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Manual de Organización Comisión Estatal de la Leche

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

COMISION ESTATAL DE LA LECHE


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INDICE

I.- Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 II.- Antecedentes Históricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 III.- Base Legal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 IV.- Atribuciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 V.- Estructura Orgánica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 VI.- Organigrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 VII.- Descripción de objetivos y funciones de las Unidades Administrativas que integran a la Comisión Estatal de la Leche . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 VIII.- Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25


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I.- Introducción


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La Administración Pública Paraestatal del Gobierno del Estado de Sonora,

requiere actualizarse y establecer acciones de desarrollo administrativo que

permita agilizar, mejorar y eficientar el cumplimiento de sus objetivos y metas

programadas. En virtud de lo anterior, la Comisión Estatal de la Leche, como

organismo con personalidad jurídica y patrimonio propio tiene como propósito

fungir como instancia de coordinación entre el sector público y de concertación

con los productores, industriales y comerciantes, a efecto de que la ordeña y la

comercialización de la producción lechera en el Estado, sea la requerida en

calidad y en cantidad por los consumidores de la entidad.

Corresponde ahora elaborar el Manual de Organización de la Comisión Estatal

de la Leche, con lo cual se dará cumplimiento a lo establecido en el artículo 54

de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.

El propósito de este documento es presentar en forma integral la estructura

orgánica y el funcionamiento de la Comisión, así como determinar y precisar

las funciones encomendadas a cada unidad orgánica, en el objeto de evitar

duplicidad y detectar omisiones, así como apoyar en la ejecución correcta de

las tareas asignadas al personal para propiciar la coordinación y uniformidad en

el trabajo.

El Manual de Organización de la Comisión Estatal de la Leche, estará sujeto a

cambios, toda vez que su estructura orgánica y sus funciones se modifiquen,

asimismo cuando se reformen las atribuciones que le confieren las

disposiciones normativas vigentes.

El presente instrumento administrativo, además de lo anterior, refleja los

antecedentes históricos, base legal, atribuciones, estructura orgánica,

organigrama descripción de objetivos y funciones de las unidades

administrativas que integran a la Comisión y la bibliografía utilizada.


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II.- Antecedentes Históricos.


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La Comisión Estatal de la Leche surge con la finalidad de que la producción

industrialización, distribución y comercialización de leche fresca pasteurizada

para consumo humano en el Estado de Sonora, sea la necesaria, para ello

requiere de la coordinación de las autoridades encargadas de la vigilancia e

inspección de los establos y plantas pasteurizadoras, con lo cual se garantiza

la calidad sanitaria del producto a efecto de que éste llegue al consumidor con

calidad verificada y a precio accesible.

Tiene sus antecedentes en el Acuerdo de Coordinación y Convenio de

Concertación celebrado el 29 de octubre de 1990, entre el Gobierno del Estado

de Sonora, la Secretaría de Fomento Industrial y Comercio (actualmente

Secretaría de Desarrollo Económico y Productividad), la Secretaría de Fomento

Ganadero y la Secretaría de Salud Pública, por una parte, y por la otra, la

Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos (actualmente Secretaría de

Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural), la Secretaría de Industria y

Comercio (Secretaría de Comercio) y la División Norte de Leche

Industrializada CONASUPO, con la participación de los representantes del

sector social y privado, Asociación Sonorense de Pasteurizadores de Leche

A.C., la Federación Estatal de la Pequeña Propiedad, la Unión Ganadera

Regional de Sonora y la Federación de la Cámara de Comercio en el Estado de

Sonora. Con lo anterior se establecieron las bases para crear la Comisión

Estatal de la Leche y el Servicio Estatal de Clasificación de la Leche.

A partir del mes de julio de 1991, se somete a consideración del Ejecutivo del

Estado y es aceptado que los cargos de Presidente y Secretario Técnico sean

ocupados por el Secretario y Subsecretario de Fomento Ganadero

respectivamente, mientras que el Tesorero sea el Presidente de la Unión

Ganadera Regional de Sonora en turno y como vocales los demás integrantes

de la misma, con los cuales inicia sus operaciones, siendo hasta febrero de

1992 cuando se formaliza con la expedición del Decreto que crea a la Comisión

Estatal de la Leche y se establece el Servicio Estatal de Clasificación de la


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Leche, en el que se señala su objeto, patrimonio, integrantes, atribuciones y

funciones de su Presidente.

Posteriormente en enero de 1993, previa participación de sus integrantes, se

expide mediante Boletín Oficial del Gobierno del Estado de Sonora, el

Reglamento Interior de la Comisión Estatal de la Leche, en el que se precisan

las obligaciones y atribuciones de sus integrantes, los criterios para la

celebración de reuniones y de elaboración de actas y minutas; asimismo, las

tareas específicas del Servicio Estatal de Clasificación de la Leche y del

Organo de Control Interno.

El personal que participa en las diversas actividades de la Comisión, ha sido

contratado en la modalidad de honorarios, asimismo se ha apoyado con

servidores públicos adscritos a la Secretaría de Fomento Ganadero

comisionados a este organismo para quedar integrado por las siguientes

unidades: Unidad de Apoyo Operativo, Unidad del Sistema Estatal de

Clasificación de la Leche y la Unidad de Apoyo Administrativo; la toma de

decisiones las coordina el Presidente, Secretario Técnico y Tesorero, quienes

acatan los acuerdos tomados por el Pleno de la Comisión, al cual conforman la

totalidad de integrantes quienes fungen como vocales.


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III.- Base Legal.


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- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora.

- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal ( D.O. 12, 29 de

Diciembre de 1985)

- Ley General de Salud (D.O. Núm.II,7 Febrero de 1984)

- Reglamento de la Ley General de Salud( en materia de Control

Sanitario…D.O. II, 18 de Enero de 1988)

- Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora y sus Reformas.

(B.O No.53, Sección XVII, del 30 de diciembre de 1985)

- Ley de Ganadería para el Estado de Sonora.

(B.O .No. 5 del 19 de junio de 1991)

- Ley Estatal de Salud.

( B.O. Núm.50 Secc.I, Junio 22 de 1999). )

- Ley de Planeación del Estado de Sonora.

(B.O. 10 del 2 de enero de 1984)

- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios

Relacionados con Muebles de la Administración Pública Estatal.

(B.O. No. 6, Sección I del 8 de diciembre de 1988)

- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los

Municipios y sus Reformas.

(B.O. No. 29, Sección II del 9 de abril de 1984)

- Decreto mediante el cual se crea la Comisión Estatal de la Leche y se

establece el Servicio de la Clasificación de la Leche.

(B.O. No. febrero de 1992)

- Reglamento Interior de la Comisión Estatal de la Leche.

(B.O. enero de 1993)


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- Acuerdo de Coordinación y Convenio de Concertación celebrado el 29 de

octubre de 1990, que celebran el Gobierno del Estado, representado por los

Secretarios de Fomento Ganadero, de Fomento Industrial, de Salud

Pública, del Gobierno Federal, representado por los delegados de la

Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos y de la Secretaría de

Industria y Comercio, así como con diversos organismos del sector público

y privado.

- Convenio de Desarrollo Social.

- Acuerdo No. 08-91-06 del 09 de julio de 1991, en el que se somete a

consideración que los cargos de Presidente, Secretario y Tesorero, sean

ocupados respectivamente por el Secretario de Fomento Ganadero, el

Subsecretario de Desarrollo Ganadero y un representante de los

productores y como vocales los demás integrantes de la Comisión.

- Plan Estatal de Desarrollo 1998 – 2003.

- Programa de Desarrollo Agropecuario 1998-2003, Gobierno del Estado de

Sonora.


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IV.- Atribuciones


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Decreto mediante el cual se crea la Comisión Estatal de la Leche y se establece el Servicio Estatal de Clasificación de la Leche.

ARTICULO 6º.- La “Comisión Estatal de la Leche” tendrá las siguientes atribuciones: a) Formular y ejecutar los programas de trabajo y presupuestos de operación

que para cada ejercicio anual se requieran;

b) Organizar y proporcionar el Servicio de Clasificación de Leche;

c) Establecer las tarifas que garanticen la autosuficiencia económica de dicho servicio;

d) Implementar los procedimientos de inspección más convenientes para

verificar que la totalidad de la leche que se ordeñe, pasteurice o comercialice, dentro del Estado de Sonora para consumo líquido y se ostente como “leche fresca”, sea sometida a los procedimientos de análisis en laboratorios oficiales y de certificación de calidad que hagan explícito para el consumidor el cumplimiento de las normas sanitarias y nutricionales vigentes;

e) Formular convenios con la Tesorería General del Estado (actualmente

Secretaría de Finanzas), que permitan a la Comisión acceder a los recursos mencionados en el artículo 3º, inciso C del presente ordenamiento;

f) Formular los estudios oficiales sobre costos de producción, utilización de

capacidad instalada y demás instrumentos de información que requiera la planeación y fomento de la producción, industrialización y comercialización de la leche fresca para consumo líquido en Sonora;

g) Establecer, dar a conocer y hacer cumplir las especificaciones a que se

sujetará la presentación de cualquier tipo de leche fresca que se comercialice en Sonora, en lo relacionado a hacer explícito al consumidor el grado de calidad que indiquen los análisis respectivos; y

h) Disponer y proveer todo lo necesario para el cumplimiento del objeto de la

Comisión;


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V.- Estructura Orgánica.


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1.0. Comisión Estatal de la Leche.

1.1. Unidad de Apoyo Operativo.

1.2. Unidad del Sistema Estatal de Clasificación de la Leche.

1.3. Unidad de Apoyo Administrativo.


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VI.- Organigrama.


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VII.- Descripción de objetivos y funciones de los órganos que integran a la

Comisión Estatal de la Leche.


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1.0 Comisión Estatal de la Leche.

Objetivo: Establecer los procedimientos conducentes a garantizar la autenticidad, calidad sanitaria y nutricional de la leche que se consume en el Estado, así como promover, gestionar, conducir acciones y proyectos, a fin de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas. Funciones: - Formular el anteproyecto de presupuesto de operación de cada ejercicio

anual para el cumplimiento de las tareas asignadas.

- Planear, evaluar y dar seguimiento operativo a los programas institucionales establecidos.

- Dirigir, organizar y proporcionar el Servicio de Clasificación de la Leche. - Establecer el control, certificación, calidad sanitaria y nutricional que

garanticen la autenticidad de la leche. - Promover, tramitar, conducir acciones y proyectos en coordinación con

otras instituciones públicas que conlleven al cumplimiento de los ordenamientos jurídicos vigentes y aplicables.

- Realizar los procedimientos de inspección de la leche mediante la

recolección de muestras en establos, carros-tanque y plantas pasteurizadoras.

- Supervisar en las plantas pasteurizadoras el procedimiento del manejo,

higiene, uso de material y equipo, así como al personal que maneja la leche.

- Proporcionar muestras de leche al Laboratorio Estatal de Salud Pública

para su análisis y así verificar la calidad y sanidad de la misma. - Elaborar calendario para entrega de muestras que requieren ser analizados

en coordinación con el Laboratorio Estatal de Salud Pública. - Notificar al productor, industrial y comerciante, en caso de detectar alguna

irregularidad en el resultado de las muestras de leche. - Llevar a cabo la promoción, otorgamiento, revalidación, suspensión o en su

caso cancelación de registros de las categorías sanitarias establecidas por la Secretaría de Salud Pública para los distintos grados de calidad de la leche.


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- Inspeccionar en centros comerciales leche envasada, revisando fecha de

caducidad y el cumplimiento de requisitos establecidos en materia de etiquetado, así como de precio.

- Inspeccionar que los vehículos que transportan leche a expendios, centros

comerciales, abarrotes, entre otros, cumplan con las condiciones establecidas en la Ley General de Salud y demás disposiciones aplicables.

- Llevar a cabo la prueba para la detección de mastitis en ganado lechero de

los establos registrados en el Padrón de Productores de Leche de la categoría de preferente especial.

- Proporcionar asesoría técnica a los productores que lo requieran, en

materia de manejo, higiene y diagnóstico para el tratamiento del ganado. - Participar en cursos de capacitación en materia de producción, así como en

conferencias y seminarios de actualización. - Atender al público en general en consultas y asesorías que requieran, así

como en proporcionar información del funcionamiento y operación de la Comisión.

- Coordinar la celebración de reuniones de la Comisión, asimismo elaborar

las actas correspondientes. - Dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Pleno de la Comisión. - Coordinar la integración, análisis y elaboración de los reportes mensuales

de producción de leche en el Estado. - Supervisar, controlar y evaluar el ejercicio de los recursos destinados a la

Comisión, así como eficientar el uso racional de los mismos. - Proveer de los bienes y servicios a las unidades orgánicas para el

cumplimiento de las funciones encomendadas. - Llevar a cabo la coordinación de acciones con el Comité de Campaña de

Erradicación de la Tuberculosis Bovina y Brucelosis en el Estado de Sonora.

- Mantener la información actualizada referente a ganado lechero que se

detecte positivo en tuberculosis bovina y brucelosis. - Participar en la definición de criterios para promocionar la leche que se

consume en el Estado.


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- Implantar y mantener actualizados los sistemas de registro de información, necesarios para la operación de la Comisión.

- Elaborar y presentar informes sobre los aspectos administrativos y técnicos

que se lleven a cabo, así como la aplicación de los recursos captados. - Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.


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1.1. Unidad de Apoyo Operativo. Objetivo: Organizar y coordinar la elaboración de programas y acciones para el funcionamiento y operación de la Comisión, así como planear, evaluar y dar seguimiento a las tareas realizadas, a efecto de dar cumplimiento a los programas de trabajo. Funciones: - Apoyar en la elaboración de planes, programas y acciones en lo

concerniente a las inspecciones que se realicen en establecimientos, establos y plantas pasteurizadoras.

- Evaluar las acciones de vigilancia, monitoreo y el cumplimiento de la

normatividad establecida para los establecimientos y plantas pasteurizadoras que comercializan la leche.

- Llevar a cabo la coordinación y evaluación mensual de los programas y

actividades encomendadas a las unidades administrativas de la Comisión. - Coordinar e integrar el cierre de operación de los programas y actividades

realizadas por las unidades adscritas a la Comisión. - Apoyar al Presidente y Secretario Técnico de la Comisión en la celebración

de reuniones del Subcomité Técnico, cuando así lo soliciten. - Proporcionar a las unidades administrativas apoyo en materia de planeación

y evaluación, cuando así lo requieran. - Apoyar técnica y operativamente a la Subcomisión Técnica de la Comisión,

asesorando a los productores y plantas pasteurizadoras de leche. - Realizar la evaluación y el seguimiento correspondiente de los compromisos

contraídos por la Comisión. - Coordinar la captura y procesamiento de la información recopilada de las

unidades administrativas y presentarla al Secretario Técnico para que determine las decisiones conducentes.

- Elaborar todos aquellos informes, reportes, estadísticas y demás

documentos necesarios para analizar el cumplimiento de la producción, industrialización, comercialización, calidad, cantidad y sanidad de la leche que se consume en el Estado.


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- Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 1.2. Unidad del Sistema Estatal de Clasificación de la Leche. Objetivo: Inspeccionar los establecimientos comerciales y vehículos que transportan leche envasada, asimismo vigilar, analizar y monitorear permanentemente los establos y plantas pasteurizadoras, a efecto de que el producto cumpla con las especificaciones y requisitos de las normas vigentes. Funciones: - Implementar y llevar a cabo los procedimientos conducentes que aseguren

la calidad sanitaria y nutricional de la leche que se consume en la entidad; - Recolectar muestras de leche en establos y plantas pasteurizadoras en el

Estado y enviarlas para su análisis al Laboratorio Estatal de Salud Pública. - Verificar a los carros tanque que distribuyen el producto a las plantas

cumplan con la normatividad establecida. - Inspeccionar en las plantas pasteurizadoras el procedimiento, manejo, uso

de material, equipo utilizado en el procedimiento de la leche; - Enviar para su análisis muestras de leche al Laboratorio Estatal de Salud

Pública, asimismo que verifique su calidad y sanidad. - Elaborar calendario conjuntamente con el Laboratorio Estatal de Salud

Pública para la entrega de muestras que requieren ser analizadas. - Verificar en establecimientos comerciales la fecha de caducidad y el

cumplimiento de requisitos establecidos en materia de etiquetado y precio de la leche envasada.

- Inspeccionar el transporte de leche a los expendios, abarrotes y

establecimientos comerciales, se efectúe conforme a las condiciones establecidas en la Ley General de Salud.

- Dar asesoría técnica a los productores en materia de manejo, higiene y

diagnóstico para tratamiento de ganado lechero que mejoren su nivel de producción y calidad.

- Participar en cursos de capacitación y actualización, así como seminarios y

conferencias relacionados con la producción de leche.


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- Solicitar la adquisición de materiales y servicios necesarios para el funcionamiento y operación del Servicio Estatal de Clasificación de Leche.

- Comunicar a los productores, industriales y comerciantes, sobre alguna

irregularidad detectada en el resultado de los análisis de muestras de leche y exhortarlos a que corrijan en un plazo determinado.

- Impulsar el otorgamiento, revalidación, suspensión o cancelación de los

registros de las categorías establecidas por la Secretaría de Salud Pública para los distintos grados de calidad de la leche.

- Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.


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1.3. Unidad de Apoyo Administrativo. Objetivo: Apoyar en la elaboración, ejecución, control del presupuesto de la Comisión, así como administrar los recursos humanos, financieros y materiales disponibles, a fin de lograr la eficiencia y racionalidad de los mismos. Funciones: - Elaborar el anteproyecto de presupuesto de la Comisión, de acuerdo a los

lineamientos establecidos. - Ejecutar y controlar el presupuesto anual autorizado a la Comisión. - Cumplir y dar seguimiento a las disposiciones normativas y administrativas

vigentes en lo relativo a la adquisición de bienes y servicios, así como arrendamiento de inmuebles.

- Aplicar las normas y lineamientos vigentes en referencia a la enajenación

de bienes muebles asignados a la Comisión. - Controlar y administrar los depósitos correspondientes a los ingresos

generados de las actividades realizadas por la Comisión. - Tramitar los pagos de sueldos, honorarios, viáticos, así como a

proveedores. - Llevar a cabo la conciliación mensual ante bancos. - Elaborar mensualmente los estados financieros de la Comisión e informar al

Presidente y al Secretario Técnico de la misma. - Elaborar y mantener actualizados, el Reglamento Interior, el Manual de

Organización, así como el de Procedimientos y de Servicios al público de la Comisión, de acuerdo con las políticas establecidas al respecto.

- Dar seguimiento a la operación y funcionabilidad de los manuales

administrativos de la Comisión. - Supervisar la aplicación y ejecución de recursos autorizados a la Comisión. - Mantener actualizados los inventarios y resguardos correspondientes al

mobiliario y equipo asignados a la Comisión. - Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.


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VIII.- Bibliografía.


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Bibliografía

- Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización, Secretaría de la Contraloría General del Estado, Hermosillo, Sonora, 2001.

- Quiroga Leos, Gustavo “Organización y Métodos en la Administración

Pública, México, 1987. - Información recopilada en coordinación con el personal de la Comisión

Estatal de la Leche, abril del 2001. - Decreto mediante el cual se crea la Comisión Estatal de la Leche y se

establece el Servicio Estatal de la Clasificación de la Leche, Boletín Oficial del Gobierno del Estado de Sonora, Hermosillo, Sonora, febrero de 1992.

- Reglamento Interior de la Comisión Estatal de la Leche, Boletín Oficial del

Gobierno del Estado, Hermosillo, Sonora, enero de 1993. - Antecedentes de la creación de la Comisión Estatal de la Leche, Hermosillo,

Sonora, octubre de 1990

- Presupuesto de Egresos 2002 de la Comisión Estatal de la Leche.


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1.0.1. Organo de Control Interno. Objetivo: Contribuir al fortalecimiento y a la modernización de los sistemas de control de la Comisión, para controlar, supervisar y verificar el funcionamiento de las unidades administrativas, a efecto de promover la racionalidad en el manejo y aplicación de los recursos humanos, materiales y financieros. Funciones: - Organizar, instrumentar y coordinar el sistema integrado de control interno,

de acuerdo a las normas, lineamientos e instrucciones que se expidan sobre el particular;

- Control, vigilar y fiscalizar las políticas institucionales de la Comisión; - Vigilar el cumplimiento, por parte de las unidades administrativas de la

Comisión, de las obligaciones derivadas de las disposiciones en materia de planeación, programación, presupuestación y registro de operaciones financieras;

- Revisar y recomendar que las unidades administrativas de la Comisión

cumplan con las normas, disposiciones y controles en materia de contabilidad, control presupuestal, contratación, y pago de personal, contratación de servicios, obra pública, adquisiciones, arrendamientos, conservación, uso, destino, afectación, enajenación y baja de bienes muebles e inmuebles, concesiones, almacenes y demás actividades relacionadas con la administración de la Comisión

- Dictaminar medidas necesarias para el mejoramiento de esta unidad; - Vigilar que se cuente con los controles que aseguren el eficiente manejo y

aplicación de los recursos humanos, materiales y financieros y que los mismos se utilicen conforme a los programas destinados;

- Supervisar y verificar que los programas incluidos en el presupuesto se

cumplan investigando, en su caso, el motivo y justificación de las desviaciones;

- Hacer verificaciones periódicas de las nóminas del personal adscrito; - Sugerir al pleno de la Comisión las medidas necesarias para el

mejoramiento funcional de las unidades administrativas;


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- Proporcionar a la Secretaría de la Contraloría General del Estado, los

elementos necesarios para coadyuvar a que ésta expida las bases y normas a que se sujetarán las auditorías que se practiquen a las áreas administrativas.

- Opinar a solicitud de la Secretaría de la Contraloría General del Estado,

sobre el contenido y desarrollo de los programas anuales de dichas auditorías.

- Controlar y supervisar los trabajos de auditoría interna de la Comisión,

realización conforme a las bases que emita la Secretaría de la Contraloría General del Estado, conforme a ésta el resultado.

- Informar al pleno de la Comisión sobre los resultados de las revisiones e

inspecciones efectuadas para la instrumentación de acciones y medidas correctivas que sean pertinentes.

- Formular con base en el resultado de las auditorías, las observaciones y

recomendaciones necesarias, para mejorar la eficiencia en las operaciones y establecer un seguimiento de la aplicación de dichas recomendaciones.

- Atender y turnar a la Secretaría de la Contraloría General del Estado, de

conformidad con la normatividad aplicable, las denuncias que se reciban en contra de los trabajadores de la Comisión;

- Levantar las actas administrativas y los pliegos de responsabilidad que

procedan; - Notificar las responsabilidades identificadas en las auditorías y proceder, en

su caso; - Aplicar las sanciones procedentes conforme a la normatividad vigente; - Atender las quejas y denuncias y dar seguimiento al desahogo de las

mismas, así como llevar su registro y control. - Turnar a la Secretaría de la Contraloría General del Estado, los expedientes

y documentación relativos a las investigaciones y auditorías practicadas, si de las mismas presumiblemente se derivan responsabilidades.

- Participar en la formulación del Plan de Desarrollo institucional, Programa

Operativo Anual, Presupuestos de Ingresos y Egresos y en los informes para la evaluación correspondiente; y

- Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.

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