manual de operaciones febrero 2015

MANUAL DE OPERACIONES – PERSONALIZACIÓN HABITAT PARA LA HUMANIDAD

Última Revisión: 28 de Febrero de 2015

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PROCALC 5.1

PERSONALIZACIÓN HÁBITAT PARA LA HUMANIDAD

Noviembre 2014/Febrero 2015



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ÍNDICE

Tópico Página

Abstract 3

Ciclo de Vida de una Obra 4

Importación 5

Elaboración del Presupuesto 10

Precios de los Materiales 19

Pasar las lista de Precios a las Obras 23

Obtener Resultados 25

Uso del Panel de Control 27

Adicionales de Obra 31

Lista de Referencia de la Obra 33

Tabla de Importes de Mano de Obra y Retenciones 35

Pago de Retenciones 36

Retrasos de Obra 39

Seguridad y Desbloqueo 40

Relación entre un ATC y su Responsable de Compra 42

Presupuesto y Lista de Materiales en un solo paso 43

Corrección de Errores 45

Adenda N° 1

Filtro para seleccionar Obras por ATC en la asignación de Listas de Precios 46

Selección de los Materiales que se cotizarán 47

Modificación de Pantalla Panel de Control 50

Contrapartida 51

Registrar Contrapartida 52

Consultar Contrapartida 55

Cambio de Precio y Proveedor desde la Lista de Precios 56

IMPORTANTE!: REDUCCIÓN DE PASOS EN EL CÁLCULO 60

Crear Modelos de Obras 61

Adenda N° 2

Registro Fotográfico en Libro de Obra 63

NOTA IMPORTANTE 69



3

ABSTRACT

En este manual se describen las operaciones necesarias para registrar, calcular el presupuesto y elaborar resultados de

cada uno de los Usuarios beneficiados.

Se considera que el sistema existente en la organización proveerá informaciones necesarias para la transferencia a

PROCALC 51 y recibirá parte de las informaciones necesarias para seguir con las operaciones normalizadas hasta la

fecha.

Por lo tanto, PROCALC 51 se inserta entre el momento de recepción de un nuevo Usuario y la finalización del proceso

de elaboración del Presupuesto, lista de materiales, y otros resultados.

La finalidad es automatizar la elaboración de Presupuestos para normalizar esa actividad en el marco de los sistemas

informáticos de Hábitat para la Humanidad.

Por lo tanto, el esquema de trabajo queda así:

Todas las transferencias de información se realizan exportando e importado desde y hacia planillas Excel que luego

serán tratadas por el departamento de informática de la organización.

Por lo tanto, no existe un contacto directo entre ambos sistemas y de ello se desprende que no hay posibilidad de

transferir información sin los correspondientes controles.



4

CICLO DE VIDA DE UNA OBRA

1. Ejecutar el Mantenimiento de las Listas de Precios de Proveedores

2. Importar los datos necesarios desde el sistema existente al sistema PROCALC 5.1

3. Construir el proyecto tomando Ítems desde la Biblioteca y agregando nuevos

4. Ajustar cantidades a ejecutar, Precios y Cantidades de Materiales en los Ítems

5. Ajustar Precios de Materiales en la Obra si es necesario

6. Calcular un Presupuesto

7. Calcular un Presupuesto Matricial

8. Calcular Explosión de Insumos (Materiales Necesarios)

9. Calcular e Imprimir o Exportar la lista de Compras

10. Ingresar al Panel de Control

11. Si la Obra está correcta, proceder al Bloqueo de la misma (No se podrá volver sobre ella para modificar)

12. Generar Cómputo Presupuesto y Lista de Materiales según normativa de Hábitat para la Humanidad

13. Ingresar al Cronograma

14. Calcular pagos semanales de Mano de Obra e importe de las Retenciones

15. Realizar el control semanal de cada Obra, registrando pago de Retenciones y extensiones de plazos

16. Pagar la última Retención para terminar el proceso y ocultar la Obra en el Cronograma



5

Esquema general de trabajo

Las características de PROCALC 5.1 permiten la elaboración de presupuestos, listados de materiales, cronogramas de

trabajo y análisis de precios.

Para esta versión se automatiza el ingreso de datos de presupuestos según éste orden de trabajo:

Importación desde el sistema actual

Se utiliza una planilla Excel modelizada sobre la cual se vuelcan los datos necesarios:

1. Se importa a PROCALC 5.1 siguiendo estas opciones:

Seleccionar Panel de Control



6

Seleccionar el ATC responsable

Opción Importar



7

Desde la planilla Excel con datos, seleccionar y copiar la información.

Pegar los datos



8

Importar al PROCALC 5.1

Seleccionar las Obras por ATC



9

Filtrar según requerimiento para la consulta

Las obras recién importadas se muestran coloreadas si aún no se ha comenzado a elaborar el correspondiente

Presupuesto.

Cuando el trabajo de elaboración de Presupuestos se comienza a realizar, el estado de la obra cambia a color blanco.



10

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Para elaborar, modificar y ajustar los valores de Presupuesto, se cuenta con una Biblioteca de Ítems pre-elaborada,

que puede ser incrementada con nuevas tareas según la necesidad del momento.

La biblioteca contiene la totalidad de la información de materiales y cantidades según la publicación Mandu’a y se

utiliza para completar los datos de rubros y tareas en cada presupuesto.

También podrá escribir ítems especiales que no estén contenidos en la Biblioteca de Ítems.

Para elaborar un Presupuesto a partir de los datos importados desde planilla Excel:

Seleccione PRESUPUESTO RÁPIDO



11

Seleccione la Obra

Seleccione CARGA RÁPIDA



12

Pantalla de la Obra sin ítems (inicio del trabajo)

Doble clic para acceder a la Biblioteca de Ítems



13

Métodos de búsqueda en la Biblioteca de Ítems

Clic para visualizar la composición de la tarea



14

Captura de los datos para transferir a la obra en elaboración

Muestra de varios ítems incorporados a la obra.



15

Complete con las cantidades a ejecutar

Aclaramos en este punto que no es necesario realizar la incorporación de todas las tareas de una sola vez.

Este procedimiento se puede ejecutar tantas veces como sea necesario hasta completar la totalidad de las tareas de

obra.

Luego podrá ordenar según su necesidad, modificar el Rubro o Título bajo el cual estará encuadrado cada ítem de obra

y preparar el resto de la información necesaria para elaborar el Presupuesto.

Finalmente, seleccione Agregar al Proyecto



16

Esta pantalla le permite cambiar los Títulos bajo los que encuadrará las tareas

Título seleccionado



17

Una vez completados los títulos, podrá reordenar según su necesidad

Pantalla de Reordenamiento

Las tareas de determinación de Títulos, Reordenamiento y modificación de Cantidades se pueden realizar en cualquier

momento porque PROCALC 5.1 posee opciones independientes para realizar los cambios necesarios en cualquier

momento.



18

Final de la Carga Rápida y armado de la Obra.

De esta manera, cada Obra podrá ser estructurada según cada necesidad y dejará disponible la información para

futuras modificaciones y ajustes.



19

PRECIOS DE LOS MATERIALES

Para normalizar la carga de precios de materiales se modificó parte del sistema permitiendo ahora el registro de

precios de materiales por Proveedor.

Estos precios pueden ser cargados a las Obras en elaboración en cualquiera de sus listas de precios.

De esta manera, si se mantienen actualizadas las listas de los proveedores, resulta muy sencillo terminar la

elaboración de los presupuestos.

También se puede predeterminar el precio de la Mano de Obra, según una tabla que se desprende de la lista de

tareas incorporadas a la Biblioteca.

Todas estas opciones se encuentran en



20

Se puede acceder a cualquier Proveedor para administrar su lista de precios, crear una nueva o modificar una

existente.

Seleccione Administrar Lista de Precios



21

Seleccione los materiales que provee cada proveedor y coloque su precio para formar las listas iniciales



22

Grabe, imprima y/o guarde en Excel (recomendado)

En una primera instancia deberá crear las listas manualmente

Luego podrá hacer importaciones de actualizaciones de precios



23

PASAR LAS LISTA DE PRECIOS A LAS OBRAS

Cuando tenga sus listas de precios cargadas, puede cargar esos precios a su obra.

Seleccione Exportar Precios a Obra

Seleccione la Obra, la Lista Destino y Exporte



24

Los materiales coincidentes se actualizarán automáticamente en la Obra.

Puede completar todos los materiales usando diferentes proveedores y los precios se agregarán en la lista de la Obra.



25

OBTENER RESULTADOS

Ahora podrá elaborar su primer presupuesto

Más adelante podrá modificar precios, cómputos y composiciones según su necesidad

Recuerde que cuanto más precisa sea la primera aproximación en términos de tares, materiales, cantidades y precios,

más sencillo será luego realizar los ajustes necesarios.

Seleccione Presupuestos Normal

Contiene todas las opciones para realizar ajustes posteriores.



26

Seleccione la Obra y calcule el Presupuesto

Seleccione Presupuestos y Cronogramas



27

Elabore un Presupuesto Matricial que será la base de todas las operaciones siguientes en Hábitat para la Humanidad

Con esta operación termina el proceso de elaboración de Presupuestos



28

Observe que ya cambia el color de la obra en elaboración

Seleccione una Obra y Lista de Precios

Seleccione la Obra y luego Calcular



29

Seleccione luego O.de Compra para elaborar la lista de materiales que pasará al sistema existente.

Esta lista se exporta a Excel y se pasa al administrador de sistemas



30

Seleccione Presupuesto

Obtendrá el presupuesto requerido en el formato adecuado



31

ADICIONALES

Puede generar Adicionales de Obra a partir de una Obra elaborada

Seleccione Adicional

Modifique lo que necesite y cree su Adicional



32

Su Adicional de Obra está creado y se repite el ciclo de incorporación de Tareas, Precios, Cantidades, Etc.



33

NUEVA OPCIÓN – LISTA DE REFERENCIA DE LA OBRA

Para facilitar la búsqueda de precios y determinar claramente cuáles materiales de una Obra ya están registrados en

las listas de Precios de los Proveedores, se agrega esta nueva función que permite conocer el estado de registro de

precios de los diferentes Proveedores.

Para elaborar esta información, y mientras está calculando el importe de su Obra, utilice la opción Explosión de

Insumos.



34

Se le presentará la lista de materiales definida para su Obra, en su formato habitual.

Podrá seleccionar la nueva función “Lista Referencia”

Se le exhibirá la lista de materiales asociada con los proveedores que registran los materiales de su Obra.

Ahora podrá con más seguridad, determinar los nuevos Proveedores o hacer las cotizaciones necesarias para poder

valorizar su Obra.



35

TABLA DE IMPORTES DE MANO DE OBRA Y RETENCIONES

Doble Clic sobre el Importe de Mano de Obra habilita la pantalla de cálculo de importes semanales y Retenciones

Se informa el % de Retenciones y se calculan los importes que pasarán al Cronograma



36

PAGO DE RETENCIONES Y REGISTRO DE RETRASOS

Doble Clic sobre la celda de la semana habilita la pantalla de Comentarios que ahora permite realizar el pago de una

Retención



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38

La Retención se visualiza en el Cronograma. Cuando se paga el 100% de la Retención la Obra cambia a estado

Terminado y no se vuelve a visualizar en el Cronograma.

Observación:

Debido a que el sistema permite pagar el 50% de la Retención en cada semana elegida, si desea pagar al 100% de la

Retención deberá hacerlo en dos semanas seguidas para completar el total y poder pasar automáticamente al estado

Terminado.



39

RETRASOS DE OBRA

Clic con Botón Derecho del mouse habilita la opción para registrar un retraso de obra y su consiguiente falta de pago

de Mano de Obra.



40

SEGURIDAD Y DESBLOQUEO

Se habilitaron las opciones de Seguridad de la Información.

Se puede registrar una clave para cada módulo principal y para diversas opciones del sistema.

Se solicitará la clave de seguridad para los módulos u opciones registrados.



41

Se permite el desbloqueo de obras que estuvieran bloqueadas, para poder ajustar valores o corregir errores.



42

RELACIÓN ENTRE UN ATC Y SU RESPONSABLE DE COMPRAS

La Tabla de ATC permite asignar un Responsable de Compras a cada ATC.



43

PRESUPUESTO Y LISTA DE MATERIALES EN UN SOLO PASO

Para acelerar el trabajo se elaboran ambos informes simultáneamente y se cargan en una sola planilla Excel



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45

CORRECCIÓN DE ERRORES

Se completaron los datos faltantes en el Presupuesto y en la Lista de Materiales (Faltante: Responsable de Compras)



46

ADENDA N° 1 – 20/12/2014

Filtro para seleccionar Obras por ATC en la asignación de

Listas de Precios

Se puede seleccionar las Obras de cada ATC para asignar los Precios de los Proveedores.



47

SELECCIÓN DE LOS MATERIALES QUE SE COTIZARÁN

Para poder seleccionar algunos materiales de una lista de precios de proveedor, se procede de la siguiente manera:

Seleccione el Proveedor y compruebe que los precios sean correctos.

Seleccione Exportar Precios a Obra



48

Seleccione la Lista Destino

Se presenta la pantalla con todos los precios del Proveedor seleccionado

Puede marcar o desmarcar según su necesidad para asignar solamente lo que corresponda

Seleccione Confirmar



49

Solamente se asigna a Obra el conjunto de precios marcados.



50

Se elimina el botón Materiales y queda solamente el de Presupuesto.



51

CONTRAPARTIDA

Para registrar el conjunto de materiales que provee el Usuario, se habilitan las pantallas de Registro de Contrapartida y

de Consulta de Contrapartida.



52

REGISTRAR CONTRAPARTIDA

Permite ingresar los datos de los materiales aportados por el Usuario.

El registro de la contrapartida se realiza cargando manualmente las cantidades correspondientes.

También puede borrar una contrapartida o realizar modificaciones.

Se emite un informe impreso y una planilla Excel.



53

Luego de registrar la CONTRAPARTIDA, se visualiza en la planilla de Materiales el correspondiente descuento.

Estado Inicial

Contrapartida



54

Estado actualizado



55

CONSULTAR CONTRAPARTIDA

Podrá consultar, imprimir o generar la planilla Excel.



56

CAMBIO DE PRECIO Y PROVEEDOR

Es posible realizar cambios de Precios y de Proveedor directamente desde la Lista de Precios de la Obra, en modo

Presupuestos Normal

Seleccione ATC y Obra y abra la Lista de Precios



57

Un material tiene asignado un Precio y no tiene asignado Proveedor



58

Con doble clic sobre el precio que se desea cambiar, se abre la ventana de consulta de precios de diferentes

Proveedores

Seleccione el Proveedor y precios deseado con Doble Clic



59

Se modifica el Precio y el Proveedor y se graba automáticamente la nueva información



60

IMPORTANTE! : REDUCCIÓN DE PASOS DE CÁLCULO

Para reducir los tiempos de cálculo y evitar pasos intermedios innecesarios, se ha modificado el método de cálculo de

la información requerida para obtener resultados en el Presupuesto Hábitat (Formulario FIATZ 1-3)

Por lo tanto, solamente se requiere elaborar un Presupuesto en modo Presupuestos Normal.



61

CREAR MODELO DE OBRA

Para facilitar la creación de modelos de trabajo y cálculo de Prototipos, se utiliza la función Crear un Modelo.

El proyecto seleccionado será marcado como modelo y podrá luego duplicarse para adaptarlo según su necesidad.



62

El objetivo de crear modelos de obras es permitir que los ATC puedan elaborar prototipos para ser analizados y

eventualmente incorporados al catálogo general de prototipos de Hábitat para la Humanidad.

MANUAL DE OPERACIONES

ADENDA N° 2

REGISTRO FOTOGRÁFICO EN LIBRO DE OBRA

Se incorpora una nueva función al Libro de Obra.

Se permite la inclusión de hasta 4 fotografías con comentarios para

Debe considerarse lo siguiente:

En la carpeta \RESULTADOS\FOTOS se crea ahora un árbol con cada una de las obras en ejecución.

Se recomienda colocar allí las fotografías de cada obra, en su correspondiente carpeta

El Libro de Obra considera a cada ATC para la versión desarrollada para Hábitat para la Humanidad.

En la Versión normal no solicita datos del ATC. En todo caso, el funcionamiento es idéntico.

El Libro de Obra se inicia desde el Menú Principal.


Última Revisión: 28 de Febrero

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ADENDA N° 2 – 28/02/2014


Se incorpora una nueva función al Libro de Obra.

Se permite la inclusión de hasta 4 fotografías con comentarios para documentar el avance del proyecto.

FOTOS se crea ahora un árbol con cada una de las obras en ejecución.


o de Obra considera a cada ATC para la versión desarrollada para Hábitat para la Humanidad.


El Libro de Obra se inicia desde el Menú Principal.

HABITAT PARA LA HUMANIDAD 28 de Febrero de 2015

28/02/2014


documentar el avance del proyecto.

FOTOS se crea ahora un árbol con cada una de las obras en ejecución.


o de Obra considera a cada ATC para la versión desarrollada para Hábitat para la Humanidad.




64

Seleccione ATC y Obra y registre una nueva visita

Seleccione Fotografías



65

En esta pantalla podrá registrar fotos y comentarios

Con doble click abre la pantalla de selección de fotos

Doble click sobre la foto elegida



66

Grabe las fotografías en PROCALC 5.1



67

Y finalmente grabe la otra información de la visita

Para consultar una visita y sus fotos, seleccione la fecha de la misma



68

Cada visita a obra registra hasta 4 fotografías. Puede ampliarlas con el ícono de ampliar imagen.



69

NOTA IMPORTANTE

Para evitar posibles pérdidas de información, se debe quitar toda referencia a comillas (“) o apóstrofes (‘) en los

materiales de la base de datos.

Se ha detectado que en determinadas situaciones, estos símbolos impiden la visualización de los materiales que los

poseen, en el listado de materiales de cada proyecto.

manual de operaciones febrero 2015

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