manual de coworking spaces

PARA LA PUESTA EN MARCHA

DE UN ESPACIODE COWORKING

MANUAl

OCTUBRE 2013

http://www.ideasdisruptivas.com | @ideadisruptiva | octubre 2013

El presente documento está dirigido a todos aquellos interesados en instalar un espacio de coworking o simplemente conocer más sobre lo que son y lo que no son, especialmente en países con una población creciente de em-prendedores y freelancers.

Los espacios de coworking o colaborativos, son lugares que reúnen a una comunidad de personas para trabajar, pudiendo ser estos emprendedores o freelancers. Es un espacio para trabajar de manera multidisciplinaria, ya que al compartir la misma oficina y servicios se provoca el networking y se colabora como consecuencia. Estos espacios fomentan el intercambio de ideas, la innovación y el emprendimiento basado en comunidad, fomentando el sentido de pertenencia y provocando la generación de proyectos colectivos de valor.

Los hay de diversos tipos, en su mayoría reúnen una comunidad de profe-sionales de un sector específico como programadores, comunicólogos, crea-tivos, etc. En México han existido una gran cantidad de espacios de cowor-king de entre los que destacan Hacker Room, Hacker Cave, El Futuro Plex, HubMéxico City, Hacker Space, Hacker Garage, Colectivo Labs, el 3er Espacio, Coworking Mty, HubOaxaca y Colima Colectivo entre otros.

El propósito fundamental de un espacio de coworking es fomentar el net-working y la creatividad así como prácticas de cooperación ofreciendo una solución al reto del aislamiento que tienen los pequeños emprendimientos, provocados por el trabajo remoto desde casa o desde oficinas pequeñas.

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Introducción

“Las tendencias de contratación independiente, freelance y trabajo temporal, hacen que los espacios de co-trabajo y la colaboración, así como los entornos conectivos, se vuelvan cada vez más impor-tantes, tanto desde el punto de vista social como profesional.”

- Beau Button


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Saltan a la vista los beneficios que derivan de los procesos de asociatividad, no obstante, existen una serie de consecuencias derivadas que no siempre son evidentes.

Compartir espacios de trabajo con disciplinas diversas y perfiles múltiples, provoca en sí mismo valor, toda vez que los problemas y retos se observan desde diversos ámbitos, adicional a ello se provocan alianzas y nuevas opor-tunidades provocadas entre los miembros.

Al mismo tiempo un coworking space es un modelo muy rentable social-mente, ya que permite superar el aislamiento que conlleva a compartir ideas, reflexionar en conjunto o simplemente establecer nuevas relaciones.Adicionalmente, existen tanto a nivel nacional como internacional, redes de espacios de coworking que intercambian ideas y experiencias, lo que agrega aún más valor a estos espacios.

Beneficios

“Es una mezcla de tecnología y gente cada vez más inteligente sobre cómo obtener un uso eficiente de su espacio. Hoy en día no se necesita necesariamente un teléfono fijo todo el tiempo que está conectado a una pared que tienen que ir y sentarse en frente de todos los días.“

- Sande Golgart


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Un espacio de coworking debe contemplar al menos 3 componentes: espacio, servicios y comunidad.

Espacio_

Sólo va a haber coworkers si el espacio está me-jor habilitado que su propia casa o cualquier Star-bucks®, en ese sentido es muy importante que la ubicación del coworking sea céntrica, que haya transporte público, estacionamiento y se encuen-tre próximo a calles o avenidas importantes. Tam-bién es fundamental que esté limpio.

Servicios_

En un espacio se deben encontrar los servicios mí-nimos que permitan a una persona trabajar, tales como instalación eléctrica, internet, espacios para compartir.

Comunidad de base_

Debe considerar dos perfiles fundamentalmente, el perfil emprendedor y el perfil freelancer. Personas que sean asíduos del lugar para darle identidad al espacio de coworking.

¿Qué debe tenerun espacio de Coworking?


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Establecer un espacio de coworking implica retos como cualquier otro pro-yecto, en este caso queremos compartir algunas experiencias recogidas a lo largo de investigar tanto el funcionamiento de algunos como los casos de éxito y de fracaso para que aquel interesado en echar a andar un proyecto de este tipo, los considere en su puesta en marcha.

Identificar un nicho_

Aún cuando los coworkings son de nicho, es decir se reúne a tecnólogos, creativos, cultureros, etc. es importante incorporar aliados y miembros de diversos perfiles y disciplinas para generar valor, ese, es el gran objetivo de la estos espacios, lograr un grupo multidisciplinario que permita coincidir a diversos perfiles para abordar, desde diversas perspectivas los problemas y/o retos.

La comunidad o la no comunidad_

Los procesos de construcción de comunidad implican inversiones de tiempo importantes, y también un entendimiento de lo que cada uno de los integran-tes de la misma reciben por pertenecer a un coworking. En razón de ello, es importante definir si el coworking va a estar sustentado por una comunidad o simplemente será una red de relaciones. Esta es una decisión importante puesto que para hacer comunidad, el diseño del coworking debe estar sujeto a privilegiar que esta comunidad crezca adhiriendo a nuevos miembros, para ello se requiere hacer eventos, promover de manera constante las activida-des realizadas, y efectuar un trabajo serio de promoción.

La sustentabilidad_

Para que fluyan los proyectos, la creatividad y el valor hay que pagar las cuentas. Si bien es cierto que un coworking no es un negocio, la sustentabi-lidad holgada es fundamental, ya que esta permite centrarse en el valor y no en el dinero (ver Modelos de Sustentabilidad).

Recomendaciones y Lecciones aprendidas


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Proyectos de Comunidad_

El valor que surge a partir de la interacción entre personas, ideas, aspiracio-nes y proyectos es sumamente poderoso, y es justamente el eje de cualquier coworking. Uno de los disparadores fundamentales son los proyectos de co-munidad, ellos permiten integrar perfiles, preferencias y equipos; provocan valor y son un factor muy importante pudiendo ser incluso proyectos insignia del mismo coworking.

Agenda integrada_

El coworking va más allá del espacio físico, debe incluir una agenda integra-da, sincronizada de miembros que aseguren su cumplimiento y la consecu-ción de logros colectivos. Una agenda integrada tiene que incluir tiempos, plazos, involucrados y metas precisas.

La terquedad no sirve de mucho_

Como cualquier proyecto, es importante determinar antes de empezar, cual es el tiempo necesario y los logros que se requieren alcanzar para saber si se ha sido exitoso o no, ya que el proyecto de coworking se puede convertir en un verdadero dolor de cabeza que desvíe de los principales proyectos, de aquellos que generan alto valor. Es así, que si no hay demanda y no alcanza para pagar las cuentas, se debe cerrar.


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Los espacios de coworking no son un negocio per se, por lo mismo es muy importante encontrar el modelo de sustentabilidad que mejor se adapte para el mantenimiento y buen funcionamiento del mismo.

Descripción

Ventajas

Desventajas

Pago de Membresía

Se refiere a apor-taciones tipo gim-nasio que hacen

acreedor al uso de las instalaciones.

Permite pagar las cuentas de manera colectiva y provoca sentido de perte-

nencia.

Si los coworkers son impuntuales e indisciplinados es insostenible en el

mediano plazo.

Subarrendamiento

En caso que el espacio tenga

áreas de oficina, éstas se podrán

subarrendar.

Permite contar con cuotas fijas superiores a las

aportaciones individuales.

Se pierde el espíritu de la colectividad

al parecer más oficinas virtuales.

Patrocinio

Corresponde a aportación de em-presas o personas interesadas en el

proyecto.

Los costos se minimizan.

Depende de la buena voluntad

del sponsor y los beneficios que

reciba a cambio.

Híbrido

Es la combinación de dos o más

modelos.

Permite adaptarse a la realidad del

coworking dada la flexibilidad.

N/A

Modelos de sustentabilidad de espacios de coworking


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Hoja de Verificación

·Imágen -Manual de identidad -Página web -Cuentas personalizadas de redes sociales·Mobiliario -Tablones/Mesas -Sillas -Muebles -Sillones -Libreros y repisas -Mesas para jardín·Equipamiento de oficina -Video -Cañón -Pantalla para proyectar -Bocina con micrófono -Pintarrón ·Electrodomésticos -Cafetera -Microondas -Televisión -Video juegos -Frigobar·Decoración -Cuadros -Macetas y plantas -Lámparas de piso, techo y -escritorio -Viníles de decoración / logos -Cortinas y/o persianas -Señalética -Frases motivacionales -Relojes de pared -Tapetes

·Utilitarios -Multicontactos -Extensiones·Administrativos -Directorio de socios funda- dores y coworkers -Plan de cobro -Cuenta bancaria -Recibos -Plan de Pago -Línea de Teléfono e Internet -Agua -Renta -Persona responsable / Recepcionista -Insumos -Focos -Papel de baño·Otros -Garrafones de agua -Botes de basura -Copia de llaves para todos los coworkers -Estacionamiento para bicicletas


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El presente contrato es aplicable a todo aquel que haga uso temporal o perma-nente de las instalaciones del coworking.

El Espacio de Trabajo Colectivo, denominado ____________, que para efectos del presente documento será, ____________ está ubicado en _________________

Se le denominará COWORKER a toda aquella persona que cumpla con sus apor-taciones en tiempo y forma para pertenecer a ____________.

· Es un espacio de trabajo para desarrollar proyectos que promueve permanente-mente esquemas de asociatividad, trabajo en equipo y vinculación con el sector de _________ a fin de promover el desarrollo de proyectos, ______________· Se promueve la legalidad y el cumplimiento de las normas, procedimientos y en especial se promueve el uso adecuado de software y respeto por los derechos de autor.

El COWORKER se compromete a:· Cuidar las instalaciones y el mobiliario del ____________, trabajando ordenada y aseadamente en los espacios.· Mantener un ambiente de respeto y colaboración permanente con otros cowor-kers.· Procurar la sustentabilidad económica de _____________ participando en las dinámicas y actividades establecidas para tal fin y disponer de 30 minutos sema-nales para el aseo correspondiente a _________.

Restricciones· Se prohíbe el consumo de substancias ilegales y se canalizará a las autoridades correspondientes a quien se sorprenda haciendo uso de las mismas.· No se permite fumar en las instalaciones de _________.· El ___________ se deslinda de toda acción y responsabilidad que cualquier coworker realice, incluyendo posicionamientos, afiliaciones políticas y/o parti-distas, religiosas y de cualquier índole.

El ________________ se reserva el derecho de admisión al COWORKER que in-cumpla cualquiera de las cláusulas antes mencionadas, quedando de manifiesto que el hecho de no tener conocimiento de las cláusulas no exime del cumplimien-to de las mismas. Nombre, Firma y Fecha

Contrato (sugerencia)

Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons - Atribución-No Comercial-Compartir Igual 2.5 México (CC BY - NC - SA 2.5)

Compilado y desarrollado por Lino Romero, Daniel Amieva, Ana Calderón y Julio GómezIdeas Disruptivas® S.A. de C.V. | Octubre 2013

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