manual de millora d'ús del correu (outlook 2010) d… · manual de millora d'ús del...

MANUAL VER Español

REV 1

Manual de millora d'ús del correu

(Outlook 2010)

FECHA ELAB

PÁGINA Página 1 de 14

Elaborado por: Miguel Alonso Revisado por: Aprobado por: Miguel Alonso

1

Manualdemillorad'usdelcorreu (Outlook 2010)

Aquest tutorial va dirigit als que utilitzen Outlook com a gestor de correu.

A mesura que passa el temps, el nostre client de correu OUTLOOK es va omplint de correu, de manera que la carpeta que conté totes les dades (mails i adreces) es va fent cada vegada més gran i pot col·lapsar el PC.

Es començarà a notar aquests símptomes quan el PC s'alenteixi. La carpeta personal on OUTLOOK guarda les dades es diu "Arxiu de Dades.

PST" (d'ara endavant PST). Es poden tenir tants PST com vulgueu afí d'organitzar vostre correu.

Us descrivim en aquest manual una sèrie de bones pràctiques perquè us funcioni el OUTLOOK molt millor.

Contingut:

Mida de la nostra carpeta ....................................................................................................... pàg. 2

Reducció de la mida de l'arxiu de correu ................................................................................ pàg. 3

Creació de carpetes ................................................................................................................ pàg. 8

Creació d'Arxius de dades PST addicionals ............................................................................. pàg. 10

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



2

Mida de la nostra carpeta personal:

Primerament hem de saber la mida. Acudim a Arxiu> Pestanya Informació.

En aquesta finestra, fem clic sobre el botó Herramientas de limpieza.

Seleccionem primerament, Limpieza de buzón del menú desplegable.

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



3

Clicant sobre el botó Ver tamaño del buzón, podrem veure quines són les carpetes i missatges que

més espai estan consumint, així com, veure la mida complet que ocupa la nostra bústia.

Seria convenient que la mida màxima per arxiu PST fos entre 3 i 5 Gb Més enllà podria donar molts problemes, sobretot el sobrepassar 20 Gb

Per això anem a explicar una sèrie de consells:

Reducció de la mida de l'arxiu de correu

1- Convé que es faci neteja de correus innecessaris i que no siguin necessaris guardar.

2- També convindria esborrar els correus enviats innecessaris que es guarden en enviar a la carpeta d'elements enviats

3- Correu no desitjat: Per buidar aquesta carpeta feu clic amb el bot ó dret a la carpeta

“Correo electrónico” no desitjat en el Panell de navegació de l'esquerra i feu clic a “Vaciar carpeta”.

4- Convé buidar la Paperera automàticament. Procediment:

a. Cliqueu “Archivo” b. Cliqueu “Opciones” c. A la finestra d'opcions premeu “Avanzado”

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



4

d. Activar la casella “Vaciar la carpeta de elementos enviados al salir”

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



5

5. Buidar la paperera manualment, ja sigui clicant bot ó dret a la carpeta "Elementos

Eliminados" i clicant "Vaciar carpeta" o anant al Menú Archivo > Pestaña Información,, clic

sobre el botó Herramientas de limpieza, seleccionem Limpieza de buzón de

l'esmentat desplegable i després el botó buidar

6. Esborrat de missatges filtrat per antiguitat ü i tat o mida n y. Ens permet buscar

els missatges que ocupin m é s d'una certa quantitat de KB i amb dates anteriors als d í a es

que nosaltres definim com antics.

D'aquesta manera, podem esborrar manualment els missatges més pesats i antics que no ens

són d'utilitat. En Archivo > Pestaña Información, clic sobre el botó Herramientas de limpieza,

seleccionamos Limpieza de buzón del menú desplegable

7. Funció Auto arxivar automàtic ens permet conservar els missatges en un fitxer

separat del nostre bústia ó els missatges que no desitgem esborrar, però pot ser d'utilitat en un

futur. Quan deixin de ser d'utilitat, podem esborrar sense més el fitxer creat.

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



6

Per defecte si cliquem en el quadre anterior al botó " Autoarchivado " farà un autoarxivat a un

nou PST dels elements més antics de sis mesos, però si volem canviar aquests paràmetres és a

dir fer un " Autoarchivado manual " hem d'anar a:

a. Cliqueu " Archivo "

b. Cliqueu " Opciones”

c. A la finestra d'opcions premeu " Avanzado”

d. Botó " Configuración de autoarchivar”

En el quadre veureu que opcions teniu i segons les vostres preferències triareu un o altre.

8. Compactar l'arxiu PST: Un cop eliminats els missatges antics i de gran mida n y, i

arxivats els elements que poden ser ú t ilers en un futur, passem a compactar l'arxiu de dades.

Outlook 2010, compacta de tant en tant l'arxiu de dades, ara veurem com podem forçar el

compactat. Podem estalviar un 25% d'espai en disc del que ocupa l'arxiu de dades PST de

Outlook 2010 forçant el compactat. A més el rendiment d'Outlook serà millor.

A la finestra principal piqueu a Archivo> Información, fem clic sobre el botó Configuración

de la cuenta i seleccionem l'única opció del menú desplegable.

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



7

A la finestra desplegada, seleccionem la pestanya Arxius de dades. Hi podem fer clic a Abrir ubicación de archivos per comprovar quant ocupa el nostre arxiu de dades, abans i després de compactar.

Per compactar l'arxiu de dades, fem clic sobre Configuración, s'obrirà la següent finestra.

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



8

Creació de carpetes i regles

En Outlook ha una eina molt útil, fàcil d'aplicar i que ens ajudarà a tenir ordenat el correu electrònic:

REGLA, és una acció que es realitza de manera automàtica en un missatge entrant o sortint quan compleix les condicions especificades d'aquesta. Abans de crear la regla, cal tenir clar quina és la condició que volem aplicar. Per exemple, en aquest cas, generarem una regla que faci arribar els correus del personal de venda a la carpeta Venda.

Com a primera instància, s'ha de crear una nova carpeta a la bústia o carpeta personal, per això feu el següent:

1. Amb clic dret sobre el bústia ó o carpeta seleccioneu l'opció nueva carpeta.

2. Indiqueu un nom a la carpeta i seleccioneu la ubicació on voleu que s'allotgin els correus:

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



9

3. A continuació, crearem una nova regla, per això, ha d'accedir a través de l'esmentat menú Inicio d'Outlook, selecciona l’opció Reglas i després Crear regla. A la finestra següent ens aparèixer a l’Asistente para reglas on ha de seleccionar l'opció que necessiti, per exemple Mover a una carpeta los mensajes de una persona i seleccionem Aceptar

4. Si necessitem unes opcions més avançades farem clic en aquest bot ó i podrem customitzar perfectament el tipus de regla que desitgem.

5. Després es llistar a en les condicions que volem aplicar a la nostra regla, en aquest cas, ser a la de certes persones que pertanyin al grup de vendes, llavors seleccionem el requadre de personas o lista de distribución.

En seleccionar Finalitzar, la nostra regla ja estarà activa i començarà a treballar per moure tot el que li indiquem.

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



10

Creació d'Arxius de dades PST addicionals

En màquines amb Outlook 2007-2003 haurem de tenir en compte que la mida del "Arxiu de Dades. PST" no pot superar els 20 GB i amb Outlook 2010 aquest límit encara augmenta més i arriba fins als 50 GB.

Si el PST va augmentant començareu a tenir problemes (a partir de 20 Gb), però si traspasseu el límit dels 50 Gb podeu perdre tota la informació. Es tracta de crear altres PST de manera que reduïm el PST principal i no arribi a saturar l'Outlook i per tant el vostre ordinador.

Es poden tenir tants PST com vulgueu afí d'organitzar vostre correu.

Com crear un arxiu PST nou:

1. A la finestra principal piqueu a Archivo > Información, fem clic sobre el

botó Configuración de la cuenta i seleccionem la única opció de l'esmentat

ú desplegable.

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



11

2- A la finestra desplegada, seleccionem la pestanya “Archivos de datos” i farem clic a Agregar

3- Es obrirà una finestra on direm d ó de volem guardar aquest PST. Normalment la ubicació

dels arxius de dades d'Outlook (. pst) creats mitjançant Microsoft Outlook 2010 es guarden en

l'equip en els directoris per defecte (on usuari és el vostre nom de compte de correu):

a. Windows 7 y Windows Vista C:\Users\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

b. Windows XP C:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de

programa\Microsoft\Outlook

4- Després fem clic a acceptar i tornarem a la pantalla principal de l'Outlook. Al requadre

esquerre veurem que s'ha creat una nova Carpeta de dades:

5- En aquesta nova carpeta de dades podrem crear l'estructura de carpetes que vulguem per

d'ordenar el nostre correu antic en aquest nou PST. Es fa clic sobre la nova carpeta amb bot ó

dret i "nueva carpeta"

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



12

6- Desplaçarem per tant les carpetes o directament arrossegant amb el rat ó els correus que

vulguem a aquesta nova estructura. Si volem seleccionar diversos mails utilitzeu

conjuntament el rat ó amb les tecles "Ctrl" o "Alt"

7- Després podrem tancar si no utilitzarem el nou PST creat per no saturar el sistema i obrir-lo

quan ho necessitem

8- Com última tasca haurem de compactar l'antic PST amb el mètode explicat a la pàgina 6

d'aquest manual.

Com Obrir un arxiu PST ja creat

1. A la finestra principal piqueu a Archivo> Información, fem clic sobre el

botó Configuración de la cuenta i seleccionem la ú n ica opció de l'esmentat

ú desplegable.

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



13

2. A la finestra desplegada, seleccionem la pestanya " Archivos de datos i farem clic a

Agregar

3. Es obrir a una finestra i buscarem el PST que vàrem crear

anteriorment. Normalment la ubicació dels arxius de dades d'Outlook (. pst) creats

mitjançant Microsoft Outlook 2010 es guarden en l'equip en els directoris per defecte

(on usuari és el vostre nom de compte de correu):

i. Windows 7 y Windows Vista

C:\Users\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook

ii. Windows XP C:\Documents and Settings\usuario\Configuración

local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

4. Després fem clic a acceptar i tornarem a la pantalla principal de l'Outlook. Al requadre esquerre veurem que s'ha a ñ a perdut la Carpeta de dades creada anteriorment.

Notes sobre el fitxer de carpetes personals (. Pst)

Només un usuari o un programa poden tenir accés a un arxiu de carpetes personals (. Pst) al mateix temps. Quan obriu un fitxer de carpetes personals (. Pst) des d'un recurs compartit de xarxa, comprovi que no està en ús per part d'un altre usuari o d'un altre programa. Per obrir un arxiu de

MANUAL VER Español

REV 1


(Outlook 2010)

FECHA ELAB



14

carpetes personals (. Pst) d'un recurs compartit de xarxa ha de disposar de permisos de lectura i escriptura.

Podeu desar, copiar i moure un arxiu de carpetes personals (. Pst) (sempre que no sigui l'arxiu que s'utilitza com a magatzem d'informació predeterminat) a una altra ubicació del disc dur, a un disc, a un disc extraïble o altre recurs compartit de la xarxa.

Quan obre un arxiu de carpetes personals (. Pst) copiat des d'un disc CD-RW, els atributs de l'arxiu de carpetes personals (. Pst) han de canviar de Només lectura a Modificat abans que Outlook pugui utilitzar.

Quan treu elements d'un arxiu de carpetes personals (. Pst), la mida del fitxer no disminueix, si no ho compacti.