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MC-SG-03

MANUAL DE CONTROL Y SEGURIDAD

NORMA BASC Y ESTANDARES DE SEGURIDAD ZONA FRANCA

Elaborado por: Alvaro Jose Peña Sanchez Coordinador de Sistemas de Gestión

Fecha: 13-05-2016

Firma:

Revisado por: Mario Alberto Valenzuela Plata Jefe de Atención al Usuario y Seguridad

Fecha: 20-05-2016

Firma:

Aprobado por: Jhoana Herazo Velaides Subgerente de Desarrollo Organizacional

Fecha: 20-05-2016

Firma:

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MANUAL DE CONTROL Y SEGURIDAD NORMA BASC Y ESTANDARES DE

SEGURIDAD ZONA FRANCA VERSIÓN

PROCESO SISTEMAS DE GESTIÓN

CODIGO MC-SG-03

VERSIÓN: 12 VIGENCIA: 20-MAY-16 Página 2 de 19

Tabla de contenido 0. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3 1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A. ............................. 4 1.1 ESTUDIO LEGAL .......................................................................................................................... 4

1.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA ........................................................................................................ 5 1.3 USUARIOS ..................................................................................................................................... 5 2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y SEGURIDAD

BASC ............................................................................................................................................... 6

2.1 EXCLUSIONES .............................................................................................................................. 6 3. POLITICA Y OBJETIVOS DE SEGURIDAD .............................................................................. 7

3.1 POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD ................................................................................ 7 3.2 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD ......................... 7

3.2.1 Objetivos Generales ......................................................................................................................... 7 3.2.2 Objetivos Específicos ...................................................................................................................... 7

4. GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD ....................................................... 8 4.1 DIRECTRICES GENERALES DEL MANUAL ............................................................................ 8 4.2 DIRECTRICES ESPECIFICAS ...................................................................................................... 8

4.3 REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÌNDOLE ......................................................................... 8 4.4 CONTROL DOCUMENTAL ......................................................................................................... 8

4.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................................................... 9 4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y

SEGURIDAD .................................................................................................................................. 9

4.7 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ........................................................................................... 9

5. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD ......... 10

5.1 ASOCIADOS DE NEGOCIO ....................................................................................................... 10 5.2 CONTROL DE ACCESO FÍSICO................................................................................................ 10 5.3 SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO .......... 11

5.4 SEGURIDAD FÍSICA .................................................................................................................. 12 5.5 SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN .......................................... 14 5.6 ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIACIÓN DE AMENAZAS. ................. 14 5.7 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS .......................................................................................... 15 6. ALIANZAS ESTRATÉGICAS DE SEGURIDAD ...................................................................... 18

7. DOCUMENTOS REFERENCIADOS .......................................................................................... 18

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0. INTRODUCCIÓN La Zona Franca de Bogotá S.A., es una sociedad 100% privada, cuyo objeto social es el de promover, dirigir y administrar una o varias zonas francas. Obtuvo su permiso para operar la Zona Franca de Bogotá mediante la resolución No. 934 de septiembre de 1993, inició operaciones en noviembre de 1996 y su inauguración oficial fue el 15 de marzo de 1997. Dentro de las empresas que se encuentran calificadas en el parque estan usuarios comerciales, usuarios industriales de bienes, de servicios, y usuarios industriales de bienes y servicios. . El servicio prestado por la Zona Franca de Bogotá S.A, en desarrollo de una función pública por delegación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, consiste por un lado en controlar que todos los bienes, personas y vehículos que ingresan y salen de la zona franca estén debidamente autorizados dentro de lo establecido en las normas aduaneras, del régimen franco y las propias nuestras como usuarios operadores del parque industrial. Adicionalmente en desarrollo de la delegación del Ministerio, en promover el Comercio Exterior Colombiano, mediante la aplicación del régimen franco, y administrar todo lo relacionado con el mantenimiento adecuado de la infraestructura de la zona franca y los servicios complementarios (véase numeral 5.7 del presente manual), en beneficio de la competitividad de nuestros usuarios. La Zona Franca de Bogotá S.A. tiene la capacidad legal para actuar como Usuario Operador de una o de varias zonas francas. Igualmente, se ha destacado como organización modelo para la formación académica y empresarial por su alto nivel de calidad y seguridad en sus procedimientos. Permanentemente recibimos vistas y capacitamos a instituciones de educación superior y universitaria, asociaciones y gremios sectoriales (DIAN, POLFA, Universidades como la San Mateo, SENA, Incap, UPTC y Universidad Amazonía entre otros).

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1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A.

1.1 ESTUDIO LEGAL En 1991 mediante la Ley 7 y el Decreto 2131 del mismo año, el gobierno nacional autoriza la creación de zonas francas privadas o mixtas. La Ley define a la Zona Franca como un área geográfica perfectamente delimitada, en la cual el Estado autoriza la aplicación de un régimen normativo especial diferente al resto del país. Se benefician del principio de extraterritorialidad y gozan de exenciones tributarias y administrativas, debido a que se consideran fuera del territorio nacional para efectos de los tributos aduaneros. Así la Zona Franca de Bogotá es constituida como una sociedad de naturaleza comercial mediante escritura pública No 0240 de la Notaria 35 de Bogotá D.C del 27 de enero de 1993, bajo la denominación social de Desarrolladora La Arboleda S.A.. Por escritura pública número 4219 de notaria 5 de Bogotá D.C del 20 de noviembre de 1998, la sociedad cambió su denominación social por el de Zona Franca de Bogotá S.A. identificada internacionalmente como Free Zone of Bogotá. En el mes de enero del 2007, se escindió la sociedad ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A FREE ZONE OF BOGOTÁ, persona jurídica que ostenta la calidad de usuario operador de la Zona franca industrial de bienes y de servicio de bogota. Este procedimiento de escisión fue llevado a cabo conforme a la ley y con autorización de la Superintendencia de Sociedades. La escisión de la sociedad ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. fue bajo la modalidad de escisión parcial para creación, en la cual ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A. actúa como sociedad escindente y la sociedad Desarrolladora de Zonas Francas S.A. lo hace como sociedad beneficiaria, preexistente pero cambiando su denominación social por la de PROYECTOS E INVERSIONES ZF S.A. y como sociedad beneficiaria, actúa una nueva sociedad que se constituyó bajo la denominación de ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A. En el mes de diciembre de 2007, quedó inscrita la fusión entre PROYECTOS E INVERSIONES ZF S.A. (absorbente) y ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A. (esta última absorbida). La sociedad ZONA FRANCA DE BOGOTÁ S.A. (antes Proyectos e Inversiones ZF S.A.) identificada con NIT 800.185.347-6, persona jurídica ostentará las calidades de Usuario Operador de la Zona Franca Industrial de Bienes y Servicios de Bogotá. La Zona Franca de Bogotá fue delegada por el ministerio de Comercio Exterior para Operar y Administrar de acuerdo a la Resolución 0934 de 6 de Agosto de 1.993 Mediante escritura pública No. 4114 de la Notaria 34 de Bogotá D.C, del 23 de diciembre del 2008 e inscripción de la Cámara de Comercio de Bogotá, se protocolizó la escisión de la Zona Franca Bogotá S.A. dicha sociedad, como escindente, dividió su patrimonio en dos porciones, una conformada por los elementos atinentes a la actividad de usuario operador de Zonas Francas y la otra, atinente a la

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actividad inmobiliaria, la primera de las cuales continúa en cabeza suya y la segunda se traslada a Desarrolladora de Zonas Francas como sociedad beneficiaria. Igualmente, la copropiedad Zona Franca de Bogotá Propiedad Horizontal, cuenta con un contrato de prestación de servicios de seguridad, Empresa que posee las licencias para operar por parte de la superintendencia de vigilancia y seguridad privada y demás que la Ley exige.

1.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA La Zona Franca de Bogotá S.A. está ubicada en la Carrera 106 No. 15ª -25 de la ciudad de Bogotá. La Zona Franca de Bogotá se ha distinguido desde su fundación por su alto grado de desarrollo que beneficia directamente a todos sus usuarios y comunidad aledaña.

1.3 USUARIOS Dentro de la Zona Franca existen usuarios calificados de acuerdo a su actividad: - Usuario Operador - Usuario Industrial de bienes - Usuario Industrial de servicios - Usuario Comercial

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2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y SEGURIDAD BASC

El presente manual establece el cumplimiento estricto de las normas generales y procedimientos específicos aplicables a la alta gerencia y los funcionarios de la Zona Franca responsables de su aplicación, como también por parte de los clientes, visitantes, transportadores y demás partes interesadas en acceder a los servicios del parque industrial, en concordancia con la obligación de aplicación de todas las normas legales inherentes a la actividad de usuario operador regulada por las normas de comercio exterior colombianas, y por las normas y estándares internacionales BASC y las establecidas en el presente manual.

2.1 EXCLUSIONES La Zona Franca de Bogotá S.A excluye dentro de su Sistema de Gestión de Control y Seguridad el estándar 1.2 de la norma de seguridad – Zona Franca - “Punto de Origen y Destino”, ya que la responsabilidad de la Zona Franca inicia apartir de la autorización de ingreso de la mercancía a la Zona Franca y finaliza con la salida de la misma área declarada como Zona Franca. La responsabilidad de la carga fuera de las instalaciones de Zona Franca corresponde al transportador, declarante o al mismo importador de acuerdo a la operación aprobada por las autoridades competentes. Excluye todo el numeral 2 de los estándares de seguridad – Zona Franca “Seguridad del contenedor y de la carga” porque dentro de las funciones que como Usuario Operador tiene Zona Franca de Bogotá no está el almacenamiento, transporte, logística, ni manipulación de carga. Zona Franca de Bogotá se rige por la Ley 1004 artículo 3, inciso 2 que establece que “el usuario operador es la persona jurídica autorizada para dirigir, administrar, supervisar, promocionar y desarrollar una o varias zonas francas, así como para calificar a sus usuarios”. Se excluye todo el numeral 5.3 de los estándares de seguridad – Zona Franca “Recepción y Despacho de Carga” debido a que aunque la Zona Franca de Bogotá S.A. fue delegada por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, como Usuario Operador, para controlar los inventarios de mercancía (ingreso y salida) no recibe ni despacha la mercancía, ejerce control de la misma a través del Programa Integral de Control Informático para Zonas Francas (PICIZ).

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3. POLITICA Y OBJETIVOS DE SEGURIDAD

3.1 POLÍTICA DE CONTROL Y SEGURIDAD La Zona Franca de Bogotá S.A., opera y administra Zonas Francas. Presta servicios confiables y oportunos,mediante el mejoramiento continuo, enmarcados dentro de los estándares nacionales e internacionales que regulan el comercio exterior; previene el lavado de activos y cumple las normas y políticas antidrogas, de acuerdo con los lineamientos del programa BASC Business Aliance For Secure Commerce (Alianza Empresarial para un Comercio Seguro).

3.2 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD

3.2.1 Objetivos Generales Mantener óptimas condiciones de seguridad mediante la implementación de acciones y procedimientos dirigidos a detectar, neutralizar y contrarrestar los riesgos y amenazas que se deriven de la operación y administración de la Zona Franca de Bogotá.

3.2.2 Objetivos Específicos Asegurar el cumplimiento de las normas del régimen franco. Identificar y administrar los riesgos y amenazas que puedan afectar el normal funcionamiento de la

Zona Franca de Bogotá, en el perímetro, accesos, salidas y áreas comunes, para la seguridad de las personas y bienes de la Zona Franca.

Optimizar la seguridad perimetral del parque industrial, con el fin de impedir movimientos de

personas o de objetos a través de las mallas y barreras perimetrales y la ejecución de acciones irregulares o delictivas

Ejercer un control eficaz del personal que ingresa y sale de la Zona Franca de Bogotá

peatonalmente o con vehículo, con el fin de impedir acciones irregulares o que afecten las normas internas de la Compañía, y garantizar que se cumpla la política y el procedimiento de carnetización.

Hacer efectivo el cumplimiento de las normas que regulan la convivencia pacífica y armónica en el

parque industrial.

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4. GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD

Los responsables de asegurar que el Sistema de Gestión en Control y seguridad se implementen, mantengan y mejoren continuamente, son la Subgerente de Desarrollo Organzacional y el Jefe de de Atenciòn al Usuario y Seguridad por designación de la alta Dirección.

4.1 DIRECTRICES GENERALES DEL MANUAL Asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de control y seguridad de las operaciones de comercio exterior de las empresas instaladas en la zona franca, así como de los procedimientos relacionados con la seguridad Integral de la Zona Franca de Bogotá, evitando que se realicen actividades ilícitas relacionadas con la violación de las normas de comercio exterior y aduaneras, contaminación de productos o servicios por narcóticos, contrabando, tráfico de armas, municiones y explosivos, y actividades de lavado de activos.

4.2 DIRECTRICES ESPECIFICAS El interés de la organización por mantener prácticas seguras en cada una de las actividades que conforman los procedimientos de operación y administración, en consonancia con las Políticas Corporativas en esta materia, están enfocadas a asegurar el cumplimiento de las normas del régimen franco, normas del régimen aduanero y en general del comercio exterior colombiano según las siguientes directrices. Controlar adecuadamente el ingreso y salida peatonal de la zona franca. Controlar adecuadamente el ingreso y salida de vehículos de la zona franca. Controlar adecuadamente el ingreso y salida de mercancías de la zona franca. Asegurar adecuadamente el perímetro de la zona franca. Controlar adecuadamente la selección de Usuarios calificados dentro de la Zona Franca y a los

proveedores de servicios relacionados con los temas objeto del presente manual.

4.3 REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÌNDOLE La organización establece un listado de requisitos legales que le son aplicables a la empresa para su operación. Véase FO-SG-04 “Listado Requisitos Legales”.

4.4 CONTROL DOCUMENTAL Todas las disposiciones para el control de los documentos exigidos para la implementación del Sistema de Control y Seguridad están descritas en el procedimiento de Control de Documentos y registros establecido para tal fin.

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Zona Franca de Bogotá S.A. ha establecido un Sistema de Gestión de Control y Seguridad fundamentado en procesos controlados que interactúan como lo evidencia la red de procesos (Vease anexo). Este se divide en tres grandes bloques: - Procesos Gerenciales.

- Procesos de Sevicio. - Procesos de Centro de Servicios Corporativos - Procesos de Control y Mejora

Caracterización de procesos. Para brindar una descripción detallada de cada proceso que hacen parte de estos cuatro grandes bloques, utilizamos la tabla de “caracterizaciones de procesos del SGCS” que nos facilitan su comprensión, en cada una de ellas se indica: El nombre del proceso, el responsable, el propósito u objetivo, la autoridad, las entradas y salidas, los documentos asociados, las actividades y los requisitos a cumplir. Asi mismo, se cuenta con la tabla de “control y seguimiento de indicadores de Gestión BASC” que están alineados con respecto al objetivo general y los objetivos específicos del Sistema de Control y seguridad.

4.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Dentro del Sistema de Gestión de Control y seguridad de Zona Franca Bogotá, se han definido líneas de autoridad por direcciones, que establecen la dependencia y conductos regulares de comunicación entre los diferentes departamentos, como lo muestra el organigrama de la empresa. Las responsabilidades aplicables a todo el personal se encuentran estipuladas en los perfiles y descripciones de cargo.

4.6 MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD

Las revisiones del sistema y el cumplimiento de las metas corporativas se realizan verificando los diferentes indicadores de gestión, cumplimiento de los procedimientos a la vez que el análisis de estos resultados permiten planificar las acciones para alcanzar de una forma metodológica los objetivos de control y seguridad de la Zona Franca y evidencian el cumplimiento de la política de control y seguridad. La Zona Franca de Bogotá S.A cuenta con procedimientos documentados para auditorias internas, acciones preventivas y correctivas, así como documentos para la gestión del riesgo

4.7 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Es política de Zona Franca de Bogota S.A garantizar la funcionalidad y cumplimiento del Sistema de Gestión y Control Calidad y Seguridad, de acuerdo al cumplimiento de los estándares de seguridad –Zona Franca -, por lo cual la alta dirección realiza una revisión anual, dejando constancias en las “Actas de Revisión por la Dirección”

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5. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD

La Zona Franca de Bogotá S.A cuenta con un sistema eficaz para la Gestión de control y seguridad, que incluye el cumplimiento de los requisitos y estándares Basc versión 4:2012 establecidos para Zona Franca La empresa de Seguridad contratada por Zona Franca de Bogotá esta debidamente autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para prestar el servicio de vigilancia en las modalidades de fija y móvil con armas, y el uso de uniformes y distintivos aprobados igualmente mediante resolución de esa entidad. Zona Franca de Bogotá cuenta con un Sistema de Seguridad Electrónica, compuesto por subsistemas de circuito cerrado de televisión, detectores de movimientos, central de alarmas, software especializado de seguridad y carnetización electrónica, molinetes y talanqueras operadas por carnés de aproximación,lectores de código de barras en 2D con el fin de realizar la verificación de autorización de ingreso como visitantes; y mantener la seguridad en las diferentes áreas. La seguridad de la empresa es liderada por una persona con la experiencia e idoneidad requerida, quien tiene funciones establecidas en los perfiles de la organización.

5.1 ASOCIADOS DE NEGOCIO La Zona Franca de Bogotá cuenta con procedimientos establecidos para la selección de sus asociados de negocio, así con procedimientos para garantizar el cumplimiento de los requisitos de criterios de seguridad, solidez financiera, existencia legal, capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales y para identificar y solucionar deficiencias de seguridad. Calificación de Usuarios Compras Administrativas Selección y Evaluación de Proveedores Estos procedimientos se encuentran disponibles en la Zonanet de la Zona Franca de Bogotá.

5.2 CONTROL DE ACCESO FÍSICO

a. Identificación de los empleados

En las entradas, se ha dispuesto para los empleados un sistema de identificación por carnés magnéticos de proximidad que validan su ingreso o salida peatonal a través de molinetes y si ingresan o salen por automóvil un sistema de talanqueras accionadas mediante tajetas de proximidad.. Estos equipos se complementan con el sistema de Circuito Cerrado de TV, (CCTV)

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La Zona Franca de Bogotá lleva control sistematizado para la entrega y devolución de carnés, el cual se logra con la activación o desactivación del mismo en el Sistema. b. Identificación de los visitantes

Los visitantes que pretendan ingresar a la Zona Franca pueden acceder al parque de la siguiente manera, previa autorización en el sistema PICIZ;Presentando para su ingreso en la las talanqueras o molinetes su cedula de ciudadanía con el fin de realizar su validación con el lector de código de barras en 2D si se encuentra autorizado para su ingreso; en caso de no contar con cedula la cedula de ciudadanía, deberá presentar en los puntos de información un documento valido de identidad. En caso de perdida de documento deberá presentar el certificado de perdida del mismo. c. Inspección de vehículos particulares El ingreso de personal, de funcionarios y visitantes en automóviles se hace por cualquiera de las dos porterías (Avenida Centenario o Carrera 106) de la Zona Franca y es automatizado, mediante la utilización de lectoras, carnés de proximidad y el software INET SEVEN. Por lo tanto todo el personal que ingresa en vehículo, debe portar carné o documento de identidad. Las personas no pueden ingresar o sacar de la Zona Franca ningún tipo de mercancías o elementos diferentes a los de sus accesorios personales, sin ser autorizados por el departamento de Operaciones del Usuario Operador Zona Franca de Bogotá S.A., o del Area de Seguridad cuanto se trate de otros elementos. Para la salida de personal, de funcionarios y visitantes en automóviles esta se realiza únicamente por la Avenida Centenario. Para garantizar lo anterior, todo vehículo es revisado al momento de ingresar y salir de la Zona Franca, por el personal seguridad o auxiliar de atención al usuario. d. Personal de seguridad La empresa tiene un contrato de prestación de servicios de seguridad privada, la cual cuenta con las licencias exigidas por la Ley y acreditada ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. La organización cuenta con el Departamento de Atenciòn al Usuario contratado directamente por la empresa. Asi mismo cada unidad privada (o empresa ubicada dentro de la Copropiedad) tiene sus propios sistemas de seguridad.

5.3 SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO La Zona Franca de Bogotá cuenta y da cumplimiento con los procesos para la preselección – selección, contratación, capacitación y seguimiento de acuerdo con la criticidad del cargo del personal necesario para la operación de la Empresa, así mismo, ha establecido procedimientos que deben ser realizados por quienes se desvinculan de la organización.

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Selección Capacitación Perfiles de Cargo Cuadro de Cargos Críticos para el Sistema de Seguridad Formatos de Visitas Domiciliarias Circulares de personal desvinculado

5.4 SEGURIDAD FÍSICA

a. Seguridad del perimetro En el perímetro de la Zona Franca de Bogotá se encuentra un corredor de seguridad de aproximadamente 3 metros de ancho, limitado en la mayor parte de su longitud, por mallas eslabonadas de 2,50 metros de altura. En el área del límite de la Zona Franca con el barrio Moravia y el área de los talleres y la sub-estación eléctrica, el cerramiento está construido con un muro de ladrillo de 3,00 mts de altura. La Zona Franca de Bogotá cuenta con dos porterías, una principal ubicada en la carrera 106 No.15 A -25 y una auxiliar ubicada en la Avenida Centenario con la carrera 110. Todo el perímetro está vigilado por cámaras de seguridad. b. Puertas Como se expresó en el numeral anterior, la Zona Franca de Bogotá está delimitada geográficamente por un sistema de seguridad electrónico, cuyo perímetro se salvaguarda por una doble malla de 2.50 metros de altura y un espacio entre éstas de 3 metros Paralelamente cada una de las porterías y vías de acceso cuentan con estructuras metálicas que permiten un efectivo control, operadas por personal de seguridad; al igual que una barra de molinetes y talanqueras electrónicas que ejercen el control de accesos, permitiendo la identificación de las personas y la grabación digital de imágenes. Es de anotar que el sistema actual, es requerimiento básico de orden legal, para mantener la funcionalidad operativa y segura de las áreas geográficas con carácter de Zona Franca.

c. Estacionamiento de vehículos

La Zona Franca de Bogotá tiene establecido zonas de estacionamiento para los vehículos particulares. d. Iluminación Tanto el perímetro como las áreas comunes internas y la sede administrativa tiene un sistema de iluminación debidamente adecuado. Sobre el perímetro están ubicados 270 postes de iluminación que funcionan con celdas fotoeléctricas y programables según las necesidades que establezca la Administración.

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e. Control de cerraduras y llaves Por nuestra naturaleza de Copropiedad, mantenemos la seguridad perimetral, el control sobre las áreas comunes y las vías de acceso al parque industrial. Todas las llaves de la Administración y de las áreas bajo nuestra responsabilidad, están bajo custodia del Area de Atención al Usuario y Seguridad. f. Circuito Cerrado de Televisión Todos los equipos de detección están conectados a una estación central de monitoreo, con equipos sistematizados, dotados con un software gráfico que permite la rápida identificación de cualquier evento o novedad que pueda afectar la seguridad. En todo el perímetro se ejerce vigilancia a través de cámaras de seguridad que permiten la observación y grabación de eventos en forma permanente, lo cual optimiza el control que realizan los guardas de seguridad y Auxiliares de Atenciòn al Usuario, ubicados en los puestos fijos y recorridos internos. g. Sistema de detección y extinción de Incendios La Zona Franca de Bogotá, dispone de un carro de bomberos debidamente dotado y de hidrantes estratégicamente ubicados que adicionales a los sistemas contra-incendio que deben tener todas las empresas, permiten una rápida respuesta ante una emergencia. h. Monitoreo de alarmas Como complemento, todas las plantas y bodegas podrán vía telefónica, conectar su sistema de alarma con la estación central de comunicaciones de la Zona Franca. El servicio de monitoreo y reacción 24 horas no tiene costo para los usuarios. i. Plan general de emergencias La Zona Franca de Bogotá, cuenta con un plan general de emergencias, actualizado periódicamente de acuerdo con las necesidades del momento. Las actividades que comprende este plan están lideradas por la Subgerencia de Desarrollo Organizacional y el Departamento de Atenciòn al Usuario y Seguridad, con la asesoría de la ARL LIBERTY, y especialistas de la Estación de Bomberos de Fontibón. La Zona Franca de Bogotá da cumplimiento a la sección del Sistema de Seguridad mediante la aplicación de los siguientes documentos: Procedimientos Ingreso y Salida Peatonal Procedimientos Carnetización

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Procedimientos Ingreso y Salida Vehicular Procedimientos Seguridad Perimetral Procedimiento de Reporte de Hallazgos Formato de Inspección de Instalaciones Físicas Documentos Contingencia y emergencia Documentos Simulacros Los procedimientos se encuentran disponibles en la Zonanet de la Zona Franca de Bogotá

5.5 SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN La Zona Franca de Bogotá cuenta con un control de asignación de cuentas individuales de acceso a las herramientas informáticas con una duración predeterminada para que se efectue el cambio periódico de las mismas mediante alarma generada por el sistema cada vez que el usuario pretenda acceder al mismo. Mediante la implementación de herramientas informáticas a cargo del Departamento de Tecnologìa se controla que no se incurra en acceso inapropiado, manipulación indebida y abusos de los equipos de informática con que cuenta la Empresa. Asì mismo mediante el diseño y desarrollo del Programa Integral de Control de Inventarios de Zonas Francas (PICIZ) y la implementación de las siguientes herramientas de apoyo, garantiza la seguridad en el manejo de cuentas individuales para el control de la información en los diferentes procesos que maneja: Procedimiento Control de Documentos y registros Procedimientos del proceso de prestación de servicios operativos Procedimiento Creación de Usuarios en el Sistema PICIZ Procedimiento Backup Sistema PICIZ Asignacion de equipo de computo Política de Seguridad Informática Uso de correo electrónico corporativo Software INET SEVEN Acuerdos de Confidencialidad

5.6 ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIÓN DE AMENAZAS. La empresa establece mecanismos de difusión y concientización de las potenciales amenazas de la delincuencia común y organizada mediante la utilización de los medios disponibles con que cuenta la empresa para la difusión de estas normas.

De igual manera la empresa cuenta con un ciclo de conferencias y entrenamiento para los funcionarios de la misma así como para quienes laboran en las empresas que hacen parte integral de la Zona franca de Bogotá.

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5.7 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Los servicios complementarios que presta el Usuario Operador se describen a continuación: - Servicio de seguridad La Zona Franca de Bogotá, cuenta con una empresa de seguridad privada debidamente registrada ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, un circuito cerrado de televisión, detectores de movimientos, central de alarmas, software especializado de seguridad y carnetización electrónica, molinetes y talanqueras operadas por carnés de aproximación; con el fin de mantener la seguridad en las siguientes áreas: Vigilancia perimetral: La Zona Franca de Bogotá, está rodeada en todo su perímetro por un

corredor de 3 metros de ancho, constituido por un doble cerramiento en malla de seguridad, con una altura de 2.50 metros, vigilado por un sistema de circuito cerrado de televisión y una malla electrificada.

Control de acceso: En las entradas, además de las cámaras de televisión, se ha dispuesto para

las personas un sistema de identificación por tarjetas magnéticas y para los automóviles un sistema de talanqueras accionadas de igual manera mediante tarjetas de proximidad.

Estación de monitoreo: Todos los equipos de detección están conectados a una estación central de monitoreo, con equipos sistematizados, dotados con un software gráfico que permite la rápida identificación de cualquier equipo de emergencia.

Grupo de guardas de seguridad: Zona Franca cuenta un contrato de prestación de servicios de

seguridad con una empresa de seguridad privada debidamente registrada ante la Superintendencia De Vigilancia y Seguridad Privada, para vigilar el perímetro, controlar el ingreso y la salida y las áreas comunes de la Zona Franca. En cada Unidad privada el Usuario debe establecer su seguridad propia y esta deberá estar coordinada con la seguridad de la Zona Franca.

Prevención de Incendios: La Zona Franca de Bogotá, dispone de un carro de bomberos

debidamente dotado y de hidrantes estratégicamente ubicados que adicionales a los sistemas contra-incendio que deben tener todas las empresas, permiten una rápida respuesta ante una emergencia.

Como complemento, todas las plantas y bodegas podrán vía telefónica, conectar su sistema de

alarma con la estación central de comunicaciones de la copropiedad. El servicio de monitoreo y reacción 24 horas no tiene costo para los usuarios.

- Distribución de energía eléctrica La Zona Franca de Bogotá está conectada a una red de media tensión del operador de la red local, con una subestación propia que recibe energía a 34.5 kilovatios y transforma a 13.8 kilovatios, para

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distribuirla a todos los Usuarios; realizando así el manejo integral de la distribución, medición y facturación de energía eléctrica al interior de la Zona Franca de Bogotá. - Telecomunicaciones La Zona Franca de Bogotá tiene alianzas estratégicas para la prestación de servicios de comunicaciones, con infraestructura de punta, con solución de última milla en fibra óptica extremo a extremo, lo que permite alta confiabilidad y conexión del puerto en el Usuario en alta velocidad, con parámetros de calidad y disponibilidad óptimos. - Manejo de agua residual y lluvias Las lluvias están canalizadas por una red mantenida por la Zona Franca de Bogotá hacia cuatro lagunas de amortiguación conectadas a la planta elevadora del acueducto; lo que constituye una mayor confiabilidad en su manejo, independencia del alcantarillado de Bogotá y una importante reserva de agua para emergencias. Las aguas residuales producidas están canalizadas hacia una moderna planta de tratamiento administrada y mantenida por la Zona Franca de Bogotá, lo cual además de ser un importante aporte ambiental para Bogotá, constituye un ahorro de agua significativo para los usuarios ya que el agua ya tratada vuelve a la Zona Franca a través de una red de riego para ser utilizada en el mantenimiento de las zonas verdes y vías. - Manejo de residuos sólidos El departamento de Gestión ambiental de la Zona Franca de Bogotá, cuenta con un centro de acopio donde se realiza el proceso de separación y reciclaje del material aprovechable que se produce en el parque industrial, generando además de un beneficio social y al medio ambiente un ahorro a los usuarios, ya que todos tienen tarifas de pequeños generadores de basura.

- Movilización de carga La Agrupación cuenta con un patio de contenedores, el cual consta de: una grúa pórtica fija, con capacidad para manipular contenedores de 20 y 40 pies y un estacionamiento para apilar contenedores. Adicionalmente, dispone de tres montacargas de 2.5, 3.5 de toneladas y otro de 7 toneladas y un cabezote. El costo de los anteriores servicios será facturado individualmente al usuario que lo requiera de acuerdo a las disposiciones que para el efecto defina la Copropiedad. - Centro de asistencia médica La Zona Franca de Bogotá cuenta con un centro de asistencia médica primaria, atendido por la Caja de compensación familiar COLSUBSIDIO, para beneficio de todos sus usuarios. La finalidad de dicho

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centro asistencial, es prestar el servicio de primeros auxilios y medicina preventiva. El costo será sufragado por cada usuario.

- Servicio Ambulancia

La Zona Franca de Bogotá cuenta con un servicio de ambulancia interna las 24 horas prestado por la empresa externa para beneficio de todos sus usuarios. La finalidad de dicho servicio, es prestar el servicio de primeros auxilios y traslado de pacientes en caso de que sea requerido. - Transporte interno Teniendo en cuenta la extensión de la Zona Franca y para facilitar la movilidad de las personas (empleados, visitantes), se ofrece el servicio de transporte de cinco buses que recorren las vías internas del parque industrial, siguiendo las rutas y horarios preestablecidos por la administración. - Auditorios y Aulas de Capacitación En el edificio administrativo están a disposición de los usuarios, dos amplios y modernos auditorios dotados con equipos electrónicos de video y sonido, adecuados. Así mismo cuenta con dos aulas debidamente dotadas.

- Parqueadero vigilado para visitantes La Zona Franca de Bogotá ha previsto amplias zonas de estacionamiento ubicadas cerca a los accesos para comodidad y seguridad de los visitantes. - Oficina de correspondencia La Zona Franca de Bogotá, dispone de una oficina de correo en donde se recibe y deposita la correspondencia en los respectivos apartados, para ser recogida por el funcionario autorizado por cada Usuario Calificado.

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6. ALIANZAS ESTRATÉGICAS DE SEGURIDAD La Zona Franca de Bogotá S.A. tiene alianzas permanentes con entidades especializadas que apoyan su gestión en temas de seguridad como: POLICÍA DE FONTIBÓN: Apoyo permanente en operaciones de control sobre el perímetro,

detectando personas y vehículos sospechosos, al igual que apoyo en actividades preventivas. RED DE APOYO: Por requerimiento legal expreso, estamos vinculados a la red de apoyo de la

localidad, con quienes mantenemos comunicación permanente a través de avantel, a fin de apoyar e informar sobre actividades que afecten la seguridad ciudadana en el sector.

FRENTE DE SEGURIDAD EMPRESARIAL DIJIN: Coordinar acciones preventivas y reactivas en

casos específicos de piratería terrestre. DIAN: Apoyo cooperado en las actividades que implican la operación. POLICÍA FISCAL ADUANERA: Investigaciones y acciones preventivas y de control de las

operaciones de comercio exterior, encaminadas a prevenir actos de lavado de activos, contrabando y tráfico de mercancías cuya circulación sea restringida mediante mandatos legales.

ESTACIÓN DE BOMBEROS DE FONTIBON: Apoyo permanente a emergencias, desarrollo de

capacitación en la formación de brigadas de emergencias.

POLICIA METROPOLITANA DE TRANSITO. Apoya eventualmente con unidades de transito para el control y guía de la movilidad perimetral e interna de la Zona Franca

7. DOCUMENTOS REFERENCIADOS - Red de procesos - Caracterización de procesos Sistema de Gestión de Control y Seguridad Zona Franca de Bogotá

- Tabla de control y seguimiento de indicadores de gestión BASC

- Listado de Requisitos legales

MANUAL




CODIGO MC-SG-03


8

PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILDAD DE LA DIRECCIÓN

PROCESOS GERENCIALES

CALIFICACIÓN USUARIO

INSTALACIÓN OPERATIVA

INSTALACIÓN Y/O ADECUACIÓN FÍSICA

PRESTACION SERVICIOS

OPERATIVOS

PRESTACIÓN SERVICIOS

ADMINISTATIVOS

GERE C A E TO AL CL E TE

GESTIÓN HUMANA

TECNOLOGIA E INFORMÁTICA

FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

PROCESOS DEL CENTRO DE

SERVICI OS CORPORATIVOS PROCESOS DE CONTROL Y

MEJORA

SISTEMAS DE GESTIÓN

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