manual de moderador · 2011. 2. 10. · 4 dialcom networks s.l. febrero 2009 2 rol del moderador...

1 Dialcom Networks S.L.

Febrero 2009

MANUAL DE MODERADOR

SPONTANIA

Dialcom Networks S.L. Febrero, 2009


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Índice Índice ....................................................................................................................................................... 2 1 Introducción ..................................................................................................................................... 3 2 Rol del moderador ........................................................................................................................... 4 3 Antes de conectarse a la sesión ...................................................................................................... 5

Test de Audio: ..................................................................................................................................... 5 Test de Video: ..................................................................................................................................... 7 Test de Conectividad: .......................................................................................................................... 8

4 Interfaz de usuario del moderador ................................................................................................. 10 Chat de texto ..................................................................................................................................... 11 Video ................................................................................................................................................. 12 Navegación asistida ........................................................................................................................... 14 Compartición de Aplicaciones ........................................................................................................... 15 Control remoto ................................................................................................................................... 18 Transferencia de ficheros .................................................................................................................. 18 Pizarra ............................................................................................................................................... 19

5 Funcionalidades extras ................................................................................................................. 21 Desconexión de usuarios .................................................................................................................. 21 Configuración de usuarios ................................................................................................................. 21 Envío de fichero multimedia .............................................................................................................. 23 Grabación de la sesión en local ......................................................................................................... 23 Invitar usuarios .................................................................................................................................. 24 Visualización ...................................................................................................................................... 25 Configuración .................................................................................................................................... 26 Concesión de petición de palabra ...................................................................................................... 27 Otras opciones .................................................................................................................................. 28


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1 Introducción Spontania permite mantener sesiones multiusuario de videoconferencia de manera bidireccional, utilizando dispositivos comunes: teléfonos móviles 2.5G/3G, telefonía fija (PSTN), terminales H.323 y SIP, PCs, PDAs, Smartphone etc. Cada sesión de videoconferencia puede albergar múltiples asistentes. Sólo uno de los asistentes tendrá la capacidad de moderación de la sesión en cuestión. Previamente el administrador de sesión tendrá que haber asignado un nombre de usuario y una contraseña que lleve asociados los privilegios de moderación de sesión. El usuario moderador tendrá en todo momento control sobre todos los servicios y capacidades de todos los asistentes a la videoconferencia. A continuación detallamos qué acciones puede realizar un usuario moderador sobre Spontania.


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2 Rol del moderador Existen tres formas posibles para ser moderador: 1. Usted ha entrado en la sesión Spontania como moderador a través de la pantalla de acceso.

2. A Usted le han dado privilegios de moderador a través del interfaz durante el transcurso de una

sesión:

3. Si el usuario convoca la reunión a través del IM (para esta opción, consulta manual de usuario de

Unified IM) o a través del cliente de Microsoft Office Communicator 2007 (para esta opción es necesario disponer el módulo Bridge OCS), o a través del cliente de Microsoft Live Meeting 2005 (para esta opción es necesario disponer del módulo bridge LCS).


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3 Antes de conectarse a la sesión Es recomendable antes de acceder a una sala de Spontania, realizar el test que aparece tras introducir nuestro login y pasword en una Sesión, de esta forma nos aseguraremos de que nuestro equipo multimedia funciona correctamente.

Pulsando sobre “Comenzar test” aparecerá la siguiente pantalla que nos da unas pequeñas indicaciones para comenzar con el test.

Test de Audio: Consta de tres pasos, solo hay que seguir las instrucciones que nos van dando las ventanas que van apareciendo según vamos avanzando.


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1º Altavoces; debemos pulsar en “Detectar dispositivo” y nos aparecerá un listado de los dispositivos de audio disponibles en nuestro PC, debemos seleccionar aquél que queramos utilizar y con el que realizaremos el test.

Una vez seleccionamos el dispositivo podremos oír una grabación.

2º Micrófono; una vez pasado el test de los altavoces vamos a pasar a la siguiente pantalla que nos va a permitir comprobar nuestro micrófono, debemos seleccionar en la pantalla el micrófono que utilizaremos,

Pulsando sobre la opción “Comprobar Grabación” lo primero que nos aparece es, la opción de realizar una grabación con nuestro micrófono, mientras la banda inferior azul está corriendo y nos aparece sobre ella la palabra “Grabando” ,debemos oírnos cuando aparezca la misma banda pero con la palabra “Reproduciendo” tal y como muestran las siguientes imágenes:


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Una vez realizado esto debemos poder oír nuestra voz, lo que nos indicará que el micrófono funciona correctamente. Con esto finalizamos la parte de Audio de nuestro test.

Test de Video: Podemos continuar realizando el test de vídeo, si tenemos Webcam.

Seleccionamos la webcam que tenemos conectada y deberíamos vernos, también podemos configurar nuestra imagen y si todo está correcto finalizamos el test de vídeo.


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En el caso de que se detecte que la cámara que tenemos no captura en el formato idóneo para la plataforma nos indicará la posibilidad de que ésta pueda dar algún error o fallo durante la sesión. Tal y como se muestra en la siguiente pantalla.

Configuración del Proxy: Si fuese necesario introducir los datos de configuración de nuestro proxy, el sistema lo detecta y nos aparece una pantalla para dicha configuración, como la que se muestra a continuación.

Test de Conectividad: Este test nos permite medir la capacidad de nuestra red, es decir la conectividad desde nuestro puesto al servidor.


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Con esto ya finalizamos el test.

Si alguno de los dispositivos no ha dado un resultado correcto, deberá revisarlo ya que puede que no funcione durante la sesión de Spontania.


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4 Interfaz de usuario del moderador La plataforma Spontania consta de 8 servicios básicos multidireccionales, que detallaremos en esta sección. Únicamente el Moderador puede activar o desactivar servicios.

Moderador

Usuario

Servicios de Comunicación

Texto Voz IP Vídeo

Servicios de Colaboración

Navegación asistida Compartición de aplicación o PC Control remoto Transferencia de ficheros Servicio de pizarra

Otros servicios Indica quien tiene la moderación Indica quien ha pedido la palabra

Información dispositivo

PC PDA y Smartphone Symbian H323 Llamada saliente Llamada entrante

Para activar un servicio en uno de los asistentes, hay que activar la casilla correspondiente (Casilla USUARIO/SERVICIO).

Servicio Activo

Servicio Desactivado


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Para realizar la operación contraria, es decir, desactivar uno de los servicios a cualquiera de los asistentes, el moderador pulsará sobre el cuadrado Activado y pasará a blanco, desactivado, indicando que dicho servicio ha sido deshabilitado para ese usuario. El moderador también tiene la capacidad de poder ver la calidad de conexión que tiene cada usuario, en cada momento de la sesión; representado en el siguiente icono . Si está en color verde indicará que la conexión de dicho usuario es perfecta y fluida, sin embargo si cambia a amarillo nos indica que ese usuario está teniendo algún tipo de dificultad en su conexión. Chat de texto Para comunicarse vía texto, solo hay que escribir en la línea debajo del chat habilitada para ello.

Existe la opción de enviar un Chat bien a todos los asistentes, o uno privado a cada uno de los participantes en la sesión, desplegando el menú inferior de la pantalla de Chat. Voz sobre IP Para la comunicación por voz, debemos disponer de un micrófono y altavoces, así como tarjeta de sonido correctamente configurada. Cumplidos estos requisitos podemos hacer uso del servicio de Voz IP de la plataforma Spontania. Existen dos modalidades de uso:

Modalidad “push to talk”: presionando la tecla “Control” cada vez que queramos hablar y soltando cada vez que terminemos de emitir.

Modalidad “manos libres”: activada por el moderador. Si el usuario se encuentra en el modo manos libre activado, hablaríamos a través del micrófono de manera natural sin presionar ninguna tecla. (En caso de producirse acople entre el micrófono y el altavoz, es recomendable deshabilitar la opción de “Manos Libres”).

Para activar/desactivar el servicio de manos libre a cada usuario, basta con hacer clic sobre el nombre de cada usuario y seleccionar la casilla “manos libres”:


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Se podrán ajustar los niveles de audio de micrófono en los iconos que figuran el interfaz.

Video Spontania ofrece varias posibilidades para mostrar los vídeos activados. Será cada usuario el que elija en cada momento qué modalidad de visionado prefiere, en función de los vídeos que haya conectados en ese momento. El moderador tiene la capacidad de forzar la vista a todos los usuarios, habría que ir a la carpeta “Opciones” – “Ver” - “Vistas” del interfaz.

El moderador debe marcar la opción que quiere forzar y activar la casilla “Forzar Vista”


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El moderador puede hacer cambios en los servicios de vídeo con el fin de optimizar el ancho de banda. Para ello deberá hacer clic sobre el nombre del usuario en concreto y seleccionar el tipo de conexión.

O bien, para todos los usuarios de la sesión, desde la opción Usuarios del listado.

Tanto los usuarios como el moderador, pueden optar por rotar los vídeos, si con la modalidad elegida no se ven todos de forma concurrente, con este botón saldría una imagen y entraría otra en su posición. Se encuentra en la parte inferior derecha del interfaz.

Botón de rotación de vídeos


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Otras opciones de vídeo:

Pulsando sobre esta opción se ponen los vídeos a pantalla completa de tal forma que desaparece el interfaz.

Este icono nos permite rotar los vídeos que hay en la sesión de forma manual, hasta que tengamos en pantalla aquellos vídeos que queremos ver; siempre que el número de vídeos supere al formato elegido de visionado

Este botón sirve para cambiar de vista, tenemos 2 tipos de vista; “modo conferencia”, todos los videos se muestran con el mismo tamaño y “modo presentación”, un usuario tiene mayor relevancia dentro de la sesión y se muestra su video a un tamaño mayor.

Otra opción de visualización que tiene un usuario es poder cambiar las vistas de 2D (bidimensional) a 3D (tridimensional) o viceversa.

Otra posibilidad de cambio es, haciendo doble clic sobre cualquiera de los vídeos que hay en la sesión y se nos abrirá con esa imagen una pantalla flotante. Navegación asistida Como ya hemos referido anteriormente, en Spontania, el moderador es el encargado de activar/desactivar los servicios. El servicio de navegación asistida, permite al usuario que lo tiene activado guiar a través de web al resto de asistentes a la sesión, la operativa es la siguiente, cuando se activa este servicio pulsando el botón de la línea del usuario que queremos realice la guía, tal y como se indica en la siguiente imagen (Ejemplo: “Elisa”).

Se abre una ventana con el Internet Explorer en blanco a todos los usuarios, incluido Elisa. La URL de conexión que introduzca éste usuario (Elisa) en su navegador, será enviado a los navegadores del resto de asistentes.


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Compartición de Aplicaciones El servicio de compartición se activa pulsando, sobre la casilla correspondiente (observar el dibujo).

Este servicio se puede activar para cualquier usuario, pero solo uno de los usuarios podrá compartir una aplicación de forma simultánea. Antes de activar el servicio de compartición, es conveniente que el usuario al que se le vaya a activar el servicio, tenga abierta la aplicación que desea compartir. En caso de no ser así, bastaría con abrir la aplicación y pulsar el botón “Refrescar”. Una vez activado el servicio, al usuario le aparece una ventana con un listado de todas las aplicaciones que tiene abiertas, incluido un icono con el escritorio.

El usuario selecciona la aplicación o documento que va a compartir y pulsa “Aceptar”. El moderador puede modificar ciertos parámetros de la compartición: Puede elegir entre las opciones predefinidas de la aplicación la limitación del ancho de banda usado por la compartición, haciendo clic en el nombre del usuario que está realizando la compartición.


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Tanto los parámetros de configuración de video como los parámetros de compartición de aplicaciones se fijan como máximo desde la administración (ver manual de administración). A partir de este momento todos los asistentes verán dicha aplicación y todos los cambios que el usuario realice sobre ella o sobre su escritorio. El puntero naranja nos mostrara los movimientos de ratón del usuario.

Si los asistentes despliegan la opción de modificar vista (indicada anteriormente) pueden seleccionar como visualizar la aplicación compartida. Cuando el usuario que comparte está compartiendo (por ejemplo un Power Point en modo presentación), le desaparece el interfaz y se le mostrará una barra flotante que permite visualizar los videos de los participantes e incluso desactivar el servicio.


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Se muestran hasta 4 videos de usuarios conectados a la sesión. Con el botón de rotación de vídeos se pueden rotar las imágenes de forma manual, para elegir los videos que se deseen visualizar.

Si durante la compartición nos surge la necesidad de acceder al interfaz Spontania, debemos pulsar la flecha (icono que se muestra a continuación) y podremos visualizarlo, evidentemente el resto de usuarios dejará de visualizar la aplicación compartida, para volver a mostrar la aplicación debemos volver a pulsar el icono.

El usuario también puede finalizar la compartición desde esta ventana.

Sobre el cuadro de dialogo aparecen las notificaciones de la aplicación (conexión y desconexión de usuarios, cambio de calidades de vídeo o compartición,…). Debajo de estas notificaciones, tenemos una tasa de transferencia de la aplicación compartida, es decir, podremos saber en qué momento los usuarios de la sesión están visualizando la aplicación compartida o cuando reciben las modificaciones que estemos realizando sobre la misma.

Cuando estamos compartiendo podemos hacer una captura de esa compartición y transformarla en una pizarra que nos pueda permitir dibujar sobre dicha imagen sin dañar el original, para realizar esta operación una vez estamos compartiendo solo debemos pulsar el siguiente icono que nos habilitará la opción pizarra.

Si se desea activar la pizarra a otros usuarios, para que puedan realizar marcas sobre la imagen, el moderador debe activar desde su interfaz esta opción a tantos usuarios como quiera.


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Control Remoto Para activar este servicio (control de aplicaciones, documentos o PC), previamente debe haberse activado el servicio de compartición de aplicación o PC, ya que el control será sobre la aplicación o documento compartido.

Para que un usuario pueda tomar control sobre la aplicación de otro, es necesario activar el permiso de Control y que el usuario acepte dicha toma de control.

Una vez aceptado, el usuario tendrá control sobre la aplicación. El funcionamiento es sencillo, puesto que al situar nuestro ratón sobre la ventana de compartición, el ratón naranja se ajustará al nuestro. Esto nos indica que se tiene el control remoto sobre la aplicación o documento de otro usuario y que cualquier cosa que se realice sobre la aplicación se trasladará sobre la aplicación remota. Transferencia de ficheros El moderador, puede activar la transferencia de ficheros a cualquier usuario presente en la sesión de videoconferencia. No obstante, no es posible que más de un usuario transfiera ficheros simultáneamente.

En este caso, al usuario que desea enviar el fichero se le abre una ventana donde deberá seleccionar el fichero que desea transferir:


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Deberá seleccionar dicho fichero y pulsar “Abrir”. Se puede seguir la tasa de transferencia, observando la barra de progresión de transferencia de ficheros, situada en la parte inferior derecha del Interface

Para que la transferencia se realice correctamente es necesario que el fichero que vamos a enviar no esté abierto. Una vez finalizada la transferencia, a cada usuario le aparecerá una ventana de “Guardar como” y bastará que elijan donde desean archivar el fichero y presionar sobre “Guardar”, para que quede en cada uno de los PCs que han completado el proceso. Pizarra El moderador de la sesión Spontania tiene capacidad para activar/desactivar el servicio de pizarra en dos modos diferentes:

• modo independiente: permite realizar anotaciones/dibujos sobre la pizarra de fondo blanco. • modo revisión: permite realizar anotaciones/dibujos sobre un documento/aplicación que otro

usuario está compartiendo en ese momento.


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Una vez que el usuario ha realizado las anotaciones sobre un documento o aplicación, éstas pueden grabarse en formato .jpg localmente en el PC del usuario (pulsando en el botón “ ” como se muestra arriba), para posteriormente ser transferidas al resto de usuarios (mediante el servicio de transferencia de ficheros, apartado anterior)


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5 Funcionalidades extras Desconexión de usuarios El moderador, puede expulsar en cualquier momento a un usuario. Para ello, debe pulsar sobre el siguiente icono.

En la zona de servicios, pulsando sobre “Opciones” aparece un apartado llamado “Moderación” y sobre este menú de “Finalizar Sesión” que permite al moderador dejar vacía la sala, asegurándose así que no queda nadie en la sesión y finalizarla. Configuración de usuarios El moderador tiene la posibilidad de configurar determinadas características de los usuarios o de sí mismo. Para ello sólo es necesario situar el ratón sobre el nombre del asistente y presionar “botón izquierdo” del ratón. Una vez pulsado aparecerá lo siguiente: En el diálogo se pueden configurar los siguientes elementos:

• El Nombre del Usuario, que puede ser modificado por el moderador. • Se puede limitar el consumo de ancho de banda del vídeo emitido por el usuario en cuestión. • Habilitar y deshabilitar el servicio manos libres • Se puede limitar el consumo de ancho de banda de la compartición de aplicaciones y

documentos.


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Otra posibilidad que el moderador posee es la de cambiar la configuración de forma simultánea a todos los asistentes. Para ello, debemos pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre el icono de información que pone usuarios encima de la lista de asistentes.


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En la zona de servicios hay un apartado llamado “Opciones” desde ahí el moderador tiene distintas acciones de configuración de sesión.

Una vez desplegada la pestaña “Opciones” aparecerán las siguientes opciones:

Envío de fichero multimedia Permite a cualquier usuario, no solo al moderador poder sustituir su vídeo en la sesión por un vídeo con extensión “AVI” o “WMV”

Grabación de la sesión en local El moderador puede desde aquí realizar varias acciones tal y como muestra la siguiente imagen.


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• Publicar sesión; Permite que una sesión esté accesible a través de un reproductor de Windows Media. Es imprescindible disponer del módulo de Webcast y disponer de Windows Media Encoder instalado en el PC del moderador. El moderador indicaría la dirección IP de la máquina y el puerto para que sea accesible por el resto de usuarios.

• Grabar sesión; Permite realizar una grabación de la sesión a nivel local en el PC del usuario.

Para ello, desde la pestaña “sesión” el moderador elige la opción:

o Formato WCONF (formato propio). Una vez pulsada la opción de grabación de sesión, se le pregunta al usuario la carpeta de su PC donde quiere grabar dicha sesión. La grabación de la sesión se realiza en formato propietario Dialcom con extensión .wcf. Para reproducir la grabación de la sesión, es necesario utilizar el cliente Spontania que ha debido pre-instalarse previamente en el PC de usuario. Se graban todos los servicios activados/desactivados en la sesión (chat, video, compartición, etc..).

o Formato WN (formato Windows). Permite la grabación de video en formato Windows Media

video (.wmv) para que posteriormente, pueda ser reproducido por cualquier reproductor multimedia que soporte este formato de ficheros. Solo se graba el vídeo y la compartición de la sesión.

• Finalizar sesión: explicada en el apartado anterior.

Invitar usuarios El moderador puede invitar desde la sesión Spontania a otros usuarios de tres formas diferentes:


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o Invitar por IM; Existe la posibilidad de invitar a un usuario de IM a la sesión de videoconferencia1.

o Por teléfono; Existe la posibilidad de invitar a un usuario mediante llamada telefónica de voz

(PSTN) o videollamada 3G a la sesión de videoconferencia2.

o Por mail: al pulsar esta opción nos genera un correo al cual le es insertado en el cuerpo un enlace para entrar en la sesión actual, nosotros solo debemos escribir la dirección de correo de las personas que queremos entren en la sesión.

Visualización Este apartado tiene otras dos opciones:

• Rotar; Permite activar la rotación de vídeos automática. Tenemos dos tipos de rotación:

Por tiempo, elegimos el tiempo que debe de pasar para que entre un nuevo vídeo en la sesión hasta el número máximo de vídeos definidos en la sesión.

Por voz, se activarán los vídeos de aquellos que estén en ese momento hablando en la videoconferencia, hasta el número máximo de videos definidos en la sesión.

1 Para que esta opción esté disponible, es requerida la instalación del módulo de IM (consulte con el departamento de ventas de Dialcom) 2 Para que esta opción esté disponible, es requerida la instalación de un gateway de transcodificación PSTN o H.323M a 323/SIP y el módulo Gateway H.323/SIP (consulte con el departamento de ventas de Dialcom)


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También podemos especificar si queremos que una imagen esté siempre fija o bien que nunca a parezca en la rotación pulsando con el botón derecho del ratón sobre el nombre de dicho usuario. Tal y como muestra la siguiente imagen.

• Vistas; esta opción ha sido explicada en el apartado “Vídeo” (página 12 de este manual) Configuración Esta opción está disponible para todos los usuarios, tiene dos partes:


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• Dispositivos; nos aparece una pantalla que nos permite a cada usuario configurar nuestros dispositivos tanto, micrófono, altavoz como Webcam, esta opción también puede mirarse

desde el mismo interfaz desde el siguiente icono .

• Lenguajes; cuando en la sesión entra la figura de un traductor esta opción se activa y nos permite seleccionar el canal de audio en el que queremos entrar para oír la sesión.

Concesión de petición de palabra Cualquier usuario que esté participando en una sesión Spontania, puede pedir la palabra al moderador de sesión, para que éste habilite o deshabilite los servicios de audio, video y chat de texto. Cuando un usuario solicita la palabra al moderador, éste es notificado mediante la aparición de un icono parpadeante en la lista de usuarios, tal y como se muestra a continuación:

Cuando el moderador hace clic sobre el icono , se muestra una ventana con el comentario que el usuario ha introducido, para habilitar/deshabilitar servicios al usuario en cuestión:


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Otras opciones

• Son la de minimizar el interfaz de Spontania para poder acceder a nuestro propio PC. Minimizar interfaz completamente, en la esquina superior derecha del interfaz con el icono

encontraremos la aplicación minimizada en nuestra barra de herramientas un doble clic nos devolverá de nuevo el interfaz.

• Redimensionar la aplicación , con esta opción se redimensiona el interfaz de manera que se

transforma en una ventana flotante en nuestro PC, para volver a agrandar el interfaz volver a pulsar sobre este icono .

• Visualizar el ancho de banda que se está consumiendo

• Poder ver cuál es la calidad de conexión que tenemos en nuestro puesto. Si la calidad es la adecuada se mantiene en color verde, y pasará a amarillo cuando note deficiencias en conectividad del usuario.

• Obtener información de la sesión en la que se encuentra en la parte superior de la aplicación.

Parte superior izquierda, es el nombre y rol del usuario, en ese momento.

Parte Central, nos muestra distintos tipos de información, la hora en nuestra zona horaria, el número de usuarios que hay en la sesión, el tiempo que llevamos


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conectados a la sala y un botón “i” que muestra un ventana con otra información relevante de la sesión.

Pulsando sobre el icono de información nos aparece una pantalla con algunos datos de la sesión actual.

Parte superior derecha, los controles que permiten al usuario: minimizar y re-escalar el interface o cerrar la sesión.

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