manual de organización coordinación de asesores

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CCOOOORRDDIINNAACCIIÓÓNN DDEE AASSEESSOORREESS

Unidad Responsable de su elaboración

Fecha de Actualización

Coordinación de Asesores 4/marzo/2008

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Manual de Organización y Descripción de Puestos de la Coordinación de Asesores de la Secretaría de Gobierno

-- Protocolo de Aprobación --

Presentación:

Titular

_________________________________________ Dr. Ventura Moguel Pérez Coordinador de Asesores

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CONTENIDO

Páginas

I.- INTRODUCCIÓN 3

II.- OBJETIVO GENERAL 4

III.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

IV.- OBJETIVOS DEL MANUAL 6

V.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS 7

VI.- MARCO JURÍDICO 8

VII.- ATRIBUCIONES 9

VIII.- MISIÓN Y VISIÓN 10

IX.- ESTRUCTURA ORGÁNICA 11

X.- ORGANOGRAMA 12

XI.- FUNCIONES Y DESCRIPCIONES 13

XII.- GLOSARIO DE TÉRMINOS 21

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I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo que establece el artículo 12 fracción IV de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco y el artículo 9 fracción V del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, se elaboró el presente “Manual de Organización de la Coordinación de Asesores”, que tiene como propósito dar a conocer de manera clara y objetiva la estructura orgánica, los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta unidad administrativa, identificar las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y proporcionar los elementos para lograr el desarrollo eficiente de las actividades que tiene encomendadas. El Manual es de observancia general, como medio de información y consulta acerca de las tareas de cada una de las áreas que integran la Coordinación de Asesores. Por ser un documento de consulta frecuente, el Manual deberá ser actualizado cada año, si fuera necesario, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran deberá aportar la información necesaria para el cumplimiento de este propósito.

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II. OBJETIVO GENERAL

La Coordinación de Asesores es la unidad administrativa de la Secretaría de Gobierno, cuyo objetivo consiste en asesorar al C. Secretario en aquellos asuntos que le solicite para facilitarle la toma de decisiones.

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III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Contribuir al proceso de toma de decisiones del Secretario a través del estudio e identificación de los problemas específicos de las unidades administrativas, órganos desconcentrados y organismos descentralizados del sector.

- Revisar los proyectos necesarios de acuerdo a las instrucciones del Secretario.

- Elaborar los estudios que en materia de gobierno, solicite el Secretario.

- Cubrir las representaciones del Secretario.

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IV. OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL: El Manual de Organización tiene por objeto proporcionar la información necesaria a las áreas que conforman la Coordinación de Asesores, con el fin de dar a conocer la forma de organización, los objetivos, el marco jurídico, funciones y niveles de responsabilidad de cada puesto. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

- El servidor público identificará la estructura orgánica por medio del organigrama de la Coordinación de Asesores.

- El servidor público identificará en la misión y visión las actividades relacionadas con el trabajo

que realiza. - El servidor público identificará en el Manual de Organización las actividades específicas de su

puesto de trabajo.

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V. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

La integración estructural de la actual Coordinación de Asesores, ha observado movimientos mínimos en sus atribuciones desde su creación. De acuerdo a la expedición de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial No. 5477, de fecha 4 de marzo de 1995, se inicia la reorganización de la Administración Pública del Estado, teniendo como finalidad lograr una capacidad de respuesta suficiente y eficaz. En el marco de este proceso de reordenanza administrativa, destaca la creación de la Coordinación de Asesores, como unidad de apoyo del Secretario de Gobierno, mediante acuerdo número 11950 publicado en el Periódico Oficial de fecha 15 de noviembre de 1997. Con el fin de consolidar y dar congruencia a las funciones de esta Coordinación, el nuevo Reglamento Interior del 29 de diciembre del año 2007, establece la atribuciones correspondientes a esta área y de esta manera, el presente Manual de Organización define la estructura orgánica y las funciones de la Coordinación de Asesores.

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VI. MARCO JURÍDICO

ORDENAMIENTOS CONSTITUCIONALES:

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Periódico Oficial del 5 de febrero de 1917. Reforma del 10 de agosto de 1996, Periódico Oficial No. 5627. Reforma del 23 de enero de 1999, Periódico Oficial No. 5883. Reforma del 27 de enero de 1999, Periódico Oficial No. 5884.

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco, del 5 de abril de 1919;.

Reforma del 11 de enero de 1995, Periódico Oficial No. 5462. Reforma del 21 de diciembre de 1996, Periódico Oficial No. 5665.

LEYES:

- Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco. Reforma del 4 de marzo de 1995, Periódico Oficial No. 5477. Reforma del 10 de enero de 1998, Periódico Oficial No. 5775.

REGLAMENTOS:

- Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, Periódico Oficial No. 4814, del 29 de octubre de 1988. Reforma del 15 de noviembre de 1997, Periódico Oficial No. 5759 Reforma del 9 de noviembre de 2002, Periódico Oficial No. 6279

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VII. ATRIBUCIONES

Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, del 29 de diciembre del año 2007.

SECCIÓN TERCERA DE LA COORDINACIÓN DE ASESORES

Artículo 12.- A la Coordinación de Asesores, le corresponde el ejercicio de las siguientes funciones:

I.- Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el desempeño de las funciones correspondientes a la Coordinación de Asesores;

II.- Contribuir al proceso de toma de decisiones del Secretario a través del estudio e identificación de los problemas específicos de las unidades administrativas, órganos desconcentrados y organismos descentralizados del Sector;

III.- Revisar los proyectos necesarios, de acuerdo a las instrucciones del Secretario;

IV.- Diseñar, implementar y mantener un sistema de información ágil y oportuno al Secretario sobre el desarrollo y avance de los programas de la Dependencia;

V.- Coordinar las acciones de las Unidades Administrativas, en cuanto al apoyo al Secretario en sus presentaciones públicas;

VI.- Proponer al Secretario mecanismos técnicos que permitan elevar los niveles de eficiencia en la administración y aplicación de los recursos de la Secretaría;

VII.- Apoyar a las Direcciones de la Secretaría en la elaboración de trabajos especiales;

VIII.- Elaborar los estudios que en materia de Gobierno, solicite el Secretario;

IX.- Informar periódicamente al Secretario, sobre las funciones realizadas por la Coordinación de Asesores; y

X.- Las demás actividades que el Secretario le asigne.

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VIII.- MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN: Mantener informado al Secretario en asuntos de su encargo a través del análisis de diversas problemáticas socio-políticas para facilitar la toma de decisiones. VISIÓN: Contar con un acervo documental y un grupo interdisciplinario de asesores para apoyar la toma de decisiones del Secretario de Gobierno.

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IX. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0. Coordinación de Asesores.

1.1.1. Centro de Proceso Informático

1.1.2. Departamento Técnico.

1.1.3. Departamento de Enlace Administrativo.

1.1.4. Departamento de Enlace Interinstitucional.

1.1.5. Departamento de Análisis Documental.

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X. ORGANOGRAMA

CCOOOORRDDIINNAADDOORR DDEE AASSEESSOORREESS

CENTRO DE PROCESO INFORMÁTICO

DEPARTAMENTO

TÉCNICO

DEPARTAMENTO DE ENLACE

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE ENLACE

INTERINSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS

DOCUMENTAL

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XI. FUNCIONES Y DESCRIPCIONES

Coordinador de Asesores. Nombre del Puesto: Coordinador de Asesores

Área de Adscripción: Coordinación de Asesores

Reporta: Secretario de Gobierno

Supervisa: Depto Técnico, Enlace Administrativo, Enlace interinstitucional, Análisis documental y al Centro de Proceso Informático.

I. Contactos Externos: Con:

- Dependencias del Gobierno Federal.

- Dependencias del Poder

Ejecutivo del Estado. - Dependencias sectorizados a la

Secretaría de Gobierno. - Órganos internos de la

Secretaría de Gobierno - Ayuntamientos. - Ciudadanos.

Para: - Coordinar, consultar, dar seguimiento a los programas en donde se

representa al Secretario. - Coordinar, consultar, dar seguimiento a los programas en donde se

representa al Secretario. - Consultar, proponer, recopilar información para la elaboración de

documentos. - Tramitaciones y coordinación para la elaboración de documentos y

trámites de asuntos de esta Coordinación. - Coordinación con autoridades municipales para el manejo y

organización de asuntos y eventos relacionados con política y gobierno.

- Atender ciudadanía para desahogo de agenda del Secretario.

II. Descripción del Puesto:

Descripción Genérica

Ejercer las facultades conferidas al Coordinador de Asesores y el desarrollo de atribuciones para coordinar la realización de los trabajos de análisis de documentos y asuntos del interés del Secretario de Gobierno, manteniéndolo informado para facilitar la toma de decisiones, así como atender las representaciones eventuales y permanentes que él le asigne.

Datos Generales La integran:

▪ Un Coordinador ▪ 2 secretarias ▪ 2 Jefes de Departamento “B” ▪ 3 Jefes de Departamento “A” ▪ Un Jefe de Proyecto ▪ Un intendente.

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Descripción Específica Permanentes: - Elaborar e implementar estrategias de trabajo que permitan organizar y analizar la información remitida al

Secretario. - Atención de personas enviadas por el Secretario. - Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el desempeño de las funciones correspondientes a

la Coordinación de Asesores. - Diseñar, implementar y mantener un sistema de información ágil y oportuna al Secretario sobre el desarrollo

y avance de los programas de la dependencia. Periódicas: - Cubrir representaciones por encargo del Secretario, ante aquellos organismos, de la que es parte la

Secretaría de Gobierno. - Informar periódicamente al Secretario de las actividades realizadas por la Coordinación de Asesores. - Contribuir al proceso de toma de decisiones del Secretario, a través del estudio e identificación de los

problemas específicos de las dependencias y organismos sectorizados de la Secretaría. - Representar al Secretario de Gobierno ante el FOFAE y FOGATAB, presentando y aprobando propuestas para

el mejor desarrollo de los programas productivos del campo. - Fungir como enlace del Secretario de Gobierno en las tareas que lleva a cabo el COPLADET, así como

coordinar acciones internas para la elaboración del anuario estadístico.

Eventuales: - Coordinar y supervisar la elaboración de trabajos que en materia de gobierno, solicite el Secretario. - Coordinar la realización de trabajos internos y externos que le encomiende el Secretario. - Coordinar las acciones de las unidades administrativas, en cuanto al apoyo al Secretario en sus

presentaciones públicas. - Coordinar las giras de trabajo, donde interviene el Secretario. - Y las demás que el Secretario le asigne. III. Especificación del Puesto:

Escolaridad: Conocimientos: Experiencia: Características para ocupar el puesto:

Licenciatura Socio-políticos 5 años Actitud de servicio, habilidad para dirigir y organizar trabajos de equipo, capacidad de análisis para la toma de decisiones.

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Centro de Proceso Informático. Nombre del Puesto: Jefe de Departamento de Proceso Informático


Reporta: Coordinador de Asesores

Supervisa: Un Jefe de Proyecto I. Contactos Externos: Con:

- No aplica.

Para: - No aplica.

II. Descripción del Puesto: Descripción Genérica

Realizar, capturar y elaborar trabajos y gráficas para cubrir demanda del Coordinador y las demás unidades de trabajo.

Datos Generales Lo integran:

▪ Un Jefe de Departamento “B” ▪ Un Jefe de Proyecto

Descripción Específica

Permanentes: - Captura de información de los diarios locales en relación con actividades y declaraciones del Gobernador,

Secretario de Gobierno, actores y partidos políticos, como instrumento informativo y de análisis. - Captura de oficios y documentos solicitados por las diferentes áreas de la Coordinación. - Otras solicitadas por el Coordinador. III. Especificación del Puesto:


Técnico en computación o en informática. Manejo de paquetería Office. 1 año Actitud de servicio, organización del trabajo, velocidad de captura y síntesis de la información.

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Departamento Técnico. Nombre del Puesto: Jefe del Departamento Técnico



Supervisa: No aplica I. Contactos Externos: Con:

- Algunas dependencias del gobierno estatal (Planeación, SEDAFOP, etc.)

Para: - Coordinación y seguimiento de programas a cargo de la

Coordinación de Asesores.


Dar seguimiento a la realización de programas específicas de las unidades administrativas, para la identificación oportuna de conflictos.

Datos Generales Lo integra:

▪ Un Jefe de Departamento “B”

Descripción Específica Permanentes: - Las demás actividades que el Coordinador le asigne.

Periódicas: - Integrar la información de los avances correspondientes a los programas de las unidades administrativas de

la Secretaría y de los organismos sectorizados. - Asistir y participar en las reuniones del COPLADET relacionadas a la elaboración del Informe de Gobierno. - Participar en las acciones para integrar el Anuario Estadístico del Estado. - Dar seguimiento de las peticiones turnadas por el Secretario a esta Coordinación. - Realizar análisis y elaborar documentos asignados por el Coordinador.

III. Especificación del Puesto:


Licenciatura. Administrativos y socio-políticos. 5 años. Actitud de servicio, organización del trabajo, capacidad analítica y manejo de interrelaciones personales.

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Departamento de Enlace Administrativo. Nombre del Puesto: Jefe del Departamento de Enlace Administrativo



Supervisa: Una intendente I. Contactos Externos: Con:

- No aplica.

Para: - No aplica.


Administrar los recursos humanos y materiales de la Coordinación de Asesores, con el fin de crear las condiciones favorables para el logro eficiente de las funciones de la Coordinación de Asesores.

Datos Generales Lo integran:

▪ Un Jefe de Departamento “A” ▪ Una intendente.

Descripción Específica

Permanentes: - Coordinar con la Dirección General de Administración Calidad e Innovación Gubernamental, la actividad

administrativa relacionada con la Coordinación de Asesores, en apego a la normatividad vigente. - Supervisar los sistemas de control de asistencia, aplicando los descuentos por incidencias del personal en

concordancia con la normatividad establecida. - Supervisar que la prestación de los servicios de fotocopiado, mensajería, correspondencia, archivos y

almacén, se realicen con eficiencia. - Revisar y recopilar el contenido de la documentación que ingresa a esta Coordinación para la integración del

Informe al Poder Ejecutivo. - Seleccionar documentos para transparencia pública. - Las demás funciones que le asigne el Coordinador.

Periódicas: - Supervisar la elaboración del Programa Anual de Capacitación para el personal de la Coordinación,

coordinando acciones con la Comisión de Modernización e Innovación Gubernamental. - Dirigir las acciones para la integración y actualización del catálogo de artículos de consumo en el almacén. - Revisar y mantener actualizados los Manuales de Organización y el de Procedimientos de esta Coordinación,

para efecto de transparencia de la información y cumplimiento de Ley para el eficaz y eficiente desempeño de las funciones asignadas.

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III. Especificación del Puesto: Escolaridad: Conocimientos: Experiencia: Características para ocupar el puesto:

Licenciatura. Administrativos. 5 años. Actitud de servicio y organización del trabajo.

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Departamento de Enlace Interinstitucional. Nombre del Puesto: Jefe del Departamento de Enlace Interinstitucional




- Dependencias del Gobierno Federal. - Dependencias del Gobierno Estatal.

Para: - Coordinación de eventos, conferencias, integración de

documentos, representaciones, recopilación de información. - Coordinación de eventos, recopilación de información.

II. Descripción del Puesto:

Descripción Genérica

Coadyuvar para que las funciones de la Secretaría de Gobierno se realicen en base a lo estipulado en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco y al Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno.


▪ Un Jefe de Departamento “A”

Descripción Específica Permanentes: - Elaborar un análisis político nacional diario. - Apoyar a la realización de actividades asignadas a esta Coordinación. - Las demás que le asigne el Coordinador.

Periódicas: - Mantener relaciones interinstitucionales con los tres niveles de gobierno cuando se requiera. - Realizar análisis y elaborar documentos socio-políticos y organizativos asignados por el Coordinador.

III. Especificación del Puesto:


Licenciatura. Político-sociales y administrativos. 5 años. Actitud de servicio, organización del trabajo, capacidad analítica y facilidad para las relaciones interpersonales.

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Departamento de Análisis Documental. Nombre del Puesto: Jefe del Departamento de Análisis Documental




- Dependencias del Gobierno Estatal.

Para: - Coordinar acciones para cumplir con la normatividad de

transparencia de la información de esta Coordinación.


Informar al Coordinador de los sucesos políticos, productivos, económicos detectados en la prensa local. Fungir de enlace ante la unidad de acceso a la información de esta Secretaría y coordinarse, integrar, seleccionar, informar sobre los documentos de esta Coordinación que son sujetos de transparencia pública.


▪ Un Jefe de Departamento “A”

Descripción Específica Permanentes: - Elaborar un informe diario de las principales noticias editadas en medios gráficos locales, en relación al

desarrollo de la administración pública estatal. - Desempeñar como enlace de esta Coordinación ante la Unidad de Acceso a la Información en cumplimiento a

la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tabasco. - Otras que el Coordinador le encomiende. III. Especificación del Puesto:


Licenciatura. Administrativos-análisis documentales. 3 años. Actitud del servicio, organización del trabajo, conocimiento de la Ley de Transparencia.

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XII. GLOSARIO DE TÉRMINOS

- Anuario Estadístico: Documento que reúne información estadística, que tiene como objetivo ofrecer un reflejo cuantitativo de la realidad económica, social y demográfica de un país, entidad federativa o municipio. - Ayuntamiento: Órgano colegiado de gobierno de elección popular directa, que tiene a su cargo la administración del municipio y ejerce autoridad en el ámbito de su competencia. - Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de las instituciones públicas y privadas, de cuyo ejercicio generalmente es responsable uno o más órganos o unidades administrativas. - Manual de Organización: Documento que contiene información concerniente a los antecedentes, marco jurídico, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas que integran una institución. - Misión: Enunciado o la razón de ser de una dependencia, entidad o unidad responsable. - Norma: Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular las acciones o procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas en una organización. - Objetivo: Expresión cualitativa de un propósito que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio específicos a través de determinadas acciones.

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- Organograma: Representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o entidad pública, en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran. - Secretaría: Secretaría de Gobierno del Estado de Tabasco. - Unidad administrativa: Departamento, dirección general o equivalente a la que se le confieren atribuciones específicas en un reglamento interno. - Visión: Se define como una imagen acerca de lo que espera alcanzar en el futuro una organización o unidad administrativa.

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