manual de funciones políticas y de personal. para reflexionar… “dicen que si usted no sabe lo...
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Manual de
FuncionesPolíticas y de Personal
Para Reflexionar…
“Dicen que si usted no sabe lo
que busca, probablemente no
lo encontrará”
Manual de Funciones
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El manual de funciones es un documento formal que las empresas elaboran
para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que
sirve como guía para todo el personal.
El manual de funciones indica que hacer y cómo hacer el trabajo en función
de cumplir con la planeación, aplicable al Recurso Humano, es decir misión,
visión, objetivos, procedimientos para que éstos se cumplan con eficiencia y
eficacia, después la organización, ejecución y control que dispone el proceso
administrativo aplicada a la administración de personal. Para su desarrollo
se tendrá en cuenta los manuales de procedimientos, reglamento de trabajo,
manuales de operaciones y mantenimiento, análisis de cargos, valuación de
cargos, análisis de carga laboral.
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Facilita la ubicación y orientación del personal además de que permite
establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de
cada cargo.
Tiene como propósito orientar sobre la forma en que la empresa se organiza
para cumplir con su objetivo, clarificar los grados de responsabilidad de las
diferentes áreas administrativas que la integran y sus relaciones de
autoridad y dependencia.
Este documento es importante, no sólo porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, entre otras) lo requieran, sino porque su uso interno y
diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el
trabajo y fomenta el orden.
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Ventajas del manual de funciones:
i. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las
mismas.
ii. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
iii. Es claro y sencillo.
iv. Útil en toda organización.
v. La disciplina es fácil de mantener.
Este documento debe ser actualizado cada ocasión que la organización
implementa cambios en su estructura o en las funciones que desarrolla. En
caso de que no ocurran estos cambios, se recomienda someter a revisión
este documento cada dos años con la participación de quienes cuenten con
un conocimiento pleno de las condiciones de operación de la institución, de
los lineamientos normativos que regulan su funcionamiento e integración,
así como de sus necesidades y sus oportunidades de desarrollo.
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La existencia de los Manuales de Funciones en una organización es de vital
importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.
¿Qué se necesita para elaborar un Manual de Funciones?
La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los
líderes como promotores
Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las
decisiones referentes a estos temas
Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno o externo
Que la organización tenga su plan estratégico actualizado
Que el equipo técnico utilice una metodología para la elaboración del
cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones
Hacer un plan de implantación de este manual
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, en la
intranet institucional
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La elaboración del Manual de Funciones se asimila a cualquier proyecto que
requiere organizar, los elementos del proceso de administración, es decir en
Planeación, Organización, Ejecución y Control.
1.- Planeación: Aplicada al Recurso Humano, cumpliendo entre otros los
siguientes pasos:
i. Problema
ii. Justificación
iii. Marcos de referencia
iv. Objetivos del proyecto
v. Metodología
vi. Actividades
vii. Cronograma
viii. Costos
2.- Organización
ix. Asignación de tareas al equipo
x. Capacitación al equipo y a los funcionarios
xi. Asignación de presupuestos y equipos
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3.- Ejecución del Proyecto de Elaboración del Manual de Funciones
1.- Recolección de la información
Formato básico
Técnicas para recolectar la información
2.- Entrevista individual
3.- Entrevista grupos
4.- Reunión con los jefes, con otros funcionarios
5.- Observación directa en los puestos de trabajo
6.- Participantes y experiencias de los empleados de la empresa
7.- Informe de terceros
8.- Cuestionarios permanentes de encuestas y entrevistas a:
Titulares
* Jefes
* Supervisores
* Subalternos
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Ejecución del Proyecto de Elaboración del Manual de Funciones
9.- Cuestionarios de aspectos críticos de labores a
Titulares
* Jefes
* Supervisores
* Subalternos
10.- Panel con expertos
11.- Hojas de ruta
12.- Manuales de procedimientos
13.- Transcripción de la información a través de borradores y posteriormente y una vez
hechas las correcciones y cambios, elaborará el definitivo.
14.- El ordenamiento de la información
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15.- Redacción final y digitación, según modelo de formatos
16.- Análisis de la información
17.- Verificación de la información
Titulares
* Jefes
* Supervisores
*Subalternos
4. Inducción, capacitación e implementación
5. Control: Mediante verificación y evaluación para mejorar y perfeccionar.
Basados en el esquema anterior y de acuerdo con sus unidades, funciones y objetivos
se cumplirá las siguientes fases:
Fase I. Descripción de la empresa
Organización
Distribución de cargos
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Fase II. Clasificación de cargos
Tipificación de cargos
Justificación de cargos
Criterios de evaluación
Metodología
Formatos básicos:
Entrevista individual
Entrevista grupal
Jefes
Supervisores
Subalternos
Reportes de terceros
Panel de expertos
Capacitación al personal
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Fase III. Recolección de información
Fase IV. Análisis e interpretación de la información
Fase V. Construcción y redacción del manual
Fase VI. Revisión y correcciones
Fase VII. Entrega del manual definitivo
Fase VIII. Inducción a los empleados
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Fase III. Recolección de información
Fase IV. Análisis e interpretación de la información
Fase V. Construcción y redacción del manual
Fase VI. Revisión y correcciones
Fase VII. Entrega del manual definitivo
Fase VIII. Inducción a los empleados
Manual de Funciones - Ejemplo
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Datos generales del cargo
Datos básicos del organigram
a
Misión del Cargo
Síntesis del cargo:
Principales funciones y
responsabilidades
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Síntesis del cargo:
Principales funciones y
responsabilidades
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Perfil del cargo:Formación académicaExperiencia
laboralConocimientos Competencias
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Complementar la información con:
• Lugar de trabajo:
• Horario de trabajo:
• Necesidad de viajar:
• Características y competencias de la persona que desempeña el
cargo (estilo de dirección, formación académica, experiencia,
personalidad):
• Características y competencias del jefe inmediato (estilo de dirección, formación académica, experiencia, personalidad)
• Características y competencias del grupo a su cargo (nivel académico, experiencia, necesidad de supervisión, propósito de cada cargo)
• Características y competencias de las personas a igual nivel (formación académica, estilos de dirección o actuación, personalidad)
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Contactos – ¿Cuáles son los más frecuentes y necesarios (internos– externos) para qué se hacen?
¿Cuáles son las principales dificultades a las que se enfrenta el cargo?
¿Cuáles son los errores que no se permiten?
¿Qué tipo de problemas maneja con autonomía cuáles debe consultar?
¿Es un cargo más administrativo que técnico o viceversa?
Contribución al logro de la misión y visión de la organización/unidad estratégica de Negocio?
¿Cuáles son los principales servicios prestados por el cargo a la empresa /unidad estratégica de negocio?
¿Qué es deseable en un candidato pero no indispensable?
¿Cuáles son los indicadores de medición para este cargo?
“No importa cuán brillante sea
tu mente o estrategia, si estás
jugando solo, siempre
perderás ante un equipo”Reid Hoffman
Para Reflexionar…