 5 años de experiencia mínima en el desarrollo de actividades relacionadas con la gestión del riesgo.

6. Se valorara la Experiencia en el conocimiento de Sistemas de información geográfica (SIG), Construcción de Obras de Reducción de la Vulnerabilidad

7. Conocimientos generales de sistemas informáticos y tecnologías de información.

V. OTROS REQUISITOS

1. Capacidad de trabajo en equipo, personalidad operativa, resolutiva y proactiva.

2. Disponibilidad para movilizarse dentro y fuera del Territorio Nacional.

3. Conocimiento del inglés hablado y escrito (preferible, pero no indispensable).

4. Reconocida capacidad profesional y honorabilidad.

B. ESPECIALISTA FINANCIERO ADMINISTRATIVO

PROYECTO GESTION DE

RIESGOS A DESASTRES






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Nivel: Ejecutivo Denominación del Empleo:

Especialista Financiero y Administrativo

Dependencia: Administración de la UCP

Jefe Inmediato:

Coordinador General Dependientes Si


Coordinar todas las actividades relacionadas con los procesos administrativos financieros, contables y presupuestarios del proyecto, buscando, las actividades necesarias entre el Proyecto-COPECO-SEFIN y BM relacionados a pagos, desembolsos, POA, regularizaciones y servicios generales.


1. Planificar, dirigir, supervisar y controlar el proceso del registro financiero – contable de las operaciones del Proyecto

2. Coordinar el proceso de registro, incorporación y relación del proyecto concerniente con los objetivos, metas, insumos, supuestos y componentes de manera plurianual en el modulo de UEPEX/SIAFI

3. Coordinar el proceso financiero que implica tramites de pago por medio del SIAFI, elaboración de asientos contables, trámite de desembolsos ante el Banco Mundial, retiro de fondos de las Cuentas Especiales, liquidaciones de Fondo de Anticipo, así como legalización de gastos ante el Banco Mundial y regularización de gastos ante la Secretaria de Finanzas

4. Aplicar mecanismos adecuados de control interno de los procesos y revisión de documentación que respalda la ejecución financiera

5. Coordinar la elaboración de la programación desembolsos de fondos en el marco del Plan Operativo Anual

6. Contribuir al proceso de planeación y organización del presupuesto de recursos y gastos

7. Apoyar en la preparación de cuotas trimestrales e informes de ejecución a nivel del presupuesto general del proyecto

8. Preparar proyecciones financieras de corto y mediano plazo y, de manera especial flujos de caja proyectados en forma trimestral y mensual, basados en los calendarios de ejecución de actividades contenidos en los Planes Operativos Periódicos (anuales, trimestrales y mensuales), aprobados para el Proyecto

9. Coordinar sus acciones de planificación financiera con el coordinador de adquisiciones

10. Mantener actualizado el sistema de información financiera procurando la automatización de todos los procesos administrativos y financieros

11. Cumplir con los compromisos administrativos asumidos en las misiones de supervisión del Banco Mundial y de Organismos del Estado

12. Asegurar que la prestación de servicios generales administrativos y logísticos sean en cantidades, calidades y oportunidad requeridas por el Proyecto

13. Elaborar los informes, reportes especiales y otra documentación convenida o requerida por el Banco Mundial, Cooperantes Internacionales y Nacionales, así como por entidades gubernamentales e instituciones privadas, que sean atinentes a sus funciones, con especial




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cuidado en cuanto a la exactitud de información y tiempo de la presentación de aquellas requeridas por el convenio legal como ser reportes financieros intermedios y auditorías externas

14. Coordinar las auditorías externas, las auditorias del Tribunal Superior de Cuentas, supervisiones de Pre intervención del Gasto de la Dirección General de Presupuesto/SEFIN y cualquier otra auditoria especial

15. Mantener contacto permanente con funcionarios de COPECO, Secretaría de Finanzas y otras instituciones del Estado, organismos internacionales y nacionales, para darle seguimiento sistemático a los asuntos relacionados con sus funciones

16. Elaborar y actualizar el Presupuesto Anual y Plurianual en coordinación con el Plan de Adquisiciones (PAC) del proyecto

17. Realizar tareas adicionales encomendadas por el Coordinador de la Preparación del Proyecto, que estén relacionadas con las adquisiciones del proyecto


1. Profesional titulado con formación universitaria en las áreas de: administración de empresas, finanzas, economía , contaduría pública u otra carrera afín

2. Experiencia mínima de 5 años en la elaboración y manejo de presupuestos, informes financieros, sistematización de procesos y redacción de documentos financieros, administración, área financiera, contabilidad y auditorías internas y externas;

3. Experiencia de dos años en sistemas contables y financieros y uso del SIAFI. Conocimiento y manejo de SIAFI UEPEX será considerado una ventaja;

4. Experiencia y dominio en redacción de informes financieros y contables

5. Manejo de paquetes de cómputos en ambiente Windows (Microsoft Office)

V. OTROS REQUISITOS

1. Excelente dominio del idioma español y preferiblemente que tenga conocimientos del idioma inglés.

2. Capacidad de trabajar bajo presión.

3. Predisposición para trabajar en equipo y tener facilidades para establecer coordinaciones e impulsar la participación de las áreas involucradas en el proyecto.

C. CONTADOR GENERAL

PROYECTO GESTION DE

RIESGOS A DESASTRES





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Nivel: Asistencial Denominación del Empleo:

Contador General


Jefe Inmediato:


Dependientes No


Apoyar al área administrativa del proyecto en temas relacionados con registros contables, fiscales y emisión de estados financieros, buscando mantener un adecuado control sobre la documentación justificante de la inversión del proyecto.


1. Contabilización de las transacciones de Ingresos y Egresos

2. Corregir registros contables, cuando sea necesario

3. Aprobar la Mayorización en registros de las transacciones Contables

4. Cerrar el movimiento contable anual

5. Revisar las solicitudes de corrección contable

6. Revisar la preparación oportuna de los informes financieros PMR mensuales, trimestrales y anuales de acuerdo con los formatos aprobados y las políticas y procedimientos establecidos por el manual operativo y el las normas del BM.

7. Emisión de Informes de Estado de Fuentes y Usos de Fondos Acumulada

8. Inversiones en el Proyecto por Componentes y Actividades

9. Balance General y Notas a los Estados Financieros

10. Revisar a aprobar ajustes y reclasificaciones de auditoría externa

11. Revisar conformidad de solicitudes de Pago y de soportes y codificar solicitudes

12. Revisa los movimientos de las Libretas de Pago conforme a F01 pagados

13. Registra al SIAP contable del Proyecto todos los F01 pagados

14. Revisar documentos y verificar cálculos de Notas de Débito Cuenta Especial AIF

15. Obtener mensualmente del SIAFI los estados del movimiento de las cuentas bancarias depositarias y de las libretas

16. Realizar el movimiento detallado de las cuentas bancarias y revisar las conciliaciones con los estados de cuenta recibidos del Banco Central

17. Investigar las partidas conciliatorias e informar al Analista Financiero Administrativo para obtener las aclaraciones oportunamente

18. Crear en el SIAP el Plan de Cuentas para los diferentes Créditos y Donaciones

19. Las demás necesarias para cumplir con las responsabilidades básicas de su cargo




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1. Profesional titulado con formación universitaria en las áreas de: administración de empresas, finanzas, economía , contaduría pública u otra carrera afín

2. Experiencia mínima de 2 años en la sistematización de procesos y redacción de documentos financieros, contabilidad y elaboración de estados financieros con organismos internacionales

3. Experiencia y dominio en redacción de informes financieros y contables


V. OTROS REQUISITOS

1. Excelente dominio del idioma español

2. Facilidad de expresión, claridad de ideas y aptitud para trabajar en equipo

D. ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

PROYECTO GESTION DE

RIESGOS A DESASTRES




Asistente Administrativo y Financiero


Jefe Inmediato:


Dependientes No


Apoyar al área administrativa del proyecto en temas relacionados con pagos, presupuestos, bienes, viáticos, desembolso y servicios generales buscando mantener un adecuado control sobre los procesos administrativos.


1. Mantener un Auxiliar en hojas electrónicas del consumo de combustible del proyecto

2. Liquidar la póliza de Seguros del personal del Proyecto

3. Realizar reporte del Mantenimiento de vehículos del Proyecto

4. Revisar y tramitar las solicitudes de viaje y liquidaciones del personal del Proyecto




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5. Mantener un Auxiliar en hojas electrónicas el mantenimiento de vehículos del proyecto

6. Mantener un Auxiliar en hojas electrónicas el control materiales de limpieza de las oficinas del Proyecto

7. Mantener un Auxiliar en hojas electrónicas el control de suministro de materiales (papelería, tinta, llantas, otros) de oficina del Proyecto

8. Participar en la revisión de las solicitudes de pago recibidas asegurándose que tienen todos los documentos de soporte necesarios y que se han cumplido todos los requerimientos de adquisiciones

9. Verificar los documentos requeridos de cada pago que estén conforme el contrato

10. Ingresar los pagos en el SIAFI con la autorización de las solicitudes de pago aprobadas

11. Recibir los bienes, suministros y otros adquiridos por el Proyecto

12. Efectuar los registros oportunos de los bienes de los Proyectos

13. Realizar los levantamientos físicos del Mobiliario y Equipo de Oficina adquiridos para el Proyecto

14. Las demás necesarias para cumplir con las responsabilidades básicas de su cargo


1. Profesional con grado de perito mercantil u otra profesión afín

2. Experiencia mínima de 2 años en el SIAFI en materia del sub-modulo de tesorería y pagos


V. OTROS REQUISITOS

1. Excelente dominio del idioma español


E. COORDINADOR DE ADQUISICIONES

PROYECTO GESTION DE

RIESGOS A DESASTRES




Coordinador de Adquisiciones




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Dependencia: Adquisiciones de la UCP

Jefe Inmediato:

Coordinador General Dependientes Si


Coordinar todas las actividades relacionadas con los procesos de adjudicación y contratación, del proyecto, relacionadas con Consultorías, Obras, Bienes, Servicios de No Consultoría, Capacitación y Gastos Operativos, buscando procesos eficientes y transparentes.


1. Elaborar y actualizar el Plan de Adquisiciones (PAC) de 18 meses del proyecto, utilizándose del Sistema de Ejecución de Planes de Adquisición (SEPA);

2. Elaborar los Documentos Estándar de Licitación y Pedidos de Propuesta Estándar, según aplique para cada caso

3. Asesorar al Comité de Licitación o Comité de Selección, durante todo el proceso de licitación o selección de bienes, servicios de consultorías y obras, en la elaboración de informes de evaluación, aclaración y demás pertinentes

4. Preparar la publicación de los Avisos Específicos, de acuerdo a la modalidad de la adquisición o contratación; y Contratación, Resultados de Procesos de Contratación y Selección

5. Llevar un control de las solicitudes de Adquisiciones y Contrataciones del Proyecto;

Coordinar la revisión general de las especificaciones técnicas y los temas relacionados a adquisiciones en los términos de referencia

6. Revisar y presentar ante el Banco para su aprobación los documentos de licitación o pedidos de propuesta elaborados para el trámite de examen previo o examen posterior

7. Asesorar al comité de evaluación en los procesos de evaluación de compras locales y en la elaboración de los Informes de Evaluación

8. Elaborar las invitaciones a cotizar y ordenes de compra, así mismo, elaborar los Contratos y su debido registro en el Sistema de Adquisiciones y envío al Banco Mundial, según corresponda

9. Verificar, y presentar para su aprobación, las solicitudes de compra y contrataciones sobre la base del cumplimiento del Manual de Operaciones del convenio de crédito y los planes, así como su registro

10. Preparar las solicitudes de no objeción de términos de referencia, informes de evaluación o selección, según corresponda

11. Monitorear los procesos de adquisiciones y contrataciones, desde su planificación hasta su finalización, y dado el caso, supervisar los procesos de revisión y apelación administrativa o judicial

12. Organizar y mantener actualizados los expedientes documentales y electrónicos de todas las contrataciones, control de registro, clasificación, archivo y localización de documentos de licitación y pedidos de propuesta, solicitudes de No Objeción, Ordenes de compra, Contratos (copia impresa y magnética)

13. Garantizar el ordenamiento de los expedientes documentales y electrónicos de todas las contrataciones y adquisiciones que se realicen con el Proyecto




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14. Generar los Reportes de Administración del Proyecto (RAP) en materia de Adquisiciones y Contrataciones, semestral y/o anualmente; así mismo, elaborar informes de las actividades de adquisición y contratación a solicitud del Ministro. En caso de ser necesario; elaborar informes sobre anomalías o cualquier problema, que surja durante los procesos de adquisición, Esta actividad incluye la carga en SEPA de la información relativa al progreso ("real") de las adquisiciones del proyecto

15. Revisar y presentar para su aprobación la propuesta de publicación de los Anuncios Específicos según modalidad de adquisición o contratación, así mismo, los Documentos de Licitación, Resultados de los Procesos, Datos Generales de los Contratos de acuerdo a las Normas

16. Coordinar, supervisar y dirigir al personal asignado bajo el cargo

17. Asistir a las diferentes reuniones relacionadas a los procesos de adquisiciones y contrataciones convocadas por su superior inmediato brindando los documentos solicitados para la efectiva ejecución de la misma

18. Coordinar con Asesoría Legal la elaboración de resoluciones administrativa de los procedimientos para el caso que aplique

19. Ejercer un estricto control y custodia sobre la documentación archivada de la unidad de adquisición y contratación

20. Brindar entrenamiento al personal de adquisiciones que apoye la gestión de contrataciones

21. Realizar tareas adicionales encomendadas por el Coordinador de la Preparación del Proyecto, que estén relacionadas con las adquisiciones del proyecto


1. Graduado universitario en el campo de la administración de empresas, economía, derecho, ingeniería o cualquier carrera afín a estas; preferiblemente contar con estudios mínimo a nivel de diplomado en el área administrativa y/o contrataciones

2. Experiencia profesional no menor de cinco años como Especialista en Adquisiciones y/o Oficial en Adquisiciones en proyectos financiados por el Banco Mundial y/o del Banco Interamericano de Desarrollo

3. Experiencia profesional no menor de cinco años en la aplicación de las normas y procedimientos de la “Ley de Contrataciones del Estado” y su Reglamento General

4. Experiencia y dominio en redacción de informes técnicos


V. OTROS REQUISITOS

1. Excelente dominio del idioma español y preferiblemente que tenga conocimientos del idioma inglés

2. Tener facilidades para establecer coordinaciones e impulsar la participación de las áreas involucradas en el proyecto





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F. ASISTENTE DE ADQUISICIONES

PROYECTO GESTION DE

RIESGOS A DESASTRES




Asistente de Adquisiciones

Dependencia: Adquisiciones de la UCP

Jefe Inmediato:

Coordinador de Adquisiciones

Dependientes No


Apoyar al área de adquisiciones en todas las actividades relacionadas con los procesos de adjudicación y contratación, del proyecto, relacionadas con Consultorías, Obras, Bienes, Servicios de No Consultoría, Capacitación y Gastos Operativos.


1. Preparar toda la documentación para los procesos de cotizaciones de compras menores de materiales, suministros de oficina y otros

2. Preparar todo la documentación para los procesos de cotizaciones de compras menores de materiales de aseo y limpieza para las oficinas del Proyecto

3. Análisis y elaboración de cuadros comparativos de precios para la adquisición de mobiliario y equipo, suministros de oficina y otros

4. Efectuar las cotizaciones y comparaciones de precios para los diferentes eventos de capacitación del Proyecto.

5. Dar seguimiento a los eventos de capacitación llevados a cabo

6. Colaborar con el coordinador de adquisiciones en los procesos de capacitación, talleres, congresos, etc. del Proyecto de acuerdo al Plan de Adquisiciones

7. Preparación de Órdenes de compra relacionadas con la adquisición de mobiliario y equipo, suministros de oficina y otros, así como un cuadro de distribución de costos para la elaboración de solicitudes de pago

8. Elaboración de solicitudes de pago

9. Participar en Comités de Evaluación de compra de bienes y servicios del Proyecto

10. Las demás necesarias para cumplir con las responsabilidades básicas de su cargo.





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1. Graduado universitario en el campo de la administración de empresas, economía, derecho, ingeniería o cualquier carrera afín a estas

2. Experiencia profesional no menor de 2 años en el área de Adquisiciones en proyectos financiados por el Banco Mundial y/o del Banco Interamericano de Desarrollo



V. OTROS REQUISITOS



G. COORDINADOR DE MONITOREO Y EVALUACION

PROYECTO GESTION DE

RIESGOS A DESASTRES




Coordinador de Monitoreo y Evaluación

Dependencia:

Monitoreo y Evaluación - UCP

Jefe Inmediato:

Coordinador General Dependientes No


Coordinar todas las actividades relacionadas con el Monitoreo y Evaluación de las actividades del proyecto, dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos, indicadores, ejecución física desempeño técnico y financiero del Proyecto.


1. Actuar como responsable de la administración de un sistema de seguimiento (M&E) que, en forma trimestral, generará indicadores de; (i) Avances en la Ejecución Física; (ii) Avances en la Ejecución Financiera; (iii) Desempeño operativo (de cada una de las unidades organizativas vinculadas al proyecto)

2. De manera quincenal, gestionar la presentación de reportes de ejecución física y financiera.




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3. Procesar la información recibida de los reportes quincenales de ejecución física y financiera, proceder a la generación de los indicadores de desempeño del proyecto para, consecuentemente, remitirlos al Coordinador General

4. De manera mensual, desarrollar el proceso de generación de los indicadores integrales del sistema: (i) Avances en la Ejecución Física; (ii) Avances en la Ejecución Financiera; (iii) Desempeño operativo y remitirlos al Coordinador General

5. De manera mensual, recibir los informes presentados por cada consultor, preparando una hoja resumen, que será remitida al Coordinador General a efectos de autorizar el procesamiento de los pagos respectivos

6. Dar seguimiento diario a actividades reflejadas en el Plan de Adquisiciones vigente, con el fin de registrar el cumplimiento de etapas. Esta actividad de seguimiento diario resultará fundamental para la generación de los indicadores del sistema

7. Preparación de informes mensuales y trimestrales del avance físico y financiero del proyecto y remitirlos a Secretaría de Finanzas y otros entes superiores vinculados al proyecto

8. Llevar a cabo las demás tareas designadas por el Coordinador General


1. Egresado Universitario con al menos 5 años de experiencia general

2. Al menos 3 años de experiencia en la administración de sistemas orientados al monitoreo y evaluación de proyectos



V. OTROS REQUISITOS



manual de organizaciÓn y funcionescopeco.gob.hn/documents/pgrd/4.pdf · a. servir de guía a todo...

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