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CAPITULO II

MARCO TEORICO SOBRE: MANUAL, CONTROL, CONTROL

INTERNO, CONTROL INTERNO FINANCIERO, PROCESO YPROCESO DE BENEFICIADO.

A. MANUAL

1. CONCEPTOS DE MANUAL

Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, informa y/o da

instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una

organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y políticas

implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de

actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los

realizará, que actividades ha de desempeñarse y la justificación de toda y cada una

de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que ha derealizarlo.1

Es un cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por los

miembros de la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas,

ya sea conjuntas o separadamente.

2

2. IMPORTANCIA DEL MANUAL

Un manual es una guía manejable, de fácil ejecución en el cual se recoge y resume

lo fundamental de las responsabilidades y funciones; además representa un medio

1 Graham Kellog.2 Melgar Callejas, José María Pág. 177.



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de comunicar las decisiones de la administración concernientes a objetivos, políticas,

procedimientos, etc.

El uso de un manual permite mantener informado al personal clave de una empresa,así mismo presenta la estructura de la organización, políticas y procedimientos, los

cuales pueden estar sujetos a modificaciones en la entidad, además se concentran

una serie de elementos que tienen por fin, proporcionar un sistema de referencia que

permite a cada quien poseer información y planificar conforme a las mismas reglas,

como también hace que las instrucciones sean definitivas, mostrando a cada uno de

los empleados como encaja su puesto en la organización y señalando la forma como

esta constituye el logro de los objetivos y las buenas relaciones con los demáscompañeros.

3. OBJETIVOS DEL MANUAL

a.

Los manuales en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:

b.

Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la

institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su

participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de

las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

c.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

d.

Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

e.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben de hacer y

cómo deben hacerlo.

f.

Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.

Construir una base, procedimientos y métodos.

4. TIPOS DE MANUALES

Existen varios tipos de manuales, a continuación se citan los de mayor uso y

divulgación, de la manera siguiente:



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4.1 POR SU CONTENIDO

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materia, dentro de

este tipo tenemos los siguientes:

a. Manual de Organización

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a

través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de

los distintos puestos y las relaciones.

b. Manual de Políticas

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma dedecisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona

el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

c. Manual de Procedimientos

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales

se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía de trabajo

al personal y es muy valioso para orientar al personal de nuevo ingreso. La

implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal

utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse

en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de

ellas, incluyendo además los puestos o unidades administrativas que intervienen,

precisando su responsabilidad y participación. Suele obtener información y ejemplos

de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos deoficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las

actividades. 3

3 Guillermo Gómez Ceja. Planeación y Organización de Empresas, Editorial McGraw Hill, OctavaEdiciòn 1994. Pag. 406.



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4.2 POR SU FUNCION ESPECIFICA

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro

de este apartado pueden haber los siguientes manuales:

a. Manual de Auditoría

Es una herramienta de apoyo al personal que interviene en la revisión y

evaluación de la información y de los procedimientos de control, en el cual se

consigna en forma metódica las operaciones que deben seguir para la realización

de las funciones de un departamento de auditoría.

b. Manual de Contabilidad

Trata a cerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como

fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.

c. Manual de Finanzas

Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los

niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a

quienes en la administración están involucrados con el manejo de dinero,

protección de bienes y suministros de información financiera.

d. Manual de Producción

Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los

problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor o pronta solución. La necesidad

de coordinar el proceso de fabricación es tan reconocida, que en las operaciones

de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

e. Manual de Compra

El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de

compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus

actividades.



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B. CONTROL

1. DEFINICIONES DE CONTROL

Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados,

ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. 4

La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño

con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes

diseñados para alcanzarlos.

5

2. IMPORTANCIA DEL CONTROL

Son todas aquellas actividades que se aseguran que la realización, en lasorganizaciones, se lleve a cabo de acuerdo con lo que se ha planeado.

a. Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los subordinados a fin de

lograr los objetivos.

b. Permite el análisis de lo realizado con lo planeados.

c. Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad

administrativa.

d. Se constituye para los jefes en un herramienta, a través de la cual se

comprueba si los objetivos de la Empresa son alcanzados conforme a la

planificación.

3. ELEMENTOS DEL CONTROL

a. Establecer normasA través de la primera fase del proceso Administrativo, llamado “Planeación“ se

establecen objetivos generales que la Empresa desea alcanzar en un periodo

determinado. De los objetivos generales se desprenden los objetivos para cada

4 Maddock . Administración de Empresas Teoría y Practica Pág. 3555 Harold Koontz y Heinz Weihrich. http://biblioteca.itson.mx. Concepto de Control. 15 Octubre 2007.

http://biblioteca.itson.mx/






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Departamento, y para estos objetivos se establecen metas sobre calidad, costos

de producción, tiempo de atención, ventas, etc.

Las Normas son entonces Patrones, Puntos de Referencia, que permitenIdentificar, comparar y determinar si una cantidad o cualquier otro factor en

estudio es Inferior, Igual o Superior al patrón o modelo establecido.

b. La Comparación o Medición

Al aplicar la Norma al hecho o realidad objeto de la comparación se origina el

resultado. Para que responda el resultado a la realidad se requiere:

i) Que se haya comprendido y descrito claramente el resultado.ii) Que la norma haya sido lógicamente establecida.

Merece especial análisis la comparación de las Normas con la realidad o suceso,

porque en la medida en que esa comparación se lleve a cabo en forma adecuada, el

resultado reflejará o no la realidad.

La comparación del hecho con la Norma se va tomando más compleja y exige

conocimientos especializados. Esa operación de medición o comparación toma

diversas denominaciones en muchos casos, tales como: Evaluación, Auditoria,

Fiscalización, etc. Para efectos de la comparación, los gerentes disponen de ciertos

medios, entre los cuales se citan.

i) Los Informes Verbales: incluyen el uso de entrevistas y discusiones de grupo de

carácter informal, para la obtención de datos sobre lo ejecutado.

ii) Los Informes Escritos: Son muy útiles para informar sobre lo ejecutado,

principalmente cuando es preciso transmitir información completa y detallada.

Son ventajosos ya que proporcionan datos utilizables en la elaboración de

estadísticas que pueden se aprovechados para formular planes.



29

b. La Eficiencia del Contro l: Significa que el grado de eficiencia de las técnicas de

control está determinado por su capacidad para descubrir y señalar no solo las

desviaciones, sino también las causas de éstas.

c. La Responsabilidad del Control: Significa que el control es una funciónespecífica de un Jefe al que se le ha encomendado la responsabilidad de ejecutar

un plan.

d. La Correspondencia con los Planes: Este principio se refiere a que debe existir

una identificación total de los controles con los planes, de tal manera que el

control sea un reflejo de la estructura de los planes.

e. La Existencia de Normas: La eficiencia del control esta supeditada al

establecimiento previo de normas objetivas, claras y adecuadas a los planes.

f. La Flexibilidad del Control: Los controles deben permitir que se les introduzcan

cambios tan pronto como sea necesario, de manera que se adapten a las nuevas

condiciones externas o internas con mayor rapidez posible.

g. Principio de Acción: La existencia del Control es Justificable, siempre que la

observación de desviaciones de los planes, conlleve a la aplicación inmediata de

las medidas correctivas necesarias.

5. TIPOS DE CONTROL

a. Contro l Previo:

Es el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las

operaciones que se haya proyectado realizar, antes de su autorización o antes de

que esta surta sus efectos, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad

de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y

presupuestos.b. Control Concurrente:

Es el que se lleva a cabo mientras se desarrolla una actividad. La Forma mas

conocida del Control Concurrente, es la supervisión directa, y por lo consiguiente

se puede corregir los problemas a medida que aparezcan.



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c. Control Posterior:

Este control es el que se lleva a cabo después de la acción. De esta forma, se

procede a determinar las causas de cualquier desviación que se aleje del plan, y

los resultados se aplican a actividades futuras similares.

6. TÉCNICAS DE CONTROL

Los Gerentes disponen con una serie de recursos para controlar las operaciones de

una Empresa.

a. Las Técnicas Presupuestales

En el cual los planes, programas y objetivos se encuentran expresados entérminos cuantitativos, lo que facilita grandemente la comparación de lo actuado

con relación a lo planeado, entre los tipos de presupuestos está:

Presupuesto de Ingreso.

Presupuesto de Gastos.

Presupuesto de Materiales y Productos.

Presupuesto de Capital.

Presupuesto de Efectivo.

b. Las Técnicas no Presupuestales

También son otros Recursos de Control utilizados frecuentemente en forma

conjunta con los presupuestos, entre los cuales se encuentran:

Datos Estadísticos.

Reportes o Análisis especiales.

La Observación Directa

Análisis del punto de equilibrioPrograma de auditoria.

c. Técnicas Modernas de Contro l

Entre las cuales se encuentran:

Técnicas de Revisión y Evaluación de Programas ( PERT )



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Gráficos de Gantt.

Costeo Directo.

Investigación de Operación.

d. El Punto de Equilib rio.

Se conoce como punto de equilibrio de una Empresa al volumen de ventas para

el cual, los ingresos equivalen exactamente a los costos totales. Es decir, es el

punto, en que la Empresa, a pesar de estar activa, no obtiene perdidas ni

utilidades. El análisis del punto de equilibrio permite a los Gerentes contar con

datos preciso, referente a la cantidad de costos fijos y variables más

convenientes, para maximizar las utilidades según las ventas esperadas. El puntode equilibrio se establece por medio de un grafico que muestra la relación de los

beneficios con los diferentes volúmenes de ventas y costos, de tal forma que llega

a señalar el volumen de ventas en que los ingresos cubren exactamente los

costos y por lo tanto no hay beneficio ni perdidas.

C. CONTROL INTERNO

1. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO

El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa

confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, reguladores, etc. 6

6 Estupiñán Gaitan, Rodrigo, Control Interno (Estructura Conceptual Integrada COSO) pag.14.

En

consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas,

lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. El informe COSO nos da una

definición integradora de control interno con el objetivo de facilitar un modelo con

base al cual las empresas y otras entidades pueden evaluar sus sistemas de control

y decidir como mejorarlos:



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El control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la

administración y otro personal de la entidad, diseñado para proporcionar seguridad

razonable con miras a la consecución de los objetivos en las siguientes categorías:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Confiabilidad en la información financiera.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales:

a. El control interno es un proceso. Es un conjunto de acciones estructuradas y

coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.

b. El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de

manuales de políticas impresos, sino de personas en cada nivel de la

organización.

c. El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad, no la

seguridad total a la dirección y al Consejo de Administración de la entidad.

d. El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos en uno o

más ámbitos independientes, pero con elementos comunes.

En segundo lugar, da cabida a los subgrupos de control interno. Así, uno puede

centrarse en, por ejemplo, los controles sobre la información financiera o los

relacionados con el cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa.

Asimismo permite centrarse en los controles sobre unas unidades o actividades

determinadas de una entidad.

2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

El control interno se puede resumir en 5 objetivos principales los cuales son:

a. Asegurar el cumplimiento de las políticas, planes y objetivos.

b. Coordinar las funciones y procedimientos para promover la eficiencia.



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c. Garantizar las informaciones.

d. Salvaguardar los activos previniendo errores y fraudes.

e. Promover la efectividad y eficacia de las operaciones.

3. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO7

El control interno es una responsabilidad administrativa y como tal, la administración

debe establecerlo y ejecutarlo. Para que sea efectivo, se requiere tener en cuenta en

su diseño algunos principios:

a. Efectividad y Segregación de funciones: El control debe hacerse en las áreas

claves, es decir, los puntos críticos de personal, producción, finanzas, ventas.

b. Objetividad: Las acciones futuras deben ajustarse a la información que se tenga.

Una división, sección o departamento tiene sus objetivos específicos y sistemas

de control. Muchos aspectos pueden ser manejados por ellos mismos.

c. Flexibilidad: los controles deben diseñarse para que mantengan contacto directo

entre el que controla y lo que es controlado.

d. Proyección: el control esta estrechamente relacionado con la comunicación.

Funcionalidad: en los sistemas de control el factor humano es esencial ya que las

personas responsables pueden evaluar con criterios objetivos y subjetivos.

e. Adaptabilidad: debe ser flexible; el sistema de control, cualquiera que sea, debe

responder a ciertas condiciones cambiantes. Muchas veces un sistema de control

necesita que se determinen métodos para mejorarlo.

f. Comunicación: adaptable a la organización; los controles deben ser

determinados de acuerdo al tipo de organización.

7 Peña Bermúdez, José Maria .Control de Auditoria y Revisión Fiscal. Pag.12.



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g. Eficacia: las unidades administrativas que conforman equipos de trabajo

orientados hacia el autocontrol mediante la búsqueda de resultados de grupo

logran mayor eficacia.

4. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

Es importante porque sirve para establecer una definición común que sirva a las

necesidades de las diferentes partes; proporcionar un estándar mediante el cual las

entidades de negocios y otras grandes o pequeñas, en el sector publico o privado,

con animo de lucro o no, puedan valorar sus sistemas de control y determinar como

mejorarlos.

5. CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO

Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características

comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero

en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.

a. Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los datos

mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda acciones

que no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo haya. Valuar la

precisión de la información que se recibe es una de las funciones más

importantes que deben cumplir los gerentes.

b. Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y

evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.

c. Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control deberá

ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando menos

subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, Mayores probabilidades habrá de

que las personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante la



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información que reciben. Un sistema de control difícil de entender provocara

errores innecesarios y conjunción o frustración entre los empleados.

d. Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha decentrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen

mayores probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así

mismo en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la

máxima eficacia.

e. Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá ser

menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor manera dereducir al mínimo los gastos superfluos es en un sistema de control; consiste en

hacer la cantidad mínima que se requiere para garantizar que la actividad vigilada

llegue a la meta deseada.

f. Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible con

las realidades de la organización. Por ejemplo, las personas han de ser capaces

de advertir una relación entre los niveles de desempeño que les pide alcanzar y

los premios que obtendrán con ellos. Más aun, todos los estándares del

desempeño deben ser realistas. La diferencia del estatus entre los individuos ha

de ser reconocida también. Aquellos que tienen la obligación de comunicar las

desviaciones a alguien quien juzga como un trabajador de nivel mas bajo quizá

dejen de tomar en serio el sistema de control.

g. Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información

relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo entoda la organización por dos razones: En primer lugar, es posible que cada paso

en el proceso del trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación. En

segundo lugar, la información debe llegar a cuantos la deben recibir.



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h. Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente tan

estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En casi

todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las

organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambiosadversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.

i. Prescrip tiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían iniciar

después de detectar una desviación respecto a los estándares, cuales son las

medidas correctivas que convienen aplicar. La información se concentrará en una

forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar las medidas que

correspondan.

j. Aceptable para los miembros de la organización. Para que los miembros de la

organización acepten a un sistema de control los controles deberán relacionarse

con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de reflejar el lenguaje y

las actividades de aquellos que están directamente interesados en el control. Así,

los ejecutivos de alta gerencia se interesan en el desempeño financiero. En su

nivel, el sistema tendrá que relacionar por lo menos algunos controles con los

resultados y el presupuesto financieros. Sin embargo en el caso de los

supervisores de primera línea, el control deberá relacionarse con cosas tangibles

como las horas de trabajo, el número de productos generados, los porcentajes de

objetivos rechazados, el tiempo ocioso y la pérdida de materiales. Desde su punto

de vista los controles serán significativos si se le suministra información oportuna

y objetiva sobre las actividades diarias.

6. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Los controles internos pueden ser clasificados de acuerdo de la siguiente manera:

a. Atendiendo al momento en que se actúa:

• Controles preventivos: Establecen las condiciones necesarias para que el

error no se produzca. Como ejemplos de controles preventivos tenemos la



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segregación de funciones, la estandarización de procedimientos, las

autorizaciones, los passwords, o los formularios prenumerados.

• Controles defectivos: Identifican el error pero no lo evitan, actuando como

alarmas que permiten registrar el problema y sus causas. Sirven como

verificación del funcionamiento de los procesos y de sus controles preventivos.

Como ejemplos tenemos la validación de los datos de entrada, cuando se

realiza con posterioridad al procesamiento de dichos datos, los totales de

control, los controles cruzados.

• Controles correctivos: Permiten investigar y rectificar los errores y sus

causas, están destinados a procurar que las acciones necesarias para su

solventación sean tomadas. Como ejemplos tenemos los listados de errores,

las evidencias de auditoria o las estadísticas de causas de errores.

b. Atendiendo al alcance

Controles de supervisión: Son procedimientos utilizados por la dirección para

poder alcanzar los objetivos del negocio y así controlarlo. Este tipo de controles

proporciona a la dirección (y por lo tanto, a los auditores) seguridad en cuanto a la

fiabilidad de la información financiera.

Dichos controles pueden estar incluidos, de un modo intrínseco, en las

actividades recurrentes de una entidad o consistir en una evaluación periódica

independiente, llevada a cabo normalmente por la dirección. La frecuencia de

estas evaluaciones depende del juicio de la dirección. Mediante estos controles

podremos detectar errores significativos y realizar un control continuo de la

fiabilidad y de la eficacia de los procesos informáticos.



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7. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO8

La gestión de riesgos corporativos consta de ocho componentes relacionados entre

sí, que se derivan de la manera en que la dirección conduce la empresa y cómo

están integrados en el proceso de gestión. A continuación, se describen estoscomponentes:

a. Ambiente interno

Abarca el talante de una organización y establece la base de cómo el personal de

la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía para su gestión, el

riesgo aceptado, la integridad y valores éticos y el entorno en que se actúa.

b. Establecimientos de objetivos

Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales

evento que afecten a su consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura

que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos

seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además

de ser consecuentes con el riesgo aceptado.

c. Identificación de eventos

Los acontecimientos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad

deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas

últimas revierten hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar

objetivos.

d. Evaluación de riesgos

Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base paradeterminar cómo deben ser gestionados y se evalúan desde una doble

perspectiva, inherente y residual.

8 Gestión de Riesgos Corporativos Marco Integrado, Técnicas de Aplicación. Septiembre 2004.



39

e. Respuesta al riesgo

La dirección selecciona las posibles respuestas -evitar, aceptar, reducir o

compartir los riesgos- desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el

riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.

f. Actividades de contro l

Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar

que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo eficazmente.

g. Información y comunicación

La información relevante se identifica, capta y comunica en forma y plazoadecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una

comunicación eficaz debe producirse en un sentido amplio, fluyendo en todas

direcciones dentro de la entidad.

h. Supervisión

La totalidad de la gestión de riesgos corporativos se supervisa, realizando

modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo

mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes

o ambas actuaciones a la vez a la gestión de riesgos corporativos no constituye

estrictamente un proceso en serie, donde cada componente afecta sólo al

siguiente, sino un proceso multidireccional e iterativo en que casi cualquier

componente puede influir en otro.



40

D. CONTROL INTERNO FINANCIERO

1. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO FINANCIERO O CONTABLE

Comprende el plan de organización, los procedimientos y registros que

conciernen a la custodia de los recursos, así como a la verificación de la exactitud

y confiabilidad de los registros e informes financieros 9

a. Las operaciones y transacciones se ejecuten dé acuerdo con la autorización

general o específica de la administración.

.

Este control debe estar proyectado a dar seguridad razonable de que:

b. Dichas transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparación deestados financieros de conformidad con los principios de contabilidad

generalmente aceptados.

c. El acceso a los bienes o disposiciones, solo es permitido previa autorización de la

administración.

d. Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los

recursos y que además el resultado de su registro se compara periódicamente

con los recursos físicos. Por ejemplo: las tarjetas de control de inventario

permanente con los recursos físicos tomados por la empresa.

Los controles internos financieros incluyen controles sobre los sistemas de

autorización y aprobación, segregación de deberes entre las funciones de registro e

información contable de las que involucran directamente las operaciones o la

custodia de recursos, así como controles físicos de dichos recursos.

2. OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERADentro de los objetivos básicos, que incluyen las normas en general, la información

contable debe servir fundamentalmente para:

9 Estupiñán Gaitan., Rodrigo. Análisis Financiero y de Gestión. Pág. 9



41

a. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las

obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que

hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

b. Predecir flujos de efectivo.c. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los

negocios.

d. Tomar decisiones en materia de inversiones y créditos.

e. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

f. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

g. Fundamentar la determinación de cargas tributarías, precios y tarifas.

h. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad de unente económico represente para la comunidad.

3. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO

El control interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utilice en

la empresa fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y

financieros que ayudan a que la empresa, realice su objeto. Detecta las

irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los

niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas

contables, para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y

manejos empresariales.

4. BENEFICIO DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO

El control interno sobre el proceso y presentación de reportes financieros consta

de políticas y procedimientos de la compañía, diseñados y operados para proveer

seguridad razonable sobre la confiabilidad de la presentación de reportesfinancieros de una compañía y sobre su proceso para preparar y presentar

razonablemente estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad

generalmente aceptados incluye políticas y procedimientos para mantener

registros de contabilidad, autorizar ingresos y desembolsos y salvaguarda de

activos.



42

El efectivo control interno sobre la presentación de reportes financieros es esencial

para que una compañía administre de manera efectiva sus asuntos y que cumpla

plenamente su obligación para con sus inversionistas. La administración de una

compañía, sus propietarios inversionistas públicos y otros para tomar decisionestienen que ser capaces de confiar en la información financiera reportada por las

compañías.

5. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO

a. Un plan de organización que provea segregación adecuada de las

responsabilidades y deberes.

b. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que proveaadecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y

gastos.

c. Practicas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los

departamentos de la organización.

d. Recurso humano de calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades.

Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan

básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia

importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema.

Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede

considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los

procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

6. ALCANCE DEL CONTROL INTERNO FINANCIERO

Las evaluaciones del control interno financiero varían en alcance y frecuencia,dependiendo del significado de los riesgos que están siendo controlados y de la

importancia de los controles en la reducción de aquellos. Los controles que se

orientan a riesgos de prioridad alta y aquello más críticos para reducir un riesgo

dado, tenderán a ser evaluados más frecuentemente. La evaluación de un sistema

de control interno financiero completo -que será necesitada con menos frecuencia



43

que la valoración de controles específicos- puede motivarse por diversas razones:

estrategia principal o cambio administrativo, adquisiciones y disposiciones, o cambios

significativos en las operaciones o en los métodos de procesamiento de información

financiera.

Cuando se toma una decisión para evaluar el sistema de control interno financiero

completo de una entidad, la atención se debe dirigir a cada uno de los componentes

del control interno con respecto a todas las actividades significativas.

7. RELACIÓN CON OTROS CONTROLES

En la Administración Financiera se toman decisiones con relación a la expansión delnegocio, tipos de valores que se deben emitir para financiar el crecimiento, los

términos de crédito sobre los cuales los clientes podrán hacer sus compras, la

cantidad de inventarios que se deberán mantener, el efectivo que debe estar

disponible, análisis de fusiones, utilidades para reinvertir en lugar de pagarse como

dividendos.

El control interno financiero se relaciona con una serie controles dada su importancia

entre los cuales podemos mencionar:

a. Sistemas de autorización y aprobación

b. Control de Inventarios

c. Segregación de Tareas

d. Controles Físicos

e. Controles administrativos

f. Análisis estadísticos

g. Estudio de tiempos y movimientosh. Programa de selección y capacitación



44

E. PROCESO

1. DEFINICIONES DE PROCESO

De las definiciones de proceso, recogidas en la literatura especializada, una de las

más lógicas, sencillas y actuales es la que lo conceptualiza como “una secuencia de

actividades que tienen la finalidad de lograr algún resultado, generalmente crear un

valor agregado para el cliente.10

Otra definición interesante de proceso es la que refiere “un proceso implica el uso de

los recursos de una organización, para obtener algo de valor. Así, ningún producto

puede fabricarse y ningún servicio puede suministrarse sin un proceso, y ningún

proceso puede existir sin un producto o servicio”.

11

2. CLASIFICACION DE LOS PROCESOS

En general de las definiciones de proceso se pueden extraer como ideas básicas que

constituyen un conjunto de actividades interrelacionadas, que persiguen la creación

de valor y que su salida final es la conformación de un bien o servicio para un cliente

que puede ser interno o externo a la organización.

Lo primero que vale apuntar es el hecho de que no existe una única manera de

clasificar los procesos, no obstante los autores de este trabajo aceptan y comparten

como válidas las que aquí señalamos.

a. Por el alcance en la organización

Empresariales. Es todo aquel proceso que en su ejecución involucra a varias

unidades organizativas de la entidad.

Funcionales. En si mismo o como descomposición de un proceso empresarial, sedesarrolla o tiene su inicio y fin dentro de una sola área organizativa.

:

Unitarios: Es una actividad elemental realizada en un nivel de la organización inferior

a la funcional.

10 http://www.wikilearning.com/definicion_de_proceso-wkccp-12497-2.htm.Evans y Lindsay, 2000:341.11http://www.wikilearning.com/definicion_de_proceso-wkccp-12497-2.htm.Krajewski y Ritzman,2000:89

http://www.wikilearning.com/definicion_de_proceso-wkccp-12497-2.htm



http://www.wikilearning.com/definicion_de_proceso-wkccp-12497-2.htm.Krajewski







46

b. Mejorar la salud: curar o mejorar el estado de salud alterado, mediante los

diferentes medios terapéuticos.

c. Controlar la enfermedad: en los casos de enfermedades crónicas o incurables.

d. Evaluación: Como todo producto, la asistencia sanitaria producida tiene unacalidad determinada, que debe ser evaluada para poder determinar la validez

de la misma. Esto es un proceso complejo y todavía no resuelto de una

manera definitiva. Hoy en día suelen medirse aspectos parciales de la misma.

La evaluación de la calidad permitirá modificar la planificación de la asistencia

sanitaria, con el fin de acercarse a la excelencia (ausencia de errores), a

través de las técnicas de control y garantía de la calidad.

A pesar de todas estas similitudes, existen varios aspectos que diferencian al

proceso de producción sanitaria del industrial:

a. La materia prima (pacientes) no es homogénea. Además, toda la materia

prima tiene que ser admitida, aunque sea de mala calidad. Por tanto, cada

paciente requiere un paquete de medidas individualizado. Ello hace que el

proceso asistencial se asemeje más a una producción de tipo artesanal, que a

una de tipo industrial.

b. La cadena de producción no puede pararse, a pesar de que se detecten fallos

o de que no se esté seguro de la eficacia de las medidas tomadas. Por otra

parte, los errores pueden ser irreparables y en muchos casos no se puede

esperar a los resultados de los “tests”.

5. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVES DE LA ORGANIZACIÓN

La identificación de los procesos claves de la organización tiene la finalidad de

definir o precisar cuales son los procesos que determinan la razón de ser de la

entidad, es decir, señalar aquellos procesos que soportan la Misión de la

organización. Para dar cumplimiento a este primer paso se hace imprescindible la



47

participación del consejo de dirección, de especialistas de la entidad y de algunos

empleados que conozcan en profundidad la organización.

Como referencia para mostrar toda la lógica del procedimiento aplicado, cuyospasos son los siguientes:

a. Identificación de los procesos claves de la organización.

b. Elaboración del Mapa de Proceso de la entidad.

c. Confección de las gráficas de proceso.

d. Análisis de los procesos.

e. Propuestas de mejora.f. Elaboración de las gráficas de control.

g. Propuesta de indicadores para medir el desempeño del proceso mejorado.

G. PROCESO DE BENEFICIADO

1. CONCEPTO DE PROCESO DE BENEFICIADO

1.1. Concepto Convencional

Técnicamente consiste en la serie de pasos o etapas de procesamiento a las que

se somete el café para quitar o eliminar todas sus capas o cubiertas de la forma

más eficiente sin afectar su calidad y su rendimiento. Es una transformación

primaria del grano.

1.2. Concepto Ecológico El conjunto de operaciones que se realizan para transformar el café uva en

pergamino seco, conservando la calidad del café, cumpliendo con las normas de

comercialización, evitando pérdidas de café y eliminando procesos innecesarios,



48

aprovechando los subproductos del grano, consiguiendo el mayor ingreso

económico al caficultor y minimizando la contaminación del ambiente.

Es un método de beneficiar que combina el procesamiento de café de alta calidadcon la protección del ambiente y la utilización de los subproductos del grano.

Los módulos son integrados, compactos y de alta capacidad. Utilizan un motor

para varios componentes por lo que se ahorra en electricidad y mantenimiento. El

transporte de café uva y el despulpado se hace en seco con tornillos sin fin. La

pulpa y el mucílago se juntan al final del proceso y se transportan por un sistema

similar al del café uva.

La desmucilaginadora - lavadora utiliza muy poca agua en el proceso de lavado.

Es de flujo ascendente. Puede recuperar una gran cantidad de café verde y seco.

El lavado es muy eficiente.

La pulpa mezclada con el mucílago se transporta a trincheras de

almacenamiento. Luego de varios días se utiliza la lombriz roja californiana para

descomponer el material. Las lombrices descomponen la pulpa con el mucílago

para formar composta. Esta puede utilizarse como fertilizante orgánico.

2. PROCESO PRODUCTIVO DEL SECTOR

A nivel de la región centroamericana, un Beneficio Húmedo de Café consta

básicamente de las siguientes operaciones: recepción, clasificación, despulpado,

fermentación, transporte, clasificación, lavado, secado, empaque y

almacenamiento. Sin embargo, no se puede hablar de una serie de operaciones

universales, ya que cada beneficio adecua las operaciones a su realidad ycondiciones.

De igual forma en la región existen distintos tipos de beneficio 12

12 Manual de beneficiado húmedo del café, ANACAFE (Páginas 10 a 12)

.



49

Beneficio Artesanal: regularmente ubicados dentro de las parcelas o

viviendas de los pequeños productores, la mayoría de las operaciones se

realizan en forma manual.

Beneficio Tradicional: ubicados en lugares que presentan una red hídricacon bastante caudal, requieren para su operación grandes volúmenes de

agua, se estima que utilizan entre 2,000 a 3,000 litros de agua para procesar

un quintal de café pergamino seco.

Beneficio Semitecnificado: se ubican cerca de una fuente de agua, el

proceso es el mismo que en el beneficiado tradicional, una de las

características es que cuenta con un sistema de recirculación de agua en el

proceso, logrando una disminución de hasta un 50%. Beneficio Tecnificado: pueden estar ubicados en cualquier lugar de la finca.

Debido a las mínimas cantidades de agua usada (reducción del 90% en

comparación con un beneficio tradicional), éstas pueden manejarse de una

mejor forma al momento de salir del beneficio y evitar la contaminación.

Beneficio Comercial (centrales): se ubican en zonas de gran concentración

de la producción y comercialización del producto. Estos beneficios encajan

en cualquiera de los beneficios antes mencionados, con excepción del

artesanal. Los propietarios no son necesariamente productores de café.

3. CADENA DE TRANSFORMACIÓN DEL CAFÉ

La cadena de transformación del café consiste en cambiar la forma que tiene el

café, es decir, convertir el café cereza a pergamino, el café pergamino a café oro

“verde” y de café oro a tostado y molido.

Las ventajas de participar en la cadena de transformación son tener más controlde la calidad del café y darle valor agregado, es decir, ganar más dinero por

transformar el café.

Entre menos intermediarios haya entre productores y consumidores, mayor será

el control sobre la calidad del café. Además, si están organizados para procesar

el café le darán valor agregado y obtendrán mejores precios.



50

Las etapas de la cadena de transformación del café son la producción, el

beneficio húmedo, el beneficio seco y la industrialización:

La producción del café consiste en todas aquellas actividades agrícolas que

se realizan en el cafetal para obtener café uva.

El beneficio húmedo es donde convertimos el café cereza en café pergamino.

El beneficio seco es donde convertimos el café pergamino en café oro,conocido también como café verde. El pergamino es morteado y clasificado, lo

que permite obtener café oro lavado o suave, el mejor pagado en el mercado.

La industrialización consiste en tostar, moler y envasar el café.

Sólo es posible obtener café de calidad si cada una de las etapas del cultivo y

transformación se realiza adecuadamente. Es decir, si no cuidamos el café desde el

inicio, no podremos obtener café de calidad, por más que se trabaje bien en las

demás etapas.

También, de nada sirve tener buena calidad en la producción si el beneficiador lo

procesa mal o lo mezcla con cafés de baja calidad o de alturas diferentes.

4. ETAPAS DEL BENEFICIO ECOLÓGICO DEL CAFÉ

A continuación se describen cada una de las etapas del beneficio húmedo de

café, haciendo énfasis en el uso de los módulos ecológicos:

Recepción y clasificación del café uva

En esta etapa se registra el peso (kilogramos) o volumen

(cajas) del café cosechado durante el día.

PRODUCCIÓNCafé Uva

BENEFICIOHÚMEDO

Café Pergamino

BENEFICIOSECO

Café Oro o Verde

INDUSTRIALIZA-CIÓN

Café tostado,molido y envasado



51

El registro reporta las cantidades recibidas, descontando el peso de los costales o

envases. El registro de la cantidad de café recibido y su rendimiento dependen de

la nivelación de las básculas y el llenado uniforme de las cajas.

Despulpado del grano de café

Consiste en separar la pulpa o cáscara del grano de café

mediante las máquinas despulpadoras, las que funcionan con

base en la presión y la fricción que se ejerce sobre las cerezas

por medio de dos superficies, una fija y otra móvil. La finalidad

es obtener café sin cáscara.

En esta etapa se pueden causar daños físicos al grano con las despulpadoras,

como: quebrar, morder o pelar los granos; lo que afecta la calidad del café

procesado. El despulpado debe realizarse el mismo día de la cosecha, máximo

de ocho a 12 horas después de ésta, para evitar la fermentación del grano.

Para realizar el despulpado hay tres tipos de despulpadoras: despulpadora de

discos, despulpadora de cilindro y despulpadora cónica vertical.

Remoción de mucílago y lavado del grano de café

La eliminación del mucílago del café es una operación cuidadosa y su importancia

radica en la operación del proceso de

fermentación natural o desmucilaginado

mecánico, ya que una deficiente

remoción del mucílago puede deteriorar

la calidad del grano o crear retardos en

las etapas siguientes del beneficio,

causando saturación de la capacidad

de las máquinas y reducción de su

eficiencia.



53

Después del lavado, el café pasa a las tolvas de escurrimiento, aquí se

recomienda:

1. Limpieza antes de la carga.

2. El tiempo de proceso se determina cuando no existe goteo.3. No debe rebasarse la capacidad de las tolvas, ya que alimentan a oreadoras y

secadoras.

4. El café escurrido no debe permanecer en el interior de la tolva por tiempo

prolongado, ya que puede haber fermentación.

Secado del grano de café

En la operación de secado se elimina la mayor parte de la humedad del grano,aun en café oreado. La finalidad es obtener un grano con 12% de humedad, para

después ser almacenado como pergamino con una calidad definida.

La importancia del secado también se

debe a que es la etapa que contribuye

mayormente a los costos del beneficio

húmedo, por el alto precio del

combustible. Además de que la etapa de

secado define la capacidad del proceso

en los beneficios húmedos.

5. BENEFICIO SECO DEL CAFÉ

Recuerda que la segunda parte del proceso de transformación del café es el

beneficiado seco, este proceso consiste en transformar el café pergamino a oro

“verde” o morteado, clasificarlo por tamaño y peso específico.La finalidad del beneficio seco es la preparación de mezclas que reúnan las

características que exigen los clientes de los diversos mercados nacionales e

internacionales. En este manual no se especifica el proceso de beneficio seco, sin

embargo, es importante consultar las especificaciones de operación de este



54

proceso a fin de obtener café oro “verde” de calidad, para el proceso de

industrialización.

6. INDUSTRIALIZACIÓN DEL CAFÉEn esta fase se describen las características de las técnicas del tostado, molido y

envasado del café. Se presentan las especificaciones y recomendaciones a

considerar en cada uno de estos procesos, para conservar la calidad del grano.

Así mismo, se presentan los grados de tostado y molido comerciales, sus

características y atributos de calidad. Se enfatiza la importancia del envasado, las

características y especificaciones de los envases y las recomendaciones para elenvasado del café.

La finalidad de producir café tostado, molido y envasado es venderlo a un precio

tal que sea más redituable que venderlo en pergamino, es decir, “darle valor

agregado”.

7. CALIDAD DEL CAFÉ

Calidad se define como el conjunto de cualidades físicas (tamaño, color y forma

del grano) y organolépticas o sensoriales (sabor, aroma, cuerpo, acidez) que le

dan al producto su aceptación en el mercado o en el gusto de los consumidores.

La calidad del café se determina en el campo, durante el beneficiado es donde

debe conservarse y no demeritarla, por lo que es fundamental que con tu

experiencia y afán en el trabajo contribuyas a mantener la calidad del grano. En lacalidad del café, intervienen varios factores, destacando entre ellos las especies y

variedades de café, localización de los cafetales en altura y latitud, la región

cafetalera, corte del fruto maduro, el beneficiado húmedo o seco y

almacenamiento del café.



55

7.1 Aspectos de la calidad del café

La determinación de la calidad del café contempla varios aspectos como las

características físicas del grano, defectos del grano, características del tueste,

cualidades de la bebida, sabores anormales y calidad de la muestra. Acontinuación se describen estos aspectos:

a. Características físicas del grano

Se refiere a la forma, en el mercado el grano se toma como base la forma

Plano-convexa, que se considera la normal. El tamaño de los granos se miden

en zarandas, con medidas dadas en sesenticuatroavos (1/64) con

perforaciones redondas o alargadas. En el primer caso, el ancho del granodetermina su paso por la perforación, mientras que el segundo, en su espesor.

b. Defectos de los granos

Se pueden presentar granos negros, sobrefermentados, partidos, mordidos

picados, verdes, quebrados.

c. Características del tueste

Cuando el catador tuesta la muestra para preparar la infusión y probarla tiene

una oportunidad más que le permite calificarla de excelente, buena, regular y

mala. En igualdad de condiciones, el café de zonas bajas se tuesta más

rápidamente que el de altura.

d. Cualidades de la bebida

Las evalúa el catador al oler y sorber la infusión. Algunas de las cualidades del

café en catación son: aroma, cuerpo, acidez y sabor. Aroma: Cualidad que se detecta en la taza y varía según la altura de donde

procede el café, desde el suave y apagado, pero limpio café de zona baja,

hasta el fragante y penetrante del café de altura.



Cuerpo: Esta propiedad esta relacionada con la naturaleza de los sólidos

solubles de la infusión. El cuerpo puede ser completo y muy pronunciado,

mediano, ligero o delgado y escaso.

Acidez: Se incrementa con la altura del lugar donde se cosecha el café, yse modifica por el grado de madurez del fruto, por el tiempo transcurrido

entre la cosecha y el despulpe, y por ciertos grados se madurez del fruto,

por el tiempo transcurrido entre la cosecha y el despulpe, y por ciertos

factores climáticos. La acidez se clasifica en aguda y penetrante, mediana,

ligera, escasa y nula.

Sabor: Las cualidades de aroma, cuerpo y acidez, presentes en distintos

grados e intensidades, se complementan y dan a cada taza un sabordeterminado que puede ser sano, defectuoso o contaminado.

e. Sabores anormales

Entre los defectos derivados de la cosecha tenemos los sabores astringentes,

ásperos o cacahuate, vinoso y río.

Entre los sabores defectuosos derivados del beneficio pueden mencionarse:

sucio, terroso y sobrefermentado. Los defectos en el sabor derivados del

almacenamiento se mencionan a continuación: cosecha vieja, mohosa y

contaminante.

f. Calidad de la muestra

La muestra debe ser representativa del lote que se requiere calificar, para

lotes de 500 ó menos sacos, esta debe ser de 5 lbs y en lotes de 501 sacos ó

más, esta deberá ser de 10 lbs.

De esta muestra se toma una submuestra de 300 gramos en la que se

detectan los defectos físicos y a la que se clasifica con una tabla de

imperfecciones para cafés otros suaves. (Bolsa de Café. Nueva York, USA.).

manual de control.pdf

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