MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIONES OPERATIVAS:

1. Control de Ingreso de la Documentación.2. Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).3. Descripción (Inventarios, e Indización).4. Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística5. Gestión Documental6. Creación de un Sistema de Información para el control, localización y Digitalización de la Información Estratégica7. Conservación.8. Servicio y Control de Préstamo de documentos9. Selección, Traslado de la Documentación

FUNCIONES GENERALES DEL ARCHIVO

- Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar la localización de la documentación producida con menos de 2 años de haberse originado.

- Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o descrito según su naturaleza.

- Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la información, preparando índices, guías e inventarios.

- Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta.

- Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del archivo de gestión.

- Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo.

- Crear una normativa de confidencialidad para incluir los datos de los Documentos en el Sistema de Información

- Crear una normativa de confidencialidad para digitalizar la información

- Trasladar la Documentación después de cumplido el plazo de 5 años en el archivo al la Unidad de Información de Correspondencia.

PROCEDIMIENTO

- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.

- Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.

- Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.

- Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.

- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.

- Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.

- Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia

PROCESO TECNICO DE RECIBO DE DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA

Funciones que debe cumplir el Auxiliar de Correspondencia en su puesto de Trabajo, bien sea en la Unidad de Correspondencia. También conozca que otro empleado puede cumplir esta función en la empresa

Correspondencia recibida

· Registra y radica correspondencia.· Organiza la correspondencia por dependencias.· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada

· Suministra un numero de radicado: suministra los datos básicos para el control.· Controla registrando en el formato de control.· Radica y registra en formato de control· Organiza la dependencia por dependencias· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.

Labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia.

1. Sistema automático de trámites - radicación externa

El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba.

Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático.

2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salidaLa correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias, como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al archivo.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.

3. Mensajería

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información hará recorridos internos, en los siguientes horarios:Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.Tarde 1:30 3:30 p.m.Para tal efecto, se utilizarán carpetas de café, identificadas con el código de las dependencias.3.2. Mensajería externaEl centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.4. Fotocopiado

4.1 Las solicitudes de fotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.4.2. Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a los funcionarios o dependencias

Procedimientos operativos

Sistema automático de trámites - radicación externa

1.1 La correspondencia recibida se clasifica en: oficial, confidencial o reservada y personal.

La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicación y control se hace a través del sistema automático.

La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación.

Su radicación se hace por el sistema automático y para su direccionamiento se hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rótulos que se adhieren al original y a las copias de la comunicación.

De este proceso automático, se generan reportes de radicación por dependencias, que son enviados en cada recorrido para verificación con la entrega física, debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona encargada y responsable de tal función.

La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo, registrando la novedad en el reporte correspondiente. Así mismo, en el evento en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el reporte deberá devolverse inmediatamente.

Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

2.1. Se han establecido dos clases de comunicación:Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.

2.2. Comunicación traslado de documentos 102-F-039Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será manuscrito por el nivel autorizado.

2.3 Comunicación externa - carta 102-F-032Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales, a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.

Para esta correspondencia el centro de documentación e información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente al de ventanilla oficio, se deberá diligenciar el del tamaño indicado, por parte de la dependencia responsable.

2.4 Juego de correspondencia

El juego de correspondencia para todos los casos (interna, externa y traslado) esta conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:Original: Destinatario.