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UNIVERSID Á AD DE PANAM 1935 Universidad de Panamá Dirección de Personal Dirección de Informática Sección de Asistencia y Vacaciones “MÓDULO DE ASISTENCIA Y VACACIONES” MANUAL PARA OPERARIOS 1. Reglamento de Asistencia 2. Módulo de Asistencia y Vacaciones del Sistema de Recur- sos Humanos (SRH)

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UNIVERSID

Á

ADDE

PANAM

1935

Universidad de Panamá

Dirección de Personal

Dirección de Informática

Sección de Asistencia y Vacaciones

“MÓDULO DE ASISTENCIA Y VACACIONES” MANUAL PARA OPERARIOS

1. Reglamento de Asistencia

2. Módulo de Asistencia y Vacaciones del Sistema de Recur-sos Humanos (SRH)

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AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Dr. Gustavo García de Paredes Rector

Dr. Justo Medrano

Vicerrector Académico

Dra. Betty Ann de Catsambanis Vicerrectora de Investigación y Postgrado

Dr. Carlos Brandariz Zúñiga

Vicerrector Administrativo

Ing. Eldis Barnes Vicerrector de Asuntos Estudiantiles

Mgtra. María Terrientes de Benavides

Vicerrectora de Extensión

Dr. Miguel Angel Candanedo Secretario Genera

Dr. Enrique Lau Cortés

Director de Planificación y Evaluación Universitaria

Mgtr. Luis A. Posso Director General de los Centros Regionales Universitarios

Mgtr. Alberto Brandariz Director de Informática

Profa. Ilse Ma. Crócamo de Rodríguez

Directora de Personal

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PRESENTACIÓN La Administración del Recurso Humano reclama cada día dedicación, esmero y cuidado en el ejercicio de recolectar, procesar, custodiar y entregar datos desde y hacia los usua-rios y dueños de la información. Cuando nos referimos a la asistencia y vacaciones, esto es muy cierto. Cada día y al aumentar la población, esta labor se hace más agotadora. ¿Cómo atender y agilizar tan delicada tarea?. La respuesta fue la creación de un software o programa de aplicación especializada, diseñada a la medida y necesidades de nuestra Institución y al mismo tiempo capaz de crecer con ella. A principios del año dos mil uno, la Dirección de Personal y la Dirección de Informática, iniciaron diligencias con miras a desarrollar un Sistema. La Licenciada Mitzila Miranda, Jefa de la Sección de Asistencia y Vacaciones y el Licenciado Sergio García, Analista Programador, trabajaron en equipo alcanzando como resultado el “Módulo de Asistencia y Vacaciones” como parte del Sistema de Recursos Humanos de la Universidad de Pa-namá. Después de haber concluido un período de prueba, durante el año dos mil tres, y en el mes de marzo la integración de las Unidades de la Colina, hoy damos la bienvenida a la segunda fase de instalación del Sistema en un grupo importante de las Unidades Acadé-micas y Administrativas de nuestra Institución. Agradecemos a todos los funcionarios y Unidades que intervinieron para el éxito de este proyecto, asimismo, exhortamos a aquellos que se convertirán en los nuevos operadores del Módulo de Asistencia y Vacaciones, que cultiven un deseo constante de aprender y dominar el uso de esta valiosa herramienta. Esto, a no dudarlo, es un paso más en “. . . la construcción, preservación y fortalecimien-to de la Institución en la que . . . trabajamos”1.

Éxitos, Profesora Ilse María Crócamo de Rodríguez Directora de Personal

1 Tomado del discurso del Dr. Gustavo García de Paredes – sep. 30 de 2003.

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DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

APOYO TECNOLÓGICO La Dirección de Informática, como unidad responsable de establecer y mantener los sis-temas informáticos de la Universidad de Panamá a fin de coadyuvar con la gestión ad-ministrativa impulsando la adquisición y el desarrollo de nuevas tecnologías con enfo-ques multidisciplinarios que permitan brindar soluciones a los requerimientos institucio-nales y promover la ejecución de proyectos que conlleven al mejoramiento permanente de los recursos humanos e informáticos en beneficio de la Institución, se complace en ser parte de los proyectos que lideriza la Dirección de Personal y en especial realizar el de-sarrollo e implementación del Modulo de Asistencia y Vacaciones que será complemen-tado con la marcación digital en línea a través del Inforeloj lo cual representa un signifi-cativo avance tecnológico para la Comunidad Universitaria.

Dr. Gustavo Arosemena G. Ex director de la Dirección de Informática

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LA ASISTENCIA, Y EL COMPROMISO CON NOSOTROS MISMOS

Como funcionario administrativo, de esta Institución, tenemos la responsabilidad de co-nocer el contenido del Reglamento de la Carrera Administrativa, más importante aún es para nosotros, los que dentro de nuestras funciones, manejamos el control de la asisten-cia, en alguna de las Unidades Universitarias. No olvidamos que la Asistencia, no es más que, nuestro deber de presentarnos a trabajar a la Institución todos los días laborables cumpliendo con el horario establecido y en forma puntual. Así mismo, después de once meses de servicio continuos, esperamos hacer uso de nuestro derecho a treinta días de descanso remunerado, las Vacaciones. Hoy, los funcionarios que llevan el control de la asistencia, y que en adelante se converti-rán en los operadores del Módulo de Asistencia y Vacaciones, saben de esto. Es grata la ocasión, para invitarlos a renovar el compromiso con ustedes mismos, a fin de trabajar en todo momento enfocados en los siguientes objetivos:

a. Llevar el registro y control de la asistencia y de las vacaciones en forma disciplina-da, es decir, diariamente o al menos cada semana.

b. Mantener actualizada toda la información sobre asistencia y vacaciones a fin de pro-veer, a nuestros usuarios, informes veraces y expeditos.

c. Velar porque se cumpla el Reglamento de la Carrera Administrativa en todo lo que se refiere a la Asistencia y Vacaciones.

Hace algún tiempo, la Dirección de Informática, en conjunto con la Sección de Asistencia y Vacaciones, tomo el reto de materializar en una herramienta informatizada los concep-tos de la asistencia con miras a mitigar el arduo trabajo que significa administrar datos del personal administrativo de toda la Universidad de Panamá. Aquel proyecto iniciado entonces, dio como resultado el Módulo de Asistencia y Vacaciones, el que hoy grata-mente damos la bienvenida a su fase de ampliación e implementación en las diversas Unidades. Este Sistema fue concebido para que atendiera los siguientes objetivos:

a. Permitir a la Dirección de Personal una eficaz administración de los servicios de Asistencia y Vacaciones del personal administrativo de la Universidad de Panamá.

b. Proveer a las Unidades Administrativas, a nivel nacional, de una herramienta infor-matizada para manejar el proceso de la asistencia y vacaciones de manera más rápi-da y confiable.

c. Brindar reportes e informes a consultas de tardanzas, inasistencia, permisos, enfer-medad, compensatorio y vacaciones, por funcionario y por Unidad.

Sólo nos queda solicitar su apoyo a fin de que este proyecto se complete en beneficio de nuestras Unidades y por ende de nuestra Institución.

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DISPOSICIONES DE LA ASISTENCIA, EXTRAÍDOS DEL REGLAMENTO DE LA CARRERA DEL PERSONAL

ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

Documento vigente aprobado en Consejo General Universitario en Reunión 10-85 del 8 de agosto de 1985.

TÍTULO X

DE LA JORNADA DE TRABAJO

CAPÍTULO I DE LA JORNADA REGULAR

Artículo 76.- Jornada de Trabajo es todo el tiempo en el cual el funcionario universita-

rio permanece a disponibilidad de servicio de la Institución. Artículo 77.- La jornada de trabajo dentro de la Institución será regularmente diurna.

Los funcionarios administrativos de la Universidad de Panamá deberán trabajar cuarenta (40) horas semanales, durante cinco (5) días laborables, de lunes a viernes.

Artículo 78.- La Administración podrá determinar jornadas nocturnas y mixtas en cier-

tas dependencias que, por razón de las necesidades del servicio que pres-tan sus empleados deban trabajar dentro de un horario distinto. También podrá determinar horarios semanales que incluyan el sábado y/o el do-mingo, pero reconociendo el derecho a dos (2) días consecutivos de des-canso obligatorio cada cinco (5) días trabajados.

Artículo 79.- Se entenderá por jornada diurna aquella comprendida dentro del período

de 6:00 a.m. a 6:00 p.m. Jornada nocturna es aquella comprendida dentro del período de 6:00 p.m. a 6:00 a.m. También se considera jornada nocturna aquella que comprenda más de tres (3) horas de-ntro del período nocturno. La jornada mixta es aquella que comprende horas de los distintos períodos, siempre que no abarque más de tres (3) horas dentro del período nocturno. Artículo 80.- La duración máxima de la jornada diurna es de ocho (8) horas y la sema-

na laborable de cuarenta (40) horas. La jornada máxima nocturna es de siete (7) horas y la semana laborable de treinta y cinco (35) horas.

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La duración máxima de la jornada mixta es de siete horas y media (7 1/2), y la semana laborable respectiva de treinta y siete horas y media (37 1/2). Artículo 81.- El trabajo realizado en la jornada nocturna que comprende siete (7) horas

en la jornada mixta que comprende siete horas y media (7 1/2), se remu-nerará como ocho (8) horas de trabajo diurno para los efectos del salario estipulado.

Cuando así lo exijan las necesidades del servicio, se podrá adoptar un horario especial pa-ra desempeñar un determinado tipo de trabajo. En estos casos, cuando se altere el horario oficial, siempre deberá cumplirse con el tiempo máximo fijado y este cambio deberá co-municarse previamente al personal de la unidad administrativa e informarse a la Direc-ción de Personal.

CAPÍTULO II DE LA JORNADA EXTRAORDINARIA

Artículo 82.- Jornada extraordinaria es el tiempo de trabajo que excede los límites se-

ñalados en el Artículo 80. Artículo 83.- La jornada extraordinaria se pagará con tiempo compensatorio o en efec-

tivo, según determine la Administración. Se procurará que los emplea-dos sean retribuidos en primer lugar con tiempo compensatorio. En caso de que por razones de funcionamiento de la unidad no se pueda otorgar dicho tiempo compensatorio, la jornada extraordinaria se remunerará en efectivo, siempre que exista la partida presupuestaria

Artículo 84.- Para realizar trabajos extraordinarios se atenderán las siguientes pautas: a. Sólo se autorizará trabajos extraordinarios en los casos de urgente necesidad: esto es,

cuando los mismos no puedan postergarse debido a causas imprevistas o fuera del control de la Universidad, y su desatención pueda causar perjuicios en el normal des-envolvimiento de la Unidad o de la Institución.

b. Los trabajos extraordinarios no podrán exceder de tres (3) horas diarias ni de veinte (20) horas quincenales sin el consentimiento del funcionario.

c. Corresponde al Jefe inmediato del funcionario decidir en qué casos deben realizar-se trabajos extraordinarios y solicitar al Jefe de la Unidad Administrativa su autoriza-ción.

d. El funcionario que realice trabajos extraordinarios sin autorización del superior, no tendrá derecho a recibir ninguna clase de retribución.

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Artículo 85.- Para la retribución de los trabajos extraordinarios se observarán las si-guientes reglas:

a. Cuando el funcionario deba realizar trabajos extraordinarios dentro de un período que coincida con la hora de comer, se pagarán al empleado los gastos de su alimenta-ción, establecida para estos efectos.

b. Los Directores y Jefes de Departamentos no recibirán ningún tipo de retribución por realizar trabajos extraordinarios, pero sí recibirán gastos de alimentación cuando di-cho trabajo coincida con la hora de comer.

c. El sueldo mensual tope o base del cual se calculará el pago de horas extraordinarias será de QUINIENTOS BALBOAS (B/.500.00). Los funcionarios cuyo salario sea mayor, serán retribuidos tomando como base la suma antes mencionada.

ch. Sólo se retribuirá el trabajo extraordinario sobre el cual haya un control directo, me-diante el uso de la tarjeta de tiempo u otro medio efectivo de registro.

Artículo 86.- La jornada extraordinaria, ya sea en tiempo compensatorio o en efectivo,

se pagará con recargo, así: con un 50% cuando fuese prolongación de la jornada nocturna; con un 25% en los otros casos.

En los casos en que el funcionario labore en días de fiesta o duelo nacional, en días decre-tados libres por la Institución para todo el personal administrativo, o en los días de des-canso semanal de acuerdo con su horario semanal de trabajo, se le reconocerá el tiempo laborado más un recargo del 50%. La remuneración por hora se calculará dividiendo el sueldo mensual regular del servidor entre treinta (30), y el resultado entre ocho (8).

TÍTULO XI DE LA ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES Artículo 87.- Se entenderá por asistencia el deber que tiene todo funcionario adminis-

trativo de presentarse a trabajar a la Institución todos los días laborables, cumpliendo con el horario establecido y en forma puntual.

Artículo 88.- Habrá un registro de asistencia de las entradas y salidas de las entradas y

salidas de los funcionarios por medio de tarjetas o listas de asistencia. Todos los empleados deberán marcar personalmente sus tarjetas en los relojes de tiempo o firmar las listas de asistencia, tanto al inicio como al final de la jornada de trabajo.

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Artículo 89.- Los Directores de Departamentos, y aquellos otros funcionarios debida-mente autorizados por el Rector, Vicerrectores, Decanos y Directores de Centros Regionales, no tendrán que marcar o firmar registros de asisten-cia.

Artículo 90.- El registro de asistencia de los funcionarios deberá ser remitido dentro de

los dos (2) primeros días hábiles, después de finalizado el mes, a la Di-rección de Personal, para los fines de control de asistencia y puntualidad de los empleados.

CAPÍTULO II LAS TARDANZAS

Artículo 91.- Se entiende por tardanza la llegada al puesto de trabajo seis (6) minutos

después de la hora de entrada, de acuerdo con el horario establecido en la Institución.

Artículo 92.- Los Jefes de las Unidades Administrativas deberán velar para que los

funcionarios cumplan cabalmente con el horario establecido. Artículo 93.- Las tardanzas pueden ser justificadas o injustificadas. Las tardanzas son

justificadas cuando se producen por hechos que puedan afectar a los fun-cionarios tales como huelga de transporte, fuertes lluvias, trabajos extra-ordinarios, el cumplimiento de citas previas para recibir atención médica y otros hechos de caso fortuito o de fuerza mayor.

Las tardanzas serán consideradas como injustificadas cuando el funcionario no presente excusa alguna o en caso de presentarla, la misma no sea debidamente justificada. Artículo 94.- Las tardanzas se dividen en tardanzas menores y mayores. Las tardanzas menores comprenden la llegada a la Institución entre los seis y quince mi-nutos después de la hora de entrada y las tardanzas mayores comprenden las llegadas en-tre los dieciséis y cincuenta y nueve minutos después de la hora de entrada. Artículo 95.- Las tardanzas injustificadas se computarán mensualmente y se sanciona-

rán de la siguiente manera: a. Por cada diez (10) tardanzas menores, se descontará el equivalente a medio día de

trabajo. b. Por cada cinco (5) tardanzas mayores, se descontará el equivalente de medio día de

trabajo.

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c. Por cada tardanza injustificada del servidor, de una hora o más, se procederá al des-cuento de ese tiempo.

Artículo 96.- Se considera reincidencia en tardanzas, cuando al funcionario, en un pe-

ríodo de tres (3) meses consecutivos, se le haya descontado en tal con-cepto por lo menos una vez e incurre nuevamente en la misma falta.

La reincidencia en tardanzas podrá ser sancionada de acuerdo con los Artículos 177, lite-ral b) y 180, literal a), del presente Reglamento. Artículo 97.- El funcionario que al entrar no marque la tarjeta o no firme la lista de

asistencia, se considerará que ha incurrido en tardanza mayor a menos que pruebe haber llegado a la hora de entrada y justifique el no haber marcado o firmado.

CAPÍTULO III DE LAS AUSENCIAS

Artículo 98.- Las ausencias pueden ser justificadas o injustificadas. Artículo 99.- Las ausencias justificadas son aquellas ocasionadas por hechos imprevis-

tos del funcionario y aquellas que la Institución autoriza por normas o si-tuaciones especiales a saber:

a. Duelo por muerte del cónyuge y de un pariente de primero a segundo grado de con-saguinidad, hasta por ocho (8) días calendarios (padre, madre, hijos, hermanos, abue-los y nietos). Cualquier exceso a este tiempo será resuelto administrativamente, aten-diendo cada caso individualmente y en atención a su circunstancia.

b. Duelo por muerte de un pariente de tercer grado de consaguinidad, o el primero o se-gundo de afinidad, hasta por un (1) día laborable (tío (a), sobrino (a), suegro (a), yer-no, nuera y cuñado (a).

c. Enfermedad del funcionario administrativo. Cuando la ausencia por enfermedad pasa de dos (2) días, el servidor deberá presentar un Certificado Médico y se descontará la ausencia de los quince (15) días de licencia con sueldo a que tiene derecho.

ch. Aquéllas que a criterio del Jefe de la Unidad tiene una justificación. Artículo 100.- Las ausencias injustificadas corresponde a los casos en que el funciona-

rio no acuda a trabajar y no presenta ningún motivo aceptable que justifi-que su ausencia.

Artículo 101.- En caso de que el funcionario incurra en ausencia injustificada, se proce-

derá al descuento del tiempo no trabajado.

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En cambio, si la excusa presentada por el funcionario es aceptada por el superior, éste llegará a un acuerdo con el empleado sobre la forma más conveniente de compensar el tiempo no trabajado. Artículo 102.- La reincidencia en ausencias injustificadas será sancionada en la forma

que lo establece el Título XV sobre Régimen Disciplinario del presente Reglamento.

Se entenderá por reincidencia la comisión de la misma falta en dos o más ocasiones, en un período de tres (3) meses consecutivos. Artículo 103.- Las ausencias deberán notificarse a más tardar dos (2) horas después de

la hora oficial de entrada, a menos que exista algún impedimento justifi-cable; en tal caso, se deberá notificar el motivo de la ausencia cuando el funcionario llegue a la oficina, sin que dicha notificación implique nece-sariamente, justificación de la ausencia.

Artículo 104.- Los funcionarios serán notificados mensualmente dentro de su respectiva

unidad administrativa, sobre las ausencias y tardanzas en que hayan incu-rrido.

TÍTULO XII DE LOS PERMISOS, LICENCIAS, VACACIONES Y VIÁTICOS

CAPÍTULO I

DE LOS PERMISOS Artículo 105.- Se entiende por permiso la autorización que recibe el funcionario para

dejar de asistir a su trabajo, por un determinado número de horas. Artículo 106.- Los Jefes deberán procurar que la concesión de permisos altere en lo me-

nos posible, el funcionamiento normal de la unidad administrativa donde el empleado preste sus servicios.

Artículo 107.- Los permisos deben solicitarse en el formulario correspondiente y apro-

barse con anticipación a su uso. En aquellos casos de fuerza mayor en que no pueda preverse el permiso, el funcionario hará la petición o co-municación verbal, de ser esto posible, y posteriormente llenará el for-mulario correspondiente. En ausencia del Jefe, los permisos podrán ser autorizados por el empleado encargado de la Unidad respectiva o el su-perior jerárquico.

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Artículo 108.- Los funcionarios podrán solicitar permisos al Jefe para ausentarse de la oficina para atender asuntos personales, los cuales no deberán exceder de dos (2) horas. Sin embargo, los Jefes podrán hacer las excepciones que consideren convenientes y concederle un lapso mayor. Los permisos no deberán exceder de quince (15) en un año.

Artículo 109.- El tiempo utilizado por el funcionario en razón de los permisos que ex-

cedan a lo indicado en el Artículo 108, deberá ser compensado por éste de común acuerdo con su Jefe.

Artículo 110.- A los funcionarios que laboren en la Institución y a la vez desempeñen

cargos docentes en la Universidad, se les podrá conceder permisos hasta de cinco (5) horas a la semana, siempre que no se altere el funcionamien-to normal de la Unidad Administrativa donde presten sus servicios.

Artículo 111.- A los funcionarios que cursen estudios universitarios, se les podrá con-

ceder permisos hasta de cinco (5) horas semanales para asistir a la Uni-versidad, siempre que no se altere el funcionamiento normal de la Uni-dad Administrativa en la cual presten sus servicios.

Artículo 112.- A aquellos funcionarios que tengan que asistir a cursos de adiestramiento

y capacitación de acuerdo con lo establecido en el Artículo 46, se les concederá permiso para asistir a los mismos durante el período del Cur-so. En estos casos, el funcionario no tendrá la obligación de compensar el tiempo no trabajado.

Artículo 113.- Los funcionarios deberán tratar de recibir servicios médicos en horas que

no sean laborables. Sin embargo, cuando soliciten permisos para acudir a citas médicas en horas de trabajo, durante varios días seguidos o alter-nos, deberán presentar al Jefe una constancia del médico que los atendió.

Artículo 114.- Los integrantes principales y suplentes de la Junta Directiva de la Aso-

ciación de Empleados de la Universidad tendrán permiso para utilizar horas laborables con el fin de asistir a sus reuniones ordinarias una vez a la semana.

En el caso de reuniones extraordinarias, el Secretario General de la Asociación de Em-pleados deberá notificar con veinticuatro (24) horas de anticipación al Vicerrector Admi-nistrativo, con el fin de que este funcionario pueda comunicar a los Jefes inmediatos de los integrantes de la Junta Directiva, el permiso correspondiente.

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Artículo 115.- Los miembros del Consejo Consultivo de la Asociación de Empleados de la Universidad están autorizados para utilizar horas laborables con el fin de asistir a reuniones ordinarias una (1) vez cada dos (2) meses.

El uso del tiempo laborable para asistir a reuniones extraordinarias del Consejo consulti-vo deberá ser notificado al Vicerrector Administrativo con veinticuatro (24) horas de an-ticipación. Artículo 116.- Los funcionarios administrativos asociados tendrán permiso para asistir a

tres (3) Asamblea Generales Ordinarias de la Asociación por año. La so-licitud de este permiso se hará escrito ante el Rector, por lo menos con setenta y dos (72) horas de anticipación a la fecha de dicha reunión.

Artículo 117.- Los capítulos de la Asociación de los Centros Regionales tendrán permi-

so para realizar reuniones ordinarias dos (2) veces al mes, en horario acordado con el Director del Centro correspondiente.

Artículo 118.- El Secretario General de la asociación gremial que agrupe a la mayoría

de los empleados administrativos de la Universidad de Panamá, podrá ausentarse justificadamente de sus labores para dedicarse a funciones de la asociación sin requerir de permiso. La Universidad brindará a veinti-séis (26) Directivos de las Secretarías de la asociación, del tiempo y las facilidades necesarias para que puedan realizar las actividades corres-pondientes al cargo que desempeñan.

Artículo 119.- Cuando un miembro de la Junta Directiva deba desarrollar actividades

especiales, relacionadas con su cargo en la Asociación, el Secretario Ge-neral de la Asociación deberá solicitar por escrito el permiso correspon-diente al Director del Departamento donde labora el empleado, señalando el objeto y duración del permiso. Los permisos así concedidos no se to-marán en cuenta para las evaluaciones que se hagan a los funcionarios dentro de la Carrera Administrativa.

Artículo 120.- Cuando un miembro de la Asociación necesite un permiso para realizar

alguna tarea relacionada con la misma, el Secretario General deberá tra-mitar el permiso mediante solicitud escrita a la Dirección de Personal, que conjuntamente con el Jefe del Departamento donde labora el em-pleado, concederá el permiso procurando que el mismo no afecte en lo posible el desenvolvimiento normal de la unidad correspondiente.

Artículo 121.- Los funcionarios administrativos que forman parte de los Órganos de

Gobierno Universitario, tendrán permiso permanente para asistir a las

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reuniones convocadas por dichos organismos y para atender las respon-sabilidades y actividades que le corresponden como miembros del mis-mo.

Artículo 122.- En los casos en que se realicen reuniones o eventos de la Asociación, se

mantendrán algunos miembros laborando y se velará porque se manten-gan funcionando los servicios básicos de la Universidad.

CAPÍTULO II DE LAS LICENCIAS

Artículo 123- Se entiende por Licencia el derecho que tiene todo funcionario para au-

sentarse justificadamente del trabajo con previa autorización de la auto-ridad competente y conocimiento del Jefe de la Unidad donde labora, manteniendo su cargo.

Artículo 124.- Los funcionarios administrativos tendrán derecho a recibir Licencias con

Sueldo y Licencias sin Sueldo. La Licencia con Sueldo es el derecho que tiene todo funcionario de ausentarse de su car-go, por las razones previamente señaladas en las disposiciones legales vigentes y el pre-sente Reglamento, recibiendo la remuneración correspondiente. La Licencia sin Sueldo es el derecho que tienen los funcionarios de ausentarse de su puesto con previa autorización, pero sin recibir remuneración alguna. Artículo 125.- Las Licencias con o sin sueldo sólo podrán ser otorgadas al personal

permanente con dos (2) años mínimos de servicio continuo en la Univer-sidad, salvo que se trate de Licencias por Gravidez, Enfermedad, Riesgos Profesionales o Matrimonio.

Artículo 126.- Licencia por enfermedad es el derecho que se le concede al funcionario

para ausentarse del trabajo hasta por quince (15) días al año, con derecho a sueldo, por enfermedad debidamente comprobada, contados a partir de la fecha de su ingreso a la Institución.

Artículo 127.- Licencia por Gravidez es el derecho que tiene toda funcionaria en estado

de embarazo a un descanso forzoso remunerado con su salario habitual, por noventa y ocho (98) días, distribuidos en seis (6) semanas antes del parto y ocho (8) semanas después del parto.

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Artículo 128.- Todo empleado tiene derecho a recibir Licencia con Sueldo cuando sufra incapacidad temporal por accidentes de trabajo o enfermedad profesio-nal, a causa de las labores que ejecute por cuenta de la Universidad. En tal caso recibirá el subsidio correspondiente de acuerdo con las normas establecidas en el Decreto de Gabinete Nº 68 de 31 de marzo de 1970, y otras disposiciones legales aplicables referente a riesgos profesionales.

Artículo 129.- Licencia por matrimonio es el derecho que tiene todo servidor a cinco (5)

días de asueto con derecho a sueldo, cuando contraiga nupcias. Artículo 130.- La Licencia por Estudios es el derecho que la Universidad concede a sus

funcionarios para ausentarse del trabajo; con o sin Sueldo, para realizar estudios dentro o fuera del país.

Estas Licencias serán aprobadas por el Rector y ratificadas por el Consejo Administrati-vo, de acuerdo con lo que señale la Ley y la capacidad financiera de la Institución. Artículo 131.- Al empleado que se le conceda una Licencia para realizar estudios o ac-

ciones de perfeccionamiento, dentro o fuera del país, deberá firmar un contrato con la Universidad de Panamá, donde se compromete a conti-nuar prestando sus servicios a la Institución, una vez haya terminado sus estudios, por un período de por lo menos el doble del tiempo de duración de la Licencia. En caso de que el funcionario no cumpla con esta obliga-ción, deberá devolver a la Institución las sumas recibidas en proporción a su incumplimiento.

Artículo 132.- A los empleados que han sido designados por la Universidad para repre-

sentar a la Institución dentro o fuera del país, en competencias deporti-vas, conferencias, congresos u otras actividades similares, se les podrá otorgar Licencia con Sueldo. Esta Licencia será concedida por el Rector, previa consulta con el Jefe de la Unidad donde labora el servidor.

Además de la Licencia con Sueldo, la Universidad podrá otorgar un subsidio para gastos de acuerdo con la posibilidad de la Institución. Artículo 133.- Los funcionarios tendrán derecho a Licencias hasta por sesenta (60) días

para prestar asistencia técnica a otras dependencias del Estado o a una Institución extranjera, con derecho a sueldo, siempre que en la otra de-pendencia no reciba remuneración. Sin embargo, en caso de que las ne-cesidades del servicio lo requieran, la Licencia se podrá prorrogar por un tiempo mayor, que no deberá exceder de un (1) año.

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Artículo 134.- El Rector podrá conceder Licencias sin Sueldo para prestar servicio a otra dependencia oficial, a otro Gobierno o un Organismo Internacional, en los siguientes casos:

a. Para realizar trabajos que no estén directamente relacionados con las funciones de la Universidad, pero que sean de beneficio para la Educación Nacional o para el mejo-ramiento de la Administración Pública, hasta por un (1) año.

b. Para prestar asistencia técnica en campos de especialización propios de las funciones de la Universidad, hasta por dos (2) años.

c. Para trabajar en la enseñanza, promoción, coordinación o mejoramiento de las activi-dades en las cuales la Universidad tenga un interés directo por razón, de sus funcio-nes hasta por dos (2) años.

ch. Para prestar servicios en otras Instituciones oficiales, hasta por seis (6) meses. Artículo 135.- Además de las Licencias contenidas en el Artículo anterior, el Rector po-

drá conceder las siguientes Licencias sin Sueldo: a. Hasta por sesenta (60) días consecutivos o alternos, en el período de un (1) año, por

razones personales urgentes. b. Hasta por un (1) año para finalizar estudios universitarios o trabajos de graduación. c. Hasta por un (1) año para cualquier circunstancia que a juicio del Rector amerite

conceder dicha Licencia. Artículo 136.- Las Licencias no pueden revocarse por el que las concede, pero son re-

nunciables en todo caso por el beneficiado, a su voluntad, con excepción de las Licencias por Enfermedad, Gravidez y Riesgos Profesionales.

CAPÍTULO III DE LAS VACACIONES

Artículo 137.- Las vacaciones son el derecho que tiene todo funcionario a treinta (30)

días de descanso remunerado, después de once (11) meses de servicio continuos.

Artículo 138.- Las vacaciones son un derecho adquirido por los funcionarios de la Insti-

tución; por lo tanto, en caso de despido, renuncia del cargo u otra cir-cunstancia especial, al empleado se le pagarán los meses de vacaciones que le correspondan.

Artículo 139.- Para los efectos del cálculo de las vacaciones, éstas se contarán a partir

de los once (11) meses de la fecha en que el empleado hubiere iniciado labores.

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Artículo 140.- Cada Unidad deberá preparar el calendario de vacaciones de sus servido-res correspondientes al siguiente año, tomando en consideración los in-tereses de la oficina y del empleado. Este calendario de vacaciones de-berá ser enviado a la Dirección de Personal a más tardar el último día la-borable del mes de noviembre de cada año.

Artículo 141.- Las vacaciones deberán solicitarse a la Dirección de Personal con quince

(15) días de anticipación al período que le corresponde tomarlas, de acuerdo con el calendario preparado.

Artículo 142.- Pueden acumularse las vacaciones correspondientes a dos (2) años, pre-

vio acuerdo entre el Jefe de la Unidad y el empleado. En caso que se pospongan por más tiempo se requerirá de la autorización del Rector.

En todo caso, el derecho de vacaciones no se pierde si no se ejerce. Artículo 143.- Las vacaciones deberán tomarse en forma continuada; sin embargo, de

acuerdo con las necesidades del servicio, el Jefe de la Unidad Adminis-trativa está facultado para fraccionar las vacaciones previo el consenti-miento del funcionario.

Artículo 144. - El funcionario al que se le conceda Licencia remunerada para prestar

servicios en otras dependencias del Gobierno o de Organismos Interna-cionales, no perderá su derecho a vacaciones.

Artículo 145.- En caso de que el funcionario universitario fuera hospitalizado por en-

fermedad o accidente durante el período de vacaciones, el tiempo que du-re dicha hospitalización y la incapacidad posterior, no se considerarán vacaciones y se imputará como Licencia por Enfermedad, postergándose el uso y disfrute de las vacaciones mientras dure la hospitalización. El funcionario debe notificar a la Institución el hecho de la hospitalización y adjuntar los comprobantes considerados para efectos de este Artículo.

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MÓDULO DE ASISTENCIA Y VACACIONES

La Dirección de Informática en conjunto con personal de la Sección de Asistencia y Va-caciones de la Dirección de Personal, desarrolló este Módulo para procesar la informa-ción de la Asistencia y Vacaciones de los funcionarios administrativos de la Universidad de Panamá. Objetivo Proveer a la Dirección de Personal y Unidades Administrativas y Académicas de una herramienta informatizada para llevar el control de la Asistencia y Vacaciones del perso-nal administrativo, capaz de brindar informes oportunos de tardanzas, inasistencia, per-misos, enfermedad, compensatorio y otros, ya sea por funcionario, por unidad y a nivel institucional. Permitir realizar la solicitud de vacaciones, llevar el control por funcionario de las vacaciones resueltas, solicitadas y el saldo. El Módulo asegura que la información sea producto de la relación con otros procesos y controles preestablecidos. Realiza los cálculos y los registra en la Base de Datos, además mantiene un Histórico para futura evaluación del proceso y estadísticas. El Módulo es accesado por la Dirección de Personal y por las Unidades a nivel nacional, centralizando el control de la información por la Dirección y descentralizando la función operativa en las Unidades. Instructivo Este instructivo esta desarrollado para facilitar el proceso del flujo de trabajo electrónico, transcribiendo a través de una estación de trabajo las acciones que se derivan de las acti-vidades de asistencia e incidencias y vacaciones de los funcionarios que están soportadas en las normas administrativas vigentes. Audiencia Está dirigido al personal de la Sección de Asistencia y Vacaciones de la Dirección de Personal y funcionarios en las Unidades Administrativas y Académicas que tengan que procesar y/o consultar información referente a la Asistencia y Vacaciones. Requisitos Para la utilización del Módulo todo el hardware y software de las estaciones de trabajo deben estar instalados, configurados y conectados a la Red. Los usuarios deben tener conocimiento en el uso de Microsoft Windows, cómo operar el hardware PC, monitor, teclado, el ratón, impresor, y UPS (Unidad de Poder Ininterrum-

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pida). Además deben estar familiarizado con las políticas y procedimientos administrati-vos de la función que van a realizar (Ver disposiciones de la asistencia, primera parte de éste manual). Reglas de Seguridad Todo usuario del Módulo de Asistencia y Vacaciones debe tener presente las siguientes reglas:

Las contraseñas (password o clave) son sensitivas a las letras mayúsculas y mi-núsculas (ver el teclado la primera vez que la teclea).

Jamás revelar su contraseña a otra persona. Solicitar cambio de clave si sabe que otra persona también la conoce. Las contraseñas pueden tener diferentes longitudes. No se permiten espacios entre los caracteres. Aquel funcionario que sea relevado de esta función (Operador del Módulo) debe-

rá informarlo a su jefe inmediato y a la Dirección de Personal a fin de inactivar la clave asignada.

Como utilizar este Instructivo En primer término es conveniente que usted haya leído las Disposiciones de la Asisten-cia, extraídos del Reglamento de la Carrera del Personal Administrativo de la Universi-dad de Panamá. Documento vigente aprobado en Consejo General Universitario en reu-nión 10-85 del 8 de agosto de 1985, que se encuentra en la primera parte de este folleto. Luego deberá conocer la Estructura del Instructivo ver la siguiente página. Una vez tenga claro estos conceptos puede empezar por la introducción al módulo. Como se podrá observar a lo largo de este instructivo cada opción tendrá su título con una descripción de su funcionalidad, la figura y una tabla con tres columnas que son:

Acción: lo que podemos hacer. Pasos: como hacerlo. Área: quien lo hace, representa a los grupos funcional-ejecutor como son:

Unidades, Sección de Asistencia y Vacaciones y Departamento de Pro-ducción de la Dirección de Informática.

Ante cualquiera eventualidad el módulo desplegara mensajes en la consola y alertas en el centro de la pantalla.

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ESTRUCTURA DEL INSTRUCTIVO Índice I. Conocimientos Básicos, 23 II. Introducción al Módulo, 29

Identificación del Módulo en el escritorio de Windows, 29 Iniciar conexión al Módulo, 29

III. Opciones principales de la Barra de Menús, 29

Parámetros: para establecer las reglas y acceso al Módulo. Administración: para consultas, actualizaciones y solicitudes. Consultas: para evaluación de información en resumen. Reportes: para evaluación periódica, seguimiento y ejecución. Ayuda: para accesar al manual de operaciones e instructivo en línea.

IV. Opciones vs Pantallas, 30

Horarios de los Empleados, 30 Generar Días Asistencia / Cierre del Periodo, 32 Leer Marcas del Reloj, 34 Asistencia del Empleado, 37 Justificación – Permisos, 37 Justificación – Enfermedad, 38 Otras Justificaciones, 40 Generar Compensatorio del Periodo, 41 Compensatorio, 43 Solicitud de Vacaciones, 45 Vacaciones, 47 Resumen de Asistencia por Empleado, 48

V. Impresión de Reportes, 49

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I. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Estándares. Todas las pantallas tendrán una barra de botones que permitirá las consultas, crear nuevos registros, archivar, presentación de lista de valores o datos, limpiar datos de la pantalla, ayuda, navegar pasando de un bloque de información a otro y retroceder, ir al primer o último registro del archivo, moverse entre registros hacia arriba o abajo. Para mayor ilus-tración ver Ejemplo típico de Pantalla. La movilización y selección en el ambiente gráfico será a través del ratón, el uso de las teclas será para la digitación de texto. El formato de la fecha es el siguiente DD/MM/YYYY (nDía/nMes/nAño). El formato de la cédula es el siguiente (provincia,clase,tomo,folio) 13 posiciones y se re-llena con ceros a la izquierda. Ejemplos:

Cédula Captura en la pantalla 3-79-1016 03 00 0079 01016 Panameño (nacido en el país) E-456-12345 00 E 0456 12345 Extranjero ( al capturar la E va sola sin es-

pacio) 2-AV-3-9 02 AV 0003 00009 Panameño (nacido en el país, cédula antes

de la vigencia del registro civil) PE-20-30 00 PE 0020 00030 Panameño (nacido en el extranjero) N-100-50 00 N 0100 00050 Naturalizado Panameño ( al capturar la N

va sola sin espacio) 10-PI-1-2 10 PI 0001 00002 Panameño (nacido en el país, población in-

dígena) Se facilitará el uso de lista de valores en algunos campos para que se minimice la captura de información y evitar errores. Toda las pantallas tendrán el nombre de la opción de menú en la parte superior izquierda en el Título de Window (ver Ejemplo típico de Pantalla), con este, el usuario podrá co-municarle de algún fallo a la Dirección de Informática. Todos los reportes tendrán fecha y hora, número de página y el nombre del reporte, con este, el usuario podrá comunicar de algún fallo a la Dirección de Informática.

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Al posicionarse con el puntero del ratón en algunos campos se desplegará una línea de mensaje en la parte inferior del mismo, este le permitirá conocer mas sobre lo que es y el contenido que puede llevar.

Para la consulta podrá utilizar el comodín % , este le permite tener mayor capacidad de criterio al hacer una consulta. Ejemplos: Campo y Dato de En-trada

Explicación

Nombre: JUAN% Presenta los registros cuyo nombre inicia con JUAN. Nombre: %LUIS Presenta los registros que tengan LUIS en el nombre

independientemente del dato que le preceda. Nombre: %JUAN% Presenta los registros que tenga JUAN en cualquier

parte del nombre. Nombre: %JUAN% Apellido: %PEREZ%

Presenta los registros que tenga JUAN en cualquier parte del nombre. y PEREZ en cualquier parte del apellido.

Ejemplo típico de una pantalla

Componente Descripción Menú Opciones adicionales a la Barra de Botones. Barra de Botones Botones para grabar, salir, consultar, crear, borrar y otros. Título del Window Especifica de que opción principal vengo y donde estoy. Bloque de un Registro Área con datos de un registro. Bloque de múltiples Registros Área con datos de múltiples registros en forma tabular.

Mensaje Área donde se presentan mensajes o estado de ejecución. Estado Área que indica la cantidad de registros y estado de la pantalla. Campo Área donde se captura y despliega texto. Window Área de presentación general. Poplist Lista de valores a escoger. Barra de desplaza-miento Moverse hacia arriba y abajo en bloque de múltiple registros.

Botones Botones adicionales para acciones especificas. Consola Área donde se presenta la línea de mensaje y estado.

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Componentes de la estación de Trabajo Elementos Identificación

Medio que le permite visualizar el sistema operativo Windows y al mó-dulo de Asistencia y Vacaciones, previa identificación a través de una clave (password) en ambos casos.

Teclado de escritura.

Ratón

Permite movilización y selección en un ambiente gráfico a través de los Botones. En la presentación el derecho la parte oscura - el izquierdo la parte clara.

Impresora

Impresor para la impresión de los informes.

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Terminología para describir las operaciones del "Ratón" Término Significado

Puntero

Símbolo en forma de flecha que se despliega en la pantalla y se mueve en dirección en que se desliza el "Ratón". Permite hacer uso de los objetos gráficos que se encuentren donde está localiza-do el símbolo haciendo uso de los botones del "Ratón".

Reloj

El puntero se convierte en reloj de arena cuando se está en espera de que un proceso se concluya.

Botón del "Ratón" Se refiere al botón derecho del "Ratón".

Pulsar Apretar el botón del "Ratón". Click Mover el puntero a una posición deseada, pulsar y liberar el botón

del "Ratón". Doble - Click Mover el puntero a una posición deseada, apretar y soltar el botón

del "Ratón" dos veces en forma rápida.

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BARRA DE BOTONES DE LA PANTALLA

Se encuentra en la parte superior de la Pantalla, le permitirá accionar con facili-dad cada función para el cuál esta diseñado Módulo.

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BOTON

DECRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN

Salvar o Grabar el Ingreso de nuevos datos, si Elimina o los mo-difica.

Imprime el Contenido de la Pantalla.

Especificar la Impresora.

Salir de la Pantalla.

Cortar.

Copiar.

Pegar.

Insertar Consulta.

Ejecutar la Consulta.

Suprimir la Consulta.

Retroceder al Bloque de Registros anterior.

Avanzar al siguiente registro cada vez que oprima el botón.

Retroceder al registro anterior cada vez que oprima el botón.

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Pasar al siguiente Bloque de Registros.

Habilita la Pantalla para Capturar un Nuevo Registro.

Elimina un Registro.

Bloquea el Registro donde se encuentra el cursor.

Presenta una pantalla con las características del campo donde es-ta el cursor.

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II. INTRODUCCIÓN AL MÓDULO Identificación del módulo: Este es el icono en el escritorio de Windows que identifi-ca al Módulo de Asistencia y Vacaciones. Iniciar conexión con el Módulo de Asistencia y Vacaciones: Para hacer la conexión con el módulo se debe hacer click sobre el icono de Asis-tencia y Vacaciones. Inmediatamente se mostrará una ventana de conexión, la cual le solicita introducir el nombre del usua-rio, password y base de datos. Ver Figura 0. Figura: 0 II. OPCIONES PRINCIPALES DE LA BARRA DE MENÚS: Presentación del Menú con sus opciones principales.

Figura: 1

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IV. OPCIONES VS PANTALLAS:

Horarios de los Empleados A través de esta pantalla se registran los empleados de la unidad, con su Cédula, Id Per-sonal (no. en la tarjeta Magnética), Nombre, Apellido, Unidad, Cod. Ubicación, Nivel Ejecutivo, Marca (la asistencia), Código de Horario base, Fecha Desde, Fecha Hasta y el Estatus del registro, asignarle el o los relojes donde puede marcar su asistencia (botón Ver Reloj). El contenido de la pantalla se puede ordenar por la Cédula, el Nombre o Apellido. Tips:

- Si un empleado queda Inactivo en un Horario, solo cámbielo en la col. Cod. Hora, puede usar la lista de Horarios oprima tecla F9.

- Si un empleado queda Cesante en la Unidad, registre el último día que laboro en la unidad en la Fecha Hasta y coloque "I" en la columna Estatus.

- Si el empleado es nuevo y esta en planillas aparecerá el nombre y apellido, de lo contrario deberá escribirlo. Verifique primero que la cédula sea la correcta.

Figura: adm01 - Horarios de los Empleados

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Acción Pasos Área Consultar Empleado (s) F7 Prepara la pantalla en modo consulta.

Ingrese el dato por el cual desea consul-tar ( Ej. Cédula), este paso es opcional.

F8 Ejecuta la consulta.

Unidad

Actualizar Empleado Modificar el Horario Cesante en la Unidad

Consultar Empleado (s). Siga instrucción vea los párrafos arriba

descriptos (Tips). Grabar.

Unidad

Deshabilitar o Habilitar un Reloj al Funcionario para marcar asistencia.

Consultar Empleado (s). Asegúrese que esta en el registro correc-

to. Oprima el botón Ver Reloj. Si va a Deshabilitar, solo coloque la fe-

cha en la col. Fecha Hasta y el estatus en “I”.

Si va Habilitar, introduzca todo los datos requeridos, active el estatus en “A”.

Grabar.

Unidad

Crear un nuevo Empleado Oprima el botón Insertar. Registre los datos en cada campo. Asígnele el reloj donde va a marcar,

Oprima el botón Ver Reloj. Grabar.

Unidad

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Generar Días Asistencia / Cierre del Periodo A través de esta pantalla se generan los registros de asistencia mensual de los emplea-dos, otra de su función es la de permitir cerrar un periodo de trabajo concluido con la fe-cha Cierre. Para cada empleado de la unidad se generaran los registros diarios compren-didos en el periodo Desde y el periodo Hasta, los días laborables aparece como Ausencia Injustificada y los no laborables fin de semana como descanso y los días de asueto. Una vez generado los registros, usted puede observarlos en la Opción: Administración => Asistencia del Empleado.

Figura: adm02 - Generar Días de Asistencia / Cierre del Periodo

Acción Pasos Área Escoger Unidad para F9 Escoja de la lista Administración de Unidad

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Procesar Unidad(s) haciendo clic en OK. F8 Ejecuta la Consulta. Responde No al mensaje.

Generar días para la asistencia e incidencias

Registre el Periodo Desde y Periodo Hasta. F10 Para Grabar Oprima el botón Generar. Espere el mensaje Proceso Concluido. Oprima el botón Salir.

Unidad

Cerrar periodo con-cluido

Registre la Fecha Cierre. Oprima el botón Cerrar. F10 Para Grabar.

Unidad

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Leer Marcas del Reloj A través de esta pantalla se actualizan los registros de la asistencia del funcionario con las marcas realizadas en el reloj. El funcionario deberá marcar al entrar y al salir de la jornada de trabajo; se tomara la hora más baja para la hora de entrada y la hora más alta para la hora de salida.

Figura: adm03 – Leer_Marcas_Reloj

Acción Pasos Área Actualizar Asis-tencia

Oprima el botón Actualizar Asistencia Unidad

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Asistencia del Empleado A través de esta pantalla se podrá consultar la asistencia de empleado administrativo, de un mes en particular o de todos los meses de año. Las unidades que no tienen reloj de tarjetas magnéticas tienen que capturar la hora de entrada y hora de salida con su AM o PM, las unidades que marquen en el reloj, deben utilizar la opción Leer Marcas del Reloj para actualizar la asistencia. El botón Consulta otro Mes le presenta una lista de los meses para escoger para el Año dado, el botón Registrar Asistencia permite ubicarse en el Blo-que de múltiples registros. Tips:

- Si el empleado cambio de horario, solo cámbielo en la col. Horario, puede usar la lista de Horarios oprima tecla F9.

- Si el día es de descanso o día de Asueto y se requiere que sea un día laborable, solicite por escrito a la Dirección de Personal el permiso, una vez otorgado, usted en la col. Horario hace clic, se le presentaran tres botones, escoja día Laborable.

- Si el día es laborable y se requiere que sea día libre (descanso), solicite por escri-to a la Dirección de Personal el permiso, una vez otorgado, usted debe utilizar la opción Otras Justificaciones y creará un registro de Descanso por cada día libre.

Figura: adm04 - Asistencia del Empleado

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Acción Pasos Área Consultar Asistencia

F7 Prepara la pantalla en modo consulta. Ingrese el dato por el cual desea consultar (ej.

Cédula), este paso es opcional. F8 Ejecuta la consulta

Unidad

Consultar un Mes Oprima el botón Consulta otro Mes. Escoja el mes.

Unidad

Registrar Asistencia

Oprima el botón Registrar Asistencia. Ubique la fecha, registre la hora de entrada,

salida, el am. o pm. Si la salida fue al día siguiente, modifique el día en la columna Fecha Salida.

Grabar.

Unidad

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Justificación - Permisos A través de esta pantalla se registran los permisos solicitados por el empleado, con su ti-po, fecha desde, hora desde, a.m. p.m., fecha hasta, hora hasta, a.m. p.m. y el estatus del registro. Existirán funcionarios con un registro Acumulado, ese es el tiempo que tiene acumulado a la fecha en que entra en función el módulo de Asistencia y Vacaciones. El programa calcula los días, horas y minuto, el total de permisos utilizado y el saldo cada vez que se registre un nuevo permiso o se borre, en este último caso solo será efectivo si la fecha desde y fecha hasta no se ha cumplido. Existe un control para no sobrepasar el tiempo limite.

Figura: adm05 - Justificación – Permisos

Acción Pasos Área

Consultar Empleado (s)

F7 Prepara la pantalla en modo consulta. Ingrese el dato por el cual desea consultar (ej.

Cédula), este paso es opcional. F8 Ejecuta la consulta.

Unidad

Registrar un nuevo Permiso

Consultar Empleado (s) Registre los datos en cada campo. Grabar.

Unidad

Eliminar un Permiso

Consultar Empleado (s) Borre el registro. Grabar.

Unidad

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Justificación - Enfermedad A través de esta pantalla se registran las justificaciones de enfermedad por empleado, si tiene certificado o constancia médica, fecha desde, hora desde, a.m. p.m., fecha hasta, hora hasta, a.m. p.m. Existirán funcionarios con un registro Acumulado, ese es el tiempo que tiene acumulado a la fecha en que entra en función el módulo de Asistencia y Vaca-ciones. El programa calcula los días, horas y minuto, el total del tiempo de enfermedad utilizado y el saldo por utilizar cada vez que se registre una nueva enfermedad o se borre, en este último caso solo será efectivo si la fecha desde y fecha hasta no se ha cumplido. Existe un control para no sobrepasar el tiempo limite.

Figura: adm06 - Justificación - Enfermedad

Acción Pasos Área Consultar Empleado (s)

F7 Prepare la pantalla en modo consulta. Ingrese el dato por el cual desea consultar

(ej. Cédula), este paso es opcional. F8 Ejecute la consulta.

Unidad

Registrar una nueva justificación por En-

Consultar Empleado (s) Registre los datos en cada campo.

Unidad

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fermedad Grabar. Eliminar justificación por Enfermedad

Consultar Empleado (s) Borre el registro. Grabar.

Unidad

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Otras Justificaciones A través de esta pantalla se registran justificaciones tipo: Ausencia Justificada, Tardanza Justificada, Capacitación, Misión Oficial, Licencia, Riesgo Profesional, No Laboraba, Gravidez, Sanción, Descanso, Jurado de Conciencia, Permiso ASEUPA, Permiso por Deporte, Permiso por Estudio, Permiso por Bienestar Social y Ley 42 de Discapacidad con su fecha desde, hora desde, a.m. p.m., fecha hasta, hora hasta, a.m. p.m.. El progra-ma calcula los días, horas y minuto, el total del tiempo utilizado cada vez que se registre una nueva justificación o se borre alguna, este último caso solo será efectivo si la fecha desde y fecha hasta no se ha cumplido.

Figura: adm07 - Otras Justificaciones

Acción Pasos Área Consultar Empleado (s)

F7 Prepare la pantalla en modo consulta. Ingrese el dato por el cual desea consultar

(ej. Cédula), este paso es opcional. F8 Ejecute la consulta.

Unidad

Registrar una nueva justificación

Consultar Empleado (s) Registre los datos en cada campo. Grabar.

Unidad

Eliminar una justifi-cación

Consultar Empleado (s) Borre el registro. Grabar.

Unidad

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Generar Compensatorio del Periodo A través de esta pantalla se podrá generar los registros de los funcionarios que sobrepa-san la hora de salida o entrada, esta serán revisadas por el jefe inmediato para ser consi-deradas o no como tiempo compensatorio acumulado. Este proceso se realiza en perio-dos siempre que estén dentro del mes que se procesa la asistencia. Para revisar los registros generados escoja la opción Reportes => Registros para Com-pensatorio. Para actualizar los registros escoja la opción Administración => Compensatorio.

Figura: adm08 - Generar Compensatorio del Periodo

Acción Pasos Área Escoger Unidad para Procesar

Escoja de la lista Administración de Unidad(s) haciendo clic en OK.

Unidad

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Acción Pasos Área Generar registros para compensatorio

Registre las fechas en los campos desde - hasta del Pe-riodo. Revise !

Oprima el botón Generar. Observe si la actividad se detiene, es por que concluyo. Si concluyo, oprima el botón Salir.

Unidad

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Compensatorio A través de esta pantalla se podrá ingresar o eliminar registros del tiempo compensatorio Tomado, además activar o eliminar un registro cuando es Reportado que proviene de un proceso previo llamado Generar Compensatorio del Periodo. Existirán funcionarios con un registro Acumulado, ese es el tiempo que tiene acumulado a la fecha en que entra en función el módulo de Asistencia y Vacaciones. Los registros de esta pantalla constituyen el expediente del funcionario en cuanto a tiempo compensatorio, el programa calcula el recargo del tiempo Reportado, calcula además el tiempo acumulado, el utilizado y el saldo automáticamente. Habrá algunas condiciones al momento de borrar, el programa le informará con mensajes.

Figura: adm09 - Compensatorio

Acción Pasos Área Consultar Compensatorio

F7 Prepare la pantalla en modo consulta. Ingrese el dato por el cual desea consultar (ej. Cé-dula).

F8 Ejecute la consulta.

Unidad Sección de Asistencia y Vacaciones

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Acción Pasos Área Activar Regis-tro de tiempo Reportado

Ubique el registro del tiempo reportado aprobado, pase al campo de Estatus y coloque 'A' para activar.

Grabar.

Unidad

Borrar Regis-tro de tiempo Reportado

Ubique el registro del tiempo reportado No apro-bado.

Borre el registro. Grabar.

Unidad

Ingresar Re-gistro de tiem-po Tomado

En el último registro en blanco posicione el puntero de Ratón en la primera columna del campo acción, registre los datos en los campos hasta la columna a.m. p.m.

Revise y Corrija si es necesario. Grabar.

Unidad

Borrar Regis-tro tiempo To-mado - No utilizado. - No esta bien

registrado

Ubique el registro del tiempo Tomado que desea borrar, pase al campo Estatus y coloque ' I ' para in-activar.

Borre el registro. Grabar.

Unidad

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Solicitud de Vacaciones A través de pantalla se podrá realizar la solicitud, consulta y actualización de las vaca-ciones del funcionario, esta opción viene a reemplazar la solicitud escrita. La persona encargada de operar esta opción registrara los datos necesarios en cada campo, seguida-mente procederá a grabar, esta solicitud será transmitida a la sección de asistencia y vacaciones de la Dirección de Personal para su tramite. Una vez tramitada la solicitud igualmente será transmitida el mensaje a la Unidad que realizo dicha solicitud, si esta aprobada, se procede a la impresión de la solicitud para que sea firmada por el funciona-rio, el jefe inmediato y el jefe de la unidad administrativa, se envían original y una copia a la Dirección de Personal.

Figura: adm10 - Solicitud de Vacaciones

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Acción Pasos Área Consultar Solicitud

F7 Prepare la pantalla en modo consulta. Ingrese el dato por el cual desea consultar (ej. Cédula).

Este paso es opcional. F8 Ejecute la consulta.

Unidad Sección de Asistencia y Vacaciones.

Solicitar Vacaciones

Prepare la pantalla para ingresar datos (botón con +) Registre los datos hasta la Observaciones. Revise, corrija si es necesario. Si todo esta en orden, coloque la letra 'A' en el campo

Estatus para activar la Solicitud. Grabar.

Unidad

Tramitar Consultar Solicitud. Para consultar las Resoluciones de Vacaciones haga clic

sobre el botón Resoluciones. Haga uso del espacio Para uso de la Dirección de Perso-

nal. Si aprueba coloque la letra 'A' en el campo Aprobado ? Grabar.

Sección de Asistencia y Vacaciones.

Impresión de la Soli-citud

Consultar Solicitud. Revisar si la Solicitud esta Aprobada ? A Haga clic sobre el botón Imprimir Solicitud Imprimir Original y dos copias para las firmas. Enviar solicitud firmada Original y una copia a la Direc-

ción de Personal. Archivar una copia.

Unidad

Recibo de Solicitud Escrita

Revisar la solicitud escrita con los datos en pantalla. Si todo esta en orden, coloque la fecha en que recibió la

solicitud en el campo Escrita: Grabar.

Sección de Asistencia y Vacaciones.

Borrar Re-gistro de Solicitud

Consultar Solicitud con el no de solicitud y la cédula. Coloque la 'I' en el Estatus. Solo se puede borrar un registro si su Estatus esta en 'I'

de inactivo y Aprobado ? en 'N'. Borre el registro. Grabar.

Unidad

Anular So-licitud

Consultar Solicitud Introduzca la Nota o Motivo de la Anulación en el cam-

po Nota de Anulación. Haga clic sobre el botón Anular Solicitud. Grabar

Sección de Asistencia y Vacaciones.

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Vacaciones A través de esta pantalla se registraran las vacaciones del empleado, con su tipo (venci-das, proporcionales, adeudadas, acumuladas), no. de resuelto, fecha del resuelto, fecha desde, fecha hasta, el tiempo en días y el estatus del registro. Existirán funcionarios con un registro Acumulado, ese es el tiempo que tiene acumulado a la fecha en que entra en función el módulo de Asistencia y Vacaciones. El programa calcula el tiempo en días ganado, el tomado y el saldo.

Figura: adm11 – Vacaciones

Acción Pasos Área Consultar Vacacio-nes

F7 Prepare la pantalla en modo consulta. Ingrese el dato por el cual desea consultar

( ej. Cédula). F8 Ejecute la consulta.

Unidad Sección de Asis-tencia y Vaca-ciones

Ingresar una nueva Vacación que sea:

Vencidas Proporcionales Adeudadas Acumuladas

Consultar Vacaciones Registre los datos en cada campo. Grabar.

Sección de Asis-tencia y Vaca-ciones

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Resumen de Asistencia por Empleado A través de esta pantalla usted podrá conocer un resumen anual de la asistencia e inci-dencia por empleado o unidad, con totales por incidencias al año y por mes.

Figura: con01 - Resumen de Asistencia por Empleado

Acción Pasos Área Consultar Ingrese el año que desea consultar.

Ingrese la Cédula del empleado especifico o utilice F9 para ver la lista de empleados.

F8 Ejecute la consulta.

Unidad

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V. IMPRESIÓN DE REPORTES Al escoger la opción de reportes del módulo de Asistencia y Vacaciones, le aparecerá una lista de los reportes disponibles como usuario del módulo. Una vez escoja el reporte a listar deberá introducir la clave de acceso y posteriormente, introducir la información que se solicita de los parámetros, luego deberá dar doble click en el botón de GENERAR EL REPORTE para ejecutar el mismo. Después de ejecutar un reporte se le presentará en pantalla el resultado del mismo como la figura que se muestra a continuación: El Menú del Reporte muestra las siguientes submenús con sus respectivas opciones. Algunas de estas opciones pueden ejecutarse a través de un icono en la barra de herramientas que se muestra a conti-nuación; otras se ejecutan desde el menú. Manual_Asistencia_Operadores

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Barra de Herramientas del Reporte

OPCION DEL MENU BOTÓN EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS UTILIZACIÓN

Fichero Preparar Página

Para setear la impresora, el ta-maño de papel, los márgenes, etc.

Imprimir Para imprimir el documento en

pantalla

Ver Zoom para Acercar

Para maximizar la vista de la pan-talla actual

Zoom para Alejar Para minimizar la vista de la pan-

talla actual

Nuevo Visor Obtener otra vista de la pantalla

actual ejecutada

Cerrar Visor Cancelar la vista de la pantalla

actual ejecutada.

Primera Página Ir a la primera página de ejecu-

ción del reporte

Página Anterior

Ir a la página anterior a la actual

Página Siguiente Ir a la siguiente página de la ac-

tual

Última Página

Ir a la última página del reporte

Ir a la Página especificada Ir al número de página especifi-

cado.

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En el siguiente cuadro se muestra la configuración que se debe dar al imprimir los re-portes del Menú:

Opción del Menú Nombre del Reporte Tamaño de Papel

Tipo depapel

Orienta-ción

Márge-nes

Solicitud de Vacaciones rSOLICITUD_VAC 8,5” x 11 Carta Vertical

Registro Quincenal de Asistencia rRESUMEN_QUINCENAL

8,5” x 13”u

8,5” x 14”

Legal u Oficio Horizontal Todos =

0,16

Registro de Tardanzas Diarias rTARDANZAS 8,5” x 11” Carta Vertical

Resumen de Asis-tencia Mensual por Empelado

rASIST_MENSUAL 8,5” x 11” Carta Vertical

Registros para Compensatorio rCOMPENSATORIO 8,5” x 11” Carta Horizontal Todos =

0,16 Resumen de Asis-tencia Anual por Empleado

rRESU-MEN_ASISTENCIA_EMP 8,5” x 14” Legal u

Oficio Horizontal Todos = 0,16

Pasos para configurar el tamaño de papel: 8,5 x 13” (Legal) u 8,5” x 14 (Oficio):

1. Hacer clic en el icono de Preparar Página para la impresión . Le aparecerá la

pantalla para configurar datos de impresión, y la impresora que tiene actual-

mente configurada para su equipo, deberá escoger otra si no desea imprimir en

la actual.

2. Una vez escogió la impresora, deberá escoger el tamaño de papel .

3. Luego cambiar la orientación (horizontal o vertical)

4. Proceder a cambiar los márgenes

5. Dar aceptar para salir de esta pantalla

6. Hacer clic en el botón de Imprimir información

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Configurando la Impresora a utilizar: Configuración de tipo de papel, márgenes y orientación:

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Actualizado en el mes de noviembre de 2006 Ciudad Universitaria Octavio Méndez Pereira

DIRECCIÓN DE PERSONAL SECCIÓN DE ASISTENCIA Y VACACIONES Teléfono: 523-5208 523-5210 523-5211 523-5212 523-5213

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