manual de organizaciÓn uqroo 2005

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DE LA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

ABRIL DE 2005

Elaboró Revisó Autorizó


UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO FECHA DE ELABORACIÓN No. PÁGINA MES AÑO

04 2005 2

Identificación Nombre del puesto:

Jefe del Departamento de Recursos Humanos

Nivel:

2

Jefe Inmediato:

Director de Administración y Finanzas

Subordinados inmediatos:

Responsable del área de nómina, Responsable del área de prestaciones, cuotas e impuestos y Responsable del área de capacitación y desarrollo del personal

Suple en caso de ausencia a:

Es suplido en caso de ausencia por:

Descripción general Coordinar actividades del departamento. Generar y articular formas de funcionamiento del departamento. Coordinar actividades con directores y responsables de área.

Perfil y requisitos

Analista María del Carmen Ramírez González

Jefe del Departamento de Recursos Humanos Víctor Maldonado Herrera

Responsable del Área de Prestaciones,

Cuotas e Impuestos Israel Cruz Rodríguez

Responsable del Área de Nómina Jorge Enrique

Canul Hu

Responsable del Área de Información y

Estadística Alinda Lara Canto

Responsable del Área de Capacitación y

desarrollo del Personal

Miguel Hugo Panting Treviño

Asistente Flor Estela Espinosa Cruz




04 2005 3

Académicos

Poseer título profesional de licenciatura como mínimo

Laborales

Conocimiento de leyes vigentes tales como Impuesto sobre la Renta, Código Fiscal Federal, IMSS, INFONAVIT, Ley Federal del Trabajo, Impuestos Estatales, Ley de Nacionalidad, Ley General de Población

Capacidades gerenciales

Manejo de personal, liderazgo, toma de decisiones

Capacidades técnicas

Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet

Idiomas

Español

Otros

Coordinar actividades del departamento. Revisa funciones y puestos. Generar y articular formas de funcionamiento del departamento. Hacer evaluación. Coordinar actividades con directores y responsables de área.




04 2005 4

Funciones • Operar institucionalmente los procesos de registro y control de las incidencias del personal

administrativo y académico de la Universidad. • Representar al Director de Administración en los procesos de selección, estímulo y

promoción del personal administrativo y académico de la Universidad de conformidad con la normatividad vigente.

• Supervisión de pagos fiscales • Llevar a cabo el trámite, registro y control de los nombramientos, licencias, bajas y demás

movimientos de personal. • Supervisar la elaboración de la nómina del personal de la Administración Central y de las

Unidades Académicas. • Supervisar los programas de capacitación del personal directivo y administrativo de la

Administración Central. • Integrar la información y operar el Sistema Automatizado de Administración de Personal. • Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean

expresamente encomendadas por sus superiores y que las leyes y reglamentos vigentes establezcan.

• Supervisión del Programa Anual de Capacitación del Personal Administrativo • Supervisión de préstamos del fondo de ahorro • Supervisión de Estadístico de incidencias del personal • Bolsa de trabajo • Supervisión de solicitud y entrega de Vales de despensa y otras prestaciones • Brindar atención al personal de la Institución • Firmas de Constancias • Revisión de documentación que se recibe • Elaboración o supervisión de informes, tanto internos como externos • Supervisión de declaraciones anules • Supervisión de la elaboración del Programa Anual de Capacitación del Personal

Administrativo • Archivar documentación • Elaboración del presupuesto del capitulo 5100 • Elaboración del presupuesto de gasto de operación del departamento




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Asistente

Nivel:

5

Jefe Inmediato:

Jefe del departamento de recursos humanos




Descripción general

Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias de la función secretarial. (Archivo, taquimecanografía, organización de oficina, etc).

Perfil y requisitos

Académicos

Poseer título profesional de bachillerato como mínimo

Laborales

Tener conocimiento en contabilidad, Auditoria, Archivonomía, Máquina de escribir, sumadora




Idiomas Español




04 2005 6

Otros

Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias de la función secretarial. (Archivo, taquimecanografía, organización de oficina, etc).

Funciones • Elaboración quincenal de solicitudes de egresos para pago de honorarios y becas del

personal de los diferentes proyectos.

• Elaboración quincenal de solicitudes de egresos para pago de pensiones.

• Elaboración mensual de solicitudes de egresos para pago de los becarios de Promep.

• Recepción y archivo de los documentos para integración de los expedientes del personal

de nuevo ingreso.

• Mantener al día los expedientes del personal, Administrativo y Docente.

• Recepción de los diferentes documentos que lleguen al área y turnarlos para su revisión al

Jefe del Departamento.

• Turnar documentos revisados a quien corresponda para ser registrados (Días

económicos, retardos, recontrataciones, altas de personal, incapacidades, comisiones,

cálculos de impuestos, etc.).

• Atención de las llamadas telefónicas.

• Archivo de documentos a los expedientes correspondientes.

• Reparto de documentos a las diversas áreas.

• Apoyo en las actividades de los compañeros del área que así lo requieran.

• Elaboración esporádica de solicitudes de egresos para pago de facturas, apoyo de lentes,

y cualquier pago de se suscite.

• Elaboración de constancias, cartas de recomendación etc, que solicite el personal

docente y administrativo.

• Recepción de material de oficina que entregue el área de adquisiciones.

Identificación




04 2005 7

Nombre del puesto:

Responsable del área de nómina

Nivel:

3

Jefe Inmediato:



Analista de nomina



Analista de nomina

Descripción general Desarrollar la operación de procesos del área Genera información puntual. Coordina con jefes de departamento.

Ubicación en la estructura orgánica

Perfil y requisitos

Analista María del Carmen Ramírez González

Responsable del área de Nómina Jorge Enrique Canul Hu




04 2005 8

Académicos

Poseer título profesional de licenciatura como mínimo

Laborales

Conocimiento de leyes vigentes tales como Impuesto sobre la Renta, IMSS, INFONAVIT, Ley Federal del Trabajo, Impuestos Estatales, Ley de Nacionalidad, Ley General de Población.


Manejo de personal, liderazgo, toma de decisiones.



Idiomas

Español

Otros




04 2005 9

Funciones • Efectuar el pago del personal de la Universidad en tiempo y forma.

• Mantener actualizado el expediente de pago de cada un o de los trabajadores de la

Universidad a través del sistema de computo de Recursos Humanos.

• Controlar todo lo relacionado con las deducciones y ajustes al sueldo, originando las

transacciones de cancelación de cheques y preparar los informes inherentes a las

funciones antes mencionadas.

• Elaborar y controlar los contratos y nombramientos del personal administrativo y docente,

así como los convenios con becarios.

• Supervisar y revisar las solicitudes de egresos por concepto de pago de servicios

personales y becas.

• Actualizar la base de datos electrónica.

• Actualizar la plantilla del personal

• Supervisar la correcta integración de expedientes personales.

• Elaborar los oficios de asignación de compensaciones.

• Calculo de impuestos del personal por honorarios.

• Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo y le sean

expresado

• Brindar atención al personal de la Universidad.

• Aplicar incidencia en la nomina.

• Recepcionar documentación para la integración de Expedientes del Personal de la

Universidad.

• Elaboración de contratos y convenios.

• Entrega de recibos de pagos.

• Alta del personal en la nomina.

• Actualizar la base da datos de las cuentas electrónicas.

• Actualizar la plantilla del personal.

• Calculo a del impuesto del personal por honorarios.

• Elaboración de la nomina.




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• Afectación el pago electrónico.

• Actualizar la base de datos de la nomina.

• Archivo de oficios de contrataciones

• Impresión de recibos de nominas.

• Pago del fondo de ahorro.

• Pago del aguinaldo, gratificaciones, prima vacacional.

• Elaboración de solicitudes de egresos.

• Elaboración de informes internos.

• Apoyo a los diversos departamentos en informes que requieren.

• Asistir en reuniones de trabajo.

Identificación




04 2005 11

Nombre del puesto:

Analista de Nomina

Nivel:

4

Jefe Inmediato:

Responsable del Área de Nomina




Descripción general Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias de la función de analista. (Archivo, organización de oficina, etc.)

Perfil y requisitos

Académicos

Poseer título profesional de bachillerato como mínimo.

Laborales

Conocimiento de leyes vigentes tales como, Ley Federal del Trabajo, Tener conocimiento en contabilidad, Auditoria, Manejo de Personal, Máquina de escribir, sumadora




Idiomas

Español

Otros




04 2005 12

Funciones • Elaborar y controlar los convenios con becarios.

• Elaborar las solicitudes de egresos y control de pagos Promep y programas especiales.

• Elaborar y controlar contratos del personal Administrativo y Docente.

• Elaborar y controlar los nombramientos del personal Administrativo y Docente.

• Recepción y archivo de los documentos para integración de los expedientes del personal

de nuevo ingreso.

• Mantener al día los expedientes del personal, Administrativo y Docente.

• Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean

expresamente encomendadas por sus superiores y que las leyes y reglamentos vigentes

establezcan.

• Recepción de los diferentes documentos que lleguen al área.

• Atención de las llamadas telefónicas.

• Entrega de recibos de pagos.

• Archivo de documentos a los expedientes correspondientes.

• Reparto de documentos a las diversas áreas.

• Apoyo en las actividades de los compañeros del área que así lo requieran.

• Sacar copias diversas.

• Elaboración esporádica de solicitudes de egresos para pago de facturas, apoyo de lentes,

y cualquier pago de se suscite.

• Recepción de material de oficina que entregue el área de adquisiciones.

• Apoyo a los diversos departamentos en informes que requieren

Identificación Nombre del puesto: Responsable del Área de Prestaciones, Cuotas e




04 2005 13

Impuestos Nivel:

3

Jefe Inmediato:





Descripción general Desarrolla la operación de macro procesos de un área

Genera información puntual.

Coordina con jefes de departamento.

Responsable del Área de prestaciones, Cuotas e

Impuestos Israel Cruz Rodríguez

Perfil y requisitos

Académicos Poseer título profesional de licenciatura como mínimo




04 2005 14

Laborales

Conocimientos en manejo de determinación de salarios integrados para IMSS así como la presentación de los avisos en formato autorizado Conocimiento de cálculo de aportaciones al IMSS e INFONAVIT. Conocimiento de leyes vigentes tales como Impuesto sobre la Renta, Código Fiscal Federal, IMSS, INFONAVIT, Ley Federal del Trabajo, Impuestos Estatales, Ley de Nacionalidad, Ley General de Población.





Idiomas

Español

Otros




04 2005 15

Funciones • Verificar los salarios diarios integrados por algún concepto de pago

• Verificar los movimientos afiliatorios realizados por la Institución de los que tiene captado

el IMSS

• Verificar importes de descuentos de FONACOT, Seguro de vida y de Vehículos

• Determinar y calcular el monto de las cuotas obrero patronales para IMSS e INFONAVIT

• Determinar el gasto patronal por persona de IMSS, SAR E INFONAVIT

• Calcular el Monto de Retención para Créditos INFONAVIT

• Preparar Oficios de Aclaración por la determinación de diferencias ante IMSS e

INFONAVIT y en algunos casos recursos de inconformidad.

• Preparar Oficios de contestación de información solicitada por las autoridades judiciales.

• Solicitar el pago de las distintas obligaciones fiscales y no fiscales. (IMSS, SAR E

INFONAVIT, FONACOT, Seguros)

• Respaldar información de las cuotas obrero patronales

• Presentar los movimientos ante el seguro social

• Tramitar tarjetas bancarias para el pago de las nóminas

• Archivar documentación generada.

• Brindar atención al personal docente y administrativo de manera personal

• Efectuar solicitudes de egresos

• Calcular el importe correspondiente al Pago de Aguinaldo, Prima Vacacional, Vacaciones,

Ajuste de Calendario, Indemnizaciones por liquidación de personal, así como la

determinación del impuesto correspondiente.

• Determinar los acumulados anuales de percepciones y deducciones del ejercicio

inmediato anterior

• Entregar las constancias de percepciones y deducciones del ejercicio inmediato anterior

• Determinar el calculo anual del personal por sueldos y salarios y por honorarios

• Presentar las declaraciones informativas de pagos por honorarios asimilados a salario,

sueldos y salarios.




04 2005 16

• Determinar el cálculo anual del índice de siniestralidad para efectos de terminar el nuevo

factor de Riesgo de trabajo.

• Recoger ante el IMSS el o discos de la información mensual y bimestral que contiene las

cédulas y en su caso de los movimientos afiliatorios.

• Determinar la nueva cuota del seguro colectivo para la aseguradora

• Hacer proyecciones anuales, semestrales, trimestrales de sueldos y salarios y por

honorarios.

• Solicitud de cotizaciones para los seguros de vehículos del personal docente y

administrativo.

• Elaboración de recibos de pago del estimulo al desempeño docente o algún otro que se

requiera.

• Llenar formatos y recabar firmas del seguro colectivo para la designación de beneficiarios

• Llenar y recabar firmas de solicitudes de crédito FONACOT

• Llenar y recabar firmas de solicitudes de crédito INFONAVIT

• Ir de manera personal a las Oficinas del IMSS y al INFONAVIT para hacer aclaraciones de

movimientos afiliatorios y por diferencias a las cuotas.

• Hacer el pago banco de manera personal cuotas y aportaciones al IMSS e INFONAVIT.


Responsable del área de capacitación y




04 2005 17

desarrollo del personal Nivel:

3

Jefe Inmediato:





Descripción general Desarrolla la operación de macro procesos de un área Genera información puntual. Coordina con jefes de departamento.

Responsable del Área de Capacitación y desarrollo del Personal

Miguel Hugo Panting Treviño

Perfil y requisitos

Académicos Poseer título profesional de licenciatura como mínimo




04 2005 18

Laborales

Conocimientos en capacitación, Manejo de Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal, Contabilidad y Archivo.





Idiomas

Español

Otros




04 2005 19

Funciones • Elaboración del Programa Anual de Capacitación del Personal Administrativo.

• Control y préstamos del fondo de ahorro.

• Control Estadístico de incidencias del personal.

• Estímulo de puntualidad y asistencia del personal administrativo (Chetumal y Cozumel).

• Credencialización del personal docente y administrativo.

• Bolsa de trabajo.

• Entrega de Vales de despensa y otras prestaciones.

• Apoyo en el sistema de certificación de la Dirección de Admón. y Finanzas.

• Solicitudes de egreso.

• Fondo de ahorro.

• Tramite de solicitudes de préstamos.

• Diversas actividades de apoyo al departamento.

• Coordinación de 6 cursos de capacitación por año (tres meses durante el año, cada curso

tiene una duración de 15 días).

• Trámite de préstamos al fondo de ahorro cada 15 días.

• Calificar el estímulo mensual de puntualidad y asistencia, durante 4 días, los fines de mes.

• Credencialización de personal una vez por mes.

• Apoyo en eventos para el personal (Día de la madre, día del maestro, día del niño, posada

navidad, entre otros).

• Elaboración de Convocatorias para contratación del personal administrativo.

• Elaboración de documentación para cada proceso de selección.

• Aplicación de evaluaciones a aspirantes a puestos administrativos.

• Publicación de convocatorias.

Identificación Nombre del puesto: Responsable del Área de Información y Estadística




04 2005 20

Nivel:

3

Jefe Inmediato:

Jefe del Departamento de Recursos Humanos




Descripción general Desarrolla la operación de macro procesos de un área Genera información puntual. Coordina con jefes de departamento.

Ubicación en la estructura orgánica

Perfil y requisitos

Académicos Poseer título profesional de licenciatura como mínimo.

Responsable del Área de Información y Estadística Alinda Lara Canto




04 2005 21

Laborales

Conocimientos en capacitación, Manejo de Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal, Contabilidad y Archivo.




Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet, Manejo de Lenguaje Date base, Pro lV,Acces.

Idiomas

Español.

Otros

Funciones • Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias del

departamento. • Manejo y control estadístico de la plantilla de personal. • Control y trámite de préstamos del fondo de ahorro institucional de los trabajadores. • Control de incidencias del personal administrativo y docente. • Control del Estimulo mensual de puntualidad y asistencia del personal administrativo de

ambas unidades. • Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo y apoyos

que le sean expresamente encomendados por sus superiores.

• Trámites administrativos. • Registro de incidencias (comisiones, días económicos, incapacidad y faltas). • Archivo de documentos de su área. • Captura de datos. • Apoyo a los trabajos del jefe de departamento.




04 2005 22

• Realizar trabajos administrativos-contables, tales como elaboración de egresos y control presupuestal.

• Mantener un alto grado de discreción en el manejo de documentos e información del departamento.

• Generar Reportes Estadísticos. • Proporcionar información al personal referente a sus asistencias. • Apoyar en la simplificación de captura de información generada por el sistema de

nomina para efectos de informes internos y externos. • Apoyo en la elaboración del presupuesto anual. • Calificar el estímulo mensual de puntualidad y asistencia. • Apoyo en credencialización de Personal. • Apoyo en eventos organizados por el departamento. • Registrar los horarios del personal administrativo. • Generar Reportes y Estadísticas que se soliciten al Departamento. • Asistir a Reuniones de Trabajo.


manual de organizaciÓn uqroo 2005

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