MANUAL DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN

1.1 INFORMACIÓN GENERALLa creación e implementación de un Manual promueve la comprensión general de los estándares y procedimientos operativos del proceso de Fiscalización y Liquidación en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales "DIAN", mejorando la coherencia entre la Dirección de Gestión de Fiscalización, las Coordinaciones, las Subdirecciones de Gestión de Fiscalización (Tributaria, Aduanera, de Control Cambiario e Internacional), y las Divisiones de Gestión de Fiscalización y Liquidación en las Direcciones Seccionales. Es igualmente importante y necesario proporcionar a los empleados públicos responsables del proceso de Fiscalización y Liquidación un manual operacional que reúna los procesos y procedimientos claves para cada Subdirección, utilizando técnicas de auditoría detalladas, acertadas, con procesos actualizados y coherentes con las técnicas de fiscalización aplicadas en todo el mundo.Existen manuales de fiscalización en varios formatos en las administraciones tributarias del mundo, que contienen procesos y procedimientos actualizados para la realización de auditorías con el fin de:

Servir de base para el programa de capacitación; Garantizar la coherencia en su implementación; Suministrar las herramientas necesarias que garanticen la eficacia, eficiencia y consistencia

del proceso de fiscalización; Fijar estándares de procedimientos de fiscalización a seguir por los auditores en la

realización del trabajo de auditoría; y, Enfatizar la necesidad de realizar pruebas suficientes de los libros y registros de los

contribuyentes y de la información disponible, para determinar el cumplimiento de las obligaciones fiscales por los investigados.

Por la complejidad, volumen, características y condiciones de los procesos, actividades y operaciones realizadas por los contribuyentes, declarantes, responsables y agentes de retención, importadores, exportadores, viajeros, usuarios aduaneros, entidades públicas de nivel nacional o territorial y privadas; entidades autorizadas para recaudar, auxiliares de la función pública aduanera y la ciudadanía en general, se requiere un control eficaz, oportuno y pertinente, basado en metodologías apropiadas, actualizadas y eficientes que permitan conocer y verificar el resultado de sus operaciones.Un aspecto único en este Manual es el desarrollo de "hojas guía", que proporcionan al responsable de la acción de Fiscalización, los pasos sugeridos para auditar un concepto o cumplir con una labor. Las hojas guía constituyen un método de organización de los papeles de trabajo, que garantiza la efectividad de la auditoría y asegura la consistencia en la información sin restringir la innovación del auditor.Las hojas guía suministran un resumen de la investigación, permiten la consulta de la información a cualquier revisor y determinan paso a paso el proceso que conduce a un ajuste, el alcance, la naturaleza y el hallazgo de la auditoría realizada.El desarrollo de los subprocesos, procedimientos y, actuaciones en el proceso de Fiscalización y Liquidación, así como la movilidad, resultados, experiencia, funciones e iniciativas de los empleados públicos responsables de la investigación, hacen necesario el registro, estandarización y organización de las actividades con el fin de promover la consistencia, eficacia y eficiencia en las investigaciones.Con el ánimo de facilitar la ejecución de las acciones y orientar al responsable de llevar a cabo la auditoría en el marco de las metodologías de investigación apropiadas, se propende por la implementación del Manual basado en la experiencia, conocimiento, iniciativa y profesionalización de la fiscalización.

1.2 UTILIZACIÓN DEL MANUAL DE FISCALIZACIÓNEste Manual guiará a los auditores en la aplicación de las normas y procedimientos generales definidos por la Dirección de Gestión de Fiscalización, Subdirecciones, Coordinaciones y, Divisiones

de Gestión para adelantar los procesos de investigación y control en las acciones encomendadas. Los procedimientos y los requerimientos contenidos en la sección de "Lineamientos Generales" deberán ser empleados por los auditores del proceso de Fiscalización y Liquidación siendo obligatoria su aplicación y observancia.Con base en la experiencia, los procesos y las necesidades, se desarrollan e incorporan al presente Manual, metodologías, técnicas y procedimientos de investigación, orientados a alcanzar la estandarización de los procesos de auditoría fiscal, así como el fomento de la eficiencia, eficacia y oportunidad de las mismas, incluyendo definiciones, conceptos, programas, guías, y formatos de análisis que facilitarán las acciones de fiscalización, el análisis de la información y el soporte de las conclusiones que deba proyectar el auditor.

1.3 FORMATO DEL MANUAL DE FISCALIZACIÓN

Las siguientes secciones o capítulos se utilizan para el Manual de Fiscalización de la DIAN:Manual de Fiscalización de la DIAN

Sección Título

1 Introducción

2 Lineamientos Generales de Fiscalización

3 Lineamientos para los Directivos

4 Lineamientos para Fiscalización Tributaria

5 Lineamientos para Fiscalización Aduanera

6 Lineamientos para Control Cambiario

7 Lineamientos para Fiscalización Internacional

8 Lineamientos para RILO y Auditoría de Denuncias de Fiscalización

9 Lineamientos para el Control y Prevención de Lavado de Activos

10 Reservado

11 Lineamientos para la Actualización del Manual de Fiscalización

12 Memorandos con Lineamientos Provisionales [Divididos por Subdirecciones/Coordinaciones/Dirección Seccional de los Grandes Contribuyentes

13 Documentos de Soporte (Histórico) de la Actualización del Manual de Fiscalización

14 Procesos/Procedimientos confidenciales/Restringidos (Divididos por Subdirección)

El empleado público responsable del subproceso, podrá ubicar en cada sección la siguiente información:1. Sección 1 Proporciona una introducción general del Manual de Fiscalización.

2. Sección 2 Contiene los lineamientos generales que aplican para todos los funcionarios del proceso de Fiscalización y Liquidación.

3. Sección 3 Define los lineamientos gerenciales para el personal Directivo de la DIAN.

4. Sección 4 al 10 Allí se señalan los lineamientos únicos, específicos y especializados para cada una de las Subdirecciones/Coordinaciones.

5. Sección 11 Esta sección del Manual, fija los procedimientos para actualizar el Manual de Fiscalización.

6. Sección 12Le conforman las copias de los lineamientos provisionales que se han emitido en la actualidad, aun cuando todavía no se ha considerado su incorporación en el Manual de Fiscalización.

7. Sección 13Relaciona los documentos de soporte (histórico) del Manual de Fiscalización de manera cronológica, a fin de proporcionar una referencia histórica de la oportunidad y forma en que se llevan a cabo las actualizaciones.

8. Sección 14 Registra Procesos/Procedimientos considerados confidenciales/Restringidos

Página 2 de 131

1.4 MARCO CONCEPTUAL

El proceso de Fiscalización y Liquidación como proceso misional, constituye uno de los pilares para el logro de las políticas y objetivos de la entidad. La Fiscalización está orientada a contrarrestar y combatir todo tipo de incumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales a través de la planeación de acciones relacionadas con la, investigación, determinación y liquidación de los impuestos nacionales, de los tributos aduaneros, las obligaciones del régimen cambiario, y a la prevención de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos.

Para el desarrollo de las acciones de investigación y determinación, es importante agotar procedimientos únicos y apropiados que garanticen la calidad de los resultados. Igualmente, es necesario contar con herramientas de consulta, guías de trabajo y diseños metodológicos para adelantar las auditorías fiscales, que conlleven a avanzar en la eficiencia y eficacia de las acciones.

El Manual de Fiscalización, está dirigido a la formación en conocimientos, capacidades y habilidades de los auditores responsables de la investigación y determinación tributaria, aduanera y de control cambiario, orientando en forma adecuada su labor y actuación dentro de los procesos, así como la calidad de los resultados.

Igualmente, permitirá la revisión y supervisión del proceso, subprocesos y procedimientos y, la determinación de mecanismos de medición, control y evaluación de la efectividad de las políticas y directrices establecidas.

1.5 PROPÓSITO DEL MANUAL

1.5.1 Objetivo general:Desarrollar los procedimientos que deben ejecutar los empleados públicos designados en las dependencias que atienden el proceso de Fiscalización y Liquidación, teniendo en cuenta aspectos gerenciales, administrativos, requerimientos normativos, funcionales y técnicos.

1.5.2 Objetivos específicos: Estandarizar los procedimientos y actividades que se ejecutan en el proceso de Fiscalización

y Liquidación, con el fin de generar productos y servicios de calidad que cumplan con los requisitos establecidos en el marco legal y satisfagan las necesidades de los clientes;

Orientar a los auditores responsables del proceso de Fiscalización y Liquidación en aspectos de tipo gerencial, administrativo y técnico que permitan la identificación y cumplimiento de los procedimientos, lineamientos, programas, planes y políticas;

Definir y unificar los términos técnicos y administrativos que se utilizarán en el proceso de Fiscalización y Liquidación a fin de lograr la unidad de criterio y comprensión en la ejecución de los procedimientos;

Promover la eficiencia operacional en los acciones de fiscalización, suministrando información actualizada sobre operaciones, procesos y, procedimientos del desarrollo económico funcional de los administrados;

Servir como instrumento para la planeación, ejecución y evaluación del proceso de Fiscalización y Liquidación;

Evaluar el desempeño de los auditores asignados al proceso de Fiscalización y Liquidación, en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.

1.6 DEBERES Y RESPONSABILIDADES SOBRE EL MANUAL DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN

Página 3 de 131

1.6.1 De los directivos:

1.6.1.1 Del Director de Gestión de Fiscalización:En cumplimiento del numeral 1º del artículo 30 del Decreto 4048 de 2008, modificado por el artículo 15 del Decreto 1321 de 2011, compete al Director de Gestión de Fiscalización, adoptar e implementar el Manual de Fiscalización y coordinar su permanente actualización.

1.6.1.2 De los Subdirectores de Gestión de Fiscalización y Jefes de Coordinación:Es responsabilidad de los Subdirectores del área, efectuar el acompañamiento para la aplicación del Manual de Fiscalización, evaluar y proponer mejoras a las técnicas y procedimientos definidos para adelantar las investigaciones y/o auditorias y proferir las actuaciones administrativas con eficiencia y eficacia.

1.6.1.3 Del Director Seccional:Corresponde al Director Seccional cumplir y hacer cumplir los procedimientos de auditoría establecidos en este Manual, para lo cual dispondrá los recursos necesarios para su debida implementación y aplicación, así como los mecanismos de retroalimentación y mejora continua.

1.6.1.4 De los Jefes de las Divisiones de Gestión de Fiscalización y Liquidación y Jefes de Grupo Interno de Trabajo:Compete a los jefes de las Divisiones de Gestión de Fiscalización y Liquidación y a los Jefes de los Grupos Internos de Trabajo de las mismas, garantizar que los empleados a su cargo en desarrollo de las investigaciones, apliquen lo establecido en el Manual, y, disponer de mecanismos de retroalimentación entre los responsables con el fin de promover su mejoramiento y actualización permanente.

1.6.1.5 Del Nivel Central cuando avoca la competencia:Con base en las competencias y la política institucional, por contenido y trascendencia del asunto u otras circunstancias que así lo ameriten, la Dirección de Gestión de Fiscalización y/o las Subdirecciones de Gestión de Fiscalización pueden avocar el conocimiento de las investigaciones que adelante una Dirección Seccional, garantizando el cumplimiento de los procedimientos de auditoría establecidos en este Manual.

Para el efecto, el empleado público (Director y/o Subdirectores de Gestión de Fiscalización) proferirá el Auto de Avocar Conocimiento, comunicando en forma previa a la Dirección Seccional, al Jefe de División y/o coordinación y al auditor encargado de la investigación sobre la determinación adoptada, luego se notificará dicho Auto al Investigado; en garantía del principio de transparencia, el Despacho que avoca el conocimiento deberá indicar las causas que justifiquen la asunción de competencia al superior jerárquico.

Una vez dispuesto el traslado, se dará aplicación al numeral 2.4.2.1.1.2 relacionado con el tema de "Generalidades en la Conformación del Expediente" acápite "Traslados" inciso segundo del presente Manual en la parte general.

1.6.2.6 De los empleados públicos involucrados en el proceso:El responsable de la investigación deberá aplicar los procesos, técnicas, procedimientos y formalidades señalados en el presente Manual y, promoverá la mejora continua a los mismos. De igual forma desarrollará conductas proactivas y concretas para identificar deficiencias, dificultades o inoperancias de los lineamientos con el fin de que se comuniquen y ajusten oportunamente.

Página 4 de 131

Lineamientos para Fiscalización Tributaria 1. MARCO NORMATIVO2. OBJETO DE LA FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA2.1 POR OBLIGACIONES TRIBUTARIAS2.1.1 Sustantivas2.1.2 Formales2.2 POR CONTRIBUYENTES/DECLARANTES2.2.1 Naturales y asimiladas2.2.2 Jurídicas y asimiladas2.3 POR IMPUESTO2.3.1 Impuesto sobre la renta y complementarios2.3.2 Impuesto de renta para la equidad CREE2.3.3 Impuesto sobre las ventas2.3.4 Impuesto al consumo2.3.5 Impuesto al patrimonio2.3.6 Gravamen a los movimientos financieros2.4 POR PAGO2.4.1 Retención en la fuente3. RÉGIMEN PROBATORIO3.1 Principios de la prueba3.1.1 Necesidad de la prueba3.1.2 Unidad de la prueba3.1.3 Adquisición de la prueba3.1.4 Lealtad y veracidad de la prueba3.1.5 Publicidad de la prueba3.1.6 Contradicción de la prueba3.1.7 Formalidad de la prueba3.1.8 Legitimidad de la prueba3.1.9 Preclusión de la prueba3.1.10 Autorresponsabilidad o carga de la prueba3.2 Valoración de la prueba3.3 Hechos que no requieren prueba3.3.1 Hechos confesados o admitidos3.3.2 Hechos presumidos por la ley3.3.3 Hechos notorios3.3.4 Negaciones indefinidas3.4 Idoneidad de los medios de prueba3.5 Oportunidad para allegar pruebas3.6 Medios de prueba en el proceso de fiscalización y liquidación3.6.1 Inspección tributaria3.6.2 Inspección contable3.6.3 Registro3.6.4 Prueba documental3.6.5 Testimonio3.6.6 Confesión3.6.7 Prueba pericial3.6.8 Indicios3.6.9 Presunciones4. ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN TRIBUTARIA4.1 Plan Operativo de Fiscalización Tributaria

Página 5 de 131

4.2 Acciones de Fiscalización4.2.1 Control extensivo4.2.2 Control intensivo4.2.3 Solicitudes técnicas4.2.4 Otras4.3 Cargas de trabajo de Fiscalización y Liquidación4.4 Gestión y evaluación de los programas de Fiscalización Tributaria5. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCUMENTAL5.1 Recibir documentos que dan origen a las acciones de fiscalización5.2 Recopilar y clasificar la información y datos requeridos para la selección5.3 Estimar la capacidad operativa y determinar el número de acciones5.4 Depurar la carga de trabajo5.5 Asignar y distribuir las acciones de fiscalización5.6 Analizar la Declaratoria de Impedimentos5.7 Reasignar las Acciones5.8 Reportar los cargos de trabajo6. INVESTIGACIÓN, PRUEBAS Y EVIDENCIAS6.1 INICIAR LA ACCIÓN DE FISCALIZACIÓN6.2 VERIFICAR REQUISITOS DE TIPO FORMAL6.2.1 Competencia de carácter funcional y territorial para actuar6.2.2 Obligación de declarar6.2.2.1 Renta y complementario6.2.2.2 Impuesto sobre la renta para la equidad CREE6.2.2.3 Impuesto al Patrimonio6.2.2.4 Impuesto sobre las Ventas6.2.2.5 Impuesto al consumo6.2.2.6 Retención en la Fuente6.2.2.7 Gravamen a los movimientos financieros6.2.3 Declaraciones presentadas por concepto y período investigado6.2.4 Declaraciones que se tienen como no presentadas6.2.5 Declaraciones no válidas6.2.6 Firmeza de la declaración6.3 RECOLECTAR INFORMACIÓN6.3.1 Interna6.3.2 SIE (Información Integral para Análisis Tributario Aduanero y Cambiario - INTAC6.3.3 Externa6.3.4 Legal6.3.5 Entrevista al contribuyente6.3.6 Recorrido de instalaciones6.3.7 Solicitud de información6.4 ELABORAR EL PLAN DE AUDITORÍA6.4.1 Análisis de la información inicial o antecedentes6.4.2 Análisis de la información contable - financiera6.4.3 Análisis de la conciliación contable-fiscal6.5 ELABORAR EL INFORME DE LA ACCIÓN DE FISCALIZACIÓN6.6 ELABORAR EL PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO6.6.1 Competencia para proferir los Actos Administrativos6.6.2 Actos administrativos propios de cada subproceso6.6.2.1 Auto de Apertura6.6.2.2 Auto Inclusorio6.6.2.3 Auto Exclusorio6.6.2.4 Auto Aclaratorio6.6.2.5 Auto de Refoliación

Página 6 de 131

6.6.2.6 Auto de Verificación o Cruce6.6.2.7 Auto de Inspección Tributaria6.6.2.8 Auto de Inspección Contable6.7 REVISAR Y PROFERIR EL ACTO ADMINISTRATIVO6.8 NOTIFICAR LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA6.8.1 Dirección para notificación6.8.2 Formas de notificación6.9 ENTREGAR EL EXPEDIENTE O TRASLADAR LA INVESTIGACIÓN A OTRA DEPENDENCIA7. ANÁLISIS DE CUENTAS7.1 DISPONIBLE7.2 INVERSIONES7.3 CUENTAS POR COBRAR7.4 INVENTARIOS7.5 ACTIVOS FIJOS7.6 ACTIVOS INTANGIBLES7.7 ACTIVOS DIFERIDOS7.8 PASIVOS7.9 INGRESOS7.10 GASTOS

1. MARCO NORMATIVO EstatutoTributario Decreto 1400 de 1970 (agosto 6)

Por el cual se expide el Código de Procedimiento Civil. Ley 1564 de 2012 (Vigente a partir del enero 1° de 2012)

Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso. Decreto 410 de 1971

Por el cual se expide el Código de Comercio Modificado por la Ley 222 de 1995

Por la cual se modifica el libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones

Ley 80 de 1993

Por la cual se establece el régimen de contratación pública. Modificado por la Ley 1150 de 2007

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos

Ley 100 de 1993

Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones Decreto 2649 de 1993

Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

Página 7 de 131

Decreto 2650 de 1993

Por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para los comerciantes Ley 223 de 1995 - Artículo 264

Obligatoriedad de aplicación de los conceptos por parte de la DIAN Ley 365 de 1997

Por medio de la cual se establecen medidas tendientes a combatir la delincuencia organizada y se dictan otras disposiciones.

Artículo 9º. Determina la inclusión al Título VII del Libro II del Código Penal, el capítulo tercero denominado "Del lavado de Activos".

Ley 550 de 1999

Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley.

Modificada por la Ley 1116 de 2006

Por la cual se establece el Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia y se dictan otras disposiciones

Decreto 2080 de 2000

Por el cual se expide el Régimen General de Inversiones de capital del exterior en Colombia y de capital colombiano en el exterior.

Ley 1437 de 2011 (Vigente a partir de julio 2 de 2012)

Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Abreviaturas: ET: Estatuto Tributario CPC: Código Procedimiento Cívil CGP: Código General del Proceso CCA: Código Contensioso Administrativo CPN: Constitución Política Nacional RUT: Registro Único Tributario DR: Decreto Reglamentario DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales UVT: Unidad de Valor Tributaria CST: Código Sustantivo del Trabajo CAN: Comunidad Andina de Naciones CREE: Impuesto para la Equidad Empresarial GMF: Gravamen a los Movimientos Financieros PUC: Plan Único de Cuentas PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

2. OBJETO DE LA FISCALIZACIÓN TRIBUTARIALa Orden Administrativa 03 de 2010 define Auditoria como el Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener pruebas y/o evidencias y evaluarlas, con el objeto de que el auditor, liquidador o empleado público competente se forme un juicio coherente con la materia investigada.

Página 8 de 131

Acorde con lo anterior, la auditoría tributaria es el mecanismo institucional mediante el cual la DIAN: ejerce control y supervisión sobre la actuación fiscal de los contribuyentes, orientada a la

correcta determinación de los tributos nacionales y las sanciones que correspondan, y, persuade a un cambio de conducta de los contribuyentes, con el fín de lograr el

fortalecimiento ciudadano de la cultura del cumplimiento voluntario de sus obligaciones tributarias.

Y, la fiscalización tributaria, es: Un procedimiento técnico, que se orienta a la verificación del cumplimiento de las

obligaciones y responsabilidades formales y sustanciales en materia tributaria de los contribuyentes.

Un proceso de investigación sistemático, con arreglo a un procedimiento previamente establecido por la Ley, cuyo objetivo es identificar, caracterizar y obtener evidencias y/o material probatorio relacionado con el actuar de los contribuyentes.

En consecuencia, el objeto de la fiscalización tributaria es la correcta determinación de las obligaciones tributarias, teniendo en cuenta:

Tipo de obligación tributaria; Tipo de contribuyente; Tipo de impuesto; Tipo de declaración; Otros aspectos dentro de los cuales puede enunciarse: la jurisdicción; la clasificación de la

actividad económica principal productora de renta; y el tipo de operación comercial y financiera;

La fiscalización es la razón de ser de la administración tributaria, toda vez que es el mecanismo fundamental para combatir las conductas de los contribuyentes que se orientan al fraude fiscal, ya sea en forma de evasión o de elusión.Evasión, es la acción consciente e intencional de evitar, esquivar o escapar a un compromiso determinado.

La "evasión tributaria o fiscal" consiste en el incumplimiento por parte de los contribuyentes de su obligación de declarar y de contribuir con las cargas fiscales, es el impago voluntario de los tributos establecidos por la ley.

La evasión tributaria genera distorsiones en el sistema tributario, e, incrementa los costes de administración.

La evasión corresponde básicamente a las siguientes acciones: No presentación de la declaración de impuestos estando obligado a ella. No registro del ingreso en la declaración de impuestos en correspondencia a lo que

establece la ley. Inclusión de partidas inexistentes en la declaración de impuestos a fín de disminuir la carga

tributaria.

Elusión, es la acción de evitar con astucia una dificultad o una obligación

Elusión tributaria, es consecuencia del principio de legalidad del tributo, de la utilización de disposiciones legales existentes para reducir o eliminar la carga impositiva, generalmente es consecuencia de deficiencias en la redacción de la ley (vacíos o imprecisiones), o, de la no previsión de efectos no deseados cuando la norma entra en juego con el resto de las normas tributarias, generando el aprovechamiento de los puntos débiles que la ley ha dejado.

Página 9 de 131

La elusión tributaria, por lo general es asociada a un tipo de planeación tributaria o prácticas comerciales y financieras que se plantean como objetivo, la disminución contable y financiera de la base gravable del impuesto, utilizando medios lícitos que buscan evitar el nacimiento del hecho gravado o disminuir su monto.

La elusión tributaria corresponde básicamente a las siguientes acciones: Darle a una situación jurídica determinada el estatus de otra distinta, aprovechando una

conceptualización defectuosa, para aplicarle una ley tributaria más benigna. Ampararse en una exención tributaria, que por defectuosa técnica legislativa, no había sido

prevista para el caso particular en cuestión. Incluir bienes en categorías cuya enumeración no está contemplada por la ley tributaria, y

por tanto su inclusión dentro del hecho generador del impuesto es dudosa, para eximirlos de impuestos.

La elusión tributaria se diferencia de la evasión tributaria, en que no desconoce la letra de la ley, de forma tal que no produce infracción alguna, toda vez que el uso de tecnicismos legales para no pagar impuestos, no es jurídicamente sancionable.

La elusión de impuestos hace referencia a las conductas del contribuyente que buscan evitar el pago de impuestos utilizando para ello maniobras o estrategias permitidas por la misma ley o por los vacíos de esta, no siendo estrictamente ilegal puesto que no se está violando ninguna ley, sino que se está aprovechando mediante una interpretación que es permitida por la ley, que en ocasiones es ambigua o tiene vacíos, en cambio la evasión de impuestos hace referencia a las maniobras utilizadas por los contribuyentes para evitar el pago de impuestos violando para ello la ley.

La DIAN en el Concepto 051977 del 02 de Agosto de 2005, manifestó que el fraude fiscal consiste en el abuso de las formas jurídicas con desviación de los objetivos pretendidos por el legislador, ocultando o alterando los hechos económicos con la consecuente disminución de los tributos a pagar, y, que a efectos de su aplicación, deberá tenerse en cuenta sus características y constatar con respecto a las transacciones u operaciones sujetas a examen, lo siguiente:

1. No necesariamente implica la violación de la ley en forma directa,2. La realidad o incidencia económica de las operaciones contrasta frente a la realidad formal,3. Se abusa de las formas jurídicas, con el fin de encubrir o disfrazar hechos económicos,4. Se presenta una desviación de los objetivos perseguidos por el legislador, al tener como

finalidad la de aminorar o eliminar la carga tributaria.

2.1 POR OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

El Art 1 D.R. 825 de 1978, establece "Del poder de imposición del Estado surgen obligaciones de dar, de hacer o de no hacer.

Ellas se originan cuando se realizan los correspondientes presupuestos previstos en la ley o en los reglamentos, según el caso, como generadores de las mismas".

A su vez el artículo 338 de nuestra Constitución Política dispone:

"En tiempo de paz, solamente el congreso, las asambleas departamentales y los consejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La ley, las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos o pasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos..."

Página 10 de 131

De lo expuesto se establece que los elementos de la obligación tributaria son:

Hecho Generador: Es el presupuesto establecido en la ley cuya realización origina el nacimiento de la obligación tributaria.

Sujeto Activo: Es el acreedor de la obligación tributaria. El Estado como acreedor de la obligación tributaria queda facultado para exigir unilateral y obligatoriamente el pago del impuesto, cuando se realiza el hecho generador.

Sujeto Pasivo: Es el deudor de la obligación tributaria, el sujeto obligado frente al Estado al pago del impuesto. (Llámese contribuyente, declarante, responsable o agente retenedor)

Sujeto Pasivo Económico: Es la persona que adquiere bienes y/o servicios gravados, quien soporta o asume el impuesto. El sujeto pasivo económico no es parte de la obligación tributaria sustancial, pero desde el punto de vista económico y de política fiscal es la persona a quien se traslada el impuesto y es en últimas quien lo asume.

Sujeto Pasivo de Derecho: Es el responsable del recaudo del impuesto, actúa como recaudador y debe cumplir las obligaciones que le impone el Estado. (Ej. Presentar la declaración y pagar el impuesto), so pena de incurrir en sanciones de tipo administrativo (Sanción por extemporaneidad, sanción moratoria, etc.) y de tipo penal.

No obstante lo anterior, y como situación especial, se presenta el evento que en cierto tipo de operaciones concurren en el mismo sujeto la calidad de sujeto pasivo de Derecho y de sujeto pasivo económico.

Base Gravable: Es la magnitud o la medición del hecho gravado, a la cual se le aplica la tarifa para determinar la cuantía de la obligación tributaria.

Tarifa: Es el porcentaje o valor que aplicado a la base gravable determina el monto del impuesto que debe pagar el sujeto pasivo.

Las obligaciones tributarias son sustantivas y formales.

2.1.1 Sustantivas

La obligación sustancial es el deber de dar y de hacer, en materia tributaria, la obligación tributaria sustancial hace referencia a la obligación de tributar, de pagar un impuesto, entonces, es aquella obligación relativa al deber de causar, retener, declarar y pagar los impuestos.

La obligación tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo.

El artículo 1° del ET establece:

«Origen de la obligación sustancial. La obligación tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo.»

Conforme con esta disposición surgen algunas características de la obligación tributaria sustancial:Se origina por la realización del hecho generador del impuesto.

Página 11 de 131

Nace de la Ley y no de los acuerdos de voluntades entre los particulares. La ley crea un vínculo jurídico en virtud del cual el sujeto activo o acreedor de la obligación queda facultado para exigirle al sujeto pasivo o deudor de la misma el pago de la obligación.Tiene como objeto una prestación de dar, consistente en cancelar o pagar el tributo.

En conclusión, la obligación tributaria sustancial nace de una relación jurídica que tiene origen en la Ley, y consiste en el pago al Estado del impuesto como consecuencia de la realización del presupuesto generador del mismo.

El pago del impuesto se puede efectuar a través de las siguientes formas:Retenciones en la fuente practicadas por el agente retenedor o por el contribuyente cuando se trate de un autorretenedor.Pago directo (efectivo, cheque, tarjeta de crédito), en la entidad financiera autorizada.Compensación de saldos a favor, con previa solicitud ante la División de Devoluciones.Imputación de anticipos y/o saldos a favor, generados en el período inmediatamente anterior.Títulos. TIDIS (Título de Descuento Tributario)Artículo 1º ET Origen de la obligación sustancialArtículo 574. Clases de declaraciones

Establece la presentación de las siguientes declaraciones tributarias: Renta, ventas, retención en la fuente, ingresos y patrimonio.Artículo 579-2. Presentación electrónica de declaraciones

Establece los obligados a presentar las declaraciones tributarias a través de medios electrónicos.Concepto 051977 del 02 de Agosto de 2005

2.1.2 Formales

La obligación tributaria formal comprende prestaciones diferentes de la obligación de pagar el impuesto; consiste en obligaciones instrumentales o deberes tributarios que tienen como objeto obligaciones de hacer o no hacer, con existencia jurídica propia, dirigidas a buscar el cumplimiento y la correcta determinación de la obligación tributaria sustancial, y en general relacionadas con la investigación, determinación y recaudación de los tributos.

La obligación formal es el procedimiento o proceso que se sigue para que se cumpla la obligación sustancial. La obligación formal hace referencia a los procedimientos que el obligado debe observar para dar cabal cumplimiento a su obligación sustancial.

Para que el contribuyente o sujeto pasivo del tributo pueda cumplir con la obligación de pagar el impuesto, es preciso acatar una serie de procedimientos y trámites encaminados a lograr el cumplimiento efectivo del deber de tributación.

Esos procedimientos y trámites se conocen como obligaciones formales, que son de forma nada más, pero que en muchos casos son indispensables para dar cumplimiento a la obligación sustancial.

Las obligaciones formales tienen como propósito permitir y facilitar el cumplimiento de la obligación sustancial, tanto es que existen obligaciones formales que de no ser cumplidas, hacen imposible la realización de la obligación sustancial, convirtiéndose en parte esencial del proceso.

Entre las obligaciones formales se pueden citar la presentación de las declaraciones tributarias, la obligación de expedir factura y entregarla al adquirente de bienes y servicios, la de llevar la

Página 12 de 131

contabilidad, la de suministrar información ocasional o regularmente, la de inscribirse como responsable del impuesto sobre las ventas, etc.

Las obligaciones tributarias formales relativas a los deberes de los contribuyentes, son las siguientes:

Obligación de inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT)

El RUT es el único mecanismo de identificación, ubicación y calisificación que permite registrar, actualizar y cancelar la información de los clientes, responsables, usuarios aduaneros, informantes y demás sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN, con el fin de identificarlos, ubicarlos y clasificarlos.

El RUT le permite a la DIAN contar con información actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos

Cuando el obligado se inscribe en el Registro Único Tributario, la DIAN le asigna un número de identificación tributaria conocido como NIT, que es el código de identificación que para efectos fiscales se asigna a todas las personas inscritas en el RUT, conforme con los artículos 19 de la ley 863 de 2003 y 555-1 y 555-2 del ET.

La DIAN ejerce los controles técnicos para que este número sea exclusivo para cada persona, permitiendo su individualización en forma inequívoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

Todo NIT tiene un dígito de verificación asignado por el sistema de información, el cual no se considera como número integrante del mismo, cuya función es individualizar de forma exclusiva al cliente externo garantizando la veracidad de su expedición y la exclusividad para el contribuyente al que se le asigna

El artículo 16 de la Ley 1607 de 2012, adicionó un parágrafo al artículo 555-1 ET que establece lo siguiente:

Las personas naturales, para todos los efectos de identificación incluidos los previstos en este artículo, se identificarán mediante el Número de Identificación de Seguridad Social NISS, el cual estará conformado por el número de la cédula de ciudadanía, o el que haga sus veces, adicionado por un código alfanumérico asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el cual constituye uno de los elementos del Registro Único Tributario RUT.

El Registro Único Tributario -RUT- de las personas naturales, será actualizado a través del Sistema de Seguridad Social en Salud. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

La inscripción en el Registro Único Tributario - RUT- deberá cumplirse ante las oficinas competentes de la DIAN, de las cámaras de comercio o de las demás entidades que sean facultadas para el efecto, en los siguientes eventos:

En forma previa al inicio de la actividad económica Al inicio de la actividad económica. Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario Aduanero.

En general deben inscribirse en el RUT, las personas obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil

Página 13 de 131

y los demás sujetos que acorde a la ley no deban estar inscritos en este registro

En el Registro Único Tributario, se encuentra la siguiente información:HOJA SECCIONES CONCEPTOS

1IdentificaciónUbicaciónClasificación

Nombre, razón social, IdentificaciónDirección, ciudad, departamento, país, teléfonoActividad económica, ocupación, responsabilidades, Usuarios aduaneros y exportadores

2 OrganizacionesCaracterísticas y formas, constitución, registro y última reforma, entidad de vigilancia y control, estado de la empresa o persona, vinculación económica

3 Representación Fecha de inicio, Identificación, nombre

4Socios y/o miembros de juntas directivas, consorcios, uniones temporales

Identificación, nombre

5 Revisor fiscal y contador Identificación, nombre, sociedad o firma designada, fecha de inscripción

6 EstablecimientosTipo de establecimiento, actividad económica, nombre del establecimiento, ubicación, matrícula mercantil, fecha de matrícula.

1. Artículo 555-1. Número de Identificación Tributaria NIT Establece el Número de Identificación Tributaria.

2. Artículo 555-2. Registro Único Tributario RUT (Parágrafo 2) Faculta al Gobierno Nacional para reglamentar lo referente al Registro Único Tributario.

Obligación de expedir factura:

Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Artículo 615. Obligación de expedir factura

Establece las personas que deben cumplir con esta obligación. Obligación de informar y suministrar información:

El artículo 631 ET faculta al Director de la DIAN para solicitar mediante resolución a las personas o entidades contribuyentes y no contribuyentes la información para cruces y estudios tributarios; en desarrollo de tal facultad, expide anualmente resoluciones que por cada año gravable establecen el grupo de personas, naturales o jurídicas, o entidades que deben suministrar la información a que se refiere el artículo citado.

Artículo 631 ET. Para estudios y cruces de información

Información con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos que puede solicitar el Director de Impuestos Nacionales mediante Resolución, en la cual establece de manera general los grupos o sectores de personas o entidades obligadas, los plazos, modos y lugares para su entrega, y, los contenidos y características o especificaciones técnicas de la información:

Obligaciones relativas a la presentación de información exógena:

Los artículos 622 a 630, 631-1, 631-2 ET facultan al Gobierno Nacional o al Director de la DIAN, para que mediante resolución, fijen valores, datos, plazos e información a solicitar a las personas o

Página 14 de 131

entidades contribuyentes y no contribuyentes para cruces y estudios tributarios, la información que se solicita es la siguiente.

Artículo 622 ET

Información de la parte no gravada de los rendimientos financieros por parte de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.

El valor no gravado a entregar a los ahorradores personas naturales o sucesiones ilíquidas, el valor no gravado.

Artículo 623 ET - Información de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.La identificación de la totalidad de las personas o entidades cuentahabientes, tarjetahabientes, ahorradores, usuarios, depositantes o clientes que figuren como titulares principales o secundarios de las cuentas, documentos o tarjetas respectivas, así como la de quienes sin tener tal calidad, estén autorizados para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta, documento o tarjeta, relativos al año gravable inmediatamente anterior.

Faculta al Gobierno Nacional para fijar los plazos de entrega de la información.

Artículo 623-1 ET - Información especial a suministrar por las entidades financieras.Los casos en los cuales los estados financieros presentados ante estas entidades arrojen una utilidad, antes de impuestos, o un valor del patrimonio contable que exceda en más de un cuarenta por ciento (40%) la renta líquida y el patrimonio líquido que figure en la declaración de renta y complementarios que corresponda al estado financiero del mismo período.

Artículo 623 -2 ET - Información para la investigación y localización de bienes de deudores morosos.Los bienes de propiedad de los deudores contra los cuales la DIAN adelante procesos de cobro, a más tardar dentro del mes siguiente a su solicitud.

Artículo 623-2 ET - Información por otras entidades de crédito.Información a suministrar por parte las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, los Fondos de Empleados y las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria sobre los Apellidos y Nombres o Razón Social y NIT de cada una de las personas o entidades a las cuales se les hayan efectuado préstamos con indicación del concepto de la operación y del monto acumulado por concepto.

Artículo 623 -3 ET - Información por otras entidades de créditoInformación a suministrar por parte de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, Cooperativas de Ahorro y Crédito, Organismos Cooperativos de grado superior, Instituciones auxiliares del Cooperativismo, Cooperativas Multiactivas e Integrales y Fondos de Empleados sobre el Nombre o Razón Social, Nit, y el número de las cuentas corrientes y de ahorros que hayan sido abiertas, saldadas y/o canceladas en el respectivo año.

Artículo 624 ET - Información de las cámaras de comercioLa razón social de cada una de las sociedades cuya creación o liquidación se haya registrado durante el año inmediatamente anterior en la respectiva cámara, con indicación de la identificación de los socios o accionistas, el capital aportado por cada uno de ellos cuando se trate de creación de sociedades.Faculta al Gobierno Nacional para fijar los plazos de entrega de la información.

Artículo 625 ET - Información de las bolsas de valoresLos apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los comisionistas de bolsa inscritos, con indicación del valor acumulado de las transacciones realizadas en la bolsa por

Página 15 de 131

el respectivo comisionista, durante el año gravable inmediatamente anterior.Faculta al Gobierno Nacional para fijar los plazos de entrega de la información.

Artículo 626 ET - Información relacionada con aportes parafiscalesInformación a suministrar por el SENA, el ISS, el ICBF y las cajas de compensación familiar, sobre quienes no se encuentren a paz y salvo por concepto de los aportes a tales entidades.

Artículo 627 ET - Información de la Registraduría Nacional del Estado CivilLas cédulas correspondientes a personas fallecidas, a más tardar el 1° de marzo de cada año.

Artículo 628 ET - Información a suministrar por los comisionistas de bolsaLos apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades, que durante el año gravable inmediatamente anterior, efectuaron a través de los comisionistas de bolsa, enajenaciones o adquisiciones de acciones y demás papeles transados en bolsa, cuando el valor anual acumulado en cabeza de una misma persona o entidad, con indicación del valor total acumulado de dichas operaciones.Artículo 629 ET - Información de los notariosLos apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que durante el año inmediatamente anterior, efectuaron en la respectiva notaría, enajenaciones de bienes o derechos, por enajenante, con indicación del valor total de los bienes o derechos enajenados.

Artículo 629-1 ET - Información de las personas o entidades que elaboran facturas o documentos equivalentesLos Apellidos y Nombres o Razón Social y NIT, con indicación del intervalo de numeración elaborada de cada uno de sus clientes, correspondientes a los trabajos realizados en el año inmediatamente anterior.

Artículo 630 ET - Información de los jueces civilesLos títulos valores que hayan sido presentados en todo proceso ejecutivo de mayor cuantía, relacionando la clase de título, su cuantía, la fecha de su exigibilidad, el nombre del acreedor y del deudor con su identificación.

Artículo 631 ET - Para estudios y cruces de informaciónInformación con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos que puede solicitar el Director de Impuestos Nacionales mediante Resolución, en la cual establece de manera general los grupos o sectores de personas o entidades obligadas, los plazos, modos y lugares para su entrega, y, los contenidos y características o especificaciones técnicas de la información:

Artículo 631-1 ET - Información de estados financieros consolidados por parte de los grupos empresarialesLos estados financieros consolidados, junto con sus respectivos anexos por parte de los grupos económicos y/o empresariales, registrados en el Registro Mercantil de las Cámaras de Comercio, en la forma prevista en los artículos 26 a 44 de la Ley 222 de 1995, y demás normas pertinentes, a más tardar el 30 de junio de cada año.

Artículo 631-2 ET - Valores de operaciones objeto de informaciónMediante resolución expedida por el Director General de la DIAN se determinarán en forma individual o acumulada, respecto de las operaciones objeto de información de que tratan los artículos 623, 623-2 (Sic), 628, 629, 629-1 y 631 del ET, los valores y datos, así como los plazos y los obligados a suministrar información.

Artículo 631-3 ET - Información para efectos de control tributarioEl Director General de la DIAN, señalará las especificaciones de la información con relevancia tributaria que deben suministrar los contribuyentes y no contribuyentes.

2.2. POR CONTRIBUYENTES/DECLARANTES:

Página 16 de 131

La Constitución Política, en el numeral 9º del artículo 95 afirma que son deberes de la persona y el ciudadano contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado, dentro de conceptos de justicia y equidad, por lo tanto todos los ciudadanos son contribuyentes.

Contribuyentes

Los contribuyentes como sujetos pasivos de la obligación tributaria sustancial, son las personas naturales, jurídicas y asimiladas a cada una de éstas que realizan directamente el hecho generador de la obligación tributaria y pagan el tributo al Estado o a un intermediario autorizado para recaudarlo, que no estén expresamente exceptuadas por la ley.

Contribuyentes declarantes

Son las personas que están obligados a presentar las declaraciones tributarias y tienen la obligación legal de pagar dichos tributos:

Personas naturales y asimiladas nacionales, no exceptuadas por la ley. Personas naturales extranjeras, con residencia o domicilio en Colombia. Personas naturales, nacionales o extranjeras, sin residencia o domicilio en Colombia. Donaciones o asignaciones modales Sociedades anónimas y asimiladas. Sociedades limitadas y asimiladas. Entidades con régimen tributario especial. Cooperativas de trabajo asociado y Empresas asociativas de trabajo Las cajas de compensación familiar, los fondos de empleados y las asociaciones gremiales

con respecto a los ingresos generados en actividades industriales, comerciales y financieras distintas a la inversión de su patrimonio, diferentes a las relacionadas con salud, educación, recreación y desarrollo social.

Las personas naturales que están en la obligación de declarar, o declarantes, son aquellas que no cumplen alguno de los requisitos establecidos para no ser declarantes.

Contribuyentes no declarantes

Este grupo de personas tiene la obligación legal de pagar el impuesto, pero no está obligado a presentar declaración tributaria; efectúan el pago del impuesto a través del sistema de retención en la fuente.

Al respecto, el artículo 6 ET señala que el impuesto de renta a cargo de los contribuyentes no declarantes es el resultado de sumar las retenciones en la fuente por todo concepto que deban aplicarse a los pagos o abonos en cuenta realizados al contribuyente durante el respectivo período gravable, de modo que éstas personas no declaran pero si contribuyen mediante las retenciones en la fuente que les practiquen, no son declarantes, pero si son contribuyentes.

La ley 1607 de 2012, adicionó un parágrafo a este artículo, estableciendo que las personas naturales residentes en el país a quienes les hayan practicado retenciones en la fuente y que de acuerdo con las disposiciones de este Estatuto no estén obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, podrán presentarla y que dicha declaración produce efectos legales y se regirá por lo dispuesto en el Libro I ET

Conforme a lo anterior, las declaraciones tributarias presentadas por los no obligados a declarar no producen efecto legal alguno, según establece el artículo 594-2 ET, a excepción de las

Página 17 de 131

declaraciones de renta presentadas por los no obligados a partir del año gravable 2013.

Son contribuyentes no declarantes los siguientes: Personas naturales y asimiladas no declarantes. Personas naturales o jurídicas, extranjeras, sin residencia o domicilio en Colombia no

declarantes. Fondos de inversión de capital extranjero. Empresas de transporte internacional.

No contribuyentes declarantes

Estas personas se caracterizan porque no tienen obligación legal de pagar el impuesto, pero están obligados a presentar la declaración tributaria de ingresos y patrimonio, esta declaración es un documento informativo que no contiene liquidación privada del impuesto de renta, y presenta las siguientes características:

Se presenta en el formulario que para el efecto señale la DIAN. Contiene información necesaria para identificar la entidad declarante: NIT, dirección,

denominación. Discriminación de los factores necesarios para determinar el valor de los activos, pasivos,

patrimonio, ingresos, costos y gastos. Liquidación de sanciones cuando fuere el caso. Firma de quien debe cumplir el deber legal de declarar. Firma del revisor fiscal, cuando se trate de entidades obligadas a llevar libros de contabilidad

y que de conformidad con el Código de Comercio y demás normas vigentes sobre la materia, estén obligadas a tener revisor fiscal.

Las demás entidades obligadas a llevar libros de contabilidad deberán presentar la declaración firmada por un contador público vinculado o no laboralmente a la entidad, cuando el patrimonio bruto en el último día del período gravable o los ingresos brutos del respectivo año sean superiores a $100.000 UVT.

A este grupo pertenecen las siguientes entidades:

Entidades de derecho público

Las asociaciones de municipios Las asociaciones de departamentos. Las federaciones de municipios. Las corporaciones autónomas regionales y de

desarrollo sostenible. Las áreas metropolitanas. Las superintendencias. Las unidades administrativas especiales. Los resguardos y cabildos indígenas. Los establecimientos públicos y demás establecimientos

oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.

La propiedad colectiva de las comunidades negras conforme a la Ley 70 de 1993.

El Instituto de Seguros Sociales (art. 275 parágrafo 2 de la Ley 100 de 1993).

Entidades de derecho privado Las sociedades de mejoras públicas. Las instituciones de educación superior aprobadas por

el Icfes que sean entidades sin ánimo de lucro. Los hospitales que estén constituidos como personas

jurídicas sin ánimo de lucro. Las organizaciones de alcohólicos anónimos. Las asociaciones de exalumnos. Los partidos o movimientos políticos aprobados por el

Consejo Nacional Electoral. Las ligas de consumidores.

Página 18 de 131

Los fondos de pensionados. Los movimientos, asociaciones y congregaciones

religiosas que sean entidades sin ánimo de lucro. Las cajas de compensación familiar, los fondos mutuos

de inversión, los fondos de empleados y las asociaciones gremiales, siempre y cuando no realicen actividades industriales y de mercadeo.

Las personas jurídicas sin ánimo de lucro que realicen actividades de salud, siempre y cuando obtengan permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud directamente, o a través de la Superintendencia de Salud y que los beneficios se destinen en su totalidad al desarrollo de los programas de salud. Los fondos de inversión, de valores y fondos comunes que administren las entidades fiduciarias.

Los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. Los fondos de cesantías. Los fondos parafiscales agropecuarios y pesqueros de

que trata el capítulo V de la Ley 101 de 1993

No contribuyentes no declarantes

Estas personas se caracterizan porque no tienen obligación legal de pagar el impuesto y tampoco tienen obligación legal de presentar declaración tributaria de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio.

A este grupo pertenecen las siguientes entidades:

Entidades de derecho público

La Nación. Los departamentos. Los municipios. El Distrito Capital de Santafé de Bogotá. El Distrito Turístico y Cultural de Cartagena. El Distrito Turístico de Santa Marta. Los territorios indígenas Demás entidades territoriales

Entidades de derecho privado

Las juntas de acción comunal. Las juntas de defensa civil. Los sindicatos. Las asociaciones de padres de familia. Las sociedades de mejoras públicas. Las juntas de copropietarios administradoras de edificios

organizados en propiedad horizontal o de copropietarios de conjuntos residenciales. Consorcios y uniones temporales.

Las asociaciones de hogares comunitarios y hogares infantiles del ICBF o autorizados por éste

Las asociaciones de adultos mayores autorizados por el ICBF

2.2.1 Naturales y asimiladas

Naturales

Las personas físicas o naturales son los individuos pertenecientes a la especie humana cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición y que por el simple hecho de nacer adquieren los atributos de la personalidad.

Página 19 de 131

Una persona natural tiene atributos dados por el Derecho, es sujeto de derechos y de obligaciones. Desde el punto de vista jurídico (o formal), los atributos de la personalidad, son aquellas propiedades o características de identidad, propias de las personas, y son:

NOMBRE: Conjunto de letras y palabras que sirven para identificar e individualizar a una persona.

CAPACIDAD (Ser sujeto de derechos y obligaciones):

Aptitud legal para ser sujeto de derechos, deberes y asumir obligaciones

DOMICILIO: Lugar de permanencia del individuo

NACIONALIDAD: Vínculo jurídico que tiene la persona con uno o varios Estados determinados.

PATRIMONIO: Conjunto de derechos y obligaciones que son susceptibles de valorarse económicamente

ESTADO CIVIL: Exclusivo de las personas físicas consiste en la situación particular de las personas respecto de su familia, la sociedad y el Estado

Los atributos de la personalidad se predican tanto de las personas naturales como de las jurídicas, con las excepciones propias de cada uno.

Conforme a la legislación tributaria, son sujetos pasivos del impuesto sobre la renta, las siguientes:

Persona natural

Los individuos pertenecientes a la especie humana, y que por el simple hecho de nacer adquieren los derechos propios de la personalidad.

Los cónyuges son sujetos pasivos del gravamen independientemente considerados, en cuanto a sus correspondientes bienes o rentas.

Los menores de edad son sujetos pasivos del impuesto sobre la renta y complementario en forma independiente cuando poseen bienes que directamente usufructúan. En este caso los deberes formales de los hijos menores deben ser cumplidos por los padres o su representante legal.

Sucesión ilíquida

Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que deja una persona natural al fallecer.Reciben esta denominación desde la fecha de fallecimiento hasta la fecha en que se liquide la sucesión. La fecha de liquidación de la sucesión será la de ejecutoria de la sentencia que apruebe la partición o adjudicación, o la fecha en que se extienda la escritura pública, si se optó por el procedimiento del Decreto Extraordinario 902 de 1988. (Art. 595 E.T.)

Asignación modal Es el conjunto de bienes y derechos que deja una persona al fallecer para que se les dé una destinación específica. (Art. 1147 C.C

Donación modalEs un acto mediante el cual una persona en vida transfiere gratuita e irrevocablemente un bien a otra persona que lo acepta para ser destinado a fines especiales.

La normatividad fiscal colombiana, expresamente establece que las personas naturales son contribuyentes del impuesto de renta, de modo que toda persona natural sin importar su condición es contribuyente del impuesto de renta, sin excepción alguna (Artículo 7 ET), así mismo establece que todos los contribuyentes, incluidas las personas naturales, se encuentran en la obligación de presentar la declaración de impuesto sobre la renta y complementarios, salvo aquellos expresamente exceptuados por la misma ley.

Para establecer si una persona (natural, jurídica o de hecho) es o no contribuyente y si está o no obligada a presentar declaraciones tributarias se debe considerar lo establecido en la Ley para el efecto, toda vez que la misma ley diferencia entre obligados y no obligados a presentar esta declaración.

Por regla general, se encuentran obligados a presentar declaración de renta y complementario los contribuyentes personas naturales, las sucesiones ilíquidas, las personas naturales extranjeras y sucesiones ilíquidas de causantes extranjeros que residen en Colombia, los bienes destinados a fines especiales en virtud de donaciones y asignaciones modales cuando no sean usufructuados personalmente por los donatarios o los asignatarios, que estén sometidos a dicho

Página 20 de 131

impuesto, con excepción de los que la ley enumera taxativamente.

El Artículo 11 ET, determina que los bienes destinados a fines especiales, en virtud de donaciones o asignaciones modales, están sometidos al impuesto sobre la renta y complementarios de acuerdo con el régimen impositivo de las personas naturales, excepto cuando los donatarios o asignatarios los usufructúen personalmente. En este último caso, los bienes y las rentas o ganancias ocasionales respectivas se gravan en cabeza de quienes los hayan recibido como donación o asignación.

Lo que se debe tener claro respecto a las personas naturales, es que si bien todas son contribuyentes del impuesto a la renta, no todas son declarantes del impuesto; una cosa es ser contribuyente del impuesto de renta, otra es ser declarante de este impuesto, y, otra muy diferente es pagar impuesto de renta, puesto que para las personas naturales que declaran renta, el impuesto se empieza a pagar a partir de un monto determinado.

La obligación de no declarar por parte de las personas naturales, es condicionada por la Ley, según su calidad, y al cumplimiento de la totalidad de los requisitos de ingresos y patrimonio establecidos para cada caso, (Arts. 592, 593, 594, 594-1 ET), además de los siguientes que son comunes. (Art. 594-3 ET) Que los consumos mediante tarjeta de crédito durante el año gravable no excedan de la

suma de dos mil ochocientas (2.800) UVT Que el valor total de compras y consumos durante el año gravable no supere las dos mil

ochocientas (2.800) UVT Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones

financieras, durante el año gravable, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT Que no sean responsables del impuesto sobre las ventas en el régimen común y que los

responsables pertenecientes al régimen simplificado no superen los topes de ingreso y/o patrimonio.

Para establecer la excepción a la obligación de declarar el impuesto sobre la renta por parte de las personas naturales, la legislación tributaria colombiana ha establecido, dependiendo de su calidad, lo siguiente:

AsalariadosCuando cumplan los siguientes requisitos:

Que el patrimonio bruto en el último día del año o período gravable no exceda de 4.500 UVT Que no haya obtenido durante el respectivo año gravable ingresos totales superiores a 3.300

UVT Que no sean responsables del impuesto sobre las ventas. Los demás que son comunes

A este grupo pertenecen las personas que reciben un salario por su trabajo. El salario es la remuneración propia de un Contrato de trabajo, que según los términos del Código Sustantivo del Trabajo, debe cumplir los siguientes requisitos: Existencia de una relación laboral, o legal y reglamentaria, realización de una actividad, dependencia o subordinación, pago de un salario como retribución.

Los pensionados se consideran asalariados, por cuanto los ingresos por pensión son de naturaleza salarial, tienen su origen en una relación laboral que es extinta por el acceso a la pensión, pero que no le quita su naturaleza de salarial.

El artículo 594 ET señala que para los asalariados no declarantes, el certificado de ingresos y

Página 21 de 131

retenciones, con el cumplimiento de las normas legales, reemplaza para todos los efectos la declaración de impuesto de renta y complementarios.1. Artículo 593 ET

Asalariados no obligados a declararEstablece los requisitos que deben cumplir los asalariados para no estar obligados a declarar.

2. Artículo 23 Código Sustantivo del Trabajo Elementos para que haya contrato de trabajo.

Trabajadores IndependientesCuando cumplan los siguientes requisitos: Que no sean responsables del impuesto a las ventas, Que sus ingresos brutos se encuentren debidamente facturados, Que un ochenta por ciento (80%) o más de los ingresos se originen en honorarios,

comisiones y servicios, sobre los cuales se hubiere practicado retención en la fuente; Que los ingresos totales del respectivo ejercicio gravable no sean superiores 3.300 UVT Que el patrimonio bruto en el último día del año o período gravable no exceda de 4.500 UVT Los demás que son comunes

La DIAN mediante doctrina ha manifestado que a este grupo pertenecen las personas naturales que no están vinculadas a un empleador mediante contrato de trabajo o mediante una relación laboral legal o reglamentaria, que realizan alguna actividad y que su remuneración consiste básicamente en honorarios, comisiones y servicios.

Concepto 114295 de noviembre 22 de 2000

Para los trabajadores independientes no obligados a declarar, se prevé que el impuesto de renta es igual a la suma de las retenciones que se les haya practicado durante el año gravable, por tanto, deben conservar en su poder los certificados de retención en la fuente expedidos por los agentes retenedores. (Arts. 594-1 inciso segundo, 593 parágrafo 1 ET)1. Artículo 594-1 ET

Establece los requisitos que deben cumplir los trabajadores independientes para no estar obligados a declarar.

Contribuyentes de menores ingresosCuando cumplan los siguientes requisitos: Que no sean responsables del impuesto a las ventas, Que hayan obtenido ingresos brutos inferiores a 1.400 UVT Que el patrimonio bruto en el último día del año o período gravable no exceda de 4.500 UVT. Los demás que son comunes

A este grupo pertenecen las personas naturales y las sucesiones ilíquidas que no son responsables del impuesto a las ventas, que desarrollan actividades no sujetas a este impuesto.1. Artículo 592 ET, NUMERAL 1º

Establece los requisitos que deben cumplir los contribuyentes de menores ingresos para no estar obligados a declarar.

Personas naturales extranjeras sin residencia en el país

Cuando cumplan los siguientes requisitos:

Página 22 de 131

La totalidad de sus ingresos estuvieron sometidos a la retención en la fuente de que tratan los artículos 407 a 411 ET y artículo 5 de la Ley 1493 de 2011,

La retención en la fuente le fue practicada1. Artículo 9 ET

Impuesto de las personas naturales, residentes y no residentes.2. Artículo 592 ET, NUMERAL 2º

Establece los requisitos que deben cumplir las personas naturales o jurídicas extranjeras sin residencia o domicilio en el país para no estar obligados a declarar.

Para determinar el cumplimiento de los requisitos para no ser declarante del impuesto sobre la renta, se debe tener en cuenta lo siguiente: Sumar todos los ingresos recibidos durante el año gravable, con excepción de los que la ley

ordena excluir para el efecto. Establecer el límite de ingresos brutos a partir del cual se está obligado a presentar

declaración del impuesto sobre la renta, para el contribuyente que en una misma anualidad fiscal tuvo ingresos como asalariado y como trabajador independiente, sumando a los demás ingresos, si los tuvo, los provenientes de estos dos conceptos, (Art. 594-1 ET). Si se supera el monto límite de ingresos establecido para el año gravable respectivo, es declarante y la condición en que debe declarar es la de aquella actividad que le reportó al contribuyente el mayor monto de ingresos.

Dentro de los ingresos que sirven de base para efectuar el cómputo y establecer el porcentaje de participación de los mismos dentro del total de los ingresos, en el caso de los asalariados no se deben incluir los correspondientes a la enajenación de activos fijos ni los provenientes de loterías, rifas, apuestas o similares. (Par. 2 Art. 593 ET)

Dentro de los ingresos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de jubilación, vejez, invalidez y muerte. (Par. 3 Art. 593 ET)

Cuando los pagos de carácter laboral no alcancen a ser el 80% de los ingresos brutos totales en el año gravable, o el valor de las comisiones, honorarios o servicios tampoco alcance ese tope o no se encuentren debidamente facturados siendo la actividad principal la de trabajador independiente, la persona natural no puede ser catalogada como asalariada o trabajador independiente no declarante, es decir, en principio se encuentra en la obligación de presentar declaración de renta por no cumplir con la totalidad de los requisitos, a menos que su situación se enmarque en la de los "Contribuyentes de menores ingresos" o, esté bajo los topes generales establecidos, habida cuenta que para estos grupos de contribuyentes no se tiene en cuenta el origen de los ingresos, sino el monto total de los mismos. (Concepto DIAN No. 054295 del 9 de julio de 1998)

Como el patrimonio bruto constituye uno de los conceptos que determinan la calidad de declarante, cuando con el valor de un préstamo se incremente el patrimonio bruto en tal forma que supere el límite previsto, el contribuyente se convierte en declarante así cuente con los demás requisitos para no serlo. (Concepto DIAN 082942 del 11 de septiembre de 2001)

Las personas naturales pertenecientes al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas no están obligadas a presentar declaración de renta si cumplen las demás condiciones establecidas por la ley. (Concepto DIAN No. 039683 del 2 de junio de 1998 Concepto Unificado No. 001 de 2003)

La Ley 1607 de 2012, trae una nueva clasificación de las personas naturales en materia fiscal, a ser aplicada a partir del año gravable 2013:

a) Empleado. Toda persona natural residente en el país cuyos ingresos provengan, en una proporción igual o superior al ochenta por ciento (80%), de la prestación de servicios de manera personal o de la realización de una actividad económica por cuenta y riesgo del empleador o contratante, mediante una vinculación laboral o legal y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza, independientemente de su denominación.

Página 23 de 131

Así como, los trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la utilización de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, siempre que sus ingresos correspondan en un porcentaje igual o superior al ochenta por ciento (80%) del ejercicio de dichas actividades.

b) Trabajador por cuenta propia. Toda persona natural residente en el país cuyos ingresos provengan en una proporción igual o superior a un ochenta por ciento (80%) de la realización de alguna de las siguientes actividades económicas señaladas en el Capítulo II del Título V del Libro I del ET.

ActividadActividades deportivas y otras actividades de esparcimientoAgropecuario, silvicultura y pescaComercio al por mayorComercio al por menorComercio de vehículos automotores, accesorios y productos conexosConstrucciónElectricidad, gas y vaporFabricación de productos minerales y otrosFabricación de sustancias químicasIndustria de la madera, corcho y papelManufactura alimentosManufactura textiles, prendas de vestir y cueroMineríaServicio de transporte, almacenamiento y comunicacionesServicios de hoteles, restaurantes y similaresServicios financieros

Artículo 329 - Clasificación de las personas naturales.

2.2.2 Jurídicas y asimiladasSe entiende por persona jurídica a un sujeto de derechos y obligaciones que existe físicamente pero no como individuo humano sino como entidad y que es creada por una o más personas físicas para desarrollar una actividad.

Existen diversas definiciones:"Se llama persona jurídica a una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente", o "Ser o entidad capaz de derechos y obligaciones que no tiene existencia individual física"

Las personas jurídicas nacen como consecuencia de un acto jurídico (acto de constitución), según un sistema de mera existencia, o bien por el reconocimiento que de ellas hace una autoridad u órgano administrativo o por concesión. En ambos casos puede existir un requisito de publicidad, como la inscripción en un registro público.

Los atributos de la persona jurídica, son:

ATRIBUTO PERSONA JURÍDICA

NOMBRE

Corresponde a la Razón Social o a la Denominación, este atributo se diferencia entre las personas jurídicas de derecho público y las de derecho privado. Las de derecho público son bautizadas por el Estado en la norma que lo constituye y las de derecho privado por los socios que la componen, acompañada de una sigla que caracteriza su forma de organización jurídica.

CAPACIDAD (Ser sujeto de Está sujeta al alcance de su objeto social y necesariamente se

Página 24 de 131

derechos y obligaciones)

ejercita por medio de la representación a través de una persona física, sea judicial y/o extrajudicialmente. Tienen una incapacidad relativa, pues existe ciertos campos en los cuales no pueden intervenir, bien sea por su objeto social o por la condición colectiva del ente como tal.

DOMICILIOLugar físico donde tiene su domicilio fiscal, y debe establecerse claramente en sus estatutos, conforme lo menciona el artículo 86 del código civil.

NACIONALIDAD

Vínculo jurídico que tiene la persona con uno o varios Estados determinados, y que determina la aplicación de la ley en el espacio, es decir que con base en su nacionalidad lo regirán para su desarrollo las normas establecidas para tal sistema jurídico.

PATRIMONIO Conjunto de derechos y obligaciones susceptibles de valorarse económicamente, que le permiten realizar sus fines.

Las personas jurídicas son de derecho público o de derecho privado

A. Personas jurídicas de Derecho Público.

Las personas jurídicas de derecho público son las que emanan directamente del Estado y que gozan de derecho de potestad pública y establecen relaciones de subordinación, y tienen por fin la prestación de los servicios públicos y la realización, en el más actual derecho, de ciertas actividades de carácter comercial.

Las personas jurídicas de derecho público tienen las siguientes características:

1. Establecimiento o creación, es creada mediante acto estatal (Constitución Política, leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, entre otras).

2. Patrimonio, es costeada con fondos oficiales que el Estado recauda a través de los impuestos de toda índole.

3. Órganos, es administrada y gobernada mediante órganos públicos o estatales como los distintos Ministerios que tiene el Estado.

La nación es la más importante persona de derecho público y representa la personificación del ordenamiento jurídico aplicable a todos los colombianos.

Los departamentos son también personas jurídicas, pues emanan del Estado; estas personas tienen un radio de acción más reducido que el de la nación, ya que abarcan circunscripciones territoriales de aquellas en que se divide el territorio de la nación.

Los establecimientos públicos son entes públicos personificados que carecen de asiento territorial al tener varias sedes en distintas ciudades del país.

Las empresas comerciales e industriales del Estado, cuyo fin no es la prestación de un servicio público, sino el desarrollo de actividades mercantiles que antiguamente correspondían a la iniciativa particular; por ejemplo la Federación Colombiana de Cafeteros.

B. - Personas Jurídicas de Derecho Privado.

Las personas Jurídicas de Derecho Privado son las que tienen origen en la iniciativa y actividad de las particulares (iniciativa privada) con las finalidades más o menos amplias de conformidad con lo que al respecto señale la ley.

Otra definición, dada por Arturo Valencia Zea, es que son aquellas que se establecen mediante la iniciativa de los particulares (negocio jurídico), su funcionamiento se realiza mediante un patrimonio particular y son administrados por órganos que no forman parte de la organización

Página 25 de 131

pública. La Constitución Nacional en el artículo 38 dice que: "Se garantiza el derecho de libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en sociedad".

Las personas jurídicas se dividen en dos:

1. Las asociaciones sin ánimo de lucro, que buscan un bienestar, ya sea físico, intelectual, moral, social o espiritual de los asociados. Siempre van en procura de un mejoramiento cultural, de la propagación de sus valores y de defender sus intereses profesionales. Según lo que busque y como se conforme, las asociaciones sin ánimo de lucro están divididas en: Corporaciones: Es un ente colectivo formado por un número determinado de personas las

cuales buscan el bienestar de los asociados, ya sea físico, moral o intelectual. Un ejemplo de esto es un club.

Fundaciones: Es un conjunto de bienes dotados de personería jurídica y destinado a un fin especial de beneficencia o de educación publica. Un ejemplo de esto es un hospital o una universidad. El artículo 5º del decreto 3130 de 1968 dice que la fundación es una institución creada para atender servicios de interés social, conforme a la voluntad de los fundadores.

Las corporaciones y fundaciones requieren para su reconocimiento el Acta de constitución y aprobación de los Reglamentos o Estatutos originarios y sus reformas por parte del Estado Sindicatos y Asociaciones que tienen como finalidad la defensa, moral y económicamente,

de los interese de sus afiliados. - W. Linares dice que es una forma de asociación cuya base es el vínculo profesional y su objetivo es el interés profesional. - El artículo 353 del Código Sustantivo del Trabajo, establece el derecho constitucional de asociarse libremente para defender sus intereses (Art. 39 CPN). Los sindicatos necesitan reconocimiento de su personalidad jurídica y el cumplimiento de los requisitos señalados en los artículos 364 y ss. del Código Sustantivo el Trabajo.

Cooperativas: Buscan especialmente ofrecer a los socios bienes y servicios a un precio mucho menor que como lo pueden encontrar en un mercado. La Ley 79 de 1988, en el Artículo 4º establece que es cooperativa la empresa asociativa sin ánimo de lucro, en la cual los trabajadores o los usuarios, según el caso, son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa, creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general y que se presume que una empresa asociativa no tiene ánimo de lucro, cuando cumpla los siguientes requisitos:

i. Que establezca la irrepartibilidad de las reservas sociales y en caso de liquidación, la del remanente patrimonial.

ii. Que destine sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social, al crecimiento de sus reservas y fondos, y a reintegrar a sus asociados para los mismos en proporción al uso de los servicios o a la participación en el trabajo de la empresa, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real.

A su vez, el art. 5° establece ciertas características que deben cumplir:

a) Que él número de socios es variable, el capital variable e ilimitado y la duración indefinida;

b) Que funcionen conforme a principios de autonomía democrática;

c) Que asegure la igualdad de derechos y obligaciones de los socios, sin consideración a sus aportes de capital;

d) Que los excedentes cooperativos se distribuyan entre los socios en proporción a las

Página 26 de 131

transacciones que cada uno realice con la sociedad, o a la participación en el trabajo, según el tipo de cooperativa del que se trate;

e) Que el interés del capital, cuando sea reconocido, no sea superior al 6% anual, y;

f) Que se proponga impulsar permanentemente la educación.

2. Las asociaciones con ánimo de lucro, son las que constituyen los particulares para la realización de actos permitidos por la ley y con finalidad eminentemente lucrativa.

Las sociedades mercantiles requieren de escritura pública registrada ante el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio. Las sociedades civiles como las de Nombre Colectivo y en Comandita Simple pueden constituirse simplemente por documento privado, pero en el de Responsabilidades Limitadas, Anónimas y en Comandita por Acciones deben sujetarse a las mismas condiciones de las sociedades comerciales, o sea por escritura pública.

Estas asociaciones se pueden dividir en: Colectivas: Son formadas por dos o más socios que responden solidariamente e

ilimitadamente por operaciones sociales, la administración corresponde a todos. La palabra que acompaña esta asociación es compañía, hermanos, e hijos, entre otras.

En Comandita: Se forma por uno o más socios llamados gestores o colectivos y son los que comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales y otros llamados comanditarios que limitan la responsabilidad a sus respectivos aportes. La expresión agregada para una asociación en comandita e compañía o la abreviatura & Cia. Las sociedades en comandita se dividen en dos:

Las simples si el capital social es conformado por los aportes de los socios comanditarios o con la de los socios colectivos simultáneamente.

Por acciones, que es cuando el capital de la asociación está representado en títulos de igual valor (acciones), esta sociedad requiere de más de cinco accionistas para conformarse.

De responsabilidad limitada: Conformada por dos o más socios pero sin pasar de los veinticinco, responden por el monto de sus aportes. La palabra que acompaña estas asociaciones es limitada o la abreviación Ltda. El capital de la sociedad que estará dividido en cuotas de igual valor debe pagarse en su totalidad a la hora de su constitución.

Por Acciones Simplificada: De naturaleza comercial, creada por una o varias personas naturales o jurídicas, mediante contrato o acto unilateral que constará en documento privado en el que se debe estipular el capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representativas del capital y la forma y términos en que éstas deberán pagarse.

Los socios sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes.

Para efectos tributarios, se rige por las reglas aplicables a las sociedades anónimas. Anónimas: Es formada por la reunión de un capital o fondo dividido en acciones de igual

valor, suministrado por accionistas responsables hasta el valor de sus respectivos aportes, es administrada por gestores temporales y revocables. La palabra que acompaña estas asociaciones es sociedad anónima o la abreviatura S.A.. Para que se pueda dar una conformación de esta persona jurídica se necesita de más de cinco accionistas y al conformarse deberá inscribirse no menos del cincuenta por ciento de capital autorizado y pagarse no menos de la tercera parte del valor de cada acción.

La dirección y administración de esta sociedad se da por tres órganos:1. La Asamblea General, que es la conformada por todos los socios.

Página 27 de 131

2. La Junta Directiva que es designada por la Asamblea General y es integrada por no menos de tres miembros, también se establecen por un periodo determinado.

3. Un representante legal designado por la Asamblea o por la Junta por un periodo determinado, pueden ser reelegidos o removidos.

De economía mixta: Se constituyen con aportes estatales y de capital privado. Extranjeras: Constituidas bajo la ley de otro país y con su domicilio en otro país. Para que

esta empresa pueda funcionar en Colombia debe establecer una sucursal con domicilio en este mismo territorio. Se debe obtener un permiso de la Superintendencia de Sociedades o de la Bancaria.

El artículo 12 ET establece que las sociedades y entidades nacionales son gravadas tanto sobre sus rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional como de fuente extranjera, y que las sociedades y entidades extranjeras son gravadas únicamente sobre sus rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional. Artículo 12 ET - Sociedades y entidades sometidas al impuesto

Los artículos 13 y 14 ET establecen que las sociedades están sometidas al impuesto sobre la renta, sin perjuicio de que sus socios, accionistas, comuneros o asociados paguen el impuesto sobre sus aportes, derechos y acciones y sobre sus participaciones, acciones, utilidades o dividendos. Artículo 13 ET - Sociedades limitadas y asimiladas Artículo 14 ET - Las sociedades anónimas y asimiladas están sometidas al impuesto.

2.3 POR IMPUESTO2.3.1 Impuesto sobre la Renta y ComplementariosEl hecho generador del impuesto sobre la renta, es la obtención de ingresos ordinarios y extraordinarios, en dinero o en especie, de fuente nacional o de fuente extranjera, realizados en un año o período gravable, que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción y que no hayan sido expresamente exceptuados.

Artículo 26 ET - Los ingresos son base de la renta líquida

Establece la forma de calcular la renta líquida gravable

2.3.2 Impuesto de Renta para la Equidad CREEEl hecho generador del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE) lo constituye la obtención de ingresos que sean susceptibles de incrementar el patrimonio de los sujetos pasivos en el año o período gravable, cuya base es determinada de conformidad con lo establecido en el artículo 22 de la Ley 1607 de 2012 "Base gravable del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE)".

2.3.3 Impuesto sobre las VentasEl hecho generador del impuesto sobre las ventas es la venta e importación de bienes corporales muebles, que no hayan sido excluidas expresamente, la prestación de servicios en el territorio nacional, y la circulación, venta u operación de juegos de suerte y azar, con excepción de las loterías.

Artículo 420 ET - Hechos sobre los que recae el impuesto

Establece los hechos gravables que dan lugar a la aplicación del impuesto sobre las ventas

2.3.4 Impuesto al ConsumoEl hecho generador será la prestación o la venta al consumidor final o la importación por parte del consumidor final, de los siguientes servicios y bienes:

1. La prestación del servicio de telefonía móvil.

Página 28 de 131

2. Las ventas de algunos bienes corporales muebles, de producción doméstica, o importados, según lo dispuesto en los artículos 512-3 y 512-4 ET.

3. El servicio de expendio de comidas y bebidas preparadas en restaurantes, cafeterías, autoservicios, heladerías, fruterías, pastelerías y panaderías para consumo en el lugar, para ser llevadas por el comprador o entregadas a domicilio, los servicios de alimentación bajo contrato, y el servicio de expendio de comidas y bebidas alcohólicas para consumo dentro de bares, tabernas y discotecas; según lo dispuesto en los artículos 512-8, 512-9, 512-10, 512-11, 512-12 y 512-13 ET.

Artículo 512-1 - Impuesto Nacional al Consumo.

2.3.5 Impuesto al PatrimonioEl hecho generador del impuesto al patrimonio es la posesión de riqueza de las personas jurídicas, naturales y sociedades de hecho en los años gravables 2007, 2008, 2009, 2010 y 2011.

Artículo 292 ET - Impuesto al patrimonioCrea el impuesto al patrimonio indicando hecho generador y sujetos pasivos por los años gravables 2007, 2008, 2009 y 2010.

Artículo 292-1 ET - Impuesto al patrimonioCrea el impuesto al patrimonio indicando el hecho generador y los sujetos pasivos para el año gravable 2011.

Artículo 293 ET - Hecho generadorDefine el hecho generador y la base gravable por los años gravables 2007 a 2010.

Artículo 293-1 ET - Hecho generadorDefine el hecho generador y la base gravable por el año gravable 2011.

2.3.6 Gravamen a los Movimientos FinancierosEl hecho generador del Gravamen a los Movimientos Financieros es la realización de transacciones financieras, mediante las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República, los giros de cheques de gerencia, la realización de contratos o convenios de recaudos y los débitos a cuentas contables y de otro género para el pago de obligaciones a terceros.

Artículo 871 ET - Hecho generador del GMF

Establece los hechos generadores del gravamen a los movimientos financieros.

2.4 POR PAGO2.4.1 Retención en la Fuente

La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause, para cumplir con este objetivo, el Gobierno Nacional establece retenciones en la fuente y sus porcentajes, tomando en cuenta la cuantía de los pagos o abonos y las tarifas del impuesto vigentes, así como los cambios legislativos que tengan incidencia en dichas tarifas, las cuales serán tenidas como buena cuenta o anticipo.

Artículo 367 ET - Finalidad de la retención en la fuente

Establece la razón de ser de la retención en la fuente.

3. RÉGIMEN PROBATORIOProbar es examinar, confirmar, convencer, demostrar, experimentar, evidenciar justificar la ocurrencia de un hecho con consecuencias jurídicas para determinar una obligación.

La prueba tiene como finalidad determinar los HECHOS (actos, circunstancias, consecuencias) que

Página 29 de 131

se requiere probar, deben ceñirse al asunto materia del proceso, llevando al convencimiento o certeza de la ocurrencia del hecho que es objeto de prueba.

Art. 179 del CPC - Rechazo in límine.

La prueba debe llevar a la administración (funcionario investigador) a la convicción sobre la realidad de los hechos, de manera que todo proceso debe encaminarse a este propósito, evitando; todo desgaste innecesario que lo distraiga o lo dilate.

3.1 PRINCIPIOS DE LA PRUEBA

La Constitución Nacional consagra en el artículo 29, el principio del debido proceso que debe cumplirse en todas las actuaciones judiciales y administrativas, el cual incluye el derecho a presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en contra. El proceso a seguir en toda clase de actuaciones debe ceñirse a las leyes preexistentes sin distinción alguna.

En el campo tributario, tienen aplicación los siguientes principios: Necesidad, unidad, adquisición, lealtad y veracidad, publicidad, contradicción, formalidad, legitimidad, preclusión y autorresponsabilidad.

3.1.1 Necesidad de la pruebaTodas las decisiones que tome la administración para la determinación de los tributos y la imposición de sanciones deben fundarse en los hechos probados en el expediente, es decir en las pruebas aportadas al proceso regular y oportunamente.

En materia tributaria, este principio se encuentra consagrado en el artículo 742 ET al establecer que la determinación de los tributos y la imposición de sanciones deben fundarse en hechos que aparezcan demostrados en el respectivo expediente, por los medios de prueba señalados en la ley, el Código de Procedimiento Civil, en cuanto éstos no sean compatibles con aquellos, o las definidas por la ley y el reglamento específicas para cada uno de los regímenes.

El empleado público responsable de adelantar la investigación debe verificar que dentro del expediente obren todas las pruebas acopiadas o aportadas durante esta etapa, en el evento en que faltare alguna, debe propender por su recuperación.

Artículo 742 ET - Las decisiones administrativas deben fundarse en hechos probados.

A su vez y relacionado con la necesidad de la prueba se derivan los siguientes principios, que de no ser cumplidos se puede perder el proceso de investigación:

i. Presunción de veracidad. Se consideran ciertos los hechos consignados en las declaraciones tributarias, en las correcciones a las mismas o en las respuestas a requerimientos administrativos, siempre y cuando que sobre tales hechos, no se haya solicitado una comprobación especial, ni la ley la exija.

Art. 746 ET - Presunción de veracidad.

ii. Indubio contra fiscum. Las dudas provenientes de vacíos probatorios deben resolverse a favor de los contribuyentes, siempre que este no se encuentre obligado a probar el hecho de acuerdo con las normas vigentes.

Artículo 745 ET - Las dudas provenientes de vacíos probatorios se resuelven a favor del contribuyente.

3.1.2 Unidad de la pruebaLas pruebas recaudadas utilizando uno o varios medios probatorios conforman una unidad y como tal deben ser examinadas y valoradas por el funcionario de acuerdo con las reglas de la sana crítica,

Página 30 de 131

formando su convencimiento global para tomar la decisión.

Este principio se encuentra establecido en el artículo 187 del Código de Procedimiento Civil CPC, al cual remite el artículo 742 ET.

Según la jurisprudencia, es deber del funcionario y no mera facultad suya, evaluar en conjunto las pruebas para obtener de todos los elementos aducidos un resultado homogéneo o único sobre el cual fundar su decisión final, pero ello no exime de analizar cada una de las pruebas, exponiendo siempre el mérito que se le asigne a cada una de ellas.

CPC Artículo 187 - Apreciación de las pruebas. Artículo 176 CGP - Apreciación de las pruebas.

3.1.3 Adquisición de la pruebaEl ejercicio de la actividad probatoria dentro del derecho tributario pertenece tanto al sujeto pasivo (Contribuyente) como al sujeto activo (Estado)

Las pruebas deben ser apreciadas independientemente de quien las haya aportado al proceso o a quien beneficien o perjudiquen. Esto quiere decir que el resultado de la actividad probatoria, tanto en lo favorable como en lo desfavorable, se tomará independientemente de quien la haya aportado al proceso: Contribuyente, Estado o terceros.

3.1.4 Lealtad y veracidad de la pruebaLas pruebas cualquiera que sea su procedencia deben estar acorde con la verdad, corresponder íntegramente a la realidad de los hechos; exentas de malicia, falsedad y de deformación para tratar de inducir al engaño.

Las pruebas deben corresponder a la verdad de los hechos.

Si este principio no se cumple, la ley tributaria prevé la aplicación de sanciones pecuniarias, de tipo social o moral y penales, tanto al propio contribuyente como a los terceros en su calidad de contadores, revisores fiscales, proveedores ficticios.

3.1.5 Publicidad de la pruebaLa prueba debe ser conocida por la persona contra quien se pretenda hacer valer, con el fin de que esta pueda controvertirla.

En el campo tributario este principio se debe desarrollar desde la etapa de investigación toda vez que el contribuyente debe conocer y participar en la obtención de la prueba y en las etapas de determinación y discusión del tributo es requisito que tenga conocimiento de ellas para discutirlas.

3.1.6 Contradicción de la pruebaEs la oportunidad procesal legal que tiene el administrado para conocer y oponerse a la prueba presentada por parte de la Administración en su contra dentro del proceso.

Esta oportunidad se encuentra prevista en todas las etapas del proceso, toda vez que antes de modificar la actuación propia del contribuyente, la Administración debe notificar un requerimiento o un emplazamiento o un pliego de cargos o decretar la práctica de alguna prueba, todas susceptibles de ser conocidas y objetadas por el contribuyente, y luego, otorga una segunda oportunidad al permitir recurrir y presentar pruebas contra las actuaciones oficiales que determinaron el tributo o impusieron las sanciones.

3.1.7 Formalidad de la prueba

Página 31 de 131

Conforme a este principio, la ley impone requisitos de tiempo, modo y/o lugar que deben obedecer las pruebas para que cumplan con el objetivo de demostrar completamente los hechos.

Como ejemplos en el Libro V ET "Procedimiento tributario, sanciones y estructura de la Dirección General de Impuestos Nacionales" encontramos, en el Capítulo II "Declaraciones tributarias" los requisitos que deben cumplir las diferentes declaraciones tributarias tanto en su contenido como en su presentación para ser reconocidos legalmente, y en el Título III "Sanciones", los hechos que dan lugar a la aplicación de las diferentes sanciones, por incumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley.

Cuando en virtud del cumplimiento de un convenio de intercambio de información para efectos de control tributario y financiero, se requiera la obtención de pruebas por parte de la DIAN, serán competentes para ello los mismos funcionarios que de acuerdo con las normas vigentes son competentes para adelantar el proceso de fiscalización

Artículo 743 ET - Idoneidad de los medios de prueba. Artículo 746-1 ET - Práctica de pruebas en virtud de convenios de intercambio de

información.

3.1.8 Legitimidad de la pruebaConforme a este principio la prueba debe estar libre de dolo, error, violencia e inmoralidad, debe cumplir estos requisitos intrínsecos para su propia existencia y validez como elemento de convicción para el funcionario del conocimiento

La Constitución Nacional en el Artículo 209, consagra este principio señalando que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

En materia tributaria, en el artículo 683 ET se pone de relieve este principio al precisar que los funcionarios públicos en el ejercicio de sus actividades deben aplicar las leyes con un relevante espíritu de justicia.

Constitución Política de Colombia - Artículo 209. Artículo 683 ET - Espíritu de justicia.

3.1.9 Preclusión de la pruebaEste principio hace mención a la oportunidad procesal de solicitar y adjuntar pruebas que tiene tanto el sujeto pasivo del impuesto como la Administración, con el objeto de evitar que se sorprenda al contribuyente con hechos y argumentos que no conoce y que por lo tanto no puede controvertir dando lugar a la no ejecución de su derecho de defensa.

Este principio se encuentra consagrado en el ET, de la siguiente forma: Lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias, Artículo 597, autoriza al

Gobierno fijar los lugares y plazos para el cumplimiento del deber de presentación de las declaraciones por parte de los contribuyentes.

Actos en los cuales se pueden imponer sanciones, Artículo 637, señala taxativamente los actos administrativos mediante los cuales se pueden imponer sanciones.

Sanción por no enviar información, Artículo 651, señala la sanción por el incumplimiento del término y modo de enviar información.

Emplazamiento para corregir, Artículo 685, señala la posibilidad de proferir emplazamiento para corregir al contribuyente y de responderlo por parte de éste.

Deber de atender requerimientos, Artículo 686, establece a los contribuyentes la obligación de atenderlos requerimientos de información y pruebas relacionadas con investigaciones.

Liquidación de revisión, Artículo 702 a 714, señalan los requisitos, actuaciones y términos que se deben cumplir para modificar las declaraciones privadas de los contribuyentes.

Página 32 de 131

Liquidación de aforo, Artículos 715 a 719, señalan los requisitos, actuaciones y términos que se deben cumplir para determinar la obligación tributaria de los contribuyentes que no han declarado.

Oportunidad para allegar pruebas, Artículos 707, 708, 744, señala la oportunidad que tiene los sujetos de la relación tributaria para adjuntar pruebas al expediente en las etapas de determinación, liquidación y discusión del tributo, cumpliendo el principio procesal de "Lealtad entre las partes".

Suspensión de los términos en los procesos de investigación, revisión y discusión, Artículos 706, 710 y 733, señalan los actos que dan lugar a la suspensión de los términos legales establecidos.

Interposición de recursos, Artículos 720 a 728, señalan los recursos que se pueden interponer contra los actos de la administración tributaria, los requisitos y la oportunidad.

3.1.10 Autorresponsabilidad o Carga de la pruebaEste principio se encuentra enunciado en el artículo 177 del CPC, y en virtud del mismo, la ley le crea a las partes la autorresponsabilidad de acreditar los hechos que afirma o en que basa sus pretensiones; se habla de autorresponsabilidad toda vez que el sujeto que soporta la carga probatoria tiene la necesidad de probar los hechos para no perder el proceso.

La carga de la prueba en materia de control corresponde en primer término a la administración, al desvirtuarse la prueba se traslada al administrado la carga de contradecir con otras pruebas los hechos establecidos por la administración.

En materia tributaria, la legislación ha consagrado circunstancias y hechos que deben ser probados por el contribuyente, en los artículos 786 a 791 ET.

Los hechos notorios y las afirmaciones o negaciones indefinidas no requieren prueba. CPC Artículo 177 Carga de la prueba .

Artículo 167 CGPCarga de la prueba

3.2 VALORACIÓN DE LA PRUEBA

La valoración de la prueba es la operación mental decisiva de la actividad probatoria, mediante la cual se concluye si los hechos sometidos a controversia han sido probados o no.

Las pruebas deben ser debidamente valoradas por los sistemas establecidos a fín de establecer con certeza la ocurrencia de las infracciones tributarias que puedan ser sancionadas bajos los presupuestos contenidos en la legislación vigente y concluir si han sido: Provechosas, Perdidas, o Inútiles.

Los sistemas de valoración o apreciación de la prueba aplicables en materia tributaria son los siguientes:

PRUEBA TASADA O TARIFA LEGAL. Mediante este sistema, las reglas de valoración están regidas por mandatos legales que el funcionario debe aplicar sin valoración subjetiva.

En este sistema, la ley señala las pruebas específicas y excluyentes que demuestran los hechos a controvertir.

En materia tributaria, este sistema se debe aplicar en los casos específicamente señalados en los artículos 78, 108, 115 y 117, entre otros.

En conclusión, en este sistema, el valorador debe apreciar las pruebas aportadas a la investigación, únicamente con las reglas abstractas que ha señalado el legislador en la norma, sin permitir operaciones de raciocinio.

Página 33 de 131

LIBRE VALORACION. En este sistema el funcionario valora la prueba conforme a su discernimiento, raciocinio, análisis crítico, conocimientos científicos, técnicos y lógicos, siendo necesaria la utilización de su capacidad razonadora y su personalidad para apreciar el acervo probatorio.

En la legislación tributaria si un hecho no tiene tarifa legal, son admisibles todos los medios de prueba pertinentes, analizados en conjunto respecto de su credibilidad, su coherencia y las circunstancias de modo, tiempo y lugar que permitan concluir su efectividad frente al hecho a probar.

3.3 HECHOS QUE NO REQUIEREN PRUEBALos hechos que no necesitan ser probados son: los hechos confesados o admitidos, los hechos presumidos por la ley, los hechos notorios y las negaciones indefinidas.

3.3.1 Hechos confesados o admitidosNo se requiere probar un hecho si este previamente ha sido confesado o admitido. Sin embargo para que se considere valida la confesión, se requiere:

Que obre por escrito dirigido a la administración Por un contribuyente o investigado legalmente capaz Informe sobre la existencia de un hecho físicamente posible que lo perjudique.

Para que los hechos confesados o admitidos se tengan como plena prueba, debe existir norma legal que lo diga expresamente o lo consagre tácitamente y no debe existir norma que exija un medio probatorio diferente.

3.3.2 Hechos presumidos por la leyEl Código Civil, en su artículo 66 define presunción como "Es el hecho que se deduce de ciertos antecedentes o circunstancias conocidos"

Si los antecedentes o circunstancias son determinados por la ley, la presunción se llama legal y admite prueba en contrario de la presunta existencia del hecho, en cambio, si la ley enuncia que un hecho se presume de derecho, el mismo no admite prueba en contrario.

En materia tributaria, conforme al ET, son presunciones de derecho las consagradas en los artículos 35 y 83, y son presunciones legales las contenidas en los artículos 755-1 y siguientes.

3.3.3 Hechos notoriosExisten algunos hechos que no necesitan ser probados, por efecto de su existencia y notoriedad y deben ser calificados por el funcionario, atendiendo los principios administrativos generales de economía, eficacia y celeridad.

Estos hechos presentan las siguientes características: No se requiere que sean conocidos universalmente No es necesario que su notoriedad sea permanente Debe ser alegado por quien lo aduce en su beneficio.

3.3.4 Negaciones indefinidasEstas negaciones surgen cuando en un escrito o en una respuesta las partes manifiestan algo que no se ubica en el espacio o en el tiempo y que por lo tanto es imposible de probar y queda eximido de la prueba, si la parte contra la cual se alega lo desvirtúa revirtiendo la carga de la prueba.

Las negaciones indefinidas, no implican, ni indirecta, ni implícitamente la afirmación del hecho concreto y contrario susceptible de ser demostrado, son en la mayoría de los casos supuestos de

Página 34 de 131

imposible demostración judicial; pero si contiene una afirmación de los hechos requiere su prueba.

Las negaciones son sustanciales y formales: Las sustanciales son aquellas que no llevan implícita ninguna afirmación opuesta, por

ejemplo, "No he recibido ese ingreso" Las formales son aquellas que en el fondo contienen una afirmación contraria, por ejemplo,

"Ese terreno nunca ha sido edificado", que equivale a afirmar, "Ese terreno siempre ha estado sin construcciones"

3.4 IDONEIDAD DE LOS MEDIOS DE PRUEBAEl hecho a demostrar requiere de la prueba adecuada y/o apropiada reconocida por la ley, de forma tal que lleve al convencimiento pleno de la ocurrencia, o no, del hecho.

La idoneidad de los medios de prueba depende: De las exigencias para establecer determinados hechos preceptúen las normas tributarias

y/o las específicas para cada régimen De las exigencias que regulen el hecho por demostrarse De la mayor o menor conexión con el hecho que trata de probarse. Del valor de convencimiento que pueda atribuírseles de acuerdo con las reglas de sana

critica.

3.5 OPORTUNIDAD PARA ALLEGAR PRUEBASDe las pruebas aportadas al expediente, el funcionario deduce motivos o razones que lo llevan al conocimiento de hechos legales, los cuales le dan certeza para proferir una decisión en determinado sentido; por tanto, sólo se aprecian las pruebas oportuna y legalmente recaudadas en el expediente, por alguna de las siguientes circunstancias:

Formar parte de la declaración. Haber sido allegadas en desarrollo de la facultad de fiscalización e investigación, o en

cumplimiento del deber de informar, conforme a las normas legales. Haberse acompañado con la respuesta al requerimiento especial o su ampliación, o al

memorial de recurso o pedido en estos. Haberse practicado de oficio. Haber sido obtenidas y allegadas en desarrollo de un convenio internacional de

intercambio de información para fines de control tributario Haber sido enviadas por gobierno o entidad extranjera a solicitud de la administración

colombiana o de oficio Haber sido obtenidas en cumplimiento de acuerdos interinstitucionales recíprocos de

intercambio de información, para fines de control fiscal con entidades del orden nacional Haber sido practicadas por autoridades extranjeras a solicitud de la administración

tributaria Haber sido practicadas directamente por funcionarios de la administración tributaria

debidamente comisionados de acuerdo a la ley. Artículo 744 ET - Oportunidad para allegar las pruebas al expediente.

3.6 MEDIOS DE PRUEBA EN EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓNEn materia tributaria, se utilizan los mismos medios probatorios consagrados en el artículo 175 del CPC y 165 del CGP, con las diferencias referentes a la calificación y determinación de la carga probatoria asignada por la ley tributaria.

El Código de Procedimiento Civil consagra como medios probatorios: La declaración de parte, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos y los indicios; a su vez, el ET señala los siguientes medios de prueba: la confesión, el testimonio, los indicios y las presunciones, la prueba documental, la prueba contable, la inspección tributaria

Página 35 de 131

y la prueba pericial.

De conformidad con las amplias facultades de fiscalización e investigación otorgadas por la legislación, los funcionarios auditores de las dependencias de Gestión de Fiscalización y Liquidación, debidamente comisionados pueden adelantar investigaciones con el fin de establecer la ocurrencia de hechos de obligaciones tributarias y verificar la exactitud de las declaraciones; y para la determinación de los tributos y la imposición de sanciones deben considerar los medios de prueba señalados en las leyes tributarias o en el Código de Procedimiento Civil y Código General del Proceso, en cuanto estos sean compatibles con aquellos.

La Administración tributaria sólo decretará las pruebas que sean conducentes, eficaces, pertinentes y necesarias para acreditar la legalidad de los hechos investigados, las cuales deben relacionarse con el objeto de la investigación y constituir el soporte de la decisión administrativa a adoptar, situación por la cual la obtención, compilación o recaudo de las pruebas estarán sometidos al rigor de la Ley.

3.6.1 Inspección TributariaEs el medio de prueba en virtud del cual se realiza la constatación directa de los hechos que interesan a un proceso, para verificar su existencia, características y demás circunstancias de tiempo, modo y lugar.

Considerando que la legislación tributaria no regula el procedimiento a seguir para la práctica de la inspección tributaria, se debe acudir a las disposiciones del Código de Procedimiento Civil y del Código de comercio e los aspectos no regulados por ella.

La Inspección Tributaria, se utiliza para: Verificar la exactitud de las declaraciones u otros informes, cuando lo considere necesario. Adelantar las investigaciones que estime convenientes para establecer la ocurrencia de hechos

generadores de obligaciones tributarias, no declarados. Citar o requerir al contribuyente o a terceros para que rindan informes o contesten interrogatorios. Exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos que registren sus

operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados. Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del

contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad. Efectuar, en general, todas las diligencias necesarias para la correcta y oportuna determinación de

los impuestos, facilitando al contribuyente la aclaración de toda duda u omisión que conduzca a una correcta determinación.

En los artículos 778 y 779 ET, se autoriza, tanto al contribuyente como a la Administración, la solicitud de la práctica de la inspección tributaria, y sólo para la Administración la facultad de decretarla de oficio, con base en esa solicitud, u oficiosamente.

Artículo 778 ET. Artículo 779 ET.

Los testigos actuarios, son aquellos que por disposición legal o por voluntad de las partes presencian la realización de un acto jurídico para dar fe de él y suscriben en tal carácter el documento respectivo.Las ritualidades que le son propias a la Inspección Tributaria y que se deben tener en cuenta para su realización, son:i. Notificación del Auto que la ordena, en el cual se indican los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla, esta notificación puede ser por correo o personalmente.ii. Iniciación de la diligencia, por parte de los funcionarios comisionados, en el domicilio del contribuyente o en el sitio donde las circunstancias lo requieran, toda vez que la inspección, no limita la facultad investigativa del funcionario en cuanto al lugar y forma de la diligencia.iii. Identificación de los hechos a investigar, con el fín de que al momento de practicar la

Página 36 de 131

diligencia, el funcionario tenga conocimiento sobre los aspectos que debe verificariv. Investigaciones adicionales a realizar, cuando lo considere conveniente el funcionario que practica la diligencia con el fín de ampliar los hechos o puntos a verificar, siempre y cuando tengan vinculación directa con el proceso. La facultad de investigar los hechos que se relacionan con la diligencia, permite a los funcionarios practicar otras pruebas, observando las formalidades propias de cada una de ellas y dejando constancia de su diligencia en la respectiva acta.v. Elaboración del acta, donde se deje constancia de los hechos que se constataron, las características y condiciones de modo tiempo y lugar en que ocurrieron. Una vez terminada la diligencia se procede a la firma del acta por todas las personas que hayan intervenido en ella, dejando constancia del nombre e identificación y la fecha de cierre de la investigación. Si alguna de las partes se niega a firmar el acta por cualquier razón, no se afecta el valor de la diligencia ni del acta, toda vez que no es indispensable para la validez de este medio probatorio esta formalidad, pero se debe dejar constancia en ella.vi. Constancias de las partes y sus apoderados, respecto de hechos que tengan relación directa con el asunto objeto de la diligencia y que no hayan sido determinadas por los funcionarios comisionados.En la inspección tributaria pueden decretarse, si es necesario, la práctica de los otros medios de prueba autorizados por la legislación tributaria y demás ordenamientos legales, previa la observación de las ritualidades establecidas en el ET, así:

Inspección contable, artículo 782 Testimonios, artículos 750 a 753 Inspección ocular

Cuando de la práctica de una inspección tributaria se derive una actuación administrativa, (pliego de cargos, emplazamiento para corregir, requerimiento especial, etc.) el acta respectiva constituye parte de la misma, quedando amparado el derecho de defensa con la oportunidad que tiene el contribuyente de controvertir el acta de inspección tributaria, al dar respuesta al acto administrativo correspondiente.

Si en una inspección tributaria no se obtienen los resultados esperados, la Administración puede, dentro del término legal establecido en el artículo 714 ET, ordenar una nueva, tendiente a establecer la realidad fiscal del contribuyente.

A pesar de que la Administración se encuentra facultada para efectuar las inspecciones tributarias que considere necesarias, la ley otorga a la práctica de la inspección tributaria el efecto de suspender el término para notificar el requerimiento especial sólo por una (1) vez el término de firmeza de la declaración privada, el cual es de tres (3) meses, cuando la inspección tributaria se realice de oficio; o por el tiempo que dure la inspección, cuando la misma sea solicitada por el contribuyente. (VER: 6.2.6 Firmeza de la declaración)

3.6.2 Inspección ContableEl Código de Comercio en el numeral 3º del artículo 19, establece como obligación de todo comerciante, llevar contabilidad regular conforme a las prescripciones legales y en los artículo 48 a 60, establece la forma de llevarlos.

La contabilidad se encuentra constituida por el conjunto de documentos integrados por los libros de comercio, los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros o asientos contables y los documentos que los respaldan.

Artículo 19 C de C - Obligaciones de los comerciantes. Artículos 48 a 60 Código de Comercio Título IV - De Los Libros De Comercio Capítulo I.

Libros y papeles del comerciante.El Decreto 2649 de 1993 reglamentario de la contabilidad, en el Título III "De las normas sobre registros y libros", trae las normas relacionadas con los documentos que conforman la

Página 37 de 131

contabilidad: soportes de origen interno y externo, comprobantes de contabilidad y libros.

Esta norma establece que las partidas asentadas en los libros de contabilidad deben estar respaldadas por los comprobantes de contabilidad, que a su vez, deben estar acompañados de los soportes internos y externos en los cuales el ente contable asienta, registra y deja evidencia o comprobación de sus operaciones para su propio uso o el de terceros.

Decreto 2649 de 1993, artículos 123 a 135, Título III "De las normas sobre registros y libros"

El Decreto 1495 de 1978 define: Documentos o comprobantes de orden interno: Aquellos que sirven para registrar

operaciones que no afectan a terceros, como, entre otros, el movimiento de reservas, diferidos, salidas de inventarios, distribución de costos y gastos y que deben contener fecha, número de serie, descripción y cuantía de la operación.

Documentos o comprobantes de orden externo. Aquellos que se producen para registrar las operaciones con terceros, como, entre otros, las facturas de venta, los recibos de caja, los comprobantes de pago, y que deben contener fecha, número de serie, descripción, cuantía y forma de pago de la operación.

La contabilidad es considerada como un documento de naturaleza privada, por lo tanto es una prueba documental, y para efecto de su valoración debe tenerse en cuenta no sólo las normas especiales que consagra la legislación fiscal, sino todas las otras disposiciones expuestas por la norma civil y comercial en relación con la misma.

De conformidad con los artículos 772 ET y 271 del CPC, la contabilidad da fe de los actos y operaciones registradas en ella, es prueba en favor del comerciante, siempre y cuando estén llevados en legal o debida forma.

Artículo 271 CPC - Libros de comercio. Artículo 772 ET - La contabilidad como medio de prueba Artículo 264 CGP

Se entiende por legal o debida forma, que la contabilidad se ajuste a los requisitos mínimos e indispensables prescritos en las disposiciones legales en materia contable, comercial y tributaria vigente, a saber:

1. Que se diligencien con sujeción a los artículos 48 a 60, del Título IV del Libro I del Código de Comercio.

2. Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras.3. Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos.4. Que estén registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales,

según el caso.5. Que estén respaldados por comprobantes internos y externos.6. Que reflejen completamente la situación de la entidad o persona natural.7. Que no hayan sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no estén

prohibidos por la ley.8. Que no se encuentren en las circunstancias del artículo 74 del Código de Comercio, o del artículo

626, literal c) conforme a los términos del numeral 6) del artículo 627, ambos de la Ley 1564 de 2012 (que empieza a regir a partir del 1° de enero de 2014), que trata sobre el hecho de que un comerciante lleve doble contabilidad o incurra en cualquier otro fraude de tal naturaleza.

Artículo 773 ET - Forma y requisitos para llevar la contabilidad. Artículo 774 ET - Requisitos para que la contabilidad constituya prueba. Artículo 74 Código de Comercio. Doble contabilidad.

En materia fiscal y con el fín de establecer la existencia de hechos gravados o no y de verificar la exactitud de las declaraciones y el cumplimiento de obligaciones formales, la Administración puede practicar inspección contable, tanto a la contabilidad del contribuyente como a la de

Página 38 de 131

terceros legalmente obligados a llevarla, siendo obligación del contribuyente, presentar los libros de contabilidad, en sus oficinas o establecimientos, extendiéndose ésta a sus sucursales, agencias y oficinas.

Artículo 782 ET - Inspección contable. Artículo 780 ET - Lugar de presentación de los libros de contabilidad.

En caso de que el contribuyente no exhiba los libros de contabilidad cuando la Administración lo solicite, y no demuestre los hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que dieron lugar a su no exhibición, se presentan las siguientes consecuencias:

i. Se tendrán como indicio en su contra, y no podrá posteriormente invocarlos como prueba.ii. Se desconocerán los costos, deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite plenamente.

Artículo 781 ET - La no presentación de los libros de contabilidad será indicio en contra del contribuyente

En desarrollo de la inspección contable, se podrá efectuar inspección a los libros, comprobantes, documentos soporte de orden interno o externo y registros de las operaciones comerciales, bancarias, y demás elementos que sirvan de base para determinar el alcance de las operaciones y la verificación de la exactitud de las declaraciones tributarias. Esta revisión se debe hacer de manera integral, toda vez que la contabilidad es una sola unidad probatoria, un todo indivisible e integral, cuyos elementos son los libros, los comprobantes internos y externos y los documentos que respaldan unos y otros.

Esta inspección debe practicarse bajo la responsabilidad de un contador público, en el término con que cuenta la Administración para el desarrollo de sus facultades de fiscalización tendientes a garantizar el cumplimiento en debida forma de las obligaciones tanto sustanciales como formales a cargo de los contribuyentes.

La contabilidad puede ser desvirtuada mediante la inspección contable; por lo tanto una vez cerrada la inspección, se extenderá un acta de la diligencia, en la que se debe dejar constancia de la existencia de los libros, de los comprobantes y de los soportes internos y externos de los asientos contables y de los datos tomados de la contabilidad referentes a los hechos constatados al practicar su examen y la fecha de cierre.

Esta acta debe ser firmada al momento de concluirla por los funcionarios que la practicaron y por las partes que hayan intervenido, y luego debe entregarse copia al contribuyente. Si alguna de las partes se niega a firmar el acta por cualquier razón, no se afecta el valor de la diligencia ni del acta, toda vez que no es indispensable para la validez de este medio probatorio esta formalidad, pero se debe dejar constancia en ella.

En los términos del artículo 782 del ET, se presume que los datos consignados en el acta de inspección contable fueron tomados fielmente de los libros, salvo que el contribuyente demuestre su inconformidad, otorgándole al contribuyente la facultad de oponerse al acta pero probando debidamente los hechos y puntos no aceptados.Cuando de la práctica de la inspección contable, se derive una actuación administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o de un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dicha actuación.Respecto de la inspección contable deberán observarse las normas del Código de Comercio y el Código de Procedimiento Civil, en lo que se refiere a los libros de contabilidad, su exhibición, elaboración del acta y demás formalidades.

Artículo 271 Ley 223 de 1995.

Página 39 de 131

3.6.3 RegistroEl artículo 684 del E.T. otorga a la Administración Tributaria amplias facultades de fiscalización e investigación para asegurar el efectivo cumplimiento de las obligaciones tributarias, sean estas formales o sustanciales, y para tal efecto, dispone que, podrá:

a. Verificar la exactitud de las declaraciones u otros informes, cuando lo considere necesario.

b. Adelantar las investigaciones que estime convenientes para establecer la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones tributarías, no declarados.

c. Citar o requerir al contribuyente o a terceros para que rindan informes o contesten interrogatorios.

d. Exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos que registren sus operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados.

e. Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos , tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad.

f. En general efectuar todas las diligencias necesarias para la correcta y oportuna determinación de los impuestos, facilitando al contribuyente la aclaración de toda duda u omisión que conduzca a una correcta determinación.

En concordancia con esta disposición el ET en el artículo 779-1 establece:

"La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá ordenar mediante resolución motivada, el registro de oficinas, establecimientos comerciales, industriales o de servicios y demás locales del contribuyente o responsable, o de terceros depositarios de sus documentos contables o sus archivos, siempre que no coincida con su casa de habitación, en el caso de las personas naturales.

En desarrollo de las facultades establecidas en el inciso anterior, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá tomar las medidas necesarias para evitar que las pruebas obtenidas sean alteradas, ocultadas o destruidas mediante su inmovilización y aseguramiento.

Para tales efectos la fuerza pública deberá colaborar previo requerimiento de los funcionarios fiscalizadores con el objeto de garantizar la ejecución de las respectivas diligencias. La no atención del anterior requerimiento por parte de los miembros de la fuerza pública a quien se le haya solicitado, será causal de mala conducta."Parágrafo 1. La competencia para ordenar el registro y aseguramiento de que trata el presente artículo, corresponde al Administrador de Impuestos y Aduanas Nacionales y al Subdirector de Fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Esta competencia es indelegable.

Parágrafo 2. La providencia que ordena el registro de que trata el presente artículo, será notificada en el momento de practicarse la diligencia a quien se encuentre en el lugar, y contra la misma no procede recurso alguno.

Es claro, conforme a la norma citada, que la competencia para ordenar mediante resolución motivada el registro de oficinas, establecimientos comerciales, industriales o de servicios y demás locales del contribuyente o de terceros depositarios de los documentos contables o sus archivos y el aseguramiento e inmovilización de pruebas corresponde únicamente al Director Seccional de Impuestos y Aduanas y/o al Subdirector de Gestión de Fiscalización, y que la misma debe ser notificada personalmente, antes de practicar la diligencia, a quien se encuentre en el lugar, sin que proceda recurso alguno.

Artículo 779-1 ET Facultades de registro.

Página 40 de 131

Al efectuar el registro, la DIAN puede inmovilizar y asegurar las pruebas obtenidas, tomando todas las medidas que sean necesarias para evitar que las mismas sean alteradas, ocultadas o destruidas, y cuenta con el tiempo que sea necesario para inmovilizar y asegurar las pruebas, y una vez resuelta la situación, los documentos deben ser devueltos al contribuyente, si es del caso, porque puede suceder que se trasladen a otra autoridad competente para la investigación o investigaciones correspondientes.

El artículo 779-1 del E.T., no señala término alguno para que se le devuelvan al contribuyente los documentos recaudados en la práctica de la diligencia, se concluye que la Administración cuenta con el tiempo que sea necesario para inmovilizar y asegurar las pruebas y una vez resuelta la situación, los documentos deben ser devueltos al contribuyente, si es del caso, porque puede suceder que se trasladen a otra autoridad competente para la investigación o investigaciones correspondientes.

En la práctica de este medio de prueba, los funcionarios de la Administración de Impuestos debidamente comisionados cuentan con diferentes mecanismos legales para adelantar las investigaciones que conduzcan a establecer la veracidad de los hechos declarados por el contribuyente; pero siempre velando porque en todas sus actuaciones se garantice que no se vulneren los derechos del administrado.

Concepto 029499 de mayo 20 de 2002. Concepto 104303 de noviembre 30 de 2001.

3.6.4 Prueba DocumentalUno de los medios probatorios lo constituyen los documentos en tanto constituyen representación de los hechos que en ellos se narren, o, pueden ser objeto de prueba, cuando se trate de establecer su propia existencia porque se discute su autenticidad.

Para que un documento exista deben confluir los siguientes elementos: i. Sujetos: Pueden ser el autor o el destinatario; el autor es a quien jurídicamente se le

atribuye el documento, quien lo redacta, lo firma, a quien corresponde el crédito de su contenido; y el destinatario es aquel a quien está dirigido o ante quien se hace valer, si el documento es aducido como prueba el destinatario es el funcionario que debe apreciarlo o valorarlo.

ii. Objeto: Lo constituye el hecho representado en el documento iii. Materia o forma: Es cualquier elemento o cosa que sirva para fines representativos.

Los documentos pueden ser:1. Públicos. Cuando ha sido otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con

su intervención, en este concepto pueden incluirse las actas que contienen visitas de investigación tributaria efectuadas por funcionarios autorizados y designados especialmente para tal fin.

2. Privados. Cuando no ha sido elaborado por un funcionario público o que no ha tenido intervención de éste para su elaboración. Es el documento que no reúne los requisitos para ser documento público, es decir, son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades; no obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público.

3. Dispositivos o declarativos. Cuando contienen una manifestación de voluntad de una o varias personas, o una declaración científica, como por ejemplo un contrato, una factura, un testimonio.

4. Representativos. Cuando señalan hechos objetivos, por ejemplo. Fotografías, filmaciones, estados de cuenta.

Página 41 de 131

5. Auténticos. Cuando existe certeza sobre el autor del documento y su origen. Ejemplo: la copia de una escritura pública, la respuesta presentada por el contribuyente a un requerimiento.

6. Originales. Cuando se presentan en su forma inicial, como el original de una factura, de una declaración tributaria.

7. Copias. Cuando son reproducciones, por ejemplo fotocopias auténticas.

De conformidad con el artículo 251 del CPC, se entiende por documento, los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Artículo 251 . CPC Artículo 243 a 274. CGP

El Decreto ley N° 019 de 2012, o Ley Anti Trámites, eliminó los requisitos de autenticación de los documentos privados, partiendo del principio de buena fe consagrado en el artículo 83 de la Constitución Política, se considera documento auténtico el escrito respecto del cual se tiene certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado y cuyo contenido tiene la virtualidad de suministrar información al Subproceso; el documento público se presume auténtico mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

Conforme a los artículos 264 y 262 del CPC y 252 del CGP los documentos públicos gozan de un valor probatorio pleno de los hechos allí consignados, mientras no se demuestre lo contrario o sean impugnados en forma legal, es decir que dan fe de su contenido y de las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se suscribieron.

Es por esta razón, que todo documento solicitado con ocasión de la auditoría de campo debe ser allegado al expediente y recibido del contribuyente mediante oficio firmado por quien hace la entrega, identificando nombre y cargo que desempeña (capacidad de representación) o en su defecto dejar constancia de su entrega parcial y las fechas acordadas para entregas posteriores. Todo documento que se allegue al expediente, debe permitir identificar la fuente, la fecha de expedición y la de incorporación a las diligencias.

En el proceso tributario, el artículo 744 ET establece las oportunidades en las cuales se pueden allegar las pruebas para estimar su crédito:

Directamente por la parte interesada en las oportunidades procesales establecidas en el artículo 744 ET.

Decretadas oficiosamente, por el funcionario que conozca el proceso o por haber sido solicitada por la parte interesada.

Mediante inspecciones u otras diligencias en que las partes intervengan, en desarrollo de la facultad de fiscalización e investigación y liquidación.

Para que un documento se entienda como medio probatorio, debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Existir jurídicamente: Que se trate de un objeto formado mediante un acto humano. Que represente un hecho. Que tenga la vocación para servir de prueba.

2. Cumpla los requisitos para su validez: Que se haya elaborado libremente. Que no haya mediado en su elaboración, dolo de la parte contraria o de un tercero. Que no haya cumplido las formalidades legales en su creación, cuando éstas son

exigidas.

Página 42 de 131

Que se lleven al proceso oportunamente y con los requisitos legales.3. Cumpla los requisitos para su eficacia probatoria:

Que se encuentra establecida su autenticidad, ya sea porque se demostró o porque la ley lo presuma.

Que no exista prueba legalmente válida en contra de la veracidad del contenido del documento.

Que su contenido lleve al funcionario del conocimiento, por si solo o conjuntamente con otras pruebas, al convencimiento sobre los hechos.

Que se haya allegado al proceso de modo legítimo.

El empleado público responsable de la investigación, deberá tener especial cuidado en la cualificación documental y las exigencias de la prueba, ya que las mismas deberán estar relacionadas en forma directa con lo que se pretende probar. El ordenamiento tributario establece las siguientes tarifas para la valoración de algunos documentos:

Documentos expedidos por las oficinas de impuestos, que el contribuyente puede invocar como prueba y que los funcionarios tendrán obligación de allegarlos al proceso. (Artículo 765 y 766 ET)

Documentos de fecha cierta, para comprobar pasivos por parte de los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad. (Artículo 767, 770 y 771 ET)

Documentos idóneos con el lleno de las formalidades exigidas por la contabilidad, para que los obligados a llevar contabilidad demuestren sus pasivos. (Artículo 770 ET)

Certificación expedida por la entidad sometida a vigilancia de la Superintendencia Financiera, como prueba de la deducción de los intereses pagados. (Artículo 769 ET)

Consignación del impuesto retenido en la fuente a título de renta, para que proceda la deducción por gastos en el exterior.

Certificación expedida por la entidad donataria con el cumplimiento los requisitos establecidos por la norma, para que proceda el reconocimiento de la deducción por donaciones.

Facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) del artículo 617 y 618 del ET, para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta. (Artículo 771-2 ET)

Así mismo, a efectos de valorar los documentos se debe tener en cuenta, las siguientes premisas:

Los documentos que tienen carácter de públicos, gozan de un valor probatorio pleno, dan fe de su contenido y de las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se suscribieron, mientras no se demuestre lo contrario o sean impugnados en forma legal.

Las declaraciones contenidas en los documentos públicos tienen fuerza obligatoria únicamente entre quienes fueron partes en el mismo, los terceros no están obligados por esas declaraciones sin que tengan que probar lo contrario.

Los documentos privados y los documentos públicos, tienen el mismo valor probatorio, tanto entre quienes los suscribieron o crearon y sus causahabientes como respecto de terceros.

Los certificados tiene el valor de copias auténticas, si cumplen los requisitos establecidos en el artículo 769 del ET

Los documentos no auténticos no tienen valor probatorio frente a terceros Los documentos auténticos tienen el mismo valor que una escritura pública respecto de

quienes lo suscribieron. Las copias de documentos privados y públicos pueden suplir los originales, estableciendo

su autenticidad mediante confesión o testimonio de las personas que hayan intervenido en su formación.

Artículos 765 a 771-5 ETEntre las amplias facultades de fiscalización e investigación que tiene los funcionarios de la División de Gestión de Fiscalización y para asegurar el cumplimiento de las normas sustanciales, está la de

Página 43 de 131

citar o requerir al contribuyente o a terceros para que rindan informes o contesten interrogatorios, realizar cruces con terceros, así como la de solicitar la información que estime necesarias y todas las diligencias necesarias para establecer la realidad económica fiscal del contribuyente.

Sin perjuicio del cumplimiento de las demás obligaciones tributarias, los contribuyentes, así como los no contribuyentes, deberán atender los requerimientos de información y pruebas relacionadas con investigaciones que realice la Administración de Impuestos, cuando a juicio de ésta, sean necesarios para verificar la situación impositiva de unos y otros o de terceros relacionados con ellos.

A su vez es prohibido para los funcionarios públicos, solicitar información que se pueda conseguir en los archivos de la Entidad, tal como lo prevé el artículo 10 del CCA.

El requerimiento ordinario de información debe cumplir con la formalidad de notificarse por correo o personalmente, y conforme lo dispuso el artículo 261 de la Ley 223 de 1995, cuando se hagan requerimientos ordinarios o solicitudes de información por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o de las Administraciones, el plazo mínimo para responder será de quince (15) días calendario.

En cuanto a los documentos otorgados en el extranjero y en idioma extranjero, su valor probatorio es el mismo que atribuye la ley del país donde se suscribieron, siempre y cuando cumplan los requisitos para su apreciación y valoración probatoria contenidos en los artículos 259 y 260 del CPC, y 251 del Código General del Proceso, a saber:

Presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República, y en su defecto por el de una nación amiga.

La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de éste por el cónsul colombiano.

Traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez; en los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente.

Artículo 259 CPC Artículo 260 CPC

La Apostilla de documentos es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional, físicamente consiste en una hoja que se agrega (adherida al reverso o en una página adicional) a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público. Fue introducido como método alternativo a la legalización por un Convenio de La Haya (o Convención de La Haya)

La Resolución 2201 de julio 22 de 1997 del Ministerio de Relaciones Exteriores, define la Apostilla de documentos, así: Certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título en que ha actuado el funcionario público colombiano, sobre el documento que va a surtir efectos legales en un país parte de la "Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros", suscrita en la Haya el 5 de Octubre de 1961. No se certifica la validez del contenido del documento.

3.6.5 TestimonioEs un medio de prueba que consiste en la manifestación escrita o verbal o declaración que un tercero hace ante las autoridades de impuestos sobre hechos relacionados con obligaciones tributarias del contribuyente.La legislación tributaria en Colombia, siempre que los mismos estén relacionados con obligaciones tributarias del investigado, califica como testimonio las siguientes circunstancias:

Los hechos consignados en las declaraciones tributarias de terceros,

Página 44 de 131

Los hechos informados ante la autoridad tributaria bajo la gravedad del juramento(situación que requiere el cumplimiento de las formalidades de Ley al tenor del CPC y CGP,

Los hechos relacionados en escritos dirigidos a la administración tributaria, Las respuestas que se suministran con ocasión de los requerimientos administrativos. Artículo 750 ET - Las informaciones suministradas por terceros son prueba

testimonial.Los requerimientos a que hace referencia la norma son los ordinarios, que se producen en desarrollo de las amplias facultades de fiscalización e investigación consagradas en el artículo 684 ET.Para que dichas informaciones adquieran validez en la forma de "testimonio", se requiere que los documentos contentivos de las mismas sean sujeto de principios de publicidad y contradicción en materia de pruebas.

Los testimonios pueden ser: Testimonios escritos: Entiéndase como tales los hechos consignados en las declaraciones

tributarias de terceros, los escritos dirigidos a la Administración Tributaria, las manifestaciones escritas que dirijan los terceros en respuesta a requerimientos administrativos, o las solicitudes de información relacionados con obligaciones tributarias de un contribuyente sin que medie requerimiento oficial.

Testimonio Verbal: Se refiere a las informaciones rendidas bajo juramento ante las oficinas de impuestos. La legislación tributaria no establece procedimiento para su práctica y recepción de este medio probatorio, en consecuencia el funcionario que la practique debe remitirse a las normas del Código de Procedimiento Civil (artículos 213 a 232), Código general del Proceso (artículos 208 a 225), Código Penal (artículo 442) y del Código de Procedimiento Penal (artículos 266, 267, 271, 272, 275, 276, 277 y 279), teniendo en cuenta lo siguiente:

1. El funcionario encargado de su práctica debe estar debidamente facultado mediante Auto que decrete su práctica.

2. El funcionario debe tomar juramento y hacer las amonestaciones que se indican en los artículos 442 C.P. y 276 CPP.

3. Debe enviarse citación en la que se fije hora, fecha, lugar en el que se llevara a cabo la diligencia, advirtiendo la obligación de comparecer conforme con el artículo 686 del ET, y las sanciones a que se hace acreedor en caso de no comparecer.

4. Es importante que previamente a la diligencia, el funcionario elabore un cuestionario de preguntas relacionadas con los hechos que pretenda establecer o aclarar, sin perjuicio de que puedan surgir otros interrogantes en desarrollo de la diligencia.

5. Debe sujetarse a lo consagrado en el artículo 228 C.P.C. y 221 del Código General del Proceso, teniendo especial cuidado en consignar: Nombre completo, documento de identidad, ciudad, dirección completa y teléfonos, oficio o actividad; luego se formulan las preguntas atinentes a la investigación que se está adelantando, precedido de la palabra preguntado y contestó, trascribiéndolas textualmente. En el acta se debe dejar constancia de la negativa a contestar lo preguntado y de los documentos que se aporten.

6. La transcripción de las manifestaciones del declarante deben realizarse a renglón seguido, sin que queden espacios en blanco. Antes de finalizarse la diligencia debe preguntarse al declarante si tiene algo más que decir, agregar o enmendar o aclarar a esta diligencia. Una vez respondida se da por terminada la diligencia dejando constancia de que fue leída y aprobada y firmada por quienes intervinieron, incluyendo nombre e identificación con antefirma de las partes.

7. De esta diligencia o del escrito de la declaración no se entrega copia a las partes por cuanto pertenece a la reserva del expediente, en los términos del artículo 693 ET, sin embargo en las oportunidades legales al "administrado" le asiste el derecho de consulta de la totalidad de las pruebas que pretende hacer valer la Administración en su contra, para efectos de asegurarle el derecho de defensa y contradicción.

Página 45 de 131

El testimonio no es una prueba de admisión general porque hay hechos que por su naturaleza no permiten ser acreditados por este medio, ni para establecer situaciones que por su naturaleza han de acreditarse por medio escrito

Si el investigado aduce como prueba en calidad de testimonio los hechos declarados por los terceros en información que haya sido suministrada ante la administración fiscal, se requiere que los documentos que contienen la información se hayan presentado a la entidad en oportunidad anterior al requerimiento que se le envía al interesado.

Artículo 750 ET - Las informaciones suministradas por terceros son prueba testimonial. Artículo 752 ET - Inadmisibilidad del testimonio Artículo 753 ET - Declaraciones rendidas fuera de la actuación tributaria.

La oportunidad del testimonio se encuentra circunscrita a si es a petición del interesado o de oficio. Si es a petición del interesado el artículo 751 ET limita su práctica a antes de mediar requerimiento o liquidación a quien los aduzca como prueba

Artículo 751 ET - Los testimonios invocados por el interesado deben haberse rendido antes del requerimiento o liquidación

3.6.6 ConfesiónEl Artículo 747 ET establece que "La manifestación que se hace mediante escrito dirigido a las oficinas de impuestos por el contribuyente legalmente capaz, en la cual se informa la existencia de un hecho físicamente posible que perjudique al contribuyente, constituye plena prueba contra este"

Estos escritos pueden ser, las declaraciones tributarias, las respuestas a requerimientos ordinarios, especiales, pliegos de cargos, emplazamientos, interposición de recursos.

En materia tributaria, los elementos de la confesión son: sujeto y objeto

El sujeto de la confesión es el contribuyente o quien legalmente haga sus veces, como su representante legal, apoderado general, mandatario especial, agente oficioso cuando su actuación haya sido ratificada, y, el objeto son los hechos atinentes a la .

El Artículo 747 ET establece que la confesión debe cumplir las siguientes condiciones: Que la persona que presente el escrito tenga la capacidad de obligarse legalmente, Que el escrito dé cuenta sobre la existencia de hechos físicamente posibles Que el contenido del documento arroje un resultado adverso para el investigado; tal

documento constituye plena prueba en contra del presunto infractor Que el contenido de las manifestaciones sean puras y simples, pues no existen

confesiones sujetas a condición.

La ley Tributaria otorga a la confesión el valor de plena prueba en contra del contribuyente, cuando se den los siguientes presupuestos:

Es libre, es decir que no es provocada por presión o fuerza externa; Es consciente, es decir que se rinde con el ejercicio pleno de sus facultades mentales, y, El confesante es plenamente capaz.

Cuando el contribuyente por su propia iniciativa efectúa manifestación escrita dirigida a la Administración Tributaria, se denomina confesión espontánea, contra ésta sólo son admisibles como prueba, el error o fuerza sufridos por el confesante, el dolo ejercido por un tercero, o la falsedad material del escrito.

La legislación fiscal colombiana admite dos modalidades de confesión: Confesión expresa que cumple las características antes señaladas, y, Confesión ficta o presunta, que se produce cuando el contribuyente es requerido en forma

verbal o mediante escrito dirigido a la última dirección informada para que responda si es Página 46 de 131

cierto o no, determinado hecho, en este caso se tendrá como cierto si da una respuesta evasiva o se contradice. Si no da respuesta para que se considere confesado el hecho deberá citársele por lo menos una vez mediante aviso publicado en un periódico de amplia circulación. Esta confesión, admite prueba en contrario.

El valor probatorio de la confesión se puede contrarrestar cuando el interesado acredite: Que en la creación, obtención o envío del escrito a la DIAN ha mediado error o fuerza, es

decir cuando se ha ejercido coacción sobre el investigado, El dolo proveniente de un tercero y la tacha sobre falsedad material del documento que

contiene la confesión; Que los comunicados de la DIAN se hayan enviado a dirección errada; o cambio de

dirección.La confesión no se puede controvertir a través de testimonio.

La confesión es indivisible ARTÍCULO 747 ET - Hechos que se consideran confesados ARTÍCULO 748 ET - Confesión ficta o presunta ARTÍCULO 749 ET - Indivisibilidad de la confesión

3.6.7 Prueba Pericial

Mediante el dictamen pericial se aportan al proceso, conocimientos especializados de carácter técnico, científico o artístico, tal como lo destaca el artículo 233 del CPC y 226 del CGP.

VER ENLACE

La autoridad fiscal está facultada para que en desarrollo de la investigación y frente a la necesidad de conocimientos especializados en determinada materia, pueda designar peritos a fin de practicar este tipo de prueba.

Artículo 784 ET - Designación de peritos.

Los peritos pueden ser empleados públicos vinculados a la entidad o de otras entidades o particulares, con acreditación del conocimiento en la materia específica. Cuando se trata de particulares, se recurre a la lista oficial de auxiliares de la justicia y en materia de honorarios, la misma se cubre a cargo del erario público previo el cumplimiento de las formalidades de orden presupuestal y administrativo con que cuenta la entidad.

Cuando se ordene la práctica de esta prueba a petición del contribuyente y ante autoridad competente diferente a la DIAN, es necesario que los funcionarios intervengan en defensa de los intereses del Estado, haciéndose presente en la diligencia, y si es del caso, oponerse a su práctica, presentar objeciones, contradecir el dictamen, y solicitar aclaración, adición o ampliación del mismo.

El dictamen pericial es una declaración de ciencia, no constituye decisión alguna y no es obligatoria para el funcionario, puede rechazarla o adoptarla total o parcialmente, pero le proporciona elementos de convicción sobre la realidad de los hechos que interesan al proceso

En materia tributaria este medio probatorio se valora conforme a las normas de la sana crítica, tomando en cuenta la calidad del trabajo presentado y los propios conocimientos y experiencias del funcionario, de la siguiente forma:

Efectuando un análisis lógico y comparativo de los fundamentos y conclusiones del dictamen

Determinando el cumplimiento que se le haya dado a las normas legales relativas a los impuestos, las bases doctrinales y técnicas en que se basa y la mayor o menor precisión o certidumbre de los conceptos

Página 47 de 131

La prueba pericial debe formar parte del proceso tributario, practicarse dentro de él, y para que exista jurídicamente, debe cumplir los siguientes requisitos:

Ser precedido de un encargo administrativo, plasmado en una providencia debidamente notificada.

Ser un dictamen personal, del perito designado por la Administración. Versar sobre los hechos susceptibles de demostración histórica (hechos pasados,

presentes o futuros). Ser dictamen de un tercero, una persona ajena a las partes (Contribuyente y funcionario) Contener conceptos personales del perito.

A su vez, para que no sea tachado de nulidad, debe cumplir con lo siguiente: Que se haya ordenado legalmente Que el perito tenga capacidad jurídica (física y mental) para desempeñar el cargo Que el perito se haya posesionado en debida forma Que el perito lo haya realizado personalmente Que la presentación del dictamen se haya hecho en forma personal Que sea un acto consciente y libre de coacción y dolo

Finalmente, para que el dictamen pericial tenga eficacia probatoria, debe: Ser un medio conducente respecto del hecho a probar, es decir, que la ley lo permita. Que el perito tenga los conocimientos técnicos, científicos o artísticos necesarios para el

desempeño de su encargo Que no exista motivo para dudar de su imparcialidad y sinceridad, tales como vínculos de

amistad, de parentesco, económicos, enemistad o interés de cualquier índole en el resultado de la causa.

Que no se pruebe una objeción por error grave, toda vez que conlleva a que el dictamen quede sin valor.

Que el dictamen esté debidamente fundamentado, indicando la razón (científica o técnica) del concepto

Que se haya dado traslado del dictamen a las partes, para que la prueba sea controvertida.

3.6.8 Indicios

Cualquier hecho conocido (indicador) que debe estar plenamente probado y del cual se infiere por si solo o conjuntamente con otros, la existencia o inexistencia de otro hecho desconocido (investigado), mediante una inferencia que lleva a deducir la existencia del hecho desconocido.

COMPENDIO DE DERECHO PROCESAL Tomo II Pruebas Judiciales. Hernando Devis Echandía.

Los elementos del indicio son: Hecho conocido o indicador, que debe estar plenamente probado en el proceso, ya que

es el que se toma como base de la indagación, y el funcionario no debe tener duda sobre su existencia.

Hecho desconocido que se pretende demostrar Existencia de conexión lógica entre el hecho indicador y el hecho indicado, de

manera que mediante una operación de lógica mental que lleve a la certeza del hecho desconocido, el primero permita colegir el conocimiento del segundo.

Los indicios son medios de prueba, de naturaleza critica, lógica e indirecta porque su función es demostrativa, su importancia dentro del proceso tributario es evidente puesto que suple la falta de

Página 48 de 131

pruebas directas.

Los indicios se clasifican en: Anteriores, concomitantes o posteriores al hecho desconocido que se pretende

verificar, dependiendo de la oportunidad en que se realiza el hecho indicador. Personales o reales, según se refieran a personas o, a cosas Necesarios, cuando sólo uno produce el convencimiento absolutamente cierto para

suponer el hecho indicado. En este caso, la deducción que de él se hace es ineludible. Contingentes, cuando apenas constituye una inferencia de probabilidad, y existen varios

que llevan al mismo criterio. En este caso, un efecto puede tener varias causas probables e independientes, pero concurren para el mismo hecho. Es importante recalcar, que un indicio contingente único no es plena prueba, por lo tanto para que sea plena prueba deben confluir varios indicios contingentes.

Los indicios contingentes pueden ser: Graves (inmediatos) o leves (mediatos), dependiendo de la proximidad de la conexión

entre el hecho indicador y el hecho desconocido. Positivos o negativos, dependiendo de si concurren a indicar la existencia o no del hecho

investigado Causales o de efectos, según si determinan la causa del hecho o signifiquen los efectos

del mismo. Ordinarios o técnicos, dependiendo de si exigen conocimientos especializados o no.

Para que los indicios sean prueba válida, deben cumplir los siguientes requisitos: Los medios que los prueban (Testimonios, documentos, declaraciones de terceros, etc.)

deben ser decretados, practicados, presentados y admitidos observando las disposiciones legales que las rigen.

Para demostrar el indicio no se pueden utilizar pruebas ilícitas o prohibidas por la ley, toda vez que al indicio que resulte de ella no se le puede reconocer valor alguno.

Las pruebas del hecho indicador no pueden formar parte de un proceso nulo, porque el indicio demostrado con ellas carece de valor.

Para que los indicios (prueba indiciaria) sean eficaces en materia probatoria, deben cumplir los siguientes requisitos:1. Ser conducentes respecto del hecho investigado y para su empleo se debe hacer previa la

revisión legislativa, a fín de descartar la existencia de restricciones de orden legal.2. Descartar razonablemente la posibilidad de que la conexión entre el hecho indicador y el

investigado sea aparente, toda vez que cada uno de ellos a pesar de responder a causas independientes, concurrieron para probar el mismo hecho, es decir, son indicios contingentes. Para desvirtuar la contingencia es necesaria la existencia de otras pruebas que conduzcan a la misma conclusión a la que se llegó con los indicios.

3. Descartar razonablemente la posibilidad de falsificación del hecho indiciario, a fín de evitar que la parte perjudicada con el falso indicio oponga pruebas a fín de demostrar la falsedad.

4. Existir clara y cierta relación de causalidad entre el hecho indicador y el indicado, realizando este análisis con ayuda de la lógica, la experiencia del fallador, o las reglas técnicas suministradas por peritos.

5. Existir pluralidad de indicios, si son contingentes, amén de que uno sólo apenas representa un argumento de probabilidad mayor o menor respecto de la existencia del hecho desconocido que se investiga.

6. Los indicios contingentes deben ser inmediatos (graves), concurrentes y convergentes. Es decir que deben tener relación de causalidad clara y precisa con el hecho indicado, si son leves, deben concurrir con otros graves de forma que al valorarlos en conjunto constituyan

Página 49 de 131

plena prueba. Referente a la concurrencia, deben concordar entre sí, ensamblarse armónicamente, y la convergencia hace referencia a las conclusiones que de ellos se obtienen recurriendo a la lógica, las reglas de la experiencia y los principios de causalidad y analogía.

7. No deben existir contra indicios. Los contra indicios son aquellos de los que se obtiene una conclusión contraria a la que suministran otros indicios. Cuando resulten probados hechos indicadores y contraindicadores respecto del hecho desconocido que se investiga, sin que sea posible descartar unos y otros, deberá prescindirse de la prueba indiciaria.

8. Eliminar razonablemente las otras hipótesis y los argumentos o motivos infirmantes de la conclusión adoptada pues el hecho indiciario no debe conducir a distintos resultados.

9. No existan pruebas de otra clase que infirmen los hechos indiciarios o que demuestren un hecho opuesto al indicado por aquéllos

10.Lleguen a una conclusión final precisa y segura, basada en el pleno convencimiento o la certeza del funcionario

En materia tributaria, el ordenamiento legal prevé los siguientes indicios, a fín de establecer el valor de los ingresos, costos, deducciones y activos patrimoniales:

Datos estadísticos producidos por la DIAN, el DANE y el Banco de la República, cuando existe ausencia absoluta de pruebas directas para establecer el valor de los conceptos antes relacionados cuya existencia haya sido probada.

ARTÍCULO 754 ET - Datos estadísticos que constituyen indicio. Datos estadísticos oficiales obtenidos o procesados por la DIAN sobre sectores

económicos de contribuyentes, para adelantar procesos de determinación de los impuestos y retenciones donde se establezca la existencia y cuantía de los conceptos relacionados.

ARTÍCULO 754-1 ET - Indicios con base en estadísticas de sectores económicos

3.6.9 Presunciones

Es un juicio lógico del legislador, en virtud del cual se considera como cierto un hecho, sin necesidad de que sea probado, con fundamento en las máximas generales de la experiencia, que le indican cuál es el modo normal cómo se suceden las cosas y los hechos.

COMPENDIO DE DERECHO PROCESAL Tomo II Pruebas Judiciales. Hernando Devis Echandía.

Las presunciones no pueden existir sin norma legal expresa que las consagre, siempre deben estar contempladas en la ley, y no pueden ser obra de la costumbre o de la jurisprudencia.

Las presunciones son el resultado de la actividad de pensar, el funcionario piensa y razona, induce y deduce las conclusiones sobre los hechos dados.

Las presunciones pueden ser: De hecho. Admite prueba en contrario y por lo tanto no produce certeza definitiva; este

tipo de presunciones están previstas en los artículos 755 a 763 ET. De derecho o legal. No admite prueba en contrario; este tipo de presunciones están

previstas en los artículos 35 y 83 ET.

Las presunciones implican un traslado de la carga de la prueba, en las de derecho se exonera de prueba, y, en las de hecho, la parte a quien perjudica la presunción le corresponde desvirtuar los presupuestos que en ella se funda.

Existen dos formas de desvirtuar una presunción:

Página 50 de 131

Allegando prueba en contrario de los hechos en que se basa la presunción Desvirtuando el hecho presumido.

Aunque en el ET se encuentran dentro del capítulo de pruebas, las presunciones no son un medio de prueba; ya que una de las funciones que cumplen es precisamente, eximir de prueba, a quien tiene la obligación de probar.

En materia fiscal, el Artículo 756 ET, establece que los funcionarios competentes para la determinación de los impuestos, dentro del proceso de determinación oficial del impuesto podrán adicionar ingresos para efectos de los impuestos sobre la renta y complementarios y sobre las ventas, aplicando las presunciones de los 755 a 760 y 762 y 763 Ibídem.

A su vez, el Artículo 761 ET, determina que las presunciones aplicadas para la determinación de ingresos, costos y gastos admiten prueba en contrario, pero que cuando se pretenda desvirtuar los hechos base de la presunción con la contabilidad, el contribuyente o responsable deberá acreditar pruebas adicionales.

El ET regula las siguientes presunciones legales: La omisión del NIT o del nombre en la correspondencia, facturas y servicios

permiten presumir ingresos, Art. 755 ET. Presunción en juegos de azar, Art. 755-1 ET. Presunción de renta gravable por ingresos en divisas, Art. 755-2 ET. Renta presuntiva por consignaciones en cuentas bancarias y de ahorro, Art. 755-3

ET. Presunción por diferencia en inventarios, Art. 757 ET. Presunción de ingresos por control de ventas o ingresos gravados, Art. ET. Presunción por omisión de registro de ventas o prestación de servicios, Art. 759 ET Presunción de ingresos por omisión del registro de compras, Art. 760 ET. Presunción del valor de la transacción en el impuesto a las ventas, Art, 762 ET. Presunción de ingresos gravados con impuesto a las ventas, por no diferenciar las

ventas y servicios gravados de los que no lo son, Art. 763 ET.

4. ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN TRIBUTARIA

4.1 PLAN OPERATIVO DE FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA

La herramienta gerencial que contiene la descripción de las principales actividades o acciones que deben ser realizadas por las Divisiones de Gestión de Fiscalización Tributaria, para alcanzar los objetivos y metas propuestas por la Dirección de Gestión de Fiscalización; y el programa anual de autoevaluación y supervisión, acogiendo los lineamientos y metodología señalados por la Oficina de Control Interno, se publica cada año para su conocimiento y cumplimiento.

El Plan correspondiente al año 2013, se encuentra publicado en la siguiente dirección: VER ENLACE

El Plan de Choque contra la Evasión año 2013, comprende las siguientes estrategias:

Sinergias: Realización de fiscalizaciones integrales que permitan detectar de forma más efectiva las prácticas de evasión, de contrabando y de lavado de activos.

Sectorización de la fiscalización: Control integral de los subsectores hidrocarburos, minería, construcción y agropecuario, analizando cadena productiva y agentes que integran el subsector

Página 51 de 131

auditado.

Programas y acciones de control tributario de acuerdo con la caracterización de contribuyentes: En los subsectores hoteles, restaurantes, transporte y entidades sin ánimo de lucro, teniendo en cuenta que cada tipo de contribuyente presenta diferentes riesgos y por ende comportamientos diversos, por lo cual se hace necesario establecer diferentes estrategias de control y fiscalización.

4.2 ACCIONES DE FISCALIZACIÓN

La acción de fiscalización es toda actividad que se debe adelantar para cumplir con las funciones de control que le asigna la ley al proceso de Fiscalización y Liquidación y las demás actuaciones a cargo del proceso.

Conforme a la Orden Administrativa 003 de 2010, las acciones de Fiscalización Tributaria, son: Control extensivo. Control intensivo. Solicitudes técnicas

4.2.1 Control extensivo

Orientadas a prevenir el incumplimiento de las obligaciones fiscales; su principal característica es que con tales acciones se cubre de manera masiva a diversos clientes de sectores económicos o geográficos sujetos a dicha verificación y pueden servir de insumo para las acciones de control intensivo.

Para el año 2013, estas acciones se desarrollarán en las siguientes jornadas masivas de control: Impuesto Nacional al Consumo Facturación para personas jurídicas constituidas como Propiedad Horizontal, responsables

en la prestación del servicio de arrendamiento de parqueaderos o estacionamientos en zonas comunes

Facturación hoteles, moteles, hostales, fincas por arriendo y aparta-hoteles.

4.2.2 Control intensivo

Orientadas a verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, con el fin de establecer la correcta aplicación de las normas previstas para cada caso seleccionado. Su característica principal es que la acción se dirige de manera particular a un cliente.

Las acciones de control intensivo por lo general corresponden a acciones iniciadas en desarrollo de los programas de auditoría.

La Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria profiere los lineamientos de auditoría de los programas mediante Memorandos, y a cada Seccional se remite el Lineamiento con el listado de seleccionados, en el que se indica: NIT, Razón social, Impuesto y período a investigar.

Los programas que se aplican, la Instrucción que los regula y el Memorando con el lineamiento de auditoría, se encuentran publicados en la siguiente dirección:

VER ENLACE

4.2.3 Solicitudes técnicas

Orientadas a verificar el cumplimiento de requisitos establecidos para resolver las solicitudes de carácter técnico presentadas por los clientes y que son de competencia de las dependencias del

Página 52 de 131

proceso de Fiscalización y Liquidación.

Las solicitudes de carácter técnico del área tributaria, que se analizan el Proceso de Fiscalización y Liquidación, son:

Exención de IVA Cambio de vida útil Cambio de sistema de depreciación Cambios sistema de determinación del costo de los bienes Cambios métodos de valoración de inventarios Gastos de publicidad

4.2.4 Otras

Tanto en el Nivel Central como en el Nivel Seccional, corresponde al trámite de los derechos de petición, respuesta a solicitudes de clientes internos, externos públicos y privados.

En la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria corresponden a: visitas de autoevaluación y de acompañamiento, solicitudes de organismos de control, planes de mejoramiento y seguimiento, monitoreo y seguimiento a los planes y programas de gestión, reporte de cifras de gestión y participación en el diseño de los Sistemas Electrónicos de Información.

4.3 CARGAS DE TRABAJO DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN

Las cargas de trabajo son el conjunto de clientes preseleccionados, seleccionados, investigados y solicitudes técnicas que tiene a su cargo una dependencia o un empleado público en una fecha determinada, y, deben ser verificables y objeto de seguimiento y medición.

A partir del año 2013, se asignará a las Direcciones Seccionales de competencia tributaria "cupos de auditoría" con el objeto de optimizar la planeación, facilitando la ejecución de los programas a desarrollar en el respectivo año.

Para determinar estos cupos se utilizó como información base los actos finales de los años 2011 y 2012 (promedio de evacuación por cada grupo de programas); tales como: auto de archivo, emplazamiento para declarar, pliego de cargos, requerimiento especial, y se organizaron cuatro grupos de seccionales dependiendo del tipo de dirección seccional y de la cantidad de funcionarios en la planta de personal de la división de fiscalización de acuerdo con el informe mensual de cargas de trabajo,

Los "cupos de auditoría" por Dirección Seccional se encuentran el Plan Operativo de Fiscalización Tributaria, a consultar en el siguiente enlace:

VER ENLACE

Se debe tener presente que dependiendo del estado en que se encuentre la carga de trabajo puede ser:

Preseleccionados. Corresponde a la relación de clientes que no ha sido sometida a consideración del nivel directivo del proceso de Fiscalización y Liquidación Tributaria de la Dirección Seccional.

Seleccionados. Corresponde a la relación de clientes que se encuentran pendiente de asignación y/o reparto

Investigaciones. Corresponde a la relación de clientes que han sido objeto de asignación y/o reparto, y constituyen las acciones de fiscalización.

Página 53 de 131

4.4 GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA

Los Programas de Fiscalización serán de ejecución obligatoria por parte de las Direcciones Seccionales y son objeto de evaluación en función de su consistencia de tipo jurídico y de sus resultados en relación con la gestión del área.

La evaluación debe ser dada a conocer por parte del Subdirector de Gestión de Fiscalización Tributaria al Director de Gestión de Fiscalización y al Director de Gestión Organizacional, mediante informe que podrá ser tenido en cuenta como parámetro para un nuevo diseño, modificación del (los) actual (es) suspensión del (los) Programa(s) de Fiscalización o revisión de la ejecución.

5. GESTIÓN DE LAS ACCIONES DE FISCALIZACIÓN EN LAS DIRECCIONES SECCIONALESCon el objeto de preparar y realizar la ejecución de las acciones de fiscalización, se realizan los siguientes pasos:1. Revisar los documentos que dan origen a las acciones de fiscalización.2. Recopilar y clasificar la información y datos requeridos para la selección.3. Estimar la capacidad operativa para determinar el número de acciones.4. Depurar la carga de trabajo.5. Asignar y distribuir las acciones de fiscalización.6. Analizar la declaratoria de impedimentos.7. Reasignar las acciones.8. Reportar las cargas de trabajo

5.1 REVISAR LOS DOCUMENTOS QUE DAN ORIGEN A LAS ACCIONES DE FISCALIZACIÓN

La información suministrada por las diferentes fuentes (proveedores), que es insumo para la selección de los clientes que serán objeto de investigación, se debe verificar a efectos de determinar que, para cada fuente de información, cumpla con los siguientes requisitos mínimos:

a. Programas de fiscalización: Instrucción que regula el programa Listado de seleccionados Lineamientos de auditoría que se derivan de las instrucciones que regulan el programa

b. Derivados de investigaciones y/o traslado de casos de otras dependencias o instituciones: Informe del empleado público que pertenece a las dependencias del proceso de

Fiscalización y Liquidación, en el que se describa la presunta irregularidad y la investigación o antecedentes que dan origen al informe

Informe o petición del empleado público competente cuando se trate de las demás dependencias de la DIAN o de otra institución, en el que se describa la presunta irregularidad

Pruebas, cuando fuere del caso o sean requerida

c. Solicitudes de carácter técnico de competencia del proceso de Fiscalización y Liquidación: los documentos a tener en cuenta serán aquellos que regulan la respectiva disposición que

contempla la solicitud que se debe resolver.

d. Denuncias de fiscalización: Documentos soporte de la denuncia recibida Documento de radicación de la denuncia

Página 54 de 131

Soporte de evaluación y calificación de la denuncia

e. Informe de las acciones de control extensivo: Lineamiento técnico y metodológico Acto administrativo que ordena la ejecución de la acción de control extensivo Informe de resultados y sus soportes

f. Acciones de control ordenadas por el Director de Gestión de Fiscalización, Subdirectores de Gestión de Fiscalización y de Control Cambiario, diferentes de programas y campañas: Instrucción que establece la ejecución de las acciones de control ordenadas por el Director

de Gestión de Fiscalización, o por los Subdirectores de Gestión de Fiscalización y Control Cambiario.

g. Acciones de control ordenadas por el Director Seccional, diferentes de programas y campañas de control, encaminadas a prevenir, reprimir, investigar y sancionar, las infracciones a la legislación tributaria, aduanera y cambiaria en su territorial: Documento del Director Seccional que sustenta la realización de la acción Acto administrativo que ordena la acción

h. Otras con origen diferente a los anteriores: Origen: Derivado de investigación, Traslado de otra dependencia de la DIAN, Otro (Solicitud

de usuario interno/externo) Fuente de información: Dependencia o usuario interno/externo que lo solicita o remite Justificación Documentos que soportan el requerimiento. Si es una investigación: Programa, impuesto, año gravable y período.

5.2 RECOPILAR Y CLASIFICAR LA INFORMACIÓN Y DATOS REQUERIDOS PARA LA SELECCIÓN

A efectos de que el nivel directivo del Proceso de Fiscalización y Liquidación de la Dirección Seccional pueda tomar decisiones respecto de los seleccionados, debe:

a) Obtener la siguiente información adicional respecto del posible seleccionado: NIT o documento de identificación Nombres y apellidos o razón social Jurisdicción y competencia Ubicación y domicilio fiscal Responsabilidades Identificación del concepto genérico a verificar y el periodo fiscal Antecedentes y/o demás información específica asociada y requerida del cliente, obtenida de

las fuentes de información institucional, incorporando los respectivos soportes, si fuere del caso

Términos para la actuación

b) Verificar el cumplimiento de los criterios de selección por cada fuente de información, a efectos de determinar los contribuyentes a investigar.

c) Evaluar y clasificar la información de los posibles seleccionados de acuerdo con las prioridades propias de cada fuente de información, atendiendo los lineamientos proferidos por las dependencias de la Dirección de Gestión de Fiscalización.

5.3 ESTIMAR LA CAPACIDAD OPERATIVA Y DETERMINAR EL NÚMERO DE ACCIONES

Página 55 de 131

Los criterios a tener en cuenta para establecer el número de acciones de fiscalización que pueden ser atendidas por los empleados públicos de las dependencias que integran el Proceso de Fiscalización y Liquidación, en un período de tiempo determinado, pueden ser:

a) Inventario actualizado de las cargas de trabajo de fiscalización y liquidación

b) Número de empleados públicos de la dependencia

c) Novedades de personal de tipo administrativo

d) Promedios de evacuación histórica de las cargas de trabajo para fuentes de información iguales o similares

e) Términos para adelantar la acción de fiscalización

f) Área geográfica que se pretende cubrirOtros criterios debidamente justificados

5.4 DEPURAR LA CARGA DE TRABAJO

La carga de trabajo que cumple las características de "Preseleccionados", debe ser analizada por el Nivel Directivo del Proceso de Fiscalización y Liquidación, con el objeto de definir si va a ser depurada o asignada.

Con la depuración de la carga de trabajo, se excluye de los inventarios a cargo de las dependencias del Proceso de Fiscalización y Liquidación, las cargas de trabajo que no ameritan ser gestionadas, atendiendo alguno de los siguientes parámetros:

Por razones o justificaciones de tipo técnico y/o jurídico Cuando se presenten circunstancias que permitan identificar la improductividad de la

acción de fiscalización en razón a la gestión del área Por capacidad operativa, en aplicación de los principios de eficacia y celeridad Por modificaciones del Plan Operativo de Fiscalización, evento en el cual el Subdirector de

Gestión correspondiente establecerá los criterios de depuración

Para que los preseleccionados sean sometidos a consideración del nivel directivo del proceso de Fiscalización y Liquidación Tributaria de la Dirección Seccional, se debe elaborar la correspondiente Acta, en la que conste el análisis realizado a los preseleccionados, y la relación de los que van a ser objeto de depuración y de asignación.

El informe que elabore el nivel directivo del proceso de Fiscalización y Liquidación de la Dirección Seccional, debe tener la siguiente información:

Razón social o nombres y apellidos del cliente que es objeto de depuración Número de Identificación Tributaria Número del expediente, cuando sea del caso Fecha del expediente o de selección Programa de fiscalización Impuesto, periodo y año objeto de investigación Fecha de asignación Fecha de vencimiento Tipo y estado de la carga de trabajo Parámetros de depuración y su correspondiente justificación

Página 56 de 131

FORMATO ACTA NIVEL DIRECTIVO:

Hoja 1 - Orden del día y firmasHoja 2 - PreseleccionadosHoja 3 - Depuración preseleccionados Hoja 4 - SeleccionadosHoja 5 - Acciones de controlHoja 6 - Propuestas de Programas de fiscalizaciónHoja 7 - Propuesta de programas de control

El nivel directivo del Proceso de Fiscalización y Liquidación de la Dirección Seccional, debe enviar a la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria, copia del Acta elaborada, en los siguientes casos:

Cuando los seleccionados se deriven de programas remitidos por parte de la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, y por circunstancias técnicas, administrativas y/o legales, se requiera revisar el listado de preseleccionados, describiendo las justificaciones pertinentes de las decisiones adoptadas, para conocimiento y control y seguimiento del programa. Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de su realización.

Cuando después de recibidos los preseleccionados remitidos por la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria, el jefe de división o el auditor identifican deficiencias en la selección, para que se informe a la Coordinación de Programas de Control y Facilitación, requiriendo la sustitución de los seleccionados si es el caso. Dentro de los 5 días siguientes al recibo de los seleccionados.

Cuando por circunstancias técnicas, legales o administrativas se justifique que un seleccionado no amerita seguir siendo controlado, explicando los hechos y razones considerados para efectuar su exclusión y solicitar la reposición del mismo.

Así mismo, cuando el seleccionado tenga domicilio en otra dirección seccional el jefe de división que lo recibió, debe, mediante correo electrónico, remitir al jefe de división correspondiente con copia a la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria.

En la actividad de la fiscalización tributaria, no se debe hacer depuración en las siguientes situaciones:

Cuando la investigación se encuentre a cargo de la División de Gestión de Liquidación. Cuando se trata de solicitudes técnicas En aquellos casos en los cuales la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria, así

lo indique

5.5 ASIGNAR Y DISTRIBUIR LAS ACCIONES DE FISCALIZACIÓN

Las acciones de fiscalización, puedan ser asignadas o repartidas a los funcionarios encargados, mediante métodos de asignación directa o por sorteo, siendo obligatorio elaborar el Acta de Asignación correspondiente, que contenga como mínimo:

a) Número consecutivo del informe de asignaciónb) Fecha de asignaciónc) Nombre o razón social y NIT del cliented) Periodo, año gravablee) Fecha de vencimientof) Código del programa o insumog) Concepto

Página 57 de 131

h) Origen de la investigacióni) Mecanismo de asignaciónj) Observacionesk) Nombre y firma de los empleados públicos que intervienen

FORMATO ACTA ASIGNACIÓN.PDFFORMATO ACTA ASIGNACIÓN.EXCEL

Hoja 1 - ExpedientesHoja 2 - Acciones de Control

Cuando se trate de asignación de casos para realizar acciones de control extensivo, en el Acta se debe consignar como mínimo lo siguiente:

a) Número consecutivo del informe de asignaciónb) Fecha de asignaciónc) Periodo, año gravabled) Código del programa o insumoe) Conceptof) Origen de las accionesg) Marco geográfico del areah) Fecha y horario de realización de la correspondiente acción de control extensivo.i) Observacionesj) Nombre y firma de los empleados públicos que intervienen

La Asignación directa se realiza de acuerdo con las características técnicas del insumo, teniendo en cuenta la competencia laboral del empleado público, las novedades administrativas de personal y el inventario individual de cargas de trabajo; y para la Asignación por sorteo se utilizan métodos aleatorios.

FORMATO ACCIÓN DE CONTROL EXTENSIVO

Una vez es asignada la acción de fiscalización, el Auditor debe proceder a crear en el SIE GESTOR, el expediente elaborando el correspondiente Auto de Apertura.

5.6 ANALIZAR LA DECLARATORIA DE IMPEDIMENTOS

Es deber del auditor responsable del proceso de Fiscalización y Liquidación, conocer la reglamentación existente en la ley sobre el conflicto de interés, los impedimentos y las recusaciones, con el fín de materializar los principios constitucionales de igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad que permiten garantizar que su actuación estará revestida de imparcialidad; por lo tanto, una vez le sea asignada la acción de fiscalización, debe analizar si se presentan situaciones que afecten el ejercicio objetivo de la labor que le es encomendada, estando obligado a declararlas, si se presentan, en el Formato diseñado para el efecto, con el objeto de apartarse de la ejecución de la acción de fiscalización.

Una vez el Jefe (Grupo Interno de Trabajo o División) reciba la declaratoria de impedimentos, debe analizarla con el objeto de establecer su procedencia y reasignar el expediente, cuando sea el caso.

FORMATO DE IMPEDIMENTOS

Página 58 de 131

5.7 REASIGNAR LAS ACCIONES

La reasignación de expedientes consiste en la asignación a otro funcionario para que inicie o continúe la acción de fiscalización, y se realiza por alguna de las siguientes causas:

Impedimentos reportados por el Auditor. Traslado de dependencia del Auditor. Retiro definitivo del Auditor.

La reasignación de expedientes debe estar soportada con los Autos por Inclusión y por Exclusión diligenciados en el SIE GESTOR.

5.8 REPORTAR LAS CARGAS DE TRABAJO

Los empleados públicos de las dependencias del proceso de Fiscalización y Liquidación con cargas de trabajo asignadas deben elaborar con corte al último día de cada mes un inventario físico mensual en el que informan cantidad y estado de la carga, en el aplicativo diseñado por la Subdirección de Fiscalización Tributaria y remitirlo al jefe inmediato, quien debe consolidarlo y enviarlo para evaluación a la Subdirección dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente.

Las cargas de trabajo se deben reportar en alguno de los siguientes estados, dependiendo del avance que tengan en su desarrollo:

Pendiente de ser presentada al nivel directivo del proceso en la Seccional

Corresponde a los tipos de cargas de trabajo denominadas preseleccionados que se encuentran pendientes de ser revisadas por el nivel directivo del proceso de Fiscalización y Liquidación de la Dirección Seccional, y por lo tanto, deber ser reportada por el Jefe de la División de Gestión de Fiscalización Tributaria.

Pendiente de reparto

Corresponde a los tipos de cargas de trabajo clasificadas como seleccionados y solicitudes técnicas, que se encuentran pendientes de asignación y/o reparto, y debe ser reportada por el Jefe de la División de Gestión de Fiscalización Tributaria.

En curso

Corresponde a las investigaciones y solicitudes técnicas asignadas, que se encuentran en desarrollo o ejecución de cualquiera de las siguientes actividades: verificación del cumplimiento de requisitos de tipo formal, elaboración del plan de auditoría cuando se requiera, recolección de pruebas y/o evidencias, análisis de la información obtenida o elaboración del informe de la acción de fiscalización. Este tipo de carga de trabajo debe ser reportada por el auditor que tiene asignada la acción de fiscalización.

Expedición de la actuación administrativa

Son las investigaciones y solicitudes técnicas de las que se ha terminado la actividad de elaboración del informe de la acción de fiscalización, cuando se requiera y se encuentran en la actividad de proyectar, revisar y proferir la actuación administrativa que decide el caso, en cada dependencia. Este tipo de carga de trabajo debe ser reportada por el auditor que tiene asignada la acción de fiscalización.

Página 59 de 131

En notificación

Son las investigaciones y solicitudes técnicas que ya tienen firmada la actuación administrativa que la define pero que se encuentran en el término de trámite de notificación, cualquiera que sea su modalidad. Esta carga de trabajo debe ser reportada por el Grupo de Secretaría.

Evacuado

Las cargas de trabajo se entienden evacuadas cuando la actuación administrativa que adopta la decisión final se encuentra notificada, enviada o entregada al cliente correspondiente y el expediente está pendiente de su entrega al archivo de gestión de la respectiva dependencia. Esta carga de trabajo debe ser reportada por el Grupo de Secretaría.

6. INVESTIGACIÓN, PRUEBAS Y/O EVIDENCIAS Y DECISIÓNComprende el conjunto de actividades sistemáticas, independientes y documentadas llevadas a cabo por los empleados públicos competentes de las áreas de fiscalización y liquidación, con el objeto de obtener pruebas y/o evidencias y evaluarlas, para determinar si existen o no diferencias frente a los criterios de auditoría y establecer la ocurrencia de hallazgos, los cuales harán parte del informe que sustenta la decisión adoptada.

Para llevar a cabo el desarrollo de la investigación, con la obtención de las pruebas y/o evidencias correspondientes y tomar la decisión, se ejecutan las siguientes acciones:1. Iniciar la acción de fiscalización2. Verificar el cumplimiento de requisitos de tipo formal3. Recolectar información interna y externa4. Analizar la información preliminar5. Elaborar el plan de auditoría6. Determinar (pruebas y evidencias) hallazgos7. Elaborar el informe de la acción de fiscalización8. Elaborar el proyecto del acto administrativo9. Revisar y emitir el acto administrativo10. Notificar la actuación administrativa11. Entregar el expediente o dar traslado de la investigación a otra dependencia Orden Administrativa 003 de 2010 Punto 5.2.2. (Hoja 16 a 20)

6.1 INICIAR LA ACCIÓN DE FISCALIZACIÓN

Para dar inicio a la acción de fiscalización se requiere proferir un Auto de Apertura y conformar un expediente o carpeta preliminar con los documentos que tengan relación con la actuación, de acuerdo con la secuencia que originó la investigación y, el orden en que se obtienen para materializar las actuaciones encaminadas a resolver el asunto. Memorando 233 de abril 27 de 2010 - Subdirección de Gestión de Recursos Físicos

El Auto de Apertura de las acciones de fiscalización tributaria se debe realizar por el Sistema GESTOR, que es una solución de información que contiene los principales datos de referencia necesarios para proferir en forma automática los actos administrativos dentro del proceso de Fiscalización y Liquidación, con los cuales se conforma el expediente virtual.

En el Sistema GESTOR, en el ícono "CREAR EXPEDIENTE" se crea el expediente, mediante la captura del acto inicial, que es el Auto de Apertura, incluyendo la siguiente información:

Página 60 de 131

NIT Número de identificación del contribuyenteCP Código del programa por el que se va a iniciar la acción de fiscalizaciónAG Año gravable por el que se va a realizar la acción de fiscalizaciónIMPUESTO Tipo de impuesto por el que se va a realizar la acción de fiscalizaciónPERIODO Período fiscal por el que se va a realizar la acción de fiscalización

El procedimiento de apertura de expediente se encuentra en el Punto 7 del Manual del Usuario GESTOR.

Manual del Usuario GESTOR

Una vez proferido el Auto de Apertura es necesario conformar el expediente o carpeta preliminar, que contenga los documentos necesarios para dar inicio a la acción de fiscalización, dando aplicación al Memorando 233 del 27 de abril de 2010, de la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos que contiene los lineamientos sobre la materia.

Finalmente, para dar por terminado el procedimiento "Iniciar la acción de fiscalización" en el primer contacto con el contribuyente investigado, es necesario que el auditor le comunique los derechos y responsabilidades, y le proporcione un panorama general del proceso de auditoría, utilizando el formato establecido para el efecto.

FORMATO INICIAL DE PRESENTACIÓN

6.2 VERIFICAR REQUISITOS DE TIPO FORMAL

Consiste en la verificación de los siguientes requisitos de tipo formal necesarios para dar inicio a la investigación: a) Competencia de carácter funcional y territorial para actuar b) Obligación de declarar c) Declaraciones presentadas por concepto y período investigado d) Que la declaración no se encuentre inmersa dentro de alguna de las causales para

tenerla como no presentada e) Que la declaración no se encuentre inmersa dentro de alguna de las causales para

tenerla como no válida f) Firmeza de la declaración g) Oportunidad para actuar h) Requisitos de carácter especial regulados en las disposiciones que contemplan las

solicitudes que deben ser resueltas por las dependencias que conforman el proceso de Fiscalización y Liquidación

FORMATO VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO REQUISITOS FORMALES

6.2.1 Competencia de carácter funcional y territorial para actuar

La competencia para adelantar el proceso de determinación de la obligación tributaria de los contribuyentes está fijada en función del domicilio, siendo competente la Dirección Seccional donde se encuentre domiciliado el contribuyente, responsable, agente de retención o declarante.

El domicilio fiscal del contribuyente se establece con la información que reposa en el RUT, y corresponde, a la ubicación o dirección que registró en forma oportuna antes de presentar la declaración, y, ésta debe coincidir con el Código Dirección Seccional diligenciado en la casilla

Página 61 de 131

correspondiente de la declaración de renta y complementarios del declarante.

El Código Civil, en sus artículos 76 a 78, establece que el domicilio consiste en la residencia acompañada, real o presuntivamente del ánimo de permanecer en ella, determinando que el domicilio civil o vecindad, corresponde al lugar donde el individuo está de asiento, o donde ejerce habitualmente su profesión u oficio. VER ENLACE

De igual forma, el numeral 3 del Artículo 110 del Código de Comercio, determina que dentro de la escritura de constitución de una sociedad comercial, se debe indicar el domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución, el domicilio principal de las sociedades se establece de acuerdo al lugar o sede de su dirección, entendida ésta, como el sitio donde se encuentra el asiento principal de los negocios y se toman las decisiones sobre su gestión y administración.

En materia tributaria, el numeral 2º del artículo 4º del Decreto 2788 de 2004, señala que la ubicación de los contribuyentes corresponde al lugar donde la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá contactarlos oficialmente y para todos los efectos, sin perjuicio de otros lugares autorizados por la Ley.

El artículo 13 ibídem, señala que la dirección informada por el inscrito en el formulario de Registro Único Tributario, RUT, deberá corresponder a: a) En el caso de las personas jurídicas, al domicilio social principal según la última escritura

vigente y/o documento registrado. b) En el caso de las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes, al lugar que

corresponda al asiento principal de sus negocios. c) En el caso de sucesiones ilíquidas, comunidades organizadas, y bienes y asignaciones

modales cuyos donatarios o asignatarios no los usufructúen personalmente, al lugar que corresponda al domicilio de quien debe cumplir el deber formal de la inscripción.

d) En el caso de los fondos sin personería jurídica o patrimonios autónomos contribuyentes, al lugar donde esté situada su administración.

e) En el caso de patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, al domicilio social de la sociedad que los administre.

f) En el caso de las demás personas, al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, ocupación u oficio.

La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que para casos especiales consagre la Ley.

Parágrafo. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en desarrollo del artículo 579-1 del ET haya fijado a una persona jurídica como domicilio fiscal un lugar diferente al de su domicilio social, ésta deberá incorporarse en el Registro Único Tributario.

Así las cosas, los contribuyentes, responsables, agentes de retención y demás declarantes en general y terceros, deben cumplir las obligaciones fiscales en el lugar que corresponda a la Administración Tributaria de su jurisdicción, según el domicilio fiscal, salvo norma en contrario, siendo la Dirección Seccional competente para adelantar el proceso de determinación de la obligación tributaria del contribuyente, cuando éste ha cambiado su domicilio fiscal, la que corresponda al domicilio fiscal registrado en el RUT a la fecha en que el obligado presentó la respectiva declaración, o, debió cumplir con dicha obligación. Artículo 1º , Numeral 1º, Resolución 007 del 4 de noviembre de 2008

Página 62 de 131

El Concepto 098525 del 22 de diciembre de 1998, manifestó que para determinar la competencia, en relación con las funciones de determinación de los impuestos a cargo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, además, se deben tener en cuenta los siguientes factores:1. FACTOR TERRITORIAL. Por el cual cada una de las direcciones seccionales de impuestos

nacionales ejerce sus funciones en una parte del territorio Nacional, delimitado previamente en las disposiciones que prevén su jurisdicción

2. FACTOR TEMPORAL. Que hace referencia al imperio del principio de la independencia de los periodos fiscales y a los actos administrativos que se puedan proferir con relación a cada uno de ellos, considerando que el artículo 694 del ET dispone que la liquidación del impuesto de cada año gravable constituye una obligación individual e independiente a favor del Estado y a cargo del contribuyente.

3. POR CALIFICACIÓN DISTINTA JURISDICCIÓN. Considerando lo establecido en el artículo 562 del ET que faculta al señor Director de Impuestos para determinar mediante resolución, los contribuyentes responsables o agentes retenedores, que por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo, deban ser clasificados como Grandes Contribuyentes, y en consecuencia, pertenecer a las administraciones u oficinas especializadas en dicha clase de contribuyentes; en cuyo caso, a partir de la publicación de la respectiva resolución, la persona o entidad señalada, deberá cumplir todas sus obligaciones tributarias en la administración u oficina que se le asigne.

La interrelación de estos tres factores, lleva a concluir que la competencia funcional se define teniendo en cuenta las siguientes situaciones:1. Si un contribuyente calificado como grande contribuyente traslada su domicilio a Bogotá,

será en la Dirección Seccional de Impuestos de Grandes Contribuyentes donde tenga que cumplir en adelante con sus obligaciones tributarias, sin perjuicio de que la Dirección Seccional de Impuestos de origen, ejerza su competencia funcional en relación con las declaraciones tributarias presentadas ante ella, por periodos gravables anteriores.

2. Si un contribuyente calificado como grande contribuyente traslada su domicilio a Bogotá y es despojado de la calificación como gran contribuyente, o sea excluido como tal, sus obligaciones deberá cumplirlas ante la Dirección Seccional de Impuestos de Bogotá. En relación con las declaraciones tributarias y las actuaciones que de ellas se deriven correspondientes a periodos gravables anteriores, será competente la respectiva Dirección Seccional de Impuestos o de Impuestos y Aduanas Nacionales donde se presentaron, teniendo en cuenta la independencia de los periodos fiscales ya referida.

3. Si un contribuyente con domicilio en Bogotá D.C. es calificado como gran contribuyente, no se presenta modificación en cuanto al domicilio, entonces el factor que se tiene en cuenta para determinar la competencia, es la calificación que se le dé y la Dirección Seccional competente para todos los efectos tributarios será la Dirección Seccional de Impuestos de Grandes Contribuyentes, aún en relación con años anteriores al de su calificación

Entonces, a efectos de definir la competencia para actuar en el proceso de determinación de la obligación tributaria, se debe tener en cuenta:1. La liquidación del impuesto de cada año gravable que constituye una obligación individual e

independiente a favor del Estado y a cargo del contribuyente.2. Los actos administrativos que se profieran en relación con cada uno de ellos, que deberán

ser expedidos por la Dirección Seccional que ejerce sus funciones en la parte específica del territorio nacional del domicilio fiscal que se informó en el momento de presentación de la declaración tributaria en la respectiva vigencia fiscal.

Concepto 098525 de diciembre 22 de 1998 Oficio 003164 de enero 20 de 2011

Página 63 de 131

6.2.2 Obligación de declarar

6.2.2.1 Renta y Complementario

Personas Naturales:

El artículo 591 ET, establece que todas las personas naturales nacionales y extranjeras con residencia o domicilio en Colombia, contribuyentes del impuesto sobre la renta están obligados a presentar la respectiva declaración tributaria, salvo aquellos asalariados, trabajadores independientes y contribuyentes de menores ingresos expresamente exceptuados de cumplir con tal deber, al no superar los montos de ingresos, patrimonio, y demás requisitos que son comunes relacionados en los artículos 592, 593, 594-1 y 594-3 Ibídem.

Para determinar si se cumplió con los requisitos para ser exceptuado de la presentación de la declaración de renta, debe determinarse lo siguiente:

La categoría a la que pertenece el contribuyente, dependiendo de los ingresos que, por actividad, le representan la mayor cantidad.

Los ingresos que proporcionalmente representan el mayor porcentaje dentro del total de sus ingresos.

Si no se cumple con todos y cada uno de los requisitos fijados por el ordenamiento tributario para ser exceptuado de la obligación, el contribuyente se encuentra obligado a declarar.

Si se reunieron las calidades de asalariado y trabajador independiente, debe tenerse en cuenta: El monto exigido para aquella calidad que le ha generado el mayor porcentaje dentro del

total de sus ingresos. La sumatoria de los ingresos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria

junto con los provenientes de su actividad como trabajador independiente deben representar, por lo menos, el ochenta por ciento (80%) del total de los ingresos recibidos por el contribuyente durante el respectivo año gravable.

Si los ingresos provenientes de una relación laboral o legal y reglamentaria no alcanzan el 80% de sus ingresos brutos totales en el año gravable, la persona natural no puede ser catalogada como asalariada no declarante.

Si se reunieron las calidades de asalariado y contribuyente de menores ingresos, para establecer la excepción a declarar, se debe cumplir con la totalidad de los requisitos establecidos para estos últimos contribuyentes.

De esta manera, para la exoneración del deber de declarar por concepto de impuesto de renta y complementarios los contribuyentes anteriormente mencionados, es necesario el cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales y reglamentarios previstos en los artículos 592, 593, 594, 594-1 y 594-3 ET, los cuales se refieren a los montos de patrimonio bruto e ingresos totales, porcentaje de origen de los ingresos salariales o por honorarios, comisiones, servicios, al carácter de no responsables del impuesto sobre las ventas, a su obligación de facturar y a la práctica de la retención en la fuente cuando sea el caso.

Artículo 591 ET Quienes deben presentar declaración de renta y complementarios Asalariados no obligados a declarar. Artículo 593 ET Trabajadores Independientes no obligados a declarar. Artículo 594-1 ET Contribuyentes de menores ingresos. Artículo 592 ET, NUMERAL 1º Otros requisitos para no obligados a presentar declaración del impuesto sobre la

renta. Artículo 594-3.

Página 64 de 131

Personas Jurídicas:

Todas las personas jurídicas colombianas y extranjeras residenciadas en Colombia que tengan la calidad de contribuyentes se encuentran en la obligación de presentar declaración de renta.

Artículo 591 ET Quienes deben presentar declaración de renta y complementarios

Personas Naturales o Jurídicas Extranjeras residentes en el país:

Las personas naturales extranjeras son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, cualquiera sea su naturaleza, por su renta y ganancia ocasional tanto de fuente nacional como de fuente extranjera. (Artículo 9º ET)

A su vez, las sociedades y entidades nacionales son gravadas en Colombia tanto por sus rentas de fuente nacional como por las de fuente extranjera (Art. 12 ET); si tributan en el exterior sobre sus rentas de fuente extranjera, tendrán derecho a darle aplicación a la norma contenida en el artículo 254 del ET, referente al derecho que le asiste al contribuyente de descontar, del monto del impuesto colombiano sobre la renta, el pagado en el extranjero sobre esas mismas rentas.

Por ejemplo, cuando se trate de servicios prestados en el Ecuador, por una sociedad Colombiana que factura sus servicios en Colombia, se debe tener en cuenta el régimen contenido en la Decisión 578 de la Comunidad Andina de Naciones, cuyo propósito principal es evitar la doble tributación y prevenir la evasión fiscal entre los países miembros.

No están obligados a presentar declaración de renta y complementarios, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin residencia o domicilio en el país, cuando la totalidad de sus ingresos hubieren estado sometidos a la retención en la fuente de que tratan los artículos 407 a 411 ET y dicha retención les hubiere sido practicada.

Igualmente, las personas naturales, sociedades y entidades extranjeras sin residencia en el país, sólo están sujetas al impuesto sobre la renta respecto de sus rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional. (Artículo 12 ET)

Personas Extranjeras sin residencia en el país. (Numeral 2, Artículo 592 ET) Artículo 9, Inciso 2º ET

Sucursales de sociedades extranjeras:

El Código de Comercio en los artículos 469 y siguientes regula lo referente a las sociedades extranjeras y al desarrollo de actividades por parte de éstas en Colombia, estableciendo que cuando deseen hacerlo en forma permanente deberán establecer una sucursal con domicilio en el territorio nacional.

Conforme a lo anterior, al momento de constituirse una sucursal dentro del territorio nacional, la sociedad extranjera adquiere domicilio en Colombia y en consecuencia le son aplicables las normas tributarias previstas para las sociedades domiciliadas entre las cuales se encuentra la de presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios con las formalidades exigidas por la ley y dentro de las oportunidades señaladas por el reglamento.

Empresas de transporte aéreo o marítimo sin domicilio en el país:

No se encuentran en la obligación de presentar declaración de renta, cuando les han practicado la retención a la tarifa del tres por ciento (3%) sobre la totalidad los pagos o abonos en cuenta por concepto del servicio de transporte internacional de que trata el artículo 414-1 ET.

Página 65 de 131

6.2.2.2 Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE)

A partir del 1º de enero de 2013, en los términos previstos en la Ley 1607 de 2012, se creó el Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE) a cargo de las sociedades y personas jurídicas y asimiladas, y las sociedades y entidades extranjeras contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, como un aporte en beneficio de los trabajadores, la generación de empleo y la inversión social, cuyo hecho generador lo constituye la obtención de ingresos que sean susceptibles de incrementar el patrimonio.

La base gravable se determina, así:Ingresos brutosMenosIngresos netos

Devoluciones, rebajas y descuentos.Ingresos no constitutivos de renta.

MenosBase gravable

CostosDeduccionesRentas exentasGanancias ocasionales

Los Ingresos no constitutivos de renta, que se pueden depurar de la base, son los siguientes:

Artículo ET CONCEPTO36 Prima por colocación de acciones36-1 Utilidad en la enajenación de acciones36-2 Distribución de utilidades o reservas en acciones o cuota de interés social36-3" Capitalizaciones no gravadas para los socios o accionistas * 36-4 Procesos de democratización * 37 Utilidad en venta de inmuebles

45 Indemnizaciones por seguro de daño * 46 Terneros nacidos y enajenados durante el año

46-1 Indemnizaciones por destrucción o renovación de cultivos, y por control de plagas

47 Gananciales48 Participaciones y dividendos49 Determinación de los dividendos y participaciones no gravados51 Distribución de utilidades por liquidación

53 Aportes de entidades estatales, sobretasas e impuestos para financiamiento de sistemas de servicio público de transporte masivo de pasajeros

* A partir del año gravable 2004, estos ingresos quedan gravados en el cien por ciento (100%)

Las deducciones que se pueden depurar de la base, de conformidad con lo establecido en los artículos 107 y 108 ET, son las siguientes:

Artículo ET CONCEPTO

109 a 118 Prestaciones sociales, Aportes, Impuestos deducibles, Impuestos, regalías y contribuciones de organismos descentralizados, Intereses

120 a 124-2 Ajustes por diferencia en cambio

126-1 Contribuciones s fondos de pensiones de jubilación e invalidez y fondos de cesantías

127 a 131-1, 134 a 141 Depreciación142 a 144 Amortización de inversiones145a 146 Cartera morosa o perdida

Página 66 de 131

148 Deducción por pérdidas de activos149 Pérdidas en la enajenación de activos151 a 155 No deducibilidad de pérdidas159 Inversiones amortizables en la industria petrolera y el sector minero171 Amortización de inversiones en exploraciones de gases y minerales174 Pagos por renta vitalicia176 Deducciones en el negocio de ganadería177, Limitaciones a costos177-1 Límite de costos y deducciones177-2 No aceptación de costos y gastos

Las rentas exentas que se pueden depurar de la base, son las siguientes:NORMA CONCEPTO

Ley 100/1993, Art. 135 Exenciones del Sistema de seguridad social

Decreto 841 de 1998 Exenciones del Sistema general de seguridad social

Decisión 578/2004 de la Comunidad Andina, Art. 4° Rentas provenientes de bienes inmuebles

Ley 546/1999, Art. 16, modificado Art. 81 Ley 964/2005

Beneficio tributario para los rendimientos de títulos de ahorro a largo plazo para la financiación de vivienda

La base gravable del CREE no puede ser inferior al 3% del patrimonio líquido del contribuyente en el último día del año gravable inmediatamente anterior de conformidad con lo previsto en los artículos 189 y 193 ET.

Para los períodos correspondientes a los años gravables 2013 a 2017, se podrán restar de la base gravable del impuesto para la equidad, CREE, las rentas exentas de que trata el artículo 207-2, numeral 9 ET.6.2.2.3 Impuesto al Patrimonio

Por los años 2007 a 2011, se creó el impuesto al patrimonio a cargo de las personas jurídicas, naturales y sociedades de hecho, contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, cuyo hecho generador es la posesión de riqueza por un valor que supere el tope establecido por la Ley, así:

Años 2007 a 2010

Igual o superior a tres mil millones de pesos ($3.000.000.000) a 1º de enero de cada uno de estos años gravables.

Año 2011Igual o superior a mil millones de pesos ($1.000.000.000) e inferior a tres mil millones de pesos ($3.000.000.000) a 1º de enero de 2011.

Para establecer la base gravable se debe tener en cuenta: Los contribuyentes con residencia o domicilio en Colombia, excepto las sucursales de

sociedades extranjeras, incluyen en el patrimonio bruto los bienes poseídos en el exterior. Las personas naturales extranjeras residentes en Colombia y las sucesiones ilíquidas de

causantes que eran residentes en Colombia, incluyen los bienes poseídos en el exterior, a partir del quinto año de residencia continua o discontinua en el país.

Página 67 de 131

Las personas jurídicas extranjeras, sin domicilio en el país, obligadas a presentar declaración de renta, son contribuyentes del impuesto al patrimonio respecto de su patrimonio poseído en el país.

De conformidad con lo previsto por el artículo 261 ET, el patrimonio bruto está constituido por el total de los bienes y derechos apreciables en dinero poseídos por el contribuyente en el último día del año o período gravable.

Para la aplicación de esta norma cuando existe acuerdo para evitar la doble tributación y prevenir la evasión fiscal en materia de impuestos sobre la renta y sobre el patrimonio, resulta imprescindible identificar el acuerdo específico como condición necesaria para establecer el tratamiento aplicable a la situación fáctica en particular.

Colombia ha suscrito estos acuerdos con países como: Chile, Reino de España y Comunidad Andina de Naciones. El Convenio entre la República de Chile y la República de Colombia para evitar la doble

imposición y para prevenir la evasión fiscal en relación al impuesto a la renta y al patrimonio; fue aprobado mediante Ley 1261 de 2008 y señala al respecto en su artículo 22:

"Patrimonio1. El patrimonio constituido por bienes inmuebles, que posea un residente de un Estado

Contratante y que esté situado en el otro Estado Contratante, puede someterse a imposición en ese otro Estado.

2. El patrimonio constituido por bienes muebles, que formen parte del activo de un establecimiento permanente que una empresa de un Estado Contratante tenga en el otro Estado Contratante, o por bienes muebles que pertenezcan a una base fija que un residente de un Estado Contratante disponga en el otro Estado Contratante para la prestación de servicios personales independientes, puede someterse a imposición en ese otro Estado.

3. El patrimonio constituido por naves o aeronaves explotados en el tráfico internacional y por bienes muebles afectos a la explotación de tales naves o aeronaves, sólo puede someterse a imposición en el Estado Contratante del cual la empresa que explota esas naves o aeronaves es residente.

4. Todos los demás elementos del patrimonio de un residente de un Estado Contratante sólo pueden someterse a imposición en este Estado.

A su turno, el numeral 2 del artículo 23 del convenio establece que en Colombia, la doble imposición se evitará de la siguiente manera:

Cuando un residente de Colombia posea elementos patrimoniales que, con arreglo a las disposiciones de este Convenio puedan someterse a imposición en Chile, Colombia permitirá, dentro de las limitaciones impuestas por su legislación interna:

"ii) El descuento del impuesto sobre el patrimonio de ese residente por un importe igual al impuesto pagado en Chile sobre esos elementos patrimoniales" El Convenio entre el Reino de España y la República de Colombia para evitar la doble

imposición y prevenir la evasión fiscal en materia de impuestos sobre la renta y sobre el patrimonio; fue aprobado mediante Ley 1082 de 2006 y establece señala al respecto en su artículo 21, lo siguiente:

"Patrimonio.1. El patrimonio constituido por bienes inmuebles en el sentido del artículo 6o, que posea un

residente de un Estado contratante y esté situado en el otro Estado contratante, puede someterse a imposición en ese otro Estado.

Página 68 de 131

2. El patrimonio constituido por bienes muebles que formen parte del activo de un establecimiento permanente que una empresa de un Estado contratante posea en el otro Estado contratante, puede someterse a imposición en ese otro Estado contratante.

3. El patrimonio constituido por buques o aeronaves explotados en tráfico internacional, así como por bienes muebles afectos a la explotación de tales buques y aeronaves, sólo puede someterse a imposición en el Estado contratante en que esté situada la sede de dirección efectiva de la empresa.

4. Todos los demás elementos patrimoniales de un residente de un Estado contratante solo pueden someterse a imposición en ese Estado".

El artículo 22, establece que la doble imposición se evitará, bien de conformidad con las disposiciones impuestas por su legislación interna de los Estados contratantes o conforme a las siguientes disposiciones:

"a) Cuando un residente de un Estado contratante obtenga rentas o posea elementos patrimoniales que, con arreglo a las disposiciones de este Convenio puedan someterse a imposición en el otro Estado contratante, el Estado contratante mencionado en primer lugar permitirá, dentro de las limitaciones impuestas por su legislación interna:

(...)

ii) La deducción o descuento del impuesto sobre el patrimonio de ese residente por un importe igual al impuesto pagado en el otro Estado contratante sobre esos elementos patrimoniales"

Empero el protocolo establece lo siguiente:

"PROTOCOLO

En el momento de proceder a la firma del Convenio entre la República de Colombia y el Reino de España para evitar la doble imposición y prevenir la evasión fiscal en materia de impuestos sobre la renta y sobre el patrimonio, los signatarios han convenido en las siguientes disposiciones que forman parte integrante del Convenio:

XI. Ad. artículo 221. Las expresiones "deducción o descuento" tienen el mismo significado en España y en

Colombia. La mención de ambos términos en el artículo responde a cuestiones de terminología en la normativa interna de ambos Estados.

2. Mientras la legislación colombiana no permita la deducción del impuesto sobre patrimonio pagado en España, no se aplicará el apartado a) ii) de este artículo sobre la eliminación de la doble imposición para el impuesto sobre el patrimonio en ninguno de los dos Estados....".

A nivel de la Comunidad Andina de Naciones se encuentra la Decisión 578 de 2004 contentiva del Régimen para evitar la Doble Tributación y Prevenir la Evasión Fiscal, que en el artículo 17 preceptúa que el patrimonio situado en el territorio de un País Miembro, será gravable únicamente por éste.

Artículo 292 ET - Impuesto al patrimonio Artículo 292-1 ET - Impuesto al patrimonio Artículo 293 ET - Hecho generador Artículo 293-1 ET - Hecho generador Artículo 294 ET - Causación Artículo 294-1 ET - Causación Artículo 295 ET - Base gravable

Página 69 de 131

Artículo 295-1 ET - Base gravable Artículo 296 ET - Base gravable Artículo 296-1 ET - Base gravable Convenios doble tributación internacional Concepto 030734 del 17 de abril de 2006

6.2.2.4 Impuesto sobre las Ventas

Se encuentran obligados a presentar declaración del impuesto sobre las ventas los responsables de este impuesto, incluidos los exportadores.

No están obligados a presentar declaración de impuesto sobre las ventas: los contribuyentes que pertenezcan al régimen simplificado. los responsables del régimen común en los períodos en los cuales no hayan efectuado

operaciones sometidas al impuesto ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones en los términos de lo dispuesto en los artículos 484 y 486 ET; es decir, la obligación formal de declarar surge cuando se realizan operaciones que se consideren venta de conformidad con el artículo 421 ET, mientras este hecho no ocurra, el responsable no está obligado a presentar las declaraciones.

Periodo fiscal en ventas

1. Bimestral:

Hasta la fecha en que entró en vigencia la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010, períodos fiscales hasta el año gravable 2010, los responsables del régimen común tenían la obligación de declarar bimestralmente de manera continua, así fuera en ceros (0), durante el lapso en que desarrollaran las actividades generadoras del impuesto, y, hasta que informaran a la Administración Tributaria el cese definitivo de sus actividades.

A partir de la expedición de la Ley 1607 de 2012, la declaración bimestral debe ser presentada por los grandes contribuyentes y las personas jurídicas y naturales cuyos ingresos brutos a 31 de diciembre del año gravable anterior sean iguales o superiores a noventa y dos mil (92.000) UVT y para los productores de los bienes de que tratan los artículos 477 y 481 ET.

Los períodos bimestrales son: enero-febrero; marzo-abril; mayo-junio; julio-agosto; septiembre-octubre; y noviembre

2. Cuatrimestral:

A partir de la expedición de la Ley 1607 de 2012, la declaración cuatrimestral debe ser presentada para las personas jurídicas y naturales cuyos ingresos brutos a 31 de diciembre del año gravable anterior sean iguales o superiores a quince mil (15.000) UVT pero inferiores a noventa y dos mil (92.000) UVT.

Los períodos cuatrimestrales serán: enero - abril - mayo - agosto y septiembre - diciembre.

3. Anual:

A partir de la expedición de la Ley 1607 de 2012, la declaración anual debe ser presentada por

Página 70 de 131

las personas jurídicas y naturales cuyos ingresos brutos generados a 31 de diciembre del año gravable anterior sean inferiores a quince mil (15.000) UVT.

El período será equivalente al año gravable: enero - diciembre.

Con ocasión de la expedición de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010, publicada en el Diario Oficial N° 47.937 de la misma fecha y de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012 publicada en el Diario Oficial 48655 de la misma fecha, debe recordarse respecto de la presentación de las declaraciones de IVA:

DECLARACIONES QUE SE DEBIERON PRESENTAR ANTES DEL 27 DE DICIEMBRE DE 2010, ENTRADA EN VIGENCIA DE LA LEY 1430 DE 2010

La Ley 1430 de 2010, en el artículo 22, adicionó un parágrafo al artículo 601 ET, estableciendo que los responsables obligados a presentar declaración bimestral del impuesto sobre las ventas que no hubieran cumplido, antes del 31 de diciembre de 2010, con la obligación de presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas en ceros (0) en los meses en los cuales no realizaron operaciones sometidas al impuesto ni operaciones que dieran lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones, podían presentar esas declaraciones sin liquidar sanción por extemporaneidad, dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia de esta ley, es decir hasta el 30 de junio de 2011.

Luego, la Ley 1607 de 2012, en el artículo 61, extendió este beneficio, adicionando nuevamente un parágrafo transitorio al artículo 601 ET, que estableció que los responsables obligados a presentar declaración bimestral del impuestos sobre las ventas que no hubieran cumplido, antes del 31 de diciembre de 2010, con la obligación de presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas en ceros (0) en los meses en los cuales no realizaron operaciones sometidas al impuesto ni operaciones que dieran lugar a impuestos descontables, pueden presentar estas declaraciones sin liquidar sanción por extemporaneidad, dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia de esta Ley, es decir hasta el 26 de junio de 2013.

DECLARACIONES QUE SE PRESENTAN A PARTIR DEL 1 DE ENERO DEL AÑO 2011

El artículo 22 de la Ley 1430 de 2010, adicionó un inciso al artículo 601 ET, que eximió a los responsables del régimen común del deber de presentar la declaración bimestral del impuesto sobre las ventas, en los periodos en los cuales no hayan efectuado operaciones sometidas al impuesto, ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones.

Luego, la Ley 1607 de 2012, en el artículo 62, estableció que no estarán obligados a presentar la declaración del impuesto sobre las ventas los responsables del régimen común en los períodos en los cuales no hayan efectuado operaciones sometidas al impuesto ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones. Artículo 601 . Quiénes deben presentar declaración de ventas

6.2.2.5 Impuesto al Consumo

Se encuentran obligados a presentar declaración del impuesto al consumo los responsables de este impuesto, que son el prestador del servicio de telefonía móvil, el prestador del servicio de expendio de comidas y bebidas, el importador como usuario final, el vendedor de los bienes sujetos al impuesto al consumo y en la venta de vehículos usados el intermediario profesional.

No están obligados a presentar declaración de impuesto al consumo:

Página 71 de 131

Los contribuyentes personas naturales y jurídicas que pertenezcan al régimen simplificado del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad inferiores a cuatro mil (4.000) UVT.

Los responsables de este impuesto que desarrollen actividades en el departamento del Amazonas y el Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, con excepción de lo dispuesto en el artículo 512-7 ET.

Periodo fiscal en consumo

El período gravable para la declaración y pago del impuesto nacional al consumo es bimestral.

Los períodos bimestrales son: enero-febrero; marzo-abril; mayo-junio; julio-agosto; septiembre-octubre; noviembre-diciembre.

En el caso de liquidación o terminación de actividades durante el ejercicio, el período gravable se contará desde su iniciación hasta las fechas señaladas en el artículo 595 ET.

Cuando se inicien actividades durante el ejercicio, el período gravable será el comprendido entre la fecha de iniciación de actividades y la fecha de finalización del respectivo período. Artículo 512-1 - Impuesto Nacional al Consumo. Artículo 512-6 - Contenido de la declaración del impuesto nacional al consumo. Artículo 512-13 - Régimen simplificado del impuesto nacional al consumo de

restaurantes y bares.

6.2.2.6 Retención en la Fuente

Se encuentran obligados a presentar la declaración de retención en la fuente, los agentes de retención que de conformidad con la normatividad vigente debieron efectuarla durante el respectivo mes. No será obligatoria la presentación de la declaración en los períodos en los cuales no se hayan realizado operaciones sujetas a retención en la fuente; es decir, la obligación formal de declarar surge únicamente cuando se realizan operaciones sujetas a retención.

El período fiscal de retención en la fuente es mensual.

Hasta la fecha en que entró en vigencia la Ley 1430 de 2010, diciembre del año gravable 2010, los agentes retenedores, hubieran o no, realizado operaciones sujetas a retención en el respectivo periodo, tenían la obligación de declarar mensualmente desde el inicio de actividades, de manera continua y, así fuera en ceros (0).

Con ocasión de la expedición de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010, publicada en el Diario Oficial N° 47.937 de la misma fecha, y de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012 publicada en el Diario Oficial 48655 de la misma fecha debe tenerse presente respecto de la presentación de las declaraciones de retención en la fuente:

DECLARACIONES QUE SE DEBIERON PRESENTAR ANTES DEL 27 DE DICIEMBRE DE 2010, ENTRADA EN VIGENCIA DE LA LEY 1430 DE 2010

La Ley 1430 de 2010, en el artículo 22, adicionó un parágrafo al artículo 606 ET, estableciendo que los agentes de retención que no hubieran cumplido con la obligación de presentar las declaraciones de retención en la fuente en ceros en los meses que no realizaron pagos sujetos a retención, desde julio de 2006 hasta diciembre de 2010, podían presentar esas declaraciones dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta ley sin liquidar sanción por

Página 72 de 131

extemporaneidad, es decir hasta el 27 de junio de 2011.

Luego, la Ley 1607 de 2012, en el artículo 63, extendió este beneficio, adicionando nuevamente un parágrafo transitorio al artículo 606 ET, que estableció que los agentes de retención que, desde julio de 2006 hasta diciembre de 2010, no hubieran cumplido con la obligación de presentar las declaraciones de retención en la fuente en ceros (0), pueden presentar estas declaraciones sin liquidar sanción por extemporaneidad, dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia de esta Ley, es decir hasta el 26 de junio de 2013.

DECLARACIONES QUE SE PRESENTAN A PARTIR DEL1 DE ENERO DEL AÑO 2011

El artículo 20 de la Ley 1430 de 2010, modificó el parágrafo 2º del artículo 606 ET, eximiendo a los agentes retenedores de la presentación de la declaración, en los periodos en los cuales no se hubieran realizado operaciones sujetas a retención en la fuente. Artículo 605 - Quiénes deben presentar declaración. Artículo 606 - Contenido de la declaración de retención.

6.2.2.7 Gravamen a los Movimientos Financieros

Los responsables del recaudo del gravamen a los movimientos financieros son el Banco de la República y las entidades vigiladas por las Superintendencias Financiera y de Economía Solidaria, quienes practican la retención sobre: las transacciones financieras mediante las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes, de ahorros, cuentas de déposito o en carteras colectivas, o, a través de contratos o convenios de recaudo; los débitos a cuentas contables o de otro género para la realización de pagos o transferencias y los giros de cheques de gerencia.

La presentación y pago de la declaración del Gravamen a los Movimientos Financieros por parte de los responsables del recaudo, se debe hacer en forma semanal a más tardar el segundo día hábil de la semana siguiente al periodo de recaudo, según los plazos que señale el Gobierno Nacional.

Antes del año gravable 2012, las entidades vigiladas por las Superintendencias Financiera de Colombia y de la Economía Solidaria, presentaban la declaración del Gravamen a los Movimientos Financieros correspondiente, en la Dirección de Gestión de Ingresos - Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a partir del año gravable 2012, presentan la declaración en forma virtual a través de los servicios informáticos electrónicos, conforme con lo señalado en el Decreto 1791 de 2007.

El artículo 877 ET, dispone que los agentes de retención del GMF, deben depositar las sumas recaudadas a la orden de la Dirección General del Tesoro Nacional, en la cuenta que ésta señale para el efecto.

De acuerdo con lo señalado anteriormente, son obligaciones del agente retenedor del gravamen a los movimientos financieros, efectuar la respectiva retención cuando haya lugar a ello, presentar la declaración semanal de las retenciones que debieron efectuar durante el respectivo periodo y consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos señalados por el Gobierno Nacional.

No es necesario presentar la declaración, cuando en el periodo correspondiente no se originen operaciones sujetas al gravamen.

Artículo 876 - Agentes de retención del GMF.

Página 73 de 131

Artículo 877 - Declaración y pago del GMF. Decreto 4907 de 2011, artículo 1, parágrafo .

6.2.3 Declaraciones presentadas por concepto y período investigado

El ordenamiento tributario, confiere a los contribuyentes, responsables o agentes retenedores la facultad de corregir sus declaraciones tributarias dentro del término establecido, señalando que toda declaración que el contribuyente presente con posterioridad a la inicial será considerada como una corrección a ésta o a la última corrección presentada, según el caso, sustituyéndola en todas sus partes.

Las declaraciones de corrección, ocurren, cuando se detecta alguna falencia en el denuncio fiscal y el contribuyente resuelve corregirlo, por cuenta propia o a petición de la Administración, evento en el cual está facultado para modificar todos los rubros iniciales y rehacer su declaración ya sea a su favor o en su contra, conforme a lo establecido en los artículos 588, 589, 709 y 713 ET.

Cuando el contribuyente corrige, el artículo 692 ET, le indica que debe informar de tal corrección voluntaria para que el funcionario de la Administración Tributaria que conozca del expediente de determinación del impuesto, la tenga en cuenta y la incorpore al proceso siempre y cuando cumpla las exigencias legales; no obstante, continua la disposición, no será causal de nulidad del acto administrativo que se expidió, el hecho que el proceso no se base en la última corrección presentada cuando no se haya dado aviso a la administración sobre tal corrección.

Conforme a la legislación fiscal, las correcciones pueden ser voluntarias o provocadas.

CORRECCIONES VOLUNTARIAS

En las correcciones voluntarias, el contribuyente está en libertad de corregir los diferentes factores determinantes de la obligación tributaria, sin existir límite respecto del número de correcciones que pueda efectuar, siempre y cuando sean dentro del plazo señalado y se cumplan los demás requisitos contemplados en la ley.

Si el contribuyente desea corregir voluntariamente su declaración, debe hacerlo dentro del término de firmeza previsto en la ley y antes del pronuciamiento de la Administración, ya que una vez adquirida la firmeza, la declaración no puede ser modificada ni por el contribuyente ni por la Administración.

Los artículos 588 y 589 ET, regulan la corrección voluntaria de las declaraciones.

El artículo 588 ET permite a los contribuyentes corregir en forma voluntaria sus declaraciones tributarias enmendando los posibles errores cometidos en la información suministrada a la Administración Tributaria en torno a la realización de los hechos generadores del impuesto, con el objeto de aumentar el impuesto a pagar o disminuir el saldo a favor, siempre que sea dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se haya notificado requerimiento especial.

Las correcciones previstas en este artículo se presentan ante los bancos o en forma virtual ante la DIAN, y pueden ser por alguna de las siguientes situaciones:1. Cuando se aumente el valor a pagar o se disminuya el saldo a favor, dentro del término de

dos años contados a partir del vencimiento del plazo para declarar y antes de notificarse requerimiento especial o pliego de cargos.

Página 74 de 131

2. Cuando se corrija en respuesta al emplazamiento para corregir, dentro del mes siguiente a su notificación.

3. Cuando se corrijan declaraciones que se tienen por no presentadas, "en el término de cinco años" siempre y cuando no se haya notificado sanción por no declarar".

4. Cuando no se modifique el valor a pagar o el saldo a favor.5. Cuando se trata de la corrección de un error por diferencia de criterios, si se liquida sanción

por corrección.

El artículo 589 ET concede al contribuyente la facultad de corregir las declaraciones para aumentar el saldo a favor o disminuir el impuesto a cargo, presentando solicitud ante la Administración dentro del año siguiente al vencimiento del término para presentar la declaración; también se presenta la declaración de corrección bajo este procedimiento, cuando se incrementen los anticipos del impuesto a ser aplicados a las declaraciones de los ejercicios siguientes y cuando el mayor valor a pagar o el menor saldo a favor obedezca a diferencias de criterio y no se aplica sanción por corrección.

Los artículos mencionados, parten del supuesto que la corrección que está informando el contribuyente ha sido presentada con el lleno de las formalidades legales y dentro de los precisos plazos previsto en las normas, a la vez que reconocen la potestad que tiene el contribuyente de corregir voluntariamente sus declaraciones, Artículo 588 - Correcciones que aumentan el impuesto o disminuyen el saldo a favor. Artículo 589 - Correcciones que disminuyan el valor a pagar o aumenten el saldo a

favor.

CORRECCIONES PROVOCADAS

Las declaraciones de corrección son provocadas, cuando se producen dentro del proceso de determinación del impuesto, en los términos de los artículos 709 y 713 ET, es decir, cuando se corrija dentro del plazo para responder un emplazamiento para corregir, requerimiento especial, liquidación de revisión.

La facultad de la Administración de modificar la liquidación privada mediante liquidación de revisión, se encuentran regulada en el Título IV del Libro Quinto ET, y en virtud de la misma, se otorga la opción a los contribuyentes de acogerse a la determinación oficial del tributo, bien sea durante la actuación previa al acto definitivo de determinación o bien dentro del término para interponer el recurso contra el mismo.

Conforme al fundamento jurídico, alcance y contenido de los artículos 709 y 713, a los contribuyentes se les otorga la posibilidad de corregir su declaración privada única y exclusivamente en relación con los hechos planteados por la Administración Tributaria, ya sea, en el emplazamiento para corregir, cuando fue notificado fuera del término de 2 años, o en el requerimiento especial, o en la liquidación de revisión.

Concepto 077291 de 2012 Diciembre 12

La corrección provocada corresponde a la actuación procesal mediante la cual el contribuyente acepta, total o parcial los hechos planteados por la Administración reconociendo la determinación oficial del impuesto, renunciando a su derecho de defensa respecto de las glosas que acepta y de esta manera a las instancias posteriores y recursos que la ley otorga para objetar dicha actuación oficial, y debe cumplir las siguientes condiciones: a. Corregir la declaración privada incluyendo los mayores valores aceptados y las sanciones

reducidas. b. Presentarla dentro de la oportunidad legal.

Página 75 de 131

c. Aceptar total o parcialmente los hechos planteados por la administración tributaria. d. Adjuntar a la oficina competente copia o fotocopia de la respectiva corrección e. Adjuntar la prueba del pago o acuerdo de pago de los impuestos, retenciones y sanciones,

incluida la de inexactitud reducida.

Entonces es claro, que uno de los presupuestos para acceder a la reducción de la sanción por inexactitud es la aceptación total o parcial de los hechos sobre los cuales se fundamenta la misma. De esta forma, si la corrección provocada no cumple la totalidad de requisitos exigidos en la norma para su validez, se desestima y no se incorpora al proceso de determinación o discusión del tributo al que va dirigida.

Cuando el contribuyente acepta parcialmente los hechos planteados en el requerimiento especial o en la liquidación oficial puede interponer el recurso de reconsideración contra los valores no aceptados, toda vez que así lo dispone el artículo 723 ET.

Una vez presentada una corrección provocada, es improcedente el posterior ejercicio de la potestad de corrección a las declaraciones tributarias con base en los artículos 588 y 589 ET, toda vez que, el ejercicio de la facultad de corrección por parte de los contribuyentes, únicamente puede ejercerse antes de que se haya notificado requerimiento especial. Artículo 709 - Corrección provocada por el requerimiento especial. Artículo 713 - Corrección provocada por la liquidación de revisión. Artículo 723 - Los hechos aceptados no son objeto de recurso.

6.2.4 Declaraciones que se tienen como no presentadas

La declaración tributaria es un denuncio escrito que hace el sujeto pasivo del impuesto de los diferentes factores de depuración de la base gravable y de la liquidación del impuesto; dependiendo del tipo de declaración de impuestos, la legislación tributaria ha establecido los requisitos tanto formales como materiales que deben reunir para que se considere que el declarante ha cumplido a satisfacción con esta obligación.

Acorde con lo anterior, el artículo 580 ET prevé los eventos en los cuales a pesar de haberse cumplido inicialmente con la obligación de declarar se entienda que no se ha satisfecho dicha obligación, es decir que la misma no surta efectos legales, por lo cual, previo al inicio del procedimiento administrativo para verificar la exactitud de la declaración se debe realizar un análisis sobre el cumplimiento de las formalidades legales exigidas.

En los siguientes casos, se tiene como no presentada, la declaración: Cuando se presente por un medio diferente, por parte del obligado a utilizar el sistema

electrónico. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando

se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal. Cuando la declaración de retención en la fuente, o del Gravamen a los Movimientos

Financieros, se presente sin pago.

Los eventos señalados por la norma que dan lugar a tener por no presentadas las declaraciones privadas, se pueden subsanar por parte del contribuyente, sin intervención administrativa, corrigiendo los errores, en la forma y por el procedimiento establecido en el artículo 588 ET, presentando un nuevo denuncio ante las entidades autorizadas para recibirlo, calculando sanción por extemporaneidad reducida al 2% de la que indica el artículo 641 ET y así adquiere plena validez y a partir de entonces surte todos los efectos legales.

Página 76 de 131

A su vez, cuando la Administración Tributaria, tenga el propósito de tener como no presentadas las declaraciones tributarias, en los casos establecidos legalmente, es indispensable que expida un Auto debidamente motivado, denominado Auto Declarativo, mediante el cual se declare este hecho, y lo notifique al contribuyente, dentro del término legalmente establecido para que opere la firmeza de la declaración privada. Artículo 579-2 - Presentación electrónica de declaraciones. Artículo 580 - Declaraciones que se tienen por no presentadas. Artículo 580-1 - Ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente presentadas

sin pago total.

6.2.5 Declaraciones no válidas

Las declaraciones que no producen efecto legal o que no son válidas, se presentan en dos casos específicos: cuando han sido presentadas por un no obligado y cuando han sido presentadas fuera de los términos establecidos por la ley.

DECLARACIONES PRESENTADAS POR UN NO OBLIGADO

La presentación de las declaraciones tributarias corresponde a uno de los deberes tributarios relacionados con la determinación de la obligación tributaria de los contribuyentes, responsables y agentes de retención a quienes la ley les ha impuesto la obligación formal de declarar; sin embargo, la ley ha excluido a determinados contribuyentes de esta obligación con el objeto, entre otros, de descongestionar y agilizar la marcha de la administración y ha dejado sin efecto, las declaraciones que éstos presenten sin estar obligados.

A fin de determinar si el contribuyente presentó una declaración sin estar obligado a hacerlo, se debe verificar que se cumplan la totalidad de los presupuestos normativos que lo eximen del deber de declarar, y en el evento que la haya presentado sin estar obligado a hacerlo, tal declaración no tiene valor alguno, ya que ella no existe por mandato legal.

Una vez la Administración, determine que quien presentó la declaración no se encontraba obligado a declarar, debe pronunciarse sobre su validez informando tal hecho al contribuyente, para garantizar su derecho de defensa.

Como las declaraciones presentadas por los no obligados a declarar no producen efecto legal alguno, no se requiere de acto de la Administración que así lo declare, toda vez que la misma ley, para evitar mayores trámites, ha decidido que la declaración presentada sin existir la obligación, no tiene valor alguno.

Si la declaración presentada, no tiene valor alguno por no existir por mandato legal, de la misma, no se puede predicar la presunción de veracidad para efectos de proferir cualquier acto administrativo tendiente a modificar los valores contenidos en ella, o a exigir su pago.

Este mandato tiene su excepción a partir del año gravable 2013, toda vez que con la Ley 1607 de 2012, se permitió la presentación de la declaración del impuesto sobre la renta para los no obligados. Artículo 6° - Declaración voluntaria del impuesto sobre la renta. Artículo 594-2 - Declaraciones tributarias presentadas por los no obligados.

DECLARACIONES PRESENTADAS POR FUERA DEL TÉRMINO LEGAL

Los contribuyentes, responsables o agentes de retención se encuentran facultados para corregir sus declaraciones tributarias dentro del término de firmeza, es decir, dentro los dos (2) años

Página 77 de 131

siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se les haya notificado requerimiento especial, así como en el término de respuesta al pliego de cargos, al emplazamiento para corregir, al Requerimiento Especial, o a la Liquidación de Revisión.

Las declaraciones de corrección presentadas por fuera de este término, no son válidas, por cuanto una vez el término de firmeza haya vencido, precluye para el contribuyente, la facultad otorgada por la ley tributaria para corregir las declaraciones, así mismo no podrá ser tenida en cuenta dentro del proceso de determinación que adelante la Administración.

Tratándose de las correcciones provocadas por la Administración en ejercicio de la facultad de fiscalización que se presentan por fuera de los términos legales y sin el cumplimiento de las condiciones legalmente establecidas deberán ser declaradas sin validez en la parte motiva de la Liquidación de Revisión o en el Auto de Archivo que se profiera con ocasión de la respuesta al requerimiento especial.

Igual pronunciamiento y procedimiento, deberá surtirse en el proceso en que se aduzcan, declaraciones de corrección presentadas en forma voluntaria una vez vencidos los términos para efectuar su modificación por parte del contribuyente.

6.2.6 Firmeza de la declaración

La declaración tributaria, es un acto privado que hace el sujeto pasivo de la obligación tributaria ante la Administración, un denuncio escrito de los diferentes factores de depuración de la base gravable y cálculo del impuesto, y, el ejercicio de las facultades legales de revisión de este denuncio a fín de establecer la veracidad de los factores incluidos en las declaraciones tributaria, debe hacerse por parte de las autoridades de impuestos dentro de la oportunidad señalada por la ley para tal fin, so pena de carecer de la competencia legal para adelantar el proceso administrativo de revisión de la liquidación privada del contribuyente.

La firmeza de las declaraciones se refiere al término con que cuenta la Administración Tributaria para ejercer la facultad de revisión y modificación de las mismas, y empieza en el momento en que se presenta la declaración tributaria, a partir de esta fecha, comienza a correr el término de fiscalización y determinación, y para llevarla a cabo, se debe tener en cuenta la validez de la declaración y el término de firmeza de la misma.

La regla general de firmeza de las liquidaciones privadas, se encuentra establecida en el artículo 714 ET, y, dispone que la declaración tributaria quedará en firme, si:

i. No se ha notificado requerimiento especial, dentro de los dos (2) años siguientes: Al vencimiento del plazo para declarar, si la declaración se presentó en forma oportuna. A la fecha de presentación, si la declaración se presentó en forma extemporánea, o, A la fecha de presentación de la solicitud de devolución o compensación, si la declaración

presentaba saldo a favor que fue objeto de solicitud.

ii. Vencido el término para practicar la liquidación de revisión, ésta no se notificó.

Una vez vencido el plazo que tiene la DIAN para revisar las declaraciones tributarias de los contribuyentes, las mismas quedan en firme, es decir, la Administración no tiene competencia para cuestionarlas ni modificarlas.

Artículo 714 - Firmeza de la liquidación privada.

Existen diferentes fechas para empezar a contar el término de firmeza de las declaraciones, que dependen de los siguientes casos especiales:

Página 78 de 131

DECLARACIONES QUE SE TIENEN POR NO PRESENTADAS

Si la declaración inicialmente presentada adolece de vicios que imposibilitan su validez, no ha nacido a la vida jurídica, en consecuencia por ese período e impuesto el sujeto pasivo es omiso en la presentación y el término para ejercer la facultad de revisión empieza a correr desde la presentación extemporánea de la declaración en debida forma, y, sólo a partir de ese momento puede la Administración válidamente entrar a ejercer su facultad de revisión.

Conforme a lo anterior, el término para la preclusión de las declaraciones que se tienen por no presentadas, es de dos (2) años que se empiezan a contar a partir de la fecha de la declaración de corrección mediante la cual se subsanaron los errores.

Concepto 003643 Enero 21 de 1999.

LIQUIDACIONES OFICIALES DE CORRECCIÓN

Si el contribuyente, de conformidad con el artículo 589 ET, dentro del año siguiente al vencimiento del término para declarar, presenta solicitud ante la División de Liquidación de la Administración competente, para corregir la declaración tributaria con el objeto de aumentar el saldo a favor o disminuir el valor a pagar consignado en su denuncio, esta dependencia debe practicar la liquidación oficial de corrección, dentro de los seis meses siguientes a la fecha de la solicitud en debida forma; pero, si la Administración no se pronuncia dentro de este término, el proyecto de corrección sustituirá la declaración inicial.

Como la liquidación oficial de corrección, o el proyecto de corrección, según el caso, sustituyen a la declaración inicial, la facultad de revisión o término de firmeza, se contará a partir de la fecha de la liquidación oficial de corrección o del vencimiento de los seis meses siguientes a la solicitud, según el caso.

Artículo 589 - Correcciones que disminuyan el valor a pagar o aumenten el saldo a favor.

DECLARACIÓN DE RENTA CON BENEFICIO DE AUDITORÍA

Para aquellos contribuyentes que durante los años gravables 2010, 2011 y 2012 incrementen el impuesto neto de renta del período con relación al del año gravable inmediatamente anterior, en un número de veces de inflación establecido, el artículo 689-1 ET ha previsto un término de firmeza menor, que varía, según el incremento realizado, así:

TÉRMINO DE FIRMEZA

PARA AÑOS GRAVABLES 2011 Y 2012

PARA AÑO GRAVABLE 2010

Seis (6) meses 12 veces la inflación 5 veces la inflaciónDoce (12) meses 7 veces la inflación 3 veces la inflaciónDieciocho (18) meses 5 veces la inflación 2.5 veces la inflación

Este término se cuenta a partir de la fecha de presentación de la declaración, ya sea en el plazo establecido para declarar, o, antes del vencimiento del mismo, siempre que se cumplan los demás requisitos para la procedencia del beneficio, a saber:

el impuesto neto de renta de la declaración correspondiente al año gravable frente al cual deba cumplirse el requisito del incremento (año gravable anterior) no sea inferior a cuarenta y un (41) UVT.

Página 79 de 131

la declaración se presente en forma oportuna y los pagos (cuotas) se realicen dentro de los términos y plazos establecidos.

las retenciones en la fuente solicitadas hayan sido practicadas. la declaración no contenga ninguna de las causales por las cuales se tenga como no

presentada. no se ha notificado emplazamiento para corregir

El término especial de firmeza previsto en el caso del beneficio de auditoria no se opone al ejercicio del derecho de corrección de las declaraciones, siempre y cuando la corrección se realice dentro del término de firmeza y no se modifiquen los supuestos legales para la procedencia del beneficio.

Por lo tanto, si una declaración se encuentra en firme, por haberse acogido al beneficio de auditoria, no puede ser modificada por la administración ni por el contribuyente, ya que no es aceptable la pretensión de la renuncia al beneficio.

Una vez los contribuyentes presenten su declaración de renta y complementario con el cumplimiento pleno de los requisitos que la norma exige para estar amparados con el beneficio de auditoría previsto en la ley, empieza a correr el término de firmeza y, por lo tanto la actuación de la Administración para la investigación de la información consignada en ellas y su correspondiente modificación se encuentra supeditada al tiempo que el legislador le señaló, no siendo procedente realizarlo por fuera de los términos previstos, teniendo en cuenta que las declaraciones adquieren firmeza y una vez ocurrida ésta, tanto el contribuyente como la administración pierden facultades para modificarla.

Artículo 689-1 - Beneficio de Auditoría.

DECLARACIONES DE VENTAS Y RETENCIÓN EN LA FUENTE

La firmeza de las declaraciones del impuesto a las ventas y de retención en la fuente, es la misma que corresponde a la declaración de renta del respectivo año gravable, siempre y cuando se presenten aquellas en debida forma.

Cuando las declaraciones de ventas y retención en la fuente, se presentan en forma extemporánea, después del plazo de presentación de la declaración de renta correspondiente al mismo año gravable, el término de firmeza, corre a partir de la fecha de presentación de estas declaraciones, pues de lo contrario, se estaría anticipando el término de firmeza para el contribuyente incumplido.

De igual forma, las declaraciones de Retención y de Ventas con inconsistencias para tenerlas como no presentadas, cuando sean susceptibles de corrección y no se subsane el error antes del plazo de presentación de la declaración de renta que corresponda al mismo año gravable, el término de firmeza ya no es posible atarlo al de renta, sino que corre independiente, porque si no, sería anticipar el término de firmeza para las declaraciones que inicialmente se tuvieron como no presentadas.

Las declaraciones de Impuesto sobre las ventas y retención en la fuente, de los periodos gravables en los cuales el contribuyente hizo uso del beneficio de auditoria, no siguen esta misma condición, referente a que el término para notificar el requerimiento especial, es el mismo que corresponde a la declaración de renta del período que coincida con el respectivo año gravable, para tales declaraciones debe seguirse la regla general que señala que el requerimiento especial debe notificarse a más tardar dentro de los dos años siguientes: a la fecha de vencimiento del plazo para declarar, si la declaración fue oportuna, a partir de la fecha de presentación, si fue extemporánea, a partir de la solicitud de devolución o compensación

Página 80 de 131

respectiva, si presentó saldo a favor.

Si se suspende el término para notificar el requerimiento especial en el impuesto sobre la renta, por práctica de inspección tributaria de oficio o a petición del contribuyente, también se suspende el plazo de firmeza de las declaraciones de retención en la fuente y de IVA.

Artículo 705-1 - Término para notificar el requerimiento en ventas y retención en la fuente.

DECLARACIÓN DE RENTA CON PÉRDIDAS O CON COMPENSACIÓN DE PÉRDIDAS

El término de firmeza de las declaraciones del impuesto sobre la renta y sus correcciones en las que se determinen o compensen pérdidas fiscales, será de cinco (5) años contados a partir de la fecha de presentación, el cual no afecta el término de firmeza de las demás declaraciones tributarias del contribuyente.

Cuando la declaración objeto de beneficio de auditoría arroje una pérdida fiscal, la Administración Tributaria podrá ejercer las facultades de fiscalización para determinar la procedencia o improcedencia de la misma y por ende su compensación en años posteriores, facultad que se tendrá no obstante haya transcurrido el período de firmeza por el beneficio de auditoría.

Artículo 147 - Compensación de pérdidas fiscales de sociedades.

SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS

La suspensión de términos para proferir el requerimiento especial, implica que el tiempo requerido para la firmeza de las declaraciones se extienda por el tiempo que se suspendan términos, así:

Por tres (3) meses, cuando la Administración de impuestos practique una inspección tributaria de oficio.

Por el tiempo que dure la inspección tributaria, cuando haya sido solicitada por el contribuyente.

Por un (1) mes, cuando se notifique emplazamiento para corregir.

6.3 RECOLECTAR INFORMACIÓN

Con el fin de tener un mayor conocimiento del contribuyente, el funcionario auditor, en forma previa a cualquier tipo de requerimiento o contacto con el cliente, debe recolectar información sobre el contribuyente, para lo cual se recomienda tener en cuenta la siguiente:

6.3.1 Interna Registro Único Tributario

Verificar los siguientes datos registrados en el RUT: Domicilio fiscal, dirección electrónica, página WEB, actividad(es) económica(s), número de establecimientos, responsabilidades fiscales, socios, representante legal, contador público y/o revisor fiscal.

Facturación

Recopilar las resoluciones que autorizan la numeración de la facturación. Obligación financiera

Relacionar las declaraciones de impuestos presentadas por la empresa, las declaraciones de importación y de exportación y los recibos de pago de impuestos.

Página 81 de 131

Análisis de operaciones

Recopilar la Información exógena del año o período objeto de investigación Otras investigaciones

Indagar sobre las investigaciones que haya tenido el contribuyente por otros períodos e impuestos a efectos de solicitar los expedientes para revisión y obtención de correspondencia general, reportes, papeles de trabajo, los resultados y las recomendaciones o comentarios de las auditorías hechos por el anterior auditor, sobre los cuales sea necesario abordar nuevamente.

Estadísticas y reportes

Indagar sobre las estadísticas y reportes que se tengan sobre el tipo de contribuyente y sector económico al que pertenece el investigado.

Criterios de selección

Conocer el motivo por el cual el contribuyente fue seleccionado, dependiendo del caso específico:

i. Si el contribuyente fue seleccionado por un programa de fiscalización, se debe estudiar el lineamiento de auditoría respectivo y el documento de criterios de selección que lo soporta.

ii. Si el contribuyente fue seleccionado por una denuncia, se debe analizar el texto de la denuncia, los comentarios o directrices de soporte del comité de selección.

iii. Si el contribuyente fue seleccionado por decisión de la Dirección Seccional o de la División de Gestión de Fiscalización, se debe analizar la información recopilada para tomar la decisión.

6.3.2 SIE (Información Integral para Análisis Tributario Aduanero y Cambiario - INTAC

La Herramienta de análisis fiscal y tributario, representa el análisis inicial de la información del contribuyente, la cual se debe tramitar con el fín de Imprimir el Reporte INTAC, que contiene los siguientes Formatos: Datos generales Renta vs Exógena Análisis horizontal Beneficio de auditoría Comparación patrimonial Indicadores financieros Fuentes y usos Conciliación ingresos y costos Análisis fiscal de la declaración objeto de investigación Comparativo declaraciones Iva

6.3.3 Externa Página web

Verificar y consultar la página en Internet, si el contribuyente la tiene y se anuncia utilizando este medio.

Registro Mercantil

Verificar los siguientes datos registrados en el Certificado de la Cámara de Comercio: domicilio, objeto social, capital social, número de establecimientos, identificación de socios, representante legal, revisor fiscal.

Página 82 de 131

Es obligación de todo comerciante, entre otras, matricularse en el registro mercantil, dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades e inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.

El Registro Mercantil es administrado por las Cámaras de Comercio, y tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad, en consecuencia, son las que certifican sobre los actos y documentos en él inscritos

Tratándose de personas jurídicas, se expide "Certificado de existencia y representación legal", y tratándose de personas naturales, se expide "Registro de matrícula mercantil".

La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la cámara de comercio del domicilio principal de la sociedad comercial, y en él constará: el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato; sí la constitución fue por documento privado, la fecha del mismo y de las reformas si las hubiere; duración de la sociedad ; el estado en que se encuentra; el nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades

El certificado de existencia y representación legal es el documento expedido, por regla general, por las cámaras de comercio, que cumple funciones probatorias, es el documento que certifica la existencia de una Persona Jurídica; es decir, permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial, como su existencia, representación, cláusulas del contrato y la constancia de que tal sociedad no se haya disuelta.

Código de ComercioArtículo 19, 26, 27, 86 117.

Otras Entidades

Recopilar información administrativa, financiera y/o contable, y estadística que repose en:

Entidades de control y supervisión: Superintendencia de Sociedades, Superintendencia Financiera, Superintendencia de Economía Solidaria, Banco de la República y demás entidades que dispongan de esta información.

Agencias Gubernamentales: Registros de Vehículos, de Propiedad, planta y equipo, Regulaciones de la Industria, Premios de Licitación, Publicaciones Estadísticas y otros Registros Públicos.

Agencias No Gubernamentales: Registros bancarios, registros de seguros, artículos de periódicos, información de asociaciones comerciales y mercantiles, temas particulares de la industria, como márgenes de utilidad, factores estacionales, grupos de comercio de la industria, publicaciones relacionadas, competencia, etc.

Industria: Normas de la industria, ganancia bruta de comercialización, rendimiento del capital invertido después de impuestos, tiempo de reconocimiento del ingreso en los contratos para el suministro de bienes y/o servicios, resúmenes estadísticos y publicaciones de la industria.

Página 83 de 131

6.3.4 Legal

Legislación aplicable al negocio del contribuyente sobre desarrollo de la actividad, regulaciones, controles, impuestos aplicables, medidas legislativas o solicitudes específicas del contribuyente sobre la aplicación de la ley.

Legislación tributaria específica que ha sido objeto de mala interpretación o mala aplicación por parte de los contribuyentes.

6.3.5 Entrevista al contribuyente

La información recolectada en la entrevista es de ayuda para el auditor en el desarrollo de su plan de auditoría, por lo tanto se debe preparar la entrevista inicial con el contribuyente o sus representantes con el fín de adquirir conocimiento de las operaciones del contribuyente, sus sistemas y sus obligaciones.

El propósito de la entrevista es exponer al contribuyente, a su representante, o, a la persona designada por éste, el objeto de la visita, y, es una oportunidad para obtener información veraz acerca de las actividades económicas realizadas, así como del suministro de indicadores para una mejor orientación de la investigación y recolección de hechos.

La entrevista debe ser planificada y preparada teniendo en cuenta los análisis previos con preguntas específicas sobre el área que necesita ser investigada.

A continuación se relacionan, preguntas a tener en cuenta al momento de realizar la entrevista: El tipo de negocio(s) que opera, el tiempo durante el cual han estado operando el negocio, el

tamaño del mismo, el valor y forma en que ha aportado el capital. La naturaleza de las operaciones del contribuyente tal como los tipos de productos

manufacturados o vendidos al por menor/mayor, importaciones, exportaciones, ingreso por servicios prestados, o ingresos provenientes de otras fuentes.

La estructura del negocio del contribuyente, incluyendo compañía matriz, compañías asociadas, vinculadas o filiales, o cualquier otra compañía relacionada, grupos empresariales, etc. La información es relevante para los tipos de pruebas de auditoría que es necesario realizar respecto de la verificación de los temas tributarios contables que se deriven de operaciones entre las compañías, tales como: precios de transferencia, cargos por servicios, gastos por administración, cargos por asistencia técnica, salarios y beneficios hechos a personal expatriado y similares.

El sistema contable del contribuyente (libros, registros, libros auxiliares) y el sistema de control interno, esto le ayuda al Auditor en la determinación de las fuentes de información para el examen de auditoría. Al familiarizarse el Auditor con los sistemas de los contribuyentes con antelación a la auditoría, se evita que se pierda tiempo en el desarrollo de la misma.

Los productos y/o servicios vendidos por el contribuyente indicando si son excluidos, gravables o exentos del IVA.

Las prácticas del contribuyente con respecto a la importación de servicios técnicos, particularmente con respecto a la exigencia del contribuyente de retener el impuesto de renta y/o el pago del IVA de importación.

Aplicación especial de normatividad del Impuesto de Renta, Iva, retnción en la fuente. Otros temas relacionados con asuntos tributarios de los contribuyentes, tales como la no

presentación de declaraciones, de pagos tributarios y similares.

Página 84 de 131

Los datos obtenidos en la entrevista se deben consignar en el Formato de la misma, con firma del contribuyente y del auditor.

FORMATO ENTREVISTA

Para su diligenciamiento ingresar el SIE-INTAC

6.3.6 Recorrido de instalaciones

Para un mejor conocimiento del contribuyente se puede programar un recorrido por las instalaciones de la empresa (oficinas y sede administrativa, fábrica, centros de producción, depósitos, bodegas, establecimientos de comercio, centros de prestación de los servicios), para conocer los procesos de compra, de transformación de materia prima, de alistamiento, preparación y bodegaje de los productos, de comercialización y venta de las mercancías o prestación de los servicios, y consignar lo visto en el respectivo Formato

FORMATO RECORRIDO INSTALACIONES

Para su diligenciamiento ingresar el SIE - INTAC

6.3.7 Solicitud de información

Todo documento solicitado con ocasión de la auditoría de campo debe ser allegado al expediente y recibido del contribuyente mediante oficio firmado por quien hace la entrega, identificando nombre y cargo que desempeña (capacidad de representación o autorización para el suministro de información) o en su defecto dejar constancia de su entrega parcial y las fechas acordadas para entregas posteriores.

Es de los primeros actos de la Administración Tributaria al iniciar una investigación a un contribuyente, en este tipo de requerimientos, se limita a solicitud de información adicional al contribuyente, sin explicar el porqué de la misma.

El requerimiento ordinario es un acto de trámite mediante el cual la Administración Tributaria solicita información a una persona jurídica o natural, con el fin de allegar pruebas o informaciones relacionadas con los impuestos.

La persona requerida debe informar sobre cada uno de los aspectos que le han solicitado en el acto administrativo, de manera clara, precisa, completa, y dentro del tiempo señalado. Es importante que en la respuesta se adjunten los documentos que se le han requerido. Por economía, no es pertinente solicitar copia de los libros de contabilidad, si se requiere verificar a profundidad toda la contabilidad, debe proferirse un auto de inspección contable.

La respuesta debe ser suscrita por el contribuyente, o el representante legal o el apoderado, o por agente oficioso en un caso de fuerza mayor o caso fortuito. Se debe anexar prueba de quien es el representante legal.

El artículo 261 de la Ley 223 de 1.995, dispuso que cuando se hagan requerimientos ordinarios o solicitudes de información por parte de la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o de las Administraciones, el plazo mínimo para responder será de quince días calendario.

El no dar respuesta a requerimiento de información o hacerlo de manera incompleta le hace acreedor a la sanción establecida en el artículo 651 ET.

Página 85 de 131

6.4 ELABORAR EL PLAN DE AUDITORÍA

La preparación de un plan de auditoría es la actividad más importante previa a la auditoria que el auditor debe desarrollar.

Se requiere del Plan de auditoria en los subprocesos de investigación y determinación de impuestos y gravámenes y cuando el jefe de División de Gestión de Fiscalización o Liquidación lo considere pertinente, salvo en los casos de liquidación de corrección aritmética.

El plan de auditoría es el documento elaborado por el funcionario responsable de la investigación y concertado con el jefe inmediato antes del inicio de la auditoría, y, consiste en un documento escrito que identifica los aspectos fundamentales que serán auditados y los métodos (actividades, pautas, técnicas o lineamientos de auditoría) a seguir durante la auditoría con el fín de asegurar la adecuada cobertura de los aspectos a revisar.

El plan de auditoría debe ser diligenciado en el formato estandarizado y debe hacer parte del expediente, ya que servirá como una ayuda de memoria para asegurar que los aspectos seleccionados para la auditoría no se han omitido.

Para elaborar el Plan de Auditoría, se debe tener en cuenta que no sólo se va a auditar la declaración de impuestos; sino también las actividades económicas y financieras de la empresa para determinar si la declaración de impuestos refleja la correcta obligación tributaria, producto de esas actividades.

Para la identificación de las actividades, pautas y el alcance de los aspectos a revisar a establecer en el Plan de Auditoría, deberán tomarse en cuenta el análisis de: información interna, Herramienta de análisis fiscal y tributario, información externa, legal, entrevista, recorrido de instalaciones, información aportada por el contribuyente, las órdenes administrativas, las decisiones del nivel directivo del Proceso de Fiscalización y Liquidación, instrucciones y lineamientos del programa por el cual ha sido seleccionado el cliente a investigar.

En la elaboración del plan de auditoría, el Auditor debe: Proporcionar los objetivos de la auditoría Enlistar los aspectos a auditar a partir del análisis de riesgo Resumir la razón por la cual se tiene la intención de auditar estos aspectos Definir los pasos a tomar para auditar los aspectos seleccionados Definir el alcance de la auditoria. Ej. Periodos que se cubrirán en la misma.

Si bien el plan puede variar en duración y complejidad, dependiendo de la circunstancias del caso, existe una serie de características que deben aplicarse a cada plan de auditoría, por lo tanto, se debe garantizar que el plan de auditoría: Relacione directamente los resultados de la evaluación del riesgo realizada Incluya la fecha objetivo necesaria para completar la auditoria Relacione los aspectos que han sido considerados materiales Es revisado y aprobado por el Jefe inmediato

El plan de auditoría formará parte de los papeles de trabajo del Auditor y sirve de guía para el progreso del Auditor durante la auditoría, y puede ser ajustado en el transcurso de la investigación, en caso de requerirse, cuando el Auditor encuentre aspectos materiales que no fueron incluidos inicialmente. FORMATO PLAN DE AUDITORIA.PDF FORMATO PLAN DE AUDITORIA.EXCEL

Página 86 de 131

Para su diligenciamiento ingresar el SIE – INTAC

Orden Administrativa 003 de 2010

Concluido el análisis previo a la investigación y estructurado el Plan de Auditoria, es necesaria la planeación detallada de la visita de auditoría que incluye la familiarización con las operaciones y los sistemas contables, la cual es de gran importancia por cuanto permite verificar o constatar hechos o pruebas relevantes en el proceso de investigación, así como también conocer directamente al contribuyente, el entorno de sus negocios y las influencias del mercado que pueden marcar indicios para la investigación y reducir la carga administrativa para el contribuyente durante la auditoría.

Con el fin de agilizar la realización de la auditoría que permitirá constatar o aclarar hechos relacionados con asuntos de tipo fiscal, económico, financiero o contable que han sido objeto de estudio, en la visita de verificación el funcionario auditor debe informar al contribuyente sobre el alcance previsto de la auditoría (ej. años gravables e impuestos que se van a cubrir), confirmar la disponibilidad y ubicación de todos los registros y documentación requerida para la auditoría y solicitar especificación sobre el personal que atenderá la visita.

Para realizar la verificación en la sede del contribuyente, los funcionarios auditores deben portar el Auto que los faculta para realizar la auditoría y el carné que los acredita como funcionarios de la DIAN.

Algunas de las actividades que se desarrollan durante las auditorías, se relacionan a continuación: Conciliar los datos y registros de la contabilidad con la declaración Revisar con el contribuyente/representante la información aportada con ocasión de la

solicitud realizada por la Administración Revisar los documentos soporte de la contabilidad Examinar los asuntos clasificados y su correspondiente justificación Informar al contribuyente/representante sobre hallazgos, según sea necesario Discutir los próximos pasos con el contribuyente/representante y establecer una fecha de

compromiso mutuo (FCM) para la continuación o terminación de la investigación.

6.4.1 Análisis de la Información Inicial o Antecedentes

Después de recopilar la información inicial, el auditor debe realizar algunas revisiones preliminares de esta información para identificar los patrones o inconsistencias que puedan apuntar a áreas específicas de incumplimiento.

Estas verificaciones incluyen una comparación de la información reportada en las declaraciones de impuestos de periodos anteriores o de otros impuestos.

Si estas verificaciones revelan variaciones o inconsistencias, el auditor deberá tener en cuenta el tema en cuestión y examinarlo detalladamente durante las etapas posteriores de la auditoría.

La información recolectada se debe analizar, para:1. Identificar la actividad económica principal y secundaria del contribuyente.2. Confrontar la información del RUT con la del certificado de Cámara de Comercio y con la de la página web (cuando exista): Domicilio fiscal, verificar que coincida en los diferentes registros y en la página web

Página 87 de 131

Actividad económica, verificar que coincida(n) la(s) registrada(s) en el RUT con el objeto social registrado ante la Cámara de Comercio y con lo anunciado en la página web.

Establecimientos de comercio, verificar que el número de establecimientos de comercio inscritos en el RUT, corresponda a los registrados en el certificado de la Cámara de Comercio, a los anunciados en la página de Internet.

Representación legal, verificar que los nombres y apellidos e identificación concuerden con los informados en el RUT.

Revisoría Fiscal, verificar que los nombres y apellidos correspondan con los informados en el RUT.

3. Con las declaraciones tributarias: Verificar que se hayan presentado las declaraciones a las que se encuentra obligado, de

acuerdo con las responsabilidades inscritas en el RUT Verificar que se hayan presentado dentro del plazo legal Verificar que se encuentren firmadas por quien(es) tenía(n) la obligación formal de hacerlo, y

con el cumplimento de las formalidades (inconsistencias) de la declaración (artículos 580 y 579-2 ET)

Verificar el pago de las declaraciones. Realizar un análisis comparativo de las declaraciones, con el fín de determinar los conceptos

fiscales que presentan disminución en la tributación.

4. Con la información exógena:

Elaborar Hoja de trabajo según el reporte de análisis de operaciones

6.4.2 Análisis de la información contable - financiera

Son estados financieros certificados aquellos firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado o el revisor fiscal si lo hubiere. Son estados financieros dictaminados los acompañados por la opinión de un profesional Contador Público que los haya examinado con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptadas.

En el caso que el contribuyente sea auditado por una firma de auditoría, se sugiere solicitar preferentemente al contribuyente los estados financieros auditados por ésta, y, cerciorarse de que el estado financiero que se está analizando tenga la firma de las personas responsables del mismo.

Antes de analizar los estados financieros es necesario tomar en cuenta aspectos como la actividad económica y el sector de la economía al que pertenece la empresa, el plan de cuentas aplicable, la forma de contabilización de las cuentas y la descripción y detalle de cada una de las partidas de los estados financieros.

Al realizar el análisis de la información financiera del contribuyente, el Auditor debe: Probar los cálculos de los estados financieros y declaraciones para establecer la exactitud

de las cifras declaradas. Verificar los cálculos tributarios del contribuyente para determinar que se ha realizado el

ajuste fiscal necesario. Revisar la declaración y las cuentas con el fin de identificar los temas o transacciones

Significativas, Inusuales y Cuestionables en el Estado de Resultados y en el Balance General, teniendo en cuenta la información obtenida en la etapa de investigación.

Marcar cualquier cuenta del Balance General que parezca sospechosa especialmente cuando se comparan los saldos iniciales y finales. Se deben comparar las cuentas del

Página 88 de 131

Balance de un año para el otro para asegurar que el saldo final del año anterior es llevado correctamente como el saldo inicial del balance del año siguiente.

Comparar la declaración con la información disponible en las bases de datos internas. Analizar la información de terceros disponible sobre el contribuyente. Analizar la información disponible de negocios similares, revisar su comportamiento y

advertir cualquier desviación del contribuyente con respecto a la norma.

El análisis de la información contable-financiera, debe incluir:

1. Revisión del Balance de Prueba o Balance de Comprobación que "es un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias, que se muestran para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicación de la partida doble para los diferentes registros de los hechos económicos", con el fín de determinar las partidas que pueden ser objeto de análisis: Constatar que los libros se lleven según el PUC por cuanto en materia de registro contable y

presentación de estados financieros, la legislación establece esta obligación. Verificar los comprobantes de ajustes contables al finalizar el ejercicio fiscal. Realizar seguimiento a los ajustes que no sean razonables de acuerdo con la actividad

productora de renta del contribuyente, el monto del ajuste y los soportes contables que sustentan dichos registros

Extractar de los informes del revisor fiscal y/o contador público, la información de tipo contable, fiscal o económica que resulte importante para el desarrollo de la auditoría.

Identificar las partidas que influyeron directamente en la disminución de los ingresos o el aumento de costos y/o gastos.

2. Análisis de los estados financieros y las cuentas anuales, comparativo por lo menos de tres (3) años, para determinar y solicitar explicación sobre: Cambios significativo en las cuentas del Balance General Patrones anormales de los ingresos, costos y gastos Fluctuaciones inusuales en los márgenes de ganancia bruta y ganancia neta Cambios significativos en los gastos con relación las tendencias del ingreso Adiciones o venta de activos fijos Cambios en la situación financiera del contribuyente durante el periodo Relación entre varias clases de información o un aparente error entre ellas.

3. Análisis de la opinión del contador, del revisor fiscal o del auditor externo, de las notas a los estados financieros, para determinar el tratamiento de los temas reflejados en ellas, o identificar las principales políticas de contabilidad

4. Realizar las siguientes revisiones: Créditos de los accionistas u otros créditos no garantizados de los vinculados. Cantidad de acreedores con relación al tipo de negocio y al costo de ventas. Cantidad de deudores con relación al tipo de negocio y al volumen de ventas declaradas. Venta de activos del negocio hechas a precios injustificadamente bajos.

5. Realizar análisis financiero, formulando indicadores financieros, con las cifras de por lo menos tres (3) años, para determinar si el desempeño de la empresa a ser auditada, es adecuado con los estándares de la industria o cómo algunas cuentas de los estados financieros se relacionan entre sí.

Los siguientes márgenes generalmente resaltan las áreas de preocupación:A. Margen de Utilidad Bruta = Utilidad Bruta * 100Ventas Brutas

Página 89 de 131

Este porcentaje compara la utilidad bruta con las ventas netas (incluyendo descuentos) y proporciona el margen bruto de utilidad alcanzado en todas las ventas.

Fluctuaciones anuales del margen de utilidad bruta pueden indicar entre otras razones; ventas no reveladas, gastos privados registrados como compras para la empresa, falta de ajustes sobre bienes tomados para uso propio o problemas de recorte.

Así mismo se puede determinar el Margen de Utilidad Neta así:

Utilidad Neta/Ventas BrutasB. Gastos sobre Ventas Netas = Gastos * 100Ventas Netas

Este porcentaje es útil para interpretar los gastos en relación directa con las ventas.

Este indicador pone de manifiesto, los cambios repentinos en los gastos y ayuda a establecer la materialidad de la partida del gasto. El incremento en esos gastos sin un incremento en las ventas puede indicar entre otros, unas ventas escondidas o unos gastos inflados.

Así mismo se pueden formular indicadores con diferentes conceptos de gastos, así: Margen de Costo de Ventas = Costo de Ventas/Ventas Brutas Margen de Salarios = Salarios/Ventas Brutas Margen de Depreciación = Depreciación /Ventas Brutas Margen de Arrendamiento =- Arrendamiento/Ventas Netas Margen de Reparaciones = Reparaciones /Ventas Brutas Margen de otros Gatos -= Total Otros Gastos /Ventas Brutas

C. Margen de Rotación del Inventario

Rotación del Inventario (RI) = Costo de Mercancías VendidasInventario Promedio

Días de RI = 365 (días) = No. de días promedio que se tiene el inventarioRotación de Inventario

La Rotación del Inventario se utiliza como un indicador de desempeño.

Para efectos del impuesto de renta, una alta rotación del inventario podría indicar que inventario final está subvalorado o también la existencia de un inventario de reserva.

Se recomienda formular estos indicadores financieros, también con las cifras registradas en las declaraciones de por lo menos tres (3) años, y realizar comparación entre los resultados obtenidos con las cifras contables y las cifras fiscales.

6.4.3 Análisis de la conciliación contable fiscal

La información contable sirve para fundamentar la determinación de los impuestos, es el elemento probatorio de cuantificación y verificación de la base gravable de las diversas

Página 90 de 131

obligaciones, denunciadas en las declaraciones tributarias.

La información contable que sirve de base para las declaraciones tributarias, debe haber sido elaborada teniendo en cuenta los principios de contabilidad generalmente aceptados, sin embargo, las autoridades tributarias pueden exigir estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Como las normas fiscales buscan apoyo en la contabilidad y su información sirve para fundamentar las cargas tributarias, la normatividad contable y tributaria determina que el ámbito de aplicación de cada una debe ser respetado y además conservar su independencia, es decir, que cada base debe acatar lo propio, lo fiscal y lo contable, situación que es necesario reconocer y diferenciar.

Debe tenerse en cuenta que en aquellos aspectos regulados por la ley tributaria de forma especial, prevalecen las normas tributarias sobre las normas contables, requiriéndose la elaboración de la conciliación entre la información contable y fiscal que explique las diferencias que se presenten. La conciliación con base en los estados financieros de resultados del ejercicio y del Balance General, parte de las cifras contables para obtener las cifras fiscales, aplicando los criterios establecidos en las leyes fiscales para determinar la base gravable (renta líquida gravable) y el cálculo del impuesto a pagar.

La norma contable establece la obligación de reflejar en cuentas de orden fiscales las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse, así sean diferencias temporales o definitivas, y a que se revele la conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, y la renta líquida fiscal y la utilidad contable.

Decreto 2649 de 1993Artículos 3, numeral 7; 31; 44

Las diferencias entre las cifras contables y fiscales, se pueden originar en: Valor patrimonial y costo fiscal de los activos Valor fiscal del patrimonio Valorizacionesfiscales de activosfijos Pérdida de activosdiferidos Costos y Gastos no deducibles Deduccionesespeciales Provisionescontables de activos Depreciacióndiferida Ingresos no gravados Rentasexentas Pérdidasfiscalesporamortizar Exceso de renta presuntiva sobre renta ordinaria por amortizar Impuestosdiferidosporpagar

CONCILIACIÓN ENTRE EL PATRIMONIO CONTABLE Y EL FISCAL

PATRIMONIO CONTABLE xxx

MÁS: xxx

Reajustes fiscales de acciones y cuotas partes de interés social Xxx

Página 91 de 131

Reajustes fiscales por mayor valor del avalúo catastral frente al costo contable Xxx

Reajustes fiscales por mayor valor del autoavalúo frente al costo contable Xxx

Impuesto diferido crédito Xxx

Provisiones no deducibles Xxx

Pérdidas comerciales Xxx

Otras Xxx

MENOS: (xxx)

Valorizaciones contables Xxx

Intangibles estimados Xxx

Depreciación diferida Xxx

Otras Xxx

PATRIMONIO LÍQUIDO (FISCAL) XXX

CONCILIACIÓN ENTRE LA RENTA LIQUIDA Y LA UTILIDAD CONTABLE

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO SOBRE LA RENTAMÁS: XXX

Salarios causados sobre los cuales no se efectuaron pagos por salud y parafiscales XXX

Costos y gastos no deducibles XXXProvisiones no deducibles XXXPérdidas no deducibles XXXImpuestos causados y no pagados XXXGastos de vigenciasanteriores XXXMultas y sanciones XXXRetencionesasumidas XXX

Depreciación fiscal de activos menores al 100% y contablemente según su vida útil XXX

Recuperación de deducciones XXXOtros XXXMENOS: XXXIngresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional XXXIngresos de vigenciasanteriores XXXInversionesdeducibles XXXRentasexentas XXXOtros XXXRENTA LÍQUIDA (FISCAL) XXX

FORMATO HOJA DE TRABAJO CON CONCILIACION CONTABLE FISCAL

6.5 ELABORAR EL INFORME DE LA ACCIÓN DE FISCALIZACIÓNEl informe, que hará parte del expediente, es el documento que elabora el empleado público del proceso de Fiscalización y Liquidación, donde se resumen las actividades realizadas en desarrollo de la acción de fiscalización, que contiene la conclusión definitiva de los resultados de la auditoría. En la División de Liquidación sólo habrá lugar a elaborar informe en los casos en que

Página 92 de 131

se produzca una ampliación de Requerimiento Especial.

Los subprocesos y eventos en los que se requiere informe son los siguientes:1. Investigación y determinación de impuestos y gravámenes2. Determinación e imposición de sanciones.3. Cuando a juicio del jefe de la División de Gestión de Fiscalización, Gestión de Liquidación o

de Control Cambiario, o quien haga sus veces, lo considere pertinente.

El informe contendrá como mínimo lo siguiente:1. Fecha de elaboración 2. Nombre o razón social y NIT del cliente3. Número del expediente4. Oportunidad: Términos de firmeza y los plazos para proferir las actuaciones administrativas5. Resumen de las actividades realizadas6. Hallazgos: Resultado de la evaluación de las pruebas y/o evidencias de la auditoría7. Conclusiones: Actuación administrativa que corresponda según los resultados de la

investigación8. Nombre y firma de los empleados públicos que intervienen

En las acciones de fiscalización de control extensivo el informe de que trata este punto será el que establezca los lineamientos generales. Orden Administrativa 003 de 2010

6.6 ELABORAR EL PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVOLa actuación administrativa es el conjunto de acciones y actos proferidos en desarrollo de los procedimientos con el objeto de lograr los cometidos estatales como lo señalan las leyes, es decir, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, reconocidos por la ley.

El acto administrativo debe ser elaborado por la dependencia competente del Proceso de Fiscalización y Liquidación, utilizando las plantillas de actos administrativos establecidas y publicadas por la Entidad en DIANNET o en las carpetas públicas de la Dirección de Gestión de Fiscalización; en caso que no se haya definido una plantilla para un acto administrativo, se debe elaborar teniendo en cuenta la imagen institucional, observando las formalidades y contenido establecido en las disposiciones que regulan la elaboración de los actos.

6.6.1 Competencia para proferir los Actos Administrativos

Sin perjuicio de las competencias establecidas en normas especiales, son competentes para proferir las actuaciones de la Administración tributaria los empleados públicos de la DIAN nombrados o designados como jefes de las diferentes dependencias de la Entidad.

Para el ejercicio de las funciones de investigación o práctica de pruebas por parte de las diferentes dependencias de la DIAN cualquier empleado público de la DIAN podrá cumplir la comisión de acuerdo con las autorizaciones y delegaciones correspondientes.

Se exceptúan de lo anterior las inspecciones contables previstas en la Ley 223 de 1995 y la práctica de la prueba pericial contable, caso en el cual, el funcionario perito que intervenga, deberá ser contador público matriculado, así mismo, para actuar ante los jueces, los empleados públicos de la DIAN, deberán ser abogados inscritos.

6.6.2 Actos administrativos propios de cada subproceso

Página 93 de 131

La Orden Administrativa 003 de 2010, define los subprocesos del Proceso de Fiscalización y Liquidación, así:

Investigación y determinación de impuestos y gravámenes. Conjunto de procedimientos y actividades establecidas para el desarrollo de las acciones de fiscalización, cuyo propósito es controlar las obligaciones fiscales que deben determinar los clientes en las declaraciones o documentos establecidos para ello, del cual se generan actuaciones administrativas por parte de las dependencias que integran el proceso de Fiscalización y Liquidación, de acuerdo con el procedimiento establecido en la normativa, con el fin de lograr una correcta liquidación de la obligación sustancial.

Determinación e imposición de sanciones. Conjunto de procedimientos y actividades establecidas para el desarrollo de las acciones de fiscalización, cuyo propósito es controlar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, de la cual se generan actuaciones administrativas por parte de las dependencias que integran el proceso de Fiscalización y Liquidación, de acuerdo con el procedimiento establecido en la normativa, en las cuales se propone o impone una sanción cuando fuere del caso.

El ET en el Título IV, establece como procesos tributarios, los siguientes:

Determinación del impuesto, que se enmarca en el subproceso "Investigación y determinación de impuestos y gravámenes"Imposición de sanciones, que se enmarca en el subproceso "Determinación e imposición de sanciones"

En el desarrollo de los procedimientos de estos subprocesos, "Gestión administrativa documental" e "Investigación, pruebas y/o evidencias y decisión", se profieren los siguientes actos administrativos:

SUBPROCESO TIPO DE ACTO NOMBRE DEL ACTO

COMÚN A LOS SUBPROCESOS

TRÁMITE Auto de apertura.Auto inclusorio.Auto exclusorio.Auto aclaratorio.Auto de refoliaciónAutos que decretan pruebas. Auto de verificación o cruce. Auto de Inspección Tributaria. Auto de Inspección Contable. Resolución que ordena registro. Requerimiento ordinario.

DEFINITIVO Auto declarativo.

Auto de archivo.

INVESTIGACIÓN Y DETERMINACIÓNDE IMPUESTOS Y GRAVÁMENES

TRÁMITE Emplazamiento para corregir.Requerimiento especial.Ampliación del Requerimiento Especial.

DEFINITIV Liquidación Oficial de revisión.

Página 94 de 131

OLiquidación Oficial de Corrección Aritmética.Liquidación Oficial de Corrección.Liquidación Oficial de Aforo.Resolución que niega la solicitud de corrección.

DETERMINACIÓN E IMPOSICIÓNDE SANCIONES

TRÁMITE Pliego de cargos.DEFINITIVO Resolución sanción.

Resolución de los recursos de reposición y apelación.Resolución de los recursos de reposición y apelación.

En el sistema GESTOR, se encuentra la totalidad de los formatos correspondientes a los actos administrativos de trámite, preparatorios y definitivos, que recogen la información que interrelaciona a la entidad con el contribuyente y con otros entes del estado, los cuales se profieren en virtud de las investigaciones adelantadas conforme a las competencias otorgadas legalmente VER MANUAL

6.6.2.1 Auto de Apertura

Código en Gestor: 101

Fundamento jurídico: Ley 1437 de 2012, artículos 4 y 35.

Concepto: Acto mediante el cual se inicia formalmente una investigación tributaria.

Comentarios: Los autos de apertura dan inicio a una actuación administrativa y permiten el control, ya que con él se le asigna número, se designan los funcionarios para realizarla y se determina el marco de la investigación.

6.6.2.2 Auto Inclusorio

Código en Gestor: 114

Fundamento jurídico: ET, artículo 688, Decreto 4048 de 2008, artículo 47, 48, 50 y 51, Resoluciones 7, 8, 10 y 11 de 2008, expedidas por la DIAN.

Concepto: Acto mediante el cual se otorga competencia a los funcionarios para actuar en la investigación.

Comentarios: Se profiere para incluir al funcionario en la investigación y que no había sido designado en el Auto de Apertura.

6.6.2.3 Auto Exclusorio

Código en Gestor: 113

Fundamento jurídico: ET, artículo 688, Decreto 4048 de 2008, artículo 47, 48, 50 y 51, Resoluciones 7, 8, 10 y 11 de 2008, expedidas por la DIAN.

Página 95 de 131

Concepto: Acto mediante el cual se retira la competencia a los funcionarios para actuar en la una investigación.

Comentarios: Se profiere para excluir al funcionario de actuar en la investigación, independientemente del motivo.

6.6.2.4 Auto Aclaratorio

Código en Gestor: 116

Fundamento jurídico: ET, artículo 866.

Concepto: Acto que permite corregir los errores aritméticos o de transcripción cometidos en los actos administrativos.

Comentarios: De conformidad con el Art. 866 ET "Podrán corregirse en cualquier tiempo, de oficio o a petición de parte, los errores aritméticos o de transcripción cometidos en las providencias, liquidaciones oficiales y demás actos administrativos, mientras no se haya ejercitado la acción Contencioso - Administrativa."

Esta corrección no revive los términos para la interposición de recursos ni para acudir ante la jurisdicción contencioso administrativa.

6.6.2.5 Auto de Refoliación

Fundamento jurídico: ET, artículo 688, Decreto 4048 de 2008, artículo 47, 48, 50 y 51, Resoluciones 7, 8, 10 y 11 de 2008, expedidas por la DIAN.

Concepto: Acto administrativo que motiva la razón para renumerar los folios que conforman el expediente.

Comentarios: Su utilización debe ser excepcional y se produce con el fin de corregir los errores que se presentan en la numeración de los folios que conforman el expediente.6.6.2.6 Auto de Verificación o Cruce

Código en Gestor: 117

Fundamento jurídico: ET, artículos 684, 684-1 y 742.

Concepto: Acto que se profiere para ordenar la práctica de una prueba.

Comentarios: Con este auto se decreta la práctica de una inspección administrativa con el fin de obtener las pruebas ordenadas en el auto, ya sea del mismo contribuyente o de un tercero relacionado con él.

6.6.2.7 Auto de Inspección Tributaria

Código en Gestor: 110

Fundamento jurídico: ET, artículos 684, 684-1, 742, 778, 779.

Concepto: Es un medio de prueba en virtud del cual se realiza la constatación directa de los

Página 96 de 131

hechos que interesan a un proceso adelantado por la Administración Tributaria, para verificar su existencia, características y demás circunstancias de tiempo, modo y lugar; en su práctica se pueden decretar otras pruebas, previa la observancia de las ritualidades que les sean propias.

Comentarios: La inspección tributaria se decretará mediante auto que se notificará por correo o personalmente, debiéndose en él indicar los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla, y se iniciará una vez notificado el auto que la ordene.

De la inspección, se debe levantar un acta que contenga todos los hechos, pruebas, fundamentos en que se sustenta y la fecha de inicio y cierre de la inspección, suscrita por los funcionarios que la adelantaron y del contribuyente o su representante.

6.6.2.8 Auto de Inspección Contable

Código en Gestor: 115

Fundamento jurídico: ET, artículos 684, 684-1, 742 y 782.

Concepto: Es un acto administrativo que decreta y ordena la práctica de la inspección contable tanto a los contribuyentes como a terceros que llevan libros de contabilidad, para verificar la exactitud de las declaraciones, establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales.

Comentarios: La inspección contable se decretará mediante auto que se notifica por correo o personalmente, debiéndose en él indicar los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla.

6.6.2.9 Resolución que Ordena un Registro

Fundamento jurídico: ET: Artículos 684, 684-1, 742 y 779-1; Decreto 3050 de 1997; Sentencia C-505 de 1999, Corte Constitucional.

Concepto: Es un acto administrativo que ordena el registro de oficinas, establecimientos comerciales, industriales o de servicios y demás locales del contribuyente o responsable, o de terceros depositarios de sus documentos contables o sus archivos, siempre que no coincida con su casa de habitación, en el caso de personas naturales.

Comentarios: La competencia, indelegable, para ordenar el registro y aseguramiento de que trata el presente artículo, corresponde al Director Seccional y a los Subdirectores de Gestión de Fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

La providencia que ordena el registro debe ser notificada en el momento de practicarse la diligencia a quien se encuentre en el lugar, y contra la misma no procede recurso alguno.

6.6.2.10 Requerimiento Ordinario

Código en Gestor: 403

Fundamento jurídico: ET, artículos 684, 684-1 y 742

Concepto: Acto que se profiere para ordenar la práctica prueba documental.

Página 97 de 131

Comentarios: Con este auto se decreta la práctica de una prueba consistente en la solicitud de envío de documentos.

6.6.2.11 Auto Declarativo

Código en Gestor: 126

Fundamento jurídico: Artículos 579-2, 580 y 877 del ET Sentencia C-844 de 1999, Corte Constitucional.

Concepto: Es el acto administrativo que le resta vida jurídica a la declaración por las causales establecidas en el Art. 580 ET.

Comentarios: Para efectos de tomar como válida las declaraciones privadas la Administración debe verificar el cumplimiento de las formalidades establecidas en la ley, sin las cuales no se entiende satisfecha la obligación formal de declarar, ni surte efectos legales la declaración.

Cuando las declaraciones no cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en los artículos 579-2, 580 y 877 ET se tienen como no presentadas, siempre y cuando, la Administración profiera el auto declarativo que así lo disponga. Si no se profiere el auto declarativo la declaración queda en firme.

El auto se debe proferir y notificar dentro del término de firmeza de la declaración, contemplado en el artículo 714, en el inciso séptimo del artículo 147 o los previstos en los artículos 689-1 y 705-1 ET.

El auto declarativo no finaliza los procedimientos ni mucho menos extingue las obligaciones, por el contrario, hace notorio el incumplimiento de uno de los deberes formales y continúa el procedimiento para que el declarante lo cumpla en forma voluntaria, incluyendo las sanciones a que haya lugar.

En el acto correspondiente se deben conceder los recursos de reposición y apelación, de acuerdo a lo establecido en el artículo 74 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

El auto declarativo no finaliza un proceso ni mucho menos extingue una obligación. Por el contrario, su objeto es hacer notorio el hecho del incumplimiento del deber formal de declarar, para que el obligado lo haga en forma voluntaria o, de lo contrario, se proceda a adelantar el procedimiento de aforo.

6.6.2.12 Auto de Archivo

Código en Gestor: 103

Fundamento jurídico: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 43.

Concepto: Es un acto que pone fin a una actuación de la Administración.

Comentarios: Es el acto administrativo por medio del cual se ordena el archivo del expediente y, en consecuencia, finaliza la actuación administrativa. Los autos de archivo son actos decisorios dictados dentro de los procedimientos de revisión y modificación de la declaración privada, y de imposición de sanciones.

Página 98 de 131

Con este acto administrativo se culmina una investigación bien sea porque no se encuentra mérito para continuar con la investigación, porque se da traslado a otra dependencia o Administración, porque el contribuyente corrigió las inconsistencias encontradas en la investigación o porque siendo omiso en el cumplimiento de las obligaciones formales, lo subsanó, cumpliendo con las obligaciones correspondientes, ya sea declaraciones o entrega de información, entre otras. A diferencia del auto de apertura, es necesario que se notifique de acuerdo a lo estipulado en los artículos 565 ET (Consejo de Estado sentencia de 9 de noviembre de. 2001, expediente 12315).

Dentro del Sistema Gestor existen diferentes códigos para identificar la causa que originó el archivo por lo que se debe acudir al Manual para conocer los códigos.

6.6.2.13 Emplazamiento para Corregir

Código en Gestor: 202

Fundamento jurídico: ET, artículos 685, 688 y 695.

Concepto: Es un acto mediante el cual la Administración Tributaria invita al contribuyente, responsable o agente retenedor a corregir la declaración privada, con fundamento en los indicios de inexactitud encontrados en la revisión de las declaraciones.

Comentarios: Cuando la Administración tenga indicios sobre la inexactitud de la declaración del contribuyente, responsable o agente retenedor, podrá enviarle un emplazamiento para corregir, con el fin de que dentro del mes siguiente a su notificación, la persona o entidad emplazada, si lo considera procedente, corrija la declaración liquidando la sanción de corrección respectiva. La no respuesta a este emplazamiento no ocasiona sanción alguna.

La Administración puede señalar en el emplazamiento para corregir, las posibles diferencias de interpretación o criterio que no configuran inexactitud, en cuyo caso el contribuyente podrá realizar la corrección sin sanción de corrección en lo que respecta a tales diferencias.

El contribuyente dispone de un mes, contado a partir de la notificación del emplazamiento, para corregir la declaración, independientemente que ya haya transcurrido el término señalado en la ley para la presentación voluntaria de la declaración.

Es de señalar que el término de un mes otorgado por la ley al emplazado es para la presentación de la corrección de la declaración pero no para que el contribuyente dé respuesta al emplazamiento con la cual puede anexar pruebas, las cuales deben ser valoradas al momento de evaluar el expediente, para decidir si procede el archivo o si continúa con la investigación.

No es obligación proferir el emplazamiento para corregir ni es obligación para el contribuyente responderlo, pero el efecto jurídico de la expedición del acto y de su notificación radica en el porcentaje de la sanción por corrección que se debe tener en cuenta al momento de presentar la declaración de corrección, en cuanto que si se corrige la declaración antes de que la Administración profiera el emplazamiento, la sanción es del diez por ciento (10%) del mayor valor a pagar o del menor saldo a su favor, según el caso, que se genere entre la corrección y la declaración inmediatamente anterior a aquélla, pero si se corrige después de que se profiera el emplazamiento para corregir, la sanción es del veinte por ciento (20%).

Otro de los efectos que produce la expedición y notificación del emplazamiento para corregir se encuentra relacionado con la suspensión del término para notificar el requerimiento especial, toda

Página 99 de 131

vez que este se suspende por un (1) mes, contado a partir de la fecha de notificación del emplazamiento.

Es de anotar que a un contribuyente solamente se le puede enviar un emplazamiento para corregir por un determinado impuesto y período gravable.

También es de resaltar que la notificación del emplazamiento para corregir elimina el beneficio de auditoría, que, en principio, pueden gozar las declaraciones de renta.

Los emplazamientos podrán referirse a más de un período gravable, en el caso de las declaraciones del impuesto sobre las ventas y retenciones en la fuente.

6.6.2.14 Emplazamiento para Declarar

Código en Gestor: 201

Fundamento jurídico: ET, artículo 715.

Concepto: Es un acto obligatorio y previo a la imposición de la sanción por no declarar y a la expedición de la liquidación oficial de aforo.

Comentarios: Quienes incumplan con la obligación de presentar las declaraciones tributarias estando obligados a ello, deben ser emplazados por la Administración, previa comprobación de su obligación, para que lo hagan liquidando las sanciones a que hubiere lugar y como presupuesto para imponer la sanción por no declarar, en el evento en que persistan con la omisión. El término perentorio concedido por la ley para declarar es de un (1) mes, el cual se debe contar a partir de la fecha de su notificación. En el emplazamiento se le debe informar al contribuyente, responsable o agente de retención, las consecuencias legales en caso de persistir con la omisión.

Es de resaltar que el término señalado en el emplazamiento se encuentra limitado para la presentación de la declaración, pero este término no restringe la facultad del contribuyente para que presente la respuesta con posterioridad al vencimiento anexando las pruebas que considere, las cuales se deben tener en cuenta al momento de evaluar el expediente.

Si el obligado decide declarar tan pronto se le notifica el emplazamiento para declarar, todo el procedimiento de aforo termina ahí; sin perjuicio de la facultad de la Administración para realizar la revisión correspondiente.

En atención a los dictámenes de la Corte, tanto en el emplazamiento para declarar, como en la resolución sanción por no declarar y en la liquidación oficial de aforo se debe dejar de manera clara e inequívoca la responsabilidad de los deudores solidarios y de los subsidiarios, si existen, y en la parte dispositiva del acto ordenar notificarlos; sobre el particular se debe tener en cuenta lo manifestado en el punto 6.3.1.2.

6.6.2.15 Requerimiento Especial

Código en Gestor: 401

Fundamento jurídico: ET, artículos 703, 704, 705, 705-1, 706 y 714. Sentencia C-506 de 2002, Corte Constitucional.

Concepto: Es un acto previo y obligatorio a la expedición de la liquidación oficial de revisión, el

Página 100 de 131

cual debe contener todos los puntos que la Administración pretenda modificar de la declaración privada.

Oportunidad para proferirlo: El requerimiento especial se deberá notificar a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha de vencimiento del plazo para declarar, o de la fecha de presentación de la declaración, cuando ésta haya sido presentada en forma extemporánea.

Cuando la declaración tributaria presente un saldo a favor del contribuyente o responsable, el requerimiento se deberá notificar a más tardar dos (2) años después de la fecha de presentación de la solicitud de devolución o compensación respectiva. (Artículo 705 ET)

Cuando la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios se encuentre amparada con el beneficio de auditoría, el requerimiento especial se debe notificar dentro del término de firmeza de la declaración.

NOTA 1: Los términos para notificar el requerimiento especial y para que queden en firme las declaraciones del impuesto sobre las ventas y de retención en la fuente, son los mismos que correspondan a su declaración de renta respecto de aquellos períodos que coincidan con el correspondiente año gravable. Excepto cuando la declaración de renta goza del beneficio de auditoría, evento en el cual el requerimiento especial se deberá notificar a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha de vencimiento del plazo para presentar las declaraciones de ventas o de retención en la fuente, según corresponda.

NOTA 2: El término para notificar el requerimiento especial se suspende cuando se practique inspección tributaria de oficio o a, solicitud del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante y cuando se notifique emplazamiento para corregir.

Comentarios: En el requerimiento especial se debe manifestar de manera clara los hechos en que se fundamenta la actuación, dar a conocer con exactitud los temas objeto de discusión y los fundamentos jurídicos de su decisión; en consecuencia, deberá contener las bases gravables, la cuantificación de los impuestos, anticipos y retenciones que se pretende adicionar a la liquidación privada y el valor de las sanciones que pretende imponer.

El requerimiento especial debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: Indicar la cuantificación de los impuestos, anticipos, retenciones y sanciones, que se

pretenden adicionar a la liquidación privada. Mencionar los hechos y las explicaciones de cada uno de los anteriores conceptos, con

explicación de las razones en que se sustenta. Indicar el término de respuesta y la dependencia a la cual se debe dirigir.

Con lo anterior se cumple con los principios constitucionales del debido proceso, el derecho a la defensa y contradicción, puesto que si no se le informa con claridad al contribuyente sobre las razones de los hechos que se le imputan, el contribuyente, responsable o agente de retención, no se podrá defender de las propuestas de modificación de la declaración hechas por la Administración.

La notificación del requerimiento especial se debe hacer dentro de la oportunidad legal, cumpliendo con lo establecido en el artículo 565 ET.

La legislación concede un término de tres (3) meses contados a partir de la fecha de notificación del requerimiento especial para que quién sea objeto de este, pueda ejercer sus derechos de defensa y contradicción, presentando los respectivos descargos.

Página 101 de 131

Por último, es pertinente traer el mandato de la Corte Constitucional en la Sentencia C-1201 de 2003, relacionado con la vinculación de los deudores solidarios y subsidiarios al proceso de determinación de impuestos e imposición de sanciones:

Sin perjuicio del fundamento constitucional que pueda tener la responsabilidad solidaria o subsidiaria en materia tributaria, asunto que no es objeto de debate dentro del presente proceso, los deudores solidarios o subsidiaros llamados por la ley a responder de obligaciones o deberes tributarios ajenos deben tener la posibilidad de ejercer las garantías derivadas del derecho al debido proceso, no solamente en el momento de ejecución coactiva de la obligación tributaria, sino, y especialmente, en el momento de su determinación. En efecto, si bien la obligación tributaria surge ex lege, y la solidaridad usualmente se deriva también de la misma ley, la obligación tributaria debe ser determinada respeto de cada contribuyente a través de un proceso en el cual, como se dijo, se evidencia la ocurrencia del hecho gravado, es decir el supuesto de hecho generador de la obligación tributaria, se establece la dimensión económica del mismo o base gravable y se aplica la tarifa correspondiente. En este proceso, por el interés jurídico que personalmente le asiste, tiene derecho de intervenir en todas sus etapas el deudor solidario.

Además, la responsabilidad solidaria en materia tributaria exige la determinación e individualización de las personas solidariamente obligadas en cada uno de los supuestos legales en que dicha solidaridad resulta exigible, así como las circunstancias de la solidaridad que les incumbe según lo prescrito por los artículos 793 y siguientes ET. Es decir, dentro del proceso de determinación de la obligación tributaria que culmina con la liquidación de revisión, la liquidación de aforo o la resolución de sanción, es necesario individualizar los terceros que resultan ser solidariamente responsables y las circunstancias de su responsabilidad, en cada uno de los supuestos de hecho a que se refieren los artículos 793 y siguientes ET, pues así lo exige la naturaleza misma de esta solidaridad legal. De esta manera, es menester precisar lo siguiente en cada uno de esos casos:

a. En el evento a que se refiere el literal a) del artículo 793 del ET, es necesario determinar quiénes son los herederos o legatarios llamados a responder por las obligaciones del causante y de la sucesión ilíquida, y señalar el valor de sus respectivas cuotas hereditarias o legados. También es necesario precisar si ha operado el beneficio de inventario.

b. En el evento a que se refiere el literal b) del mismo artículo, debe establecerse quiénes son los socios de las sociedades disueltas por cuyas obligaciones, "hasta concurrencia del valor recibido en la liquidación", opera la solidaridad legalmente prevista.

c. En el caso que regula el literal c) de la misma norma, debe establecerse cuál es la sociedad absorbente y cuál la cuantía de las obligaciones tributarias incluidas en el aporte de la absorbida por las cuales la primera está llamada a responder en forma solidaria.

d. En cuanto al caso contemplado en el literal d) del artículo 793 del ET, es menester determinar cuáles son las sociedades subordinadas de matrices domiciliadas en el exterior y sin domicilio en el país, y la forma en que aquellas responden solidariamente por las obligaciones de éstas, y entre sí si son varias las subordinadas.

e. En el caso del literal e) de la misma norma que se viene comentando, debe establecerse quiénes son los titulares del patrimonio autónomo, los asociados o los copartícipes y la forma en que participan en los entes colectivos sin personalidad jurídica.

f. En el caso del literal f) debe establecerse quiénes son los terceros que se han comprometido a garantizar las obligaciones tributarias del deudor, diferentes de las compañías de seguros (cuya responsabilidad por las obligaciones incumplidas de terceros se regula por normas especiales

Página 102 de 131

relativas al seguro de cumplimiento).

g. En el caso del artículo 794, será necesario determinar quiénes son los socios, copartícipes, asociados, cooperados y comunero, conforme a sus aportes, y el tiempo durante el cual hubieran poseído dicho aporte durante el período gravable, como lo señala la misma disposición en comento.

h. En el caso que regula el artículo 796 debe establecerse quiénes son los representantes legales de las entidades del sector público que no consignaron oportunamente el impuesto sobre las ventas causado a partir de diciembre 24 de 1986. La omisión de este deber también debe acreditarse con su intervención.

i. En el caso regulado por el artículo 797, debe determinarse quiénes son las varias personas beneficiarias conjuntas o alternas de títulos valores, y la proporción en la que responden por los impuestos correspondientes a los ingresos o valores patrimoniales respectivos.

Sólo de esta manera es posible que en todos los eventos anteriores, durante la etapa del cobro coactivo, la Administración libre un mandamiento de pago "determinando individualmente el monto de la obligación del respectivo deudor", como lo ordena perentoriamente el inciso primero del artículo 828-1 ET ahora bajo examen. Es decir los artículo 793 y siguientes exigen que, para que opere la responsabilidad solidaria, se demuestren los supuestos de hecho previstos en esas disposiciones.

Si lo anterior es así, es decir, si antes de que se libre el mandamiento de pago es necesario determinar quiénes son los deudores solidarios y las circunstancias de su responsabilidad, a la actuación administrativa que culmina con esta determinación individual deben ser citados los que puedan resultar señalados como responsables solidarios. A ellos debe reconocérseles el derecho de responder requerimientos, presentar pruebas, presentar recursos e interponer excepciones, habida cuenta de que proceden no sólo las derivadas de la relación jurídico tributaria del principalmente obligado con el Estado, sino las personales propias del responsable subsidiario que puedan caber.

En atención a los dictámenes de la Corte, tanto en el Requerimiento Especial como en su ampliación y en la Liquidación Oficial de Revisión se debe dejar de manera clara e inequívoca la responsabilidad de los deudores solidarios y de los subsidiarios, si existen, y en la parte dispositiva del acto ordenar notificarlos, para que la dependencia encargada de las notificaciones la realicen.

6.6.2.16 Ampliación al Requerimiento Especial

Código en Gestor: 402

Fundamento jurídico: ET: Artículos 708; Sentencia C-506 de 2002, Corte Constitucional.

Concepto: Es un acto previo, no obligatorio, a la expedición de la liquidación oficial de revisión; la ampliación podrá incluir hechos y conceptos no contemplados en el requerimiento inicial, así como proponer una nueva determinación oficial de los impuestos, anticipos, retenciones y sanciones; además, debe contener la explicación de las razones fácticas y jurídicas en que se sustenta.

Oportunidad para proferirlo: Se debe proferir dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha del vencimiento del plazo para responder el requerimiento especial.

Página 103 de 131

Comentarios: Solamente se puede proferir una ampliación del requerimiento especial por impuesto y periodo; en él se pueden decretar las pruebas que estime necesarias. La ampliación podrá incluir hechos y conceptos no contemplados en el requerimiento inicial, así como proponer una nueva determinación oficial de los impuestos, anticipos, retenciones y sanciones. El plazo para la respuesta a la ampliación, no podrá ser inferior a tres (3) meses ni superior a seis (6) meses, contados a partir de la fecha de su notificación.

En atención a los dictámenes de la Corte, tanto en el requerimiento especial como en su ampliación y en la liquidación oficial de revisión se debe dejar de manera clara e inequívoca la responsabilidad de los deudores solidarios y de los subsidiarios, si existen, y en la parte dispositiva del acto ordenar notificarlos; se debe tener en cuenta lo antes mencionado sobre este asunto.

6.6.2.17 Liquidación Oficial de Revisión

Código en Gestor: 501

Fundamento jurídico: ET, artículos 710 y 714.

Concepto: Es el acto oficial de determinación del impuesto.

Oportunidad para proferirlo: Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de vencimiento del término para dar respuesta al requerimiento especial o a su ampliación, según el caso.

Cuando se practique inspección tributaria de oficio, el término anterior se suspenderá por el término de tres (3) meses contados a partir de la notificación del auto que la decrete. Cuando se practique inspección contable a solicitud del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante el término se suspenderá mientras dure la inspección.

Cuando la prueba solicitada se refiera a documentos que no reposen en el respectivo expediente, el término se suspenderá durante dos (2) meses.

Comentarios: La liquidación de revisión deberá contraerse exclusivamente a la declaración del contribuyente y a los hechos que hubieren sido contemplados en el requerimiento especial o en su ampliación, si la hubiere. Debe guardar coherencia y congruencia con las propuestas hechas en ellos.

La liquidación oficial de revisión, deberá contener: la fecha de su expedición, en caso de no indicarse, se tendrá como tal la de su notificación; el impuesto y el período gravable a que corresponda; el nombre o razón social del contribuyente; el Número de Identificación Tributaria ¿ NIT; las bases de cuantificación del tributo; el monto de los tributos y sanciones a cargo del contribuyente; la explicación sumaria de las modificaciones efectuadas, en lo concerniente a la declaración y la firma o sello del control manual o automatizado.

En atención a los dictámenes de la Corte, tanto en el requerimiento especial como en su ampliación y en la liquidación oficial de revisión se debe dejar de manera clara e inequívoca la responsabilidad de los deudores solidarios y de los subsidiarios, si existen, y en la parte dispositiva del acto ordenar notificarlos.

6.6.2.18 Liquidación Oficial de Corrección Aritmética

Código en Gestor: 503

Página 104 de 131

Fundamento jurídico: ET, artículo 698.

Concepto: Es un acto oficial de corrección de las declaraciones privadas.

Oportunidad: La liquidación de corrección aritmética se deberá proferir dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha de presentación de la respectiva declaración, sin perjuicio de la facultad de revisión que tiene la Administración.

Comentarios: La práctica de la liquidación oficial de corrección aritmética, no está condicionada para su validez, a que previamente la Administración de Impuestos, notifique al contribuyente requerimientos ordinarios, ni especiales, puesto que se trata de enmendar los errores en que se incurre en el diligenciamiento de las declaraciones, en cuanto a operaciones de suma, resta, multiplicación, división y aplicación de tarifas, aspecto por demás reiterado por el Consejo de Estado en diferentes fallos, pues su finalidad es corregir errores matemáticos y de tarifas.

6.6.2.19 Liquidación Oficial de Corrección

Código en Gestor: 502

Fundamento jurídico: ET, artículo 589, Sentencia C-005 de 1998, Corte Constitucional.

Concepto: Es el acto oficial de corrección de las declaraciones realizado en virtud de la solicitud del contribuyente, responsable o agente de retención, para disminuir el valor a pagar o aumentando al saldo a favor.

Comentarios: La liquidación oficial de corrección es uno de los actos oficiales que atiende la solicitud del contribuyente para corregir las declaraciones tributarias, disminuyendo el valor a pagar o aumentando al saldo a favor, la cual se debe presentar a la Administración dentro del año siguiente al vencimiento del término fijado por el Gobierno Nacional para presentar la declaración objeto de corrección.

El procedimiento previsto en el artículo 589 ET, se aplicará igualmente a las correcciones que impliquen incrementos en los anticipos del impuesto, para ser aplicados a las declaraciones de los ejercicios siguientes, salvo que la corrección del anticipo se derive de una corrección que incrementa el impuesto por el correspondiente ejercicio.

6.6.2.20 Liquidación Oficial de Aforo

Código en Gestor: 504

Fundamento jurídico: ET: Artículo 717.

Concepto: Es un acto oficial de determinación de impuestos.

Oportunidad para proferirlo: La liquidación oficial de aforo se debe notificar dentro de los cinco (5) años siguientes al vencimiento del plazo señalado para declarar.

Comentarios: Previo a proferir la liquidación oficial de aforo se debe agotar el procedimiento establecido para la imposición de la sanción por no declarar.

La liquidación de aforo deberá contener: la fecha de su expedición, en caso de no indicarse, se tendrá como tal la de su notificación; el impuesto y el período gravable a que corresponda; el nombre o razón social del contribuyente; el Número de Identificación Tributaria ¿ NIT; las bases

Página 105 de 131

de cuantificación del tributo; el monto de los tributos y sanciones a cargo del contribuyente; explicación sumaria de los fundamentos del aforo y la firma o sello del control manual o automatizado.

En atención a los dictámenes de la Corte, tanto en el emplazamiento para declarar, como en la resolución sanción por no declarar y en la liquidación oficial de aforo se debe dejar de manera clara e inequívoca la responsabilidad de los deudores solidarios y de los subsidiarios, si existen, y en la parte dispositiva o resolutiva del acto ordenar notificarlos.

6.6.2.21 Resolución que niega la solicitud de corrección

Código en Gestor: 602

Fundamento jurídico: ET, artículo 589. Sentencias C-005 de 1998 y C-506 de 2002, Corte Constitucional.

Concepto: Es el acto mediante el cual la Administración rechaza la solicitud de corrección de la declaración.

Oportunidad para proferirlo: Seis (6) meses contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud de corrección de la declaración.

Contra la resolución de imposición de la sanción procede el recurso de reconsideración.

Dependiendo de las circunstancias, existen dos (2) tipos de Resolución para proferir cuando se rechaza la solicitud de corrección de las declaraciones tributarias a efectos de disminuir el valor a pagar o aumentar el saldo a favor:1. Cuando se rechaza la solicitud pero no hay lugar a adelantar el procedimiento de imposición

de la sanción, o una vez elevado el pliego de cargos, la imposición de la sanción no prospera.

2. Cuando se rechaza la solicitud y hay lugar a la imposición de la sanción, para lo cual se deben valorar el acervo probatorio y las razones del contribuyente, tanto en la solicitud de corrección como en la respuesta al pliego de cargos.

6.6.2.22 Resolución Sanción por No Declarar

Código en Gestor: 605

Fundamento jurídico: ET: Artículos 638 y 715. Sentencia C-506 de 2002, Corte Constitucional.

Concepto: Es el acto mediante el cual la Administración impone la sanción por el incumplimiento de la obligación formal de declarar.

Oportunidad para proferirlo: Vencido el término de respuesta del emplazamiento para declarar, la Administración Tributaria tendrá un plazo de seis (6) meses para aplicar la sanción correspondiente, previa la práctica de las pruebas a que hubiere lugar.

Comentarios: Todo el procedimiento de aforo se debe surtir dentro de los cinco (5) años siguientes del plazo establecido por el Gobierno Nacional para presentar la declaración tributaria objeto de investigación, término que se debe tener en cuenta para imponer la sanción.

Contra la resolución de imposición de la sanción procede el recurso de reconsideración.

Página 106 de 131

En atención a los dictámenes de la Corte, tanto en el emplazamiento para declarar, como en la resolución sanción por no declarar y en la liquidación oficial de aforo se debe dejar de manera clara e inequívoca la responsabilidad de los deudores solidarios y de los subsidiarios, si existen, y en la parte dispositiva o resolutiva del acto ordenar notificarlos.

6.6.2.23 Pliego de Cargos

Código en Gestor: 301

Fundamento jurídico: ET, artículo 638, 652, 655, 657, 658, 661, 662, 663, 667, 669 y 671. Sentencia C-005 de 1998, Corte Constitucional.

Concepto: Es un acto previo y obligatorio a la imposición de las sanciones cuando se impongan mediante resolución independiente, con excepción de la sanción por no declarar en la cual precede el emplazamiento para declarar.

Comentarios: Cuando las sanciones se impongan en resolución independiente, se deberá formular previamente un pliego de cargos el cual tiene como objeto garantizar el debido proceso y, en especial, los derechos de defensa y contradicción.

El pliego de cargos, es un acto preparatorio para la imposición de sanciones mediante resolución independiente, en especial en aquellas en que se incurre por el incumplimiento de las obligaciones formales, con excepción de la sanción por no declarar. La expedición del pliego de cargos es de competencia de la División de Gestión de Fiscalización, conforme lo dispone el artículo 688 ET.

El término general para responder es de un (1) mes contado a partir de la notificación; vencido el término de respuesta del pliego de cargos, la Administración tendrá un plazo de seis (6) meses para imponer la sanción correspondiente, previa la práctica de las pruebas a que hubiere lugar. Es de señalar que la práctica de pruebas no suspende el término para proferir el acto decisorio.

Para que ejerza los derechos de defensa y contradicción, el término para responder los cargos impuestos está reglamentado en cada una de las normas que establecen tanto los hechos o irregularidades como la respectiva sanción. Por tanto, en este acto se deben relacionar los hechos sancionables que aparezcan probados en el expediente, los cuales deben ser claros, se deben relacionar las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que sucedieron o debieron suceder los hechos, las bases para la imposición de la sanción, el monto de la sanción propuesta; además, se debe indicar el fundamento jurídico de la decisión.

El artículo 638 ET regula el procedimiento y los términos de prescripción de la facultad de la Administración para imponer sanciones; así, establece que el pliego de cargos se deberá proferir dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha en que se presentó la declaración de renta del período durante el cual ocurrió la irregularidad sancionable o cesó la irregularidad, para el caso de las infracciones continuadas. De acuerdo con el texto de la norma, el término de dos (2) años para formular el respectivo pliego de cargos se cuenta a partir de la fecha en que se presentó o se debió presentar la declaración de renta del año en el cual ocurrió el hecho sancionable, sin que por ello se pueda entender que las sanciones deban estar vinculadas necesariamente a una vigencia fiscal determinada.

Pero como se indicó anteriormente, la ley ha señalado términos especiales para dar respuesta al pliego de cargos dependiendo de la clase de irregularidad presentada, término que debe ser informado dentro del pliego de cargos. Por lo que se debe consultar la normatividad que regula cada sanción para determinar el término aplicable. Por ejemplo, para la imposición de la sanción

Página 107 de 131

por expedir factura sin el cumplimiento de requisitos, la sanción de clausura y la sanción por incumplir la clausura, el plazo para dar respuesta al pliego de cargos, es de diez (10) días.

En atención a los dictámenes de la Corte, tanto en los pliegos de cargos como en la resoluciones mediante la cual se impone la sanción, se debe dejar de manera clara e inequívoca la responsabilidad de los deudores solidarios y de los subsidiarios, si existen, y en la parte dispositiva o resolutiva del acto ordenar notificarlos; sobre el particular se debe tener en cuenta lo manifestado en el punto 6.3.1.2.

Fundamento jurídico: Sentencia C-005 de 1998, Corte Constitucional.

Comentarios: Cuando la solicitud de corrección de la declaración privada del contribuyente, responsable o agente de retención para disminuir el valor a pagar o aumentar el saldo a favor no sea procedente, el peticionario será objeto de una sanción equivalente al veinte por ciento (20%) del pretendido menor valor a pagar o mayor saldo a favor, la que será aplicada en el mismo acto mediante el cual se produzca el rechazo de la solicitud por improcedente, para lo cual se debe seguir el procedimiento de determinación e imposición de sanciones, es decir, se deberá formular previamente un pliego de cargos el cual tiene como objeto garantizar el derecho de defensa.

Como la dependencia competente para conocer de las solicitudes de corrección es la División de Gestión de Liquidación, se hace necesario enviar a la División de Gestión de Fiscalización los antecedentes con el fin de proferir el pliego de cargos teniendo en cuenta que la facultad para hacerlo, recae en ella; Es necesario resaltar que este procedimiento debe realizarse antes del vencimiento de los seis (6) meses con que cuenta la Entidad para pronunciarse sobre la solicitud.

Como lo ha sostenido la Corte Constitucional, carece de respaldo constitucional la imposición de sanciones administrativas de plano con fundamento en la comprobación objetiva de una conducta ilegal, en razón del desconocimiento que ello implica de los principios de contradicción y de presunción de inocencia, los cuales hacen parte del núcleo esencial del derecho al debido proceso, el cual prevé que la imposición de una sanción debe ser resultado de un proceso, por breve que este sea, aun en el caso de que la norma, en concreto, no lo prevea.

La aplicación de plano de una sanción, vulnera el debido proceso, pues no otorga al gobernado la posibilidad de controvertir, antes de la sanción, las razones que le asisten para no ser objeto de ella. Un acto sancionatorio, desprovisto de un proceso previo, es un acto arbitrario, contrario al Estado de derecho, previsto en la Constitución. En conclusión, en lo que respecta al debido proceso, la imposición de una sanción debe ser resultado de un proceso, por breve que éste sea. Aún en el caso de que la norma, en concreto, no lo prevea.

6.6.2.24 Resolución Sanción:

Código en Gestor: 601

Fundamento jurídico: ET: Artículos 638.

Concepto: Es el acto administrativo mediante el cual se imponen sanciones de manera independiente, es decir, por fuera de los actos oficiales de determinación de los tributos.

Oportunidad para proferirlo: El término general para imponer la sanción mediante resolución independiente es de seis (6) meses contados a partir de la fecha de vencimiento del término para dar respuesta al pliego de cargos, previa la práctica de las pruebas a que hubiere lugar.

Página 108 de 131

Comentarios: Para que el contribuyente ejerza el derecho de contradicción, en este acto se deben relacionar los hechos sancionables que aparezcan probados en el expediente, los cuales deben ser claros, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que sucedieron o debieron suceder los hechos, las bases para la imposición de la sanción, el monto de la sanción impuesta; además, indicar el fundamento jurídico de la decisión y los recursos que proceden.

Cuando el incumplimiento de las obligaciones se encuentre amparado con garantías expedidas por compañías de seguros o bancarias, la División de Gestión de Liquidación en la resolución que declara el incumplimiento de la obligación debe ordenar la efectividad de la garantía, cuando esta función no corresponda a otra dependencia.

En atención a los dictámenes de la Corte, tanto en los pliegos de cargo como en la resoluciones mediante la cual se impone la sanción, se debe dejar de manera clara e inequívoca la responsabilidad de los deudores solidarios y de los subsidiarios, si existen, y en la parte dispositiva o resolutiva del acto ordenar notificarlos.

6.6.2.25 Resolución Recurso de Reposición:

Código en Gestor: 604

Fundamento jurídico: ET, artículos 260-10, 662, 732, 733, 735. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 74.

Concepto: Acto administrativo que define de fondo el recurso de reposición presentado por el contribuyente, responsable o agente de retención para que aclare, modifique, adicione o revoque el acto de la Administración.

Comentarios: Se debe presentar ante el mismo funcionario que tomó la decisión, dentro del término establecido en la norma que lo consagra o, en su ausencia, en el previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Procede únicamente cuando la ley expresamente lo consagra, el cual debe ser presentado con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a saber:1. Deberá ser presentado por escrito que no requiere de presentación personal si quien lo

presenta ha sido reconocido en la actuación. Igualmente, podrán presentarse por medios electrónicos.

2. Interponerse dentro del plazo legal, por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido.

3. Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad.4. Solicitar y aportar las pruebas que se pretende hacer valer.5. Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser

notificado por este medio.

Sólo los abogados en ejercicio podrán ser apoderados. Si el recurrente obra como agente oficioso, deberá acreditar la calidad de abogado en ejercicio, y prestar la caución que se le señale para garantizar que la persona por quien obra ratificará su actuación dentro del término de dos (2) meses. Si no hay ratificación se hará efectiva la caución y se archivará el expediente. Para estos efectos, únicamente los abogados podrán actuar como agentes oficiosos.

Para el trámite del recurso el recurrente no está en la obligación de pagar la suma que el acto recurrido le exija. Con todo, podrá pagar lo que reconoce deber.

Página 109 de 131

Si el escrito con el cual se formula el recurso no se presenta con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 y 4, el funcionario deberá rechazarlo.

Procede el recurso de reposición, entre otras, contra las siguientes resoluciones:1. Contra las resoluciones que rechacen las solicitudes de Acuerdo Anticipado de Precios de

presentadas por los contribuyentes, las que desestimen o rechacen las solicitudes de modificación del Acuerdo, y aquellas por medio de las cuales la Administración Tributaria cancele unilateralmente el acuerdo. Se debe interponer dentro de los quince (15) días siguientes a su notificación.

2. Contra la resolución que impone la sanción a los inversionistas institucionales que suscriben acciones o bonos convertibles en acciones, que dan derecho al descuento tributario de que trata el artículo 258 ET, cuando actúan como simples intermediarios de accionistas o terceros. El recurso de reposición se debe interponer dentro del mes siguiente a su notificación.

3. Contra la resolución que imponen la sanción de clausura y la sanción por incumplir la clausura. El recurso se debe interponer dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación y se deberá fallar dentro de los diez (10) días siguientes a su interposición.

Si la ley no ha establece un término especial para interponer el recurso de reposición se deberá interponer por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso. El recurso contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo, salvo en el evento en que se haya acudido ante el juez.

Los recursos se tramitarán en el efecto suspensivo, es decir, se suspende el efecto jurídico de la decisión hasta tanto se decida el recurso.

El recurso de reposición se deberá resolver de plano, a no ser que al interponerlo se haya solicitado la práctica de pruebas, o que el funcionario que ha de decidir el recurso considere necesario decretarlas de oficio.

Cuando con un recurso se presenten pruebas, si se trata de un trámite en el que interviene más de una parte, deberá darse traslado a las demás por el término de cinco (5) días.

Cuando sea del caso practicar pruebas, se señalará para ello un término no mayor de treinta (30) días. Los términos inferiores podrán prorrogarse por una sola vez, sin que con la prórroga el término exceda de treinta (30) días.

En el acto que decrete la práctica de pruebas se indicará el día en que vence el término probatorio.

Vencido el período probatorio, si a ello hubiere lugar, y sin necesidad de acto que así lo declare, deberá proferirse la decisión motivada que resuelva el recurso.

La decisión resolverá todas las peticiones que hayan sido oportunamente planteadas y las que surjan con motivo del recurso.

De los recursos podrá desistirse en cualquier tiempo.

Para recurrir la sanción por libros, por no llevarlos o no exhibirlos, se requiere que el sancionado demuestre que ha empezado a llevarlos o que dichos libros existen y cumplen con las disposiciones vigentes. No obstante, el hecho de presentarlos o empezar a llevarlos, no invalida la sanción impuesta.

Página 110 de 131

Si transcurrido el término previsto en la ley para resolver el recurso no se ha resuelto, se entenderá fallado a favor del recurrente, en cuyo caso, la Administración, de oficio o a petición de parte, así lo declarará mediante resolución motivada.

Si el contribuyente hubiere interpuesto un determinado recurso sin cumplir los requisitos legales para su procedencia, pero se encuentran cumplidos los correspondientes a otro, el funcionario ante quien se haya interpuesto, resolverá este último si es competente, o lo enviará a quien deba fallarlo.

6.6.2.26 Resolución Recurso de Apelación:

Fundamento jurídico: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 74.

Concepto: Acto administrativo que define de fondo el recurso de apelación presentado por el contribuyente para que aclare, modifique, adicione o revoque el acto de la Administración.

Comentarios: Se debe presentar para ante el mismo funcionario que tomó la decisión, para ser resuelto por el superior jerárquico, dentro del término establecido en la norma que lo consagra o, en su ausencia, en el término previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Procede únicamente cuando la ley expresamente lo consagra, el cual debe ser presentado con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a saber:1. Deberá ser presentado por escrito que no requiere de presentación personal si quien lo

presenta ha sido reconocido en la actuación. Igualmente, podrán presentarse por medios electrónicos.

2. Interponerse dentro del plazo legal, por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido.

3. Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad.4. Solicitar y aportar las pruebas que se pretende hacer valer.5. Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser

notificado por este medio.

Sólo los abogados en ejercicio podrán ser apoderados. Si el recurrente obra como agente oficioso, deberá acreditar la calidad de abogado en ejercicio, y prestar la caución que se le señale para garantizar que la persona por quien obra ratificará su actuación dentro del término de dos (2) meses. Si no hay ratificación se hará efectiva la caución y se archivará el expediente.

Para el trámite del recurso el recurrente no está en la obligación de pagar la suma que el acto recurrido le exija. Con todo, podrá pagar lo que reconoce deber.

Si el escrito con el cual se formula el recurso no se presenta con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 y 4, el funcionario deberá rechazarlo. Contra el rechazo del recurso de apelación procederá el de queja.

Si la ley no ha establece un término especial para interponer el recurso de apelación se deberá interponer por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso. El recurso contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo, salvo en el evento en que se haya acudido ante el juez.

Página 111 de 131

Los recursos se tramitarán en el efecto suspensivo, es decir, se suspende el efecto jurídico de la resolución hasta tanto se decida el recurso.

El recurso de apelación deberá resolverse de plano, a no ser que al interponerlo se haya solicitado la práctica de pruebas, o que el funcionario que ha de decidir el recurso considere necesario decretarlas de oficio.

Cuando con un recurso se presenten pruebas, si se trata de un trámite en el que interviene más de una parte, deberá darse traslado a las demás por el término de cinco (5) días.

Cuando sea del caso practicar pruebas, se señalará para ello un término no mayor de treinta (30) días. Los términos inferiores podrán prorrogarse por una sola vez, sin que con la prórroga el término exceda de treinta (30) días.

En el acto que decrete la práctica de pruebas se indicará el día en que vence el término probatorio.

Vencido el período probatorio, si a ello hubiere lugar, y sin necesidad de acto que así lo declare, deberá proferirse la decisión motivada que resuelva el recurso.

La decisión resolverá todas las peticiones que hayan sido oportunamente planteadas y las que surjan con motivo del recurso.

De los recursos podrá desistirse en cualquier tiempo.

Si transcurrido el término previsto en la ley para resolver el recurso no se ha resuelto, se entenderá fallado a favor del recurrente, en cuyo caso, la Administración, de oficio o a petición de parte, así lo declarará mediante resolución motivada.

Si el contribuyente hubiere interpuesto un determinado recurso sin cumplir los requisitos legales para su procedencia, pero se encuentran cumplidos los correspondientes a otro, el funcionario ante quien se haya interpuesto, resolverá este último si es competente, o lo enviará a quien deba fallarlo.

No habrá apelación de las decisiones de los Ministros, Directores de Departamento Administrativo, superintendentes y representantes legales de las entidades descentralizadas ni de los directores u organismos superiores de los órganos constitucionales autónomos.

El recurso de apelación podrá interponerse directamente, o como subsidiario del de reposición y cuando proceda será obligatorio para acceder a la jurisdicción.

6.7 REVISAR Y PROFERIR EL ACTO ADMINISTRATIVO

Es la verificación que se efectúa al proyecto de acto administrativo que decide la acción de fiscalización, con el fin de confirmar el cumplimiento de los requisitos formales y de fondo, que se requieren para expedir, firmar y notificar el respectivo acto.

Los aspectos a tener en cuenta en la revisión del acto administrativo que impulsa o finaliza una acción de fiscalización son:

Verificaciones formales:

Página 112 de 131

Constituyen los aspectos básicos del investigado, que identifican o individualizan el caso, entre los cuales se encuentran: Número de expediente Nombre o razón social y NIT del cliente Concepto investigado Periodo gravable auditado Verificación de la dirección según el RUT o la señalada procesalmente

Verificaciones de fondo:

Constituyen las situaciones de hecho y de derecho que se deben tener en cuenta en la elaboración del acto administrativo, para lo cual se debe verificar entre otros los siguientes aspectos: La correspondencia entre los hechos, los medios de prueba, los documentos allegados y lo

descrito en el proyecto Que las pruebas y/o evidencias hayan sido recaudadas en debida forma y que las mismas

se indiquen claramente La relación de las normas sustantivas y procedimentales y su correcta vinculación. Los argumentos del cliente y el análisis efectuado a los mismos Los argumentos que sustentan la decisión que se propone en el proyecto Los términos y fecha en que se expedirá el acto administrativo La norma relacionada para efecto de notificación La indicación de los recursos o respuestas procedentes, término para su interposición y la

dependencia ante la cual procede Los beneficios a que tiene derecho el cliente, si se acoge total o parcialmente a lo planteado

Verificados los anteriores aspectos, el empleado público competente firma el acto, o lo devuelve a quien lo proyectó con las observaciones a que haya lugar, para que se efectúen las modificaciones respectivas.

6.8 NOTIFICAR LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVALa notificación de la actuación es el procedimiento mediante el cual la administración pone en conocimiento de los interesados sus decisiones administrativas.

Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación.

La resolución que decida el recurso de reposición que procede contra la resolución sancionatoria se notificara personalmente, o por edicto, si el recurrente no compareciere dentro del término de diez (10) días siguientes a partir de la fecha de introducción en el correo del aviso de citación. Artículo 565 ET Artículo 567 ET

6.8.1 Dirección para Notificación:

Página 113 de 131

La notificación de las actuaciones administrativas tributarias, y las adelantadas en ejercicio de las funciones de control y vigilancia del Régimen cambiario, deberá efectuarse a la dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor, usuario o declarante en el Registro Único Tributario RUT.

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor, usuario o declarante, no hubiere informado una dirección a la administración tributaria, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios, y en general la información oficial, comercial y bancaria.

Cuando la notificación se efectúe a una dirección distintaa la informada en el RUT, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto. Artículo 563 ET Artículo 13 - Decreto 2245 de 2011

Procesal

Si durante el proceso de discusión del tributo, sanción e intereses, o, el desarrollo del procedimiento administrativo cambiario, el contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante usuario, investigado o su apoderado, señala expresamente una dirección para que le notifiquen los actos administrativos, la administración deberá hacerlo a esa dirección, a partir de dicho momento.

Artículo 564 ET Artículo 562 - Decreto 2685 de 1999 Artículo 14 - Decreto 2245 de 2011

6.8.2 Formas de notificación:

Notificación Personal

La notificación personal se debe practicar por el empleado competente en el domicilio del interesado, o en la oficina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales respectiva; en este último caso, cuando quien deba notificarse se presente a recibirla voluntariamente, o se hubiere solicitado su comparecencia mediante citación.

La citación deberá enviarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto.

El funcionario encargado de hacer la notificación pondrá en conocimiento del interesado la providencia respectiva, entregándole un ejemplar de la misma y dejando constancia de la fecha de entrega y la identificación de la persona que la recibe, en el texto de la notificación se indicarán los recursos que legalmente proceden, la dependencia ante la cual deben interponerse y los plazos para hacerlo, si hubiere lugar a ello. Artículo 569 ET

Notificación por Correo

La notificación por correo se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario RUT, o la procesal, y, se entenderá surtida en la fecha de confirmación de entrega por el correo, de acuerdo con la certificación expedida por parte de la

Página 114 de 131

entidad designada para tal fin.

La Administración podrá notificar los actos administrativos, citaciones, requerimientos y otros comunicados, a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

Cuando el acto administrativo se envíe a una dirección errada, se podrá corregir en cualquier tiempo enviándolo a la dirección correcta. En este caso los términos empezarán a correr a partir de la notificación efectuada en debida forma.

Cuando la devolución se produzca por el envío de la notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT o la procesal informada por el contribuyente, se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal. Artículo 565 ET

Notificación Electrónica

Se realizará a la dirección electrónica o sitio electrónico que asigne la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a los contribuyentes, responsables, agentes retenedores, declarantes, usuarios que opten de manera preferente por esta forma de notificación con las condiciones técnicas que establezca el reglamento.

Para todos los efectos legales, la notificación electrónica se entenderá surtida en el momento en que se produzca el acuse de recibo en la dirección o sitio electrónico asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Dicho acuse consiste en el registro electrónico de la fecha y hora en que tenga lugar la recepción en la dirección o sitio electrónico, la hora de la notificación electrónica será la correspondiente a la hora oficial colombiana.

Para todos los efectos legales, los términos se computarán a partir del día hábil siguiente a aquel en que quede notificado el acto.

Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por razones técnicas no pueda efectuar la notificación de las actuaciones a la dirección o sitio electrónico asignado al interesado, podrá realizarla a través de los demás formas de notificación previstas. Artículo 566-1 ET

Notificación por publicación en diario

La notificación por publicación en diario, se surte en los siguientes eventos: Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente

retenedor, usuario o declarante por los medios señalados, (RUT, declaraciones fiscales, guías telefónicas, información oficial o bancaria, etc.) los actos administrativos le serán notificados por medio de publicación en un diario de amplia circulación.

Las actuaciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales enviadas por correo, que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en un periódico de circulación nacional o de circulación regional del lugar que corresponda a la última dirección informada en el RUT.

La notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el investigado, el término para responder, impugnar o interponer el recurso que corresponda, se contara desde la publicación del aviso o de la corrección de la notificación. Artículo 563 ET

Página 115 de 131

6.9 ENTREGAR EL EXPEDIENTE O TRASLADAR LA INVESTIGACIÓN A OTRA DEPENDENCIAEs el traslado del expediente a la dependencia competente, una vez concluida la acción de fiscalización, de acuerdo con la decisión adoptada.

Antes de la entrega del expediente el empleado público responsable debe verificar: Que esté foliado y sus cuadernos debidamente conformados Que estén todos los documentos relacionados en la hoja de ruta Que se haya incluido copia de la totalidad de los actos administrativos proferidos,

debidamente notificados, cuando haya lugar a ello Que se haya enviado copia del acto administrativo a la dependencia o entidad que deba

conocer la decisión Que se haya comunicado la decisión a los terceros relacionados

La entrega de los expedientes a otra dependencia debe hacerse mediante registro en la planilla o documento establecido para este tipo de trámite.

7. ANÁLISIS DE CUENTASLa codificación del catálogo de cuentas contable está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:Clase El primer dígitoGrupo Los dos primeros dígitosCuenta Los cuatro primeros dígitosSubcuenta Los seis primeros dígitos

Las clases que identifica el primer dígito son:

Clase 1 ActivoClase 2 PasivoClase 3 PatrimonioClase 4 IngresosClase 5 GastosClase 6 Costos de ventasClase 7 Costos de producción o de operaciónClase 8 Cuentas de orden deudorasClase 9 Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; Las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados yLas clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

Artículo14 Decreto 2650 de 1993

La descripción y dinámica de las clases de cuentas, son las siguientes:

CLASE DESCRIPCIÓN1. ACTIVO Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e

intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y

Página 116 de 131

equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepción de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas.El ente económico deberá ajustar sus activos de acuerdo con el sistema integral de ajustes por inflación mensual o anualmente, de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

2. PASIVO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, gravámenes y tasas, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados, provisiones, los bonos y papeles comerciales.Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes o año, se ajustarán con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.Los pasivos en UVR o con pacto de reajuste registrados en el último día del período se ajustarán con base en la cotización de la UVR para esa fecha o en el respectivo pacto de reajuste, contabilizándolo como mayor valor del pasivo, con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.

3. PATRIMONIO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, el superávit de capital, reservas, la revalorización de patrimonio, los dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social, los resultados del ejercicio, resultado de ejercicios anteriores y el superávit por valorizaciones.

4. INGRESOS

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado.Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 59 -ganancias y pérdidas-.Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio o UVR aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera.Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales.

5. GASTOS

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado.Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 -ganancias y pérdidas-.Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidos en moneda funcional, utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio, UVR (aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera.Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales.

6. COSTOS DE VENTAS

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado,Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de ventas se cancelarán con cargo a la cuenta 5905 -ganancias y pérdidas-.

Página 117 de 131

7. COSTOS DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios.Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, los cuales al finalizar el período (mes), deberán cancelarse contra las cuentas del grupo 14 - inventarios-, tanto en proceso como en producto terminado, según sea el caso, para aquellos entes que utilizan como método de contabilización el sistema de inventario permanente.El ente económico que utilice el sistema de inventario periódico, registrará en esta clase el valor de la mano de obra directa (grupo 72), los costos indirectos sin incluir los materiales indirectos (grupo 73) y los costos en contratos de servicios (grupo 74), los cuales al final del ejercicio se cancelarán contra las cuentas de inventarios (grupo 14) y/o costo de ventas o de prestación de servicios (grupo 61).También se registran en esta clase, para efectos de control, los costos correspondientes a las otras ventas registradas en la cuenta 4205.

8. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.

9. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Agrupa las cuentas que registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias.De conformidad con las disposiciones legales vigentes, las cuentas de orden consideradas no monetarias deberán ajustarse por inflación, dicho ajuste se efectuará registrando el mismo como un mayor valor de código respectivo y un débito en las cuentas correlativas de los grupos 94 -obligaciones contingentes por contra (DB)-, 95 - acreedoras fiscales por contra (DB)- y 96 -acreedoras de control por contra (DB)-, tratándose de ajustes a las cuentas que conforman los grupos 91, 92 y 93, respectivamente.

Artículo14 Decreto 2650 de 1993

Para realizar una auditoría tributaria a un contribuyente obligado a llevar contabilidad, se debe tener el conocimiento sobre la descripción y dinámica de las cuentas respectivas.

7.1 DISPONIBLE:

Le corresponde el Grupo 11

Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos.

Las principales cuentas de este Grupo son:

1105 Caja1110 Bancos1115 Remesas en tránsito1120 Cuentas de ahorro1125 Fondos

Página 118 de 131

1105 CAJA

Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.

DINÁMICADébitos Créditos

a. Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera;

b. Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;

c. Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado, y

d. Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor.

a. Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro;

b. Por el valor de la negociación de divisas;

c. Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;

d. Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado;

e. Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor, y

f. Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente económico, se requieran.

Teniendo en cuenta que las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizan en las subcuentas 136530 ¿responsabilidades¿, cuando sean faltantes en caja o 238095 ¿otros¿ si se trata de sobrantes en caja, es necesario que se revise el movimiento de estas cuentas a efectos de determinar su deducibilidad fiscal.

1110 BANCOS

Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior.

Para el caso de las cuentas corrientes bancarias poseídas en el exterior su monto en moneda nacional se obtendrá de la conversión a la tasa de cambio representativa del mercado.

DINÁMICADébitos Créditosa) Por los depósitos realizados mediante consignaciones;b) Por las notas crédito expedidas por los bancos de acuerdo con conceptos tales como: Abonos originados en razón a los

préstamos obtenidos. Abonos originados en operaciones de

remesas al cobro confirmadas o remesas negociadas.

Por consignaciones nacionales de clientes.

Abonos originados por el reintegro de exportaciones.

Por cualquier otra operación que aumente la disponibilidad del ente económico en el respectivo banco;

c) Por el valor de los traslados de cuentas

a) Por el valor de los cheques girados;b) Por el valor de las notas débito expedidas por los bancos de acuerdo con conceptos tales como: Cargos originados por el no pago de

cheques. Cargo por concepto de gastos a favor

de la entidad crediticia tales como: intereses, comisiones, portes, papelería, télex y chequeras.

Cargos por concepto de abonos o cancelación de préstamos.

Cargos por concepto de reembolso, de cartas de crédito por importaciones o compras nacionales adquiridas mediante esta modalidad.

Por cualquier otra operación que disminuya la disponibilidad de la

Página 119 de 131

corrientes;d) Por el valor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilización, ye) Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

sociedad en el respectivo banco;c) Por el valor de los traslados de cuentas corrientes, yd) Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

1115 REMESAS EN TRÁNSITO

Registra el valor de los cheques sobre otras plazas nacionales o del exterior que han sido negociados por el ente económico, los cuales se encuentran pendientes de confirmación.

DINÁMICADébitos Créditosa) Por el valor del comprobante de consignación o de la nota débito del banco donde se originó la transferencia de los cheques enviados mediante el sistema de remesas, yb) Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

a) Por la devolución de los cheques enviados mediante el sistema de remesas;b) Por el valor de las notas crédito del banco receptor como confirmación de los cheques negociados, yc) Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

1120 CUENTAS DE AHORRO

Registra la existencia de fondos a la vista o a término constituidos por el ente económico en las diferentes entidades financieras, las cuales generalmente producen algún tipo de rendimiento.

DINÁMICADébitos Créditos

a. Por los depósitos realizados mediante consignaciones.

b. Por el valor de la corrección monetaria o los rendimientos devengados.

a) Por el valor de los retiros efectuados;b) Por el valor de las notas débito por concepto de las cuotas de manejo, gastos de papelería, retención en la fuente sobre rendimientos y demás operaciones que disminuyan el saldo disponible del ente económico en la respectiva cuenta.c) Por las notas débito por concepto de la devolución de cheques consignados.

1125 FONDOS

Registra el valor de los dineros del ente económico en poder de funcionarios del mismo que son manejados en efectivo o en cuentas corrientes bancarias y están destinados para atender fines especiales o cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas las necesidades urgentes de la prestación de servicios o adquisición de elementos.

DINÁMICADébitos Créditosa) Por el valor de los cheques girados para su constitución o incremento;b) Por el valor de los cheques girados para reembolso de los pagos efectuados.c) Por el mayor valor resultate al convertir las

a) Por la reducción o cancelación del monto inicialmente autorizado;b) Por el valor de la solicitud de reembolso de los pagos efectuados.c) Por el menor valor resultante al

Página 120 de 131

divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado.

Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos ET: 261 a 267, 269, (generales del Patrimonio), 268 "Valor de los depósitos en cuentas corrientes y de ahorro".

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría a la Clase 11 Disponible, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.2 INVERSIONES:

Le corresponde el Grupo 12

Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias.

Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de interés social, se registrarán por su costo histórico. Las demás inversiones, como bonos, cédulas, certificados, etc., se contabilizarán por su valor nominal. Sin embargo, en caso de presentarse diferencias entre este último y el costo histórico, con el propósito de no quebrantar la norma contable básica de "valuación o medición", tales diferencias se controlarán a través de cuentas auxiliares complementarias valuativas de la inversión, específicamente en los títulos en que se presente la diferencia. Para el efecto, se utilizarán los rubros descuento por amortizar o prima por amortizar.

El costo histórico incluye las sumas en que se incurre para la compra de la inversión, el cual, para el caso de las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de interés social se ajustará mensual o anualmente, reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

Cuando el ente económico tenga como actividad principal el de rentista de capital, al momento de vender sus inversiones deberá cargar la cuenta 6150 -actividad financiera-. Si dichas inversiones son realizadas en desarrollo de actividades secundarias, cuando el valor de la venta sea mayor que el valor en libros, la diferencia se abonará a la cuenta 4240 -utilidad en venta de inversiones-; pero si el valor de venta es menor, ésta se cargará a la respectiva cuenta de provisiones. En caso de no existir o ser insuficiente la provisión, el saldo deberá debitarse a la subcuenta 531005 -venta de inversiones-

Cuando se posean inversiones en subordinadas, respecto de las cuales el ente económico tenga el poder de disponer que en el período siguiente le transfieran sus utilidades, deben contabilizarse bajo el método de participación, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Las principales cuentas de este Grupo son:1205 Acciones1215 Bonos1220 Cédulas1225 Certificados1260 Cuentas en participación1295 Otras inversiones

Página 121 de 131

1299 Provisiones

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos ET: 76, 76-1, 261 a 267, 269, (generales del Patrimonio), 271, 272 y 271-1

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.3 CUENTAS POR COBRAR:

Le corresponde el Grupo 13 DEUDORES

Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales.

En este grupo se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito, constituida para cubrir las contingencias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y confiable.

Los valores representados en moneda extranjera se deberán ajustar a la tasa de cambio representativa del mercado.

Las principales cuentas de este Grupo son:

1305 Clientes1310 Cuentas corrientes comerciales1315 Cuentas por cobrar a casa matriz1320 Cuentas por cobrar a vinculados económicos1323 Cuentas por cobrar a directores1325 Cuentas por cobrar a socios y accionistas1328 Aportes por cobrar1330 Anticipos y avances1332 Cuentas de operación conjunta1335 Depósitos1340 Promesas de compra venta1345 Ingresos por cobrar1350 Retención sobre contratos1355 Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor1360 Reclamaciones1365 Cuentas por cobrar a trabajadores1370 Préstamos a particulares1380 Deudores varios1385 Derechos de recompra de cartera negociada1390 Deudas de difícil cobro1399 Provisiones

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.

Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos del ET: 145, 146, 261 a 267, 269, (generales del Patrimonio), 270

Página 122 de 131

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.4 INVENTARIOS:

Le corresponde el Grupo 14 INVENTARIOS

Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico.

Las principales cuentas de este Grupo son:

1405 Materias primas1410 Productos en proceso1415 Obras de construcción en curso1417 Obras de urbanismo1420 Contratos en ejecución1425 Cultivos en desarrollo1428 Plantaciones agrícolas1430 Productos terminados1435 Mercancías no fabricadas por la empresa1440 Bienes raíces para la venta1445 Semovientes1450 Terrenos1455 Materiales, repuestos y accesorios1460 Envases y empaques1465 Inventarios en tránsito1499 Provisiones

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.

Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos ET: 62 a 68, 261 a 267, 269, (generales del Patrimonio), 275, 276

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.5 ACTIVOS FIJOS:

Le corresponde el Grupo 15 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea el ente económico, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el apoyo que prestan en la producción de bienes y servicios, por definición no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año.

Las propiedades, planta y equipo deben registrarse al costo histórico, del cual forman parte los costos directos e indirectos causados hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de utilización o en condiciones de puesta en marcha o enajenación, tales como los

Página 123 de 131

de ingeniería, supervisión, impuestos, corrección monetaria proveniente del UVR e intereses.

Los intereses y lacorrección monetaria proveniente del UVR causados sobre obligaciones contraídas en la adquisición, forman parte del costo, salvo cuando ha concluido la etapa de puesta en marcha y tales activos se encuentren en condiciones de utilización. En este caso, los gastos financieros deben cargarse a los resultados del respectivo período contable. El costo también incluye la diferencia en cambio causada hasta la puesta en marcha del activo, originada por obligaciones en moneda extranjera contraídas en su adquisición. Sin embargo, las diferencias en cambio causadas sobre obligaciones en moneda extranjera no identificables directamente con la adquisición de activos específicos, se deben contabilizar en los resultados del período contable.

El valor de las propiedades, planta y equipo recibidas en cambio, permuta, donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes o mediante avalúo.

Las propiedades, planta y equipo, la depreciación, agotamiento y amortización acumulados se deberán ajustar por inflación, de acuerdo con las normas legales vigentes.

Se deben establecer criterios prácticos para el registro de los costos capitalizables por adiciones, mejoras y reparaciones de propiedades, planta y equipo, que consideren tanto la importancia de las cifras como la duración del activo, de manera que se logre una clara distinción entre aquellos que forman parte del costo del activo y los que deben llevarse a resultados. Para tal efecto se entiende por adición la inversión agregada al activo inicialmente adquirido y por mejora los cambios cualitativos del bien que no aumentan su productividad.

Las reparaciones y mejoras que aumenten la eficiencia o extiendan la vida útil del activo constituyen costo adicional.

Las erogaciones realizadas para atender el mantenimiento y las reparaciones que se realicen para la conservación de los bienes muebles e inmuebles, se deben llevar como gastos del ejercicio en que se produzcan.

En el caso del impuesto sobre las ventas que forma parte del costo debe tenerse en cuenta lo prescrito en las normas legales vigentes.

Las principales cuentas de este Grupo son:

1504 Terrenos1506 Materiales proyectos petroleros1508 Construcciones en curso1512 Maquinaria y equipos en montaje1516 Construcciones y edificaciones1520 Maquinaria y equipo1524 Equipo de oficina1528 Equipo de computación y comunicación1532 Equipo médico-científico1536 Equipo de hoteles y restaurantes1540 Flota y equipo de transporte1544 Flota y equipo fluvial y/o marítimo1548 Flota y equipo aéreo1552 Flota y equipo férreo1556 Acueductos, plantas y redes

Página 124 de 131

1560 Armamento de vigilancia1562 Envases y empaques1564 Plantaciones agrícolas y forestales1568 Vías de comunicación1572 Minas y canteras1576 Pozos artesianos1580 Yacimientos1584 Semovientes1588 Propiedades, planta y equipo en tránsito1592 Depreciación acumulada1596 Depreciación diferida1597 Amortización acumulada1598 Agotamiento acumulado1599 Provisiones

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.

Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos ET: 69 a 73, 125 a 141, 142 a 144, 157 a 171, 173, 261 a 267, 269, (generales del Patrimonio), 267-1, 277, 278

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.6 ACTIVOS INTANGIBLES

Le corresponde el Grupo 16 INTANGIBLES

Comprende el conjunto de bienes inmateriales, representados en derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en ingresos o utilidades por medio de su empleo en el ente económico; estos derechos se compran o se desarrollan en el curso normal de los negocios.

Por regla general, son objeto de amortización gradual durante la vida útil estimada.

Las principales cuentas de este Grupo son:

1605 Crédito mercantil1610 Marcas1615 Patentes1620 Concesiones y franquicias1625 Derechos1630 Know how1635 Licencias1698 Depreciación y/o amortización acumulada1699 Provisiones

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.

Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos ET: 74, 75, 261 a 7269, (generales del Patrimonio), 279

Página 125 de 131

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.7 ACTIVOS DIFERIDOS

Le corresponde el Grupo 17 DIFERIDOS

Comprende el conjunto de cuentas representadas en el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente económico en el desarrollo de su actividad, así como aquellos otros gastos comúnmente denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos futuros.

Son objeto de amortización o extinción gradual correspondiente a las alícuotas mensuales resultantes del tiempo en que se considera se va a utilizar o recibir el beneficio del activo diferido, bien sea mediante un crédito directo a la partida de activo o por medio de una cuenta de valuación, con cargo a resultados

Las principales cuentas de este Grupo son:

1705 Gastos pagados por anticipado1710 Cargos diferidos1715 Costos de exploración por amortizar1720 Costos de explotación y desarrollo1730 Cargos por corrección monetaria diferida1798 Amortización acumulada

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.8 PASIVOS

Le corresponde las siguientes Clases:

21 Obligaciones financieras22 Proveedores23 Cuentas por pagar24 Impuestos, gravámenes y tasas25 Obligaciones laborales26 Pasivos estimados y provisiones27 Diferidos28 Otros pasivos29 Bonos y papeles comerciales

Las principales cuentas de este Grupo son:

2105 Bancos nacionales2110 Bancos del exterior2115 Corporaciones financieras2120 Compañías de financiamiento comercial

Página 126 de 131

2125 Corporaciones de ahorro y vivienda2130 Entidades financieras del exterior2135 Compromisos de recompra de inversiones negociadas2140 Compromisos de recompra de cartera negociada2145 Obligaciones gubernamentales2195 Otras obligaciones2205 Nacionales2210 Del exterior2215 Cuentas corrientes comerciales2220 Casa matriz2225 Compañías vinculadas2305 Cuentas corrientes comerciales2310 A casa matriz2315 A compañías vinculadas2320 A contratistas2330 Órdenes de compra por utilizar2335 Costos y gastos por pagar2340 Instalamentos por pagar2345 Acreedores oficiales2350 Regalías por pagar2355 Deudas con accionistas o socios2357 Deudas con directores2360 Dividendos o participaciones por pagar2365 Retención en la fuente2367 Impuesto a las ventas retenido2368 Impuesto de industria y comercio retenido2370 Retenciones y aportes de nómina2375 Cuotas por devolver2380 Acreedores varios2404 De renta y complementarios2408 Impuesto sobre las ventas por pagar2412 De industria y comercio2416 A la propiedad raíz2420 Derechos sobre instrumentos públicos2424 De valorización2428 De turismo2432 Tasa por utilización de puertos2436 De vehículos2440 De espectáculos públicos2444 De hidrocarburos y minas2448 Regalías e impuestos a la pequeña y mediana minería2452 A las exportaciones cafeteras2456 A las importaciones2460 Cuotas de fomento2464 De licores, cervezas y cigarrillos2468 Al sacrificio de ganado2472 Al azar y juegos2476 Gravámenes y regalías por utilización del suelo2495 Otros2505 Salarios por pagar2510 Cesantías consolidadas2515 Intereses sobre cesantías2520 Prima de servicios

Página 127 de 131

2525 Vacaciones consolidadas2530 Prestaciones extralegales2532 Pensiones por pagar2535 Cuotas partes pensiones de jubilación2540 Indemnizaciones laborales2605 Para costos y gastos2610 Para obligaciones laborales2615 Para obligaciones fiscales2620 Pensiones de jubilación2625 Para obras de urbanismo2630 Para mantenimiento y reparaciones2635 Para contingencias2640 Para obligaciones de garantías2695 Provisiones diversas2705 Ingresos recibidos por anticipado2710 Abonos diferidos2715 Utilidad diferida en ventas a plazos2720 Crédito por corrección monetaria diferida2725 Impuestos diferidos2805 Anticipos y avances recibidos2810 Depósitos recibidos2815 Ingresos recibidos para terceros2820 Cuentas de operación conjunta2825 Retenciones a terceros sobre contratos2830 Embargos judiciales2835 Acreedores del sistema2840 Cuentas en participación2895 Diversos2905 Bonos en circulación2910 Bonos obligatoriamente convertibles en acciones2915 Papeles comerciales2920 Bonos pensionales2925 Títulos pensionales

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.

Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos del ET: 261 a 266, 269, (generales del Patrimonio), 283 a 287.

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.9 INGRESOS

41. OPERACIONALES

Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico.

42. NO OPERACIONALES

Página 128 de 131

Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye entre otros, los ítem relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

Las principales cuentas de este Grupo son:

4110 Pesca4115 Explotación de minas y canteras4120 Industrias manufactureras4125 Suministro de electricidad, gas y agua4130 Construcción4135 Comercio al por mayor y al por menor4140 Hoteles y restaurantes4145 Transporte, almacenamiento y comunicaciones4150 Actividad financiera4155 Actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler4160 Enseñanza4165 Servicios sociales y de salud4170 Otras actividades de servicios comunitarios, sociales y personales4175 Devoluciones en ventas (DB)4205 Otras ventas4210 Financieros4215 Dividendos y participaciones4218 Ingresos método de participación4220 Arrendamientos4225 Comisiones4230 Honorarios4235 Servicios4240 Utilidad en venta de inversiones4245 Utilidad en venta de propiedades, planta y equipo4248 Utilidad en venta de otros bienes4250 Recuperaciones4255 Indemnizaciones4260 Participaciones en concesiones4265 Ingresos de ejercicios anteriores4275 Devoluciones en otras ventas (DB)4295 Diversos

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.

Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos del ET 26 a 57-1.

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

7.10 GASTOS

Página 129 de 131

51. OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN

Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa.

52. OPERACIONALES DE VENTAS

Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas.

Se clasifican bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, provisiones entre otros.

53. NO OPERACIONALES

Comprende las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se incorporan conceptos tales como: financieros, pérdidas en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.

Las principales cuentas de este Grupo son:

5105 Gastos de personal5110 Honorarios5115 Impuestos5120 Arrendamientos5125 Contribuciones y afiliaciones5130 Seguros5135 Servicios5140 Gastos legales5145 Mantenimiento y reparaciones5150 Adecuación e instalación5155 Gastos de viaje5160 Depreciaciones5165 Amortizaciones5195 Diversos5199 Provisiones5205 Gastos de personal5210 Honorarios5215 Impuestos5220 Arrendamientos5225 Contribuciones y afiliaciones5230 Seguros5235 Servicios5240 Gastos legales

Página 130 de 131

5245 Mantenimiento y reparaciones5250 Adecuación e instalación5255 Gastos de viaje5260 Depreciaciones5265 Amortizaciones5270 Financieros-reajuste del sistema5275 Pérdidas método de participación5295 Diversos5299 Provisiones5305 Financieros5310 Pérdida en venta y retiro de bienes5313 Pérdidas método de participación5315 Gastos extraordinarios5395 Gastos diversos5405 Impuesto de renta y complementarios5905 Ganancias y pérdidas

Para conocer la dinámica de las cuentas, se debe consultar el Artículo 15 "Descripciones y dinámicas" del Decreto 2650 de 1993.

Para la revisión de este concepto se debe tener en cuenta los siguientes artículos del ET 104 a 177-2

La Hoja Guía diseñada para hacer auditoría por este concepto, se encuentra para su diligenciamiento en el SIE-INTAC

Página 131 de 131