INTRANSPEL

Transporte Nacional Total de Guatemala, S. A.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

GUATEMALA, 2013

PRESENTACIN

Este manual tiene el propsito de mejorar la calidad y eficiencia de nuestro trabajo, para garantizar con ello el buen servicio hacia los clientes internos y externos. Para alcanzar este objetivo, es importante definir normas, criterios, instancias, funcionamiento, informacin y mecanismos a seguir, los cuales se originan derivadas de la necesidad de observar un orden y control previamente establecido dentro de la organizacin.Esperamos que a travs de la aplicacin de este manual, podamos construir un ambiente de trabajo agradable, con lo cual contribuiremos al desarrollo de todos los colaboradores de TNT de Guatemala.

CONDUCTA DE OFICINA

1. Debes presentarte a tus labores vistiendo ropa adecuada, de acuerdo a tus funciones. El personal femenino evitar el uso de escotes pronunciados, blusas de tirantes y mini faldas. 2. El personal masculino no debe vestir playeras, camisas fuera del pantaln, o llevar cabello largo. En ambos casos, no est permitido utilizar calzado de tipo deportivo (tenis).

3. Dado que los Ejecutivos de Ventas Field e Indoor que tienen contacto directo con clientes, debern de cumplir con el cdigo de vestimenta formal, el cual establece que el personal masculino debe presentarse con traje sastre, camisa formal, corbata y zapatos de vestir. El personal femenino deber utilizar vestimenta formal, traje sastre, vestido, falda o pantaln. No est permitido el uso de jeans para realizar visitas.

4. Muestra respeto y educacin hacia tus jefes, subalternos, compaeros, clientes, proveedores y pblico en general.5. Para realizar un trabajo de calidad, es importante que sigas con atencin las instrucciones, esto te ayudar a desempear tus atribuciones con prontitud y eficiencia. 6. Muestra iniciativa e inters por tu trabajo, recuerda que todas las ideas son valiosas. 7. Mantn limpio y ordenado tu lugar de trabajo. No coloques sobre tu escritorio cosmticos, enseres de cocina; alimentos; o cualquier artculo que no tenga relacin con tu actividad dentro de la Empresa.8. Dirgete con cortesa y propiedad hacia la persona con quien desees hablar, evita en todo momento alzar la voz para comunicarte.9. Puedes escuchar msica con audfonos, o bien con bajo volumen, para no interferir con las labores y rendimiento de tus compaeros de trabajo.

10. Si debes ausentarte de tu escritorio o lugar de trabajo, avisa a tu compaero ms cercano hacia donde te

diriges, para que puedan localizarte fcilmente de ser necesario. 11. Guarda discrecin, an despus de que haya finalizado tu relacin laboral con TNT, principalmente con aquellos asuntos que por su naturaleza sean de carcter confidencial.12. No debes salir de las instalaciones en horario de trabajo para realizar diligencias personales, salvo si cuentas con el permiso por escrito de tu jefe inmediato.

PUNTUALIDAD

1. Debes presentarte puntualmente a tus labores diarias, cumpliendo con el horario establecido.2. Con respecto a la salida, debes respetar tu horario de trabajo y cumplirlo en las horas establecidas, colaborando en lo que se requiera fuera de horario de oficina, cuando sea necesario.3. Los ingresos tarde o salidas temprano, sern reportadas a tu jefe inmediato superior.

4. Tambin debes marcar antes y despus de tu hora de almuerzo y cada vez que ingreses y salgas de la Empresa. cualquier cambio de horario que haya sido autorizado previamente por tu jefe inmediato, debe ser notificado por escrito a la Gerencia General.

USO DEL TELEFONO

1. Al contestar una llamada, debes identificarte de manera corts, utilizando el saludo corporativo de TNT.

2. Atiende con prontitud y amabilidad cada llamada.3. El uso del telfono debe ser breve. Recuerda que el telfono sirve para acortar distancias y no para alargar conversaciones.

4. Coloca en un lugar visible los nmeros de extensin de los departamentos y celulares, as como los nmeros catalogados como de importancia para la Empresa.5. Traslada de forma clara y rpida, los mensajes telefnicos que tomes para tus compaeros de rea.6. Cumple con llamar a clientes y compaeros de trabajo, cuando as lo hayas ofrecido para proporcionarles informacin que te haya sido solicitada y en un tiempo prudencial.

7. Habla muy bien de ti que correspondas las llamadas que no hayas podido atender por no encontrarte en ese momento en tu lugar de trabajo.8. Procura no hacer esperar mucho tiempo en lnea a tu interlocutor. Es mejor que le tomes sus datos y lo llames cuando tengas la informacin a la mano.9. Verifica la correcta posicin del auricular para evitar bloqueo de la lnea y colcalo con cuidado en su base para prolongar su durabilidad. 10. Para atender las llamadas de tus compaeros que no se encuentren en su puesto, marca *8# para llamadas de grupo, o bien *59 ms el nmero de extensin, si estuviera fuera del grupo de llamada, de manera que puedas tomar el mensaje.11, Para Servicio al Cliente y vendedores Indoor, el uso del telfono celular en horas laborales, est limitado para llamadas de emergencias.

USO DEL EQUIPO DE OFICINA

1. El equipo de oficina es responsabilidad de cada usuario, por lo que cada uno vela por el buen uso y cuidado del mimo.2. En caso de no estar utilizando el equipo elctrico de las instalaciones (ventilador, impresora, etc.), ste debe mantenerse apagado para contribuir con el ahorro de energa elctrica.

3. No debes consumir alimentos y/o bebidas sobre tu equipo, para evitar que ste pueda daarse.4. El UPS sirve nicamente para uso del equipo de computacin; no debes conectar en l otro aparato elctrico.

5. Es importante que conozcas las diferentes funciones de las computadoras al momento de la impresin, para optimizar el uso del papel.6. El Internet es una herramienta valiosa que debe ser utilizada nicamente para fines laborales y con la autorizacin del gerente de tu departamento.

7. Al concluir tus labores diarias, apaga y cubre el equipo. Apaga tambin las luces de las oficina, ventiladores, cafetera, etc., si eres el ltimo en salir.

PERMISOS

1. Si por alguna emergencia o situacin personal, necesitas un permiso para salir de las instalaciones, debes solicitarlo de forma verbal a tu jefe inmediato. Si l lo autoriza, debes llenar el formulario establecido y solicitar a tu jefe su firma, para que quede registrado en tu expediente.

3. Si por alguna razn no puedes presentarte a trabajar, debes informrselo telefnicamente a tu jefe inmediato y a la Asistente de Gerencia al principio de la jornada. Al reincorporarte, debes presentar el formulario correspondiente. 4. Si el permiso es solicitado dentro del da laboral, debes llenar el formulario indicando las horas que estars fuera de la oficina.5. De no encontrarse tu jefe inmediato, debers solicitar el permiso al jefe inmediato superior para la respectiva aprobacin.6. Toma nota que si no te reportas con tu jefe, l llenar dicho formulario y lo trasladar a Contabilidad para que te sea descontado el da. Por ello, evita que se vea afectado tu expediente.

7. El formulario a utilizar, se reproduce a continuacin.

IGSS1. Si por alguna emergencia debes presentarse al IGSS directamente, luego debers solicitar un certificado de trabajo a la Asistente de Gerencia para entregarlo posteriormente en dicho Instituto.

2. En caso de enfermedad, accidente o maternidad, tambin debes solicitar a la Asistente de Gerencia dicho certificado.3. Al asistir a consulta mdica del IGSS, no olvides solicitar tu constancia de hora de entrada y salida, la cual entregars a la Asistente de Gerencia para que quede archivada en tu expediente.4. Si faltas a tus labores de 1 a 3 das por enfermedad, debes presentar certificado mdico con timbre. Si la falta es por ms de 3 das, solicita en el IGSS el Aviso de Suspensin de Trabajo y entrgalo a tu Jefe inmediato, quien trasladar una copia al Gerente Financiero para ser tramitado y el original a la Asistente de Gerencia para que sea archivado en tu expediente.

5. Al concluir la suspensin de trabajo, solicita al IGSS el Informe de Alta al Patrono y entrgalo a tu jefe inmediato para el trmite correspondiente y posterior archivo en tu expediente. HORAS EXTRA

Actualmente las horas extras no estn autorizadas en la Empresa, solo en situaciones especiales y se requiera autorizacin previa de Gerencia General, con una justificacin vlida del jefe inmediato y del colaborador, segn sea el caso.

Si Gerencia General diera su visto bueno, el formulario a utilizar debe solicitarse a la Asistente de Gerencia, y es el que se reproduce a continuacin:

8. Toma nota que ningn colaborador debe permanecer en su lugar de trabajo luego de concluida la labor del da, sin tener previa autorizacin del jefe inmediato

VACACIONES1. Tienes derecho a gozar de 15 das hbiles de vacaciones, al haber cumplido un ao de servicios contnuos.

2. Las vacaciones no son acumulables y debes tomarlas en perodos continuos. Si por el puesto que ocupas y las caractersticas de las funciones que desempeas, no te puede cubrir un compaero, stas deben dividirse en dos como mximo.

3. Para que puedas gozar tus vacaciones, tu jefe inmediato deber coordinar con cada colaborador la fecha de las mismas.

4. La Asistente de Gerencia te puede proporcionar el formulario para solicitar tus vacaciones. El mismo debe ser autorizado y firmado por tu jefe inmediato y por Gerencia General.

5. Al estar autorizado el formulario, el cual se reproduce a continuacin, tu jefe debe entregarlo a la Asistente de Gerencia, para su archivo correspondiente.

DIAS DE ASUETO

(Art. 127 del Cdigo de Trabajo)

1 de enero

Jueves, Viernes y Sbado Santo

26 de abril (para las secretarias)

1 de mayo 10 de mayo (para las madres trabajadoras)

30 de junio

15 de agosto

15 de septiembre

20 de octubre

1 de noviembre

24 de diciembre (a partir de las 12:00 horas)

25 de diciembre

31 de diciembre (a partir de las 12:00 horas)

PERMISOS ESPECIALES

(Art. 61 del Cdigo de Trabajo)

3 das por fallecimiento del cnyuge o de la persona con quien estuviese unida de hecho, padres o hijos.

5 das por contraer matrimonio

2 das por nacimiento de hijo o hija

OBLIGACIONES PARA LOS TRABAJADORES

Debes portar con orgullo, limpieza y responsabilidad el uniforme de la Empresa (para quienes tienen la obligatoriedad de usarlo). Portar SIEMPRE y en un lugar visible el gafete de la Empresa y velar por su buen estado. Cuida el nombre de la Empresa y su imagen, brindndole un trato adecuado a nuestros clientes, y traslado cuidadosamente sus sobres o paquetes. Vivir los valores y principios comerciales de TNT.

Utiliza el locker asignado para guardar tu mochila o maletn, siendo cuidadoso de no dejar dentro del mismo comida que pueda descomponerse.

Utiliza adecuadamente los materiales y equipo de oficina que se te proporcione.

Vela por el adecuado uso y entrega de los diversos artculos promocionales de la empresa para los clientes.

PROHIBICIONES PARA LOS

COLABORADORES(Art. 64 del Cdigo de Trabajo)

Abandonar el trabajo en horas de labor sin causa justificada o sin permiso del patrono o de su jefe inmediato.

Hacer durante el trabajo o dentro del establecimiento, propaganda poltica contraria a las instituciones democrticas creadas por la Constitucin, o ejecutar cualquier acto que signifique coaccin de la libertad de conciencia que la misma establece.

Trabajar en estado de embriaguez o bajo la influencia de drogas, estupefacientes o en cualquier otra condicin anormal.

Usar los tiles y herramientas suministrados por el patrono para objeto distinto de aquel que estn normalmente destinados. Realizar festejos en las reas de trabajo.

Realizar labores de venta de diversos productos entre los compaeros de trabajo, en horas y lugares de trabajo.SANCIONES

En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte del colaborador, en virtud de la relacin de trabajo que le une con TNT, ser sancionado en la forma prevista por el Cdigo de Trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo de TNT de Guatemala, siguiendo los siguientes pasos dependiendo la falta:1) Amonestacin oral (en privado), y constancia no formal por escrito, con firma de enterado del colaborador, con copia a su expediente.2) Amonestacin escrita por falta leve, en cuyo caso se enviar copia a la Inspeccin de Trabajo y copia al expediente.3) Suspensin de 1 a 8 das sin goce de salario, la cual proceder cuando el colaborador reincida en faltas que dieron lugar a la amonestacin escrita.

Aprobado por

Licda. Valeska O. de Prez

Gerente General

TNT de Guatemala

SOLICITUD DE PERMISO

FECHA __________________________________

NOMBRE DEL EMPLEADO _______________________________________________________

CARGO QUE DESEMPEA _______________________________________________________

MOTIVO DEL PERMISO __________________________________________________________

TIEMPO SOLICITADO ___________________________________________________________

FECHA (S) ______________________________________________________________________

AUSENCIA AUTORIZADA SI ________________ NO __________________

A CUENTA DE VACACIONES SI _________________ NO__________________

(f) __________________________________ (f) _____________________________________

Solicitante Jefe inmediato

________________________________

Vo.Bo Gerencia General

.

INFORME DE HORAS EXTRA

Nombre del trabajador______________________________________________________

________________________________________________________________________

Fecha Horas trabajadas A solicitud de Descripcin del trabajo

________________ De:___ _A:___________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(f)___________________________

Jefe inmediato

SOLICITUD DE VACACIONES

FECHA _____________________________

Seores

TNT de Guatemala S. A.

Respetuosamente solicito a ustedes, sean autorizadas las vacaciones que me corresponden

por el periodo del _____/_____/_____ al _____/_____/_____.

Las mismas daran inicio el _____/_____/_____ hasta el _____/_____/_____

debindome presentar a mis labores el da _____/_____/_____.

Total de das autorizados________________.

________________________________ (f)___________________________________

Nombre del solicitante Jefe inmediato

____________________________________

Vo.Bo. Gerencia General