San Juan de Pasto, Enero 13 de 2006

Hermanas

HospitalariasHOSPITAL MENTAL NUESTRA SEORA DEL PERPETUO SOCORRO FORMATOS DESCRIPCION DE CARGOSCdigo: GRH-DC-02

Vigencia: 20120702

Versin:02

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IDENTIFICACIN

Nivel:Profesional

Denominacin del empleo:Comit de archivo

Cdigo:

No de cargos:Uno (1)

Dependencia:Donde se ubique el cargo

Cargo del jefe inmediato:Director Administrativo

PROPOSITO PRINCIPAL

Definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos, operativos y tcnicos de los documentos que se reciben y se generan en la hospital.

DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESCENCIALES

Asesorar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos y velar que se cumplan.Estar al da en cuanto a la legislacin archivstica de Colombia.

Controlar el proceso de produccin documental desde el diseo de la papelera hasta el destino final del documento, orientando el soporte adecuado para el registro de la informacin.

Fijar trminos de retencin para los documentos, segn importancia yEstablecer la simplificacin de papeleo, la duplicidad y conservacin de documentos innecesarios que se traduce en un ahorro de energa, esfuerzos y recursos para el correcto desempeo de las actividades del hospital..

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Las disposiciones legales vigentes en cuanto administracin en la prestacin de servicios de salud estn acordes con lo esperado para el Hospital.

Los informes de gestin presentados responden a las necesidades del normal funcionamiento del Hospital.

Las polticas, planes, programas, normas y proyectos adoptados y ejecutados, garantizan el cumplimiento en accesibilidad, cobertura y calidad de la atencin en salud mental que la poblacin requiere.

Los nombramientos de nuevos colaboradores responden a las necesidades de recursos humanos del Hospital.

Los presupuestos y cuentas anuales presentadas al Gobierno Provincial garantizan planeacin con calidad para la prestacin de servicios de salud.

FORMACIN COMPLEMENTARIA

Normas orgnicas sobre el funcionamiento, estructura orgnica y misin del Hospital Nuestra Seora del Perpetuo Socorro.

COMPETENCIAS NIVEL DIRECTIVOCOMUNES A TODAS LAS HERMANAS, COLABORADORES, COLABORADORAS

Liderazgo

Planeacin

Toma de decisiones

Direccin y desarrollo personal

Conocimiento del entorno Orientacin a resultados

Orientacin al Usuario

Transparencia

Compromiso con la Institucin

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOSEXPERIENCIA

Ttulo profesional o tecnlogo en gestin documental y archivo.Experiencia de dos (2) aos en cargos de los niveles profesional, ejecutivo, asesor o directivo en el sector salud.

Deseable: Especializacin en reas administrativas del sector salud

IDENTIFICACIN

Nivel:Profesional

Denominacin del empleo:Coordinador Gestin Documental

Cdigo:

No de cargos:Uno (1)

Dependencia:Donde se ubique el cargo

Cargo del jefe inmediato:Director Administrativo

PROPOSITO PRINCIPAL

Planear, desarrollar, administrar la correspondencia del hospital recibida por las diferentes entidades y la producida por las diferentes reas conllevando a la conservacin y entrega oportuna de la misma con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESCENCIALES

Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos, as como la prestacin de los servicios archivsticos de acuerdo con las normas tcnicas vigentes colombianas.

Garantizar la seguridad e integridad de la informacin en fsico y en medios electrnicos

Generar las polticas de seguridad para la visualizacin de la informacin fsica o en medios electrnicos

Centralizar las series documentales, organizar las bases de datos, depurar documentos fsicos, crear tablas de retencin y valoracin documental con el fin de gestionar la normalizacin de archivos.

Planear, dar lineamientos y hacer seguimiento sobre las herramientas de gestin de informacin del proceso como el software de digitalizacin y los inventarios peridicos de historias clnicas y laborales.

Planear y realizar mejoras continuas a la prestacin del servicio de gestin documental para nuestros pacientes y personal del hospital.

Controlar el flujo y la custodia de la documentacin (medio fsico y electrnico).

Recibir, verificar, consolidar y archivar la informacin correspondiente a consulta externa.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Las disposiciones legales vigentes en cuanto administracin en la prestacin de servicios de salud estn acordes con lo esperado para el Hospital.

Los informes de gestin presentados responden a las necesidades del normal funcionamiento del Hospital.

Las polticas, planes, programas, normas y proyectos adoptados y ejecutados, garantizan el cumplimiento en accesibilidad, cobertura y calidad de la atencin en salud mental que la poblacin requiere.

Los nombramientos de nuevos colaboradores responden a las necesidades de recursos humanos del Hospital.

Los presupuestos y cuentas anuales presentadas al Gobierno Provincial garantizan planeacin con calidad para la prestacin de servicios de salud.

FORMACIN COMPLEMENTARIA

Normas orgnicas sobre el funcionamiento, estructura orgnica y misin del Hospital Nuestra Seora del Perpetuo Socorro.

COMPETENCIAS NIVEL DIRECTIVOCOMUNES A TODAS LAS HERMANAS, COLABORADORES, COLABORADORAS

Liderazgo

Planeacin

Toma de decisiones

Direccin y desarrollo personal

Conocimiento del entorno Orientacin a resultados

Orientacin al Usuario

Transparencia

Compromiso con la Institucin

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOSEXPERIENCIA

Ttulo profesional o tecnlogo en gestin documental y archivo.Experiencia de dos (2) aos en cargos de los niveles profesional, ejecutivo, asesor o directivo en el sector salud.

Deseable: Especializacin en reas administrativas del sector salud

IDENTIFICACIN

Nivel:Central

Denominacin del empleo:Asistente Gestin Documental

Cdigo:

No de cargos:Uno (1)

Dependencia:Donde se ubique el cargo

Cargo del jefe inmediato:Director Administrativo

PROPOSITO PRINCIPAL

Apoyar en la realizacin de las diferentes actividades requeridas para el manejo de archivo y administracin de registros fsicos y electrnicos.

DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESCENCIALES

Recibir, revisar, clasificar, actualizar y controlar registros fsicos y electrnicos con la oportunidad requerida.

Levantar y controlar los registros de carcter tcnico y dems correspondientes a inventarios de tipo documental.

Efectuar labores de valoracin documental y traslado de documentacin para conservacin y descarte.

Adelantar las actividades relacionadas con prstamos de documentos y consulta de informacin.

Cuidar los recursos fsicos y de informacin que le sean asignados, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afecten.

Las dems que le sean asignadas por su jefe inmediato de acuerdo con el rea de desempeo.

Recibir, verificar, consolidar y archivar la informacin correspondiente a consulta externa.

Atender a los usuarios que acudan a la dependencia y suministrarles de manera precisa y oportuna la informacin y la orientacin requerida y/o la entrega de elementos e insumos requeridos y relacionados con la misin del rea y los procedimientos establecidos.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Los oficios documentos e informes son elaborados en procesadores de texto cuadros en hojas de clculo y presentaciones en software de acuerdo con las normas tcnicas de archivo y correspondencia.

Los oficios y documentos son recibidos, tramitados y registrados a las dependencias del hospital o a otras instituciones dentro de los plazos, con los controles establecidos y con base en el Sistema de Gestin Documental.

La copia de los registros fsicos y magnticos se clasifican de acuerdo al nivel de importancia y prioridad que se establezca por instrucciones impartidas y procedimientos de correspondencia y archivo.

La atencin a los usuarios internos (servidores de la entidad) y externos del rea se basan en normas de cordialidad y claridad de acuerdo a los estndares de calidad del hospital.

FORMACIN COMPLEMENTARIA

Conocimientos en archivstica

Normatividad Archivstica NacionalManejo de office

COMPETENCIAS NIVEL DIRECTIVOCOMUNES A TODAS LAS HERMANAS, COLABORADORES, COLABORADORAS

Liderazgo

Planeacin

Capacidad de atencin

Manejo de informacin

Conocimiento del entorno Orientacin a resultados

Orientacin al Usuario

Transparencia

Compromiso con la Institucin

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOSEXPERIENCIA

Ttulo Tcnica en sistemas de informacin

ComplementarioAsistencia en organizacin de archivos o afinesExperiencia de seis (6) meses en cargos similares.

Deseable: Especializacin en reas administrativas del sector salud