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ASOCIACIÓN DE SQUASH DEL DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

1 Febrero de 2020

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO FINANCIERO



2 Febrero de 2020

I.) INTRODUCCIÓN

El acuerdo A-09-03 “Normas Generales de Control Interno”, “Normas de Aplicación General” “Norma 1.2

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO”, Regula: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad

pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo

de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales.

Con el propósito de atender una serie de pagos por medio de los fondos asignados y de conformidad con lo

que estipula el Acuerdo A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas por medio del cual se aprueban las

Normas Generales de Control Interno y específicamente el contenido del numeral 1.10 MANUAL DE

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, en lo relativo a los procesos internos del Departamento Financiero de la

Asociación de Squash del Departamento de Guatemala, se emite el presente Manual para regular los

procedimientos a seguir en el funcionamiento del mismo, con el objetivo de fortalecer la estructura de

control interno.

El Comité Ejecutivo ha delegado en el Gerente General la facultad de proponer al Comité Ejecutivo las

políticas, lineamientos, normas, procesos, etc., que contribuyan al Control Interno; tales propuestas deberán

ser aprobadas por el Comité Ejecutivo para su implementación.

II.) NORMAS PARA LOS INGRESOS

1.) Objetivos:

a.) Contar con un documento actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar

los procesos de la unidad de Ingresos de forma eficaz y eficiente.

b.) Establecer los lineamientos metodológicos para la Recepción del Ingreso por la Caja Principal de la

Asociación de Squash del Departamento de Guatemala.

2.) Ámbito de aplicación:

Esta normativa de ingresos aplicará a la Asociación de Squash del Departamento de Guatemala, es

de carácter organizativo procedimental interno, y vincula a las personas que por sus funciones participen en

dichos procedimientos.



3 Febrero de 2020

3.) Documentos y formularios utilizados:

El documento de ingreso utilizado es la FORMA 63-A2 (Formulario de ingresos autorizado por la

Contraloría General de Cuentas).

4.) Reporte Generados y Relacionados:

a.) Reporte mensual y anual de Ejecución Presupuestaria de Ingresos.

a.) Caja Fiscal de Ingresos.

b.) Estados financieros.

c.) Conciliaciones bancarias.

5.) Fuentes de Financiamiento:

Los ingresos de la Asociación de Squash del Departamento de Guatemala comprenden los

siguientes conceptos:

a. Asignación presupuestaria mensual de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala

(CDAG).

b. Asignación de Comité Olímpico Guatemalteco, según los diferentes programas de apoyo

económico.

c. Cuota de afiliación de nuevos socios.

d. Cuota anual de asociados.

e. Donaciones en Efectivo.

f. Donaciones en Mobiliario y Equipo.

g. Donaciones en Obras.

h. Derechos de inscripción a eventos.

i. Otros.

6.) NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INGRESOS:

a. El presupuesto anual de ingresos deberá incluir una estimación de los ingresos generados



4 Febrero de 2020

por las diferentes fuentes de financiamiento, especificando el concepto del ingreso.

b. Los ingresos no estimados en el presupuesto anual, deberán incluirse a través del

procedimiento de Transferencias, Ampliaciones y Modificaciones Presupuestarias. En

consecuencia, las Unidades Generadoras deberán informarlo inmediatamente al

Departamento Financiero, Gerente General y al Comité Ejecutivo.

c. Todos los ingresos por cualquier actividad o circunstancia que reciba la Asociación de

Squash del Departamento de Guatemala, deberán ser registrados en la Caja FISCAL.

d. El Contador General o Asistente del Departamento Financiero podrá recibir los ingresos en

efectivo, cheques no endosables, documentos de transferencia directa en el banco y/o

depósitos bancarios.

e. Los Pagadores podrán dirigirse a la caja receptora y realizar su pago en efectivo o cheque.

f. El Cajero recibirá el documento de transferencia sellado y firmado por el banco en señal

de recepción, únicamente en los casos de transferencias extranjeras o asignaciones del

Estado.

g. Los Depósitos de los Ingresos deberán efectuarse de acuerdo al concepto, únicamente en

las cuentas de bancos autorizados por LA ASOCIACION, a diario o con un plazo de 24

horas. Se exceptúan los ingresos percibidos el último día hábil de la semana,

transferencias de CDAG y COG y cheques del mismo banco que no tengan fondos a su

presentación.

h. El Departamento Financiero registrará a diario todos los ingresos en los libros contables

correspondientes.

i. Los recibos de ingresos 63-A2 deben ser emitidos y registrados en caja fiscal y en el libro

de bancos por los conceptos y valores recibidos, según los depósitos o transferencias

bancarias recibidas.

j. Todos los recibos de ingresos 63-A2 deben tener el mismo valor en letras y en números,

antes de registrarlos en caja fiscal.

k. Todos los recibos de ingresos 63-A2 debe contener la firma de enterante y receptor, antes

de registrarlos en caja fiscal.

l. Los recibos de ingresos anulados se deben registrar en la caja fiscal del mes que

corresponda.



5 Febrero de 2020

m. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual están sujetas a modificaciones

y deben ser previamente autorizadas por el Comité Ejecutivo.

III.) NORMAS PARA LOS EGRESOS:

1.) Objetivos:

a. Contar con un documento actualizado de consulta, que establezca un método estándar para

ejecutar los procesos de las unidades administrativas de forma eficaz y eficiente.

b. Establecer los lineamientos metodológicos de LA ASOCIACION para la emisión de cheques.

c. Éste constituye un instrumento idóneo para suministrar información para el manejo y control de

los procedimientos involucrados en la administración financiera de LA ASOCIACION.

2.) Ámbito de aplicación:

Esta normativa de egresos aplicará a la Asociación de Squash del Departamento de Guatemala, es

de carácter organizativo procedimental interno, y vincula a las personas que por sus funciones participen en

dichos procedimientos.

3.) Documentos y Formularios Utilizados.

d. Expedientes Administrativos de compras.

e. Cheques autorizados por los Bancos del Sistema en que LA ASOCIACION tenga cuenta

bancaria.

f. Expedientes Administrativos de los diferentes procesos internos de LA ASOCIACION que por

su naturaleza generen un cheque.

g. Formulario de Caja Fiscal de Ingresos y Egresos, formas autorizadas por la Contraloría

General de Cuentas 200-A-3.

4.) Reportes Generados y relacionados:

h. Caja fiscal de Egresos.

i. Ejecución presupuestaria de egresos mensual y anual.



6 Febrero de 2020

j. Estados financieros.

k. Conciliaciones bancarias.

5.) NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LOS EGRESOS:

a.) El registro de los egresos de la Asociación de Squash del Departamento de Guatemala

debe realizarse conforme al Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público

emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.

b.) El presupuesto anual de egresos deberá ser una estimación de los egresos generados por

las diferentes Unidades Administrativas de LA ASOCIACION, especificando el concepto de cada

egreso por Renglón Presupuestario.

c.) Los egresos no estimados en el presupuesto anual, deberán incluirse a través del

procedimiento Transferencias, Ampliaciones y Modificaciones Presupuestarias. En

consecuencia, las Unidades Generadoras deberán informarlo inmediatamente al

Departamento Financiero, Gerente General y al Comité Ejecutivo.

d.) Solamente los documentos de soporte que sean de legítimo abono (facturas debidamente

autorizadas, formularios de viáticos, planillas, entre otros) y que cuenten con la

aprobación anticipada podrán ser pagados.

e.) Previo a realizar un pago se debe observar que cada expediente cumpla con lo regulado

en los Manuales de Normas y Procedimientos que regulan las compras por medio del

fondo de caja chica, compras de baja cuantía, compras directas con oferta electrónica y/o

cualquier otra modalidad de compra

f.) Las facturas de gastos deben ser razonadas como lo indican los Manuales de Normas y

Procedimientos y firmadas por los responsables de la Unidad Solicitante, el Gerente

General y Presidente o Tesorero del Comité Ejecutivo.

g.) Se debe verificar la vigencia de las facturas antes de realizarse los pagos correspondientes.

h.) Se debe consignar la palabra Cancelado y la firma del proveedor en la factura al momento

de entregar el cheque respectivo.

i.) No se pagan propinas.

j.) No se deben realizar pagos con tarjetas de débito y/o crédito. Para eso existe el vale de

efectivo de caja chica y los servicios, obras, suministros o bienes se deben pagar por



7 Febrero de 2020

medio de cheque emitido a nombre del proveedor.

k.) No se aceptan facturas por consumo o por su compra, deben indicar detalle de lo que se

está adquiriendo.

l.) No se emiten anticipos por compra de bienes, suministros, obras o servicios, salvo lo

dispuesto en la Ley Orgánica del Presupuesto y la Ley de Contrataciones del Estado.

m.) Los egresos en concepto de viáticos se rigen por el REGLAMENTO GENERAL DE VIÁTICOS

DE LA CDAG, exceptuando aquellos egresos en concepto de viáticos cuya fuente de

financiamiento sea el COG, donde se debe aplicar su propia norma.

n.) Los expedientes de gastos deben ser complementados como se indica en los Manuales de

Normas y Procedimientos que regulan las compras por medio del fondo de caja chica, baja

cuantía, compras directas con oferta electrónica, cualquier otra modalidad de compra y/o

cualquier otro Programa. Para dar cumplimiento a lo anterior se deberá emitir una cédula

de verificación de expedientes administrativos según programas internos de las

Asociación, el formato será autorizado por el Gerente General.

o.) El Departamento Financiero registrará diariamente todos los egresos de la Caja de la

Asociación de Squash del Departamento de Guatemala.

p.) Todos los egresos por cualquier actividad o circunstancia de la Asociación de Squash del

Departamento de Guatemala, deberán ser registrados en la Caja FISCAL. Para la

elaboración de CAJA FISCAL se deberá considerar lo siguiente:

1.) Se debe presentar al Tesorero y al Gerente General un informe de conciliación

bancaria el día lunes de cada semana.

2.) Se deben realizar registros semanales de caja fiscal.

3.) El anteproyecto de caja fiscal debe ser presentado al Gerente General y al

Tesorero para su revisión el segundo día hábil del mes entrante.

4.) El Gerente General y el Tesorero deberán devolver la caja fiscal con sus

observaciones al Contador General el tercer día hábil del mes entrante.

5.) El Contador General deberá realizar modificaciones de ser necesarias de forma

inmediata y proceder a la impresión de la caja fiscal el cuarto día hábil del mes

entrante.

6.) La rendición de cuentas a la Contraloría General de Cuentas, se deberá realizar

a más tardar entre el 4 y el 5 día hábil del mes entrante.



8 Febrero de 2020

7.) El Contador General deberá entregar fotocopia de la reducción de la caja fiscal

a la Unidad de Presupuesto de CDAG a más tardar el décimo quinto día

calendario del mes siguiente. Si el décimo quinto día del mes es inhábil se

deberá entregar el día hábil anterior.

8.) El Contador General deberá crear un archivo de todos estos informes con las

respectivas constancias de cumplimiento.

q.) Los codos de las chequeras deben tener de forma actualizada la información que se

solicita en ellos.

r.) Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual están sujetas a modificaciones

y deben ser previamente autorizadas por el comité ejecutivo.

IV.) DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES


No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades

RECEPTORÍA Y PAGADURÍA

RECEPCIÓN DE INGRESOS

1 Recepción de Documentación El usuario o portador de recursos monetarios

Se presenta a recepción e informa que realizara un pago a la Asociación y entrega efectivo o cheque.

2 Revisión de documentación de soporte

Contador General Verifica formas de ingreso varios 63-A2.

3 Recepción de fondos Contador General Recibe el pago.

4 Elaboración de recibos Contador General

Elabora recibo de ingresos para todo cobro que realiza.

Al recibir el efectivo o cheque elabora un recibo de ingresos varios Forma 63-A2, en original y 1 copia.

Entrega al enterante el original y requiere firma de conformidad en duplicado.

5 Resguardo de valores Contador General Procede a resguardar los valores en la caja fuerte.

6 Operación en Caja Fiscal Contador General

Opera el ingreso recibido en Caja Fiscal.

Opera en Caja Fiscal si son ingresos por asignación económica.

Opera en Caja Fiscal en cuenta de ingresos propios de acuerdo a la nomenclatura contable.

7 Elaboración de reportes Contador General Al final del día procede al recuento de los fondos y realiza corte de formas, elaborando reporte semanal de ingresos de la Asociación.



9 Febrero de 2020

8 Elaboración de depósito bancario

Contador General

Llena las boletas de depósitos de las cuentas bancarias de la Asociación de conformidad con el tipo de ingreso recibido.

Al día siguiente con las boletas de depósito realiza los depósitos en el banco que corresponda.

9 Realización de depósito bancario

Contador General Adjunta la boleta de depósito original al duplicado del 63-A2 y documentos de soporte.

10 Archivo Contador General Archiva copia de 63-A2 adjuntando la boleta original del depósito bancario.

EGRESOS

11 Recepción de expedientes Asistente del Departamento Financiero

Registra fecha y hora, al recibir expedientes para revisión y pago.

El expediente, con su documentación de soporte lo puede recibir del Encargado de Compras en concepto de:

a. Pago de bienes o servicios, por compras de baja cuantía.

b. Pago de bienes o servicios, por compra directa.

c. pago de compras por proceso de cotización.

d. Pago de Dietas.

e. Pago de Gastos de Representación.

f. Pago de rentas consignadas.

g. Pago de ayudas económicas.

h. Pago de becas

i. Pago de premios.

j. Pago de nóminas del personal presupuestario.

k. Pago de honorarios por servicios técnicos y profesionales.

l. Liquidación de gastos de viáticos.

12 Revisión de la Documentación

Asistente del Departamento Financiero / Gerente General

El Asistente del Departamento Financiero verifica que el expediente contenga la documentación completa y traslada a Gerente General para su revisión, de conformidad con listado de requisitos siguientes:

Pago por medio de Caja Chica

13 Verificación documental de pago de bienes o servicios, por medio de Caja Chica

Asistente del Departamento Financiero

Verifica que el expediente de liquidación de Caja Chica contenga:

a. Liquidación de Caja Chica, en formato autorizado, firmado por la persona encargada del fondo, firma y sello de revisado del Contador General y firma y sello de autorizado del Gerente General.

b. Solicitud de adquisición del bien o servicio.

c. Constancia de no existencia en almacén.



10 Febrero de 2020

d. Constancia de verificación electrónica realizado en el portal de la SAT, por cada factura.

e. Constancia de verificación en GUATECOMPRAS de la habilitación del proveedor, por cada factura.

f. Facturas de los proveedores, razonadas y firmadas por el solicitante, Gerente General, Tesorero o Presidente de Comité Ejecutivo.

g. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes.

h. Retención de ISR, cuando aplique.

i. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.

j. Listado de beneficiarios, con nombre completo, número de DPI, y firma de los participantes, si el gasto fuera por concepto de alimentación.

k. Vale de efectivo de fondo de caja chica y Liquidación de Vale de Caja Chica.

l. Recibos de Caja en caso de factura cambiaria.

m. Vale de Salida de Almacén, si procede.

14 Verificación documental de pago de bienes o servicios, por compras de baja cuantía


Pago de bienes o servicios, por compras de baja cuantía

a. Solicitud de compra.

b. Constancia de no existencia en almacén.

c. Cotizaciones.

d. Cuadro analítico de compras sobre cotizaciones presentadas.

e. Factura del proveedor.

f. Constancia de verificador electrónica en SAT.

g. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes.

h. Listado de participación, si procede.

i. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.

j. Retención de ISR, cuando aplique.

k. Constancia de verificación en GUATECOMPRAS de la habilitación del proveedor.

l. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor.

15 Verificación documental de pago de bienes o servicios,


Pago de bienes o servicios, por compra directa




11 Febrero de 2020

por compra directa b. Constancia de no existencia en almacén.

c. Constancia de verificación en el PAC.

d. Especificaciones técnicas o términos de referencia.

e. Cotizaciones.

f. Cuadro analítico de compras sobre cotizaciones presentadas.

g. Factura del proveedor.

h. Constancia de verificador electrónica en SAT.

i. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes.

j. Listado de participación, si procede.

k. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.

l. Retención de ISR, cuando aplique.

m. Constancia de verificación en GUATECOMPRAS de la habilitación del proveedor.

n. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor.

o. Constancia de Disponibilidad Presupuestaria, cuando aplique.

p. Resolución de aprobación de Gerencia General de la adjudicación y aprobación del Gasto.

q. Orden de Compra.

r. Constancia de inscripción en el Registro Tributario Unificado

s. Constancias de todas las publicaciones realizadas en el Sistema Guatecompras.

t. Certificaciones de Actas y/o resoluciones del proceso en Guatecompras.

u. Bases para la presentación y calificación de ofertas.

16 Verificación documental de pago de compras por proceso de Cotización


Pago de compras por proceso de Cotización


b. Especificaciones técnicas o términos de referencia.

c. Costos estimados de referencia.

d. Cronograma de actividades.

e. Dictamen que corresponda sobre el proyecto de bases de cotización, proyectos de contrato y formulación de cotización.

f. Bases de Cotización.



12 Febrero de 2020

g. Resolución de Gerencia General de bases de cotización.

h. Publicaciones de procesos en GUATECOMPRAS.

i. Nombramiento de Gerencia General de Junta de cotización.

j. Cotizaciones.

k. Acta de recepción y apertura del evento.

l. Publicación de acta de recepción y apertura del evento en GUATECOMPRAS.

m. Cuadro analítico de calificación de ofertas sobre cotizaciones presentadas.

n. Acta de adjudicación del evento de cotización.

ñ. Publicaciones de acta de adjudicación en GUATECOMPRAS.

o. Solicitud de aprobación o improbación de la adjudicación presentada.

p. Resolución de aprobación de Gerencia General de la adjudicación y aprobación del Gasto.

q. Publicación de la resolución de aprobación de Gerencia General de la adjudicación en GUATECOMPRAS.

r. Constancia de Disponibilidad presupuestaria.

s. Suscripción del Contrato Administrativo.

t. Fianza de Cumplimiento del proveedor.

u. Aprobación del Contrato Administrativo.

v. Publicación del Contrato aprobado en GUATECOMPRAS.

w. Orden de Compra.

x. Nombramiento de Gerencia General de la Comisión Receptora y Liquidación de entrega de bienes o servicios.

y. Acta de Recepción de la entrega de bienes o servicios.

z. Factura del proveedor.

aa. Constancia de verificador electrónica en SAT.

ab. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes.

ac. Listado de participación, si procede.

ad. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.

ae. Retención de ISR, cuando aplique.

17 Verificación documental de pago de dietas


Pago de Dietas

a. Acta de Comité Ejecutivo donde se conoce y autorizan el pago de dietas.



13 Febrero de 2020

b. Control de Asistencia a reuniones ordinarias y extraordinarias, con la firma de cada uno de los miembros de Comité Ejecutivo que asistieron.

c. Detalle o resumen de las sesiones ordinarias y extraordinarias por cada miembro de Comité Ejecutivo, firmado por el Gerente General.

d. Planilla de pago de dietas, firmado por el Contador General y el Gerente General, que debe contener el descuento del 5% correspondiente a Impuesto Sobre la Renta y 3% correspondiente a timbres.

e. Recibos de pago de dietas, firmado por quien recibe el pago.

18 Verificación documental de pago de Gastos de Representación


Pago de Gastos de Representación

a. Planilla de sueldos, si aplica

b. Fotocopia del punto de acta de Comité Ejecutivo donde se conoce y aprueba el pago de Gastos de Representación.

c. Factura del beneficiario debidamente razonado.

d. Constancia de Retención de ISR, cuando aplique.

e. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor

Pago de rentas consignadas

19 Verificación documental de pago de Impuesto Sobre la Renta


Impuesto Sobre la Renta

a. Planilla de descuentos realizados a trabajadores en relación de dependencia, y a facturas de proveedores de bienes y servicios que indiquen sujeto a "Retención Definitiva" y dietas.

b. Formulario Constancia de Retención del ISR, SAT-1911; Constancia de Retención del ISR SAT-1921, realizado a proveedores de bienes y servicios.

c. Formulario ISR Retenciones SAT-1331 por retenciones efectuadas a empleados en relación de dependencia y proveedores de bienes, servicios, y dietas.

20 Verificación documental de pago de Impuesto de Timbres Fiscales


Impuesto de Timbres Fiscales

a. Planilla de descuentos realizados del Impuesto de Timbres Fiscales, por pago de dietas a miembros de Comité Ejecutivo.

b. Formulario Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolo.

21 Verificación documental de Asistente del Cuota laboral y patronal



14 Febrero de 2020

pago de Cuota laboral y patronal

Departamento Financiero a. Recibo de Cuotas de Patronos y de Trabajadores Impuesto IRTRA y Tasa Intecap.

b. Fotocopia de la planilla electrónica de Seguridad Social.

c. Fotocopia de la planilla de sueldos.

22 Verificación documental de pago de ayudas o apoyos económicos


Pago de ayudas o apoyos económicos

a. Solicitud de la persona interesada realizada a Comité Ejecutivo.

b. Fotocopia del Acta de Comité Ejecutivo donde se conoce y se autoriza el valor de la ayuda económica.

c. Fotocopia de DPI del solicitante.

d. Planilla de pago, con número de planilla, datos del beneficiario, NIT, número de DPI, valor de la ayuda económica, descripción. Firmado por la persona beneficiaria, el Contador General y Tesorero de Comité Ejecutivo.

23 Verificación documental de pago de becas


Pago de becas

a. Solicitud de la Dirección Técnica realizada a Comité Ejecutivo

b. Fotocopia del Acta de Comité Ejecutivo donde se conoce y se aprueba las becas, nombre de los beneficiarios, el o los establecimientos educativos, valor de la beca, (detalle por inscripción, mensualidades, otros gastos)

c. Planilla de pago, con número de planilla, datos del beneficiario, NIT, número de DPI, valor de la beca, descripción. Firmada por el Contador General y Tesorero de Comité Ejecutivo

d. Factura del establecimiento, por mensualidades u otros cobros, razonado, con visto bueno del Tesorero de Comité Ejecutivo.

24 Verificación documental de pago de premios


Pago de premios

a. Solicitud de la Dirección Técnica realizada a Comité Ejecutivo.

b. Fotocopia del Acta de Comité Ejecutivo donde se conoce y se aprueba el valor de los premios.

c. Fotocopia de Certificación de Nacimiento (cuando el atleta es menor de edad).

d. Fotocopia de DPI del atleta.

e. Planilla de pago, con número de planilla, datos del beneficiario, NIT, número de DPI, valor del premio otorgado, descripción del premio, descuento del 3% correspondiente a timbres, liquido a recibir. Firmado la persona beneficiada, por el Contador General y Tesorero de Comité Ejecutivo.



15 Febrero de 2020

25 Verificación documental de pago de nóminas del personal


Pago de nóminas del personal

Verificación de informe del Gerente General, comprobando:

a. Contratos de personal permanente bajo el renglón 022, verificando fecha del nombramiento, salarios fijados y cargos nombrados.

b. Verificación de alzas y bajas de personal con o sin goce de sueldo.

c. Renuncias del personal.

d. Rescisiones de contratos de personal renglón 022.

e. Autorización de cambios en salarios.

f. La operación de las suspensiones recibidas del IGSS.

g. La operación de los avisos de alta del IGSS.

h. Descuento Cuota laboral del IGSS, de conformidad con el porcentaje vigente.

i. Retención Impuesto sobre la Renta, de conformidad con el porcentaje de retención vigente según la ley y según proyección.

Verifica en las Nóminas de sueldos, 022 Personal por Contrato, las sumatorias de las columnas de salario nominal, bonificaciones así como las columnas de descuentos. Se deducen del total pagado nominal el total de descuentos para comprobar el monto del salario líquido, por cada uno de las personas contratadas y por el total de las nóminas.

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Verificación documental de pago de honorarios por servicios técnicos y profesionales


Pago de honorarios por servicios técnicos y profesionales

a. Contrato administrativo.

b. Póliza de fianza de cumplimiento.

c. Solicitudes de pago.

d. Factura.

e. Informe de actividades mensuales.

f. Retención de ISR, cuando aplique.

g. Constancia de verificación en GUATECOMPRAS de la habilitación del proveedor.

h. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor.

27 Verificación documental de pago de Viáticos


Pago por concepto de Viáticos

a. NOMBRAMIENTO



16 Febrero de 2020

a.1 Lugar, fecha de emisión y número correlativo del nombramiento.

a.2 Persona nombrada (nombre completo, puesto nominal, área o departamento, correo electrónico, sueldo base, NIT).

a.3 Tipo de comisión, destino de la comisión o lugar de permanencia.

a.4 Fecha y hora de inicio y de retorno de la comisión a efecto del cálculo del porcentaje de viáticos.

a.5 Nombre, firma y sello del Presidente de Comité Ejecutivo o funcionario que autorizó la comisión.

b. VIATICO ANTICIPO

b.1 Se debe usar formularios autorizado por Contraloría General de Cuentas, en el cual el número correlativo debe ser igual al del Viatico anticipo, Viatico constancia y Viatico liquidación.

b.2 Monto en números y letras.

b.3 Especificar el destino y objeto de la comisión.

b.4 Lugar y fecha y nombre de la persona comisionada.

b.5 Nombre, firma, cargo y sello del Miembro de Comité Ejecutivo que autorizó la comisión.

b.6 Nombre, firma y cargo del responsable de viáticos que revisa el formulario.

b.7 Nombre, firma y cargo del Gerente General que da visto bueno a la emisión del formulario.

b.8 No se aceptan: borrones, tachones, enmiendas, y/o testados.

c. VIATICO CONSTANCIA

c.1 Número correlativo y autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

c.2 Nombre completo de la persona e identificación del puesto nominal.

c.3 Lugar de permanencia, identificación del cargo de la autoridad a quien consta.

c.4 Fecha y Hora de ingreso y salida del lugar de permanencia (fechas deben coincidir con el periodo del nombramiento).

c.5 No se aceptan: borrones, tachones, enmiendas, y/o testados.

d. VIÁTICO LIQUIDACIÓN



17 Febrero de 2020

d.1 Número correlativo y autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

d.2 Monto de la liquidación en números y letras.

d.3 Nombre y cargo nominal de la persona que realiza la comisión.

d.4 Lugar exacto y fechas donde se realizó la comisión.

d.5 Porcentajes asignados de conformidad con el tiempo utilizado y calculados de acuerdo a las categorías de sueldos y a los porcentajes siguientes: 15% desayuno, 20% almuerzo, 15% cena y 50% hospedaje y total que representa el valor a pagar de acuerdo a lo asignado.

d.6 Sumatoria de los gastos de viáticos de carácter fijo.

d.7 Otros gastos derivados según comprobantes y planilla adjunta, incluye pago de pasajes; y kilometraje cuando la persona que sale de comisión utiliza vehículo propio.

d.8 Lugar y fecha de la liquidación (la fecha debe ser dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión).

d.9 Nombre completo de la persona que realizo la comisión.

d.10 Nombre, firma, cargo y sello del Miembro de Comité Ejecutivo que autorizó la comisión.

d.11 Nombre, firma y cargo del responsable de viáticos que revisa el formulario.

d.12 Nombre, firma y cargo del Gerente General que da visto bueno a la emisión del formulario.

d.13 No se aceptan: borrones, tachones, enmiendas, y/o testados.

e. VIATICO EXTERIOR

e.1 Número correlativo y autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

e.2 Nombre completo de la persona.

e.3 Destino, Salida, Entrada ó retorno.

e.4 Vía (aérea, terrestre) de la Salida ó Entrada.

e.5 Medio de Transporte utilizado, (Vehículo oficial, vehículo particular)

e.6 Vuelo, Línea de Transporte, Fecha y Hora de la salida y entrada (fechas deben coincidir con el periodo del nombramiento).



18 Febrero de 2020

e.7 Firma y sello de la autoridad a quien le consta la salida y entrada.

e.8 No se aceptan: borrones, tachones, enmiendas, y/o testados.

f. INFORME DE COMISIÓN

f.1 Fecha del Informe (debe ser igual o anterior a la fecha de liquidación de los viáticos).

e.2 Informe dirigido a la autoridad que autorizó la comisión.

f.4 Cuerpo del informe o referencia a la comisión y su finalización. Este informe debe ser concreto y explicar lo actuado y los resultados obtenidos.

f.5 Nombre y firma de la persona que realizó la comisión.

f.6 Nombre, firma y sello del Presidente de Comité Ejecutivo o funcionario que autorizó la comisión.

f.7 El informe debe ser presentado dentro del plazo de 10 días hábiles después de haber concluido la comisión.

g. OTROS DOCUMENTOS - En viáticos al Interior

g.1 Documentos correspondientes a gastos conexos, si los hubiere, o en su defecto, planilla respectiva. (pago de transporte o kilometraje recorrido.

g.2 Planilla por pago de transporte o kilometraje recorrido.

h. OTROS DOCUMENTOS - En viáticos al Exterior

h.1 Fotocopia del pasaporte donde conste el sello de entrada y salida del país.

h.2 Punto de Acta de Comité Ejecutivo en donde aprueban la comisión al exterior, debiendo especificar el punto de destino y el periodo que dure la comisión.

h.3 En el caso de que la comisión sea por invitación de institución o Asociación internacional y los gastos o parte de ellos sean financiados por estas, en la invitación debe constar este particular y punto de Acta de Comité Ejecutivo en donde se autorice la comisión y se haga constar si la Asociación está complementando el total de las cuotas de viáticos autorizadas en el Reglamento.

28 Aspectos a revisar en los expedientes

Contador General

Revisa los documentos del expediente con relación a aspectos legales y de operaciones matemáticas.

Verifica que los documentos del expediente no presenten borrones, alteraciones o enmendaduras.



19 Febrero de 2020

29 Elaboración de Cedula de Deficiencias

Contador General

Registra en la Cedula de Deficiencias, se opera en Control de rechazos de expediente y hace la devolución al responsable, cuando existe alguna inconformidad en la documentación.

Cuando existe inconformidad en la documentación, realiza lo siguiente:

a) Lo registra en Cedula de Deficiencias.

b) Lo opera en control de rechazos de expediente.

c) Hace la devolución del expediente, al responsable.

30 Firma y sello de documentación

Contador General Firma y sella los expedientes de pago o las rendiciones de gastos como constancia de la revisión efectuada.

31 Traslado de expedientes Contador General Traslada expediente revisado y correcto al Asistente del Departamento Financiero para que se inicie el trámite de pago.

PAGO A PROVEEDORES

32 Recepción de expediente para pago


Recibe el expediente de parte del Encargado de Compras para iniciar el proceso de pago.

Registra el expediente en control de pago a proveedores.

33 Revisión de expediente Gerente General

Revisa el expediente para verificar que viene completo y que este correcto.

En caso de inconformidad elabora la "Cédula de Deficiencias".

Devuelve al Encargado de Compras para que resuelvan las deficiencias y lo ingrese nuevamente.

Recibe el expediente corregido, verifica que se hayan resuelto las deficiencias y retira la Cedula de Deficiencias.

34 Clasificación y traslado de expedientes

Gerente General

Clasifica y traslada los expedientes de acuerdo a los siguientes criterios:

a) Expediente que contiene bienes inventariables.

b) Expediente no contiene bienes inventariables.

Elabora conocimiento de expediente que contiene bienes inventariables y traslada a Contador General.

Si el expediente no contiene bienes inventariables traslada al Asistente del Departamento Financiero para gestionar la autorización.

35 Registro Contador General Registra los datos de factura o comprobante del expediente recibido.



20 Febrero de 2020

Opera las deducciones si hubiera en la factura o comprobante del expediente recibido.

36 Entrega de cheque Contador General / Asistente del Departamento Financiero

El Contador General entrega el expediente al Asistente del Departamento Financiero si el pago se realiza por medio de cheque

El Asistente del Departamento Financiero entrega cheque al proveedor.

El Asistente del Departamento Financiero solicita al proveedor el recibo de caja. (Cuando el comprobante de compra es una factura cambiaria para poder hacerle entrega del cheque).

El Asistente del Departamento Financiero verifica que el proveedor coloque el sello de CANCELADO o en ausencia de sello, la palabra CANCELADO en el comprobante. (Cuando el comprobante no es una factura cambiaria).

37 Archivo de expediente Asistente del Departamento Financiero

Archiva el expediente e informes correspondientes.

Guatemala, 28 de febrero de 2020. (f)

Carlos Rolando Cardona Villatoro Presidente Comité Ejecutivo Asociación de Squash del Departamento de Guatemala

(f)

Eduardo Fonseca Expósito Secretario Comité Ejecutivo Asociación de Squash del Departamento de Guatemala



21 Febrero de 2020

(f)

Kristian Antonio López Miranda Tesorero Comité Ejecutivo Asociación de Squash del Departamento de Guatemala

(f)

Claudia Karinna Soria Ortíz Vocal I Comité Ejecutivo Asociación de Squash del Departamento de Guatemala

(f)

Juan Carlos Barrera Callejas Vocal II Comité Ejecutivo Asociación de Squash del Departamento de Guatemala

manual de normas y procedimientos del … · 2020. 6. 28. · efectivo, cheques no endosables,...

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