manual de contrataciÓn departamento … · 1.4 naturaleza jurÍdica de la entidad y su ubicaciÓn...
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
BOGOTÁ D.C., Mayo de 2019
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CONTENIDO
CAPÍTULO I GENERALIDADES .............................................................................................................................. 4
1.1 OBJETIVOS ............................................................................................................................................... 4
1.2 ALCANCE .................................................................................................................................................. 4
1.3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES .................................................................................................................. 4
1.4 NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO ... 6
1.5 COMPETENCIA Y DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL ................................................. 7
1.5.1. DELEGACIÓN CONTRACTUAL DEL DAPRE .......................................................................................... 8
1.5.2. DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN ....................................................................................... 10
CAPITULO II DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL Y DE SUS PROCEDIMIENTOS ............................................... 11
2.1. ETAPAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL .......................................................................................... 11
2.2. DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL ....................................................................................................... 12
2.2.1. DEL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN – INSUMO TECNICO ..................................................................... 12
2.2.2. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ....................................................................................................... 14
2.2.3. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS ......................................................................... 15
2.2.4 EXPEDIENTE CONTRACTUAL: ............................................................................................................. 20
2.2.4.2.1 CONTRATACIÓN DIRECTA .................................................................................................................... 24
2.2.4.2.2 ACUERDO MARCO DE PRECIOS........................................................................................................... 27
2.2.4.2.3 ADQUISICIÓN DE BIENES DE MÍNIMA CUANTÍA EN GRAN ALMACÉN .............................................. 30
2.2.5. COMUNICACIÓN E INTERACCIÓN CON LOS OFERENTES ............................................................... 32
2.2.6. DE LOS RESPONSABLES DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL .......................................................... 32
2.2.7. DE LAS BUENAS PRÁCTICAS EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL .................................................... 33
2.3. DE LA ETAPA CONTRACTUAL .............................................................................................................. 38
2.3.1. DEL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN Y RESPONSABILIDAD .................................................................. 38
2.3.2. DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN Y RESPONSABILIDADES EN SU EJERCICIO ............................. 39
2.3.2.1. DEBERES DE LOS SUPERVISORES: ................................................................................................... 43
2.3.3. DE LOS RESPONSABLES DE LA ETAPA CONTRACTUAL .................................................................. 48
2.3.4. CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN. ................................................................................................................................... 49
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2.4.1. DE LA FASE POSCONTRACTUAL EN LOS CONTRATOS DE EJECUCIÓN INSTANTANEA.............. 50
2.4.2. DE LA FASE POSCONTRACTUAL EN LOS CONTRATOS DE EJECUCIÓN SUCESIVA O EN LOS QUE
SE HAYA PACTADO CLAUSULA DE LIQUIDACION ............................................................................. 50
2.4.2.1. DE LA LIQUIDACIÓN BILATERAL .......................................................................................................... 51
2.4.2.2. DE LA LIQUIDACIÓN UNILATERAL ....................................................................................................... 52
2.4.2.3. DEBERES DE LOS SUPERVISORES DEL CONTRATO UNA VEZ FINALIZADO EL PLAZO DE
EJECUCIÓN CONTRACTUAL: ............................................................................................................... 53
2.4.3. DE LOS RESPONSABLES DE LA ETAPA POSCONTRACTUAL .......................................................... 54
2.4.4. BUENAS PRÁCTICAS EN LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ............................................................ 55
CAPÍTULO III DISPOSICIONES SOBRE MANEJO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE CONTRATOS .... 56
3.1. RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL ........................................ 56
CAPÍTULO IV APLICACIÓN NORMS CONTROL INTERNO Y PARTICIPACION CIUDADANA .......................... 57
4.1. APLICACIÓN DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO ....................... 57
4.2. BUENAS PRÁCTICAS EN LA UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA GESTIÓN
CONTRACTUAL ...................................................................................................................................... 60
4.3. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA A TRAVÉS DE VEEDURÍAS ORGANIZADAS
E INTERESADOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ............................................................. 61
CAPÍTULO V CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES ....................................................... 62
CAPÍTULO VI ........................................................................................................................................................... 62
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ ....................................................................................... 62
– FONDO PAZ- ......................................................................................................................................................... 62
6.1. AMBITO DE APLICACIÓN ...................................................................................................................... 63
6.2. REGIMEN APLICABLE ............................................................................................................................ 63
6.3. PUBLICACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL ............................................................................. 63
6.4. PRINCIPIOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ............................................................................ 63
6.5. COMPETENCIA PARA CONTRATAR ..................................................................................................... 64
6.5.1. RESPONSABLES DEL PROCESO CONTRACTUAL ............................................................................. 64
6.5.2. COMITÉ ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR ....................................................................................... 65
6.6. COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN ............................................................................................... 65
6.6.1. OBJETO Y FACULTADES DEL COMITÉ. ............................................................................................... 66
6.6.2. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO DE COMITÉ. .................................................................... 67
6.7. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ................................................................................................. 68
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6.7.1. ETAPA DE PLANEACIÓN CONTRACTUAL ........................................................................................... 68
6.7.2. PLAN DE ACCIÓN ................................................................................................................................... 69
DISPOSICIONES FINALES .................................................................................................................................... 101
7.1. MARCO LEGAL ..................................................................................................................................... 101
7.2. DOCUMENTOS TÉCNICOS.................................................................................................................. 101
7.3. DOCUMENTOS ASOCIADOS .............................................................................................................. 102
7.4. VIGENCIA DEL MANUAL Y MECANISMOS DE REFORMA ............................................................... 102
7.5. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ................................................................................................... 102
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CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1.1 OBJETIVOS
Ofrecer un instrumento práctico para facilitar la gestión contractual al interior del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la República y servir de guía para conocimiento, información y consulta de todos los
partícipes de la gestión contractual.
1.2 ALCANCE
El Manual de Contratación adoptado por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República ,
deberá ser observado y acatado por todos los servidores públicos que presten sus servicios en los diferentes
Despachos, Secretarías, Consejerías Presidenciales, Direcciones, Áreas, Oficinas y demás dependencias de
la Entidad en el desarrollo de su actividad contractual. El presente manual establece los procedimientos para
desarrollar la gestión contractual, así como las actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia
y control de los contratos celebrados.
1.3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se
estipula la fecha de inicio para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza el inicio de
su plazo de ejecución.
ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista acuerdan la
suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden
la ejecución del mismo. Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor, el contratista y el
ordenador del gasto.
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ACTA DE REINICIO: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato
por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades.
Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor, el contratista y el ordenador del gasto.
ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene la verificación de
las condiciones de cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados y la manifestación del
contratante de recibirlos a satisfacción.
ACTO ADMINISTRATIVO QUE DEFINE EL PROCESO DE SELECCIÓN: Es la decisión de la entidad
contenida en un acto administrativo, en la cual se adjudica o declara desierto un proceso de selección.
AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL: Es la capacidad o facultad que tiene una Entidad,
una persona jurídica o natural, para adquirir derechos y obligaciones.
COMPETENTE CONTRACTUAL: Es el funcionario público que por delegación del Director del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tiene la facultad de representar a la
Entidad en una relación contractual y comprometer los recursos de la misma.
ESTUDIO DE MERCADO: Es el análisis que debe realizar la Entidad previo a la contratación, en el cual
se debe analizar la oferta y la demanda y hacer una comparación de estas para generar una idea sobre
la viabilidad y los costos estimados del bien, obra o servicio.
GESTIÓN CONTRACTUAL: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización,
control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de una Entidad Estatal.
SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública
USUARIO: Es quien requiere la contratación de bienes, servicios u obras.
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1.4 NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
El Departamento Administrativo de Presidencia de la República (DAPRE) fue creado mediante la Ley 3a. de
1898.
La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tenga una
naturaleza especial y le establece las funciones, objeto y principios de la organización, por lo que cuenta con
una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la misma.
De conformidad con la Ley 55 de 1990 el objeto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República es “Asistir al Presidente de la Republica, en el ejercicio de sus facultades constitucionales y legales,
y prestarle el apoyo administrativo y los demás servicios necesarios para dicho fin”.
De conformidad con el artículo 56 de la Ley 489 de1998: “… La Presidencia de la República estará integrada
por el conjunto de servicios auxiliares del Presidente de la República y su régimen será el de un Departamento
Administrativo”.
De conformidad con la normatividad transcrita, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República “DAPRE” es una Entidad Pública del nivel central, del orden nacional, con naturaleza jurídica de
Departamento Administrativo, clasificada orgánicamente en la Rama Ejecutiva y que hace parte del Sector
Administrativo de la Presidencia de la República.
Valga anotar que la Entidad por disposición legal, tiene unos Fondos Cuenta que son: el Fondo de Programas
Especiales para la Paz, FONDOPAZ y el Fondo Colombia en Paz (FCP).
El Fondo de Programas Especiales para la Paz, FONDOPAZ, conforme lo dispuesto en la Ley 434 de 1998
tiene a su cargo la administración de los recursos que garanticen el desarrollo de las funciones y programas
del Consejo Nacional de Paz, Reconciliación y Convivencia, de conformidad con sus planes, programas y
prioridades, así como la financiación de las acciones que realice el Consejo Nacional de Paz, así como los
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programas de paz encaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de los grupos alzados en armas,
de acuerdo con la política de paz existente.
El Régimen de Contratación de dicho fondo de conformidad con las normas que lo rigen es de derecho
privado, razón por cual los contratos celebrados, con cargo a la cuenta del Fondo de Programas Especiales
para la Paz se regirán por las reglas del derecho privado, toda la demás contratación de la Entidad se sujeta
a las disposiciones del Estatuto General de Contratación Pública y se rigen conforme sus reglas y
procedimientos.
El Fondo Colombia en Paz (FCP) que sustituye el Fondo para la Sostenibilidad Ambiental y Desarrollo Rural
Sostenible en Zonas Afectadas por el Conflicto, conforme al Decreto 691 de 2017 se constituye como
patrimonio autónomo de la Entidad, tiene como objetivo ser el principal instrumento para la administración,
coordinación, articulación, focalización y ejecución de las diferentes fuentes de recursos para realizar las
acciones necesarias para la implementación del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la
Construcción de una Paz Estable y Duradera.
El régimen de contratación de este fondo (FCP) es el derecho privado, observando los principios de igualdad,
moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad de que trata el artículo 209 de la
Constitución Política.
1.5 COMPETENCIA Y DELEGACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
En los términos del artículo 12 de la Ley 80 de 1993 que permite a los jefes y los representantes legales de
las entidades estatales, delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar
la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo
o en sus equivalentes, la suscripción de los contratos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de
la República se hará por los funcionarios delegados en los estrictos términos de la delegación de ordenación
del gasto, bien por la naturaleza o cuantía del contrato a suscribir, ordenada mediante Acto Administrativo
proferido por el Director del DAPRE.
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De conformidad con las disposiciones que rigen la materia, es competencia del supervisor o interventor del
contrato, el ejercicio de las funciones relacionadas con el control, el seguimiento y la verificación del
cumplimiento de los contratos conforme sus competencias y atribuciones.
1.5.1. DELEGACIÓN CONTRACTUAL DEL DAPRE
A la fecha de expedición del presente manual, los delegatarios en materia contractual del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 093
del 11 de febrero de 2019, son:
El Subdirector General:
Cuando la cuantía del proceso contractual sea superior a la menor cuantía de la entidad
Cuando se trate de la suscripción de convenios y contratos interadministrativos, independientemente de
la cuantía.
Cuando se trate de contratos sin cuantía o de aquellos en los que la entidad no comprometa su
presupuesto.
Cuando se trate de contratos de comodato.
Cuando se trate de Convenios de Asociación o Cooperación a los que hacen referencia el artículo 355
de la Constitución Política y los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998.
Cuando se trate de contratos, convenios, acuerdos, o cualquier tipo de instrumento de cooperación
internacional que se celebre con organismos y entidades internacionales, con otros estados, con
gobiernos o con agencias gubernamentales de aquellos, y con organismos internacionales.
El Director Administrativo y Financiero:
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Cuando el valor del bien, obra o servicio a contratar sea igual o inferior a la menor cuantía de la Entidad.
Cuando se trate de ordenación de gasto en materia de servicios públicos.
El Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz:
Para los contratos que se generen con cargo a los rubros Funcionamiento - transferencias corrientes -
fondo de programas especiales para la paz: Programas Desmovilizados, e Inversión - implantación de
programas especiales para la paz. Ley 368/97 - acciones y actividades de paz nacional.
El Consejero Presidencial para la Estabilización y la Consolidación:
Para los contratos que se generen con cargo al presupuesto de Gastos de Funcionamiento y Gastos de
Inversión que le sea asignado al Fondo Colombia en Paz.
En el evento de modificación de la delegación de competencias contractuales, el acto administrativo de
delegación formará parte integral del presente manual y así mantener vigente la información en esta materia.
El Área de Contratos del DAPRE, como líder del proceso de adquisición de bienes y servicios y de acuerdo
con las funciones normativas encomendadas, tiene las funciones de impulso y trámite señaladas en el acto
administrativo de delegación de la actividad contractual (Resolución No. 093 de 2019 o disposiciones que la
modifiquen o sustituyan) y cumple con las siguientes funciones:
Elaborar y mantener actualizado el manual de contratación del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República y por conducto de la Dirección Administrativa y Financiera presentarlo para
aprobación de la Subdirección General.
Adelantar los procesos de contratación que requiera el Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República, para la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con necesidades y con sujeción a
las disposiciones aplicables a cada modalidad de selección.
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Coordinar la designación y cumplimiento de funciones del Comité Estructurador y del Comité Evaluador
cuando se requiera su conformación en los procesos de contratación de competencia del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República.
Proyectar para firma del competente contractual, los actos administrativos, minutas de contratos o
convenios y demás documentos contractuales que se requieran en desarrollo de las diferentes etapas
del proceso contractual, y gestionar todos los trámites necesarios para su perfeccionamiento, legalización
y ejecución, incluyendo la revisión y aprobación de las garantías requeridas y la liquidación de los
contratos cuando a ello haya lugar.
Coordinar la publicación de los actos administrativos y documentos que se generen en los procesos de
contratación que se adelanten en la entidad, de conformidad con lo establecido en las disposiciones
legales aplicables y en el Manual de Contratación de la Entidad.
Comunicar a las diferentes dependencias, interventores y/o supervisores del perfeccionamiento de los
contratos y remitir copias correspondientes para el control de ejecución respectivo.
Adelantar con relación a los contratos o convenios del Departamento Administrativo de la Presidencia de
la República, el procedimiento de incumplimiento, imposición de multas y trámites de reclamación para
hacer efectivas las garantías a que haya lugar.
Preparar y presentar en forma oportuna y completa los informes de naturaleza contractual, con destino
a los organismos de control y otras autoridades respecto de los temas de su competencia, así como
mantener actualizada la información necesaria para la expedición de las certificaciones contractuales
que sean solicitadas.
1.5.2. DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN
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El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cuenta con un Comité Asesor de
Contratación, cuya integración, objeto y funciones se encuentran contemplados en la Resolución No. 093 de
2019 o disposiciones que la modifiquen o sustituyan.
CAPITULO II
DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL Y DE SUS PROCEDIMIENTOS
2.1. ETAPAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL
El proceso de adquisición de bienes y servicios tiene tres (3) etapas claramente definidas, que se surten en
un orden lógico y secuencial.
La primera etapa corresponde a la etapa precontractual, en la que se enmarcan todas aquellas gestiones y
actividades necesarias para la correcta planeación, identificación de necesidades, análisis y estudios previos
y de sector necesarios para su debida y completa definición. En esta misma etapa se encuentran todas las
gestiones y trámites administrativos necesarios para lograr el fin propuesto, entendido como el contrato
estatal, a través del cual se materializa la colaboración de los particulares o de las mismas entidades en la
satisfacción del interés general.
La segunda etapa denominada etapa contractual, que está delimitada por el plazo de ejecución contractual y
que se resume en el conjunto de actividades desarrolladas tanto por el contratista como por la Entidad
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tendientes a lograr el cumplimiento de las estipulaciones contractuales de cara a lograr la satisfacción de las
necesidades previamente definidas.
Como última etapa se concibe el periodo pos contractual o etapa de liquidación en la cual las partes, Entidad
y contratista, cuando se trate de contratos con plazo de ejecución diferido o cuando sean de ejecución
instantánea y en estos se estipule la liquidación, tendrán un término en el cual podrán acordar los ajustes, las
revisiones, los reconocimientos y transacciones a que hubiere lugar con el fin de poner fin a las diferencias
que ocasión del contrato surjan.
2.2. DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL
2.2.1. DEL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN – INSUMO TECNICO
Toda la gestión contractual del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, debe partir
de un ejercicio obligatorio de planeación que pretende identificar la necesidad, la oportunidad, la pertinencia
de la contratación y buscar el cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades de la Entidad.
Este principio consiste en que cada una de las etapas del proceso de adquisición de bienes, obras y servicios
esté enmarcada en factores de eficiencia dados por la calidad, la entrega oportuna de la información y la
realización de cada etapa conforme los cronogramas o plazos previstos para su realización. De otro lado,
pretende evitar que la selección de un contratista, la suscripción de un contrato, su ejecución y liquidación,
sea producto de la improvisación.
La actividad de planeación es de competencia de la dependencia que requiere la adquisición del bien, obra o
servicio, y parte por identificar, programar y ejecutar las actividades programadas en el Plan Anual de
Adquisiciones, el cual se convierte en uno de los medios en los que se refleja el ejercicio de planeación,
necesario para cada contratación, en concordancia con lo señalado en el Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y
en el Decreto 1082 de 2015 en la subsección 1 de la sección 2 del Capítulo 1 del Título 1 de la Parte 2
“Planeación” - “Estructura y documentos del Proceso de Contratación”.
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La dependencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, que requiera el bien,
servicio u obra, elaborará el insumo técnico o estudio previo cuando corresponda de acuerdo a las
necesidades que se pretendan satisfacer, el cual debe ser radicado en el Área de Contratos, y debe contener
como mínimo:
La necesidad a satisfacer
El objeto de la adquisición
El alcance
Tipo o modalidad de contratación
Presupuesto oficial estimado y procedimiento aplicado para su proyección
Forma de pago del contrato a celebrar
Riesgos que puedan afectar tanto el éxito del proceso de contratación, la ecuación económica del
contrato, o el incumplimiento de las estipulaciones contractuales; en desarrollo de este análisis, el área
usuaria o requirente identificará las eventuales situaciones que potenciarían su ocurrencia y que puedan
afectar tanto el proceso contractual, como normal desarrollo del contrato.
Para un buen entendimiento de los riesgos y de la manera cómo deben ser analizados, en cada proceso
contractual, es conveniente revisar el Manual para la Identificación y cobertura del Riesgo en los procesos
contractuales expedido por Colombia Compra Eficiente previsto en su página Web, así como la matriz
elaborada por la misma Entidad, dicha matriz puede ser consultada y descargada en el link correspondiente
en página Web.
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_cobertura_riesgo.pdf
Si bien, el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 establece que los riesgos deben establecerse en los pliegos de
condiciones, lo cual se traduce en que su análisis es obligatorio en los procesos de convocatoria abierta es
preciso indicar que en aquellos casos en los que la contratación directa implique algún grado de complejidad,
dado su alcance, cuantía o demás aspectos, las áreas usuarias deberán verificar y desarrollar dicho análisis
con el fin de prever y determinar las situaciones que podrían afectar la ejecución contractual.
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Con la identificación anticipada de los riesgos de la contratación lo que se pretende es básicamente conocer
cuáles serían las potenciales situaciones que, de acuerdo a cada contratación, podrían afectar su normal
desarrollo y en tal sentido, encontrar a quien corresponde asumirlo, identificando además el tratamiento y las
medidas de prevención o mitigación.
Controles que se deben implementar durante la ejecución del contrato para mitigar los riesgos que
pueden presentarse
Análisis de sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial,
financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo.
Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la ejecución del objeto contractual cuando su
naturaleza así lo exija.
Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto cuando el contrato incluye diseño y construcción.
Justificación de como el futuro contrato contribuye al logro de las metas (indicadores y actividades)
cuando el mismo corresponda al desarrollo de un Proyecto de Inversión.
2.2.2. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento de planeación de la actividad de compras y contratación
pública para facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de
bienes, obras y servicios, y para diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda
que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
El Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.1.1.4.1. establece las condiciones que deben tener en cuenta
las entidades para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe ser publicado en el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a más tardar el 31 de enero de cada año, según lo
establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011.
En este sentido, los lineamientos y orientaciones para la formulación y modificación del Plan Anual de
Adquisiciones, se encuentran establecidos en el Lineamiento del Plan Anual de Adquisiciones y el
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Procedimiento para la Formulación, Ejecución y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, estos
documentos se encuentran publicados en el aplicativo SIGEPRE de la entidad.
El Área Administrativa de la Dirección Administrativa y Financiera del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República, por intermedio del Grupo Plan de Adquisiciones, es la responsable de elaborar,
modificar, actualizar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad, con fundamento en las
necesidades de todas las dependencias de la entidad.
En consecuencia las diferentes dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, para la formulación del Plan Anual de Adquisiciones deben enviar al Área Administrativa de
manera oportuna y debidamente diligenciado el Formato Programación y Seguimiento al Plan Anual de
Adquisiciones (F-DE-34), y adicionalmente, en caso de que se requiera modificación del Plan se deberá
diligenciar el Formato Solicitud de modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones (F-DE-33).Previo a la
remisión de los formatos anteriormente mencionados, para la programación y modificación del PAA en
proyectos de inversión, las dependencias que así lo requieran, deberán validar lo correspondiente con la
Oficina de Planeación.
Con los insumos recibidos el Área Administrativa elaborará en coordinación con el Área Financiera, el Plan
Anual de Adquisiciones así como sus modificaciones, y procederá a su programación y seguimiento a su
ejecución.
2.2.3. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
La gestión contractual en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se realiza
conforme lo preceptuado en la Constitución Política y en la normatividad contractual vigente (Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios), inicia con la solicitud de contratación que realiza la
Dependencia al respectivo competente contractual, adjuntando los documentos soportes. Una vez ésta sea
aprobada, el Área de contratos, de conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de
2015, y el Decreto 092 de 2017, y dependiendo del objeto a contratar iniciará el respectivo proceso de
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selección, a través de alguna de las modalidades de selección de contratistas previstas en las disposiciones
aplicables como las que se enuncian a continuación:
Licitación pública
Selección abreviada
Concurso de méritos
Contratación directa
Mínima cuantía
Proceso competitivo entre entidades privadas sin ánimo de lucro
Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la
Ley 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015, Decreto 092 de 2017, Ley 1882 de 2018, Ley 1952 de 2019 y
demás normas que las sustituyan, complementen o adicionen; dependiendo del contrato y atendiendo las
reglas puntuales para cada uno de ellos.
De acuerdo con la definición contenida en el Estatuto de Contratación Pública y normativa legal y
reglamentaria, la definición de cada una de estas modalidades es la siguiente:
2.2.3.1. LICITACIÓN PÚBLICA: La Licitación Pública es el proceso de selección que debe adelantarse por
regla general, residualmente cuando no aplica otra modalidad de selección y cuando la cuantía del objeto a
contratar supera la menor cuantía de la Entidad. En esta modalidad se escoge la oferta más favorable de
acuerdo con la ponderación de precio y calidad o relación precio- calidad, y apoyo a la industria nacional. De
acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1882 de 2018, en los procesos de Licitación Pública para seleccionar
contratistas de obra, la oferta estará conformada por dos sobres independientes, uno en el cual se incluyan
los documentos para el cumplimiento de requisitos habilitantes y ponderables distintos a la oferta económica
y un segundo sobre que contenga la oferta económica. En la plataforma del SECOP II, estos documentos se
relacionarán en el aparte correspondiente por el contratista. El sobre de la oferta económica, físico o
electrónico, solo será abierto hasta la audiencia de adjudicación, donde se evaluará la oferta económica a
través del mecanismo escogido mediante el método aleatorio que se establezca en los pliegos de condiciones.
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2.2.3.2. SELECCIÓN ABREVIADA: Es la modalidad de selección prevista para aquellos casos en que, por
las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del
bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión
contractual. Las causales de Selección Abreviada que aplican con mayor recurrencia en esta Entidad son las
siguientes:
2.2.3.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización:
Corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño
o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale,
hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la
celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos.
2.2.3.2.2. La contratación de menor cuantía:
Se entiende por menor cuantía los valores que correspondan según el presupuesto anual de las entidad
expresado en salarios mínimos legales mensuales, según se certifique por el Área Financiera del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y acorde a la graduación establecida por la
Ley 1150 de 2007, así:
Presupuesto anual de la entidad, superior o igual a 1.200.000 S.M.L.M.V, la menor cuantía será hasta
1.000 SMLMV. La mínima cuantía será 100 SMLMV.
Presupuesto anual superior o igual a 850.000 S.M.L.M.V e inferiores a 1.200.000 SMLMV, la menor
cuantía será hasta 850 SMLMV. La mínima cuantía será 85 SMLMV.
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Presupuesto anual superior o igual a 400.000 S.M.L.M.V e inferior a 850.000 S.M.L.M.V, la menor cuantía
será hasta 650 S.M.L.M.V. La mínima cuantía será 65 S.M.L.M.V
Presupuesto anual superior o igual a 120.000 S.M.L.M.V e inferior a 400.000 S.M.L.M.V, la menor cuantía
será hasta 450 S.M.L.M.V. La mínima cuantía será 45 S.M.L.M.V.
Presupuesto anual inferior a 120.000 S.M.L.M.V, la menor cuantía será hasta 280 S.M.L.M.V. La mínima
cuantía será 28 S.M.L.M.V.
2.2.3.2.3 La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto;
En el evento de que adelantado un proceso de contratación por Licitación Pública, el mismo se declare
desierto, se podrá iniciar un nuevo proceso para la adquisición del mismo objeto contractual dentro de los
cuatro meses siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial, usando como modalidad de selección
la selección abreviada .
2.2.3.2.4 La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995.
En los procesos de enajenación de los bienes del Estado se podrán utilizar instrumentos de subasta y en
general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo
del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva.
En todo caso, para la venta de los bienes se debe tener como base el valor del avalúo comercial y ajustar
dicho avalúo de acuerdo a los gastos asociados al tiempo de comercialización esperada, administración,
impuestos y mantenimiento, para determinar el precio mínimo al que se debe enajenar el bien, de conformidad
con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.
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2.2.3.3. CONCURSO DE MERITOS: Es la modalidad de selección prevista para la contratación de los
servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. Puede ser abierto o con precalificación, cuya descripción
se encuentra en el numeral 3, artículo 2° de la Ley 1150 de 2007
.
2.2.3.4. CONTRATACIÓN DIRECTA: Es la modalidad que permite la escogencia del contratista
prescindiendo de la convocatoria pública. Es un mecanismo excepcional de uso e interpretación restrictiva y
sólo procede cuando se configure una de sus causales definidas en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150
de 2007, o la norma que lo modifique, reglamente, adicione, complemente o sustituya. Las causales de
contratación directa más recurrentes en esta Entidad son:
2.2.3.4.1. Contratos interadministrativos:
Son los celebrados entre dos o más entidades públicas, siempre que las obligaciones derivadas del mismo
tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora según lo señalado en la ley o en sus reglamentos.
Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad
respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública, cuando las instituciones
de educación superior públicas o las Sociedades de Economía Mixta con participación mayoritaria del Estado,
o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las
federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las
mismas, siempre que participen en procesos de que tengan convocatoria pública.
En aquellos eventos en que el régimen aplicable a la contratación de la entidad ejecutora no sea el de la Ley
80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad
ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecución del contrato
interadministrativo tenga relación directa con el desarrollo de su actividad.
Estarán exceptuados de la figura del contrato interadministrativo, los contratos de seguro de las entidades
estatales.
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2.2.3.4.2. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
Esta circunstancia debe estar debidamente acreditada en el expediente contractual.
2.2.3.4.3. Para la prestación de servicios profesionales, artísticos o de apoyo a la gestión:
La idoneidad y características especiales que establezcan que los mismos solo sólo pueden encomendarse
a determinadas personas debe quedar acreditada en el expediente contractual.
2.2.3.4.4. El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
2.2.3.5. CONTRATACIÓN MÍNIMA CUANTÍA: Es la modalidad de selección prevista para la contratación de
los bienes, servicios, consultorías y obras cuando el valor del contrato no excede el 10 % de la menor cuantía
de la Entidad. La mínima cuantía también puede ser adelantada a través de la Tienda Virtual de Colombia
Compra Eficiente mediante el procedimiento de adquisición de Bienes y Servicios en Grandes Superficies.
2.2.4 EXPEDIENTE CONTRACTUAL:
2.2.4.1. INSUMO TECNICO Y ESTUDIOS PREVIOS
Los formatos de Estudios Previos, Insumos Técnicos y Solicitud de Adquisición se encuentran publicados en
el aplicativo SIGEPRE y son revisados y actualizados en caso de requerirse de acuerdo a la normatividad
vigente y a las necesidades del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República .
Al Estudio de Mercado se debe adjuntar con la solicitud de contratación, los soportes de las invitaciones a
cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del
proceso de selección.
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Para la realización de los estudios de mercado el Área de Contratos con el fin de unificar y establecer las
condiciones mínimas que deben tener las cotizaciones de los bienes, obras y servicios que se requieren ha
estandarizado una FICHA TÉCNICA que podrá ser utilizada por los usuarios, la cual, en caso de usarse, debe
ser diligenciada por los diferentes usuarios para la cotización de los bienes, obras y servicios.
Es preciso indicar que la ficha debe ser elaborada conforme las necesidades y especificaciones de cada
contratación y no necesariamente todas sus descripciones aplican de manera uniforme.
La dependencia usuaria en la realización del estudio de mercado , debe solicitar como mínimo tres (3) pre
cotizaciones que no generen obligaciones para la entidad, las cuales deberán contener los requerimientos
técnicos mínimos del objeto a contratar, ser solicitadas en igualdad de condiciones para todos los posibles
cotizantes de manera clara y puntual. El presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el estudio
de mercado o cualquier otro método que permita obtener un precio del mercado, y por tanto, es deber de los
usuarios remitir la solicitud al mayor número de proveedores del bien, servicio u obra a contratar. En el evento
en que no sea posible establecer el presupuesto oficial con base en el promedio de las cotizaciones, la Entidad
podrá acudir a otras formas para estimarlo, como el uso de promedios históricos o de otras fórmulas
matemáticas que se utilicen para el efecto.
En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mínimo tres (3) pre
cotizaciones, en razón a que los posibles proveedores no remitieron cotización, se deberán adjuntar las
CONSTANCIAS con las cuales se evidencie que se gestionaron las solicitudes, y la constancia expresa de
la dependencia solicitante de no tener respuesta por parte del proveedor o proveedores.
Las solicitudes a cotizar podrán ser remitidas vía correo electrónico, o radicadas directamente en el
Establecimiento de Comercio del proveedor del bien, servicio u obra, para el efecto, el usuario deberá dejar
constancia del envío y recibo por parte de la persona natural o jurídica a la cual se haya hecho extensiva dicha
solicitud. Adicional a los parámetros antes establecidos, el Estudio de Mercado, podrá llevarse a cabo también
con información correspondiente a valores históricos, estudios de mercado realizados para otros procesos,
ofertas de anteriores procesos, y consulta de precios en Grandes Superficies.
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Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la
Ley 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015, la Ley 1882 de 2018, y demás normas que las sustituyan,
complementen o adicionen; dependiendo del contrato y atendiendo las reglas puntuales para cada uno de
ellos.
Para la elaboración de los documentos mencionados, las dependencias usuarias además de lo establecido
en la normatividad vigente en materia contractual, deberán tener en cuenta los lineamientos dados por la
Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, los cuales se encuentran publicados
en el Sistema para la Contratación Pública – SECOP (www.colombiacompra.gov.co)
Las solicitudes de contratación deben estar acompañadas además de lo anteriormente mencionado, de los
soportes a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de
2015, entre los cuales se encuentran: Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto, cuando se trate
de procesos que incluyan diseño y construcción, Autorizaciones, permisos, licencias y soportes del estudio
de mercado (solicitud de cotizaciones y respuesta a las mismas)
2.2.4.2. DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL
El inicio del proceso de contratación así como su desarrollo, debe estar regido por el principio de planeación,
y en consecuencia el expediente contractual debe ser conformado, con una serie de antecedentes y soportes,
que a continuación enlistan a titulo enunciativo, sin perjuicio de aquellos que deben tenerse en cuenta y que
sean necesarios y específicos según el tipo de proceso que se adelante, así:
PROCESO DOCUMENTOS RESPONSABLE
Licitación Pública
Solicitud Dependencia usuaria
Estudio de mercado Dependencia usuaria
Análisis del sector Dependencia usuaria
Insumos Técnicos (Formato Sigepre) Dependencia usuaria
Estudios Previos Dependencia usuaria y Área de Contratos
Pliego de Condiciones, términos y condiciones adicionales y anexos Área de Contratos
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PROCESO DOCUMENTOS RESPONSABLE
Concurso
de Méritos
Estudio de mercado Dependencia usuaria
Análisis del sector Dependencia usuaria
Insumos Técnicos (Formato Sigepre) Dependencia usuaria
Estudios Previos Dependencia usuaria y Área de Contratos
Pliego de Condiciones, términos y condiciones adicionales y anexos Área de Contratos
Menor Cuantía
Solicitud Dependencia usuaria
Estudio de mercado Dependencia usuaria
Análisis del sector Dependencia usuaria
Insumos Técnicos (Formato Sigepre) Dependencia usuaria
Estudios Previos Dependencia usuaria y Área de Contratos
Pliego de Condiciones, términos y condiciones adicionales y anexos Área de Contratos
Subasta Inversa
Solicitud Dependencia usuaria
Estudio de mercado Dependencia usuaria
Análisis del sector Dependencia usuaria
Ficha Técnica Dependencia usuaria
Insumos Técnicos (Formato Sigepre) Dependencia usuaria
Estudios Previos Dependencia usuaria y Área de Contratos
Pliego de Condiciones, términos y condiciones adicionales y anexos Área de Contratos.
Acuerdo Marco de Precios
Solicitud Dependencia usuaria
Solicitud Adquisición (Formato Sigepre) Dependencia usuaria
Orden Compra antes de aprobación revisada Área de Contratos
Adquisición en Grandes
Superficies Mínima Cuantía
Solicitud Dependencia usuaria
Solicitud Adquisición (Formato Sigepre) Dependencia usuaria
Orden Compra antes de aprobación revisada Área de Contratos
Mínima Cuantía
Solicitud Dependencia usuaria
Estudio de mercado Dependencia usuaria
Análisis del sector Dependencia usuaria
Estudios Previos (Formato Sigepre) Dependencia usuaria
Invitación pública, términos y condiciones adicionales y anexos Área de Contratos.
Contratación Directa
Solicitud Dependencia usuaria
Oferta Dependencia usuaria
Análisis del sector Dependencia usuaria
Estudios Previos (Formato Sigepre) Dependencia usuaria
Proceso competitivo entre
entidades privadas sin
ánimo de lucro
Solicitud Dependencia usuaria
Memoria Justificativa donde conste que el objeto del contrato corresponda
directamente al reglamentado para este tipo de modalidad de contratación Dependencia usuaria
Certificación de que el contrato no comporte una relación conmutativa en el
cual haya una contraprestación directa a favor de la Entidad ni instrucciones
precisas dadas por esta al contratista para cumplir con el objeto del contrato.
Dependencia usuaria
Certificación de que no exista oferta en el mercado de los bienes, obras y
servicios requeridos para la estrategia y política del plan de desarrollo objeto Dependencia usuaria
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PROCESO DOCUMENTOS RESPONSABLE
de la contratación, distinta de la oferta que hacen las entidades privadas sin
ánimo de lucro; o que, si existe, la contratación con entidades privadas sin
ánimo de lucro represente la optimización de los recursos públicos en términos
de eficiencia, eficacia, economía y manejo del Riesgo.
Autorización expresa del Representante Legal de la Entidad Dependencia usuaria tramita firma
Estudios Previos Dependencia usuaria
Invitación Publica Dependencia usuaria y Área de Contratos
Sin excepción en todos los expedientes contractuales deben ser incluidos el Certificado de Plan Anual de
Adquisiciones y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
A continuación se detallan algunas modalidades de contratación, que requieren en la conformación del
expediente y desarrollo de la etapa precontractual, algunos requisitos o procedimiento particular y concreto:
2.2.4.2.1 CONTRATACIÓN DIRECTA
Sin perjuicio de los documentos indicados en el numeral anterior, los siguientes documentos deberán ser
aportados como mínimo con la solicitud de contratación:
CAUSAL DOCUMENTOS A APORTAR
Interadministrativos
1. El certificado de existencia y representación legal, o copia del acto jurídico de creación de la Entidad ejecutora, en los
cuales se verifique su objeto o misión.
2. La copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la Entidad ejecutora o de quien haga sus veces para
efectos contractuales.
3. Copia del acto de nombramiento y del acta de posesión del Representante Legal de la Entidad ejecutora o de quien
haga sus veces para efectos contractuales.
4. Copia del documento o acto administrativo con el cual se verifiquen las facultades del representante legal de la Entidad
ejecutora.
5. Copia del RUT de la Entidad Ejecutora.
Inexistencia de pluralidad de
oferentes
Para el caso de personas jurídicas
1. Documentación que acredite que la persona jurídica a contratar es la única que puede proveer el bien o el servicio por
ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo en el
territorio nacional (artículo 2.2.1.2.1.4.8. del Decreto 1082 de 2015).
2. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.
3. Certificado de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN.
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CAUSAL DOCUMENTOS A APORTAR
4. Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
Para el caso de personas naturales
1. Documentación que acredite que la persona natural a contratar es la única que puede proveer el bien o el servicio por
ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo en el
territorio nacional (artículo 2.2.1.2.1.4.8. del Decreto 1082 de 2015).
2. Copia de la cédula de ciudadanía.
3. Certificado de registro único tributario (RUT) expedido por la DIAN.
Contratos de prestación de
servicios profesionales y de
apoyo a la gestión, o para la
ejecución de trabajos
artísticos que solo pueden
encomendarse a
determinadas personas
naturales
Apoyo a la gestión o trabajos artísticos:
Para el caso de personas jurídicas: Documentación con la cual se acredite que la persona jurídica a contratar cuenta con
la capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demuestra la idoneidad o experiencia directamente relacionada con el
objeto, así:
1. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, en cuyo objeto social se verifique
que la persona jurídica tiene la capacidad para ejecutar el servicio a contratar, tal situación deberá estar reflejada en el
“objeto social” de la empresa.
2. Certificaciones con las cuales la persona jurídica acredite su experiencia directamente relacionada con el objeto a
contratar.
3. Certificado de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN.
4. Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
Apoyo a la Gestión o trabajos artísticos:
Para el caso de personas naturales:
Se allegará la documentación con la cual se acredite que la persona natural a contratar cuenta con la capacidad de ejecutar
el objeto del contrato y que demuestra la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate:
1. Copia de las certificaciones, diplomas o actas de grado con las cuales se verifique la IDONEIDAD de la persona natural
a contratar. En caso de haber realizado estudios en el exterior, los mismos se sujetarán a las disposiciones vigentes en
materia de homologación.
2. Copia de las certificaciones laborales con las cuales se verifique la EXPERIENCIA DIRECTAMENTE RELACIONADA
con el objeto a contratar de la persona natural correspondiente.
3. Copia de la cédula de ciudadanía. Certificado de registro único tributario (RUT) expedido por la DIAN.
4. Certificación o autorización de afiliación a ARL
Arrendamiento y
adquisición de inmuebles:
Para el caso de adquisición de inmuebles:
1. Las autorizaciones a que haya lugar.
2. El avalúo comercial que servirá de base para la negociación.
3. Certificado de libertad y tradición del inmueble.
4. Copia autentica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble.
5. Copia de la cédula de ciudadanía del propietario.
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CAUSAL DOCUMENTOS A APORTAR
6. Poder auténtico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de apoderado
7. El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica, y de los
Estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del vendedor.
Para el caso de arrendamiento de inmuebles:
1. El análisis de las condiciones de mercado que se haya tenido en cuenta para el arrendamiento objeto de contratación.
2. El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea una persona jurídica, y de los
Estatutos de la firma en los cuales se establezcan las facultades del arrendador
3. Certificado de libertad y tradición actualizado del inmueble.
4. Copia autentica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble.
5. Copia de la cédula de ciudadanía del propietario.
Contrato de comodato
Cuando la solicitud tenga por objeto la suscripción de un contrato de comodato, ya sea que el DAPRE obre en calidad de
Comodante o Comodatario, adjunto a la misma, el solicitante deberá aportar una certificación, constancia o documento
equivalente suscrito por el responsable del almacén o del competente del Comodante, en la cual se informe lo siguiente:
1. El costo de adquisición
2. El valor de la depreciación acumulada
3. El valor en libros del bien.
Cuando el valor en libros no corresponda al valor de mercado del bien, el Comodante deberá informar dicho valor.
El Área de Contratos podrá requerir documentos adicionales los cuales deberán ser entregados o cargados
por el contratista en la plataforma de Colombia Compra Eficiente, a través del SECOP .
El Área de Contratos, verificará previo a la suscripción del contrato, que se cumplan las siguientes condiciones
para el caso de las personas naturales:
Que el correspondiente estudio de seguridad adelantado por la Secretaría de Seguridad Presidencial se
haya efectuado satisfactoriamente, cuando a ello hubiere lugar.
Que los hombres menores de 50 años de edad tengan definida su situación militar, acorde con las
disposiciones legales aplicables.
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Que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 227, del Decreto 019 de 2012, la persona natural
con la que se pretende celebrar la contratación haya registrado en el Sistema de Información y Gestión
del Empleo Público -SIGEP- administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la
información de su hoja de vida, previa habilitación por parte del Área de Contratos del DAPRE.
Que no se encuentre vinculado en el Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC de la
Policía Nacional como infractor de la Ley 1801 de 2016.
De conformidad con lo establecido por el artículo 2º de la Ley 1562 de 2012, en forma obligatoria deben
afiliarse las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con la Entidad, cuya
duración sea superior a un mes al Sistema General de Riesgos Laborales. Así mismo, de conformidad por lo
señalado en el Decreto 1072 de 2015, es la Entidad a través del Área de Talento Humano previa solicitud del
Área de Contratos, la encargada de realizar la Afiliación a la ARL que libremente haya elegido el contratista.
Si éste ya se encontrará afiliado a una ARL, la Entidad únicamente deberá reportar ante la ARL la novedad
de la celebración del contrato. En cualquier caso, será requisito para la ejecución del contrato haberse
efectuado la afiliación a la ARL.
Los documentos que soportan la solicitud de contratación se archivarán, teniendo en cuenta las normas que
sobre la materia expida el Archivo General de la Nación.
Por regla general la gestión contractual es pública, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o
condiciones especiales estén amparados de reserva legal. Así, los procesos se realizarán o publicarán en el
Portal Único de Contratación según corresponda, conforme el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015
y se garantiza a todos los interesados el libre acceso a la información generada en los procesos de selección.
2.2.4.2.2 ACUERDO MARCO DE PRECIOS
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Los acuerdos marco de precios se encuentran inmersos dentro de la modalidad de selección abreviada y su
objetivo es la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización, tal como lo establece el Literal a, Articulo 2 Ley 1150 de 2007.
El acuerdo marco de precios es un contrato celebrado entre proveedores y Colombia Compra Eficiente, con
el fin de provisionar a las entidades de bienes y servicios de características técnicas uniformes, por lo que la
administración está en cabeza de mencionada Entidad.
Colombia Compra Eficiente es quien tiene la responsabilidad de estructurar, organizar y celebrar el proceso
licitatorio, con el fin de seleccionar a los proveedores de los bienes o servicios de un acuerdo marco de precios.
Acorde con lo anterior y para estructurar los insumos técnicos, las áreas usuarias que necesiten adquirir
bienes o servicios de características técnicas uniformes, están en la obligación de verificar la existencia de
acuerdos marco de precios en la página de Colombia Compra Eficiente http://www.colombiacompra.gov.co
En caso de existir acuerdo de marco de precios la Entidad está obligada a contratar por este medio.
La Dependencia usuaria solicitará la contratación al competente contractual a través del Sistema de Gestión
Documental y Archivo, adjuntando el formato SIGEPRE vigente de “Solicitud de adquisición a través acuerdo
marco de precios.”. Una vez aprobado por el comité Asesor de Contratación el desarrollo del proceso de
contratación, se solicitará la correspondiente disponibilidad presupuestal.
Si el presupuesto a contratar está enmarcado dentro del valor de la mínima cuantía de la Entidad, se deberá
desarrollar el proceso de contratación con sujeción a la modalidad de selección o la norma especial que
corresponda, para lo cual deberá hacerse el análisis frente a la contratación a través del Acuerdo Marco de
Precios.
Con el “usuario comprador” asignado a la entidad, se deberá ingresar a la Tienda virtual del Estado
Colombiano en la página Web de Colombia Compra Eficiente http://www.colombiacompra.gov.co/es/amp con
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el fin de solicitar las respectivas cotizaciones o realizar el procedimiento regulado en el acuerdo marco para
verificar los precios, para lo cual se seguirá el procedimiento establecido en la “Guía para comprar en la
Tienda Virtual del Estado Colombiano”.
Vencido el plazo para que los Proveedores presenten su oferta o al momento de verificar los precios, según
corresponda de conformidad con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios, el usuario comprador
realizará la verificación de las cotizaciones presentadas, en el formato SIGEPRE “DOCUMENTO DE
REVISIÓN DE COTIZACIONES”.
Para elaborar el acta de cierre se deberá diligenciar el formato SIGEPRE que contiene la recomendación
emitida por el usuario comprador y será presentada al Comité Asesor de Contratación, para su
correspondiente recomendación al ordenador de gasto cuando corresponda.
El Área de Contratos verificará la Orden de Compra que sea puesta por el Usuario Comprador en la
plataforma en conjunto con este último, antes de la aprobación del Ordenador de Gasto, de lo cual se dejara
soporte físico o magnético según corresponda, como constancia de la verificación.
Una vez aprobada la Orden de Compra por el competente contractual y para realizar el registro presupuestal
de la Orden de compra, el usuario comprador deberá solicitar al Proveedor fotocopia del RUT y certificación
bancaria de la cuenta donde se realizará el pago y los remitirá junto con la orden de compra y el CDP al Área
de Contratos.
Para todos los efectos y de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales aplicables, la orden
de compra constituirá el contrato, por lo cual, el Área de Contratos comunicará la designación de supervisión
del contrato y remitirá fotocopia del registro presupuestal.
El supervisor del contrato es el responsable de hacer seguimiento a la ejecución, y de adelantar el
procedimiento para el trámite de pago, presentación del informe final y proyección de la liquidación cuando
corresponda.
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En caso de que el supervisor del contrato evidencie un posible incumplimiento por parte del contratista, deberá
remitir un informe al competente contractual, el cual será tramitado y gestionado por el Área de Contratos
ante Colombia Compra Eficiente.
El informe que se envíe al Área de Contratos deberá identificar claramente los hechos sobre los cuales se
funda el presunto incumplimiento, así como las obligaciones o cláusulas presuntamente afectadas y las
recomendaciones que a juicio del supervisor sean necesarias para normalizar el desarrollo contractual.
2.2.4.2.3 ADQUISICIÓN DE BIENES DE MÍNIMA CUANTÍA EN GRAN ALMACÉN
La Dependencia que requiera contratar la adquisición de bienes a través de Grandes Superficies cuando se
trate de mínima cuantía, lo podrá solicitar a través del procedimiento establecido en los artículos 2.2.1.2.1.5.1.
a 2.2.1.2.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015 a través de la tienda Virtual del Estado Colombiano
(http://www.colombiacompra.gov.co/es/tienda-virtual-del-estado-colombiano)
Si se opta por la adquisición a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, el Jefe de la Dependencia
interesada mediante correo institucional dirigido al Jefe del Área de Contratos o cualquier otro medio, solicitará
la creación del “Usuario Comprador”.
Con el “Usuario Comprador” asignado se podrá ingresar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, en la
página Web de Colombia Compra Eficiente para consultar; los términos y condiciones de uso, los bienes y
precios ofertados en los catálogos de los Grandes Almacenes, para lo cual se seguirá el procedimiento
establecido en la “Guía para la Adquisición en Gran Almacén cuando se trata de mínima cuantía por la Tienda
Virtual del Estado Colombiano”, la cual se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE o en la página de Web
arriba mencionada.
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Una vez el usuario comprador identifique su necesidad y el Gran Almacén que ofrece el menor precio por el
total de los bienes requeridos, podrá solicitar su adquisición al Competente Contractual a través del Sistema
de Gestión Documental y Archivo, para lo cual adjuntará el formato F-BS-48.
Cuando la solicitud supere los 10 SMLMV, se presentará al Comité Asesor de Contratación, para su respectiva
aprobación. Una vez aprobado por el comité se solicitará la correspondiente disponibilidad presupuestal
El Área de Contratos verificará la Orden de Compra que sea puesta por el Usuario Comprador en la
plataforma en conjunto con este último, antes de la aprobación del Ordenador de Gasto, de lo cual se dejara
soporte físico o magnético según corresponda, como constancia de la verificación.
Una vez aprobada la Orden de Compra por el competente contractual y para realizar el registro presupuestal
de la Orden de compra, el usuario comprador deberá solicitar al Proveedor fotocopia del RUT y certificación
bancaria de la cuenta donde se realizará el pago y los remitirá junto con la orden de compra y el CDP al Área
de Contratos quien enviará esta documentación al Área Financiera para la expedición del registro
presupuestal .
Para todos los efectos y de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales aplicables, la orden
de compra constituirá el contrato, por lo cual, el Área de Contratos comunicará la designación de supervisión
del contrato y remitirá fotocopia del registro presupuestal.
El supervisor del contrato es el responsable de hacer seguimiento a la ejecución, y de adelantar el
procedimiento para el trámite de pago, presentación del informe final y proyección de la liquidación cuando
corresponda.
Ahora bien, para la la adquisición de bienes de mínima cuantía a través del procedimiento establecido en los
artículos 2.2.1.2.1.5.1. a 2.2.1.2.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015, el Área Solicitante tramitará su solicitud
mediante el Sistema de Gestión Documental y Archivo dirigido al Ordenador de Gasto, acompañado del
formato F-BS-31.
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2.2.5. COMUNICACIÓN E INTERACCIÓN CON LOS OFERENTES
Con el fin de garantizar los principios de contratación, como la selección objetiva, transparencia, igualdad,
imparcialidad, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en los términos y condiciones
adicionales de los pliegos de condiciones, en las invitaciones o en los términos de referencia que rigen cada
proceso de selección, establecerá las diferentes formas para interactuar con los posibles interesados en
participar en los diferentes procesos de contratación y con los contratistas, entre las cuales se encuentran:
Las páginas web: www.presidencia.gov.co o www.colombiacompra.gov.co, a través de mensajes en la
plataforma SECOP II.
En caso de existir indisponibilidad del SECOP, se deberá dar aplicación al protocolo que para el efecto
disponga Colombia Compra Eficiente.
Audiencia pública de asignación de riesgos de conformidad con lo establecido en el artículo
2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015, cuando a ello hubiere lugar.
2.2.6. DE LOS RESPONSABLES DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL
ACTIVIDAD DEPENDENCIA
ENCARGADA
CARGO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN RESPONSABILIDADES
Estudio de
necesidades
Dependencia que
requiera el bien,
servicio u obra
Jefe de la Dependencia. Identificar, analizar y definir las necesidades de
contratación de la dependencia a cargo.
Elaborar y presentar las solicitudes de
contratación al competente contractual y
diligenciar los formatos SIGEPRE que
correspondan como F-BS-26, F-BS-28, F-
BS-29, F-BS-30, F-BS-31, F-BS- 32
Estudios de
sector y
estudios de
mercado.
Dependencia que
requiera un bien,
servicio u obra
Jefe de la Dependencia
Elaborar los estudios del sector y de mercado de
acuerdo a la normatividad vigente. (Art.
2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015 y guía para
la elaboración de estudios del sector Colombia
Compra Eficiente.)
Elaborar y radicar al Competente
contractual con los soportes
correspondientes.
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ACTIVIDAD DEPENDENCIA
ENCARGADA
CARGO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN RESPONSABILIDADES
Estimación y
cobertura de
los Riesgos.
Dependencia de la
Entidad que
requiera un bien,
servicio u obra
Jefe de la Dependencia.
1. Tipificar, estimar y asignar los riesgos asociados
al respectivo proceso de contratación.
Incluir la información sobre riesgos en el
documento de estudios previos o de
insumos para los estudios previos según
corresponda.
2. Definir aquellos riesgos que puedan ser objeto
de cobertura mediante los mecanismos previstos
en la legislación vigente. (Manual para la
identificación y cobertura del riesgo y matriz de
riesgos - Colombia Compra Eficiente y CONPES
3174 de 2011)
Definición de
los requisitos
habilitantes.
Dependencia de la
Entidad que
requiera un bien,
servicio u obra.
Área de Contratos y
Área Financiera
Técnicos: Jefe de la
Dependencia
Financieros: Asesor del
Área Financiera (cuando
aplique).
Jurídicos: Área de
Contratos.
Comité estructurador
Establecer los requisitos habilitantes de acuerdo a
sus competencias, considerando la naturaleza del
objeto a contratar, su valor, la modalidad de
selección, los requisitos establecidos en la
normatividad vigente y la forma de pago. (Manual
de requisitos habilitantes Colombia Compra)
Incluir la información sobre requisitos
habilitantes en el documento de estudios
previos o de insumos para los estudios
previos según corresponda.
Definición de
los criterios de
evaluación.
Dependencia de la
Entidad que
requiera un bien,
servicio u obra
Jefe de la Dependencia
Establecer los criterios de evaluación y
ponderación de conformidad con la naturaleza del
objeto a contratar, la modalidad de selección y la
normatividad vigente.
Incluir los criterios de evaluación y
ponderación en el documento de estudios
previos o de insumos para los estudios
previos según corresponda.
2.2.7. DE LAS BUENAS PRÁCTICAS EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL
En el desarrollo de la actividad contractual, se sugiere a los intervinientes de la actividad contractual en el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tener en cuenta el documento “BUENAS
PRÁCTICAS DE TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL, el cual en uno de sus apartes
indica que “El instrumento de planeación es la piedra angular para que el proceso de contratación inicie con
todas las garantías de transparencia e integridad. Por eso la planeación debe ser una constante en la gestión
contractual”1.
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en la actividad contractual, se tendrán
en cuenta entre otras las buenas prácticas que se indican a continuación:
1 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), Buenas Prácticas de Transparencia en la Gestión Contractual, página 98.
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a) Cada dependencia debe definir de manera clara su necesidad, la forma de satisfacerla y la modalidad
de selección a aplicar dependiendo del objeto y cuantía a contratar, con el fin de elaborar de la mejor
manera el Plan Anual de Adquisiciones por la dependencia competente.
Adicionalmente, cuando la dependencia cuente con Proyecto de Inversión, esta deberá tener en cuenta
las actividades, productos e indicadores de producto y cómo contribuye la contratación del bien, servicio
u obra al logro de los mismos.
b) Al momento de elaborar los correspondientes documentos es importante tener en cuenta el marco
jurídico que regula el bien, servicio u obra a contratar, con el fin de identificar, de antemano, las posibles
condiciones que se requerirán a lo largo del proceso.
c) En las Solicitudes de Contratación y Estudios Previos es recomendable que los funcionarios que apoyen
la gestión contractual en las diferentes dependencias, tengan en cuenta los siguientes aspectos:
i. Establecer la competencia legal para adelantar dicha contratación.
ii. El Área que tenga la necesidad de contratación debe, en primer orden y antes de adelantar cualquier
trámite contractual verificar el Plan Anual de Adquisiciones a fin de establecer que la contratación
este allí prevista y que existen recursos o suficiencia de recursos para satisfacer la necesidad, y
aportar con su solicitud la correspondiente certificación expedida por la dependencia competente.
iii. Identificar de manera clara y precisa el objeto a contratar y en qué contribuirá la contratación al logro
de indicadores del Proyecto de Inversión cuando aplique.
iv. Tener en cuenta los formatos establecidos por el Área en el aplicativo SIGEPRE para cada una de
las modalidades de selección.
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v. Realizar, en cumplimiento del artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015, el análisis del sector
al cual pertenece el objeto a contratar identificando el contexto comercial, es decir, el precio en el
mercado de los bienes y servicios a adquirir, así como las demás connotaciones jurídicas,
comerciales, que puedan tener incidencia en la contratación a fin de identificar las oportunidades o
los factores de riesgo que puedan afectar el proceso contractual.
vi. En la realización del estudio de mercado, se deberá tener en cuenta que las personas naturales o
jurídicas a las cuales se envíe la solicitud, al momento de responder no condicionen la cotización,
coticen lo que efectivamente se le está solicitando y las cotizaciones sean comparables entre sí.
vii. Para que el proceso de contratación tenga una retroalimentación permanente, es importante que los
funcionarios encargados de la gestión contractual en las diferentes dependencias usuarias asistan
a las capacitaciones programadas por el Área de Contratos, con el objetivo ya sea de reforzar los
conocimientos jurídicos básicos necesarios o de despejar las dudas que puedan surgir durante la
elaboración de los estudios previos.
viii. Designar desde esta etapa al responsable de supervisar la futura contratación, teniendo en cuenta
que debe ser una persona idónea y en capacidad de realizar la vigilancia y control del proceso.
d) Al momento de elaborar los estudios previos, pliegos de condiciones y sus términos y condiciones
adicionales y anexos, es necesario que se tengan en cuenta, entre otros, los principios de selección
objetiva, libre concurrencia y promoción de la competencia, así:
i. Selección Objetiva: La exigencia de condiciones como la capacidad jurídica y las condiciones de
experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes debe ser adecuada y
proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor, así como de posible cumplimiento
por un número plural de interesados en el proceso.
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ii. Libre Concurrencia y Promoción de la Competencia: Al respecto se ha manifestado la Corte
Constitucional en Sentencia C-713/09 del 7 de octubre de 2009, con ponencia de la HM. María
Victoria Calle Correa, así:
“La libre concurrencia, entraña, entonces, la no discriminación para el acceso en la
participación dentro del proceso de selección, a la vez que posibilita la competencia y
oposición entre los interesados en la contratación. Consecuencia de este principio es el deber
de abstención para la administración de imponer condiciones restrictivas que impidan
el acceso al procedimiento de selección, por lo que resulta inadmisible la inclusión en
los pliegos de condiciones de cláusulas limitativas que no se encuentren autorizadas por
la Constitución y la Ley, puesto que ellas impiden la más amplia oportunidad de concurrencia
y atentan contra los intereses económicos de la Entidad contratante, en razón a que no
permiten la consecución de las ventajas económicas que la libre competencia del mercado
puede aparejar en la celebración del contrato”. (negrilla y subrayado fuera del texto)
e) Los pliegos de condiciones, sus términos y condiciones adicionales y anexos, deben contener reglas
justas y claras, que no induzcan a error a los proponentes; así como plazos y términos razonables para
que cada una de sus etapas pueda llevarse de la manera más eficaz y transparente.
f) Respecto a las observaciones o solicitudes que se presenten por los diferentes interesados al proceso
de contratación, las mismas deben responderse de fondo y de manera justificada.
g) Se deberá programar dentro del cronograma del proceso y antes del cierre del mismo, cuando el objeto
del proceso así lo exija, visitas voluntarias a los sitios de prestación del servicio o de ejecución de la obra.
No se deben exigir visitas obligatorias como requisitos de participación en los procesos.
h) Cuando la naturaleza y objeto del proceso lo requieran, y aun cuando la modalidad de selección no lo
exija, establecer en el desarrollo del proceso de contratación audiencias de aclaración al pliego de
condiciones y revisión de riesgos.
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i) Al momento de realizar la evaluación de las ofertas se deben designar como comité evaluador, personas
con la idoneidad y responsabilidad suficiente para cumplir a cabalidad y de manera correcta esta labor.
j) Los medios de comunicación con los proponentes y posibles interesados en el proceso de contratación
serán lo establecidos oficial e institucionalmente en el Pliego de Condiciones, Invitaciones Públicas y
demás Documentos del Proceso.
k) Para el cumplimiento de los fines de la contratación, las entidades estatales cuentan con mecanismos
como la interpretación, terminación y modificación unilateral del contrato, revisión y ajuste de precios,
suspensión de contratos.
l) Tener como principio que rige la actividad contractual, que de conformidad con el artículo 14 de la Ley
80 de 1993 es la Entidad Estatal quien tiene a su cargo la Dirección general y la responsabilidad de
ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato.
m) No pactar prórrogas automáticas que puedan ir en contra de los principios de libre concurrencia,
promoción a la competencia y selección objetiva.
n) Analizar en los casos de contratación directa cada una de las causales que la justifican y los argumentos
para su escogencia, sin desconocer los principios de selección objetiva, libre concurrencia y promoción
a la competencia.
o) Dependiendo de la modalidad de selección del contratista la Jefe del Área de contratos podrá designar
comité estructurador.
p) Dependiendo de la naturaleza del contrato, se podría establecer la posibilidad de acordar mecanismos
alternativos de solución de conflictos.
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2.3. DE LA ETAPA CONTRACTUAL
2.3.1. DEL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN Y RESPONSABILIDAD
El desarrollo de la etapa contractual parte de la celebración de un instrumento contractual, ello significa haber
agotado todas las etapas que conforme a la planeación y procedimientos de cada modalidad de selección
sean necesarios.
En desarrollo de la etapa contractual hay dos principios cuya aplicación se privilegia o se acentúa, a saber, el
principio de transparencia y el principio de responsabilidad. El primero de ellos cobra mucha importancia
en la medida en que una vez iniciada la ejecución contractual el supervisor y el contratista deben trabajar
mancomunadamente para alcanzar la satisfacción del interés general contando con ellos con planes,
programas, cronogramas, productos específicos con tiempos definidos, entre otros, de tal manera que se
cumple el objeto contratado en el plazo esperado.
Además de lo anterior, también corresponde a un ejercicio concreto del principio de planeación durante la
fase contractual, el analizar oportunamente las dificultades encontradas y propender por su rápida solución,
esto se materializa en las solicitudes oportunas que eleve el supervisor al competente contractual a fin de
solicitar si a ello hubiere lugar, las prórrogas, modificaciones, aclaraciones, adiciones o solicitudes de
iniciación de procedimiento sancionatorio.
El principio de responsabilidad en esta etapa del proceso se materializa principalmente en la verificación y
constatación del cumplimiento de las obligaciones o características propias de cada objeto contractual, esto
se traduce en que es al supervisor o interventor a quien le corresponde la estricta sujeción y control de
ejecución contractual, incurriendo hasta en falta gravísima por el incumplimiento de sus obligaciones, según
lo previsto en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 y la Ley 1952 de 2019.
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A su turno, este principio, es de doble vía, en la medida en que es al contratista a quien le compete según sus
competencias y calidades contractuales honrar su ofrecimiento y cumplirlo a cabalidad en los tiempos y
expectativas de calidad esperadas.
2.3.2. DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN Y RESPONSABILIDADES EN SU EJERCICIO
La dependencia que requiera adquirir bienes, obras y/o servicios, deberá indicar en los insumos técnicos o
estudios previos (cuando haya lugar), cual sería el servidor público que debe realizar la supervisión del objeto
a contratar, de acuerdo con las competencias, calidades académicas y de experiencia que reflejen la
idoneidad del supervisor y conforme los perfiles y/o especialidades que la ejecución de cada contrato exija.
Una vez perfeccionado el contrato, y cumplidos los requisitos para el inicio de su ejecución, el Área de
Contratos comunicará al supervisor designado, el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y
ejecución, para lo cual se enviará copia del contrato, del registro presupuestal y aprobación de la póliza cuando
a ello haya lugar.
Cuando se presenten circunstancias que impidan ejercer la labor de supervisión, es obligación del supervisor
solicitar por escrito, el cambio de supervisor al Ordenador del Gasto, para el trámite correspondiente, y no
cesaran las obligaciones hasta tanto sea comunicado oficialmente el cambio de supervisor.
La función de supervisión y/o interventoría en el seguimiento de los contratos se debe ejercer con plena
autonomía, pero siempre acatando las directrices que se hayan establecido para la toma de decisiones en la
celebración y ejecución del contrato con el fin de garantizar la debida ejecución del mismo y el cabal
cumplimiento de las obligaciones pactadas.
El supervisor y/o interventor deberá propender porque el contratista cumpla de manera idónea y oportuna el
objeto contratado, de acuerdo con las especificaciones señaladas en los pliegos de condiciones, sus términos
y condiciones adicionales, anexos o estudios previos para el caso de las contrataciones directas y con las
demás obligaciones previstas en este Manual.
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La Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, en su capítulo
VII consagra las disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública, dentro de las
cuales y para los propósitos de este capítulo se citan las contenidas en sus artículos 82 a 85:
Dispone el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011, que modifica el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, que los
consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento
de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que
les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución
de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.
POR SU PARTE, LOS INTERVENTORES RESPONDERÁN CIVIL, FISCAL, PENAL Y
DISCIPLINARIAMENTE, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría,
como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados
de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones
de interventoría.
Posteriormente el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, establece que con el fin de proteger la moralidad
administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad
contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto
contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.
El artículo 84 de la ley 1474 de 2011 señala que la supervisión e interventoría contractual implica el
seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la Entidad contratante sobre las obligaciones a
cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y
explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y son responsables por mantener informada a
la Entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados
como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal
incumplimiento se presente.
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El parágrafo 1 del artículo antes mencionado, establece como falta gravísima la no exigencia, por parte del
supervisor o interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la Entidad estatal, o en su defecto,
los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido
ejecutada a cabalidad. También establece como gravísima omitir el deber de informar a la Entidad contratante
los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o
que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.
Es importante señalar que el parágrafo 2 del artículo 84 de la ley 1474 de 2011, adicionó el artículo 8º de la
ley 80 de 1993, estableciendo una causal de inhabilidad para el interventor que incumpla el deber de entregar
información a la Entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan
poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco
(5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación
administrativa correspondiente. Cuando el interventor sea un consorcio o una unión temporal la solidaridad
se aplicará en los términos previstos en el artículo 7 de la ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio.
Adicionalmente, el parágrafo 3 del artículo en mención, estipula que el interventor que no haya informado
oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de
alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios
que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el
ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo
conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general
y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se
ocasionen.
Finalmente el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011 establece que los contratos de interventoría podrán
prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor
podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto
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en el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993. Para la ejecución de los contratos de interventoría es
obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la
garantía de estabilidad del contrato principal.
El artículo 25 y 54 de la Ley 1952 de 2019, dispone quienes son los sujetos disciplinables y las faltas
relacionadas con la contratación Pública.
Se entiende que ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo,
convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que
permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce la facultad sancionadora del
Estado; lo que se acreditará, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o señale conductas, expida
actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos.
Administran recursos públicos aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de
rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas
han destinado para su utilización con fines específicos.
No serán disciplinables aquellos particulares que presten servicios públicos, salvo que en ejercicio de dichas
actividades desempeñen funciones públicas, evento en el cual resultarán destinatarios de las normas
disciplinarias.
Cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad disciplinaria será exigible del representante legal o
de los miembros de la Junta Directiva”.
Los Interventores y Supervisores pueden incurrir en responsabilidad civil, penal, fiscal o disciplinaria por
razones relacionadas con:
El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría (cuando sea contratado), así
como al funcionario por el incumplimiento de las obligaciones asignadas en relación con la supervisión.
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Por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a las entidades, en relación con la celebración y
ejecución de los contratos que supervisan.
La responsabilidad fiscal de los Interventores se fundamenta en la disposición contenida en el artículo 1 de la
Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia
de las contralorías. Así los particulares son responsables “cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con
ocasión de ésta, causen por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa un daño patrimonial al Estado”.
El texto subrayado fue declarado exequible por la Corte Constitucional mediante sentencia C-840 de agosto
8 de 2001.
2.3.2.1. DEBERES DE LOS SUPERVISORES:
Los supervisores tendrán entre otros, los siguientes deberes durante la ejecución contractual:
Ejercer la coordinación, vigilancia y control desde el punto de vista administrativo, técnico, financiero y
legal sobre la ejecución del contrato.
Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y demás documentos
contractuales.
Vigilar y controlar que el contrato se desarrolle dentro de los términos y presupuesto establecido en el
contrato.
Presentar de acuerdo a la periodicidad establecida en el contrato un informe pormenorizado, detallado y
completo en él que se acredite que los bienes, servicios u obras efectivamente entregados por el
contratista, cumplen a cabalidad con las condiciones pactadas en las obligaciones del contrato, los cuales
deberán estar acompañados de los soportes correspondientes.
Formato Descripción
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F-BS-33 Certificación de Ejecución del Contrato (para contratos diferentes a los de prestación de servicios personales)
F-BS-34 Certificación Periódica de Ejecución de Contratos de Prestación de Servicios Personales
El informe de supervisión del contrato debe contener:
o Número de contrato
o Objeto
o Nombre o razón social del contratista
o Plazo de ejecución
o Período certificado en el informe
o Descripción pormenorizada de las actividades que acrediten la ejecución del contrato (bienes,
servicios u obras recibidos)
o Nombre, cargo y firma del supervisor.
Cabe anotar que si se está certificando un contrato, orden de compra o carta de aceptación con recursos
por parte del DAPRE, éste informe se entenderá contenido en los formatos F-BS-33 ó F-BS-34, siempre y
cuando el supervisor realice una descripción pormenorizada de las actividades de ejecución del contrato, es
decir, para este caso no será necesario elaborar informes adicionales, sin perjuicio de adjuntar los soportes
que se consideren idóneos sobre la ejecución contractual.
En el evento de contratos sin recursos por parte del DAPRE (convenios, memorandos de entendimiento,
etc), dado que no existe un formato específico en el aplicativo SIGEPRE, el supervisor elaborará de
conformidad con el objeto del convenio o contrato, un informe en el que se acredite la ejecución contractual
y el estado de ejecución.
Informar al Ordenador del Gasto y al Área de Contratos el estado de avance o ejecución del contrato
con base en su plazo.
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Remitir al Jefe del Área de Contratos a través de correo institucional durante los tres (3) primeros días
hábiles de cada trimestre, el porcentaje de ejecución contractual en tiempo y dinero de los contratos con
recursos por parte del DAPRE, con el propósito de efectuar el correspondiente reporte a la Contraloría
General de la República en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes –SIRECI.
Exigir al contratista que las obras, servicios, o bienes contratados, cumplan con las condiciones y
calidades pactadas y si es del caso, solicitar su corrección o reposición cuando verifique que no cumplen
con lo requerido.
Conceptuar y justificar la viabilidad de las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones al
contrato que procedan, así como elaborar y remitir con la debida anterioridad al vencimiento del contrato,
la correspondiente solicitud al competente contractual.
Controlar la correcta inversión del anticipo de conformidad con lo establecido en el contrato y dando
cumplimiento a lo establecido en el artículo 91 la Ley 1474 de 2011.
Aprobar el plan de inversión del anticipo cuando haya lugar.
Requerir al contratista, cuando haya lugar, la información relacionada con la correcta inversión del
anticipo con sus correspondientes soportes.
Suministrar al contratista toda la información y documentos necesarios para la correcta ejecución del
contrato.
Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la ejecución del contrato,
tales como:
o Acta de inicio del contrato.
o Acta de suspensión del contrato.
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o Actas de recibo parcial o final.
o Acta de terminación.
o Las demás actas que se establezcan y se requieran para la ejecución del contrato.
Asistir técnicamente a la Entidad en asuntos relacionados con la ejecución del contrato.
Resolver las consultas del contratista, o tramitarlas ante la dependencia competente, haciendo el
correspondiente seguimiento.
Verificar para efectos de pago, que el contratista cumpla con las obligaciones de afiliación y pagos al
Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y ARL) y Aportes Parafiscales, según sea el caso,
e informar al Ordenador del Gasto en caso de existir incumplimiento de estas obligaciones.
Revisar las facturas o documentos equivalentes presentadas por el contratista, verificando que en ellas
se consignen el concepto y valor del servicio prestado, o los bienes entregados y que correspondan con
la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos y remitir al Área
Financiera (Central de Cuentas), o al Grupo de Recursos Físicos (Almacén) la documentación
determinada en el contrato para el trámite de pago.
Formular y enviar al contratista por escrito las observaciones y objeciones a que haya lugar cuando haya
desacuerdo o inconformidad con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Estas
observaciones deben estar debidamente sustentadas y justificadas en hechos, circunstancias y normas
si hay lugar a ello.
En el evento de incumplimiento, requerir por escrito al contratista para que cumpla las obligaciones
pactadas en el contrato.
Remitir al ordenador del gasto el informe acerca del incumplimiento del contratista, de las obligaciones
del contrato, los requerimientos efectuados al mismo y sus respuestas.
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Realizar la planificación y control de la ejecución de los contratos de tal manera que la ejecución se
realice durante la vigencia fiscal para la cual fue programada, de no ser posible, se debe solicitar al
Ordenador de gasto competente a través del Sistema de Gestión Documental y Archivo, la sustitución
de apropiaciones previa aprobación de vigencias futuras por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, cuando a ello hubiere lugar.
Cada vez que se realice cambio en la designación de supervisión de un contrato, elaborar en dos
ejemplares de idéntico tenor el formato F-BS-47 (Ver aplicativo SIGEPRE), el cual se entregará al Área
de Contratos y al nuevo supervisor designado.
Publicar en el SECOP y en la página de la Entidad, los informes de Supervisión, en formato PDF, que
acrediten la ejecución contractual, de conformidad con la obligación establecida en el Decreto 1081 de
2015.
Para efectos de radicación en el Área de Contratos y publicación de los informes y dependiendo del objeto
del contrato, se deberán tener en cuenta entre otros los siguientes lineamientos:
Contratos, órdenes de compra o aceptaciones de oferta con recursos por parte del DAPRE
(excluidos los contratos de obra): Se deberá publicar el informe como mínimo con la misma periodicidad
en que se realicen los pagos del contrato.
El Área Financiera de la Entidad tendrá de seis (6) días hábiles, contados desde el día siguiente a la
radicación de los documentos, para verificar la documentación y efectuar observaciones al informe, una
vez vencido este plazo, el supervisor podrá hacer la publicación.
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Contratos de Obra: En estos contratos, el interventor deberá elaborar y remitir el informe al supervisor
de su contrato, quien será el responsable de realizar la publicación en el SECOP II, con la misma
periodicidad de presentación de las actas parciales de ejecución de obra.
Contratos sin recursos por parte del DAPRE: Para los convenios, memorandos de entendimiento y
demás contratos sin recursos por parte de la Entidad, se deberá elaborar y remitir el informe cada cuatro
(4) meses, durante la vigencia del contrato.
Comodatos: Para los contratos de comodato se deberán presentar dos (2) informes, así:
o Informe inicial en el cual conste la entrega o recibo de los bienes dados en comodato.
o Informe final en el cual se acredite la devolución de los mismos.
Tratándose de Convenios, Acuerdos o cualquier otra clase de contribución proveniente de Organismos
Internacionales, Organismos de Cooperación o Asistencia Internacional, Banca Multilateral y demás, en
los cuales los recursos sean ejecutados a través de un agente cooperante y estos no se incorporen al
Presupuesto General de la Nación, se deberá elaborar y remitir un informe mensual durante la vigencia
del contrato al Área Financiera en el formato F-GF- 22 Ordenes de desembolso, en el cual se refleje la
ejecución de estos recursos.
Hacer control a los riesgos, reporte de su materialización y la toma de decisiones cuando ocurran, con el
fin de evitar alteraciones a la ejecución del contrato.
2.3.3. DE LOS RESPONSABLES DE LA ETAPA CONTRACTUAL
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ACTIVIDAD DEPENDENCIA
ENCARGADA
CARGO
RESPONSABLE FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Supervisión y
seguimiento a la
ejecución
contractual
Dependencia de la
Entidad que requiera
un bien, servicio u
obra.
Servidor Público
designado como
supervisor.
Jefe de la Dependencia
Controlar, supervisar y vigilar la
ejecución de los contratos
asignados, a fin de garantizar a la
Entidad, el cumplimiento de las
obligaciones pactadas.
Responder por la verificación del
cumplimiento de las obligaciones
contractuales.
Comunicación
con los oferentes
y contratistas.
Dependencia de la
Entidad que requiera
un bien, servicio u
obra.
Área de Contratos.
Área de Contratos y
supervisor del contrato.
Mantener una comunicación fluida
y oportuna a través de los canales
de comunicación, establecidos
oficialmente con los oferentes y
contratistas de la Entidad.
La comunicación con los oferentes se
hará únicamente a través de los
mecanismos oficiales establecidos,
con el fin de garantizar la
imparcialidad y el principio de
selección objetiva.
La comunicación con los contratistas
se hace a través de los supervisores,
quienes deben servir de interlocutor
entre la Entidad y el contratista.
Trámite de
procesos
sancionatorios
contra
contratistas.
Dependencia de la
Entidad que requiera
un bien, servicio u
obra.
Supervisor del contrato,
Área de Contratos y
competente contractual.
Supervisor del Contrato: requerir al contratista acerca del cumplimiento de las
obligaciones contractuales, notificar al competente contractual cuando exista
una controversia.
Área de contratos: dar trámite a la solicitud que remita el supervisor al
competente contractual. Competente contractual: definir la situación.
2.3.4. CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN.
En los eventos que el supervisor y/o interventor determine que el contratista se encuentre presuntamente
incumpliendo con las obligaciones pactadas en el contrato correspondiente, deberá solicitarle por escrito las
razones o causas del presunto incumplimiento y conminarlo al cumplimiento de dichas obligaciones.
Cuando se verifique que las razones aducidas por el Contratista no son argumento suficiente para justificar el
incumplimiento, y se constate que las mismas no obedecen a circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito,
sino por el contrario a la conducta negligente o poco previsible de él, el supervisor deberá presentar al
Competente Contractual un informe completo de esta situación, con los debidos soportes donde se evidencie
de forma clara los hechos presuntamente constitutivos de incumplimiento contractual, con el fin de iniciar el
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proceso administrativo sancionatorio que haya lugar, ya sea para la imposición de multas, sanciones y
declaratorias de incumplimiento siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de
2011, para lo cual el Ordenador del Gasto remitirá la documentación relacionada con el incumplimiento al
Área de Contratos, para que adelante el trámite correspondiente.
2.4. DE LA ETAPA POSCONTRACTUAL
La etapa final de la contratación inicia con la finalización del periodo de ejecución contractual entendido como
el plazo o término estipulado para el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y termina con el
cierre del expediente contractual.
2.4.1. DE LA FASE POSCONTRACTUAL EN LOS CONTRATOS DE EJECUCIÓN INSTANTANEA
En los contratos de ejecución instantánea o cuya ejecución no se prolongue en el tiempo, por definición legal
no es obligatoria la liquidación, sin embargo, en aquellos casos en los cuales la Entidad, prevea situaciones
complejas que ameriten pactar la liquidación lo pueden hacer.
En caso de que el contrato no cuente con un periodo de liquidación, le asisten al supervisor los mismos
deberes salvo los que se relacionan con el acta de liquidación.
Sin perjuicio de lo anterior al finalizar un contrato, aun cuando no se haya pactado la cláusula de liquidación
o no existe la obligación legal de liquidarlo, el supervisor deberá realizar, presentar y adelantar los trámites
correspondientes de publicación del informe final de supervisión (Formato F-BS-25) y proyectar el cierre del
expediente contractual para la firma del competente.
2.4.2. DE LA FASE POSCONTRACTUAL EN LOS CONTRATOS DE EJECUCIÓN SUCESIVA O EN
LOS QUE SE HAYA PACTADO CLAUSULA DE LIQUIDACION
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En aquellos contratos de tracto sucesivo o en aquellos en los que se haya estipulado liquidación, las partes
cuentan con una etapa legal, derivada de la ley, o convencional, derivada de los contratos en la cual, como
se advirtió, pueden hacerse los ajustes, aclaraciones y revisiones, a fin de ponerle fin a las diferencias o
dificultades encontradas en la fase contractual.
2.4.2.1. DE LA LIQUIDACIÓN BILATERAL
La liquidación bilateral es el acuerdo de voluntades en el cual se establece el estado final de la ejecución de
las obligaciones adquiridas por las partes del contrato.
Vencido el plazo de ejecución del contrato se surtirán los siguientes trámites:
El Jefe Área de Contratos solicitará al Grupo de Pagaduría se expida la certificación de pagos con sus
respectivos soportes.
El Área de Contratos proyectara acta de liquidación en el Formato ACTA DE LIQUIDACIÓN (F-BS-05)
(Ver aplicativo SIGEPRE), la cual se remitirá al supervisor o interventor del contrato quien la verificará y
remitirá firmada al Área de Contratos donde una vez suscrita por el Jefe del Área se remitirá al contratista
para firma, y finalmente al competente contractual para su suscripción.
Una vez firmada por las partes, se publicará el Acta de Liquidación en el portal SECOP.
La liquidación de los contratos se hará conforme el artículo 11 de la ley 1150 de 2007. Dicha liquidación se
hará dentro del término fijado en el contrato, o en su defecto dentro del término que acuerden las partes para
el efecto.
De no existir término de liquidación pactado de mutuo acuerdo entre las partes, la liquidación se realizará
dentro de los seis (6) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a
la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o a la fecha del acuerdo que la disponga. Si
vencido el plazo anteriormente establecido no se liquida el contrato, podrá realizarse en cualquier tiempo
dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término anterior de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin
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perjuicio de lo previsto en el artículo 164 de la ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
Si el contratista o la administración suscriben el acta con anotaciones que exceptúan aspectos de los allí
contenidos, se estará en presencia de una liquidación parcial del contrato y los puntos salvados podrán
discutirse ante la jurisdicción, o someterse a mecanismos alternativos de solución de conflictos.
2.4.2.2. DE LA LIQUIDACIÓN UNILATERAL
De conformidad con el artículo 11 de la ley 1150 de 2007, en aquellos casos en que el contratista no se
presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a
un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro
de los dos (2) meses siguientes. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la
liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento
de los términos antes referidos de mutuo acuerdo o unilateralmente.
La liquidación unilateral ocurre cuando no se logra acuerdo con el contratista sobre la liquidación del contrato,
o cuando éste no atendió las invitaciones que por escrito la Entidad le formuló para liquidarlo de mutuo
acuerdo. En este evento, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, liquidará
unilateralmente el contrato, mediante resolución motivada susceptible del recurso de reposición, en los
términos de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de Contencioso Administrativo.
En consecuencia de lo anterior, el Área de Contratos , realizará el siguiente procedimiento:
Proyectada el acta de liquidación y firmada por parte de la Jefe del Área de Contratos, el competente
contractual y el supervisor del contrato, se le comunicará al contratista en la cuenta de correo electrónico
o dirección física por él registrada, que a partir del día hábil siguiente a la fecha de remisión de dicho
correo o recibo en la dirección reportada, cuenta con un término de tres (3) días hábiles para acudir al
Área de Contratos del DAPRE, con el fin de suscribir la correspondiente acta de liquidación.
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Surtido el término antes citado sin que el contratista haya acudido a la suscripción del acta de liquidación,
la Entidad procederá a liquidar el contrato unilateralmente mediante resolución motivada que se notificará
en los términos de los artículos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”; en todo caso cuando la notificación se
surta por aviso en el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha
en que por este medio quedará surtida la notificación personal.
Se publicará la resolución mediante la cual se liquide unilateralmente el contrato en el portal SECOP.
2.4.2.3. DEBERES DE LOS SUPERVISORES DEL CONTRATO UNA VEZ FINALIZADO EL PLAZO DE
EJECUCIÓN CONTRACTUAL:
Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de
calidad del bien o servicio suministrado y de los demás amparos y garantías requeridos para avalar las
obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.
Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los
sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar y
Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando haya lugar a ello, estableciendo una correcta relación entre el
monto cancelado y la suma a cotizar.
Sin excepción, todos los supervisores deberán elaborar y remitir mediante memorando, original del
informe final de supervisión F-BS-25 (Ver aplicativo SIGEPRE) al Área de Contratos, en el cual se
consignará lo siguiente:
o Plazo del contrato.
o Valor del contrato, incluyendo sus adiciones y/o modificaciones.
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o Consolidado de las actividades realizadas y/o bienes entregados por el contratista en
virtud de la ejecución del contrato.
o Relación de pagos realizados, señalando el periodo o factura y el valor.
o Balance económico del contrato.
o La calificación al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del contrato,
referente a su calidad, seriedad y cumplimiento.
Remitir por el Sistema de Gestión Documental y Archivo al competente contractual la solicitud de
liberación del saldo de contrato de aquellos que por ley no requieran liquidarse, acompañada del formato
mencionado en el numeral anterior, quien lo remitirá al Jefe del Área Financiera para efectuar las
liberaciones presupuestales correspondientes, las cuales serán comunicadas al supervisor o interventor
del contrato en un término no mayor a diez (10) días hábiles.
Una vez recibida la comunicación del Área Financiera, el supervisor o interventor del contrato solicitará
la respectiva modificación al plan anual de adquisiciones (ver procedimiento P-DE-03 Formulación,
ejecución y seguimiento al plan anual de adquisiciones).
2.4.3. DE LOS RESPONSABLES DE LA ETAPA POSCONTRACTUAL
ACTIVIDAD
DEPENDENCIA
ENCARGADA
CARGO
RESPONSABLE FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Procedimientos
presupuestales,
financieros y de
pago.
Dependencia de la
Entidad que requiera
un bien, servicio u
obra.
Área Financiera.
Supervisor del contrato y
funcionarios del Área
Financiera.
Dar trámite oportuno al
pago como
contraprestación de las
obligaciones contractuales.
El Supervisor Verificará los
documentos soportes
necesarios para el pago de
acuerdo a lo contemplado en
el contrato y la normatividad
vigente.
El desembolso de los recursos
lo realiza el Grupo de
Pagaduría del Área Financiera
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ACTIVIDAD
DEPENDENCIA
ENCARGADA
CARGO
RESPONSABLE FUNCIONES RESPONSABILIDADES
Seguimiento a las
actividades
posteriores a la
liquidación de los
contratos.
Dependencia de la
Entidad que requiera
un bien, servicio u
obra.
Supervisor del contrato.
Verificar la calidad del
objeto contratado hasta la
extensión del cubrimiento
de las pólizas que lo
amparan.
Informar al competente
contractual el vencimiento de
las pólizas para que se realice
el cierre del expediente del
proceso de contratación.
Manejo de las
controversias y la
solución de
conflictos derivados
de los Procesos de
Contratación
Dependencia de la
Entidad que requiera
un bien, servicio u
obra
Área de Contratos y
competente
contractual
Supervisor del contrato,
Área de Contratos, y
competente contractual.
Área de contratos: dar
trámite a las solicitudes del
supervisor relacionadas con
controversias que se
presenten con el contratista.
Supervisor del Contrato:
Elaborar y presentar los
informes que correspondan
de manera oportuna cuando
se presentes controversias
o conflictos derivados del
contrato
Supervisor del Contrato:
Comunicar oportunamente al
competente contractual
cuando exista una
controversia.
Área de contratos: Adelantar
el trámite que corresponda
según el informe del
supervisor
2.4.4. BUENAS PRÁCTICAS EN LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
De acuerdo con el documento de Buenas Prácticas de Transparencia en la Gestión Contractual del Programa
de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
Se debe propender por suscribir liquidaciones bilaterales, de común acuerdo entre las partes. Lo anterior
dado que la liquidación es el corte de cuentas y el balance de ejecución y financiero del contrato, donde
se pueden establecer diferentes acuerdos respecto del contrato; en caso de existir controversias.
Dependiendo de la naturaleza y objeto del contrato se puede fijar un plazo determinado y más amplio
para la liquidación del mismo.
Finalmente, y adicional a lo anterior, dado que la Gestión Contractual y el proceso de contratación pública
están reglados en la Ley, es primordial tener en cuenta que en todas sus etapas se deberán observar y
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garantizar el cumplimiento y aplicación de los principios y normas que rigen la contratación pública, contenidos
en la Constitución Política, en la Ley y en las diferentes reglamentaciones que de esta se expidan.
CAPÍTULO III
DISPOSICIONES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE CONTRATOS
3.1. RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL
El Área de Contratos y en especial el abogado gestor o encargado de impulsar y dar trámite a cada proceso
de contratación, es el responsable de toda la información y documentos que reposen en el expediente
contractual en la etapa precontractual, así como del orden y correcta presentación del mismo.
Una vez se haya remitido la comunicación de designación al supervisor, el abogado encargado deberá
verificar el orden, presentación y control documental de cada expediente a fin de entregarlo al funcionario
encargado del archivo de gestión del Área de Contratos, quien será a partir de la entrega del mismo el
responsable de su custodia y administración.
Para la entrega de los respectivos expedientes contractuales el abogado gestor del proceso deberá verificar
el cumplimiento de las actuaciones correspondientes en el SECOP, al igual que del contenido de la carpeta y
el orden con el cual los documentos fueron incorporados teniendo en cuenta el criterio lógico y cronológico de
los documentos y de la integración del expediente, en tal sentido, todos los documentos deben estar
correctamente legajados a fin de realizar la entrega de los expedientes en el archivo del Área de Contratos,
con los documentos debidamente foliados y con lista de verificación..
La entrega de la carpeta del funcionario de gestión al de archivo se realizará a través del libro de entrega de
carpetas correspondiente o del método que disponga el Jefe del Área de Contratos. Una vez entregados los
expedientes contractuales, la responsabilidad por el cuidado y custodia de los mismos reside en el funcionario
del Área encargado del archivo quien deberá controlar y verificar el correcto archivo y préstamo de los
expedientes contractuales, en caso de ser requerido por los abogados para alguna gestión o trámite
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precontractual, así como de dar aplicación a la normatividad vigente en términos de los Acuerdos del Archivo
General de la Nación y del M-GD-01 Manual de Gestión Documental.
El funcionario encargado de Archivo, verificará la información del contrato en la base de datos, así como la
documentación contenida en las carpetas, la cual debe estar relacionada en los formatos de lista de
verificación según corresponda a cada modalidad de selección, se escaneará y guardará el archivo digital del
contrato.
En caso de presentarse inconsistencias sobre la documentación del contrato, se deberá informará a través
de correo electrónico y devolver la carpeta al abogado designado para que éste revise, ajuste y entregue
nuevamente la carpeta.
La transferencia documental se realizará según los parámetros establecidos en el M-GD-01 Manual de
Gestión Documental y el procedimiento P-GD-05 Transferencias de Archivos de Gestión (Primarias).
Como punto de control sobre la gestión en el archivo de gestión del Área se procederá así:
Presentar informes mensuales al Jefe del Área de Contratos en donde se evidencie el avance en la
preparación y organización de las carpetas a trasferir según el cronograma de trasferencia anual.
El Jefe del Área de Contratos cuatrimestralmente realizará una verificación aleatoria de las carpetas de
los contratos relacionadas en el Inventario documental.
CAPÍTULO IV
APLICACIÓN NORMAS DE CONTROL INTERNO Y PARTICIPACION CIUDADANA
4.1. APLICACIÓN DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
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El Gobierno Nacional mediante Decreto 943 de 2014 actualizó el Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano (MECI), el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados
conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993 y por su parte el Decreto 1499 de 2017, estableció que el Sistema
de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998 debe estar articulado con el Sistema
de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG- y adicionalmente actualizado
a través del Manual Operativo del MIPG, siendo de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y
organismos de que trata la Ley 87 de 1993.
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante Resolución No. 172 del 09 de
marzo de 2019, adopto para la entidad, la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
– MIPG- expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública para las Entidades del Orden
Nacional
De conformidad con el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 2014 aprobado mediante Decreto 943 de 2014, expedido por el Departamento Administrativo de la
Función Pública, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en el desarrollo de sus
procesos contractuales debe aplicar los principios que enmarcan este modelo así:
Autocontrol
Autorregulación
Autogestión
Adicionalmente para el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, es relevante que se adopten y
mantengan cada uno de estos aspectos, estableciéndose los mismos como buenas prácticas, tal y como lo
establecen los principios del Modelo Estándar de Control Interno en su versión 2014, como se enuncia a
continuación:
Demostrar compromiso con la integridad y valores éticos.
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Ejercer la responsabilidad de supervisión.
Establecer estructura, autoridad y responsabilidad.
Demostrar compromiso con la competencia.
Cumplir con la rendición de cuentas.
Objetivos específicos adecuados.
Identificar y analizar riesgos.
Evaluar riesgos de fraude significativos.
Seleccionar y desarrollar actividades de control.
Seleccionar y desarrollar controles generales de TI.
Desplegar a través de políticas y procedimientos.
Usar información relevante.
Comunicar internamente.
Comunicar externamente.
Realizar Evaluación continua.
Evaluar y comunicas las deficiencias”.3
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República formuló su proceso de Adquisición de
Bienes y Servicios, a través del cual se realiza la gestión contractual de la Entidad, definiendo:
Formatos, procedimientos, indicadores, riesgos y demás documentos adoptados en el Sistema Integrado
de Gestión de la Presidencia de la República.
Conformación de un Comité Asesor de Contratación, el cual tiene como objeto velar porque las actuaciones
contractuales y quienes intervengan en el proceso, se desarrollen y comporten conforme a los principios
de transparencia, economía, responsabilidad y a los postulados de la función administrativa.
3 Departamento Administrativo de la Función Pública, Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, página 11.
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Capacitaciones periódicas a los intervinientes en el proceso de adquisición de bienes y servicios, en las
que se establecen directrices y recomendaciones para la efectiva gestión contractual, sin olvidar que el
proceso contractual es un proceso reglado y objetivo, que se ciñe estrictamente a lo regulado en la Ley,
sin que sobre el mismo puedan pesar consideraciones subjetivas del operador contractual en cualquier
etapa del proceso; en consecuencia tanto los documentos del proceso como las actividades y
comunicación del mismo se rigen a lo que establece la Ley para cada uno de ellos.
4.2. BUENAS PRÁCTICAS EN LA UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA
GESTIÓN CONTRACTUAL
Para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, es muy importante contar con un buen
canal de comunicación con los intervinientes en el proceso para que esta sea eficaz y oportuna, a través de
los mecanismos establecidos para tal fin, como se señala a continuación a titulo enunciativo:
SECOP II: Con los proponentes e interesados en los procesos de contratación el canal de comunicación
e interacción se realizará a través de la plataforma del SECOP II, a través de la cual la Entidad, de
manera transaccional adelanta sus procesos de contratación.
Adicionalmente cada proceso cuenta con un correo electrónico institucional, como medio de
comunicación Entidad - proponentes e interesados en el evento en que exista indisponibilidad del
SECOP II.
SECOP I: La Entidad cuando a ello hubiere lugar, también utiliza la plataforma SECOP I, para darle
publicidad a los procesos de selección que así lo requieran, y es el medio de comunicación establecido
para este tipo de procesos.
SDGDA: Los interesados en radicar comunicaciones en la entidad lo pueden hacer radicando sus
comunicaciones, las cuales son canalizadas a través del Sistema de Gestión Documental y Archivo que
maneja la correspondencia tanto interna como externa de la Entidad.
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SERVICIOS TECNOLOGICOS: La entidad cuenta con la INTRANET, el aplicativo SIGEPRE y el Sistema
de Asesoría de Contratos en la plataforma de SERVICIOS COMPARTIDOS como herramientas que
apoyan la Gestión Contractual de la Entidad, a través de las cuales los funcionarios pueden consultar los
formatos establecidos por el proceso de adquisición de bienes y servicios, el Plan Anual de Adquisiciones
y el Aplicativo Contratos, así como realizar cualquier consulta al Área de Contratos sobre la gestión
contractual a su cargo
Así mismo, desde la Intranet los usuarios tienen acceso al Manual de Contratación, a Tips Informativos
sobre la Gestión Contractual y a las Actas del Comité Asesor de Contratación y al Aplicativo Contratos.
4.3. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA A TRAVÉS DE VEEDURÍAS
ORGANIZADAS E INTERESADOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
En desarrollo de la Gestión Contractual, la Entidad, a través de diferentes Documentos del Proceso de
Selección, convoca públicamente a la ciudadanía en general y a las veedurías ciudadanas para que puedan
desarrollar su actividad durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual, y para que conforme
a la ley, en caso de estar interesadas realicen el control social a los procesos de selección, formulen las
recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia institucional y la probidad en la
actuación de los funcionarios e intervengan en todas las audiencias realizadas durante el proceso de
selección, en las etapas precontractual, contractual y post contractual.
Adicionalmente, en los Avisos de Convocatoria que se publican por parte de la Entidad para cada proceso de
selección que lo requiera, se convoca a los interesados tanto a participar en el proceso como a solicitar la
información que necesiten; se establecen dirección, teléfonos y correo de la Entidad en donde serán atendidos
en caso de requerirlo.
Finalmente, a través de las audiencias públicas de Rendición de Cuentas, la Entidad abre espacios de
encuentro y reflexión sobre los resultados de su gestión, dentro de la cual se encuentra la Gestión Contractual.
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CAPÍTULO V
CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES
5.1. GENERALIDADES
Tratándose de Convenios, Acuerdos o cualquier otra clase de contribución proveniente de Organismos
Internacionales, Organismos de Cooperación o Asistencia Internacional, Banca Multilateral y demás, se
aplicarán las disposiciones legales y contractuales que sean del caso.
El Área de Contratos, previa solicitud de las dependencias usuarias, adelantará las funciones de impulso,
trámite y seguimiento en materia jurídica de los procesos de celebración de contratos, convenios, acuerdos o
cualquier tipo de instrumento de cooperación internacional que se proyecte celebrar con Organismos y
Entidades Internacionales, con otros Estados, con Gobiernos o Agencias Gubernamentales de aquellos, y
con Organismos Internacionales, y tramitará para firma del competente contractual, previa verificación de la
Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad; así mismo será la dependencia responsable de tener el
archivo físico e inventario de la cooperación internacional de la entidad.
Para gestionar recursos de cooperación internacional no reembolsable para la financiación de proyectos o
iniciativas de la Entidad acorde con la planeación institucional, se deberá seguir el procedimiento previsto en
el aplicativo SIGEPRE.
CAPÍTULO VI
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
– FONDO PAZ-
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DE CONTRATACIÓN
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El presente Capítulo del Manual de Contratación, busca regular el trámite de los procesos contractuales que
deba adelantar el Fondo de Programas Especiales para la Paz – Fondo Paz, en adelante Fondo Paz o el
Fondo, para la adecuada y eficiente administración de los recursos y el cumplimiento de sus fines.
El Fondo de Programas Especiales para la Paz fue creado mediante la Ley 368 de 1997, como una cuenta
especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República sin personería jurídica.
6.1. AMBITO DE APLICACIÓN
El ámbito de aplicación de este Capítulo, se circunscribe a los servidores públicos y contratistas que con
ocasión de sus funciones y actividades participen en los procesos contractuales celebrados por Fondo Paz.
6.2. REGIMEN APLICABLE
El régimen jurídico aplicable a la actividad contractual celebrada por este fondo, es el derecho privado de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 434 de 1998 y el artículo 2.2.2.1.3 del Decreto 1081
de 2015, sin perjuicio de la inclusión de las cláusulas excepcionales contempladas en la Ley 80 de 1993, Ley
1150 de 2007 y las normas de contratación estatal que se disponga este manual y las demás que las
modifiquen y adicionen, con sujeción a los principios de la función administrativa y de la contratación estatal.
6.3. PUBLICACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
Se publicará la actividad contractual de Fondo Paz, en el SECOP.
6.4. PRINCIPIOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN
Los principios generales para la contratación adelantada por Fondo Paz, serán los siguientes:
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Principio de Economía: Los procesos y procedimientos en la contratación se adelantarán con celeridad
y con la menor cantidad de recursos posibles, sin sacrificar la calidad requerida.
Principio de Eficiencia: Obliga a la correcta asignación y utilización de los recursos dentro de un
ejercicio integral de costo/beneficio, de conformidad a lo establecido en las normas vigentes sobre la
materia.
Principio de la Igualdad: Confiere igualdad de trato y oportunidades a los participantes en los procesos
de selección.
Principio de Publicidad: En los actos contractuales que realice el fondo, se procurara realizar la mayor
publicidad.
Principio de Selección Objetiva: La selección de contratistas, cuando a ella hubiere lugar en los
términos del presente Manual, se hará al ofrecimiento más favorable para los intereses del fondo, sin
ningún tipo de consideración subjetiva, siguiendo unos procedimientos previamente establecidos y
divulgados.
6.5. COMPETENCIA PARA CONTRATAR
De conformidad con la delegación otorgada por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República, la competencia para celebrar contratos en nombre y representación de Fondo Paz,
corresponde al Director del Fondo.
El Director suscribirá todos los contratos, modificaciones, convenios y demás documentos que se requieran
para el cabal cumplimiento de las obligaciones que se deriven, de acuerdo con la delegación conferida.
6.5.1. RESPONSABLES DEL PROCESO CONTRACTUAL
Son responsables del trámite del proceso contractual en cada una de sus etapas, los funcionarios o
contratistas que componen el comité estructurador y evaluador y los que prestan sus servicios en el Fondo
de Programas Especiales para la Paz de acuerdo a su competencia.
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6.5.2. COMITÉ ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR
El comité estructurador y evaluador se designará mediante comunicación escrita realizada por el Director del
Fondo de Programas Especiales para la Paz. Una vez recibida la comunicación el miembro designado podrá
pronunciarse sobre posibles impedimentos o conflicto de interés en el respectivo proceso.
El comité estructurador y evaluador estará integrado, como mínimo por el personal que se describe a
continuación:
- Estructuración y evaluación técnica: Mínimo un funcionario o contratista del solicitante de la contratación.
- Estructuración y evaluación financiera y económica: Mínimo un funcionario o contratista con funciones
de carácter financiero o contable del área, equipo o grupo de trabajo que requiere la contratación.
- Estructuración y evaluación jurídica: Mínimo un funcionario o contratista abogado del área, equipo o
grupo de trabajo que requiere la contratación.
Sin perjuicio de lo anterior el Director del Fondo podrá designar a cualquiera de los profesionales vinculados
como estructurador y evaluador de un proceso, guardando relación con la competencia y experticia del
mismo.
El comité estructurador y evaluador estará conformado por un número plural de servidores públicos o
contratistas idóneos para la elaboración de los antecedentes contractuales, revisión y evaluación de las
propuestas que se presenten en desarrollo de los procesos de selección.
Los integrantes del Comité Estructurador y Evaluador actuarán cada uno desde su competencia y deberán
ceñirse a lo establecido en el presente manual y en las normas que regulan la contratación del Fondo.
6.6. COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN
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El Comité Asesor de Contratación del Fondo de Programas Especiales para la Paz, estará integrado así:
El Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz, quien lo presidirá, con voz pero sin voto.
Un delegado del Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
Un delegado del Subdirector General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
Un delegado del Alto Comisionado para la Paz.
El Jefe del Área Financiera del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su
delegado.
Un representante del Fondo de Programas Especiales para la Paz designado por el Ordenador de Gasto.
El Jefe de la Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, en calidad de invitado con voz pero sin voto.
NOTA 1: En casos excepcionales se autorizará por el Presidente del Comité la convocatoria a sesiones
virtuales, con apoyo de medios técnicos o tecnológicos.
Actuará como secretario técnico del Comité de Contratación el funcionario o contratista del Fondo que designe
el Ordenador del Gasto.
NOTA 2: A las sesiones del Comité podrán ser invitadas las personas que a juicio de cualquiera de sus
integrantes contribuyan a informar, explicar o dar claridad técnica, financiera, jurídica o de cualquier otra
índole, en relación con los temas que se van a tratar en la reunión respectiva, así como los miembros de los
comités estructurador y evaluador que se conformen.
6.6.1. OBJETO Y FACULTADES DEL COMITÉ.
El Comité Asesor de Contratación del Fondo de Programas Especiales para la Paz, tendrá por objeto hacer
recomendaciones al ordenador del gasto en materia contractual en el marco de las disposiciones aplicables
y con sujeción a los principios que rigen la función pública en especial los de transparencia, igualdad,
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moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad de que trata el artículo 209 de la
Constitución Política.
Para tal efecto el Comité cumplirá las siguientes funciones:
Revisar los informes de evaluación final realizados por el comité evaluador, en los procesos de
contratación que superen el monto equivalente a la menor cuantía de la contratación del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República vigente al inicio del respectivo proceso.
Recomendar la adjudicación o declaratoria de fallida de los procesos de contratación que superen el
monto equivalente a la menor cuantía de la contratación del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República vigente al inicio del respectivo proceso.
No obstante lo anterior, el competente contractual, podrá someter a consideración del Comité de Contratación
cualquier tema de contratación institucional que por su naturaleza, complejidad e injerencia institucional estime
conveniente.
En todo caso, el competente contractual podrá apartarse de las recomendaciones que le realicen, previa
justificación de la decisión.
NOTA. Corresponde al Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz, en el marco de las
disposiciones legales que le sean aplicables y el manual de contratación, definir los requisitos técnicos,
jurídicos y financieros para la adquisición de bienes, servicios u obras que sean con cargo al presupuesto
asignado al Fondo.
6.6.2. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO DE COMITÉ.
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El Comité Asesor de Contratación del Fondo de Programas Especiales para la Paz se reunirá cada vez que
lo convoque su secretario y de sus reuniones se dejará constancia en actas. El comité de que trata el presente
artículo podrá deliberar y decidir con la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto. Las determinaciones
que se adopten tendrán el carácter de recomendación para el competente contractual.
6.6.3. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ
Preparar el orden del día.
Remitir la documentación que deba presentarse al Comité con antelación a la fecha programada para la
realización de la sesión.
Citar a las reuniones del Comité de Contratación, invitando a los miembros del mismo y los
colaboradores de las diferentes dependencias, áreas o grupos.
Verificar el Quorum deliberatorio y el Quorum decisorio en cada sesión del comité de contratación.
Poner en consideración del Presidente del Comité las solicitudes de sesiones extraordinarias o no
presenciales que requiera la dependencia que plantea la necesidad y que se encuentren debidamente
justificadas.
Tramitar y custodiar las actas de las sesiones del Comité de Contratación, las cuales serán suscritas por
el presidente del comité y sus miembros con voz y voto. Harán parte integral de las actas, la relación de
asistencia de todos los miembros del comité e invitados que se hayan hecho presente al mismo.
6.7. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Este capítulo delimita las responsabilidades que emergen de la etapa anterior a la etapa precontractual, de
tal manera que los lineamientos consignados en el presente capítulo, serán aplicados a todas las modalidades
de contratación y procesos contractuales que adelante el Fondo de Programas Especiales para la Paz.
6.7.1. ETAPA DE PLANEACIÓN CONTRACTUAL
Esta fase tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso contractual con el fin de que la
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necesidad evidenciada pueda satisfacerse en el menor plazo, al mejor precio y con una calidad óptima; ésta
etapa comprende entre otros aspectos: la estructuración de plan de adquisiciones del Fondo, la disponibilidad
de recursos, la determinación del plan de contratación, la realización de estudios de mercado y el análisis de
los mismos, las autorizaciones, adquisiciones de predios y/o licencias necesarias para desarrollar a cabalidad
el objeto del contrato, la determinación de la oferta y de la demanda, la previsión de los riesgos inherentes a
las etapas precontractual, contractual y post–contractual y la determinación de los plazos, lugar de ejecución
y forma de pago que obedezcan a las especificidades objetivas del contrato a celebrar.
Acciones descritas que trazan la estrategia del proyecto de contratación y definición de los requerimientos de
la misma, comprendiendo todas las actuaciones previas necesarias para soportar legalmente la modalidad
de contratación, como los motivos de apertura del proceso de selección de contratistas y el esquema que
implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, bien o servicio contratado.
En la etapa de planeación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Es necesario determinar la conveniencia del objeto a contratar, de tal suerte que el análisis de
inconveniencia debe quedar también documentado.
Esta fase debe efectuarse con antelación al inicio del contrato calculando los términos de duración del
proceso de selección.
Se constituye en la base fundamental del proceso para adquirir oportunamente el bien o servicio, en
forma adecuada, planificada y articulada, por lo cual es esencial para la satisfacción oportuna de los
requerimientos del Fondo, en cumplimiento del régimen contractual y principios que lo rigen.
6.7.2. PLAN DE ACCIÓN
El Plan de Acción del Fondo, debe especificar los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los
responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de los proyectos de inversión
junto a los indicadores de gestión. Así mismo, el Plan de Acción debe estar acompañado del informe de
gestión del año inmediatamente anterior.
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El Plan de Acción debe ser realizado institucionalmente por cada solicitante que tenga a su cargo el rubro de
inversión o funcionamiento del Fondo y posteriormente consolidado por el equipo de Planeación del Fondo.
El seguimiento para el cumplimiento del Plan de Acción estará a cargo del equipo de planeación del Fondo y
una vez concluido el proceso de adquisición de bienes y servicios, corresponderá al solicitante de la
contratación el seguimiento de la correspondiente ejecución contractual y cumplimiento del Plan de Acción.
6.8. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN
El Fondo de Programas Especiales para la Paz liderará la adopción y modificación de las listas de chequeo
y los formatos estándar que deben diligenciarse por parte de quien solicita la contratación, como requisito
previo para dar inicio el trámite contractual correspondiente.
El resultado de la planeación en materia de contratación, debe plasmarse en los antecedentes contractuales
y demás documentos previos que servirán de soporte para adelantar el proceso de selección y la ejecución
adecuada del contrato. La totalidad de procesos de selección incluyendo la contratación directa, deberá estar
precedido de los antecedentes y documentos previos pertinentes que sustenten la contratación.
El solicitante de la contratación elaborará los antecedentes y documentos, que justifiquen la necesidad y
viabilidad de la contratación. Los mencionados antecedentes contractuales deberán estar suscritos por el
funcionario de planta designado para liderar el respectivo equipo al interior del Fondo, o en su defecto por el
funcionario del nivel directivo que requiere la contratación del Fondo de Programas Especiales para la Paz. .
Los emisores de los estudios previos serán los responsables de planear la contratación de sus necesidades,
de tal manera que responderán por el contenido de éstos. Así las cosas, el insumo para dar inicio a un proceso
de selección o elaboración del contrato es el antecedente contractual que debe estar acompañado de los
documentos que soportan su contenido.
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Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección deberán ser definidos por los abogados
de los equipos internos del Fondo; los fundamentos financieros, por los profesionales financieros de cada
equipo y los demás aspectos de la contratación serán desarrollados por el área de donde surge la necesidad
contractual.
6.8.1. ANTECEDENTES CONTRACTUALES / DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Y JUSTIFICACIÓN
El Fondo de Programas Especiales para la Paz seleccionará al contratista que le ofrezca las mejores
condiciones, tomando en cuenta las necesidades de dicho fondo, a través de procesos de Contratación
Directa o de Convocatoria Pública de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo.
El contenido mínimo de los antecedentes contractuales será el siguiente:
Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué y para qué de la contratación. En este análisis
deben concretarse, como mínimo, los siguientes aspectos:
- La necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
- Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
- Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
En este aparte del antecedente contractual, también se debe hacer mención a la forma de satisfacer la
necesidad, en la medida en que ésta es la descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la
necesidad planteada y por qué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la
conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un
estudio, diseño o prediseño o la contratación de un servicio).
6.8.2. OBJETO, ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES DE EJECUCIÓN
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Los antecedentes contractuales, además de la justificación y descripción de la necesidad debe contar con:
objeto, especificaciones técnicas, valor o presupuesto oficial, forma de pago, lugar de ejecución, obligaciones
de las partes y plazo.
El objeto a contratar, Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública
que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara,
detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
Las especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar. Corresponden a la definición técnica de la
necesidad, así como a las condiciones del contrato a celebrar. Se sugiere tener en cuenta las posibilidades
futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes
adquiridas, las calidades del personal que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la
satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
Valor del contrato o presupuesto oficial. Corresponde a los recursos con los cuales dispone la el Fondo
para la contratación del bien o servicio requerido, el cual debe corresponder, por regla general, a un análisis
del sector y de cotizaciones producto de un estudio de mercado.
Forma de Pago. Son las condiciones en que se pacta el desembolso de los recursos contratados. Debe
precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se
efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual, por productos, entre
otros), considerando el tipo de contrato.
El lugar de ejecución el contrato.Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar
las obligaciones propias del contrato.
Las obligaciones de las partes. Deberán estar justificadas desde los antecedentes contractuales y
documentos previos, las cuales serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto
contractual.
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El plazo. Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el
que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un análisis
técnico por parte del solicitante.
6.8.3. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS Y DOCUMENTOS TÉCNICOS
Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos,
factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros. Tales estudios o
permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean
necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar retrocesos, gastos
inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de
documentos adicionales. El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas
especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico
encargado del proceso y presentarlos junto con la solicitud de contratación.
6.8.4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
Desde la elaboración de los antecedentes contractuales deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y
características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato, que podrá
ser uno de los mencionados expresamente en la ley civil y comercial o los que se deriven del principio de
autonomía de la voluntad.
6.8.5. ESTUDIOS DE MERCADO
Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es
imperativo contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la
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realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de
precios o condiciones del mercado.
Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado son los
siguientes:
Cotizaciones
El estudio de costos puede efectuarse, mediante la solicitud de cotizaciones, verificación de precios o
condiciones de mercado en Internet o telefónicamente (dejando constancia escrita por parte del técnico
encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos), las
experiencias anteriores efectuadas por la administración, y en general cualquier mecanismo que permita
precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar.
Para proyectar el presupuesto oficial en caso de que se obtengan ofertas en una moneda diferente y que se
contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en la moneda, siendo el pago posterior, habrá que darle
un margen para tales variaciones ya que pueden surgir cambios que afecten dicha proyección.
Condiciones Comerciales
Se debe prever la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos
por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además, si es necesario
se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento,
como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.
Forma de Pago
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Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar
cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual, por productos,
entre otros).
6.8.6. REQUISITOS DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA NECESARIOS.
Entiéndase por estos requisitos, la aptitud del proponente para participar en un proceso de contratación como
oferente y se refiere a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia. El propósito de los
requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que el
Fondo sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del proceso de
contratación.
El proponente es quien debe presentar los documentos para acreditar los requisitos de idoneidad y
experiencia en el marco de un proceso de contratación. Estos requisitos habilitantes siempre se refieren a
las condiciones de un oferente y nunca de la oferta.
El Fondo debe verificar si los oferentes cumplen o no los requisitos de idoneidad y experiencia. El
cumplimiento de estos requisitos en un proceso de contratación no otorga puntaje alguno, excepto en el caso
de la experiencia de los consultores.
De conformidad con lo establecido en el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los
Procesos de Contratación”4 dado por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra
Eficiente –, las Entidades Estatales deben establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y
proporcional a la naturaleza y valor del contrato. Es importante comprender el alcance de la expresión
adecuada y proporcional que busca que haya una relación entre el contrato y la experiencia del proponente
y su capacidad jurídica, financiera y organizacional. Es decir, los requisitos habilitantes exigidos deben
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_requisitos_habilitantes_web_final.pdf
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guardar proporción con el valor del contrato, su grado de dificultad y el riesgo asociado al Proceso de
Contratación.
Para determinar si los requisitos de idoneidad y experiencia son adecuados y proporcionales, se recomienda
que el responsable de llevar a cabo el sondeo de mercado y proyectar el antecedente contractual, se pregunte
durante la elaboración de los Documentos del Proceso:
¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato?
¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones
financieras del mercado de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
¿Los requisitos habilitantes o de idoneidad y experiencia, permiten la participación de la mayoría de los
actores del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
¿Quién cumple con los requisitos de idoneidad y experiencia está en posibilidad de cumplir con el objeto
del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación?
6.8.7. RIESGOS, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN
El Decreto Ley 4170 de 2011 establece dentro del objetivo de Colombia Compra Eficiente optimizar los
recursos públicos en el sistema de compras y contratación pública para lo cual es indispensable el manejo
del riesgo en el sistema y no solamente el riesgo del equilibrio económico del contrato.
En la literatura internacional sobre el tema, el riesgo en las adquisiciones se define como el evento que puede
afectar la realización de la ejecución contractual y cuya ocurrencia no puede ser predicha de manera exacta
por las partes involucradas en el Proceso de Contratación5.
De esta manera, uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública es el manejo del riesgo
del Proceso de Contratación. En consecuencia, la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la
5 DIMITRI N., PIGA, G., SPAGNOLO G., Handbook of Procurement. New York: Cambridge University Press, 2006
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planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de
calidad o la disposición final del bien; y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo que
pueda alterar el equilibrio económico del contrato.
El Decreto 1082 de 2015 define Riesgo como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta
magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. También
establece que la Entidad Estatal debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el
cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida
Colombia Compra Eficiente.
Así las cosas, El Fondo de Programas Especiales para la Paz puede tener en cuenta al momento de evaluar
el riesgo en los procesos de contratación la matriz de riesgos expuesta en el “Manual para la Identificación
y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación”6 emitido por la Agencia Nacional de Contratación
Pública – Colombia Compra Eficiente –.
6.8.8. GARANTÍAS
Es el análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso.
Para tal efecto, considerando el desarrollo de los amparos para Entidades públicas en el Decreto 1082 de
2015, podrá hacerse uso de los tipos de póliza o garantía contenidos en este Decreto Único Reglamentario.
6.8.9. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
En cumplimiento de lo preceptuado por el artículo 71 del Decreto No. 111 de 1996, los actos administrativos
que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad presupuestal
previos, que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.
6 M-ICR-01 http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_riesgo_web.pdf
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El ordenador del gasto solicitará el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal.
En caso de que el proceso de contratación se halle amparado presupuestalmente con autorización de
vigencias futuras, así se especificará allegando el documento que así lo acredite. No obstante lo anterior una
vez se cuente con el CDP, éste se remitirá por el supervisor de inmediato con destino a la carpeta contractual.
6.8.10. SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL
De conformidad con la normatividad vigente, la cuantía y el tipo de contrato a celebrar, el Fondo dará inicio
al proceso de contratación o elaboración del contrato (en caso de contratación directa), previa verificación de
la existencia de mínimo los requisitos descritos en las listas de chequeo para cada modalidad de contratación.
Dicha solicitud deberá ser presentada al Director del Fondo por el área, equipo o grupo interno de trabajo del
Fondo que requiere la contratación mediante memorando interno. Solo cuando se hayan cumplido la totalidad
de los requisitos establecidos en la lista de chequeo, tanto cualitativa como cuantitativamente, se procederá
a la publicación de los documentos o a la elaboración del contrato, según corresponda.
6.9. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL
6.9.1. ETAPA PRECONTRACTUAL
La etapa precontractual inicia con la apertura del proceso de selección o solicitud formal de elaboración del
contrato y culmina con la adjudicación.
Durante esta etapa se adelanta el proceso de selección del contratista a través de cualquiera de las
siguientes modalidades:
6.9.1.1. CONTRATACIÓN DIRECTA
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Se podrán celebrar directamente los contratos en los siguientes casos:
Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de
trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
Los contratos diferentes a aquellos del numeral 1° que no sobrepasen la mínima cuantía del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, siempre y cuando se cuente con mínimo
2 cotizaciones de las cuales se escogerá la de menor valor.
Los contratos interadministrativos sin límite de cuantía, siempre y cuando se realice la justificación que
garantice el principio de selección objetiva y se observen las reglas para las entidades ejecutoras
establecidas en el literal c del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, modificado por los artículos 92 y 95 de
la Ley 1474 de 2011.
Por la declaratoria del Estado de Excepción o del Estado de Emergencia sin límite de cuantía.
Cuando por razones de extrema urgencia en materia de consecución de paz, seguridad o
confidencialidad, se requieran bienes o servicios. Este concepto deberá ser motivado por la dependencia
que realice el requerimiento al Fondo de Programas Especiales para la Paz.
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
Cuando se declare fallido un proceso de convocatoria pública y se establezca en el antecedente
contractual la necesidad inmediata de contar con el bien o servicio, para el cumplimiento de los fines del
Estado.
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La solicitud de ofertas deberá contener información básica sobre las características generales y particulares
de los servicios o bienes requeridos, condiciones de pago, término para la presentación de la oferta y los
demás aspectos necesarios para que el proponente pueda presentar su propuesta. La solicitud de oferta
siempre se hará por escrito.
6.9.1.2. CONVOCATORIA PÚBLICA ABIERTA
La convocatoria pública abierta es la regla general para seleccionar contratistas y consiste en aquella que
hace el Fondo de Programas Especiales para la Paz para que, en igualdad de oportunidades participen todas
las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los
correspondientes Términos de referencia.
El flujograma de éste proceso en materia de selección de contratistas hace parte de los anexos del presente
manual.
6.9.1.3. CONVOCATORIA PÚBLICA CERRADA
La convocatoria pública cerrada será un procedimiento abreviado para que en igualdad de oportunidades
participen las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras que hagan parte del Banco de
Proveedores del Fondo de Programas Especiales para la Paz y que cumplan los requisitos establecidos en
los correspondientes Términos de referencia. Este procedimiento se realizará cuando el Director del Fondo lo
estime pertinente.
El flujograma dispuesto para llevar a cabo éste proceso en materia de selección de contratistas hace parte de
los anexos del presente manual.
6.9.1.4. TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO
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El Fondo de Programas Especiales para la Paz podrá realizar adquisiciones de bienes y servicios existentes
en la Tienda Virtual o Acuerdo Marco de Precios de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia
Compra Eficiente- cuando así lo estime conveniente en el documento de antecedentes contractuales,
acogiéndose a la normatividad existente.
6.10. ETAPA CONTRACTUAL
Esta etapa comprende el cumplimiento de la suscripción, los requisitos de ejecución, la ejecución del objeto
contractual y el seguimiento del mismo, hasta la liquidación del contrato.
Sin importar la modalidad utilizada para seleccionar al contratista, la etapa contractual en todas ellas, guarda
semejanza en aspectos que se señalan a continuación.
6.10.1. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN
Todas las minutas que se realicen por parte del Fondo de Programas Especiales para la Paz deberán constar
por escrito y contar con una disponibilidad presupuestal previa
Para la ejecución del contrato se requerirá de la aprobación de la garantía y de registro presupuestal por parte
de la Entidad, presentándose los siguientes casos:
En los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión deberá tenerse en
cuenta lo señalado en el Decreto 1072de 2015 el cual establece: “La cobertura del Sistema General de
Riesgos Laborales se inicia el día calendario siguiente al de la afiliación; para tal efecto, dicha afiliación
al Sistema debe surtirse como mínimo un día antes del inicio de la ejecución de la labor contratada”.
En los contratos en los que se pacta la obligación de constituir una garantía, se iniciará la ejecución una
vez ésta es aprobada por el Director del Fondo.
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En los contratos en los que no se pacta la obligación de constituir garantía o suscripción de acta de inicio,
bastará cumplir con los requisitos de ejecución para dar inicio a éste.
Una vez cumplidos los requisitos de ejecución, se remitirá por parte del Director del Fondo al supervisor el
oficio de comunicación de designación con los documentos soporte para iniciar con la ejecución contractual.
6.10.2. MODIFICACIONES CONTRACTUALES
La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado
del contrato, bien sea porque el Fondo lo considere pertinente o a solicitud del contratista, para lo cual
requerirá acuerdo de las partes.
Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su
naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles y comerciales. Por ello, solamente podrá ser objeto de
modificación contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente
pactado.
Para modificar un contrato en el que es parte el Fondo, el supervisor del contrato deberá suscribir la solicitud
para realizar la modificación, conforme las funciones propias que le fueron encargadas dirigida al Director del
Fondo y radicarlo para su aprobación y trámite respectivo.
Los documentos que deben aportarse y verificarse como mínimo son:
La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la aceptación de la
propuesta por parte del Fondo de modificar el clausulado del contrato.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica la procedencia de la modificación.
Cuando el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe
de éste respecto de la modificación pretendida, avalado por el supervisor.
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Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor,
éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Deben anexarse todos aquellos documentos que soporten el modificatorio.
6.10.3. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO
En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad de las partes, el Fondo podrá, de mutuo acuerdo
con el contratista, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que haga
imposible la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés
público que impiden la ejecución temporal del negocio jurídico.
La suspensión del contrato no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o
al cumplimiento de una condición, no adiciona el contrato en su vigencia o plazo cuando el mismo este dado
con fecha cierta, y se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los
criterios de necesidad, proporcionalidad y principio de anualidad.
Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben cumplir varios requisitos, a saber:
Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o requerimiento por parte del Fondo, en
donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento técnico,
administrativo, jurídico, contable, etc., del contrato, con la indicación expresa del término durante el cual
el contrato estará suspendido (fecha de inicio y terminación de la suspensión), la justificación y concepto
sobre dicha suspensión.
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El acta u otro documento por medio del cual se suspende un contrato suscrito por las partes del mismo,
esto es, contratante y contratista, el cual deberá ser comunicado al supervisor o interventor.
Remisión del acta o documento donde suspensión remitida a la Compañía Aseguradora para que ésta
última registre la modificación en la respectiva póliza. En el documento de suspensión se dejará
plasmada la obligación de dicho trámite a cargo del contratista.
En el acta de suspensión podrá pactarse el reinicio del contrato de manera automática siempre que se
estipule fecha exacta de la misma.
En el evento en que no se pacte en el acta de suspensión el reinicio automático del contrato, superados los
hechos que llevaron a la suspensión del mismo, las partes deberán suscribir el acta u otro documento de
reinicio.
6.10.4. PRÓRROGA DEL CONTRATO
Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había acordado para la
ejecución del contrato.
Documentos necesarios para la prórroga:
Manifestación escrita del contratista en donde solicite la prórroga o la intención de hacerla por parte del
Fondo, indicando en forma expresa si se generan o no costos adicionales y en caso afirmativo la
justificación del mismo.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica la procedencia de la prórroga. En
caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e
informe de este respecto de la ampliación del plazo pretendida, avalado por el supervisor.
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Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prórroga.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor,
este y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prórroga.
6.10.5. ADICIÓN Y OTRAS MODIFICACIONES CONTRACTUALES
La figura de la adición debe responder, en principio, a necesidades de la Administración que la obligan a
incrementar el valor del contrato por razones del servicio o imprevisibles y no a omisiones en los estudios
respectivos a cargo del Fondo. La adición debe cumplir con el principio de planeación y requiere del
perfeccionamiento y cumplimiento de requisitos de ejecución; debe justificar su necesidad y viabilidad jurídica,
técnica y económica.
La necesidad de la adición debe ser sobreviniente, es decir no puede ser planeada desde su suscripción.
Documentos necesarios para la adición:
Manifestación escrita del contratista en donde solicite la adición o acepte la intención de adición hecha
por el Fondo, con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en
todo caso, deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios
que se haya establecido en el contrato, según el caso.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica la procedencia de la adición. Cuando
el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este
respecto de la adición pretendida, avalado por el supervisor.
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Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor,
éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal o Autorización de Contratar con Cupo de Vigencias Futuras
que respalde la adición en recursos.
Deben anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.
Conforme lo anotado y teniendo en cuenta que la Entidad contratante debe dejar constancia escrita de la
necesidad de modificar el contrato, en la solicitud de adición del contrato, el supervisor y/o interventor debe
dejar constancia de su fundamento jurídico, técnico y económico.
Ahora bien, si durante la ejecución del contrato se establece la necesidad de ajustar algunos términos o
condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, que impliquen modificar
parte de lo pactado, para garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos,
se deberá elaborar la justificación respectiva para el trámite correspondiente. En todo caso, dicho ajuste no
podrá modificar el objeto del contrato.
6.10.6. CESIÓN DEL CONTRATO
Los contratos estatales son intuito personae, y en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin
previa autorización escrita de la entidad contratante.
Documentos necesarios para la cesión del contrato:
a. Manifestación escrita del contratista en donde solicite la cesión del contrato.
b. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica la procedencia de la cesión y que el
cesionario cumple con los requisitos de idoneidad y experiencia iguales o superiores a los del cedente.
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Cuando el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de
este respecto de la cesión, avalado por el supervisor.
c. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor,
éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
d. Hoja de vida (cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión)
y soportes documentales del cesionario.
Deben anexarse todos aquellos documentos que soporten la cesión.
6.10.7. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO
El contrato puede darse por terminado cuando las partes así lo acuerden, atendiendo la autonomía de la
voluntad de las partes, que se constituye en vinculante para las partes del contrato. El acta de terminación
anticipada debe ser suscrita por el contratista y el ordenador del gasto previo concepto favorable del supervisor
del contrato.
Para terminar anticipadamente, por mutuo acuerdo, un contrato celebrado por el Fondo de Programas
Especiales para la Paz, deberá tenerse en cuenta, como mínimo, lo siguiente:
Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada por parte del contratista, o requerimiento
por parte de la entidad, en donde se indiquen las razones por las cuales se considera necesario acudir
a esta figura.
Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento
técnico, administrativo, jurídico, contable, etc., del contrato, con la indicación expresa de las razones de
la terminación y el concepto sobre la procedencia de la misma.
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Deben anexarse todos aquellos documentos que soporten la terminación anticipada.
6.10.8. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES
Con el objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la
inmediata, continúa y adecuada prestación, el Fondo de Programas Especiales para la Paz, podrá en los
casos previstos en Ley, pactar las clausulas excepcionales con las mismas reglas establecidas en la ley de
conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.1.3. del Decreto 1081 de 2015.
Para hacer efectivas las clausulas excepcionales el Director del Fondo expedirá el acto administrativo
motivado en los términos del artículo 77 de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
6.11. ETAPA POST CONTRACTUAL
Esta etapa hace referencia a la liquidación del contrato y hasta el vencimiento de la totalidad de las pólizas.
6.11.1. DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
Las reglas que se atenderán en materia de liquidación de los contratos suscritos por el Fondo de Programas
Especiales para la Paz, serán las establecidas en el Estatuto de Contratación Pública.
En el proceso de liquidación de los contratos se deberá tener en cuenta lo siguiente:
Los contratistas tienen derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este
evento la liquidación unilateral solo procede en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de
acuerdo.
En la etapa de liquidación las partes deben acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya
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lugar.
En el acta de liquidación deben constar los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se lleguen.
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación de la garantía del contrato a la
estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y
accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general,
para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
6.11.2. DE LAS SALVEDADES EN LA LIQUIDACIÓN
Cuando se suscribe el acta de liquidación de común acuerdo, ésta constituye un negocio jurídico contentivo
de la voluntad de las partes que, por lo tanto, sólo puede ser invalidado por algún vicio del consentimiento –
error, fuerza o dolo- y en caso contrario, conserva su fuerza vinculante, lo que en principio, impide la
prosperidad de pretensiones que desconozcan su contenido, por cuanto ello implicaría ir en contra de los
propios actos y desconocer una manifestación de voluntad previamente efectuada.
En relación con las salvedades que se hagan en el momento de la liquidación bilateral, las mismas deben ser
concretas y específicas, es decir que deben versar sobre puntos determinados de la liquidación que no se
comparten, bien porque no se incluyeron reconocimientos a los que se cree tener derecho o porque se hicieron
descuentos con los que no se está de acuerdo, etc., lo que significa, que tal salvedad no puede ser genérica,
vaga e indeterminada ni puede consistir en una frase de cajón del tipo “me reservo el derecho a reclamar por
los pagos no incluidos en la presente acta”, porque en tal caso resultará inadmisible como mecanismo de
habilitación para la reclamación judicial de prestaciones derivadas del contrato liquidado, en la medida en que
no se concretó el motivo de inconformidad del contratista.
En este orden de ideas, el contratista tiene derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo,
y en este evento la liquidación unilateral sólo procederá con los aspectos que no hayan sido objeto de
acuerdo.
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6.11.3. ASPECTOS EN LA LIQUIDACIÓN A TENER EN CUENTA POR PARTE DE LOS SUPERVISORES
Previo a la liquidación del contrato, el interventor o supervisor deberá verificar la vigencia tanto de la garantía
única, así como de los amparos que cubran los riesgos que deban garantizarse con posterioridad a la
finalización del contrato, de acuerdo con lo pactado por las partes en el contrato y si fuere del caso, procederá
a informar al Director del Fondo con el objeto de solicitar su ampliación o actualización al contratista como
requisito para la suscripción del acta de liquidación.
También será condición para la firma del acta de liquidación que el contratista adjunte las certificaciones que
acrediten el reintegro de los equipos y demás elementos facilitados por el Fondo, así mismo, el contratista
deberá presentar certificación del pago de aportes parafiscales suscrita por el revisor fiscal o representante
legal según el caso, donde conste que se encuentra a paz y salvo por dicho concepto.
Una vez verificado lo anterior, el interventor o supervisor elaborará el proyecto del acta de liquidación, en el
que constará el balance final del contrato respecto al cumplimiento de las prestaciones derivadas del mismo,
así como los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para dirimir conflictos que se
originen con ocasión de la actividad contractual.
Junto con el proyecto de liquidación de los contratos el supervisor enviará al Director del Fondo, un informe
de supervisión anexando los soportes correspondientes, tales como certificado de saldos, actas,
requerimientos, el estado de cuenta, etc.
Si los soportes documentales presentan inconsistencia, son insuficientes o confusos, estos serán devueltos
al Supervisor para que realice las correcciones, ajustes u observaciones o remita la documentación adicional.
Una vez revisada y ajustada el acta de liquidación, el supervisor del contrato convocará al contratista para la
suscripción del acta de liquidación; si efectuado el requerimiento no se logra la liquidación bilateral, el Fondo
procederá a liquidar unilateral o judicialmente.
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6.12 VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
En términos generales, al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos las entidades buscan el
cumplimiento de los fines estatales enunciados explícitamente en el Preámbulo y en el artículo 2º de la
Constitución Política Colombiana, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad
de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
Según lo estipulado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes sobre la materia,
las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado
a través de un supervisor o un interventor, según corresponda, con el fin de proteger la moralidad
administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad
contractual.
6.12.1. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el Fondo cuando no requiere conocimientos
especializados
La interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona
natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga
conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
Por regla general, no son concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e
interventoría. Sin embargo, el Fondo puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el
contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las
demás quedarán a cargo del Fondo a través del supervisor.
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No podrá ser supervisor o interventor quien se encuentre incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad
para celebrar contratos con entidades del estado.
6.12.2. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
Los objetivos de la supervisión e interventoría de los contratos y convenios, son los siguientes:
Garantizar la eficiente y oportuna ejecución de los recursos asignados a los contratos y convenios.
Asegurar que el contratista cumpla con los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones
pactadas en el contrato.
Mantener permanente comunicación con el contratista y el Fondo en la ejecución de los contratos.
Velar porque la ejecución del contrato o convenio no sufra interrupciones injustificadas.
Buscar, en la medida de lo posible, que no se generen conflictos entre las partes y adoptar las medidas
necesarias para solucionar eventuales controversias.
Prestar el apoyo que requiera el contratista en aquellas situaciones de orden institucional para la
adecuada ejecución del objeto del contrato.
6.12.3. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución de los contratos, el abogado
responsable del proceso contractual proyectará un memorando para la firma del Director del Fondo mediante
el cual se le comunique la designación como supervisor.
En consecuencia, el supervisor o interventor iniciará su actividad una vez se encuentre perfeccionado y
legalizado el contrato o convenio, esto es, suscrito, registrado presupuestalmente y con aprobación de las
pólizas respectivas, cuando ello aplique y demás requisitos de ejecución que se acuerden.
6.12.4. CAMBIO DE SUPERVISOR
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En el evento que se requiera el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito, ausencia
temporal o definitiva, el supervisor deberá informarlo y a su vez solicitarle tal cambio al Director del Fondo,
quien procederá a analizar tal solicitud y designar un nuevo supervisor, lo anterior con al menos dos días de
anticipación, salvo fuerza mayor.
El supervisor saliente y el designado en su reemplazo, deberán suscribir un acta conjuntamente en la cual
constará el estado de ejecución del contrato o convenio y la relación de los documentos que entrega y las
observaciones que se consideren pertinentes, para lo cual harán uso del documento dispuesto en SIGEPRE
denominado “Informe por cambio de supervisor (F-BS-47)”, o el formato vigente en el Sistema.
Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor saliente dejará constancia mediante un informe
del estado en que se encuentra el contrato o convenio del cual ejercía la vigilancia y control, y del mismo se
hará entrega al supervisor que asume el ejercicio de esas funciones. “Informe final de supervisión (F-BS-25)”.
Asimismo, si el supervisor entrante no recibe el informe del inciso anterior, deberá dejar constancia del estado
en el cual encontró el contrato objeto de supervisión.
6.12.5. FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES
Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre
el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informado al Fondo de los
hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o
que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
Sin perjuicio de lo anterior, a continuación, se encuentran algunas de las actividades y funciones principales
a cargo del supervisor o interventor, las cuales deberán ser tenidas en cuenta para garantizar la correcta
ejecución del contrato.
6.12.5.1. FUNCIONES DE CONTENIDO ADMINISTRATIVO
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Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de actividades de ejecución y de inversión del
anticipo, en los casos que sea procedente.
Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta ejecución del contrato o
convenio.
Corroborar y certificar que el contratista cumple con las condiciones técnicas y económicas pactadas en
el contrato y en las condiciones mínimas o términos de referencia del respectivo proceso de selección.
Coordinar la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.
Suscribir todas las actas que resulten durante la ejecución del contrato.
Atender y tramitar dentro de la órbita de su competencia, toda consulta que realice el contratista para la
correcta ejecución del contrato.
Coordinar con el responsable del almacén del Fondo el recibo de bienes o servicios que incluyen bienes,
dado que se debe registrar el ingreso al almacén y de inmediato actualizar el inventario físico el cual
afecta los activos de la entidad.
Velar por la organización del expediente del contrato cumpliendo con las tablas de retención documental
del Fondo y la normatividad en materia de Gestión Documental
Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.
6.12.5.2. FUNCIONES DE CONTENIDO LEGAL
Proyectar y suscribir el acta de inicio cuando a ello haya lugar, dentro del término estipulado en el
contrato.
Remitir al archivo del Fondo, el original del acta de inicio.
Controlar la vigencia de las garantías.
Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro de la
ejecución del contrato o convenio.
Verificar que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en debida forma.
Verificar que en el desarrollo del contrato se cumplan las disposiciones legales y en particular las
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reglamentaciones relacionadas con la actividad contratada.
Exigir certificación, debidamente soportada, al contratista de que su personal se encuentra afiliado al
régimen de seguridad social y se efectúen por parte del contratista los pagos correspondientes al sistema
de aportes parafiscales.
Informar al Director del Fondo, acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del
contratista, con el fin de que se inicien las acciones legales correspondientes.
Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido suscrito
por el Director del Fondo y el contratista, o que no haya cumplido los requisitos de ejecución.
Rendir informes periódicos sobre el estado, avance y contabilidad de la ejecución del contrato, de
conformidad con lo previsto en el Manual de Contratación y el contrato.
Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relación con las ampliaciones
de plazo, cuantía y reconocimiento del equilibrio contractual, y remitirlas al Ordenador del Gasto, con su
concepto técnico y viabilidad.
Verificar que los bienes tengan toda la documentación en regla y el contratista presente la declaración
de importación y los documentos que acrediten el cumplimiento de las exigencias fiscales y aduaneras
que permitan precisar la debida legalización en el país, cuando a ello haya lugar.
Proyectar el acta de liquidación del contrato, cuando a ello haya lugar.
Publicar o gestionar la publicación en la página web de la Entidad, en el SECOP I, SECOP II o Tienda
Virtual, según el caso, los informes y documentos soportes de supervisión, y presentar el soporte de
publicación para que repose en el expediente del contrato.
6.12.5.3. FUNCIONES DE CONTENIDO FINANCIERO
Aprobar cada uno de los pagos al contratista de acuerdo con la ejecución del contrato, para lo cual
deberá expedir la respectiva certificación de cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
Revisar el informe de inversiones efectuadas por el contratista con los fondos suministrados para el
objeto del contrato.
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Verificar, cuando a ello haya lugar, que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor
del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales, para aprobación del ordenador del
gasto.
Realizar los trámites para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal o vigencias futuras,
para adicionar un contrato en valor.
Expedir el recibo a satisfacción del objeto contratado, como requisito previo para efectuar el pago final
al contratista.
Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato.
Informar sobre el estado de ejecución del contrato para establecer las reservas presupuestales y de
cuentas por pagar cuando a ello haya lugar, antes del cierre de la vigencia fiscal de cada año, a los
responsables de dichos trámites.
Solicitar el PAC para el pago de las cuentas.
6.12.5.4. FUNCIONES DE CONTENIDO TÉCNICO
Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato desde su inicio y hasta su finalización,
incluyendo la etapa de liquidación.
Verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato o convenio dentro del término estipulado.
Verificar de forma permanente la calidad de la obra, bienes o servicios que se estipule en el contrato.
Cuando se trate de contratos de obra pública, deberá revisar y aprobar el presupuesto inicial de la obra,
verificando que estén de acuerdo con las especificaciones y los planos que contienen los diseños.
Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar un registro
de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar
los ajustes necesarios.
Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato y los que exijan su ejecución.
Velar por el cumplimiento de las normas técnicas, especificaciones, procedimientos, cálculos e
instrucciones impartidas para la construcción y / o fabricación de bienes.
Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las condiciones aprobadas por
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el Fondo.
Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios contratados, de los cual se dejará
constancia en los respectivos informes.
Coordinar el reintegro al Fondo de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al
contrato, y verificar su estado y cantidad.
Verificar y dar trámite a la Entrega del Carné que haya suministrado la Entidad al contratista, en el marco
de la ejecución contractual.
6.12.6. RESTRICCIONES ESPECIALES DEL SUPERVISOR
Sin perjuicio de las prohibiciones y prescripciones consagradas en normas vigentes, el supervisor de un
contrato en ningún caso podrá:
Adoptar decisiones que impliquen la modificación del contrato o convenio.
Abandonar sus funciones hasta cuando haya sido debidamente designado el nuevo supervisor o
interventor, salvo fuerza mayor o caso fortuito.
Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra
clase de beneficios o prebendas del contratista.
Retardar, denegar u omitir cualquier asunto que le corresponda atender por razón de sus funciones.
Constituirse en acreedor o deudor del contratista o de cualquier persona interesada en el contrato cuya
ejecución controla.
Facilitar acceso indebido a la información del contrato.
Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato.
Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.
Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.
6.13. PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIA DE
INCUMPLIMIENTO
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El procedimiento administrativo para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento,
es de naturaleza administrativa, de única instancia, y en su desarrollo se aplicarán por parte del Fondo de
Programas Especiales para la Paz las disposiciones del artículo 86 de la ley 1474 de 2011, y en lo que le
sean compatibles, las de la parte primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo y demás normas de carácter legal que lo modifiquen o adicionen.
Así mismo de conformidad con el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el procedimiento administrativo para la
imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento aplica para todas las personas naturales
o jurídicas que celebren contratos con el Fondo de Programas Especiales para la Paz y el Director del Fondo
será el competente para adelantar las actuaciones correspondientes.
Para efectos de calcular el monto de la multa, la supervisión del contrato deberá determinarlo teniendo en
cuenta el valor del contrato y los criterios estipulados, para su cuantificación, de tal forma que la multa cumpla
su objetivo conminatorio.
Para contratos que cuenten con interventoría, ésta hará la tasación de la multa, que deberá ser avalada por
el área que tenga a su cargo o bajo cuya dependencia se ejerza la supervisión del contrato respectivo. En
ausencia de interventor, o cuando éste no proceda a la tasación de la multa, efectuará la respectiva tasación
el supervisor del contrato, sin perjuicio de lo que en ésta materia establezca el propio contrato.
6.13.1. ELABORACIÓN DEL INFORME E INICIO DEL PROCEDIMEINTO
Previo a dar inicio al procedimiento administrativo, la interventoría o el supervisor del contrato, recopilará el
material probatorio necesario para sustentar su informe de ejecución contractual en el que indicará las
razones fácticas en las que funda el presunto cumplimiento obligacional del contrato, así como las cláusulas
contractuales violadas con éste comportamiento u omisión, también deberá hacerse indicación de las
consecuencias que se quieren producir (Ejemplo: ejecución inmediata del contrato – imposición de multa para
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conminar al contratista -, declaratoria de incumplimiento con tasación anticipada de perjuicios o con tasación
de perjuicios en concreto.)
En el informe de ejecución también se indicará el estado de vigencia de las garantías y la posibilidad de
afectación de las mismas en los amparos respectivos.
Dicho informe será remitido al Ordenador del Gasto a fin de que se estudie su mérito y determine la suficiencia
de la información, así de encontrarlo procedente dará inicio al procedimiento administrativo para la imposición
de multas, sanciones o declaratorias de incumplimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
6.13.2. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES
El Fondo de Programas Especiales para la Paz propenderá por solucionar los conflictos que surjan con sus
contratistas en virtud de la ejecución contractual, relacionados entre otros con el alcance de las cláusulas
estipuladas, ocurrencia de eventos imprevisibles que pongan en peligro el equilibrio contractual, necesidad
de revisión de precios, y ocurrencia de hechos catalogados como externos a las partes, atendiendo a los
postulados contenidos en las leyes 446 de 1998, Decreto 1818 de 1998, Directiva Presidencial 05 de 2009,
y Ley 1563 de 2012.
En tal virtud una vez el Supervisor o Interventor constate la ocurrencia de un hecho objeto de controversia,
pondrá en consideración del Director del Fondo, refiriendo puntualmente los hechos objeto de discusión, su
monto y las cláusulas contractuales que tengan que ver con ellos, así como las previsiones efectuadas sobre
el particular en los antecedentes contractuales matriz de riesgos.
6.14. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y RÉGIMEN APLICABLE EN
MATERIA DISCIPLINARIA
6.14.1. DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
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No podrá participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con el Fondo de Programas
Especiales para la Paz, las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que se hallen incursas
en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la ley,
los reglamentos y especialmente, las contempladas en los artículos 8° y 9° de la Ley 80 de 1993 y el artículo
4° de la Ley 1474 de 2011 por medio del cual se adicionó el literal f) al numeral 2 del artículo 8° de la Ley 80
de 1993.
Los servidores públicos y contratistas del Fondo, en desarrollo de los procesos de contratación, deberán
abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitución, la ley y en especial las
consagradas en la Ley 1952 de 2019 (Código Disciplinario Único).
En general, todo servidor público del Fondo y quienes presten sus servicios a la misma, se deberán abstener
de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de
contratación que puedan constituir un posible conflicto de interés, entendido éste como toda situación de
contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del Fondo y el de los servidores públicos o
contratistas. Se considera que también existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con
su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Todos los
funcionarios y contratistas del Fondo de Programas Especiales para la Paz, que intervengan en la actividad
contractual, deberán suscribir un pacto de integridad.
6.14.2. DE LOS PROPONENTES O CONTRATISTAS
En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en un proceso contractual,
se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo.
Si sobreviene en un contratista, éste deberá poner en conocimiento de la situación al Fondo indicando los
considerandos fácticos en que se basa, los cuales configuran una inhabilidad o incompatibilidad de la cual no
se tenía conocimiento al momento de la firma del contrato. En dicho documento el contratista hará la solicitud
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de cesión de contrato respectivo. Solicitud que será estudiada por el Fondo, a fin de verificar la incursión en
inhabilidad o incompatibilidad señalada por el contratista, luego de lo cual determinará si continúa con el
contrato, autoriza la cesión o inicia las gestiones tendientes a terminar de manera anticipada el acuerdo de
voluntades. De igual manera procederá el Fondo de oficio, la actuación en la que se deberá solicitar al
contratista las explicaciones a que haya lugar a fin de tomar una determinación ajustada a la moralidad
administrativa y la transparencia en la ejecución contractual.
Si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a
un tercero, previa autorización del Fondo, según corresponda.
CAPÍTULO VII
DISPOSICIONES FINALES
Los procesos y procedimientos no previstos en el presente Manual se regirán por las disposiciones legales
aplicables.
7.1. MARCO LEGAL
Las normas y documentos que rigen la gestión contractual en el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República , se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de Procesos- Proceso
Adquisición de Bienes y Servicios - Normograma o a través de la página inicial del módulo documentos –
Normograma Área de Contratos, así como las diferentes circulares emitidas para temas específicos por la
Agencia Colombia Compra Eficiente.
7.2. DOCUMENTOS TÉCNICOS
Norma Técnica Colombiana para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Numeral 7.4 “Adquisición de
bienes y servicios”.
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Guías, Circulares, manuales y demás documentos y lineamientos emitidos por Colombia Compra
Eficiente.
Buenas Prácticas de Transparencia en la Gestión Contractual (PNUD).
7.3. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de Procesos – Documentos y Formatos, o en campo
de Documentos Asociados cuando se consulta el documento.
7.4. VIGENCIA DEL MANUAL Y MECANISMOS DE REFORMA
La vigencia de éste Manual, su edición, publicación actualización, reforma, derogación, renovación y ajustes
se realizará de conformidad con la GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL
SIGEPRE (G-DE-01) y la Resolución de delegación vigente. (Ver aplicativo SIGEPRE).
7.5. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe del Área de Contratos o quien haga sus veces.