manual de normas y procedimientos en materia de denuncias

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA LA

PRESENTACIÓN Y ATENCIÓN

DE PETICIONES, QUEJAS Y

DENUNCIAS

Punto de Cuenta Nº MNyP-OAC-002-2016 de fecha 26 de agosto de 2016

Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 037-2016 de fecha 30 de agosto de 2016

Sección: Asunto:

CONTENIDO:

3

- RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL

- INTRODUCCIÓN

- ASPECTOS GENERALES

- Base Normativa

- Objetivo y Alcance

- Misión y Visión de la Oficina de Atención al Ciudadano

- Funciones de la Oficina de Atención al Ciudadano

- Atribuciones del o la Responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano

- Normas Generales

- ASPECTOS ESPECÍFICOS

- Del Expediente

- De la Valoración Preliminar

- Del Auto de Apertura o Inicio

- De la Presentación de Peticiones, Reclamos, Quejas y Denuncias

- Procedimientos para la Presentación de Peticiones, Reclamos, Quejas y

Denuncias

- GLOSARIO

- ANEXOS

- -Formularios

- Autos Utilizados

Sección: Asunto:

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:

4

RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 037-2016

JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN

CONTRALOR MUNICIPAL

El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad,

titular de la Cedula de Identidad número 10.093.866, en su carácter de Contralor Municipal

del municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según consta

en Acta de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013 emitida

por el Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en Gaceta

Municipal Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales

conferidas en el artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,

en concordancia a lo tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica

del Poder Público Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3

y 44 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal; a tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de

Procedimientos Administrativos y concatenado a lo establecido en el artículo 6 del

Reglamento Interno de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz.

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder

Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y

administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar,

realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la

sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto

de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de

gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades

organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza

con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de

gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa

que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han

sido asignados en un determinado ejercicio fiscal.

CONSIDERANDO

Que es potestad del Contralor del municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía

orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la

optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando

Sección: Asunto:


5

los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se

ejecutan en esta Contraloría Municipal.

CONSIDERANDO

Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que

comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y

procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, cuyo

propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y

administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la

observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y

metas de esta Contraloría Municipal.

CONSIDERANDO

Que la participación ciudadana es en un derecho constitucional que tiene todo ciudadano y

ciudadana, sin excepción alguna, y que puede ser ejercida de manera directa o a través de

sus representantes. Siendo esa participación un mecanismo para el fortalecimiento de la

gestión pública, el aseguramiento de la transparencia y el logro de los fines del Estado, en

cuanto al alcance de la democracia participativa y protagónica, así como la mayor suma de

felicidad posible.

CONSIDERANDO

Que la Contraloría Municipal debe propiciar y fortalecer los canales de participación

ciudadana, siendo la atención al ciudadano un medio ideal para ello. Por lo cual, es

imprescindible contar con instrumento normativos que señalen de manera clara y precisa

las acciones que deben seguir las servidoras y servidores públicos de este órgano de control

fiscal externo, que haga posible ofrecer una atención justa y de calidad, acorde a la

importancia que los ciudadanos y ciudadanas tienen para la Contraloría del municipio

Eulalia Buroz.

CONSIDERANDO

Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,

establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los

procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo el su

Sección: Asunto:


6

objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y

procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz.”

RESUELVE

PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

PRESENTACIÓN Y ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y DENUNCIAS,

presentado por la Oficina de Atención al Ciudadano (OAC) de este órgano de control

externo, a través del Punto de Cuenta Nº MNyP-OAC-002-2016 de fecha 26 de agosto de

2016.

SEGUNDO: El referido manual desarrolla las normas y los procedimientos que deben

llevar la Oficina de Atención al Ciudadano para atender los ciudadanos y ciudadanas del

municipio Eulalia Buroz, en cuanto a sus peticiones, reclamos, quejas y denuncias.

TERCERO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

PRESENTACIÓN Y ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y DENUNCIAS

aprobado en este acto, consta del siguiente contenido:

- RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL

- INTRODUCCIÓN

- ASPECTOS GENERALES

- Base Normativa

- Objetivo y Alcance

- Misión y Visión de la Oficina de Atención al Ciudadano

- Funciones de la Oficina de Atención al Ciudadano

- Atribuciones del o la Responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano

- Normas Generales

- ASPECTOS ESPECÍFICOS

- Del Expediente

- De la Valoración Preliminar

- Del Auto de Apertura o Inicio

- De la Presentación de Peticiones, Reclamos, Quejas y Denuncias

- Procedimientos para la Presentación de Peticiones, Reclamos, Quejas y

Denuncias

- GLOSARIO

- ANEXOS

- -Formularios

- Autos Utilizados

Sección: Asunto:


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CUARTO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

PRESENTACIÓN Y ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y DENUNCIAS

tendrá vigencia a partir de la presente fecha de aprobación por la Máxima autoridad.

QUINTO: Se deja sin efecto el “Manual de Normas para la Presentación y Atención de

Peticiones, Quejas y Denuncias”, aprobado mediante memorando Nº C.M.E.B. D.C. 49-

2016 del 30 de mayo de 2016.

SEXTO: Es responsabilidad de la Oficina de Atención al Ciudadano de la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en el mencionado Manual.

Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los treinta (30) día del

mes de agosto del año dos mil dieciséis (2016), en el Municipio Eulalia Buroz, Mamporal

del estado Bolivariano de Miranda.

Comuníquese y publíquese

Cúmplase

Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L.

CONTRALOR MUNICIPAL Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz

Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en

Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013

Sección: Asunto:

INTRODUCCIÓN

8

La Oficina de Atención al Ciudadano (OAC) de la Contraloría del municipio Eulalia

Buroz es una dependencia fundamental para el cumplimiento de la visión y la misión de la

Institución. Ella permite el desarrollo de actividades tendente a dar cumplimiento al

principio constitucional de la “Democracia Participativa“, en la cual los ciudadanos y

ciudadanas son el elemento fundamental de la gestión pública.

La participación ciudadana, como proceso social transformador, es un derecho

constitucional por medio del cual los ciudadanos y ciudadanas de Venezuela tienen el poder

de ejercer la soberanía popular que pretende alcanzar el bien común, lograr la mayor

eficiencia en el diseño, ejecución, control y resultados de las políticas públicas y de las

gestión que para su ejecución ellas tienen inmersa.

La atención al ciudadano es parte importante del proceso de participación

ciudadana, sus quejas, reclamos, sugerencia y denuncias deben ser atendidas con especial

esmero, buscando satisfacer, en la medida posible, los requerimientos que a la OAC

lleguen. La calidad del servicio es un valor fundamental en la gestión de la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz, por tanto, más que funcionarios públicos, quienes integran el

órgano de control fiscal externo deben ser “Servidores Públicos”.

En función a lo antes expuesto, se diseña y se coloca en funcionamiento el presente

manual de normas y procedimientos con el cual se regula la atención de los reclamos,

quejas, peticiones y/o denuncias que presentes los ciudadanos o ciudadanas a la OAC. El

mismo consta de las siguientes secciones: la primera corresponde a la presente

introducción, la siguiente se refiere a los aspectos generales que contiene la base normativa,

el objetivo y alcance del manual, la misión y visión de la OAC y las normas generales

como tal. Luego siguen los aspectos específicos, en el cual se trata el aspecto del manejo

de los expedientes, la valoración preliminar de la denuncia, así como el auto de inicio o

apertura del procedimiento, la presentación de las peticiones, reclamos, quejas y denuncia.

Sección: Asunto:

INTRODUCCIÓN

9

En esta misma sección se señalan los responsables y las acciones que deben cumplirse para

ejecutar el procedimiento. Posteriormente, se agrega un glosario y por último, se agregan

los anexos, que se refiere a los formatos que deben utilizarse según lo establecido en el

presente documento, así como modelos de los autos utilizados en el procedimiento.

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES BASE NORMATIVA

Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha

10

1 Constitución de la República

Bolivariana de Venezuela

5.908 extraordinaria 19 febrero 2009

2 Ley Orgánica de

Procedimientos

Administrativos

2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981

3 Ley de Reforma Parcial de la

Ley Orgánica de la

Contraloría General de la

República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal

6.013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010

4 Decreto con Rango, Valor y

Fuerza de Ley de Reforma de

Ley Contra la Corrupción

6.155 Extraordinaria 19 de noviembre de 2014

5 Ley Orgánica del Poder

Público Municipal

6.015 Extraordinaria 28 de diciembre de 2010


Fuerza de Ley de Reforma de

Ley Orgánica de

Planificación Pública y

Popular



Fuerza de Ley Orgánica de la

Administración Pública



Fuerza de Ley de

Simplificación de Trámites

40.548 26 de noviembre de 2014

9 Ley orgánica de Poder

Ciudadano

37.310 25 de octubre de 2001

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES BASE NORMATIVA

Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha

11

10 Ley Orgánica del Poder

Popular


11 Ley Orgánica de las Comunas 6.011 Extraordinaria 21 de diciembre de 2010

12 Ley Orgánica de Contraloría

Social


13 Reglamento de la Ley

Orgánica de la Contraloría

General de la República, y

del Sistema Nacional de

Control Fiscal

39.240 12 de agosto de 2009

14 Reglamento Interno de la

Contraloría del Municipio

Eulalia Buroz

Resolución 036-2016 16 de agosto de 2016

15 Instructivo en Materia de

Denuncia de la Contraloría

General de la República

36.979 23 de junio de 2000

16 Resolución Organizativa Nº 1

referente a la Organización y

Funcionamiento de las

Dependencias Adscritas al

Despacho del Contralor (a) y

del Director (a) General

Resolución C.M.E.B. Nº

047-2015

28 de diciembre de 2015

17 Manual de Organización de la

Oficina de Atención al

Ciudadano de la Contraloría

del Municipio Eulalia Buroz

Resolución C.M.E.B. Nº

046-2015

28 de diciembre de 2015

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES OBJETIVO Y ALCANCE

12

OBJETIVO

Establecer los mecanismos que regulan el

procedimiento para la presentación de

peticiones, quejas, reclamos y denuncia

por parte de los ciudadanos y ciudadanas

del municipio Eulalia Buroz, individual o

colectivamente, ante la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz, y cuáles deben

ser las acciones ejecutadas por los

servidores y servidoras de la Oficina de

Atención al Ciudadano de esta

Contraloría Municipal para responder

eficientemente y oportunamente ante esos

ciudadanos y ciudadanas.

ALCANCE

Manual de Normas y Procedimientos se

encuentra dirigido especialmente a los

servidores y servidoras que integran a la

Oficina de Atención al Ciudadano de la

Contraloría del municipio Eulalia Buroz,

y al resto del personal del mencionado

órgano de control municipal, quienes

también están facultados y obligado a

servir y atender a los ciudadanos y

ciudadanas del municipio Eulalia Buroz

que requieran del apoyo de esta

Contraloría Municipal. ¡Contralores

Somos Todos¡

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES MISIÓN Y VISIÓN DE LA OAC

13

MISIÓN

Nuestra razón de ser: los ciudadanos, que

siendo dueños del poder real, pueden y

deben participar de forma directa,

organizada, individual o colectiva en la

vigilancia, seguimiento y control de la

gestión de los recursos y bienes públicos,

de los que son propietarios. Para ello,

debemos abrir las puertas de nuestra

Contraloría Municipal, para que el

colectivo tenga acceso a nuestros

servicios de apoyo al Poder Ciudadano.

La promoción de la participación en todas

sus facetas; el fomento la educación, de la

liberación de las energías creadoras del

pueblo es nuestro objetivo. Atendemos al

municipio Eulalia Buroz con ahínco y

esmero, interpretando el sentir colectivo,

bajo una filosofía de servicio público.

Escuchar, atender, formar, informar,

gestionar, entender y empoderar a los

ciudadanos, es nuestra contribución más

preciada a la sociedad. Todo ello

buscando el logro de la ética pública y la

moral administrativa.

VISIÓN

Ser un canal para la participación y

formación ciudadana, que coadyuve a la

transparencia y el control social como

medio para el fortalecimiento de la

democracia participativa y protagónica,

siendo promotor incansable de los

principios y valores que deben regir la

conducta de los servidores públicos y de

los ciudadanos.

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES FUNCIONES DE LA OAC

14

La Oficina de Atención al Ciudadano (OAC), de acuerdo al Reglamento Interno de la

Contraloría Municipal posee las siguientes funciones:

1. Promover la participación ciudadana como parte del control social, en el control,

fiscalización y evaluación de obras, programas, servicios, patrimonio local y

ambiental, así como la inversión pública en el Municipio Eulalia Buroz.

2. Promover mecanismo de control ciudadano en proyectos de impacto económico,

financiero y social.

3. Atender y asesorar a los ciudadanos y ciudadanas que accedan a la Contraloría

Municipal a solicitar información, requerir documentación o interponer denuncias,

quejas, reclamos, sugerencia o peticiones.

4. Recibir, tramitar, valorar, resolver denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o

peticiones, remitirlas a la dependencia de la Contraloría Municipal e informar al

Contralor o Contralora Municipal los resultados obtenidos, a los fines de comunicar

a los interesados o al órgano o ente que tenga competencia para conocerla según el

caso.

5. Llevar un registro de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias y peticiones; las

actividades realizadas con ocasión a ellas y los resultados obtenidos de la

tramitación de las mismas.

6. Remitir a la Unidad de Auditoría interna de la Contraloría Municipal, una relación

mensual de todas las denuncias recibidas.

7. Promover el control social en los diferentes sectores y organizaciones comunitarias

que hagan vida activa en el municipio.

8. Desarrollar objetivos, estrategias y mecanismos de formación y capacitación social

a través de talleres, cursos, charlas, seminarios, entre otros; a los efectos de integrar

a la ciudadanía en el control social y fortalecer el control fiscal.

Sección: Asunto:


15

9. Realizar actividades encaminadas a promover la educación como proceso creador

de la ciudadanía, la solidaridad, la libertad, la democracia, la responsabilidad social

y el trabajo, así como ética y la moral administrativa.

10. Llevar un registro de las comunidades organizadas del municipio Eulalia Buroz.

11. Implantar mecanismos efectivos de comunicación e información comunitaria para el

control social e institucional y cualquier otra información de interés público.

12. Informar a la ciudadanía sobre la utilización de los recursos que integran el

patrimonio de la Contraloría Municipal, a través de un informe de fácil manejo y

comprensión, que se publicará trimestralmente y se pondrá a disposición de

cualquier persona.

13. Asesorar a las contralorías sociales, sectoriales y comunitarias del municipio.

14. Brindar las asesorías necesarias a los Consejos Comunales y Comunas que soliciten

dentro del ámbito de las competencias establecidas para la Contraloría Municipal.

15. Establecer enlaces interinstitucionales necesarios para lograr la eficiencia y eficacia

del Órgano Contralor Municipal.

16. Realizar estudios de investigación, proyectos, programas, manuales, reglamentos y

demás instrumentos que contribuyan al desarrollo de la Participación Ciudadana en

el control fiscal, así como el fortalecimiento institucional de este Órgano Contralor

Municipal.

17. Encargarse de la organización de las actividades formativas que diseñe y ejecute la

Contraloría del municipio Eulalia Buroz, con el propósito de fortalecer la capacidad

de gestión de los órganos y entes municipales.

18. Responsabilizarse del diseño, organización, ejecución y seguimientos de los eventos

y actividades festivas o sociales que se desarrollen dentro de la Contraloría

Municipal.

Sección: Asunto:


16

19. Las demás actividades que le sean asignadas por el Contralor o Contralora

Municipal, las Leyes y Ordenanzas que rigen la materia.

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES ATRIBUCIONES DEL O LA RESPONSABLE DE LA OAC

17

Según el Reglamento Interno de la Contraloría Municipal, le corresponde al responsable de

la Oficina de Atención al Ciudadano las siguientes atribuciones:

1.- Planificar, coordinar y desarrollar eventos, charlas, talleres, seminarios y cualquier otra

actividad dirigidos a promover la participación ciudadana en el ejercicio del control

fiscal.

2.- Atender y orientar a quienes formulen peticiones a la Contraloría Municipal para la

resolución de algún asunto determinado.

3.- Dirigir, gestionar y valorar las denuncias formuladas por los interesados, y remitirlas a

la Dirección de Control Posterior de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.

4.- Someter a la consideración del Contralor o Contralora Municipal, el proyecto de

comunicación destinado a informar a los ciudadanos y ciudadanas las decisiones o

respuesta a las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones formuladas ante la

Contraloría Municipal.

5.- Someter a la consideración del Contralor o Contralora Municipal, el proyecto de

comunicación destinado a remitir a los órganos u entes competentes, el expediente de

denuncia, queja, reclamo, sugerencia o petición, cuando no se trate de actos, hechos u

omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionada con la

administración, manejo o custodia de fondos o bienes públicos que corresponda conocer

a la Contraloría Municipal.

6.- Coordinar la elaboración y actualización del registro de las denuncias, quejas, reclamos,

sugerencias y peticiones; las actividades realizadas y los resultados obtenidos de la

tramitación de las mismas.

7.- Coordinar la elaboración y actualización del registro de comunidades organizadas

existentes en el Municipio.

8.- Gestionar la elaboración y publicación de informes trimestrales, relacionados con la

utilización de los recursos que integran el patrimonio de la Contraloría Municipal.

9.- Las demás que le asigne el Contralor o Contralora Municipal.

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

18

1. Las normas y procedimientos son de estricto cumplimiento por parte de los miembros

de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, por tanto cualquier acción realizada al

margen del mismo son nulas y quien la ejecute puede ser sujeto de medidas

disciplinarias, en la medida que su inobservancia perjudique la integridad del

procedimiento señalado en el presente manual.

2. En este manual se establecen las pautas de orientación a los particulares para la

presentación y atención de peticiones, sugerencias, quejas, reclamos y denuncias de

los ciudadanos ante la Contraloría Municipal

3. La participación de los ciudadanos en el ejercicio del control sobre la gestión pública,

se regirá por los principios de participación ciudadana, corresponsabilidad, rendición

de cuentas, honestidad, eficiencia y eficacia, todo ello basado en la ética y la moral

como norte de acción de la gestión pública, siendo imprescindible el respeto al debido

proceso, la justicia, la igualdad, y el sagrado reconocimiento del imperio de la Ley,

teniendo como precepto fundamental que “Todos los ciudadanos son inocentes

hasta que se demuestre lo contrario”.

4. Los ciudadanos de forma individual o colectiva, directamente o por medio de sus

representantes elegidos, o a través de la comunidad organizada, podrán presentar ante

la Oficina de Atención Ciudadana peticiones, sugerencias, quejas, reclamos y

denuncias.

5. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz, a través de su OFICINA DE

ATENCIÓN AL CIUDADANO (OAC), garantizará y propenderá que los

ciudadanos puedan ejercer su poder constitucional de participación y control de la

gestión pública, ofreciéndoles todo el apoyo humano que requieran para la

presentación de sus peticiones, sugerencias, quejas, reclamos y denuncias.

Sección: Asunto:


19

6. La Oficina de Atención Ciudadana de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz

determinará si la misma tiene competencia para tramitar las peticiones, sugerencias,

quejas, reclamos y denuncias presentadas por los ciudadanos o ciudadanas.

7. En caso de determinar que el organismo o entidad es competente para resolver las

peticiones, sugerencias, quejas, reclamos y denuncias, indicará al ciudadano que su

solicitud se tramitará en la institución y que se le informará sobre los resultados

obtenidos.

8. En caso de determinar que la Contraloría Municipal no es competente para resolver

las peticiones, sugerencias, quejas, reclamos y denuncias, las remitirá al órgano o

entidad competente e informará al ciudadano sobre dicha remisión.

9. Es obligantes para la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, a través del o la

responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano (OAC), ofrecer respuesta

oportuna a quienes soliciten trámites ante la misma. Toda solicitud de trámite

presentada por ante la OAC deberá obtener un resultado definitivo.

10. Todo ciudadano podrá presentar las denuncias pertinentes sobre hechos que en su

criterio constituyan irregularidades en el manejo de los bienes y recursos

pertenecientes a las entidades sujetas al control de esta Contraloría. Los ciudadanos

podrán interponer denuncias cuando tengan conocimiento de que funcionarios

públicos o particulares se encuentren involucrados en actos, hechos u omisiones

contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la administración,

manejo y custodia de fondos o bienes públicos, o que se hubiere causado daño al

patrimonio público.

Sección: Asunto:


20

11. De todos los procedimientos administrativos que se generen por la atención y

participación de los ciudadanos ante la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, la

Oficina de Atención al Ciudadano (OAC) debe formar expediente, el cual debe estar

debidamente ordenado, foliado, preservado y disponible, previo cumplimiento de los

extremos legales, a los interesados legítimos.

12. Si la denuncia resultara falsa o infundada, o versare sobre hechos que no ameriten

averiguación o cuya sustanciación no corresponda a la Contraloría del municipio

Eulalia Buroz, se procederá a dejar constancia mediante auto expreso en el

expediente y en el cual se acordará que no hay lugar a proceder y se ordenará su

archivo, por lo cual corresponderá emitir el denominado “Auto de Cierre o

Archivos”.

13. Los documentos originales que aportaren los particulares en su denuncia, serán

devueltos a sus presentantes, si así lo solicitaren, cuyo caso se dejará copia certificada

de esos documentos.

14. No se admitirán denuncias anónimas, ni infundada.

15. En los casos de denuncias, para iniciar el procedimiento de investigación, el o la

responsable de la OAC elaborará un PUNTO DE CUENTA solicitando al Contralor

o Contralora Municipal autorización para iniciar el procedimiento. Dicho punto de

cuenta debe tener anexo la PLANILLA DE DENUNCIA debidamente llena. De ser

aprobado por parte de la máxima autoridad de la Contraloría Municipal, la OAC debe

elaborar el correspondiente “Auto de Apertura” o de inicio.

16. De ser aprobado el inicio del trámite de la denuncia por parte del Contralor (a)

Municipal, el responsable de la OAC debe registrarlo en el LIBRO DE

Sección: Asunto:


21

PETICIONES, SUGERENCIAS, QUEJAS, RECLAMOS Y/O DENUNCIAS, en

el cual asignará el número correspondiente a la petición, sugerencia, queja y/o

denuncia, señalando los rasgos más relevantes de las mismas. Dicho libro podrá ser

auditado en cualquier oportunidad.

17. La OAC en caso de requerir de la intervención de la Dirección de Control Posterior

para que la misma efectúe un procedimiento de auditoria o investigación que le es

propio debe elaborar “Auto de Remisión de Denuncia”.

18. La Dirección de Control Posterior de la Contraloría Municipal, una vez recibida la

denuncia de parte de la OAC, iniciará el procedimiento de investigación por medio de

la planificación de la actuación fiscal, por lo cual en un lapso no mayor de diez (10)

días hábiles deberá indicar al o a la responsable de la OAC el tiempo estimado de

respuesta, en el cual emitirá el informe definitivo de la actuación fiscal.

19. La Dirección de Control Posterior de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz

realizará las actuaciones respectivas y remitirá los resultados a la OAC la cual

sustanciará el expediente e informará al Contralor (a) mediante una copia del informe

definitivo.

20. El Jefe (a) de la OAC, o quien sea responsable, previa autorización del Contralor o

Contralora Municipal, informará al denunciante sobre los resultados, comunicando

sólo aquellos aspectos que no afecten los procedimientos que sigan a la investigación.

21. La decisión o respuesta a las peticiones, sugerencias, quejas, reclamos y/o denuncias

presentadas deberá ser oportuna, adecuarse al requerimiento formulado, tener

correspondencia e integridad con la solicitud y cumplir con los requisitos de fondo y

las formalidades del caso.

Sección: Asunto:


22

22. Cuando se trate de denuncias vinculadas con la comisión de actos, hechos u

omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal relacionados con la

administración, manejo o custodia de fondos o bienes públicos, la OAC las remitirá,

previa aprobación de la máxima autoridad de la Contraloría Municipal, a través de

Punto de Cuenta, al órgano competente, para que ejerza las acciones fiscales a que

hubiere lugar. Asimismo, informará a la autoridad a quien corresponda adoptar las

medidas inmediatas tendentes a impedir o corregir las deficiencias denunciadas o la

producción de daño al patrimonio público, de ser el caso, preservando en todo

momento la identidad del denunciante. Se solicitará respuesta de las decisiones o

resultados.

23. La dependencia del organismo o entidad que tramitó las peticiones, sugerencias,

quejas, reclamos y/o denuncias comunicará la decisión o respuesta a la Oficina de

Atención Ciudadana a fin de que ésta informe al ciudadano requirente.

24. Los ciudadanos podrán interponer denuncias cuando tengan conocimiento de que

funcionarios públicos o particulares se encuentren involucrados en actos, hechos u

omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la

administración, manejo y custodia de fondos o bienes públicos, o que se hubiere

causado daño al patrimonio público.

25. La OAC preservará la identidad del denunciante, así como su domicilio, profesión,

lugar de trabajo y cualquier otro dato que pudiera servir para su identificación, sin

perjuicio del derecho que asiste al denunciado de conformidad con las Leyes de la

República.

26. La OAC remitirá al Contralor (a) Municipal y a la UNIDAD DE AUDITORÍA

INTERNA de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, una relación mensual de

Sección: Asunto:


23

todas las denuncias presentadas ante ella durante el mes que corresponda.

27. El o la responsable de la OAC debe reportar mensualmente los avances de la

atención de las denuncias al Contralor (a) Municipal, mediante un informe de las

gestiones realizadas. Ese reporte debe realizarse aun si en el mes no se realizó gestión

alguna con respecto a las denuncias que se encuentren en curso.

28. La Contraloría General de la República podrá coordinar con la Contraloría del

municipio Eulalia Buroz como integrante del Sistema Nacional de Control Fiscal

actividades encaminadas a la promoción de la educación como proceso creador de la

ciudadanía, la solidaridad, la libertad, la democracia, la responsabilidad social y el

trabajo. También se podrá coordinar actividades con los demás órganos del Sistema

Nacional de Control Fiscal.

29. La ciudadanía podrá presentar a la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,

iniciativas vinculadas con el ejercicio del derecho a la participación ciudadana en el

control fiscal, tales como la realización de actividades tendentes a la celebración de

eventos, charlas y seminarios relacionados con el ejercicio del derecho a la

participación ciudadana en el control fiscal; proponer proyectos de instrumentos

normativos en materia de control fiscal y cualquier otra iniciativa en beneficio de la

comunidad.

30. Al cierre del ejercicio fiscal correspondiente el Jefe o Jefa de la OAC, o quien se

encuentre encargado del área, informará al Contralor o Contralora Municipal,

mediante informe de gestión, sobre el estado de las distintas solicitudes efectuada

ante su instancia, señalando resultados definitivos, de ser el caso, o de las acciones

que deben ejecutarse en el siguiente ejercicio fiscal cuando por alguna razón el caso

continúe pendiente de respuesta.

Sección: Asunto:


24

31. Todas las denuncias que atienda la Contraloría del municipio Eulalia Buroz deben

procesarse y cerrarse en un plazo máximo de seis (06) meses, teniendo una margen de

espera adicional de seis (06), si existen nuevos elementos que puedan suponer la

solución definitiva de la misma. Por tanto, una vez cumplido el último plazo antes

señalado, el Jefe o Jefa de la OAC debe emitir Punto de Cuenta, solicitando al

Contralor o Contralor Municipal autorización para el cierre del expediente de

denuncia. En caso de aprobación por parte de la máxima autoridad, el responsable de

la OAC debe emitir “Auto de Cierre o Archivos”, dando por concluido dicho

procedimiento.

32. En caso de haberse cerrado un expediente, toda solicitud efectuada por los ciudadanos

o ciudadanas, en forma individual o colectiva, o como persona natural o jurídica,

relacionada con ese caso se tramitará como un nuevo procedimiento de denuncia.

33. Todo los “Auto de Cierre o Archivos” emitido por la OAC, debe ser autorizado por

el Contralor o Contralora Municipal por medio del correspondiente Punto de

Cuenta.

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL EXPEDIENTE

25

1. La Oficina de Atención al Ciudadano (OAC) abrirá expediente cuando se trate de

procedimiento administrativo para atención de quejas, reclamos y/o denuncias. En los

casos denuncia, el expediente de la mismas debe abrirse el mismo día en el cual se

apruebe el “Auto de Inicio”.

2.- Para los casos de “DENUNCIAS”, la Oficina de Atención al Ciudadano (OAC)

incorporará el “Auto de Inicio” o apertura del procedimiento de atención de denuncia,

después del punto de cuenta emitido por el Contralor o Contralora Municipal y lo

identificará con el número que corresponda.

3. El número del expediente lo asignará la Oficina de Atención al Ciudadano como se

indica en el ejemplo siguiente:

OAC-D-XX-XX-XXX

OAC –Siglas de la Oficina de Atención al Ciudadano.

D: Siglas de “Denuncia” (Q si es una “Queja”; R si es un “Reclamos”).

XX-XX-XXX Número del Expediente de la denuncia (las primera XX será el código

de la OAC; la segunda XX corresponde a los dos últimos dígitos del

año en la cual se presenta la denuncia y el último trio de XXX es el

número de correlativo de la denuncia).

Por ejemplo: OAC-D-04-16-004: Esta es la denuncia número cuatro del año 2016.

4. Todos los documentos que conformen el expediente deben ser agregado en el orden

cronológico en que son consignados. Se agregará cada documento al expediente de

acuerdo a la fecha de recepción del mismo.

Sección: Asunto:


26

5.- Al expediente se le dará foliatura en orden correlativo de manera ascendente. La

foliatura constará en la parte superior derecha de cada página con letra y números

preferiblemente en bolígrafo negro sin enmendaduras.

6. Los expedientes podrán estar compuestos de varias piezas; se identificarán en orden

numérico ascendente. Cada una de las piezas estará integrada con un número

aproximado de doscientos cincuenta (250) folios, de modo que se facilite su fácil

manejo.

7. Si el expediente administrativo constare de dos (2) o más piezas, éstas deben

identificarse con el mismo número de expediente asignado al Procedimiento

Administrativo para la Atención de Denuncia (en el caso de denuncia, o el que

corresponda), indicándose además, el número de la pieza. Para abrir una nueva pieza se

elaborará un AUTO, cuyo original se incorporará como último folio de la pieza que se

cierra y copia del mismo se incorporará como primer folio de la pieza que se abre. En la

nueva pieza se continuará el orden consecutivo de la foliatura, la cual debe ser hecha en

tinta negra, sin enmendadura y en letras y guarismos.

8. Los documentos que conforman el expediente deben sujetarse adecuadamente a la

carpeta, para evitar cualquier extravío o deterioro.

9. El expediente conformado por la OAC debe mantenerse en buen estado de conservación.

10. Cuando al formar el expediente sus documentos fueren insertados sin llevar orden

cronológico o se incurra en un error en la foliatura, se debe reorganizar el expediente y

realizarse las correcciones necesarias para subsanar el error, ordenándose la

reorganización y la nueva foliatura, mediante un auto que se insertará al final de la

documentación que para ese momento conste en el expediente. El error de foliatura se

Sección: Asunto:


27

tachará con una línea dejando visible la corrección. En ningún caso se utilizará corrector

líquido, o emplearse cualquier mecanismo que permita suprimir la numeración errada.

11. Toda la documentación generada durante la investigación de la denuncia debe

incorporarse al expediente, a través de un AUTO DE INCORPORACIÓN de

documentos que deberá contener:

a. Identificación de la Contraloría Municipal y de la Oficina de Atención al

Ciudadano.

b. Fecha.

c. Identificación plena del documento que se incorpora.

d. Número de folios de la documentación consignada.

e. Señalamiento de si es original, copia certificada o copia simple.

f. Nombre, apellido y número de la cédula de identidad de la persona que lo consigna,

de ser el caso, o en su defecto procedencia de los mismos.

12. Los expedientes de los procedimientos administrativos para la atención de quejas,

reclamos, petición o denuncia deben reposar en el archivo de la Oficina de Atención al

Ciudadano. En caso de los expedientes que deban ser remitidos a un órgano

jurisdiccional se dejará copia certificada del mismo en la Oficina de Atención al

Ciudadano. En caso de ser desincorporados, podrán ser conservados de conformidad con

lo previsto en la disposición final sexta de la Ley Orgánica de la Contraloría General de

la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Sección: Asunto:


28

13. Sólo podrán revisar los expedientes de los procedimientos administrativos para la

atención de quejas, reclamos, petición o denuncia, el funcionario o funcionarios que

estén designados para tramitarlo y cualquier otro funcionarios que hayan sido

autorizados por el Contralor (a) Municipal, quienes previo a la revisión del expediente,

deben llenar y suscribir el libro de control de expedientes.

14. En el expediente se agregarán los documentos, declaraciones, experticias, informes y

demás elementos de juicio que se estimen necesarios para esclarecer los actos, hechos u

omisiones que se investigan.

15.- Todos los expedientes se cerraran con un AUTO DE CIERRE O ARCHIVO, bien

sea por haberse finalizado satisfactoriamente el procedimiento administrativo para la

atención de quejas, reclamos, petición o denuncia, o por requerirse archivo fiscal. En

caso de no existir dicha acta de cierre se considerará que el procedimiento se encuentra

abierto y por tanto vigente. Será responsabilidad del Jefe o Jefa de la Oficina de

Atención al Ciudadano, establecer cuales casos deben continuar vigentes y cuáles deben

ser cerrados. Sin embargo, esa decisión debe estar debidamente motivada.

16.- La aprobación definitiva del auto de cierre o archivo de cualquier procedimiento

administrativo para la atención de quejas, reclamos, petición o denuncia, debe ser

aprobado por el Contralor o Contralora Municipal mediante PUNTO DE CUENTA,

emitido y presentado por el Jefe o Jefa de la Oficina de Atención al Ciudadano, el cual

debe presentar junto con el respectivo expediente.

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA VALORACIÓN PRELIMINAR

29

1. Todos los autos de inicio de los procedimientos administrativos para la atención de

quejas, reclamos, petición o denuncia, deben contar con una documento denominado

“VALORACIÓN PRELIMINAR DE PETICIONES, RECLAMOS, QUEJAS Y

DENUNCIAS”, el cual debe contener como mínimo lo siguiente:

a) Del Denunciante: Los datos que identifican a quién o quiénes hacen la denuncia,

petición, queja o reclamo.

b) Descripción del Tipo de Trámite: Señalamiento de que trámite corresponde:

Denuncia, petición, queja, reclamo o sugerencia.

c) Hecho y Soportes que acompañan al procedimiento: Debe hacerse una breve

narración de la queja, reclamo, petición, sugerencia o denuncia e indique los soportes

o pruebas presentadas por los ciudadanos u organizaciones.

2. La valoración a la que se hace referencia debe estar suscrito por la Jefe o Jefa de la

Oficina de Atención al Ciudadano, o funcionario o funcionaria responsable de esa

dependencia. Esta valoración debe formar parte del expediente de la denuncia.

3. La valoración preliminar debe contener las siguientes secciones:

I.- ANTECEDENTES: Se establece un resumen de los aspectos más importantes de

la denuncia, reclamo o queja presentado, indicando los elementos de convicción,

pruebas o documentos que sustentan la misma. En caso de no anexar documentos

probatorios, en las recomendaciones de la valoración se establece como requisito la

solicitud de los mismos.

II.- SUPUESTOS DE HECHO Y FUNDAMENTOS DEL DERECHO: Se

mencionan en esta sección, los hechos de forma particular, mencionando las normas

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA VALORACIÓN PRELIMINAR

30

Legales o Sublegales que fueron inobservada y que justifican la denuncia, queja o

reclamo.

III. CONCLUSIÓN: Se expresa de forma clara y sucinta los aspectos que permiten

concluir si el caso posee el mérito suficiente para ser investigado por la Contraloría

Municipal.

IV. RECOMENDACIONES: El valorador o valoradora fija posición del caso,

recomendando los pasos que debe seguirse en las próximas actuaciones de la OAC

para atender la denuncia, queja o reclamo.

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL AUTO DE APERTURA O INICIO

31

1. Realizada la valoración preliminar y de ser procedente el inicio del procedimientos

administrativos para la atención de quejas, reclamos, petición o denuncia, se dictará el

auto de inicio o apertura.

2. El Auto de inicio o apertura debe contener:

a. La identificación de la Contraloría Municipal, de la Oficina de Atención al

Ciudadano, con indicación expresa de las disposiciones legales y reglamentarias

que fundamenten su competencia.

b. Identificación del funcionario competente para dictar el auto de inicio o apertura;

carácter con que actúa, así como la norma que le atribuye dicha competencia.

c. La identificación del órgano o entidad donde ocurrieron los actos, hechos u

omisiones.

d. Descripción de los actos, hechos u omisiones.

e. Identificación, de los sujetos presuntamente responsables.

f. Indicación de los correspondientes elementos probatorios y las razones que

comprometen, presumiblemente, su responsabilidad.

g. La orden de que sean notificados los sujetos presuntamente responsables de los

actos, hechos u omisiones.

h. La indicación expresa en la notificación del auto de inicio o apertura, que los

sujetos denunciados quedarán a derecho para todos los efectos del procedimiento

administrativo para la atención de quejas, reclamos, petición o denuncia.

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL AUTO DE APERTURA O INICIO

32

i. Firma autógrafa del o la responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano, y la

media firma de existir abogado designado en el procedimiento, así como el sello

húmedo de la Oficina en referencia.

3.- El Auto de Inicio, acompañará, junto con la Valoración Preliminar, el Punto de Cuenta por

medio del cual él o la responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano solicitará al Contralor

o Contralora Municipal la apertura del procedimiento administrativo para la atención de

quejas, reclamos, petición o denuncia. Una vez aprobado ese punto de cuenta,

comenzará de forma definitiva y firme el procedimiento antes mencionado.

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA PRESENTACIÓN DE PETICIONES, RECLAMOS, QUEJAS Y DENUNCIAS

33

OBJETIVO

Normar las acciones y procedimientos que permitan estandarizar la adecuada atención a los

ciudadanos y ciudadanas que asisten a la Contraloría Municipal a presentar sus peticiones,

reclamos, quejas o denuncias.

UNIDADES INVOLUCRADAS

- Despacho del Contralor o Contralora Municipal

- Oficina de Atención al Ciudadano

- Dirección de Control Posterior

- Unidad de Auditoria Interna

NORMAS ESPECÍFICAS

1. La denuncia podrán formularse verbalmente o por escrito y deberá contener la

identificación del o la denunciante, la indicación de su domicilio o residencia, la

narración circunstanciada del hecho, el señalamiento de quienes lo han cometido y de las

personas que lo hayan presenciado o que tengan noticia de todo en cuanto le constare al

denunciante.

2. En el caso de la denuncia verbal se levantará un acta en presencia del o la denunciante,

quien la firmará junto con el funcionario o funcionaria que la reciba. La denuncia escrita

será firmada por el o la denunciante o por un apoderado o apoderada con facultades para

hacerlo. Si él o la denunciante no puede firmar, estampará sus huellas dactilares. De todo

ello será responsable el Jefe o Jefa de la Oficina de Atención al Ciudadano (OAC), o

quien designe el Contralor o Contralora Municipal en caso de no estar presente el o la

encargada de la OAC.

Sección: Asunto:


34

3. La OAC tramitará directamente todos los casos que los ciudadanos o ciudadanas le

formulen. Sin embargo, en aquellos casos que por su complejidad, por la presunción de

daño al patrimonio público o por las característica de propia de lo planteado por los

ciudadanos o ciudadanos, podrá solicitar la intervención de la Dirección de Control

Posterior de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, para que la misma realice las

actuaciones fiscales pertinentes, que hagan posible esclarecer los hecho.

4. Cuando por su naturaleza se trate de peticiones, reclamos, quejas o denuncias que

puedan ser subsanadas, la OAC las remitirá a la máxima autoridad del órgano o ente

competente, para que realice las acciones a que hubiere lugar y adopte las medidas

inmediatas tendentes a impedir o corregir las deficiencias denunciadas o atender las

peticiones y reclamos y evitar daño al patrimonio público, de ser el caso.

5. En el caso de que el trámite en cuestión se refiera a la rendición de cuenta de recursos

otorgados a un consejo comunal o cualquier otro ente de participación ciudadana, la

OAC solicitará, previa aprobación del Contralor o Contralora Municipal, mediante

oficio remitido a la Dirección de Administración y a la Dirección de Presupuesto de la

Alcaldía, los documentos que soporten el aporte efectuado y la rendición de cuenta

respectivamente.

6. La dependencia del organismo o entidad que tramitó la petición, reclamo, queja o

denuncia comunicará la decisión o respuesta a la Oficina de Atención Ciudadana a fin de

que ésta informe al ciudadano

7. Las peticiones, reclamos, quejas o denuncias, pueden hacerse de forma personal en la

sede de la Contraloría Municipal, o través de la siguiente dirección Web:

http://contraloriaeulaliaburoz.blogspot.com/p/contactenos.html. De ser utilizado la

http://contraloriaeulaliaburoz.blogspot.com/p/contactenos.html

Sección: Asunto:


35

mencionada dirección de internet, los interesados deben ratificarla en forma personal,

llenado la planilla de denuncia que se le suministrará a tal fin, entregando además

cualquier documento o evidencia que permita el sustento de la misma.

8. La Contraloría Municipal tendrá como política para la atención al ciudadano, atender y

escuchar a las partes, Por tanto, ante de iniciar un procedimiento formal de investigación

de una denuncia en particular, debe citar a los denunciados para escuchar su argumentos

de defensivos.

9. Las denuncias, jamás deben mancillar el honor de los ciudadanos, por tanto la

Contraloría Municipal tendrá especial celo en el tratamiento de las mismas. Por tanto, se

tratará con respeto a los involucrados, siempre utilizando en los escritos emanados

expresiones como “presunto”, “presuntamente”, entra otras.

10. Si la denuncia resultara falsa o infundada, o versare sobre hechos que no ameriten

averiguación o cuya sustanciación no corresponda a esta Contraloría Municipal, se

procederá a dejar constancia mediante auto expreso en el expediente y en el cual se

acordará que no hay lugar a proceder y se ordenará su archivo.

11. Si el trámite tuviere relación con el manejo de recursos otorgados por algún órgano

o ente del poder público municipal a una organización de participación ciudadana,

(consejos comunales, comunas, asociaciones civiles entre otras) el o la responsable de la

OAC le solicitará al Contralor o Contralora Municipal que mediante oficio requiera

información referente a los aportes entregados a dicha organización y de igual forma se

verificará si ha presentado la documentación correspondiente a la rendición de cuenta de

los recursos recibidos. Siendo ello así:

Sección: Asunto:


36

a) Solicitará mediante oficio al área de Administración correspondiente la relación

de los aportes entregados a dicha organización.

b) Solicitará mediante oficio al área encargada de la gestión presupuestaría la

relación de rendiciones de cuentas efectuadas por dicha organización.

c) Solicitará mediante oficio ante la dependencia u oficina correspondiente el

convenio, proyecto de obra, proyecto de servicio o en su defecto proyecto a través

del cual se solicitaron los recursos con la finalidad de verificar el objeto,

lineamientos y características técnicas.

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE PETICIONES, RECLAMOS, QUEJAS Y DENUNCIAS RESPONSABLES ACCIÓN

37

CIUDADANOS

Cuando los ciudadanos quieran presentar peticiones,

reclamos, quejas y denuncias deben proceder a:

1.-Dirigirse a la sede de la Contraloría Municipal, la cual

es la siguiente:

Oficina de Atención al Ciudadano (OAC),

ubicada en la 3era Transversal con Calle Andrés

Eloy Blanco, Casa Nº 19, Sector el Stadium Carlos

Quintana, Mamporal, estado Bolivariano de

Miranda, en el horario siguiente: Lunes a Jueves

08:30 am a 12:00 pm - 01:00 PM A 03:30 pm. Los

días viernes de 08:30 am. a 03:00 pm.

2.- Una vez en la OAC, debe relatar los hechos que

resulta de su interés, sea ello un reclamo, queja, petición

o denuncia: En caso de denuncia debe:

2.1. Indicar quiénes son los presuntos responsables.

2.2. Aportar las pruebas que le permitan a la

Contraloría verificar los hechos denunciados.

2.3. Brindar información clara, precisa y objetiva,

libre de calificativos morales, doctrinas religiosas,

enfoques políticos y cualquier otro prejuicio que

Sección: Asunto:


38

CIUDADANOS

altere la legitimidad de la justicia.

3.- La denuncia, peticiones, reclamos o quejas debe

presentarse por escrito, o verbalmente. En todos los casos

el denunciante (s) debe llenar el FORMATO DE

DENUNCIAS.

4.- Las personas, instituciones y/o comunidades

organizadas con interés de realizar algún trámite

(denuncia, queja, reclamos o solicitud de información)

ante la Contraloría del municipio Eulalia Buroz deben

aportar los siguientes datos:

4.1. Nombre y apellido, cédula de identidad,

dirección, correo electrónico (opcional) y teléfonos

de la persona que realiza el trámite.

4.2. Indicar si es Persona Natural o Persona Jurídica

(Consejo comunal, empresa, entre otros).

4.3. Describir la petición, queja o los hechos

denunciados, especificando fecha y hora.

4.4. Presentar documentación que avale la denuncia

(en caso que la hubiere).

4.5. En caso que la denuncia o queja involucre a

funcionarios de la Institución indicar nombre y

número de cédula (en caso que se tenga) y cargo.

Sección: Asunto:


39

CIUDADANOS


Ciudadano

4.6. Indicar si el caso expuesto fue presentado en

otra instancia gubernamental, civil o judicial.

4.7. El trámite se realizará en escrito que presentará

el interesado o en la planilla que suministrará la

Contraloría con los datos aportados la cual se deberá

firmar por el o la denunciante manifestando

conformidad de lo expuesto, el funcionario receptor

firmará y sellará dando una copia de la actuación al

Ciudadano o Ciudadana.

5.- La Oficina de Atención Ciudadana una vez recibida

las peticiones, reclamos, quejas o denuncias, informará

al ciudadano o grupo de ellos, sobre los próximos paso a

seguir. También le informará si se requieren algún

soporte adicional para sustanciar las peticiones,

reclamos, quejas o denuncias.

6.- El o la responsable de la OAC, elabora la

VALORACIÓN PRELIMINAR del procedimiento.

Adicionalmente elaborará un Punto de Cuenta dirigido

al Contralor o Contralora Municipal, solicitando el inicio

del procedimiento administrativo para la atención de la

petición, reclamo, queja o denuncia.

Sección: Asunto:


40


Ciudadano

Contralor o Contralora

Municipal


Ciudadano

7.- Envía el punto de cuenta, junto con la planilla de

denuncia y demás documentos que sustentan el

procedimiento al Contralor o Contralora Municipal para

su revisión y aprobación.

8.- Recibe punto de cuenta y demás documentos. Realiza

lo siguiente:

8.1. No está de acuerdo: explica por escrito las

razones y devuelve.

8.2. Está de acuerdo: Firma y sella punto de cuenta.

Coloca media firma y sella la planilla de denuncia y

la valoración preliminar. Ordena inicio del

procedimiento y devuelve documentación a la OAC:

9.- Recibe punto de cuenta y demás documentos. De

estar aprobado redacta AUTO DE INICIO de

procedimiento. Firma y sella el correspondiente auto de

inicio.

10.- La OAC abrirá el expediente respectivo con auto

motivado contentivo de la valoración y los fundamentos

legales. Llena el LIBRO DE CONTROL de trámite de

Sección: Asunto:


41


Ciudadano

petición, reclamo, queja o denuncia. Asigna un número

correlativo al procedimiento.

11.- Realiza las gestiones preliminares para resolver el

caso. Determina si la Contraloría Municipal tiene

competencia para tramitar la denuncia, queja, reclamo o

petición presentada.

11.1. No es competente: realiza las acciones

administrativas para remitir el caso a quien

corresponda.

11.2. Es competente: profundiza en las acciones

tendentes a resolver el caso.

11.2.1. Si el caso planteado no resulta en

aspectos que afecten el patrimonio

público, o que por su complejidad

puede ser tramitado exclusivamente

por la OAC, esta actúan en

consecuencia.

11.2.2. En caso de que la OAC determine

que los hechos denunciados

requiere de una investigación

administrativa, técnica, contable u

Sección: Asunto:


42


Ciudadano


Municipal

otra, que escapan de su alcance

funcional, siendo por tanto

necesaria la realización de una

auditoria, solicitará por escrito la

intervención del Contralor o

Contralora Municipal, para que él

(ella) solicite formalmente a la

Dirección de Control que llevé a

cabo una actuación fiscal especifica

no programada.

12.- Emite oficio explicativo, en original y una copia,

dirigido al Contralor o Contralora Municipal, adjuntando

el respectivo expediente, en el cual solicita que ordene a

la Dirección de Control Posterior iniciar la

correspondiente actuación fiscal.

13.- Recibe oficio y expediente de la OAC, acusa recibo

del mismo. Revisa la petición y decide.

13.1 En caso de desacuerdo emite oficio, en

original y copia, y lo entrega a la OAC junto

con el expediente quien actúa en

Sección: Asunto:


43


Municipal

Dirección de Control

Posterior

consecuencia. Va al paso Nº 18.

13.2 De estar de acuerdo, emite oficio, en original y

dos copias, dirigido a la Dirección de Control

Posterior, ordenando el inicio de una

actuación fiscal especial. (Va al paso 14). Ese

oficio emitido en original y una copia, es

enviado a la Dirección de Control Posterior.

La otra copia se remite a la OAC, junto con el

expediente, para su información y fines

consiguientes (Va al paso 18).

14.- La Dirección de Control Posterior recibe oficio del

Contralor o Contralora Municipal, acusando recibo del

mismo.

15.- Inicia la actuación fiscal ordenada por el Contralor o

Contralora Municipal. En un lapso no mayor de diez (10)

días hábiles informa a la OAC del plazo estimado que

llevará la actuación fiscal.

16.- Emite oficio, en original y dos copias, en un lapso

no mayor de diez (10) días hábiles informando a la OAC,

sobre el tiempo estimado para llevar a cabo la actuación

Sección: Asunto:


44


Posterior

Contralor o Contralor

Municipal


Ciudadano


Posterior

fiscal. Va al paso 19. Una de las copia debe remitirse al

Contralor o Contralora Municipal.

17.- Recibe copia del oficio emitido por la Dirección de

Control Posterior, dirigido a la OAC. Guarda el oficio

con el propósito de realizar el debido control de gestión.

18.- Recibe oficio, junto con expediente. Acusa recibo.

En caso de desaprobación, realiza las acciones

pertinentes para corregir. Vuelve al paso 12. En caso de

aprobación, guarda temporalmente expediente hasta tanto

la Dirección de Control Posterior le envíe información.

19.- Recibe y acusa oficio emitido por la Dirección de

Control Posterior, en el cual informa sobre el lapso

probable de la ejecución de la actuación fiscal. Guarda

dicho documento en el expediente y hace el seguimiento

correspondiente.

20.- La Dirección de Control Posterior realizará las

actuaciones respectivas y remitirá a la OAC las resultas

Sección: Asunto:


45


Posterior


Municipal


Ciudadano

para sustanciar el expediente. Dicha remisión se hará a

través de la emisión de un oficio con dos copias. El

original será para la OAC y una copia para el Contralor o

Contralora Municipal (paso 21). La otra copia será el

acuse de recibo. El oficio original debe llevar anexo

copia del Informe Definitivo de la Auditoria (paso 22).

21.- Recibe copia de oficio emitido por la Dirección de

Control Posterior.

22.- Recibe oficio emitido por la Dirección de Control

Posterior, junto con la copia del Informe de Auditoria.

Acusa recibo al remitente. Guarda el oficio y el informe

de auditoría en el expediente.

23.- Con la información obtenida de la actuación fiscal,

elabora el correspondiente en digital INFORME DE

RESULTADO.

24.- Prepara Punto de Cuenta dirigido al Contralor o

Contralora Municipal, solicitando la aprobación del

Sección: Asunto:


46


Ciudadano


Municipal


Ciudadano

mencionado informe de resultado. Ese punto de cuenta lo

remite a la máxima autoridad por medio de oficio,

emitido en original y una copia.

25. Recibe oficio, junto con Punto de Cuenta e informe

de resultado en digital. Acusa recibo de oficio (la OAC

debe guardar dicho acuse en expediente de denuncia).

26.- Revisa y analiza informe de resultado.

26.1 De no estar de acuerdo lo señala en punto de

cuenta, que debe ser devuelto a la OAC.

Explica motivos. Va al punto 27.

26.2 En caso de estar de acuerdo, también lo señala

en punto de cuenta, ordenando además

imprimir el informe de resultado.

27.- Elabora y envía oficio a la OAC, en original y

copia, anexando punto de cuenta con decisión.

28.- Recibe oficio, junto con punto de cuenta (dichos

documentos se guardan en el expediente). Acusa recibo.

Entrega ese acuse al remitente. Verifica decisión.

Sección: Asunto:


47


Ciudadano

28.1. De no ser aprobado el informe de resultado,

realiza las acciones correctivas necesarias.

Va al paso 23

28.2. En caso de aprobación procede a imprimir

del documento, a firmarlo y sellarlo. Lo

adjunta al expediente.

29.- Contacta a ciudadano (s) interesado (s) y lo (s) cita a

la sede de la Contraloría Municipal para informarle

resultados. Señala, día y hora de la reunión.

30.- De los resultados de la reunión informativa de los

resultados se levanta el acta correspondiente. En caso de

inasistencia, se vuelven a citar. De faltar nuevamente, se

levanta un acta señalando ese hecho. La mencionada acta

debe ser guardada en el expediente.

31.- Se procede al cierre administrativo del

procedimiento. En tal sentido, elabora el AUTO DE

CIERRE O ARCHIVO, en digital.

32.- Elabora punto de cuenta dirigido al Contralor o

Contralor Municipal, solicitando la autorización del

cierre administrativo.

33.- Elabora oficio de remisión, en original y copia,

Sección: Asunto:


48


Ciudadano

Contralor o Contralor

Municipal


Ciudadano

dirigido al Contralor o Contralora Municipal, adjuntando

punto de cuenta, expediente y el respectivo auto de cierre

o archivo en digital.

34.- Recibe oficio y punto de cuenta. Acusa recibo del

oficio. Revisa punto de cuenta, expediente y el digital del

auto de cierre o archivo. De estar de acuerdo, aprueba

punto de cuenta, lo firma y sella. Ordena imprimir el

acta. En caso de desacuerdo, informa a la OAC para que

actúen en consecuencia.

35.- Remite por medio oficio, en original y copia, punto

de cuenta y expediente.

36.- Recibe oficio, punto de cuenta y expediente. Acusa

recibo. Verifica decisión. En caso de aprobación,

imprime acta, firma y sella. En situación contraria toma

las medidas correctivas necesarias.

37.- El auto de cierre o archivo impreso, se muestra al

Contralor o Contralora Municipal para que estampe

media firma en señal de conformidad.

Sección: Asunto:


49


Ciudadano

Auditor Interno


Ciudadano

38.- Guarda copia de oficio, punto de cuenta y auto de

cierre o archivo en expediente.

39.- Emite oficio en original y copia, dirigido al Auditor

Interno, informándole sobre el cierre definitivo del

procedimiento.

40.- Recibe oficio y acusa recibo. El mencionando

documento le sirve para su planificación de revisión y

control posterior.

41.- Recibe acuse de recibo. Guarda expediente y

procede a resguardarlo de forma permanente.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

Sección: Asunto:

GLOSARIO

50

ACTA: Reseña escrita, fehaciente y

auténtica de todo acto productor de

efectos jurídicos.

ACTO ADMINISTRATIVO: Toda

declaración de carácter general o

particular emitida de acuerdo con las

formalidades y requisitos establecidos en

la Ley, por los órganos de la

Administración Pública.

AUTO DE INICIO O DE

APERTURA: Documento a través del

cual se ordena el inicio de procedimiento

administrativo.

CIUDADANO: Es toda persona

considerada como miembro activo de un

Estado, parte fundamental del núcleo

social, sujeto de acción política que posee

deberes y derechos, estando además

sometido al imperio de las leyes.

CONTROL SOCIAL: Actividad de los

ciudadanos o ciudadanas destinada a

ejercer reconocimiento, inspección y

vigilancia de la gestión pública.

DENUNCIA: Es mecanismo de

participación ciudadana y parte del

control social, por medio del cual un

ciudadano o ciudadana, o grupo de ellos,

notifican, señalan o declaran hechos,

actos, eventos o sucesos concretos que de

acuerdo a elementos de convicción que

ellos manejan consideran que contraviene

disposiciones legales o sublegales que

atentan contra la ética pública y moral

administrativa.

DENUNCIANTE: Todos ciudadano o

ciudadana, o grupo de ellos, mayores de

edad, quienes tienen la capacidad y la

potestad de formular, en el ejercicio de

sus derechos, quejas, peticiones, reclamos

y/o denuncia ante la Contraloría

Municipal.

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO:

Conjunto de escritos, documentos,

constancias y otras pruebas o

antecedentes pertenecientes a un

procedimiento administrativo.

Sección: Asunto:

GLOSARIO

51

FOLIATURA: Acción de numerar

correlativamente cada uno de los

documentos o folios que conforman el

expediente.

NOTIFICACIÓN: Documento formal

por medio del cual se informa

formalmente a los señalados en el

procedimientos de denuncia sobre los

aspectos relevantes de la misma en los

cuales se encuentra presuntamente

incurso, con el propósito de que ejerzan

las acciones pertinentes para responder y

preservar su legítimo derecho a la

defensa.

PARTICIPACIÓN CIUDADANA:

Como proceso social transformador, es un

derecho constitucional por medio del cual

los ciudadanos y ciudadanas de

Venezuela tienen el poder de ejercer la

soberanía popular que pretende alcanzar

el bien común, lograr la mayor eficiencia

en el diseño, ejecución, control y

resultados de las políticas públicas y de

las gestión que para su ejecución ellas

tienen inmersa.

QUEJA: Acción por medio de la cual los

ciudadanos o ciudadanas manifiestan su

inconformidad, disgustos, rechazo o

desaprobación ante alguna situación, acto,

hecho u omisión que les afecta,

relacionado con el manejo de la cosa

pública.

52

ANEXOS

Formularios y Autos Utilizados

Sección: Asunto:

ANEXOS PLANILLA DE FORMULACION DE DENUNCIA

53

Sección: Asunto:


54

Instructivo del Formulario

Nombre del Formulario: “Formulario de Denuncia”.

Objetivo del Formulario: Captar la información relevante que permita la determinación de

los elementos que necesarios para valorar la denuncia y

posterior toma de decisión por parte del Oficina de Atención al

Ciudadano (OAC)

1.- Fecha: Es la fecha en la cual se efectúa la denuncia. Debe indicar días, mas y año. Debe

ser llenado por el o los denunciantes.

2.- Hora: Es la hora en la cual se formula la denuncia ante la Contraloría Municipal. Debe

ser llenado por el o los denunciantes.

3.- Nº de Denuncia: Es el número de control correlativo que identifica la denuncia. Este

espacio es de uso exclusivo de la OAC, quien asigna ese número.

4.- Datos del (los) Denunciantes (s): Aquí se colocan los datos del o los denunciantes. En

tal sentido debe colocarse su apellido, nombre, número de cédula de

identidad, teléfono y correo electrónico, si cuenta con este el

mismo. Adicionalmente debe señalar su dirección de habitación. Se

requiere firma del (o los) denunciantes.

5.- Datos Identificación y/o Ubicación del Denunciando: Es la sección en la cual se

informa quien o quienes son los denunciados. En tal sentido debe

quien denuncia señalar el apellido y nombre del denunciado,

número de cédula de identidad, si conoce este dato, dirección y

teléfono del denunciado. Por supuesto, toda esta información será

suministrada en la medida en que la misma sea conocida.

Sección: Asunto:


55

6.- Breve Descripción de la Denuncia: En este espacio se debe describir de forma suscita

los aspectos más relevantes de los hechos, actos o evento

denunciado. En caso de ser necesario es posible anexar una hoja

adicional.

7.- Documentos que Aporta como Medio Probatorio: Se señala los elementos

probatorios (soportes o documentos) que aportan los denunciantes

que sustenta la denuncia.

8.- Datos del Funcionario (a) quien recibe la Denuncia: Aquí se señala los datos del

funcionario o funcionaria adscrita a la Oficina de Atención al

Ciudadano que recoge la denuncia. En tal sentido debe escribirse su

apellido, nombre, cédula de identidad y cargo. Debe colocar la

fecha en el cual se toma la denuncia, siendo agregada la firma del

funcionario (a) y el sello correspondiente.

Sección: Asunto:

ANEXOS FORMATO “PUNTO DE CUENTA”

56

2.- Página: 3.- Punto Nº

x de: x xxxxx

4.-Fecha: XX/XX/XXXX

5.-PRESENTADO:

A.- PARA: xxxxxxx CONTRALOR (A) MUNICIPAL

B.- DE: XXXXXXX JEFE (A) DE LA OFICINA DE ATENCIÖN AL CIUDADANO

6.- ASUNTO:

SOLICITUD DE APROBACIÓN DE XXXXXXXXXXXX

7.- ARGUMENTACIÓN:

Xxxxxxxxxxxxxxx (Se describen sucintamente los aspectos más relevantes que justifican la

aprobación solicitada por la dependencia)

8.- RESULTADO

APROBADO NEGADO VISTO INSTRUCCIONES

FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO

9.- UNID, PRESU. 10.-DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA 11.- MONTO EN BS:

AC. CENT PROY AC. ESP UEL PART S. GEN S. ESP S. S ESP F. FINANC

--- ---- --- ---- ---- ---- ---- ---- ------ ------------

FIRMA Y SELLO TOTAL: 12. PREPARADO: 13. PRESENTADO: 14. ANEXOS:

XXXXXXXXX Jefe (a) de la Oficina de Atención al Ciudadano

SI: NO:

NOMBRE Y FIRMA FIRMA Y SELLO

Sección: Asunto:


57

INTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO

Solicitar a la Máxima Autoridad de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, la

autorización para el inicio del procedimiento de atención de peticiones, quejas y/o

denuncias.

PREPARACIÓN

La Oficina de Atención al Ciudadano (AOC) será el o la responsable de la emisión del

“Punto de Cuenta”. Se debe imprimir dos (2) ejemplares, para ser distribuido de la siguiente

forma: uno debe estar anexo al oficio emitido al Contralor o Contralora y el otro anexo a la

copia del mencionado oficio. Ese punto de cuenta debe formar parte del expediente de del

procedimiento de atención de peticiones, quejas y/o denuncias.

DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO

1.- LOGO: Es el título del formulario “PUNTO DE CUENTA”, acompañado con los

logos de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, a la izquierda del encabezado y el del

Sistema Nacional de Control fiscal a la derecha.

2.-PÁGINA: Debe señalar número de página utilizando el formato X de S.

3.-PUNTO Nº: Se coloca el número de identificación del Punto de Cuenta (Número de

la Denuncia. Queja, Reclamo o Petición).

4.- FECHA: Día, mes y año en el cual fue remitido el punto de cuenta.

5.- PRESENTADO: A quien se dirige punto de cuenta (a) y quien lo dirige (b), debe

señalarse nombres y apellidos, así como los cargos.

6.- ASUNTO: Breve explicación del motivo por el cual se emite punto de cuenta.

7.- ARGUMENTACIÓN: Se explican brevemente los argumentos que justifican la

necesidad de iniciar un procedimiento de atención de peticiones, quejas y/o denuncias.

8.- RESULTADO: Decisión tomada por la Máxima Autoridad en cuanto a la solicitud

Sección: Asunto:


58

efectuada por la Oficina de Atención al Ciudadano. El mismo debe marcar con una tilde,

firmando y sellando en el espacio seleccionado. De requerirlo, puede ofrecer instrucciones

adicionales, utilizando el espacio establecido para tal fin.

9.- UNID. PRESU: NO SE UTILIZA

10.- DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA: NO SE UTILIZA.

11.- MONTO EN Bs. NO SE UTILIZA.

12.- PREPARADO: Se escribe el nombre y apellido de quien elaboró el punto de cuenta,

firmando en el recuadro.

13.- PRESENTADO: El responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano, debe

firmar y sellar.

14.- ANEXOS: En caso de tener el punto de cuenta documentos anexo, debe escribirse

una “X” en el recuadro que marca “SI”, en contrario se marca “NO”.

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELO DE VALORACIÓN PRELIMINAR

59

VALORACIÓN PRELIMINAR Nº. XXXXX

(Coloque el número del expediente según el trámite de que se trate)

Asunto: Valoración Preliminar de la Denuncia Nº

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

I. ANTECEDENTES

En fecha xx del xxx de xxxx, se presentó ante la Oficina de Atención al Ciudadano, en lo adelante

OAC, lo ciudadanos xxxx, xxxx y xxxx, miembros del Consejo Comunal xxxx , quienes narraron

sobre los siguiente hechos:

xxxxx……

II. SUPUESTOS DE HECHO Y FUNDAMENTOS DEL DERECHO

Hecho el análisis y estudio al trámite presentado por el ciudadano_______________, y a los soportes

documentales recabados, se procede a efectuar la valoración en los siguientes términos:

1. De los elementos probatorios:

2.- De la competencia para atender los hechos denunciados:

3. Del Trámite:

III. CONCLUSIÓN

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELO DE VALORACIÓN PRELIMINAR

60

(Dejar constancia de los resultados y mediante auto motivado ordenar el archivo del reclamo, denuncia

o petición u ordenar el auto de apertura para el inicio de las actuaciones para verificar la ocurrencia de

actos, hechos u omisiones indicados por los ciudadanos denunciantes).

IV. RECOMENDACIONES

Del análisis preliminar con fundamentos a la narrativa de la denuncia presentada, a los soportes

documentales presentados y a los hechos y de derecho expuestos en la presente valoración preliminar

de la denuncia Nº xxxxx, quien suscribe, el Jefe (a) de la Oficina de Atención al Ciudadano de la

Contraloría del municipio Eulalia Buroz, designado para este acto mediante Resolución Nº C.M.E.B

XXXX de fecha XX/XX/XXXX, suscrita por el ciudadano Contralor (a) Municipal, a tal efecto

recomienda:

1. Iniciar procedimiento administrativo de atención de denuncia por medio de la elaboración

del acta de inicio respectivo, por existir merito suficiente (.ordenar el archivo fiscal por carecer de

elementos probatorios, por ser los hechos narrados carente de elementos violatorio a una norma legal

sublegal, etc).

2. Solicitar la Contralor o Contralora Municipal, por medio de punto de cuenta a autorización

para el inicio de procedimiento administrativo para atención de denuncia (o para el archivo fiscal).

3. Proceder a la formación de expediente.

4. Informar a los denunciantes sobre la decisión tomada

5. Cumplir con todo lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos que regula la

materia de denuncia

Jefe (a) de la Oficina de Atención al Ciudadano

Sección: Asunto:

ANEXOS AUTO DE APERTURA O INICIO

61

Mamporal.--------

AUTO DE APERTURA

Se recibió denuncia por parte de --------- mediante Denuncia Nº------de fecha --------,

recibida por esta Oficina de Atención al Ciudadano de la Contraloría del municipio

Eulalia Buroz, en ejercicio de sus atribuciones, actuando conforme a lo establecido en

el artículo 11 numeral 15 de la Resolución C.M.E.B. N° 047-2015, de fecha 28 de

diciembre de 2015, correspondiente a la Resolución Organizativa N° 1 referida a la

Organización y Funcionamiento de las Dependencias Adscritas al Despacho del

Contralor (a) y del Director (a) General, en concordancia con el artículo 20, numeral

2, de la Resolución Nº 026-2015, del 28 de julio de 2015, referente al Reglamento

Interno de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, publicado en Gaceta Municipal

Nº 076/11/11/2015, con el objeto de constatar la veracidad de presuntos hechos

ocurridos, vinculados entre otros, con ------- (se describen detalladamente los hecho,

actos u omisiones denunciados) ------ en la (señalar dirección exacta), con recursos

Municipales.

La situación denunciada se valoró y de los resultados obtenidos se desprende la

competencia de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz para tramitar la denuncia.

Una vez expuesto lo anterior, quien suscribe, pasa a referirse al informe de valoración

preliminar de fecha--------------- el cual contiene los resultados de la revisión de las

declaraciones del denunciante y de los documentos consignados como pruebas, en el

cual se detectaron presuntas irregularidades relacionada con los hechos siguientes:

1. Los miembros del Consejo Comunal ---------- presuntamente adjudicaron de

forma directa el contrato para la ejecución de la acera en el sector ----------.

2. La contratista recibió el pago, sin embargo no culmino la obra.

Sección: Asunto:

ANEXOS AUTO DE APERTURA O INICIO

62

Luego he haber realizado las anteriores consideraciones respecto a los presuntos

hechos, cuyos elementos probatorios que demuestran los supuestos, son los

siguientes: (Debe indicarse que prueba se recibieron de parte del denunciante)

a) Informe realizado por la contraloría Social

b) Copia del acta de la asamblea de ciudadanos que -----

c) Fotografías de ------

d) Copia de contrato.-----

e) Describir las pruebas.

Ahora bien, en virtud de la petición de los denunciantes y de elementos que hacen

presumir la ocurrencia de que los hechos precedentemente descritos, se acuerda la

apertura de las actuaciones para comprobar la veracidad de los hechos denunciados y

tal efecto ordena:

1) Fórmese el expediente y asígnesele el N° OAC-D-(Febrero)-04-xx-xxx

2) Incorpórese al expediente todos los documentos originales o en copias

certificada relacionada con los hechos denunciados.

3) Practíquense todas las actuaciones necesarias para determinar la ocurrencia

cierta de los hechos denunciados.

4) Emítase el informe de resultados e infórmese al denunciante.

Cúmplase,


Expediente N° OAC-D-04-xx-xx

Sección: Asunto:

ANEXOS AUTO DE INCOPORACIÓN DE DOCUMENTOS

63

AUTO PARA INCORPORAR DOCUMENTOS

Mamporal, ----------------

Por cuanto en esta misma fecha, compareció ante esta Contraloría Municipal el (los)

ciudadano (s) ----------------, venezolano (s) , mayor (es) de edad, de este domicilio, titular

(es) de la cédula (s) de identidad N°-----------, en su carácter de denunciante (s) (o

denunciados) (o colaboradores en la denuncia) a los fines de consignar escrito constantes de

-------------------- (indicar cantidad de folios), y anexos constantes de --------------- (se

describen soportes o documentos consignados - indicar cantidad de folios), los cuales

soportan la denuncia Nº _________, efectuada ante esta Oficina de Atención al Ciudadano,

en fecha __________ ; se ordena su incorporación al expediente identificado bajo el N°-----

---------

Cúmplase,


Expediente N°

Sección: Asunto:

ANEXOS AUTO DE CORRECCIÓN DE FOLIATURA DE EXPEDIENTE

64

AUTO DE CORRECION DE FOLIATURA

Mamporal, ------------------

Por cuanto de la revisión de las actas que conforman el expediente administrativo, de la

Denuncia signado con el N° ----------------, se incurrió en un error material de foliatura, se

ordena corregir la misma desde el folio ---------- ( ) y siguientes.

Incorpórese el presente auto al final de la documentación que para el momento en que se

detectó el error, constare en el expediente.

Cúmplase,


Expediente N°

Sección: Asunto:

ANEXOS MEMORANDO DE DESIGNACIÓN

65

PARA: Nombres y Apellidos

Cédula de Identidad

Cargo

DE: Contralor Municipal

ASUNTO: Designación

FECHA: día-mes-año

Me dirijo a usted en la oportunidad de participarle que ha sido designada su

Dirección de Control Posterior para que practique las actuaciones fiscales en el

Consejo Comunal (Órgano o Ente Municipal)________ del Municipio Eulalia Buroz,

para el periodo ___________, vinculados con denuncia Nº OAC-D-04-xx-xxx,

formulada por ante la OAC de ésta Contraloría.

Anexo al presente se le remite copia de la denuncia, a fin de que proceda a

elaborar el programa de las actuaciones necesarias para determinar la ocurrencia de

los hechos denunciados. De los resultados de la actuación, deberá elaborar y presentar

los informes y documentos, contentivo de las observaciones y/o hallazgos obtenidos

en las actuaciones fiscales; los cuales deberá remitir a la OAC.

Finalmente, le estimo establecer los contactos necesarios con las máximas

autoridades del órgano o ente vinculados con el objeto de la actuación, a los fines del

mejor desarrollo de la labor que le ha sido encomendada, a los efectos de que sea

realizada con criterio de eficacia, eficiencia y calidad, para que cumplamos con los

objetivos de tramitar y dar respuesta a las denuncias de los ciudadanos.

Contralor

Sección: Asunto:

ANEXOS INFORME DE RESULTADOS

66

Mamporal ____de ________de ______

Expediente N° OAC-D-04-xx-xxx

INFORME DE RESULTADOS

I.- ASPECTOS PRELIMINARES

La Oficina de Atención al Ciudadano de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, recibió en fecha xx-xx-xx

(especificar tipo de trámite) del ciudadano u organización----------------- En este sentido, de conformidad con

las instrucciones contenidas en el Manual de la Oficina de Atención al Ciudadano, se procedió a realizar las

Actuaciones Fiscales en ____________________, la misma se orientó a (alcance del trámite solicitado por el

ciudadano), tendentes a verificar los hechos referidos.

II.- ACTOS, HECHOS U OMISIONES DENUNCIADOS, RECLAMO O PETICIÓN

1. ………………………..

2. ……………………….

III.- OBSERVACIONES DERIVADAS DE LAS ACTUACIONES

De la investigación realizada, se obtuvo la documentación probatoria en originales y copias debidamente

certificadas, que se relacionan a continuación:

1. …………………….

2. …………………

IV.- CONCLUSIONES

Una vez analizados los hallazgos y elementos probatorios recabados durante las actuaciones, se realizan las

siguientes consideraciones:

a) …………………………..

b) …………………………..

En consecuencia, de conformidad con lo previsto en el procedimiento contenido en el Manual de la Oficina de

Atención al Ciudadano, se acuerda remitir al Contralor Municipal el presente Informe de Resultados, así como

el expediente identificado con el Nº OAC-D-04-16-008, a los fines de su valoración, y de las consiguientes

actuaciones (o cualquier otra decisión de acuerdo a las circunstancias).


Sección: Asunto:

ANEXOS AUTO DE ARCHIVO

67

Mamporal, ____de ________de ______

AUTO DE ARCHIVO

Quien suscribe, -------------------------, actuando con el carácter de Jefe (a) de la Oficina de Atención

al Ciudadano de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, según consta en Resolución N° --------

-------------, de fecha ---------------, y actuando conforme a lo establecido en el Artículo 11 numeral

15 de la Resolución C.M.E.B. N° 047-2015, de fecha 28 de diciembre de 2015, correspondiente a

la Resolución Organizativa N° 1 referida a la Organización y Funcionamiento de las Dependencias

Adscritas al Despacho del Contralor (a) y del Director (a) General, en concordancia con el artículo

20, numeral 2, de la Resolución Nº 026-2015, del 28 de julio de 2015, referente al Reglamento

Interno de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, publicado en Gaceta Municipal Nº

076/11/11/2015, manifiesta que:

Vista la valoración preliminar N°----------------, de fecha ----------- contentiva del análisis de la

denuncia, queja, reclamo o petición del ciudadano u organización ------------------, (la cual no es

competencia tramitar o resolver a ésta Contraloría) o (Visto el Informe de Resultados no se

configura la existencia de los hechos denunciados) o (Pasado un lapso de xx días hábiles los

denunciantes no ha ratificado o no han aportados elementos probatorios pertinentes que

permitan sustentar la denuncia), por tal razón se acuerda el archivo y cierre de lo actuado.

Cúmplase,


manual de normas y procedimientos en materia de denuncias

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