manual de normas y procedimientos de gestion de almacen

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL ALMACÉN Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-04-2016 de fecha 17-10-2016 Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 047-2016

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Page 1: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE

GESTIÓN DEL ALMACÉN

Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-04-2016 de fecha 17-10-2016

Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 047-2016

Page 2: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen
Page 3: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

CONTENIDO:

Página 3

- RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL

- INTRODUCCIÓN

- ASPECTOS GENERALES

- Base Normativa

- Objetivo y Alcance

- Normas Generales

- ASPECTOS ESPECÍFICOS

- Del Catálogo de Productos

- Del Sistema de Control de las existencias

- Del Procedimiento: Registro de Entrada de Materiales, Útiles de Oficina y

Demás Insumos

- Del Procedimiento: Solicitud de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos

- GLOSARIO DE TÉRMINOS

- ANEXOS

- Modelos y Formatos

Page 4: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen
Page 5: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:

Página 5

RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 047-2016 JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN

CONTRALOR MUNICIPAL

El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad,

titular de la Cedula de Identidad número 10.093.866, en su carácter de Contralor Municipal

del municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según consta

en Acta de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013 emitida

por el Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en Gaceta

Municipal Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales

conferidas en el artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,

en concordancia a lo tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica

del Poder Público Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3 y

44 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal; a tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de

Procedimientos Administrativos y concatenado a lo establecido en el artículo 6 del

Reglamento Interno de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz.

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder

Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y

administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar,

realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la

sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto

de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de

gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades

organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza

con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de

gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa

que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han

sido asignados en un determinado ejercicio fiscal.

CONSIDERANDO

Que es potestad del Contralor del Municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía

orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la

optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando

los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se

ejecutan en esta Contraloría Municipal.

CONSIDERANDO

Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que

comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y

procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, cuyo

Page 6: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:

Página 6

propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y

administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la

observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y

metas de esta Contraloría Municipal.

CONSIDERANDO

Que los materiales de oficina y de limpieza, los suministros y demás insumos, necesarios

para permitir la operatividad de la Contraloría Municipal, representa una erogación

importante, cuya correcta gestión debe ser asegurado por medio de la implantación de un

sistema de control interno eficiente. Por lo cual deben establecerse normas y

procedimientos que regulen el manejo, seguimiento y control de las existencias que se

resguardan en el Almacén de la institución.

CONSIDERANDO

Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,

establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los

procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo el su

objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y

procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del

Municipio Eulalia Buroz.”

RESUELVE

PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE

GESTIÓN DEL ALMACÉN de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, presentado

por la Dirección de Administración Integral de este órgano de control fiscal externo, a

través del Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-004-2016 de fecha 17 de octubre de 2016.

SEGUNDO: El referido manual desarrolla las normas y los procedimientos que debe llevar

a cabo la Dirección de Administración Integral con el propósito de la correcta gestión del

Almacén de existencia de los materiales y suministros de oficina y demás insumos,

necesarios para asegurar la operatividad de la institución.

TERCERO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL

ALMACÉN aprobado en este acto, consta del siguiente contenido:

- RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL

- INTRODUCCIÓN

- ASPECTOS GENERALES

- Base Normativa

- Objetivo y Alcance

Page 7: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:

Página 7

- Normas Generales

- ASPECTOS ESPECÍFICOS

- Del Catálogo de Productos

- Del Sistema de Control de las existencias

- Del Procedimiento: Registro de Entrada de Materiales, Útiles de Oficina y

Demás Insumos

- Del Procedimiento: Solicitud de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos

- GLOSARIO DE TÉRMINOS

- ANEXOS

- Modelos y Formatos

CUARTO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL

ALMACÉN DE LA CONTRALORIA DEL MUNICIPIO EULALIA BUROZ tendrá

vigencia a partir de la presente fecha.

QUINTO: Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría

del Municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en el mencionado Manual.

Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los veinticuatro (24) día

del mes de octubre del año dos mil dieciséis (2016), en el Municipio Eulalia Buroz,

Mamporal del estado Bolivariano de Miranda.

Comuníquese y publíquese

Cúmplase

Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L.

CONTRALOR MUNICIPAL Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz

Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en

Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013

Page 8: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

INTRODUCCIÓN:

Página 8

Uno de los elementos más importante para el cumplimiento de las operaciones

normales de cualquier institución son la materiales, suministro e insumos. De ellos se

depende en muchas oportunidades para llevar cabo cualquier tarea, actividad,

procedimiento o proceso. Por tanto su control en cuanto a sus costos, cantidades de

existencia, preservación y uso, son factores claves de éxito.

La adquisición de materiales, suministros e insumos, resulta costoso para la

institución, que por su característica posee un reducido presupuesto. Ello exige que se

establezcan los instrumentos necesarios para el control, manejo, resguardo, protección y

uso de los mismos. Es fundamental contar con una base normativa que indique cómo,

cuándo y qué hacer para que el manejo de los inventarios de corto plazo de la Contraloría

Municipal sea óptimo, minimizando los riesgos operacionales asociados a ellos.

El presente manual de normas y procedimiento de gestión del Almacén de la

Contraloría del Municipio Eulalia Buroz tiene como objetivo establecer los mecanismos de

control interno que permita la administración eficiente, eficaz y transparente de los

inventarios de corto plazo de la institución. En tal sentido se han establecido un conjunto de

criterios normativos que regularán este importante tema operativo.

Este documento consta de tres secciones: Un aspecto general, en el cual se

establecen la base normativa, el objetivo y alcance el manual y las normas generales como

tal. El aspecto especifico, se dedica a los elementos puntuales, como lo son el desarrollo de

los procedimientos claves del área de Almacén y otros asuntos de interés. Por último existe

el apartado anexo en el cual se incluyen los formularios y formatos que debe utilizar tanto

los usuarios como el área de Almacén.

Page 9: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES: BASE NORMATIVA

Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha

Página 9

1 Constitución de la República

Bolivariana de Venezuela

5.908 extraordinaria 19 febrero de 2009

2 Ley Orgánica de

Procedimientos

Administrativos

2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981

3 Ley de Reforma Parcial de la

Ley Orgánica de la

Contraloría General de la

República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal

6013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010

4 Ley Contra la Corrupción 6.155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014

5 Ley de Simplificación de

Trámites

40.548 26 de noviembre de 2014

6 Reglamento de la Ley

Orgánica de la Contraloría

General de la República, y

del Sistema Nacional de

Control Fiscal

Nro. 39.240

12 de agosto de 2009

7 Reglamento Interno de la

Contraloría del Municipio

Eulalia Buroz (Modificación)

Resolución C.M.E.B. Nº

036-2016.

16 de agosto de 2016

8 Resolución Organizativa Nº 3 Resolución C.M.E.B. Nº

049-2015

28 de diciembre de 2015

Page 10: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES: OBJETIVO Y ALCANCE

Página 10

OBJETIVO

Establecer los mecanismos que regulen

los procedimientos para la gestión del

Almacén de la Contraloría del Municipio

Eulalia Buroz, que permita, además, el

manejo eficiente, eficaz y transparente de

los productos e insumos que la institución

requiere para asegurar sus operaciones

cotidianas. Haciendo posible la

implantación de un sistema de control

interno que haga viable el logro de los

objetivos institucionales en materia de la

administración de las existencias de los

inventarios de corto plazo.

ALCANCE

Este Manual de Normas y Procedimientos

se encuentra dirigido especialmente a los

servidores y servidoras que integran la

Dirección de Administración Integral

de la Contraloría del Municipio Eulalia

Buroz en cuanto a la gestión óptima del

inventarios de materiales e insumos

utilizados en la operaciones de la

institución, pero también abarca al resto

del personal del mencionado órgano de

control fiscal municipal, quienes son los

usuario del Almacén, por lo cual deben

conocer la normativa que rige al mismo.

Page 11: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

Página 11

La gestión del Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz se regirá por las

siguientes normas generales:

1. La Dirección de Administración Integral será la responsable de forma exclusiva del

manejo, control, seguimiento y actualización tanto de las unidades físicas, como de la

gestión de la información que emane producto de la administración del Almacén de la

Contraloría Municipal.

2. La Dirección de Administración Integral contará con un espacio físico seguro,

protegido y de acceso limitado en donde resguardará Materiales, Útiles de Oficina y

demás Insumos necesarios para la operación continua de la Contraloría Municipal.

3. Todos los documentos que emita el Almacén de la Contraloría Municipal deben estar

firmado y sellados tanto por el encargado o encargada del mismo, como por el Director

o Directora de Administración Integral, quienes son los responsable de dicha área. De

existir documentos que emita el área de Almacén sin las respectivas firmas y sellos,

será el Director o Directora Integral quien asuma cualquier consecuencia

administrativa de cualquier error, omisión, daño o pérdida de producto.

4. Ninguna dependencia de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz podrá almacenar

materiales de oficina, de limpieza y demás insumos, más allá de lo estrictamente

necesario para atender sus necesidades cotidianas.

5. La Dirección de Administración Integral designará mediante oficio a un funcionario o

funcionarios de su adscripción para la gestión de los materiales, útiles de oficina e

insumos adquiridos por la mencionada dependencia de gestión, así como del resguardo

y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas que conforman

la Institución. Del mencionado oficio una copia debe ser remitido al Contralor o

Contralora Municipal.

Page 12: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

Página 12

6. El Contralor o Contralora Municipal ratificará mediante Resolución emitida a tal fin al

funcionario o funcionaría adscrito a la Dirección de Administración Integral que será

responsable del manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta de los

materiales de oficina, de limpieza y demás insumos que son resguardados en el

Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz.

7. El funcionario o funcionaria designado para el manejo, control, seguimiento,

actualización y rendición de cuenta de los materiales de oficina, de limpieza y demás

insumos debe recibir, a través de memorando, un ejemplar del presente Manual, el cual

será de estricto cumplimento.

8. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de materiales,

deberá ser consultado y aprobado por el Director o Directora de Administración

Integral.

9. La Dirección de Administración Integral deberá mantener actualizado el Catálogo de

materiales de oficina, de limpieza y demás insumos requerido para su funcionamiento.

10. La Dirección de Administración Integral deberá enviar el CATÁLOGO DE

MATERIALES DE OFICINA, DE LIMPIEZA Y DEMÁS INSUMOS a las

diferentes dependencias de la Contraloría Municipal.

11. Es obligatorio que todas las dependencias de la Contraloría Municipal, que necesiten

de insumos para su funcionamiento lo soliciten al Almacén, a través de una requisición

de materiales y suministros. Por tanto, se prohíbe expresamente entregar materiales

de oficina, de limpieza y demás insumos previamente a la entrega y aprobación de la

respectiva requisición. Esta condición es aplicable a todos los niveles funcionarial,

incluyendo a la máxima autoridad.

12. Toda Solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberá tramitarse,

únicamente, con el formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-

Page 13: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

Página 13

DAI-AL-01). En este formulario solo podrá requerirse hasta un máximo de cinco (5)

tipo distinto de materiales, por dependencia.

13. El formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-DAI-AL-01), se

emitirá en original y una copia. El original será resguardado por la Dirección de

Administración Integral y la copia se entregará a la Dependencia solicitante de los

materiales. Dichos documentos debe estar debidamente firmados y sellados.

14. Toda Solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberá contener

como mínimo:

- Fecha de la Solicitud

- Nombre de la Unidad Solicitante.

- Código de la unidad y del material solicitado.

- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.

- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.

- Nombre de la persona que recibirá el material.

15. Los materiales de oficina, de limpieza y demás insumos serán despachadas en el orden

de llegada y en un lapso no mayor de dos (2) días hábiles. La Dirección de

Administración Integral deberá entregar los materiales de materiales de oficina, de

limpieza y demás insumos, por medio de una nota de entrega denominado

“COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” (Forma CMEB-DAI-AL-

02), el cual debe estar firmado por quien recibe los materiales, quien procesó la

solicitud y por quien autoriza la entrega, que para todos los casos será el Director o

Directora de Administración Integral.

16. Al “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”, debe anexársele el

formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-DAI-AL-01), que

Page 14: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

Página 14

originó la entrega de materiales. Tanto el comprobante mencionado, como su anexo

debe guardarse permanentemente en una carpeta habilitada a tal fin. Dicho documentos

se utilizará para el registro contable, así como para el control posterior que debe llevar

a cabo la Unidad de Auditoría Interna o el propio Contralor o Contralora Municipal,

por quien este designe en su oportunidad.

17. La persona responsable de la Dirección de Administración Integral no despachará

materiales, útiles de oficina y demás Insumos, si no se ha recibido la correspondiente

solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos.

18. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la unidad

solicitante.

19. Las unidades deberán realizar la solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás

insumos de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén General, tiempo

después de su recepción.

20. El o la Responsable del manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta

del Almacén llevará el registro histórico de cada uno de los artículos, señalando la

descripción del artículo y su código respectivo. El Director o Directora de

Administración Integral, o quien él o ella designe por escrito, verificará

semanalmente el cumplimiento de esta norma.

21. Todo despacho de Materiales, Útiles de Oficina y demás Insumos se registrará en el

LIBRO DE DESPACHO, que debe ser creado para tal fin. El Director o Directora de

Administración Integral, o quien ella designe por escrito, verificará semanalmente el

correcto llenado de este libro.

22. El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá:

- Número de la Solicitud.

- Nombre de la Unidad Solicitante.

Page 15: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

Página 15

- Nombre del Solicitante

- Fecha de despacho.

- Firma del responsable del Almacén

- Firma del Solicitante

23. Todo ingreso y salida de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos serán

registrados en el sistema informático de inventario que posea la Contraloría Municipal.

En caso de no contar con un programa informático, deberá llevarse un sistema manual

de “KARDEX”, que son tarjeta u hojas de registro de entrada y salida de materiales,

que se lleva, una por cada material.

24. La devolución de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos por las unidades

solicitante deberá estar respaldada por una comunicación, en la cual se detallará el

motivo y el material objeto de la devolución.

25. La Dirección de Administración Integral sólo aceptará devoluciones de materiales de

oficina, de limpieza y demás insumos en buen estado y de uso vigente.

26. Las devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberán

realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la

recepción del pedido por la unidad solicitante.

27. Las devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos por falta de

uso, deberán realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la

solicitud.

28. La Dirección de Administración Integral debe guardar los soportes necesarios para

justificar los movimientos mensuales que ocurren en el Almacén (entradas, salidas,

reintegro o devoluciones). Dichos documentos deben estar debidamente ordenado de

forma cronológica y disponible para su control posterior.

Page 16: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

Página 16

29. La Dirección de Administración Integral deberá llevar un listado actualizado, en el cual

se indique el código de todos los productos que existen en el Almacén general de la

Contraloría Municipal, el nombre de esos productos, la cantidad o saldo actualizado de

los productos existente, el precio de esos productos y el costo total de los mismos.

30. El mencionado listado debe ser entregado al Contralor o Contralora Municipal en los

primeros tres (3) hábiles iniciales de cada mes. Sin embargo, el Contralor o Contralora

Municipal podrá solicitar ese listado cuando lo crea conveniente. Una copia de ese

listado de existencia general del Almacén deber ser guardado por la Dirección de

Administración Integral. Otra de las copias debe remitirse a la Unidad de Auditoría

Interna de la Contraloría Municipal-

31. EL SALDO DE EXISTENCIA DE MATERIALES DE OFICINA Y DEMÁS

INSUMOS DEBEN ESTAR CONSTANTEMENTE CONCILIADO. ES DECIR,

LOS REGISTROS DE ENTRADAS DE MATERIALES Y LA SALIDA DE LOS

MISMOS, SU SALDO, DEBE SER IGUAL A LA EXISTENCIA FÍSICA DE

ESOS MATERIALES E INSUMOS.

32. Al inicio de cada semestre, es decir en ENERO y JULIO de cada año, se debe hacer

un conteo físico de los materiales que se guardan en el Almacén. La existencia física de

esos materiales debe coincidir con los registros de entradas y salidas de materiales

ocurridos en el semestre correspondiente. En tal sentido, la Dirección de

Administración Integral debe llevar los registros y poseer los suficientes documentos

probatorios que permita hacerle seguimiento a la gestión de los inventarios de los

materiales de oficina y demás insumos.

33. El conteo físico lo hará la Unidad de Auditoria Interna, o en su defecto un auditor o

auditora de la Contraloría Municipal, en presencia de un representante de la Dirección

de Administración Integral. De dicha actividad se generará un informe o acta que debe

ser entregado al Contralor o Contralor Municipal, en los primero diez (10) días hábiles

Page 17: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES

Página 17

de cada semestre. En el mencionado documento debe indicarse expresamente si el

conteo físico determinó que los registro llevados por la Dirección de Administración

Integral son fidedigno, o si hubo, por el contrario una diferencia. El referido informe o

acta debe estar firmado y sellado por los participante de la actividad de conteo físico de

los materiales e insumos que reposan en el Almacén.

34. El saldo de los materiales y demás insumos debe cuadrar con las entradas y salidas de

cada periodo. Para ello debe tener a la disposición para su verificación los soportes

documentales que muestren cuánto material entró en el Almacén en un periodo dado

(por compras o devoluciones al Almacén) y cuanto fue entregado a las diferentes

dependencias solicitantes. DE EXISTIR ALGUNA DIFERENCIA, ESTA DEBE SER

EXPLICADA POR LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN Y CONTROL DEL

ALMACÉN. En caso de ser esa explicación insatisfactoria, el encargado o

encargada de la gestión del Almacén será responsable pecuniario de la pérdida de

los materiales, pudiendo ser sancionado administrativamente por ese hecho,

previo cumplimiento a lo establecido en el marco jurídico venezolano.

35. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual estará

sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por

parte de las unidades involucradas.

Page 18: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS

Página 18

OBJETIVO

Establecer los mecanismos normativos necesarios para el diseño, elaboración e

implantación del catálogo de productos que maneja el Almacén de la Contraloría del

Municipio Eulalia Buroz y que permite la unificación de criterios en la utilización del

mismo.

UNIDADES INVOLUCRADAS

- Dirección de Administración Integral

- Responsable de la gestión del Almacén

- Restos de la Dependencia de la Contraloría Municipal

NORMAS ESPECÍFICAS

1. La Dirección de Administración Integral debe crear un catálogo de producto, que debe

mantener debidamente actualizado. Dicho documento contiene la información de todos

los productos que se mantienen o se han mantenido en el Almacén de la Contraloría

Municipal y que en alguna oportunidad sean adquirido y utilizado.

2. El catálogo de productos debe revisarse al inicio de cada período fiscal con el propósito

de determinar si el mismo debe ser actualizado debido a la inclusión de nuevos

productos, que se esperan adquirir ese lapso. También puede ser actualizado, cuando se

efectúen nuevos procedimientos de compra de materiales e insumos, por parte de la

Contraloría Municipal.

3. El catálogo de producto debe contener el código de cada producto, que es un dato

alfanumérico único para cada rubro que lo identifica de manera inequívoca. Asimismo,

debe señalar, el nombre de cada producto asociado a ese código, así como la unidad de

medida y descripción del mismo.

Page 19: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS

Página 19

4. El catálogo de producto, una vez elaborado o actualizado por la Dirección de

Administración Integral, debe ser revisado y/o aprobado por el Contralor o Contralora

Municipal. Este documento se mantendrá vigente hasta que las condiciones exija su

actualización.

5. Cada dependencia de la Contraloría Municipal debe recibir un ejemplar del catálogo de

productos debidamente actualizado. Dicho documento será la base para que efectúan

las correspondientes solicitudes de materiales e insumos en la oportunidad que

corresponda.

6. La codificación de cada producto se realizará utilizando un sistema alfanumérico.

Siendo la base numérica el clasificador presupuestario que maneja la Contraloría

Municipal. Todos los código de identificación de producto se inicia con la letra eme

“M”, seguido de un guion (-), el cual se encuentra unido al número propiamente dicho.

La parte numérica del código consta nueve (9) dígitos y el mismo de inicia con el

grupo de guarismo “402”, que es equivalente a “Materiales, Suministro y

Mercancía” del clasificador presupuestario. En el siguiente ejemplo se muestra como

debe ser presentada la codificación del producto.

M-402050313

En este caso se trata de un producto denominado Resma de Papel Blanco, tamaño

carta, medido por resma. Este es el producto número trece (13) del grupo 4020503.

7. Al incorporarse un nuevo producto al catálogo, el mismo de numerarse con la

codificación siguiente al último rubro del grupo al cual pertenece. Por ejemplo, si se

incorpora una “Resma de Papel Blanco, tamaño oficio”, el código que se le asigna sería

el M-402050314.

Page 20: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS

Página 20

8. Queda prohibido utilizar un sistema de codificación o identificación de producto

distinto al señalado en el presente apartado.

9. De existir cualquier duda con respecto a este tema, el mismo debe ser dilucidado por el

Contralor o Contralora Municipal.

Page 21: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE LAS EXISTENCIAS

Página 21

OBJETIVO

Implantar los mecanismos de control interno que permita el registro confiable de los

movimientos de productos que ocurren en el Almacén de la Contraloría Municipal.

UNIDADES INVOLUCRADAS

- Dirección de Administración Integral

- Responsable de la gestión del Almacén

NORMAS ESPECÍFICAS

1. El seguimiento y control del inventario de existencia de la Contraloría del Municipio

Eulalia Buroz, se llevará por el “Sistema de Inventario Perpetuo”.

2. El encargado o encargada de la gestión del Almacén de la Contraloría Municipal debe

tener un seguimiento y control constante de la existencia de producto que son

conservados en el mismo. En tal sentido debe establecer los mecanismos que hagan

posible dicha tarea.

3. Debe registrarse de forma inmediata, cuando ello ocurra, las entradas de productos, la

salida y las devoluciones de los mismos. El sistema de registro debe ser

preferentemente por medio informático, sin embargo para minimizar los riesgos

operacionales asociados a las fallas del sistema computarizado, es imprescindible

llevar en paralelo el registro por medio manual. Ello permitirá corroborar cuando así se

requiera la exactitud de ambos sistemas de registro.

4. El sistema de registro manual se basará en el denominado sistema de control

“KARDEX”. Dicho sistema consiste en el manejo de tarjetas auxiliares de Almacén

para cada producto inventariado. En cada una de estas tarjetas (una para cada

Page 22: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE LAS EXISTENCIAS

Página 22

producto), se registran de manera inmediata las entradas y salidas de los productos,

determinando en ese momento el saldo de los mismos.

5. Para determinar el costo de la existencia se utilizará el sistema de costo PEPS (Primero

en Entrar, Primero en Salir), con el propósito de mantener el precio de los productos

los más ajustado posible al mercado.

Page 23: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE

ENTRADA DE MATERIALES,

ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS

INSUMOS

RESPONSABLES ACCIÓN

Página 23

Dirección de Administración Integral

(Director o Directora)

Dirección de Administración Integral

(encargado (a) del Almacén)

Dirección de Administración Integral

(Director o Directora)

1. Envía copia de “Orden de Compra” al encargado

(a) de la gestión del Almacén de la Contraloría

Municipal, para que tenga conocimiento de la

posible entrada de producto y haga los

preparativos correspondientes, en cuanto al

futuro registro y el acondicionamiento del

espacio de ubicación de los productos.

2. Recibe la copia de la “Orden de Compra” y

realiza los preparativos.

3. Recibe del proveedor los productos comprados.

Realiza los trámites respectivo, por lo cual

verifica que los recibido se ajuste a las

especificaciones técnicas de la compra, en

cuanto a precios, cantidad y calidad de los

productos.

4. Gestiona todo lo concerniente a la verificación

física de lo adquirido, por lo cual es necesario la

elaboración del “Acta de Control Perceptivo”.

Si todo está conforme, procede a cerrar

Page 24: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE

ENTRADA DE MATERIALES,

ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS

INSUMOS

RESPONSABLES ACCIÓN

Página 24

Dirección de Administración Integral

(Director o Directora)

Dirección de Administración Integral

(encargado (a) del Almacén)

transacción con el proveedor, por lo cual realiza

los trámites administrativos correspondiente (Va

la paso 5). En caso contrario, informa al

proveedor para que soluciones el problema

detectado.

5. Envía al encargado (a) del Almacén la “Orden

de Compra”, la factura y el “Acta de Control

Perceptivo” para que haga el registro de la

entrada de los productos

6. Recibe del Director o Directora, la “Orden de

Compra”, la factura y el “Acta de Control

Perceptivo” para que haga el registro de entrada

de los productos.

7. Verifica que la “Orden de Compra”, la factura y

el “Acta de Control Perceptivo”, coincidan. De

estar todo correcto, registra en el sistema

computarizado la entrada de los productos. De

igual forma hace las anotaciones en cada una de

las tarjetas de registro “Kardex”, en la columna

de “Entrada de Producto”. En caso de existir

discrepancia entre los documentos recibidos,

informa de inmediato al Director (a) de

Page 25: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE

ENTRADA DE MATERIALES,

ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS

INSUMOS

RESPONSABLES ACCIÓN

Página 25

Dirección de Administración Integral

(encargado (a) del Almacén)

Dirección de Administración Integral

(Director o Directora)

Administración Integral.

8. Emite el “Comprobante de Procesamiento de

Entrada de Producto” (en original y una

copia), el cual debe ser firmado, sellado y

aprobado por el Director (a) de Administración

Integral. Dicho comprobante debe contar con la

firma del encargado (a) del Almacén.

9. Devuelve la “Orden de Compra”, factura y

“Acta de Control Perceptivo” al Director (a) de

Administración Integral. En cada uno de esos

documentos debe colocar su media firma, como

evidencia que realizó el registro de la entrada de

producto. Adicionalmente remite el

“Comprobante de Procesamiento de Entrada

de Producto” (en original y una copia),

10. Recibe la “Orden de Compra”, factura, “Acta de

Control Perceptivo” y el “Comprobante de

Procesamiento de Entrada de Producto”

(Original y una copia). Revisa el mencionado

comprobante. De estar conforme firma y sella.

Envía el original al encargado (a) para que

guarde ese ejemplar (va al paso 12). En caso

Page 26: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE

ENTRADA DE MATERIALES,

ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS

INSUMOS

RESPONSABLES ACCIÓN

Página 26

Dirección de Administración Integral

(Director o Directora)

Dirección de Administración Integral

(encargado (a) del Almacén)

contrario, devuelve para su corrección. Anexa al

expediente respectivo todos los documentos

recibidos.

11. Envía expediente a la Unidad de Contabilidad

para su registro.

12. Recibe el ejemplar del “Comprobante de

Procesamiento de Entrada de Producto”. Lo

Guarda debido a que el mismo es necesario para

rendir cuenta y para conciliar los registros del

inventario con la existencia física.

13. Procede a ubicar los productos en el espacio

físico del Almacén, para su debida protección.

14. FIN DE PROCEDIMIENTO

Page 27: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA

Y DEMÁS INSUMOS

RESPONSABLES ACCIÓN

Página 27

Solicitante

Dirección de Administración Integral

(encargado (a) del Almacén)

1. Llena el formato de SOLICITUD DE

MATERIALES AL ALMACÉN, en original y

una copia.

2. Recibe formato de solicitud de materiales.

Verifica que esté bien llenado. De estar de

acuerdo, firma una de los ejemplares y lo

entrega al solicitante, guarda el otro ejemplar

para su procesamiento. En caso de no estar de

acuerdo, devuelve formato al solicitante para

que corrija.

3. Llena libro de “Control de Solicitudes” y asigna

un número correlativo.

4. Verifica en sus controles y registro si los

materiales o insumos solicitando existen en el

Almacén. De existir va al paso 5. En caso

contrario, realiza la observación en el formato de

Solicitudes de Materiales al Almacén. (Va al paso

9)

5. Procesa la salida en el sistema Kardex, rebajando

la existencia. En caso de existir un sistema

computarizado, realiza el registro de la salida,

rebajando los materiales a ser entregados.

Page 28: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA

Y DEMÁS INSUMOS

RESPONSABLES ACCIÓN

Página 28

Dirección de Administración Integral

(encargado (a) del Almacén)

Dirección de Administración Integral

(Director (a))

Dirección de Administración Integral

(encargado (a) del Almacén)

Solicitante

6. Genera el formato COMPROBANTE DE

ENTREGA DE PRODUCTO. Entrega dicho

formato, anexando además, el formado

“Solicitud de Materiales al Almacén”, al

Director o Directora de Administración Integral

para su revisión y/o aprobación.

7. Recibe documentos. Revisa. De estar de acuerdo

firma y sella el Comprobante de Entrega de

Producto y devuelve al encargado (a) del Almacén.

En caso contrario, informa para que se tomen las

medidas necesarias.

8. Recibe documento. De no estar aprobado, realiza

las acciones pertinentes. De estar aprobado,

prepara los materiales para su entrega, lo cual

implica el retiro del Almacén de las unidades

físicas.

9. Informa al Solicitante sobre los resultados de su

solicitud. De haber sido aprobada se le comunica

que puede retirar los materiales e insumos

requeridos. En caso contrario, se le indica razones

que impiden la entrega de lo solicitado.

10. Recibe pedido. Revisa los materiales e insumos

que le son entregado.

Page 29: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA

Y DEMÁS INSUMOS

RESPONSABLES ACCIÓN

Página 29

Solicitante

Dirección de Administración Integral

(encargado (a) del Almacén)

11. Firma y sella el formato “Comprobante de

Entrega de Producto”, en señal de conformidad.

12. Guarda el “Comprobante de Entrega de

Producto”, junto a la “Solicitud de Materiales

de Oficina”, que forma parte del mismo como

documento anexo. Ambos formatos deben estar

engrapados.

13. En la carpeta en la cual se guardan los

“Comprobante de Entrega de Producto” y la

“Solicitud de Materiales de Oficina”, deben

también resguardarse el formato de “Existencia

Total del Almacén”, el cual se emite en los

primeros tres (3) días de cada mes.

14. FIN DE PROCEDIMIENTO

Page 30: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Página 30

ALMACÉN: Espacio físico de la

Contraloría del Municipio Eulalia Buroz,

en donde son resguardado para su

protección y gestión los materiales e

insumos requeridos para ser utilizados

durante sus operaciones habituales.

INVENTARIO: Son los materiales,

artículos e insumos que son utilizados en

las operaciones de la Contraloría

Municipal y que se espera consumir en un

ejercicio económico o periodo fiscal, que

para los efecto del presente manual es un

año.

MÉTODO DE VALORACIÓN DE

INVENTARIO: Es el utilizado con el

propósito de valor u ofrecer un precio

determinado a la existencia de los

artículos del Almacén en un momento

determinado. En la Contralor Municipal

se utiliza el “PEPS”, primero en entrar

primero en salir.

OPERACIONES: Se refiere a las

actividades cotidianas que realiza la

Contraloría Municipal en el lapso de un

ejercicio o periodo fiscal.

PERÍODO CONTABLE: Para los

efectos de este manual es el mismo que el

“Período Fiscal”.

PERÍODO FISCAL: Es el lapso de un

doce (12) meses o un año, que se inicia el

31 de enero y finaliza en 31 de diciembre.

SISTEMA COMPUTARIZADO: Es el

programa creado a tal fin por medio del

cual el área de almacén controla la

entrada y salida de los productos del

Almacén por medio del registro de eso

movimientos, cuando ocurran.

SISTEMA “KARDEX”: Es un sistema

de anotación manual, en el cual cada

producto posee una tarjeta u hoja de

registro de entrada y salidas, que permite

obtener de forma inmediata el saldo de la

existencia de cada uno de los productos

existente en el Almacén.

Page 31: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

31

ANEXOS

Page 32: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

32

Page 33: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “INFORME DE EXISTENCIA TOTAL EN ALMACÉN”

Página 33

Page 34: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “INFORME DE EXISTENCIA TOTAL EN ALMACÉN” (Instructivo)

Página 34

Por medio de este documento se informa al Contralor o Contralora Municipal

MENSUALMENTE, o cuando se requiera, la cantidad de existencia de cada uno de los

productos que reposan en el Almacén. El mismo consta de los siguientes elementos:

Título del Documento: El informe se denomina “Informe de Existencia Total en

Almacén”.

Existencia Actualizada a: Luego del título del documento, en la siguiente línea, se señala

la fecha a la cual está actualizada la información, indicando el día de la semana, el día en

número, el mes y el año.

Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.

Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de

producto.

Saldo de Existencia: Se indica cual es la cantidad física de producto que existe en el

Almacén en la fecha del informe.

Precio Unitario (Bs.): Se informa cual es el último precio de entrada de cada uno de los

productos. Dicho monto se expresa en bolívares.

Precio Total (Bs.): En esta columna se coloca el resultado de multiplicar la cantidad de

producto por su correspondiente precio unitario expresado en bolívares.

Sumatoria: Se totaliza el precio total de cada uno de los productos. Este valor expresa

bolívares.

Este informe debe estar firmado y sellado por quien lo elaboró y aprobado por el Director o

Directora de Administración Integral, como evidencia de haberlo revisado y de estar de

acuerdo con su contenido.

Page 35: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE ENTRADA DE PRODUCTO”

Página 35

Page 36: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE ENTRADA DE PRODUCTO”

(Instructivo)

Página 36

Con este formulario se registra la entrada de nuevos productos provenientes de las

compras que realiza la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz. Dicho documento consta

de los siguientes elementos:

Fecha de Registro: Es la fecha en la cual se registra la entrada de nuevos productos, que

debe ser guardados en el Almacén.

Título del Documento: El informe se denomina “Comprobante de Procesamiento de

Entrada de Producto”.

Nº de Comprobante: Es el número correlativo del documento. El mismo tiene se expresa

como “Entr-Nº XX”

Responsable del Registro: Es el funcionario o funcionaria de la Dirección de

Administración Integral que procesa la entrada de los nuevos productos.

Nº de OC: Es el número de la orden de compra (OC) asociada a la adquisición de los

productos.

Fecha de la OC: Es la fecha de emisión de la orden de compra.

Nº de OP: Es el número de la orden de pago, con la cual se causa el gasto de la compra.

Fecha de la OP: Es la fecha de emisión del documento respectivo.

Nº de Comprobante de Pago: Es el número del comprobante a través del cual se paga la

deuda, generada por la orden de pago, una vez cumplido todos los extremos legales.

Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.

Page 37: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE ENTRADA DE PRODUCTO”

(Instructivo)

Página 37

Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de

producto.

Nombre del Proveedor: Es el nombre del proveedor de los productos.

Nº de Factura: Es el número de la factura asociada a la compra, emitida por el proveedor,

la cual debe cumplir con los requerimientos del sistema tributario venezolano.

Unidad de Medida: Es la unidad de medida de cada producto (Unidades, Kilos, Bultos,

Resmas, Cajas, etc)

Cantidad de Producto: Es la cantidad de producto que se registran como entrada al

Almacén.

Precio del Producto: Es el precio unitario del producto según factura.

Costo Total del Producto: Es el resultado de multiplicar la cantidad de producto por el

precio del producto.

Procesado por: Aquí se coloca la firma y el sello de quien proceso información, que es el o

la Responsable del Registro.

Autorizado por: Aquí se estampa la firma y el sello del Director o Directora de

Administración Integral. Esta rúbrica y sello certifica que los datos contenidos en el

documento son exactos con la realidad.

Page 38: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “REQUISICIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN”

Página 38

Page 39: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “REQUISICIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN” (Instructivo)

Página 39

Con este formato, los trabajadores y trabajadoras de la Contraloría del Municipio

Eulalia Buroz, autorizado por sus áreas respectivas, puede realizar su pedido de productos

al Almacén. El mismo consta de los siguientes elementos:

Nº de Requisición: Es el número correlativo de la requisición. Este número de control lo

asigna el o la responsable de la gestión del Almacén.

Fecha: Es la fecha de la solicitud.

Nombre del Funcionario: Es el nombre de quien efectúa la solicitud.

Dirección de Adscripción: Es la dependencia en la cual labora el solicitante.

Material solicitado: Es el detalle de los productos solicitados.

Descripción: Aquí se coloca el nombre del producto y cualquier detalle del mismo, tales

como tamaño, color, código del producto, entre otro.

Cantidad: Es la cantidad de productos solicitados.

Observación: Se utiliza para colocar cualquier elemento importante.

Funcionario Solicitante: Aquí la persona que solicita estampa su firma.

Funcionario Responsable: Es el funcionario o funcionaria que se encarga de la gestión del

Almacén.

Recibí Conforme: En este recuadro quien recibe el o los productos estampa su firma como

señal de conformidad de lo recibido.

Page 40: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”

Página 40

Page 41: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” (Instructivo)

Página 41

Este documento sirve para tramitar la entrega de los productos a las dependencias

solicitantes. Debe estar debidamente llena, firmado y sellado por los involucrados. Debe

tener anexo la solicitud que realiza el interesado en obtener los productos del Almacén.

Nombre del Solicitante: Es el nombre del trabajador o trabajadora de la Contraloría

Municipal quien solicita el producto al Almacén.

Departamento: Es el nombre de la dependencia en la cual labora el solicitante.

Fecha: Es la fecha en la cual se emite el documento de entrega de producto.

Nº de Comprobante: Es el número correlativo del formulario. De existir un sistema

computacional este lo dará el mismo. Der ser un procesamiento manual, debe existir un

libro en el cual se controle y registre ese número correlativo. EL formato utilizado para este

campo es “Sald-Nº XX”.

Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.

Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de

producto.

Unidad: Es la unidad de medida de cada producto (Unidades, Kilos, Bultos, Resmas,

Cajas, etc)

Cantidad Solicitada: Es la cantidad de producto entregado al solicitante.

Firma y sello: Son los espacios utilizados por para estampar las firmas y los sellos.

Entregado a: En este espacio se escribe el nombre del solicitante, quien debe firmar el

mismo.

Page 42: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” (Instructivo)

Página 42

Responsable de la Entrega: Es el nombre del funcionario o funcionaria de la Dirección de

Administración Integral quien entrega los productos. Debe firmar y sellar en este espacio.

Aprobado por: Es la firma y sello del Director o Directora de Administración Integral, que

lo hace en señal de acuerdo con el procedimiento de entrega de productos. Asume la

responsabilidad final.

Page 43: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen

Sección: Asunto:

ANEXOS MODELOS Y FORMATOS

TARJETA DE CONTROL PERPETUO “KARDEX”

Página 43

Page 44: Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen