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MANUAL DE
ORGANIZACIÓN, OPERACIÓN,
PROCEDIMIENTOS, SERVICIOS Y
PROTOCOLO
DE LA DEPENDENCIA:
PROVEDURIA
1
JEFATURA DE PROVEEDURIA MUNICIPAL
CONTENIDO:
CONCEPTO DEL MANUAL
ORGANIGRAMA
DESCRIPCION DE PUESTOS
OBJETIVOS DE LA JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
SERVICIOS QUE OTORGA Y/O ACTIVIDADES QUE REALIZA
FUNCIONES QUE LE CORRESPONDEN
RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
INFORMACION SOBRE
LA PLANEACION ESTRATEGICA GUBERNAMENTAL
INDICADOR ESPECIFICO DE LAS PARTES DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO.
COLOR VERDE INDICADOR DE ORGANIZACIÓN
COLOR AMARILLO INDICADOR DE SERVICIOS Y/O ACTIVIDADES
COLOR ROSA INDICADOR DE PROTOCOLO
COLOR AZUL INDICADOR DE OPERACIÓN Y/O PROCEDIMIENTO
2
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y
PROCEDIMIENTO
CONCEPTO
El manual de organización es un documento de apoyo a la gestión
pública, el cual contiene información básica sobre las diversas
unidades administrativas que integran el aparato público; contribuye
a la orientación del personal, ya sea el existente o de nuevo ingreso,
proporcionando a la vez, un esquema funcional para efectos de
realizar estudios de reestructuración administrativa cuando sea
necesario.
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ORGANIGRAMA ESPECÍFICO
4
DESCRIPCION
DE
PUESTOS
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PUESTO: ENCARGADO DE PROVEEDURIA
AREA: Municipio de San Martin Hidalgo, Jalisco.
FUNCION ESPECIFICA:
Establecer controles por productos que permitan identificar aquellos artículos de mayor rotación, así como los que los soliciten, para poder planear a corto, mediano y largo plazo las adquisiciones de materiales;
Obtener un Padrón de Proveedores para elegir de entre ellos con cuál realizar las compras considerando precio, calidad, crédito y eficiencia en el servicio y lograr que esto se traduzca en un ahorro considerable para el Municipio.
Cotización de materiales necesarios para que se realicen las actividades en el H. Ayuntamiento.
Recoger mercancía en la ciudad de Guadalajara;
Recepción de mercancía;
Resguardo de mercancía;
Entrega de materiales a las diferentes dependencias.
Coordinación con las diferentes Dependencias.
RANGO DE EDAD: De 23 años en adelante.
ESTUDIOS MINIMOS REQUERIDOS:
Preparatoria
NATURALEZA DEL PUESTO: DIRECTIVO ANALITICO PERMANENTE SUPERVISION OPERATIVO PERIODO CONSTITUCIONAL TIPO DE TRABAJO: OFICINA CAMPO AMBOS HABILIDADES QUE REQUIERE EL PUESTO:
Manejo de computadora e impresora.
Manejo de medios de comunicación y redes sociales. APTITUDES PERSONALES QUE REQUIERE EL PUESTO:
Capacidad de planeacion, organización y previsión.
Facilidad de la palabra y actitud de servicio.
Trabajo en equipo.
Manejo de personal.
Trabajo bajo presion.
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OBJETIVOS DE LA JEFATURA DE
PROVEEDURÍA MUNICIPAL
GENERAL Llevar a cabo la administración de los recursos materiales del
Ayuntamiento, así como establecer los mecanismos que permitan
una coordinación con las diferentes dependencias sobre el
abastecimiento de faltantes.
ESPECÍFICOS Minimizar los gastos de adquisiciones con un mejor y óptimo
manejo de recursos materiales en el Ayuntamiento;
Eficientar la disposición de los materiales y su calidad;
Otorgar un servicio eficiente y de calidad.
METAS Establecer controles por productos que permitan identificar
aquellos artículos de mayor rotación, así como los que los
soliciten, para poder planear a corto, mediano y largo plazo las
adquisiciones de materiales;
Obtener un Padrón de Proveedores para elegir de entre ellos
con cuál realizar las compras considerando precio, calidad,
crédito y eficiencia en el servicio y lograr que esto se traduzca
en un ahorro considerable para el Municipio.
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SERVICIOS Y/O ACTIVIDADES QUE REALIZA
LA JEFATURA DE PROVEEDURÍA
MUNICIPAL
Cotización de materiales;
Autorización de partes;
Abastecimiento de materiales;
Recoger mercancía en la ciudad de Guadalajara;
Recepción de mercancía;
Resguardo de mercancía;
Entrega de materiales;
Coordinación con las diferentes Dependencias.
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A la Jefatura de Proveeduría Municipal le corresponde:
I Participar en la comisión de adquisiciones, en la determinación de las
bases generales para los bienes o servicios que requieran las
Dependencias Municipales, así como programar y llevar a cabo dichas
adquisiciones y suministros;
II Programar y llevar a cabo las adquisiciones y suministros que requieran
las Dependencias del Municipio;
III Fijar bases generales a las que deberán sujetarse las diferentes
Dependencias de la Administración Pública para la adquisición de
equipos de cómputo, así como recibir dicho Equipo de los Proveedores,
adecuarlos y entregarlos a la Dependencia correspondiente;
IV Instrumentar, realizar y coordinar las acciones y programas de
mantenimiento preventivo y correctivo de los Equipos de Cómputo
propiedad del H. Ayuntamiento;
V Programar y ejecutar el mantenimiento correctivo y preventivo en
coordinación con las Dependencias del H. Ayuntamiento a los vehículos
propiedad Municipal;
VI Administrar, controlar y asegurar la conservación y mantenimiento de
los bienes muebles e inmuebles del Patrimonio Municipal y fijar las
bases principales para el control y mantenimiento de los mismos;
VII Realizar peritajes de los bienes muebles e inmuebles que serán
enajenados por el H. Ayuntamiento;
VIII Las demás que le determinen el Cabildo, Presidente Municipal, el
Responsable de la Hacienda Pública Municipal y demás Leyes y
Reglamentos aplicables en la materia.
A la jefatura de proveeduría le corresponde además, participar en la
comisión de adquisiciones, en la determinación de las bases generales para los
bienes o servicios que requieran las Dependencias Municipales, así como
programar y llevar a cabo dichas adquisiciones y suministros; instrumentar,
realizar y coordinar las acciones y programas de mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de cómputo propiedad del H. Ayuntamiento así
como de los vehículos; administrar, controlar y asegurar la conservación y
mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles del Patrimonio Municipal y
fijar las bases principales para el control y mantenimiento de los mismos; y
realizar peritajes de los bienes muebles e inmuebles enajenados por el H.
Ayuntamiento.
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RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
QUE REALIZA LA JEFATURA DE
PROVEEDURÍA MUNICIPAL
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H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL.
HOJA DE PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD: COTIZACIÓN DE MATERIALES.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Ver con diferentes proveedores su costo del producto y material para determinar con que
proveedor hacer la adquisición.
ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN:
- Auxiliar
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H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL.
HOJA DE PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD: AUTORIZACIÓN DE PARTES.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Mediante solicitud y autorización de la comisión de adquisiciones si son costos mayores.
ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN: - Auxiliar
12
H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL.
HOJA DE PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD: ABASTECIMIENTO DE MATERIALES.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Poder tener un estand de mercancía necesaria par el desempeño de las demás Dependencias
y así brindar un mejor servicio.
ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN
- Auxiliar
13
H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL.
HOJA DE PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Recibir mercancía de los diferentes proveedores que nos envían mercancía revisando la
factura que coincida con el producto enviado.
ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN:
- Auxiliar
14
H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL.
HOJA DE PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD: RECOGER MERCANCÍA EN LA CIUDAD DE
GUADALAJARA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Traer material de la ciudad de Guadalajara consiguiéndolo en diferentes establecimientos.
ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN: - Auxiliar
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H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL.
HOJA DE PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD: RESGUARDO DE MERCANCÍA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Estar al pendiente del cuidado del material existente en el almacén y distribuirlo mediante
su necesidad de cada Dependencia.
ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN:
- Auxiliar
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H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL
HOJA DE PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD: ENTREGA DE MATERIAL.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Se describe en un vale interno los materiales necesarios por cada área, dicho documento se
anota la Dependencia que recibe, fecha de entrega, firma de quien entrega el material,
nombre y firma de quien recibe.
ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN:
- Auxiliar
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H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN HIDALGO, JAL.
HOJA DE PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: JEFATURA DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
ACTIVIDAD: COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Contar con la suficiente comunicación con las distintas áreas del Ayuntamiento para que
nos hagan llegar las diversas actividades a realizar y así en coordinación con Hacienda
Pública Municipal y Proveeduría dar la pauta para dotar y determinar la entrega de los
materiales necesarios para el buen funcionamiento y desempeño del Gobierno Municipal.
ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN:
- Jefe
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El presente Manual de Organización y Procedimiento
ha sido expedido por:
EL C. PRESIDENTE MUNICIPAL DEL H. AYUNTAMIENTO DE
SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL. 2001-2003
Dr. Carlos Alberto Rosas Camacho, con fundamento en lo establecido por los
artículos 40, 41 y 45 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública
Municipal del Estado de Jalisco.
Y elaborado por:
Profesora Ma. del Refugio López Palomar, Contralor
L.C.P. Ma. del Carmen Buenrostro Barbosa, Auditor
C. P. Ignacio Bernal Ríos, Auxiliar Auditoria
C. José Rafael Ramírez Martín, Jefe de Proveeduría
San Martín de Hidalgo, Jal. Diciembre de 2002.
PRIMERA ACTUALIZACIÓN.
Dr. Carlos Alberto Rosas Camacho, durante la administración 2007-2009 se
efectúa la actualización al presente durante el mes de abril de 2009 y con
fundamento en lo establecido por los artículos 40 y 41 de la Ley del Gobierno
y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco.
L.A. José Joaquín Flores Morales, Ofc. Mayor. Admvo.
L.C.P. Ignacio Bernal Ríos, Enc. de Nómina y Auxiliar Admvo.
C. José Rafael Ramírez Martín, Jefe de Proveeduría.
Y un agradecimiento al Centro Universitario de los Valles por su apoyo a
través de los prestadores de servicio social que a continuación se mencionan:
Ma. Rosario García Serrano.
Alondra Judith Robles Aguilar.
Ma. del Rosario Aguirre Aparicio.
Adriana Aguilar Buenrostro.
San Martín de Hidalgo, Jal. Abril del 2009.
19
SEGUNDA ACTUALIZACION
Dr. Francisco Javier Guerrero Núñez, durante la administración
2010-2012 se efectúa la actualización al presente en el mes de Octubre de
2010 y con fundamento en lo establecido por los artículos 40 y 41 de la Ley
del Gobierno y la Administración Pública del Estado de Jalisco.
Y elaborado por:
Lic. Edgar Rene Ruelas Gil, Ofc. Mayor. Admvo.
L.C.P. Ignacio Bernal Ríos, Enc. De Nómina y Auxiliar Admvo.
C. Francisco Javier Zárate Virgen, Enc. Compras en Proveeduría
Y un agradecimiento a la Universidad de Guadalajara región Valles por su
apoyo a través de los prestadores de servicio social que apoyaron esta
actividad.
San Martín de Hidalgo, Jal. Enero del 2011.
TERCERA ACTUALIZACION
C. Juana Ceballos Guzmán, durante la administración 2012-2015 se efectúa
la actualización al presente en el mes de Febrero de 2013 y con fundamento
en lo establecido por los artículos 40 y 41 de la Ley del Gobierno y la
Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco.
Y elaborado por:
C.D. José Javier Aldaz Rosas, Ofc. Mayor. Admvo.
L.C.P. Ignacio Bernal Ríos, Enc. De Nómina y Auxiliar Admvo.
Lic. Ramón Zarate Rosas, Auxiliar de compras
Y un agradecimiento a la Universidad de Guadalajara región Valles por su
apoyo a través del prestador de servicio social que a continuación se
menciona:
Tec. Raúl Meza Solórzano
San Martín de Hidalgo, Jal. Febrero del 2013.
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CUARTA ACTUALIZACION
C. Juana Ceballos Guzmán, durante la administración 2012-2015 se efectúa
la actualización al presente en el mes de Enero del 2014 y con fundamento en
lo establecido por los artículos 40 y 41 de la Ley del Gobierno y la
Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco.
Y elaborado por:
C.D. José Javier Aldaz Rosas, Ofc. Mayor. Admvo.
L.C.P. Ignacio Bernal Ríos, Enc. De Nómina y Auxiliar Admvo.
Lic. Ramón Zarate Rosas, Auxiliar de compras
Y un agradecimiento a la Universidad de Guadalajara región Valles por su
apoyo a través del prestador de servicio social que a continuación se
menciona:
Tec. Raúl Meza Solórzano
San Martín de Hidalgo, Jal. Enero del 2014.
QUINTA ACTUALIZACION
Dr. Carlos Alberto Rosas Camacho, durante la administración 2015-2018 se
efectúa la actualización al presente en el mes de octubre del 2015 y con
fundamento en lo establecido por los artículos 40 y 41 de la Ley del Gobierno
y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco.
Y elaborado por:
Mtro. Humberto Guerrero Rosas, Ofc. Mayor. Admvo.
L.C.P. Ignacio Bernal Ríos, Enc. De Nómina y Auxiliar Admvo.
C. Marco Antonio Váldez Rosas, Encargado de Proveeduria
Y un agradecimiento a la Universidad de Guadalajara región Valles por su
apoyo a través de los prestadores de servicio social a esta actividad.
San Martín de Hidalgo, Jal. Octubre del 2015.