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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

ECONÓMICOS

La Paz, 16 de noviembre de 2020

OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual tiene por objetivo establecer lasnormas y procedimientos que deben seguir o recorrer ladocumentación relacionada a la adquisición de bienes yservicios emitidas por las unidades autorizadas de laInstitución, siendo herramientas necesarias para elcorrecto y transparente manejo económico y financierode los fondos otorgados a y por REMAR Bolivia.

ACREDITACIÓN DE RESPONSABLES PARA MANEJO DE FONDOS

•La institución debe designar a un responsable o más para el manejo de fondos institucional, de proyectos y/o casa hogar, quien/es estará/n autorizado/s para ejecutar fondos o presupuestos asignados para los proyectos, pagos de servicios y otros necesarios según corresponda.

• Conocer el Programa Operativo Anual (POA)• Conocer el Proyecto o Perfil de Proyecto.• Conocer la Carpeta Técnica, su respectivo presupuesto y cronograma para la ejecución

de actividades.• Organizar la ejecución de obras y actividades en coordinación con los beneficiarios o

con quien corresponda.• Realizar Cotización de bienes y/o servicios. • Realizar cuadro comparativo de cotizaciones para valorar precio y calidad de los

bienes y/o servicios para su adjudicación.• Realizar solicitud de fondos.• Solicitar el cheque y cancelar con cheque (realizar el cobro para cancelar excepcional).• Realizar las compras de insumos y materiales de los proveedores adjudicados.

RESPONSABLES DEL MANEJO DE FONDOS

• Participar en la ejecución de las actividades.• Dar seguimiento al cumplimiento de

contratos suscritos.• Realizar los descargos de fondos solicitados.

• Informar a REMAR BOLIVIA sobre las acciones en proceso.

• Realizar informes de las diferentes actividades, sobre su avance y conclusión.

• Realizar recepción definitiva de las obras.

• Archivar la documentación referida al manejo de fondos.

CONTRATO DE

SERVICIOS

RESPONSABLES DE MANEJO DE FONDOS

INICIO DEL PROYECTO

APORTES SEGÚN CONVENIO, CONTRATO O ACUERDOS

•Para iniciar la ejecución del proyectoen las áreas de influencia, se debecontar con un convenio, Contrato oAcuerdos, interinstitucional entreREMAR Bolivia e instituciones públicasy privadas a nivel nacional einternacional, estableciendo losalcances y responsabilidades asumidaspor las partes.

Nº Comprobante: 155930 Usuario: 10850A favor de: REMAR BOLIVIA

10000018034384Depositante: Fono: 67070633CLAUDIA PAREDES SILLOCód. Dep. 6002762LP

Cotiz. Equivalente

CHQ AJENOSBs 500.000,00

TOTAL: Bs 500.000,00

SON: Quinientos mil 00/100 BOLIVIANOS

Nº documento: 683Nº cuenta: 2100007046332

Bco Monto Mon T.C. Monto Conv.

B Union 500.000,00 Bs 1,0000000 500.000,00

Verifique los datos contenidos en este documento antes de formar su conformidad

Los cheques ajenos están sujetos a confirmación.

Firma del Depositante

BANCO UNIÓN S.A.LA PAZ - AGENCIA 6 DE MARZO

DEPÓSITO EN CUENTA990800411013610010849/108508994

21/02/2020 15:01

SOLICITUD DE FONDOS

SOLICITUD DE FONDOS

§ Formulario de Orden de compras.

§ Tres cotizaciones§ Cuadro comparativo§ Contrato (pagos parciales

o anticipo)§ Especificación técnica

(modelo de lo que se está produciendo) si amerita.

§ Tríptico o documentación del curso (si amerita)

§ Convocatoria en caso de invitación a capacitaciones

COTIZACIÓN PARA BIENES Y SERVICIOS• Para compras igual o menores a Bs. 1.000.- por costo total de ítem, sólo una

cotización.

• Para compras mayor a Bs. 1.000.- , presentar 3 cotizaciones, proformas o propuestas.

• Realizar mínimo tres cotizaciones o proformas con características similares de marca, tipo de material, tamaño, procedencia, etc.

• Las cotizaciones deben estar a nombre: REMAR BOLIVIA

• Elaborar cuadro comparativo tomando en cuenta las 3 cotizaciones.

• Evaluar las 3 ofertas de proveedores en precio, calidad y tiempo.

• Las compras deben realizarse del proveedor adjudicado, al precio y tipo de material aprobado.

• Si se cuenta con un único proveedor, se debe justificar por escrito el motivo y solicitar el visto bueno de la institución, en tanto el monto no sobrepase el presupuesto asignado a la compra o servicio.

COTIZACIÓN• Documento que indica el valor real de un bien o de

un servicio y establece un precio.

PRO-FORMA• Es un documento que sirve como

compromiso de una empresa para vender ciertos productos a un determinado precio.

PRO-FORMA

COTIZACIÌ NDÍA MES AÑO

EL ALTO

Señores: ……………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………….

NIT/C.I.: ………………………………………

ITEM DETALLE UNIDAD P.U.12345678910

TOTAL Bs.

Validez de la oferta: …………………………………………………………………………

Tiempo de entrega: …………………………………………………………………………

Forma de pago: ……………………………………………………………………………….. FIRMA SELLO

Cheque a favor de: …………………………………………………………………………… Cotizador/a

En espera de sus gratas órdenes , sa ludamos a Ud.(s ) muy atentamente

Av. Juan Pablo II Nº 1018

Zona Villa Dolores

NIT: 327324011

Telf.: 2812880

El Alto, La Paz, Bolivia

CANT.

Son: ………………………………………………………………………………………………………

SUB TOTAL

REMAR BOLIVIA

50PAPEL BOND T/CARTA 75 g CHAMEX

23 1.150.-

1.150.-Un mil ciento cincuenta 00/100

Bols

11 11 2020

10 díasInmediato

Efectivo / ChequeRosa Ramos Flores

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIÓNProyecto: FECHA: 12- nov-2020CASA HOGAR VIACHA

C U A D R O C O M P A R A T I V O D E C O T I Z A C I O N E SExpresado en Bolivianos

Ítem Nº A R T Í C U L O UNIDAD CANT.

LIBRERÍA EL ALTEÑO LIBRERÍA J&L CAPTURA

PRECIO UNITARIO TOTAL



1 PAPEL BOND TAMAÑO CARTA 75 g - CHAMEX Paquete 50 23,00 1.150,00 25,00 1.250,00 27,00 1.350,00

TOTAL COTIZACIÓN Bs. 1.150,00 1.250,00 1.350,00

Analizando las Cotizaciones de los productos se autoriza la adquisición de: LIBRERÍA EL ALTEÑO por tener precios y calidad convenientes.

Observación: ....................................................................................................................................................................................

Responsable de Manejo de Fondos Representante Legal REMAR

DESEMBOLSO DE FONDOS

CHEQUE

• Los cheques (intransferible) se giran a nombre del proveedor.

• El cheque se entrega al personal autorizado para el pago respectivo inmediato y recojo de bienes o conformidad de recepción de servicios.

• Se gira el cheque a nombre del personal autorizado y designado hasta Bs 5.000.- (cinco mil 00/100 bolivianos) por concepto de fondos a rendir, estando prohibido el fraccionamiento.

• Una vez efectuado el gasto, deberá presentar su rendición de gastos.

BANCO UNIÓN S.A.

ASOCIACIÓN CRISTIANA BENÉFICA DE REABILITACIÓN YCta. Cte. 10000018034384

BU

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

LA FACTURA• Las compras deberán

realizarse de comercios

legalmente establecidos.

• La factura debe ser original y

contener:

• RAZÓN SOCIAL

• DIRECCIÓN, TELÉF. y/o CEL.

• NIT

• Nº de FACTURA

• Nº AUTORIZACIÓN

• La factura a nombre:

REMAR BOLIVIA

NIT: 123055020

FACTURA

DÍA MES AÑOEl Alto NIT/C.I.:

Señor(es):

CANT. P.U. SUB TOTAL

Son: Bolivianos

TOTAL Bs.

"ESTA FACTURA CONTRIBUYE AL DESARROLLO DEL PAÈS, EL USO ILÈCITO DE ESTA SARÊ SANCIONADO DE ACUERDO A LEY"

Ley Nº 453: Está prohibido importar, distribuir o comercializar productos expirados o prontos a expirar.

De: Juana Luna Nina

FECHA LÈMITE DE EMISIÌN: 04/ 12/ 2018

ORIGINAL: CLIENTE

NIT: 4831730018F A C T U R ANº 0001

Nº AUTORIZACIÌN 274101600122507

DESCRIPCIÓN

Av. Juan Pablo II Nº 1018Zona Villa Dolores

NIT: 327324011Telf.: 2812880


REMAR BOLIVIA12305502018 11 2020

LA FACTURA• Las compras deberán realizarse de

comercios legalmente establecidos.

• La factura debe ser original y contener:

• RAZÓN SOCIAL

• DIRECCIÓN, TELÉFONO y/o CEL.

• NIT

• Nº de FACTURA

• Nº AUTORIZACIÓN

REMAR BOLIVIA

NIT: 123055020

FACTURA


Señor(es):


Son: Bolivianos

TOTAL Bs.



De: Juana Luna Nina


ORIGINAL: CLIENTE

NIT: 4831730018F A C T U R ANº 0001


DESCRIPCIÓN


NIT: 327324011Telf.: 2812880


REMAR BOLIVIA12305502018 11 2020

• En la factura debe reflejar el detalle y descripción de cada ítem igual a la cotización (material, marca, modelo)

• No se permite facturas con borrones, enmiendas, modificaciones, tachaduras o interlineaciones.

• Cuidar la factura en la legibilidad y nitidez.

• No recibir facturas vencidas de acuerdo a la fecha límite de emisión.

• Verificar que las facturas computarizadas tengan código de control.

FACTURA


Señor(es):


Son: Bolivianos

TOTAL Bs.



De: Juana Luna Nina


ORIGINAL: CLIENTE

NIT: 4831730018F A C T U R ANº 0001


DESCRIPCIÓN


NIT: 327324011Telf.: 2812880


REMAR BOLIVIA123055020

50 PAPEL BOND TAMAÑO CARTA 75 g - CHAMEX

23 1.150.-

18 11 2020

LA FACTURA

1.150.-Un mil ciento cincuenta 00/100

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES • Se utiliza recibo

excepcionalmente, cuando se compra en el mercado informal.

• Recibos deben ser firmados por el proveedor colocando su nombre completo, Nro. de Carnet Identidad, firma y lugar de compra.

• Por ejemplo para compra de tela, paja, transporte, pasaje, etc.)

• Se debe considerar impuesto: 8% para adquisición y 15,5% servicios.

R E C I B ODÍA MES AÑO

Pagado a:

La suma de: Bolivianos

Por concepto de:

RECIBÍ CONFORME ENTREGUÉ CONFORME

Nombre: ………………………………………………………. Nombre: ……………………………………………………….

C.I.: ……………………………………………………………….. C.I.: ………………………………………………………………..

N° 0001

LUGARBs.

Uso exclusivo para compras y pagos menores correpondiente a pasaje, carguío, descarguío, u otros previa autorización.

Claudio Saenz Lipa / Tienda Cruce Viacha N° 55

Setenta y cinco 00/100 ---------------------

El Alto 18 11 2020 75.00

10 m Tela Popelina c/u Bs 7,50 para ventanas de

Casa hogar Viacha. / No contempla impuesto de ley.

Claudio Saenz Lipa

4919344 La Paz

Marco Antonio Aro

6019349 La Paz

COMPRAS MAYORES• Si el costo sobrepasa los Bs. 20.000.- por total de ítem, se realiza un

proceso de contratación según normas internas de adquisiciones de REMAR BOLIVIA.

• Se conforma la comisión de calificación y recepción; conformada mínimamente por Representante Legal, Administración y Coordinador del Proyecto o un técnico/profesional experto/perito en el área requerida.

• La Comisión recepciona las cotizaciones o propuestas en sobres cerrados y realizan cuadro comparativo de evaluación y elección, para adjudicación de proveedores.

• El proceso, la designación y aprobación de proveedor debe estar registrada en un acta debidamente firmado por los integrantes de la comisión.

COMPRAS MAYORESLos criterios generales son:

• Convocatoria pública en 1 medio de comunicación de circulación nacional.

• Entrega de los sobres cerrados en Secretaría de REMAR

• Recepción de sobres cerrados por Comisión

• Apertura de sobres por los miembros de la Comisión

• Nombramiento de un Secretario de Actas de entre los miembros de la comisión.

• Llenar un formulario con descripción de criterios técnicos, características exigibles y/o financieros para la adjudicación o elección del proveedor.

• Inicio del proceso de contratación de bien o servicio.

CONTRATOS• Se requiere contrato si se realiza pagos

parciales o anticipo. • Se recomienda hacer pagos parciales contra

entrega de avance o productos; es decir fraccionar el contrato en 2, 3 ó mas etapas con pagos parciales.

• Anticipo hasta un 50% como máximo solo en casos muy necesarios.

• Fotocopia de Cédula de Identidad del contratado.

• Último pago por la recepción definitiva del bien o servicio.

DESCARGO DE FONDOS

DESCARGO • Facturas y recibos

• Informe de actividades o avance del proyecto

• Lista de participantes

• Registro de materiales entregados a los participantes

• Fotografías de las actividades desarrolladas

• Informe final técnico y económico

• Otra documentación de respaldo del gasto efectuado.

FACTURADÍA MES AÑO

El Alto 12 6 2018 NIT/C.I.: 1018411028

Señor(es): ONG MAN-B

CANT. P.U. SUB TOTAL100 0,8 80,00

24 3 72,00

152,00Son: Ciento cincuenta y dos 00/100 --------------------

--------------------------------------------------- Bolivianos

NIT: 4831730018F A C T U R ANº 00323


DESCRIPCIÓNPAPEL BOND TAMAÑO RESMA


NIT: 327324011Telf.: 2812880


MARCADORES ACRÍLICO GRUESO

TOTAL Bs.



De: Juana Luna Nina


ORIGINAL: CLIENTE

ADJUNTAR AL DESCARGO LISTA DE PARTICIPANTES

Proyecto:

Descripción de actividad realizada:

Lugar: Fecha:

N° Nombre y Apellido v/m Edad N° Celular Firma

1

2

3

17

18

19

20

Firma y/o sello Casa Hogar Responsable de la Acción

REMAR BOLIVIA

12305502018 11 2020

ADJUNTAR AL DESCARGO

GRACIAS !!!

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