manual de excel básico - julio vargas

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Curso de Excel Básico Material de Apoyo al Participante Elaborado por Ing. Julio C. Vargas M.

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Page 1: Manual de Excel Básico - Julio Vargas

Curso de Excel Básico

Material de Apoyo al Participante

Elaborado por Ing. Julio C. Vargas M.

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Contenido

¿Qué es Microsoft Excel? ................................................................................................................................... 4

Características .............................................................................................................................................. 4

Operaciones Básicas ......................................................................................................................................... 5

Copiar Celdas ............................................................................................................................................... 5

Copiar el formato de una celda o serie de celdas a otra .................................................................................... 6

Mover Celdas ............................................................................................................................................... 7

Insertar comentarios ..................................................................................................................................... 7

Filas y Columnas .......................................................................................................................................... 8

Libros ........................................................................................................................................................ 11

Hipervínculos ............................................................................................................................................. 12

Creación de listas ....................................................................................................................................... 13

Formato de Celdas ...................................................................................................................................... 15

Formato Condicional ................................................................................................................................... 17

Funciones ...................................................................................................................................................... 19

Ejemplos de fórmulas usadas normalmente ................................................................................................... 19

Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones ................................................................................... 20

Precedencia de los operadores ..................................................................................................................... 21

Sintaxis básica ........................................................................................................................................... 21

¿Cómo realizar una función? ........................................................................................................................ 21

Función Si.................................................................................................................................................. 23

Función Buscarv ......................................................................................................................................... 25

Función Promedio, Max, Min, Moda, Mediana, Contar, Contar.si ....................................................................... 26

Funciones Anidadas .................................................................................................................................... 27

Ordenación de Datos ...................................................................................................................................... 29

Buscar y Reemplazar ...................................................................................................................................... 29

Autofiltros...................................................................................................................................................... 31

Tablas Dinámicas ........................................................................................................................................... 32

Qué es una Tabla Dinámica ......................................................................................................................... 32

Creación de Gráficos ....................................................................................................................................... 36

Creación de un gráfico rápidamente.............................................................................................................. 36

Partes de un gráfico .................................................................................................................................... 36

Cómo seleccionar el rango para crear el gráfico ............................................................................................. 37

Creación de un segundo gráfico ................................................................................................................... 38

La relación entre los datos y el gráfico .......................................................................................................... 38

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Incrustar un gráfico .................................................................................................................................... 38

Impresión del gráfico .................................................................................................................................. 39

Tipos y subtipos de gráficos ......................................................................................................................... 39

Impresión ...................................................................................................................................................... 41

Trucos de Excel .............................................................................................................................................. 45

Referencias Electrónicas .................................................................................................................................. 47

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¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoce otro programa

de Office, como Word, Access, Outlook o PowerPoint, le resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y

comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Microsoft Excel es una aplicación bastante amplia, que le permitirá realizar desde las funciones más sencillas como

sumar o guardar datos, hasta hacer complejas funciones, gráficos, estadísticas. Incluso hacer pequeñas aplicaciones

para la vida cotidiana.

Microsoft Excel es una aplicación fácil de usar, y trae las mismas pautas de las versiones anteriores, aunque con

interesantes novedades que se describirá a lo largo del curso.

Características

Microsoft Excel tiene compatibilidad con las demás aplicaciones de Office lo cual será de gran ayuda saber

previamente una de estas aplicaciones como Word, PowerPoint, Access, etc. Todas estas aplicaciones comparten

características únicas.

Para ejecutar Microsoft Excel pulse el botón Inicio y luego la opción Programas > Microsoft Excel. (la ruta puede variar

dependiendo de la instalación y versión de Microsoft Windows)

Los archivos de Microsoft Excel se definen como libros, dentro de los cuales hay hojas de cálculo, estas hojas se

componen de celdas. Las filas y columnas de cada hoja tienen una nomenclatura para que cada celda se pueda

identificar con coordenadas. Las filas se identifican con números del 1 hasta la 1.048.576 y las columnas se identifican

con letras desde la A hasta la XFD. Entonces la identificación de una celda sería (columna, fila), por ejemplo la celda

B5 corresponde a la columna B y a la fila 5.

Cada celda tiene sus propiedades, que se pueden cambiar individualmente de acuerdo a sus necesidades.

Las principales características de la interfaz de Microsoft Excel se muestran en la siguiente imagen:

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Operaciones Básicas

Copiar Celdas

Copiar una celda consiste en duplicar su contenido y formato a otra celda. Hay muchas formas para copiar una celda:

1. Haga clic con el Mouse sobre la celda que va a copiar (en caso de ser varias celdas continuas, pulse sobre la

primera celda, luego presione la tecla Shift y por último pulse sobre la última celda).

2. En la barra de menús > Inicio > Copiar (Barra de Herramientas Portapapeles).

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3. Luego clic en la celda de destino, es decir dónde va a copiar la celda.

4. En la barra de menús > Inicio > Pegar.

Existe la opción de Pegado Especial, en el menú Inicio. Utilizando esta forma de pegado

se pueden realizar operaciones más avanzadas con respecto a los datos o fórmulas

copiadas.

Primero que todo debes seleccionar las celdas, luego seleccionar copiar y después

ejecutar Pegar > Pegado especial... Aparecerá la siguiente ventana:

En el grupo "pegar" se indica qué es lo que quiere copiar de las celdas, puede ser todo, sólo las formulas, formatos, o

comentarios, etc.

En el grupo "operación" puede decidir qué operación aplicará a las celdas entre sí (si el contenido de las celdas es

numérico). Por Ejemplo si en la celda A1 tiene el número 5 y en B2 hay un 3, puede copiar la celda A1 y hacerle un

pegado especial a la celda B2 y en operación selecciona „suma‟, entonces el resultado que obtendrá en B2 será = 8.

También puede copiar el vínculo presionando en la misma ventana sobre el botón Pegar vínculos, esto significa que

siempre mostrará lo mismo que hay en la celda original, es una especie de espejo o copia que se actualiza a cada

cambio que ocurre en la celda original.

Copiar el formato de una celda o serie de celdas a otra

1. Seleccione una celda o un rango de celdas que tenga el formato que desee copiar.

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2. Siga uno de estos procedimientos:

Para copiar el formato a una celda o a un rango, haga clic en Copiar formato en la barra de herramientas

(barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos.

Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones, haga doble clic en

el botón Copiar formato. Una vez copiado el formato, vuelva a hacer clic en el botón.

Para copiar anchos de columna, seleccione el título de la columna (o las letras que identifican toda la columna)

cuyo ancho desee copiar, haga clic en el botón Copiar formato y, a continuación, haga clic en el título de la

columna

Mover Celdas

Mover una o varias celdas es cortar su contenido y formato y colocarlo en otra(s) celda(s) respectivamente. Hay dos

formas de mover celdas, una de ellas es repitiendo los mismos pasos que se realizan para copiar, pero en lugar de

pulsar Copiar pulsa Cortar. La otra forma es la siguiente:

1. Seleccione la(s) celda(s) que va a mover.

2. Hace un clic sostenido en el borde negro que las rodea y lo arrastra hasta el lugar donde quiere que quede.

Insertar comentarios

Cada celda puede contener su propio comentario, según sus necesidades. Para insertar un cometario se hace un clic

derecho en la celda y luego selecciona la opción Insertar comentario, después de escribir el comentario puede

presionar la tecla ESC o simplemente hacer clic fuera del comentario para que éste quede guardado. La celda quedará

con un triángulo de color rojo en la parte superior derecha, esto indica que hay un comentario guardado, para poderlo

leer coloque el cursor del mouse sobre el triángulo rojo e inmediatamente le aparecerá el comentario en pantalla.

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Filas y Columnas

Las hojas de Microsoft Excel están compuestas por filas y columnas. Filas son aquellos grupos de celdas horizontales

que están identificadas con un número, y columnas son las que están verticalmente agrupadas y se representan por

medio de letras.

Copiar

Primero selecciona la fila o columna que quiere copiar. Para seleccionar una fila debe hacer clic en la parte donde

muestra el número de dicha fila, si lo que quiere es copiar una columna, hace clic en la parte donde se muestra la

letra:

Después que seleccione la(s) fila(s) o columna(s), pulsa sobre Inicio > Copiar, luego debe seleccionar la fila o columna

según corresponda y pulsa Inicio > Pegar. El contenido se deberá haber copiado a dichas celdas de una forma

equivalente a como estaban originalmente.

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Mover

Para mover debe seleccionar las filas o columnas como se mencionó en Copiar, luego clic sostenido en el borde y

mover el cursor hasta la fila o columna a donde quiere ubicar el contenido. Si en dicha fila o columna hay otro

contenido, aparecerá una ventana preguntando que si quiere reemplazar el contenido, ya que Excel elimina todo el

contenido de la fila o columna para poner el nuevo contenido.

Insertar

También puede insertar filas o columnas, que pueden ser sin contenido o con contenido.

Para insertar una fila o columna con contenido, primero debe copiar la fila o columna que

contiene el valor y luego seleccionar la fila o columna destino según corresponda, clic

botón derecho > Insertar celdas copiadas. Hay que tener en cuenta que no se puede

insertar filas cuando hay contenido en la última fila de la hoja, lo mismo ocurre con las

columnas.

Eliminar

Para eliminar una fila o columna basta con seleccionarla y pulsar la opción

Inicio > Eliminar.

Pero hay que tener cuidado porque si lo único que se quiere eliminar es el

contenido, no hace falta eliminar la fila o columna, solo se selecciona y se

oprime la tecla Suprimir o la opción Inicio > Borrar y luego seleccionar lo

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que quiere borrar, que puede ser solo el contenido, comentarios, formatos o todo.

Ocultar

A veces es necesario no mostrar algunas filas o columnas ya sea porque hay datos que no se deben modificar ni ver,

pero que son utilizados por fórmulas o simplemente no son útiles en ese momento. Para ello se pueden ocultar de la

siguiente manera:

Seleccionar la(s) fila(s) o columna(s) y luego sobre el área seleccionada pulsar el botón derecho del mouse y

seleccionar la opción Ocultar.

Mostrar filas ocultas

Por ejemplo si tiene oculta la fila 4, debe seleccionar las filas 3 y 5, luego pulsar el botón derecho del mouse sobre el

área seleccionada y hace clic en Mostrar. La fila 4 debería aparecer de nuevo entre las filas 3 y 5.

Insertar

Si necesitara una Hoja de cálculo nueva solo tendrá que pulsar las teclas Mayus+F11 o clic sobre el ícono Insertar hoja

de cálculo situado al lado de la última hoja del libro actual.

Eliminar

Para eliminar una Hoja solo debe hacer clic derecho en el nombre de dicha Hoja

y pulsar la opción Eliminar.

Cambiar nombre

El nombre de la Hoja de cálculo lo podemos cambiar por uno más significativo,

sólo debemos hacer doble clic sobre el nombre y de esta manera nos permitirá editarlo, cuando terminemos

simplemente pulsamos la tecla Enter.

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Preparado por Julio C. Vargas M. Curso de Excel Básico 11/47

Mover

Para mover una Hoja, basta con hacer un clic sostenido sobre el nombre de la hoja y desplazarse hasta el lugar

deseado.

Libros

Los libros de Microsoft Excel son los mismos archivos que él crea con extensión .xlsx, así como los archivos de Word se

les llama Documento (.docx) o a los de PowerPoint se les llama Presentación (.pptx), en Excel se llaman libros, los

cuales se componen de varias hojas de cálculo.

Crear

Para crea un nuevo libro pulse sobre el ícono Nuevo en la barra de herramientas de

acceso rápido.

Guardar

Para guardar un libro solo debe seleccionar Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido, en la ventana que

aparece (si es primera vez que graba), debe especificar en cuál carpeta quiere guardarlo y además ponerle un nombre

al libro, luego pulsar el botón Guardar.

Abrir

Abrir un libro ya existente es muy sencillo, solo debe hacer clic en Abrir la barra de herramientas de acceso rápido. En

la ventana que aparece hay que especificar donde está el libro y por último pulsar sobre el botón Abrir.

Proteger

Proteger un libro resulta muy útil cuando quiere asegurar que la estructura o la ventana en que se ve el libro no

cambien, es decir que no se puedan eliminar hojas u ocultar el libro. Para lograr esto solo debe pulsar Revisar >

Proteger libro. En la ventana que verá a continuación selecciona las opciones que más convenga:

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Preparado por Julio C. Vargas M. Curso de Excel Básico 12/47

Estructura: Protege la estructura de un libro para que no se pueda borrar, mover, ocultar, mostrar o cambiar el

nombre de las hojas ni insertar hojas nuevas.

Ventana: Protege las ventanas de un libro para que no se puedas mover, cambiar de tamaño, ocultar, mostrar o

cerrar.

Por último puede poner una contraseña para que la pida en el momento de desproteger el libro en un futuro, para

finalizar pulse el botón Aceptar.

Hipervínculos

Un hipervínculo en Microsoft Excel tiene el mismo concepto que en las páginas web. Sirve para ir a otra parte del libro

o incluso, enviar email, abrir una página web o abrir cualquier otro tipo de archivo. De la misma forma también puede

hacer un hipervínculo en una celda, una imagen, gráfico o cualquier otro objeto que tenga en el libro.

La manera de hacer un hipervínculo a una celda, imagen o cualquier otro objeto es la misma, lo primero que se debe

de hacer es pulsar clic con el botón derecho en el objeto que se le aplicará el hipervínculo, luego seleccionar

Hipervínculo y aparecerá la ventana donde puede especificar las opciones del nuevo hipervínculo.

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Tipos de Hipervínculos:

Archivo o página web existente: Sirve para hacer el vínculo a una página web de las que haya visitado

previamente o también agregar la dirección de otra web.

Lugar de este documento: Aquí puede hacer un link a otra hoja de libro, incluso especificar la celda. La sintaxis

se puede poner en el campo que se llama texto: nombre de hoja!celda. Ejemplo para que se desplace a la celda G6

de la hoja 2, tendría que colocar: hoja2!G6.

Crear nuevo documento: Sirve para que crear un nuevo Documento de Office, incluso páginas web. Debe pulsar

en el botón Cambiar e indicar la ruta y nombre que tendrá el nuevo archivo.

Dirección de correo electrónico: Por último tiene la opción de hacer un hipervínculo a un correo electrónico. Lo

que debe incluir es la dirección de email del destinatario. Pero hay que tener en cuenta que esto solo funciona

cuando tiene instalado algún programa de correo electrónico, como por ejemplo el Outlook.

Creación de listas

Las listas son otra de las características de Excel que ayudan a hacer más fácil el trabajo. Una lista es una serie de

valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, ...), números pares (2, 4, 6, 8,

...), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, ...). Excel es capaz de identificar estas listas y también

permite añadir listas nuevas personalizadas.

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¿Cómo funcionan las listas de Excel?

Suponga que quiera que aparezcan todos los números enteros correlativos entre el 1 y el 25. Existen dos

posibilidades: una de ellas sería escribir los 25 números pacientemente (con el riesgo de equivocarse al teclear). La

segunda sería utilizar las listas:

En una hoja vacía de Excel sitúe el cursor en la celda A1

Escriba el número 1 y pulsa Enter

Escriba el número 2 y pulsa Enter

De esta forma, ya se tienen los dos primeros números de la lista (el 1 y el 2). Esto es lo único que necesita Excel para

continuar el listado él solo:

Sitúe el ratón justo encima del número 1

Pulse el botón izquierdo del ratón y no lo suelte

Sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrelo hacia abajo, hasta que llegue al número 2

Hecho lo anterior, habrá seleccionado las dos casillas, la que tiene el 1 y la que tiene el 2.

Ambas casillas aparecerán dentro de un recuadro. Fíjese que debajo de ese recuadro (abajo a la

derecha de la casilla A2) aparece un cuadrito de color negro. Sitúe el ratón justo encima de este

punto. Sabrá que está bien situado porque la cruz de color blanco del cursor del ratón cambia a

color negro. Una vez situado el ratón pulse el botón izquierdo y no lo suelte. Arrastre hacia abajo el ratón todas las

filas que quiera. Mientras más abajo lleve el ratón, más números aparecerán. Si todo está correcto, habrán aparecido

muchos números correlativos.

Pruebe ahora a realizar la misma operación como se muestra a continuación:

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Formato de Celdas

El formato de las celdas es la configuración que ésta tendrá, como tipo de fuente,

colores, bordes, tipo de datos, etc. Para acceder a este cuadro de Formato de Celdas

realiza un clic derecho en la(s) celda(s) que quiere cambiarle el formato y después

en el menú que aparece pulsa sobre Formato de Celdas....

Número: Esta Ficha permite darle una categoría a la celda, según el tipo de

datos que vaya a contener la celda, puede seleccionar un tipo de configuración

adecuado, por ejemplo si lo que quiere es colocar un monto de dinero, entonces

selecciona la Opción Moneda en el cuadro de Categoría y después en el cuadro Símbolo selecciona el formato que

más le convenga. Por otra parte, puede aplicar a la celda una característica de número en forma general, número,

moneda, contabilidad, fecha, hora, porcentaje, fracción, científica, texto, especial o personalizada, ofreciendo esta

última la posibilidad de escribir el código que regirá el formato del número contenido en la celda.

Alineación: Aquí puede manipular la posición de los

datos en la celda. Este cuadro se divide en tres zonas:

1. Alineación del texto: Sirve para centrar, justificar,

etc. horizontalmente y verticalmente.

2. Orientación: Donde podemos definir la inclinación

del texto en la celda.

3. Control del texto: La opción más común de estos

es "Combinar celdas" la cual nos sirve para fusionar

varias celdas a una sola. Las otras dos opciones

sirven para que el texto se distribuya bien en una

celda

Fuente: En este apartado puede manipular el tipo de

fuente, estilo, tamaño, color y otras cosas más, además podrá ver la vista previa de los cambios que realice.

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Preparado por Julio C. Vargas M. Curso de Excel Básico 16/47

Bordes y Tramas: En esta parte se especifican si se

desea que las celdas tengan una determinada línea de

borde o relleno, incluyendo la posibilidad de especificarle

el color:

Proteger: Microsoft Excel proporciona varias capas de

protección para controlar quién puede tener acceso a los

datos de sus libros y modificarlos. Las características de

Microsoft Excel relacionadas con las operaciones de ocultar

datos y proteger hojas de cálculo y libros mediante

contraseña no son mecanismos diseñados para proteger

datos o información confidencial en Excel. Puede utilizar

estas características para presentar la información de

manera más clara ocultando datos o fórmulas que puedan crear confusión en los usuarios. Estas características

también ayudan a impedir que otros usuarios realicen accidentalmente cambios en los datos.

Se puede impedir que los usuarios inserten, eliminen y den formato a columnas y filas, cambien el contenido de

celdas bloqueadas y muevan el cursor a celdas que estén bloqueadas o desbloqueadas.

De manera predeterminada, las celdas de una hoja de cálculo están bloqueadas. Antes de proteger una hoja de

cálculo, puede desbloquear las celdas en las que desea que los usuarios escriban y cambien datos, de dos formas.

Para desbloquear las celdas para todos los usuarios, puede utilizar la ficha Protección del cuadro de diálogo

Formato de celdas. Para desbloquear celdas para usuarios específicos, puede utilizar el cuadro de diálogo Permitir

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Preparado por Julio C. Vargas M. Curso de Excel Básico 17/47

que los usuarios modifiquen rangos. Los rangos que especifique en este cuadro de diálogo y para los que no asigne

una contraseña también se desbloquean para todos los usuarios. Las celdas que se dejan bloqueadas se protegerán

una vez que se proteja la hoja de cálculo.

Formato Condicional

Esta herramienta sirve para formatear las celdas,

según se cumplan ciertas condiciones. El formato

como ya ha visto, se compone del color de la fuente

y fondo, bordes, tipo de fuente, tamaño entre otros.

Por ejemplo si tiene una celda que muestra el saldo

de una cuenta corriente, puede aplicarle el formato

condicional a ésta para que cuando tenga un valor

negativo el valor se muestre en color rojo (o

cualquier otro color).

Para aplicar formato condicional primero selecciona

las celdas, luego selecciona la opción Formato

condicional en el menú Inicio, y luego Administrar

reglas, aparecerá la ventana de Formato condicional.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla.

Normalmente se quiere que se aplique el formato

únicamente a las celdas que contengan un valor,

aunque puedes escoger otro diferente.

En el marco Editar una descripción de regla

deberemos indicar las condiciones que debe cumplir

la celda y de qué forma se marcará.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda

podemos escoger entre varias opciones como pueden

ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

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Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el

que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra,

el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la

celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.

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Funciones

Las hojas de cálculo de Microsoft Excel permiten una gran cantidad de funciones divididas en categorías, las cuales

permiten hacer cálculos financieros, manejo de fechas y horas, realizar operaciones matemáticas y trigonométricas,

como también hacer estadísticas, realizar búsquedas de datos en las hojas, manejar bases de datos y por último

tratamiento de textos, funciones lógicas y obtener información de las celdas.

La forma de utilizar cada función puede variar mucho pero todas tienen unos elementos básicos y comunes, por esta

razón sólo se explicarán algunas de complejidad intermedia, ya que Microsoft Excel cuenta con más de 200 funciones.

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un

resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

Ejemplos de fórmulas usadas normalmente

Fórmulas condicionales comunes

Comprobar si un número es mayor o menor que

otro

Crear fórmulas condicionales utilizando la función

SI

Mostrar u ocultar los valores cero

Buscar valores en una lista

Fórmulas de fecha y hora comunes

Agregar fechas

Agregar horas

Calcular la diferencia entre dos fechas

Calcular la diferencia entre dos horas

Convertir horas

Contar los días antes de una fecha

Insertar fechas julianas

Insertar la fecha y la hora actuales en una celda

Mostrar fechas como el día de la semana

Fórmulas financieras comunes

Calcular un saldo acumulativo

Crear una tabla de multiplicación

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Operaciones matemáticas comunes

Agregar números

Calcular el promedio de números

Calcular la diferencia entre dos números como un

porcentaje

Calcular la mediana de un grupo de números

Calcular el número mayor o menor de un rango

Convertir medidas

Contar celdas que contengan números

Contar números mayores o menores que un

número

Dividir números

Ocultar los valores de error de una celda y los

indicadores de error

Incrementar o reducir un número en un

porcentaje

Multiplicar números

Elevar un número a una potencia

Redondear un número

Restar números

Operaciones con texto comunes

Cambiar de mayúsculas a minúsculas o viceversa

Comprobar si una celda contiene texto

Combinar nombres y apellidos

Combinar texto y números

Combinar texto con fechas u horas

Comparar el contenido de las celdas

Contar celdas que no están en blanco

Quitar caracteres del texto

Quitar espacios del principio y del final de una

celda

Repetir un carácter en una celda

Contar entradas únicas en una lista

Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones

Excel permite que en una función tenga varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que

identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.

SÍMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICA

/ DIVIDE

^ EXPONENCIACIÓN

& UNIÓN / CONCATENAR

= Comparación IGUAL QUE

> Comparación MAYOR QUE

< Comparación MENOR QUE

>= Comparación MAYOR IGUAL QUE

<= Comparación MENOR IGUAL QUE

<> Comparación DISTINTO

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Preparado por Julio C. Vargas M. Curso de Excel Básico 21/47

Precedencia de los operadores

Una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático

tiene unas ciertas reglas para saber qué operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el

correcto.

SIMBOLO DEL OPERADOR

OPERACIÓN QUE REALIZA PRECEDENCIA

^ EXPONENCIACIÓN 1

* MULTIPLICA 2

/ DIVIDE 2

+ SUMA 3

- RESTA 3

& UNIÓN / CONCATENAR 4

= Comparación IGUAL QUE 5

> Comparación MAYOR QUE 5

< Comparación MENOR QUE 5

>= Comparación MAYOR IGUAL QUE 5

<= Comparación MENOR IGUAL QUE 5

<> Comparación DISTINTO 5

Además de esta tabla de precedencias, la precedencia máxima, es decir la operación que antes se evalúa, es aquella

que va entre paréntesis.

Sintaxis básica

Todas las funciones empiezan con el signo igual seguido por el nombre de la función, finalmente están los parámetros

necesarios para dicha función en medio de paréntesis. Ejemplo:

=nombre_funcion(parámetros)

¿Cómo realizar una función?

Hay dos formas de crear una función:

La primera es la manual. Esta forma requiere el conocimiento previo de la sintaxis que se va a utilizar, consta de

posicionarse en la celda donde quiere crear la función y luego escribir la función manualmente empezando con el

signo igual, luego el nombre de la función que quiere utilizar y por último los parámetros que ésta requiere.

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Preparado por Julio C. Vargas M. Curso de Excel Básico 22/47

La otra forma es mucho más sencilla, utilizando el asistente para funciones, el cual se encuentra en el menú Insertar >

Función, directamente pulsando sobre en la barra de herramientas o sobre la barra de fórmulas:

Utilizando cualquiera de las formas anteriores, Excel proporcionará el siguiente cuadro de diálogo:

(Tenga en cuenta que esta ventana puede ser distinta de acuerdo a la versión de Excel)

En el cuadro de Categoría selecciona la que desee y luego en el cuadro de la izquierda busca la función Suma (tomada

como ejemplo). Hecho esto aparecerá otra ventana solicitando los datos necesarios para completar la operación:

En el caso de que quiera sumar una fila o una columna, deberá colocar en la celda Número1 el rango que comprende

dicha fila o columna. El rango se compone de la celda inicial y la celda final, por ejemplo si va a sumar una fila de

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celdas que empieza en la celda A9 y termina en D9, Excel lo representa "A9:D9" sin las comillas. Para representar el

rango hay dos formas:

Manualmente: Escribiendo el rango en la celda Número1 por ejemplo A9:D9.

Seleccionando: Es la forma más sencilla, haciendo clic en el icono que aparece al final de la celda, y luego

seleccionando las celdas que formarán el rango, luego se vuelve a presionar es mismo icono y verá que en la celda

Número1 estará el rango escrito que haya seleccionado:

Abajo de la ventana aparece el resultado de la suma. Finaliza haciendo clic en aceptar.

Función Si

Ésta es una función lógica, devuelve un valor determinado si la condición que coloca es verdadera o devuelve otro

valor si la condición es falsa, la estructura de los parámetros es diferente al de la función Suma, para empezar ejecute

Insertar > Función, en el cuadro de Categoría seleccionamos Lógicas y en el cuadro de la derecha selecciona la

función SI, aparecerá una ventana como la siguiente:

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Preparado por Julio C. Vargas M. Curso de Excel Básico 24/47

En la primera celda deberá colocar la condición que desea. La condición se compone de mínimo dos valores lo cuales

se comparan mediante signos de igualación, mayor que, menor que, etc. Para empezar hará una condición de solo dos

valores, los valores pueden ser explícitamente números o texto, pero también pueden ser celdas o el resultado de otra

función, la condición que aparece en la ventana siguiente significa "Si el valor de G2 es mayor a 50000", a

continuación deberá introducir el valor que desea que aparezca cuando esta condición sea verdadera “Su Ingreso es

mayor a 50000”, y en la tercera celda pondrá el valor que aparecerá cuando la condición sea falsa “Su Ingreso es

menor a 50000”.

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Función Buscarv

Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una

columna especificada en la tabla. La V de BUSCARV significa "Vertical".

Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor,

una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en: es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un

nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en

deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV

podría devolver un valor incorrecto.

Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción

Ascendente.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas: es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor

coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna

del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda

columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el

valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en,

BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado: es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si

se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna

coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV

encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.

Ejemplo:

En esta factura se observa la utilización de la función BUSCARV. Al ingresar el código del artículo, la información de los

campos Descripción y Precio unitario aparecen automáticamente, ya que éstos están en una base de datos ubicada en

otra hoja:

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Función Promedio, Max, Min, Moda, Mediana, Contar, Contar.si

Promedio =PROMEDIO(Número1;Número2;......)

Función que devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis

Máximo y Mínimo =MAX(Números) =MIN(Números)

Estas funciones devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de una lista de números.

Moda =MODA(Números)

Valor que más se repite en un rango

Mediana =MEDIANA(Números)

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Número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la

mediana y la otra mitad es menor.

Contar =CONTAR(Rango)

Cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista

Contar Si =CONTAR.SI(rango;criterio)

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Ejemplo:

Funciones Anidadas

Una función anidada consiste en que contiene otra función dentro de sí misma. En algunos casos, puede que deba

utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función

anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

Resultados válidos: Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor

que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función

anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error

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#¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento: Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo,

la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función

SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc. Ejemplo:

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Ordenación de Datos

Microsoft Excel también permite ordenar alfabéticamente un

conjunto de datos.

Para ordenar una columna basta con seleccionarla y pulsar en

Datos > Ordenar. Para ordenar toda la lista de forma correcta se

deben seleccionar todas las celdas empezando, en este ejemplo,

desde Nombre para que la lista quede ordenada con respecto a

este campo, después pulsamos en el menú Datos > Ordenar,

indicando que Excel ordene los datos con respecto a Nombre, en

forma ascendente y que el rango de datos incluye el encabezamiento.

Buscar y Reemplazar

A veces puede ser de gran utilidad buscar un dato de forma automática debido al tamaño

tan grande que tienen las hojas de cálculo y a la gran cantidad de datos que puede

contener. Para buscar un dato en la hoja de cálculo primero que todo se debe abrir dicha

hoja y pulsar en Inicio > Buscar y Seleccionar

En la celda buscar introduce la información que desea buscar, aquí se pueden utilizar

comodines. Por ejemplo el signo de interrogación (?) sirve para reemplazar un carácter y

el (*) para reemplazar una cadena de caracteres. Por ejemplo, ca?a encuentra "casa",

"caja", etc. y *este encuentra "sudeste", noreste".

En la parte inferior de la ventana se puede especificar el

orden en que se buscará la información que puede ser

con filas y columnas; también se puede especificar en

dónde se buscará la información, en las fórmulas de las

celdas, en los valores que éstas formulas devuelven o en

los comentarios. Si activa la casilla Coincidir mayúsculas

y minúsculas significa que se buscará exactamente como

lo hallas puesto en la celda de buscar, es decir es diferente casa que Casa.

Para empezar la búsqueda pulsamos en el botón Buscar y cuando se encuentre la primer celda que coincida dicha

celda se seleccionará y para continuar la búsqueda se presiona el botón Buscar siguiente.

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Reemplazar

Sirve para reemplazar la información. Por ejemplo, puede especificar que todas las celdas que tengan el número 5 se

reemplacen por un 10. Esta operación es similar a buscar con la única diferencia que hay que indicar el nuevo valor,

solo debe presionar el botón Reemplazar de la ventana Buscar, y aparecerá una ventana como la siguiente:

En la primera celda introduce el valor que se va a reemplazar y en la segunda celda el nuevo valor. Luego presiona el

botón Reemplazar para reemplazar el primer valor que coincida con la búsqueda o Reemplazar todas para reemplazar

todas las coincidencias de la hoja.

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Autofiltros

Los autofiltros sirven para filtrar grandes cantidades de información de una forma rápida y fácil, también está el filtro

avanzado que tiene más opciones.

Insertar el Autofiltro: Para ello se realiza clic en el menú Datos > Filtro. El autofiltro automáticamente inserta unas

flechas sobre los datos de manera que puedas seleccionar la información que quiera ver.

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Tablas Dinámicas

Qué es una Tabla Dinámica

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y

compara rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar las

filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de

origen, y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.

Comprende una serie de datos agrupados en forma de resumen

que asocian aspectos concretos de una información global. Es decir

con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base

de Datos, utilizándose para promediar o totalizar datos. Debe ser

muy importante la cantidad de información a manejar para que el

uso de la tabla dinámica se justifique. Para su utilización, se debe

recurrir a Menú > Insertar > Tabla dinámica:

Partiendo de una base de datos, tomando como ejemplo la circulación de vehículos a través de una estación de peaje,

se tratará de aplicar sobre ella el principio de ordenamiento a través de la herramienta de Excel, Tablas Dinámicas.

Creación de una Tabla Dinámica

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de

compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las

ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también

podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un

gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se

encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

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En nuestro caso indicamos que

vamos a seleccionar los datos de un

rango de celdas y que queremos

ubicarla en una hoja de cálculo

nueva. Seleccionar todas las celdas

que vayan a participar, incluyendo

las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir. Se

abrirá un nuevo panel en la derecha

de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

Una fila para cada una de los códigos de la tabla.

Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada código en cada Mes.

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Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del

panel.

En este ejemplo se debe arrastrar el campo CÓDIGO a , el campo MES a y

finalmente el campo PRECIO a la sección . Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado

obtenido:

Suma de PRECIO Rótulos de columna

Rótulos de fila Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total general 3080 56 56

3084 43 43

3085 45 56 101 3087 131 43 174

3096 34 50 35 119

3098 50 50 100

Total general 181 95 34 155 93 35 593

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos los códigos, en el

campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los precios. Con esta estructura

es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

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El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona

arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi

esfuerzos.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero

con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo

aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista

asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

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Creación de Gráficos

En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos. Esa representación visual puede

realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse

cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede.

Si se compara una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, se puede comprobar que esto es cierto: mirar

el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en los datos.

En el ejemplo siguiente cada apartado de gastos representa una serie de datos, (sueldos, alquiler, publicidad....). A los

datos que forman una serie de datos se les llama puntos de datos. Si una serie de datos consiste en seis cifras de

gastos para los meses de Enero a Junio, la serie tendrá seis puntos de datos.

Creación de un gráfico rápidamente

Crear un gráfico en Excel es un procedimiento sencillo y rápido. En primer lugar se seleccionan los datos que desee

representar en el gráfico y luego pulsa la tecla F11.

Tras un instante, Excel muestra una hoja nueva que contiene un gráfico de columnas, el cual representa los datos que

ha seleccionado en la hoja. A este gráfico automático que crea Excel con sólo pulsar una tecla se le denomina gráfico

básico.

Partes de un gráfico

Los gráficos están compuestos de diversas partes, las cuales se pueden modificar al gusto a partir del gráfico básico

que crea Excel. Por tanto, para poder manipular gráficos es imprescindible conocer cuáles son esas partes.

0

50

100

150

200

250

300

350

Enero Febrero Marzo Abril

Producto A

Producto B

Producto C

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Las partes de un gráfico son:

a. El gráfico en sí es la representación visual de los datos de la hoja de cálculo. Además, hay distintos tipos de

gráficos.

b. El título del gráfico es un texto que lo encabeza.

c. Una marca de datos es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en un gráfico de columnas,

las marcas de datos son las columnas; es decir, hay una columna por cada número representado.

d. Las líneas de división son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del gráfico y que sirven

para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos.

e. El texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el gráfico. El texto asignado está unido a un objeto

del gráfico, mientras que el texto no asignado es libre.

f. La leyenda es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos (habitualmente, mediante colores).

g. Los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico. Normalmente hay dos ejes (en

los gráficos tridimensionales hay tres): el eje de abscisas, eje x o eje de categorías, y el eje de ordenadas, eje y o

eje de valores. En el eje de abscisas se representan las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se

representan los valores de los datos.

h. Las marcas de graduación aparecen en los ejes y sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo.

i. El área de trazado es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.

j. Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.

Cómo seleccionar el rango para crear el gráfico

El primer paso para crear un gráfico consiste en seleccionar los datos que se quieren representar. Además, no sólo hay

que seleccionar datos numéricos sino también texto, ya que Excel sabe cómo ubicar ese texto en el gráfico

(generalmente). Excel considera que determinados datos del rango que seleccione van a representar determinados

rótulos en el gráfico. De esto puede deducir que la forma resultante del gráfico dependerá mucho de cómo se

seleccionen los datos.

Para que Excel muestre los datos tal y como se desea, se debe seleccionar el rango teniendo en cuenta lo siguiente:

a. Las celdas de la columna que esté a la izquierda de los datos que selecciones deberán contener texto. Esas celdas

se convertirán en los rótulos del eje de categorías.

b. Las celdas de la fila superior del rango que selecciones también deberán contener texto. Esas celdas se convertirán

en los rótulos de las series de datos en la leyenda del gráfico.

c. El resto de la selección deberán ser los datos numéricos,

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Creación de un segundo gráfico

Puede crear tantos gráficos como quieras a partir de una sola hoja de cálculo. Para ello sólo tiene que seleccionar los

nuevos datos (o los mismos que antes) que quiera representar y volver a pulsar F11. Excel colocará cada gráfico que

crea en una hoja de gráficos independiente.

La relación entre los datos y el gráfico

Cuando se crea un gráfico, Excel vincula automáticamente los datos de la hoja de cálculo y el gráfico que se ha creado.

Esto significa que si cambia los datos en la hoja de cálculo (ya sean valores o rótulos), esos cambios se reflejarán

automáticamente en el gráfico.

Incrustar un gráfico

Hasta ahora ha trabajado con gráficos que aparecen en hojas de cálculo independientes. Pero puede ocurrir que en

determinadas ocasiones se necesite que el gráfico aparezca en la misma hoja de cálculo en la que estén los datos que

lo originaron.

Excel permite que los gráficos aparezcan no solo en las hojas de gráficos, sino también en las hojas de cálculo, para lo

cual es necesario incrustarlos. Por tanto, Incrustar un gráfico no es más que crear un gráfico en la propia hoja de

cálculo, en lugar de hacerlo en una hoja de gráficos independiente.

Para crear un gráfico incrustado debes pasar a la hoja de cálculo que contenga los datos que quiera representar en el

gráfico y, a continuación seguir estos pasos:

Seleccione el rango de datos de la misma manera que has hecho hasta ahora.

Ejecuta el comando Insertar > Gráfico.

Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 1 de 4. Haz clic en Terminar para dar por

buenas todas las opciones por omisión que ofrece el Asistente.

El gráfico aparecerá incrustado en la hoja de cálculo.

Cambiar el tamaño y la posición de un gráfico incrustado

Es probable que cuando genere un gráfico incrustado, éste no aparezca ni con el tamaño ni en la posición idónea

dentro de la hoja. Por ello, para cambiar el tamaño de un gráfico incrustado, en primer lugar debe seleccionarlo

haciendo clic sobre él. Cuando el gráfico esté seleccionado, aparecerán los cuadros de selección a su alrededor. Apunte

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con el ratón a uno de los cuadros de selección, haga clic manteniendo pulsado el botón del ratón y arrástralo para

cambiar el tamaño del gráfico. Cuando esté satisfecho con el tamaño del gráfico, suelte el botón del ratón.

Cambiar la posición del gráfico en la hoja de cálculo sigue un procedimiento idéntico, sólo que, en lugar de arrastrar

uno de los cuadros de selección del gráfico incrustado, debe arrastrar el propio gráfico. Para ello apunte el interior del

gráfico, luego clic y arrastre el gráfico a su nueva posición. Por último suelte el botón del ratón.

Impresión del gráfico

Imprimir un gráfico es similar a imprimir una hoja de cálculo. En primer lugar es conveniente que se realice una

presentación preliminar del gráfico para ver el aspecto que tendrá una vez impreso. Allí puede hacer clic en el botón

Configurar para pasar al cuadro de diálogo Preparar página.

Ajuste la página y seleccione las opciones de impresión que desee y luego clic en Aceptar. Cuando esté de nuevo en la

pantalla de la Presentación preliminar, puede imprimir el gráfico como cualquier hoja de cálculo: clic en el botón

Imprimir y luego en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Imprimir.

Tipos y subtipos de gráficos

Hasta ahora sólo ha visto un tipo de gráfico: el gráfico de columnas. Sin embargo, Excel dispone de muchos más tipos

de gráficos. Cada tipo de gráfico se diferencia de los demás por la clase de marcas de datos que utiliza. Por ejemplo, el

gráfico de columnas utiliza columnas como marcas de datos; el de líneas, utiliza líneas; etc.

El motivo de que haya tantos tipos de gráficos diferentes en Excel no es solamente estético. Cada uno de los tipos de

gráficos está especialmente indicado para representar los datos de una manera distinta. Si quiere obtener la máxima

eficacia al crear gráficos debe tener esto muy en cuenta.

Además de todos los tipos de gráficos, Excel dispone de varios subtipos para cada tipo. Un subtipo de gráfico es una

variación del tipo. Cada subtipo puede ser muy diferente de los demás (o muy parecido a otros), pero todos los

subtipos de un tipo siempre mantendrán en común el tipo de marca de datos que se utilice. Por ejemplo, el tipo de

gráfico de áreas tiene seis subtipos distintos. Algunos son casi iguales y otros son completamente distintos, pero todos

utilizan áreas para representar los datos.

Cambiar el tipo de gráfico

Para cambiar el tipo primero debes seleccionar el gráfico que quieres modificar haciendo clic sobre él. Luego ejecuta el

comando “Cambiar tipo de gráfico” situado a la izquierda del menú “Diseño”:

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A la izquierda de este cuadro de diálogo puede ver

la lista Tipo de gráfico. En esa lista puede

seleccionar el tipo de gráfico que quiera usar. En la

parte derecha del cuadro de diálogo se muestran

los subtipos disponibles del tipo seleccionado

(también puede haber algunas casillas en blanco).

Para cambiar el tipo y el subtipo del gráfico sólo

tiene que seleccionar las opciones que prefiera en

este cuadro de diálogo. Cuando lo haya hecho,

haga clic en Aceptar.

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Impresión

Para un desempeño ordenado en el transcurso de la elaboración de una hoja de cálculo que se quiera imprimir, es

recomendable iniciar el trabajo configurando la página. Sin embargo, esta operación puede realizarse una vez

finalizada la hoja y antes de imprimir.

Configurar página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las

páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, ...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clic en el botón

Configurar página...

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho cuadro consta de 4 fichas.

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La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el

tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u

horizontal. (En la impresora se colocará el papel

siempre de la misma forma). En el recuadro

Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la

salida a impresora venga determinada por un

factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien

ajustando automáticamente la hoja en un número

de páginas específico (una página de ancho por 1

de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Observa como en la parte derecha disponemos

de un botón para ir a opciones específicas de la

impresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los márgenes superior, inferior,

derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

En esta ficha podrás modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir.

Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel

queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas

tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo

realizará automáticamente activando las casillas

Horizontalmente y/o Verticalmente

respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de páginas

se utiliza la ficha Encabezado y pie de página.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en

nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún

encabezado ni ningún pie de página asignado a

nuestra hoja de cálculo. En estos recuadros

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aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.

En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la

flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar.

Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay ninguno.

Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar.

Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...

Vista preliminar

A veces resulta un poco complicado imprimir correctamente en Microsoft Excel, debido al gran tamaño de sus hojas,

si se tienen numerosas celdas cargadas de información. La aplicación por defecto define un área de impresión de

tamaño Carta (depende de la configuración de Excel), pero muchas veces resultará que este tamaño no muestre

realmente todo lo que queremos imprimir.

Para ver una simulación de cómo quedaría la

impresión podemos ir a Botón de office >

Imprimir > Vista preliminar, o la herramienta

Vista preliminar en la barra de acceso rápido.

Si en la vista preliminar ve todo lo que queremos imprimir no tendrá la necesidad de establecer un área de impresión,

pero si el contenido no está

correctamente dentro de la hoja, queda la opción de

definir su propia área de impresión.

Establecer el Área de Impresión

Esto se consigue seleccionando las celdas que

desee imprimir y luego va a Diseño de página > Área

de impresión > Establecer área de impresión:

Luego vuelva a la vista preliminar para visualizar si el área de impresión se imprimirá correctamente.

Impresión

Una vez configurada el área de impresión y satisfechos con la vista preliminar, se procede a imprimir el

documento en Botón de Inicio > Imprimir > Imprimir

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Es posible que necesite especificar la impresora desde la cual

desea imprimir, para ello seleccione en la lista desplegable

Nombre la impresora local o de red disponible. En

Propiedades puede configurar si desea que la impresión se

realice en modo óptimo, normal o borrador (draft), al

igual que otras características propias de los modelos de las

impresoras y los drivers instalados.

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Trucos de Excel

Insertar Fecha y Hora: Para insertar la fecha o la hora en una celda use estas combinaciones de teclas:

Hora: Ctrl + :

Fecha: Ctrl + ;

Repetir la última acción: La tecla F4 almacena la última orden o formato aplicado. Por ejemplo, escriba un texto o

un número en dos celdas y, luego, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas.

De inmediato, active la segunda celda y pulse F4: automáticamente esta celda también adopta el formato negrita.

Ahora presione la tecla Supr (Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda. Luego, active la restante y

presione F4; también ésta queda en blanco.

Insertar un comentario en una celda: Excel permite agregar comentarios en cada celda. Para ello, podemos pulsar

simultáneamente “Mayús” y “F2” dentro de la celda deseada y aparecerá el comentario para que lo editemos.

Menú Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es ninguno de los que se encuentran en la barra

de herramientas, nos queda la posibilidad de entrar en el submenú “Formato de Celdas” presionando simultáneamente

“CTRL” y “1”

Más de una línea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de una celda tenga más de un renglón. Para

ello, escribimos los datos que deseemos y pulsamos “ALT” e “INTRO”, lo que hará que el cursor se desplace a una

nueva línea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificará para permitir visualizar todo el texto de la celda.

Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y tiene seleccionados algunos caracteres

o números, al pulsar la tecla “Supr” se borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas “CTRL” y “Supr” cuando no

hay caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de la

línea.

Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas, muy grandes o con celdas muy pequeñas es

difícil seleccionar un conjunto de ellas “arrastrando” con el mouse. Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y

pulsar la tecla MAYUS y luego al seleccionar la última celda, se seleccionará todo el rango comprendido en ese

rectángulo imaginario.

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Números fraccionarios: Introducir números fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso, debido a que el carácter

“/” se utiliza para la introducción de fechas. Si se ingresa por ejemplo 12/3, Excel lo interpreta como una fecha y lo

formatea en consecuencia (12-Mar). Para hacerle saber que se trata de una fracción debemos cargar el número así: 0

2/5. En pantalla se verá 2/5, mientras que internamente el programa almacena 0,4. Proceda igual con valores como 6

3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria.

Auto completar más rápido: Cargar datos repetitivos en Excel con la función “Autocompletar” activada es un método

bastante veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarla aún más. Si está cargando una lista de

valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) utilice la combinación de teclas “Alt”+”Flecha abajo”. Esto

despliega un menú con los valores incorporados previamente (arriba). Seleccione el que corresponda y aparecerá

escrito en la celda siguiente.

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Preparado por Julio C. Vargas M. Curso de Excel 47/47

Referencias Electrónicas

http://trucosexcel.blogspot.com/

http://www.excelavanzado.com/

http://www.aulaclic.es/excel2007/index.htm

http://www.neoteo.com/30-trucos-para-microsoft-excel.neo