manual de introducción - k4analytics.com · de una manera muy simple puede bloquear datos ... en...

Versión 1.0

Manual de Introducción

Marzo 2017

1.0 Manual de Introducción

Pag. 2 of 20

Tabla de Contenidos

¿Qué puede hace con K4? ............................................................................................................................ 3

¿Cómo funciona K4? ..................................................................................................................................... 4

¿Cuáles son los pasos de desarrollo? ........................................................................................................... 5

Descripción del proceso de flujo de trabajo ............................................................................................. 5

Preparación de las tablas búfer ................................................................................................................ 6

Ajustes básicos ......................................................................................................................................... 7

Descripción general de los tres pasos K4 .................................................................................................. 8

Análisis K4: descripción de los demos ........................................................................................................ 13

Ganancias y Pérdidas (Profit & Loss - P&L) ............................................................................................. 13

Previsión de productos ........................................................................................................................... 19

Recursos humanos (RR.HH.) ................................................................................................................... 20


Pag. 3 of 20

¿Qué puede hace con K4? K4 le permite sacar todo el partido a las hojas de cálculo dentro de QlikView y Qlik Sense. Para rellenar la

plantilla de Excel©, K4 obtiene dinámicamente los datos de Qlik dataset y consultas SQL en tiempo real,

utilizando un archivo Excel como plantilla, manteniendo todas las fórmulas y el formato.

Por ejemplo, puede utilizar K4 para gestionar una simple declaración de

ganancias y pérdidas con una velocidad y simplicidad asombrosas: basta con

crear la plantilla en Excel, vincular celdas a datos y utilizarlo dentro de Qlik (los

usuarios no están obligados a tener MS Excel instalado).

Y no se acaba aquí... usted puede incluso introducir datos, texto, fecha, casillas

de verificación y listas desplegables en K4, ¡salvándolo todo sobre la marcha en

una base de datos SQL!

De una manera muy simple puede bloquear datos (deshabilitando la entrada de datos) celda por celda a

través de una instrucción Qlik o SQL: puede mostrar datos reales para el mes cerrado y celdas editables para

la planificación de meses. La lógica del bloqueo puede ser tan compleja como usted necesite: teniendo en

cuenta, por ejemplo, la fecha actual versus el calendario de planificación y el usuario actual versus las

jerarquías.

Gracias a la característica Audit Trails de K4, puede administrar un proceso de planificación distribuido a

varios usuarios ingresando datos en una base de datos común con total control.

K4 no viene con un modelo de negocio predefinido, sino que usted puede crear exactamente la aplicación

que necesita.


Pag. 4 of 20

¿Cómo funciona K4? La solución K4 está formada por dos componentes: el objeto de extensión Qlik y el servicio web. El objeto de extensión carga datos dinámicamente de uno o varios conjuntos de datos Qlik o una o varias consultas SQL, y las fusiona en un archivo de Excel utilizado como plantilla.

Si K4 está configurado para la entrada de datos, cuando el usuario procede a Guardar, los datos nuevos / modificados se envían al servicio web que se ocupa de escribirlos en una tabla en una base de datos relacional. Los datos se leen de vuelta sobre la marcha desde la base de datos SQL cuando se actualiza el objeto. (Y finalmente se carga de nuevo en Qlik con una recarga).

Usted puede utilizar el objeto K4 en un documento abierto con el navegador (cliente AJAX) desde el punto de acceso Qlik o en uno abierto con el escritorio del cliente (en QlikView en modo WebView). No requiere que los clientes tengan MS Excel.

K4 utiliza su servicio web para devolver la escritura. El servicio web recibe del objeto K4 los datos nuevos / modificados junto con la selección actual del documento Qlik y el identificador de usuario: compara estos datos con la estructura de la tabla búfer (tabla de memoria intermedia) para comprobar que tiene toda la información (por ejemplo, claves principales) que necesita para crear / actualizar los registros en la tabla búfer.


Pag. 5 of 20

¿Cuáles son los pasos de desarrollo? La mejor manera de igualar la descripción de la aplicación es, en primer lugar, hacer una maqueta del diseño K4 utilizando un documento de Excel. La maqueta ayudará a identificar:

Qué celdas reciben datos Qlik

Qué celdas de entrada de datos necesitarán tablas búfer para almacenar los datos guardados

El efecto de selección actual en la cuadrícula: filtrando y proporcionando claves para desplazar los valores de las celdas

Los siguientes pasos son:

Puede usar una base de datos existente (si MS SQL, Oracle o MySQL) para alojar las tablas búfer con, como práctica recomendada, un esquema dedicado. De lo contrario, cree la base de datos: cree la seguridad, a continuación, las tablas búfer y las vistas, y quizás desencadenantes

Instale el servidor de Análisis K4 que ejecutará los servicios web entre el documento y la base de datos

Instale la extensión de Análisis K4 en el escritorio de Qlik, lista para el modo de edición de objetos.

Agregue el objeto K4 en el documento QlikView o Sense y establezca las propiedades en 3 pasos:

1. Cree los conjuntos de datos Qlik (opcional)

2. Cree los conjuntos de datos SQL

3. Cree la plantilla, utilizando el formato de Excel (¡y puede aprovechar la maqueta!)

Publique la plantilla en el servidor, utilizando el gestor de plantillas. Después de haber instalado la extensión K4 en el servidor Qlik, todos los usuarios pueden acceder al documento Qlik con datos en directo y compartidos en la extensión de Análisis K4.

Descripción del proceso de flujo de trabajo


Pag. 6 of 20

Preparación de las tablas búfer

Cree o abra la base de datos

Cree una base de datos (o restaure desde los demos K4)

Cree la seguridad (usuario, configuración de miembros)

Cree la cadena de conexión que se almacenará a nivel de servidor, en la carpeta \ App_Data \ connections

Cree la(s) tabla(s) búfer

Cree la tabla(s)

Cree las claves principales: o reflejando la selección actual que afecta a los datos o considerando la ubicación de la celda en la plantilla de Excel (por ejemplo, la columna de

mes) o agregando información opcional, utilizando la propiedad Context

Cree los campos de medida para la entrada o visualización de datos solamente (formato compatible con el formato de celda de plantilla)

Cree la (s) vista (s), obligatorio

Cada tabla búfer requiere una vista, nombrada con el prefijo 'kp_v_' + nombre de la tabla. ¿Por qué?

Esto abrirá más posibilidades, beneficiándose de la unión cuando sea útil. La extensión K4 siempre

requiere las vistas


Pag. 7 of 20

Ajustes básicos

Agregue la extensión K4 en el documento Qlik

Una vez que la extensión K4 esté instalada en Qlik Desktop, aparecerá en la lista Extensiones. Simplemente

arrastre y suelte K4 en su aplicación Qlik, y estará listo para la configuración de las propiedades K4 como con

cualquier otro objeto Qlik estándar.

Establezca los ajustes básicos

Abra las propiedades del objeto K4 (clic derecho en QlikView, modo de edición en Sense)

Conéctese al servidor K4 utilizando la dirección URL.


Pag. 8 of 20

Descripción general de los tres pasos K4

Después de la instalación del software y una vez que el objeto K4 está conectado a los servicios web K4, es

hora de diseñar la interfaz de usuario y conectar las celdas a los datos, listo para las celdas de entrada de

datos y entrada de datos inteligente.

Filtrado por la selección actual, los datos Qlik y SQL deben ser cargados en conjuntos de datos virtuales

(pasos 1 y 2). En la plantilla de Excel, la fórmula KGET () permite leer y escribir entre una celda y un

conjunto de datos (paso 3). Cuando los usuarios guardan en la barra de herramientas de K4, K4 escribe

desde los conjuntos de datos virtuales a las tablas búfer del SQL.

1 -Crear los conjuntos de datos Qlik

Si la hoja de cálculo necesita mostrar o aprovechar los datos del documento Qlik, del mismo modo que

haría para crear una tabla dinámica, cree uno o varios conjuntos de datos QlikView o Qlik Sense. Debe

establecer un nombre (formato libre) para identificar cada conjunto de datos de Qlik.


Pag. 9 of 20

2 - Cree los conjuntos de datos SQL

Las celdas de la hoja de cálculo diseñada para la introducción o visualización de datos a partir de datos en tablas (tablas búfer dedicadas o tablas SQL existentes) requieren uno o varios conjuntos de datos SQL. Cada nombre de conjunto de datos SQL coincide con el nombre de la tabla búfer.

El esquema siguiente muestra cómo crear los dos conjuntos de datos SQL utilizados en la misma plantilla de recursos humanos:


Pag. 10 of 20

3 -Cree la plantilla

El diseño de la hoja de cálculo K4 se basa en un archivo de Excel (MyTemplate.xlsx). Este archivo

probablemente se inspira en la maqueta inicial e incluirá información adicional antes de hacerla en vivo en

el documento de Qlik:

Identificador de campo de fila dinámico si la cuadrícula no es estática (* para iniciar el bloque de fila,

** para finalizar). El demo de P&L (ganancias y pérdidas) muestra una cuadrícula estática mientras

que las demostraciones de presupuestos de recursos humanos y de ventas están utilizando campos

de fila dinámicos (Empleados y Productos) para llenar las filas.

Enlace entre celdas y datos en Qlik y conjuntos de datos SQL: utilizando la fórmula KGET ().

Gestión de totales aprovechando la fórmula KCELLSUM ().

Formato condicional

Reglas de validación

Filas / columnas ocultas de Excel

Fila dinámica / Columnas ocultas

Cuando la plantilla de Excel está lista, el gestor de plantillas guardará MyTemplate.xlsx en formato .js y lo

publicará en el servidor (ubicación específica en la carpeta \ App_Files \ Templates).

La modificación de la plantilla sigue el mismo proceso. A continuación, el desarrollador podrá agregar una nueva columna con totales, modificar algún código de color o cambiar los cálculos de Excel en el diseño en pocos minutos. Cuando se publica, la aplicación modificada está inmediatamente disponible para todos los usuarios.


Pag. 11 of 20

Plantillas con filas estáticas:

En la plantilla de Excel, cada celda puede "capturar" directamente los datos del conjunto de datos utilizando

la función KGET.

En el modelo de P&L que se muestra a continuación, las celdas de presupuesto están diseñadas para la

entrada de datos y se deben guardar en el campo Presupuesto de la tabla PnL_Budget. Cada celda de

presupuesto se refiere a las claves principales:

Año, Mes, División y versión que son impulsados por la selección actual

Código de informe, identificado por la fila de celdas de la cuadrícula

La fórmula KGET () en la celda de presupuesto necesita saber qué tabla, qué campo y qué código de informe.

El servicio web K4 guardará el valor de la celda Presupuesto en la tabla, conociendo las claves primarias de

la información KGET () + la selección actual y actualizando el registro en la tabla búfer.

Nota: cuando el registro de la tabla no existe aún, K4 necesita información adicional para crear este registro

en la tabla búfer, utilizando la propiedad Virtual Records en las propiedades SQL Datasets.


Pag. 12 of 20

Plantillas con filas dinámicas:

Como se muestra en el demo de recursos humanos, es posible gestionar las cuadrículas dinámicas, filtradas

por la selección actual. En este ejemplo, la selección de una División proporcionará una lista de empleados.

Cada empleado de la cuadrícula obtendrá 2 filas. En la plantilla, sólo tiene que describir las celdas para 1

empleado. Puede ser 1 o más filas, comenzando en la celda *, que representa el identificador de clave de

empleado y termina antes de la celda **.

En la aplicación, el bloque Empleado (2 filas) se replicará para cada empleado seleccionado.

Cuando la cuadrícula tiene que mostrar una lista dinámica de filas, filtrada por la selección actual de Qlik,

debe especificar qué dimensión de Qlik filtrará las filas en la propiedad Campos de fila dinámica, en las

propiedades de la hoja de cálculo. La fórmula KGET () apuntará la celda * como una clave primaria.

Cada conjunto de datos tiene un nombre y un número de medidas: éstas están referenciadas en la fórmula

de celda utilizando la función KGET ().

Esta técnica es extremadamente potente y flexible al mismo tiempo:

Los diferentes conjuntos de datos pueden tener diferentes granularidades (es decir, claves o

dimensiones). En la misma plantilla podría, por ejemplo, combinar datos mensuales y anuales.

Si el usuario cambia datos en diferentes conjuntos de datos, cuando se salva, los datos se actualizan

en las diferentes tablas al mismo tiempo.

Dado que cada celda tiene toda la información para guardar de nuevo en la base de datos SQL, tiene

la máxima libertad para colocar celdas en el diseño de la plantilla.

También es posible guardar de nuevo el cálculo de una fórmula de Excel en la base de datos SQL.


Pag. 13 of 20

Análisis K4: descripción de los demos Hay Demos oficiales de K4 para la presentación, evaluación y formación. Cada uno de ellos está disponible en formato QlikView y Sense, compartiendo la misma base de datos de demostración y plantillas de Excel. Los demos se proporcionan para resaltar la diversidad de los ámbitos de aplicación empresarial y para mostrar la mayoría de las características de K4 en QlikView y Sense. Estos demos ilustran muchas de las mejores prácticas que estimularán la imaginación de los creadores.

Ganancias y Pérdidas (Profit & Loss - P&L)

Este sencillo informe de pérdidas y ganancias muestra datos reales y presupuestarios. El usuario puede

ingresar nuevos valores presupuestarios mensuales, notas e información de flujo de trabajo. Las fórmulas

de Excel en la plantilla calculan inmediatamente y muestran la diferencia y la varianza.

Esta demo destaca diferentes tipos de entrada de datos (columnas en amarillo)

• Datos (Presupuesto)

• Texto (Notas)

• Casilla de verificación

• Lista (estado del flujo de trabajo)

Los datos reales (columna azul) son datos proporcionados por el documento Qlik y las columnas Presupuesto-

Actual y Variación se calculan mediante fórmulas de Excel.

La cuadrícula se filtra por la selección actual (Año Fiscal, Versión, División y Mes).

Cuando una fila de Reporte tiene como estado "Aprobado" (columna derecha), la entrada de datos de

Presupuesto queda bloqueada.

En la barra de herramientas K4, el icono Guardar escribe los datos introducidos. También hay una celda para

exportar a Excel.


Pag. 14 of 20

Presupuesto de ventas Este demo de presupuesto de ventas se basa en un modelo de seguridad de usuarios y funciones. Hay 4 temas en esta aplicación, controlados por la función de usuario:

Entrada presupuestaria (notas y celdas de datos), con una base de ventas

Asignación excesiva por parte del gerente

Flujo de trabajo, proceso de aprobación

Ajuste de pronóstico, conociendo la información actual (el Gerente sólo puede bloquear desde meses

a actual).

Ingreso presupuestario:

Esta hoja ofrece Introducción de datos de presupuesto por celda y Entrada de datos inteligente por grupo de celdas:

Celdas del presupuesto del año fiscal (células amarillas)

Selección del año de ventas, de sólo lectura (celdas azules),

Los meses reales se bloquean automáticamente (celdas grises - sin entrada de datos)

El menú K4 maneja variables Qlik. Las propiedades dinámicas aprovechan las variables de Qlik para determinar la visualización. Aquí puede seleccionar el año de ventas a mostrar, mostrar/ocultar filas/columnas específicas, etc.


Pag. 15 of 20

Abra el panel ‘Smart Data Entry’, bloquee las celdas que no desee modificar y seleccione diferentes acciones para las celdas seleccionadas (ej. Copie Ventas en las celdas de Presupuesto con un factor de crecimiento, agregue un comentario compartido para diferentes celdas, establezca el total de las celdas de acuerdo con la distribución existente o aplique un controlador de asignación ...)

Después de varias entradas, puede Deshacer / Rehacer las acciones anteriores, hasta que le dé a Guardar:


Pag. 16 of 20

Sobre-asignación:

Este diseño sólo está disponible para los usuarios con función de Gerente. Los valores de presupuesto pueden

ser sobre-asignados. A continuación, se muestra el ajuste.

Las celdas de ajuste están codificadas por colores (gracias a las reglas de formato condicional de Excel) de

acuerdo con los umbrales predeterminados. El usuario puede modificar los umbrales para resaltar

visualmente el peso del ajuste.

Después de las entradas de sobre-asignación, una pantalla compacta dará una visión general y clara de los

ajustes. Este diseño puede ser exportado en un archivo de Excel o mostrado en diferentes documentos de

QlikView o Sense. Por ejemplo, El gerente lo podrá enviar al jefe de producto para sus marcas.


Pag. 17 of 20

Flujo de trabajo, proceso básico de aprobación

Este es un ejemplo básico de lo que se podría explorar con las características de K4. Basado en una lista

desplegable de Estados (entrada, enviada, rechazada, aprobada), el estado de cada celda de presupuesto se

puede editar.

Mediante el panel Smart Data Entry, puede cambiar el estado del flujo de trabajo por bloques de celdas (excepto para celdas bloqueadas y retenidas). Mediante las acciones activadas, puede restablecer todas las celdas a un estado específico (por ejemplo, todas las aprobadas). De este modo se rompen las limitaciones de las celdas (aproximadamente 10.000 celdas en la pantalla actual) a un número ilimitado de celdas en la versión de presupuesto.

El estado de las celdas se almacena en la tabla de SQL, útil para bloquear la entrada de datos dependiendo

de las reglas de negocio o del color de las celdas en los diferentes informes.


Pag. 18 of 20

Ajuste del pronóstico

Esta es la forma más intuitiva de volver a pronosticar un presupuesto en ejecución en un diseño integrado completo donde puede:

Cerrar los meses cuando se dispone de valores reales, bloqueando automáticamente la entrada para las celdas con estos valores

Editar meses restantes, por celdas o acciones globales

Visualizar inmediatamente el Actual + Pronóstico por producto, línea o marca, y totales

Resaltar donde el pronóstico alcanza el objetivo presupuestario inicial

Resaltar la visualización del ajuste de pronóstico y de las entradas en celdas, aprovechando la selección actual de Qlik

Seleccione una pantalla compacta para tener el nuevo presupuesto para los meses restantes:


Pag. 19 of 20

Previsión de productos

Esta demostración Sense podría ser utilizada por un representante de ventas, utilizando una tableta

conectada para pronosticar las ventas por producto. El registro de datos es por cantidad y precio unitario.

Los meses reales se bloquean automáticamente.

El estado hace que los representantes de ventas puedan colaborar fácilmente con el líder del equipo en la

oficina central. P.ej. Solicitando una aprobación antes de fijar un precio unitario promocional. El campo Notas

permite una entrada de texto grande.

Si no es posible conectar la tableta, se puede realizar en una hoja de Excel. Cuando vuelva a estar en línea, la

herramienta Smart Paste de la barra de herramientas importará fácilmente las entradas de Excel en K4 en el

documento Qlik para luego guardarlas en la base de datos.


Pag. 20 of 20

Recursos humanos (RR.HH.)

Este demo gestiona empleados ETC (equivalente a tiempo completo) por aumento de sueldo mensual y anual,

variable y bonificación. Para seleccionar a los empleados, la cuadrícula se filtra por división.

El usuario puede ingresar la predicción de ETC por celdas o utilizar Smart Data Entry para copiar desde el presupuesto inicial con un multiplicador. El salario total bruto se ve influenciado por el ETC. El aumento salarial está limitado por un umbral establecido en el documento Qlik. El cálculo de la bonificación difunde la bonificación global establecida en el documento Qlik por empleado, de acuerdo con las fórmulas de excel en la cuadrícula. La bonificación propuesta se puede asignar en exceso en la siguiente columna. La entrada de pronóstico no se guardará hasta que la bonificación asignada en exceso respete el bono global y si el ajuste del pronóstico global excede el presupuesto inicial global (regla de validación). Todas las celdas pobladas y las fórmulas de cálculo se guardan en las tablas búfer de SQL, listas para ser exportadas a la base de datos de la empresa.

Una mezcla de usuarios de QlikView y Qlik Sense pueden compartir la misma aplicación que contribuye a

una misma base de datos:

manual de introducción - k4analytics.com · de una manera muy simple puede bloquear datos ... en...

Documents