MANUAL DE CONTROL DOCUMENTARIO Y

ARCHIVO

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MANUAL DE CONTROL DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

I. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Control Documentario y Archivo de la ALT.

II. FINALIDAD

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar y coordinar, ejecutar y

controlar las actividades archivsticas a nivel de la ALT, as como de la

conservacin y uso de la documentacin proveniente de los archivos de gestin

e intervenir en la transferencia y eliminacin de documentos en coordinacin

con la Presidencia Ejecutiva de la ALT.

III. BASE LEGAL

Estatuto de la ALT.

Reglamento de Manejo Econmico y Financiero de la ALT.

Manual de Organizacin Funciones.

IV. REQUISITOS

Resolucin Presidencial de Aprobacin.

V. ETAPA DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Recepcin

Consiste en la secuencia de la presentacin del documento a la ALT o

alguna Direccin ya sea interno o externo, que ser recibido por el

recepcionista o quien haga sus veces debiendo adherir el sello de

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recibido, incluyendo el numero correlativo que se le asigna por orden de

llegada para su posterior registro.

5.2 Registro y Distribucin

5.2.1 Registro:

Es la accin administrativa, que consiste en anotar en forma

permanente y sistemtica segn sea el caso los datos referidos al

documento y la trayectoria que realizan en estricto orden

cronolgico.

Respecto al registro, la persona encargada debe de anotar con

cuidado y en forma detallada todos los datos relevantes del

documento a registrar. Ejemplo: Al registrar una resolucin, se

debe indicar el rgano que la expidi, nmero, fecha de

expedicin y motivo de la Resolucin.

5.2.2 Distribucin:

Es el tercer procedimiento que se realiza luego de ser

recepcionado y registrado el documento.

El recepcionista deber hacer llegar al destinatario quien

posteriormente derivar dicho documento para su ejecucin,

segn corresponda.

5.3 Seguimiento y Atencin

Este procedimiento se inicia una vez derivado el documento al

destinatario para su atencin, debiendo consistir en la previa, concurrente

y posterior seguimiento del documento a fin de brindar una fluida

atencin interna y externa.

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Para cerrar con el circuito deber de comunicarse el resultado adoptado

por el rea competente al usuario interno y externo.

5.4 Clasificar, Ordenar y Asignar los Documentos para su Archivo

Consiste en agrupar los documentos bajo conceptos, que en nuestro caso,

reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la

institucin, dentro de una estructura jerrquica y lgica. De esta manera,

se agrupan por separado los documentos contables, de estudios,

resoluciones, etc.

La identificacin y la agrupacin de la documentacin se llevan a cabo

mediante el cuadro de clasificacin de documentos de la ALT. (Anexo

01)

Posteriormente, se proceder a ordenar la documentacin, que consiste

en un conjunto de operaciones que permiten tener los documentos

codificados, organizados fsicamente y sealizados. Este sistema tiene

como objeto la uniformizacin de la colocacin y de la recuperacin de

los documentos archivados en cajas y situados en las estanteras

correspondientes.

Desarrollar un completo trabajo relacionado a la clasificacin de los

documentos, as como la evaluacin de los documentos, en base al valor

que se ha establecido en la Tabla General de Retencin de

Documentos (Anexo 04) para su conservacin, o caso contrario,

proceder al trmite de transferencia.

Asimismo, se identificar cada unidad de archivamiento (file de manila,

file de palanca, cajas, paquetes, etc.) con los siguientes datos:

Unidad Orgnica

Serie Documental

Fecha

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Nmero correlativo de la Unidad de Conservacin.

Todo esto conlleva al objetivo central de archivo rapidez en la ubicacin

del documento requerido, para ello se requiere de un control estricto de

los documentos que van siendo solicitados, con la finalidad de que a

futuro no se lamenten prdidas de dichos documentos.

VI. INSTRUCCIONES DEL ARCHIVO

6.1 Dotacin de Infraestructura para el Archivo Documentario y Tcnico

Preferir el uso de locales construidos con material noble.

Las instalaciones elctricas y las sanitarias debern conservarse

en perfecto estado, contando con una supervisin peridica.

Se usar iluminacin (artificial) fluorescentes por tener mayor

mbito de iluminacin y se podr controlar poniendo protectores.

La ventilacin ideal es la artificial, se deber en lo posible, usar

los ventiladores de hlice que sern ubicados en las partes

cntricas del archivo.

El mobiliario debe ser preferentemente de metal (estantes).

La fumigacin del local debe efectuarse por lo menos (01) vez

por ao.

No usar cintas adhesivas, ligas, clips de metal.

Disponer de extintores de polvo qumico.

Restringir el servicio de los documentos en deterioro.

6.2 Asignar Cdigos de Serie Documentario

El responsable del archivo de Gestin deber ordenar las unidades

documentales que conforman cada serie mediante el sistema ms

conveniente, numrico, cronolgico o en su defecto se har una

combinacin de los sistemas indicados (Anexo 02)

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6.3 Preservacin, Restauracin y Conservacin de Documentos

a) Adoptar las medidas de seguridad a fin de evitar la sustraccin

indebida de los documentos, como el ingreso de personas

extraas.

b) Desconectar los servicios elctricos y sanitarios al trmino de la

jornada laboral.

c) No fumar, comer o beber en los depsitos.

d) Disponer de extintores de polvo seco con carga vigente.

e) No mantener en el archivo material inflamables.

f) Realizar un Plan de Prevencin de Siniestros.

6.4 Capacitacin de Personal Relacionado a las Labores de Archivo

La capacitacin del personal relacionado a las labores de archivo se

realizaran en funcin a la necesidad de actualizacin y disponibilidad

presupuestal de la ALT, dicha capacitacin tiene como objeto adquirir

mayores conocimientos de la manera correcta de administrar los

documentos.

6.5 Transferencia, Eliminacin y Servicios Archivsticos

6.5.1 Transferencia

El responsable del Archivo de gestin deber formular un

cronograma anual de transferencia y lo deriva a la Presidencia

Ejecutiva para su revisin y aprobacin.

6.5.1.1 Preparacin Fsica de Transfencia

Las operaciones previas a la transferencia que debe

realizar cada unidad orgnica, deben ser:

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a) Revisin de todos los documentos que se vayan a

transferir:

Comprobar que los expedientes estn

debidamente organizados por serie documental

y ordenada de manera cronolgica, alfabtica

y/o documentaria, segn sea el caso.

Eliminar duplicados, siempre y cuando se

conserven los originales.

Eliminar las grapas, clips metlicos, gomas

elsticas y todos aquellos elementos que sean

perjudiciales para la conservacin del papel.

b) La documentacin una vez revisada, se introducir

en cajas de cartn, teniendo en cuenta las

siguientes instrucciones:

El nmero de archivadores o paquetes que se

introduzcan en cada caja depender de su

grosor, procurando de que no quede

exhaustivamente llena, lo que dificultara su

cierre y manejo, ni demasiado vaca, lo que

favorecer la deformacin de los documentos.

6.5.2 Eliminacin

Para desarrollar este procedimiento se deber tener en cuenta:

6.5.2.1 Conformacin de un Comit Evaluador de Documentos

Cuya funcin es evaluar los fondos documentales de la

ALT, a fin de que en su oportunidad se realicen los

procedimientos de trasferencia o eliminacin y estar

integrado por:

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o Presidente Ejecutivo o quien haga sus veces (Quien

lo presidir)

o Unidad de Conduccin del Plan Director

o Unidad de Manejo y Gestin Integrada de

Recursos Hdricos

o Unidad de Asesora Jurdica

o Unidad de Administracin (Quien actuar como

secretario)

o El Jefe de la Unidad, cuya documentacin ser

evaluada, el mismo que ser invitado a integrase a

la Comisin, segn el cronograma establecido.

6.5.2.2 Programa de Control de Documentos

Es un documento de gestin archivstica que establece

las series documentales que produce o recibe una

entidad pblica como resultado de sus actividades,

precisando el nmero de aos que deben conservarse y

los periodos de retencin en cada nivel de archivo hasta

su eliminacin y estar conformado por:

o Inventario de las Series Documentales (Anexo 03)

o La Tabla General de Retencin de Documentos

(Anexo 04)

o El ndice alfabtico del Programa de Control de

Documento (Anexo. 05)

o Se elaborar el Inventario General de Documentos

a Eliminarse (Anexo 06 y 07)

o El Comit evaluador de documentos de la ALT en

sesin emitir opinin favorable o desfavorable

sobre la procedencia de eliminacin de las series

inventariadas, haciendo constar en actas su

decisin (Anexo 08).

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6.5.3 Servicios Archivsticos

Para solicitar el servicio de documentos depositados en el

Archivo Central, se ha de responder los datos requeridos en el