manual de empresa constructora
TRANSCRIPT
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 1/114
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
Propuesta de manual de organización para laConstructora y Consultora EAL
T E S I N A
para obtener el Título de:
Licenciado en Administración
Presenta:
Dalmaissa Barrios Mar
Asesor:
M.A. Isaías Sangabriel Rivera
Xalapa-Enríquez, Veracruz Agosto 2009
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 2/114
I
DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS
A DIOS: Que siempre ha estado presente en mi vida.
A MI HIJO: Eres lo mas importante que tengo en mi vida,
tú eres mi guía y mi luz, todo lo que hago es pensando
en ti para que en un futuro te logres sentir orgulloso
de tu madre que tanto te ama y adora. Gracias bb
A MI MADRE: Por ser el mayor apoyo que tengo, siempre
has estado cuando te necesito y esto es una forma de
agradecerte todo lo que has hecho por mi, te puedo
decir que me siento muy orgullosa de ser tu hija.
A MI PADRE: Que me ha apoyado toda mi vida, brindándome
su amor, cariño y comprensión en todo lo que hago.
HERMANO: Gracias por los consejos, las platicas, los regaños
y el amor que me brindas. Te quiero no lo olvides.
A YOLANDA: Porque siempre te has preocupado por mi,
por el amor que me brindas y el apoyo que me das
eres mi segunda madre gracias por todo.A MI FAMILIA: Por el apoyo y consejos que me brindan.
EDGAR: Te agradezco por ayudarme y apoyarme a
lo largo de la realización de este trabajo. Eres muy
importante para mi, gracias por todo. TKM
A MI ASESOR: Profe le agradezco todo el apoyo que
me brindo este semestre para realizar mi tesina,
aprendí mucho de usted y además se que
me quedo con una gran amistad.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 3/114
II
INDICE
Resumen 1
Introducción 2
Cáp. 1 Manuales administrativos 7
1.1 Antecedentes de los manuales administrativos 8
1.2 Definición de manuales administrativos 9
1.3 Objetivos de los manuales administrativos 12
1.4 Ventajas de los manuales administrativos 13
1.5 Desventajas de los manuales administrativos 15
1.6 Clasificación de los manuales administrativos 16
1.6.1 Manual de políticas 18
1.6.2 Manual de procedimientos 21
1.6.3 Manual de organización 24
Cáp. 2 Manual de organización 25
2.1 Concepto de manual de organización 26
2.2 Objetivos generales de los manuales de organización 27
2.3 Objetivos específicos de los manuales de organización 282.4 Clasificación de los manuales de organización 29
2.5 Importancia del manual de organización 29
2.6 Contenido del manual de organización 30
2.6.1 Identificación 30
2.6.2 Índice 31
2.6.3 Introducción o prologo 31
2.6.4 Antecedentes históricos 32
2.6.5 Legislación o base legal 32
2.6.6 Atribuciones 33
2.6.7 Organigrama 33
2.6.8 Misión 33
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 4/114
III
2.6.9 Visión 33
2.6.10 Descripción de puestos 33
2.6.11 Glosario de términos 34
2.6.12 Directorio 34
2.7 Metodología para la elaboración de los manuales administrativos. 35
2.7.1 Planeación 36
2.7.2 Recopilación de la información 37
2.7.3 Procesamiento de la información 38
2.7.4 Redacción 39
2.7.5 Elaboración de gráficos 39
2.7.6 Formatos y comprensión 40
2.7.7 Revisión y aprobación 402.7.8 Distribución y control 41
2.7.9 Actualización 42
Cáp. 3 Propuesta de manual de organización para la constructora y consultora
EAL 43
3.1 Identificación 44
3.2 Índice 45
3.3 Introducción 46
3.4 Antecedentes legales 47
3.5 Base legal 48
3.6 Organigrama propuesto 50
3.7 Misión 51
3.8 Visión 51
3.9 Descripción de puestos 52
3.10 Glosario de términos 90
3.11 Directorio 93
Conclusión 95
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 5/114
IV
Fuentes de información 99
Anexo I 101
Anexo II 107
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 6/114
1
RESUMEN
En el presente trabajo se comentan las generalidades de los manuales
administrativos y en forma mas detallada se describen los manuales de
organización debido a que este trabajo es sobre una propuesta de manual deorganización para una constructora de la cuidad de Xalapa, el hablar de estos
temas me sirvió como base para la realización de la propuesta.
Dicha propuesta tiene la finalidad de que los empleados conozcan la historia de
cómo ha ido creciendo la empresa a lo largo del año que lleva desde su
constitución, también pretende que se logre organizar, delimitar y justificar las
funciones de cada uno de los puestos con que cuenta esta compañía, así como
tener presente la estructura orgánica de la misma, su misión y visión.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 7/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 8/114
3
INTRODUCCION
El administrador es la persona que aplica sus conocimientos y habilidades para
planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar actividades con la finalidad de
guiar a una organización hacia el logro de sus objetivos.
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad.
El surgimiento de la administración es un acontecimiento de suma importancia en
la historia social ya que es el órgano específico encargado de hacer que losrecursos sean productivos, también se puede definir como el proceso de crear,
diseñar y mantener un ambiente en el que las personas alcancen con eficiencia
las metas seleccionadas.
La buena administración conduce al éxito a las empresas, por esto es
indispensable que se desarrolle de manera apropiada, ya que una organización
correctamente establecida conducirá al establecimiento de funciones y
procedimientos que habrán de seguirse paso a paso para lograr el éxito
Los manuales administrativos son una herramienta importante de la administración
ya que en ellos se establecen los objetivos, normas, políticas, procedimientos,
estructura orgánica de la empresa, entre otras cosas y gracias a esto son de
mucha utilidad para alcanzar el logro de una eficiente administración de la
organización.
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye ladocumentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de
contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 9/114
4
procedimientos en la ejecución tanto administrativa como operativa, que permita
descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Asimismo es
importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de
sistemas de la organización o en caso de no contar con los recursos necesarios,
utilizar los servicios de consultoría externa. De cualquier manera, se manifiesta la
necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o por funciones,
como consecuencia lógica de intentar llevar un control adecuado dentro de la
diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.
La necesidad de contar con manuales administrativos se ha hecho notable a lo
largo del tiempo no solo por un ordenamiento, o por la moda, si no debido al
creciente volumen de las operaciones, al incremento de personal, a la adopción de
técnicas modernas y la complejidad de las mismas estructuras administrativas.
Todo ello hace imprescindible el uso de instrumentos administrativos como son los
manuales, que faciliten la actuación de los elementos humanos que colaboran en
la obtención de los objetivos y el desarrollo de funciones de la empresa, así como
proporcionar la información que requieren los administradores en el cumplimiento
de sus obligaciones y deberes principales.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática la información de una organización. La tarea de elaborar manuales
administrativos se considera como una función de mantener informado al personal
clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear
la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita
y permanente.
Existen muchos tipos de manuales de administración sin embargo los más
importantes son los manuales de organización, de políticas y de procedimientos.
El manual de políticas contiene las intensiones o acciones de la administración
que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Tiene como
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 10/114
5
objetivo presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada
organización y ser un instrumento útil para la orientación e información al personal.
El manual de procedimientos contiene una descripción exacta de cómo se deben
de realizar las actividades de una empresa, es importante constar con este manual
ya que facilita el trabajo dentro de la organización y ayuda a ahorrar tiempo.
El manual de organización es un documento que contiene información detallada
referente a los antecedentes de la empresa, su base legal, atribuciones, estructura
orgánica y funciones de cada uno de los puestos que integran su organigrama,
señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, los
canales de comunicación y coordinación, también contiene información sobre el
directorio de los empleados de la empresa. Este manual ayuda a tener un orden
real dentro de la organización.
Analizando lo anterior con el gerente general de una pequeña empresa de la
ciudad de Xalapa, la cuál tiene apenas un año trabajando, llegue a la conclusión
de que es necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben
emprender en la Constructora y Consultora EAL, es la preparación de un manual
de organización, con lo cuál él estuvo de acuerdo, ya que esté permitirá dar a
conocer o aclarar los objetivos, la estructura, funciones, técnicas, métodos,responsabilidades y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de la
empresa, ya que los manuales administrativos son importantes tanto para los
empresarios como para los trabajadores.
Para los empresarios, los manuales de organización son importantes ya que en
estos se delimitan claramente cuales son las responsabilidades y que autoridad
tiene cada uno de los trabajadores de la empresa, y para los empleados es
importante ya que a través de éste pueden conocer las exigencias de su puesto y
observar cual es su lugar dentro de la estructura orgánica de la compañía.
Es por esto que el presente trabajo abordará en su primer capítulo las
generalidades de los manuales administrativos, para que el lector se pueda
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 11/114
6
introducir en el tema y comprender de manera general de lo que se va a tratar el
trabajo en si, en este capítulo se hablará sobre los antecedentes de los manuales
administrativos, cual es su definición, mencionando aquí la definición de varios
autores y una que yo propongo, también hablaré sobre cuales son sus objetivos,
sus ventajas y desventajas y se mencionará la forma en que se clasifican; para
terminar el capítulo hablaré sobre los manuales de políticas y procedimientos ya
que estos junto con el de organización son los más importantes de los manuales.
Esto dará pie para poder abordar de manera mas directa en el capitulo dos a los
manuales de organización hablando sobre su concepto, sus objetivos generales y
específicos, así como cuál es su clasificación, su importancia, el contenido de los
manuales de organización y finalizar este capítulo mencionando la metodología
para elaborar los manuales administrativos la cual se divide en planeación,
recopilación de la información, procesamiento de la información, redacción,
elaboración de gráficos, formatos y comprensión, revisión y aprobación,
distribución y control y actualización.
Este trabajo culminará con el capítulo tres en el cual elaboro la propuesta de
manual de organización para la Constructora y Consultora EAL, la cual contiene la
historia de la empresa, su base legal, la estructura orgánica de la compañía, ladescripción de cada uno de los puestos que conforman el organigrama, también
llevará un glosario de términos para la correcta comprensión del manual y el
directorio de los empleados de la constructora.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 12/114
CAPITULO I
MANUALES ADMINISTRATIVOS
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 13/114
8
1.1 ANTECEDENTES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
La historia de los manuales administrativos como una herramienta para la
administración es reciente a pesar de que se tienen registros de que se utilizaban
en los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba
con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales
como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en
campaña.
Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares,
memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las
formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un
perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos mas
adelante la necesidad de contar con personal capacitado para la guerra dio lugar a
que se formularán manuales administrativos mas detallados.
Cuando se crearon los manuales administrativos fue posible contar con control
para el personal de una organización y también de las políticas que se manejan
en ella, así como establecer una estructura organizacional, definir procedimientos
y otras prácticas de la empresa de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada.
Los primeros manuales que se realizaron tenían defectos técnicos, pero aun así
fueron de gran utilidad en la instrucción de nuevo personal a la organización.
Pasando el tiempo los manuales administrativos se fueron adaptando para que
fueran más claros, técnicos, concisos y prácticos, por esta razón se comenzaron a
aplicar a diversas funciones operacionales de la empresa como por ejemplo:
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 14/114
9
producción, ventas, finanzas, entre otras.
A raíz de esto, los manuales administrativos comenzaron a tomar la forma que
ahora conocemos y son una de las herramientas más importantes de la
administración, ya que liberan a los administradores de tener que repetirinformación, explicaciones o instrucciones similares.
“En muchos organismos públicos se considera que los manuales administrativos
son una obligación” (Cabrera, 2008, p. 39).
1.2 DEFINICIÓN DE MANUAL ADMINISTRATIVO
“En nuestro país los manuales son una técnica relativamente nueva, todavía no se
sabe a ciencia cierta que es un manual administrativo, cuántos tipos de manuales
hay, para qué pueden servir, cómo se elaboran, cómo se usan, etc.”(Rodríguez,
2005, p. 55).
A pesar de esto hay varios autores que dan un concepto de lo que es un manual
administrativo entre ellos tenemos a:
Agustín Reyes Ponce.- “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de
manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de
elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta
que se pretende entre cada grupo humano en la empresa”.
Joaquín Rodríguez Valencia.- “Un documento en el que se encuentra de manera
sistemática las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad”
Graham Kellog, “El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 15/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 16/114
11
crecimiento y el desarrollo de una organización, brindándole estabilidad y solidez.
Los manuales en forma de documento oficial pueden considerarse parte del
control interno, el cual depende de la dimensión de la organización o de su
crecimiento. Los manuales son un medio que ayuda al personal a determinar porsi mismo lo que espera y cuando y como espera lograrlo.
Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas y claras,
permite resolver los malos entendidos de manera rápida, muestra a los empleados
como su puesto es parte importante de la organización y como su trabajo
contribuye al logro de los objetivos de la empresa, también ayuda a los nuevos
empleados a conocer su puesto y lo que debe hacer en el.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de
la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente
redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los
manuales administrativos representan un medio de comunicación de las
decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma
sistemática la información administrativa.
Rodríguez (2005), nos dice que al elaborar los manuales administrativos se deben
plantear las siguientes preguntas:
¿Tendré que limitarme a aconsejar? O debo orientar al usuario respecto a
los detalles de lo que tiene que hacer.
¿Qué relación tengo con los usuarios que van a leer el manual y como debo
proceder de acuerdo con está?
¿Voy a seguir tratando a los usuarios del manual?
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 17/114
12
¿Quién va a ser el responsable del contenido del manual?
Lo que se busca al elaborar manuales administrativos es mantener informado al
personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección.
“Los manuales son para la organización lo que los cimientos son para un edificio.
Tenerlos, facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos, limitaría la carga y el
número de pisos que el edificio podría soportar” (Álvarez, 2008, p. 74).
1.3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son un medio de comunicación entre los altos
mandos de una organización y demás personal y ayudan en la toma de decisiones
administrativas, estos tienen como propósito señalar de forma sistemática la
información administrativa.
Los manuales administrativos como cada parte de la organización tienen que
cumplir con un objetivo que en este caso el autor Franklin (2004), nos dice que
son:
• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o
sectorial).
• Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
• Ahorrar el tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la
repetición de instrucciones y directrices.
• Agilizar el estudio de la organización.
• Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 18/114
13
• Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
• Determinar la responsabilidad de cada nivel y puesto respecto a la
organización.
• Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
diferentes niveles jerárquicos que la componen.
• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que
interactúa la organización. (p. 170)
1.4 VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan
la ventaja de estos y llaman la atención ciertas características que debidamente
consideradas permiten una utilización óptima de los mismos por lo cual Gómez
(1994), y Rodríguez (2005), nos dicen que las principales ventajas de los
manuales son las siguientes:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 19/114
14
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación
del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la duplicidad de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cadaquien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y a establecer los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, normas, etc.
14. Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
15. Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través
del tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
18. Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 20/114
15
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
1.5 DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Si bien es cierto los manuales nos ayudan a tener una mejor organización también
presentan ciertas desventajas, lo cual no les restan importancia, de las cuales
Gómez (1994), y Rodríguez (2005), nos enlistan algunas de estas:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
5. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
6. Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
7. Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los
informales, que también son muy importantes.
8. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles
pueden volverse complicados.
Considero que los manuales administrativos son de mucha ayuda para la
organización, ya que son mas sus ventajas que las desventajas y nos ayudan a
que exista un orden dentro de la empresa, ayudan a que cuando se contrata
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 21/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 22/114
17
responsabilidad y se realiza una descripción de los distintos puestos y la
relación que existe entre ellos.
• Manual de políticas.- También se le llama manual de norma. Se deben de
describir los lineamientos que debe seguir la empresa en la toma de
decisiones, ya que una apropiada definición de las políticas permitirá
agilizar el proceso de toma de decisiones además de que sirve como base
para una efectiva revisión cuando sea necesario. Los manuales de políticas
pueden ser para producción, ventas, personal, compras, etc.
• Manual de procedimientos.- Este manual es una guía de cómo se deben de
hacer las cosas dentro del trabajo, normalmente se encuentran diagramas,
cuadros y dibujos que expliquen también como realizar el trabajo, este
manual puede ser de los procedimientos en la oficina y en la producción.Este es uno de los manuales más importantes ya que ayudan a orientar al
nuevo personal.
B) Por función específica:
De acuerdo a esta clasificación, se pueden elaborar manuales con base afunciones operacionales.
• Manual de producción.- Trata de coordinar el proceso de producción para
uniformar los criterios y sistematizar las líneas de trabajo.
• Manual de compras.- En este manual se especifican las funciones de
compras, el proceso de compra y los métodos que se utilizan.
• Manual de ventas.- Aquí se determinan cuales van a ser las políticas y
procedimientos de ventas
• Manual de contabilidad.- Se establecen los principios y técnicas a utilizar en
el área, se puede añadir referencias sobre la estructura orgánica del
departamento de contabilidad, del sistema contable etc.
• Manual de personal.- Se establecen las técnicas de reclutamientos y
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 23/114
18
selección de personal que la empresa maneja así como la administración
del personal, políticas, usos y servicios, prestaciones, capacitación y todo lo
relacionado con el personal de la organización.
• Manual de finanzas.- Respaldan el manejo y distribución de los recursos
económicos de la organización.
C) Por su ámbito:
Los manuales administrativos se basan en las necesidades específicas que
surgen en las oficinas, y de acuerdo con su ámbito de aplicación, puede abarcar
muchas o pocas actividades.
• Generales.- Estos manuales contienen información general de la
organización sobre su estructura, funcionamiento y personal.
• Específicos.- Se enfocan a un área administrativa en particular, se maneja
información detallada de los manuales de organización y procedimientos ya
que son de los más importantes en una empresa.
Álvarez (2008), dice que los manuales más importantes con los que debe contar laempresa son los de organización, procedimientos y políticas. A continuación
describiré de manera más profunda dichos manuales.
1.6.1 Manual de políticas
Definición.- Documento que incluye las intenciones o acciones generales de laadministración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas
establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 24/114
19
obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según
convenga a las condiciones del organismo social.
Un manual de políticas documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área,
departamento, dirección, gerencia y organización. En dicho manual se contesta lapregunta ¿Qué se hace? en el área.
El manual se debe elaborar porque es una de las mejores herramientas para
administrar una organización. Sirven para transmitir completa y efectivamente los
conocimientos, experiencia y cultura de la organización a todo el personal de la
empresa.
Las políticas las determina la administración superior esto quiere decir los altosmandos de la organización, y estas son creadas para controlar aspectos que
pueden ocurrir dentro de la empresa como puede ser promover al personal con
base en sus meritos, las políticas tienen la característica de ser flexibles ante las
circunstancias.
Rodríguez (2005), nos dice que los manuales de políticas tienen como objetivos:
• Presentar una visión de conjunto de la organización para administrarla enforma adecuada.
• Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
• Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
• Orientar e informar al personal.
• Facilitar la descentralización al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a seguir en la toma de decisiones.• Servir de base para una constante y efectiva rescisión administrativa.
Tener políticas dentro de la empresa es de suma importancia ya que estas regulan
la conducta y orientación del personal. Además de que ayudan a los
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 25/114
20
administradores a no tener que estar repitiendo la misma información
constantemente, el manual de políticas se relaciona con todos los manuales
administrativos y es uno de los más importantes ya que este puede influir sobre
los demás manuales.
El manual de políticas debe contener solo documentos que hayan sido revisados y
aprobados por el director o dueño de la organización.
Existen dos tipos de manuales de políticas que son: los manuales generales de
políticas y los manuales específicos de políticas. Los primeros son los que
abarcan todo el organismo y los segundos son como su nombre lo dice
específicos de alguna función operacional, un departamento o una sección en
particular de la empresa.
Rodríguez (2005), menciona que una regla sobre el contenido de los manuales de
políticas es que solo debe contener los apartados necesarios para alcanzar los
objetivos planteados y para mantener los controles indispensables.
Los manuales de políticas deben de contener:
1. Índice: que es una lista de lo que contiene el manual, éste debe de ir connúmeros o letras del alfabeto para tener como referencia a la hora de
buscar un apartado.
2. Introducción: Debe tener una breve introducción al manual. El propósito de
esta introducción es explicarle a los usuarios que es el manual y lo que
pretende lograr. La parte de la introducción se divide en:
a. Objetivos del manual.- Se debe explicar que se pretende alcanzar
con la realización del manual.
b. Alcance.- Se debe mencionar que abarca el manual.
c. Cómo usar el manual.- Esta parte puede llegar a ser la mas
importante de la introducción ya que explica como se debe de utilizar
el manual de políticas.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 26/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 27/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 28/114
23
como: Manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de
fábrica, que como su nombre lo dice los primeros se refieren a los procedimientos
que se llevan a cabo en las oficinas administrativas de la organización y los
segundos a los procedimientos realizados en la fábrica o en el área operativa.
Pero esta no es la única clasificación que existe también se pueden clasificar por
su ámbito de aplicación y su alcance: manual de procedimientos general y manual
de procedimientos especifico.
El manual de procedimientos general toma en cuenta todos los procedimientos
que se llevan a cabo en la empresa u organización y el manual de procedimientos
específicos solo contiene los procedimientos de un área en específico y tiene
como propósito cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.
Este manual nos dice como dar de alta o de baja a una persona, como agregar
una cuenta al libro mayor general y como atender y resolver las complicaciones
que se presenten con los clientes.
Rodríguez (2005), nos dice que el manual de procedimientos debe contener:
1. Índice. Lista de los apartados del manual.2. Introducción. Se debe poner una breve introducción al manual. Aquí se
describe lo que es y de que trata el documento que se esta leyendo, cual es su
objetivo, su alcance, como usar el manual y cuando se realizaran revisiones y
actualizaciones.
2.1. Objetivos del manual. Que se pretende lograr con el manual
2.2. Alcance. Que abarca el manual
2.3. Como usar el manual. Esta es la parte más importante de la introducción y
le dice al usuario la forma en que debe utilizarse el manual.
2.4. Revisiones y recomendaciones. Se indica la persona a la cual acudir para
señalar cambios o correcciones sobre el manual.
3. Organigrama. Se representa gráficamente la estructura orgánica de la
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 29/114
24
organización, debe indicar los sistemas de organización, tipo de
departamentalización, la relación entre el personal, líneas de autoridad y
asesoría.
4. Gráficas. Los procedimientos se deben presentar de manera gráfica, tomando
en cuenta la secuencia en que se realizan las operaciones.
4.1. Diagramas de flujo. Esta es la técnica más utilizada para representar
gráficamente los procedimientos. Cuando se incluyen en manuales
diagramas de flujo se recomienda utilizar la menor cantidad de símbolos,
esto para no volver complicados los diagramas.
5. Estructura procedimental. Aquí se presenta por escrito y de manera narrativa
cada paso que se realiza en los procedimientos, explicando en que consiste.
6. Formas. Las formas son un apoyo en el que se pueden recoger, de manerasistemática y coordinada, datos e información.
6.1. Formas empleadas. Se deben poner las formas que se utilizan dentro del
procedimiento esto puede ser intercalándolas en el manual. En la
descripción de las operaciones que implique la utilización de formas deben
hacerse referencias precisas de éstas, utilizando números indicadores.
1.6.3 Manual de organización
Debido a que la propuesta de este trabajo se basa directamente sobre el manual
de organización, el desarrollo de éste se realizará en el siguiente capitulo.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 30/114
CAPITULO II
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 31/114
26
2.1 CONCEPTO DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Este trabajo esta enfocado a realizar una propuesta de manual de organización es
por eso que este capítulo esta dedicado a los manuales de organización para
describir que son, cuales son sus objetivos, como se clasifican, que importancia
tienen y como se componen, describiendo detalladamente cada punto y
finalizando con la metodología para su elaboración. Yo considero que el manual
de organización es el más importante de los manuales administrativos porquedescribe la estructura de la organización y con él es posible conocer mejor a la
empresa en la que se labora.
De la mora (2002) dice que:
Se entiende por manual, el material escrito en forma sistemática que
muestra las diversas actividades que deben cumplirse por los recursos
humanos de una organización y la forma en que deben realizarse estas
actividades, tanto en forma conjunta como separada. Los manuales de
organización fueron utilizados en las empresas grandes del sector privado.
En las empresas públicas, este manual adquiere el nombre de manual
orgánico y se limita a definir las misiones y funciones de las respectivas
áreas de actividad; no incluye los contenidos del manual de organización
del sector privado. (p 108)
Manual de organización es un documento que contiene información detallada
referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones,
estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institución,
señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales
de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 32/114
27
en forma gráfica la estructura orgánica de la organización.
Este es un documento de mucha importancia para las organizaciones ya que
presenta de forma detallada información indispensable sobre su funcionamiento.
Los manuales de organización sirven como medio de comunicación y
coordinación, facilitan el cumplimiento de las funciones y la asignación del recurso
humano, esto para lograr los objetivos que quiere alcanzar la organización.
Lo ideal es que toda organización cuente con un manual que describa su
funcionamiento y que se entienda fácilmente.
Cabrera (2008), en su monografía menciona que el propósito principal del manualde organización es dar a conocer sistemáticamente y por escrito a los empleados
las actividades, procedimientos y como esta estructurada la organización,
recurriendo a tablas, gráficas y diagramas para facilitar el entendimiento de el
usuario. Representan de manera expresiva una forma de comunicación entre la
gerencia y los empleados.
2.2 OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El propósito fundamental de un manual de organización es describir la estructura
de autoridad y funciones especificas de cada puesto por ello Rodríguez (2005),
nos define cuales son los objetivos generales de un manual de organización:
• Presentar una visión del manual de organización.
• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica paradeslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 33/114
28
ejecución del trabajo.
• Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
• Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las
distintas unidades orgánicas.
• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
En cada manual además de los objetivos generales encontramos siempre
objetivos específicos, de los cuales a continuación se enlistan los que consideró
más importantes.
• Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca
los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos
para el funcionamiento organizacional.
• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y
unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo,
duplicidad, etc.
• Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada
interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.
Tomando en cuenta los objetivos generales y específicos, considero que el
manual de organización es uno de los manuales más completos que busca facilitar
el trabajo de la organización y que no se desperdicien recursos tanto materiales
como humanos, ya que define claramente cuales son las funciones de cada
puesto y que necesita el titular del puesto para poder realizar su trabajo, además
de establecer cuales son las líneas de mando.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 34/114
29
2.4 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Los manuales de organización se clasifican según el ámbito de aplicación,
contenido, grado de detalle y personal al que van dirigido.
En el presente trabajo se considero el primer criterio que es por el ámbito de
aplicación, por lo cual se clasifican en generales o específicos.
• Los generales son los que comprenden toda la empresa, es común
encontrar en este manual un apartado que hable sobre los antecedentes
históricos de la empresa.
• Los específicos son los que se enfocan en una función operacional
específica ya sea un departamento o una sección en particular. Este
manual contiene la descripción de puestos.
2.5 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
La importancia del manual de organización radica en la tarea principal de un
administrador de organizar, delegar, supervisar y motivar al personal de la
empresa. Este es un producto final tangible de la plantación organizacional de la
empresa. Cuando el manual no esta actualizado o solo contiene gráficas o
simplemente no se cuenta con un manual de organización es fácil suponer que la
planeación de la organización no se realizó de manera sistematizada.
El manual tiene la finalidad de indicar los objetivos de la empresa, los canales de
comunicación, las bases sobre las cuales se diseño la estructura orgánica, las
relaciones que existen entre el personal y las autoridades y los deberes y
responsabilidades de cada puesto dentro de la organización.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 35/114
30
2.6 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El contenido de un manual de organización depende del tipo de manual que se
requiere y que tan detallado quiere que sea, aquí se muestran algunas variables
que puede contener el manual.
Tomando en cuenta varios libros (Rodríguez, 2005; Franklin, 2004; y Gómez,
1994) un manual de organización comprende:
1. Identificación
2. Índice
3. Introducción o prologo
3.1 Objetivo del manual
3.2 Ámbito de aplicación
3.3 Autoridad
3.4 Como usar el manual
4. Antecedentes históricos
5. Legislación o base legal
6. Atribuciones
7. Organigrama8. Misión
9. Visión
10. Descripción de puestos
11. Glosario de términos
12. Directorio
A continuación se describe en que consta cada apartado del manual de
organización.
2.6.1 IDENTIFICACIÓN
Como su nombre lo dice se debe de identificar a la empresa mencionando:
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 36/114
31
• Logotipo de la empresa.
• Nombre de la organización.
• Titulo y extensión del manual (General o específico).
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión, si es el caso.
• Unidad responsable de su elaboración.
2.6.2 ÍNDICE
Se realiza una relación de los capítulos o apartados que constituyen en el cuerpo
del documento. El índice debe incluir los conceptos o temas que se incluyen en
cada sección, se deben utilizar espacios en blanco o sangrías o mayúsculas para
indicar la relación entre los conceptos.
2.6.3 INTRODUCCIÓN O PROLOGO
Consta en hacer una explicación acerca de lo que es el documento, de la razón
por la que se da origen a su elaboración o revisión y los objetivos que se desean
alcanzar con dicho documento. También habla sobre el ámbito de aplicación, a
quien va dirigido, cómo se usara y como y cuando se harán sus revisiones y
actualizaciones.
Es bueno que contenga un mensaje y autorización de la más alta autoridad del
área alcanzada por el manual.
La introducción debe ser breve ya que si es muy grande los usuarios pueden
pensar que todo el manual es igual y finalizaran su lectura.
En el apartado de objetivo del manual: se describe lo que la organización pretende
lograr a través el manual, esto debe ser breve y preciso.
El ámbito de aplicación trata de explicar de forma breve lo que abarca el manual,
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 37/114
32
se puede combinar en un solo párrafo los propósitos y el ámbito de aplicación.
En la parte de autoridad se debe mencionar a la persona que aprobó el manual
pero poniendo el nombre de su puesto no de la persona por ejemplo: el gerente
general, un secretario, subsecretario aprobó el manual.
La parte de cómo usar el manual es la más importante de la introducción ya que
explica todo lo que los usuarios deben saber para utilizarlo. Esta sección debe
incluir los siguientes aspectos:
• Un examen breve del formato.
• Un enunciado de la responsabilidad de los usuarios, por ejemplo, mantener
el manual actualizado y devolverlo cuando se marchen de la empresa.
• El departamento o el puesto de la persona con quien deben ponerse en
contacto cuando quieran señalar cambios o correcciones o deseen hacer
recomendaciones para mejorar el manual.
• Una explicación de las claves o símbolos especiales, como los que se
utilizan para indicar temas revisados.
• Una breve descripción de las características especiales, por ejemplo un
glosario o una sección sobre formas.
2.6.4 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
En este apartado se describe brevemente el origen de la empresa por ejemplo:
cuales fueron las causas que dieron lugar a su creación y el desarrollo que ha
tenido la empresa como las modificaciones que se han efectuado en cuanto a su
estructura, funcionamiento, etc. Al final se debe anexar copia de los documentos
que se consultaron para realizar este apartado.
2.6.5 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL
Consiste en hacer una relación de los títulos de los principales ordenamientos
jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 38/114
33
las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en
ella; es recomendable que siga el siguiente orden: constitución, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.
2.6.6 ATRIBUCIONES
Aquí se hace una trascripción textual y completa de las facultades conferida a la
entidad o a sus unidades administrativas, de acuerdo con las disposiciones
jurídicas que dan base legal a sus actividades. Debe señalarse el título completo
de los ordenamientos y el capítulo, artículos y texto de éste.
2.6.7 ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de los puestos con los que cuenta la organización,
sus niveles jerárquicos, las líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
2.6.8 MISIÓN
La misión sirve a la empresa como referencia para orientar sus acciones y vincular
lo deseado con lo posible. Debe contener la razón de ser de la organización.
2.6.9 VISIÓN
La visión le sirve a la organización para saber lo que desea alcanzar y como
quiere verse a un largo plazo.
2.6.10 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
La descripción de puestos incluye:
• Identificación del puesto
o Nombre del puesto
o Área
o Jefe inmediato
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 39/114
34
o Ubicación jerárquica
o Número de plazas
o Subordinados
o Objetivo del puesto
o Relaciones
Internas
• Ascendente
• Horizontal
• Ascendente
Externas
• Descripción del puesto
o Descripción general del puesto
o Funciones
• Perfil del puesto
o Escolaridad
o Habilidad
o Conocimientos
o Experiencia
o Responsabilidad
2.6.11 GLOSARIO DE TÉRMINOS
Debe incluirse un listado de términos utilizados en el manual de organización para
ayudar a la comprensión del mismo.
2.6.12 DIRECTORIO
Es una relación de los trabajadores de la organización así como el puesto que
ocupan dentro de la misma, se recomienda realizar tomando en cuenta los niveles
jerárquicos. Puede agregarse teléfono, e-mail y horario.
Cuando se planea hacer un manual de organización es necesario conocer toda
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 40/114
35
esta información aunque no es indispensable que contenga todo lo antes
mencionado ya que eso depende del tipo de empresa que se esta manejando y
que tan extenso se requiere que sea el manual. El primer paso para elaborar un
manual de organización es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que
contestar las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo del organismo al crear este manual?
¿Qué beneficios proporcionará el manual a los usuarios?
¿Qué espero o qué espera mi departamento lograr con este manual?
Una vez que se determinan los objetivos del manual hay que presentarlos porescrito dentro del manual.
“La existencia del manual de organización se hace imprescindible en todo tipo de
organización ya sea pública o privada, donde la supervisión de tareas y funciones,
los conflictos de autoridad y la dilución de responsabilidades son fenómenos
administrativos comunes” (Rodríguez, 2005, p. 104).
2.7. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS.
Una vez que se conoce todo acerca de los manuales de organización se debe de
conocer la forma en que se realizan los manuales administrativos en general es
correcto mencionar que la elaboración de cada manual administrativo
(organización, procedimientos, políticas y por función específica) es diferente.
Rodríguez (2005), menciona que no existe un modelo establecido para realizarlos,
sin embargo describiré la forma más frecuente de elaborarlos.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 41/114
36
2.7.1 PLANEACIÓN
Primera etapa: Quien es responsable de la elaboración del manual.
En esta etapa se debe decidir a que área de la organización le correspondeelaborar los manuales y esto se puede decidir de dos maneras la primera es
incrementar un departamento encargado de la racionalización administrativa pero
si no existe dicho departamento se puede contratar un despacho de consultores
externos que se encarguen de su realización.
Segunda etapa: La planeación de la elaboración.
Rodríguez (2005), nos dice que planear significa estudiar una acción futura,precisando las operaciones que se deberán llevar a cabo y en qué orden, y
realizando el acoplamiento óptimo, desde el punto de vista económico para lograr
el objetivo propuesto. Por lo que será importante en ésta etapa considerar factores
como:
• Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del
organismo.
• Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes;personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.
El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización
adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo
Tercera etapa: El programa de trabajo
El siguiente paso es elaborar un programa de trabajo, en el que se realizanestimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan. “Debemos contar con
estimaciones de tiempo para la recolección de información redacción y
elaboración de graficas, revisión, impresión y todos los demás aspectos de la
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 42/114
37
elaboración” (Rodríguez, 2005, p 65-66).
Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración
de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por
separado aunque con la combinación de ambas se obtienen mejores resultados.
2.7.2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo,
es necesario comunicar por escrito a los gerentes que se requiere de apoyo y
cooperación para elaboración de los manuales.
Cuando se concluye con la planeación nos encontramos preparados para recopilar
y organizar la información que se integrará al manual. La recopilación de
información podremos efectuarla mediante la investigación documental,
observaciones, cuestionarios y entrevistas.
La investigación documental nos sirve para recolectar información la cual la
obtendremos en escritos, gráficas, leyes, instructivos reportes, circulares etc., que
nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa.
La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual,
consiste en observar a las personas para conocer la forma en que realizan sus
actividades y anotar de forma correcta la secuencia, es importante que el analista,
tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información, ya que si no
podrían pasársele algunos pasos, esta información se complementa con la
información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas.
Los cuestionarios son otra técnica de recolección de datos, su objetivo es describir
hecho y opiniones, reunir datos. Estos se deben hacer con especial atención. Los
cuestionarios son útiles cuando es preciso recabar información de muchas
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 43/114
38
personas.
Las entrevistas son un instrumento que permite descubrir aspectos que forman
parte del trabajo pero que a simple vista no se ven.
2.7.3. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
La información recabada debe seguir un proceso para que pueda ser aprovechada
al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información son los
siguientes: Depuración, clasificación y análisis
El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la
información, pues la resistencia al cambio y los diferentes intereses dentro de las
estructuras impiden dar información completa, veraz y oportuna con relación a las
funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad
administrativa.
Para la integración de cada manual es importante uniformar los criterios tanto en
la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que
se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. Es preciso
hacer reuniones con los gerentes de cada área que será incluida en el manual
para darles a conocer la información que contendrá dicho manual.
Rodríguez (2005), dice que durante la elaboración de los manuales pueden surgir
dificultades al detallar las funciones y actividades en forma escrita y oficial, ya que
intereses particulares pueden impedir que se terminen con éxito los manuales. Por
esto, quien este encargado de elaborar el manual debe hacer uso de susensibilidad, buen trato y adecuadas relaciones humanas para lograr que el
personal colabore y sean aceptados los formatos de los documentos que se
presenta para lograr que los manuales cumplan con su función.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 44/114
39
2.7.4. REDACCIÓN
Como primer paso se deben definir los objetivos y que tipo de manual se va a
realizar (de procedimientos, de políticas, de organización, etc.), Debe analizarse
muy a fondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual, teniendo encuenta, a que personas va dirigido, el posible uso ó frecuencia de consulta, etc.
Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para la redacción del
manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión; en la medida de
lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en
corrección de estilo, quien se encargue de la revisión final de la redacción de los
manuales, permitiendo con esto un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.
2.7.5. ELABORACIÓN DE GRÁFICAS.
“Casi todos los manuales son principalmente integrados por textos escritos sin
embargo algunas técnicas visuales pueden realzar considerablemente el manual y
contribuir a que las personas entiendan mejor su contenido” (Rodríguez, 2005, p
72).
No necesariamente deben de incluir gráficas, pero se recomienda hacerlas ya que
estas ayudarán a que el manual no sea monótono y se torne aburrido al ver puras
letras. Las representaciones gráficas más comunes, son organigramas, diagramas
de flujo, cuadros de distribución de actividades, distribución de espacios, formas,
etc. Para su elaboración se deben utilizar las técnicas conocidas que sean
sencillas.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 45/114
40
2.7.6. FORMATO Y COMPOSICIÓN
Cuando ya se tiene recopilada la información se debe determinar el formato con el
cual se presentará el manual ya que de este depende que los usuarios lo lean o
no.
Un manual administrativo cumple con su objetivo básico, el de ser consultado,
cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o
inquietudes, un manual debe contener tres características importantes que son:
• Facilidad de lectura y/o consulta.
• Que permita hacer referencias rápidas y precisas.
• Respirar confianza por su apariencia y orden.
Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y
actualización, además de usar numeración consecutiva con el total de hojas,
ejemplo: hoja 3 de 45, usando correctamente los espacios en blanco y los
márgenes amplios; al diseñar el formato de los manuales es usual el
encabezamiento de páginas, donde se asienta la información básica de cada
manual como: título del manual, título del procedimiento, fecha de publicación,
número de página, etcétera, ésta información permite al usuario consultas rápidas.
2.7.7. REVISIÓN Y APROBACIÓN
En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es
conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los
manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión alcontenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:
• Revisión justa y objetiva del material.
• Proporcionar críticas específicas y constructivas.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 46/114
41
• Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un
plazo previamente acordado.
• Evitar cambios sólo por gusto personales.
Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, acargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobación de los
niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.
Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien
utilizando una hoja para su aprobación; la aprobación como punto final en la
elaboración de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresión,
distribución y control de los manuales.
Esta aprobación se debe de incluir en el manual y se puede hacer de dos maneras
la primera es que en la parte inferior de cada hoja se ponga quien lo elaboró, la
fecha, quien lo aprobó y la fecha de aprobación.
En la segunda opción se pone una hoja al principio del manual, después de la
identificación.
2.7.8. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL
Una vez que el manual fue elaborado, revisado, aprobado e impreso solo falta
distribuirlo y mantener un control sobre el.
Debido a que los manuales tienen un costo no se deben proporcionar manuales a
quienes no lo necesitas los únicos que tendrán un manual de cada uno serán los
altos directivos y se debe llevar un control de las personas que utilizan dichos
manuales.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 47/114
42
2.7.9. ACTUALIZACIÓN
El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en
la información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite
que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para eldesarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y
actualización de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual,
siendo recomendable efectuarse cada seis meses.
La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es
decir, las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización, por cambio
de políticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etcétera.
Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de
sus manuales administrativos, ya que a través de un programa escalonado por
secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las
revisiones; cuando existen cambios, adiciones ó supresiones en alguna sección se
analizan y se efectúan, en caso de ser procedentes, dentro del período
programado para esta sección, es necesario llevar un registro de cada cambio ó
modificación a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos
para un mejor manejo de la información.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 48/114
CAPÍTULO III
PROPUESTA DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN
“PARA LA CONSTRUCTORA Y CONSULTORA
EAL”
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 49/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 50/114
45
3.2. INDICE
3.1. Identificación
3.2. Índice
3.3. Introducción
3.4. Antecedentes históricos
3.5. Base legal
3.6. Organigrama propuesto
3.7. Misión
3.8. Visión
3.9. Descripción de puestos
3.10. Glosario de términos3.11. Directorio
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 51/114
46
3.3. INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como objetivo principal presentar una visión general de
la empresa “Constructora y Consultora EAL” funcionando como guía práctica para
los trabajadores de dicha empresa y para el personal de nuevo ingreso, además
de ser un instrumento auxiliar para los directivos permitiéndoles unificar los
criterios y la toma de decisiones, logrando con ello el cumplimiento de sus
objetivos generales y específicos.
La Constructora y Consultora EAL determinó que era necesario elaborar un
manual de organización debido al crecimiento que ha presentado la empresa y la
contratación de nuevos trabajadores para llevar a cabo las actividades, ya que conesto se han incrementado también los problemas de organización, cargas de
trabajo desproporcionadas o duplicadas, así como diversas líneas de mando.
El ámbito de aplicación de este manual esta dirigido a cada uno de los
departamentos que integran la compañía “Constructora y Consultora EAL” siendo
responsabilidad del área de recursos humanos la actualización, revisión y
aprobación de dicho manual y de recibir por escrito del personal operativo
sugerencias para la actualización, modificación o mejoramiento de dicho manual.
El presente manual se encuentra dividido por temas específicos, para facilitar su
consulta, también se ha incluido un índice donde cada tema esta identificado por
un punto y el número de página en el que se encuentra incluyendo un glosario de
términos para la unificación de criterios en la interpretación de los mismos, esto
con el objetivo de que, al momento de consultarlo al personal de la empresa, le
sea clara y precisa su interpretación para la ejecución de sus actividades diarias.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 52/114
47
3.4. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Constructora y Consultora EAL, es una empresa constituida legalmente a partir del
01 de Julio de 2008, como una Persona física con actividad empresarial por Edgar
Avendaño López y su padre Tirso Avendaño Ortiz, en la ciudad de Xalapa de
Enríquez, Veracruz.
En sus inicios solo trabajan padre e hijo y un empleado técnico, como no contaban
con oficinas, realizaban el trabajo en su casa. Poco a poco fueron adaptando un
cuarto dentro de la casa como oficina y así continuaron trabajando.
Dos meses después y gracias al trabajo, experiencia y a las propuestas realizadas
a la administración del H. Ayuntamiento de Medellín, Ver., lograron adquirir su
primer contrato correspondiente a una obra Hidro-sanitaria y pudieron dar inicio a
sus labores para después llevar a cabo contratos con otras dependencias del
gobierno y municipios.
Actualmente y por la demanda adquirida, ya cuenta con una estructura de
personal más completa, dividida en áreas; administrativa, técnica y operativa,
además de su gerencia general, pero sin un orden real y acorde para cada
actividad y puesto; así mismo con oficinas propias para el desarrollo de las
actividades con espacios físicos para cada departamento.
Conforme comenzaron a tener más trabajo la empresa fue contratando nuevo
personal, mismos que también eran miembros de la familia como hermanos,
primos y personal de confianza.
El giro principal de la empresa es la Construcción de Obras de Urbanización, su
objetivo principal es, ser una empresa con áreas de trabajo, tácticas y métodos
definidos para la óptima realización de los trabajos.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 53/114
48
3.5. BASE LEGAL
Constructora y Consultora EAL esta constituida como persona física con actividad
empresarial de acuerdo a las siguientes leyes, reglamentos, códigos y normas:
• Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos.
• Constitución política del Estado de Veracruz-Llave.
• Ley de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.
• Reglamento de la ley de obras públicas y servicios relacionados con las
mismas.
• Ley número 100 de obras públicas para el estado libre y soberano
Veracruz-Llave.• Ley de contribución de mejoras por obras públicas federales de
infraestructura hidráulica.
• Ley orgánica del banco nacional de obras y servicios públicos.
• Reglamento de la ley interior de la SECOM del Estado de Veracruz.
• Ley del organismo público descentralizado de la Junta Estatal de Caminos.
• Reglamento de la ley del organismo público descentralizado de la Junta
Estatal de Caminos.• Ley del organismo público descentralizado de carreteras y puentes
estatales de cuota.
• Reglamento de la ley del organismo público descentralizado de carreteras y
puentes estatales de cuota.
• Ley del Seguro Social.
• Reglamento de la ley de Seguro Social.
• Ley de protección civil para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• Código financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• Código hacendario para el municipio de Xalapa de Enríquez, Veracruz de
Ignacio de la Llave.
• NOM-017-SCT4-1995.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 54/114
49
• NOM-001-CONAGUA-1995.
• NOM-002-CONAGUA-1995.
• NOM-013-CONAGUA-2000.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 55/114
5 0
3 . 6 . O R G A N I G
R A M A
P R O P U E S T O
G e r e n t e G e n e r a l
D e p a r t a m e n t o d e
a d m i n i s t r a c i ó n y
f i n a n z a s
D e p a r t a m e n t o d e c o n t r o l y
s e g u i m i e
n t o d e o b r a
E n c a r g a d o d e
c o n t r o l d e
e s t i m a c i o n e s
S
u p e r i n t e n d e n t e
d e o b r a
D e p a r t a m e n t o d e
e
s t u d i o s y p r o y e c t o s
A s i s t e n t e g e r e n c i a l
C o n t a d o r p u b l i c o
g e n e r a l
E n c a r g a d o d e
r e c u r s o s
E n c a r g a d o d e
a d q u i s i c i o n e s
T e s o r e r o
A u x i l i a r
c o n t a b l e
A n a l i s t a d e
p r e c i o s u n i t a r i o s
P r o y e c t i s t a
C a p t u r i s t a
B r i g a d a d e
t o p o g r a f í a
E n c a r g a d o d e
e s t u d i o s
s o c i o e c o n ó m i c o s
y a m b i é n t a l e s
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 56/114
51
3.7. MISIÓN
Ser una empresa con trascendencia y alta competitividad mediante la realización
de obras y proyectos, para poder prestar un servicio de calidad a la ciudadanía, a
través de instituciones de gobierno y clientes particulares.
3.8. VISIÓN
Ser empresa líder con estabilidad y crecimiento constante para la realización
laboral y de vida de los empleados y así trascender con servicios de calidad,
productividad y seguridad.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 57/114
52
3.9. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Gerente General
IdentificaciónNombre del puesto: Gerente General Ubicación Jerárquica: Primer nivel
Área: Gerencia General
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: No aplica
= Subordinados =
Jefe de control y seguimiento de obras, Jefe de estudios y proyectos y Jefe de
administración y finanzas.
= Objetivo del puesto =
Lograr mediante la aplicación del proceso administrativo la correcta gestión
gerencial de la empresa hacia sus diferentes áreas.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Ninguna.
- Horizontal: Ninguna.
- Descendente: Jefe de Control y Seguimiento de Obra, Jefe de Estudios y
Proyectos, Jefe de Administración y Finanzas y capturista.
- Externas: Con dependencias de gobierno en sus tres niveles y con clientes
particulares.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto debe ejercer funciones de dirección, gestión, supervisión,
y coordinación con las distintas áreas de la empresa, así como con clientes
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 58/114
53
particulares y dependencias de gobierno.
= Funciones =
- Toma de decisiones.
- Fijar los objetivos de la organización.
- Analizar la situación técnica, contable, financiera y fiscal de la empresa.
- Gestionar ante dependencias las licitaciones públicas y concursos de obra.
- Crear relaciones saludables con clientes de la función pública y
particulares.
- Supervisión eventual de funciones en todos los niveles de la organización.
- Delegación de responsabilidades.
- Elaboración de planes estratégicos para el desarrollo de la empresa.- Selección de puestos gerenciales.
- Motivación y unión social de los empleados de la organización.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Administración, Arquitectura o Ingeniería Civil.
= Habilidad =
Capacidad de mando, correcto manejo de personal, facilidad para las relaciones
interpersonales, buen manejo del lenguaje, expresión oral apropiada para el
puesto y compromiso con la empresa.
= Conocimientos =
Administración, conocimientos técnicos en obras, construcción y amplioconocimiento de la empresa.
= Experiencia =
3 años.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 59/114
54
= Responsabilidad =
- Logro de objetivos.
- Adecuada toma de decisiones administrativas.
- Correcto manejo de documentos e información confidencial.
- Atención al cliente.
- Correcto manejo y trato al personal.
- Representación legal de la empresa.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 60/114
55
Asistente Gerencial
a) Identificación
Nombre del puesto: AsistenteGerencial
Ubicación Jerárquica: Staff
Área: Gerencia General
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Gerente
General
= Subordinados =
Ninguno
= Objetivos del puesto =
Mantener orden y dar apoyo a requerimientos y trámites gerenciales mediante
coordinación y entendimiento mutuo.
= Relaciones internas =
- Internas
- Ascendente: Gerente General, Jefe de control y seguimiento de obra, Jefede estudios y proyectos y Jefe de administración y finanzas.
- Horizontal: Empleados de todos los departamentos.
- Descendente: Ninguna
- Externas: Clientes y visitas de personas ajenas a la empresa.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá fungir como secretaria del gerente general y
auxiliarlo como tal en todas sus actividades.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 61/114
56
= Funciones =
- Atención al personal y/o gente externa a la empresa.
- Resguardo de documentación.
- Actualización de archivos.
- Informe de actividades a Gerencia.
- Coordinación de actividades.
- Apoyo de actividades.
- Actualización de información.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Carrera técnica en secretariado con computación o carrera similar, afín o superior.
= Habilidad =
Responsabilidad, compromiso con la empresa, facilidad para establecer relaciones
interpersonales, actitud de servicio, buena presentación, paciencia y facilidad de
aprendizaje.
= Conocimientos =
Conocimiento en software Microsoft Office Word, Excel, Power Point y Outlook
2003 o superior.
= Experiencia =
1 año
= Responsabilidad =
- Archivos de Gerencia.- Trámites administrativos.
- Control de acciones gerenciales.
- Control de datos e información inherente a la gerencia.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 62/114
57
Jefe de Control y Seguimiento de Obra
Identificación
Nombre del puesto: Jefe de Control y
Seguimiento de Obra Ubicación Jerárquica: Segundo Nivel
Área: Departamento de Control y Seguimiento de Obra
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Gerente
General
= Subordinados =
Encargado de control de estimaciones de obra y Superintendente de construcción.
= Objetivo del puesto =
Lograr con respecto a las normas estipuladas, que las obras se entreguen en
tiempo y forma con lo prescrito en el contrato.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Gerente General.- Horizontal: Jefe de estudios y proyectos y Jefe administrativo.
- Descendente: Proyectista, brigada de topografía, tesorero y subordinados.
- Externas: Con dependencias de gobierno en sus tres niveles y con clientes
particulares.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto debe llevar control de las obras en proceso para optimizar
los recursos necesarios para éstas.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 63/114
58
= Funciones =
- Gestión de trámites con clientes.
- Supervisión de personal a su cargo.
- Tomar decisiones correctas y oportunas correspondientes al área.
- Aprobación de acciones de obra.
- Supervisión de trabajos de campo.
- Aprobación de solicitudes.
- Realizar informes gerenciales.
- Apoyo para la selección de personal de su área.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Arquitectura o Ingeniería Civil.
= Habilidad =
Responsabilidad, liderazgo, correcto manejo de personal, facilidad para las
relaciones interpersonales y discreción en el manejo de información
= Conocimientos =
Generales de cada tipo de obra.
= Experiencia =
De 1 a 3 años
= Responsabilidad =
- Toma de decisiones administrativas y técnicas.- Resultados de obra.
- Selección de personal eventual de la construcción.
- Atención al cliente.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 64/114
59
Jefe de Estudios y Proyectos
Identificación
Nombre del puesto: Jefe de Estudios y
Proyectos Ubicación Jerárquica: Segundo nivel
Área: Departamento de Estudios y Proyectos
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Gerente
General
= Subordinados =
Analista de precios unitarios, proyectista, capturista, brigada de topografía y
encargado de estudios socioeconómicos y ambientales.
= Objetivo del puesto =
Lograr, mediante la administración de su área cumplir con las metas establecidas
en la empresa y entregar los estudios y proyectos en tiempo y forma.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Gerente General.
- Horizontal: Jefe de Control y Seguimiento de Obras y Jefe de
Administración y Finanzas.
- Descendente: Tesorero y subordinados.
- Externas: Con dependencias de gobierno en sus tres niveles y con clientes
particulares.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto debe aplicar el proceso administrativo en el área para la
correcta ejecución de los proyectos y estudios.
= Funciones =
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 65/114
60
- Gestión de trámites con clientes.
- Supervisión de personal a su cargo.
- Revisar y analizar la documentación para licitaciones públicas y concursos.
- Tomar decisiones correctas y oportunas correspondientes al área.
- Aprobación de acciones de obra.
- Supervisión de trabajos de campo.
- Aprobación de solicitudes.
- Realizar informes gerenciales.
- Apoyo para la selección de personal de su área
Perfil del puesto
= Escolaridad =Licenciatura en Arquitectura, Ingeniería civil o Ingeniería ambiental.
= Habilidad =
Responsabilidad, liderazgo, capacidad y rápida respuesta a la toma de decisiones,
correcto manejo de personal, facilidad para las relaciones interpersonales,
seriedad y disciplina.
= Conocimientos =
En construcción, estudios ambientales, precios unitarios y proyección.
= Experiencia =
2 años.
= Responsabilidad =
- Toma de decisiones administrativas y técnicas.
- Veracidad de información en estudios y proyectos.
- Manejo y motivación de personal en área.
- Atención al cliente.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 66/114
61
Jefe de Administración y Finanzas
Identificación
Nombre del puesto: Jefe de
Administración y finanzas Ubicación Jerárquica: Segundo nivel
Área: Departamento de administración y finanzas
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Gerente
General
= Subordinados =
Contador público general, encargado de adquisiciones, encargado de recursos
humanos y tesorero.
= Objetivo del puesto =
Fortalecer los sistemas administrativos de la organización a través de una óptima
dirección, optimización y control de los recursos humanos, materiales y
monetarios, logrando y manteniendo finanzas sanas que permitan a la empresa
adaptarse a los cambios en el ambiente interno y externo.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Gerente General.
- Horizontal: Jefe de control y seguimiento de obra y Jefe de estudios y
proyectos.
- Descendente: Con todo el personal de trabajo de la empresa de tercero y
cuarto nivel.
- Externas: Ninguna
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 67/114
62
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá lograr una administración financiera, humana,
contable y fiscal saludable de la empresa y supervisar al personal de su
departamento y en caso de ausencia del gerente general, el de toda la empresa.
= Funciones =
- Planeación de medidas de control para la empresa.
- Optimizar los recursos.
- Realizar trámites legales de la empresa.
- Mantener en orden la información administrativa.
- Supervisión de personal a su cargo.- Tomar decisiones correctas y oportunas correspondientes al área.
- Realizar informes Gerenciales.
- Revisar y aprobar trámites, solicitudes y gestiones administrativas.
- Administrar nóminas y prestaciones.
- Atención de personal de la empresa.
- Apoyar en el proceso de selección y capacitación del personal.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Administración de empresas.
= Habilidad =
En la toma de decisiones, numérica, en el trato con las personas y supervisión.
= Conocimientos =Administración, contabilidad y conocimientos en software de sistema ASPEL,
NEODATA Y OPUS
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 68/114
63
= Experiencia =
1 año
= Responsabilidad =
- Definición y logro de objetivos.
- Toma de decisiones administrativas y financieras.
- Optimización de recursos.
- Recursos financieros.
- Recursos humanos.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 69/114
64
Encargado de Control y Estimaciones de Obra
Identificación
Nombre del puesto: Encargado de
control y seguimiento de obra Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de control y seguimiento de obra
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
control y seguimiento de obra
= Subordinados =
Ninguno
= Objetivo del puesto =
Ayudar al ciclo de administración de obras de manera eficaz para el pronto cobro
de los recursos financieros.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de Control y Seguimiento de Obra y Jefe de
Administración y Finanzas.
- Horizontal: Superintendente de construcción.
- Descendente: Ninguna.
- Externas: Áreas de precios unitarios de dependencias de gobierno y clientes
particulares.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá dar seguimiento a avances de obra para reportarde manera oportuna las estimaciones de la obra.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 70/114
65
= Funciones =
- Coordinar con superintendente de obra información de la obra en proceso.
- Crear estimaciones de obra.
- Investigar información propia de estimaciones.
- Reporte a jefatura.
- Conciliación de precios extraordinarios con clientes.
- Actualización de información.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura Ingeniería Civil.
= Habilidad =
Matemática, para realizar trámites administrativos, facilidad para las relaciones
interpersonales y buen manejo del lenguaje relacionado con el puesto.
= Conocimientos =
Precios unitarios y manejo de software OPUS, NEODATA y Microsoft Office Excel
y Word 2003 o Superior
= Experiencia =
2 años
= Responsabilidad =
- Toma de decisiones técnicas.
- Manejo de archivos y documentos o información confidencial.
- Realización de trámites técnicos,
- Búsqueda de mayor obtención de recursos.
- Proyectos ejecutivos de obra.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 71/114
66
Superintendente de construcción
Identificación
Nombre del puesto: Superintendente
de construcción. Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de control y seguimiento de obra
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
control y seguimiento de obra
= Subordinados =
Bodeguero de obra y sobrestante de obra.
= Objetivo del puesto =
Dar prestigio a la empresa mediante la correcta ejecución de las obras
contratadas.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de control y seguimiento de obra y jefe de administracióny finanzas.
- Horizontal: Encargado de control de estimaciones de obra, encargado de
recursos humanos y encargado de adquisiciones.
- Descendente: Con sus subordinados
- Externas: Con supervisores de dependencias de gobierno.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá dar seguimiento y dirigir la obra en proceso para
su correcta ejecución.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 72/114
67
= Funciones =
- Decidir los cursos de acción correctos y apoyarse con el personal operativo
para ejecutar la obra.
- Realizar indicaciones a personal operativo y sobrestante de obra.
- Supervisión de la obra.
- Reporte de avances de obra.
- Reporte a área administrativa de los recursos financieros necesarios para el
pago de nómina del personal eventual de obra.
- Requerir al encargado de adquisiciones los materiales que se necesitan
para la obra.
- Realizar los trámites necesarios para la obra.
- Conciliar con supervisión temas inherentes a la obra.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Arquitectura o Ingeniería Civil.
= Habilidad =
En relaciones humanas y supervisión de personal y construcción de obras de
urbanización = Conocimientos =
De construcción y de su área en general.
= Experiencia =
2 años
= Responsabilidad =
- Toma de decisiones técnicas.
- Establecer estrategias de trabajo.
- Supervisión de personal.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 73/114
68
- Equipo y maquinaria pesada y ligera.
- Prestigio de la empresa en obra determinada.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 74/114
69
Analista de Precios Unitarios
Identificación
Nombre del puesto: Analista de precios
unitarios Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de estudios y proyectos
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
estudios y proyectos
= Subordinados =
Ninguno
= Objetivo del puesto =
Lograr mediante la realización de manera objetiva, el análisis de precios unitarios
para la optimización de recursos de la empresa.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de administración yfinanzas.
- Horizontal: Proyectista y capturista.
- Descendente: Ninguna
- Externas: Ninguna.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá analizar de manera minuciosa la información
referente a precios unitarios de todos los movimientos inherentes a la empresa
dentro de la obra, para obtener costos justos y aumentar utilidades.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 75/114
70
= Funciones =
- Realización de estudios de precio unitarios de proyecto.
- Integrar información para licitaciones públicas y concursos.
- Investigación y actualización de precios unitarios.
- Cotización de precios de materiales, insumos y de más recursos necesarios
para el proyecto.
- Buscar obtener óptimos precios unitarios.
- Informar a altos mandos de resultados de estudios.
- Entregar información resultante a capturista.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Arquitectura o Ingeniería Civil.
= Habilidad =
Numérica y manejo de equipo de computo.
= Conocimientos =
En el análisis de precios unitarios y software OPUS Y NEODATA
= Experiencia =
De 1 a 3 años
= Responsabilidad =
- Manejo eficaz de información técnica.
- Correcto manejo de información investigada.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 76/114
71
Proyectista
Identificación
Nombre del puesto: Proyectista Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de Estudios y Proyectos
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
estudios y proyectos
= Subordinados =
Ninguno.
= Objetivo del puesto =Lograr realizar un proyecto y entregarlo en tiempo y forma siendo parte integral en
la constitución de éste o de un estudio de obra.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de control y seguimiento
de obra.
- Horizontal: Capturista, brigada de topografía y analista de precios unitarios.
- Descendente: Ninguna.
- Externas: Con los clientes.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto es el responsable de asentar la información en un plano
ejecutivo de construcción de obra para integrarlo al expediente final del proyecto
ejecutivo de obra.
= Funciones =
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 77/114
72
- Realizar plano ejecutivo de proyecto.
- Integrar información para licitaciones públicas y concursos.
- Solicitar estudios inherentes de proyecto.
- Analizar y verificar estudios inherentes al proyecto.
- Informar al jefe de proyectos los avances y las necesidades del proyecto o
estudio.
- Intercambiar información con compañeros de departamento.
- Ajustar información con los clientes
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura Arquitectura o Ingeniería Civil.
= Habilidad =
En manejo de software AUTOCAD Y CIVIL CAD.
= Conocimientos =
De su área y de topografía.
= Experiencia =
De 1 a 3 años
= Responsabilidad =
- Manejo de información.
- Correcta realización de plano ejecutivo.
- Interpretación y análisis de información. - Toma de decisiones técnicas.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 78/114
73
Capturista
Identificación
Nombre del puesto: Capturista Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de estudios y proyectos
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
estudios y proyectos
= Subordinados =
Ninguno
= Objetivo del puesto =Lograr mediante la correcta integración del proyecto un trabajo de calidad para su
presentación ante los directivos de la empresa y los clientes.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Gerente General, Jefe de estudios y proyectos.
- Horizontal: Proyectista, analista de precios unitarios, brigada de topografía
y encargado de estudios socioeconómicos y ambientales.
- Descendente: Ninguno
- Externas: Clientes particulares o de gobierno.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá integrar la información resultante de sus
colaboradores para la formación del proyecto ejecutivo de obra.
= Funciones =
- Investigar temas inherentes al proyecto.
- Apoyar a trabajadores del área en la búsqueda de información.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 79/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 80/114
75
Brigada de Topografía
Identificación
Nombre del puesto: Brigada detopografía
Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de estudios y proyectos
No. De plazas: 2 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
estudios y proyectos
= Subordinados =
Ninguno
= Objetivo del puesto =
Lograr ser fuente importante de información para la correcta elaboración de los
proyectos ejecutivos y estudios a realizar.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos.- Horizontal: Capturista y proyectista.
- Descendente: Ninguna.
- Externas: Ninguna
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
Los titulares de este puesto deberán generar información topográfica necesariapara la creación de los proyectos y estudios.
= Funciones =
- Realizar mediciones topográficas.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 81/114
76
- Creación de planos de medidas.
- Capturar información topográfica.
- Dibujar los cálculos resultantes.
- Entregar reportes a su jefe inmediato sobre el desarrollo de sus actividades.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Ingeniería Civil, Arquitectura o Técnico Topógrafo.
= Habilidad =
En el manejo de herramientas y equipo de topografía.
= Conocimientos =
Manejo de software AUTOCAD Y CIVIL CAD y utilización de equipo de topografía.
= Experiencia =
1 año.
= Responsabilidad =
- Equipo especial de topografía.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 82/114
77
Encargado de Estudios Socioeconómicos y Ambientales
Identificación
Nombre del puesto: Encargado deestudios socioeconómicos y ambientales
Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de estudios y proyectos
No. De plazas: 2 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
estudios y proyectos
= Subordinados =
Ninguno
= Objetivo del puesto =
Lograr conocer mediante estudios socioeconómicos y ambientales el impacto que
tendrá el proyecto que se planea y ayudar a la elaboración de un proyecto
ejecutivo de calidad.
= Relaciones =
- Internas- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de administración y
finanzas.
- Horizontal: Capturista.
- Descendente: Ninguna.
- Externas: INEGI y dependencias ambientalistas como Semarnat, Conagua,
PEMEX, CAEV, etc.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá realizar estudios de impacto ambiental, de
crecimiento poblacional y de impacto social para su integración al proyecto
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 83/114
78
ejecutivo.
= Funciones =
- Realizar cálculos para obtener información y gestionar trámites ante
dependencias externas.
- Analizar la situación actual y futura del lugar donde se planea poner en
marcha el proyecto.
- Investigar aspectos sociales, económicos y ambientales del lugar del
proyecto.
- Acudir al lugar de los proyectos para corroborar la información adquirida.
- Intercambiar información con capturista.
- Realización de trámites y solicitud de permisos necesarios para la
realización del proyecto.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura Ingeniería Ambiental.
= Habilidad =
En búsqueda de información y análisis de la misma.
= Conocimientos =
De estudios matemáticos y estadísticos.
= Experiencia =
1 año
= Responsabilidad =
- Veracidad en datos.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 84/114
79
Contador Público General
Identificación
Nombre del puesto: Contador públicogeneral
Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de administración y finanzas
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
administración y finanzas
= Subordinados =
Auxiliar contable.
= Objetivo del puesto =
Lograr mediante la supervisión de información contable y fiscal una sana
administración de las obligaciones propias del giro.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de administración y finanzas.- Horizontal: Tesorero.
- Descendente: Auxiliar contable
- Externas: SHCP y dependencias gubernamentales de hacienda y finanzas
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá aplicar correctamente medidas de control contabley fiscal para la salud de la empresa.
= Funciones =
- Mantener actualizada la contabilidad de la empresa.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 85/114
80
- Actualizarse en temas relacionados con su giro.
- Presentar ante dependencia recaudadoras de impuestos y contribuciones
causadas.
- Mantener actualizados los registros generados en dependencias
gubernamentales.
- Resolución de problemas fiscales y contables de la empresa.
- Proponer medidas de control contable.
- Elaborar estados financieros de la empresa.
- Presentar a su jefe inmediato el trabajo realizado.
Perfil del puesto
= Escolaridad =Licenciado en Contabilidad y/o Contador Público
= Habilidad =
Liderazgo, honradez, disciplina, capacidad de coordinar, discreción en el manejo
de información confidencial.
= Conocimientos =
Amplio conocimiento de leyes fiscales y manejo de paquetería ASPEL
= Experiencia =
1 año
= Responsabilidad =
- Toma de decisiones financieras, fiscales y contables.
- Manejo de archivo e información confidencial.
- Trámites administrativos.
- Cálculo eficiente de información contable y de contribuciones.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 86/114
81
Encargado de Adquisiciones
Identificación
Nombre del puesto: Encargado de
adquisiciones Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de administración y finanzas
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
administración y finanzas
= Subordinados =
Ninguno
= Objetivo del puesto =
Evitar en mayor medida la pérdida de tiempo en requerimientos de materiales y
equipo y optimizar los recursos.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de administración y finanzas.
- Horizontal: Superintendente.
- Descendente: Ninguna.
- Externas: Proveedores.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá obtener recursos materiales para la realización de
labores en todas las áreas.
= Funciones =
- Optimizar los recursos.
- Reducir tiempo de entrega.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 87/114
82
- Evitar mermas y desperdicios.
- Obtener recursos de calidad.
- Mantener la maquinaria, herramientas y equipo en buen estado.
- Entregar y recibir maquinaria, herramienta y equipo solicitado.
- Ordenar las tarjetas de almacén.
- Cotizar y realizar pedidos de maquinaria, herramienta y equipo necesarios
para el trabajo.
- Revisar y requerir mantenimiento de la maquinaria y equipo.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Preparatoria
= Habilidad =
En relaciones interpersonales, en negociación, honestidad y disciplina.
= Conocimientos =
En manejo de tarjetas de almacén y sobre las herramientas, maquinaria y equipo
que se utiliza.
= Experiencia =
1 año
= Responsabilidad =
- Del equipo, maquinaria y herramienta de la empresa, vigilancia de las
mismas.- Manejo de documentos
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 88/114
83
Encargado de Recursos Humanos
Identificación
Nombre del puesto: Encargado de
recursos humanos Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de administración y finanzas
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
administración y finanzas
= Subordinados =
Ninguno.
= Objetivo del puesto =
Llevar de manera eficiente la administración de los recursos humanos de la
empresa.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Gerente general, Jefe de Administración y Finanzas, Jefe de
Estudios y Proyectos y Jefe de Control y Seguimientos de Obra.
- Horizontal: Personal del mismo nivel jerárquico.
- Descendente: Personal de niveles jerárquicos inferiores.
- Externas: Empresas de Outsourcing y medios de difusión periodística.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá dirigir, coordinar, controlar y armonizar las
actividades de selección, contratación, capacitación y desarrollo del personal así
como también intervenir en actos administrativos y disciplinarios con incidencia del
personal.
= Funciones =
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 89/114
84
- Debe establecer los sueldos, salarios y prestaciones de los trabajadores.
- Elaborar las nóminas.
- Tramitar las altas y bajas del personal en la empresa.
- Tramitar las altas y bajas del personal en IMSS e INFONAVIT.
- Supervisar asistencias.
- Analizar competitividad de personal y determinar necesidades de
capacitación.
- Dar atención personalizada a personal de la empresa
- Dar solución a problemas de personal de la empresa
- Elaborar informes para entregar a su jefe inmediato.
- Mantener actualizada la información acerca de la actividad e historia laboral
del personal.- Coordinar esfuerzos con jefes de área en necesidades de selección de
personal.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Administración.
= Habilidad =
En las relaciones interpersonales y supervisión.
= Conocimientos =
En reclutamiento, selección de personal y trámites fiscales.
= Experiencia =
1 año
= Responsabilidad =
- Manejo de archivos.
- Pago y control de nómina.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 90/114
85
- Trámites administrativos.
- Recurso humano de la empresa.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 91/114
86
Tesorero
Identificación
Nombre del puesto: Tesorero Ubicación Jerárquica: Tercer nivel
Área: Departamento de administración y finanzas
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: Jefe de
administración y finanzas
= Subordinados =
Ninguno
= Objetivo del puesto =Lograr a través de su trabajo la optimización de los recursos financieros para
maximizar el resultado de la gestión.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de Administración y Finanzas. Gerente General, Jefe de
Control y Seguimiento de Obra y Jefe de Estudios y Proyectos.
- Horizontal: Ninguna.
- Descendente: Ninguna.
- Externas: Con instituciones bancarias.
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá establecer comunicación constante con el jefe de
administración y finanzas y con el gerente general para tratar la rentabilidad
financiera de la empresa.
= Funciones =
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 92/114
87
- Revisar las conciliaciones y arqueo de información con instituciones
bancarias.
- Revisar el manejo de dinero por otras áreas.
- Solicitar los pagos de estimaciones.
- Invertir eficientemente los recursos de la empresa.
- Informar a altos mandos sobre ingresos y egresos.
- Distribución de nóminas.
- Autorización de salidas de recursos.
- Llevar control de los recursos financieros en caja y bancos.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Contaduría o Contador Público.
= Habilidad =
Numérica, responsable y disciplinado.
= Conocimientos =
Generales de contabilidad
= Experiencia =
1 año
= Responsabilidad =
- Manejo de dinero en efectivo.
- Manejo de información confidencial.- Nóminas de la empresa
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 93/114
88
Auxiliar Contable
Identificación
Nombre del puesto: Auxiliar contable Ubicación Jerárquica: Cuarto nivel
Área: Departamento de administración y finanzas
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior:
Contador público general
= Subordinados =
Ninguno.
= Objetivo del puesto =Ser fuente de apoyo para el logro de funciones y labores contables.
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Contador Público General y Jefe de administración y
Finanzas.
- Horizontal: Ninguna.
- Descendente: Ninguna.
- Externas: Ninguna
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
El titular de este puesto deberá apoyar en la realización de operaciones y
tramitología contable y fiscal.
= Funciones =
- Debe tomar decisiones correctas y oportunas.
- Realizar funciones menores de contabilidad.
- Realizar cortes de caja chica.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 94/114
89
- Archivar la información del área.
- Apoyar al Contador general en funciones cotidianas de contabilidad.
Perfil del puesto= Escolaridad =
Técnico en Contabilidad o Licenciatura en Contabilidad.
= Habilidad =
Matemáticas y administrativas-contables.
= Conocimientos =
Básicos de contabilidad
= Experiencia =
6 meses
= Responsabilidad =
- Manejo de información confidencial. - Resguardo de archivos de contabilidad de la empresa.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 95/114
90
3.10. GLOSARIO DE TÉRMINOS
• Adquisiciones.- Compra de herramienta, materiales y equipo ligero y
pesado que se requieran para las obras.
• Arqueo.- Cotejo de información contable.
• ASPEL.- Software diseñado para el control de todos los aspectos
administrativos, contables y fiscales de una empresa. Entre ellos se
encuentran el COI (control contable fiscal), NOI (control de nominas), SAE
(Ciclo de compra-venta o suministros) , BANCO (control de bancos) etc.
• Autocad.- Programa de cómputo específico para el diseño de construcción.
• Brigada.- Grupo de personas que se unen para realizar una tarea.
• Caev.- Comisión de Agua del Estado de Veracruz
• Civil Cad.- Programa especializado para la captura de datos propios de
niveles de terreno para la construcción y para la proyección de
construcciones complejas como carreteras, puentes o cualquier tipo de
distribución vial.
• Conagua.- Comisión Nacional del Agua.
• Concurso de obra.- Oferta realizada por instituciones públicas para la
obtención de derechos en la construcción de obras o realización deproyectos ejecutivos.
• Estimación de obra.- Documento en el que se describen los avances de
obra y el importe en dinero que estos avances representan. Su finalidad es
presentarlo a las dependencias del gobierno para el cobro parcial del monto
de la obra.
• Gestionar.- Hacer los trámites o diligencias necesarios para resolver un
asunto.
• INEGI.- Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática.
• Licitación.- Oferta o concurso realizado por instituciones públicas para la
obtención de derechos en la construcción de obras o realización de
proyectos ejecutivos a través de asignación directa o de concurso.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 96/114
91
• Maquinaria ligera.- Maquinaria utilizada de forma manual por el personal
dedicada a labores menores de obra.
• Maquinaria pesada.- Maquinaria utilizada en la obra para la realización de
grandes cantidades de obra.
• NEODATA.- Software especializado para la creación, modificación y
adecuación de precios unitarios, presupuestos de obra, cronograma de
actividades, gastos y financiamientos, así como para llevar control de
estimaciones, suministros y avances de obra y realizar concursos de obra.
Versión similar de OPUS creado en México.
• Obra Hidro-Sanitaria.- Obra relacionada con aspectos de agua potable y
alcantarillado sanitario.
• OPUS.- Software especializado para la creación, modificación y adecuación
de precios unitarios, presupuestos de obra, cronograma de actividades,
gastos y financiamientos, así como para llevar control de estimaciones,
suministros y avances de obra y realizar concursos de obra. Creado por
Ecosoft.
• Outsourcing.- Es el uso de recursos externos a la empresa para realizar
actividades generalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es
una estrategia de administración por medio de la cual una empresa delegala ejecución de ciertas actividades a empresas altamente especializadas
• Plano ejecutivo de construcción.- Documento especializado en el que se
describe a detalle aspectos topográficos, técnicos, sociales y ambientales
para la ejecución de la obra.
• Proyectista.- Persona que se encarga de dibujar los planos de un proyecto.
• Proyecto ejecutivo de obra.- Documento técnico en el que se describe de
manera específica todos y cada uno de los aspectos inherentes a la
construcción; el fin de este proyecto es basarse en él para la elaboración y
seguimiento de la obra descrita.
• SECOM.- Secretaría de comunicaciones.
• Semarnat.- Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 97/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 98/114
93
3.11. DIRECTORIO
• GERENCIA GENERAL
Edgar Avendaño LópezGerente General
VacanteAsistente de gerencia
• DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRA
Tirso Avendaño Ortiz
Jefe de control y seguimiento de obraVacante
Encargado de control y estimaciones de obra
Arq. Gustavo Silva CalixtoSuperintendente de construcción
• DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS
Tirso Avendaño LópezJefe de estudios y proyectos
Concepción Avendaño CastroAnalista de precios unitarios
VacanteProyectista
VacanteCapturista
VacanteBrigada de topografía
VacanteEncargado de estudios socioeconómicos y ambientales
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 99/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 100/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 101/114
96
Conclusión
Anteriormente la administración se llevaba a cabo en forma empírica, sin un
conocimiento real, y aunque siempre ha sido importante tener una buena
administración en las organizaciones, hoy en día es fundamental para alcanzar el
logro de los objetivos planteados, sin embargo no ha sido fácil emplearla, ni puede
considerarse nunca terminada la labor de la administración, pues constantemente
surgen nuevas técnicas que vienen a reemplazar las ya existentes y las empresas
deben actualizarse en su forma de administrar ya que la tarea de la administración
moderna consiste en hacer frente a los cambios.
Los manuales administrativos constituyen un elemento esencial en el
mejoramiento de la administración, porque contribuyen al éxito de las empresas,
además de que ayudan a que las empresas adapten su estructura y sus
procedimientos a la rápida transformación económica y social.
Ahora al termino de mi carrera en Administración, puedo decir que la utilidad que
tiene un manual administrativo es múltiple, en virtud de ser un instrumento que
permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal
manera, puedo afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto
importante dentro de las grandes, medianas y pequeñas organizaciones que se
manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso
administrativo.
Con respecto a los manuales de organización en este momento puedo asegurar
que toda empresa que cuenta con ellos, su funcionamiento es más organizado y
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 102/114
97
eficaz, ya que coincido con autores como Joaquín Rodríguez y Guillermo Gómez
que al aplicar éstos su funcionamiento es oportuno porque les permite un
crecimiento ordenado en cada uno de sus departamentos
En el presente trabajo describo la investigación y análisis que realicé en lacompañía Constructora y Consultora EAL, derivada de una conversación con el
dueño en la que se destacaba la necesidad de contar con un manual de
organización, debido a que constantemente se tenía duplicidad de funciones,
desconocimiento de las líneas de mando y tiempos muertos así como gastos
innecesarios o excesivos al realizar las actividades, por lo cual se tomó la decisión
de elaborar esta propuesta de manual de organización específicamente para esta
compañía, dándome a la tarea a partir de ese momento, de efectuar la
investigación con los empleados que actualmente laboran en ella y determinar el
conocimiento que tenían, tanto de las funciones que realizaban, como de las que
deberían de realizar de acuerdo a su puesto y de las actividades que se realizan
en general en la compañía para que esto me permitiera tomar la decisión sobre el
estilo de perfil de puestos que sería el más adecuado para implementar en esta
compañía.
El objetivo principal de mi propuesta fue para simplificar el trabajo y las actividadesque se realizan en dicha compañía, logrando con ello que cada trabajador
conozca y realice las funciones que corresponden a su puesto, evitando tiempos
perdidos y duplicidad de funciones, así como conocer la línea de mando directa
que tienen en su puesto; además de permitirle a la compañía efectuar la selección
e inducción al puesto, con bases firmes para un buen desarrollo del empleado, ya
que considero que no importa el tamaño de la empresa, y que en el momento que
se inicia el crecimiento de las mismas, los problemas también crecen si no se tiene
una organización firme, clara y objetiva.
Como resultado de mi investigación obtuve la información suficiente, específica y
real, que me permitió desarrollar esta propuesta, incluyendo en esta una
estructura orgánica que considero ayudará a delimitar las jerarquías y la
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 103/114
98
responsabilidad de cada puesto, así como la descripción detallada de las
funciones que le competen, a través de un perfil de puestos para cada categoría
en cada una de las áreas propuestas en el organigrama, permitiendo con ello, que
al crecimiento de la compañía, el personal pueda aspirar a obtener un puesto mas
alto de acuerdo a su escolaridad y experiencia laboral dentro de la misma y
mejorar económicamente.
Actualmente la compañía continúa laborando sin un organigrama real, y con una
administración un tanto empírica ya que nunca elaboraron un manual de
organización, y aunque los problemas no son tan severos, que no les permita
realizar su trabajo, el dueño si consideran que la aplicación de este manual les
permitirá obtener mejores resultados y un desarrollo profesional tanto de sus
trabajadores como de la propia empresa, y que el trabajo se realizará de la mejor
manera, debido a que tiene la certeza de que los manuales de organización son
un instrumento valioso tanto para consulta como para actualización, además de
que con este manual su jefe de recursos humanos podrá realizar una selección de
personal de acuerdo a las necesidades reales de la empresa y evitar tener una
rotación de personal alta y constante, ya que la persona que sea contratada, será
la idónea para el puesto, ni mas, ni menos calificada.
Al termino de la elaboración de esta propuesta se entregará al dueño de la
compañía para su análisis y aprobación y de ser así en un futuro próximo se inicie
la aplicación del manual de organización, de lo contrario realizaré las
modificaciones sugeridas por el propietario de la compañía, siempre y cuando
éstas no produzcan una duplicidad o problema dentro del organigrama propuesto.
Además incluí en mi propuesta un glosario de términos para una mejor
interpretación del usuario, ya que en muchas ocasiones la terminología utilizada
puede causar dudas al momento de estar leyéndola y mi intensión es que este
manual sea lo más claro y preciso posible.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 104/114
99
FUENTES DE INFORMACIÓN
BENNET C.L. (1971) MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS EJECUTIVOS.
Cuarta impresión. México. C.E.C.S.A.
CABRERA, B. R., (2008) IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN EN
LA EMPRESA. Monografía de licenciatura, Universidad Veracruzana, Xalapa,
Veracruz.
EYSSAUTIER de la Mora, Maurice (2002) ELEMENTOS BÁSICOS DE
ADMINISTRACIÓN. Tercera edición. México, Trillas.
FRANKLIN F. Enrique Benjamín (2004) ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS.
Segunda edición. México. Mc Graw-Hill.
FRANKLIN F. Enrique Benjamín (1998) ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS
ANÁLISIS, DISEÑO Y ESTRUCTURA. Primera edición. México. Mc Graw-Hill.
GOMÉZ Ceja, Guillermo (1994) PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
EMPRESAS. México. Mc Graw-Hill
MORRIS, Daniel y Brandon Joel. REINGENIERÍA, CÓMO APLICARLA CON
ÉXITO EN LOS NEGOCIOS. México. Mc Graw-Hill.
REYEZ Ponce, Agustín (1993) ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TEORÍA Y
PRÁCTICA PRIMERA Y SEGUNDA PARTE. Primera edición. México, Limusa.
RODRÍGUEZ Valencia, Joaquín (2005) COMO ELABORAR Y USAR LOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS. Tercera edición, México, Ecafsa
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 105/114
100
SALAS Martínez, María Isabel (2004) GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN. Tesis. México.
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 106/114
ANEXO I
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 107/114
102
Cuestionario
Este cuestionario es aplicado con la finalidad de recabar información acerca de su
puesto y las actividades que se realizan en él. Esto para la realización de un
manual general de organización, el cual le ayudará a desempeñar de manera
eficiente sus actividades. Gracias por su cooperación.
1. Indique el nombre del puesto que ocupa
____________________________________________________________
2. Señale la ubicación física de su puesto?
3. ¿Quien es su jefe inmediato superior?
Puesto____________________________________________________________
¿A quien más reporta? Puesto_________________________________________
¿Porque?__________________________________________________________
4. Describa el objetivo que busca alcanzar su puesto.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 108/114
103
5. Describa las actividades que realiza diariamente.
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
6. Describa las actividades que realiza periódicamente.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
7. Describa las actividades que realiza ocasionalmente.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
8. ¿Usted cree que existen actividades que pueden originar duplicidad de
labores en su área?
Si ( ) No ( )
¿Que actividades? ________________________________________________
9. ¿Las instrucciones para el desarrollo de sus actividades las recibe de su
jefe inmediato?
Si ( ) No ( ) Otras personas ( ) Puesto__________________
Puesto__________________
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 109/114
104
10. ¿Con que frecuencia informa a su jefe inmediato del desarrollo de sus
actividades?
Diario ( ) Quincenal ( ) Mensual ( ) Esporádicamente ( )
En forma: Verbal ( ) Escrita ( )
11. Mencione que puestos están bajo su mando.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
12. ¿Su jefe inmediato le delega autoridad?
Si ( ) No ( ) Para que: ________________________________________
13. Marque el o los tipos de responsabilidades que tiene en el desempeño de
su puesto:
• Definición y logro de los objetivos ( )• Toma de decisiones
Administrativas ( )
Técnicas ( )
Financieras ( )
• Establecer estrategias de trabajo ( )
• Equipo del área de servicio ( )
•
Supervisión de personal ( )• Manejo de archivos ( )
• Manejo de dinero en efectivo ( )
• Tramites administrativos ( )
• Manejo de valores en documento ( )
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 110/114
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 111/114
106
18. ¿Qué recomienda o sugiere para mejorar su trabajo?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
19. ¿Que grado de escolaridad requiere el puesto?
__________________________________________________________________
20. ¿Su puesto necesita conocimientos específicos?
Si________________ No_______________
¿Cuales?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 112/114
ANEXO II
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 113/114
108
Formato para la descripción de puestos
Nombre del puesto
Identificación
Nombre del puesto Ubicación Jerárquica:
Área:
No. De plazas: Puesto Inmediato Superior:
= Subordinados =
= Objetivo del puesto =
= Relaciones =
- Internas
- Ascendente:
- Horizontal:
- Descendente:
- Externas:
Descripción del puesto
= Descripción general del puesto =
= Funciones =
Perfil del puesto
= Escolaridad =
8/12/2019 Manual de Empresa Constructora
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-empresa-constructora 114/114
= Habilidad =
= Conocimientos =
= Experiencia =
= Responsabilidad =