manual de instalación - programa de contabilidad · 2017-09-02 · 2 grupos de cuentas contables...

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GRUPOS DE CUENTAS CONTABLES ................................................................................................................................ 13 GRUPOS DE CENTRO DE COSTOS ................................................................................................................................... 14 CREACIÓN DE TIPOS DE AUXILIAR ................................................................................................................................ 15 INGRESO DE PLAN DE CUENTAS..................................................................................................................................... 16

Importar Plan de Cuentas......................................................................................................................................... 17 INGRESO DE CENTRO DE COSTOS................................................................................................................................... 18

Crear nuevo Centro de Costos .................................................................................................................................. 18 CONFIGURACIÓN DE EMPRESA ...................................................................................................................................... 19 AUXILIARES CONTABLES .............................................................................................................................................. 21 INGRESO COMPROBANTES CONTABLES ......................................................................................................................... 22 PANTALLA DE CONSULTA DE SALDOS ........................................................................................................................... 25 CÓMO INGRESAR UN AUXILIAR ..................................................................................................................................... 26 CONSULTAR Y MODIFICACIÓN DE AUXILIAR ................................................................................................................. 26 ELIMINACIÓN DE AUXILIAR ........................................................................................................................................... 27 INGRESO DE UN NUEVO COMPROBANTE CONTABLE ...................................................................................................... 28 INGRESO DE BOLETAS ................................................................................................................................................... 29 INGRESO DE FACTURAS ................................................................................................................................................. 31

Información de Facturas .......................................................................................................................................... 33 IMPRESIÓN DE CHEQUES ................................................................................................................................................ 33 BUSCAR DE COMPROBANTES CONTABLES ..................................................................................................................... 34 MODIFICAR COMPROBANTE CONTABLE ........................................................................................................................ 36 CREAR UNA COPIA DE UN COMPROBANTE CONTABLE ................................................................................................... 36 MODIFICAR TIPO DE COMPROBANTE Y FECHA DE UN COMPROBANTE CONTABLE ........................................................ 36 ANULACIÓN DE COMPROBANTES CONTABLES............................................................................................................... 37

Eliminación de Comprobantes Contables ................................................................................................................ 37 PASOS EXPORTAR UN COMPROBANTE A EXCEL (ARCHIVO CSV) ................................................................................... 37 PASOS PARA IMPORTAR UN ARCHIVO CSV ................................................................................................................... 38 PROGRAMAS DE IMPRESIÓN DE REPORTES .................................................................................................................... 38 PRESENTACIÓN PRELIMINAR ......................................................................................................................................... 39 LIBRO MAYOR ............................................................................................................................................................... 41 LIBRO DE VENTAS ......................................................................................................................................................... 42 BALANCE TRIBUTARIO .................................................................................................................................................. 43 EXPORTAR A EXCEL EL BALANCE TRIBUTARIO ............................................................................................................. 44 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO (INFORME IFRS) ..................................................................................................... 45 ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL (INFORME IFRS) ................................................................................................ 45 CERTIFICADOS Y DECLARACIONES JURADAS................................................................................................................. 46 PROCESO DE CIERRE ANUAL ......................................................................................................................................... 47


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Licencia del Software

El Software CONTABILIDAD está protegido por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual.

Derechos y Limitaciones de la Licencia

• La venta, renta o transferencia de la licencia de este producto se encuentra prohibida.

• La Licencia, instalación y uso de este Software queda restringido a una computadora o equipo. Si desea utilizar este producto en otra computadora, será necesaria la compra de una nueva licencia.

• En este Software no pueden realizarse acciones de Ingeniería Inversa o Desensamblar este producto.

• La licencia de este producto queda restringida a un usuario único. No es posible su uso bajo la condición de redes de área local. Si desea conectarse vía Red a los datos desde otra computadora, será necesario adquirir otra licencia para esta.

• La licencia de ejecución y uso de este Software queda restringida al periodo de un año, a partir de la adquisición de esta. De no renovarse, el programa se bloqueará en la fecha establecida para su vencimiento, la cual se muestra a ingresar en el programa.

• La adquisición de la Licencia del software CONTABILIDAD no entrega la posibilidad de efectuar cambios en las opciones existentes en el programa, ni en los formatos de reportes. Si desea obtener cualquier tipo de cambio, este tendrá un costo adicional.

• El Software tiene garantía de ejecución en el equipo por el tiempo en que se mantenga activa la licencia (un año), para todas las opciones del programa CONTABILIDAD. Siempre y cuando el equipo sobre el cual funciona el programa cumpla con todas las especificaciones técnicas detalladas en los requerimientos y el usuario no haya hecho ningún cambio.

• La garantía del Software no incluye la configuración del equipo, Windows, pérdidas o ingreso erróneo de datos, mal manejo del programa, y problemas en el funcionamiento de la impresora. Cualquier problema que tuviera el cliente por algún error de configuración en el equipo, no está incluido en la garantía y su tramitación tendrá un costo adicional.

• Es de responsabilidad exclusiva del cliente realizar respaldos periódicos de la información, para evitar perdida de datos. Se recomienda hacerlo al menos una vez al mes.

• Requerimientos mínimos de operación:

o Computador con 1 Gb de RAM.

o Disco Duro con un espacio libre de 150 Mb.

o Sistema operativo Windows 10, 8, 7, XP, Vista.

Si no está de acuerdo con los términos y condiciones de esta licencia solicite la anulación de su compra de inmediato, de no realizarse esta operación, se entienden por leídas y aceptadas.


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Instalación del Software

A continuación, se le indicarán los pasos a seguir para la Instalación de este programa:

Paso N°1: descargue el programa desde el sitio: www.programadecontabilidad.cl

Paso N° 2: sobre el archivo setup_rjc haga click derecho, busque la opción 7-zip → Extraer aquí. O busque la opción Extraer todo.

Paso N° 3: ejecute el instalador con doble click en el archivo Setup_rjc recientemente extraído.

Paso N° 4: a la ventana emergente, con el mensaje “¿Desea permitir que este programa realice cambios en su equipo?” Presione la opción “Sí”.

Paso N° 5: al realizar el paso N°4, se abrirá el instalador. Presione Siguiente para iniciar.

Paso N° 6: Acepte los términos y condiciones, al presionar siguiente, se dan por leídos y aceptados.

Paso N° 7: Para facilitarle el acceso al programa, el instalador le preguntará si desea crear un ícono de acceso directo en el escritorio. Es opcional, por lo que, si no quiere esta opción, solo debe darle click para desactivarla y presionar Siguiente.

Paso N° 8: Presione Instalar para iniciar la instalación. Espere unos minutos mientras se realiza la instalación. Al termina, presiona Finalizar y aceptar a las ventanas emergentes.

Cuando la Instalación termine, podrá ejecutar el programa CONTABILIDAD desde: Menú Inicio → Programas/Aplicaciones → RJC Software → CONTABILIDAD IFRS.

Fig. 1.1: Descomprimir

Fig. 1.2: Instalador


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Activar la licencia

Al abrir por primera vez el Software CONTABILIDAD IFRS, este le pedirá que active la licencia, para ello debe realizar lo siguiente:

• Presione la opción Licencia, como se indica escrito en azul en la ventana (fig. 1.3).

• Al hacerlo, se abrirá la ventana de la figura 1.4, en la cual debe ingresar sus datos, más el número de licencia con que fue proveído, compuesto por tres grupos de 4 cifras cada uno.

• Haga click en el botón Registrar y Obtener Licencia web, espere a la comprobación de la licencia.

• No olvide que esta licencia es para un único equipo, por lo que antes de realizar estos pasos debe asegurarse de que ese será el computador que utilizará con regularidad.

Fig. 1.3: Activar licencia 1

Fig. 1.4: Activar licencia 2


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BASE DE DATOS

Cada vez que se inicie el programa, este le mostrará la ventana de la figura 1.2. La primera vez que lo utilice se verá solo la palabra EJEMPLO, para que pueda observar cómo se apreciarán las bases de datos posteriormente. Debiendo usted crear nuevas Bases de datos.

Como se ha dicho antes, al ingresar en el programa CONTABILIDAD, este siempre mostrará la ventana de la figura 1.5, en ella solicitará que seleccione una Base de Datos para trabajar. Considere que el programa está configurado para manejar una Base de Datos distinta para cada Empresa de la que guardará información contable.

Crear Nueva Base de Datos

• En la ventana expuesta en la figura 1.5, presione crear. Automáticamente se abrirá un mensaje que detalla la fecha de expiración de su licencia y el número de empresas que tiene disponibles, dele click a aceptar.

• En la nueva ventana (figura 1.6), complete los datos que se le solicitan, puede observar el ejemplo.

Base de Datos (DB): Es el espacio o lugar en el que se guardarán los datos dentro del computador. Similar a una cajonera, esta representa al Disco Duro y los cajones a la Base de Datos. Cada Base de Datos creada, será un nuevo cajón en el que archivará la información contable. Fig. 1.5: Administrador de Bases de Datos

Fig. 1.5: Información nueva base de datos

Nombre Base: Es un nombre corto que usted le asigna para identificar en forma rápida a la empresa con la cual trabajará.

Usuario y Contraseña: tome en cuenta que esto se le solicitará cada vez que ingrese a esa Base de Datos, por lo que se recomienda usar la misma siempre.


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Ingresar a una Base de Datos

• Como puede observar, se ha creado una nueva base de datos con el ejemplo expuesto en la figura 1.5, sobre el nombre de esta empresa, se debe dar doble click.

• En forma automática se abrirá la ventana de la figura 1.6, la cual le solicita ingresar el usuario y la clave que registró al crear la Base de Datos.

Editar Base de Datos

Si desea realizar algún cambio en la información proveída al crea la Base de Datos, debe:

• Ingresar al menú principal, en la esquina superior izquierda de la ventana, y buscar la opción Base de Datos, posicione el mouse sobre esta y se desplegará un menú, en el cual debe seleccionar Información Base de Datos.

• Al hacerlo, se abrirá la ventana expuesta en la figura 1.5, en la cual puede editar los datos.

• Si desea guardar los datos, presione aceptar, de lo contrario, cancelar.



Fig. 1.8: Información Base de Datos


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Imprimir Folio desde la Base de Datos

• Desde la pantalla de información de la empresa, donde se edita la Base de Datos (ingresando como se expone en la figura 1.8), presione el botón Imprimir Folio (figura 1.5).

• Esta pantalla permite imprimir los papeles foliados para timbrar en el SII. o Ingrese el número de folio desde y hasta o Presione el botón Imprimir

Respaldar la Base de Datos

Esta opción permite sacar una copia de seguridad de las Bases de Datos, y guardarla en cualquier dispositivo o carpeta de almacenamiento (Disco Duro, Pendrive, Nube, entre otros).

• Para ingresar a esta opción haga click en Base de Datos, en la esquina superior izquierda de la ventana, desplazando el mouse hasta la opción Respaldar Base.

Fig. 1.9: Imprimir Folios

Seleccionar Impresora: Puede seleccionar una impresora predeterminada desde el menú principal, en la zona superior izquierda de la ventana. Desde ahí puede buscar su impresora, y cambiarle las configuraciones con las que quiere que esta imprima.

Importancia de Respaldar la información: Se recomienda respaldar la información cada vez que se ingrese, en forma periódica, de preferencia diaria. Esto con el fin de protegerla de cualquier eventualidad que pudiese hacer fallar el equipo, y por ende perder la información.

Fig. 1.10: Respaldar Folios


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• Al realizar el paso anterior, se deplegará la ventana para seleccionar la Base de Datos a Respaldar. Haga doble click sobre el nombre de la Base de Datos que desea respaldar.

• Presione cancelar para no realizar cambios.

• En la pantalla de Guardar como (Figura 1.12), en la casilla Nombre escriba el nombre de la base de datos y presione el Botón Guardar

• Espere hasta que se habrá el mensaje de la figura 1.13, presione aceptar. Entonces le preguntará si desea respaldar otra base de datos: si su respuesta es sí, entonces se abrirá la ventana que le permitirá repetir el proceso; si es no, volverá de regreso a la para la selección de Base de Datos.

Fig. 1.11: Respaldar Base de Datos

Fig. 1.12: Respaldar Base de Datos 2

Fig. 1.13: Respaldar Base de Datos 3


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Recuperar o Subir Respaldo de Base de Datos

Esta opción permite reemplazar una base de datos por el respaldo que usted haya realizado:

• Desde la esquina superior izquierda, presione sobre Base de Datos, deslizándose hasta hacer click sobre Subir y Recuperar Respaldo de Base.

• Seleccione la Base de Datos que desea subir y/o reemplazar, haciendo click sobre el archivo que corresponda. Luego presione abrir.

• Luego aparecerá una ventana en la que debe confirmar si desea reemplazar la Base de Datos, con la fecha en que fue creada. Si está seguro de que ese es el respaldo que desea utilizar, presione Sí, si no es así No.

• Finalmente, el programa le preguntará si desea reemplazar otra Base de Datos, si su respuesta es sí, lo enviará a realizar el proceso desde el principio.

Fig. 1.14: Reemplazar Base de Datos

Fig. 1.15: Reemplazar Base de Datos 2

Recuerde: al reemplazar la Base de Datos, toda la información cambiará por la ue tenía en el respaldo, por lo que cualquier edición de datos posterior a la fecha del archivo de respaldo no será posible de recuperar. Este es el motivo por el cual se recomienda un respaldo periódico.

Fig. 1.1: Reemplazar Base de Datos 3


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Aspectos Generales

Dentro del Sistema CONTABILIDAD, para explicar la forma de manejar las funcionalidades se ha dividido por su 4 grupos:

• El primer grupo corresponde al ingreso de información.

• Tipos de Auxiliar

• Auxiliares

• Grupo de Cuentas

• Plan de Cuentas

• Grupo de Centro de Costos

• Centro de Costos ▪ El segundo grupo corresponde a los de movimientos Contables.

▪ Asientos Contables ▪ En el Tercer grupo están las pantallas de Impresión de Reportes que muestran los resúmenes de la información ingresada

▪ Balance de Comprobación ▪ Balance General ▪ Estado de Pérdidas y Ganancias ▪ Libro Diario ▪ Libro Mayor ▪ Estado de Cuenta Clientes ▪ Estado de Cuenta Proveedores ▪ Cuenta Corrientes Clientes ▪ Cuenta Corrientes Proveedor ▪ Facturas Clientes ▪ Facturas Proveedores ▪ Informe Centro de Costos ▪ Estado Cuenta Centro de Costo

▪ Finalmente existe una Pantalla de Consulta de Saldos y Movimiento de Cuentas.


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Botones de Ingreso de Información

Estos permiten ingresar, modificar y eliminar la información de los Grupos de Cuentas, Auxiliares, Plan de Cuentas y Tipos de Auxiliar. A continuación haremos referencia a esta información como Registro que es un término más general.

Permite Limpiar la pantalla de todo lo que se haya escrito en ella, dejándola en blanco para un nuevo ingreso.

Facilita Ingresar o Modificar Registros en la computadora. Agrega nueva información o cambios a los registros.

Se usa para poder acceder al listado de los registros en una pantalla de búsqueda.

Permite borrar un registro previamente seleccionado en la pantalla, cuando se presione este botó, se abrirá una ventana que le preguntará si está seguro que desea borrar.

Facilita Imprimir un listado de todos los registros ingresados en esta pantalla.

Su función es cerrar la ventana en la que se ha terminado de trabaja.

Importante: La ventana de Grupos de Cuentas Contables no permite ingresar nuevos Grupos o Registros La sección de Cuentas Contables tiene una ventana,en la que se muestra un listado de cuentas contables del grupo seleccionado, al hacer doble click se puede consultar directamente a una cuenta o registro. Además tiene un menú que permite Importar las cuentas Contables preingresadas en el sistema. La ventana de Configuración de Empresa sólo tiene 2 botones Aceptar que actualiza los Cambios y Cancelar que cierra el programa sin modificar los cambios. En la Pantalla de Auxiliares el campo código se ingresa automáticamente.


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Ventana Principal

Configurar una Cuenta o Empresa

En esta sección se describirá el orden a partir del cual se ingresa la información, el formato de las ventanas para realizar estos procesos, y los aspectos más importantes de cada una de las opciones.

Grupos de Cuentas Contables

• Esta ventana permite modificar el Nombre y el Formato del grupo de cuentas.

En esta ventana se ingresa la siguiente información:

Se consideran cinco Grupos de Cuentas: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ganancias y Pérdidas. El programa permite que cada uno de estos tenga sus propiedades.

Importante: solo debe modificar el campo Formato cuando sea necesario utilizar más niveles o mayor número de dígitos por nivel.

Código: es un carácter (número o letra) que sirve para identificar al grupo. Nombre: asigna un nombre a grupo, puede estar compuesto por 30 caracteres. Formato: permite definir el nivel de detalle de la Cuenta Contable y el número de dígitos por nivel para cada grupo. En el ejemplo se muestra el grupo de los Activos que tiene un formato #.##.##.##, en donde el signo # representa un dígito y el punto “.” un nivel. En un plan de cuentas normal tendremos:

1 Activos 101 Activos Corrientes 10101 Caja 1010101 Caja General 102 Activos no Corrientes 10201 Activos Fijos 1020101 Muebles

La cuenta 1010101 Caja General tiene el formato completo (1.01.01.01) con cuatro niveles, en donde todos estos ―con excepción del primero― tienen 2 dígitos ## por nivel. Transitorio: Se selecciona si el grupo pertenece a: Cuentas del Balance general o Cuentas del estado de Pérdida/Ganancia. Naturaleza: Se selecciona si el grupo es deudor o acreedor.

Fig. 2.1: Grupo de Cuentas


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Grupos de Centro de Costos

• Esta ventana permite modificar algunas configuraciones, como el nombre y el formato de los grupos de centros de costos.


El sistema permite crear varios grupos de Centros de Costos, cada uno de estos tiene sus propiedades.

Importante: solo debe modificar el campo Formato cuando sea necesario utilizar más niveles o mayor número de dígitos por nivel.

Código: es un carácter (número o letra) que sirve para identificar al grupo. Nombre: asigna un nombre a grupo, puede estar compuesto por 30 caracteres. Formato: permite definir el nivel de detalle de la Cuenta Contable y el número de dígitos por nivel para cada grupo. En el ejemplo se muestra el grupo de los Activos que tiene un formato #.##.##.##, en donde el signo # representa un dígito y el punto “.” un nivel. En un plan de cuentas normal tendremos:

01 Departamentos 01001 Contabilidad 01002 Tesorería 01003 Operaciones 01004 Ventas

La cuenta 01001 Contabilidad tiene el formato completo (01.001) con 2 niveles, el primero de dos dígitos y el segundo de tres.

Fig. 2.2: Grupo de Centros de Costos


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Creación de Tipos de Auxiliar

• Estos auxiliares se pueden clasificar por grupos que permiten una búsqueda más eficiente de los mismos. El programa cuenta con un conjunto de Tipos de Auxiliares Predefinidos, pero es importante revisar esta lista de Tipos de Auxiliar (desde Auxiliares) para realizar los ajustes que el Contador considere convenientes.


Fig. 2.3: Tipo Auxiliar

Importante: ejemplos de los Tipos de Auxiliar y los Auxiliares que pueden incluirse en los grupos:

Cuentas Bancarias Banco Chile Cuenta 12144-4 en Pesos Banco XXX Cuenta 2342342 en Pesos Clientes Javier Rojas José Margas Proveedores Empresa de Telas de MPD Hilos de Chile Activos Fijos Camión Ford 5500 – Placa 23423

En los cuales los campos Cuentas Bancarias, Clientes, Proveedores y Activos Fijos son los Tipos de Auxiliar.

Código: son cuatro caracteres (números o letras), que permiten identificar el Tipo Auxiliar Nombre: asigna un nombre a grupo, puede estar compuesto por 30 caracteres. Activo: permite para borrar lógicamente un tipo de auxiliar que dejó de usarse

Dentro de la Contabilidad existe el concepto Auxiliar Contable que permite manejar un mayor detalle para el último nivel de la Cuenta Contable.


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Ingreso de Plan de Cuentas

Una particularidad de esta opción es que permite Importar Planes de Cuentas generales previamente guardados, con los cuales podemos ajustar la contabilidad y no requerimos ingresar un Plan de Cuentas desde cero. Se recomienda usar los Planes de Cuentas pregrabados, modificándolos para ajustarlos a la realidad de la Empresa.


Este programa permite Ingresar, Modificar y Eliminar las Cuentas Contables, desde la opción Plan de Cuentas, se abre una ventana que muestra todas las cuentas asociadas a un Grupo de Cuentas contables y su ubicación dentro del árbol.

Importante: Las cuentas se pueden modificar mientras no existan movimientos contables para esa cuenta.

Importante: Si no desea usar auxiliares en su contabilidad desmarque la opción req. auxiliar haciendo click sobre esta.

Fig. 2.4: Plan de Cuentas

Grupo Cuenta: Activos, Pasivos, Patrimonio, Resultados. Código: código de Cuenta de acuerdo con el formato ingresado en la pantalla de Grupos de Cuentas Nombre: identificación de la cuenta contable Activo: permite eliminar una cuenta de los nuevos movimientos contables Total: Indica que esta cuenta no tiene movimientos y solo es utilizada en el estado de Resultados para mostrar subtotales o totales. Requiere Auxiliar: Esta es una característica adicional de las cuentas de ultimo nivel, permite crear auxiliares contables. Un ejemplo de las cuenta que requiere auxiliar son las cuentas de Bancos en donde los auxiliares son las Cuentas Bancarias. Entrada Efectivo: se ingresa la cuenta del plan de cuentas de flujo de efectivo, cuando aumenta el efectivo. Salida Efectivo: se ingresa la cuenta del plan de cuentas de flujo de efectivo, cuando disminuye el efectivo.


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Importar Plan de Cuentas

• Click sobre la opción Plan de Cuentas.

• Al momento en que se abra la nueva ventana, debe ir a la esquina superior izquierda de esta, dando click sobre Plan de Cuentas.

• Deslice el mouse hasta Importar Plan De Cuentas, y selecciones la opción NIIF básico dando click sobre esta.

• Presione sí para iniciar la acción.

• Espere al mensaje de importación completada y presione Aceptar.

Se recomienda la importación del plan de cuentas porque, además de crear un plan de cuentas base, deja configurada la contabilidad. Existe un plan de cuentas IFRS o NIIF básico

NIIF: Este plan de cuentas IFRS es un punto de partida para comenzar a trabajar bajo las normas internacionales.

Fig. 2.5: Plan de Cuentas 2


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Ingreso de Centro de Costos


Crear nuevo Centro de Costos

Para crear un nuevo centro de cotos, se debe ingresas en código el grupo identificado con dos dígitos, más un código con tres dígitos para individualizar el centro de costos.

EJEMPLO

01004 Dep. Producción

Código grupo Código centro de costo Nombre Para crear un nuevo grupo, este deberá tener dos dígitos, por ejemplo 02, y su centro de costos tres valors más ―001― y el nombre del centro ―Centro de costos nuevo grupo 2, quedando:

02001 Centro de costos nuevo 02

Permite Ingresar, Modificar y Eliminar los Centro de costos, tiene una ventana que muestra todas las cuentas asociadas a un Grupo de Cuentas contables y su ubicación dentro del árbol.

Grupo Cuenta: Grupo de Centro de Costos Código: Código de Centro de costos de acuerdo con el formato ingresado en la pantalla de Grupos de Centro de Costos. Nombre: Nombre asignado al Centro de Costo Activo: Permite eliminar un centro de costos, con un click en el ✓. En la figura 2.6 se puede observar un ejemplo de centro de costos, creado con la siguiente estructura en el código ##.###, con cinco dígitos, los 2 primeros son del grupo y los 3 restantes indican el código del centro de costo dentro del grupo.

Fig. 2.6: Centro de Costos


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Configuración de Empresa

A continuación, se identificarán los diferentes datos de esta ventana, mostrando ejemplos de cómo esta se expresa:

En esta ventana se observa la siguiente información:

Esta pantalla permite cambiar el período de Digitación, las Cuentas de Utilidad, Compras, Ventas y Retenciones. Cuando se importa uno de los balances sugeridos estas cuentas se configuran automáticamente.

Empresa: Nombre de la Empresa Año: Año Contable desde el Inicio de la contabilidad, este se puede modificar al no existir comprobante Contable, usa vez realizando un comprobante, no se podrán realizar cambios. El Período de Digitación: No puede ser menor al Año en curso expresado en el año contable. Utilidad: Las cuentas de Ganancia y Perdida pueden ser las mismas.

Ventas: Las cuentas de facturas y boletas por cobrar pueden ser las mismas. La cuenta de IVA corresponde al IVA debito fiscal. Ejemplo de Asiento contable para el libro de ventas

CUENTAS DEBE HABER

CXC CLIENTES (configurar) 22.302

IVA DEBITO FISCAL (configurar) 3.561

VENTAS (ingresada en el asistente) 18.741

TOTAL 22.302 22.302

La cuenta de otros impuestos no es obligatoria en los asientos contables. El asistente no la ingresa automáticamente, para usarla tienes que modificar el asiento contable.

Fig. 2.7: Configuración de la empresa


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Compras: Las cuentas de facturas por pagar y boletas por cobrar pueden ser las mismas. La cuenta de IVA corresponde al IVA crédito fiscal. Ejemplo de Asiento contable para el libro de compras

CUENTAS DEBE HABER

MERCADERIAS (ingresada en el asistente) 80.815

IVA CREDITO FISCAL (configurada) 15.355

CXP PROVEEDORES (configurada) 96.170

TOTAL 96.170 96.170

La cuenta de otros impuestos no es obligatoria en los asientos contables. El asistente no la ingresa automáticamente, para usarla tienes que modificar el asiento contable.

Honorarios: Se deben ingresar las cuentas de Honorarios por pagar y retenciones de segunda categoría. Ejemplo de Asiento contable para el libro de retenciones.

CUENTAS DEBE HABER

GASTOS DE HONORARIOS (ingresada en el asistente) 650.000

RETENCION DE SEGUNDA CATEGORÍA (configurada) 65.000

HONORARIOS POR PAGAR (configurada) 585.000

TOTAL 650.000 650.000

Flujo de Efectivo: Cuenta Equivalente al efectivo, se usa para generar el informe de flujo de efectivo.


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Comenzar a ingresar la información de la Cuenta o Empresa

Auxiliares Contables

En esta ventana se pueden ingresar, actualizar y consultar los Auxiliares Contables. En esta ventana se ingresa la siguiente información:

EJEMPLO

Cuentas Bancarias Banco XXX Cuenta 2342342 en Pesos Clientes Javier Rojas José Margas Proveedores Empresa de Telas de MPD Hilos de Chile Activos Fijos Camión Ford 5500 – Placa 23423

Los auxiliares contables son opcionales, permiten llevar un mayor nivel de detalle de los movimientos contables sin modificar el plan cuentas.

Tipos de Auxiliar: selecciona el tipo considerando la clasificación realizada previamente en Tipos de Auxiliares. Código: se genera en forma automática. Nombre: identifica al Auxiliar Activo: permite eliminar un auxiliar para que no utilizarlo en los próximos Movimientos Contables RUT: este campo se utiliza para la personas naturales y jurídicas, en caso otros tipos de auxiliares este valor no se debe ingresar.

Fig. 2.8: Auxiliares

Tipos de Auxiliar Auxiliar


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Ingreso Comprobantes Contables

Esta pantalla no permite Grabar comprobantes descuadrados (Total Debe es diferente de Total Haber) porque cuando se Graba el Comprobante es mayorizado de inmediato.

Información requerida en los asientos contables

Una vez ingresado el Plan de Cuentas y los Auxiliares se debe ingresar los saldos iniciales de las Cuentas con un Asiento Contable. Existen 3 tipos de Comprobantes Contables, el Asiento de Diario, Comprobante de Ingreso, y Comprobante de Egreso, cada uno tiene su propia numeración y diferentes usos: El asiento de Diario: para Asientos de Ajuste. Comprobante de Ingreso: para realizar un Ingreso de Efectivo. Comprobante de Egreso: para realizar un Egreso de Efectivo.

Comprobante: Asiento Contable Num. Doc: Número de asiento contable. Se carga en forma automática Fecha: Fecha de contabilización. Glosa: Descripción del asiento contable

Fig. 2.9: Comprobante Contable


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Libros: Contable: los campos Documento son: Numero Ref., RUT y Nombre. Ventas: para el libro de ventas se deben ingresar obligatoriamente los siguientes campos:

• Documento: Boleta o factura de venta. En las boletas, se debe ingresar un rango ejemplo. 1323-1420

• Numero Ref.: el número de la boleta o factura de venta.

• RUT: el RUT del CLIENTE, ingresado con puntos y guión. En caso de no contar con este, se recomienda usar el 1-9 como PUBLICO EN GENERAL.

• Nombre: Nombre del cliente.

• Asistente: Ayuda en el ingreso del detalle del asiento contable de ventas. Se debe ingresar la cuenta de GANANCIAS POR VENTAS y el total de la venta. Las cuentas de IVA y CXC CLIENTES deben estar previamente en la configuración de la empresa.

Detalle de Asiento contable en libro de Ventas generado por el asistente. El total se debe ingresar, los valores de IVA y Proveedores son calculados por el asistente.

CUENTAS DEBE HABER

CXC CLIENTES (configurada) 22.302

IVA DEBITO FISCAL (configurada) 3.561

VENTAS (ingresada en el asistente) 18.741

TOTAL 22.302 22.302

Compras: se deben ingresar obligatoriamente los siguientes campos:

• Documento: Boleta o factura de compra.

• Numero Ref.: el número de la boleta o factura de compra.

• RUT: corresponde al RUT del Proveedor, ingresado con puntos y guión.

• Nombre: Nombre del proveedor.

• Asistente: Ayuda en el ingreso del detalle del asiento contable de compras. Se debe ingresar la cuenta de MERCADERIAS, ACTIVOS FIJOS, MUEBLES comprados y el total de la compra. Las cuentas de IVA y CXP PROVEEDORES deben estar previamente en la configuración.

Detalle de Asiento contable en libro de Compras generado por el asistente. El total se debe ingresar, los valores de IVA y Proveedores son calculados por el asistente.

CUENTAS DEBE HABER

MERCADERIAS (ingresada en el asistente) 80.815

IVA CREDITO FISCAL (configurada) 15.355

CXP PROVEEDORES (configurada) 96.170

TOTAL 96.170 96.170


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Esta sección del programa tiene un menú con los siguientes procesos adicionales a los programas de Mantenimiento Normales: Anulación de Comprobante Contable: existen dos formas de realizar este proceso, una es un contra Asiento, la cual se realiza en forma manual, y otra es la anulación directa, para la que existe un proceso que borra el detalle del Comprobante y deja los datos Generales. Para ingresar a esta opción debe ir a la esquina superior derecha, debe dar click sobre la opción Comprobante → Anular Comprobante.

Retenciones: se deben ingresar obligatoriamente los siguientes campos: Documento: Boleta Numero Ref.: número de la boleta de honorarios RUT: corresponde al RUT del prestador del servicio, ingresado con puntos y guión. Nombre: Nombre del prestador del servicio. Asistente: Ayuda en el ingreso del detalle del asiento contable de retenciones de segunda categoría. Se debe ingresar la cuenta DE GASTOS POR HONORARIOS y el total de los honorarios. Las cuentas de Retenciones de segunda categoría y Honorarios por pagar deben estar en la configuración. Detalle de Asiento contable en libro de Retenciones generado por el asistente. El total se debe ingresar, los valores de Retención de segunda categoría y Honorarios por pagar son calculados por el asistente.

CUENTAS DEBE HABER

GASTOS DE HONORARIOS (ingresada en el asistente) 650.000

RETENCION DE SEGUNDA CATEGORÍA (configurada) 65.000

HONORARIOS POR PAGAR (configurada) 585.000

TOTAL 650.000 650.000

Fig. 2.10: menú comprobante

Fig. 2.11: menú comprobante


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Pantalla de Consulta de Saldos

• Para realizar una Consulta, ingrese los rangos de fecha que desea observar, presione aceptar y luego seleccione el grupo de cuentas a revisar.

• Aparecerán organizadas en carpetas, con un click sobre las cuentas podrá acceder a: saldo, movimiento mensual y una Gráfica de los movimientos en el año de fecha ingresada.

• Se puede consultar hasta el último nivel de la cuenta, ver los auxiliares e incluso ver que Comprobantes, o Asientos Contables que afectaron la cuenta contable, dentro del rango de fecha especificado al inicio.

• El campo subniveles muestra todo el detalle de todas las cuentas hijas de la cuenta contable seleccionada.

Permite consultar las cuentas de Balance en un Rango de Fecha.

Fig. 2.12 Consulta de Saldos

Tiene 4 botones en la barra de herramientas, el primero permite cambiar los rangos de fecha; el segundo permite consultar los auxiliares, los comprobantes o asientos que modificaron la cuenta contable; El tercero da un acceso directo a la impresión de los Estados Financieros. Finalmente el Ultimo cierra esta pantalla.


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Cómo Ingresar un Auxiliar

1. Ingrese a Auxiliares, dando click sobre la palabra en la pantalla principal (que se muestra en la imagen). Se abrirá la ventana que permite ingresar y visualizar auxiliares (Figura 2.13).

2. Ingrese toda la información requerida: Tipo Auxiliar: de click sobre el espacio para que se despliegue la lista de tipos auxiliares (Previamente ingresada al configurar la cuenta o empresa). Recuerde que los códigos se generarán en forma automática, cada vez que usted ingrese un nuevo auxiliar, este se asignará.

3. Una vez llenados todos los campos presione el botón actualizar, se desplegarán un breve mensaje de ingreso del registro, dele a aceptar o presione ENTER

Consultar y Modificación de Auxiliar

1. Para modificar un auxiliar, presione el botón Consultar (Figura 2.13).

2. Se abrirá una ventana de búsqueda, ingrese el tipo Auxiliar, dando click sobre el espacio, se desplegará la lista de tipos auxiliares.

3. Puede escribir el código del Auxiliar o el Nombre de este, para buscar, presione Leer o las teclas ALT+L.

4. Una vez encontrado el registro, para ingresa a la información d este puede dar doble click sobre el auxiliar, presionando el botón Seleccionar o las teclas ALT+S.

5. Una vez Seleccionado el auxiliar, realice los cambios en los campos que se permite y presione el botón Actualizar o las teclas ALT+A

6. El sistema graba los cambios en la base de datos, mostrando el mensaje Registro Actualizado. Presione acepatar o ENTER.

Fig. 2.13: Auxiliares 2

Fig. 2.14: Auxiliares 3


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Eliminación de Auxiliar

7. Para Eliminar un auxiliar, presione el botón Consultar (Figura 2.13). 8. Se abrirá una ventana de búsqueda, ingrese el tipo Auxiliar, dando click sobre el espacio, se

desplegará la lista de tipos auxiliares. 9. Puede escribir el código del Auxiliar o el Nombre de este, para buscar, presione Leer o las teclas

ALT+L. 10. Una vez encontrado el registro, para ingresa a la información d este puede dar doble click sobre

el auxiliar, presionando el botón Seleccionar o las teclas ALT+S. 1. Una vez Seleccionado el registro presione el botón Eliminar o las teclas ALT+E. 2. El sistema solicita confirmar eliminación del Auxiliar. Presione en SÍ para eliminar y NO para

cancelar la eliminación.


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Ingreso de un Nuevo Comprobante Contable

1. Presione el Botón Nuevo o las teclas ALT+N.

2. Ingrese toda la información requerida, como se ha especificado antes (págs. 23 – 24 – 25).

3. Se pueden usar las teclas TAB o ENTER para cambiarse de campo.

4. Una vez llenados todos los campos presione el botón Actualizar o las teclas ALT+I

5. Se desplegará el mensaje de Comprobante Ingresado, presione la tecla ENTER o de click en el botón Aceptar.

Fig. 2.15: Comprobante Contable


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Ingreso de Boletas

Para este ejemplo se ingresarán las boletas del día 24 de octubre del 2006, las cuales son el rango desde la 232 hasta la 250:

1. Presione el botón nuevo 2. Ingrese la información del comprobante Asiento de diario, la fecha, libro de ventas, y las

boletas ―recuerde que en nuestro ejemplo establecimos fecha y rango, usted debe ingresar los correspondientes en estos campos― en RUT, de no contar con él, ingrese 1-9 y en nombre, el correspondiente. Presione el botón asistente.

3. En el asistente ingrese la cuenta VENTA EN GENERAL CON IVA y el monto de las boletas. Para el caso de las boletas sin IVA en neto imponible poner cero.

4. Presione aceptar, esto generará la contabilización del comprobante con las cuentas configuradas e ingresadas en el asistente.

Fig. 2.15: Ingreso Boletas 1




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5. Al volver a la pantalla de comprobante contable, si realiza alguna modificación en el detalle, se debe cambiar de fila en la tabla.

6. Presione el botón actualizar

7. Se desplegará un mensaje de que la operación ha sido realizada, presione aceptar o Enter para finalizar la acción.



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Ingreso de Facturas

Para el ejemplo práctico, la información de la factura será del día 24 de octubre, número 343 por un monto de $30.000, exenta de IVA, para el cliente Jorge Campos.

1. Presione el botón nuevo. 2. Ingrese la información del comprobante Asiento de diario, la fecha, libro de ventas, y las

boletas, en clientes ingrese el RUT del cliente y en nombre. Presione el botón asistente.

3. Seleccionar el auxiliar haciendo click sobre el espacio para que se despegue la lista de auxiliares previamente cargados. Si es la primera vez que ingresa una factura de este cliente, use el botón Genera Aux. para crear un nuevo auxiliar en la base de datos asociados al RUT del cliente.

4. En el asistente ingrese la cuenta VENTAS Y SERVICIOS AFECTOS y los montos de la factura en los campos de la pantalla

5. Ingrese los montos Exento, Neto, en caso de boletas de venta, puede ingresar el total de la boleta y usar el botón Calcula IVA para que el asistente calcule el monto neto y el IVA.

6. Presione aceptar, esto generará la contabilización del comprobante con las cuentas configuradas y la cuenta ingresadas en el asistente.

Fig. 2.19: Ingreso de Factura 1




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7. Si cambia un valor en el detalle del comprobante, debe cambiarse de fila en la tabla.

8. Para grabar el comprobante contable presione el botón Actualizar.

9. Se desplegará un mensaje que indica que lacción ha sido completada, presione la tecla ENTER o de click en el botón Aceptar.



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Información de Facturas

1. Una vez ingresados los comprobantes contables, se puede acceder a la información de las facturas.

2. Para ingresar a esta información, diríjase al menú superior izquierdo, haga click en la opción Documento → Factura.

3. Ingrese la información y presione el botón Grabar.

4. Para imprimir las facturas presione el botón Imprimir. Las facturas tienen un formato en tamaño carta.

Fig. 2.23: Información de Factura 1

Fig. 2.24: Información de Factura 2


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Impresión de Cheques

1. Ingrese un comprobante contable en el libro contable, por ejemplo pago de la luz 2. Una vez finalizado el comprobante contable, debe presionar el botón Actualizar. Entonces podrá

ingresar la información del Cheque. 3. Para ingresar a esta información, diríjase al

menú superior izquierdo, haga click en la opción Documento → Cheque.

4. Ingrese la información del cheque y presione el botón Grabar.

5. Para imprimir los cheques presione el botón Imprimir.

Fig. 2.25: Impresión de Cheques 1

Fig. 2.26: Impresión de Cheques 2

Importante: La impresión de cheques está diseñada para la impresora EPSON LX-300, si desea imprimir con otra impresora debe probar la impresión antes de poner el cheque.


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Buscar de Comprobantes Contables

1. Para buscar un comprobante. Presione el botón Consultar, Se desplegará la siguiente ventana:

2. Presione el botón Leer, le mostrará el listado de comprobantes. 3. Si desea buscar usando un filtrar el listado de comprobantes. Solo debe escribir en el campo que

desea hacer la búsqueda una palabra clave que identifique el elemento al que desea acceder. Como se muestra en la imagen, en el campo Glosa, con la palabra clave Libro, presione leer y se realizará esta búsqueda.

4. Una vez encontrado el comprobante haga doble click sobre el elemento al que desea acceder.

Fig. 2.27: Buscar Comprobante Contable 1

Fig. 2.28: Buscar Comprobante Contable 2


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Modificar Comprobante Contable

1. Para modificar un comprobante, siguiendo los pasos explicados en la página anterior.

2. Una vez identificado el comprobante contable, puede por ejemplo cambiar la glosa de este.

3. Una vez realizado los cambios presione el botón Actualizar para grabar los cambios.

4. Aparecerá un mensaje que le indicará que la actualización ha sido exitosa, debe presionar Aceptar.

Crear una copia de un Comprobante Contable

1. Para copiar un comprobante primero debe buscarlo, con los pasos que se le indican en la página anterior.

2. Presione el botón Copiar, presente en las opciones inferiores de la ventana del Comprobante contable.

3. Ingrese el tipo de comprobante y modifique la información del comprobante. 4. Presione el botón Actualizar para grabar los cambios. 5. Aparecerá un mensaje que indica la actualización exitosa, presión a Aceptar para finalizar el

proceso.

Modificar Tipo de Comprobante y Fecha de un Comprobante Contable

1. Busque primero en Comprobante contable, con el proceso descrito en la página anterior. 2. Presione el botón Cortar, presente en las opciones inferiores de la ventana de Comprobante

contable, para crear una nueva copia. 3. Modifique la fecha o el tipo de comprobante. 4. Presione el botón Actualizar para grabar los cambios 5. Aparecerá un mensaje de existo en la operación, presione el botón Aceptar.

Importante: No olvide presionar el botón Actualizar una vez realizado los cambios, Si no lo hace el Comprobante Contable se eliminará.


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Anulación de Comprobantes Contables

1. Para anular un comprobante primero debe buscarlo, ver sección buscar comprobante.

2. Una vez Seleccionado el registro, en la zona superior izquierda, presione la opción Comprobante → Anular Comprobante.

3. Presione la tecla ENTER para aceptar la Anulación del Comprobante o el botón SI. Si no desea realizar la operación, simplemente presione No.

Eliminación de Comprobantes Contables

1. Para eliminar un comprobante primero debe buscarlo, ver sección buscar comprobante. 2. Una vez Seleccionado el registro, en la zona superior izquierda de la ventana, presione Menú

la opción Comprobante → Eliminar Comprobante. 3. Presione la tecla ENTER para aceptar la Eliminar del Comprobante o el botón SI. Si no desea

realizar la operación, simplemente presione No.

Pasos Exportar un comprobante a Excel (archivo CSV)

1. En la zona superior izquierda de la ventana de Comprobante contable, presione en el Menú la opción Comprobante → Exportar CSV.

2. Seleccione la carpeta donde desea guardar la copia del comprobante contable y presione el botón Guardar.

3. En Excel se puede abrir y modificar el archivo generado.


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Pasos para Importar un Archivo CSV

1. En la pantalla de asientos contables se debe presionar el botón Nuevo.

2. en la Zona superior izquierda, en el menú, presione la opción Comprobante → Importar CSV.

3. Buscar el archivo y presionar el botón Abrir. 4. Si modifica el Comprobante (número, fecha,

etc) y presione el botón Actualizar.

Programas de Impresión de Reportes

Existe la opción de para imprimir por rango de fecha, estableciendo en forma manual la fecha inicial y final, de acuerdo a un parámetro los Balances, Estado de Perdidas y otros reportes contables. El formato de ingreso de fecha es de día, mes y año.


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Presentación Preliminar

El reporte puede ser presentado en pantalla o directamente enviado a la impresora. Al enviarlo a la a presentación preliminar, esta pantalla tiene la siguiente funcionalidad: Acciones del Control de Páginas Este control permite visualizar por página el reporte. Está compuesto de cuatro botones descritos a continuación.

Mover Inicio Retorna hacia la página inicial, página número uno, del listado. De no existir más de una página o si se encuentra en la página inicial, esta opción aparece deshabilitada

Mover Atrás Retrocede a la página anterior del listado. De no existir páginas anteriores, esta opción aparece deshabilitada

Mover Adelante Avanza a la siguiente página del listado. De no existir páginas posteriores, esta opción aparece deshabilitada

Mover Final Avanza a la última página del listado. De no existir más de una página o si se encuentra en la página final, esta opción aparece deshabilitada

Cancelar Interrumpe el proceso de lectura de registros de información, presentando únicamente el listado leído hasta antes de presionar esta opción. El número de registros leídos, seleccionados, existentes en total y su porcentaje se presentan en un recuadro en la parte superior derecha de la pantalla.

Presentación

Permite alternar entre visualizar el listado en modo de lectura para el usuario y el modo de presentación previa a la impresión. En el modo de lectura para el usuario, el texto se presenta en un formato ancho y con un tipo de letra del tamaño apropiado para facilitar su lectura. En el modo de presentación previa a la impresión, el texto tendrá una lecturabilidad más compleja, pues su objetivo fundamental es presentar una vista previa de la organización para imprimir y no de la información.


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Imprimir listas

Realiza la impresión del listado presente en pantalla. Si se desea visualizar el formato con el cual va a salir impreso el listado, debe presionarse Presentación en el menú.

Guardar

Almacena en disco el listado presentado en pantalla, estos datos pueden ser leídos usando la herramienta Crystal Report.

Mail

Envía por el E-Mail el listado presentado en pantalla


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Libro Mayor

• Al abrir la ventana de Libro Mayor, ingrese:

• Fecha anterior, en formato 00/00/0000 (día/mes/año).

• Fecha Corte, formato 00/00/0000 (día/mes/año).

• Presione el botón V. Previa para ver la información en pantalla.

Para guardar informe en Excel

5, seleccione el formato.

Para cambiar el tamaño del informe en la pantalla use el botón

Para imprimir el use el botón


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Libro de Ventas

• Al abrir la ventana de Libro Ventas, ingrese:






Para guardar informe en Excel 5, seleccione el formato.


43

Balance Tributario

• Al abrir la ventana de Balance Tributario, ingrese:






Para guardar informe en Excel 5, seleccione el formato.


44

Exportar a Excel el Balance Tributario

• Al abrir la ventana Balance Tributario, ingrese:

• Desde, en formato 00/00/0000 (día/mes/año).

• Hasta, formato 00/00/0000 (día/mes/año).

• Presione el botón Excel Balance. • Ingrese el nombre del archivo y

presione el botón Guardar.

• Finalmente puede abrir el balance en Excel y realizar las modificaciones.


45

Estado de Flujo de Efectivo (INFORME IFRS)

• Al abrir la ventana de Flujo Efectivo, ingrese:




Estado de Resultado Integral (INFORME IFRS)

• Al abrir la ventana de Estado Resultado, ingrese:




Todas las cuentas del Plan De Cuentas que tengan movimientos de efectivo deben tener configurada una cuenta de flujo de efectivo y el asiento de apertura debe estar marcado.


46

Certificados y Declaraciones Juradas

• Diríjase a la opción Certificados y Declaración Jurada.

• Seleccione el año y presione el botón Generar.

• Para emitir los Certificados, se debe presionar el botón Certificados.

• Para emitir la Declaración Jurada, se debe presionar el botón V. Previa


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Proceso de Cierre Anual

Para hacer cambio de año se debe hacer lo siguiente:

• Ir opción de configuración contabilidad y cambiar el período de digitación (Solo campos Fecha Inicial y Fecha Final, no el año)

• Abrir pantalla de asientos contables.

• Ingresar fecha en formato 00/00/0000 (día/mes/año).

• Seleccionar la opción del menú Generar Asiento De Apertura.

Importante: El asiento de apertura debe estar marcado en la pantalla de comprobantes contables

manual de instalación - programa de contabilidad · 2017-09-02 · 2 grupos de cuentas contables...

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