manual de elaboración de documentación militar 2012 sin clave

COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS

2012

MANUAL DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN MILITAR DE FF.AA 2012

INDICE GENERAL

TEMA PÁGINA A. INTRODUCCIÓN 01

B. PROPÓSITO 02 C. ALCANCE 02

CAPITULO I GENERALIDADES

A. GENERALIDADES I-1

CAPITULO II

BASES CONCEPTUALES D. LA COMUNICACIÓN II-1

E. EL BUEN USO DEL IDIOMA II-2 F. EL DOCUMENTO II-3

G. PASOS PARA REDACTAR LOS DOCUMENTOS II-3

CAPITULO III

COMUNICACIÓN MILITAR

A. DEFINICIÓN III-1

B. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA REDACCIÓN MILITAR. III-1

C. TIPOS Y CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACIÓN MILITAR III-3

CAPITULO IV NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES

A. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS MILITARES IV-1

1. MEMBRETE Y/O ENCABEZADO (ZONA 1) IV-1 2. CUERPO O TEXTO DEL DOCUMENTO (ZONA 2) IV-3 3. CIERRE O FINAL DEL DOCUMENTO IV-14


CAPITULO V CLASES DE DOCUMENTOS MILITARES

A. ACTA DE REUNIÓN V-1

B. DECRETO, ACUERDO y RESOLUCIÓN V-7 C. CERTIFICADO V-11 D. CONVOCATORIA V-13 E. DESPACHO V-15 F. DIPLOMA V-16 G. REGULACIÓN, DIRECTIVA E INSTRUCTIVOS V-19 H. ESQUELA V-25 I. INFORME V-27

J. MEMORANDO V-30

K. OFICIOS V-34 L. ORDEN GENERAL V-37

M. PARTE MILITAR V-43

N. SOLICITUD (ORGANO REGULAR) V-45 O. TARJETAS V-48

P. MENSAJE MILITAR V-50

Q. SOBRES Y FUNDAS PARA DESPACHO V-53

R. DISPOSICIONES GENERALES V-56

CAPITULO VI

MANEJO DOCUMENTAL EN FUERZAS ARMADAS A. PROCESO DE GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN MILITAR VI-1 B. PRÉSTAMO DE DTOS Y ENTREGA DE INFORM. MILITAR VI-6


CAPÍTULO VII ARCHIVO DE DOCUMENTOS

A. BASE LEGAL PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS VII-1

B. NORMAS PARA EL ARCHIVO VII-2

1. INTRODUCCIÓN VII-2 2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO VII-3 3. DE LA CLASIFICACIÓN INTERNA DEL ARCHIVO VII-3 4. DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO VII-4 5. HOJA DE REFERENCIA CRUZADA VII-6 6. NORMAS PARA LA CONSERVACIÓN Y ELIMINACION VII-7


INTRODUCCIÓN

Las Fuerzas Armadas del Ecuador, son una institución militar cimentada en las bases de la disciplina, el honor y la lealtad; cuya formación y doctrina rebasan la mística del profesionalismo a favor de la entrega desinteresada al servicio de nuestra Patria; por ello, mantiene estándares, procesos y normas exigentes que permiten la uniformidad de todo su accionar. En estos principios de igualdad, radica la importancia y necesidad de mantener normada la diagramación y estructura de los documentos generados en las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, Comando Conjunto, Comandos Generales de las Fuerzas, entidades adscritas y dependientes al mencionado Ministerio, con el objeto de facilitar el proceso de preparación, elaboración, revisión, aprobación y despacho de los documentos administrativos; agilitando sustancialmente su trámite, permitiéndoles cumplir el ciclo de vida de los documentos una vez que reposen en los archivos respectivos en forma correcta para su futura localización. Los sistemas y programas informáticos que tenemos a nuestro servicio, permiten que los procesos y trámites de la documentación sean gestionados, registrados y archivados rápidamente; estos medios por lo tanto deben ser empleados al máximo; así tenemos el sistema CERO PAPELES implementado por las Fuerzas y que gubernamentalmente se está implementando en todos las instituciones con el fin de desburocratizar los trámites administrativos. Por lo tanto debe existir la integración de la tecnología con la elaboración de documentación, mejorando ostensiblemente la gestión documental de las instituciones. La restructuración organizacional de Fuerzas Armadas por procesos, las Secretarías Generales, asumen su rol al desarrollar y mantener el sistema de normalización administrativa institucional, determinando acciones para la optimalización, racionalización y estandarización de normas, procedimientos y formatos de la documentación administrativa. Considerando las nuevas técnicas y procesos administrativos de manejo y elaboración de los documentos oficiales, que implica una renovación constante en las prácticas del trabajo, basados principalmente en las normas técnicas ecuatorianas NTE INEN 2410:2010, NTE INEN 24:09:2011 emitido por el instituto ecuatoriano de normalización INEN. Esta es la razón primordial para que la Institución Militar se maneje por un solo MANUAL que los identifique y los guíe en la elaboración documental administrativa estándar. Es por ello que la actualización del MEDOMI es muy importante, porque permitirá integrar a los Manuales que independiente las Fuerzas han estado llevando. Es nuestra integración como Fuerzas Armadas, la que nos encamina en la estandarización de todos los sistemas, procesos y procedimientos en todos los ámbitos que se involucran las actividades castrenses y que se involucran directamente en el acontecer nacional.


PROPÓSITO Normar los procedimientos para la elaboración, trámite y archivo efectivo de la documentación militar.

ALCANCE

Las normas y procedimientos en el presente manual, son de aplicación obligatoria para la elaboración de toda documentación administrativa oficial militar originada en Fuerzas Armadas y entidades adscritas al Ministerio de Defensa Nacional. De su correcta aplicación, serán responsables los comandantes en todos los niveles.


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CAPITULO I

GENERALIDADES A. GENERALIDADES

1. DEFINICIÓN

El MEDOMI, es un instrumento de trabajo y guía práctica de uso permanente, que contiene normas, instrucciones y procedimientos que permiten estandarizar y racionalizar la elaboración, manejo, trámite y archivo de la documentación administrativa oficial generada en Fuerzas Armadas y entidades adscritas al Ministerio de Defensa Nacional.

2. GLOSARIO.-

a. Abreviatura. Es la representación reducida de una palabra mediante la supresión de letras finales o centrales, y que suele cerrarse con punto.

b. Acrónimo. Abreviatura conformada por diferentes letras iniciales y no iniciales

de una razón social. c. Anexo. Textos y elementos que acompañan a los documentos. d. Asunto. Síntesis del contenido del texto. e. Calificación del Documento. Nivel de seguridad de los documentos. f. Circular. Textos de igual contenido dirigidos a un grupo de personas para dar

conocimiento de algo g. Código de referencia. Conjunto de letras y números que identifican al

documento. h. Copia. Fiel reproducción del documento para conocimiento de uno o más

destinatarios. i. Datos del destinatario. Título, nombres y apellidos completos, cargo, ubicación

o modo de entrega a la o las personas a quienes se remite el documento j. Datos del firmante. Título, nombres y apellidos completos, cargo de la persona

que firma el documento. k. Datos de la entidad remitente. Información que permita localizar y

comunicarse con la entidad emisora del documento. l. Dependencia interna. Comprende todas las unidades administrativas definidas

en una estructura orgánica funcional. m. Despedida. Palabra o frase final de cortesía.


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n. Destinatario. Organización, persona natural o jurídica a quien se remite el

documento. o. Elaborador. Es la persona responsable que redacta, transcribe o digita el

contenido del documento. p. Elementos. Partes que pueden distinguirse separadamente del documento. q. Entidad. Organización, persona natural o jurídica. r. Espacio. Distancia horizontal de escritura o espacio vacío entre letra y letra. s. Fecha. Día, mes y año de emisión del documento. t. Firma. Nombre y apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano

en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

u. Firmante. Responsable del contenido del documento. v. Interlínea. Distancia entre dos renglones de un escrito. w. Líneas especiales. Información de referencias, anexos, copias e iníciales de

identificación de las personas que participan en la elaboración del documento. x. Logotipo. Identificación de la entidad mediante grupos de letras, abreviaturas,

guarismos, gráficos, imágenes, eslóganes, etc., fundidos en un solo bloque para facilitar la composición tipográfica.

y. Lugar. Nombre del sitio geográfico en donde se elabora el documento. z. Modelo. Esquema que define la distribución de zonas para la elaboración de

los documentos objeto de esta norma técnica. aa. Remitente. Entidad que emite el documento. bb. Renglón. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal en una

sola línea. cc. Rúbrica. Rasgo o conjunto de rasgos de forma determinada, que como parte

de la firma pone cada cual después de su nombre o título, y que a veces va sola, esto es, no precedida del nombre o título de la persona que rubrica.

dd. Rúbrica abreviada. Rasgo o conjunto de rasgos que en ciertas actuaciones

judiciales o administrativas se usa para indicar la responsabilidad del contenido del documento sin necesidad de firmar.

ee. Saludo o vocativo. Línea de cortesía.


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ff. Sigla. Abreviatura conformada por la letra inicial de cada palabra de los nombres propios de personas, entidades, unidades de gestión, etc.

gg. Texto. Cuerpo del documento que contiene el tema tratado.

hh. Espacio: distancia horizontal de escritura

ii. Hora: registro del tiempo en que se inicia o termina una actividad, sesión,

reunión

jj. Naturaleza de la reunión: carácter de ordinaria o de extraordinaria

kk. Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión

ll. Título: denominación específica del nombre del al reunión

mm. Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión

nn. Denominación del documento: nombre que identifica al documento


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CAPITULO II

BASES CONCEPTUALES

A. LA COMUNICACIÓN

1. DEFINICIÓN

La comunicación es un proceso que tiene por finalidad transmitir mensajes que sean comprendidos y recordados, utilizando los diferentes canales para la comunicación; ésta tiene dos fases fundamentales e inseparables como la transmisión y la recepción.

2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

a. Emisor

Persona o personas que envían mensajes. b. Receptor

Persona o personas que reciben el mensaje del emisor; se lo conoce también como: decodificador, descifrador, intérprete o destinatario.

Cuando el receptor después de recibir el mensaje, procede a analizar, comprender y decodificar para aceptar o rechazar su contenido, esto le convierte, al codificar la respuesta, en emisor de una comunicación de retorno.

c. Canales de comunicación

Son los medios mediante los cuales se transmiten, reciben o difunden los mensajes, a fin de que llegue con precisión, claridad y efectividad al receptor. Se clasifican en:

1) Canales Naturales

Medios que el hombre posee de una manera innata y que se relacionan con el exterior; es el caso de los cinco sentidos: vista, tacto, gusto, oído y olfato.

2) Canales Artificiales

Son los medios que el hombre ha creado para transmitir los mensajes a través del tiempo y el espacio, los cuales se ponen de manifiesto en el cine, radio, televisión, telefax, correo electrónico, fotografía, vídeo, vía web, etc.

d. El mensaje

Es la información transmitida y constituida por imágenes, signos, sonidos, etc., que va a ser captada por el receptor. Por la calidad de un mensaje se puede dar cuenta de la educación, instrucción, inteligencia, sensibilidad, etc., de los


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interlocutores. Se consideran tres factores en el mensaje: código, contenido y procedimiento.

1) Código

Es un conjunto de símbolos que se estructuran, de tal manera que tengan algún significado para el receptor y éste, a la vez, entienda la información que le transmite el emisor; para que se establezca la comunicación, es indispensable que ambos comprendan el mensaje, lo cual solo es posible si utilizan, el mismo código.

2) Contenido

Está integrado por el material seleccionado por el emisor para expresar su propósito, suele ocurrir que, por no tener claro lo que se pretende expresar, se dice una cosa por otra; y, en consecuencia, se altera el sentido de la comunicación.

3) Procedimiento

Es el modo o forma de expresión del mensaje; este factor implica varios criterios por los que puede optar el emisor con relación al código y al contenido de éste; así se amplían las posibilidades de elección personal, relativas a datos, evidencias, afirmaciones, expresiones, secuencias, amplitud, profundidad, etc.; esto permite que el mismo mensaje se pueda decir de diferentes maneras, siempre y cuando su contenido no se interprete de otra forma.

B. EL BUEN USO DEL IDIOMA

Un buen escrito requiere tres condiciones: propiedad, corrección y eficacia.

1. PROPIEDAD

Es la utilización de la palabra que corresponde al sentido preciso de lo que se desea expresar. Para escribir con propiedad se requiere conocer y manejar de manera adecuada los sinónimos. Hay sinónimos perfectos como por ejemplo, casa = vivienda, carro = vehículo. Así como también sinónimos imperfectos como por ejemplo: gozo = deleite, gusto = satisfacción = placer, palabras que expresan una sensación de agrado de modo diferente.

2. CORRECCIÓN

Se refiere al uso de las palabras adecuadas según el diccionario y a las normas gramaticales del idioma que se emplea.

3. EFICACIA

Es la capacidad de expresar lo que el autor desea transmitir. Toda comunicación escrita debe ser expresada de una manera clara y lógica, estar construida de tal


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forma que los demás entiendan exactamente lo que se desea decir y no lo contrario; para lograr esto, es necesario dar énfasis a cada oración y al texto en general.

C. EL DOCUMENTO

1. DEFINICIÓN

Es un registro de información contenida en un medio de almacenamiento, tales como: papel, micro-film, medios magnéticos ópticos o electrónicos, sonoros; producida, recibida y conservada por cualquier unidad administrativa en cumplimiento de sus obligaciones legales o en ejercicio de sus actividades o funciones, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Su clasificación es:

a. Público

Se considera información pública, todo documento en cualquier formato que se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que se refiere la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentran bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.

Para la aplicación del concepto de la información pública, respecto a su elaboración, manejo y archivo de documentos, las Fuerzas Armadas como Institución del Estado ha considerado a esta información como documentación ordinaria. Por lo tanto, documentación Ordinaria es aquella que se elabora de manera rutinaria y el conocimiento de su contenido, por mandato de la Ley, no tiene restricción en la Institución o fuera de ella.

b. Reservado

En concordancia con la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, es aquella que no procede el derecho a acceder a la información pública, derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales, especialmente aquellos señalados en la Constitución Política de la República. Se considera información reservada, aquella información pública personal que no está sujeta al principio de publicidad y comprende aquella documentación calificada de manera motivada por el Consejo de Seguridad Nacional, por razones de defensa nacional, de conformidad con la Constitución Política de la República.

D. PASOS PARA REDACTAR LOS DOCUMENTOS

1. ELECCIÓN DEL TEMA

Implica definir la idea general sobre lo que se va a redactar; es necesario considerar que, si se quiere redactar bien un documento, no se debe improvisar, pues está comprobado que generar ideas sin relación, conlleva a emplear más tiempo.


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2. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

Es el proceso necesario para recopilar los datos a fin de dominar el tema. El método más útil para recabar información es el cuestionario, en el que se generan preguntas para obtener respuestas.

3. ELABORACIÓN DE UN BOSQUEJO

a. La idea principal o tema.

b. La selección de ideas a las respuestas dadas al cuestionario.

c. Ideas con enunciados claros.

d. El orden en que se va a desarrollar el tema.

4. REDACCIÓN DEL BORRADOR

a. Expresar el mensaje por escrito tomando en consideración la secuencia del bosquejo. Pensar en la forma en que se centralicen las ideas, pues no se trata de realizar una lista de enunciados independientes, sino de un conjunto de ideas bien estructuradas.

b. Emplear palabras de enlace utilizando preposiciones y frases adverbiales de

avance, pausa y retroceso en la narrativa del tema, tales como: a, de, para, y, por, desde, hacia, también, asimismo, además, porque, por supuesto, si, que, especialmente, en realidad, pero, sin embargo, por otra parte, etc.

c. Leer con atención, revisar la claridad de las ideas, corregir las palabras mal

empleadas, utilizar sinónimos, cambiar una oración a otro lugar si el caso lo amerita o utilizar un ejemplo para completar ciertos datos.

5. REDACCIÓN DEFINITIVA

Consiste en pasar a limpio el tema redactado luego de haber rectificado su vocabulario, errores ortográficos – gramaticales y ordenar bien las ideas.


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CAPITULO III

COMUNICACIÓN MILITAR

A. DEFINICIÓN

1. COMUNICACIÓN MILITAR

La comunicación militar es el proceso por el cual se crean las condiciones de interacción entre los organismos militares, institucionales y personales a través de las diferentes clases de documentos, cuya finalidad es la transmisión intencionada de un mensaje; encaminada a una eficiente gestión operativa y administrativa de fuerzas armadas, organismos y entidades adscritas al ministerio de defensa nacional.

2. REDACCIÓN MILITAR

Es el arte de expresar militarmente por escrito, disposiciones, requerimientos o información de carácter militar, a ser trasmitida por el miembro de la Institución Armada, de una manera cortés, claro y conciso; empleando con destreza las reglas, normas y preceptos gramaticales de la composición.

B. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA REDACCIÓN MILITAR.

Todo tipo de redacción, como cualquier manifestación literaria o artística, debe poseer dos elementos básicos, que son la forma y el fondo, ya que de nada sirve tener ideas originales y acertadas, si no se pueden expresar con la debida corrección. Tampoco reporta utilidad tener un amplio dominio del idioma si no se tiene nada que decir. 1. DE FORMA

La forma, el cómo decirlo, es el modo particular que se posee de expresar una idea, lo que llamamos técnicamente redactar. Resulta un poco difícil instituir normas rígidas y concretas sobre la manera de redactar, ya que la expresión de nuestros pensamientos, sentimientos, emociones, vivencias y conceptos está sujeta a fenómenos tanto artísticos como científicos. En el primer caso, la expresión de nuestros pensamientos está atada al entorno y variaciones del momento, del lugar, la moda, etc. En el segundo, está cambiando a cada instante por los procesos de la fonética, la lingüística y la gramática, debido a que el idioma evoluciona día a día Para que la comprensión de los documentos sea bien entendida o aplicada, se debe considerar las siguientes características:

a. Claridad

Los documentos deberán ser redactados en forma concreta y simple, sin redundancias ni formas literarias de manera que sean fáciles de comprender. Se


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descartará el uso de palabras difíciles o poco conocidas a fin de que los destinatarios entiendan el propósito de su contenido con el menor esfuerzo y si lugar a dudas. Tenga en cuenta las concordancias, la correlación de tiempo, el empleo adecuado de las proposiciones, etc. No escriba párrafos muy largos; éstos, si no están bien escritos, dan impresión de pesadez y de escasa agilidad. Emplee párrafos cortos, puntos y aparte, frases breves.

b. Precisión

Los documentos contendrán todos los elementos necesarios utilizando el vocabulario exacto, para lograr claridad en la información que se suministra. Debe evitar el uso de barbarismos o vulgarismos de mal gusto, que son sinónimos de pobreza de vocabulario. Prefiera siempre la palabra concreta, que designe objetos o seres, a la palabra abstracta.

c. Concisión

Concisión es la expresión de los conceptos con la menor cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud, los documentos incluirán solamente los factores esenciales en su contenido, para que se expresen las ideas en forma concisa y objetiva. No deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser remplazadas por una. La oración puede ser más larga o más corta; pero, siempre concisa, usando correctamente los signos de puntuación, interrogación o de admiración; caso contrario, modifican radicalmente el sentido de la frase y dificultan la comprensión de la misma.

2. DE FONDO

Toda redacción debe versar, claramente, sobre algún tema propuesto de antemano. Entonces, las ideas sugieren dicho asunto y que han de servir para su desarrollo, constituyen el fondo de la redacción. En otros términos, el fondo equivale a qué decir; no importa el tema o extensión, debe ser un todo armónico; con una lógica comprensible; con un orden, pulcritud y sentido, para ello es necesario tener en cuenta las pautas siguientes:

a. Integridad

Los documentos contendrán todos los elementos necesarios y esenciales, utilizando el vocabulario preciso, para lograr exactitud y claridad en las ideas e información que se desea transmitir.

Si ni se maneja o no se conoce a fondo la temática que desea tratar, es importante referirse a ella cabalmente. Se aconseja documentarse sobre el tema propuesto, para de ese modo adueñarse de su contenido.

b. Unidad

El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo debe aplicarse a cada oración y párrafo, sino también a todo su escrito, si se tiene que


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considerar más de un tema prepare un documento por separado, para evitar contrasentidos, repetición de ideas, falta de lógica, incoherencias, etc.

c. Brevedad

Evite redundancia, generalmente son impropias en una redacción simple y sencilla. Se descartará el uso de palabras difíciles o poco conocidas; tenga en cuenta que su finalidad es comunicar su pensamiento y no hacer gala de sus conocimientos.

d. Corrección

Se refiere a que el escrito esté libre de errores, ya sean de índole gramatical, de la presentación formal o del tono apropiado. La revisión consta de dos tareas básicas:

1) Evaluar

Consiste en releer el borrador y en verificar que se cumplan con los propósitos preestablecidos y en identificar los errores. Este tipo de evaluación debe hacerse teniendo en mente el texto ideal, el mensaje que se quiere comunicar y el estilo más apropiado de acuerdo con el destinatario.

2) Corregir

Consiste en decidir cuál es la mejor táctica para enmendar o mejorar los puntos que requieren corrección.

e. Seguridad

Todo documento por su importancia o contenido deberá ser elaborado, calificado, manejado, custodiado y archivado conforme a las normas establecidas en los reglamentos y doctrinas de seguridad.

f. Cortesía

Los documentos deben ser redactados en términos corteses (amables, atentos, agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulación.

C. TIPOS Y CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACIÓN MILITAR

1. POR SU CONTENIDO - Acta de Reunión - Decreto - Acuerdo - Resolución - Certificado - Convocatoria - Despacho - Diploma


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- Regulación - Directivas - Instructivos - Esquela - Informe - Mensaje Militar - Memorando - Oficio - Orden General - Parte militar - Solicitud - Tarjetas - Sobres y fundas (correo militar)

2. POR SU PRIORIDAD

a. Normal (N)

Son los documentos cuyo trámite no reviste urgencia y no obliga a una prioridad en su elaboración y despacho.

b. Urgente (U)

Son los documentos que por su contenido deben ser inmediatamente transmitidos al receptor y tienen que ser tramitados tan pronto como son recibidos.

c. Urgentísimo (W)

Son los documentos o mensajes cuya prioridad está determinada fundamentalmente en situaciones de emergencia; su información se transmite generalmente por vías de comunicaciones rápidas y automáticas.

3. POR SU CALIFICACIÓN

En concordancia con la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP) y su Reglamento General, la documentación puede ser calificada “de manera motivada” como reservados, determinando que la elaboración, manejo, custodia y seguridad de la información calificada como reservada se sujete a las regulaciones emitidas por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas sobre la materia, es así que la documentación militar se clasifica en: Ordinaria, Calificada

a. Documentación Ordinaria.- Los documentos sin calificación se denominan Ordinarios (O).

b. Documentación Calificada.-

1) Restringida (T)


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Es la que contiene información de conocimiento solo del personal de Fuerzas Armadas, cuya difusión podría afectar actuaciones administrativas u originar interpretaciones o comentarios negativos para la institución militar.

2) Confidencial (C)

Es aquella que debe ser conocida exclusivamente por la persona o funcionario interesado en el asunto y cuya difusión podría afectar investigaciones y/o la autoridad y reputación de un miembro de las Fuerzas Armadas. (Fuente: R-T-3-IV1 )

3) Reservada (R)

Es la información y material militar que, sin estar contempladas en las calificaciones de secretísima o secreta, requieren limitación en su conocimiento y distribución, para evitar efectos perjudiciales a la institución militar o seguridad nacional. (Fuente: R-T-3-IV)

4) Secreta (S) Es aquella que contiene información o material cuya revelación no autorizada podría ocasionar graves consecuencias para la seguridad nacional, tales como: (Fuente: R-T-3-IV) - Poner en peligro las relaciones internacionales del Ecuador. - Poner en peligro la efectividad de programas militares y políticas

directamente relacionadas con la seguridad nacional. - Comprometer planes militares de defensa u operaciones de inteligencia. - Comprometer planes o proyectos de desarrollo científico o tecnológico de

importancia para la seguridad nacional. - El Escalafón Militar, al constar el detalle de todo el personal militar.

5) Secretísima (SS)

Es aquella que contiene información cuya revelación no autorizada podría incidir en un peligro excepcionalmente grave para la nación, con las siguientes consecuencias: (Fuente: R-T-3-IV) - Originar un rompimiento de las relaciones diplomáticas, un ataque armado

o guerra contra el Ecuador. - Comprometer los planes militares en vigencia. - Afectar gravemente los intereses nacionales.

1 Reglamento para la elaboración, manejo, custodia, difusión y seguridad de la información militar clasificada


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CAPíTULO IV

NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES

A. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS MILITARES

Para efectos de diagramación1 se tiene tres áreas para la distribución de la estructura de los documentos y se tomará en cuenta que la orientación es según la posición normal de lectura. Área 1.- Membrete y/o Encabezamiento.- Está ubicado en la parte superior del documento; cubre todo el ancho de la página y tiene una altura de 4 cm. Área 2.- Cuerpo o texto.- Es la redacción que contiene toda la información motivo por el cual se elabora el documento. Área 3.- Cierre o final del documento.- Área libre destinada para el sello de registro del documento, datos y pie de firma del remitente, líneas especiales y sello de calificación. 1. MEMBRETE Y/O ENCABEZADO (ÁREA 1)

Toda la documentación y comunicación oficial originada en las Fuerzas Armadas, Organismos y Entidades adscritas al Ministerio de Defensa Nacional, tendrán obligatoriamente impreso el membrete institucional que les corresponda. Los escudos del Ecuador e Institucionales que se usen, serán los que reglamentariamente se encuentren en vigencia, con un diámetro de 1,7 cm., así tenemos:

República del Ecuador

Ministerio de Defensa Nacional

1 Diagramación: Término utilizado en la NORMA NTE INEN 2410


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Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas

Fuerza Terrestre

Fuerza Naval

Fuerza Aérea

a. Ejemplos de encabezados:

1) Encabezado utilizado en: oficios, memorandos y solicitudes

2) Encabezado utilizado en: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, Regulaciones,

Directivas, Instructivos, Informes, Mensaje Militar, Certificados, Ordenes Generales, Convocatorias, Parte Militar, Actas.

REPÚBLICA DEL ECUADOR

“El Ecuador ha sido, es y será

país Amazónico”

FUERZA AÉREA COMANDANCIA GENERAL


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FUERZA NAVAL DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

2. CUERPO O TEXTO DEL DOCUMENTO (ÁREA 2)

a. Código de referencia.

Este formato será estándar para los siguientes documentos: oficio, memorando, mensaje militar, regulación, directiva, instructivo, informe y acta

Ejemplo: CCFFAA-G3-2012-0015-O-OF

FT-G2-2012-023-S-MM

FN-COGMAR-2012-0045-R-REG

FA-EE-G-2012-0134-C-OF

b. Datos del destinatario. Estos datos son de suma importancia para el escrito, porque en este se detallan los datos del destinatario a quien va dirigido el documento, constituido generalmente por: 1) Tratamiento y/o título académico.

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Comando Conjunto CCFFAA G-3 2012 0015 O OF

Fuerza Terrestre FT G-2 2012 0023 S MM

Fuerza Naval FN COGMAR 2012 0045 R REG

Fuerza Aérea FA EE-G 2012 0134 C OF


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Para el personal militar se escribirá el tratamiento (Señor, Señora, Señorita) seguido de éste, el grado jerárquico correspondiente, la clasificación y/o especialidad, de conformidad con las abreviaturas2 de los grados militares utilizados en cada una de las Fuerzas, con letra Arial 11, tipo oración sin negrillas, ejemplo: Señorita Teniente de Corbeta Señor Crnl. EMC. Avc. Señor Teniente General Señor General de División Señor Capitán de Navío Señor Capt. Téc. Avc.

Para el personal de servidores públicos, personas naturales o jurídicas, se combina el tratamiento con el título profesional (de tenerlo) con letra Arial 11, tipo oración sin negrillas, ejemplos: Señora Licenciada Señor Arquitecto

2) Nombre del destinatario.

En la siguiente línea, se escribe el nombre y apellido, en letra Arial 11, tipo oración sin negrillas; de preferencia se escribe los dos apellidos. Se respetará, si se conoce, el formato de cómo escribe los nombres y apellidos la o las autoridades o personas a quien se dirige el oficio. También se debe tomar en cuenta al contestar una comunicación, de hacerlo de la misma forma como aparece en el documento recibido, ejemplo: Señor Teniente de Corbeta Enrique Pérez Olmedo Señora Economista Jeanette Montalvo García

3) Cargo

Se escribe el cargo completo con letra Arial 11, tipo oración y negrillas, ejemplo:

2 La abreviatura del grado jerárquico será o estará sujeta a las establecidas en cada una de las Fuerzas,

respectando la regla ortográfica de la Real Academia de la Lengua Española.


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Señor Capitán de Navío Enrique Pérez Olmedo Director de Recursos Humanos Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes, ejemplo: Señor Doctor Manuel Espinoza Castro Jefe de la Sección Documental y Archivo Digital En caso de funcionarios encargados, subrogantes dentro del ámbito civil, y accidental o interino en el ámbito militar, se aumentará la palabra completa en condición de aposición, ejemplo: Señor Mayo. Téc. Avc. Pablo Pinto Suarez Jefe del Departamento de Evaluación, Interino Señor Arquitecto Pablo Pinto Suarez Jefe del Departamento de Investigación, Subrogante Para dos destinatarios el encabezado será: el tratamiento (Señores -Señoras -Señoritas), la descripción del grado jerárquico tipo oración el nombre y dos apellidos y la palabra “Presentes” bajo el segundo destinatario. Ejemplo: Señores Teniente de Navío-AD Silvana Lomas Bosmediano

Servidor Público Santiago Andrade Piedra Presentes Para más de dos destinatarios el formato será: el tratamiento (Señores-Señoras-Señoritas), la frase LISTA DE DISTRIBUCIÓN en mayúsculas negrilla y la palabra “Presentes”, los destinatarios serán listados en la línea especial “Distribución”. Ejemplo:

Señores LISTA DE DISTRIBUCIÓN Presentes


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4) Empresa o entidad.

En la línea siguiente, se escribe la denominación de la institución, empresa, entidad o la razón social, con o sin la sigla o acrónimo, separados por un guión, con letra Arial 11, en negrillas, con mayúsculas,

a) Para las Fuerzas Armadas e instituciones públicas se escribe el nombre

completo en mayúsculas sostenidas. ejemplo: Señor Teniente General Leonardo Barreiro Muñoz3 Jefe del Comando Conjunto COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS Señor Brigadier General Enrique Velasco Dávila Comandante General FUERZA AÉREA ECUATORIANA Señor General de División Fabián E. Narváez Regalado Director de Educación y Doctrina Conjunta COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS Señor Crnl. EMC. Arturo Villegas S. Comandante de la I-D.E. “SHYRIS” FUERZA TERRESTRE

Señor Santiago Vallejo Cerda Director General de Operaciones BANCO CENTRAL DEL ECUADOR

b) Para empresas se escribe con el nombre completo con letra Arial 11, con

mayúscula sostenida y respetando las denominaciones según como hayan sido registradas, CÍA. LTDA., S. A. y otras que pueda contener la razón social. Ejemplo: Señor Enrique Pérez Olmedo Gerente General de Operaciones ALBATROS TOURS CÍA. LTDA.

3 Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento

recibido.


IV-7

5) Dirección o casilla postal (Si es necesario).

En la siguiente línea, en letra Arial 11, sin negrillas y minúsculas, se puede escribir la dirección o la casilla postal (Una de las dos), pero es la misma dirección o número de casilla postal que se registra en el sobre. Ejemplo: Señor Enrique Pérez Olmedo Gerente General de Operaciones SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR - SENAE Avenida 9 de Octubre 400 y Padre Solano Señor Enrique Pérez Olmedo Gerente General de Operaciones ECUADOR BOTTLING COMPANY - EBC Isaac Albenis 203 y El Morlán Señor Enrique Pérez Olmedo Gerente General de Operaciones ECUADOR BOTTLING COMPANY - EBC Casilla Postal n.o: 17-11-1105 Para las autoridades del nivel de Presidencia de la República, Ministro de Estado, Jefe del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y Comandantes de Fuerza, se escribirá la frase: En su Despacho. Para las demás autoridades se escribirá la palabra: Presente, en letra arial 11 sin negrilla. Ejemplo: Señor Teniente General Leonardo Barreiro Muñoz Jefe del Comando Conjunto COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS ARMADAS En su Despacho Señor Crnl. EMT. Avc. Patricio Proaño E. Director de Personal, Interino FUERZA AÉREA ECUATORIANA Presente

6) Lugar (Ubicación geográfica). Se identifica la localidad por su nombre, seguido de las categorías políticas de división territorial superiores. Cuando se escribe dentro de la misma localidad se escribe el nombre local o su sustantivo común; si se trata de un funcionario


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público, el lugar puede ser reemplazado por “En su Despacho”, “Ciudad” o “Presente”, (este último cuando la entrega es personal). Ejemplo: a) Para destinatario local:

Señor Enrique Pérez Olmedo Gerente General de Operaciones SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR - SENAE Ciudad

b) Para destinatario de otra localidad: Señor Enrique Pérez Olmedo Gerente General de Operaciones ECUADOR BOTTLING COMPANY - EBC Quito, Pichincha Señor Enrique Pérez Olmedo Gerente General de Operaciones THE COCA COLA COMPANY Atlanta, Georgia, Estados Unidos de Norteamérica

c) Para destinatario de otra localidad rural: Señor Enrique Pérez Olmedo Representante Comunitario COMUNA “LA ESPERANZA” Shandia, La Joya de los Sachas, Napo

d) Para destinatario público: Señora Narcisa Arias Presidenta del Concejo GOBIERNO MUNICIPAL DE SÍGSIG En su Despacho Señora Narcisa Arias Presidenta del Concejo GOBIERNO MUNICIPAL DE SÍGSIG Sígsig, Azuay

e) Los calificativos como "Excelentísimo", "Ilustrísimo", se utilizarán

exclusivamente para el Presidente de la República, altas dignidades, diplomacia en el exterior y cargos religiosos. Si no se conoce el nombre del


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Destinatario, se mencionará solo la función y dependencia en letras mayúsculas, ejemplo: Excelentísimo señor Embajador EMBAJADA DE ALEMANIA Ciudad

Ilustrísimo Doctor MINISTRO DE JUSTICIA CIVIL En su despacho

c. Presentación e identificación del texto. Esta parte del documento corresponde al contenido de la información que se transmite al destinatario. Dependiente de su extensión, el texto puede contener uno o más párrafos, debiéndose escribir con interlineado sencillo y a una interlínea entre párrafos. El texto deberá guardar simetría, estética y buena presentación con una redacción clara, breve y directa, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación; no se utilizará abreviaciones; de usarse siglas o acrónimos debe constar junto a su significado. Siempre que se responda o se derive a otro trámite debe hacerse referencia al número y fecha del documento o al número de trámite. Si son varias referencias se listarán en las líneas especiales, en lo posible tratar un solo tema en cada documento.

d. Tipo de letra y tamaño

El tipo y el tamaño de la letra que se utilizará para la elaboración de las comunicaciones y demás documentos administrativos deben facilitar la lectura del texto. Se utilizará como tipo de letra Arial4 y el tamaño de la letra será de entre 10 a 12 puntos.

e. Terminología y tratamiento

El tratamiento escrito en la correspondencia y comunicación militar tendrá obligatoriamente una terminología culta y de cortesía militar, resaltando el trato que debe mantenerse entre superiores y subordinados, viceversa y de la misma promoción.

1) De acuerdo al destinatario, se utilizará los siguientes términos:

- Dígnese, para dirigirse a un Superior. - Sírvase, para dirigirse a un Subordinado - Dígnese/Sírvase, para dirigirse a Jerárquicos Mayores y Menores. - Agradeceré, para dirigirse a jerarquías iguales o de la misma promoción.

4 El tipo de letra está basada en la Norma NTE INEN 2410


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2) Si la comunicación va dirigida a un Superior, se mencionará su “grado”

anteponiendo la palabra “mi”. Ejemplo:

- Anexo al presente se dignará encontrar usted mi Coronel…

3) Si la comunicación va dirigida a subalternos, se indicará únicamente el “grado” anteponiendo la palabra “señor”. Ejemplo:

- Adjunto al presente se servirá encontrar usted, señor Teniente…

f. Escritura de números

De acuerdo al Sistema Internacional de Unidades, se determinan algunas normas que se aplicarán a nivel Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Armadas y entidades adscritas, referentes a la escritura de números, cifras numéricas, fechas y horas, de la siguiente manera:

1) Números, cifras numéricas y valores

Cuando dentro del texto se expresen números, valores monetarios, cifras o cantidades numéricas en los documentos, éstos se podrán ser escritos en cifras (números arábigos) o escritos con palabras. Ejemplo: - 123, 45, 34, veintinueve, cuatro, doscientos cincuenta y cuatro. Se podrán combinar la expresión de números en cifras y en palabras (entre paréntesis), en los documentos que por razones de seguridad deben aclarar con exactitud las cantidades, como por ejemplo: contratos, asuntos financieros, presupuestarios, legales, estados, etc. Ejemplo: - 34 (treinta y cuatro); 456 (cuatrocientos cincuenta y seis). Los números de más de cuatro cifras, tanto en la parte entera como la decimal, serán separados en grupos de tres dígitos utilizando un espacio en blanco (no con el punto) para separar los miles y la coma se utilizará para separar los decimales. Ejemplo: - 34 567; 567 888; 1 234 456 321; 341 987,345 664.

Cuando se escriba un número entero, no es necesario escribir la coma decimal ni

los ceros a su derecha. Ejemplo:

- 34,00 por 34; 134 289,00 por 134 289. No se recomienda que el mismo texto se mescle números en cifras y en

palabras. Ejemplo:

- 54 camiones, 15 camionetas, trece tanques anfibios. Se debe escribir

- 54 camiones, 15 camionetas, 13 tanques anfibios.


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Se pueden escribir en letras los números que se expresan en una sola palabra, esto es, del cero al veintinueve, las decenas (treinta, cincuenta), las centenas (doscientos, trescientos), los números redondos (trescientos mil, dos millones), los números inferiores a cien (noventa y nueve, setenta y tres); los números técnicos no excesivamente complejos, no se usan símbolos o abreviaciones sino el sustantivo. Ejemplo: - El vehículo táctico HWWMV consume dieciséis kilómetros por hora de diesel. - El recorrido tiene treinta metros.

Se escribirán en cifras, aquellos escritos en más de tres palabras. Ejemplo: - es más claro 32 423 usuarios que, treinta y dos mil cuatrocientos veintitrés

usuarios. - 35 465 solicitudes, 35 vehículos HWWMV, 3456 raciones. - 3 documentos anexos, 8 viviendas fiscales, 9 (nueve) personas detenidas

entregadas a la Policía Nacional, 125 condecoraciones. - El C-130 llevará a la 19 B.S “NAPO” 18 350 lb. de abastecimientos Cl. I. - El presupuesto entregado es de 1 345 115,852 (un millón trescientos

cuarenta y cinco mil ciento quince, ocho cientos cincuenta y dos milésimas). - $ 15,69 (quince, 69/100 dólares)

2) Horas

Para la designación de la hora, se considera el modelo de 24 horas del día (para evitar ambigüedades y confusiones que causa el modelo de 12 horas) expresado con cuatro dígitos: dos dígitos para la hora y dos para los minutos, separados por los dos puntos (:), se podrá colocar la letra (h) al final: 06:30, 12:30, 14:28 h. Para designar la hora militar se eliminaran los dos puntos: 1330, 1450, 2355, 0115, 0559.

3) Fechas

a) La fecha se representa en forma mixta o alfanumérica, es decir el mes

en letras abreviadas, se escribirá de la siguiente manera: dos dígitos

para el día (dd), tres primeras letras para el mes (MMM) y cuatro dígitos

para el año (aaaa), iniciando con el día y separados cada elemento por un

guión y para la elaboración de documentos oficiales será representada

en forma total, en el orden de, día, mes y año y solo las fechas

históricas e importantes irá el mes con mayúscula: Ejemplo:

- 25-MAY-015; 25-MAY-2015, 25 de mayo del 2015 (fecha normal).

- 10 de Agosto del 2006 (fecha histórica e importante)

b) Para la designación de la fecha militar (grupo fecha-hora), se expresará

en el siguiente orden: el día en dos dígitos, la hora militar con cuatro


IV-12

dígitos, el mes en tres letras mayúsculas y el año con cuatro dígitos;

separando los grupos con un guión, ejemplo:

270630-FEB-2012

27 0630 - FEB - 2015 DÍA HORA MES AÑO

c) La fecha y hora puede ser expresada utilizando el denominado tiempo

universal coordinado (UTC) dividido en husos o zonas horarias

centrados sobre el meridiano de Greenwich, con lo que es posible fijar el

tiempo cronométrico mundial o tiempo promedio de Greenwich.

Estará compuesta por seis dígitos y una letra mayúscula, cuya combinación de elementos son: día (dos dígitos), hora origen (cuatro dígitos, para la hora con referencia a Greenwich), Letra mayúscula de la zona horaria (Z para hora universal, A, B, C, D, E,….R para la hora local en Ecuador continental, S para la hora local en Ecuador insular, T.…, X, Y; total 24 zonas). Se complementará separado de un guión por tres letras mayúsculas del mes, separado con guión se concluye con los cuatro dígitos del año. Este sistema es muy utilizado por la Fuerza Naval.

Así por ejemplo, a continuación expresamos la hora en el mismo instante en varios lugares del mundo.

- 270600R-FEB-2015. Hora en el Ecuador Continental. - 270500S-FEB-2015. Hora en el Ecuador Insular. - 271100Z-FEB-2015. Hora universal en Greenwich. - 271200A-FEB-2015. Hora en Roma. - 271900H-FEB-2015. Hora en Pekín. - 270300H-FEB-2015. Hora en Los Ángeles.

g. Texto con esquematización

Toda documentación militar que deba subdividirse en temas, subtemas, partes o incluir clasificaciones para identificar numérica o literalmente un texto, tales como títulos, subtítulos, capítulos, subcapítulos, párrafos, etc. utilizará como regla general una identificación para cada uno de sus niveles de presentación, denominados nomencladores, que no son otra cosa que símbolos empleados


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para la ordenación, numeración, clasificación y jerarquización de las ideas, dependiendo de la clase o tipo de documento, especialmente en informes, directivas, instructivos y otros afines.

La identificación a través de los nomencladores es utilizado por el sistema romano, que se basa en números y letras (romanos y arábigos; mayúsculas y minúsculas), mediante el cual cada división o subdivisión se inicia debajo de la primera letra o número que encabeza lo que es objeto de división. La dualidad se logra manteniendo la secuencia: un número y letra o letra y número; pero, por lo menos deben existir un mínimo dos numerales o literales para aplicarlos, caso contrario se lo considera como un bloque. Este orden o jerarquía hace alusión a que cada clase de elemento haga columna entre sí; esto es, romanos debajo de romanos; mayúsculas debajo de mayúsculas; arábigo debajo de arábigos, letras minúsculas debajo de letras minúsculas, y así sucesivamente, tal como se indica a continuación: I. NIVEL 1 MAYÚSCULAS, NEGRILLA Y SUBRAYADO (1º nomenclador) II.

A. NIVEL 2 MAYÚSCULAS, NEGRILLA Y SUBRAYADO (2º nomenclador)

1. Nivel 3 Tipo oración, negrilla y subrayado (3º nomenclador) 2.

a. Nivel 4 Tipo oración y negrilla (4º nomenclador) b.

1) Nivel 5 Tipo oración y negrilla (5º nomenclador) 2)

a) Nivel 6 Tipo oración y negrilla (6º nomenclador) b)

(1) Nivel 7 Tipo oración y negrilla (7º nomenclador) (2)

(a) Nivel 8 Tipo oración y negrilla (8º nomenclador)

(b) - Nivel 9 Tipo oración sin negrilla (9º nomenclador) -

h. Texto en bloque

Se utiliza cuando el contenido del documento corresponde un solo antecedente, propósito o disposición; en este caso, el texto se distribuirá en uno o más párrafos y no será necesario el uso del esquema numerado.

El uso de viñetas es factible cuando se requiere listar información; en todos los

casos, se evitará subdivisiones innecesarias en beneficio de la presentación y comprensión del documento.


IV-14

3. CIERRE O FINAL DEL DOCUMENTO

Consta de: Despedida, datos del firmante, firma y rúbrica, copias y las líneas especiales.

a. Despedida

Es la expresión que cierra el tema; se escribe con letra Arial 11 en minúsculas y sin negrillas a una interlínea después del texto: Ejemplo: Atentamente, La palabra “Atentamente”, para dirigir a entidades no adscritas al Ministerio de Defensa Nacional, puede ir precedida de otras frases de despedida, ejemplos: - Agradecemos su gentil colaboración. - Nos despedimos cordialmente y esperamos su respuesta. - Aprovecho la oportunidad para expresar mis sentimientos de consideración y

alta estima. - Con sentimientos de consideración. Opcionalmente, a renglón seguido se escribirá el lema o eslogan utilizado por cada entidad. Ejemplo: Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

b. Datos del Firmante

Se sitúa de cinco interlíneas de la frase anterior, se escribe al comienzo los nombres y apellidos con la primera letra de cada nombre en mayúsculas y el resto en letras minúsculas, a reglón seguido el grado militar conforme al siguiente detalle: - Para Oficiales Generales, la palabra completa del grado sin abreviaturas.

- Para Oficiales Superiores, Subalternos y personal de Voluntarios, tripulantes y

aerotécnicos, se lo hará utilizando abreviaturas o palabras completas de los grados militares, respetando las normas establecidas para el efecto en cada Fuerza; al siguiente reglón, se escribe el cargo o función con mayúsculas y negrillas; el tratamiento al personal de Servidores Públicos, será anteponiendo a su apellido su título, ejemplo: Licenciado, Doctor, Ingeniero etc., y a la falta de éste, las palabras: "señor", "señora" o "señorita".

- Con respecto al cargo, es suficiente escribir la función y no repetir el nombre de

la institución, unidad o reparto; porque ya consta en el encabezamiento, ejemplo:

- En los documentos y comunicaciones oficiales, se hará constar exclusivamente el nombre, grado y función de las autoridades que los autentican y legalizan. No se incluirán los títulos académicos civiles obtenidos por el personal militar.


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- La autoridad responsable de la ejecución del documento, rubrica su firma

manuscrita, en el espacio existente entre la despedida y los datos del firmante, evitando que los rasgos caligráficos cubran, rayen o tachen los datos del firmante.

- Las autoridades que dispongan del certificado de firma electrónica, emitida por

la Entidad de Certificación (Banco Central del Ecuador), pueden utilizar la firma electrónica que tiene su equivalencia y la misma validez legal de la firma manuscrita y que se encuentra amparada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensaje de Datos. Con esta firma pueden realizarse trámites a través del internet o intranet con el gobierno, compras públicas, gestión documental (Cero papeles), Trámites judiciales y notariales, comercio electrónico, etc. NTE INEN 2 410 2011-189 -10. Ejemplos: Primer ejemplo: Carlos Tapia Arias Coronel - E.M. DIRECTOR Segundo ejemplo: Juan Silva T. Capitán de Corbeta - SS COMANDANTE Tercer ejemplo: Ing. Luis Almagro Ríos JEFE DE DEPARTAMENTO Cuarto ejemplo: Con firma electrónica TOKEN (Banco central)

Documento firmado electrónicamente Carlos Enríquez Contreras General de División JEFE DEL COMANDO CONJUNTO


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Quinto ejemplo: Correcto e incorrecto Carlos Tapia Arias Capitán de Navío - EMC SECRETARIO GENERAL DE LA FUERZA NAVAL (Incorrecto, porque en el encabezado ya se indica la unidad) Carlos Tapia Arias Mayor – Tec. Avc. SECRETARIO GENERAL (Correcto)

- El documento cuyo texto ocupe toda la extensión de la página y que no diera lugar para consignar el pie de firma, continuará al reverso, sin necesidad de otra hoja, escribiendo en el anverso únicamente la última frase del último párrafo, para considerar la continuidad del tema; en el resto de casos se ocupará hojas aparte, pero en ningún caso se pondrá el pie de firma en hojas vacías.

- Cuando se trate de documentos con calificación reservada, en la que

sobrasen espacios en blanco, en una página, deberá escribirse en el centro la siguiente frase: “INTENCIONALMENTE EN BLANCO”.

- En el caso de dos o más firmantes, se distribuyen uno bajo el otro al margen

izquierdo, según los datos e interlíneas de separación, considerando el Reglamento de Ceremonial Público vigente.

c. Legalización de Documentos

Acción mediante la cual, una autoridad titular de un cargo o función, autoriza la ejecución o puesta en vigencia de las disposiciones o el contenido del documento. El acto se materializa con su firma original o firma electrónica de la autoridad que lo origina, o del oficial que lo hace por delegación del titular conforme a las normas contempladas en la Ley de Comercio Electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos; así como los sellos oficiales de la organización que emite el documento y con el sello oficial de la organización que emite el documento que se colocará al costado derecho de la firma. Cuando existan documentos que deban ser legalizados por dos o más personas, el pie de firma irá en orden de precedencia jerárquica. Por ningún concepto el pie


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de firma se escribirá en hojas independientes, cuando por ser extenso el texto y no permite el espacio escribir el pie de firma en esa hoja, sino al reverso de la última hoja del escrito. Cuando el texto ocupe toda la página y no diera lugar para consignar el pie de firma, o no alcancen los elementos de Distribución, Copia, o las iniciales para la sumilla; entonces a cuatro renglones del final del texto del oficio, se escribirá, “Atentamente” a reglón seguido la frase: DIOS, PATRIA Y LIBERTAD y al reverso de la hoja a siete espacios verticales del borde superior, (3,5 cm aproximadamente), continuando el pie de firma, conteniendo nombre, apellidos, grado y cargo respectivamente. Ejemplo:

ANVERSO (lado principal de la hoja)

REVERSO (lado opuesto de la hoja) (borde superior de la hoja)

Para la legalización de la documentación militar se deberá considerar las siguientes situaciones:

1) Legalización por la autoridad titular que emite el documento

Toda documentación será firmada por el titular del reparto o dependencia.

2) Legalización por la autoridad subrogante (por ausencia del titular)

A falta temporal de la autoridad o por expresa autorización del titular del reparto o dependencia que emite el documento, lo podrá hacer el oficial que le sigue en la línea de comando de acuerdo a la Ley, con lo cual asumirá y aceptará las responsabilidades correspondientes que demanden su contenido; la subrogación o reemplazo puede ser ACCIDENTAL, INTERINO o ENCARGADO; en este caso, se aumentará la palabra completa en condición de aposición, con minúsculas a continuación de la función del titular, conforme al siguiente detalle:

…………………por lo anteriormente expuesto, se dignará/servirá disponer el envío de las observaciones que coadyuven al mejoramiento continuo de las normas y procedimientos de ...etc.

(2 interlíneas) Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

(Siete espacios verticales o 3,5 cm aproxim.)

Richard Chávez Paredes Capitán de Navío-EM DIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

DISTRIBUCIÓN: DIGEDO DIRINT DIRDAD SECGAR Archivo


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a) Accidental

Cuando por circunstancias operativas, tácticas o administrativas, el comandante o el titular deba ausentarse, este debe autorizar a quien le siga en la cadena de mando, que ejerza el comando del reparto o dependencia con el carácter de Accidental, hasta por un plazo no mayor a 60 días; debiendo esta autoridad legalizar la documentación. Esta nueva condición, deberá constar en los datos del firmante del documento con letra minúscula y negrilla a continuación del cargo y función separada con una coma, ejemplo:

Eduardo Castro Estrella Teniente Coronel - CSM. COMANDANTE, Accidental

b) Interino

Cuando por circunstancias de fuerza mayor o inesperadas, el Comandante o Titular, que se ausente definitivamente de su función, sea por Baja, Disponibilidad, fallecimiento o por relevo del mando (Por mal desempeño), la autoridad inmediata o funcionario designado temporalmente hasta nombramiento de nuevo titular y en plazo no mayor de sesenta días, este ejercerá el comando del reparto o dependencia con el carácter de Interino, debiendo la documentación ser legalizada por esta autoridad, escribiendo esta condición en los datos del firmante del documento con letra minúscula y negrilla a continuación del cargo y función separada con una coma, ejemplo:

Andrés Carrillo Andrade General de división (S.P) MINISTRO, Interino

c) Encargado

En ausencia del titular y por disposición emitida en acuerdo o decreto, se autoriza a quien le siga en la cadena de mando o a otra autoridad a que ejerza el comando del reparto o dependencia con el carácter de Encargado, en un plazo no mayor de sesenta días, debiendo legalizar la documentación escribiendo esta condición en los datos del firmante del documento con letra minúscula y negrilla a continuación del cargo y función separada con una coma, ejemplo:


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Andrés Carrillo Andrade General de división (S.P) MINISTRO, Encargado

d) Firma Por:

Cuando por circunstancias operativas, tácticas o administrativas, el Comandante o el titular deba ausentarse por períodos muy cortos de tiempo, y no se haya considerado ninguna de las condiciones anteriores, el siguiente en la cadena de mando, deberá firmar los documentos haciendo constar sus datos como firmante, debajo de estos, a una interlínea, se escribirá con negrillas y minúsculas la palabra “Por:” luego se escribirá abreviado el grado, los nombres y apellidos y la función del comandante o titular, ejemplo:

Carlos Alberto Fuertes Mayor – Plto. Avc. JEFE DE LOGÍSTICA Por: Tcrn. EM Luis Antonio Castillo COMANDANTE

d. Sello del Reparto

En toda la correspondencia y comunicación oficial elaborada en las Fuerzas Armadas, incluido los documentos digitalizados, deberá imprimirse el sello del reparto, dependencia, reparto, unidad, etc., originador del documento, previo al trámite y despacho respectivo y se colocará al lado derecho de la firma de la autoridad que legaliza el documento y tendrá las siguientes características: 1) El Sello del Reparto tendrá una forma circular y será impreso en color azul:

Estará compuesto por dos círculos: interior y exterior. El círculo interior, tendrá el escudo de la unidad. El círculo exterior de doble línea tendrá un diámetro de cuatro cm. En la parte superior central del sello llevará el nombre de la unidad o reparto militar con letra Courier New y en la parte inferior central del círculo con letras mayúsculas de menor tamaño de la anterior, irá el nombre de la unidad, reparto, dirección, sección o departamento originador del documento. Las unidades administrativas subordinadas como Departamentos, Divisiones, etc. podrán añadir su nombre abreviado si así lo desean con letras mayúsculas y minúsculas bajo el nombre del Reparto.


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Ejemplo:

e. Líneas Especiales

Se escriben a una interlínea del pie de firma, se usará un tamaño de letra dos puntos tipográficos más pequeño que el usado en el texto. En caso de ser necesario listar varios elementos de las líneas especiales se podrá utilizar guiones, numerales o literales.

1) Referencias.

Datos de códigos y/o fechas de documentos relacionados al texto que se contesta. Ejemplo: Referencia: - Oficio Nro. SRI-DA-2010-0009-O; 2011-10-23 Referencias: a. Oficio Nro. SRI-DA-2010-0009-O; 2011-10-23 b. Memorando Nro. SR-DF-2010-0520; 2010-11-12

2) Anexos.

A una interlínea del último dato, se escribe la palabra de la siguiente manera: “Anexo” o “Anexos”. En el caso de no haberse descrito en el texto el o los anexos, se debe detallar luego de la palabra “anexos”. Es opcional detallar entre paréntesis la cantidad de hojas, o cualquier detalle adicional sobre el anexo. Ejemplo:

Anexo: - “A” Informe de estudio de pre factibilidad Anexos: 1. “A” Informe de estudio de pre factibilidad 2. “B” Planos topográficos de la zona 3. “C” Disco compacto Anexos: 1. “A” Informe de estudio de pre factibilidad 2. “B” Planos topográficos de la zona (dos planos) 3. “C” Disco compacto (uno)


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3) Copia. A una interlinea de los anexos, si los hay, se escribe la palabra “Copia”, sin abreviar y seguida de dos puntos (:), la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula. A continuación se listan el o los destinatarios con los siguientes datos: tratamiento, nombre, cargo y entidad. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad del remitente, se omite el nombre de la entidad. Si se dirige a una unidad administrativa se puede omitir el nombre y cargo. Ejemplo:

Copia: BGRL. César Ramos,

Director General de Logística FAE Copia: Director General de Logística FAE Copia: BGRL. César Ramos

El original de la documentación militar deberá ser dirigido a la autoridad de la dependencia que tiene relación con el asunto que trata la comunicación, se distribuirán copias exclusivamente a aquellas que requieran tomar conocimiento del asunto, a efectos de anticipar acciones o proporcionar información con relación al tema tratado. Cuando se trate de documentación ordinaria, la distribución se efectuará consignando la secuencia de las mismas en orden jerárquico de la dependencia a la que se remite el documento. Cuando se trate de documentación con calificación de reserva, obligatoriamente se enumerará la distribución de los mismos. Para la calificación de los documentos, deberá observarse las normas del Reglamento para la Elaboración, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentación Militar Calificada.

4) Identificación del responsable y el transcriptor.

Después de escribir los anexos y copias, si los hubiere; se escriben las siglas, como procedimiento de aceptación de la responsabilidad de elaboración y de supervisión del documento.

A dos interlíneas del último asunto, se escriben de izquierda a derecha con mayúsculas la letra inicial del nombre y del o los apellidos (total 03 letras), del o de los responsables del contenido del texto, y a continuación, en minúsculas, la letra inicial del nombre y de el o los apellidos de la persona que elaboró el documento. Las iniciales de cada participante se separarán con barras inclinadas. No se deben escribir las iníciales identificadoras de la autoridad que legaliza el documento, ejemplo:

MRC/JAE/pts TCA/inc


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5) Toda comunicación oficial, que ocupe más de una página será numerada desde la primera a la última página, a 1,5 cm del borde inferior derecho de la hoja, indicando el número de hoja con referencia al total de hojas. (1 de 4). Si utiliza una sola hoja, ésta no debe numerarse. De la segunda hoja en adelante debe mantener el membrete (Encabezado), el código de referencia y la fecha del documento.

6) Datos de la Entidad.

Los datos de la entidad remitente se escriben en letra Arial 8 y constan los siguientes aspectos: dirección, apartado, teléfono, facsímil, télex, dirección electrónica de correo, página Web, ciudad, país y demás datos de la entidad, la misma que se encontrará en la parte inferior del documento como pie de página separado por una línea continua del cierre del documento, ejemplo:

E2 La Exposición S4-71 y Vela Telf. (593) 2 2583042

www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec

f. Sello de Calificación

Se lo realizará de conformidad con las normas contempladas en el Reglamento para la Elaboración, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentación Militar Calificada RT3-IV.

Una vez autorizado la calificación del documento se lo estampará con sello de caucho en la parte central, superior e inferior de cada hoja constará la clasificación de CONFIDENCIAL y RESERVADO en tinta azul y con letras de mayor tamaña que las del contenido de la hoja y para SECRETO y SECRETISIMO con tinta roja. En caso de que la comunicación que se envía contiene documentación calificada que se anexa, ésta obligatoriamente deberá tener la misma calificación de sus anexos, que por ningún motivo será diferente.

g. Aspectos Generales

1) Para documentos impresos, cuando el texto del documento ocupe más de una página, el firmante debe rubricar abreviadamente debajo del último renglón limitando lo escrito en cada página, con el fin de proteger la integridad de la información y la firma del documento.

2) Todas las páginas de cualquier documento deben tener impreso los datos de

la entidad.

3) Toda documentación podrá ser elaborada en papel tamaño A4 o A5 considerando la extensión del texto del documento, y debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.


IV-23

4) El papel de las copias que quedan en la entidad, puede ser de diferente gramaje y tipo que el del documento original (Se procurará usar papel reciclable).

5) Si el documento contiene más de una página, el siguiente párrafo del texto, a

partir de la segunda página se inicia a dos interlíneas del código del documento.

6) La última página debe contener, como mínimo, el párrafo final del texto o

parte de éste antes de la despedida.

7) La comunicación protocolar, diplomática y consular estará sujeta a especificaciones numéricas, alfanuméricas y de diagramación propias de la entidad emisora y del uso.

8) El orden en el que se liste a los destinatarios o se mencione a los

funcionarios públicos debe ser aquel que consta en el Reglamento de Ceremonial Público o la normativa que se encuentre vigente.


V-1

CAPíTULO V

CLASES DE DOCUMENTOS MILITARES A. ACTA DE REUNIÓN

1. DEFINICIÓN

Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una sesión: puntos tratados, acuerdos adoptados y resoluciones por parte de organismos colegiados legalmente conformados o por conformación dispuesta por la Autoridad competente. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto; así como, documentos de sustento en la toma de actos administrativos. Las actas se clasifican en: registradas1 y no registradas

2. ELABORACIÓN

a. Título. Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

b. Numeración. Las actas registradas de las entidades pertenecientes a la industria

de la defensa se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de los organismos reguladores de la carrera militar, comando conjunto, frente militar, comités internos, etc, pueden iniciarse numeración cada año.

c. Presentación. Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se

destinen para el efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.

d. En el acta debe contener los siguientes datos:

Fecha y hora de la reunión

Nombre del grupo o entidad que se reúne

Nombre y cargo de los participantes

Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, etc.

Aprobación del acta de la reunión (si procede)

Listado de documentación presentada en la reunión

Descripción del desarrollo de la reunión: propuestas, intervenciones, votaciones, etc.

Resoluciones adoptadas

Firma del secretario y del presidente o director e. De la redacción:

1 Norma Técnica NTE INEN 2409 De 2011-07


V-2

1) Se redacta en tiempo pasado 2) Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio 3) El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar

errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. 4) La presentación de originales y copias deben ser impecables, sin borrones

ni repisados.

f. Márgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 3 cm

3 INFERIOR 2 cm

4 IZQUIERDO 3 cm

5 DERECHO 2 cm

b. Encabezamiento

Conforme a lo establecido en el Capítulo IV, artículo 9, solo en la primera hoja y sin usar la herramienta de Word para encabezados, lo que permitirá imprimir original y no difuminado o como marca de agua en la parte superior.

1) Título. El nombre de la reunión y su naturaleza, se escriben centrados, en

mayúscula sostenida, a doble interlínea del logo símbolo (Puede utilizarse negrilla para resaltar)

2) Denominación del documento y numeración. Después del título a doble

interlínea se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

Ejemplo: ACTA Nro. 001

3) Fecha. Contra el margen izquierdo, a doble interlínea de la denominación del

documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida

FUERZA AÉREA ECUATORIANA CONSEJO DE GENERALES

REUNIÓN ORDINARIA

ACTA Nro. FA-COGFAE-2012-007-ACT


V-3

de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,). Ejemplo: FECHA: Quito, Distrito Metropolitano, 15 de mayo de 2012

4) Hora. Contra el margen izquierdo, a 1,5 interlínea de la fecha se digita la

palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (. Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión. Ejemplos: HORA: De las 09.15 a las 10:25 horas HORA: De 14:20 a 16:00 horas

5) Lugar. Contra el margen izquierdo, a 1,5 interlínea de la hora se anota la

palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión. Ejemplos: LUGAR: INEN-Salón de sesiones LUGAR: Comando General – Sala de sesiones

6) Asistentes. Contra el margen izquierdo, a 1,5 interlíneas del lugar se escribe

la palabra ASISTENTES, en mayúsculas sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlínea sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos. Ejemplo: ASISTENTES: TGrl. Leonardo Barreiro Muñoz, Jefe del COMACO Grad.Marco Vera, Comandante General Fuerza Terrestre BGrl. Enrique Velasco, Comandante General Fuerza Aérea

7) En reuniones integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas o entidades, se seguirá un orden alfabético por entidades. Ejemplo: ASISTENTES: Representantes de Empresas Oscar Javier Solano, ANDES LTDA. Jesús Alberto Alcázar J., Internacional S.A.


V-4

8) Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye

como primer anexo en el acta y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (20 personas)

9) Invitados. A continuación de la lista de asistentes, a 1,5 interlínea del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlínea sencilla.

10) Ausentes. Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, a 1,5 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Ejemplo: AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación) Javier Suárez Q., Delegado (sin justificación)

11) Contra el margen izquierdo, a doble interlínea del último nombre, se hará

constar la verificación o constatación del quórum reglamentario y la instalación de la reunión.

12) Páginas subsiguientes. Para las páginas subsiguientes de las actas, se establecen los siguientes requisitos: a) Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera

hoja y que no tenga impresión alguna.

b) El encabezado se sitúa a 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (Nro.).

Ejemplo: Margen izquierdo Margen derecho Reunión Consejo de Generales –Acta Nro. 007 2

c) El primer renglón de texto se inicia a doble interlínea del encabezado.


V-5

c. Cuerpo 1) Orden del día. Contra el margen izquierdo, a doble interlínea del último nombre

y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). A 1,5 interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándose con números arábigos. Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlínea sencilla. Entre tema y tema se dejan 1,5 interlíneas.

Ejemplo: ORDEN DEL DÍA:

1. Lectura del orden del día. 2. Lectura del Acta anterior. 3. Informe de cumplimiento de las resoluciones, disposiciones o 4. Acciones. 5. Análisis de casos. 6. Asuntos varios

2) Desarrollo. Contra el margen izquierdo, a doble interlínea del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A 1,5 interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándose con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. A 1,5 interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y 1,5 entre párrafos.

3) A dos interlíneas se enumeran y se desarrollan uno por uno los temas que se tratan y se aprueban en la reunión con sus respectivas resoluciones o decisiones por parte del Organismo, los párrafos se separan con una interlínea.

4) Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y

clara, para que se puedan localizar fácilmente los contenidos. 5) El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una

reunión o sesión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones.

6) Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles

intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

7) Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es

necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.


V-6

8) Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

9) Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a

favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

10) En caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de

acuerdo con los normas legales y reglamentarias debe presidir la reunión; así como, la persona que actúa como secretario de la misma.

11) En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre

de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.

12) En caso de actas registrada y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su sumilla en la parte inferior izquierda de cada hoja.

13) En actas registradas firman el Presidente y el Secretario o, en su defecto, el

funcionario competente.

14) Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta para elaborar un acta:

a) La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a

las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.

b) La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los

hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.

d. Cierre

1) Firma, nombre y cargo. El nombre completo de los firmantes responsables de

conformidad con las normativas internas de cada uno de los organismos y se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlínea sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

2) Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.

Ejemplo: Manuel Chacón Correa Juan Camilo Ponce Presidente Secretario


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En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la última se centra.

3) Firmas responsables. Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto. En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la frase “Pasan firmas”, seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

4) Anexos. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan el acta. A doble interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de preferencia clarificar el número de hojas.

Ejemplo: Anexos: cinco (5 hojas)

Ver ejemplo Anexo “A” (ACTA DE REUNIÓN)

B. DECRETO, ACUERDO y RESOLUCIÓN

1. DEFINICIÓN.

Son declaraciones unilaterales, efectuadas en ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma directa, mediante documentos en los que se hace constar la o las decisiones tomadas por la autoridad competente, para la ejecución y cumplimiento de las diferentes actividades que requiere su gestión.

a. El Decreto

Será emitido únicamente por el señor Presidente de la República, por pedido del señor Ministro de Defensa Nacional, en ejercicio de las políticas inherentes a su cargo y función, tales como: Designaciones y/o nombramientos para cumplimiento de funciones en el exterior, ascensos, despachos, disponibilidades y bajas de oficiales Generales y Coroneles, aprobación de reglamentos a las leyes orgánicas y ordinarias; y las demás de que por su competencia se requiera.

b. El Acuerdo

Será emitido por el señor Ministro de Defensa Nacional a pedido de los señores Comandantes Generales de Fuerza, en ejercicio de las políticas inherentes a su cargo y función, tales como: Designaciones y/o nombramientos para cumplimiento de funciones o comisiones en el exterior, ascensos, despachos, disponibilidades y bajas de oficiales superiores, subalternos, personal de tropa, aprobación de reglamentos internos; y las demás de que por su competencia se requiera.


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c. La Resolución

Será emitido los señores Comandantes Generales de Fuerza y Subsecretario de Defensa, en ejercicio de las políticas inherentes a su cargo, función y delegación respectiva por la Autoridad competente, tales como: Designaciones y/o nombramientos para cumplimiento de funciones o comisiones en el exterior, ascensos, despachos, disponibilidades y bajas de oficiales superiores, subalternos, personal de tropa; y las demás de que por su competencia se requiera.

2. ELABORACIÓN.

a. Márgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

Conforme a lo establecido en el Capítulo IV, artículo 9. En la parte superior el escudo de 1,7 cm., a una interlínea del escudo el nombre de la institución en letra Arial 12, mayúsculas y negrillas, luego a interlínea seguida en letra Arial 11, mayúsculas y negrillas el nombre de la Dirección, Departamento o unidad subordinada donde se elabora, de conformidad al nivel que se realice este tipo de documentos: 1) Identificación del Decreto, Acuerdo o Resolución.

A tres interlíneas del encabezado del documento, se escribe la palabra DECRETO o ACUERDO o RESOLUCIÓN, seguido de la abreviatura de número (Nro.) y con el espacio para el número de sucesión del documento con letra Arial 11, mayúscula, subrayado y negrillas, ejemplo:

DECRETO Nro. 002

ACUERDO Nro. 029

RESOLUCIÓN Nro. 128


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ACUERDO MINISTERIAL Nro. __________

2) Nombre, grado y función de la autoridad.

A tres interlíneas de la identificación del acuerdo y de idéntica manera como se expresa el pie de firma, se escribe el nombre, grado y función de la autoridad; centrado, letra Arial 11 y negrilla.

DR. ENRIQUE A. BASTIDAS L. MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

Ejemplo: PARA DECRETOS EJECUTIVOS


DECRETO EJECUTIVO Nro. _____

RAFAEL CORREA DELGADO PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA

PARA LOS ACUERDOS MINISTERIALES

DR. ENRIQUE A. BASTIDAS L. MINISTRO DE DEFE NSA NACIONAL


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PARA RESOLUCIONES

c. Texto

1) A tres interlíneas del nombre, grado y función, se escribe en Arial 11, centrada y negrillas, la palabra CONSIDERANDO:

2) A dos interlíneas se redactarán las razones o la base legal correspondiente

que respalde el acuerdo a emitirse. 3) A tres espacios verticales se colocará la palabra DECRETA: ACUERDA: o

RESUELVE: centrada en letra Arial 11 y negrillas. 4) A dos interlíneas, se redacta el o los artículos acordados, en letra Arial 11,

minúsculas y justificado, los artículos que se han decidido aprobar, colocando la abreviación de artículo Art. Seguido del numero en el orden ascendente, en letra Arial 11, negrillas y minúsculas; respetando que el texto del párrafo justificado y cubierto a un espacio a la derecha de la abreviación del artículo, ejemplo:

Art. 01 Aprobar los cursos que el personal militar de las Fuerzas Armadas

podrá realizar en la Escuela de las Américas de los Estados Unidos de Norteamérica……..

Art. 02 Calificar a las unidades……. Nota: En caso de que se trate de un solo artículo se colocará Art. Único

d. Cierre

1) A dos interlíneas de la redacción del texto, se coloca una disposición final de

la autoridad, en el caso del DECRETO, el señor Presidente dispone la

FUERZA AÉREA ECUATORIANA COMANDANCIA GENERAL

RESOLUCIÓN Nro. _______

Enrique Velasco Dávila

Brigadier General

COMANDANTE GENERAL DE LA FUERZA AÉREA


V-11

autoridad que se encarga de la ejecución del Decreto y de la publicación en el Registro Oficial; en el caso de los acuerdos y resoluciones, el señor Ministro, Comandantes del CC.FF.AA, F.T, F.N o F. A, o los funcionarios que por delegados tengan la responsabilidad de la elaboración de este tipo de documentos, disponen la publicación y comunicación a sus subordinados por medio de la orden general de la Institución, ejemplo:

En el Decreto: De la ejecución del presente Decreto, que entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial, encárguese al señor Ministro de Defensa Nacional. En los Acuerdos y Resoluciones: Con letras mayúsculas se escribe: PUBLÍQUESE Y COMUNIQUESE

2) A dos interlíneas, se escribe, el lugar y fecha de emisión del documento con

letra Arial 11, minúsculas, ejemplo: Dado en el Ministerio de Defensa Nacional, en Quito D.M., el veintisiete de febrero del 2015.

3) A cinco interlíneas, se escribe el pie de firma de la o las autoridades que

legalizan el documento, alineado al margen izquierdo del documento, como dicta la norma del presente manual, se firma con tinta azul o electrónicamente y se coloca el sello del reparto.

Dr. Enrique A. Bastidas J. MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

4) A tres interlíneas, se escribe las iniciales identificadoras de responsabilidad

con sus respectivas rúbricas.

Ver ejemplo Anexo “B” (DECRETO, ACUERDO y RESOLUCIÓN)

3. CERTIFICADO 1. DEFINICIÓN.

Son documentos emitidos por las autoridades respectivas de las instituciones, direcciones, departamentos, unidades o repartos militares, a pedido del interesado, que manifiesta que lo dicho en el certificado es verdadero. Se emitirá certificados con este formato únicamente para asuntos institucionales. Nota: En certificados personales, no se utilizará este formato.


V-12

2. ELABORACIÓN.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

De conformidad con la normativa constante en el Capítulo IV, Letra A. numeral 1, del MEDOMI.

FUERZA TERRESTRE DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

c. Cuerpo

1) A tres interlíneas del encabezado se escribe CERTIFICADO centrado en Arial

12, negrillas y subrayado.

2) A tres interlíneas del nombre del documento, desde el margen izquierdo, iniciará escribiendo en tercera persona la certificación, utilizando las palabras: “El Suscrito,” seguido del grado, nombres, apellidos y cargo de la autoridad que emite el documento, seguido de la frase: “a petición verbal del interesado”, con letra Arial 11, minúsculas.

3) A tres interlíneas y centrado se escribe la palabra CERTIFICA: en letra Arial 11,

mayúsculas, negrillas. 4) A tres interlíneas y alineados al margen izquierdo, iniciará el texto que

corresponda de acuerdo al caso solicitado, con letra Arial 11, minúsculas. 5) A dos interlíneas irá la siguiente frase: “El interesado utilizará el presente

certificado:” y a continuación se escribirá el destinatario a quien va dirigido el documento.


V-13

Nota: No se recomienda extender la certificación de la siguiente manera: “El interesado utilizará este documento para los fines que creyere convenientes, dentro de los términos legales correspondientes”, porque este certificado puede usarse para otros fines.

1) A tres interlíneas y al margen derecho, se detallará el lugar y fecha de

expedición.

d. Cierre

1) A cinco interlíneas del final del texto, se concluirá con el pie de firma, con nombres y apellidos, grado y función, de acuerdo a lo establecido en la norma del capítulo IV del presente manual.

2) A dos espacios irá la palabra “Copia:” en negrillas y minúsculas; a continuación

se nombrará la unidad, autoridad o lugar donde se encuentran los mismos. 3) A dos espacios, conforme la norma se escribirá las siglas de quienes aprueban,

supervisan y elaboran el documento.

4) Como pie de página utilizando las herramientas de WORD, se colocará como líneas especiales los datos de la entidad, dirección, números telefónicos, e-mail, etc.

Ver ejemplo Anexo “C” (CERTIFICADO)

4. CONVOCATORIA

1. DEFINICIÓN.

Documento mediante el cual se cita a los miembros de un organismo, a fin de que asistan a un lugar o acto determinado para tratar asuntos de su competencia.

2. ELABORACIÓN.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

De conformidad con la normativa constante en el Capítulo IV, Letra A. numeral 1, del MEDOMI.


V-14

FUERZA TERRESTRE DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

c. Texto

1) A dos interlíneas, se centrado, en Arial 11, negrilla, tipo oración se escribe

Sesión/Reunión Ordinaria Nro. --------- con el número secuencial de la sesión que corresponda. Ejemplo. Sesión Ordinaria Nro. 004-2012

2) A cuatro interlíneas, se escribe centrado, en Arial 12, negrillas, mayúsculas y subrayado la palabra CONVOCATORIA:

3) A tres interlíneas del título en Arial 11, se iniciará el texto de la convocatoria, la

separación entre párrafos será de dos interlíneas. 4) A dos interlíneas y alineado al centro se escribirá ORDEN DEL DÍA, en Arial 11,

mayúsculas y negrillas. En el texto constará numerado el orden del día de la reunión.

5) A dos interlíneas de ser necesario se escribirá la palabra Nota: en Arial 11,

negrillas y al margen izquierdo de la hoja. 6) A dos interlíneas se redactará cualquier nota aclaratoria referente a la reunión. 7) A tres interlíneas y al margen derecho se escribirá el lugar y fecha de

expedición de la convocatoria.

c. Cierre

1) A cinco espacios verticales del lugar y fecha irá el pie de firma de la autoridad que convoca.

2) Como pie de página utilizando las herramientas de WORD, se colocará como

líneas especiales los datos de la entidad, dirección, números telefónicos, e-mail, etc.

Ver ejemplo Anexo “D” (CONVOCATORIA).


V-15

5. DESPACHO

1. DEFINICIÓN.

Título que expide el Presidente de la República a los cadetes que egresan de las Escuelas Superiores Militares, y a los oficiales, en caso de ascensos o canje de los mismos. Se puede utilizar la hoja de material especial para su elaboración.

2. ELABORACIÓN.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 3,0 cm.

b. Encabezamiento

1) Logotipo

Franja de la Bandera del Ecuador de 15 cm x 2 cm. Escudo del Ecuador de 1,7 cm de diámetro en el centro de la franja.

2) Nombre y función del señor Presidente de la República

Se escribirá el nombre del señor Presidente de la República en el centro del encabezamiento del documento en letra Arial 28, minúsculas y negrilla. A espacio seguido, centrado, la función en letra Arial 16, minúsculas, sin

negrillas, así: Presidente Constitucional de la República del Ecuador.

c. Texto

1) A dos interlíneas del encabezamiento, se escribe la siguiente frase: Atendiendo al mérito y servicio del señor: seguido del grado y especialidad del cadete u oficial del ascendido con letra Arial 14, minúsculas, sin negrillas.

2) A tres interlíneas espacios con letra Arial 16, mayúsculas, negrillas y centrado;

se hará constar los nombres del cadete u oficial que asciende al inmediato grado superior o que recibe los canjes de despacho.

3) A tres interlíneas, se escribe la siguiente frase en Arial 14, minúsculas y sin

negrillas, donde consta la fecha y el número del decreto ejecutivo, así: Tiene a bien ascenderle a su inmediato grado superior, con fecha 27 de octubre del 2004, según Decreto Ejecutivo No. 50.


V-16

4) A dos interlíneas, se escribe la siguiente frase en Arial 14, minúsculas y sin

negrillas; donde se autoriza a la autoridad competente la imposición del nuevo grado, así: Por lo tanto, el Jefe a quien corresponda le pondrá en posesión del referido Grado de:

5) A tres interlíneas con letra Arial 16, mayúsculas, negrillas y centrado; se hará

constar el nuevo grado de ascenso con el arma, servicio o especialidad. 6) A tres interlíneas con letra Arial 14, mayúsculas, sin negrillas, las frases de

legalidad con la cual se autoriza que ostente el nuevo grado, así:

Guardándole y haciéndole guardar los fueros, honores y privilegios que le competen.

Tómese razón de este DESPACHO en las oficinas respectivas para los fines legales.

7) A dos interlíneas con letra Arial 14, mayúsculas, sin negrillas se escribe el

lugar y fecha en que se emitió el despacho, ejemplo:

Dado en el Palacio Nacional y refrendado por el Ministerio de defensa Nacional, en Quito, D.M., el diez de Agosto del dos mil once

d. Cierre

1) A seis interlíneas con letra Arial 11, se escribe los pies de firma de las

personas que legalizan el despacho en orden de precedencia jerárquica, a la izquierda el pie de firma del señor Ministro de Defensa Nacional y al derecho el pie de firma del señor Presidente de la República.

2) La impresión del sello se lo puede realizar con sello seco por la seguridad e importancia del documento.

3) A tres interlíneas con letra Arial 11, minúsculas y sin negrillas, se anotará el

número del registro que asigna la Secretaría General del Ministerio de defensa nacional, en forma secuencial, alineado al margen derecho, ejemplo:

Anotado al folio Nro. 19

Ver ejemplo Anexo “E” (DESPACHO)

A. DIPLOMA

1. DEFINICIÓN.

Documento que la institución militar otorga al personal militar y servidores públicos para validar ascensos, condecoraciones, cursos, seminarios auspiciados o dictados por los organismos de las Fuerzas Armadas.


V-17

a. Clasificación

1) Condecoraciones

De acuerdo a lo estipulado en el Reglamento General de Condecoraciones Militares, se concederá diplomas para todo el personal de las Fuerzas Armadas.

2) Aprobación de cursos o seminarios

Se otorgará diplomas por aprobación de cursos o seminarios, siempre que la duración del mismo supere las 40 horas académicas; caso contrario, se extenderá un CERTIFICADO DE ASISTENCIA, el cual mantendrá las mismas características del diploma.

2. ELABORACIÓN.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA Cartulina de hilo blanco INEN A-4

2 SUPERIOR 0,5 cm.

3 INFERIOR 0,5 cm.

4 IZQUIERDO 0,5 cm.

5 DERECHO 0,5 cm.

b. Encabezamiento

1) Condecoraciones

a) Escudo del Ecuador a colores de 3,5 cm de diámetro, en el centro del bloque superior.

b) A los extremos del Escudo del Ecuador, se utilizará un marco decorativo

estandarizado de acuerdo a la clase de condecoración otorgada, conforme al Reglamento de Condecoraciones, (Amarillo primera clase, azul segunda clase y rojo tercera clase).

2) Cursos y seminarios

a) Se usarán los escudos institucionales en lugar del escudo del Ecuador, cuando se otorguen diplomas o certificados de la participación de cursos y seminarios.

b) Los diplomas y certificados emitidos para cursos y seminarios se

diferenciarán de los otorgados por condecoraciones.

G. Texto

1) Para condecoraciones


V-18

a) Debajo del Escudo del Ecuador, irá el nombre de MINISTERIO DE

DEFENSA NACIONAL que otorga el diploma en letra times new roman 20, negrillas y centrada.

b) A una interlínea, irá el nombre de la institución que lo confiere, con letra

times new roman 18, negrillas y centrada, en caso de que el señor Ministro de Defensa Nacional o el señor Presidente otorguen el diploma, se hará constar la función, ejemplo:

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

c) A dos interlíneas y alineado a la izquierda, ira la frase: Considerando que

el señor: en letra times new roman 14, cursiva y sin negrillas. d) A continuación de señor:, se escribe el grado, arma, servicio, especialidad

o el título (Personal civil) seguido de los apellidos y nombres, en letra Edwardian Script ITC de 35 a 40, mayúsculas y negrillas.

e) A una interlínea se redactará, la parte literal reglamentaria, en letra, times

new roman 14, minúsculas, cursiva y sin negrillas f) A dos interlíneas se escribirá el nombre de la condecoración, en letra

mayúscula times new roman 24, cursiva y negrilla, utilizando la herramienta de WordArt, con la intención de rellenar las letras del color respectivo del diploma (Según la clase de condecoración, amarillo, azul y rojo) con borde de color negro y grosor 0,25.

g) A una interlínea, se hará constar la siguiente frase: “En testimonio de lo

cual se le otorga el presente DIPLOMA”, con letra times new roman 14, minúsculas, cursiva y sin negrillas a excepción de la palabra DIPLOMA que va en negrillas y mayúsculas.

h) A tres espacios, se escribirá el lugar y la fecha, alineado al margen derecho

con letra times new roman 14, cursiva y sin negrilla, ejemplo:

Dado en Quito D.M., a 25 de abril del 2012

i) A cuatro espacios constará los pies de firma de las dos máximas

autoridades que confieren el diploma, el mismo que se lo realizará dentro de un cuadro de texto, sin relleno y sin contorno, con letra times new roman 12, cursiva y negrilla, ejemplo:

2) Para cursos o seminarios

a) Como marco del diploma se utilizarán formatos estandarizado de cada Fuerza, Unidades, Institutos, Escuelas, etc., los mismos que deberán

Dr. Carlos Andrade García

MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL


V-19

diagramarse consideran que el escudo de la institución o de la unidad quede en el centro, similar como queda el escudo del Ecuador en los diplomas para condecoraciones.

b) Debajo del Escudo de la Institución, irá el nombre de la Fuerza que otorga el diploma o certificado en letra times new roman 20, negrillas y centrada.

c) A continuación a una interlínea, irá el nombre de la Unidad, Sector,

Reparto, etc…, que lo confiere, en letra times new roman 18, negrillas y centrada.

d) A dos interlíneas y alineado a la izquierda, ira la frase con el tratamiento:

“Considerando que el señora/señorita/señor:”, en letra times new roman 14, cursiva y sin negrillas.

e) A continuación del tratamiento, se escribe la abreviación del Grado o título

(Personal civil), seguido del arma, servicio, técnico, especialista, junto a los apellidos y nombres, en letra mayúsculas, Edwardian Script ITC 28 y negrillas.

f) A renglón seguido se redactará, la parte literal del tema o asunto que trata

el motivo del diploma, lugar de capacitación, la fecha de inicio y finalización y el tiempo de duración en horas, con letra times new roman 16, cursiva y sin negrilla. Separado con punto y coma, se hará constar la siguiente frase: “; en testimonio de lo cual se le otorga el presente:” con letra times new roman 16, minúsculas, cursiva y sin negrillas.

g) A dos interlíneas y centrado se escribe la palabra “D I P L O M A” (letras

azules) o “C E R T I F I C A D O” (letras rojas), según sea el caso, con letra times new roman 32, negrillas, centrado y mayúsculas con un espacio de separación entre las letras.

h) A tres espacios, se escribirá el lugar y la fecha, alineado al margen derecho

con letra times new roman 16, cursiva y sin negrilla, ejemplo:

Dado en Quito D.M., a 25 de abril del 2012

H. Cierre

1) A cuatro espacios constará los pies de firma de las autoridades que confieren

el diploma o certificado, el mismo que se lo realizará dentro de un cuadro de texto, sin relleno y sin línea contorno, con letra times new roman 12, cursiva y negrilla.

Ver ejemplo Anexo “F” (DIPLOMA y CERTIFICADO)

G. REGULACIÓN, DIRECTIVA E INSTRUCTIVOS

Son documentos de suma importancia para la institución, que permiten emitir normas, reglas, directrices, guías, actividades, instrucciones y procedimientos; que basados en las normas legales vigentes, permitan cumplir y ejecutar con eficiencia las actividades


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institucionales, a fin de lograr la optimización de la gestión administrativa, técnica, financiera, desarrollo e investigación. Una de las políticas internas de la Institución militar, es la de optimizar la descentralización administrativa, dando facultades de decisión a todos las unidades subordinadas, referentes a la elaboración y administración de este tipo de documentos, respetando siempre el ámbito de su competencia, función y jerarquización de los documentos. 1. DEFINICIONES:

a. Regulación

Es un documento que sirve para normar y regular la ejecución de las disposiciones, directrices, políticas de comando, órdenes o líneas de conducta, que basados en las normas legales y reglamentarias se promueve e instruye al cabal cumplimiento de las acciones de una determinada actividad, en cumplimiento a la ejecución de tareas y actividades generales o específicas en la Institución o en las unidades subordinadas, según el nivel que las genere, en cumplimiento a las atribuciones contempladas en las Leyes y Reglamentos aplicables para tal efecto. Este tipo de documento es de carácter permanente hasta que finalice su vigencia con una derogación o modificación. Su promulgación será a nivel de: Jefe de Comando Conjunto y Comandantes de Fuerza, considerando que su aplicación es general para toda la Institución.

b. Directiva

Es un documento que sirve para direccionar las disposiciones, órdenes o líneas de conducta, que basados en las normas legales, reglamentarias y reguladoras vigentes, se promueve e instruye al cabal cumplimiento de las acciones de una determinada actividad, en cumplimiento a la ejecución de tareas y labor generales o específicas en la Institución o en las unidades subordinadas, según el nivel que las genere, a la que deben sujetarse y cumplir todas las unidades operativas y administrativas a quienes se encuentran dirigida para cumplir tareas de acción, planificación, dirección, ejecución y control. Este tipo de documento son de carácter temporal, es decir que tiene un inicio y un fin. Su promulgación será a nivel de: Jefe de Comando Conjunto, Comandantes de Fuerza, Divisiones/Brigadas/Repartos/Direcciones, considerando que su aplicación es de carácter específico y temporal.

c. Instructivo

Son documentos escritos que contendrán las acciones, instrucciones, procedimientos administrativos, técnicos u operativos a fin de cumplir


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disposiciones impartidas por las Regulaciones y/o directivas o simplemente para cumplir actividades internas de la unidad. Los instructivos se limitarán a clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.

2. ELABORACIÓN.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Portada o carátula Las Regulaciones, Directivas e Instructivos, deberán contener una portada o carátula diagramada y rotulada en una hoja dividida en tres áreas, cada una con doble marco: un exterior de 3 puntos de grosor y un interior de 1 punto de grosor. 1) Área superior:

- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 6,5 cm. y la interior de 15,0 x

6,0 cm.

- Sello de la Institución, unidad o reparto: A tres interlíneas del marco superior, centrado, impreso en color negro de 3 cm. de diámetro.

- Nombre del originador de la Directiva: A dos interlíneas del sello, en letra Arial 14 a 16, mayúsculas, negrillas y centrado

- Sede del originador, a dos interlíneas del nombre del originador, se coloca el nombre de la ciudad en donde se elaboró el documento, en letra Arial 14, Minúsculas, negrilla y centrado.

2) Área central

- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 13,0 cm. y la interior de 15,0

x 12,5 cm.

- En la parte superior constará la palabra REGULACIÓN, DIRECTIVA o INSTRUCTIVO, dependiendo del documento en Arial 18, negrillas, subrayado y centrado.

- A tres interlíneas del nombre del documento, se escribe la identificación del documento, con letra Arial 16, centrado, negrilla y mayúscula, según lo


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especificado en el Cap. IV del presente manual, ejemplo:

CCFFAA – G-3 - 2012 - 015 - REG - O

- Luego en el espacio sobrante de esta área, se centrará el nombre o asunto del documento entre comillas con letra Arial 18, mayúsculas y negrillas.

3) Área inferior


4,5 cm.

- Centrado en el área se colocará el año de aprobación del documento, en letra Arial 18, negrillas.

c. Encabezado

El encabezado se constituirá en el membrete de la primera hoja del documento, incluyendo los anexos y apéndices si lo tuvieren. Dentro del encabezado constatará: 1) Sello de la institución: a 1 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el

sello de la institución, unidad, sector o reparto impreso en color negro.

2) Nombre de la institución: A interlínea seguida se colocará el nombre de la institución, en letra Arial 12, mayúscula, negrilla y centrado.

3) Nombre de la Unidad generadora: A interlínea seguida, se escribe el nombre de la Institución, Dirección, Departamento, Unidad, Sector o Reparto generador del documento, en letra Arial 11, mayúsculas, negrillas y centrado.

4) Nombre del documento: A interlínea seguida, se escribirá la palabra: REGULACIÓN, DIRECTIVA o INSTRUCTIVO; en letra Arial 14, mayúsculas, centrada, negrillas y subrayado.

5) Serie de identificación del documento: A renglón seguido, debajo del nombre del documento, se escribirá la serie o nomenclatura del documento, en letra Arial 12, mayúscula, negrilla y centrada.

6) Fecha: seguido del código de referencia se escribirá la fecha de aprobación del documento, en letra Arial 12, minúscula y en negrilla


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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

REGULACIÓN

MDN-PER-2012-035-DIR-O del 7 de marzo de 2012

7) Para la identificación de las siguientes hojas del documento principal y de sus anexos, se utilizará la herramienta para encabezado de Word, escribiendo el código de referencia de la documento con la fecha de elaboración, ubicándole en la parte superior derecha de la hoja en letra Arial 8, sin negrillas, ejemplo:

MDN-PER-2012-035-DIR-O del 07 de marzo del 2012

d. Texto

1) Título:

Se escribe el nombre del documento, seguido del asunto o razón para la que se elabora dicho documento, en letras Arial 11, mayúsculas, justificado y con negrillas, ejemplo:

ASUNTO: NORMAR LOS PROCEDIMENTOS PARA ELABORACIÓN DE

RESOLUCIONES Y OTROS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS PARA EL PERSONAL DE LA FUERZA NAVAL QUE POR LAS SIGUIENTES RAZONES DEBE SALIR AL EXTERIOR: LICENCIAS, PERMISO, COMISIÓN DE ESTUDIOS Y TRATAMIENTO MÉDICO ESPECIALIZADO.

2) Estructura:

La organización del texto debe regirse a las normas dictadas en el Cap. IV, jerarquización de los nomencladores, en letra Arial 11, alineado a la izquierda, en negrillas, minúsculas solo la palabra Referencias: y en mayúsculas el resto de nomencladores; todo el texto será escrito con alineación justificada, en Arial 11:

Referencias: - Car.. - Inform.

A. ANTECEDENTES: B. PROPÓSITO: C. DISPOSICIONES:

1. Generales: 2. Específicas:

D. VIGENCIA:

E. DEROGATORIA:


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e. Cierre:

1) Pie de firmas:

A cinco espacios del elemento anterior DEROGATORIA, irá la firma de la autoridad respectiva con todos sus elementos, tal como se presenta en el Cap. IV del MEDOM.

2) Sello del reparto:

Se estampará al lado derecho del pie de firma.

3) Anexos:

De existir en el documento, se escribirán a dos espacios del pie de firma y alineado a la izquierda, la palabra Anexos: con letra Arial 11, minúsculas y negrillas, a continuación a un espacio, se enumerándolos con viñetas (numerales) cada anexo en orden, con letra Arial 11, combinación de mayúsculas y minúsculas sin negrillas.

4) Distribución: Se escribirá a dos espacios del Pie de firma o de los anexos, la palabra Distribución: con letra Arial 11, minúsculas y negrillas, a continuación a un espacio, se escriben en forma sucesiva las siglas de las Instituciones, Direcciones, Departamentos, Unidades o Repartos subordinados que deban tomar conocimiento del documento, respetando el orden jerárquico de las mismas.

5) Sumillas de responsabilidad:

A dos espacios de la Distribución, según sea el caso, se escribirá con mayúsculas y en orden jerárquico de mayor a menor (de izquierda a derecha) las iniciales y sumillas respectivas de las personas que ordenan, o intervienen en la elaboración, supervisión y control del documento.

6) Pie de página:

Usando las herramientas de WORD, se escribirá el pie de página la numeración de las páginas en letra Arial 11, centrada y minúsculas. Ejemplo: Para las páginas del texto de la regulación/directiva/instructivo

2 – 8


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Para las páginas que corresponde a los anexos de la regulación/directiva/instructivo

A – 1

Para las páginas que corresponde a los apéndices de los anexos de la regulación/directiva/instructivo

A – I - 1

7) Sello seco de seguridad: Para garantizar su originalidad y autenticidad se estampará el sello seco del Ministerio, Institución, Unidad o Reparto militar; en el sector inferior derecho de todas las páginas, incluyendo los anexos y apéndices.

Ver ejemplo Anexo “G” (REGULACIÓN, DIRECTIVA O INSTRUVTIVO.)

H. ESQUELA

1. DEFINICIÓN.

Es una comunicación o documento protocolario, oficial o epistolar, de estilo determinado y generalmente de uso social.

Anexo A

Apéndice I

Página 1

Anexo A

Página 1


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2. ELABORACIÓN.

También la esquela puede ser elaborada en papel martillado o de hilo de 70 a 80 gr. en tamaño A6, imprimiendo el documento en su cara frontal únicamente, para luego introducirla en el sobre respectivo. a. Márgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A6, cartulina de hilo o kimberly de 80 gramos

de color blanco. Exclusivo para condolencia, con la

línea gruesa negra en la parte superior izquierda.

2 SUPERIOR 1,5 cm.

3 INFERIOR 2,0 cm.

4 IZQUIERDO 2,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento

1) A 1,5 cm. del borde superior, se coloca el escudo a color o dorado de la Institución, Unidad, Sector o Reparto de 2,5 cm. de diámetro.

2) A interlínea seguida del escudo, se escribirá la denominación del cargo en

tercera persona, tipo de letra Edwardian Script ITC 28.

c. Texto Se iniciará con la frase de cortesía: "Saluda atentamente…" con letra Arial 11, cursiva, minúsculas y sin negrillas; a continuación con negrillas y minúsculas, el título profesional o grado, nombres y apellidos completos, la función o cargo del destinatario; luego continua la redacción del texto que corresponda de acuerdo a la ocasión, con letra Arial 11, cursiva, minúsculas y sin negrillas.

d. Cierre

1) A cinco interlíneas de la última línea del texto, se escribe el pie de firma, según dicta la norma del presente manual.

2) Se escribirá el grado, apellidos y nombres del remitente, seguido de la frase de cortesía “aprovecha la oportunidad para reiterar a…”

3) Se colocará el título profesional o grado del destinatario en negrillas, seguido de la frase “el testimonio de su distinguida consideración”.

4) Lugar y fecha de emisión.

NOTA: Para expresar sentimientos de condolencia, en el bloque superior izquierdo de la esquela y el sobre, irá impresa una línea oblicua de 5 mm de color negro.

Ver ejemplo Anexo “H” (ESQUELA)


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I. INFORME

1. DEFINICIÓN.

Es una comunicación escrita veraz y concreta para informar al escalón superior, que proporciona de manera sistemática, datos y resultados logrados a través del estudio, investigación, análisis y evaluación de un tema determinado, con el propósito esencial de presentar un diagnóstico de la situación actual, instruir, informar y determinar las conclusiones y recomendaciones que sean pertinentes. Existen los siguientes tipos de informes: al instante, accidentes terrestres, fluviales y aéreos, contacto, inspección de prevención de accidentes, junta evaluadora e investigadora, descubrimientos, situación de operaciones, traspaso, periódico de inteligencia, personal, preliminar, comando, no periódicos, únicos, etc.

a. Normas para la redacción de un informe

1) Saber previamente sobre lo que se va a informar y si es posible indicar la finalidad que se persigue.

2) Recopilar todos los elementos de juicio que se puedan reunir.

3) Ordenar con lógica la información encontrada.

4) Ser objetivo, apoyándose en datos y hechos posibles de constatar, evitando la subjetividad.

5) Ser breves, claros y precisos.

2. ELABORACIÓN.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezamiento El encabezado se constituirá en el membrete de la primera hoja del documento, incluyendo los anexos y apéndices si lo tuvieren. Dentro del encabezado constatará: 1) Sello de la institución: a 1 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el


2) Nombre de la institución: A interlínea seguida se colocará el nombre de la institución, en letra Arial 12, mayúscula, negrilla y centrado.


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4) Nombre del documento: A interlínea seguida, se escribirá la palabra: INFORME; en letra Arial 14, mayúsculas, centrada, negrillas y subrayado.

5) Serie de identificación del documento: A renglón seguido, debajo del nombre del documento, se escribirá la serie o nomenclatura del documento, en letra Arial 12, mayúscula, negrilla y centrada.

6) Fecha: Junto a la serie de identificación, se escribirá la fecha de aprobación del documento, en letra Arial 12, minúscula y en negrilla.

FUERZA TERRESTRE SECRETARIA GENERAL

INFORME

FT-SG-2015-001-INF-O del 24 de Marzo del 2015 Para la identificación de las siguientes hojas del documento principal y de sus anexos, se utilizará la herramienta de Word respectiva, escribiendo el código de referencia de la documento con la fecha de elaboración (Igual como en el encabezado anterior), ubicándole en la parte superior derecha de la hoja en letra Arial 8, sin negrillas de igual manera que se lo hizo en el encabezado anterior, ejemplo:

FT-SG-2015-001-INF-O del 24 de marzo del 2015

c. Texto 1) Título:

Se inicia escribiendo la palabra INFORME, seguido de la frase QUE PRESENTA EL SR. (A.) o (TA.) seguido del grado, apellidos y nombres, la función que desempeña, seguido de AL SR. (A.) o (TA.) con el grado, apellidos, nombres y función del destinatario; a continuación irá la palabra SOBRE y luego se escribirá en forma detallada las razones que llevan a presentar el informe, en letra Arial 11, mayúsculas, justificado, con negrillas y ocupando el ancho de los márgenes establecidos, ejemplo:

INFORME QUE PRESENTA EL CRNL. E.M.C CARRILLO GABRIEL, COMANDANTE DEL C.O.T, AL SR. GRAD. SANTILLAN OSCAR, JEFE DEL ESTADO MAYOR DE LA FUERZA TERRESTRE, SOBRE LAS ACCIONES EJECUTADAS EN LA OPERACIÓN “ESCORPIÓN I” REALIZADA POR EL C.O No. 1 “NORTE” EN LA PROVINCIA DE ESMERALDAS DEL 03/08-MAY-012.


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2) Estructura: La organización del texto debe regirse a las normas dictadas en el Cap. IV, jerarquización de los nomencladores, en letra Arial 11, alineado a la izquierda, en negrillas y en mayúsculas, todo el texto será escrito con alineación justificada, en Arial 11:

d. Cierre:

1) Pie de firmas: A cinco interlíneas de las recomendaciones, irá la firma de la autoridad respectiva con todos sus elementos, tal como se presenta en el Cap. IV del MEDOMI.



3) Anexos:

De existir en el documento, se escribirán a dos interlíneas del pie de firma y alineado a la izquierda, la palabra Anexos: con letra Arial 11, minúsculas y negrillas, a continuación a un espacio, se enumerándolos con viñetas (-) cada anexo en orden, con letra Arial 11, combinación de mayúsculas y minúsculas sin negrillas.

4) Distribución: Se escribirá a dos espacios del Pie de firma o de los anexos, la palabra Distribución: con letra Arial 11, minúsculas y negrillas, a continuación a un espacio, se escriben en forma sucesiva las siglas de las Instituciones, Direcciones, Departamentos, Unidades o Repartos subordinados que deban tomar conocimiento del documento, respetando el orden jerárquico de las mismas.


A dos espacios de la Distribución, según sea el caso, se escribirá con mayúsculas y en orden jerárquico de mayor a menor (de izquierda a derecha) las iniciales y sumillas respectivas de las personas que ordenan, o intervienen en la elaboración, supervisión y control del informe.

A. ANTECEDENTES: B. ANALISIS o DESARROLLO: C. CONCLUSIONES: D. RECOMENDACIONES:


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6) Pie de página:

Usando las herramientas de WORD, se escribirá el pie de página la numeración de las páginas en letra Arial 11, centrada y minúsculas. Ejemplo:

2 - 8

Ver ejemplo Anexo “I” (INFORME) J. MEMORANDO

1. DEFINICIÓN.

Es un documento de breve contenido que se utiliza para impartir disposiciones; requerir informes, adquisición de abastecimientos, pago de viáticos, etc., y de inmediato cumplimiento. Se lo emplea para dirigirse única y exclusivamente del superior jerárquico al subordinado dentro del mismo Reparto. El memorando adopta la modalidad de circular, cuando una misma disposición tiene el propósito de comunicar un asunto a varias personas u organismos. El memorando no debe exceder de una página, si el contenido es mayor a una página se deberá usar el formato de oficio.

2. ELABORACIÓN.

La elaboración de este documento se debe mantener siempre una buena presentación y estética proporcional en las interlíneas, pudiendo variar los espacios verticales que se dictan a continuación, considerando la extensión del texto a elaborar.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado


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1) De conformidad a la Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN 2410: 2010, numeral 3.1.1.1, literal a); el encabezado se ubica en la parte superior y cubre el ancho de los márgenes establecidos con una altura máxima de 4 cm.

2) En el margen izquierdo se escribe REPÚBLICA DEL ECUADOR en letra Arial 7 y mayúsculas.

3) A espacio seguido, debajo y centrado a la frase anterior, se ubica la imagen

del Escudo del Ecuador color negro de 1.7 cm. de diámetro.

4) A espacio seguido del escudo y bajo este se utilizará el lema institucional que se encuentre vigente distribuido estéticamente en una o dos líneas en letra Arial 7 y minúsculas.

5) Al centro se escribe el nombre de la entidad o la razón social, en mayúscula

en letra Arial 16 a 20 y negrillas.

6) A renglón seguido, debajo del nombre de la entidad se escribe el nombre de la unidad administrativa responsable del documento, en letra Arial 14 a 18, mayúscula y negrillas. (Siempre don números menos que el nombre de la institución)

7) Al margen derecho se ubicará el sello de la Institución, unidad o reparto de

forma circular de color negro de 1.7 cm. de diámetro. 8) La imagen del Escudo del Ecuador se usará de acuerdo a la Resolución 24-

047 del Congreso Nacional relativa a su uso o la norma que se encuentre vigente.

9) El encabezado estará limitada en la parte final por una línea negra continua de

1 punto de grosor, que cubra el largo de su estructura. Ejemplo:


COMANDO CONJUNTO DE FF.AA. DIRECCIÓN DE OPERACIONES

SE IMPRIME EL LEMA QUE SE ENCUENTRE VIGENTE

c. Cuerpo 1) Código de referencia.

A dos interlineas del encabezado y al margen derecho, se escribirá la identificación del documento anteponiendo la palabra Memorando No.: y conforme el Cap. IV, Art. 9, numeral 2 del presente manual, se escribe el código de referencia en letra Arial 11, mayúsculas y negrillas. Ejemplo:


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Memorando No.: CCFFAA-G-3-2012-015-M-O Memorando Circular No.: CUINMA-PER-2012-215-MC-O

2) Lugar y fecha.

Debajo y a una interlinea del código de referencia, se escribe el lugar de origen y la fecha de envío, con letra Arial 11 y minúsculas. Ejemplo:

Quito DM, 09 de septiembre del 2015

3) Datos del destinatario. A tres interlíneas de la fecha, anteponiendo la palabra PARA: se dirige en forma personalizada, indicando el tratamiento, grado o título académico, los nombres y apellidos, debajo de este en la siguiente línea, se coloca el cargo del funcionario. En caso de que sea varios funcionarios se enlistan uno debajo del otro, en letra Arial 11, combinación de mayúsculas y minúsculas. Ejemplo: PARA: Capitán de Fragata I.M

Mauricio Madera Rivera Comandante del BIMLOR. Capitán - I Javier Morales Quintana Oficial de logística del B.I.Mot 38

PARA: Teniente - Tec. Avc.

Carlos Arteaga Tapia Teniente de Fragata-SU Alex Zapata Dávila

PARA: Teniente de Navío-SS

Ing. Santiago Criollo Paredes Servidor Público Arq. Paulina Hidalgo Coba

PARA: JEFE DE DPTO. GESTION DOCUMENTAL

JEFE DE DPTO. NORMALIZACIÓN ADMINISTRATIVA

4) Asunto.

A una interlínea de los datos del destinatario, se escribe el vocablo Asunto: con minúsculas y negrillas, a continuación en minúsculas y sencillas, se escribe en forma resumida sin afectar al sentido, una síntesis de documento, ejemplo: Asunto: Entrega de dotación de Intendencia.


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5) Texto. A dos interlíneas del asunto, se escribe el cuerpo del texto, no se utiliza saludo de cortesía.

d. Cierre:

Se consideran las mismas especificaciones dispuestas en el Cap. IV, Art. 9, Numeral. 3 del presente manual 1) Despedida.

Es la expresión que cierra el tema; se escribe a una interlínea después del texto: Ejemplo: Atentamente, La palabra “Atentamente”, para dirigir a entidades no adscritas al Ministerio de Defensa Nacional, puede ir precedida de otras frases de despedida, ejemplos: - Agradecemos su gentil colaboración. - Nos despedimos cordialmente y esperamos su respuesta. - Aprovecho la oportunidad para expresar mis sentimientos de consideración

y alta estima. - Con sentimientos de consideración. Luego de estas frase a una interlinea se escribirá la despedida, Atentamente, todo este texto irá en letra Arial 11, minúsculas y sin negrillas. Opcionalmente, a interlínea seguida se escribirá el lema o eslogan utilizado por cada entidad, ejemplo: Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

2) Datos del firmante. Se sitúa de tres a seis interlíneas de la despedida; se aplica la norma dispuesta en el presente manual en el Cap. IV, Art.9, Num. 3, lit. b.



4) Líneas especiales. Se escriben a una interlínea del pie de firma con letra Arial 9, minúsculas y sencillas; conforme a la norma dispuesta en el presente manual en el Cap. IV, Art.9, Num. 3, lit. d. Se pueden incluir: Referencias:, Anexos:, Copias:.

Ver ejemplo Anexo “J” (MEMORANDO)


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K. OFICIOS

1. DEFINICIÓN.

Es un documento escrito que contiene información sobre aspectos administrativos, operativos o particulares relacionados con asuntos públicos o privados, con el carácter de oficial que permite la intercomunicación entre personas y/o instituciones, constituyéndose en el medio más importante de la comunicación oficial, tanto militar como para organismos públicos, privados y personas particulares. Un oficio es el material escrito o documento por medio del cual podemos dar a conocer asuntos relacionados con la administración militar. El oficio militar sirve para impartir órdenes y disposiciones, comunicar el cumplimiento de las mismas; remitir documentos oficiales y de manera general, para tramitar y dejar constancia de toda clase de asuntos oficiales. La calificación del oficio, será de acuerdo a su importancia y contenido, según el Reglamento para la elaboración, manejo y custodia de la documentación calificada. El oficio adopta la modalidad de circular, cuando un mismo asunto tiene el propósito de comunicar a varias autoridades.

2. ELABORACIÓN.

La elaboración de este documento se debe mantener siempre una buena presentación y estética proporcional en las interlíneas, pudiendo variar los espacios verticales que se dictan a continuación, considerando la extensión del texto a elaborar.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado

El encabezado se ubica en la parte superior de la hoja de idéntica manera como se establece en el MEMORANDO, ejemplo:


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COMANDO CONJUNTO DE FF.AA. DIRECCIÓN DE OPERACIONES

SE IMPRIME EL LEMA QUE SE ENCUENTRE VIGENTE

c. Cuerpo

1) Código de referencia.

A tres interlineas del encabezado y al margen derecho, se escribirá la identificación del documento anteponiendo la palabra Oficio No.: o Oficio Circular No.:, conforme el Cap. IV, Art. 9, Num. 2 del presente manual, se escribe el código de referencia en letra Arial 11, mayúsculas y negrillas. Ejemplo:

Oficio No.: CCFFAA-G-3-2012-015-OF-S Oficio Circular No.: CCFFAA-G-3-2012-015-OFC-O

2) Lugar y fecha.

Debajo y a dos interlineas del código de referencia, se escribe el lugar de origen y la fecha de envío, con letra Arial 11 y minúsculas. Ejemplo:

Quito DM, 09 de septiembre del 2015

3) Asunto.

A dos interlíneas de la fecha y alineado a la izquierda, se escribe el vocablo Asunto: con minúsculas y negrillas, a continuación en minúsculas y sencillas, se escribe en forma resumida sin afectar al sentido, una síntesis de documento, ejemplo: Asunto: Remitiendo informe de la Operación “TORMENTA V”

4) Datos del destinatario. A tres interlíneas del asunto, escribiremos los datos del destinatario, conforme el Cap. IV, Art. 9, Numeral 2, literal b. del presente manual - Tratamiento y/o título académico para personal civil - Tratamiento, grado jerárquico para personal militar - Nombre del destinatario. - Cargo del funcionario. - Institución, empresa o entidad. - Dirección o casilla postal. - Lugar.


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5) Texto.

El texto es la parte más importante del oficio, ya que contiene la información de la comunicación, por consiguiente su redacción será amplia, clara, concisa y con cortesía, evitando en lo posible el uso de abreviaturas, respetando las reglas gramaticales, sintaxis y ortografía de la Lengua Española, de tal manera que las ideas se encuentren concatenadamente unidas y en párrafos no muy extensos.

El texto iniciará a una interlínea de la frase "De mi Consideración: ", el mismo que se escribe a dos interlíneas de los datos del destinatario. A dos interlíneas del saludo, se escribe el resto del texto, alineado a la izquierda, con el bloque justificando, en letra Arial 11, minúsculas y sencillas. Siempre que se responda o se derive a otro trámite debe citarse las referencias que están descritas en la línea especial del mismo nombre. No se enumeran los párrafos. Cuando existan subdivisiones dentro de un párrafo, éstos serán identificados con números arábigos, seguidos de un punto (1.) o se utilizar viñetas con el guión (-).

d. Cierre:

1) Despedida.

A dos interlíneas del final del texto, al margen izquierdo de la hoja, irá la palabra “Atentamente,“ con una coma al final, y a renglón seguido, manteniendo estética hacia el lado izquierdo de la hoja con mayúsculas el lema DIOS, PATRIA Y LIBERTAD, conforme el Capítulo IV. Ejemplo: Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

2) Datos del firmante. Se sitúa a cinco interlíneas de la despedida; se aplica la norma dispuesta en el presente manual en el Cap. IV.


Se estampará al lado derecho del pie de firma. se aplica la norma dispuesta en el presente manual en el Cap. IV.

6) Líneas especiales.

Se escriben a una interlínea del pie de firma, con letras Arial 9, minúsculas y sin negrillas; conforme a la norma dispuesta en el presente manual en el Cap. IV, Se pueden incluir: Referencias:, Anexos:, Copias:, identificación de responsable y datos de la entidad.


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Ver ejemplo Anexo “K” (OFICIO)

L. ORDEN GENERAL

1. DEFINICIÓN.

Documento oficial restringido de uso exclusivo para personal de FF.AA de publicación diaria o periódica, que se elabora en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y Comandos Generales de Fuerza; sirve para dar oportunamente el valor legal a las disposiciones constantes en decretos, acuerdos, resoluciones y más aspectos relacionados con el desenvolvimiento institucional.

2. ELABORACIÓN.

Este documento será elaborado en un editor de archivos PDF para establecer claves de seguridad y evitar cambios o modificaciones en los mismos; también facilitará el envío de la orden general vía internet o intranet, sirviendo a todos los usuarios de Fuerzas Armadas que necesiten conocer esta información con mayor alcance, rapidez y seguridad.

El texto debe ser distribuido ocupando el ancho de la hoja delimitado por los márgenes, utilizando en la impresión las dos caras de la hoja. a. Portada o carátula

Las Órdenes Generales, deberán contener una portada o carátula diagramada y rotulada en una hoja dividida en tres áreas, cada una con doble marco: un exterior de 3 puntos de grosor y un interior de 1 punto de grosor. 4) Área superior:


6,0 cm.

- Escudo del Ecuador o de la Institución: A una interlínea del marco superior, centrado, impreso en color negro de 3 cm. de diámetro.

- Nombre del escalón superior del originador de la Orden general: A una interlínea del escudo, en letra Arial 16, mayúsculas, negrillas y centrado

- Nombre de la institución: A interlínea seguida del nombre del escalón superior, se escribe el nombre de la Institución que emite la orden general, con letra Arial 14, mayúsculas, negrillas y centrado.

- Nombre del originador: A interlínea seguida del nombre de la institución, se

escribe, el nombre de Secretaría General encargada de la elaboración de la orden, con letra Arial 14, Minúsculas, negrilla y centrado.


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5) Área central - Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 13,0 cm. y la interior de 15,0

x 12,5 cm.

- En la parte superior constará las palabras ORDEN GENERAL DEL y a continuación las siglas de la institución que emite la orden, con letra Arial 18, negrillas, subrayado y centrado, ejemplo:

ORDEN GENERAL DEL M.D.N

- A tres interlíneas del nombre del documento, se escribe los datos informativos

de la orden, en el que se hacen constar el número, fecha y número de páginas, en letra Arial 16, negrillas, minúsculas, cada uno de estos identificadores, estará separado por dos interlíneas, a la misma altura de estos datos informativos, se complementa la información con la numeración, la fecha y la cantidad de páginas, en letra Arial 16, minúsculas y sin negrillas.

- Debajo de las anteriores con la misma consideración de diseño, las instituciones deben establecer sistema de registros de seguridad de acceso automáticos con programación JAVA o PHP, es decir, que cuando estos documentos se abran a través del internet o intranet con las respectivas claves, este documento identifique al usuario que la abrió. Los datos que se consideran son: Su nombre del usuario y la dirección de acceso, ejemplo:

Número: 173

Fecha: 23 de noviembre del 2012

Número de páginas: 11

6) Área inferior

- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 5,0 cm. y la interior de 15,0 x 4,5 cm.

- Centrado en el área se escribe DOCUMENTO RESTRINGIDO, con letra Arial

14, mayúsculas, centrado y negrillas y debajo de este se escribe USO EXCLUSIVO PERSONAL FF.AA, en letra Arial 12, mayúsculas, centrado y negrillas.

b. Márgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.


V-39

c. Encabezado

1) Escudo de la institución

Se imprimirá centrado a 1,5 cm. del borde superior de la hoja, el Escudo del Ecuador (a colores o blanco y negro) para las ordenes generales del Ministerio de Defensa y los escudos Institucionales para las ordenes generales del Comando Conjunto y los Comandos Generales de Fuerza, de 1.7 cm. de diámetro a colores o blanco y negro.

2) Calificación del documento

A la altura del escudo del Ecuador o Institucional, en la parte superior derecha, encuadrado dentro de un rectángulo de 6 cm. x 1 cm., se escribirá las palabras: DOCUMENTO RESTRINGIDO en letra Arial 11, negrillas, mayúsculas y debajo de estas las palabras USO EXCLUSIVO PERSONAL FF.AA, en letra Arial 8, negrillas y mayúsculas, ejemplo:

3) Nombre de la entidad o la razón social

A una interlínea del escudo, se escribe REPÚBLICA DEL ECUADOR (para las órdenes del, M.D.N), o MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (para las órdenes del Comando Conjunto) o COMANDO CONJUNTO DE FUERZAS ARMADAS (Para las Fuerzas) o con letra Arial 16, negrillas y mayúsculas. A interlínea seguida, se escribe el nombre de la Institución donde se elabora la orden general, en letra Arial 14, negrillas, mayúsculas y centrado. A interlínea seguida, se escribe, SECRETARÍA GENERAL, ente responsable de la elaboración de las órdenes generales en las instituciones, en letra Arial 12, negrillas, mayúsculas y centradas, ejemplo:

REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL

d. Cuerpo 1) Identificación de hojas. (A partir de la 2º hoja)

DOCUMENTO RESTRINGIDO USO EXCLUSIVO PERSONAL FF.AA


V-40

Se identificarán todas las hojas de la orden general, utilizando la herramienta informática que permita en forma automática, imprimir en cada una de ellas el nombre, número y fecha de la orden general, la misma que debe ser ubicada en la parte superior derecha de la hoja, en letra Arial 09, sencillas, con mayúsculas y minúsculas respectivamente, ejemplo:

ORDEN GENERAL MDN Nro. 036 del 15 de mayo del 2102

2) Nombre del documento y número de referencia.

A dos interlíneas del encabezado, alineado a la izquierda irá el nombre del documento ORDEN GENERAL, a continuación se escribe el símbolo de número seguido de los dos puntos Nro.:, luego se escribe el número secuencial con tres dígitos, el que comenzará del 001, con letra Arial 11, negrillas, subrayado y mayúsculas, ejemplo: ORDEN GENERAL No.: 015

3) Fecha de elaboración.

En el mismo renglón del nombre del documento, alineado a la derecha, se escribe la fecha de elaboración de la orden general, compuesto del nombre del día, separado con una coma, se escribirá el número del día, el artículo “de”, el nombre del mes, el artículo “del” y el número del año con cuatro dígitos, con letra Arial 11, negrillas, subrayado y minúsculas, ejemplo: ORDEN GENERAL No.: 015 Martes, 23 de agosto del 2012

4) Texto.

A dos interlíneas del título de los documentos, se escribe alineado al margen izquierdo la abreviación de Artículo con el número de sucesión, a continuación el nombre del documento con el número de sucesión; separado con punto y raya, el nombre de la autoridad que lo emite; separado con punto y raya, el grado que ostenta; separado con punto y raya, la función que cumple, con letra Arial 11, negrillas, mayúsculas y minúsculas respectivamente, ejemplo: Vista la delegación conferida mediante Acuerdo Ministerial No. 247 del 10 de Febrero de 2010, publicado en la Orden General No. 028 de la misma fecha y de conformidad con lo previsto en el Art. 25 del Reglamento Interno para el Personal Civil de las FF. AA., concédase la respectiva autorización a la señora servidora Pública Delgado Delgado Susana Lilian, perteneciente al Hospital General Nº 1 de las Fuerzas Armadas, para que por sus propios medios, en uso de 07 días de permiso descontables de las vacaciones anuales del año 2011, se ausente del país a Miami-EE. UU., a partir del 03 de marzo de 2011.

También se respetará el orden de precedencia y de jerarquización administrativa que posee la documentación, siendo la siguiente: a) Decretos. b) Acuerdos Ministeriales. c) Resoluciones Ministeriales.


V-41

d) Acuerdos del Comando Conjunto. e) Resoluciones del Comando Conjunto. f) Acuerdos de las Fuerzas g) Resoluciones de las fuerzas. h) Disposiciones. i) Derogaciones. j) Varios.

- Condecoraciones.

- Saludos a unidades.

- Nombramientos a cursos.

- Cancelaciones de cursos.

- Autorizaciones.

- Informativos.

- Rectificaciones

- Felicitaciones.

- Invitaciones.

- Acuerdos de condolencia.

- Servicio de guardia. A dos interlíneas de la designación del artículo, dependiendo del documento, se escribe la palabra CONSIDERANDO, con letra Arial 11, mayúsculas, centrada y negrillas, ejemplo:

CONSIDERANDO

A dos interlíneas del considerando, se escriben las referencias, el marco legal y las razones del porque se dicta dicho documento, en letra Arial 11, minúsculas y sencilla, ejemplo: En ejercicio a la delegación conferida mediante el Art. 11 del Acuerdo Ministerial No. 1380 del 05 de octubre de 2011, publicado en la Orden General Ministerial No. 194 de la misma fecha previo el cumplimiento del Art. 10 del mismo Acuerdo, en nombre y representación del señor Ministro de Defensa Nacional. A dos interlíneas del considerando, dependiendo del documento, se escribirá la palabra decreta, acuerda, resuelve, autoriza, con letra Arial 11, mayúsculas, centrada y negrillas, ejemplo:

DECRETA ACUERDA RESUELVE AUTORIZA

A continuación se transcriben textualmente las decisiones o disposiciones tomadas por las respectivas autoridades, ejemplo


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Art. Único.- Autorizar al siguiente miembro, (03) tres días de Licencia para el Cumplimiento de Servicios Institucionales en el Exterior de acuerdo al detalle que se indica:

CLASE: Licencia para el Cumplimiento de Servicios Institucionales LUGAR: Pasto-Colombia DURACIÓN: Del 02 al 04 de marzo de 2011 NÓMINA: S.P. VALENZUELA ARIAS FABRICIO JUSTIFICACIÓN: Cumplirá las funciones de conductor del vehículo que

transportará a la comisión que participará en la XI SICOMFRON en cumplimiento al Acta de la XXIII Reunión Ordinaria de la Comisión Binacional Fronteriza “COMBIFROM”.

ASIGNACIÓN: La asignación de dos (02) días de viáticos correrán a cargo del presupuesto del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.

Publíquese y comuníquese. Dado en el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, en Quito a los cinco días del mes de marzo del dos mil once.- f) ERNESTO GONZÁLEZ V.- General de Ejército.- JEFE DEL COMANDO CONJUNTO DE LAS FF. AA.- f) JULIO MANCHENO PRIAS.- General de División.- JEFE DEL E. M. DEL C. C. DE LAS FF. AA. f) DIEGO BENALCAZAR CANO.- Capitán de Navío-EMC.- DIRECTOR DE PERSONAL DEL C. C. DE LAS FF. AA. Se respetará en el desarrollo de los artículos de los decretos, acuerdos, resoluciones y otros, que el texto justificado no sea alineado a la izquierda y debajo de la abreviación ART. 01.-, ejemplo:

d. Cierre

1) Mensaje del día.

A dos interlíneas del último artículo, alineado al margen izquierdo, se escribe las palabras MENSAJE DEL DÍA, en letra Arial 11, negrillas y mayúsculas; y bajo estas, se escribe entre comillas el mensaje, separados por el punto y raya (.-) el autor de dicha frase, en letra Arial 11, mayúsculas sin negrillas, ejemplo: MENSAJE DEL DÍA: “PARA MEDIR LA VIRTUD DE UN HOMBRE, NO HAY QUE MIRAR SUS ESFUERZOS EXTRAORDINARIOS, SINO SU VIDA COTIDIANA”.- Pascal Blas

2) Pie de firma de la autoridad que ordena la publicación en forma horizontal.

A dos interlíneas del mensaje, se escribe FIRMA LA ORDEN.- con letra Arial 11, mayúsculas y negrillas.


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A seis interlíneas se escribe el pie de firma de la autoridad, como dicta las normas del presente manual, en letra Arial 11, centrado; junto al pie de firma se debe estampar el sello de la institución, ejemplo: FIRMA LA ORDEN.-

Carlos Humberto Velasteguí Coronel – E.M.C SECRETARIO GENERAL

3) Iniciales identificadoras.

A tres espacios del pie de firma de señor Secretario General, se coloca las sumillas de responsabilidad, en letra Arial 11, sin negrillas, ejemplo: PSC/LO

4) Pie de página.

Usando las herramientas de WORD, se escribirá el pie de página la numeración de las páginas en letra Arial 11, centrada y minúsculas. Ejemplo:

2 de 8

Ver ejemplo Anexo “L” (ORDEN GENERAL)

M. PARTE MILITAR

1. DEFINICIÓN.

Documento escrito o información verbal generalmente breve, que en forma clara, precisa y oportuna hace llegar el subalterno al superior jerárquico para dar aviso o noticia de un hecho, acontecimiento o novedad. En las Fuerzas Armadas existen los siguientes tipos de partes: guerra, información de misión, novedades, accidentes, diario, comando, situación inmediata, diario de personal, etc.

2. ELABORACIÓN.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 2,5 cm.


V-44

4 IZQUIERDO 3,0 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado 1) Sello de la institución: a 1,7 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el


2) Nombre de la institución: A interlínea seguida se colocará el nombre de la institución, en letras Arial 14, mayúsculas, negrilla y centrado.

3) Nombre de la Unidad generadora: A interlínea seguido, se escribe el nombre de la Institución, Dirección, Departamento, Unidad, Sector o Reparto generador del documento, en letra Arial 12, mayúsculas, negrillas y centrado.

4) Nombre del documento: A una interlínea, dependiendo del documento, se escribirá la palabra: PARTE MILITAR; en letra Arial 14, mayúsculas, centrada, negrillas y subrayado, ejemplo:

FUERZA TERRESTRE COMANDO DE OPERACIONES TERRESTRE

PARTE MILITAR

d. Texto 1) Título:

Se inicia escribiendo la palabra PARTE, a continuación las palabras QUE PRESENTA EL SR. (A.) o (TA.) seguido del grado, apellidos y nombres, la función que desempeña, seguido de AL SR. (A.) o (TA.) con el grado, apellidos, nombres y función del destinatario; a continuación irá la palabra SOBRE y luego se escribirá en forma detallada las razones que llevan a presentar el informe, en letra Arial 11, mayúsculas, justificado, negrillas, ocupando todo el frente que permitan los márgenes y debajo del bloque una línea horizontal de 1 punto de grosor, ejemplo: PARTE QUE PRESENTA EL SR. MAYO. DE ARMA ANDRADE GARZON CARLOS ALBERTO, COMANDANTE DEL BATALLON DE INFANTERÍA Nro. 3 “PICHINCHA”, AL SR. CRNL. DE E.M. CORDERO CABRERA JHON FERNADO, COMANDANTE DE LA BRIGADA DE INFANTERIA Nro. 1 “EL ORO”, SOBRE EL ACCIDENTE DEL SR. CBOP. DE ARMA JADAN DIAZ LUIS ENRIQUE SUCITADO EL DIA JUEVES 14 DE MAYO DEL 2012.

2) Desarrollo:

A continuación del título del parte, se escribe en forma clara, precisa, concisa y resumida la novedad presentada; evitando que el resumen de a entender


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alguna otra razón, actividad o acciones de dicho evento, con letra Arial 11, mayúsculas, minúsculas, negrillas y sencillas respectivamente con texto justificado, según el siguiente formato: 1. ANTECEDENTES

(Se expresará en forma sucinta, todas las razones y motivaciones que hacen necesario elaborar el parte militar).

2. RELACIÓN CIRCUNSTANCIAL DE LOS HECHOS (Se expresará en forma detallada y concisa, el ambiente circunstancial y entorno al acontecimiento ocurrido).

3. ACCIONES TOMADAS (Se expresará en forma concreta, todas las actividades efectuadas, antes, durante y después del acontecimiento ocurrido, enumerando toda la base legal correspondiente)

e. Cierre:

1) Fecha: A dos interlíneas del desarrollo del parte, irá el lugar y fecha de presentación del documento, alineado al margen derecho de la hoja, en letras Arial 11, minúsculas y sin negrillas.

2) Pie de firmas: A cinco interlíneas de la fecha, irá el pie de firma de la persona que eleva el parte.


Si le corresponde a la persona que emite el parte por su grado y función, estampará al lado derecho del pie de firma el sello.

Ver ejemplo Anexo “M” (PARTE MILITAR)

N. SOLICITUD (ORGANO REGULAR) 1. DEFINICIÓN.

Es la comunicación tipo oficio que se dirige a determinada autoridad o Reparto, siguiendo el Órgano Regular respectivo, con el fin de alcanzar un beneficio o petición conforme lo dictan las leyes, reglamentos y normas pertinentes. Este documento tiene el carácter de oficial cuando se refiere a asuntos relacionados a la carrera militar.

2. ELABORACIÓN.


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Para la impresión de este documento, se lo realiza en ambas caras de la hoja (En caso la extensión de la solicitud sea más de una cara). a. Márgenes de hoja.

ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4

2 SUPERIOR 2,5 cm.

3 INFERIOR 3,0 cm.

4 IZQUIERDO 2,5 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado

El encabezado se ubica en la parte superior y cubre todo el ancho de la página con una altura máxima de 4 cm., de idéntica manera como se establece en el oficio.

c. Texto El texto de la solicitud, detalla el requerimiento o petición del solicitante en forma muy puntual y sucinta, se lo realiza con letra Arial 11, con minúsculas, mayúsculas, negrillas y sencillas en forma combinada según lo que se esté tratando. 1) Lugar y fecha.

A tres interlíneas del encabezado y hacia el margen derecho, se escribirá el lugar y fecha de presentación de la solicitud, de acuerdo al formato del oficio, ejemplo:

Ambato, 23 de agosto del 2012

2) Datos del destinatario. A tres interlíneas del encabezado, escribiremos los datos del destinatario de la autoridad máxima a la que luego del órgano regular se desea llegar, similar a oficio.

3) Cuerpo de la solicitud: A continuación de los datos del destinatario, se escribe el título del documento, iniciando con la presentación personal: anteponiendo el YO, seguido del Grado o Título (Personal Civil), Apellidos y nombres del solicitante con mayúsculas y negrillas, a continuación, el número de cédula de identidad o pasaporte; la función y unidad a la que pertenece, a continuación la frase de cortesía para llegar a solicitar su petición; así: “…pasando por el respectivo órgano regular de mis inmediatos superiores a usted, mi ………….., muy respetuosamente me permito”; a dos interlíneas de este texto, se escribe en


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negrillas, centros y mayúsculas la palabra SOLICITAR:, luego a dos interlíneas, se expone los motivos de la solicitud, ejemplo: Yo, CAPT. DE C.B DANIEL A. CÉSPEDES S., portador de la cédula de identidad No. 000456789-1, prestando mis servicios en la Brigada de Caballería Blindada No. 11 “GALAPAGOS” como Comandante del G.C.B 2/3, pasando por el respectivo Órgano Regular de mis inmediatos superiores a usted mi TENIENTE CORONEL, me permito;

SOLICITAR:

Se digne concederme la autorización respectiva, para abandonar el país, por mis propios medios a ITALIA, en uso de 12 días de mi licencia anual planificada a partir del 15 al 22 de mayo del 2012.

f. Cierre:

1) Pie de firmas: La firma irá alineada al margen izquierdo, con el mismo principio de lo que se ha venido tratando en el presente manual. Para terminar la solicitud, a cinco interlíneas de las razones o motivos de la solicitud, se escribe el pie de firma con el término de SOLICITANTE; de existir documentos de respaldo o sustentatorios, se adjuntarán a la misma, ejemplo:

Daniel A. Céspedes S. Capitán - C.B SOLICITANTE

2) Endosos.

A dos interlíneas del pie de firma y hacia el margen izquierdo se escribirán los endosos necesarios de las autoridades que deben intervenir en el respectivo órgano regular (mínimo tres) para autorizar o no el pedido del solicitante. El primer endoso pertenece a la autoridad o a su comandante directo; el segundo al Oficial, jefe de Recursos Humanos de la unidad y el tercero al Comandante de la unidad. La estructura de los endosos poseen tres componentes: 1) La función de la autoridad en letra mayúscula seguido de (.-), 2) El lugar y fecha del trámite en letras minúsculas, seguido de (.-), 3) La frase “… .- “la presente ELÉVESE a conocimiento del señor (a/ita): 4) Luego el grado apellidos y nombres y función de la siguiente autoridad a quien debe dirigirse el trámite para su autorización


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en letras mayúsculas y 5) La frase final del endoso ”, para su trámite respectivo.”; a dos interlíneas se escribe la palabra OPINIÓN, seguido de puntos suspensivos que ocupen 5 cm., donde la autoridad podrá emitir su criterio de la autorización (FAVORABLE o DESFAVORABLE) de forma manuscrita con tinta azul. A cinco interlíneas de la opinión, ira el pie de firma de la autoridad al margen izquierdo con el sello respectivo de la unidad, ejemplo: PRIMER ENDOSO: EL COMANADANTE DEL G.C.B 3.- Riobamba, 05 de abril del 2012.- Vista la presente solicitud, ELÉVESE a conocimiento del señor TCRN. E.M JAIME POZO ALVARADO, JEFE DEL DPTO. DE RECURSOS HUMANOS DE LA 11 B.C.B “GALÁPAGOS”, para su trámite respectivo.

OPINION: Favorable

Luis Fernando Narváez Teniente Coronel - E.M. COMANDANTE DEL G.C.B 3

Ver ejemplo Anexo “N” (SOLICITUD)

O. TARJETAS

1. DEFINICIÓN

Son comunicaciones de carácter protocolario, particular, con estilo determinado generalmente de uso social, existen tres tipos de tarjetas: De presentación y de Invitación.

3. ELABORACIÓN

a. Tarjetas de presentación.

1) Encabezado

Este documento está elaborado en una tarjeta de 9 cm. x 5,5 cm., el encabezado consta del Escudo o Insignia de la Institución, que se coloca a 0,5 cm. del borde superior, en el centro, impreso a colores, en dorado o repujado de 1,5 cm. de diámetro.

2) Texto

A dos interlíneas del Escudo, se escriben los nombres y apellidos con letra Arial 8 en minúsculas sin negrillas, luego a interlínea seguida; el grado sin abreviación en letra Arial 8 en minúsculas y sin negrillas; en la interlínea seguida se escribe el cargo o función en letra Arial 8 en mayúsculas y negrillas.


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3) Cierre

A dos interlíneas del texto, se imprime una doble línea que adorna la tarjeta para separar el texto del cierre (Para el MDN, color amarillo o dorado; para el CC.FF.AA, color rojo, azul y celeste; para la FT, color rojo; para la FN color azul y para la FA color celeste). Luego a una interlínea y utilizando los costados inferiores de la tarjeta, se escribe: al costado izquierdo, la dirección de la unidad la misma que se distribuye en dos filas y debajo de esta, la ciudad y país; mientras que al costado derecho y a la misma altura de la dirección, se escribe el e-mail, debajo de este los números telefónicos convencionales y celulares de la oficina y los números convencional y celulares particulares, todo esto escrito en letra Arial 7 en minúsculas y sin negrillas.

b. Tarjetas de Invitación.

1) Encabezado

Este documento está elaborado en una tarjeta tamaño INEN A6, con una orientación de la hoja horizontal, en cartulina de hilo o martillada de 80 a 90 gramos aproximadamente. El encabezado consta del Escudo o Insignia de la Institución o de la autoridad, que se coloca a 0,5 cm. del borde superior, en el centro, impreso a colores, en dorado o repujado de 2,5 cm. de diámetro; a dos interlíneas de Escudo, se escribe el cargo de la autoridad remitente, en letra Arial 14, minúsculas y negrillas

2) Texto

El texto irá escrito en letra Arial 11, minúsculas, cursiva y a dos interlíneas del encabezado, al margen izquierdo irá la frase "Tiene el honor de invitar a...", seguida a esta frase se escribir el grado, nombre, apellido y/o cargo del destinatario (en negrillas) , anotándose a continuación en forma sucinta la clase de evento y, luego irá impresa la frase,.." que ofrecerá el"..., dejando el espacio para la fecha y la hora del evento.

3) Cierre

A dos interlíneas del texto y hacia el margen izquierdo irá impreso la palabra "Lugar:" para anotar la dirección del evento. A interlínea seguida, irá escrito la palabra "Tenida:" para completar con los datos necesarios. Hacia el margen inferior derecho irá escrito la frase "Confirmación:" y número de teléfono al que haya que comunicar la aceptación o excusa de la invitación, ejemplo:

Ver ejemplo Anexo “O” (TARJETAS DE PRESENTACIÓN E INVITACIÓN)


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P. MENSAJE MILITAR

1. DEFINICIÓN.

Es un mensaje breve que se envía al destinatario, para tramitar o comunicar asuntos que tienen prioridad o requieren urgente conocimiento, atención, acción inmediata y/o pronta contestación; enviado a través de un sistema técnico o mensajería El mensaje militar adopta la modalidad de circular, cuando un mismo asunto tiene el propósito de comunicar a varios organismos o personas. Deberá estar redactado en forma comprensible, a fin de que su contenido no se interprete de diferente forma de lo que realmente se quiera informar o comunicar. En su texto se deberá suprimir artículos, conjunciones, interjecciones, palabras cuya omisión no alteran su contenido.

2. ELABORACIÓN.


ORD MARGEN MEDIDA

1 HOJA INEN A-4 HORIZONTAL

2 SUPERIOR 2,0 cm.

3 INFERIOR 2,0 cm.

4 IZQUIERDO 2,5 cm.

5 DERECHO 2,5 cm.

b. Encabezado 1) Sello de la institución: a 1,7 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el


2) Nombre de la institución: A interlínea seguida se colocará el nombre de la institución, en letras Arial 14, mayúsculas, negrilla y centrado.


4) Nombre del documento: A un espacios, dependiendo del documento, se escribirá la palabra: MENSAJE MILITAR; en letra Arial 12, mayúsculas, centrada, negrillas y subrayado, ejemplo:


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FUERZA TERRESTRE

COMANDO DE OPERACIONES TERRESTRE

MENSAJE MILITAR

c. Texto 1) Calificación del documento.

En la parte superior de la hoja sobre el escudo y al final del documento centrado y una vez autorizado la calificación del documento se lo estampará con sello de caucho de 7 cm. de largo por 7 mm de ancho con letras mayúsculas o impreso en computador en letra Arial 18, mayúsculas y negrillas la palabra de la calificación; color azul para CONFIDENCIAL y RESERVADO; y, rojo para SECRETO y SECRETISIMO.

2) Precedencia.

Es la prioridad e importancia que se da al trámite del documento, en base al contenido del texto y la rapidez con que desea que llegue el mensaje al destinatario. La Precedencia es asignada por el originador, de acuerdo a los siguientes grados: URGENTÍSIMO (UU), URGENTE (U), PRIORITARIO (P), NORMAL (N). El originador del mensaje debe considerar que la importancia del texto no implica necesariamente urgencia y evitará el uso indebido del grado de precedencia, ya que tiende a obstaculizar el tráfico normal de mensajes que por regla general, aún los de menor precedencia serán entregados inmediatamente a los destinatarios.

3) Datos de codificación. A dos interlíneas de la palabra mensaje militar, escribiremos los datos de codificación, alineados al margen izquierdo, en letra Arial 11, minúsculas y mayúsculas, negrillas y sencillas respectivamente, el siguiente orden: - Número: (Código de Referencia):

A dos interlíneas de la clasificación del documento, se escribe la palabra Número:, luego se codifica el número del mensaje de idéntica manera como se lo hace para los oficios, considerando la secuencial numérica y en el espacio del tipo de documento se colocará la Msm de mensaje militar, ejemplo: Numero: CUINMA-PER-2012-231456Z-Msm-S


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La codificación del número de referencia o de documento del mensaje militar estará conformada de la siguiente manera:

o Identificación de la Institución o Identificación de la Unidad que genera el documento o Año en cuatro dígitos o Número secuencial, el mismo que constará de 6 números seguidos de la

letra R, S o Z que corresponde al uso horario respectivo conforme a la descrito en el Capítulo XXXX de este Manual. Los 6 números corresponderá a: los dos primeros al día, los dos siguientes a la hora y los dos últimos a los segundos. Ejemplo:

231456Z, donde 23 es el día, 14 la hora, 56 los minutos y la letra Z, al

uso horario.

- Fecha:

A interlínea seguida, se escribe la palabra Fecha:, a continuación la fecha del documento, ejemplo: Fecha: 12-MAY-2012

- Destinatario A interlínea seguida, se escribe la palabra Destinatario:, seguido se escribe la abreviación de Sr.: o Srs: y las siglas identificadoras de la o las unidades militares, ejemplo: Destinatario: Srs.: MDN - CCFFAA – CGFT – CGFN

4) Cuerpo del mansaje.

Al redactar el mensaje militar, lo más importante es tener capacidad de síntesis. Esto se logra expresando, exclusivamente, las ideas principales y suprimiendo las secundarias; se debe escribir oraciones cortas, separadas por puntos seguidos y no por comas. Evitar también las preposiciones y conjunciones que no sean estrictamente necesarias. Al final del texto se concluye con la despedida en forma abreviada Atto., en letra Arial 11, mayúscula y justificada.

g. Cierre:

1) Pie de firma: A cinco interlíneas, irá la firma de la autoridad que firma el mensaje, de acuerdo a lo establecido en el Cap. IV del este manual.


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A tres interlíneas del pie de firma se escribirán las iniciales de responsabilidad tanto de elaboración como de supervisión, y se realizarán las respectivas rúbricas.

4) A un reglón de las rúbricas, se colocará el Grupo de Fecha y Hora de la recepción y trasmisión, tanto del originador, del centro de mensaje y la firma del comunicante responsable del mensaje. Ejemplo: G. Fecha-Hora - Recep/Transm.

G. Fecha-Hora Recep. Centro Mensaje

Firma: Comunicante responsable

Nota: El término Mensaje Oficial, radiograma y telegrama han sido remplazados por el de Mensaje Militar.

Ver ejemplo Anexo “P” (MENSAJE MILITAR)

Q. SOBRES Y FUNDAS PARA DESPACHO

Siendo los sobres y las fundas un complemento de los documentos y comunicaciones militares, servirán para enviar correspondencia calificada y ordinaria a nivel nacional e internacional y a través del Correo Militar y valija diplomática, estos deben confeccionarse y presentarse de acuerdo a las siguientes normas:

1. En la parte frontal, superior izquierdo, tendrá el escudo institucional de 2 cm. de

diámetro, de color negro y bajo este con letra Arial 12, mayúsculas y negrillas, se escribirá el nombre de la institución y a interlínea seguida el nombre de la dirección, departamento, unidad generadora del documento, con letra Arial 11, mayúsculas y negrillas.

2. Al extremo derecho del sobre, a la misma altura del nombre de la unidad generadora,

se escribirá la codificación del documento en letra Arial 11, minúsculas y negrillas. (En caso de enviar documentación calificada, no se hace constar la abreviatura ni el sello de calificación en el sobre o funda de despacho.

3. Al cuarto interlíneas del nombre de la institución, al margen izquierdo, irán los datos

del destinatario, en letra Arial 11, como dicta la norma respectiva.


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4. El uso será exclusivo para remitir esquelas, invitaciones, tarjetas y otros afines, el

membrete será coloca en la parte superior mismo que será colocado en la parte frontal, del borde superior izquierdo, ejemplo:

5. Fundas Grandes

Servirán para remitir correspondencia de mayor volumen; como legajos, paquetes, libros, y demás documentaciones afines, se elaboran con las siguientes normas: Tendrá impreso en sentido horizontal de la funda, un escudo institucional de 3 cm de diámetro, a 3 cm del borde superior y 3 cm del izquierdo. A renglón seguido bajo el escudo, irá centrado el nombre de la Institución, escrito en letra Arial 16. El sobre adherido a la funda de Manila quedará a 3 cm. aproximadamente del borde derecho de la misma.


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(Ver Anexo Q “Funda Manila”).

6. Sobre para envío de CDs

Se utilizará un sobre de 13.5 cm. X 13.5 cm (cuadrado) diseñada exclusivamente

para enviar solamente el disco CD sin el estuche plástico de protección. El sobre deberá ser elaborado con el color insignia de la Institución o puede ser elaborado en sobres de manila color amarillo. En la parte central va el escudo

de la Institución a colores o en negro para los sobre de manila, de 7 cm. de

diámetro. A tres interlíneas se escribe el nombre de la Institución, en letra Arial 16,

mayúsculas y negrilla, a dos interlíneas va el nombre del reparto subordinado que

envía la información magnética, en letra Arial 12, mayúsculas y negrillas. El CD deberá estar identificado con marcador negro indeleble, escribiendo con letra mayúsculas manuscrita, el nombre o nombres de los documentos, el número de oficio al cual pertenece esa información, la fecha y en la parte superior e inferior la calificación del mismo, ejemplo:

SECRETO


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7. Normas generales para envío de documentos en sobres y fundas

a. Todo sobre y funda que contenga documentación oficial, será engomado y cerrado, colocando en sus bordes cinta adhesiva, y estampando el sello del Reparto remitente en la solapa, asegurando su inviolabilidad.

b. Los documentos calificados deberán ir dentro de un "sobre interior", conteniendo el respectivo sello de calificación en los extremos superior e inferior, para luego introducirlo en la funda.

c. Hacia el centro del sobre o funda manila, bajo el escudo y el nombre de la Institución, irá pegado el sobre terrestre vacío, con la identificación, nombre, grado o cargo, dirección y lugar del destinatario tal como fue escrita en la comunicación; mientras que la comunicación y sus anexos irán dentro de la funda manila. Si es calificado, no irá la letra de calificación.

d. Las comunicaciones que se tramitan internamente en la unidad, o que son unidades ubicados dentro de una misma jurisdicción, pueden ser remitidos sin sobre, llevándolos en carpetas para su protección; salvo de aquellas que tengan calificación, cuyos sobres o fundas no llevarán nada escrito en su parte frontal, únicamente irá la identificación de la comunicación y el sello de calificación, tratando de esta manera guardar la seguridad e integridad de la información.

e. La correspondencia que contenga anexos voluminosos, se despachará en fundas manila, formando paquetes, y el sobre vacío que contenga la comunicación, se pegará con cinta adhesiva en la parte central del bulto, simétricamente, a fin de que forme una sola unidad, evitando pérdida de la comunicación y sus anexos.

f. Para insertar la comunicación dentro del sobre, previamente se colocará el documento en posición frontal como para leerlo, recogiendo la parte inferior de la hoja y doblarla hacia arriba, luego se procede al segundo doblez, recogiendo la parte superior, quedando dividido el documento en tres partes iguales, listo para insertar en el sobre.

R. DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- Cualquier reforma o actualización al Manual para Elaboración de la Documentación Militar en las Fuerzas Armadas” (MEDOMI) será realizada por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, a solicitud de las Secretarias Generales de Fuerza SEGUNDA.- La difusión y distribución del Manual estará bajo responsabilidad del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas y la ejecutará a través de los medios de comunicación de datos, Internet o red institucional de datos, así como en forma física a través de órdenes generales y oficios a todos los Comandos Generales de Fuerza. TERCERA.- Para la aplicación, elaboración, supervisión, coordinación y control, se considera los siguientes aspectos legales que rigen a la Institución Militar:

a. Constitución de la República del Ecuador. b. Ley Orgánica de la Defensa Nacional.


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c. Ley de Personal de las Fuerzas Armadas. d. Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP) y su

Reglamento General. e. Ley del Sistema Nacional de Archivos. f. Reglamento para Elaboración, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentación

Militar calificada de Fuerzas Armadas (RT3 IV). g. Reglamento para el Funcionamiento de Microfilmación y Archivos de las FF.AA.

(Publicado en O.G.M. № 043 del 16-OCT-1992). h. Normas Técnicas emitidas por el INEN


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CAPITULO VI

MANEJO DOCUMENTAL EN FUERZAS ARMADAS

A. PROCESO DE GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN MILITAR

La Gestión de documentos militares, se entiende como un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al manejo, organización y control de la documentación producida y recibida por la Institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

1. RECEPCIÓN

a. Toda documentación, correspondencia y demás comunicaciones dirigidas a la Institución Militar, deberán ingresar directamente al Departamento o Sección de Gestión Documental y Archivo de la Secretaría General, a través de la recepción de documentos, donde se registran, clasificación, escanean, e ingresan a un sistema informático de gestión documental, para la difusión electrónica en la Institución o en sus repartos o unidades correspondientes.

b. Toda documentación dirigida a un Reparto, Dirección o unidad menor será

recibida en la secretaría de la unidad administrativa encargada de la recepción, donde se procederá a registrar, clasificar, escanear y tramitar.

c. El personal designado para recibir las comunicaciones, las clasificarán en

"Calificadas" y/u "Ordinarias"; registrará en el libro correspondiente; pondrá el Sello de Trámite; número secuencial de control de ingreso en el margen superior derecho de la hoja; fecha de recepción; y pasará al Comandante o Jefe, para conocimiento, trámite y acciones respectivas.

d. Todos los Repartos, Departamentos y unidades subordinadas, una vez que

reciben las comunicaciones serán responsables de su acción y custodia. e. En caso de que el documento deba pasar a otra unidad para una nueva

acción, será devuelto a la secretaría de la unidad encargada que originó el trámite para el registro, control y despacho respectivo.

f. En conclusión toda documentación generada en una Institución, Unidad,

Reparto o unidad militar debe ingresar y egresar por la Secretaría, manteniendo de esta manera el control total del manejo de la documentación, siendo importante que todas las unidades mantengan un sistema informático básico para este propósito.


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2. CLASIFICACIÓN

a. Las comunicaciones recibidas previas a su trámite y de acuerdo a su “Destino” se clasifican en: Oficiales (Institucional) y Particulares (personales).

b. Se deberá poner atención a las comunicaciones calificadas las mismas que

serán ingresadas, tramitadas y archivadas de acuerdo al Reglamento para Elaboración, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentación Militar Calificada, RT-3-IV

c. Se consideran documentos “oficiales” los dirigidos en forma impersonal a

cualquier autoridad naval que en razón del cargo les compete conocer, esto es, cuando en el sobre conste únicamente el cargo, o el nombre y el cargo de la autoridad naval; correspondencia que pasará a ser propiedad de la Institución y por ningún motivo puede ser retenida por alguna personal militar o servidor público de la Institución.

d. Las comunicaciones y documentos oficiales que traen sello de calificación

de S, R, C, T, se entregaran directamente al Oficial Jefe del Departamento o Sección de la gestión documental y Archivo de la Institución o al Segundo Comandante del reparto para su registro en el LIBRO DE DOCUMENTACIÓN CALIFICADA.

e. Se considera correspondencia o documento “particular”, aquella

comunicación que trae el nombre, grado del destinatario y/o que tenga la leyenda de "Personal" y se entregarán al destinatario en sobre cerrado.

f. Cuando exista duda, si una comunicación es oficial o personal, el

encargado de la recepción, registro y control, consignará una leyenda que diga: “Si no es personal devuelva a esta unidad”.

g. Las comunicaciones calificadas solo serán abiertas por el Oficial, Tripulante

o Servidor Público responsable de esta tarea y que este calificado para esta gestión.

3. DISTRIBUCIÓN

a. Una vez recibida y clasificada la documentación, es enviada para

conocimiento del Secretario General, quien la distribuirá electrónicamente a través del sistema informático o por el sistema mensajero a las diferentes Direcciones, Departamentos o Secciones, Unidades o Repartos.

b. Las comunicaciones y documentos oficiales que traen sello de calificación de S, R, C, T, una vez registrados en el LIBRO DE DOCUMENTACIÓN CALIFICADA, se deberán entregar personalmente a su destinatario o a su


VI-3

Delegado, quién firmará en el libro de lo recibido, para su acción correspondiente.

c. De acuerdo a la naturaleza y contenido de las comunicaciones, éstas se

enviarán para conocimiento del Comandante, Director o Jefe, salvo el caso de delegación expresa a otra autoridad militar.

d. Las comunicaciones con carácter de "urgente" deberán ser tramitadas

inmediatamente, previo a la comprobación como tales y registro respectivo. e. Una vez tomado conocimiento y acción respectiva de las comunicaciones

recibidas por el Jefe respectivo, la persona responsable procederá a su distribución y registro en el Libro correspondiente cuando sea de trámite interno y; en caso de trámite externo, en el "Registro de Entrega-Recepción de Comunicaciones por Mensajero".

f. Cuando existan anexos o valores adjuntos en la correspondencia y

comunicaciones recibidas, se hará constar este particular en los libros, así como el nombre de la persona o personas a las que se entrega la comunicación.

g. Los documentos remitidos vía fax, no tienen valides legal y jurídica, por lo

que la documentación deberá ser en original o copia certificada. 4. DESPACHO

a. El despacho de la correspondencia debe ser centralizado en cada reparto a través de la secretaría o unidad encargada de esta tarea.

b. Las comunicaciones deben ser contestadas y despachadas normalmente

en el término de 48 horas de recibidas; salvo aquellas que por su trámite (prioridad) deben ser contestadas en un período menor al plazo establecido. Los documentos que llevan el trámite de Urgente o Urgentísimo deberán ser contestados inmediatamente.

c. La correspondencia oficial de rutina o de naturaleza técnica, que no

requiera acción, revisión o comentario de los oficiales de la cadena de mando, puede ser enviada directamente al destinatario, a menos que el Comandante Superior en la cadena de mando ordene lo contrario: Toda correspondencia oficial deberá ser enviada siguiendo el órgano regular respectivo. .

d. Cuando se despache un documento vía correo militar, quedará constancia

de lo realizado, registrando en formularios de Registro de Entrega/Recepción de Comunicaciones por Mensajero con los datos necesarios y firmas de quienes entregan y reciben.


VI-4

e. Los formularios de registro se encuadernarán en un libretín con una caratula en cartulina del color representativo de las instituciones militares, ejemplo:

148 mm 210 mm

f. De acuerdo a la naturaleza, características del contenido de la correspondencia recibida, o la urgencia, exijan de un trámite inmediato, la persona encargada del ingreso cumplirá con las normas y procedimientos determinados para tal efecto.

g. Las comunicaciones ingresadas que no requieran contestación, serán

entregadas a la autoridad correspondiente y al personal interesado, para su conocimiento y devuelta al responsable para su registro y archivo respectivo.

h. Cuando el Jefe del Reparto o unidad determine que se requiera de la

participación de varias otras oficinas, se sacarán tantas copias como unidades deban conocer y tomar acción.

5. HOJA Y/O SELLO DE TRÁMITE

a. Sirve para canalizar y controlar el trámite, despacho y archivo de la correspondencia que ingresa a un Reparto, Dirección o Unidad administrativa.

b. La Hoja de trámite deberá colocarse frente al documento en la parte superior izquierdo, mientras que el Sello de Trámite deberá estamparse al reverso de la comunicación que se recibe, sin que interfiera espacios escritos (parte superior). Podrá ser sello de caucho o impreso en el computador, si le es posible.

FUERZA NAVAL DEL ECUADOR

REGISTRO DE ENTREGA-

RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES

POR MENSAJERO

REPARTO:(nombre del Reparto usuario)


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c. Una vez colocado la hoja y/o sello de trámite en el respectivo documento, se procederá a poner el número secuencial de control de ingreso de documentación en el margen superior derecho de la comunicación.

6. REGISTRO Y CONTROL

El registro y control de la correspondencia Ordinaria, se lo hará a través de los sistemas informáticos o en forma manual con ayuda del formato estandarizado para dicha actividad en el Libro o Bitácora de Registro y Control de Documentación Ordinaria (Ingreso y Envío), El primero de enero de cada año, todos los Repartos, Direcciones, Departamentos, etc. a través de los responsables o encargados de manejar los registros y archivos de los documentos y comunicaciones, procederán a abrir los Libros o Bitácoras de Registro y Control de Documentación Ordinaria. Es preferible tener libros de 200 hojas aproximadamente con el fin de distribuir lógica y convenientemente las comunicaciones, se llevarán dos libros: una para comunicaciones recibidas y otra para comunicaciones enviadas.

El 31 de Diciembre de cada año, todos los Repartos, Direcciones o Unidades, a través de los responsables o encargados de manejar los registros y archivar los documentos y comunicaciones procederán a cerrar los Libros o Bitácoras de Registro y Control de Documentación Ordinaria; para lo cual a partir de la última comunicación registrada al final de año (31 Diciembre de cada año), se trazará una línea horizontal a lo largo de toda la hoja y bajo ésta, la persona que realiza el cierre del libro o bitácora deberá poner la fecha de cierre y a cuatro renglones poner la firma, grado y nombres dejando constancia de la acción realizada, incluyendo el Sello del Reparto en la parte central del lado izquierdo a fin de evitar alteraciones en los Registros.

7. AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS

La Autenticación se lo define como la afirmación de verdadero y genuino del contenido de un documento, en el que una persona autorizada aparece como testigo de la legalización de un documento firmado por un titular.

Todo Director, Jefe de Departamento o Unidades administrativas menores, tienen la facultad para proporcionar información y autenticación de documentos y comunicaciones que sean de su competencia y emitidos por su reparto, bajo su entera responsabilidad.

La persona responsable de la firma de autenticación, será delegada y autorizada por escrito por el Jefe o Comandante del Reparto emisor.

La autenticación de documentación calificada de Secreto y Secretísimo solo será autorizada y firmada por el Comandante del Reparto emisor.


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Para autenticar un documento, se utilizará un sello, que estará conformado por los elementos, tamaño y forma siguientes:

El sello tendrá como encabezado el Escudo de la Institución, el nombre de Institución, Fuerza, Unidad o Reparto, en letra Arial 12, mayúsculas y negrillas y el nombre del Reparto que emite el autenticado, en letra Arial 11, mayúsculas y negrillas.

Llevará el título de: AUTENTICACION DEL DOCUMENTO y a continuación el detalle de afirmación y veracidad del contenido del documento, cantidad de hojas, firma y cargo de la persona autorizada para legalizar la autenticidad, el tamaño del sello será de 6,5 x 9 cm, ejemplo:

9 cm

6,5 cm

B. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y ENTREGA DE INFORMACIÓN MILITAR 1. En el mismo reparto

La documentación requerida en calidad de préstamo, dentro de un mismo reparto o dependencia, deberán ser autorizadas por el oficial responsable de cada sección o departamento, debiendo registrarse en el formulario de control de préstamo de documentos, la misma que contendrá en el anverso los datos de identificación del documento prestado y en el reverso la constancia y legalización del préstamo y devolución respectiva.

FUERZA NAVAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADM.

AUTENTICACIÓN DEL DOCUMENTO

El documento que antecede es fiel copia del original, siendo auténtico en su forma y contenido: Son 09 f.u.

Quito, 29 de enero de 2010

http://www.google.com.ec/imgres?q=firma&um=1&hl=es&safe=active&biw=1024&bih=571&tbm=isch&tbnid=cJyBl1TqC82vLM:&imgrefurl=http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Firma_yeidckol_polevnsky.jpg&docid=YnwQHWgiF0EMAM&imgurl=http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/2/2b/Firma_yeidckol_polevnsky.jpg&w=558&h=350&ei=aEP7T5H4C8Lw0gHEgJ39Bg&zoom=1&iact=hc&vpx=387&vpy=257&dur=594&hovh=178&hovw=284&tx=165&ty=165&sig=111100386950685440249&page=1&tbnh=95&tbnw=151&start=0&ndsp=18&ved=1t:429,r:14,s:0,i:113





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2. A otro reparto

Para proporcionar documentos o textos en calidad de préstamo a otro reparto o dependencia de afuera, la persona que solicita deberá hacerlo en forma oficial al Comandante, Director o Jefe del Reparto en donde reposa el mismo. Se deberá además, realizar el recibo del préstamo y el registro en el formulario de control de préstamo de documentos.

3. Militares en servicio activo

Los militares en servicio activo podrán solicitar el préstamo de documentación ordinaria en el reparto al que pertenecen o a otro reparto, previo a realizar una solicitud oficial, con una explicación de las razones para tal solicitud.

4. Militares en servicio pasivo

Los militares en servicio pasivo no podrán solicitar el préstamo de documentación ordinaria en ningún reparto, pero podrán solicitar copias certificadas de todo o parte de documentación ordinaria, previo a realizar una solicitud oficial, con una explicación de las razones para tal solicitud.

5. Niveles de Comando que pueden autorizar el préstamo y entrega de

documentación

El señor/a Ministro de Defensa podrá autorizar, cuando se trate de documentos calificados o que por su naturaleza no lo pueda hacer el Jefe del Comando Conjunto de Fuerzas Armadas; o este, en caso que no lo puedan hacer los Comandantes de Fuerzas y así sucesivamente. Exclusivamente el Jefe de Estado Mayor Operacional, el Jefe de Estado Mayor Institucional, los Comandantes de Fuerza, los Directores, el Sub-secretario de Defensa, Jefes del Estado Mayor de las Fuerzas y Comandantes de repartos tienen bajo su responsabilidad, la facultad para prestar los documentos oficiales a militares en servicio activo y/o pasivo, luego de que se han realizados los trámites pertinentes.

6. Personal civil o autoridades civiles

El personal civil o las autoridades civiles que requieran información de documentación ordinaria de la Fuerza, deberán realizar solicitud oficial a la Autoridad correspondiente, según lo dicta la Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública; pero cuando se trate de documentación calificada, deberán hacer la solicitud al Ministro de Defensa Nacional. En caso que la información solicitada sea efectuada por las autoridades de la Asamblea Nacional, se deberá observar las normas contempladas en los


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artículos 120 numeral 9, Art. 131 de la Constitución de la República, y de la Ley Orgánica de la Función Legislativa.

7. Control y seguimiento de la documentación prestada

a. El encargado del manejo y control de la documentación prestada, será el responsable de realizar el seguimiento y recuperación de la misma; así como, constatar su integridad y sus anexos, ingresar nuevamente al archivo, registrando la novedad en el formulario de control para préstamo de documentos, de encontrar novedad, hará el parte correspondiente para las acciones del caso.

b. El Militar o Servidor Público encargado de los documentos o textos del

archivo, deberá periódicamente verificar su existencia e informar las novedades a la autoridad correspondiente, debiendo obligarse a la reposición respectiva y en caso de pérdida, iniciar las acciones legales y reglamentarias para tal efecto.

c. Para el préstamo de libros, textos y similares, aquellos repartos que

posean en sus pequeñas bibliotecas, deberán registrar y controlar esta acción a través de tarjetas individuales que estarán insertadas en cada texto o libro; que al momento del préstamo se registrará en éstas todos los datos necesarios para su control, las mismas que quedarán en poder de la oficina que presta, hasta su devolución, ejemplo:

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Código : 074 TITULO : METODOLOGÍA PARA DESARROLLO DE PROCESOS AUTOR: ING. JONNATHAN PAREDES S.

NOMBRE DEL LECTOR

FECHA RETIRO FIRMA USUARIO FECHA

ENTREGA

Sara Liz Carpio P.

20-Oct-06

05-NOV-06

d. Los textos y documentos afines, deberán ser ordenados y arreglados por

su naturaleza, siguiendo un orden numérico o alfabético y controlándose los mismos a través de un índice que sirve a la vez como inventario, el mismo que debe ser constantemente actualizado.

e. El préstamo de documentos ordinarios se lo hará hasta por un plazo

máximo de 72 horas, luego de lo cual deberá devolverse a la respectiva oficina. En casos especiales se podrá solicitar una prórroga del plazo concedido, si el caso amerita.

http://www.google.com.ec/imgres?q=firma&um=1&hl=es&safe=active&biw=1024&bih=571&tbm=isch&tbnid=9Ci67ac4RO-sEM:&imgrefurl=http://www.vicariadepastoral.org.mx/decanos/2008/hojas/agosto_convocatoria.htm&docid=07Ll24vwU7TvLM&imgurl=http://www.vicariadepastoral.org.mx/decanos/2008/imagenes/firma_mons_marquez.png&w=605&h=224&ei=aEP7T5H4C8Lw0gHEgJ39Bg&zoom=1&iact=hc&vpx=179&vpy=172&dur=328&hovh=136&hovw=369&tx=181&ty=71&sig=111100386950685440249&page=1&tbnh=58&tbnw=156&start=0&ndsp=18&ved=1t:429,r:13,s:0,i:110


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f. Referente al préstamo de documentos calificados, luego de los trámites

oficiales, se les facilitará en el propio reparto y bajo custodia del responsable, si por situaciones de la cantidad de información, necesite más tiempo para leer el documento, podrá continuar al día siguiente, evitando en todo momento que el documento salga de la custodia Institucional, salvo ciertas excepciones en la que las autoridades así lo hayan decidido.

g. Aquellas Unidades que posean un proceso automatizado de recepción,

registro y control de correspondencia y documentación, deberán mantener en paralelo con el procedimiento manual hasta lograr determinar el óptimo y eficaz funcionamiento del proceso digitalizado y automático, luego del cual podrá eliminarse el proceso manual, previo a la revisión y aprobación de las autoridades respectivas.

h. El formato de registro para facilitar o prestar los documentos ordinarios o

clasificados, será el siguiente:

REGISTRO Y CONTROL DE PRÉSTAMOS

ORD

Autorizado Por

Fecha préstam

o

Identificación y asunto del documento

Grado nombre y firma del

solicitante

Fecha entrega


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CAPÍTULO VII

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

A. BASE LEGAL PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS

El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, dirigido a las Instituciones Públicas y Privadas, dispuesto por la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, está publicado en el Registro Oficial No. 67 del 25 de Julio de 2005, la principal base legal para el manejo de los archivos constan en:

- LA CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR TITULO III, Capítulo tercero. Sección cuarta. Art. 91, 92, Publicado en el Registro Oficial No. 449 del 20 de octubre del 2008

- LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, Publicado en el Registro Oficial No. 265 del 16 de junio de 1982

- EL REGLAMENTO DE LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Publicado en el Registro Oficial No. 517 del 20 de junio de 1983.

- LA LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, que en su ART. 10.- CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN, dice:

Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción.

Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información pública. Los documentos originales deberán permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos generales o Archivo Nacional.

http://sinar.gov.ec/downloads/RO449.pdf

http://sinar.gov.ec/downloads/RO449.pdf

http://sinar.gov.ec/downloads/LEYDELSINAR.doc



http://sinar.gov.ec/downloads/REGLAMENTODELALEYDELSISTEMANACIONALDEARCHIVOS.doc


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El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinara la Ley del Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen la conservación de la información pública confidencial.

B. NORMAS PARA EL ARCHIVO

1. DEFINICIÓN

El archivo es un instrumento creado por la administración con el fin de recolectar, ordenar, clasificar y sistematizar la información para utilizarla en el momento requerido, el mismo que facilita el normal desenvolvimiento de cualquier empresa, entidad o institución; desempeñando un papel importante, porque es la fuente de consulta histórica de los datos y documentos que en él reposan. El archivo de documentos en la Institución Armada, se base en tres principios básicos: Orden, Arreglo y Referencia. a. El ordenamiento de los documentos en el archivo, se hará con la ayuda de

índices y referencias, para “encontrar” y no para “buscar” los papeles archivados, a base de un sistema de archivo que garantice que los documentos siempre estén en orden para su localización oportuna.

b. Las carpetas de los archivos, deberán agrupar a un número tal de

comunicaciones, que no rebase o incomode su manejo, caso contrario se abrirá otra carpeta identificando su continuación.

c. El archivo de documentos y referencias se abrirá el 01 de enero de cada

año, conformando el índice o guía según el sistema de archivo que se adopte, cerrándose a fin de año y elaborando el inventario de los documentos calificados.

d. Las comunicaciones ordinarias y calificadas serán archivadas por

separado, según el sistema de archivo que se adopte, debiendo el material calificado ser archivado por regla general en caja fuerte, de acuerdo al reglamento para la seguridad de documentos.

e. Las órdenes, regulaciones, informativos de carácter circular de consulta o

de cumplimiento permanente, serán archivadas indistintamente de la documentación administrativa.

f. Los repartos, direcciones o unidades que reciben grandes volúmenes de

catálogos, revistas, folletos, informes, inventarios, actas, solicitudes, directivas, planes, etc., se archivarán debidamente clasificados indistintamente de la documentación administrativa.


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g. Los documentos de un mismo asunto como son: oficios, radiogramas u otros, recibidos y/o enviados se archivarán en forma cronológica, en un solo expediente, que no dificulte encontrar los papeles de un archivo, debiendo abrirse una carpeta especial por asunto.

2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

a. Toda dependencia deberá contar con una persona calificada, que se encargue permanentemente del manejo y custodia del archivo en la dependencia respectiva.

b. El Supervisor del área, será el encargado de revisar semestralmente, el

correcto manejo, conservación y custodia de los archivos, conforme a las normas e instrucciones de seguridad vigente.

c. La documentación calificada será minuciosamente verificada

trimestralmente, comparando con el registro de inventario, a fin de limitar su diseminación, prevenir su reproducción y velar por su integridad, debiendo existir las actas de novedades respectivas.

d. Los encargados del manejo de la documentación calificada, antes de ser

relevados del cargo, entregarán mediante acta y previo inventario, los documentos que están bajo su responsabilidad, en especial las comunicaciones secretas y secretísimas.

e. Ninguna persona que labore en las entidades adscritas o dependientes del

Ministerio de Defensa Nacional, designado o no para el manejo y archivo de correspondencia, puede suministrar información, prestar, sacar copias, exhibir o disponer de documentos sin estar expresamente autorizados.

f. El personal recién graduado y/o nombrado, previo al manejo de un archivo

de documentos, debe recibir la instrucción del personal más antiguo de la especialidad de administración y cumplir los requisitos para encargarse del manejo, custodia y seguridad de la documentación militar calificada de acuerdo al reglamento respectivo.

g. Los Comandantes, Directores o Jefes, deben hacer conocer a las

Secretarías Generales, sobre instrucciones de archivo no contemplados en este manual o que en la práctica resulten inadecuados, con el fin de evaluar y establecer la norma respectiva.

3. DE LA CLASIFICACIÓN INTERNA DEL ARCHIVO

a. Archivo Activo, que está compuesto por la correspondencia y más documentos afines, que debe permanecer en la dependencia de uno a tres años.


VII-4

b. Archivo Pasivo, que agrupa los documentos que en un tiempo fueron activos y que luego deberán permanecer en condición de pasivos de cuatro a quince años, conforme lo determinan varias leyes de carácter administrativo-financiero, como es el caso de la documentación contable y cuya conservación o eliminación (Cortado, guillotinados, rasgados o triturados para reciclaje, previas actas certificadas con presencia de inteligencia, fotografías y videos de lo actuado. No se incineran, por protección ambiental), será de conformidad a sus propias reglamentaciones.

c. Los repartos, direcciones, unidades y organismos militares, establecerán

sus archivos activos y pasivos, de acuerdo a esta norma y conforme vayan cumpliendo los requisitos de permanencia o conservación; y se eliminará (consideración anterior) o se remitirá al archivo pasivo de la Institución.

d. Los sistemas de archivo de cada dependencia de los repartos u

organismos deberán funcionar bajo un esquema descentralizado, manteniendo su independencia de acuerdo a las funciones institucionales, mantendrán sus propios archivos.

4. DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

a. Sistema de archivo orgánico por Repartos

1) El archivo por reparto se iniciará, preferentemente con la

correspondencia perteneciente al reparto que archiva la misma, luego según el orden indicado en el literal anterior.

2) La correspondencia bajo este sistema, será archivada

cronológicamente, cuidando de no abrir carpetas para los repartos que no tengan documentación y formando expedientes para aquellos documentos relacionados a un mismo caso que serán archivados en un mismo caso, ejemplo:


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b. Sistema de archivo alfabético por asuntos

1) Este sistema de archivo, almacena los documentos de acuerdo al área, función, campo o contenido de la comunicación y no de acuerdo a la frase que se coloca al frente de la palabra “Asunto”, del oficio o memorando, que sirve simplemente para que el destinatario se entere en resumen de lo que trata el mismo.

2) En este tipo de archivo se debe establecer los campos genéricos,

(sección mayor) de los documentos a archivarse, luego establecer las divisiones y subdivisiones que se derivan de la sección mayor y que abarcan aspectos relativos a un mismo asunto.

3) La documentación, por este sistema irá ubicando tanto las secciones

mayores como las divisiones y subdivisiones en orden alfabético, y dentro de cada carpeta cronológicamente, formando expedientes para casos particulares con los documentos de un mismo asunto, debiendo archivarse en el orden de recibo o despacho, ejemplo:

c. Archivo numérico - cronológico

1) Este sistema, es un auxiliar de los dos sistemas de archivo indicados anteriormente y sirve fundamentalmente para archivar las copias enviadas o para documentos que contienen numeración secuencial periódica.

2) Los documentos con este sistema de archivo, se agruparán en

secuencia numérica, orden cronológico, cédula de identidad, etc., ejemplo:


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a) Secuencia numérica:

001-AA-0-04 002-AA-0-04, etc.

b) Secuencia cronológica:

01-ENE-04 20-ENE-04 15-FEB-04, etc.

c) Secuencia cédula de identidad:

061840364-2 090487385-4 180125996-9, etc.

d. Archivo de documentos pendientes o temporales

Su finalidad es recordar algún trabajo que se deba ejecutar en una fecha determinada. Para arreglar un archivo de este tipo utilice carpetas que llevan anotado el número y día de cada mes, entonces cada día al llegar al trabajo en esa fecha, unifica los trabajos pendientes, contiene material que debe ser guardado por corto tiempo.

5. HOJA DE REFERENCIA CRUZADA.

a. Este formulario será utilizado para facilitar la localización rápida y oportuna que por referirse a varios aspectos, pueden ser guardados en diferentes asuntos del archivo.

b. El formulario contendrá información sobre identificación del documento,

asunto del que trata, referencia del archivo en que se encuentra los documentos originales y las observaciones.

c. En caso de registros personales o individuales que incluya a varias

personas, con importancia para el personal militar o civil, es mandatorio la elaboración de la hoja de referencia cruzada.


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6. NORMAS PARA LA CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DEL ARCHIVO

a. De la conservación del archivo

1) Documentos temporales o transitorios

Son aquellos que durante su permanencia en el archivo activo, pierden su valor documentario y por tanto pueden ser destruidos al finalizar su período de permanencia luego de un año completo.

2) Documentos referenciales

Son los que contienen la información administrativa y operativa de los repartos, cuyo valor documentario va perdiéndose paulatinamente según la ley, permanecen en el archivo activo hasta por tres años, incluyendo el año en que fueron ingresados y/o contestados, luego de lo cual pasan al archivo pasivo en donde deberán conservarse entre 8 y 15 años y aquellos de importancia institucional en el archivo general


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del Comando General, o a su vez, ser eliminados por no tener valor alguno, luego de este período. (Cortados, guillotinados, rasgados o triturados para reciclaje, previas actas certificadas con presencia de inteligencia, fotografías y videos de lo actuado. No se incineran, por protección ambiental).

3) Documentos históricos

Son aquellos que por su importancia y trascendencia, deben ser conservados indefinidamente, por cuanto contienen información de carácter permanente e histórico para la Institución y sirven para elaborar la biografía militar de sus miembros, leyes, reglamentos, normas, sistemas, estadísticas, etc. La documentación histórica por su naturaleza, debe mantenerse el archivo activo por 3 años y pasar al archivo pasivo hasta que se califique su importancia institucional histórica y se traspase al archivo general del Comando Conjunto. Los documentos que tienen este carácter son: partes de campaña militar, inventarios de bienes patrimoniales, ordenes generales, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos ministeriales, registros oficiales, libros de vida militar, carpetas de documentos personales, escrituras, informaciones sumarias y judiciales, etc. Los documentos ordinarios y calificados, de las dos últimas clasificaciones anteriores, podrán ser escaneados antes de ser eliminados, siempre y cuando no afecten a la integridad de la información, contradigan las disposiciones legales que exigen su permanencia en archivo y que por su importancia y características especiales, puedan ser objeto de investigación histórica. Los encargados del archivo de cada dirección, reparto o unidad bajo la supervisión de un oficial, en el mes de enero de cada año, efectuará una evaluación de los documentos para calificar su contenido y clasificar de acuerdo a esta norma, previo a su custodia o remisión al archivo para su captación de imagen (escaneado), según cada caso, utilizando el formulario de evaluación de documentos de archivo.


VII-9

La documentación calificada que permanece en el archivo, se irá calificando al término de los plazos que se detallan a continuación y se descalificará automáticamente a los 8 años de su creación.

RECALIFICACIÓN

Los documentos que se tramitan en los juzgados penales y asesorías jurídicas, que se agreguen a juicios, informaciones sumarias, se conservarán dentro de los expedientes de cada proceso y los referenciales o históricos en el mismo caso, se conservarán durante el tiempo que sean requeridos de acuerdo con la ley.


VII-10

b. De la eliminación del archivo

La eliminación de la documentación de archivo, se realizará cumpliendo primeramente con las normas establecidas en la “Clasificación de los documentos para la conservación”, para los distintos tipos de documentos y previo el visto bueno del Director, Jefe o Comandante del Reparto, con la participación de la comisión de eliminación de documentos, de acuerdo a la regulación de inteligencia respectiva. La eliminación se entiende por la acción de cortar, guillotinar, rasgar o triturar el papel para facilitar su reciclaje, por ley está prohibido quemar o incinerar este material por el impacto ambiental que produce. La eliminación de correspondencia y más documentos afines, se debe clasificar la documentación, separando la ordinaria de la calificada, a continuación se levantas las actas de todo lo que se va a destruir, una vez confirmadas las actas, se procede a eliminar la calificada en primera instancia y luego la ordinaria, posterior a esto una vez terminada la eliminación, se debe mezclar todos estos retazos para confundir y evitar que se puedan sustraer las partes de los documentos, especialmente la documentación calificada; luego se colocan en fundas o saquillos para poder llevarlas hacia las fábricas de papel para que sean licuadas y preparadas para su posterior uso; durante todo el proceso debe estar presente la comisión de eliminación y personal de inteligencia, apoyados con evidencias fotográficas y de videos que constaten todo lo actuado. Se dejará constancia en el informe de eliminación de documentos, el acta de acuerdo a la regulación respectiva. Los documentos históricos sólo podrán ser eliminados, cuando hayan sido grabados en el sistema de captación de imágenes (SISTEMA DE CAPTACIÓN DE DOCUMENTOS) y no constituyan reliquias históricas.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

Documento: MEDOMI 2012

TÍTULO: MANUAL ADMINISTRATIVO

ELABORACIÓN DOCUMENTACIÓN

Código:

ORIGINAL: Organismo Ejecutivo: Dirección de Educación y Doctrina Conjunta de las Fuerzas Armadas (DIEDMIL) Organismo ejecutor: Secretarías Generales de Fuerza

REVISIÓN Fecha de aprobación Comisión : Oficialización con el Carácter de: Normativa Por Acuerdo Ministerial Nro. _____ Publicado en la Orden Ministerial Nro.

Fechas de iniciación estudio: Junio de 2011

Fecha de aprobación final

Comisión Interna del COMACO Fecha de iniciación: 2011-09-01 Integrantes de la Comisión de Elaboración y Edición NOMBRES: Mayo. Petronio Segarra Capt. Gonzalo Falconí Subs. Ignacio Nieto Lcda. Mónica Páez

Fecha de aprobación: INSTITUCIÓN REPRESENTADA: COMANDO CONJUNTO FF.AA. FUERZA TERRESTRE FUERZA AÉREA FUERZA NAVAL

manual de elaboración de documentación militar 2012 sin clave

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