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Manual de Facturación
y Nómina
Archivos necesarios ........................................................................................................................................................... 3
Proceso de instalación ....................................................................................................................................................... 4
Iniciando por primera vez ................................................................................................................................................. 7
AGREGAR LICENCIA ........................................................................................................................................................... 8
Datos generales ................................................................................................................................................................. 9
Domicilio fiscal .................................................................................................................................................................. 9
Domicilio de expedición .................................................................................................................................................. 10
Certificados digitales ....................................................................................................................................................... 10
Almacenamiento y logo................................................................................................................................................... 13
Configurar pagaré personalizado .................................................................................................................................... 15
Personalizar serie de facturación .................................................................................................................................... 15
Finalizar el tutorial de configuración inicial .................................................................................................................... 15
Pantalla de categorías ..................................................................................................................................................... 17
Pantalla de administración .............................................................................................................................................. 18
Cargar archivo de licencia ............................................................................................................................................... 19
Inicio de EccoFacturas en versión estándar .................................................................................................................... 21
Catálogos ......................................................................................................................................................................... 22
Agregar nuevo cliente ..................................................................................................................................................... 23
Agregar nuevo producto ................................................................................................................................................. 24
Crear un nuevo CFDI ........................................................................................................................................................ 24
PANTALLA “CREAR NUEVO CFDI” .................................................................................................................................... 25
¿Cómo puedo facturar nómina en mi EccoFacturas? ..................................................................................................... 26
Categoria principal de Nómina ........................................................................................................................................ 26
PASO 1: LLENAR CATÁLOGOS .......................................................................................................................................... 27
PASO 2: AGREGAR EMPLEADOS ...................................................................................................................................... 28
PASO 3: GENERAR NUEVA NÓMINA ............................................................................................................................... 29
Desinstalar EccoFacturas ................................................................................................................................................. 32
INSTALACIÓN
Archivos necesarios
Para poder instalar y configurar “EccoFacturas” debes contar con los siguientes archivos:
La última versión del instalador de “EccoFacturas”
o Puede ser un empaquetado con extensión “.exe”
o Ó un archivo compreso con extensión ".rar"
Tu archivo de licencia ".lic"
o Es el archivo que permite activar tu aplicación y cargar
algunos datos que utilizará para su funcionamiento, como
el RFC.
Tu archivo de certificado CSD con extensión ".cer" (Provisto por el
SAT)
Tu archivo de llave privada con extensión ".key" (Con su contraseña correspondiente)
Para Personas Físicas se requieren los archivos de la Firma Electronica Avanzada (FIEL) Para Personas Morales se requiere
Certificado de Sello Digital (CSD)
Puedes consultar más información sobre el certificado de sello digital (CSD) visitando la página del SAT.
Proceso de instalación
NOTA: Si su archivo de instalación está en formato compreso
".rar", deberá descomprimir el archivo. (Para esto debe
disponer de un software para el manejo de archivos
compresos. Le sugerimos descargue e instale WinRar)
Para ello debe hacer click con el botón derecho sobre el
archivo ".rar" y buscar la opción Extraer aquí.
1. Iniciamos la instalación dando doble click sobre el instalador con extensión ".exe". Después de esto aparecerá una
ventana que nos pedirá permisos de administrador para ejecutar este programa (Windows Vista, 7 y 8). Pulsamos en
si para continuar.
2. En la primera ocasión que instale “EccoFacturas” le pedirá instalar otras aplicaciones que son necesarias para su
ejecución. Los programas prerrequisito para continuar la instalación son los siguientes:
a. SAP Crystal Reports Runtime para .NET Framework 4.0 (Incluido en el instalador de RV)
b. Microsoft .NET Framework 4.0 (Descargar de la página de Microsoft )
3. Al iniciar el instalador se abrirá el asistente
de instalación de “EccoFacturas”. Seguimos
los pasos para continuar su instalación. Le
recomendamos dejar la configuración por
defecto para su instalación y pulsamos
siguiente hasta empezar a instalar.
NOTA: Le recomendamos que use la
ubicación de la carpeta de aplicación que
viene predeterminada. En caso contrario es
recomendable que cuente con
conocimientos básicos en instalación y
desinstalación de programas.
4. Una vez que haya terminado el asistente de instalación de “EccoFacturas”. Se habrá creado un acceso directo en su
escritorio. Para iniciar la aplicación de doble clic sobre él.
CONFIGURACIÓN INICIAL
Iniciando por primera vez
Al iniciar por primera vez su aplicación, de forma automática se cargará el tutorial de configuración inicial de
“EccoFacturas”. Le aparecerá la siguiente pantalla para introducir los datos necesarios para poder generar CFDI.
Siga paso a paso cada una de sus secciones.
AGREGAR LICENCIA
Las licencias de “EccoFacturas”
sirven para cargar su RFC, razón
social y privilegios o módulos del
software adquiridos. Estas no
pueden ser abiertas desde ninguna
aplicación, ni modificadas. Sin una
licencia usted no podrá generar
CFDI.
1. Crear Licencia gratuita: Si
usted no cuenta con una
licencia, puede tramitar
una licencia gratuita
introduciendo todos sus
datos en los campos
descritos. La licencia
tendrá validez por un año
para el RFC introducido a
partir del momento en que es generada. (NOTA: Las generación de licencias gratuitas está sujeta a
disponibilidad)
Datos generales
NOTA: Para cambiar un régimen
fiscal diferente del actual debemos
realizar lo siguiente:
1. Eliminar el Régimen actual
pulsando el botón eliminar (El
régimen seleccionado es el que
aparece en el recuadro de la
derecha)
2. Seleccionar un tipo de Régimen
de la lista.
3. Agregar el Régimen
seleccionado pulsando el botón
agregar.
Posteriormente podrá modificar los datos que necesite. Así como también los que aún no pueda, debido a que aparecen
con la leyenda “No disponible en versión gratuita”. Estos campos se habilitaran al cargar su licencia estándar.
Domicilio fiscal
DOMICILIO FISCAL DE LA
EMPRESA. Debe ingresar los datos
correspondientes al domicilio fiscal
con que fue registrado ante el SAT.
NOTA: Al momento de cargar el
código postal, el programa
agregará los datos de: Estado,
Municipio, Colonia, Localidad que
correspondan a tal código postal en
concordancia a la base de datos de
la SEPOMEX. Sin embargo estos
datos pueden ser modificados.
Para consultar su CP
correspondiente puede visitar la
página de la SEPOMEX.
Domicilio de expedición
DOMICILIO DE EXPEDICIÓN DE
COMPROBANTES. Cuando una
empresa cuenta con más de una
sucursal ó el lugar de expedición de
sus comprobantes CFDI es
diferente al domicilio fiscal, es
necesario especificar esta
dirección.
En caso de ser el mismo domicilio
que el fiscal, puede usar los mismos
pulsando el botón Usar Domicilio
Fiscal y luego aceptar en la
confirmación.
Certificados digitales
CERTIFICADOS DE SELLO DE
DIGITAL. Estos son archivos de
certificación específicos para
sellar sus CFDI.
NOTA: Personas Físicas
pueden facturar con la FIEL
Personas Morales deberán
contar con un CSD
1.- CERTIFICADO DIGITAL CSD.
Extensión “.cer”.
2.- LLAVE PRIVADA DE CSD.
Extensión “.key”.
3.-CONTRASEÑA DE LLAVE
PRIVADA. Debe repetirla para
confirmar su correcta
escritura.
Al buscar su certificado el programa le mostrara únicamente archivos de certificado con extensión “.cer”.
Si cargó de forma correcta su certificado podrá visualizar su No. de serie y fecha de validez.
Al buscar su llave privada el programa le mostrará únicamente archivos de llave privada con extensión “.key”.
Si su contraseña es correcta aparecerá el mensaje de “Contraseña correcta”. Si su llave privada y certificado son los
correctos le mostrarán el mensaje “Certificado y llave correctos”.
Almacenamiento y logo
ALMACENAMIENTO Y CONFIGURACIÓN DE COMPROBANTES. En esta parte configuraremos la ubicación predeterminada
en donde queremos que se almacenen los archivos XML y su representación en formato PDF.
Nota: Existe la opción de recuperar los XML dentro del sistema.
Dentro de la carpeta XML especificada, sus archivos en formato XML se organizarán de acuerdo a la fecha de creación del
CFDI según el año, mes y día de emisión. Ejemplo: 20131023
Dentro de la carpeta PDF especificada, sus archivos en formato PDF se organizarán de acuerdo a la fecha de creación del
CFDI según al año, mes y día de emisión. Ejemplo: 20131023
Es el logo de su empresa que aparecerá en sus comprobantes impresos en archivos en formato PDF. Este logo debe ser en
formato jpeg, png, bmp o gif. Para habilitar esta opción debe cargar primero su archivo de licencia en la aplicación.
Configurar pagaré personalizado
CONFIGURAR PAGARÉ
PERSONALIZADO. El programa le
permite configurar una leyenda de
pagaré personalizado en su CFDI
impreso.
Si no cuenta con uno, puede
deshabilitar la casilla de “Mostrar
pagaré en el CFDI”.
Personalizar serie de facturación
PERSONALIZAR LA SERIE DE
FACTURACIÓN. “EccoFacturas” le
permite configurar la leyenda de su
serie y además agregar otras series
para su empresa.
NOTA: También es posible quitar
todos los caracteres para utilizar
una serie vacía y para que
solamente aparezca el No. de folio.
Finalizar el tutorial de configuración inicial
Si completó todos los datos de forma correcta al terminar el tutorial de instalación podrá apreciar un mensaje como el
siguiente.
En caso contrario, el programa le indicará qué datos necesarios faltaron por ingresar o si ocurrió algún problema en sus
certificados. Para corregir el problema o agregar la información faltante puede regresarse en el tutorial de configuración
inicial con el botón “Regresar”, hasta llegar a la sección indicada.
Si terminó de forma correcta el tutorial de configuración inicial deberá ver la ventana principal de selección de categorías
de EccoFacturas, situada en la categoría “Tutorial”. Para continuar nuestro proceso de configuración cargaremos el
archivo de licencia de “EccoFacturas”.
INTERFAZ DE ECCOFACTURAS
Pantalla de categorías
La pantalla principal de “EccoFacturas” le servirá para escoger las tareas que desee realizar. En ella podrá navegar entre
las secciones de “Acciones”, “Configuración”, “Integración”, “Utilerías” y “Tutorial” a través de los botones de sección.
Cada una de estas secciones contiene diferentes recuadros de colores con tareas listas para usarse llamadas opciones.
NOTA: Otra forma de cambiar las secciones es arrastrando hacia los lados la sección, pulsando en el espacio en blanco del
lado derecho.
En la parte superior derecha de la pantalla principal, encontrará el botón para acceder a la “Pantalla de Administración”
de la aplicación.
Pantalla de administración
En la pantalla de administración podrá llevar el control y registro de sus facturas, clientes, empresas, productos y demás
elementos. Así como también las principales tareas relacionadas con los mismos.
Esta pantalla está organizada por pestañas de cada elemento visualizadas en la parte superior. Cada pestaña mostrara
una lista sus elementos.
NOTA: Para regresar a la pantalla principal de categorías, desde la pantalla de administración, use el botón tipo etiqueta
situado en el borde derecho de la ventana.
En el caso de la pestaña “Facturas” encontrará un listado de todas las facturas realizadas. Donde también podrá filtrarlas
por: Empresa, RFC del cliente, nombre del cliente, fecha y serie. Además podrá desde la barra de herramientas (situada
en la parte inferior de la ventana) realizar las tareas más importantes relacionadas con sus CFDI como: Crear nuevo,
buscar/actualizar, editar, imprimir, exportar a archivo en formato PDF, enviar por correo electrónico, generar archivo en
formato XML, cancelar CFDI, consultar acuse de cancelación CFDI.
Cargar archivo de licencia
Para llegar a la opción
de cargar licencia, debe
tener iniciada su
aplicación de
“EccoFacturas” en la
pantalla principal;
después debe
seleccionar la categoría
“Acciones” y luego la
opción “Agregar
Licencia”.
Después deberá visualizar la ventana para agregar licencia donde podrá consultar los datos de su actual licencia. Al iniciar
la primera vez su aplicación, estará registrado con un usuario de prueba en versión gratuita.
Para introducir el archivo de licencia pulse el botón
que aparece seguido del campo “Archivo” para
buscar la ubicación de su archivo de licencia provisto
por Real Virtual.
Al buscar su licencia el programa le mostrara únicamente archivos de licencia con extensión “.lic”.
NOTA: Al cargar un archivo de licencia válido la
aplicación le pedirá reiniciar la aplicación para
habilitar las opciones de la versión que
especifique la licencia. Si desea puede pulsar
en “No” para reiniciarla posteriormente de
forma manual.
Al regresar a la ventana de “Agregar Licencia” podrá
asegurarse de que sus datos fueron cargados
correctamente de su licencia.
Pulse “Regresar” para volver a la pantalla principal de
selección de categorías.
Inicio de EccoFacturas en versión estándar
Al iniciar “EccoFacturas” con su licencia estándar cargada correctamente, le pedirá un nombre de usuario y contraseña
para autenticar su acceso.
De forma predeterminada podrá entrar con el usuario “ADMIN” y contraseña “ADMIN”. Posteriormente usted podrá
agregar un nuevo usuario y contraseña registrándolo en la opción “Administrar usuarios” en la categoría “Utilerías”
Al iniciar su aplicación de “EccoFacturas”, podrá notar que su razón social y RFC son cargados en la parte superior del
programa, además de nuevas opciones disponibles. Si desea puede agregar el logo de su empresa y demás opciones a
disponibles, repitiendo el “Tutorial de configuración” en la categoría “Tutorial”.
Catálogos
Los catálogos sirven para poder agregar de forma rápida clientes y productos, en la generación de un nuevo CFDI. Para
agregar datos a sus catálogos debe ir a la categoría de “Acciones” y seleccionar la opción deseada.
Agregar nuevo cliente
Para agregar un nuevo cliente pulse la opción “Agregar cliente”. Inmediatamente podrá visualizar la ventana para agregar
clientes nuevos, donde deberá introducir todos los datos correspondientes. Los campos necesarios para terminar de
registrar un cliente son: Nombre, RFC, Calle, CP, País, Estado, y Municipio.
Si al terminar de guardar sus datos aparece un
mensaje de error en el RFC, es probable que ocurra
un error al generar el CFDI debido a que no exista
el RFC del cliente. Por favor verifique que esté
escrito correctamente, de ser así puede ignorar el
mensaje de error y continuar con el proceso para
guardar los datos del cliente.
Al terminar de guardar los datos del nuevo cliente deberá ver un mensaje como el siguiente.
El programa evaluará la
estructura del RFC de su
cliente y le mostrará una
advertencia si tiene una
forma incorrecta.
NOTA: Si el RFC del cliente
esta incorrecto o no existe
no podrá generar su CFDI
con este cliente.
El correo electrónico del
cliente es la dirección a
donde se enviará de forma
automática su CFDI en
formato XML y PDF (Si así lo
tiene habilitado) al generar
su CFDI. Por favor verifique
que este sea correcto.
Agregar nuevo producto
Para agregar un nuevo producto deberá ir a la opción “Agregar
producto” de la categoría “Acciones”. Inmediatamente le
aparecerá la ventana para agregar un nuevo producto. Los
campos necesarios para agregar un nuevo producto son:
Código, Descripción, Tipo, Unidad y Precio
Si agregó todos los datos con éxito deberá observar un
mensaje de éxito como el siguiente.
Crear un nuevo CFDI
Para entrar a la ventana de creación de nuevos CFDI debe pulsar la opción “Crear nuevo CFDI” de la categoría “Acciones”
desde la ventana principal de selección de categorías. Otra forma de poder acceder es desde la ventana de
“Administración” ahí encontrará la pestaña “Factura” luego en la parte inferior, en la barra de botones encontrará el
que diga “Crear nuevo CFDI”.
Los elementos más importantes en nuestra ventana de creación de nuevos CFDI son los siguientes:
1. CLIENTE: Ingrese un receptor de su comprobante CFDI buscando en su catálogo de clientes registrados.
2. PRODUCTOS: Ingrese los productos o servicios de su CFDI. Puede usar el botón buscar para agregar productos
desde su catálogo de productos o bien introduzca los detalles de forma directa.
3. DESCUENTO: (Opcional) Puede agregar un descuento sobre el total de productos y el motivo del mismo.
4. DEFINICIONES DE PAGO: Describa los detalles relacionados al método de pago del CFDI.
5. VISTA PREELIMINAR: Visualice como se verá la representación impresa de su CFDI. Sirve para verificar su
presentación. (NOTA: Algunos datos no serán visualizados puesto que aún no ha sido enviado al SAT. La vista
preliminar no tiene validez oficial, solamente hasta haber sido generado correctamente)
6. GENERAR: Envía el comprobante CFDI al SAT y al cliente si fue aceptado de forma correcta.
7. CANCELAR: Sale de la ventana de creación de nuevo CFDI y cancela el proceso actual.
PANTALLA “CREAR NUEVO CFDI”
¿Cómo puedo facturar nómina en mi EccoFacturas?
La facturación para nómina es una disposición fiscal obligatoria a partir del 2014. Para poder integrar EccoFacturas +
Nómina a tu software puedes ponerte en contacto con nosotros.
Categoria principal de Nómina
Pantalla Principal de la categoría “Nómina”.
NÓMINA PASO A PASO
PASO 1: LLENAR CATÁLOGOS
El primer paso es llenar todos los catálogos necesarios relacionados a su empresa. Algunos están precargados en su
programa y están en conformidad a las publicaciones oficiales del SAT. Otros los tendrá que llenar usted conforme a su
empresa lo necesite; estos son:
Catálogo de puestos
Catálogo de departamentos
Catálogo de jornadas
NOTA: Le recomendamos que no modifique los demás catálogos al menos que tenga conocimiento de las nuevas
disposiciones fiscales del SAT aplicables.
Todos los catálogos del programa mostrarán una ventana similar a la que se muestra en la parte inferior. En la cual
podremos agregar una descripción del nuevo elemento del catálogo y un estatus que indica si está habilitado o no, para
usarse. Cada catálogo tiene diferentes tipos de valores para cada elemento.
Si se desea borrar algún elemento del
catálogo, puede hacerlo pulsando el
botón rojo. En seguida le pedirá una
confirmación para borrar el registro.
Recomendamos no borrar ninguno de los
registros previamente cargados.
Catálogo de “Puestos” de la categoría “Nómina”.
PASO 2: AGREGAR EMPLEADOS
Una vez que tengamos la información necesaria en nuestros catálogos
procedemos a agregar nuevos empleados. Esto a través de la opción “Agregar
empleados”. Luego tendremos la siguiente vista.
GENERALES: Son los datos personales del cliente
como su nombre, RFC, teléfono y domicilio.
Recomendamos especifique el método y condición
de pago predeterminado para su comprobante de
nómina. Así como el correo electrónico del cliente
para facilitar el envió de sus comprobantes
impresos y archivo en formato XML.
LABORALES: Son los datos que tienen que ver con
el trabajo desempeñado del empleado en la
empresa así como información sobre su salario.
Nota: No es necesario especificar un número de
empleado, ya que el sistema los asigna
automáticamente. Recomendamos dejarlo vacío.
Una vez que termine de agregar todos los datos de su empleado, podrá
guardarlos con el botón guardar. Si existiera algún dato incorrecto o faltante
El programa le avisará cual y donde. Si todo esta correcto aparecerá un mensaje que nos indique esto como el de la
derecha.
PASO 3: GENERAR NUEVA NÓMINA
Para crear un nuevo recibo de nómina tenemos que configurar toda la información separada en 7 secciones:
Empresa
Empleado
Información de pago
Percepciones
Deducciones
Incapacidades
Horas extra
Pantalla principal “Nueva nómina”. Y sus 7 secciones principales
Empresa: En esta sección se especifican los principales datos del comprobante y de la empresa seleccionada que emite el
comprobante para nómina.
Empleado: En esta sección se especifican los datos principales del empleado. Es posible cargar todos los datos de un
empleado agregándolo desde el botón para agregar empleados.
Información de pago: Aquí se especifican los datos relacionados a las fechas del pago de nómina y su periodicidad.
Percepciones, Deducciones, Incapacidades y Horas extra: Son los conceptos que están descritos que generarán el
importe total de la nómina. Los conceptos de los mismos deben ir conformidad a los catálogos actualizados del SAT. Los
importes. Cuando se aplique un concepto de incapacidades u horas extra, se agregará la deducción y percepción,
respectivamente a estos conceptos.
Nota: El programa EccoFacturas Nómina no calcula los importes grabados y exentos tanto en las percepciones y
deducciones. Es necesario que los importes sean introducidos de forma manual para poder ser cargados. El programa
está enfocado a la facturación de datos de nómina, no a su cálculo.
Una vez que hayamos introducido todos los datos necesarios en nuestro recibo de nómina pulsamos el botón generar
para poder validar el comprobante y enviarlo ante el SAT. Si todo esta correcto veremos un mensaje como el siguiente:
DESINSTALACIÓN
Desinstalar EccoFacturas
Para desinstalar nuestra aplicación de “EccoFacturas”, podemos hacerlo de varias formas, una de ellas es a través del
menú inicio. Buscamos en “Todos los programas” luego en la carpeta “EccoFacturas”, escogemos la opción “Desinstalar
EccoFacturas”.
Después de esto seleccionamos “Quitar EccoFacturas”, y seguimos los pasos del asistente para desinstalar.
NOTA: Al desinstalar “EccoFacturas”, su configuración, registros de CFDI y demás información de base de datos no será
eliminada por seguridad. Cuando instale una nueva versión de “EccoFacturas”, tomará los datos de su versión anterior.