manual de funciones y manual de procedimientos empresa: comercial nutresa s.a.s

1

MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S

GESTION DEL TALENTO HUMANO

ANGIE YULIET ZUÑIGA

PABLO ANDRES GUZMAN

OSCAR FELIPE ORTEGA

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERIAS

PLAN DE ESTUDIO DE INGENIERIA INDUSTRIAL

SAN JOSE DE CUCUTA

2013

2

MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S

GESTION DEL TALENTO HUMANO

ANGIE YULIET ZUÑIGA 1191150

PABLO ANDRES GUZMAN 1191245

OSCAR FELIPE ORTEGA 1191413

Dra.LUZ ESTELA DURAN CAICEDO

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERIAS

PLAN DE ESTUDIO DE INGENIERIA INDUSTRIAL

SAN JOSE DE CUCUTA

2013

3

ÍNDICE

INTRODUCCION………………………………………………………………………….4

OBJETIVOS………………………………………………………………………………..5

OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………....5

OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………………………. 5

COMERCIAL NUTRESA S.A.S………………………………………………………….6

HISTORIA………………………………………………………………………………………....7

MISIÓN……………………………………………………………………………………..8

VISIÓN…………………………………………………………………………………...…8

FILOSOFÍA CORPORATIVA…………………………………………………………….9

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS………………………………….10

MANUAL DE FUNCIONES……………………………………………………………..11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS…………………………………………………….25

CONCLUSIONES……………………………………………………………………..…39

ANEXOS………………………………………………………………………………….40

ANEXO 1 (CARTA DE SOLICITUD)………………………………………………..…41

ANEXO 2 (CARTA DE APROBACIÓN)…………………………………………..…..42

ANEXO 3 (FORMATO: ELEMENTO DE ESTUDIO)………………………………...43

ANEXO 4 (TABULACION DE RESULTADOS)……………………………………….44

4

INTRODUCCION

Hoy en día las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias

razones importantes. La estandarización puede facilitar las comunicaciones sobre

cómo opera el negocio, perimir traspasos suaves en las fronteras de los procesos

y posibilitar indicadores comparativos de desempeño. Entre distintas empresas,

los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio por las mismas razones:

mejores comunicaciones, buen desempeño, dado que los sistemas de información

sustentan los procesos , la estandarización permite sistemas uniformes dentro de

las empresas e interfaces de sistemas entre diferentes firmas como es el caso del

Comercial Nutresa.

El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y

organizar la estructura interna de la empresa Comercial Nutresa (Cúcuta) gracias

a cada una de las funciones generales y específicas (procedimientos) asignadas a

cada uno de los cargos del área de ventas y el área operativa

Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como

herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento

humano vinculado a cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que

contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos

organizacionales necesarios para la buena ejecución del trabajo.

5

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Elaborar el Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de la empresa

Comercial Nutresa (Sede Cúcuta Norte de Santander) con el fin de representar en

formar ordenada los aspectos de la organización necesarios para la buena

ejecución laboral.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Realizar el análisis de 10 cargos existentes para establecer las funciones

desempeñadas por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de

responsabilidad y compromiso

Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr obtener

información precisa en la elaboración de los manuales de funciones y

procedimientos

Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado

para cumplir con el entendimiento del objetivo general

Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la

construcción de los Manuales correspondientes

6

COMERCIAL NUTRESA S.A.S

La cuarta compañía de alimentos más grande de América Latina en términos de

capitalización bursátil la cual cuenta con 6 categorías de negocio: carnes frías,

galletas, chocolates, café, helados, y pasta y con un portafolio de más de 70

marcas, con liderazgo en Colombia y la región en más de 15 de ellas

Cúcuta Norte de Santander es una de sus cedes de administración y distribución y

se encuentra ubicada en la Calle 17 Norte N° 5-101 Zona Industrial.

7

HISTORIA

El Grupo tiene su origen a principios del siglo XX cuando se da en Colombia el

desarrollo industrial con la fundación de empresas que hoy son símbolo de su

economía. En este período histórico nace, en 1920, Compañía Nacional de

Chocolates Cruz Roja que años más tarde se convertiría en Compañía Nacional

de Chocolates S.A.

En 1916, por iniciativa de un grupo de empresarios locales, se constituye en

Medellín la Fábrica de Galletas y Confites que en 1925 pasaría a llamarse Fábrica

de Galletas Noel y a partir del año 1999, Compañía de Galletas Noel S.A. En

1933, Compañía Nacional de Chocolates se convierte en accionista de la empresa

galletera; éste el primer paso de una relación empresarial que sería más adelante

base para la construcción del Grupo de Alimentos.

8

MISIÓN

La misión de nuestra empresa es la creciente creación de valor, logrando

un destacado retorno de las inversiones, superior al costo del capital

empleado.

En nuestros negocios de alimentos buscamos siempre mejorar la calidad

de vida del consumidor y el progreso de nuestra gente

Buscamos el crecimiento rentable con marcas líderes, servicio superior y

una excelente distribución nacional e internacional.

Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano,

innovación sobresaliente y un comportamiento corporativo ejemplar.

VISIÓN

Juntos lograremos duplicar nuestro negocio de alimentos en el 2010*, y

triplicarlo para el 2013*, proporcionando calidad de vida al consumidor con

productos que satisfagan sus aspiraciones de bienestar, nutrición y placer.

*Base 2005.

9

FILOSOFÍA CORPORATIVA

Actuación ética

Autonomía y coherencia estratégica

Buen gobierno corporativo

Calidad integral

Competitividad

Desarrollo sostenible

Desarrollo de nuestra gente

Excelencia en el servicio

Garantía de seguridad alimentaría

Gestión de la innovación y el conocimiento

Participación y espíritu colaborativo

Respeto

Responsabilidad social empresarial

10

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE FUNCIONES

Identificación de color según área de trabajo:

Área operativa: Franja azul

Área de ventas: Franja verde

1 Jefe de ventas

2 Jefe de logística

3 Auxiliar de operaciones logísticas

4 Vendedor

5 Auxiliar logístico

6 Operario de logística

7 Ayudante de ventas

8 Auxiliar de data maestra

9 Auxiliar de cartera

10 Desarrollador comercial

11

MANUAL DE FUNCIONES

Identificación del Cargo

Nombre del cargo: 1. JEFE DE VENTAS

Dependencia: AREA DE VENTAS

Número de Cargos Uno (1)

Reporta a (Nombre del cargo):

GERENTE

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Título administración de empresas, administración pública o ingeniería industrial.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.

Objetivo principal

Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la Gerencia comercial y Marketing para el área de ventas nacionales, internacionales e institucionales, a través de la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de de venta y post venta de excelencia.

Funciones Esenciales

Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa

Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional

Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al

mismo

Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes

12

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 2. JEFE DE LOGISTICA

Dependencia: AREA OPERATIVA



GERENTE

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Ingeniero industrial, administrador de empresas, especialidad en logística

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia profesional relacionada.

Objetivo principal

Es el máximo responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma.


Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición,

preparación de pedidos y transporte de los mismos).

Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.

Optimizar procesos de trabajo.

Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

13

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 3. AUXILIAR DE OPERACIONES LOGISTICAS




JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Bachiller con conocimiento de operaciones logísticas

Requisitos de Experiencia No necesita experiencia

Objetivo principal

Es el Encargado de llevar control y registro de las actividades de recepción, almacenamiento, consolidación y despachos.


Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las

actividades de la bodega.

Reportar al Jefe de Logística los indicadores de gestión de la bodega y

posibles mejoras en los procesos.

Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas.

Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos en

función de la carga transportada y el cumplimiento de la entrega.

14

Gestionar la relación con los proveedores y clientes.

Obtener retroalimentación del personal para obtener mejoras en los

procesos. Empresa

15

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 4. VENDEDOR


Número de Cargos Dieciséis (16)


JEFE DE VENTAS

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Administrador, contador público, comerciante con buen manejo de relaciones sociales.

Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia

Objetivo principal

Responder por toda la gestión de ventas y desarrollar una labor Cobertura asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales.


Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y

número de clientes asignados, Tomar inventario de productos en los

clientes.

Asesorar a los clientes en la venta.

Informar sobre las actividades promocionales a los clientes.

Realizar merchandising en las neveras de los clientes (revisar fechas y

rotación de productos).

Responder por el desarrollo de la zona asignada.

16

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 5. AUXILIAR LOGISTICO




JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Bachiller con conocimiento en apoyo logístico

Requisitos de Experiencia No requiere experiencia

Objetivo principal

Comprender todos los procesos de depósito, almacenamiento y distribución de materias primas o productos hasta que llegan a sus consumidores en los puntos de venta.

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Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de adquisiciones y contrataciones.

Organizar y controlar todas las actividades concernientes a los pedidos.

Mantener actualizado el Archivo y Registro de Proveedores en el Banco de Datos.

Firmar las Órdenes de Compra y Prestaciones de Servicios.

Evaluar el Programa de Adquisiciones y necesidades.

Mantener informado al personal de su área sobre las disposiciones y actividades que se tengan que ejecutar, en cumplimiento a los objetivos y metas por alcanzar.

Brindar apoyo en Bodega y asegurar así la disponibilidad de productos y mercaderías que se encuentran en la tienda, con el fin de realizar una entrega oportuna al cliente.

Diseñar las rutas de acuerdo a las entregas a realizar.

Preparar y entregar los informes que le sean solicitados en función de las responsabilidades asignadas.

Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que estén a su cargo.

18

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 6. OPERARIO DE LOGISTICA


Número de Cargos Seis (6)


JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Bachiller , Técnico en logística

Requisitos de Experiencia Un año (1) de experiencia

Objetivo principal

Planificar, implementar y controlar eficazmente a través de indicadores logísticos el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribución.


Almacenar y mover las mercancías.

Distribuir los productos en cada terminal.

Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones.

Procesar los pedidos.

Manejar los materiales.

Revisión de mercadería.

Ordenar y mantener en buen estado la bodega.

19

Decidir que sistemas y formas de protección va a utilizar para los productos.

Decidir medios de transporte a utilizar y elaboración de los planes de ruta.

Se encarga del control de lotes o números de serie.

20

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 7. AYUDANTE DE VENTAS


Número de Cargos Diecinueve (19)


JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Bachiller con conocimiento en el área de distribución mercantil.


Objetivo principal

Establecer una metodología que garantice que las órdenes de compras de los clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con una entrega eficaz y eficiente.


Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la

empresa

Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales

Elaboración de estadísticas e informes de ventas

Canalizar las necesidades del cliente

Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega,

condiciones de pago, validez de la oferta etc.)

Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes

Asegurar la entrega del producto

21

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA




JEFE DE LOGISTICA

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación

Bachiller de la carrera de contabilidad, técnico en manejo indispensable SAP y Excel a nivel intermedio , con habilidad de sistemas operativos


Objetivo principal

Crear efectivamente una vista contextual de datos completos, en entornos de datos distribuidos de medianos a grandes, conformado por integración de datos del cliente proporcionando un nivel de acceso simplificado a las aplicaciones corporativas.

22


Crear, modificar y validar el registro de proveedores de materiales y

servicios.

Definir nuevos proveedores, servicios y materiales de acuerdo a la

optimización de la creación de los mismos.

Verificar y controlar la creación de los servicios y materiales con las

áreas involucradas.

Registrar, actualizar y monitorear los registros de Datos Maestros según

requerimientos de las áreas Comerciales y Logísticas.

Administrar y activar el plan publi-promocional en las herramientas

actuales.

Registrar condiciones de compra y venta en el sistema.

Alineación de datos según indicación del Supervisor de Data Maestra.

Monitorear y controlar inconsistencias en las categorías de su

responsabilidad

23

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 9. AUXILIAR DE CARTERA




JEFE DE VENTAS

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Administrador, técnico con especialidad en administración de cartera.


Objetivo principal

Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera dentro de la empresa.


Elaborar diariamente la conciliación bancaria para detectar estado de

consignaciones efectuadas por clientes

Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes

Cumplir con las políticas establecidas por el Coordinador de Cartera

referentes al recaudo de cartera

Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestión

Integral, para detectar las deficiencias e implantación de las acciones

correctivas y preventivas necesarias.

Consultar con los clientes sobre dudas en las consignaciones

24

MANUAL DE FUNCIONES


Nombre del cargo: 10. DESARROLLADOR COMERCIAL


Número de Cargos Tres (3)


JEFE DE VENTAS

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Bachiller, técnico en el área comercial con manejos de relaciones sociales

Requisitos de Experiencia No requiere experiencia

Objetivo principal

Cumplir con brindar una excelente atención, un claro entendimiento y un eficiente manejo de las necesidades de sus clientes para así contribuir permanentemente a propiciar en ellos un alto nivel de satisfacción que asegure la recompra y/o el cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como representante de la Empresa.


Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le sean encomendados

Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Empresa, mostrando permanente buena disposición hacia la labor y hacia los conductos regulares establecidos.

Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario o reporte, atendiendo reclamaciones e incidencias.

Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre de la venta.

25

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Nombre del cargo: 1. JEFE DE VENTAS




GERENTE

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los

clientes en relación a los pedidos y entregas de los productos

2 Analizar cada uno de los datos de los clientes

3 Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto

4 Constar que el cliente está activo en el sistema comercial

5 Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base

de datos

6 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados

para el control de ventas

7 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas

8 Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega

de pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo

9 Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de

ventas

10 Autorizar por escrito las órdenes de compra

26



Nombre del cargo: 2. JEFE DE LOGISTICA




GERENTE

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de

trabajo para un mejor ambiente en la ejecución de labores

2 Realizar la programación de asignación de recursos para los

programas y proyectos de área operativa para su desarrollo

3 Atender las solicitudes, quejas y peticiones del gerente logístico

4 Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribución de

los productos del Comercial Nutresa

5 Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y

operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de

los informes

6 Elaborar y digitar los informes finales diarios del área operativa

7 Enviar al gerente de logística los informes constantes acerca de la

distribución de la mercancía para establecer el control de la

empresa

8 Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la

empresa con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en

cuenta las normas de seguridad

27



Nombre del cargo: 3. AUXILIAR DE OPERACIONES LOGISTICAS




JEFE DE LOGISTICA

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Recepcionar la oficina de jefe de logística

2 Desarrollar nota piking de pedido y el cual debe contener todas

las referencias de los productos que se van a transportar

3 Registrar y tramitar informe diario al jefe de logística

4 Organizar expedientes, archivando adecuadamente cada factura

y tramitarlo al jefe de logística

5 Realizar copia de los contratos vigentes tramitado al de jefe de

logística

6 Tramitar los comprobantes de pagos al auxiliar de ventas

7 Registrar los comprobantes de pago

8 Establecer el informe diario de la jornada laboral y enviarlo al jefe

de logística

28



Nombre del cargo: 4. VENDEDOR


Número de Cargos Dieciséis (16)


JEFE DE VENTAS

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir

importante al cliente.

2

Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva nota por escrito o forma electrónica. Cada vendedor debe ir a cada supermercado para retomar nuevamente el pedido periódicamente.

3

Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese modo el control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su superior y se pueda proceder con la entrega de dicho pedido.

4

Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del grupo, y se debe ofrecer el catalogo con la variedad de productos, que en el respectivo negocio pueda tener, pero a la vez algo nuevo que quiera incursionar, dejándoles el número de teléfono donde lo puedan comunicar si en llegado caso les interesa algún artículo.

5

Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los obsequios que la compañía le pueda regalar por

29

ser cliente del grupo.

6

Conocer entender y saber los beneficios, nutrientes, componentes de lo que está vendiendo, para ello debe estudiar cada producto, pero también conocer los precios, la disponibilidad de demanda que pueda existir, y todo lo logra haciendo estudios detallados.

7

Realizar hacer una supervisión del sector donde se encuentra el supermercado o negocio donde el grupo surte sus productos, tomando nota de qué clase de gente vive, que actividades frecuentan; para de esa forma hacer un análisis de que productos tendrían mayor demanda, y esos resultados se le muestran al cliente, dándole a entender que sería más beneficios para su negocio, pero lógicamente sacando ventaja también la empresa.

8 tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de

ventas, estar siempre activo e investigando la mejor manera de vender

9

Ordenar de una forma rápida los productos para que s vean más visibles, poniéndolos delante del mostrador o vitrina donde los tenga almacenados; proporcionarle propaganda, como afiches cada vez que se pueda y la empresa lo suministre.

30



Nombre del cargo: 5. AUXILIAR LOGISTICO




JEFE DE LOGISTICA

N°

PROCEDIMIENTOS

1

Se organiza y desarrolla actividades de formulación y tramitación de las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio.

2

Registrar y archivar la documentación sustentadora y establecer estadísticas de requerimientos y atenciones efectuadas por Oficinas y Direcciones.

3

Clasificar por el tipo de producto o servicio que comercializan o proveen y emitir semestralmente el reporte del Registro Interno de Proveedores.

4

Revisar que todo este correcto y se adjunta toda la sustentación (Pedido, Propuestas, Cuadros de evaluación y calificación, Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Contratos), y se pasan los documentos para la firma del Director de la Oficina.

5

Integrar a la planificación general el Plan de Adquisiciones, formulando medidas para su ejecución.

31

6 Hacer reuniones cada vez que sea necesario con sus empleados

a cargo, para manejar una retroalimentación para las dos partes.

7

Tener un estricto control de inventario y supervisión de productos en la bodega, anotando cada detalle de entra y salida de mercancía.

8

Consultar mapas locales y de carreteras entre otros, también verificar y calcular los tiempos estimados a realizar por los conductores de los vehículos, tomando en consideración las horas de tráfico y los lugares de mayor congestionamiento.

9 Adjuntar todos los documentos de suma importancia,

ordenándolos de mayor a menor relevancia.

10

Se registrando cada tarea que se realice, ya sea de pedidos, inventarios, o de cualquier otro aspecto, relacionado con sus funciones.

32



Nombre del cargo: 6. OPERARIO DE LOGISTICA


Número de Cargos Seis (6)


JEFE DE LOGISTICA

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Transportar en carriles en forma ordenada los productos para una

mayor facilidad y menor esfuerzo físico.

2

Cargar y descargar los camiones o medios de trasporte, con los implementos de seguridad necesarios, como cinturón de fuerza y guantes.

3 Emplear de manera eficiente y segura la infraestructura física, la

tecnología, los sistemas de información y el mismo talento humano.

4 Recoger, comprobar y transmitir las órdenes de compra,

realizadas por cada cliente y llevadas luego a su superior.

5

Hacer uso de los materiales y procesos para mover los productos dentro de los almacenes y entre estos y los locales de venta, para de esa forma evitar cualquier tipo de accidente con el personal o con la misma mercancía.

6

Observar cada caja que llega, y que sale de bodega, y reportar cualquier anomalía a su superior, para que se encargue del problema.

33

7

Colocar los productos en los estantes o vitrinas, teniendo en cuenta la fragilidad de los mismos, para no colocar elementos muy pesados sobre productos que pueden ser muy débiles. Además de colocar con mayor ambientación ciertos productos que requieren cierto grado de temperatura. Y recoger los residuos que se generan y obstaculizan el paso por los pasillos o corredores del cuarto de almacenamiento.

8

Debe colocar el embalaje más adecuado para la protección de los productos. Empacando cada tipo de material en un contenedor adecuado con sus debidas especificaciones, aquellos que necesitan ciertos tratados como, respiraderos, o los que pueden quebrarse fácilmente.

9

Debe utilizar los vehículos de trasporte adecuado para cargar los productos, de un lugar a otro, tomando como punto especifico el tiempo de caducar y la facilidad de descomponerse o de derretirse de los artículos.

10

Se mira el artículo y se clasifica por producto, marca, tamaño, sabor; colocando el código de referencia que le tienen establecido a cada lote especifico.

34



Nombre del cargo: 7. AYUDANTE DE VENTAS


Número de Cargos Diecinueve (19)


JEFE DE LOGISTICA

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Revisar que el vehículo de transporte este en buen estado

mecánico e higiénicamente para transportar los productos

2 Revisar Nota Piking Documento elaborado por el auxiliar de

operaciones logísticas

3 Verificar la mercancía previamente separada por el operario

logístico

4 Cargar la mercancía ya revisada y en excelente estado

5 Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de cobros y

planificación de ruta

6 Establecer que las facturas y recibos de cobros estén todos

registrados en el manifiesto de carga

7 Ordenar adecuadamente la planificación de las rutas

8 Entregar el pedido al cliente con los términos acordados por el

vendedor y jefe de ventas

9 Legalizar que la persona (cliente) que recibe el pedido sea la que

se encuentre registrada en la factura

35

10 Constar con el cliente que el pedido o mercancía se encuentre

completo y hacer firma la copia de la factura

11 Entregar al cliente recibo de cobro y recibir el recaudo

12 Finalizar la jornada entregando el recaudo constándolo con las

facturas de cobro al auxiliar de cartera.

36



Nombre del cargo: 8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA




JEFE DE LOGISTICA

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Establecer la actividad diaria con el jefe de logística

2

Verificar el estado del ordenador (PC) y bases de datos, que se

encuentre en el sistema siempre actualizado

3 Validar la información de clientes atreves de el ordenador (PC)

4

Organizar en orden numérico según su respectivo código los

diferentes datos suministrados por el auxiliar de cartera y jefe de

logística

5 Guardar siempre cada información incluida en el sistema con

clave de seguridad, para cumplir con la confidencialidad de datos

6 Realizar por escrito el informe de datos suministrados diariamente

7 Enviar el informe de datos a la cuenta correo del jefe de logística

37



Nombre del cargo: 9. AUXILIAR DE CARTERA




JEFE DE VENTAS

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestión de

cartera

2 Analizar la situación y comportamientos crediticios de los clientes

para alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean

necesarias

3 Elaborar y digitar en el sistema los recibos de la caja por recaudo

de cartera

4 Digitar y elaborar notas de créditos solicitados con aprobación

del jefe de ventas

5 Verificar las administración de las diferentes cuantas

correspondientes a las facturas de clientes

6 Archivar los soportes de todos los informes

7 Digitar y enviar el informe final al jefe de ventas

38



Nombre del cargo: 10. DESARROLLADOR COMERCIAL


Número de Cargos Tres (3)


JEFE DE VENTAS

N°

PROCEDIMIENTOS

1 Realizar la organización y lanzamientos de los productos del

Comercial Nutresa

2 Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear

nuevos convenios comerciales y seguimiento permanente a los

actuales

3 Cumplir con el cumplimiento presupuestal asignado

4 Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluación de

actividades

5 Diseñar promociones con actividades de marca

6 Impulsar el mercado y las fuerzas de ventas mensuales

7 Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe

de ventas

39

CONCLUSIONES

Con los anteriores manuales fe funciones y procedimientos se logra tener

un mejor rendimiento laboral interno de la empresa Comercial Nutresa en

Cúcuta Norte de Santander

Mayor facilidad en la toma de de decisiones y en la ejecución de las

mismas

Proporciona claridad y sencillez en la información necesaria en cada

puesto de trabajo

Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede

ser fácil mantener con el cumplimiento del Manual de Funciones y

Procedimientos.

40

ANEXOS

43

OBJETIVO: REALIZAR MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS EN COMERSIAL NUTRESA S.A.S

ENTREVISTA REALIZADA POR:

ANGIE YULIET ZUÑIGA

PLABO ANDRES GUZMAN

FELIPE ORTEGA

NOMBRE: ____________________________________________

CARGO: _______________________________

NUMERO DE PERSONAS EN EL CARGO: ______

JEFE INMEDIATO: _______________________

¿SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?

SI___ NO___

¿HA RECIBIDO UN MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?

SI___NO___

¿CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS?

-TIEMPO DESPS DEL INGRESO A LA EMPRESA 2MESES___ 5MESES___1AÑO___OTRO___

-SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES: SI___ NO ___

REQUISITOS DEL CARGO

ESTUDIOS:

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

__

EXPERIENCIA MINIMA PARA EL

CARGO_________________________________________________

FUNCIONESPRINCIPALESDELCARGO______________________________________________

_______________________________________________________________________________

______

PROCEDIMIENTO O FUNCIONES ESPECÍFICAS PARA CUMPLIR LAS FUNCIONES

PRINCIPALES DEL CARGO

__________________________________________________________________________

44

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS:

Resultados de la encuesta realizada a 10 empleados de la empresa Comercial

Nutresa:

Pregunta N° 1

¿SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS?

TABULACION:

Alternativa Cantidad Porcentaje

Si 7 70%

No 3 30%

Total 10 100%

Análisis e Interpretación.

Al analizar la pregunta se pudo observar que el 70 por ciento de la población

entrevistada contestó que Sí; lo que quiere decir que empresa Comercial Nutresa

entre sus características como organizaciones está en que sus empleados

conozcan de manera clara sus funciones y parte organizativa.

70%

30%

Si No

45

Pregunta N° 2

¿CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS?


2 meses 4 40%

3 meses 3 30%

5 meses 3 30%

1 año -

0tros -

total 10 100%

40%

30%

30%

2 meses 3 meses 5 meses 1 año 0tros

46


Al analizar la pregunta se puede observar que los directivos de la Empresa

Comercial Nutresa buscan que desde un principio cada empleado tenga

definidas sus tareas y funciones dentro de la organización.

Pregunta N° 3

¿SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES?


Si 8 80%

No 2 20%

Total 10 100%


Según los datos podemos darnos cuenta que para la Empresa comercial Nutresa

los manuales de funciones y procedimientos Son documentos eminentemente

dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y

ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa, ya que un manual sin

revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y

80%

20%

Si No

47

lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el

desarrollo de la organización.

Pregunta N° 4

¿REQUISITOS DEL CARGO?


Bachiller 5 50%

Estudios técnicos -

profesional 5 50%

otros

total 100&

Análisis e Interpretación

Al analizar los datos podemos darnos cuenta que esta empresa es muy equitativa

al seleccionar a sus empleados, lo que los caracteriza por tener un personal muy

entregado a la compañía donde prima primero el bienestar de la empresa.

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Bachiller Estudios técnicos profesional otros

manual de funciones y manual de procedimientos empresa: comercial nutresa s.a.s

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