MANUAL DE CREACIÓN, INSCRIPCIÓN Y MODIFICACIÓN DE LIBROS DE COMERCIO ELECTRONICOS

CAMARA DE COMERCIO DE OCAÑA 2017

MANUAL DE CREACIÓN, INSCRIPCIÓN Y MODIFICACIÓN DE LIBROS ELECTRONICOS

De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables, en medios electrónicos, deberán solicitarlo de manera expresa ante la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio, indicando una dirección de correo electrónico a la cual se puedan remitir las inscripciones efectuadas y aceptando los términos y condiciones por ella establecidas para el efecto.

Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros por parte del interesado, la Cámara de Comercio correspondiente deberá efectuar una inscripción por cada uno de los libros en el Libro respectivo del registro de que se trate, debiendo devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.

De conformidad con lo establecido en las normas que rigen la materia, la constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, deberá tener la siguiente información:

Cámara de Comercio receptora.

Fecha de presentación del libro para registro;

Fecha de inscripción;

Número de inscripción.

Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;

Nombre del libro, y;

Uso al que se destina

A su vez, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberán ser anuladas de acuerdo con lo previsto en las normas que rigen la materia.

Para utilizar este servicio se debe contar con un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia.

CONFORMACIÓN DE LOS LIBROS REGISTRADOS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.

La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.

Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio por el término de un (1) año, archivos

electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónica por el representante legal.

Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas digitales o electrónicas y, estampas cronológicas necesarias.

Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio correspondiente, deberá devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible.

1. Proceso de apertura de un libro electrónico. (Solicitud, Pago y Radicación) – Trabajo realizado por el cliente desde su oficina y a través de internet.

a. Ingrese a www.camaraocana.com/ Tramites virtuales / Otros tramites

b. Clic en Omitir

c. consulte el expediente al cual se le desea radicar el libro electrónico

d. Seleccione en el menú superior “Opciones Mercantil/Esadl” - “Solicitud Registro Libro

Electrónico”

e. El sistema mostrará el detalle de la transacción que se ha seleccionado y le permitirá al usuario completar la información del expediente seleccionado, del documento que se va a radicar, del tipo de libro que se desea abrir electrónicamente y le solicitará un detalle en el cual se debe describir la solicitud. Información de la transacción seleccionada

Información del expediente afectado

Información del documento a radicar (la solicitud)

Información del libro electrónico que se desea abrir

Detalle de la solicitud

Finalmente oprima el botón ”continuar”

El sistema mostrará la información general de trámite.

f. Se muestra los componentes del trámite (Transacciones) y se da la opción si así lo desea el cliente de adicionar más libros electrónicos a abrir.

g. Revise la liquidación

h. Indique la información del representante legal. Esta información es de suma importancia dado que es quien firmará la solicitud en forma electrónica.

i. Continúe con el proceso y anexe los soportes que el sistema le indica.

j. Anexe tantos soportes como estime conveniente. El sistema le permitirá adicionar más anexos, revisar los cargados o eliminar los que no requiera.

Recuerde que, salvo se indique lo contrario, tanto la solicitud de apertura del libro electrónico, como la certificación del revisor fiscal donde se aclara la anulación de las hojas en blanco del libro físico, deberán venir firmadas digitalmente (con una firma digital expedida por una entidad de certificación abierta debidamente autorizada en el territorio Colombiano), la primera por el Representante legal y la segunda por el Revisor Fiscal.

k. El sistema habilitará los medios permitidos para que el trámite pueda continuar. SI usted desea asesoría por parte de la CC, podrá solicitarla

l. O podrá seleccionar la forma de pago.

Si el trámite lo desea pagar y presentar en forma virtual, deberá primero firmarlo electrónicamente.

m. Posterior al firmado electrónico, el sistema habilitará nuevas formas de pago.

n. Si desea pagar electrónicamente, el sistema lo llevará a la plataforma de pago electrónico que tenga activada la Cámara de Comercio.

o. Al terminar el proceso de pago electrónico, el sistema radicará el trámite y le mostrará los soportes correspondientes. Igualmente, estos serán enviados a su correo electrónico.

Esta pantalla le aparecerá luego del pago electrónico y mientras la plataforma de pago confirma que la transacción ha quedado registrada.

p. Finalmente, el trámite ha quedado radicado, el proceso de estudio dará inicio en la Cámara de Comercio.

Igualmente, a su correo le llegarán los soportes pertinentes.

2. Proceso para solicitar hacer una anotación al libro electrónico que se ha abierto. – Trabajo realizado por el cliente desde su oficina y a través de internet.

La solicitud que hace el cliente en hacer una anotación (conformación) en el libro electrónico, se refiere al equivalente, en el mundo físico, a incluir en su libro de comercio en papel, las actas correspondientes o incluir los movimientos del libro de socios y/o accionistas, para dar cumplimiento a lo establecido en la ley.

Para el efecto lo que el cliente debe hacer es: En caso de actas de asamblea: - Elaborar el documento del acta en Word o en el formato que mejor le quede. - Que sea revisado por la comisión correspondiente o en su defecto por el Secretario y Presidente de la Asamblea,

- Con el acta lista, tanto el Presidente como el Secretario la deberán firmar en forma manuscrita - Se deberá escanear el acta que incluye las firmas del presidente y del secretario y pasarlas a formato PDF, preferiblemente PDF/A

- El documento en PDF/a deberá ser firmado digitalmente por el Representante Legal. - Con el PDF/A firmado digitalmente, se hará en el sistema SII la solicitud de anotación.

a. Busque el expediente al cual se le desea radicar la anotación al libro electrónico y seleccione en el menú superior “Opciones Mercantil/Esadl” “Solicitud anotación a Libros Electrónicos”

b. El sistema mostrará el detalle de la transacción que se ha seleccionado y le permitirá al

usuario completar la información del expediente seleccionado, del documento que se va a radicar, del tipo de libro que se desea afectar con la anotación, solicitará los datos de la anotación y le solicitará un detalle en el cual se debe describir la solicitud.

Información de la transacción seleccionada

Información del expediente afectado

Información del documento a radicar (la solicitud)

Seleccione el libro que desea afectar con la anotación e indique los datos del documento que desea anotar. Si se afecta el libro de actas se debe indicar la información del acta que se está anotando.

Seleccione el libro que desea afectar con la anotación e indique los datos del documento que desea anotar. Si se afecta el libro de socios o accionistas se debe indicar la información del rango de fechas a incluir y el número de anotaciones.

Detalle o describa la solicitud

Finalmente oprima el botón ”continuar”

c. El sistema mostrará la información general de trámite.

d. Se muestra los componentes del trámite (Transacciones) y se da la opción si así lo desea el cliente de adicionar más libros electrónicos a abrir.

e. Revise la liquidación

f. Indique la información del representante legal. Esta información es de suma importancia dado que es quien firmará la solicitud en forma electrónica.

g. Continúe con el proceso y anexe los soportes que el sistema le indica.

h. Anexe tantos soportes como estime conveniente. El sistema le permitirá adicionar más anexos, revisar los cargados o eliminar los que no requiera.

Recuerde que, salvo se indique lo contrario, el acta a anotar y/o el soporte de los registros al libro de accionistas deberá estar firmado digitalmente por el representante legal.

i. El sistema habilitará los medios permitidos para que el trámite pueda continuar. SI usted desea asesoría por parte de la CC, podrá solicitarla

j. O podrá seleccionar firmar electrónicamente el trámite y posteriormente radicarlo.

Si el trámite lo desea pagar (aunque recuerde que las anotaciones y conformaciones del libro no tienen costo para el cliente) y presentar en forma virtual, deberá primero firmarlo electrónicamente.

k. El proceso de firmado electrónico no se explica en este manual.

l. Posterior al firmado electrónico, el sistema habilitará las opciones de radicar el trámite.

m. Al terminar el proceso, el sistema radicará el trámite y le mostrará los soportes correspondientes. Igualmente, estos serán enviados a su correo electrónico.

Igualmente, al correo electrónico registrado en el expediente le llegarán los soportes pertinentes.