manual de gestiÓn de adquisiciones y contrataciones

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA

OFICINA DE ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

MANUAL DE GESTION DE ADQUISICIONES Y


MANUAL DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES Y


SANTA TECLA MAYO 2008

OFICINA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

INSTITUCIONAL

Código:


CONTRATACIONES INSTITUCIONAL.

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Páginas:

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CONTENIDO PÁG.

INTRODUCCION…………………………………………………………………………… 5

I. OBJETIVOS…………………………………………………………………………. 5

II. BASE LEGAL………………………………………………………………………... 5

III. ALCANCE……………………………………………………………………………. 7

IV. DEFINICIONES……………………………………………………………………… 7 V. ORGANIZACIÓN PARA LA GESTION DE ADQUISICIONES………………….. 15

VI. POLÍTICAS APLICABLES A LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES…………….... 16

VII. PROCEDIMIENTOS………………………………………………………………….. 26

ANEXOS

Anexo Nº 1 - INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE PROGRAMACIÓN ANUAL DE

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES…………………………………………………..…..… 69

Anexo Nº 2 - FORMULARIO OACI 001: REQUERIMIENTO DE OBRAS, BIENES Y /O SERVICIOS……... 70

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMULARIO OACI 001:

REQUERIMIENTO DE OBRAS, BIENES Y/O SERVICIOS…………………………………...…. 71

Anexo Nº 3 - FORMULARIO OACI 002: ORDEN DE COMPRA Y /O SERVICIOS………………...…………. 72

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMULARIO OACI 002: DE ORDEN DE COMPRA

Y/O SERVICIOS…………………………………………………………………...………………... 73

Anexo Nº 4- CONTENIDO MINIMO Y NORMAS PARA ELABORACIÓN DE TÉRMINOS

DE REFERENCIA……………………………………………………………...…………………… 74

Anexo Nº 5 - MODELO DE BASES DE LICITACIÓN O CONCURSO………………………....……………….. 76

Anexo Nº 6 - MODELO DE RESOLUCION DE CONTRATACIÓN DIRECTA…………………………………. 87

Anexo N º 7 - MODELO DE RESOLUCION DE ADJUDICACION………………………………...…………….. 88

Anexo Nº 8 - MODELO DE RESOLUCIÓN RAZONADA…………………………………...……...………...… 89

Anexo Nº 9 - MODELO DE RESOLUCION RAZONADA PARA EL PROCESO DE

COMPRA BAJO LA MODALIDAD DE MERCADO BURSÁTIL………...………………….... 90


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Anexo N º 10 - MODELO DE RESOLUCION MODIFICATIVA DE PRORROGA DE CONTRATO…...… 91

Anexo Nº 11 - MODELO DE ACUERDO DE NOMBRAMIENTO DE COMISION DE EVALUACION DE

OFERTAS……………………………………………………………………………………………. 93

Anexo Nº 12 - MODELO DE COMUNICACIÓN DE ACUERDO DE NOMBRAMIENTO DE

COMISION ESPECIAL DE ALTO NIVEL……………………………………………………...... 94

Anexo Nº 13 - MODELO DE ACTA DE RECEPCIÓN…………………………………………………..……….. 95


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INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Adquisiciones y Contrataciones constituye un instrumento administrativo

de apoyo para orientar los procesos de adquisiciones y contrataciones del Ministerio de

Agricultura y Ganadería; así como normar la participación de las distintas unidades y personal

involucrados en dichos procesos.

El manual contiene, objetivos, base legal, un apartado de definiciones para hacer más

comprensible su contenido, los alcances, las atribuciones y responsabilidades, las políticas, la

organización para la gestión y la descripción de los procedimientos para adquisiciones y

contrataciones de obras, bienes y servicios.

I. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Contar con políticas y procedimientos que contribuyan a realizar la gestión de adquisiciones y

contrataciones de manera sistemática, transparente y eficiente; a fin de que se obtengan las obras,

bienes y servicios acorde a las necesidades institucionales, a costos racionales.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Orientar al personal que participa en los procesos de Adquisiciones y Contrataciones

Institucional sobre los pasos a seguir para la adquisición o contratación de obras, bienes y

servicios; así como sobre sus responsabilidades dentro de dichos procesos.

Que las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios se realicen en forma

pertinente, racional y transparente.

Optimizar el uso de los recursos financieros del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

II. BASE LEGAL

La legislación aplicable a la gestión de adquisiciones y contrataciones de la Administración

Pública es la siguiente:

a) Constitución de la República de El Salvador. Decreto Nº 38, del 15 de diciembre de

1983, publicado en el Diario Oficial Nº 234, Tomo Nº 281, del 16 de diciembre de 1983.

b) Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública. Decreto

Legislativo Número 868, del 5 de abril del 2000, publicado en el Diario Oficial No. 88,

Tomo No. 347 del 15 de mayo de 2000.


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c) Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.

Decreto Ejecutivo No. 98, de fecha veinte de octubre de 2005, publicado en el Diario

Oficial No. 200, Tomo No. 369, del 27 de octubre de 2005.

d) Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado. Decreto legislativo No. 516 de

23 de noviembre de 1995, publicado en el Diario Oficial No.7. Tomo 330 de 11 de enero

de 1996.

e) Reglamento de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado. Decreto

Ejecutivo No. 82 del 16 de Agosto de 1996 publicado en D.O No 161, tomo 332 del 30

de Agosto de 1996.

f) Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la Republica

g) Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Ministerio de

Agricultura y Ganadería,

h) Capítulo 9 del Tratado de Libre Comercio República Dominicana - Centroamérica -

Estados Unidos de Norteamérica “DR-CAFTA”,

i) Manual de gestión de adquisiciones y contrataciones aplicable al Gobierno Central,

Instituciones Oficiales Autónomas y Municipalidades;

j) Política de Adquisiciones y Contrataciones de las Instituciones de la Administración

Pública; emitido por el Consejo de Ministros el 5 de febrero de 2007.

k) Reglamento de organización Interna del Ministerio de Agricultura y Ganadería

l) Manual de Organización y funciones de la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones

Institucional.


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III. ALCANCES

El Manual de Gestión de Adquisiciones y Contrataciones Institucional tiene aplicación a nivel de

todas las unidades organizativas y personal del Ministerio de Agricultura y Ganadería que

intervienen en el proceso de Adquisiciones y Contrataciones de obras, bienes y servicios. Se

excluyen de la aplicación de este manual las adquisiciones y contrataciones referidas en el

Artículo 4 de la Ley de Adquisiciones y contrataciones de la Administración Pública.

IV. DEFINICIONES

Aclaración: Explicación que efectúan las instituciones con el fin de dilucidar las dudas que

presenten los potenciales ofertantes en una determinada base de licitación o de concurso.

Acta de Recepción de obra, bien o servicio: El acta se firma en señal de aceptación de la obra,

bien o servicio (si aplica) en la cual se plasma la conformidad a lo efectuado por el contratista.

Adendas: Es toda modificación o ampliación a las bases de licitación o concurso expedidas

dentro del plazo de la ley por la autoridad competente y comunicada a todos los potenciales

Ofertantes que hayan retirado las bases de licitación o concurso.

Adjudicación: Es el acto por el que determinada institución por medio de autoridad competente,

previa evaluación de las ofertas presentadas, selecciona a la que, ajustándose sustancialmente a

las bases de licitación o concurso, resulta la más conveniente por tener una mejor evaluación

técnica y económica - financiera.

Adjudicación parcial: Adjudicar determinado contrato a dos o más contratistas en virtud que los

bienes objeto del futuro contrato es susceptible de proveerse separadamente.

Ajuste de precios: Rectificación bilateral de los precios previamente pactados en un contrato,

debido a modificaciones de los precios de cualquiera de los elementos imprescindibles para

lograr el objeto del mismo.

Apertura de Ofertas: Es el acto presidido por el Director OACI o su representante, que tiene por

objeto la apertura pública de los sobres que contienen las ofertas presentadas y al cual pueden

comparecer las personas naturales o jurídicas que hubieren presentado ofertas en una licitación o

concurso.

Apostilla: Nota puesta al final de un documento público o en hoja adherida a éste, por medio del

cual se certifica la autenticidad de la firma y del sello en él contenidos así como la calidad del

funcionario firmante, con el fin que tal documento surta efectos en un país extranjero, con base

en el Convenio de la Haya de 1961 sobre la Eliminación del Requisito de Legalización de

Documentos Públicos Extranjeros.


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Arbitraje: Mecanismo por medio del cual las partes involucradas en un conflicto de carácter

transigible, difieren su solución a un tribunal arbitral, el cual estará envestido de la facultad de

pronunciar una decisión denominada laudo arbitral.

Asignación Presupuestaria: Autorización total de recursos financieros que tiene aprobados una

institución para todo el ejercicio fiscal, con la finalidad de obtener la consecución de metas y

objetivos institucionales.

Banco de Proveedores: Catálogo actualizado de personas naturales y jurídicas, clasificados

según la naturaleza del bien o servicio que ofrecen, con el objeto de disponer de información

oportuna para realizar las adquisiciones.

Bases de Licitación o de Concurso: El conjunto de cláusulas redactadas por cada institución, a

fin de elegir al mejor contratista, especificando el suministro, obra o servicio que requiere y,

fijando las condiciones del contrato a celebrar.

Calidad: Grado de perfección o de eficacia con que un producto o servicio satisface los

requerimientos de aptitud establecidos para determinado uso o consumo.

Calificación: Es la evaluación de la idoneidad y capacidad de cada ofertantes, del alcance técnico

y económico-financiero de su propuesta.

Caso fortuito: Es el hecho de la naturaleza que siendo imprevisible o no, es inevitable o

irresistible y que incide en el cumplimiento de las obligaciones contractuales a tal grado de hacer

sumamente dificultoso o imposible su cumplimiento.

Catálogo. Es el folleto, documento o similar en el cual se encuentra una colección completa o

parcial, algunas veces con las especificaciones técnicas de uno o varios productos ofrecidos por

los ofertantes a las instituciones.

Co-calificación: Es cuando la precalificación se realiza simultáneamente al proceso de

adquisición o contratación.

Comisión especial de alto nivel: Conjunto de personas integrado de conformidad a la ley que,

luego de la revisión de determinado proceso de adquisición o contratación promovida por la

interposición de un recurso de revisión, recomienda al titular de una institución sobre la legalidad

u oportunidad, mérito o conveniencia del acto impugnado por tal recuso.

Competencia: Es el conjunto de atribuciones legítimas que la Ley ha conferido a determinado

órgano de la Administración Pública habilitándolo a actuar en los supuestos de hecho previstos

por la norma habilitante.


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COMPRASAL: Componente informático del Sistema de Adquisiciones y Contrataciones (SIAC)

de la Administración Pública de El Salvador.

Comprobante: Documento original que constituye evidencia material de toda transacción.

Concesión: Contrato administrativo por el cual determinada institución, con el fin de satisfacer

un interés general y con fundamento en las bases de licitación, confiere a un particular la facultad

de administrar o explotar, por cuenta y riesgo de éste, el subsuelo, un recurso natural, o

determinada Obra o Servicio Público, mediando previamente en algunos casos la construcción o

modificación de los mismos.

Concesionario: Es la persona natural o jurídica a quien es otorgada la concesión.

Concurso Público: Procedimiento abierto a la participación de un número indeterminado de

Ofertantes a fin de seleccionar un consultor para que contrate con determinada institución.

Concurso Público por Invitación. Es la forma de elegir como contratista a un consultor para lo

cual se invita de forma pública a un grupo selecto de consultores para que oferten sus servicios

especializados, sin estar limitada su participación a otros interesados a fin de seleccionar un

consultor para que contrate con determinada institución.

Consultas: Son las preguntas o interrogantes que formulan los Ofertantes a la institución que ha

convocado a la licitación y que versan sobre las dudas que presenten los potenciales ofertantes en

las bases de licitación o de concurso. Tanto las consultas como sus contestaciones deben, hacerse

del conocimiento a todos los participantes.

Consultoría (Contrato de): Contrato administrativo del cual determinada institución adquiere

los servicios de un profesional o firma especialista en determinada materia.

Contratación Directa. Forma de elegir al contratista independientemente del monto, que

fundada en razones de ley, urgencia o interés público permite disminuir u obviar las formalidades

exigidas en circunstancias normales.

Contratante: Institución de la administración pública que contrata la adquisición de obras,

bienes o servicios.

Contratista: Persona natural o jurídica que por medio de contrato provee a una institución de la

administración pública, obras, bienes o servicios.

Contrato: Es el acuerdo en virtud del cual las partes establecen las obligaciones y derechos

nacidos a través de la adjudicación, a efecto de asegurar la ejecución de obras, la prestación de

servicios o el suministro de materiales.


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Contrato Llave en mano: Es la modalidad de contrato que el contratista se obliga frente a la

institución, a cambio de un precio generalmente alzado, a diseñar, construir, equipar y poner en

funcionamiento una obra determinada, asumiendo una responsabilidad global frente a la

institución.

Convenios entre instituciones del Estado: Son aquellos contratos que celebran las instituciones

estatales entre sí con el fin de proveerse de determinada obra, bien o servicio.

Convocatoria: El llamamiento a participar en una licitación o concurso público.

Cotización: Oferta que hace una persona natural o jurídica a determinada institución de proveerle

obras, bienes o servicios a cambio de un precio que no excede a los 80 salarios mínimos urbanos

mensuales.

Declaración desierta: Es la declaratoria que formula el titular de la institución cuando no se han

presentado ofertas para una licitación o las que se han presentado no cumplen los requisitos

técnicos y demás exigidos en las bases de licitación o de concurso.

Declaración Jurada: Manifestación realizada por el Ofertante o su representante legal hecha

ante notario autorizado o cuya firma ha sido legalizada ante notario, en la cual, declara ser capaz

para contratar y no estar impedido o inhabilitado para ofertar.

Documentos Contractuales: Es el conjunto de instrumentos legales que regulan el proceso de

compra y contratación, así como la relación contractual entre la institución y el contratista.

Disponibilidad Presupuestaria: Certificación del respaldo presupuestario para cualquier

erogación de fondos.

Documento de Pago No Negociable: Conocido como “Quedan”

Errores u omisiones Subsanables: Son aquellas omisiones involuntarias al presentar las

ofertas, cuya subsanación o corrección ha sido previamente permitida por la institución en las

bases de licitación sobre fundándose en que no afectan lo sustancial de las ofertas y no ponen en

peligro a la institución o al Estado.

Evaluación de Ofertas: Proceso de valoración de las ofertas presentadas en un concurso o

licitación realizados por una comisión ad-hoc, en la cual con criterios técnicos y económicos

financieros se establecen las ofertas que cumplen los requisitos exigidos en las bases de licitación

o concurso.

Exención: Descarga temporal de obligación, resultante de un contrato de concesión en virtud de

guerra, conmoción interior, fuerza mayor o caso fortuito.


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Extinción de los contratos: Son las causales anormales de terminación de un contrato celebrado

entre una institución y un contratista, sea por incumplimiento de éste o por razones de

oportunidad y conveniencia.

Fianza: Especie de caución o garantía consistente en la promesa unilateral de una Compañía

aseguradora, afianzadora o Banco autorizado con la Superintendencia del Sistema Financiero, de

pagar determinada suma de dinero al beneficiario (institución) si se suscita determinado evento

contractualmente determinado (no firma del contrato, incumplimiento de contrato, etc.).

Formalización de los Contratos. El consignar en un instrumento escrito o similar, de acuerdo a

las exigencias legales, los derechos y obligaciones que han asumido una institución y un

contratista al requerir y proveer determinada obra, bien o servicio.

Formas de Contratación: Son los mecanismos o formalidades establecidas en la ley para elegir

al contratista de determinada obra, bien o servicio.

Fraccionamiento: Dividir la cantidad de determinada obra, bien o servicio modificando la

cuantía de la adquisición o contratación, con el fin de eludir formalidades para seleccionar al

contratista.

Fortuito: Acontecimiento de la naturaleza que se produce sin premeditación ni previsión.

Fraude. Engaño mediante el cual alguien perjudica a otro y se beneficia asimismo con intención

de lucro.

Fuerza mayor: Acontecimiento que siendo imprevisible o no, es inevitable o irresistible y que

incide en el incumplimiento de las obligaciones contractuales haciendo dificultoso o imposible su

cumplimiento.

Legalización de firma. Es el acto por el cual el notario autorizante da fe que determinada firma,

puesta o reconocida ante él, es de la persona que la ha puesto o que la ha reconocido.

Libre Gestión: Forma de elegir al contratista que por razón de su monto (menos de 80 salarios

mínimos urbanos mensuales) goza de relativa libertad, bastando la presentación de 3 ofertantes

(en los casos que aplique) como formalidad para asegurar la transparencia del proceso.

Licitación Pública: Es un proceso formal y competitivo de adquisiciones mediante el cual se

solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de obras, bienes y servicios, adjudicando

el contrato al o los Ofertantes que ofrezca la propuesta más ventajosa.

Licitación Pública por Invitación: Es el proceso de selección de contratista por medio del cual

se invita a un grupo previamente calificado de Ofertantes para concurrir a una licitación pública,

sin limitarse la participación a otros interesados.


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Modalidades de Presentación de Ofertas: Formas de presentación de las ofertas participante en

una licitación o concurso, las cuales serán definidas en las bases de licitación o de concurso.

MODDIV: Módulo de Divulgación de COMPRASAL

Multa por mora: Es la sanción impuesta al contratista por el atraso imputable al mismo en el

cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

Mutuo acuerdo: Es la forma de extinción de los contratos por mutuo acuerdo del contratista y la

institución cuando no hay culpa del primero y razones de interés público hagan innecesario o

inconveniente la vigencia del contrato.

Nulidad: Es la sanción impuesta por la ley a los contratantes cuando no se han observado los

requisitos o formalidades establecidos para seleccionar al contratista o al contratar y que consiste

en dejar sin efecto los contratos o los actos preparatorios de éstos.

Obra Pública (contrato de): Contrato administrativo que tiene por objeto la realización de obras

o construcciones de beneficio o interés general o administrativo.

Ofertante: Es el que en una licitación o concurso presenta la oferta. Otros sinónimos son:

licitador, postulante, proponente, proveedor, postor, contratista, suministrarte, etc.

Oferta: Propuesta realizada por una persona natural o jurídica, pretendiendo cumplir los

requisitos establecidos en los términos de referencia o bases de licitación o concurso con la

finalidad de contratar con la institución emisora de tales documentos.

Oferta Mejor Evaluada: Es aquella que luego de la evaluación ha resultado ser la mejor por

haber cumplido totalmente las especificaciones técnicas y ofrecer un precio conveniente.

Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso

entre la institución que la emite y proveedor, tiene por función respaldar los actos de compra o

contratación de bienes o servicios de conformidad a cotizaciones recibidas.

Perfeccionamiento de los contratos: Por regla general los contratos administrativos se

consideran perfeccionados en el momento de su formalización por escrito, con el acuerdo de

voluntades entre las partes, al expresar su consentimiento, determinando el momento a partir del

cual puede exigirse el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato..

Persona Jurídica: Ente que no siendo persona natural es susceptible de adquirir derechos y

contraer obligaciones.

Persona Natural: El hombre como sujeto jurídico con capacidad para adquirir y ejercer derechos

para contraer y cumplir obligaciones o responder de sus actos.


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Plan de Adquisiciones/ Plan de Compras: Plan que cada entidad debe elaborar, en

coordinación con las áreas administrativas y financieras, a fin de cumplir con los objetivos y

metas trazadas para el ejercicio fiscal.

Precalificación: Etapa previa de una Licitación o un Concurso, en la que la OACI formula una

preselección entre los ofertantes calificados y les invita directamente a presentar ofertas.

Promover Competencia: Garantizar la participación de varios ofertantes en el proceso de

adquisición, previa convocatoria o llamamiento, quienes cumpliendo con las obligaciones

establecidas compite en cuanto a precio, calidad, oportunidad, para prestar un servicio o proveer

un bien.

Recepción definitiva: Es el acto por medio del cual la Unidad Solicitante, luego del plazo legal o

contractual contado a partir de la recepción provisional, si la hubiere, se da por recibida de forma

final de determinada obra, bien o servicio, levantando conjuntamente con la OACI (en los casos

que aplique) el acta correspondiente, según el caso.

Recepción provisional: Es el acto por medio del cual la Unidad Solicitante, al finalizarse el

objeto del contrato y comprobado el cumplimiento de las especificaciones técnicas, procede

dentro del plazo legal o contractualmente establecido a darse por recibida de forma provisional de

determinada obra, bien o servicio, levantando conjuntamente con la OACI (en los casos que

aplique) el acta correspondiente, según el caso.

Recomendación: Es la propuesta que formulan la Comisión de Evaluación de Ofertas o la

Comisión de Alto Nivel, según el caso, planteando lo que a su criterio es la mejor opción, sea de

un grupo de ofertas o de estimación o desestimación de un recurso.

Recurso de Revisión: Se configura como un típico recurso de reconsideración, por medio del

cual el administrado titular de un derecho subjetivo o un interés legítimo, impugna un acto

administrativo ante la autoridad que lo emitió, por considerar que los datos objetivos que

aparecen en el expediente administrativo fueron apreciados de manera incorrecta o no se tomaron

en debida consideración las reglas vigentes en el ordenamiento jurídico; buscando con ello que la

administración examine nuevamente su decisión, a efecto de obtener su modificación, sustitución

o revocación.

Redención de garantías: Acto por el cual el encargado de custodia de las garantías, previa

verificación del evento garantizado, procede a la devolución de las mismas o la expedición del

finiquito correspondiente.

Registro de Oferentes: Es una forma de precalificación. Las personas naturales o jurídicas que

deseen celebrar contratos de suministro de obras, bienes o servicios con la administración

pública, deben inscribirse en dichos registros, aportando sus antecedentes técnicos y financieros.


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El Registro puede clasificar a los proveedores e incluir información sobre la capacidad técnica de

cada empresa así como antecedentes acerca del cumplimiento de contratos anteriores.

Retención: Acción que se realiza con ocasión de un pago a una persona natural o jurídica,

retención de un porcentaje no menor del 5% del monto vigente del contrato de obra, para

garantizar cualquier responsabilidad derivada del incumplimiento total o parcial de las

obligaciones contractuales.

Revisión (plazo de): Es el margen de tiempo del que dispone la institución contratante para

revisar y darse por recibido de la obra, bien o servicio, los cuales deben de cumplir con todas las

condiciones pactadas. Este plazo puede ser estipulado en el contrato.

Revocación: Acto administrativo por el cual la institución contratante basada en razones de

oportunidad o conveniencia a la misma da por extinguido un contrato determinado.

RNACAP: Son las siglas de Registro Nacional de Adquisiciones y Contrataciones de la

Administración Pública, en el cual contendrá información actualizada sobre la naturaleza, estado,

cuantía y el grado de cumplimiento de los diversos Ofertantes, así como el grado de

cumplimiento de las obligaciones contratadas.

Salario mínimo urbano: Es el salario mínimo que sirve como base para calcular el monto de las

diferentes formas de contratación establecidas en la LACAP, este salario será mensual.

Subcontratación: Contratación por medio de la cual la empresa ejecuta un trabajo por cuenta de

otro.

Suministro (Contrato): Abastecimiento de bienes y servicios necesarios, los cuales pueden ser

entregados de una sola vez o en varias entregas en períodos sucesivos, en el lugar convenido por

cuenta y riesgo del contratista.

Supervisión de obra Pública: Acción de vigilar o de inspeccionar la ejecución de una obra de

infraestructura pública.

Vicios ocultos: Son los desperfectos, fallas, errores en el diseño o construcción de una

determinada obra o bien, que no siendo susceptibles de ser detectados al momento de la

recepción de tales obras o servicios, pueden afectar seriamente su uso o destino, los cuales dan

derecho al contratante a exigir al contratista la reparación o restitución de los mismos.


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VI. ORGANIZACIÓN PARA LA GESTION DE ADQUISICIONES

6.1 Descripción El Ministerio de Agricultura y Ganadería en atención al Art. 9 de Ley de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, ha creado su Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI). Dicha unidad con el fin de readecuarla a la Estructura Organizativa del Ministerio, se ha considerado a bien denominarla en su Reglamento de Organización Interna como “Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional”. La Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (OACI) depende directamente del Despacho Ministerial; y es la única facultada para realizar todas las actividades relacionadas con las adquisiciones y contrataciones institucionales. Su organización interna se describe en su respectivo Manual de Organización. La Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional mantiene una relación integrada e interrelacionada con la Oficina Financiera Institucional (OFI) en lo relacionado a adquisición y contratación de obras, bienes y servicios. Las dependencias responsables de las unidades presupuestarias y asignaciones financieras de proyectos podrán nombrar un enlace entre la dependencia y la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional a fin de canalizar los trámites de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios con cargo a sus respectivas asignaciones financieras. 6.2 Unidades, Funcionarios y Personal Involucrados en el Proceso de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales: Ministro: Es la máxima autoridad del Ministerio de Agricultura y Ganadería y corresponde las funciones asignadas al titular referidas en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Publica. Designado: Es el funcionario designado por el titular para adjudicar las adquisiciones y contrataciones que no excedan del monto de las de libre gestión y suscribir contratos. De conformidad al Acuerdo Ejecutivo No. 2 de fecha 1 de octubre de 2004. Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (OACI): Es la unidad encargada de realizar todas las actividades relacionadas con las adquisiciones y contrataciones institucionales de conformidad a lo establecido en la LACAP y cuyas atribuciones se mencionan en el art. 12 de la Ley. Oficina Financiera Institucional (OFI): Responsable de la gestión financiera del Ministerio, de conformidad al artículo 16 de la Ley de Administración Financiera del Estado. Directores y Jefaturas de Unidad: Representan a la unidad solicitante que podrá ser cualquiera de las unidades institucionales que por sus funciones operativas es la interesada en que se obtengan los bienes, servicios y se contraten las obras necesarias para el cumplimiento de metas y objetivos institucionales. Por tanto también son responsables de la recepción de las obras bienes y servicios solicitados con el apoyo de especialista(s) en la materia y en el caso de bienes también


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del encargado de la bodega respectiva. Funcionarios responsables de Asignaciones Presupuestaria: Son responsables de validar el Plan de compras de la asignación presupuestaria bajo su responsabilidad y autorizar los procesos de adquisiciones y contrataciones con cargo a las asignaciones presupuestarias bajo su responsabilidad. Oficina de Comunicaciones: Unidad responsable de apoyar las publicaciones necesarias en los procesos de adquisiciones y contrataciones del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Jefaturas de Unidades Especializadas: Son funcionarios responsables de analizar en el área de los requerimientos, especificaciones técnicas o términos de referencia de obras, bienes y servicios de la materia de su competencia y emitir opinión y recomendaciones o visto bueno técnico si procede. Comisión de Evaluación de Ofertas: Se refiere a un equipo del personal nombrado por el titular

o su designado para la Evaluación de Ofertas. Se nombrará una Comisión de Evaluación por

cada proceso; quienes deberán evaluar las ofertas en sus aspectos técnicos y económico-

financieros.

Dichas Comisiones varían de acuerdo a la naturaleza de las obras, bienes o servicios a adquirir o

contratar. Proceden en todo caso, cuando se trate de licitaciones o concursos públicos o públicos

por invitación o DR-CAFTA.

En cuanto a la contratación directa y la libre gestión, es potestad del titular la constitución de las

comisiones de evaluación de ofertas respectivas. Las Comisiones deben estar conformadas por lo menos con los miembros siguientes:

a) El Director de la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional o la persona que él designe,

b) El solicitante de la obra, bien a servicio o su delegado c) Un analista financiero y d) Un experto en la materia de que se trate la adquisición a contratación.

Comisión Especial de Alto Nivel: Comisión nombrada por el titular para analizar determinado proceso de adquisiciones y contrataciones de cuya adjudicación se reciba recurso de revisión, interpuesto por alguno de los ofertantes a la resolución; la que debe emitir recomendación al titular para que resuelva con base a la misma.

V. POLÍTICAS APLICABLES A LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES

5.1. Programación de las Adquisiciones y Contrataciones Institucionales.

5.1.1 Se deberá hacer la programación anual de adquisiciones y contrataciones de bienes,

construcción de obras y contratación de servicios no profesionales, de acuerdo a los

planes de trabajo y al presupuesto institucional, el cual será de carácter público. Esto se


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hará en coordinación con la Oficina Financiera Institucional (OFI) y las diferentes

Dependencias del MAG.

5.1.2 La Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (OACI) emitirá los

lineamientos para la programación de necesidades de bienes y servicios, en formatos

establecidos por la UNAC o en su defecto por la misma OACI.

5.1.3 La estimación de cantidades de bienes a adquirir deberá realizarse considerando la

información histórica de consumo y la existencia en almacenes. La estimación de los

costos de los mismos bienes deberá considerar los precios históricos más un porcentaje de

incremento equivalente a inflación y precios promedio del mercado.

5.1.4 Los Directores responsables de Unidades Presupuestarias y de Proyectos, deben enviar la

programación de necesidades de obras, bienes y servicios con sus respectivos costos en

las fechas señaladas, ajustado a los techos presupuestarios comunicados por la OFI; y de

acuerdo a los objetivos y metas previstos para el ejercicio fiscal entrante.

5.1.5 La Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional en coordinación con la

Oficina Financiera Institucional OFI, analizará, consolidará y conformará la

Programación Anual de Adquisiciones para el Ministerio de Agricultura y Ganadería,

acorde con el Proyecto de Presupuesto que será remitida al Ministerio de Hacienda.

5.1.6 La programación de adquisiciones y contrataciones de bienes de uso generalizado como

materiales y accesorios de oficina, combustible y lubricantes, deberán realizarse en fechas

comunes a todas las unidades presupuestarias a fin de consolidarlas en un mismo proceso

de adquisición; evitando así el fraccionamiento y procurando economías en precios por

volumen de compra.

5.1.7 En la programación de las adquisiciones y contrataciones deberán considerarse los

tiempos de cada proceso; las fechas que se señalen en dicha programación deberán

corresponder a las fechas de contratación.

5.1.8 La Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones será aprobada por el Titular;

a propuesta de los Directores de la OFI y OACI.

5.1.9 Sin perjuicio de lo establecido en el literal anterior, la Programación Anual de

Adquisiciones y Contrataciones podrá modificarse durante la ejecución del ejercicio

fiscal, debidamente justificado; por cambio en los planes de trabajo, refuerzos

presupuestarios, prioridades institucionales o cualquier otra eventualidad, para lo cual se

emitirá la adenda respectiva a la Programación, que también deberá ser aprobada por el

titular.


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5.1.10 El Plan anual de adquisiciones y contrataciones institucional aprobado será publicado

tanto en el modulo de divulgación de COMPRASAL como en el sitio web institucional:

www.mag.gob.sv

5.2 Requerimientos para Adquisición de Obras, Bienes y Servicios.

5.2.1 Los requerimientos de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios

deberán presentarse a la OACI; en el formulario de Requisición de Obras, Bienes y/o

Servicios, que para tal efecto haya sido proporcionado por la OACI. Estos formularios

deberán ser preenumerados y contendrán al menos los siguientes apartados:

o Fecha en que se solicita

o Nombre de la Unidad Solicitante

o Fuente de Financiamiento con que se adquirirá el bien o servicio

o Descripción de la obra, bien o servicio

o Cantidad requerida (en caso de bienes)

o Precio unitario estimado

o Lugar de entrega

o Nombre y firma del encargado de presupuesto que certifica disponibilidad

presupuestaria

o Nombre y firma de visto bueno técnico del jefe de la unidad especialista en la materia.

o Nombre y firma del director responsable de la asignación presupuestaria o proyecto a

que se cargará el gasto.

Además del formulario antes mencionado en caso obras, bienes y servicios que por su

naturaleza o complejidad lo amerite; deberán adjuntar las especificaciones técnicas (o

términos de referencia en caso de consultorías).

5.2.2 La unidad solicitante es responsable de elaborar con claridad y precisión las

especificaciones de la obra, bien o servicio a adquirir o términos de referencia en los

casos de consultorías. Estos deberán ser firmados por el funcionario que los elaboró y el

que los aprobó.

5.2.3 Los directores y jefaturas responsables de las distintas líneas de trabajo de la estructura

presupuestaria y de componentes de proyectos son los facultados para solicitar la

adquisición de bienes y servicios necesarios para cumplir con los objetivos y metas de su

respectivo plan de trabajo.

5.2.4 Las jefaturas, dependiendo de la naturaleza de la obra, bien o servicio a adquirir o

contratar; de acuerdo a sus competencias serán los facultados para emitir el visto bueno

técnico previa evaluación y verificación de la conveniencia de la adquisición o

contratación y de la exactitud de las especificaciones técnicas o términos de referencias.

http://www.mag.gob.sv/


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5.2.5 Los funcionarios responsables de asignaciones presupuestarias y de proyectos son los

únicos facultados para autorizar los requerimientos de obras, bienes y servicios con cargo

a la asignación presupuestaria o proyecto bajo su responsabilidad.

5.2.6 Las unidades solicitantes deberán presentar a la OACI la requisición de las obras, bienes y

servicios programados con anticipación; considerando los tiempos legales y promedios

que implican los procesos en cada una de la modalidad de adquisición y contratación, que

por lo menos deberá ser de la siguiente manera:

a) Para adquisiciones y contrataciones bajo la modalidad de libre gestión, la Unidad

solicitante deberá enviar la requisición (con anexo de las especificaciones técnicas

o términos de referencia) a la OACI en un tiempo no menor a 15 días calendario

previo a la fecha en que se requiere contratar la obra, bien o servicio.

b) Para adquisiciones y contrataciones bajo la modalidad de licitaciones y concursos,

la Unidad solicitante deberá enviar la requisición (con anexo de las

especificaciones técnicas o términos de referencia) a la OACI en un tiempo no

menor a 60 días calendario previo a la fecha en que se requiere contratar la obra,

bien o servicio. En el caso de tratarse de una licitación abierta o DR-CAFTA, el

tiempo para enviar a la OACI/ MAG será un tiempo no menor 90 días calendario.

c) Para adquisiciones y contrataciones bajo la modalidad de Contratación Directa, la

Unidad solicitante deberá enviar la requisición (con anexo de las especificaciones

técnicas o términos de referencia y justificación) a la OACI en un tiempo no

menor a 30 días calendario previo a la fecha en que se requiere contratar la obra,

bien o servicio.

5.2.7 Se exceptúan a lo establecido en el numeral anterior; cualquier requerimiento de

adquisición o contratación que se considere de urgencia, emergencia o contingencia de

conformidad a la LACAP. En este caso la Unidad solicitante deberá remitir la requisición

a la OACI con la justificación y autorización del titular.

5.3 Proceso de Adquisiciones y Contrataciones

5.3.1 Todo proceso de adquisiciones y contrataciones de bienes, obras y/ o servicios será

realizado únicamente por la OACI, instancia creada y facultada para tal fin. Se exceptúan

las adquisiciones y contrataciones derivadas de convenios o tratados internacionales; en

los que expresamente se designe otra unidad, funcionario o autoridad responsable de

dichos procesos.

5.3.2 La OACI elegirá la modalidad de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios

de acuerdo al marco legal aplicable.


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5.3.3 En los procesos de licitaciones y concursos que involucre a más de una Unidad

solicitante; Los Directores de las unidades involucradas deberán coordinar las acciones

que implique el proceso por parte de la Unidad Solicitante. Por tanto, de común acuerdo

el Director de una de las Unidades solicitantes deberá de asumir la responsabilidad de

coordinación del proceso ante la OACI y suministrante o contratista.

5.4 Preparación de Bases

5.4.1 De acuerdo al art. 12 literal f de la LACAP, la OACI adecuará conjuntamente con la

unidad solicitante, las bases de licitación o de concurso, de acuerdo a los manuales guías

proporcionados por la UNAC, según el tipo de contratación a realizar. Con base en el Art.

17 del Reglamento de la LACAP, el Director de la OACI podrá integrar un grupo de

trabajo para la elaboración del proyecto de bases de licitación o concurso, de acuerdo al

objeto y alcance de la contratación. Este podrá estar integrado por el solicitante de la obra,

bien o servicio, el representante de la OACI y si fuere necesario, expertos en el objeto del

contrato y un asesor legal.

Cuando el grupo estuviere integrado por el solicitante y el representante de la OACI, el

solicitante definirá objeto, cantidad, calidad, especificaciones técnicas y condiciones

específicas de las obras, bienes y servicios; valores estimados y condiciones específicas

de administración de los contratos, y el representante de la OACI incorporará los aspectos

legales, administrativos, financieros y procedimentales para cada una de las situaciones

que lo requieran.

5.4.2 El Director responsable del presupuesto al que se cargue el gasto de la adquisición o

contratación, podrá autorizar anticipos de conformidad a lo establecido en la Ley

aplicable; los cuales deberán de ser notificados previamente a la OACI, para incorporarlo

a las bases respectivas.

5.4.3 En caso de emitirse aclaraciones, adendas, y/o enmiendas a las bases de licitación o

concurso, deberán comunicarse a todos los ofertantes.

5.5 Garantías

5.5.1 Para proceder a las adquisiciones y contrataciones el MAG exigirá entre otros según el

caso, que los ofertantes o contratistas presenten las garantías para asegurar:

a) El Mantenimiento de Oferta;

b) La Buena Inversión de Anticipo;

c) El Cumplimiento de Contrato; y,

d) La Buena Obra.

5.5.2 En las bases de licitación o de concurso podrá determinarse cualquier otro hecho que deba

garantizarse, según el caso, aunque no aparezca mencionado anteriormente. En las


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mismas bases de licitación o de concurso, deberá indicarse la exigencia de éstas garantías,

los plazos en que deben rendirse o presentarse y, cuanto sea necesario para que los

ofertantes queden plenamente informados, todo de acuerdo al objeto de las obligaciones

que deben asegurarse.

5.5.3 Las garantías podrán consistir en fianzas o garantías bancarias, emitidas por sociedades

afianzadoras o aseguradoras o instituciones bancarias, nacionales o extranjeras

debidamente autorizadas por la Superintendencia del Sistema Financiero. Las forma,

valores, plazos y demás condiciones de éstas garantías serán establecidas de conformidad

a las bases de licitación o de concurso y el contrato respectivo. También podrán servir

como garantías depósitos bancarios con restricciones, cartas de crédito irrevocables y

pagaderas a la vista, o cualquier otro título valor o bien de fácil o inmediata realización,

siempre que a juicio del Ministerio garantice suficientemente sus intereses.

5.5 Invitación y Convocatorias

5.5.1 Las Programaciones de Adquisiciones y Contrataciones serán publicadas en el modulo de

divulgación de COMPRASAL (MODDIV), a más tardar 30 días calendario después de la

aprobación del presupuesto.

5.5.2 Los procesos por libre gestión, mayores a diez salarios mínimos urbanos vigentes, deberá

ser publicada su convocatoria en el modulo de divulgación de COMPRASAL

(MODDIV).

5.5.3 Las convocatorias a licitación o concurso deberá procurar la competencia de oferentes;

debiendo ser publicadas tanto en los periódicos de mayor circulación como en el modulo

de divulgación de COMPRASAL y el sitio web institucional: www.mag.gob.sv

5.6 Evaluación de Ofertas

5.6.1. La evaluación de ofertas se hará de conformidad con los factores y criterios establecidos

en las respectivas bases de licitación.

5.6.2 La OACI conjuntamente con la unidad solicitante propondrán al titular o su designado la

Comisión de Evaluación de Ofertas de conformidad a la Ley. La selección de las personas

se hará considerando su idoneidad y experticia, así como la rotación de funcionarios para

elevar la transparencia. No podrán formar parte de comisiones aquellos funcionarios que

hubiesen cometido faltas graves, o que acumulen amonestaciones, según lo establecido

en el Art. 153 y Art. 154 de la LACAP.



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5.7 Adjudicaciones

5.7.1 La Resolución de Adjudicación, en los casos que sea procedente y previo el

procedimiento respectivo, será elaborada en la OACI, revisada y suscrita por el Titular o

su designado.

5.7.2 Las adjudicaciones de los procesos de licitación y concurso, deberán ser del conocimiento

de todos los ofertantes y se publicarán en: periódicos de mayor circulación, en el módulo

de divulgación de COMPRASAL (MODDIV) y en la página Web del MAG

www.mag.gob.sv

5.7.3 Previo a la adjudicación y elaboración de las órdenes de compra, la OACI verificará

trimestralmente el monto adjudicado acumulado de un mismo bien o servicio asignado

por Libre Gestión a cada una de las empresas, con el objetivo de evitar el

fraccionamiento.

5.7.4 En los casos de adquisiciones o contrataciones de bienes o servicios por la modalidad de

Mercado Bursátil, para formalizarlas se suscribirá el mandato de negociación, de

conformidad a la ley especial que la regula.

5.7.5 Toda formalización de adquisición o contratación será únicamente a través de los

instrumentos descritos anteriormente; si algún empleado o funcionario del MAG, solicita

el suministro del bien, servicio u obra previo a la emisión de los mismos, correrá por su

propia cuenta el pago de la adquisición.

5.7.6 En los contratos de consultoría que tuvieren por objeto diseño, supervisión, control y

dirección de la ejecución de obras e instalaciones el MAG no podrá adjudicar a las

mismas empresas que estuvieren desarrollando contratos de construcción de obra pública

ni a las empresas vinculadas a éstas, en las que el contratista pueda ejercer directa o

indirectamente una influencia dominante por razón de propiedad, participación financiera

y otras similares, todo so pena de nulidad.

5.7.7 Cuando se interpongan recursos de revisión y éstos sean admitidos, el Titular nombrará

una Comisión Especial de Alto Nivel para resolver cada caso, quien emitirá

recomendación para tal efecto; contra lo resuelto no habrá mas recurso.

5.8 Contrataciones

5.8.1 En los casos de adquisiciones o contrataciones de obras, bienes o servicios por la

modalidad de libre gestión, bastará con la emisión de la orden de compra para

formalizarla; no obstante sin perjuicio de lo expresado anteriormente, dependiendo de la

naturaleza o complejidad de la obra, bien o servicio se podrá formalizar por medio de

contrato, previa solicitud del Director de la unidad solicitante.



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5.8.2 En los casos de adquisiciones o contrataciones de obras, bienes o servicios por las

modalidades de Licitación o Concurso Público por Invitación, Licitación o Concurso

Público, Licitación DR-CAFTA; para formalizarlas se suscribirá contratos. En los casos

de Contratación Directa, para formalizarlas se suscribirá contrato u orden de compra

según sea el caso.

5.8.3 La OACI en representación del MAG convocará dentro de los plazos establecidos al

ofertante adjudicatario para el otorgamiento del contrato. En las bases de licitación o de

concurso, se determinarán los plazos para la firma del contrato y para la presentación de

las garantías.

5.9 Administración de Contrato

5.9.1 El Director de la unidad solicitante, o el funcionario que él designe, será responsable de la

administración del o los contratos; que permita verificar que las obras, los bienes o los

servicios contratados, se reciban de acuerdo a las especificaciones técnicas, términos de

referencia y condiciones establecidas en el contrato.

5.9.2 Sin perjuicio de lo pactado en los contratos de supervisión de obras públicas, las

Direcciones o unidades solicitantes deberán designar a los técnicos para comprobar la

buena marcha de la ejecución de la obra y el cumplimiento de los contratos.

5.9.3 El Director de la unidad solicitante, o el funcionario que él designe deberá notificar

oportunamente a la OACI los casos de incumplimientos, para que ésta actúe de

conformidad a lo establecido en la ley, su reglamento, el contrato u otras leyes

relacionadas.

5.9.4 La OACI deberá formular por escrito al suministrante el reclamo respectivo y pedirá la

reposición de los bienes, o la correspondiente prestación del servicio, previa solicitud de

la Unidad Responsable de Administrar el contrato.

5.9.5 El titular, deberá rechazar y hacer efectiva la garantía de cumplimiento de contrato., antes

de expirar el plazo de la garantía de fábrica y previa comprobación que los bienes y

servicios no pueden ser reparados o repuestos según la Unidad Responsable de

Administrar el contrato,

5.9.6 El Administrador del Contrato a través de la OACI deberá solicitar la subsanación al

consultor, siempre y cuando el servicio de consultoría demostrare alguna deficiencia, o

fuese insatisfactorio.

5.9.7 El Director o Jefe de la unidad solicitante o el funcionario que él designe para la

administración del contrato, será responsable de solicitar a la OACI las prórrogas en los


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contratos de obras, bienes o servicios de acuerdo a lo establecido en las disposiciones

legales que le apliquen

5.10 Entrega y Recepción de Obras, Bienes y Servicios

5.10.1 El lugar de entrega de las obras, bienes o servicios se establecerá en la requisición de

Bienes y /o Servicios, o en las especificaciones técnicas o términos de referencia

respectivos.

5.10.2 La recepción de obras deberá cumplir lo siguiente:

a) Los funcionarios designados deberán proceder a la recepción provisional de la

obra en un plazo no mayor de diez días hábiles, de acuerdo con las bases de

licitación y cláusulas contractuales. Dicha recepción se hará mediante el acta

correspondiente.

b) Al acto de recepción deberán concurrir los supervisores y funcionarios designados

de conformidad a las bases de licitación y cláusulas contractuales.

c) La unidad solicitante, dispondrá de un plazo máximo de sesenta días si fuese

necesario, a partir de la recepción provisional para revisar la obra y hacer las

observaciones correspondientes, las cuales deberán de ser notificadas con la

debida anticipación a la OACI.

d) De no existir observaciones, los funcionarios designados deberán proceder a la

recepción definitiva de la obra de acuerdo con las bases de licitación y cláusulas

contractuales. Dicha recepción se hará mediante el acta correspondiente.

5.10.3 En la recepción de bienes deberá observarse lo siguiente:

a) El representante de la Unidad solicitante y el personal especialista, deberán

verificar que los bienes a recibir cumplan con las especificaciones técnicas y

condiciones establecidas en el contrato.

b) Una vez revisado levantarán acta en la cual dejarán constancia de entera

satisfacción o con señalamiento de los defectos o no conformidades que se

comprobaren.

c) El Director o administrador del contrato deberá enviar el acta de recepción a la

OACI, mediante nota en la cual manifieste su satisfacción o no conformidad.

d) Todo bien considerado de consumo deberá ser ingresado a la bodega respectiva; y

todo bien considerado como activo deberá ingresarse al control de activo

institucional.

5.10.4 En la recepción de servicios deberá observarse lo siguiente:

a) La unidad solicitante deberá designar personal idóneo de contraparte o

responsable de supervisar la calidad del servicio, de conformidad a las

especificaciones y condiciones del contrato.


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b) En los casos de que el servicio contemple entregas parciales, el Director o

administrador del contrato enviará a la OACI carta de satisfacción o no

conformidad de productos intermedios o informes de avance recibidos en los

plazos establecidos en el contrato.

c) En la recepción final del servicio, el equipo de contraparte levantará acta en la cual

dejará constancia de entera satisfacción o no conformidades del servicio

suministrado.

d) El Director o administrador del contrato deberá enviar el acta de recepción final a

la OACI; mediante nota en la cual manifieste su satisfacción o no conformidad.

5.10.5 El Director de la OACI será responsable de examinar que el contenido de las actas e

informes se encuentren de conformidad al contrato u Orden de Compra; en caso de estar

de conformidad firma en acta con Visto Bueno; en caso encontrar inconsistencias deberá

devolver documentación y verificará el proceso de recepción a fin de recomendar las

medidas correctivas.

5.11 Registro y Control

5.11.1 Será responsabilidad de la OACI el manejo y custodia de los expedientes generados en

los procesos de adquisiciones y/ o contrataciones.

5.11.2 La OACI deberá llevar un expediente, debidamente documentado, numerado, y foliado,

para todo contrato u Orden de Compra.

5.11.3 El Ministerio de Agricultura y Ganadería de conformidad a los artículos 13 y 14 de la

LACAP mantendrá a través de la OACI, el control y actualización del Banco de datos

institucional que contenga información básica de los ofertantes de adquisiciones y

contrataciones, según su competencia; así como de sus antecedentes en el cumplimiento

de contratos.

5.11.4 La OACI mantendrá actualizado el registro de ofertantes y contratistas, al que debe de

incorporar información relacionada con el incumplimiento y demás situaciones que fueren

de interés, para futuras contrataciones o exclusiones.

5.11.5 La OACI deberá preparar el registro de licitaciones y /o concurso por año, para lo cual

establecerá la clasificación y codificación con criterios que permita su identificación.

5.11.6 La OACI llevará un registro de todas las contrataciones realizadas en los últimos diez

años, que permita la evaluación y fiscalización de parte de los organismos y autoridades

competentes.


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VII. PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

Los procedimientos contenidos en el presente manual incluyen desde la programación y

presupuestación anual de las adquisiciones y contrataciones hasta el desarrollo de los procesos de

adquisición y contratación de obras, bienes y servicios; de conformidad a la Ley de

Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP) y su Reglamento. Los procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones del Ministerio se derivan de las formas para proceder a la celebración de los contratos, referidas en el Art. 39 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y el Capítulo 9. “Contratación Pública” del Tratado de Libre Comercio República Dominicana-Centroamérica-Estados Unidos (DR-CAFTA) que son los siguientes:

a) Licitación o Concurso público b) Licitación o Concurso público por Invitación c) Libre Gestión d) Contratación Directa e) Mercado Bursátil f) Licitación Abierta

La elección de la forma de contratación será determinada de conformidad al Art. 40 y 41 de la

LACAP y Capítulo 9. “Contratación Pública” del Tratado de Libre Comercio República

Dominicana-Centroamérica-Estados Unidos (DR-CAFTA) de acuerdo al monto estimado, de la

siguiente manera:

1) Licitación pública, aplica para procesos por montos mayores al equivalente de 635 salarios mínimos urbanos

2) Licitación pública por invitación, aplica a procesos por montos mayores al equivalente de 80 e inferiores a 635 salarios mínimos urbanos

3) Libre Gestión, aplica a procesos por montos inferiores al equivalente de 80 salarios mínimos, realizando la comparación de calidad y precios, el cual debe contener como mínimo tres ofertantes. No aplica este requisito cuando la adquisición o contratación no exceda del equivalente a 10 salarios mínimos urbanos en que bastará un solo ofertante.

4) Contratación Directa. No hay límite de montos debiendo cumplir con las condiciones previstas en el artículo 72 y 73 de la LACAP.

5) Concurso Público: Para la contratación de servicios de consultorías por un monto superior a 200 salarios mínimos urbanos.

6) Concurso Público por Invitación: Para la contratación de servicios de consultorías por un monto desde el equivalente de 80 hasta el equivalente de 200 salarios mínimos urbanos.

7) Mercado bursátil sin limite de montos El procedimiento de licitación se aplica siempre de que se trate de construcción de obras,

adquisiciones de bienes y contratación de servicios de no consultoría.

El procedimiento de concurso se aplicará para las contrataciones de servicios de consultoría.

En la contratación directa no habrá límite en los montos por lo extraordinario de las causas que la

motiven. La contratación directa es la forma por la que una institución contrata directamente con

una persona natural a jurídica sin seguir procedimiento establecida en la Ley, pero manteniendo

los criterios de competencia y tomando en cuenta las condiciones y especificaciones técnicas


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previamente definidas. Esta decisión debe consignarse mediante resolución razonada emitida par

el Titular de la institución. El procedimiento de la contratación directa solo podrá acordarse al

concurrir alguna de las situaciones establecidas en el artículo 72 de la Ley de Adquisiciones y

Contrataciones de la Administración Pública (LACAP)

En el Mercado Bursátil no habrá límite en los montos por lo extraordinario de las causas que la

motiven. Se entenderá por contrataciones en el Mercado Bursátil, las que realice el MAG en

operaciones de Bolsas legalmente establecidas, cuando así convenga a los intereses públicos. Las

adquisiciones por este sistema estarán reguladas por leyes específicas. Esta decisión debe

consignarse mediante resolución razonada emitida por el Titular de la institución. En licitaciones bajo la modalidad de cobertura DR-CAFTA, la diferencia de un proceso de

licitación pública son los montos para proceder y los plazos otorgados; establecidos en el

Capítulo 9. “Contratación Pública” del Tratado de Libre Comercio República Dominicana-

Centroamérica-Estados Unidos (DR-CAFTA) y sus anexos. Los cuales para el 2006 son

$117,100 dólares en lo referente a Mercancías y Servicios en el Nivel Central y de $650,000 para

el Nivel Subcentral; a partir del 2009 los montos serán de $58,550 para el primer caso y

$477,000 para el segundo.

7.1 PROGRAMACION ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

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La planificación incluye dos procedimientos que concuerdan con las fases en que se desarrollan. Estos son:

1) La formulación del proyecto de Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales; el cual se realiza de conformidad a los montos y partidas presupuestarias del Proyecto de Presupuesto.

2) La formulación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales; el cual

se realiza de conformidad a los montos y partidas presupuestarias del Proyecto de Presupuesto.


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1. Nombre del Procedimiento : Elaboración del Plan de Anual de Adquisiciones y contrataciones

del MAG para la Formulación de Presupuesto (PEP)

PASO

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES

1 Director OACI

Solicita a Directores responsables de la Unidad Presupuestaria y proyectos del MAG la elaboración del Plan de Compras a nivel de Formulación, proporcionando el formato y las indicaciones en medio magnéticas, por correo electrónico e impreso para su elaboración.

El plan es elaborado por fuente de financiamiento. La OACI define fechas de entrega donde se incluye la revisión del mismo.

2

Director de la

Unidad

Presupuestaria y

de Proyectos.

Recibe formato e instructivo y los distribuye a los jefes de cada línea de trabajo o componente de proyecto.

3

Jefe de Línea o

Componente de

proyecto

Identifica su precio estimado de obras, bienes y servicio de acuerdo a los objetivos, metas y todo presupuesto asignado por la OFI.

4

Director de la

Unidad

Presupuestaria y

de Proyectos.

Consolida, revisa y valida y envía proyecto de plan a la OACI.

5 Director OACI

Recibe el plan, revisa que coincidan los techos presupuestarios definidos Sino no hay observaciones o ya han sido corregidas, se dan instrucciones de impresión del mismo.

Si hay observaciones se devuelve al Director y se repiten los pasos 2, 3 y 4.

6

Director de la

Unidad

Presupuestaria y

de Proyectos.

Imprimen Plan y remiten para firma a los funcionarios autorizados y trasladan a OACI.

7 Director OACI

Recibe impresión de los planes de las dependencias; procede a consolidarlo por fuente de financiamiento, revisa, imprime dos originales, firma y remite a OFI para revisión y firma respectiva.

8 Director OFI Recibe Planes por Fuente de Financiamiento, revisa, firma y devuelve.

9 Director OACI Remite a Titular para autorización del Plan de Compras

10 Ministro Autoriza Plan de Compras y devuelve.

11 Director OACI Recibe Plan y remite original a OFI. Archiva un original.

12 Director OFI Recibe y envía Plan al Ministerio de Hacienda junto con la PEP para su aprobación.

Fin del procedimiento


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2. Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Anual de adquisiciones detallado por rubro

especifico obras, bienes y servicios en base a presupuesto aprobado por Ministerio de Hacienda

PEP e ingreso al MODDIV

PASO


1 Director OACI

Solicita elaboración del Plan de Compras en formato MAG (Por Producto), proporcionando el formato y las indicaciones en medio magnéticas, por correo electrónico e impreso para su elaboración.). Asimismo anexo a los Planes impresos deberán enviar las existencias de bodega, así como el consumo promedio de cada bien., para lo cual se le envía el formato de llenado del mismo a Dependencias MAG. .

Cada Dependencia debe elaborar el plan por fuente de financiamiento y en forma global (la sumatoria de las fuentes que tengan que ver con la LACAP

2

Directores

responsables de

Unidades

Presupuestarias y

Proyectos

Recibe formato e instructivo y los distribuye a los jefes de cada línea de trabajo o componente de proyecto.

3

Jefe de Línea o

Componente de

proyecto

Identifica su precio estimado de obras, bienes y servicio de acuerdo a los objetivos, metas y todo presupuesto asignado por la OFI.

4

Director de la

Unidad

Presupuestaria y

de Proyectos.

Consolida, revisa y valida y envía proyecto de plan a la OACI.

5 Director OACI

Recibe el plan inicial, revisa que para Fondo General y Donación coincidan con los techos presupuestarios ya formulados Si no hay o ya han sido corregidas se dan instrucciones de impresión de ellos. Para considerar los montos del Fondo de Actividades Especiales, se consideran los antecedentes históricos de sus ingresos.

Si hay observaciones se devuelve al Director y se repiten los pasos 2, 3 y 4.

6

Directores

responsables de

Unidades

Presupuestarias y

Proyectos

Imprimen Planes y remiten para firma a los funcionarios autorizados y trasladan a OACI. Envían por correo electrónico Plan revisado.

7 Director OACI

Recibe impresión de los planes de las dependencias; procede a consolidarlo por fuente de financiamiento, y la sumatoria de todas las fuentes que tengan que ver con la LACAP, revisa, imprime, firma y remite a OFI para revisión y la firma respectiva.

8 Director OFI Recibe Planes por Fuente de Financiamiento y consolidado, revisa, firma y devuelve.


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2. Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Anual de adquisiciones detallado por rubro

especifico obras, bienes y servicios en base a presupuesto aprobado por Ministerio de Hacienda

PEP e ingreso al MODDIV

PASO


9 Director OACI Remite a Titular para autorización del Planes de Compras por Fuentes de Financiamiento y Consolidado

10 Ministro Autoriza Planes de Compras y devuelve.

11 Director OACI

Recibe Plan. Archiva y envía por correo electrónico a técnicos OACI para control de ejecución del Plan de Compras MAG de los diferentes procesos de licitaciones, concursos y Libre Gestión de Bienes, obras y Servicios.

12

Directores

responsables de

Unidades

Presupuestarias y

Proyectos

De existir adendas al Plan, solicitan a OACI su trámite de incorporación.

13 Director OACI

Recibe y revisa solicitud de adenda, envía a OFI y al titular para su autorización; remite copias a dependencia interesada y archiva original.

14 Técnico OACI

Recibe Plan autorizado por el Titular y

procede a clasificar los bienes, obras y

servicios por fuente de financiamiento,

empleando los códigos utilizados por las

Naciones Unidas y autorizados por la UNAC y

Procede a ingresarlo por fuente de

Financiamiento al MODDIV.

15 Director OACI

Imprime Plan en formato UNAC para firma de autorización por parte de OFI y Titular, y remite impreso y en medio magnético a UNAC.

Este paso se dará únicamente si la UNAC lo requiere.



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7.2 PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

De conformidad a la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Publica se han

identificado los siguientes procedimientos:

1) Adquisición y/o Contratación de Obras, Bienes y Servicios por Libre Gestión por montos inferiores al equivalente de 10 salarios mínimos urbanos

2) Adquisición y/o Contratación de Obras, Bienes y Servicios por Libre Gestión por montos iguales o superiores al equivalente de 10 salarios mínimos urbanos e inferiores a 80 salarios mínimos urbanos

3) Adquisición y/o Contratación de Obras, Bienes y Servicios por Licitación Pública por Invitación (Por montos mayores a 80 e inferiores a 635 salarios mínimos urbanos)

4) Adquisición y/o Contratación de Obras, Bienes y Servicios por Licitación Pública (Por montos mayores a 635 salarios mínimos urbanos)

5) Contratación de Servicios de Consultorías por Concurso Público por Invitación ( Por montos mayores a 80 e inferiores a 200 salarios mínimos urbanos)

6) Contratación de Servicios de Consultorías por Concurso Público (Por montos mayores a 200 salarios mínimos urbanos).

7) Adquisición y/o contratación de Obras, Bienes y Servicios por Contratación Directa

8) Adquisición y/o contratación de Bienes y Servicios por Mercado Bursátil


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1. Nombre del Procedimiento: Adquisición y/o Contratación de Obras, Bienes y Servicios por Libre Gestión por montos inferiores al equivalente de 10 salarios mínimos PASO


1 Jefe de Unidad

Solicitante

Llena formulario de Requerimiento de Bienes y /o Servicios y lo presenta a la OACI, en el cual detalla: Si es un bien: Cantidad a comprar, unidad de medida, presentación, color, material, tamaño y otros detalles útiles para una compra satisfactoria. Si es servicio de no consultoría: Específica tipo de servicio requerido. Si este es de mantenimiento o reparación de un bien, agrega No. inventario, marca, modelo, serie del bien y descripción de la falla o problema. Si es mantenimiento o reparación de vehículo automotor especifica No. de motor, chasis, placa, marca, año, etc. Si es obra: Detalla de forma general la obra y anexa especificaciones técnicas, planos, presupuesto y otra información que se considere importante incluir. Si es servicio de consultoría: Especifica el tipo de servicio requerido anexa términos de referencia.

Para casos de obras, bienes y servicios específicos o particulares también agregar costo estimado

2 Secretaria

OACI Recibe Requerimiento de Bienes y /o Servicios, registra y pasa a Director.

3 Director OACI Revisa, verifica que requerimiento este acorde a plan de compras aprobado y si es procedente margina a técnico OACI

Si no es procedente devuelve a Unidad Solicitante.

4 Técnico OACI Identifica proveedores y solicita cotizaciones.

5 Contratista

Suministrante o Presenta oferta a OACI.

6 Técnico OACI

Recibe oferta y si se trata de una obra, bien o servicio especializado lo envía a Unidad Solicitante para consideración y visto bueno y pasa al siguiente. Si se trata de un bien común o generalizado decide y ordena la preparación de orden de compra y pasa al 8.

7 Jefe de Unidad

Solicitante Analiza oferta y emite recomendación o visto bueno a la oferta y devuelve a Director OACI.

8 Director OACI Prepara Orden de Compra o Resolución de Adjudicación y envía a Ministro o Designado para firma.

9 Ministro o

Designado Autoriza la Orden de Compra o Resolución de Adjudicación y devuelve a OACI.


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

33 de 95



10 Director OACI

Si es Orden de Compra: Envía al suministrante, copia, e indica su entrega en el lugar establecido y la emisión de la respectiva factura de consumidor final o comprobante de crédito fiscal. Envía original y dos copias de la Orden de Compra y una copia del requerimiento a la Unidad solicitante. Pasa a 15 Si es contrato: Solicita documentación legal al suministrante o contratista y ordena elaboración de contrato a técnico.

11 Técnico OACI Envía borrador de contrato para revisión u observaciones al suministrante o contratista

12 Contratista o

Suministrante Revisa contrato y si esta de acuerdo lo regresara a OACI caso contrario lo devuelve con observaciones

13 Técnico OACI Imprime contrato definitivo y convoca a Contratista, Consultor o Suministrante Adjudicado para firma

14 Director OACI Envía a firma contrato al Ministro.

15 Ministro o

Designado Revisa, analiza y si es procedente firma contrato y devuelve a OACI.

16 Director OACI Recibe contrato firmado, y solicita autentica notarial a Oficina Jurídica

17 Director OAJ Revisa y si es procedente extiende la autentica notarial

18 Director OACI

Recibe contrato firmado y autenticado para distribución a Contratista, Consultor o Suministrante, dirección solicitante y administrador de contrato. Y solicita la presentación de garantías.

19 Director OACI Recibe garantías de acuerdo a lo establecido en el contrato envía para resguardo a Tesorería Institucional.

20 Director OACI

Emite orden de inicio de las obras e indica su entrega en el lugar establecido y la emisión de la respectiva factura de consumidor final o comprobante de crédito fiscal.

Las órdenes de suministro e inicio de servicios es responsabilidad del Administrador del Contrato o su designado.

21

Contratista o

Suministrante

Entrega el bien o da el servicio a la Unidad Solicitante. En caso de obras edifica, remodela o construye lo solicitado.


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

34 de 95



22

Unidad

Solicitante con

especialista.

Si es bien: Recibe el bien, verifica que el bien cumpla con las especificaciones, cantidades y condiciones de orden de compra. Levanta el acta de recepción o firma orden de entrega. Si es servicio: Recibe los servicios de acuerdo a orden e compra y especificaciones del servicio. Levanta acta de recepción a satisfacción del servicio. Si es obra: Realiza la recepción preliminar Verifica que la obra cumpla con las especificaciones Realiza la recepción definitiva Levanta acta de recepción

Si es un bien se debe contar con la participación del encargado de bodega de la respectiva unidad. Si es obra la recepción se realiza por el administrador del contrato o su designado

23 Jefe de Unidad

solicitante

Recibe factura y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en la orden de compra o Contrato. Remite acta y factura a la OACI.

24 Director OACI

Revisa documentación, verifica que este de conformidad a la orden de compra o contrato y firma de visto bueno en acta y devuelve documentos a suministrante para que lo presente a la Unidad de Financiera respectiva.

Si encuentra inconsistencias, devolverá documentación y verificara su proceso de recepción y aplicación de medidas correctivas.

25 Técnico OACI Prepara resolución para devolución de garantías

En los casos que aplique, previa notificación de la Unidad solicitante de haber recibido a satisfacción el bien, servicio u obra

26 Director OACI Revisa y envía resolución a Ministro o designado para firma

27 Ministro o

designado Firma resolución y devuelve a OACI


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

35 de 95



28 Director OACI Solicita garantías a tesorería y devuelve a suministrante o contratista, archiva acuse de recibo en el respectivo expediente.



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

36 de 95

2. Nombre del Procedimiento: Adquisición y/o Contratación de Obras, Bienes y Servicios por Libre Gestión por montos iguales o superiores al equivalente de 10 salarios mínimos urbanos e inferiores a 80 salarios mínimos urbanos. PASO


1 Jefe de Unidad

Solicitante

Llena formulario de Requerimiento de Bienes y /o Servicios y lo presenta a la OACI, en el cual detalla: Si es un bien: Cantidad a comprar, unidad de medida, presentación, color, material, tamaño y otros detalles útiles para una compra satisfactoria. Si es servicio de no consultoría: Específica tipo de servicio requerido. Si este es de mantenimiento o reparación de un bien, agrega No de inventario, marca, modelo, serie del bien y descripción de la falla o problema. Si es mantenimiento o reparación de vehículo automotor especifica No. de motor, chasis, placa, marca, año, etc. Si es obra: Detalla de forma general la obra y anexando especificaciones técnicas, planos, presupuesto y otra información que se considere importante incluir. Si es servicio de consultoría: Especifica el tipo de servicio requerido anexando términos de referencia.

Para casos de obras, bienes y servicios específicos o particulares también agregar costo estimado

2 Secretaria

OACI Recibe Requerimiento de Bienes y /o Servicios, registra y pasa a Director.

3 Director OACI Revisa, verifica que requerimiento este acorde a plan de compras aprobado y si es procedente margina a técnico OACI


4 Técnico OACI

Identifica proveedores prepara carta de invitación y envía para que presenten ofertas al menos a 3 oferentes. Y a la vez, se publica en el MODDIV la oportunidad de libre gestión.

5 Suministrante

o Contratista

Presentan ofertas, indicando cada una de ellas, los requisitos de la oferta indicadas en la carta de invitación.

6 Técnico OACI Recibe ofertas, prepara cuadro comparativo y lo envía a Unidad Solicitante para su aprobación o visto bueno, con las respectivas ofertas anexas.


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

37 de 95



7 Jefe de Unidad

Solicitante

Analiza cuadro comparativo de ofertas y firma de visto bueno o aprobado; devuelve la documentación a OACI.

El Ministro o designado si considera necesario nombra Comisión de Evaluación, para esta actividad.

8 Director OACI Prepara Orden de Compra o Resolución de Adjudicación y envía a Ministro o Designado para firma.

9 Ministro o

Designado Autoriza la Orden de Compra o Resolución de Adjudicación y devuelve a OACI.

10 Director OACI

Si es Orden de Compra: Envía al suministrarte, copia, e indica su entrega en el lugar establecido y la emisión de la respectiva factura de consumidor final o comprobante de crédito fiscal. Envía original y dos copias de la Orden de Compra y una copia del requerimiento a la Unidad solicitante. Pasa a 15 Si el proceso genera contrato: Solicita documentación legal al suministrarte o contratista y ordena su elaboración a técnico. y continua en el siguiente paso

11 Técnico OACI Envía borrador para revisión u observaciones al suministrarte o contratista

12 Suministrante o

Contratista

Revisa contrato y si esta de acuerdo lo regresara a OACI caso contrario lo devuelve con observaciones.



15 Ministro o




18 Director OACI




INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

38 de 95



20 Director OACI

Emite orden de inicio de las obras e indica su entrega en el lugar establecido y la emisión de la respectiva factura de consumidor final o comprobante de crédito fiscal.


21 Suministrante

o Contratista


22

Unidad

Solicitante con

especialista.

Si es bien: Recibe el bien, verifica que el bien cumpla con las especificaciones, cantidades y condiciones de orden de compra. Levanta el acta de recepción o firma orden de entrega. Si es servicio: Recibe los servicios de acuerdo a orden e compra y especificaciones del servicio. Levanta acta de recepción a satisfacción del servicio. Si es obra: Realiza la recepción preliminar Verifica que la obra cumpla con las especificaciones Realiza la recepción definitiva Levanta acta de recepción

Si es un bien se debe contar con la participación del encargado de bodega de la respectiva unidad. Si es obra la recepción se realiza por una Comisión nombrada para tal efecto.

23 Jefe de Unidad

solicitante

Recibe factura y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en la orden de compra o Contrato. Remite acta y factura a la OACI.

24 Director OACI

Revisa documentación, verifica que este de conformidad a la orden de compra o contrato y firma de visto bueno en acta y devuelve documentos a suministrante para que lo presente a la Unidad de Financiera respectiva.



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

39 de 95



25 Técnico OACI Prepara resolución para devolución de garantías y envía a director para firma

En los casos que aplique, previa notificación de la Unidad solicitante de haber recibido a satisfacción el bien, servicio u obra

26 Director OACI Revisa y envía resolución a firma de Ministro

27 Ministro o


28 Director OACI Solicita garantías a tesorería y devuelve a suministrante o contratista, archiva acuse de recibo en el respectivo expediente.



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

40 de 95

3. Nombre del Procedimiento: Adquisición y/o contratación de Obras, Bienes y Servicios por Licitación Pública por Invitación (Por montos mayores a 80 e inferiores a 635 salarios mínimos urbanos). PASO


1 Jefe de Unidad

Solicitante

Llena formulario de Requerimiento de Bienes y /o Servicios y lo presenta a la OACI, en el cual detalla: Si es un bien: Cantidad a comprar, unidad de medida, presentación, color, material, tamaño y otros detalles útiles para una compra satisfactoria. Si es servicio de no consultoría: Específica tipo de servicio requerido. Si este es de mantenimiento o reparación de un bien, agrega No. inventario, marca, modelo, serie del bien y descripción de la falla o problema. Si es mantenimiento o reparación de vehículo automotor especifica No. de motor, chasis, placa, marca, año, etc. Si es obra: Detalla de forma general la obra y anexando especificaciones técnicas, planos, presupuesto y otra información que se considere importante incluir.

Para casos de obras, bienes y servicios específicos adjuntar lista de Proveedores (cuatro como mínimo y en casos especiales dos) y costo estimado.

2 Secretaria OACI Recibe Requerimiento de Bienes y /o Servicios, registra y pasa a Director.

3 Director OACI

Revisa, verifica que requerimiento este acorde a plan de compras aprobado y verifica monto estimado y que los anexos estén completos; y si es procedente margina a técnico OACI

Si no es procedente devuelve a Jefe de Unidad Solicitante.

4 Técnico OACI y

solicitante

Recibe Requerimiento, acompañado de especificaciones técnicas, verifica y preparan bases y lista corta y las presentan a Director OACI

5 Director OACI Revisa bases, valida y remite a Ministro para aprobación.

6 Ministro Aprueba bases de licitación y lista corta y devuelve a OACI

7 Director OACI Recibe bases y lista corta aprobadas por Ministro aprobadas, instruye a técnico para preparar arte de anuncio

8 Técnico OACI Prepara Arte de anuncio de convocatoria e informa a Unidad Solicitante iniciar el proceso por Libre Gestión para la publicación.

9 Director OACI

Solicita a Oficina de Comunicaciones, la publicación del anuncio en un periódico de mayor circulación, especificando fecha de publicación y el nombre a quién se emitirá la factura o comprobante de crédito fiscal


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

41 de 95



10 Director OACI Solicita a Técnico OACI que publique o ingrese información en el MODDIV y en la página Web del MAG.

11

Director Oficina

de

Comunicaciones

Solicita autorización de publicación de anuncio a SECOP y envía a medios para su publicación.

12 Medios de

Comunicación Envían a OACI arte de publicación para revisión o aprobación

13 Técnico OACI Revisa y aprueba arte de publicación

14 Director OACI

Envía cartas de invitación a presentar ofertas a personas naturales o jurídicas incluidas en las lista corta autorizada por el titular.

15 Director OACI Comunica a Tesorería la disponibilidad de venta de bases

16 Técnico de

Tesorería Emite Recibo de Ingreso a empresa o contratista interesado

17 Secretaria OACI Contra presentación del Recibo de Ingreso, entrega documento de bases de licitación a empresa o contratista interesado

18 Empresas Preparan las ofertas en los tiempos establecidos por la ley y/ o tratados

Si las empresas consideran necesario solicitan aclaraciones de bases de licitación a OACI, esta ultima preparan adendas, enmiendas o aclaraciones si las hubiere y envía a firma de Titular adendas y enmiendas, luego las notifica a todos los ofertantes que retiraron bases directamente del MAG, dejando evidencia de la notificación.

19 Director OACI

Envía para nombramiento a Ministro o

Designado, propuesta de la Comisión de

Evaluación de Ofertas, conformada por la

Unidad Solicitante y OACI.


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

42 de 95



20 Ministro o

Designado Nombra Comisión de Evaluación.

21 Técnico OACI

Recibe y apertura ofertas en fecha, lugar y hora establecidos en bases de licitación pública por invitación, prepara acta y firman todos los presentes.

22 Técnico OACI Convoca para evaluación a la Comisión.

23 Comisión de

Evaluación Evalúa, analiza, emite acta de evaluación e informe de recomendación y envía a OACI.

24 Técnico OACI Conforma todo el expediente ordenado y foliado. Prepara y envía Resolución de adjudicación para revisión a Director OACI.

25 Director OACI Revisa y envía Resolución para firma a Ministro

26 Ministro Firma Resolución y devuelve a OACI para notificación de resultados.

Únicamente en los casos que el Ministro lo requiera, Director OACI envía a Director OAJ el expediente para dictaminar la legalidad del proceso.

27 Técnico OACI

Informa a Unidad Solicitante iniciar el proceso

por Libre Gestión para la publicación.

Prepara aviso de publicación de resultados y

envía a Oficina de comunicaciones, para

tramitar autorización y publicar la Resolución,

indicando la fecha de publicación y a nombre

de quién se emitirá factura o comprobante de

crédito fiscal. Y publica en el MODDIV y en

la página Web del MAG

28

Director Oficina

de

Comunicaciones

Solicita a SECOP, la autorización de la

publicación de aviso de resultados y envía a los

medios para su publicación.

29 Medios de

Comunicación

Envía a OACI arte de publicación para

revisión o aprobación.

30 Técnico OACI Revisa y aprueba el arte de publicación


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

43 de 95



31 Director OACI

Notifica por escrito los resultados del proceso a

los participantes, a más tardar dentro de las

setenta y dos horas hábiles siguientes de

haberse proveído; dejando evidencia de

entrega.

Se esperan cinco días posteriores a la notificación para que cualquier empresa pueda interponer recurso de revisión. Si existiera recurso pasa al siguiente; si no presenta recurso pasa al 34

32 Ministro Emite Resolución de Admisión de Recurso de revisión y nombra Comisión Especial de Alto Nivel.

33

Comisión

Especial de

Alto Nivel

Revisa expediente de licitación y emite Resolución. De resolverse el recurso a favor de la empresa que lo interpuso, se elaborará una nueva resolución de adjudicación comunicando a los interesados este resultado, y enviándose borrador de contrato para su revisión. De mantenerse firme la adjudicación se procederá a enviar el contrato a revisión al Suministrante o Empresa Adjudicada originalmente.

34 Técnico OACI Prepara y envía borrador de contrato a Suministrante o Empresa Adjudicada.

35

Suministrante o

Empresa

Adjudicada

Revisa el borrador de contrato y lo devuelve a OACI con o sin observaciones, anexando solvencias vigentes.

36 Técnico OACI Imprime contrato definitivo y convoca a Suministrante o Empresa Adjudicada para firma de contrato.

37 Director OACI En los casos de licitaciones de suministro de bienes, prepara expediente y lo envía para su firma a la Fiscalía General de la República.

38 Fiscalía General

de la República Revisa, analiza y si es procedente firma contrato y devuelve a OACI.

39 Director OACI En casos de licitaciones de servicios, envía a contrato para firma a Ministro designado

40 Ministro o

designado Revisa, analiza y si es procedente firma contrato y devuelve a OACI.



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

44 de 95




43 Director OACI

Recibe contrato firmado, para distribución a suministrante o contratista, Unidad solicitante y administrador del contrato. Y solicita la presentación de garantías


45 Director OACI

Emite orden de inicio de las obras e indica su entrega en el lugar establecido y la emisión de la respectiva factura de consumidor final o comprobante de crédito fiscal y envía copia a solicitante.


46 Suministrante o

Contratista


47

Jefe de Unidad

Solicitante con

especialista

Si es bien: Recibe el bien, verifica que el bien cumpla con las especificaciones técnicas, cantidades y condiciones de contrato. Levanta el acta de recepción o firma orden de entrega. Si es servicio: Recibe los servicios de acuerdo a lo establecido en el contrato y especificaciones técnicas del servicio. Levanta acta de recepción a satisfacción del servicio. Si es obra: Realiza la recepción preliminar Verifica que la obra cumpla con las especificaciones técnicas Realiza la recepción definitiva Levanta acta de recepción

Si es un bien se debe contar con la participación del encargado de bodega de la respectiva unidad solicitante. Si es obra la recepción se realiza por una Comisión nombrada para tal efecto.

48 Jefe de Unidad

solicitante

Recibe factura y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en el contrato. Remite acta y factura a la OACI.


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

45 de 95



49 Director OACI

Revisa documentación, verifica que este de conformidad a contrato y firma de visto bueno en acta y devuelve documentos a suministrante para que lo presente a la Unidad de Financiera respectiva.


50 Técnico OACI Consolida expediente completo de la Licitación Archiva y solicita garantías


Previa satisfacción de la Unidad solicitante de haber recibido a satisfacción el bien, servicio u obra.


53 Ministro o

designado Firma resolución y devuelve a Director OACI

54 Director OACI Solicita garantías a Tesorería y devuelve a suministrante o contratista, archiva acuse de recibo en el respectivo expediente



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

46 de 95

4. Nombre del procedimiento: Adquisición y/o contratación de Obras, Bienes y Servicios por

Licitación Pública (Por montos mayores a 635 salarios mínimos urbanos). PASO


1 Jefe de Unidad

Solicitante

Llena formulario de Requerimiento de Bienes y /o Servicios y lo presenta a la OACI, en el cual detalla: Si es un bien: Cantidad a comprar, unidad de medida, presentación, color, material, tamaño y otros detalles útiles para una compra satisfactoria. Si es servicio de suministro: Específica tipo de servicio requerido. Si este es de mantenimiento o reparación de un bien, agrega No. inventario, marca, modelo, serie del bien y descripción de la falla o problema. Si es mantenimiento o reparación de vehículo automotor especifica No. de motor, chasis, placa, marca, año, etc. Si es obra: Detalla de forma general la obra y anexando especificaciones técnicas, planos, presupuesto y otra información que se considere importante incluir.


3 Director OACI

Revisa, verifica que requerimiento este acorde a plan de compras aprobado y verifica que anexos estén completos; y si es procedente margina a técnico OACI


4 Técnico OACI y

solicitante

Recibe Requerimiento, acompañado de especificaciones técnicas, verifica y preparan bases y lista corta y las presentan a Director OACI

5 Director OACI Revisa bases, valida y remite a Ministro para aprobación.

6 Ministro Aprueba bases de licitación y devuelve a OACI.

7 Director OACI Recibe bases aprobadas, instruye a técnico para preparar arte de anuncio


9 Director OACI

Solicita a Oficina de Comunicaciones, la publicación del anuncio en un periódico de mayor circulación, especificando fecha de publicación y el nombre a quién se emitirá la factura o comprobante de crédito fiscal

10 Director OACI Solicita a Técnico OACI que publique o ingrese información en el MODDIV y en la página Web del MAG.


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

47 de 95




11

Director de la

Oficina de

Comunicaciones


12 Medios de

Comunicación Envían a OACI arte de publicación para revisión o aprobación


14 Director OACI Comunica a Tesorería venta de bases de licitación

15 Técnico de

Tesorería Emite Recibo de Ingreso a empresa o contratista interesado

16 Secretaria OACI Contra presentación del Recibo de Ingreso , entrega documento de bases de licitación a empresa o contratista interesado

17 Empresas Preparan las ofertas en los tiempos establecidos por la ley y/ o tratados


18 Director OACI


Designado, propuesta de la Comisión de

Evaluación de Ofertas, conformada por la Unidad

Solicitante y OACI.

19 Ministro o


20 Técnico OACI Recibe y apertura ofertas en fecha, lugar y hora establecidos en bases de licitación pública, prepara acta y firman todos los presentes.



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

48 de 95




22 Comisión de


23 Técnico OACI Conforma todo el expediente ordenado y foliado. Prepara y envía Resolución de adjudicación de para revisión a Director OACI.


25 Ministro Firma Resolución y devuelve a OACI para notificación de resultados

Únicamente en los casos que el Ministro lo requiera, Director OACI envía a Director OAJ el expediente para dictaminar la legalidad del proceso.

26 Técnico OACI

Informa a Unidad Solicitante iniciar el proceso por Libre Gestión para la publicación. Prepara aviso de publicación de resultados y envía a Oficina de Comunicaciones, para tramitar autorización y publicar la Resolución, indicando la fecha de publicación y a nombre de quién se emitirá factura o comprobante de crédito fiscal. Y publica en el MODDIV y en página Web del MAG.

27

Director Oficina

de

Comunicaciones

Solicita a SECOP, la autorización de la publicación de aviso de resultados y envía a los medios para su publicación.

28 Medios de

Comunicación

Envía a OACI arte de publicación para revisión

o aprobación.


30 Director OACI

Notifica por escrito los resultados del proceso a

los participantes, a más tardar dentro de las

setenta y dos horas hábiles siguientes de haberse

proveído; dejando evidencia de entrega.

Se esperan cinco días posteriores a la notificación para que cualquier empresa pueda interponer recurso de revisión. Si existiera recurso pasa al siguiente; si no presenta recurso pasa al 31.


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

49 de 95





32

Comisión

Especial de

Alto Nivel

Revisa expediente de licitación y emite Resolución. De resolverse el recurso a favor de la empresa que lo interpuso, se elaborará una nueva resolución de adjudicación comunicando a los interesados este resultado, y enviándose borrador de contrato para su revisión. De mantenerse firme la adjudicación se procederá a enviar el contrato a revisión al suministrarte adjudicado originalmente.

33 Técnico OACI Prepara y envía borrador de contrato a Suministrante o Empresa Adjudicada.

34 Empresa

Adjudicada


35 Técnico OACI Imprime contrato definitivo y convoca a Suministrante o Empresa Adjudicada para firma de contrato.

36 Director OACI En los casos de licitaciones de suministro de bienes, prepara expediente y lo envía para su firma a la Fiscalía General de la República.

37 Fiscalía General

de la República Revisa, analiza y si es procedente firma contrato y devuelve a OACI.

38 Director OACI En casos de licitaciones de servicios, envía a firma contrato a Ministro.

39 Ministro o




42 Director OACI

Recibe contrato firmado, para distribución a suministrante o contratista, Unidad solicitante y administrador del contrato. Y solicita la presentación de garantías



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

50 de 95




44 Director OACI

Emite orden de inicio de las obras e indica su entrega en el lugar establecido y la emisión de la respectiva factura de consumidor final o comprobante de crédito fiscal y envía copia a solicitante.


45 Suministrante o

Contratista


46

Jefe de Unidad

Solicitante con

especialista

Si es bien: Recibe el bien, verifica que el bien cumpla con las especificaciones técnicas, cantidades y condiciones de contrato. Levanta el acta de recepción o firma orden de entrega. Si es servicio: Recibe los servicios de acuerdo a lo establecido en el contrato y especificaciones técnicas del servicio. Levanta acta de recepción a satisfacción del servicio. Si es obra: Realiza la recepción preliminar Verifica que la obra cumpla con las especificaciones técnicas Realiza la recepción definitiva Levanta acta de recepción

Si es un bien se debe contar con la participación del encargado de bodega de la respectiva unidad. Si es obra la recepción se realiza por una Comisión nombrada para tal efecto.

47 Jefe de Unidad

solicitante

Recibe factura y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en el contrato. Remite acta y factura a la OACI.

48 Director OACI

Revisa documentación, verifica que este de conformidad a contrato y firma de visto bueno en acta y devuelve documentos a suministrante para que lo presente a la Unidad de Financiera respectiva.


49 Técnico OACI Consolida expediente completo de la Licitación Archiva y solicita garantías respectivas


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

51 de 95





Previa satisfacción de la Unidad solicitante de haber recibido a satisfacción el bien, servicio u obra.


52 Ministro o


53 Director OACI Solicita garantías a tesorería y devuelve a suministrarte o contratista, archiva acuse de recibo en el respectivo expediente.



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

52 de 95

5. Nombre del procedimiento: Contratación de Servicios de Consultorías por Concurso Público por Invitación (Por montos mayores a 80 e inferiores a 200 salarios mínimos urbanos). PASO


1 Jefe de Unidad

Solicitante

Llena formulario de Requerimiento de Obras, Bienes y /o Servicios y lo presenta a la OACI, en el cual detalla y adjunta termino de referencia de la consultoría requerida.

Adjuntar lista de Proveedores (cuatro como mínimo y en casos especiales dos) y costo estimado.

2 Secretaria OACI Recibe Requerimiento de Servicios de consultoría, registra y pasa a Director.

3 Director OACI



4 Técnico OACI y

solicitante

Recibe requerimiento acompañado de términos de referencia verifica y prepara bases de concurso y lista corta y las presenta a Director OACI

5 Director OACI Revisa bases de concurso y envía a Ministro para su aprobación.

6 Ministro Aprueba bases de concurso y lista corta y devuelve a OACI.

7 Director OACI Recibe bases y lista corta aprobadas por Ministro e instruye a técnico para preparar arte de anuncio


9 Director OACI

Solicita a Oficina de Comunicaciones, la publicación del anuncio en un periódico de mayor circulación especificando fecha de publicación y el nombre a quién se emitirá la factura o comprobante de crédito fiscal.

10 Director OACI Solicita a técnico OACI que publique o ingrese información en el MODDIV y en la pagina web del MAG

11

Director Oficina

de

comunicaciones


12 Medios de

Comunicaciones Envían a OACI arte de publicación para revisión y aprobación


14 Director OACI Envía cartas de invitación a presentar ofertas a personas naturales o jurídicas incluidas en las lista corta autorizada por el titular.

15 Director OACI Comunica a Tesorería venta de bases de Concurso


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

53 de 95



16 Técnico de

Tesorería Emite recibo de ingreso a empresa o consultor interesado.

17 Secretaria OACI

Contra presentacion de recibo de ingreso,

entrega documento de bases de concurso a

empresa o consultores interesados

18 Consultores o

Empresas

Preparan ofertas en los tiempos establecidos

por la ley y/o tratados

si las empresas consideran necesario solicitan aclaraciones a bases de concurso OACI Prepara adendas, enmiendas o aclaraciones si las hubiere y envía a firma de Titular adendas y enmiendas, luego las notifica a todos los ofertantes que retiraron bases directamente del MAG, dejando evidencia de la notificación

19 Director OACI


designado propuesta de la Comisión de



20 Ministro o


21 Técnico OACI

Recibe y apertura ofertas en fecha, lugar y hora establecidas en bases de concurso público por invitación, prepara acta y firman todos los presentes

22 Técnico OACI Convoca para evaluación a la Comisión

23 Comisión de


24 Técnico OACI Conforma todo el expediente ordenado y foliado. Prepara y envía resolución de adjudicación para revisión a Director OACI



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

54 de 95



26 Ministro Firma resolución y devuelve a OACI para notificación de resultados

Únicamente en los casos que el Ministro lo requiera, recibe el expediente y lo revisa para dictaminar la legalidad del proceso.

27 Técnico OACI

Informa a Unidad Solicitante iniciar el proceso por Libre Gestión para la publicación. Prepara aviso de publicación de resultados y envía a Oficina de Comunicaciones del MAG, para tramitar autorización y publicar la Resolución, indicando la fecha de publicación y a nombre de quién se emitirá factura o comprobante de crédito fiscal. Y publica en el MODDIV y en página Web del MAG.

28

Director Oficina

de la

Comunicaciones

Solicita al SECOP, la autorización de la publicación de aviso de resultados y envía a los medios para su publicación.

29 Medios de

Comunicación Envía a OACI arte de publicación para revisión y aprobación


31 Director OACI

Notifica por escrito los resultados del proceso

a los participantes, a más tardar dentro de las



entrega.

Se esperan cinco días posteriores a la notificación para que cualquier empresa consultor o pueda interponer recurso de revisión. Si existiera recurso pasa al siguiente; si no presenta recurso pasa al 34



INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

55 de 95



33

Comisión

Especial

de Alto Nivel


34 Técnico OACI Prepara y envía borrador de contrato a consultor o empresa adjudicada

35

Consultor o

Empresa

Adjudicada


36 Técnico OACI Imprime contrato definitivo y convoca a consultor o empresa adjudicada para firma de contrato

37 Director OACI Envía contrato para firma de Ministro o designado

38 Ministro o

Designado Revisa analiza y si es procedente firma contrato y devuelve a OACI



41 Director OACI

Recibe contrato firmado y autenticado para distribución a consultor, dirección solicitante y administrador de contrato. Y solicita la presentación de garantías.

42 Director OACI Recibe garantías de acuerdo a lo establecido en el contrato envía para resguardo a Tesorería Institucional

43 Director OACI Emite orden de inicio de los servicios de consultoria

44 Consultor o

Contratista Entrega el servicio de consultaría a la Unidad Solicitante.

45 Jefe de Unidad

Solicitante

Recibe los productos de acuerdo a lo establecido en el contrato, emite nota de recepción a satisfacción de productos de la consultoría.


INSTITUCIONAL

Código:



Número de

Páginas:

56 de 95



46 Jefe de Unidad

solicitante

Recibe factura y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en los términos de referencia remite acta y factura a la OACI.

47 Director OACI

Revisa documentación, verifica que este de conformidad al contrato y firma de visto bueno en acta y devuelve documentos a consultor o empresa adjudicada para que lo presente a la Unidad de Financiera respectiva.


48 Técnico OACI Consolida expediente completo de concurso y archiva y solicita garantías


Previa satisfacción de la Unidad solicitante de haber recibido a satisfacción los productos de la consultoria


51 Ministro o


52 Director OACI Solicita garantías a Tesorería y devuelve a consultor, archiva acuse de recibo en el respectivo expediente.



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Código:



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Páginas:

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6. Nombre del procedimiento: Contratación de Servicios de Consultorías por Concurso Público (Por montos mayores a 200 salarios mínimos urbanos). PASO

Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES

1 Jefe de Unidad

Solicitante

Llena formulario de Requerimiento de Servicios de consultoria y lo presenta a la OACI, en el cual detalla y adjunta termino de referencia de la consultoria requerida.

2 Secretaria OACI Recibe Requerimiento de Servicios de consultoría, registra y pasa a Director.

3 Director OACI



4 Técnico OACI y

solicitante

Recibe requerimiento acompañado de términos

de referencia verifica y prepara bases de

concurso para ser presentadas a Director

OACI

5 Director OACI Revisa bases de concurso y envía a Ministro

para su aprobación

6 Ministro Aprueba bases de concurso y devuelve a OACI.

7 Director OACI Recibe bases aprobadas por Ministro e instruye a técnico para preparar arte de anuncios


9 Director OACI

Solicita a Oficina de Comunicaciones, la publicación del anuncio en un periódico de mayor circulación, especificando fecha de publicación y el nombre a quién se emitirá la factura o comprobante de crédito fiscal.

10 Director OACI Solicita a técnico OACI que publique o ingrese información en el MODDIV y en la pagina Web del MAG

11

Director de la

Oficina de

Comunicaciones

Solicita autorización de publicación de anuncio al SECOP y envía a medios para su publicación.

12 Medios de

Comunicación Envían a OACI arte de publicación para revisión y aprobación


14 Director OACI Comunica a Tesorería venta de bases de Concurso

15 Técnico de

Tesorería Emite recibo de ingreso a empresa o consultor interesado.

16 Secretaria OACI Contra presentacion de recibo de ingreso, entrega documento de bases de concurso a empresa o consultores interesados.


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Número de

Páginas:

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17 Empresas Preparan las ofertas en los tiempos establecidos por la ley y/o tratados


18 Director OACI

Envía para nombramiento a Ministro o su

designado, propuesta de la Comisión de



19 Ministro o


20 Técnico OACI

Recibe y apertura ofertas en fecha, lugar y hora establecidos en bases de concurso público por invitación, prepara acta y firman todos los presentes.


22 Comisión de


23 Técnico OACI

Conforma todo el expediente ordenado y foliado. Prepara y envía resolución de adjudicación para revisión a Director OACI.



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25 Ministro Firma resolución y devuelve a OACI para notificación de resultados

Únicamente en los casos que el Ministro lo requiera, Director OACI envía a Director OAJ el expediente para dictaminar la legalidad del proceso

26 Técnico OACI

Informa a Unidad Solicitante iniciar el proceso por Libre Gestión para la publicación. Prepara aviso de publicación de resultados y envía a Oficina de Comunicaciones del MAG, para tramitar autorización y publicar la Resolución, indicando la fecha de publicación y a nombre de quién se emitirá factura o comprobante de crédito fiscal. Y publica en el MODDIV y en página Web del MAG.

27

Director de la

Oficina de

Comunicaciones

Solicita al SECOP, la autorización de la publicación de aviso de resultados y envía a los medios para su publicación.

28 Medios de

comunicación

Envía a OACI arte de publicación para revisión o aprobación

29 Técnico OACI Revisa y aprueba la publicación

30 Director OACI

Notifica por escrito los resultados del proceso

a los participantes, a más tardar dentro de las



entrega.

Se esperan cinco días posteriores a la notificación para que cualquier empresa pueda interponer recurso de revisión. Si existiera recurso pasa al siguiente; si no presenta recurso pasa al 33.

31 Ministro

Emite Resolución de Admisión de Recurso de revisión y nombra Comisión Especial de Alto Nivel.


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Código:



Número de

Páginas:

60 de 95



32

Comisión

Especial de Alto

Nivel


33 Técnico OACI Prepara y envía borrador de contrato a Suministrante o Empresa Adjudicada

34

Consultor o

Empresa

Adjudicada


35 Técnico OACI Imprime contrato definitivo y convoca a consultor o empresa adjudicada para firma de contrato

36 Director OACI Envía contrato para firma de Ministro o designado

37 Ministro o




40 Director OACI

Recibe contrato firmado y autenticado para distribución a consultor, dirección solicitante y administrador de contrato. Y solicita la presentación de garantías.


42 Director OACI Emite orden de inicio de la consultoria

43 Consultor o

Contratista Entrega el servicio de consultoría a la Unidad Solicitante.

44

Jefe de Unidad

Solicitante con

especialista

Recibe los productos de acuerdo a lo establecido en el contrato, emite nota de recepción a satisfacción de productos de la consultoría.


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Código:



Número de

Páginas:

61 de 95



45 Jefe de Unidad

solicitante

Recibe factura y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en los términos de referencia remite acta y factura a la OACI.

46 Director OACI

Revisa documentación, verifica que este de conformidad a lo establecido en los términos de referencia y firma de visto bueno en acta y devuelve documentos a consultor o empresa adjudicada para que lo presente a la Unidad de Financiera respectiva.


47 Técnico OACI Consolida expediente completo de concurso y archiva y solicita garantías

48 Técnico OACI Prepara resolución para devolución de garantías.

Previa satisfacción de la Unidad solicitante de haber recibido a satisfacción los productos de la consultoría

49 Director OACI Revisa resolución y envía a Ministro para firma.

50 Ministro o





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Código:



Número de

Páginas:

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Contratación Directa (Sin limite de montos) PASO


1 Jefe de Unidad

Solicitante

Llena formulario de Requerimiento de Bienes y /o Servicios y lo presenta a la OACI, en el cual detalla: Si es un bien: Cantidad a comprar, unidad de medida, presentación, color, material, tamaño y otros detalles útiles para una compra satisfactoria. Si es servicio de suministro: Específica tipo de servicio requerido. Si este es de mantenimiento o reparación de un bien, agrega No. inventario, marca, modelo, serie del bien y descripción de la falla o problema. Si es mantenimiento o reparación de vehículo automotor especifica No. de motor, chasis, placa, marca, año, etc. Si es obra: Detalla de forma general la obra y anexando especificaciones técnicas, planos, presupuesto y otra información que se considere importante incluir. Se debe poner la justificación para contratación directa.

Para casos de obras, bienes y servicios específicos adjuntar lista de Proveedores y costo estimado.

2 Secretaria OACI Recibe Requerimiento de Bienes y /o Servicios, registra y pasa a Director. Se revisa que la justificación cumpla con lo anterior.

3

Director OACI

Recibe y analiza Requerimiento, especificaciones técnicas o términos de referencia, justificación, dictamen o informe técnico; determina si la contratación esta comprendida dentro de las situaciones previstas en el artículo 72 y 73 de la LACAP, y si es procedente margina a técnico OACI

Si no es procedente devuelve a Unidad Solicitante

4 Director OACI Elabora y envía resolución razonada de contratación directa para firma del Ministro

5 Ministro Firma Resolución Razonada de contratación directa o declaratoria de urgencia y la devuelve a OACI.

6 Director OACI Recibe resolución razonada, solicita ofertas.

7

Contratistas

Consultores o

Suministrantes

Presentan oferta a OACI.

En caso de ser único suministrarte anexar documentos probatorios.

8 Director OACI Recibe oferta(s)


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Páginas:

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9

Representante de

Unidad

Solicitante y de

OACI

Evalúan oferta y recomiendan adjudicación en coordinación con OACI

En caso lo determinara el titular, podrá nombrarse comisión evaluadora de ofertas según el Art. 20 de la Ley.

10 Director OACI Prepara resolución de adjudicación y envía a firma de Ministro.

11 Ministro Firma Resolución de adjudicación y la devuelve a OACI.

12 Director OACI

Si es Orden de Compra: Envía al suministrarte, copia, e indica su entrega en el lugar establecido y la emisión de la respectiva factura de consumidor final o comprobante de crédito fiscal. Envía original y dos copias de la Orden de Compra y una copia del requerimiento a la Unidad solicitante. Pasa a 23 Si el proceso genera contrato: Solicita documentación legal al suministrante o

contratista y ordena su elaboración a técnico. y

continua en el siguiente paso.

13 Técnico OACI Si es contrato envía borrador para revisión u observaciones al suministrante o contratista

14 Director OACI

Notifica por escrito la adjudicación a los

participantes, a más tardar dentro de las setenta

y dos horas hábiles siguientes de haberse

proveído; dejando evidencia de entrega y

prepara contrato para revisión de la empresa

adjudicada.

15

Contratista,

Consultor o

Suministrante

Recibe notificación de adjudicación, envía documentación legal indicada para completar contrato.

16

Contratista,

Consultor o

suministrante

Adjudicado

Revisa el borrador de contrato y lo devuelve a OACI.




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Código:



Número de

Páginas:

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19 Ministro o




22 Director OACI



24 Director OACI

Emite inicio de las obras y Consultoría e indica su entrega en el lugar establecido y la emisión de la respectiva factura de consumidor final o comprobante de crédito fiscal y envía copia a solicitante.

Las órdenes de suministro e inicio de servicios es responsabilidad del Administrador del Contrato.

25

Jefe de Unidad

Solicitante con

especialista

Si es bien: Recibe el bien, verifica que el bien cumpla con las especificaciones, cantidades y condiciones de orden de compra. Levanta el acta de recepción o firma orden de entrega. Si es servicio: Recibe los servicios de acuerdo a orden e compra y especificaciones del servicio. Levanta acta de recepción a satisfacción del servicio. Si es obra: Realiza la recepción preliminar Verifica que la obra cumpla con las especificaciones Realiza la recepción definitiva Levanta acta de recepción Si es Consultoría: Recibe los productos de acuerdo a lo establecido en el contrato, emite nota de recepción a satisfacción de productos de la consultoría.

Si es un bien se debe contar con la participación del encargado de bodega de la respectiva unidad. En las obras la recepción se realiza por una Comisión nombrada para tal efecto.


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26 Jefe de Unidad

solicitante

Recibe factura y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en la orden de compra o contrato. Remite acta y factura a la OACI.

27 Director OACI

Revisa documentación, verifica que este de conformidad a la orden de compra, o contrato y firma de visto bueno en acta y devuelve documentos a suministrante para que lo presente a la Unidad de Financiera respectiva.


28 Técnico OACI Consolida expediente completo del proceso de contratación directa y archiva.

29 Director OACI Prepara resolución para devolución de garantías y envía a Ministro o Designado para firma

Previa notificación de la Unidad solicitante de haber recibido a satisfacción la obra bien o servicio incluyendo los de consultoría

30 Ministro o

Designado Firma resolución y devuelve a OACI




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8. Nombre del procedimiento: Adquisición y contratación de Bienes y Servicios por Mercado

Bursátil (sin limite de montos) PASO


1 Jefe de Unidad

Solicitante

Llena formulario de Requerimiento de Bienes y /o Servicios y lo presenta a la OACI, en el cual detalla: la cantidad a comprar, unidad de medida, presentación, color, material, tamaño y otros detalles útiles para una compra satisfactoria.


3 Director OACI

Recibe solicitud de requerimiento del bien y solicitud del pago de la comisión al Puesto de Bolsa, analiza si es procedente, prepara resolución razonada donde el Ministro instruye a Director OACI para iniciar el proceso de adquisición mediante el Mercado Bursátil, y si es procedente margina a técnico OACI; luego se envía a firma de Ministro.

Si no es procedente devuelve a Unidad Solicitante

4 Ministro Firma Resolución razonada y la devuelve a la OACI

5 Director OACI

En coordinación con el Puesto de Bolsa que representa al MAG, prepara mandato de negociación, en el cual detalla el bien o bienes a adquirir y las especificaciones técnicas y otros detalles útiles para una buena adquisición y lo envía al puesto que lo representa para firma

6

Puesto de Bolsa

que representa al

MAG.

Recibe mandato de negociación, los firma y devuelve a OACI, para firma del Ministro.

7 Ministro Recibe mandato de negociación, los firma y devuelve a la OACI.

8 Director OACI Envía mandatos firmados al Puesto que lo representa y copia a Unidad Solicitante.

9

Puesto de Bolsa

que representa al

MAG.

Recibe mandatos firmados e inicia las

negociaciones en las ruedas de negocios, de

acuerdo a lo establecido en la Ley.

Efectúa las negociaciones de los bienes si estos

cumplen con las especificaciones técnicas y si

los precios están abajo o igual al precio de

referencia. De lo contrario informa a la OACI

para que se tome la decisión si se autoriza el

precio que los proveedores han ofrecido.

10 Director OACI Recibe nota del Puesto que lo representa y la envía a la Unidad Solicitante para que analice el caso.


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8. Nombre del procedimiento: Adquisición y contratación de Bienes y Servicios por Mercado

Bursátil (sin limite de montos) PASO


11 Jefe de Unidad

Solicitante

Da respuesta a nota de solicitud de la OACI. Autorizando o denegando de lo solicitado por el puesto de bolsa.

12 Director OACI Recibe Respuesta y si se autoriza el precio ofrecido, prepara nota y la envía para firma de Ministro.

13 Ministro Firma nota autorizando el precio ofrecido y la devuelve a la OACI

14 Director OACI Recibe Nota y la envía al Puesto de Bolsa que Representa al MAG, para que continué la negociación.

15

Puesto de Bolsa

que representa al

MAG.

Efectúa negociación e informa a la OACI de lo negociado y coordina entrega de los bienes con Unidad Solicitante.

16

Jefe de Unidad

Solicitante con

especialista

Recibe el bien, verifica que el bien cumpla con las especificaciones, cantidades y condiciones de Contrato y Anexos. Levanta el acta de recepción o firma orden de entrega.

17 Jefe de Unidad

solicitante

Recibe factura y verifica que la factura no tenga enmendaduras ni tachaduras y que tenga la misma descripción y datos descritos en el mandato de negociaciones. Remite acta y factura a la OACI.

18 Director OACI

Revisa documentación, verifica que este de conformidad a la orden de compra, o contrato y firma de visto bueno en acta y devuelve documentos a suministrante para que lo presente a la Unidad de Financiera respectiva.

Si encuentra inconsistencias, devolverá documentación y verificara su proceso de recepción y aplicación de medidas correctivas. Para la recepción se utilizaran los documentos emitidos por BOLPROES

19

Puesto de Bolsa

que representa al

MAG.

Presenta factura del bien y del pago de la comisión con los respectivos anexos a la Unidad solicitante.



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ANEXOS

Anexo Nº 1 - INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE LA

PROGRAMACIÓN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Anexo Nº 2 - FORMULARIO OACI 001: REQUERIMIENTO DE OBRAS, BIENES Y /O

SERVICIOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE INSTRUCTIVO DE REQUERIMIENTO DE

OBRAS, BIENES Y/O SERVICIOS

Anexo Nº 3 - FORMULARIO OACI 002: ORDEN DE COMPRA Y /O SERVICIOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMULARIO DE ORDEN DE COMPRA

Y/O SERVICIOS

Anexo Nº 4- CONTENIDO MINIMO PARA ELABORACIÓN DE TÉRMINOS

DE REFERENCIA

Anexo Nº 5 – MODELO DE BASES DE LICITACIÓN O CONCURSO

Anexo Nº 6 - MODELO DE RESOLUCIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA

Anexo N º 7 - MODELO DE RESOLUCION DE ADJUDICACION

Anexo Nº 8 - MODELO DE RESOLUCIÓN RAZONADA

Anexo Nº 9 - MODELO DE RESOLUCION RAZONADA PARA EL PROCESO DE

COMPRA BAJO LA MODALIDAD DE MERCADO BURSÁTIL

Anexo N º 10 - MODELO DE RESOLUCION MODIFICATIVA No.2 DE PRORROGA DEL

CONTRATO

Anexo Nº 11 - MODELO DE COMUNICACION DE ACUERDO DE NOMBRAMIENTO DE

COMISION DE EVALUACION DE OFERTAS

Anexo Nº 12 - MODELO DE COMUNICACIÓN DE ACUERDO DE NOMBRAMIENTO DE

COMISION ESPECIAL DE ALTO NIVEL

Anexo Nº 13 - MODELO DE ACTA DE RECEPCIÓN


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ANEXO Nº 1

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

1. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: Anotar el nombre de la institución o Unidad que

elabora la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

2. ORIGEN DE LA FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Se deberá seleccionar la casilla

respectiva en el encabezado del formato, indicando si se trata de financiamiento local o externo.

3. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Para la Formulación del Plan, se anotará la

fuente de financiamiento, según se trate.

LOCALES EXTERNOS

Fondo General BID, BCIE

Donación BM, BIRF, PL-480

Otros (Especifique) USAID, PNUD,

Otros (especifique)

4. FECHA: Se anotará la fecha de elaboración y aprobación final de las Correcciones de

la programación.

5. COLUMNAS DE ENERO A DICIEMBRE: Se anotará el valor a asignar en la

programación.

6. FIRMAS: Al final del formato se deben colocar las firmas y sellos de los ahí señalados.

NOTA:

Las instituciones que el Origen de la Fuente de Financiamiento sea tanto Local como Externo,

deberán presentar un plan por cada Fuente de Financiamiento.

Acorde al Funcionamiento del presupuesto ordinario del MAG y que tienen relación con la

OACI; la información a presentar por las instituciones en la Programación será únicamente de

Fondo General y Donación y en el caso de Préstamo Externo se incluirán únicamente los fondos

que tienen asignados las Direcciones.


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ANEXO Nº 2

FORMULARIO OACI : REQUERIMIENTO DE OBRAS, BIENES Y /O SERVICIOS

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA OFICINA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

REQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS

No

DEPENDENCIA:______(1)________________________________________________

Fuente de Financiamiento:_____(2)_________________________________________

Unidad Presupuestaria_______(3)___________Línea de Trabajo________________

Monto Estimado_______(4)________________Lugar de Entrega________________

Tiempo de Entrega_______________

Facturar a Nombre de _____________(5)____________________________________

La OACI solicita sirvan entregar de conformidad a su oferta después de aprobada la respectiva

orden de compra lo siguiente:

Especifico cantidad Unidad de medida descripción Precio unitario Total dólares

(6) (7) (8) (9) (10)

Total

Unidad solicitante Vo Técnico

Firma:___(11)___________ Firma:_____(12)__

Nombre:_______________ Nombre:_________

Cargo:________________ Cargo:___________

Sello:__________________ Sello:____________

Certificación de Fondos Autorización

Firma:_______(13)____ Firma:_____(14)___

Nombre:__________ Nombre___________

Cargo:___________ Cargo:____________

Sello:____________ Sello:_____________


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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE REQUERIMIENTO DE OBRAS, BIENES Y /O SERVICIOS

Objetivo: Disponer de un formulario que facilite el registro y control de las requisiciones de

Obras, Bienes y/ o Servicios, así como de asegurar una gestión transparente de los recursos del

MAG

Instrucciones Generales: Este formulario es utilizado por el personal administrativo asignado al

área de adquisiciones y contrataciones de la SEDE y dependencias adscritas al MAG para

realizar la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios.

Descripción: El formulario recopila la información relativa al registro y control de ordenes de las

requisiciones de obras, bienes y /o servicios solicitados por las diferentes unidades organizativas

de la SEDE, y Dependencias, así como el detalle de los específicos, cantidad, unidades de

medida, precio unitario y el valor total de las obras, bienes o servicios a adquirir.

Instrucciones especificas:

1) Dependencia que solicita la obra, bien o servicio

2) Fuente de Financiamiento: Son aquellas que identifican el origen de los recursos con que

se cubren las asignaciones presupuestarias.

3) Unidad Presupuestaria: Principio presupuestario que se enfoca a lograr que el

presupuesto de las entidades que conforman el sector público debe ser formulado,

aprobado, ejecutado, controlado y evaluado, con plena sujeción a la política

presupuestaria única definida y adoptada por la autoridad competente, de acuerdo con la

Ley

4) Monto Estimado: Valor monetario aproximado que se le asigna a una obra, bien o

servicio.

5) Facturar a Nombre de: Corresponde al nombre de la Unidad Solicitante

6) Especifico: Es un código que se aplica a la obra, bien o servicio de acuerdo al manual de

clasificación para las transacciones del sector publico.

7) Cantidad: Corresponde al numero de unidades solicitadas de la obra, bien o servicio que

se desean adquirir.

8) Unidad de medida: Son los estándares que se utilizan para medir

9) Descripción: Se refiere a las especificaciones de la obra, bien o servicio a adquirir

10) Precio Unitario: Es el valor monetario que se le asigna a cada unidad de la obra, bien o

servicio solicitado (este dato no es obligación llenarlo en caso no se tenga identificado).

11) Firma de unidad solicitante: Corresponde al responsable de la oficina que solicita la obra,

bien o servicio

12) Firma visto bueno técnico: Corresponde al aval del técnico del especialista para la

adquisición de la obra, bien o servicio.

13) Firma certificación de fondos: Corresponde al aval que otorga el jefe del área financiera

correspondiente a la Unidad Solicitante.

14) Firma de autorizado: Corresponde a la autorización que otorga el director de la Unidad

Solicitante o de Coordinación General.


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ANEXO Nº 3

FORMULARIO OACI: ORDEN DE COMPRA Y /O SERVICIOS


OFICINA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

ORDEN DE COMPRA Y /O SERVICIOS

No _____

Fecha:_____(1)_________________ No de Solicitud de Cotización: (7)____

Dependencia:___(2)_____________ Línea de Trabajo:_________________

Unidad presupuestaria: __(3)_____ Numero de Factura________________

Compromiso Presupuestario No:___(4)_ Comprobante de Crédito Fiscal:_(8)__

No de Documento de Compromiso

de pago no negociable__(5)________

NIT No: _____(6)________________

Señores:________________________

Especifico Cantidad Unidad de medida Descripción Precio Unitario Total dólares

(9) (10) (11) (12) (13)

TOTAL

Valor Total en Letras:

Vo Bo____(14)____________ Autorizado:______(15)________________

Director/ OACI Titular o Designado


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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMULARIO DE ORDEN DE COMPRA Y /O SERVICIOS

Objetivo: Disponer de un formulario que facilite el registro y control de las ordenes de compra

de Obras, Bienes y/ o Servicios así como de asegurar una gestión transparente de los recursos

del MAG

Instrucciones Generales: Este formulario es utilizado por el personal administrativo asignado al

área de adquisiciones y contrataciones SEDE y dependencias para realizar las gestiones

pertinentes según sea el caso.

Descripción: El formulario recopila la información relativa al registro y control de las obras,

bienes y servicios solicitados por las diferentes unidades organizativas de la SEDE, y

dependencias. Dicha información es utilizada por la OACI a fin de realizar una gestión

transparente y equitativa.

Instrucciones especificas:

1) Fecha: día, mes y año de emisión.

2) Dependencia: Es la unidad solicitante

3) Unidad Presupuestaria: Principio presupuestario que se enfoca a lograr que el presupuesto

de las entidades que conforman el sector público debe ser formulado, aprobado,

ejecutado, controlado y evaluado, con plena sujeción a la política presupuestaria única

definida y adoptada por la autoridad competente, de acuerdo con la Ley

4 Compromiso presupuestario: Documento de soporte de la existencia de disponibilidad

para efectuar el gesto.

5) No de Documento de Compromiso de pago no negociable: Se refiere a los Quedan

documentos que se extiende al proveedor de obras, bienes y servicios contra entrega de

factura.

6) NIT: Corresponde al numero de identificación tributaria de la persona natural y/ o

jurídica suministrante de la obra, bien o servicio.

7) No de solicitud de cotización: Es el número correlativo asignado por la OACI

8) Comprobante de Crédito fiscal: Documento legal que incluye las transacciones de IVA

9) Especifico: Corresponde al código asignado de acuerdo a la clasificación establecida

en el Manual de clasificación para las transacciones financieras del sector publico

10) Cantidad: Numero de unidades de un determinado bien o servicio

11) Unidad de Medida: Se refiere a la expresión con la cual es susceptible de medir el

producto o resultado final.

12) Descripción: Se refiere a las característica especificas de la obra, bien o servicio

13) Precio Unitario: Valor monetario asignado por unidad de medida

14) Vo Bo: Firma de visto bueno otorgado por Director OACI

15) Autorizado: Firma de autorización por el Director de Coordinación General.


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ANEXO Nº 4

CONTENIDO MINIMO PARA ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA

a) Nombre de la Consultoría o Especificaciones del Servicio

b) Período de contratación

c) Antecedentes

d) Objetivo

e) Normas para el desarrollo de la consultoría

f) Actividades a desarrollar

g) Productos esperados

h) Esquema operativo

i) Condiciones de contratación de la consultoría.

DESCRIPCIÓN DE LOS CONTENIDOS

a) En este literal se debe consignar el nombre concreto de la consultoría a contratar.

b) El período del desarrollo del servicio debe reflejar el plazo en que puede ser en

días o meses calendario o días o meses /hombre, detallando las fechas de inicio y

de finalización del trabajo.

c) Los antecedentes deberán indicar en forma concisa la secuencia histórica del

proyecto y reflejar la necesidad de la consultoría dentro de sus proyecciones.

d) El objetivo de la consultoría debe contener lo que se pretende lograr con la

contratación.

e) Los aspectos que deben incluirse en el desarrollo de la consultoría son:

i. Las condiciones técnicas para la presentación de la oferta, tales como: La

descripción del alcance del trabajo ofertado; la metodología, acciones para

desarrollar el trabajo; la presentación de un plan de trabajo que contenga

un cronograma de las actividades sustantivas, detallando los recursos

humanos y materiales que ofrece el proveedor del servicio.

ii. La oferta técnica debe especificar si es una persona natural o jurídica la

que ofrece el servicio.

iii. Siendo exigible mencionar que el idioma oficial es el castellano.

iv. En algunos casos también será necesario especificar los aportes esperados

del consultor y los que cubrirá el Ministerio.

f) En el apartado sobre las actividades a desarrollar deberá plasmarse las principales

responsabilidades del consultor que le permitirán cumplir efectivamente con los

productos esperados y otras que el ministerio requiera como servicio

complementario.

g) Los productos esperados deberán plasmase en forma concreta, de tal manera que

el contratista conozca lo que se espera de él, al finalizar la consultoría.


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h) El Esquema operativo establecerá la relación funcional que el ofertante tendrá

durante la ejecución operativa de su consultoría; a fin de que la supervisión, la

rendición de informes, los requerimientos y la presentación de productos sean

canalizados adecuadamente ,en este apartado debe indicarse:

i. La ubicación física (sede) de la consultoría y de la contraparte.

ii. El responsable de la supervisión de la consultoría.

iii. La necesidad y la forma de presentar informes por el proveedor del

servicio.

iv. Especificar si el proveedor de los servicios tendrán acceso a alguna

información que solicitare y quien será responsable de suministrársela.

v. Definir si el MAG designará personal de contraparte y cual será el rol de

este equipo.

i) Los requisitos de los consultores deben quedar claros y de acuerdo a la naturaleza

del trabajo, de acuerdo al siguiente detalle:

i. Preparación Académica.

ii. Conocimientos Adicionales.

iii. Experiencia profesional en general.

iv. Experiencia específica en el área de la consultoría.

Las condiciones de contratación de la consultoría deberán establecer la forma de pago

de los honorarios por los servicios a prestar.


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ANEXO Nº 5

MODELO DE BASES DE LICITACIÓN O CONCURSO

Este modelo representa el contenido mínimo de las bases de Licitación o Concurso, el cual

variará de acuerdo al objeto a adquirir o consultoría a contratar.

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA


LICITACION O CONCURSO _____________________ No._______

(Según artículos 40 y 41 de la LACAP)

(Breve descripción del objeto contractual)

Señor oferente:

Favor leer detenidamente las condiciones que deberá cumplir su oferta.

Santa Tecla, La Libertad, El Salvador, C. A.


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LICITACIÓN O CURCURSO __________MAG No. _____/____“NOMBRE DEL PROCESO”

1. OBJETO DE LA LICITACIÓN O CONCURSO

El MAG, a través de la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, somete a

competencia la Licitación o Concurso (Público o Público por Invitación) No.________, referente

a_____________________, según detalle y especificaciones en los anexos de la presente base.

2. MARCO LEGAL

Fundamentalmente la presente licitación tiene como marco legal la Ley de Adquisiciones y

Contrataciones de la Administración Pública (LACAP) y su Reglamento, sin perjuicio de que a

ella se aplique en caso necesario y en lo pertinente el ordenamiento jurídico nacional.

3. CONDICIONES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

La adquisición de ___________________________________, objeto de esta licitación o

concurso, deberá proporcionarse de conformidad a las condiciones y especificaciones técnicas

detalladas en el o los anexos __.

4. PERIODO PARA ADENDAS Y CONSULTAS

Adendas o Enmiendas

El MAG podrá hacer por escrito, adendas o enmiendas a las bases de licitación o concurso, por lo

menos con _____días hábiles de anticipación a la presentación de ofertas, las cuales notificará a

todos los interesados que hayan retirado las bases de licitación o concurso.

Consultas y/o Aclaraciones

Toda consulta y/o aclaración que los interesados consideren necesario, deberá formularse por

escrito a la OACI del MAG, los días______ y ________de __________de _____, las que serán

contestadas y comunicadas por escrito a todos los interesados que hayan retirado las bases de

licitación o concurso.


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5. DE LA OFERTA EN GENERAL

Contenido de la oferta

a) La oferta técnica deberá ser presentada de conformidad a las condiciones y

especificaciones técnicas de las presentes bases.

El ofertantes deberá incluir en su oferta (cuando aplique), un listado de los subcontratistas que

se proponga subcontratar, los cuales estarán sujetos a la aprobación del MAG. El contratista

es legalmente responsable de los daños y perjuicios causados por el subcontratista.

b) La oferta económica deberá contener:

o Cantidad

o Precio unitario por rubro (según el caso) y los precios totales, en dólares de los

Estados Unidos de América o en otra moneda extranjera de conformidad con lo

establecido en convenios internacionales, y,

o Los precios ofertados deberán incluir el Impuesto a la Transferencia de Bienes

Muebles y a la Prestación de Servicios (IVA).

c) Otros contenidos de la oferta

Las cotizaciones de las ofertas (cuando aplique), se harán con base a los términos de

comercio internacional INCOTERMS, vigentes.

El período de vigencia de la oferta, será de---- días, contados a partir de la fecha de apertura

de las ofertas.

Documentos que deben adjuntarse a la oferta

Personas jurídicas

a) Sociedades Mercantiles:

Fotocopias certificadas por notario de:

1) Testimonio de la Escritura de Constitución de la Sociedad inscrita en el Registro

de Comercio;

2) Escritura de Modificación, Transformación o fusión de la sociedad, inscrita en el

Registro de Comercio (cuando proceda);

3) Credencial del representante legal o Poder, debidamente inscrito en el Registro de

Comercio;

4) Certificación del acuerdo autorizando al Representante Legal o Apoderado para

que firme el contrato, emitida por el /la Secretario(a) de la Junta Directiva. Esto

aplica únicamente para el caso que la Escritura de Pacto Social de la entidad así lo

requiera.

5) Nómina de socios o accionistas;

6) Documento Único de Identidad, Pasaporte o Carné de Residente del Representante

Legal de la sociedad, los cuales deben estar vigentes;


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7) Tarjeta de Registro del Impuesto a la Transferencia de Bienes y a la Prestación de

Servicios de la Sociedad (IVA);

8) Tarjeta de Identificación Tributaria de la Sociedad (NIT);

9) Constancia de renovación de matrícula de empresa vigente, o en su defecto

constancia extendida por el Registro de Comercio de que la solicitud de matrícula

se encuentra en trámite; (No confundir con Boleta de presentación ni recibo del

CNR);

10) Estados Financieros Básicos (Balance General y Estado de Resultados) del

año(s). Los estados financieros deberán estar responsabilizados por Auditor

Externo autorizado por la Junta de Vigilancia de la Contaduría Pública. Si los

activos son mayores de $11,428.57 el Balance deberá esta inscrito en el Registro

de Comercio.

b) Asociaciones, fundaciones u otras organizaciones distintas de las Sociedades Mercantiles,

deberán presentar:

Fotocopias certificadas por notario de:

1) Testimonio de la Escritura de Constitución de la asociación o fundación, inscrita

en el Registro de Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro; o el documento

equivalente (Estatutos, Ley de Creación o el instrumento correspondiente,

debidamente legalizado, según el caso en concreto);

2) Escritura de Modificación, inscrita en el Registro de Asociaciones y Fundaciones

sin fines de lucro o el documento equivalente (cuando proceda);

3) Nómina de Asociados (cuando proceda);

4) Certificación del punto de acta del nombramiento o elección de los

Administradores y Representante Legal, debidamente inscrito en el Registro de

Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro o registro respectivo, cuando

proceda; o, Poder debidamente legalizado;

5) Documento Único de Identidad, Pasaporte o Carné de Residente del Representante

Legal de la Asociación, Fundación u Organización, los cuales deberán estar

vigentes;

6) Tarjeta de Registro del Impuesto a la Transferencia de Bienes y a la Prestación de

Servicios (IVA); (cuando proceda)

7) Tarjeta de Identificación Tributaria de la Asociación, Fundación u organización

(NIT);

8) Estados Financieros Básicos (Balance general y estado de Resultados) del año(s).

Los estados financieros deberán estar responsabilizados por Auditor Externo

autorizado por la Junta de Vigilancia de la Contaduría Pública, y cuando proceda,

inscritos en el Registro correspondiente.

Personas naturales

Fotocopias certificadas por notario de los siguientes documentos:

1) Documento Único de Identidad (DUI)


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2) Tarjeta de Identificación Tributaria (NIT)

3) Tarjeta del Registro de Impuesto a la Transferencia de Bienes y a la

Prestación de Servicios (IVA).

4) Estados Financieros Básicos (Balance General y Estado de Resultados)

del año (s) Los estados financieros deberán estar responsabilizados por Contador

debidamente autorizado por la autoridad competente. Si los activos son mayores

de $11,428.57 el Balance deberá esta inscrito en el Registro de Comercio.

5) Constancia de matrícula de comerciante individual vigente, o en su defecto

constancia extendida por el Registro de Comercio de que la solicitud de matrícula

se encuentra en trámite; (No confundir con Boleta de presentación ni recibo del

CNR).

Las personas naturales y jurídicas deberán presentar originales de:

1) Solvencia de Impuestos Internos;

2) Solvencias de pago extendidas por el Instituto Salvadoreño del Seguro

Social, ISSS (patronal y pensiones) y por las respectivas Administradoras de

Fondos de Pensiones, AFP’s (CRECER, CONFÍA) e IPSFA, de las cotizaciones

correspondientes, por lo menos a los treinta días anteriores a la apertura de

ofertas;

3) Solvencia de Impuestos Municipales;

4) Declaración Jurada según anexo No. 8

5) Garantía de Mantenimiento de Oferta de conformidad al Numeral 13.1 de

estas bases.

NOTAS:

Para los documentos legales se considerarán como originales, fotocopias certificadas por

Notario.

Todas las solvencias deberán estar vigentes a la fecha de presentación de ofertas.

En caso que el ofertantes, por su naturaleza, estuviere exento del pago de impuestos,

cotizaciones, etc., deberá presentar la o las constancias respectivas, emitidas por la o las

entidades competentes.

Los documentos deberán presentarse en el orden en que han sido mencionados.

Las Personas Naturales o Jurídicas extranjeras e internacionales, deberán presentar los

documentos debidamente legalizados de conformidad a las normas de su país, traducidos al

castellano, debidamente apostillados o cumplir con las disposiciones que la legislación nacional

exija para su validez, ejercicio o funcionamiento.

Presentación de la oferta

El MAG definirá las modalidades de presentación de las ofertas tanto técnicas como económicas,

en función de su naturaleza, complejidad, monto y grado de especialización de la obra, bien o

servicio; y cuando aplique la previsión de presentar ofertas distintas con opciones y variantes.


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Las ofertas deberán presentarse en castellano o traducidas al mismo idioma, debidamente

autenticadas por las autoridades correspondientes e indicaran la posibilidad de exigir información

complementaria a la oferta, en otros idiomas y los casos en los que se requerirá traducción.

El ofertantes (cuando proceda), presentará la oferta con apostilla para las contrataciones

internacionales, en los términos que establezcan los tratados suscritos por El Salvador.

Presentación de muestra o catálogos (cuando aplique).

Adjuntar original de la garantía de mantenimiento de oferta. El valor de dicha garantía será el

equivalente a (dólares de los Estados Unidos de América), debiendo considerar además el

apartado ___ de estas bases.

La presentación de las ofertas se efectuará en___ ___ fecha____del mes de _a las

____horas(hora local)

Tanto la oferta técnica como la oferta económica se deben presentar debidamente firmadas y

selladas por el ofertantes o su representante legal.

___________

Apertura Pública de Ofertas

La apertura de las ofertas, se efectuará en ______________________ (Unidad), en fecha

________ del mes de________ de 200__, a las _________ horas (hora local).

6. ACEPTACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN O CONCURSO

Es entendido y convenido que el ofertantes al presentar su oferta, dará por aceptadas las

condiciones y especificaciones establecidas en las bases de licitación o concurso.

7. PROHIBICIONES

Después de la apertura de ofertas y antes del anuncio de la adjudicación del contrato, no se dará

información a ninguna persona o personas respecto a la evaluación de las ofertas, de conformidad

a lo estipulado en el Art. 54 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración

Publica.

8. EVALUACIÓN DE OFERTAS

Se evaluarán todas las ofertas en los aspectos y criterios siguientes:

Evaluación de los aspectos técnicos _______________%

Factores a evaluar

1. xxxxxxx ___________%

2. xxxxxxxx __________%


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3. xxxxxxxx __________%

4. xxxxxxxx __________%

Evaluación de la capacidad financiera _____________%

Factores a evaluar

1. xxxxxxxx ___________%

2. xxxxxxxx ___________%

3. xxxxxxxx ___________%

4.xxxxxxxx ____________%

En este apartado se establecerá la calificación mínima que deberá obtener la oferta técnica y

capacidad financiera, como condición previa para que sea considerada la propuesta

económica.

El informe de recomendación emitido por la Comisión de Evaluación de Ofertas,

comprenderá la calificación de la oferta mejor evaluada para la adjudicación

correspondiente. Asimismo, incluirá la calificación de aquellas otras que en defecto de la

primera, representan opciones a tomarse en cuenta para su eventual adjudicación.

El MAG, se reserva el derecho de verificar en cualquier momento la veracidad de la

documentación presentada e información proporcionada por el ofertantes.

9. SUSPENDER LA LICITACIÓN, DEJAR SIN EFECTO O PRORROGAR EL PLAZO

ESTABLECIDO PARA LA APERTURA DE LA LICITACIÓN O CONCURSO

El Titular del Ministerio de Agricultura y Ganadería - MAG podrá suspender la licitación o

dejarla sin efecto, así mismo podrá prorrogar el plazo establecido para la apertura de ofertas,

sin responsabilidad para el MAG. El Ministro de Agricultura y Ganadería, emitirá una

resolución razonada según el caso.

10. DECLARACIÓN DESIERTA

El Titular del Ministerio de Agricultura y Ganadería –MAG- previo informe o recomendación

de la Comisión de Evaluación de Ofertas, podrá declarar desierta la licitación, sin

responsabilidad para el MAG, cuando:

a) A la convocatoria de la licitación no concurriere oferente alguno.

b) A la convocatoria de la licitación sólo se presenta una oferta y ésta no cumple con los

requerimientos solicitados por el MAG, o si cumpliendo el precio ofertado está demasiado

alto en relación a los precios de mercado.

C) Al evaluar las ofertas presentadas, éstas no cumplen con los requerimientos solicitados en

las presentes bases.


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11. DE LA ADJUDICACIÓN

Plazo

El MAG efectuará la adjudicación de la licitación o concurso, en un plazo de _____________

días, después de la apertura de las ofertas.

Otras consideraciones

En este apartado, El MAG podrá prever la adjudicación parcial de la licitación o concurso,

cuando sea necesario.

12. PLAZO PARA LA FIRMA DE LOS CONTRATOS

El MAG convocará al ofertantes adjudicatario para que proceda a la firma del contrato, dentro

del plazo de _____ días hábiles posteriores a la notificación de la resolución de adjudicación.

Si el adjudicatario no concurriere a firmar el contrato, vencido el plazo correspondiente, se

podrá dejar sin efecto la resolución de adjudicación y concederla al ofertantes que en la

evaluación ocupase el segundo lugar, y así sucesivamente, se procederá con las demás ofertas,

según el caso.

13. TIPOS DE CAUCIONES

Garantía de Mantenimiento de Oferta

Todo ofertantes deberá presentar adjunto a las ofertas una garantía equivalente a: _______

(dólares de los Estados Unidos de América), la cual tendrá una vigencia de: _____ días a partir de

la fecha de apertura de ofertas.

El ofertantes ganador, mantendrá la vigencia de esta garantía hasta el momento en que presente la

Garantía de Cumplimiento de Contrato.

Ejecución de la Garantía de Mantenimiento de Oferta

La Garantía de Mantenimiento de Oferta podrá ser ejecutada si:

a) El Ofertantes retira su oferta injustificadamente, durante el período de validez

estipulado en el formulario de oferta;

b) Si el Ofertante ganador no firma el contrato o por negligencia no concurre a formalizar

el contrato en el plazo máximo de ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento del

plazo establecido para la presentación del recurso de revisión;


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c) No suministra la Garantía de cumplimiento de contrato que debe presentar de

conformidad a las bases de licitación.

En cualquiera de estos casos, el MAG procederá a suscribir contrato con el segundo mejor

evaluado, y así sucesivamente se procederá con las demás ofertas, si fuere el caso.

La Garantía de Mantenimiento de Oferta será devuelta al o los contratista(s)

(participantes ganadores), al entregar la Garantía de Cumplimiento de Contrato.

Las Garantías de Mantenimiento de Oferta presentada por los ofertantes no ganadores,

serán devueltas a más tardar _________ (__) días después de la firma del contrato,

excepto para el caso del segundo mejor evaluado, a quien se devolverá la garantía al

vencimiento de la misma. Para lo anterior, deberán presentarse a retirarlas a la Oficina de

Adquisiciones y Contrataciones Institucional. De igual manera se procederá en el caso de

declararse desierta la licitación.

Garantía de Cumplimiento de Contrato

El ofertantes al que se le adjudique la obra, bien o servicio, objeto de la licitación o

concurso, deberá constituir una garantía del: _______% sobre el valor del contrato,

como garantía de cumplimiento de éste, la que deberá cubrir el plazo de la vigencia del

contrato.

La presentación de esta garantía, deberá realizarla dentro del término de ______ días

hábiles contados a partir de la firma del contrato por el suministrarte.

Garantía de buena inversión de anticipo

Cuando aplique, El MAG definirá el anticipo a proporcionar al contratista, que será de

_____%, el cual no excederá del 30% del monto del contrato, para lo cual será requisito

indispensable la presentación de una garantía del 100% del monto del anticipo.

Esta garantía deberá ser presentada ____ días, previo a la entrega del anticipo y su

vigencia durará hasta quedar totalmente pagado o compensado el anticipo, de

conformidad a la forma de pago establecida en el contrato.

Garantía de Buena Obra (en los casos de contratación de obras)

Cuando El MAG de por recibida en forma definitiva, la obra y cuando proceda (bienes y

suministros), el contratista presentará la garantía de buena obra equivalente al 10% del

monto final del contrato, en un plazo máximo de ____ días, la cual tendrá una vigencia

de _______ días. La responsabilidad del contratista por daños, perjuicios y vicios

ocultos prescribirá en el período de ___________ (según los plazos establecidos en el

derecho común).

Seguro contra riesgo (cuando proceda)

El MAG definirá en este apartado, la exigencia al contratista, de un seguro que respalde

los riesgos determinados en el contrato.


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Otras Consideraciones

o Las garantías a ser presentadas por los participantes, deberán ser emitidas

por las compañías autorizadas por la Superintendencia del Sistema

Financiero de El Salvador.

o Se aceptará como garantías la(s) que El MAG determine, siempre y cuando

garantice suficientemente sus intereses, de acuerdo a lo establecido en el

Art. 32 de LACAP.

14. LUGAR Y PLAZO DE ENTREGA

Los bienes, servicios u obra (según aplique) serán entregados en _________________

(Unidad), en fecha(s) __________, según las condiciones y especificaciones técnicas de

estas bases.

15. PLAZO, FORMA Y TRAMITE DE PAGO

El precio total de la obra, bienes o servicios, objeto del presente contrato, será pagado

por el MAG contratante de la siguiente forma:

(Por ejemplo, por medio de ____ cuotas o contra entrega, ya sea de una sola vez, al

inicio o al final, definiendo fechas de pago), en dólares de los Estados Unidos de

América, previa presentación de la factura, a la persona designada.

16. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO Y VICIOS OCULTOS DE LA OBRA (en casos de

obras)

Suspensión del contrato de obra

El Titular del MAG podrá acordar mediante resolución razonada, comunicada por

escrito al contratista, la suspensión de toda o cualquier parte de la obra, considerando lo

establecido en el Art. 108 de LACAP.

Plazos de prescripción de los vicios ocultos de la obra

El MAG indicará los plazos en los que prescribirá la responsabilidad por vicios ocultos de

la obra, según lo establecido en el Art.118 de la LACAP.

17. SANCIONES Y MULTAS

Sanciones

Si el contratista incumpliere cualquiera de las obligaciones contractuales, estará sujeto a

las sanciones reguladas en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la

Administración Pública.


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Multas

Cuando el contratista incurriere en mora en el cumplimiento de sus obligaciones

contractuales por causas imputables al mismo, podrá declararse la caducidad del

contrato o imponer el pago de una multa por cada día de retraso, de conformidad al Art.

85 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.

18. ASPECTOS O DOCUMENTACIÓN SUBSANABLES

El MAG definirá los errores u omisiones que pueden considerarse como subsanables, debido a

que no modifican la oferta, considerando plazo a otorgar al ofertantes para subsanarlos.

ANEXOS DE BASE DE LICITACIÓN O CONCURSO

(Estos son adaptados de acuerdo al tipo de proceso)

Modelo de carta oferta

Modelo de declaración jurada

Modelo de oferta económica

Especificaciones técnicas

Plan de entregas (si es necesario)

Modelo de garantía de mantenimiento de oferta

Modelo de garantía de cumplimiento de contrato

Modelo de contrato

19. MODELO DE CONTRATO

En este apartado, el MAG debe anexar el modelo del contrato que formalizará, en función de las

obras, bienes o servicios a contratar.

VISTO Y ANALIZADO EL DOCUMENTO QUE ANTECEDE QUE CONTIENE LAS BASES DE

________________________ No__________, REFERENTE A “_____________________________”

Y EN CUMPLIMIENTO AL ART. 18, INCISO 1º. DE LA LEY DE ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA EL SUSCRITO APRUEBA

DICHAS BASES DE LICITACIÓN.

______________ DE 200__

(NOMBRE DEL TITULAR).

MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA


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ANEXO Nº 6

MODELO DE RESOLUCIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA

CONTRATACION DIRECTA MAG-No. ___/____“NOMBRE DEL PROCESO”

En el Ministerio de Agricultura y Ganadería, con sede en la ciudad de Santa Tecla, Departamento

de La Libertad, a las _____ horas con ______ minutos del día _____ de ______ de dos mil siete.

CONSIDERANDO:

I. Que por medio de solicitud de cotización No. _____, autorizada por el Director de

__________ de esta Secretaria de Estado (SEDE), en la cual solicita el “NOMBRE DEL

PROCESO”, lo que permite _______________________________________________ .

II. Que de conformidad con el artículo 71 de la Ley de adquisiciones y Contrataciones de la

Administración Pública, “La Contratación Directa es la forma por la que una institución

contrata directamente pero manteniendo los criterios de competencia y tomando en cuenta

las condiciones y especificaciones técnicas previamente definidas”.

III. Que según lo requerido en el Art. 72 Letra a) de la Ley de Adquisiciones y

Contrataciones de la Administración Pública, es procedente iniciar el proceso de

Contratación Directa del ____________ para el Ministerio de Agricultura y Ganadería,

con la Empresa ______________, por ser dicha empresa la única que tiene autorización a

la fecha por parte de ______, respecto a ________________.

POR TANTO, de conformidad con lo establecido en los considerándoos que anteceden.

RESUELVE:

Instruir a la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional para iniciar el proceso de

Contratación Directa con la empresa _____________, para el “NOMBRE DEL PROCESO”, lo

cual permite contar con la actualización constante de programas de tecnología, actualización de

nuevas versiones y asistencia técnica.




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ANEXO Nº 7

MODELO DE RESOLUCION DE ADJUDICACION

LICITACIÓN O CONCURSO____________MAG- No._____/200____“NOMBRE DEL

PROCESO”

En el Ministerio de Agricultura y Ganadería, con Sede en la Ciudad de Santa Tecla,

Departamento de La Libertad, a las ______ horas con ______ minutos del día ____ de _____ de

dos mil ______.

CONSIDERANDO:

I. Que con base en solicitud de cotización autorizada por _____________ de la Unidad

____________ y contándose con los fondos para cubrir el precio del suministro que se pretende

contratar de conformidad con el artículo 39 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la

Administración Pública, se promovió la ___________________ MAG-No._____/200__

“NOMBRE DEL PROCESO”, señalándose el día ____ de _____ de dos mil ____ a las ____ horas

con _____ minutos para la apertura pública de las ofertas; habiéndose recibido ofertas de las

empresas: ________, __________ y ____________.

II. Que analizadas y evaluadas las ofertas recibidas y atendiendo las condiciones legales,

técnico administrativas contenidas en las bases de licitación elaboradas al efecto, la

Comisión de Evaluación de Ofertas le recomendó al suscrito Ministro adjudicar el

“NOMBRE DEL PROCESO”, a la empresa: _______________

III. Que el monto total de la adjudicación asciende a: _______________ DOLARES DE LOS

ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US $ _____). POR TANTO de conformidad con el Artículo 18 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.

RESUELVE:

I. Adjudicase el “NOMBRE DEL PROCESO”, por un valor de _________________

DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US $ ________), a la

empresa: ___________________________.

II. Devuélvanse las garantías de mantenimiento de oferta conforme a derecho.

III. El contrato respectivo, deberá ser formalizado dentro del término legal

correspondiente.

IV. Hágase del conocimiento público esta resolución.

NOTIFIQUESE




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ANEXO Nº 8

MODELO DE RESOLUCIÓN RAZONADA

DECLARANDO DESIERTA ___________________________ MAG-No.___/_____

“NOMBRE DEL PROCESO”

En el Ministerio de Agricultura y Ganadería, con sede en la ciudad de Santa Tecla, Departamento de La Libertad, a las ____ horas del día ______ de _________ de dos mil siete.

El Ministro de Agricultura y Ganadería,

CONSIDERANDO:

I. Que esta Secretaría de Estado por medio de la Oficina de Adquisiciones y

Contrataciones Institucional (OACI), desarrolla la Licitación o Concurso

______________ MAG-No. _____/200__, “_____________________”, en cuyo

proceso con fecha _____ de _________ de 200__, se publicó en

__________________________ un anuncio convocando a Personas Naturales y

Jurídicas interesadas en presentar ofertas selladas para dicha Licitación o Concurso,

señalándose el día _______ de ___________ de 200__ hasta las _______ para la

recepción de las mismas.

II. Que el día ______ de _________ de 200__, se recibieron las ofertas para dicha

licitación, participando las siguientes empresas: ____________, _______________,

____________ y ___________.

III. Que analizadas y evaluadas las ofertas recibidas, y atendiendo las condiciones legales,

técnico y administrativas contenidas en las bases de la licitación elaboradas al efecto,

la Comisión Evaluadora de Ofertas recomendó al suscrito Ministro Declarar Desierta

la “____________________________”.

POR TANTO, de conformidad con lo establecido en los Artículos 18 y 56 de la Ley de

Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y en los considerándoos que

anteceden,

RESUELVE:

I. DECLÁRASE DESIERTA “__________________________________________”.

II. Instrúyase a la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional a efecto de

que inicie el proceso correspondiente de conformidad con la LACAP.

NOTIFÍQUESE.




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ANEXO Nº 9

MODELO DE RESOLUCION RAZONADA PARA EL PROCESO DE COMPRA BAJO

LA MODALIDAD DE MERCADO BURSÁTIL

En el Ministerio de Agricultura y Ganadería, con sede en la ciudad de Santa Tecla, Departamento

de La Libertad, a las ____ horas con _____ minutos del día __________ de ________ del año

dos mil ______.

CONSIDERANDO:

I. Que por medio de solicitudes de cotización números: ____________ Y

____________, autorizadas por el Director de ________________, en las cuales

solicita la compra de ________________________________________

II. Que con solicitud de cotización número ________ autorizada por el Director

______________________, certifican la disponibilidad de fondos para el pago de __;

III. Que la justificación para la compra de

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_________________________________________________________________

IV. Que según resolución de fecha ___ de ________ del _______ año ______, el suscrito

resolvió adjudicar al Puesto de Bolsa _____________________________________,

para que preste al Ministerio de Agricultura y Ganadería sus servicios de

Intermediación Bursátil durante el año ____

POR TANTO, de conformidad con lo establecido en los considerandos que anteceden.

RESUELVE:

I. Instruir a la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones Institucional para iniciar el

proceso de compra de ______________________________________________ a

través de BOLPROES, mediante el Puesto de _____________________________

NOTIFÍQUESE.




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ANEXO Nº 10

MODELO DE RESOLUCION MODIFICATIVA DE PRORROGA DEL CONTRATO

MAG-No. _____/200__ “NOMBRE DEL PROCESO” En el Ministerio de Agricultura y Ganadería, con sede en la ciudad de Santa Tecla, Departamento de La Libertad, a las ______ horas y ____ minutos del día _______ de _________ de dos mil _____.

CONSIDERANDO:

I. Que el día _______ de ______ de dos mil _____, se suscribió entre el MAG y la

Sociedad ____________, S.A. DE C.V. el contrato MAG-No.____/200__

“NOMBRE DEL PROCESO”, por un monto de ________________ DOLARES DE

LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US$_________),

II. Que mediante Resolución Modificativa No. _____ del Contrato MAG No.

_____/200__ “NOMBRE DEL PROCESO”, de fecha veinte de febrero de dos mil

seis, expresaron su aceptación para modificar dicho contrato, en

_________________________ DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE

AMERICA (US $_____.00) más adicionales al monto contratado, por lo que el total

de los servicios del mencionado contrato es de _________________ DOLARES DE

LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US $_________.00), por un periodo de

______ meses, contados de _____ a ______ de dos mil ____.

III. Que el Art. 83 de la LACAP en relación con el Art. 71 del Reglamento, establece que

la prórroga de los contratos por servicios podrá acordarse siempre que las condiciones

del mismo se mantengan favorables a la institución y que no hubiese una mejor

opción.

IV. Que por medio de Solicitudes de Cotizaciones Nos. _________ y _______,

autorizadas por ____________, Director _________________; solicita

_________________para _______ meses comprendidos del día ______ de _______ al

treinta de ________ de dos mil ______; y contándose con los fondos para cubrir

__________________ que se pretende contratar.

V. Que por medio de nota OACI/_____/200___ de fecha _____ de _______ del presente

año, _______________ de la Oficina de Adquisiciones y Contrataciones del

Ministerio de Agricultura y Ganadería, solicito a ___________________,

Representante Legal /Apoderado o dueño de ______________________________

expresar su aceptación para prorrogar el contrato MAG-No.______/200__ “NOMBRE

DEL PROCESO” por un período de ______________, a partir del día ____ de

______ al ______ de _______ de dos mil ______.


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VI. Que con fecha ______ de ________ de 200__, ________________________,

atendiendo la solicitud a que se hace referencia en el párrafo que antecede, comunica

la aceptación para la prorroga del contrato en referencia por el período de _____

meses más, contados a partir del día _______ de _____ al _____ de _______ de

200__, manteniendo las mismas condiciones del contrato.

POR TANTO, el suscrito en uso de sus facultades legales y con base en los considerándoos que

anteceden,

RESUELVE:

I. Prorrogar el plazo del Contrato MAG-No. ______/200__ “NOMBRE DEL

PROCESO” por el período de __________________ meses más comprendidos a

partir del _____________________.

II. La presente resolución de prórroga de plazo, conforme a la cláusula

________________________ del Contrato MAG No. _______/200__, de fecha _____

de _____ de dos mil _____; forma parte integral del citado contrato.

III. COMUNÍQUESE el presente acuerdo a




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ANEXO Nº 11

MODELO DE COMUNICACION DE ACUERDO DE NOMBRAMIENTO DE

COMISION DE EVALUACION DE OFERTAS.

Santa Tecla, ____ de _________ de 200__

ASUNTO: Designase a miembros para Comisión de Evaluación de Ofertas de

la ______________ MAG No._____/200__, “NOMBRE DE PROCESO”

HOY DE HA EMITIDO EL ACUERDO QUE DICE:

ACUERDO No. ___________, Santa Tecla, _________ de ______ de 200__, el MINISTRO DE

AGRICULTURA Y GANADERIA, de conformidad con el Artículo 20 de la LEY DE

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA,

ACUERDA: designar como miembros de la COMISION DE EVALUACION DE OFERTAS de

_________________________MAG No. ______/200__, denominada(o) “NOMBE DE

PROCESO”, a las siguientes personas: __________, _____________, _____________,

___________ y _____________. COMUNIQUESE. . _____Nombre del Titular_____, Ministro

de Agricultura y Ganadería.

El que transcribo a usted para su conocimiento y efectos consiguientes.

DIOS, UNION, LIBERTAD,


INSTITUCIONAL

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Número de

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ANEXO Nº 12

MODELO DE COMUNICACIÓN DE ACUERDO DE NOMBRAMIENTO DE

COMISION ESPECIAL DE ALTO NIVEL

Santa Tecla, ____ de ___________ de 200__.______________

ASUNTO: Nombrase a miembros para Comisión Especial de Alto Nivel, para conocer

Recurso de Revisión en ____________ MAG No. ____ /200__ “NOMBRE DE

PROCESO”.

Director(a) OACI/ MAG

Presente.

HOY SE HA EMITIDO EL ACUERDO QUE DICE:

ACUERDO No._________. Santa Tecla, __________ de ___________ de 200__. EL

MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERIA, de conformidad al Artículo 77 inciso

segundo de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública-LACAP y

Artículo 58 del Reglamento de la LACAP, ACUERDA: Nombrar como miembros de la

COMISION ESPECIAL DE ALTO NIVEL a las siguientes personas: _________________,

____________________ y _______________; como personas idóneas para conocer y emitir

recomendación, previo a resolver el RECURSO DE REVISION, interpuesto contra la Resolución

Razonada de fecha _____ de ________ de 200___, que

________________________________________________, en la __________________ MAG

No. ______/200__ “NOMBRE DE PROCESO”. COMUNIQUESE. _____Nombre del

Titular_____, Ministro de Agricultura y Ganadería.

El que transcribo a usted para su conocimiento y efectos consiguientes.

DIOS UNIÓN LIBERTAD


INSTITUCIONAL

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Número de

Páginas:

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ANEXO Nº 13 MODELO DE ACTA DE RECEPCIÓN

ACTA DE RECEPCIÓN

En _____________ del Municipio de _______________, Departamento de _______________,a las __________horas del día de dos mil , reunidos los señores:______ _, quien entrega por la empresa ___________________________, quien recibe por Unidad Solicitante y __________________ experto en la materia, a efecto de dejar constancia de la recepción de ________________________________________________, establecidos en el contrato. ______________________________________________________________________________________________________. Se hace constar que la Unidad solicitante, recibe a satisfacción por cumplir con las características solicitadas y las especificaciones técnicas requeridas.

ENTREGA:

Nombre de Representante de la Empresa Nombre de empresa

RECIBEN:

Nombre de Representante de Unidad Solicitante Nombre de Experto en la materia Unidad Solicitante Experto en la materia

Vo Bo OACI

manual de gestiÓn de adquisiciones y contrataciones

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