manual de contrataciÓn del mdn aplicado … de 2002 su modificatorio el decreto 2434 de 2006 y las...

MANUAL DE CONTRATACION DEL M.D.N. APLICADO AL EJÉRCITO NACIONAL

1


2

PRESENTACIÓN

El presente proyecto tiene como propósito actualizar el Manual de Contratación del Ejército elaborado en el año 1994, incorporar en un solo documento las normas contractuales emitidas por la Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002 su modificatorio el decreto 2434 de 2006 y las Resoluciones 591 del 17 de Mayo de 2005, la 168 del 24 de febrero y su modificatoria la 1465 del 28 de junio de 2006 emitidas por el Ministerio de Defensa Nacional. Dentro del nuevo texto se incluyen experiencias, al igual que se actualizan tareas y pasos de los procesos contractuales definidos por la ley. Se ha designado su titulo como MANUAL DE CONTRATACION DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL APLICADO AL EJERCITO NACIONAL, teniendo en cuenta que en él se describe y complementa las obligaciones, funciones, responsabilidades y atribuciones que tienen los Funcionarios y Comités que participan activamente en la Ejecución del Presupuesto del Ejército. En las visitas y conferencias que se han desarrollado en materia de Procesos de contratación se evidenció un “Desconocimiento, diversidad de criterios y formatos, oportunidad de interpretación particular de las actividades en los procesos, dando paso a contrariar u omitir la aplicabilidad de los principios y políticas de la contratación estatal en el Ejército” Por lo expuesto anteriormente se justifica que un documento consolide las normas en materia de contratación estatal ya que desde 1994 no se emite un manual de contratación en el Ejército y solo se ha incluido en el vademécum financiero un limitado capítulo para los procesos contractuales haciéndolo pesado para su consulta en el área de contratación de las unidades ya que su contenido incluye los procedimientos para las tesorerías, contadurías almacenes y normas en materia Financiera. Se pretende con el nuevo documento independizar del vademécum financiero ésta área procedimental para que sea mas fácil, expedita y amplia en su contenido para consulta de quienes participan en el proceso de contratación; de poseer una norma que tenga como soporte disciplinario, administrativo y en muchos casos jurídico para exigir el cumplimiento del proceso de contratación; de evitar y corregir observaciones que han sido repetitivas en los informes de hallazgos realizados por la Contraloría y otros entes de control del estado. Existiendo el manual de contratación del MDN para todas las unidades ejecutoras, cada una de las fuerzas debe implementar sin salirse del marco establecido por el Ministerio, un MANUAL PROPIO que facilite unificar formatos, procedimientos, pasos, actividades y delimite con sus políticas internas la contratación en nuestro caso del Ejército Nacional.


3

CONTENIDO

Página

INTRODUCCION Y NORMAS 01 CAPÍTULO I: GENERALIDADES ARTICULO PRIMERO: OBJETIVOS 02 ARTICULO SEGUNDO: DESTINATARIOS 03 ARTICULO TERCERO: MARCO ETICO 04 ARTICULO CUARTO: MARCO JURIDICO 04 ARTICULO QUINTO: REGIMEN APLICABLE EN MATERIA DISCIPLINARIA 07 ARTICULO SEXTO: COMPETENCIA PARA CONTRATAR 07 ARTICULO SEPTIMO: INSTANCIAS DECISIVAS 07 ARTICULO OCTAVO: POLITICAS DE CONTRATACION Y COMPRAS 08 ARTICULO NOVENO: FUNCIONARIOS Y COMITES QUE PARTICIPAN EN UN PROCESO 09 ARTICULO DECIMO: ORDENADOR DEL GASTO 09 ARTICULO DECIMO PRIMERO: GERENTES DE PROYECTO 12 ARTICULO DECIMO SEGUNDO: COMITES ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES 16 ARTICULO DECIMO TERCERO: COMITÉ DE ADQUISICIONES 23 ARTICULO DECIMO CUARTO: COMITÉ DE CIERRE DE OFERTAS O DE COTIZACIONES 29 ARTICULO DECIMO QUINTO: SUPERVISION DE LOS CONTRATOS Y/O INTERVENTORIA 30 ARTICULO DECIMO SEXTO: OBLIGACIONES ETICAS Y PRINCIPIOS COMUNES A FUNCIONARIOS Y COMITES 40 ARTICULO DECIMO SEPTIMO: TAREAS DE LOS JEFES DE ESTADO MAYOR Y DIRECTORES 42 CAPITULO II : ETAPA PREVIA – PLANEACION Y ESTRUCTURACION ARTICULO DECIMO OCTAVO: PLANES DE CONTRATACION Y COMPRAS 43 ARTICULO DECIMO NOVENO: ETAPA DE PLANEACION Y ESTRUCTURACION 44 CAPITULO III : PROCESOS Y SELECCIÓN DE LA MEJOR PROPUESTA ARTICULO VIGESIMO: ETAPA PRECONTRACTUAL 45 A. LICITACION PUBLICA O CONCURSO PUBLICO 45

B. CONTRATACION DIRECTA 46 C. CONTRAT. DIRECTA MENOS DEL 10% MENOR CUANTIA 52

ARTICULO VIGESIMO PRIMERO: PROCEDIMIENTOS COMUNES 53 ARTICULO VIGESIMO SEGUNDO: INSTRUCCIONES GENERALES 53 ARTICULO VIGESIMO TERCERO: CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION TECNICA 55 CAPITULO IV : EJECUCION DE LOS CONTRATOS ARTICULO VIGESIMO CUARTO: IDENTIFICACION O NUMERO DEL CONTRATO Y DEL PROCESO 55 ARTICULO VIGESIMO QUINTO: EJECUCION DE LOS CONTRATOS 56 ARTICULO VIGESIMO SEXTO: MODIFICACION AL CONTRATO 56 ARTICULO VIGESIMO SEPTIMO: ADICION Y PRORROGA AL CONTRATO 57 ARTICULO VIGESIMO OCTAVO: PAGO Y CESION DE DERECHOS PATRIMONIALES 57 ARTICULO VIGESIMO NOVENO: MODIFICACION CUENTA PARA PAGO DEL CONTRATO 57 ARTICULO TRIGESIMO: RESOLUCION CONCEPTO SOLICITADO POR EL SUPERVISOR 57 ARTICULO TRIGESIMO PRIMERO: AUTORIZACION OBRA PUBLICA POR CONTRATACION DIRECTA 58 ARTICULO TRIGESIMO SEGUNDO: DEBIDO PROCESO 58 ARTICULO TRIGESIMO TERCERO: RESOLUCION DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICION DE SANCION 58 CAPITULO V : TERMINACION Y LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS ARTICULO TRIGESIMO CUARTO: ACTA DE TERMINACION 59 ARTICULO TRIGESIMO QUINTO: ACTA DE LIQUIDACION 59 CAPITULO VI : DISPOSICIONES VARIAS ARTICULO TRIGESIMO SEXTO: DISPOSICIONES COMPILADAS 60 ARTICULO TRIGESIMO SEPTIMO: DEROGATORIAS 60


1

INTRODUCCION

El Comandante del Ejército de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y modificatorios, el decreto 2772 del 10 de Agosto de 2005 y las Resoluciones 591 del 17 de Mayo de 2005 y 168 del 24 de Febrero y su modificatoria la No. 1465 del 28 de junio de 2006 del Ministerio de Defensa Nacional emite las siguientes políticas internas en cuanto al cumplimiento del articulado anterior con las siguientes consideraciones: La actividad contractual del Ejército Nacional como una manifestación del ejercicio de la función administrativa, debe ceñirse bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros y en cuanto a los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por la Ley General de Contratación de la Administración Pública. El “Manual de Contratación” del Ministerio de Defensa Nacional establece los procedimientos generales aplicables a la actividad contractual del Ministerio y al Ejército como unidad ejecutora del mismo, permitiendo asumir una defensa sustantiva, sistemática, permanente y eficaz de sus intereses, que en últimas se traducen en los intereses de los administrados dado que con los procesos contractuales se persigue el cumplimiento de los fines estatales. Con la adopción del presente Manual, el Ejército Nacional persigue, acondicionar a nuestra organización, unificar, simplificar, capacitar, divulgar y esquematizar los procesos de selección de contratistas, con el propósito de ejecutarlos de forma eficiente y eficaz. Con el fin de asegurar el cumplimiento de los cometidos institucionales, fortalecer la transparencia y propender por procesos abiertos y participativos, se hace necesario adoptar el Manual de Contratación del MDN aplicado al Ejército Nacional, para que con su aplicación regule los procesos de selección de contratistas y procure herramientas para controlar la ejecución contractual.

NORMAS Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratación, se enuncian las siguientes, sin perjuicio de la aplicación de normas que sobre la materia no se relacionen en este texto, o se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual, caso en el cual, se entenderán incluidas. Constitución Política de Colombia. Ley 80 de 1993 por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública. Decreto 855 de 1994 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia

de Contratación Directa.


2

Decreto 2681 de 1993 por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de Crédito Público, las de Manejo de la Deuda Pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.

Decreto 94 de 1994 por el cual se delega la facultad de celebrar a nombre de la Nación las operaciones a que se refiere el decreto 2681 de 1993.

Decreto 679 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993. Decreto 92 de 1998 y 2788 de 2003. Decreto 287 de 1996 por el cual se reglamentan los artículos 24, 25, 29 y 30

de la Ley 80 de 1993. Decretos Ejecutivos 1512 de 2000 y 049 de 2003, por medio de los cuales se

reestructura el Ministerio de Defensa Nacional. Decreto 2170 de 2002 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica

el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.

Decreto 2434 de 2006 por el cual se modifica el decreto 2170 de 2002. Resolución 591 del 17 de Mayo de 2005, que emite el manual de contratación

del Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras. Resolución de delegación No.168 de 2006 y su modificatoria la No. 1465 de

2006 y toda aquella que la modifique, sustituya o revoque.

CAPITULO I.

GENERALIDADES

ARTICULO PRIMERO

OBJETIVOS Son objetivos del Manual, los siguientes: 1. OBJETIVO GENERAL Dotar al Ejército Nacional, de un instrumento competitivo que garantice altos niveles de eficiencia y eficacia en materia contractual, logrando los cometidos institucionales bajo esquemas objetivos y al amparo de compromisos éticos. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Dotar de una herramienta que propenda por la eficacia y calidad en el proceso de contratación.

Regular procedimientos y establecer procesos uniformes de trabajo. Ejecutar eficazmente los recursos asignados. Garantizar unidad de criterio. Generar opciones para capacitación a los destinatarios de la actividad

contractual.


3

ARTICULO SEGUNDO

DESTINATARIOS

Son destinatarios del presente Manual, entre otros:

1. Jefatura de Estado Mayor y Segundo Comandante del Ejército. 2. Inspección General. 3. Jefatura de Operaciones. 4. Jefatura de Desarrollo Humano. 5. Jefatura de Educación y Doctrina. 6. Jefatura de Logística. 7. Departamento E3. 8. Departamento E4. 9. Departamento de Planeación. 10. Ayudantía General. 11. Dirección de Inteligencia. 12. Dirección de Acción integral. 13. Dirección de Personal. 14. Dirección de Instrucción y Entrenamiento.

15. Dirección de Ingenieros 16. Dirección de Informática. 17. Dirección de Reclutamiento y Control de Reservas. 18. Dirección de Disciplina y Bienestar. 19. Intendencia General del Ejército. 20. Dirección de Prestaciones sociales. 21. Intendente Local Comando Ejército. 22. Liceos del Ejército. 23. Divisiones. 24. Brigadas. 25. Gaulas de Ejército. 26. Unidades Tácticas con tesorería y contaduría. 27. Batallones de Ingenieros con respecto a sus obras. 28. Batallones de ASPC.

Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con el Ejército Nacional, los relacionados en el artículo noveno del presente manual, entes de control y vigilancia para la contratación estatal, las veedurías ciudadanas para su control, los proponentes u oferentes, los contratistas, entre otros.

ARTICULO TERCERO


4

MARCO ÉTICO

En los procesos de contratación que se adelanten bajo el régimen de este Manual, prevalecerán los compromisos éticos al interior de la institución y en la interacción con terceros. Con la expedición de este Manual los funcionarios encargados de la actividad contractual en el Ejército Nacional, asumen un compromiso ético en sus actuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestión administrativa, para lo cual suscribirán un pacto de ética y compromiso anticorrupción en el que haga explícito su compromiso para fortalecer la transparencia en los procesos de contratación y la responsabilidad de rendir cuentas. (Formato No. 37) Valores: Los valores que se enuncian, regulan la gestión de todos los servidores públicos que por virtud de sus funciones y/o de asesoría especializada, al igual que los terceros que participan en los procesos de selección de contratistas, velarán por su cumplimiento.

• Honestidad

• Lealtad

• Respeto

• Compromiso

• Responsabilidad

• Servicio

• Eficacia

• Solidaridad

• Disciplina

ARTICULO CUARTO

MARCO JURÍDICO

El Ejército Nacional garantiza en el desarrollo de su actividad contractual el cumplimiento integral de los Principios y disposiciones que rigen el ejercicio de la Función Pública y de la Contratación en la administración pública, consagrados en la Constitución Política y la Ley. Dentro de éstos se mencionan: PRINCIPIOS

Debido Proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la ley y del presente reglamento.

Buena Fe: El derecho que se busca garantizar con la presunción de buena fe es el derecho de las personas a que los demás crean en su palabra, lo


5

cual se inscribe en la dignidad humana, al tenor del artículo primero de la Carta. (…) La buena fe se afianza gracias a disposiciones de derecho positivo que se inspiran en ese postulado y así logran crear un cauce y un marco seguro a la actividad estatal y particular. (…)".

Transparencia. En virtud de este principio en los procesos contractuales se concederá a los interesados y a las autoridades públicas que así lo requieran, la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual establecerá etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir por parte de los Comités Evaluadores durante el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente y sobre aquellos asuntos o documentos que por su naturaleza la ley o los interesados, le imponen el carácter de reservados.

Planeación. Previo a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional elaborará los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia. Toda contratación responderá a una planificación encaminada al cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades del Ejército. Este principio de planeación contractual en armonía con los de interés general y legalidad, procura recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual, la selección de Contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de manera alguna, producto de la improvisación.

Economía. Los procesos de selección de Contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para la selección de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarán términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección y las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones. En virtud de este Principio no se ordenará la apertura de procedimiento de selección alguno, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos de condiciones o términos de referencia, e igualmente sin que existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. En todos los casos se tendrá presente que las reglas, procedimientos y recursos de la actividad contractual, buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo cual se evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias.

Responsabilidad. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos del Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución del Contrato. En todos los casos los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. Por su parte los


6

Contratistas, responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. Igualmente responderán por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.

Calidad. Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, de acuerdo con las competencias a ellos asignadas, controlarán la calidad de los procesos y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos. A tal efecto, exigirán que los bienes, obras y servicios contratados se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas de carácter nacional, fichas técnicas o aquellas expresamente establecidas por el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional. En aquellos casos en que así lo requiera el Ministerio de Defensa - Ejército Nacional, el contratista indicará los planes o programas de aseguramiento de la calidad con el cual respalde los bienes, obras o servicios que ofrece

Igualdad. Se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en sus procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden en que hayan actuado.

Selección Objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por ello, ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta factores tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, calidad, plazo, precio, entre otros y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, se ajusta a las condiciones objetivas previstas en el pliego de condiciones. Para este mismo efecto el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional efectuará las comparaciones del caso teniendo en cuenta, adicionalmente, los precios o condiciones de mercado y los estudios propios de la entidad.

Moralidad. Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad. Como instrumento garante de la efectividad del principio, se adoptan los pactos de integridad o compromisos éticos, los cuales se suscribirán tanto por los servidores públicos, como por los interesados en presentar propuestas al Ministerio de Defensa – Ejército Nacional. (Formato No. 37)

Publicidad. Todos los procesos y documentos de contratación estarán a disposición pública, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparados de reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales que generan restricción de acceso. Por norma general, los procesos se publicarán en el sitio Web www.contratos.gov.co y se garantiza a todos los interesados el libre e incondicional acceso a los pliegos de condiciones y/o términos de referencia.

ARTICULO QUINTO

http://www.contratos.gov.co/


7

RÉGIMEN APLICABLE EN MATERIA DISCIPLINARIA Para todos los efectos será aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones previstas en la Constitución Política y en las Leyes, especialmente la Ley 80 de 1993, en sus artículos, No. 8º “Serán inhábiles para contratar” – artículo No. 9º “Inhabilidades e incompatibilidades sobrevivientes” - artículo No. 10º “Excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades”; también será aplicable la ley 734 de 2002 en su artículo 35 “prohibiciones, a todo servidor público le esta prohibido” y la ley 836 de 2003 respectivamente, según las calidades de su destinatario.

ARTICULO SEXTO

COMPETENCIA PARA CONTRATAR

La competencia para contratar a nombre del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, está distribuida según delegación conferida para la presente vigencia mediante la Resolución No.168 del 24 de Febrero y su modificatoria la No.1465 del 28 de junio de 2006 y aquella que la modifique, adicione o sustituya, que para tal efecto expida el Ministro de Defensa Nacional; no obstante para todos los efectos, se aplicarán las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998 y demás normas que la modifiquen.

ARTICULO SEPTIMO

INSTANCIAS DECISIVAS

Para los efectos de este manual, las instancias decisivas en el Ministerio de Defensa - Ejército Nacional, serán las que se enuncian a continuación:

• Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor del Ejército el cual Define la necesidad de la adquisición.

• Jefe Logístico del Ejército, define y coordina todas las actividades logísticas y administrativas.

• El Departamento E-4 con el apoyo de las Jefaturas, las Direcciones del Comando del Ejército y las Unidades a todo nivel, consolida los planes de compras, define el plan de compras centralizado lo pública y controla, de acuerdo a lo descrito en el artículo décimo octavo del presente manual.

• Comandantes a todo nivel o Directores de institutos adscritos al Comando del Ejército, definen las prioridades de ejecución de los procesos, avalan con su firma los planes de toda índole, que se realizarán en la vigencia, aplicando el principio de planeación.

• Jefes de Estado Mayor de las unidades operativas menores, en sus cuarteles generales avalan con su firma los planes propios y centralizados de toda índole; y lideran, controlan, supervigilan, facilitan y responden por la actividad administrativa de sus organizaciones.


8

• Ordenador del gasto o competente contractual: Prepara, da apertura y desarrolla el proceso de contratación acorde con la delegación asignada, adjudica, lleva a término y liquida el contrato; nombra y se apoya en los funcionarios y comités descritos en el artículo noveno del presente manual.

• Gerentes de Proyectos: Coordina con los integrantes de los comités y estructuran el estudio de conveniencia y oportunidad, los proyectos de pliegos (prepliegos) y los definitivos, de conformidad con los lineamientos y funciones que se establecen en el artículo décimo primero del presente manual.

• Supervisor y/o Interventor: Fiscaliza, controla y lleva el cumplimiento del contrato hasta el acta de liquidación y aplica lo descrito en el artículo décimo quinto de este manual.

ARTICULO OCTAVO

POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS

Las políticas definidas por el Ministerio de Defensa Nacional y relacionadas en el presente Manual, tienen por objeto desarrollar adecuadamente las disposiciones legales que rigen la contratación estatal, orientados a garantizar la gestión transparente, la garantía del interés público y la satisfacción de las necesidades colectivas con el logro de la misión Institucional. Por lo tanto todo proceso que se surta debe ejecutarse bajo las siguientes políticas:

• Oportunidad. • Austeridad.

• Calidad.

• Imparcialidad.

• Eficiencia y Celeridad.

• Mejoramiento Continuo.

• Acatamiento integral de la Constitución y las leyes.

• Profundo respeto por la persona humana.

• Cooperación e integración interna.

• Publicidad en los Procesos.

ARTICULO NOVENO


9

FUNCIONARIOS Y COMITÉS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

Los funcionarios y comités que participan en el proceso de contratación en el Ministerio de Defensa Nacional - Ejército Nacional, son: ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL POR DELEGACIÓN) GERENTE DE PROYECTO COMITÉ ECONOMICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR) COMITÉ JURIDICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR) COMITÉ TECNICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR) COMITÉ DE ADQUISICIONES COMITÉ DE CIERRES DE OFERTAS (RECIBO DE COTIZACIONES) SUPERVISOR DE CONTRATO Y CUANDO APLIQUE, EL INTERVENTOR

ARTICULO DECIMO

ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL)

El ordenador del gasto es el competente contractual delegado del Ministro de la Defensa Nacional por resolución; para el año 2006 mediante la No. 168 fechada 24 de febrero y su modificatoria la No.1465 del 28 de junio, las cuales delegan la competencia en materia de contratación estatal que se encuentra atribuida por la ley al Ministro y aclara en su artículo 4º la que no se delega, modificándose dependiendo de las necesidades y cuando la vigencia lo requiera. El alcance de la gestión contractual delegada se refiere a las siguientes actividades propias del proceso de contratación pública:

1. PREPARACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Se delega en general la competencia para el ejercicio de funciones de nombramiento de funcionarios y comités, si es del caso gestiona ante el superior jerárquico o Jefe de Estado Mayor el nombramiento de los comités o funcionarios de mayor antigüedad o de otras organizaciones o unidades, también se delega la atención y decisión de los asuntos establecidos por la ley para dar inicio oportuno, preparación del desarrollo eficaz de los procesos de contratación, de los contratos y en particular:

1.1 Para solicitar la inclusión del proyecto, servicio o adquisición dentro del plan de compras y adquisiciones del Ejército Nacional, el cual debe ser elaborado bajo los lineamientos establecidos en el Decreto 3512 de 2003, por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE, creado mediante la ley 598 de 2000. 1.2 Para solicitar y adoptar el estudio de conveniencia y oportunidad para contratar. (Formato No.1) 1.3 Para solicitar la expedición de los certificados de disponibilidad


10

presupuestal y vigencias futuras que se requieran cumpliendo con las últimas disposiciones establecidas para el presupuesto general de la nación. 1.4 Para la convocatoria de licitaciones públicas, concursos de méritos y contrataciones directas, así como para la formulación de invitaciones a cotizar, según lo señale la ley. 1.5 Para disponer la realización de publicaciones en diarios de amplia circulación. (Formato No.3) 1.6 Para la estructuración y publicación del prepliego; del pliego de condiciones y/o Términos de Referencia definitivos, en la página WEB www.contratos.gov.co , (Formato No.39) así como de los avisos de prensa, de conformidad con lo dispuesto por el decreto 2170 de 2002 su modificatorio el decreto 2434 de 2006 y el artículo 30 de la ley 80 de 1993. 1.7 Para la suscripción de los demás actos de impulso o trámite a que haya lugar dentro de la etapa preliminar al proceso de contratación. 1.8 Para la convocatoria y desarrollo de la Audiencia Preliminar y las que se requieran.

2. PROCESO DE CONTRATACIÓN. Se delega en general el ejercicio de funciones y la atención y decisión de los asuntos necesarios para el desarrollo eficaz del proceso de contratación y en particular:

2.1 Para la expedición de pliegos de condiciones y/o términos de referencia y documentos para la contratación. 2.2 Para la coordinación necesaria en aras de la debida expedición de adendas y de comunicaciones de aclaración.(formato No.13) 2.3 Para la coordinación necesaria en aras de la debida formulación de requerimientos o aclaraciones de las propuestas. 2.4 Para la coordinación necesaria en aras de la debida adopción y expedición de informes de evaluación. 2.5 Para la coordinación necesaria en aras de la debida citación y presidencia de las audiencias preliminares de aclaración, previas y de adjudicación del proceso de contratación, cuando a las mismas haya lugar, así como de los actos de cierre del proceso y de apertura de ofertas. 2.6 Para la definición del proceso de contratación, a través de actos administrativos de adjudicación, bien sea a través de resoluciones u oficios que correspondan según la naturaleza del proceso de contratación que se adelante. 2.7 Para la suscripción del contrato originado del proceso de contratación respectivo; y para la obtención del correspondiente registro presupuestal.



11

2.8 Para las demás actuaciones propias del proceso de contratación que no se encuentren atribuidas por delegación, competencia o asignación de funciones a cualquier otra autoridad u organismo y para la suscripción de los demás actos de impulso o trámite a que haya lugar dentro del proceso de contratación.

3. EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Se delega en general el ejercicio de las

funciones y la atención y decisión de los asuntos necesarios para la ejecución oportuna, eficaz y adecuada de los contratos estatales y en particular:

3.1 Para la aprobación de las garantías de los contratos.(Formato No.21) y (Ver Numeral 5 artículo vigésimo cuarto el presente manual) 3.2 Para la coordinación necesaria en aras de la debida verificación de los requisitos de legalización, timbre y pago de publicaciones en el Diario Único de Contratación. 3.3 Para la elaboración y firma de los extractos únicos de Publicación. 3.4 Para la suscripción de los documentos necesarios para la extensión, prórroga, adición, modificación de los contratos suscritos en uso de la competencia delegada, siempre que no impliquen la celebración de transacciones y/o conciliaciones. Las actividades de transacción y conciliación serán adelantadas centralizadamente en el Ministerio de Defensa Nacional, de manera que el delegatario correspondiente podrá solicitarla, cuando ello sea procedente. (Tener en cuenta el capítulo IV del presente manual) 3.5 Para la expedición y/ o refrendación de las Obligaciones y Ordenes de Pago; y aprobación de cuentas. 3.6 Para la declaración de los incumplimientos, la imposición de las sanciones a que haya lugar y su reporte al Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio. 3.7 Para la utilización de las facultades concedidas por la Ley o pactadas contractualmente relacionadas con la interpretación unilateral, la Modificación unilateral, terminación unilateral, liquidación unilateral y la declaratoria de la caducidad de los contratos suscritos en uso de la competencia delegada.

3.8 Para la formulación de requerimientos y demás comunicaciones y actuaciones que apoyen, impulsen e implementen la debida y eficaz ejecución de los contratos estatales suscritos en uso de la competencia delegada. 3.9 Para adelantar las impugnaciones ante la Cámara de Comercio, de conformidad con lo señalado en el artículo 22 numeral 5 de la Ley 80 de


12

1993, así como el cobro prejurídico de las sanciones que se hayan impuesto por razón de los contratos suscritos en ejercicio de la delegación. Así como la correspondiente reclamación ante las Compañías Aseguradoras. 3.10 Para la suscripción de los demás actos de impulso o trámite a que haya lugar dentro de la ejecución del contrato.

4. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: Se delega la competencia para la liquidación tanto consensual como unilateral de los contratos en los términos legales y en tal medida, para la suscripción de las actas de terminación y liquidación de los contratos, las actas de cancelación de presupuestos y/o liberación de apropiaciones, respecto de los cuales se encuentre delegada la competencia y para la suscripción de los demás actos de impulso o trámite a que haya lugar dentro del proceso de liquidación de los contratos celebrados. (Formatos No.27,28)

ARTICULO DECIMO PRIMERO

GERENTES DE PROYECTOS

Los Gerentes de Proyecto del Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, son funcionarios de apoyo a la contratación, propuestos por el Competente contractual, para coordinar el proceso de estructuración y trámite del proceso de contratación, en forma eficaz, eficiente y efectiva. El alcance de esta tarea parte de la etapa precontractual y se agota con el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, sin perjuicio de la interacción que corresponda adelantar con el supervisor del contrato; ello implica que los actos preparatorios, de trámite, de adjudicación, suscripción y perfeccionamiento del contrato, deben ser coordinados por el Gerente de Proyecto, sin perjuicio de las responsabilidades que le asistan a otros funcionarios, asesores, comités o supervisores. Los Gerentes de proyecto del MDN – EJC, podrán ser militares y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares, Igualmente pero de manera excepcional podrán serlo, los asesores vinculados mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de contratación. Podrán los competentes contractuales delegados, nombrar como Gerentes (Formato No.41) en las unidades centralizadas a los Ejecutivos de las unidades apoyadas solo para sus proyectos, en los proyectos de la División o Brigada a los Oficiales G-4, B-4 u oficiales del Estado Mayor, (Formato No.50) para los recursos de los Centros de Instrucción al Director, en las unidades tácticas que ejecutan su presupuesto al oficial S-4 u oficiales de la plana Mayor o Unidades Fundamentales, cualquier funcionario que acredite formación profesional o técnica que tengan conocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar. 1. Funciones del Gerente de Proyecto.


13

El Gerente del Proyecto tendrá las siguientes funciones:

1.1 Las funciones de Gerentes de Proyectos comportan la coordinación de las labores de los comités estructuradores y evaluadores de las ofertas, actividad que dependerá de su gestión e impulso. 1.2 La disposición de la etapa precontractual del proceso de contratación, entendida como el aprestamiento administrativo y logístico para la consecución de los documentos previos, de índole legal, presupuestal y técnico, en consecuencia la estructuración de los estudios de mercado, de precios y técnicos, son de su responsabilidad y competencia. 1.3 La vocería del proceso de contratación. En consecuencia cualquier información interna o externa que deba producirse o tramitarse, deberá ser conocida o propuesta por el Gerente del Proyecto. 1.4 Estructurar en coordinación con el personal del área a su cargo, los estudios previos que anteceden al proceso de contratación, diseñando el estudio de conveniencia y oportunidad el cual debe comprender un estudio de mercado y estudio de precios con base en los siguientes lineamientos: Definición de la necesidad y definición técnica, informando objeto, plazo, forma de pago, sitio y condición de entrega, soporte económico del valor del contrato y certificado de disponibilidad presupuestal. 1.5 Estructurar de común acuerdo con el Comité Técnico, la elaboración y diseño de las especificaciones técnicas del Pliego de Condiciones y/o Términos de Referencia, solo cuando no exista la norma técnica del Ministerio de defensa; el Gerente del Proyecto junto con el Comité Técnico estructurador suscribirán documento dirigido al competente contractual, indicando las razones que fundamentan las citadas especificaciones, así como las que resulten aplicables, para demostrar la asignación de valores y puntajes. 1.6 Realizar por intermedio de sus asesores o colaboradores, las gestiones pertinentes ante las diferentes dependencias de la Unidad (Sección Cuarta, Presupuesto, Contaduría, Tesorería, Oficina de Contratación o quien haga sus veces, B4, G4, etc.) tendientes a garantizar la suficiencia de recursos presupuestales, físicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso, dentro de la normatividad vigente. 1.7 Liderar las gestiones que sea necesario adelantar en el ámbito interno y externo de la institución, con el propósito de garantizar el desarrollo del proceso, para dar cumplimiento al cronograma diseñado para tal efecto. 1.8 Coordinar la expedición de los documentos que se hagan necesarios o que contengan los ajustes requeridos y necesarios, en orden de expedir e integrar el prepliego de condiciones.


14

1.9 Asistir a la audiencia preliminar de aclaración de prepliegos y coordinar la actividad de los comités, en aras de estructurar el pliego definitivo. 1.10 Asistir a la diligencia de cierre del proceso y presentación de ofertas, suscribiendo la correspondiente acta.(Artículo Decimocuarto) 1.11 Coordinar las actividades de los comités, ofreciendo las aclaraciones y directrices que se hicieren necesarias y avalando con su firma los formularios de preguntas y respuestas, así como los adendos que se haga necesario expedir. 1.12 Suscribir en señal de aval los requerimientos y aclaraciones que deben remitirse a los proponentes durante la etapa de evaluación de las ofertas. 1.13 Suscribir en señal de aval, el informe de evaluación de las ofertas, convocar y liderar una reunión previa a la publicación del informe, con los comités y el ordenador del gasto, dejando constancia mediante documento y remitirlo a la carpeta maestra. 1.14 Recibir de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces, las observaciones al informe de evaluación y coordinar la expedición del informe definitivo de evaluación de ofertas. 1.15 Solicitar ante la oficina de contratación o quien haga sus veces, la realización del Comité de Adquisiciones en los casos que existan términos la convocatoria se hará con tres días de anticipación, cuando sea necesario. 1.16 Coordinar la elaboración, tramite y sustentación ante el Comité de Adquisiciones, de las ponencias y recomendaciones que requieran de su aprobación, con la presentación oportuna de los documentos que soporten los aspectos a tratar. 1.17 Coordinar la realización y presentación de la audiencia de definición del proceso, convocando para tal efecto a los miembros de los comités evaluadores. 1.18 Liderar, responder, controlar, gestionar todas las actividades tendientes al desarrollo del proceso. 1.19 Asistir a la audiencia de decisión del proceso, e intervenir en lo que resulte de su competencia. 1.20 Avalar con su firma el anexo técnico del contrato y/o de los contratos resultantes.


15

1.21 Disponer lo necesario, para obtener dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato, su correspondiente registro presupuestal y los requisitos de legalización, perfeccionamiento y ejecución. 1.22 Coordinar la actividad de los comités y avalar con su firma los formularios de preguntas y respuestas, así como los adendas que se hiciere necesario expedir. 1.23 Entregar mediante acta, las actuaciones realizadas durante su desempeño al supervisor del contrato, si fuere del caso. 1.24 Las demás que guarden relación directa con el respectivo proceso.

2. Del procedimiento para el ejercicio de la función de Gerentes de

Proyecto. Momento y Plazo para el ejercicio de la función de Gerentes de Proyecto.

2.1 Para consolidar la gestión de la Gerencia de Proyecto se hace necesaria la notificación de oficio de designación. 2.2 Las funciones de Gerente de Proyecto, cesarán una vez se haya suscrito el contrato y se hayan cumplido la totalidad de los requisitos de legalización y perfeccionamiento. 2.3 Plazos. Como quiera que el proceso de contratación deba adelantarse dentro de los términos preclusivos fijados por la ley, todas las funciones aquí enlistadas a cargo del Gerente del proyecto, deben cumplirse dentro de los precisos plazos o términos allí señalados. 2.4 El Gerente deberá enviar a la Oficina de Contratación o quien haga sus veces, los siguientes documentos con el propósito de iniciar los procesos de contratación:

• ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD.(con sus soportes)

• ESTUDIO DE MERCADO.(comité económico estructurador) • ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.(comité técnico estructurador) • CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. • ANEXO CONTENTIVO DE LAS CANTIDADES MÍNIMAS Y LAS

CONDICIONES DE PAGO.(comité económico estructurador)

ARTICULO DECIMO SEGUNDO

COMITÉS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES DE PROPUESTAS


16

Los funcionarios designados por el competente contractual para ejercer la función estructuradora y evaluadora de las ofertas que se reciban dentro de un proceso de selección, se trate de licitación, concurso o contratación directa, podrán ser militares y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares o Igualmente pero de manera excepcional podrán serlo, los asesores vinculados mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de contratación y deberán acreditar formación profesional o técnica que tengan conocimiento de la materia o aspectos a estructurar o evaluar, del bien o servicio que se pretende contratar. Las calidades y el perfil profesional o técnico de los funcionarios designados o seleccionados para ejercer la función estructuradora y evaluadora, deberán garantizar al Ejército Nacional la estricta aplicación del deber de selección objetiva y la correcta evaluación de las ofertas. Los competentes contractuales delegados, podrán nombrar como comités estructuradores o evaluadores (Formato No.44) en las unidades centralizadas a los Contadores, Tesoreros, auxiliares de la contaduría, auxiliares de la tesorería, Oficiales o suboficiales de la Oficina de contratación o quien haga sus veces, en los proyectos de la División o Brigada a los Oficiales o Suboficiales de los G-4, B-4 o del Estado Mayor, en las unidades tácticas que ejecutan su presupuesto a los Oficiales o Suboficiales del S-4, de la plana Mayor o Unidades Fundamentales, o cualquier funcionario que acredite formación profesional o técnica que tengan conocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar. La función estructuradora y evaluadora se ejercerá previa designación del competente contractual, de obligatoria aceptación en funcionarios (civiles o militares), que como mínimo tengan un conocimiento general del objeto que se contrata y un perfil profesional que permita garantizar el estricto cumplimiento del deber de selección objetiva; y se cumplirá a través de cada uno de los comités, según su naturaleza, ejerciendo su función con plena autonomía respecto del competente contractual y de los miembros del Comité de Adquisiciones. Cuando la insuficiencia de personal obligue, se nombrará un solo funcionario como integrante del comité estructurador, quien no podrá ser designado como comité evaluador para el mismo proceso, lo anterior para garantizar el principio de transparencia previsto en la ley.

1. Funciones de los Comités Estructuradores.

1.1 Elaborar los prepliegos de condiciones y/o términos de referencia, y los pliegos de condiciones definitivos y/o solicitudes de oferta, en el área correspondiente con la mayor responsabilidad, eficiencia técnica profesional y diligencia respetando los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva en concordancia con el art. 24 de la ley 80 de 1993 consagratorio del principio de transparencia el cual aboga "serán ineficaces de pleno derecho", particularmente


17

aquéllas que establezcan reglas de selección por fuera de la objetividad, claridad y justicia que debe manifestarse en los pliegos que gobiernan el proceso de selección. Debe tenerse en cuenta que el proceso de contratación debe tener previamente unas condiciones claras, expresas y concretas que recojan las especificaciones jurídicas, técnicas y económicas a que hayan de acomodarse la preparación de las propuestas y el desarrollo del contrato. 1.2 Los conceptos e informes de los estructuradores, serán el soporte técnico, jurídico, financiero y administrativo de que dispondrá el Comité de Adquisiciones para recomendar la selección de un contratista, no obstante, el competente contractual o el mismo Comité, podrán apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos e informes emitidos, por los estructuradores.

1.3 Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por los interesados a los pliegos de condiciones y/o solicitudes de oferta y preparar las explicaciones que se requieran según el caso, respecto del contenido de los pliegos.

1.4 Propender por el acatamiento de las normas técnicas y/o fichas aprobadas y por la actualización en las mismas, así mismo las jurídicas y económicas para que sean incluidas en los pliegos de condiciones.

1.5 Incluir en el pliego de condiciones y/o solicitudes de oferta, previo análisis, las especificaciones técnicas, los factores de verificación y su ponderación de matemática selección y la asignación de pesos y puntajes.

1.6 Establecer las fórmulas costo beneficio cuando haya lugar y la forma de ponderación de los aspectos económicos a evaluar.

1.7 Consultar previamente cuando se trate de bienes importados, con la Dirección de comercio exterior del Ejército, con el fin de determinar la modalidad de entrega y los costos asociados a la importación, con el fin de definir el ANEXO respectivo del pliego de condiciones y/o solicitudes de oferta (comité económico).

1.8 Revisar la legislación tributaria antes de establecer el precio base de la adquisición.

1.9 Unificar criterios con el gerente del proyecto en cuanto a plazos y formas de entrega.

1.10 Suscribir concepto, previo a la integración del pliego de condiciones y/o Términos de referencia, donde manifieste su actuación respecto al proceso de contratación.


18

1.11 Participar en la Audiencia Informativa Preliminar y en la de aclaración de pliegos de condiciones y/ o términos de referencia si a ella hubiere lugar.

1.12 Analizar, estudiar y verificar las inquietudes presentadas al prepliego a fin de consolidar el pliego definitivo.

1.13 Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego definitivo, a fin de expedir adendas.

1.14 Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso a través de proyectos de Formularios de Preguntas y Respuestas.

1.15 Desarrollar sus funciones de forma coordinada con el Gerente de Proyecto y el Jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces.

1.16 Mantener informado a los Gerentes de Proyecto sobre cualquier novedad que se presente en el desarrollo y elaboración de los pliegos de condiciones.

1.17 El estudio integral de las condiciones económicas, jurídicas y técnicas, así como de las financieras, de los bienes, equipos o servicios a adquirir. 1.18 El estudio y presentación de los aspectos a incluir en el pliego de condiciones y/o Términos de referencia ante el Gerente del Proyecto, verificando que los aspectos allí consignados cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en la ley, para garantizar una selección objetiva. 1.19 El estudio integral del pliego de condiciones y/o términos de referencia con sus respectivos adendas o modificaciones si los hubiere, el estudio del contenido del acta de audiencia de aclaraciones al pliego, de los formularios de preguntas y respuestas y la verificación del cronograma previsto para el desarrollo de la licitación, concurso o contratación directa y en particular, los mecanismos y factores de evaluación establecidos en el pliego de condiciones y las posibles causales de rechazo, inhabilidad, incompatibilidad o prohibición que contenga. 1.20 La función estructuradora cesará una vez se reciban las ofertas o se efectúe la diligencia de cierre del proceso, salvo que durante la etapa subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego de condiciones y/o términos de referencia. En consecuencia prevalece esta designación sobre cualquier situación administrativa.

2. Del procedimiento para el ejercicio de la función evaluadora

2.1. Momento y plazo para el ejercicio de la función evaluadora.


19

De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en los pliegos de condiciones y/o términos de referencia está señalado el plazo razonable dentro del cual deben elaborarse los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables y que puedan realizarse de conformidad con la ley. El funcionario designado para el ejercicio de la función evaluadora de un proceso de selección, comenzará su función, una vez reciba el oficio de su denominación, junto con una fotocopia del pliego de condiciones, de las adendas si las hubiere, del acta de la audiencia de aclaraciones, de los formularios de preguntas y respuestas, del cronograma de la licitación y una copia de las ofertas presentadas, teniendo en cuenta que para cualquier eventualidad que requiera confrontar, podrá consultar el expediente original completo en la Oficina de Contratación o la oficina que haga sus veces. La función de evaluación en el proceso finalizará una vez esté en firme la resolución de adjudicación o se resuelvan los recursos de reposición que se hubieren interpuesto contra el acto de la resolución de declaratoria de desierta, para este lapso no podrán los funcionarios designados para este fin, hacer uso de permisos, vacaciones, traslados o comisiones; y para la ejecución del contrato técnicamente acompañará al supervisor y/o interventor, en las entregas parciales o totales para verificar que el bien o servicio contratado sea el que se recibe, culminando con la asesorìa para la elaboración del acta de liquidación.

2.2. Requerimientos.

Los evaluadores una vez reciban las copias de las ofertas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes formularán los requerimientos, o dentro del plazo establecido en el Pliego de Condiciones y/o Términos de referencia que consideren necesarios con la finalidad de aclarar las ofertas presentadas por los contratistas, los que serán suscritos por el competente contractual (ordenador del gasto) previa revisión del asesor jurídico y de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces. Transcurrido el término que establece la ley o el pliego de condiciones y/o solicitudes de oferta, para que los oferentes conozcan los informes de evaluación de las propuestas, los evaluadores están en la obligación de dar respuesta a todas y cada una de las observaciones presentadas dentro de los términos previamente establecidos en el cronograma de actividades.


20

Los evaluadores enviarán las respuestas a las observaciones presentadas por los proponentes a la Oficina de Contratación o quien haga sus veces en medio magnético y en documento escrito dentro de los términos establecidos en el pliego de condiciones y será causal de mala conducta el no dar estricto cumplimiento a los mismos, a menos que medie un acto administrativo de prórroga de los términos establecidos.

2.3 Reunión previa a la exhibición o traslado del informe de evaluación.

El Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces, deberá considerar dentro del cronograma de actividades de la licitación o contratación directa, la realización de una reunión previa que permita analizar y discutir con los evaluadores y el Gerente del Proyecto los resultados de su verificación y examen y evaluación de propuestas. (Formato No.2)

Cuando se aprecien graves irregularidades en la presentación de una oferta, que amenace o entorpezca el proceso de selección que se lleva a cabo, es obligación del evaluador informar por escrito dentro del día hábil siguiente a la ocurrencia de los hechos, al competente contractual, y al Jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces, para que estos asuman las acciones correspondientes.

2.4. Obligaciones de los evaluadores ante el Comité de

Adquisiciones Los evaluadores de las ofertas que se presenten al Ejército Nacional, como producto de un proceso de selección están en la obligación de presentar ante el Comité de Adquisiciones, si esta así lo requiere, sus informes de evaluación, debidamente sustentados. Si de las decisiones o discusiones que se surtan en el Comité de Adquisiciones se requiere de una ampliación o profundización de su informe, este deberá ser presentado nuevamente.

3. Funciones Generales de los evaluadores.

Dentro del presente numeral se establecen una serie de funciones que competen, a nivel general, al ejercicio de evaluación de ofertas, en este sentido, es importante tener en cuenta que en el proceso de selección de contratistas, en el Ejército Nacional, intervienen diferentes funcionarios y oficinas, dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir.

Quien ejerza la función evaluadora de una propuesta presentada en un proceso de selección en el Ejército Nacional, deberá realizar de manera general las funciones que se describen a continuación:


21

El estudio detallado y técnico de las ofertas presentadas, de tal forma que el evaluador garantice no sólo el deber de selección objetiva, sino la verificación de las ofertas presentadas y evaluadas, verificando que éstas cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en el pliego de condiciones y en la ley.

Los evaluadores velarán porque la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es su obligación recomendar al Comité de adquisiciones elegir el ofrecimiento más favorable, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en el pliego de condiciones y/o términos de referencia es decir, aquel que cumpla los factores de verificación y escogencia establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia, tales como cumplimiento, experiencia, organización, plazo, entre otros y que a la vez resulte ser el más ventajoso para la entidad.

Los evaluadores deberán suscribir informes sobre la evaluación realizada, dejando constancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en el desarrollo de su función evaluadora.

Para la entrega de Documentos a la oficina de contratación o quien haga sus veces, los evaluadores deberán ejercer su función con la diligencia debida, de manera que los informes de evaluación estén a disposición de la oficina de contratación o la Dependencia que haga sus veces, con dos (2) días de antelación a la fecha en que deban ponerse a disposición de los interesados. Este informe será revisado previo al traslado de los proponentes, por el Gerente del Proyecto y el Ordenador del Gasto. 3.1 En el aspecto Técnico – Administrativo

a) Verificar que las especificaciones particulares de los bienes o servicios contratados, correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego de condiciones y/o términos de referencia. b) Verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean ofertados y hacer las observaciones pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento que no corresponda a las calidades o características exigidas en el pliego de condiciones, pero siempre en estricta aplicación de lo solicitado en los mismos. c) Presentar dentro de los términos establecidos, los informes de evaluación de las ofertas, tanto a la Oficina de contratación o quien haga sus veces, como al Comité de Adquisiciones y al competente contractual. d) Proyectar y remitir a la Oficina de contratación o quien haga sus veces dentro de los términos previstos en el cronograma de actividades, la respuesta a las observaciones al informe de evaluación que presenten los proponentes, dando estricta aplicación a la ley 80 de 1993, normas reglamentarias y al pliego de condiciones.


22

e) Asistir a la audiencia pública de decisión del proceso de licitación o contratación directa, interviniendo en lo que resulte de su competencia.

f) Y las demás que le asignen y asistan referentes a su área.

3.2 En el aspecto legal

a) Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en el pliego de condiciones y en especial de la capacidad y calidad de los proponentes, según se establece en el acápite respectivo del pliego de condiciones y/o términos de referencia.

b) Presentar dentro de los términos establecidos, los informes de

evaluación de las ofertas, tanto a la Oficina de contratación o quien haga sus veces, como al Comité de Adquisiciones y al competente contractual.

c) Proyectar y remitir a la Oficina de contratación o quien haga sus veces,

dentro de los términos previsto en el cronograma de actividades, la respuesta a las observaciones al informe de evaluación que presenten los proponentes, dando estricta aplicación a la ley 80 de 1993, reglamentarios y al pliego de condiciones y/o términos de referencia.

d) Apoyar permanentemente a los diferentes comités durante su función

evaluadora.

e) Y las demás que le asignen y asistan respecto a su área. 3.3 En el aspecto económico y financiero.

a). Verificar el cumplimiento de todos los aspectos económicos y financieros establecidos en los pliegos de condiciones y/o términos de referencia, así como de los indicadores financieros objetos de evaluación o ponderación.

b) Verificar que los ofrecimientos recibidos, estén acordes con las

condiciones de precio y plazo señalados en los pliegos de condiciones o Términos de referencia.

c). Verificar los precios del mercado a efectos de dar cumplimiento a lo

dispuesto en el artículo 6 del Decreto 2170 de 2002. d). Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a

éstos hubiere lugar. e) Y las demás que le asignen y asistan respecto a su área


23

ARTICULO DECIMO TERCERO

COMITÉ DE ADQUISICIONES

El Comité de adquisiciones es la unidad asesora que recomienda al competente contractual para las actividades precontractuales, contractuales y poscontractuales; desarrollará su gestión, con base en las facultades y obligaciones establecidas en el documento legal o acto de nombramiento, sin perjuicio de la aplicación de la norma que sobre la materia se expida con posterioridad a la vigencia de este manual, caso en el cual, se entenderán incluidas y de obligatorio cumplimiento.

El Comité de adquisiciones estará integrado por Militares en servicio activo o civiles debidamente nombrados por el Competente contractual delegado por el Ministro de Defensa Nacional, los cuales se relacionan en el numeral 10 del presente artículo. Funciones del comité de adquisiciones 1. EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL. 1.1 Acoger, solicitar complementaciones, u objetar, según sea el caso, las

evaluaciones efectuadas a las diferentes propuestas con base en los Pliegos de Condiciones y/o Términos de Referencia al que se encontrará sujeto el proceso contractual y particularmente los factores de selección del contratista.

1.2 En caso de resultar procedente, ordenar reevaluaciones, requerimientos o

visitas en aras de obtener una evaluación integral y objetiva de las ofertas. 1.3 Recomendar la aceptación de las ofertas o la correspondiente declaratoria

de desierta. 1.4 Las restantes acciones que resulten necesarias en aras de garantizar una

selección objetiva de las propuestas. 1.5 Las demás que defina y asigne el competente contractual en aras de realizar

un excelente proceso. 2. EN LA ETAPA DE EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN 2.1 Verificar el desarrollo del contrato, cuando éste sea sometido a su

conocimiento. 2.2 Conceptuar y recomendar las acciones y gestiones (suspensión de plazos,

multas, incumplimientos, caducidad, potestades excepcionales,


24

reconocimientos de intereses, restablecimiento del equilibrio económico), que se considere necesario y pertinentes para el cabal desarrollo del contrato, cuando sean sometidas a su conocimiento.

2.3 Las demás que crea conveniente el competente contractual en aras de realizar

una correcta ejecución del contrato y de garantizar el objeto contractual. 3. EL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES: El secretario técnico del comité de adquisiciones será quien sigue en antigüedad al jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces o el suboficial más antiguo de la oficina del S-4 o el nombrado de oficio por el competente contractual y cumplirá las siguientes funciones: 3.1 Establecer con el Gerente del proyecto la fecha y hora para la convocatoria

del Comité de Adquisiciones de acuerdo con las necesidades del proyecto. 3.2 Preparar la agenda a debatir en la sesión del Comité, con dos días hábiles

de antelación; y remitirla a los miembros del mismo, junto con los soportes que le sirvan de apoyo.

3.3 Verificar y constatar que la documentación que se allegue, se ajuste a lo

requerido en la agenda. 3.4 Verificar la existencia del quórum, llamando a lista a los integrantes. 3.5 Las demás que sean asignadas por el competente contractual referentes a

su cargo. 4. DE LA CONVOCATORIA Y SESIONES DEL COMITÉ: La convocatoria se efectuará con dos (2) días hábiles de anticipación o cuando lo requiera el competente contractual o el jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces (Intendente Local, Jefe de presupuesto, Jefe o Director administrativo), anexando ponencia preparada por el Gerente de Proyecto (Formato No.6) para que el comité la revise con antelación a la citación. (Formato No.7) 5. DE LOS QUÓRUMS QUÓRUM TOTAL: Se entenderá que existe quórum total, cuando se hagan presentes la totalidad de los miembros del comité de adquisiciones. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO: Se entenderá que el comité puede sesionar, deliberar y decidir su recomendación cuando se encuentren presente la mitad mas uno de los miembros que integran el quórum total. En consecuencia, en el evento en que no se complete este quórum, el Comité no podrá sesionar y el Secretario Técnico, deberá dejar constancia de tal circunstancia y citar nuevamente al Comité. 6. SESIONES: El Secretario Técnico del Comité, al inicio de la sesión verificará si existe el quórum deliberatorio mínimo del organismo e informará de ello al mas antiguo del comité, quien dará inicio a la sesión.


25

7. DESARROLLO DE LAS SESIONES: Una vez instalado el Comité, el Gerente del proyecto presentará los aspectos generales del pliego de condiciones y/o términos de referencia y la finalidad esperada dentro del proceso de adquisiciones. Cada uno de los comités evaluadores designará un vocero quien presentará el capítulo correspondiente del pliego y/o términos, informando las condiciones pertinentes exigidas en el mismo y los cuadros comparativos que demuestran el apartamiento o cumplimiento de las ofertas frente a las exigencias del pliego y/o términos, señalando el número de folio en la oferta donde se evidencia tal circunstancia. 8. RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTO: La recomendación, sea unánime o dividida será puesta en conocimiento del competente contractual, quien tendrá la absoluta libertad de acogerla o desecharla de acuerdo a sus fundamentos. 9. CONSTANCIAS Y ACTAS: De cada una de las sesiones del Comité el secretario técnico levantará un acta en resumen de la misma, indicando la recomendación votada y acordada, que dará cuenta de lo ocurrido la cual deberá ser suscrita por todos los asistentes a la sesión correspondiente. Las decisiones serán adoptadas por mayoría de los integrantes (la mitad más uno de los integrantes). (Formatos No. 7,14,18) . 10. COMPOSICIÓN DE LOS COMITÉS DE ADQUISICIONES.

10.1 PARA CUANTÍAS SUPERIORES A LOS 10.000 SALARIOS MÍNIMOS LEGALES VIGENTES CON DESTINO AL EJÉRCITO NACIONAL.

Serán integrantes del comité de adquisiciones para procesos de contratación con destino al Ejército Nacional, los siguientes funcionarios:

CON VOZ Y VOTO

a) El Intendente General. b) El Director Financiero del Ejército. c) El Jefe de la Oficina de Contratación de Ejército. d) El Jefe de la Sección de Asesoría Jurídica de la Jefatura Logística. e) El Gerente del proyecto.

10.2 PARA CUANTÍAS COMPRENDIDAS ENTRE LOS 3.000 Y LOS 10.000 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES; EN EL EJÉRCITO NACIONAL:

Para la celebración de todos los contratos por cuantías iguales o superiores a

los tres mil (3.000) y hasta los diez mil (10.000) salarios mínimos mensuales inclusive, cualquiera que sea el competente delegado, se conformará un comité de adquisiciones que estará integrado por mínimo tres (3) miembros, los cuales serán designados por el Jefe Logístico del Ejército, uno de los cuales debe tener carácter técnico, y el otro encontrarse vinculado con el


26

área financiera y/o de presupuesto de la unidad ejecutora correspondiente; el tercero deberá ser un abogado con conocimientos en contratación administrativa de la unidad ejecutora.

Para cumplimiento de lo anterior se deberá enviar por parte de los competentes contractuales que están dentro de esta cuantía, la propuesta de integrantes al Jefe de Logística el cuál procederá a emitir la resolución respectiva.

10.3 PARA CUANTÍAS MENORES A LOS 3.000 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES.

Para la celebración de todos los contratos por cuantías superiores a cien (100) salarios mínimos legales mensuales, y menores a los tres mil (3.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes, el comité de adquisiciones estará compuesto por mínimo (3) tres miembros, nombrados por el competente contractual, (formato No.43) uno de los cuales debe tener carácter técnico y el otro encontrarse vinculado con el área financiera y/o de presupuesto; el tercero deberá ser un abogado preferiblemente con conocimientos en contratación administrativa. Siguiendo los parámetros establecidos y ajustándolos a nuestra organización, PODRÁN INTEGRAR este comité con VOZ Y VOTO: PARA UNIDADES CENTRALIZADAS

• El Oficial B4, Ejecutivos de los Batallones apoyados (Solo en estos casos el acto administrativo sería el suscrito por el 2do Comandante y JEM, si son mas antiguos que el competente contractual) (Formato No.50)

• El Gerente del proyecto. • El Oficial S4 del BASPC. • El Intendente local y/o Jefe de presupuesto. • El Director o Jefe de Sección usuaria de los elementos o servicios a

adquirir. • El Contador y/o el Tesorero. • El Asesor jurídico. • Delegado del Comandante de Unidad Táctica que tenga

conocimientos en contratación. PARA UNIDADES QUE EJECUTAN SU PRESUPUESTO

• El Gerente del proyecto y/o el Jefe de sección o Comandante de Compañía usuaria de los bienes o servicios a adquirir.

• El Oficial S4. • El Intendente local y/o Jefe de presupuesto. • El Contador y/o el Tesorero. • Delegado del Comandante que tenga conocimientos en contratación


27

así pertenezca a la Plana Mayor o las Compañías del Batallón. PARA LA DIRECCION DE INTELIGENCIA

• El Subdirector o quien sigue en antigüedad. • El Gerente del proyecto y/o Jefe de Sección usuario de los bienes o

servicios a adquirir. • El Jefe de presupuesto de la DINTE. • El Delegado de la asesoría Jurídica de la JELOG. • El Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces.

PARA LA DIRECCION DE RECLUTAMIENTO

• El Delegado del Director con conocimientos en contratación. • El Gerente del proyecto y/o Jefe del Servicio usuario de los bienes o

servicios a adquirir. • El Contador y/o el Tesorero. • El Asesor jurídico. • El Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces.

PARA LA INTENDENCIA LOCAL DEL COMANDO DEL EJÉRCITO

• El Jefe o Director que tiene asignado el presupuesto o sección apoyada.

• El Gerente del Proyecto y/o Jefe del Servicio usuario de los bienes o servicios a adquirir.

• El Contador. • El Asesor Jurídico. • El Jefe de la sección financiera de la DIFIN.

PARA LA DIRECCION DE PERSONAL

• El Director o Jefe de la sección usuaria de los bienes o servicios a adquirir.

• El Subdirector o quien sigue en antigüedad. • El Jefe sección de Ejecución presupuestal. • El Gerente del proyecto. • El jefe de la asesoria juridica o asesor de la JELOG.

PARA LA DIRECCION DE INGENIEROS

• El Jefe de la sección técnica para adquisición de servicios. • El Jefe de la sección de equipo para la adquisición de bienes. • El Asesor Jurídico. • El Gerente del Proyecto. • El Jefe sección administrativa.


28

PARA LA BRIGADA DE AVIACION • El Delegado del Comandante con conocimientos en contratación. • El Gerente del proyecto. • El Oficial B4. • El Jefe sección Contratos y/o de presupuesto. • El Contador y/o el Tesorero. • El Asesor jurídico.

PARA LA INTENDENCIA GENERAL

• El Director de la Oficina de Contratación. • El Jefe de la Asesoría Jurídica de la JELOG. • El Gerente del Proyecto. • El Director de Comercio Exterior y/o Subdirector. • El Subjefe del Depto E-4. • El Jefe de la sección de Presupuesto de la DIFIN y/o CEITE.

PARA LICEOS DEL EJÉRCITO

• El Delegado del Director con conocimientos en contratación. • El Jefe departamento Administrativo. • El Gerente del Proyecto. • El Contador y/o el Tesorero. • El Rector del Liceo o el Jefe de la sección usuaria de los bienes o

servicios a adquirir. • El Asesor Jurídico.

CONSIDERACIONES ESPECIALES DE ESTOS COMITES: 1: Para la celebración de todos los contratos de cuantías inferiores a cien (100) salarios mínimos mensuales legales,(Contratación directa menos del 10% de la menor cuantía) el funcionario en quien se encuentre delegada la competencia determinará la necesidad de conformar el Comité de Adquisiciones a que hace referencia el presente manual, (Formato No.42) teniendo en cuenta las circunstancias, naturaleza y cuantía de los bienes y servicios a adquirir. En el evento de conformarse este comité, deberán seguirse los mismos parámetros establecidos para el efecto. 2: El acto administrativo de nombramiento deberá ser suscrito por el competente contractual y hará referencia a los cargos o quienes hagan sus veces y no a los nombres de las personas que los ocupan, así mismo se entenderá, que quienes los reemplacen por ausencia transitoria o permanente debidamente nombrados deberán cumplir con las funciones asignadas en el presente manual. Se procurará que el número de integrantes sea impar para efecto de sus decisiones. Los cargos mencionados anteriormente no obligan a que el competente contractual delegado los nombre en la cantidad y como textualmente están escritos.

ARTICULO DECIMO CUARTO


29

COMITÉ DE CIERRES DE OFERTAS O RECIBO DE COTIZACIONES

El Comité de cierre de ofertas o recibo de cotizaciones es la unidad asesora que con funciones precisas actúa como garante de la transparencia con la que se efectúan los cierres de los procesos contractuales, recepcionando los sobres contentivos de las ofertas o cotizaciones presentadas simultáneamente por los oferentes en la hora y sitio registrado; en el pliego de condiciones y/o términos de referencia o solicitud de cotización; dicho comité desarrollará su gestión, con base en las facultades y obligaciones establecidas en el documento legal o acto de nombramiento por el competente contractual debidamente notificado. (Formato No.49)

Podrán nombrarse en el Comité de cierres los siguientes funcionarios:

El Gerente del Proyecto. El Asesor Jurídico. El Jefe de la Oficina de contratación (Intendente Local o Jefe de Presupuesto. El Oficial S-4. El Control Interno. El Delegado del comandante con conocimientos en contratación.

Cumplirán las siguientes funciones:

1. Intervenir en la fecha y hora señaladas para los cierres de las ofertas que adelante el competente contractual, teniendo en cuenta que para este efecto se debe garantizar la hora oficial dada por la superintendencia de Industria y Comercio. La cuál podrá ser consultada en la pagina Web (www.sic.gov.co) y también en la Web (www.ejercito.mil.co).

2. Verificar que el acto de cierre se realice en la fecha y hora señalada en los

pliegos de condiciones y/o términos de referencia o solicitud de cotización.

3. Constatar que los sobres contentivos de las ofertas se hayan entregado a tiempo y se encuentren debidamente sellados al momento del cierre y que su apertura se efectúe en presencia de todos los asistentes.

4. Verificar que las ofertas se encuentren foliadas consecutivamente y rubricar

folio a folio el documento original de las ofertas presentadas.

5. Verificar los documentos básicos, la carta de presentación, quien la suscribe, la póliza de seriedad de la oferta si aplica, la propuesta económica, estos documentos deberán ser leídos a todos los asistentes.

6. Dar apertura oficial de las ofertas presentadas. A este acto puede asistir

cualquier persona que represente a los oferentes o veedor ciudadano.

7. La Composición del comité de cierres y recibo de ofertas será con funcionarios que ya están participando en el proceso, relacionados en el


30

segundo párrafo del presente artículo y podrá nombrarse más funcionarios para mayor transparencia y tranquilidad de la administración y de los oferentes.

CONSIDERACIONES: Se seguirán los parámetros establecidos en numeral 3 del artículo décimo tercero para el nombramiento del secretario. Del cierre se levantará acta que deberá ser suscrita por los miembros del Comité y los representantes de las firmas presentes en el acto. (Formato No.14) La convocatoria la efectuará el Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces con dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha establecida para el cierre.

ARTICULO DECIMO QUINTO

SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS Y/O INTERVENTORÍA

Todo contrato que se celebre bajo las disposiciones previstas en este manual, debe contar con supervisor debidamente nombrado por el competente contractual en acto administrativo (formato No.48) el cual representa a la entidad y cuando se requiera la interventoría se realizará por concurso de méritos, para cuyo ejercicio se hace indispensable el cumplimiento de sus funciones.

Los Supervisores de los contratos serán diferentes a los Gerentes de los Proyectos y podrán ser militares y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, y los interventores serán los contratados para este fin.

Podrán los competentes contractuales nombrar como supervisores en: DIRECCIONES DEL COMANDO DEL EJÉRCITO A los Subdirectores. A los Jefes de las secciones administrativas. A cualquier funcionario que acredite formación profesional o técnica que tenga conocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar. UNIDADES CENTRALIZADAS A quien sigue en antigüedad a los Jefes de las secciones usuarias de los bienes o servicios contratados. A los Oficiales o suboficiales del Estado o plana Mayor, en los CIE a los Jefes de Instructores. En los proyectos de la División o Brigada a los funcionarios de los G-4, B-4. A cualquier funcionario que acredite formación profesional o técnica que tenga conocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.


31

UNIDADES TÁCTICAS O ESPECIALES QUE EJECUTAN SU PRESUPUESTO A quien sigue en antigüedad a los Jefes de las secciones usuarias de los bienes o servicios contratados A los Oficiales o suboficiales de la plana Mayor o quienes hagan sus veces. A los Ejecutivos de las unidades fundamentales. A cualquier funcionario que acredite formación profesional o técnica que tenga conocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar. 1. Del ejercicio de las funciones de supervisión y/o interventoría de los contratos.-

El ejercicio de la función de Supervisión y/o interventoría y seguimiento de la ejecución contractual comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:

1.1 . La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de

los derechos y obligaciones de las partes y, en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.

1.2 . La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del

desarrollo del objeto contratado, para garantizar al Ministerio de Defensa – Ejército Nacional que las obligaciones contractuales se han cumplido y que éste puede tramitar los pagos correspondientes al contratista.

1.3 La expedición de informes sobre la ejecución del contrato y en especial el

informe anexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el debido pago de las obligaciones contraídas por el contratista.

1.4 La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando

constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.

2. Del procedimiento para el ejercicio de la función de supervisión y/o

interventoría o seguimiento de la ejecución de los contratos. (Formato No.30)

Momento y Plazo para el ejercicio de la función de Supervisión y/o Interventoría o seguimiento:

Los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES DE LOS CONTRATOS,

serán funcionarios designados por el competente contractual para el ejercicio de la función de seguimiento de un contrato determinado, comenzará su actividad, una vez se encuentre perfeccionado, esto es, suscrito el contrato, registrado el compromiso y legalizado el mismo, es


32

decir, aprobadas las pólizas y cancelados el impuesto de timbre y los derechos de publicación en el Diario Único de contratación.

Para este efecto, el Jefe de la oficina de Contratación o quien haga sus

veces, le informará al Supervisor y/o interventor mediante un memorando sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos. A éste efecto le enviará fotocopia de los siguientes documentos:

Del contrato. Copia de la propuesta. De las pólizas con su correspondiente aprobación. Del impuesto de timbre, cuando haya lugar. Del pago de la publicación. (Una vez se surta el trámite del extracto

único de publicación, se remitirá fotocopia correspondiente.) Para cualquier eventualidad que requiera confrontar, podrá consultar o solicitar copias del expediente o carpeta original (Carpeta Maestra) en la oficina de contratación o quien haga sus veces. En todo caso, el SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR DE LOS CONTRATOS vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que este vigente y su función sólo caducará, una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes.

3. Manifestaciones de inconformidad de supervisores y/o

interventores de los contratos en relación con la ejecución de los contratos.

Cuando los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES DE CONTRATOS

se manifiesten en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todos sus reparos por escrito.

Dichos reparos deberán ser motivados con razonamientos fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y deberán comprender todas las observaciones y objeciones correspondientes.

El Supervisor y/o interventor dará cuenta al competente contractual, a la dependencia directamente interesada en el contrato y a la oficina de contratación o quien haga sus veces, de los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las actuaciones que considere más convenientes u oportunas para la normal ejecución del contrato.


33

El Supervisor y/o interventor podrá solicitar al competente contractual, la revisión de los actos que considere perjudiciales para los intereses del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional. Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su paralización, es obligación del Supervisor y/o interventor informar por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al competente contractual, al Gerente del proyecto y al jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces, para que estos inicien las acciones correspondientes.

4. Cumplimiento de órdenes del competente contractual, como

consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten el normal desarrollo de un contrato.

Los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES de los contratos que suscriba el MDN – EJÉRCITO NACIONAL, están en la obligación de acatar las observaciones y decisiones que adopte el competente contractual, en los eventos de discrepancias en la ejecución del contrato y no están autorizados a expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable del competente contractual para ese efecto.

5. Liquidación de las obligaciones contraídas

LOS SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES de los contratos que suscriba el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, están en la obligación de entregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes, como acta de liquidación y otros. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista. El contratista deberá suscribir el acta de liquidación que se le remita en un plazo de 15 días hábiles, posteriores al recibo de la misma. Si al vencimiento de este plazo, el contratista no se allanare a su suscripción, el Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional procederá a la liquidación de manera unilateral.

6. Funciones generales de los supervisores y cuando aplique a los interventores.

Dentro del presente numeral se listan una serie de funciones que competen, a nivel general, al ejercicio de la función de seguimiento en el aspecto técnico, administrativo y en el aspecto legal y que describirá en forma general los procesos de esta labor.


34

Para facilitar la comprensión de estas funciones, es importante tener en cuenta que en el proceso contractual y en la ejecución de los contratos, en el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, intervienen diferentes funcionarios, dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir cada una de las dependencias. Se recuerda que quien ejerza la Supervisoría y/o interventoría de un contrato en el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, deberá tener pleno conocimiento del objeto contratado, para poder constatar la debida ejecución del mismo y realizar entre otras, las funciones que se describen a continuación:

6.1.- En el aspecto Técnico – Administrativo

a) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato. De presentarse dudas sobre este particular, deberá formularlas por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de esta circunstancia, a la Oficina de contratación o quien haga sus veces y este a su vez al competente contractual. La oficina de contratación o quien haga sus veces, deberá responder a este requerimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo clarificando la situación. b) En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo requiere, el Supervisor y/o interventor deberá suscribir conjuntamente con el contratista y el competente contractual, las actas de iniciación o de recibo de bienes y/o servicios, dentro del término que se haya establecido en el contrato. Copia de estas actas, deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma, a la Oficina de Contratación o quien haga sus veces para su respectiva incorporación en la carpeta maestra del contrato. c) Cuando se requieran cronogramas o programación de actividades al contratista para la ejecución del objeto contratado, el Supervisor y/o interventor deberá exigirlos y recibirlos, para efectos de revisión y control, dentro de los plazos estipulados en el contrato. Copia de estos cronogramas o programación de actividades deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, a la oficina de contratación o quien haga sus veces para su correspondiente archivo en la carpeta maestra del contrato. d) Cuando se trate de la Interventoría de contratos de obras, las personas naturales o jurídicas o los funcionarios designados para este efecto, deberán abrir y llevar conjuntamente con el contratista o la persona delegada por éste, una memoria diaria de la obra, en donde se harán constar las acciones


35

realizadas diariamente en ella, así como las actas de los comités técnicos de obra o administrativos que periódicamente deban realizarse y las observaciones que se consideren pertinentes. Este documento formará parte integral del contrato, por lo tanto, copia mensual del documento debe enviarse a la oficina de contratación o quien haga sus veces, para que este repose en la carpeta maestra del contrato. e) El Supervisor y/o interventor podrá citar o convocar a reuniones al contratista, al competente contractual y a los funcionarios que tengan un interés directo en la ejecución del contrato o hayan participado en la elaboración de los términos de referencia y elaboración de la minuta del contrato, cuando se tengan dudas sobre los términos del contrato y/o se considere necesario para la normal ejecución y desarrollo del mismo. De estas reuniones levantará una ayuda memoria suscrita por los que en ella intervinieron y la misma deberá contener como mínimo los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar. Copia de este documento, se enviará a la carpeta maestra, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, para su correspondiente archivo. f) Los supervisores y/o interventores de los contratos, si la naturaleza del mismo lo requiere y así se hubiere estipulado en la minuta del contrato, deberán elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribirá conjuntamente con el contratista. El valor de los bienes o servicios que por estas actas se recibe no podrá ser inferior al porcentaje estipulado en el contrato. Copia de estas actas, deberá remitirse a la Oficina de contratación o quien haga sus veces, para lo de su competencia. g) El Supervisor y/o interventor debe exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si éstos no corresponden a las calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantener control y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato, de tal manera que implemente actividades, tales como, reuniones con el comité evaluador y contratista, visitas que sean pertinentes a las empresas y otras que se estimen convenientes y necesarias. h) El Supervisor y/o interventor deberá verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que presentó en la propuesta. En el evento de que algunos de los bienes o servicios no sean acordes con lo estipulado en el contrato y en la oferta, éste exigirá al contratista que sean cambiados o ajustados en el menor tiempo posible, o en el indicado para estos eventos en el contrato para que pueda darse una adecuada ejecución del mismo. En este evento se procederá de la siguiente manera:

1) En el evento en que el material o bien, sea entregado por el contratista con algún defecto menor, el supervisor podrá devolver el material para que éste corrija o subsane los defectos, en un término


36

que el supervisor considere perentorio sin que afecte el plan logístico de la Unidad.

2) En el evento en que el material o bien entregado, presente

un defecto que no afecte la funcionalidad o la trazabilidad del mismo o que disminuya la durabilidad de éste, pero que no sea susceptible de corrección, el Supervisor recibirá el material y autorizará su distribución, conservando las muestras defectuosas del total de muestras evaluadas según el plan de muestreo que esté previsto en la norma técnica o especificación técnica o dejando cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar las cuales deben ser marcadas y etiquetadas de manera que se puedan identificar suficientemente, para efectos de que sobre las mismas, se practiquen las pruebas que el comité técnico receptor del material considere procedentes, en aras de determinar las acciones legales a que haya lugar.

3) En el evento en que el material o bien entregado, presente

defectos mayores el material será rechazado por el Supervisor, conservando las muestras defectuosas del total de muestras evaluadas según el plan de muestreo que esté previsto en la norma técnica o especificación técnica o dejando igualmente cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar las cuales deben ser marcadas y etiquetadas de manera que se puedan identificar suficientemente para efectos de que sobre las mismas, se practiquen las pruebas que el comité técnico receptor del material considere procedentes, en aras de determinar las acciones legales a que haya lugar.

NOTA: Para todos los eventos el Supervisor y/o interventor

deberá valerse de los conceptos emitidos por los comités recepcionadores del material (delegados, comité técnico, almacenista), quienes deberán pronunciarse sobre la condición de los defectos del material indicando si estos son mayores o menores y si afectan la durabilidad, la funcionalidad, trazabilidad o el aspecto que resulte pertinente.

i) El Supervisor y/o interventor verificará, de conformidad con la naturaleza jurídica y tipo del contrato suscrito, que el contratista tenga previstos todos los medios y recursos para mantener la seguridad y la integridad de las personas que laboran en el Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional.

j) El Supervisor y/o interventor deberá exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y sólo podrá recomendar su modificación cuando por razón técnica o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario.


37

Cualquier modificación que se deba realizar al plazo de ejecución del contrato debe ser previamente autorizada por el competente contractual. k) El Supervisor y/o interventor deberá resolver todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan ser resueltas por el Supervisor, éste deberá remitirlas mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de las mismas, al competente contractual para su consulta y decisión, con copia al área de Contratación. l) El Supervisor y/o interventor debe, si es necesario solicitar la

suspensión temporal de la ejecución de un contrato por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar que originan los hechos de la suspensión, ante el competente contractual mediante documento escrito, para que éste emita su autorización.

Si el competente contractual aprueba y suscribe la suspensión del contrato, la oficina de contratación o quien haga sus veces, elaborará el acta de suspensión, copia de la cual deberá enviar al Supervisor del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su legalización, para lo de su competencia. El Supervisor y/o interventor para todos los eventos de suspensión de los contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensión del mismo, solicitará la reiniciación del mismo, dejando constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.

m) El Supervisor y/o interventor deberá constatar a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegaré a tener dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final, hasta tanto no se clarifiquen las dudas o novedades que considere son irregulares.

Para que el Supervisor y/o interventor expida el acta de recibo final del contrato, deberá verificar que todas las obligaciones contractuales se hayan cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Este documento debe contener como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes si es que estos proceden. Copia de esta acta se enviará a la oficina de contratación o quien haga sus veces para su respectivo archivo.

n) Los SUPERVISORES y/o INTERVENTORES de los contratos del Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, una vez finalizado el


38

contrato y emitido el último cumplido de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados, están en la obligación de elaborar dentro de los plazos establecidos en el contrato y acordes con la ley, un acta de liquidación final del contrato. El acta de liquidación deberá remitirse, dentro de los plazos, al competente contractual y la Oficina de contratación o quien haga sus veces para ser revisada y aceptada. La obligación aquí establecida, sólo se entenderá cumplida por el Supervisor y/o interventor una vez se encuentre suscrita el Acta Final de Liquidación por el contratista y el competente contractual. Si el contratista no acude a suscribir el Acta final de Liquidación del contrato, la oficina de contratación o quien haga sus veces, procederá de conformidad con la ley a realizar directa y unilateralmente y mediante acto administrativo motivado, la liquidación unilateral del contrato. Si el contratista no esta de acuerdo con el contenido del acta de liquidación, se le remitirá nuevamente al Supervisor y/o interventor dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista. En este evento, el Supervisor y/o interventor no podrá tomarse más de un (1) mes en informar al competente contractual y el jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces sobre los resultados del nuevo análisis, para que este realice los trámites que considere pertinentes.

6.2 En el aspecto Legal:

a) Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales y en especial, las obligaciones contraídas. b) Solicitar a la oficina de contratación o quien haga sus veces de requerirlos, copia de las pólizas constituidas por el contratista y de su aprobación por parte del Ministerio de Defensa – Ejército Nacional y de las modificaciones exigidas a éstas durante la ejecución del contrato. c) En cumplimiento de esta obligación, el Supervisor o interventor del contrato tendrá la obligación de verificar que las vigencias de las pólizas y de sus modificaciones se encuentren dentro de los términos exigidos en el contrato. d) Informar siempre por escrito a la oficina de contratación o quien haga sus veces, si el contratista faltare a alguna o algunas de sus obligaciones contractuales, con el objeto de que se determine si hay


39

lugar o no a la aplicación de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad. e) Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplados en el contrato y en la Ley, con copia a la oficina de contratación o quien haga sus veces, la aplicación de los principios de terminación, modificación e interpretación unilateral. De igual forma deberá proceder en los casos estipulados en el contrato para la terminación de mutuo acuerdo del mismo. f) Enviar copia del acta de recibo final y/o parcial a la Oficina de Contratación o quien haga sus veces, cada mes o en el plazo que se haya previsto en el contrato. g) El Supervisor y/o interventor siempre tendrá la obligación legal de remitir a la oficina de contratación o quien haga sus veces, dentro de los términos establecidos, copia de todos los documentos soporte de la Supervisión, así como de los conceptos y observaciones de las principales modificaciones del mismo y todo documento referente al mismo, con el objeto de garantizar que se realicen los trámites a que haya lugar, en el menor tiempo posible.

7. Funciones particulares de los supervisores y/o interventores:

a) Elaborar el documento o suscribir el acta de iniciación del contrato.

b) Suscribir las actas de recibo parciales y final de los bienes y

servicio del contrato.

c) Rechazar los bienes o servicios que a su criterio no cumplan las normas técnicas descritas en el presente contrato.

d) Rendir informes periódicos (mínimo cada mes) o cuando lo

considere necesario, al competente contractual sobre el avance y ejecución del contrato.

e) Verificar la correcta ejecución y cumplimiento del contrato.

f) Exigir el cumplimiento del contrato en todas y cada una de sus

partes.

g) Atender y resolver en coordinación con el competente contractual todas las consultas sobre omisiones, errores, discrepancias o aclaraciones y complemento en los aspectos técnicas, descritos en las normas técnicas que rigieron el proceso de contratación.

h) Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones

parafiscales de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 27 del


40

Decreto 2170 de 2002. En caso contrario deberá dar aviso de esta circunstancia al competente contractual.

i) Para material de Intendencia y cuando se requiera: Verificar y

realizar seguimiento en el cumplimiento de las actividades descritas en el cronograma de entregas, de conformidad con la reglamentación expedida para tal efecto.

j) Verificar que las garantías que ampara el cumplimiento total del

contrato, se encuentren vigentes e informar en su oportunidad al competente contractual sobre los inconvenientes presentados.

Todas las demás atribuciones que se contemplen en los documentos del contrato y las que determine el competente contractual.

CONSIDERACION ESPECIAL: En cualquier estado de ejecución del contrato el competente contractual podrá emplear las herramientas de auditoria interna que considere necesarias para garantizar el cumplimiento de las funciones del supervisor y los comités técnicos, siempre y cuando no contraríen las condiciones del pliego o en su defecto el clausulado del contrato.

El Supervisor representará en todos los efectos y casos, a la Entidad Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, el cual podrá exigir reportes y el cumplimiento de las funciones a los Interventores.

ARTICULO DECIMO SEXTO

OBLIGACIONES ÉTICAS Y PRINCIPIOS COMUNES AL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE GERENTES DE PROYECTO, SUPERVISORES Y COMITÉS

En cumplimiento de las funciones generales y particulares establecidas en este documento, para Gerentes de Proyecto, Comités de adquisiciones, de cierres, estructuradores, evaluadores y supervisores de los contratos o participantes directa o indirectamente en los procesos y la ejecución de los contratos, prevalecerán los siguientes principios:

a. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones

que conozca con motivo del ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que le corresponden en virtud de las normas que regulan el secreto o la reserva administrativa.

b. Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a su

consideración y con la mayor diligencia posible. c. Actuar con rectitud y honradez, desechando todo provecho o

ventaja personal, obtenida por si o por interpuesta persona.


41

d. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, es decir que no medien diferencias que de acuerdo con las normas vigentes, puedan considerarse para establecer una prelación.

e. No obtener ni procurar beneficios o ventajas indebidas, para si o

para otros y con ocasión de su ejercicio, abstenerse de adoptar represalias de ningún tipo ni ejercer coacción alguna contra funcionarios o terceros.

f. No debe utilizar en beneficio propio o de terceros o para fines

ajenos, la información de la que tenga conocimiento con motivo del ejercicio de su función y que no este destinada al público en general.

g. Denunciar ante su superior o ante las autoridades correspondientes

los actos o hechos de los que tuviere conocimiento con motivo o con ocasión del ejercicio de sus funciones que pudieren perjudicar al Ministerio de Defensa – Ejército Nacional o constituir un delito o violación a la ley.

h. Mantener la independencia de criterio, y el deber de selección

objetiva determinado en la ley.

i. No dejarse presionar por superiores a efectos de expedir conceptos que se sustraigan a las condiciones objetivas que le impone el ejercicio de la función.

j. La función de unidades asesoras de coordinación, estructuración

y/o evaluación y seguimiento se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y demás funcionarios que tengan que ver con el proceso y la ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas que se hayan previsto para la toma de decisiones en la celebración y ejecución del contrato.

k. La función de unidades asesoras de coordinación, estructuración

y/o evaluación y seguimiento de los contratos que suscriba el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, es de carácter interno y tiene por objeto garantizar la impecable ejecución del objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas.

l. La función de Unidades asesoras (comités) de coordinación,

estructuración y/o evaluación y seguimiento la ejercerá previa designación del competente contractual, el funcionario que como mínimo tenga un perfil profesional o técnico que permita garantizar idoneidad en el desarrollo de sus funciones y el estricto cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.


42

m. La función de Unidades asesoras (comités) de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento se ejercerá en sus modalidades de intervención formal y material. La intervención formal consistirá en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado. En la intervención material, se deberá comprobar y certificar la efectiva y real ejecución y cumplimiento del objeto contratado.

n. Los conceptos, constancias e informes de los Gerentes de

Proyecto, Comités (Adquisiciones, cierres, estructuradores, evaluadores) y Supervisores de Contratos, respecto del cumplimiento de las tareas desarrolladas siempre constarán por escrito.

ARTICULO DECIMO SEPTIMO

TAREAS DE LOS JEFES DE ESTADO MAYOR DE BRIGADA, UNIDADES CON ORGANIZACIÓN TRANSITORIA O ESPECIAL Y DIRECTORES

1. Disponer lo necesario, al interior de cada División, Brigada, Unidad con

organización transitoria o especial y Direcciones para controlar y hacer el seguimiento del desarrollo de todos los procesos a que se refiere el presente manual.

2. Coordinar e Integrar un Grupo de apoyo y asesoría para adelantar la

ejecución e impulso de las tareas inherentes a los Procesos de contratación de su unidad. Gestionar ante cualquier comando todo lo necesario para dotar a este grupo con los recursos Humanos, físicos, logísticos y técnicos pertinentes.

3. Tramitar por medio de la Orden semanal el nombramiento para los comités

de las unidades centralizadas, solo cuando se requiera que los funcionarios más antiguos que el competente contractual desempeñen las funciones descritas en los artículos décimo hasta el décimo quinto, sin prejuicio de las responsabilidades inherentes a su área.

4. Supervigilar durante todo el desarrollo del proceso y de la ejecución del

contrato, que los Jefes de las Oficinas o secciones, o el Jefe de la Oficina de Logística (G4-B4-S4); Contador y Jefe de la Oficina de contratación (Intendencia Local – Jefe de Presupuesto y otros), o quienes hagan sus veces; nombrados cumplan con las funciones asignadas de los artículos décimo hasta el décimo quinto, sin prejuicio a las responsabilidades atinentes a su área.

5. Controlará que el oficial B4 o los oficiales S4 o los responsables de control

interno de las unidades o quien se designe por el competente contractual, cumplan con lo previsto en el decreto 2434 de 2006 tramitando la clave


43

para manejar y custodiar el acceso a la pagina Web del portal único de contratación del estado, con el fin de que se publiquen todos los documentos y actos administrativos de los procesos de contratación que ordena la ley.

6. Es responsable que se cumpla el cronograma de ejecución en la etapa

precontractual, contractual y poscontractual para lo cual exigirá en las reuniones administrativas la presentación de los cronogramas de los procesos y su situación actual.(Formato No.2)

7. Firma los planes propios y centralizados que se emitan en su cuartel

general y controla que en su organización lo hagan los comandantes o Directores, los cuales serán enviados al competente contractual para la realización de los procesos y es responsable de que no se adquieran compromisos sin haberse realizado los procesos descritos en el presente manual.

CAPITULO II

ETAPA PREVIA – PLANEACION Y ESTRUCTURACION

ARTICULO DECIMO OCTAVO

PLANES DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS.

Las Divisiones, Brigadas, Batallones, Unidades con organización transitoria o especiales y Direcciones del Comando Ejército elaborarán los planes de contratación y compras en todos los recursos para cada vigencia fiscal; los cuales serán enviados al departamento E4 para ser revisados, ajustados o modificados y ser publicados en el sitio Web (www.ejercito.mil.co/contratación).

Dentro de las Obligaciones de las Entidades Estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993, descritas en el Artículo 13 del Decreto 3512 del 05 de Diciembre de 2003, en el literal b) existe la Elaboración de los Planes de Compras. A partir de la fecha de ingreso de las entidades al SICE, éstas deberán elaborar, registrar y actualizar sus respectivos planes de compras en el Portal del SICE, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas. El Acuerdo 004 del 02 de Febrero de 2006, en su ART. 1 fija el alcance del término “Plan de Compras” en el SICE como “Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión” En el ART. 2 Determina que la elaboración de Planes de Compras de conformidad con el Art. 11 y literal b) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, en cuanto a Obra Pública, será obligatoria en el segundo nivel de desagregación del Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, que corresponde a nivel de Clase. Para Bienes y

http://www.ejercito.mil.co/contrataci�n


44

Servicios, la elaboración de Planes de Compras continuará siendo obligatoria en el tercer nivel de desagregación del CUBS, que se refiere a nivel de Subclase. Mediante Resolución No. 0730 del 30 de Junio de 2005, en el Artículo 3 fue creado como usuario del SICE y se asignó el rol del Administrador Plan de Compras del Ejército Nacional, al Departamento E-4 del Comando del Ejército. Es de aclarar el único autorizado por la Contraloría General de la República para ingresar y/o modificar el Plan de Compras de la Fuerza es el Departamento E-4 del Comando del Ejército. El Administrador Plan de Compras SICE (Departamento E-4) enviará el formato del Plan de Compras a los funcionarios de las Unidades Tácticas. Los funcionarios designados deberán diligenciar el Plan de Compras de cada Unidad, conservar una copia de seguridad y lo envía al Departamento E-4 (Por Conducto Regular a través de la División) en medio magnético y físico el día 10 de Enero. El Departamento E-4 lo consolida y lo registra en el SICE a más tardar el 31 de Enero de cada vigencia. El Plan de Compras, debe ser el soporte de las partidas presupuestales, que se incluyan en el proyecto de presupuesto para la vigencia fiscal asignada, además de los ingresos proyectados para la siguiente vigencia por Fondos Internos De acuerdo con la Directiva No. 0234 del 27 de Octubre de 2005, El Comando de la Fuerza dispone que el Plan de Compras puede modificarse en el momento que sea necesario, pero se deben informar estas modificaciones al Departamento E-4 del Comando del Ejército con el formato respectivo suministrado, en las siguientes fechas: 05 de Abril - 05 de Julio - 05 de Octubre - 15 de Diciembre.

ARTICULO DECIMO NOVENO

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN

Esta se constituye en etapa preliminar y obligatoria de todo proceso de contratación, independiente de su modalidad y comprende:

Elaboración de los Planes de Compras. Consolidación de Información. Análisis de Información y prioridades de Adquisición. Nombramiento de Gerentes, Comités y supervisores.

En desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información: La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un


45

proyecto, estudio, diseño o prediseño. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista, todo lo anterior avalado por el Gerente del Proyecto y con los anexos de cada área como soporte. (Formato No.1)

CAPITULO III.

PROCESOS Y SELECCIÓN DE LA MEJOR PROPUESTA.

ARTICULO VIGESIMO

ETAPA PRECONTRACTUAL Comprende el proceso de selección propiamente dicho y para los fines de este Manual se identifican a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación, los demás pasos o procesos que defina el competente contractual para garantizar el fin de la contratación sin que contraríen las normas establecidas que rigen la materia. La selección de contratistas se surtirá a través de cualquiera de los siguientes procedimientos o modalidades: A. LICITACIÓN PÚBLICA O CONCURSO PÚBLICO B. CONTRATACIÓN DIRECTA C. CONTRATACIÓN DIRECTA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA.

A. LICITACIÓN PÚBLICA Y CONCURSO PÚBLICO, aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad; tales procesos se adelantarán conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios o la norma que la modifique o sustituya.

El reporte a la cámara de comercio se realiza de acuerdo con la normatividad de la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual establece las características y el programa a utilizar para este reporte y será dentro de los cinco (5) primeros días corrientes de cada mes, a la cámara de comercio de su jurisdicción remitida con un mes de antelación a la apertura de la licitación o concurso.

Los pasos similares de la licitación y la Contratación directa están descritos a continuación, relacionando los plazos y términos de cada proceso.


46

B. CONTRATACIÓN DIRECTA, aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad, para la determinación de las cuantías y se someterán al trámite que a continuación se detalla, a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.

Proceso de selección

1. Publicación del aviso de prensa anunciando disponibilidad

prepliego. Con el fin de garantizar la publicidad y por ende la democratización de los procesos, el Ejército Nacional, anunciará a través de un medio de amplia circulación, nacional, regional o local, las condiciones y términos durante los cuales estarán disponibles los prepliegos. Se publicará dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación o concurso se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario (Formato 3)

2. Publicación del prepliego en la página Web www.contratos.gov.co De acuerdo al decreto 2434 de 2006, El Ejército Nacional publicará los proyectos de pliegos de condiciones y/o términos de referencia de los procesos de licitación, concurso público o invitación directa con excepción de aquellas cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones al contenido de los documentos antes mencionados. Dar estricto cumplimiento al artículo vigésimo cuarto para la identificación o numeración de los procesos

Los proyectos de pliegos de condiciones y/o de términos de referencia, en los casos de licitación o concurso público, se llevaran a aprobación del comité de adquisiciones y se publicarán en la página Web www.contratos.gov.co cuando menos con diez (10) días calendario de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección correspondiente y cuando el proceso de selección sea de contratación directa, este término será de cinco (5) días calendario..

Se exceptúan de la aplicación de este artículo los procesos que tengan carácter reservado de conformidad con la ley, los acápites técnicos de los correspondientes pliegos de condiciones y aquellos cuyo presupuesto fuere inferior al 10% de la menor cuantía. Para acceder a la información de orden técnico, el interesado en presentar propuesta, debe concurrir personalmente o a través de autorizado, a suscribir el compromiso de confidencialidad y por ende a documentarse de la información respectiva. (Formato No.38)




47

Para obtener las claves y dar acceso a la publicación de los documentos que ordena la ley, en la página WEB www.contratos.gov.co, se requiere interactuar en la página respectiva y obtener un código para tramitar el formulario y recibir la autorización por medio de una clave cumplir con sus requisitos mínimos para su custodia, trámite y uso.

3. Audiencia preliminar. El Ejército Nacional, efectuará una audiencia

preliminar Dentro de los cinco (5) días calendario antes de la apertura del proceso; en la fecha y hora señalada en el proyecto de pliegos de condiciones o prepliego.

a. Suscripción de la plantilla de ingreso y la planilla de compromiso de confidencialidad, si aplica. (Formatos No. 5,10,38) b. Presentación por parte del Gerente del Proyecto. c. Presentación por parte de los delegados de cada Comité, de la parte pertinente del pliego. d. Intervención de los interesados, conforme al turno que registre la planilla de ingreso. La Audiencia Preliminar se efectuará dentro del término de exhibición del prepliego de condiciones y/o términos de referencia, un plazo máximo de un (1) día.

4. Recepción de observaciones. Las observaciones al pre-pliego de

condiciones y/o términos de referencia, se recibirán únicamente en la oficina de contratación o quien haga sus veces y no por algún funcionario de los comités; éstas deberán constar por escrito, una vez radicadas, tales serán tramitadas y remitidas al Gerente del proyecto y/o Comités. La totalidad de las respuestas las entregarán las correspondientes áreas a la oficina de contratación o quien haga sus veces, en medio documental y magnético para su respectiva respuesta.

5. Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración

y análisis. Con las observaciones recibidas se integrará el o los formularios de preguntas y respuestas analizando la pertinencia de éstas; para los efectos se producirá el documento que contará con la firma del Gerente del proyecto, y el ordenador del gasto quienes en coordinación con la oficina de contratación autorizarán su inclusión en la página Web www.contratos.gov.co Nota: Las observaciones recibidas extemporáneamente no se atenderán.

6. Integración del pliego de condiciones definitivo. Con base en los

formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos tramitados, se integrará el Pliego Definitivo de Condiciones y/o términos de referencia para llevar a ponencia ante el comité de



48

adquisiciones para su aprobación y se elaborará el proyecto de Resolución de Apertura. (Formato No.8)

Los pliegos de condiciones y/o términos de referencia se basarán en los establecidos por el grupo de contratación estatal del MDN o en su defecto la oficina de contratación de Ejército y deberán incluir como mínimo la siguiente información:

• Objeto del contrato. • Características técnicas de los bienes, obras o servicios

requeridos por la entidad. • Presupuesto oficial. • Requisitos y calidades de los proponentes • Factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática

precisa, concreta y detallada de los mismos. • Criterios de desempate. • Requisitos o documentos necesarios para la comparación de las

ofertas. • Fecha y hora límite de presentación de las ofertas. • Término para la evaluación de las ofertas y adjudicación del

contrato. • Plazo y forma de pago del contrato. • Pólizas y Amparos

7. Resolución de apertura Está materializada en el acto administrativo que dispone las condiciones generales de la licitación, concurso o contratación directa, ordenando la apertura formal del proceso de selección. (Formato No.8)

8. Publicación de pliegos definitivos en la página Web. Publicidad

de los pliegos de condiciones y/o términos de referencia. El Ejército publicará los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos de los procesos de licitación o concurso público o contratación Directa. En dichos documentos se podrán incluir los temas planteados en las observaciones que se consideren relevantes para el proceso de selección. Dar estricto cumplimiento al artículo vigésimo cuarto para la identificación o numeración de los procesos

El texto definitivo de los pliegos de condiciones o términos de referencia será publicado en la página Web al momento de dar apertura al proceso de selección. En aquellos casos únicos y excepcionales, y después de haber surtido todas las instancias dentro de la entidad,(Brigada, División, Oficina de contratación de Ejército) y no se cuente con la infraestructura tecnológica y de conectividad que asegure la inalterabilidad del documento para surtir la publicación por este medio, deberá publicar un aviso de prensa, en el cual se indique el lugar de la entidad en que pueden


49

ser consultados en forma gratuita. Dicho aviso deberá publicarse en un diario de amplia circulación nacional, departamental o municipal, según el caso, o comunicarse por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa de modo que permita a la ciudadanía conocer su contenido aplicando así el principio de publicidad. Para obtener las claves y dar acceso a la publicación de los documentos que ordena la ley, en la página WEB www.contratos.gov.co, se requiere interactuar en la página respectiva y obtener un código para tramitar el formulario y recibir la autorización por medio de una clave cumplir con sus requisitos mínimos para su custodia, trámite y uso.

9. Disposición del pliego para consulta o compra. Los pliegos de

condiciones o términos de referencia serán puestos a disposición para consulta en el sitio Web www.contratos.gov.co y en la Oficina de contratación o quien haga sus veces de cada unidad.

10. Venta de pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones serán

entregados en calidad de venta a los interesados, previa cancelación de los derechos que fija por tabla de cuantías el Ministerio de Defensa; su valor no es reembolsable y su pago debe hacerse previo a la fecha fijada para la recepción de propuestas. Cuando un proceso se declare desierto y se de apertura nuevamente no se cobrará a algún oferente que lo haya adquirido, previa verificación de la cuantías en que participará de nuevo. (Formato No.9)

11. Audiencia de aclaraciones. El Ministerio de Defensa - Ejército Nacional,

podrá realizar una audiencia de aclaraciones a efectos de precisar el contenido de los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos. dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de la propuesta y a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron pliegos de condiciones y/o términos de referencia. (Formato No.11)

12. Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego. Dentro del plazo

del proceso de selección y hasta los tres días hábiles anteriores al cierre, se recibirán las observaciones que consideren pertinente formular los interesados en presentar propuesta.

13. Publicación de formularios de respuestas a las observaciones o

adendas, cuando a ellos hubiere lugar. Son formularios, los documentos que contienen las respuestas a las observaciones formuladas y Adendas, los documentos que contienen modificaciones a los pliegos de condiciones; unos y otros serán puestos a disposición de los interesados a través del sitio Web www.contratos.gov. y remitidos a los correos electrónicos o direcciones que se hubieren registrado, de ser posible o por fax.




50

14. Término para devolución de propuestas. Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso; en este caso se les devolverán sin abrir.

15. Recepción de propuestas. Las propuestas serán recibidas en el lugar,

fecha y antes de la hora prevista en los pliegos de condiciones para tal efecto. De la entrega se dejará constancia en acta, en la que se indicará entre otra información: proponente, garantía, número de folios y asistentes al acto de recepción. Para la recepción de ofertas se dará diez (10) días hábiles y se cumplirá lo descrito en el Artículo Decimocuarto del presente manual. (Formatos No. 12 y 14)

16. Evaluación y requerimientos. Dentro del más estricto respeto a un

tratamiento igualitario a todos los proponentes, el Ejército podrá solicitar a cualquiera de ellos, las aclaraciones o la información que estime pertinente, a fin de adelantar el proceso de evaluación. Con ocasión de las respuestas, no podrán los proponentes mejorar, adicionar o complementar sus propuestas. Para la evaluación de ofertas se dará siete (07) días hábiles

17. Consolidación del informe de evaluación. Agotado el proceso de

evaluación según consta en los documentos que emanan de los Comités Evaluadores, se procederá a consolidar el informe para efectos de su publicación y consiguiente traslado.

18. Traslado del informe de evaluación. El traslado del informe de evaluación

se surtirá por el término que señale cada pliego de condiciones y/o términos de referencia. Durante este plazo, si los proponentes lo estiman pertinentes, podrán presentar las observaciones a dicho informe, en la oficina de Contratación o quien que haga sus veces. Para el traslado del informe y observación de las evaluaciones de ofertas se dará cinco (05) días hábiles.

19. Recepción y trámite de observaciones al informe de evaluación.

Recibidas las observaciones, se procederá a su estudio, a proyectar las correspondientes respuestas y a efectuar los ajustes a los informes de evaluación si a ello hubiere lugar. Consolidado el informe final, se definirá el orden de elegibilidad.

20. Comité de Adquisiciones. En los casos en que haya lugar, se someterá

al Comité de Adquisiciones el informe referido a la evaluación, a las observaciones y a las respuestas de las mismas, para que éste recomiende al ordenador del gasto, la adjudicación o declaratoria de desierta, si a ésta hubiere lugar. Para la celebración del comité de adquisiciones se dará cuatro días (04) días hábiles.

21. Audiencia. La decisión de que la adjudicación de una licitación, concurso

o


51

invitación tenga lugar en audiencia pública, podrá ser adoptada por el Contralor General de la República en los términos previstos en el artículo 273 de la Constitución Política, o cuando se considere pertinente de oficio por el Ministerio de Defensa Nacional o el Comando del Ejército, y en los casos que estime el competente contractual. En ella podrán participar los oferentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los medios de comunicación y cualquier persona que lo desee. (Formato No.18)

22. Resolución de adjudicación. La Resolución de adjudicación es el acto

administrativo por el cual el ordenador dispone la adjudicación de la invitación a la propuesta más favorable, según las exigencias previstas en los pliegos de condiciones y/o términos de referencia; el acto administrativo de adjudicación es irrevocable y deberá emitirse en el menor tiempo posible.(Formato No.17)

23. Notificación de Resolución de adjudicación. Con sujeción a lo

dispuesto en el Código Contencioso Administrativo, se surtirá la notificación personal. (Formato No.19)

24. Comunicación a los demás proponentes. Surtido el acto de

adjudicación, se comunicará sobre la decisión a los restantes proponentes no favorecidos. (Formato No.19)

25. Elaboración del Contrato. Una vez adjudicada la invitación, la oficina de

Contratación o quien haga sus veces, elaborará el o los contratos respectivos, los cuales surtirán los trámites internos de verificación y control; debe darse cumplimiento a la identificación descrita en el artículo vigésimo cuarto del presente manual.

26. Firma del contrato. Dentro del término que prevén los pliegos de

condiciones y/o términos de referencia, es obligación del proponente citar de oficio a quien le fue adjudicada la invitación, para presentarse ante la oficina de contratación o quien haga sus veces, a suscribir el correspondiente contrato, dentro del período de validez de la propuesta. En caso que el proponente se niegue a firmar el contrato, el Ministerio de Defensa - Ejército Nacional hará efectiva la garantía y si es del caso las sanciones pertinentes y se procederá a notificar la adjudicación al oferente que haya ocupado el segundo orden de elegibilidad dentro de los 10 días siguientes a la fecha de notificación de la resolucion de adjudicación

27. Requisitos de perfeccionamiento. Los contratos se perfeccionan con

la firma de las partes y su correspondiente registro presupuestal. 28. Requisitos de legalización: Los contratos se legalizan con el pago del

Impuesto de Timbre Nacional y el pago de los derechos de publicación en el Diario único de Contratación Pública, si a éstos hubiere lugar.


52

29. Requisitos de ejecución. Para la ejecución de los contratos se requiere la aprobación, por parte del Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, de la Garantía Unica constituida por el Contratista y como beneficiario o asegurado el M.D.N.- EJERCITO NACIONAL – (SIGLA UNIDAD). (formato No.21)

30. Remisión de documentos al Supervisor. Cumplidos los anteriores

requisitos, se remitirán copia de todos los antecedentes, el contrato perfeccionado con requisitos de ejecución al supervisor (o interventor en contrato de obra), quien asumirá el control de la ejecución. De acuerdo al numeral 2 del artículo Décimo quinto del presente manual.

31. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación. Efectuada la

remisión de documentos al supervisor o interventor, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato, siempre y cuando ésta hubiera establecido desde la fecha de aprobación de la garantía única.

C. CONTRATACIÓN DIRECTA MENOR AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA. Los procesos de selección cuyo valor fuere menor al 10% de la menor cuantía, formularán invitación a un número plural y se someterán al trámite de selección previsto a continuación:

1. Elaboración de términos de la invitación. (Solicitud de Oferta) 2. Comunicaciones a los invitados para que presenten sus ofrecimientos

en los plazos previstos.( Mínimo dos (2) o más) 3. Recepción de ofrecimientos. (Artículo Decimocuarto del presente

manual, comité de cierres o recibo de cotizaciones) 4. Evaluación de ofrecimientos. (Análisis jurídico, económico y técnico) 5. Solicitud de aclaraciones. (de la Administración y/o de los Oferentes) 6. Traslado de evaluación. (comunicarle a cada uno de los participantes) 7. Respuestas a observaciones. (de la evaluación) 8. Aceptación de ofrecimiento. (adjudicación, consideración 1 del Artículo

Décimo tercero, el cual faculta al competente para nombrar o no al comité de adquisiciones para esta modalidad de contratación)

9. Elaboración de contrato. (Artículo vigésimo cuarto del presente manual)

10. Firma del contrato o de la orden respectiva. 11. Requisitos de perfeccionamiento. (firmas y expedición del RPC) 12. Requisitos de legalización.( pago publicación o Impuesto de timbre si

es del caso) 13. Requisitos de ejecución. (aprobación de la garantía si es del caso)

(Formato No.21) 14. Remisión de documentos al supervisor. (Numeral 2 Artículo Décimo

quinto) 15. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación. (Acta de inicio)

No obstante lo anterior, con previo análisis exhaustivo y riguroso por vía de excepción y en casos que se consideren suficientemente motivados, justificados y comprobados especialmente en forma económica y convenientes, consignados en


53

el estudio de conveniencia y oportunidad; el funcionario competente podrá surtir una sola invitación a un ente estatal o privado, y podrá adelantar un proceso abreviado en cuyo trámite se garanticen los principios de la contratación.

ARTICULO VIGESIMO PRIMERO

PROCEDIMIENTOS COMUNES

El procedimiento citado en el artículo precedente, se utilizará en la contratación Directa que adelante el Ejército Nacional. No obstante las facultades contenidas en el Decreto 855/94, los procedimientos para la selección de contratistas se deben surtir con sujeción a lo enunciado en el artículo vigésimo de este Manual.

ARTICULO VIGESIMO SEGUNDO

INSTRUCCIONES GENERALES

Como acciones generales adicionales en materia de contratación administrativa, se establecen las siguientes:

1. Los PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA que utilizará el Ejército se denominarán así para toda modalidad de contratación y serán los remitidos por el área de contratación estatal del Ministerio de Defensa o en su defecto la Oficina de Contratación de Ejército, para los procesos de contratación directa menor al 10% de la menor cuantía se denominarán INVITACIÓN A COTIZAR y/o SOLICITUD DE OFERTA.

2. Los conceptos que en materia de contratación estatal emita el área de

contratación del Ministerio o el área de contratación del Ejército para los aspectos jurídicos y económicos, primarán sobre los emitidos por los competentes contractuales.

3. Los formatos que se enuncian en el presente manual serán los aprobados

por la Oficina de Contratación y emitidos por medio de una “GUÌA PARA EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES CONTRACTUALES EN EL EJÈRCITO” y formará parte de este manual.

4. Para obtener las claves y dar acceso a la publicación de los documentos

que ordena la ley, en la WEB www.contratos.gov.co, se requiere interactuar en la página respectiva y obtener un código para tramitar el formulario y recibir la autorización por medio de una clave, cumplir con sus requisitos mínimos para su custodia, trámite y uso.

5. Salvaguarda de documentos electrónicos. De acuerdo a los preceptuado

por el artículo 24 del decreto 2170 de 2002, toda la información contenida en los documentos electrónicos que se produzcan durante un proceso de



54

contratación realizado con el apoyo de herramientas tecnológicas, hará parte del archivo electrónico de la entidad y constituirá uno de los elementos del expediente del proceso de contratación. Las entidades estatales deberán adoptar las medidas necesarias para la salvaguarda de esta información.

6. Responsabilidad de la publicación en la Web. De acuerdo a lo preceptuado

en el decreto 2434 de 2006, se deberá cumplir con todo su contenido, y compromete exclusivamente la responsabilidad disciplinaria del servidor público asignado para esta función, debiéndose dejar en la Web hasta dos (2) años posteriores a la publicación del acta de liquidación

7. Para la publicación en general e identificación de los procesos en la Web y

en los reportes a los entes superiores y los de control, se deberá emplear lo descrito en los numerales 1 y 2 del Artículo Vigésimo cuarto del presente manual.

8. Reportes periódicos bimensuales. De acuerdo a lo descrito en la

Resolución 168 de 2006 los competentes contractuales delegados, enviarán al Segundo Comandante y JEM del Ejército una información detallada de los procesos y contratos realizados para lo cuál se cumplirá lo establecido en circular No. 162224 de 2006, en cuanto al formato y los plazos para enviar a la Oficina de Contratación de Ejército, y en cumplimiento al artículo No.13 de la citada resolución la cual asignó la función de Impulso, seguimiento y trámite en los procesos de competencia delegada del Ministro en el Ejército.

9. Los comités técnicos estarán sujetos a las normas técnicas emitidas por el

MDN, o en su defecto las Fichas técnicas que emita el Comando del Ejército por medio de sus Jefaturas o Direcciones, solo en casos específicos que no existan se procederá a elaborarlas para el elemento que se requiere.

10. Para todos los efectos en donde se mencione la oficina de contratación o

quien haga sus veces, se hace referencia a las Intendencias Locales de las Unidades que las poseen o las secciones administrativas que realicen procesos y elaboren contratos.

11. Los integrantes de los comités y funcionarios relacionados en el artículo

Noveno deberán suscribir el compromiso anticorrupción que reposará en su folio de vida. (Formato No.37)

12. Para todos los documentos contractuales que emitan los competentes

delegados se encabezarán con el texto “MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL – (SIGLA UNIDAD), omitiendo la frase FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA, ya que ésta, es Unidad ejecutora independiente en el Comando General.


55

13. Los competentes contractuales delegados simultáneamente en dos unidades ejecutoras con la Dirección General de Sanidad, actuarán en los procesos de sanidad, haciendo referencia exclusivamente a “M.D.N. – DGSM - (SIGLA ESM)” y no harán referencia a la Unidad Ejecutora Ejército.

14. Las certificaciones de contratos, solicitadas por los proveedores o

contratistas serán expedidas por cada unidad, previa consulta con la dependencia usuaria del bien o servicio ejecutado; teniendo en cuenta las novedades si existieren, las cuales deberán consignarse en dicha certificación. (formato No.40)

15. En nuestro caso para la unidad ejecutora Ejército, la menor cuantía es

1.000 SMLMV, por lo tanto cuando se haga referencia a la modalidad de contratación abreviada en plazos, se debe especificar CONTRATACION DIRECTA MENOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA lo cual representa el 10% de los 1.000 SMLMV; en ningún caso se hará referencia a la menor o mayor cuantía ya que no existe como modalidad de contratación. (Artículo Vigésimo del presente manual)

ARTICULO VIGESIMO TERCERO

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS.

Por la naturaleza de los bienes y para garantizar las condiciones de seguridad, el Ejército Nacional se reserva la facultad de identificar la información técnica sujeta a reserva; dicha información será puesta en conocimiento de los interesados en presentar oferta al Ejército, una vez se suscriba por parte de aquellos o por su delegado, el correspondiente compromiso de confidencialidad. (Formato No.38)

CAPITULO IV

EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS

ARTICULO VIGESIMO CUARTO

IDENTIFICACIÓN O NÚMERO DEL CONTRATO.

Para efectos de identificación o numeración de los contratos suscritos en el Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, y para la publicación de los procesos en la Web www.contratos.gov.co se determina lo siguiente:

1. Para Competentes contractuales (Ordenadores del gasto) con centralización administrativa o que estén comprometiendo presupuesto de varias unidades en un mismo contrato y también para unidades que ejecuten su mismo presupuesto, se identificará de la siguiente forma: (Ejemplo: 123-BASPC13-2006)



56

NUMERO- (Un consecutivo para todos los contratos en todos los rubros del mismo ordenador) UNIDAD DEL ORDENADOR- (Sigla en Letras y Números del Competente contractual) AÑO. (Dígitos completos, después del año no va ningún número o letra).

2. Para Competentes contractuales (Ordenadores del gasto) con centralización administrativa y que reciban presupuesto o partida especial para ejecutar de otra unidad (solamente una) en un contrato específico. (Ejemplo: 123-BASPC13-BPM15-2006) NUMERO – UNIDAD DEL ORDENADOR – UNIDAD (que recibe el presupuesto o partida) – AÑO.

3. La identificación del numeral 1 y 2 deberá contener entre número, unidad y año un guión y se utilizará también para la identificación de los procesos. 4. Todos los contratos suscritos en el Ejército Nacional se identificarán como contratante especificando: M.D.N. – EJERCITO NACIONAL – SIGLA UNIDAD. 5. Todas las garantías que se constituyan para procesos y contratos tendrán como afianzado y asegurado al M.D.N. – EJERCITO NACIONAL – SIGLA UNIDAD. 6. Los numerales 4 y 5 del presente artículo para efectos legales representan la Delegación del gasto conferida por el Ministro de Defensa Nacional.

ARTICULO VIGESIMO QUINTO

EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS Los contratos se ejecutarán con sujeción a las condiciones y términos pactados; y cuando se requiera precisar dudas se consultarán los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos y sus adendas, los cuales forman parte integral del contrato.

ARTICULO VIGESIMO SEXTO

MODIFICACIÓN AL CONTRATO

Cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito o el hecho de un tercero, debidamente comprobadas, que interfieran en la adecuada ejecución del contrato y ameriten la revisión de las condiciones pactadas, sin que con ello, se alteren las condiciones que dieron origen a la selección de la


57

propuesta, previo pronunciamiento escrito del Supervisor y si el competente requiere la recomendación del comité de adquisiciones, se podrá modificar el contrato, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de los fines de la contratación.

ARTICULO VIGESIMO SEPTIMO

ADICIÓN Y PRÓRROGA DEL CONTRATO

Previa solicitud del Gerente de Proyecto, debidamente justificada, los contratos se podrán adicionar en valor, sin que la adición exceda del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. En todo caso, y si el competente requiere la recomendación del comité de adquisiciones, previa justificación aprobada por la Interventoría o el supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las pólizas en valor o plazo, según lo disponga el documento respectivo y proceder a su publicación si a ello hubiere lugar; por parte de la Administración, las Unidades respectivas procederán al registro presupuestal de la adición y a la aprobación de las modificaciones a las garantías.

ARTICULO VIGESIMO OCTAVO

PAGOS Y CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES

Los pagos que se generen por virtud de la ejecución de los contratos, se someterán a los trámites administrativos y las cuentas deberán contar con la aprobación de la interventoría o de la supervisión para su correspondiente legalización y desembolso.

ARTICULO VIGESIMO NOVENO

MODIFICACIÓN CUENTA PARA PAGO DEL CONTRATO

Cuando el contratista solicita modificar la cuenta presentada para el pago de su contrato, el funcionario competente elaborará el oficio que suscribirá el competente contractual. De esta situación se informará al Supervisor del Contrato.

ARTICULO TRIGESIMO

RESOLUCIÓN CONCEPTO SOLICITADO POR EL SUPERVISOR O POR EL CONTRATISTA


58

En situaciones que generan duda frente a la interpretación del contrato y/o su adecuada ejecución, el funcionario competente proyectará concepto escrito, de ser necesario, con el concurso de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces; dicho concepto se basará en las leyes, decretos, resoluciones y demás normas incluyéndose los pliegos de condiciones y/o términos de referencia definitivos o sus adendas y surtirá trámite por conducto del mismo.

ARTICULO TRIGESIMO PRIMERO

AUTORIZACIÓN DEL SEÑOR MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL PARA ADELANTAR OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATACIÓN DIRECTA

Con sujeción al numeral 19 del artículo 4 del Decreto 855 de 1994, una vez analizada la solicitud y los documentos soporte, por conducto del Jefe de Estado Mayor y Segundo Comandante del Ejército, si resultare procedente, se proyectará concepto para la firma del Ministro de Defensa.

ARTICULO TRIGESIMO SEGUNDO

DEL DEBIDO PROCESO

En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato, se garantizará al contratista el debido proceso previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en los artículos 3 y 35 del Código Contencioso Administrativo. El funcionario competente del contrato elaborará el documento en el que consignará los antecedentes del contrato, los fundamentos de hecho y de derecho del presunto incumplimiento y sus análisis frente a los mismos. De éste se dará traslado al Contratista para que en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, los controvierta, si a ello hubiere lugar y presente por escrito los argumentos que considere pertinentes para el adecuado ejercicio de su Derecho de Defensa.

ARTICULO TRIGESIMO TERCERO

RESOLUCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICIÓN DE SANCIÓN


59

Examinados los argumentos y documentos presentados por el Contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidirá sobre el mismo. Si de tales argumentos y documentos resulta configurado el incumplimiento, se expedirá el acto administrativo correspondiente, el cual se le notificará al interesado y sobre el particular se informará a los entes que determina la ley.

CAPITULO V

TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

ARTICULO TRIGESIMO CUARTO

ACTA DE TERMINACIÓN

Agotado el término y cumplido el objeto del contrato, procederán las partes a suscribir el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedará expresa constancia de la condición de cumplimiento con sujeción al contrato o de los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro del término que en ésta se señale, para proceder a otorgar la garantías señaladas en el contrato y la única de entidades estatales.

ARTICULO TRIGESIMO QUINTO

ACTA DE LIQUIDACIÓN

Una vez recibido a satisfacción el objeto del contrato, se revisarán las condiciones económicas, las condiciones técnicas de ejecución y la situación jurídica del contrato, (comités evaluadores antiguos o actuales) para proceder a su liquidación, dentro de los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de liquidación será visado por la interventoría y/o supervisión y suscrito por las partes. (Formato No.27)

CONSIDERACION ESPECIAL: Si no se lograre suscribir el acta de liquidación dentro del plazo previsto, se dejará constancia de las razones del caso y procederá un término supletivo de 2 meses para la revisión del caso y la suscripción del acta. Si agotado el plazo adicional, no se suscribiere la referida acta, procederá el supervisor y/o la Interventoría a dejar las constancias del caso y compete a la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos a sustanciar la


60

liquidación unilateral, la cual será notificada al contratista, conforme lo previene el Decreto 01 de 1984. (Formato No.28)

CAPITULO VI

DISPOSICIONES VARIAS

ARTICULO TRIGÉSIMO SEXTO

DISPOSICIONES COMPILADAS

En el presente Manual se entienden compiladas todas las disposiciones internas que con antelación se han expedido en materia de procesos de contratación incluyendo el capítulo 2 del vademécum financiero, las circulares emitidas por la Jefatura de Estado Mayor del Ejército No. 162224/CE-JELOG-OFICN-023 que trata de la identificación de los Procesos y contratos; y la No.162755/ CE –JELOG-OFICN-023 de 2006 que trata de la publicación de los procesos y contratos en el portal único de contratación del estado. Para los temas que este manual no contemple o contenga; deberá remitirse a la Resolución 591 del 17 de mayo de 2005 “Manual de contratación del M.D.N.” y la resolucion 168 del 24 de febrero de 2006 “Delegación del gasto” o aquellas normas que las modifiquen o sustituyan.

ARTICULO TRIGÉSIMO SEPTIMO

DEROGATORIAS

A partir de la vigencia de este Manual, quedan sin efecto el “Manual de Contratación Administrativa” de 1994, la Directiva Régimen de Adquisiciones de 1999, y todas las disposiciones que le sean contrarias expedidas con antelación para el Ejército Nacional.

El presente Manual se elaboró en la Oficina de Contratación de Ejército.

Brigadier General RICARDO A. VARGAS BRICEÑO

Jefe de Logística del Ejército

Coronel HUGO HUMBERTO LEAL BELTRAN Director Oficina de Contratación

Mayor JUAN ALBERTO MONTES OSPINA

Ejecutor del Proyecto El presente documento fue revisado y aprobado por asesorìa jurídica y económica; para cualquier observación, comentario o aporte al texto, pueden remitirse a la Oficina de Contratación de Ejército, para su estudio, análisis y actualización en futuras ediciones. OFICINA DE CONTRATACION DE EJERCITO – COMANDO EJERCITO OFICINA 502 – TELEFONOS 2661124 –

2660216 – MICROONDAS 2207 – www.ejercito.mil.co/contratación - [email protected]

http://www.ejercito.mil.co/contrataci�n


61


1

DOCUMENTO ANEXO EN CUMPLIMIENTO AL NUMERAL 3 ARTICULO VIGESIMOSEGUNDO DE LA RESOLUCION 1311 DEL 22 DE SEPTIEMBRE DE 2006 POR LA CUAL

SE APRUEBA EL “MANUAL DE CONTRATACION DEL M.D.N. APLICADO AL EJÉRCITO”

“GUIA PRÁCTICA PARA EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES CONTRACTUALES EN EL EJÉRCITO”


2

FORMATO No.01 MODELO DE ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD E INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO. FORMATO No. 02 MODELO DE CRONOGRAMA DE PROCESO. FORMATO No. 03 MODELO AVISOS DE PRENSA. FORMATO No. 04 MODELO DE ACTA DE AUDIENCIA INFORMATIVA PRELIMINAR. FORMATO No. 05 MODELO DE PLANILLA PARA REGISTRO DE ASISTENTES A LA AUDIENCIA INFORMATIVA PRELIMINAR. FORMATO No. 06 MODELO DE PONENCIA ANTE EL COMITÉ DE ADQUISICIONES PARA APROBACIÓN DE PLIEGO DE CONDICIONES Y RECOMENDACIÓN PARA APERTURA DE PROCESO DE SELECCIÓN. FORMATO No. 07 MODELO DE ACTA DE REUNIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES PARA APROBACIÓN DE PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA Y RECOMENDACIÓN PARA ORDENAR LA APERTURA DE PROCESO DE SELECCIÓN. FORMATO No. 08 MODELO DE RESOLUCIÓN DE APERTURA DE LICITACIÓN O CONTRATACIÓN DIRECTA. FORMATO No. 09 MODELO PLANILLA DE REGISTRO DE ENTREGA DE PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA. FORMATO No. 10 MODELO DE PLANILLA PARA REGISTRO DE ASISTENTES A LA AUDIENCIA DE PRECISIÓN DEL CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA. FORMATO No. 11 MODELO DEL ACTA DE AUDIENCIA DE PRECISION DEL CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REF.


3

FORMATO No. 12 MODELO DE PLANILLA DE RECIBO DE PROPUESTAS. FORMATO No. 13 MODELO FORMATO DE ADENDO MODIFICATORIO AL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA. FORMATO No. 14 MODELO DE ACTA DE CIERRE DE LICITACION PÚBLICA O PROCESO DE SELECCIÓN PARA CONTRATACIÓN DIRECTA. FORMATO No. 15 MODELO RESOLUCIÓN DE AMPLIACIÓN DEL PLAZO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS. FORMATO No. 16 MODELO DE RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE PRORROGA EL PLAZO DE ADJUDICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN. FORMATO No. 17 MODELO DE RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE DECIDE EL PROCESO DE SELECCIÓN (ADJUDICACION). FORMATO No. 18 MODELO ACTA DE AUDIENCIA QUE DECIDE EL PROCESO DE SELECCIÓN (ADJUDICACION). FORMATO No. 19 MODELO DILIGENCIA DE NOTIFICACION PERSONAL. FORMATO No. 20 MODELO DE RESOLUCIÓN DE DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN. FORMATO No. 21 MODELO DE APROBACION DE POLIZA DE GARANTIA UNICA. FORMATO No. 22 MODELO DE ACTA DE INICIO DE OBRA. FORMATO No. 23 MODELO DE ACTA DE SUSPENSION DE OBRA. FORMATO No. 24 MODELO DE ACTA DE REINICIO DE OBRA.


4

FORMATO No. 25 MODELO DE ACTA DE RECIBO FINAL DE OBRA. FORMATO No. 26 MODELO DE ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. FORMATO No. 27 MODELO DE ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO. FORMATO No. 28 MODELO DE RESOLUCION DE LIQUIDACION UNILATERAL DE CONTRATOS. FORMATO No. 29 MODELO DE PLANILLA DE CONTROL CARPETA ORIGINAL (MAESTRA) DEL CONTRATO. FORMATO No. 30 MODELO DE RUTA DEL SUPERVISOR Y PLANILLA DE CONTROL SOBRE SUS FUNCIONES. FORMATO No. 31 MODELO DE ACTA DE CORTE DE OBRA. FORMATO No. 32 MODELO RELACIÓN GIRO O CHEQUES PARA INVERSION DEL ANTICIPO. FORMATO No. 33 MODELO VALORIZACIÓN DE LAS OBRAS. FORMATO No. 34 MODELO ESTADO FINACIERO DE LA OBRA. FORMATO No. 35 MODELO CUADRO DE AVANCE MENSUAL DE OBRA. FORMATO No. 36 MODELO PROGRAMA CUANTIFICADO MENSUAL DE OBRA. FORMATO No. 37 MODELO FORMATO COMPROMISO DE TRANSPARENCIA Y DECLARACION DE BIENES E INSTRUCTIVO.


5

FORMATO No. 38 MODELO FORMATO ACTA DE COMPROMISO DE RESERVA DE DOCUMENTOS A POSIBLE OFERENTE. FORMATO No. 39 MODELO FORMATO FORMULARIO SOLICITUD ACCESO PUBLICACION PAGINA WEB PORTAL UNICO DE CONTRATACION DEL ESTADO. FORMATO No.40 MODELO DE CERTIFICACION A LOS CONTRATISTAS O PROVEEDORES DE LOS CONTRATOS CELEBRADOS CON LA ENTIDAD. FORMATO No. 41 MODELO DE RESOLUCION NOMBRANDO GERENTES DE PROYECTO. FORMATO No. 42 MODELO DE RESOLUCION NOMBRANDO COMITÉ DE ADQUISICIONES DE 0 a 100 SMLMV.(OPCIONAL DECISIÓN DEL COMPETENTE CONTRACTUAL) FORMATO No. 43 MODELO DE RESOLUCION NOMBRANDO COMITÉ DE ADQUISICIONES DE 100 A 1000 ò 3000 SMLMV.(DE ACUERDO A LA CUANTIA DELEGADA) FORMATO No. 44 MODELO DE RESOLUCION NOMBRANDO COMITES ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES. FORMATO No. 45 MODELO DE EVALUACION ECONOMICA PARA UN PROCESO DE CONTRATACION. FORMATO No. 46 MODELO DE EVALUACION JURIDICA PARA UN PROCESO DE CONTRATACION. FORMATO No. 47 MODELO DE EVALUACION TECNICA PARA UN PROCESO DE CONTRATACION. FORMATO No. 48 MODELO DE RESOLUCION PARA NOMBRAMIENTO DE SUPERVISORES DE CONTRATOS.


6

FORMATO No. 49 MODELO RESOLUCION NOMBRANDO COMITÉ DE CIERRES Y RECIBO DE COTIZACIONES. FORMATO No. 50 MODELO ARTICULO ORDEN SEMANAL NOMBRANDO FUNCIONARIOS Y COMITES (CUANDO SE REQUIERA NOMBRAR MAS ANTIGUOS QUE EL COMPETENTE CONTRACTUAL). FORMATO No. 51 MODELO RESOLUCION PARA MODIFICAR LA RESOLUCION DE NOMBRAMIENTO DE COMITES. FORMATO No. 52 MODELO DE ENVIO DE EXTRACTOS A IMPRENTA NACIONAL FORMATO No. 53 MODELO DE ENVIO DE REPORTE A CAMARA COMERCIO SOBRE CONTRATOS EJECUTADOS. FORMATO No. 54 MODELO DE ENVIO DE REPORTE A CAMARA COMERCIO SOBRE LICITACIONES PARA DAR APERTURA. FORMATO No. 55 MODELO Y EJEMPLO PARA LA ENTREGA DE CARPETA MAESTRA. FORMATO No. 56 MODELO Y EJEMPLO PARA FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE UN PROCESO. FORMATO No. 57 MODELO Y EJEMPLO PARA INFORME DE SUPERVISION DE UN CONTRATO.


7

FORMATO No. 1 “ESTUDIO DE CONVENIENCIA, OPORTUNIDAD Y DE MERCADO” E INSTRUCTIVO PARA SU DILIGENCIAMIENTO

FORMATO No. 1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA, OPORTUNIDAD Y DE MERCADO

Antes de llenar la presente Formato, lea, analice y siga detenidamente el “INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO “DEL FORMATO No. 1”, anexo, tarea de obligatorio cumplimiento.

1. Defina la necesidad del “Bien” o “Servicio” que se debe adquirir: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Exponga las razones que justifiquen la conveniencia de satisfacer dicha necesidad.

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Señale los fundamentos que expliquen si es este el momento (oportunidad) en que realmente se debe atender la adquisición o

satisfacción de la necesidad. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Población objeto de la necesidad Dependencia y número de personas que requieren el “Bien” o “Servicio” ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Condición y desempeño:

Actividades de la dependencia o del cargo

Lugar y características

Condiciones Especiales

5. Cantidad del “Bien” o “Servicio” a adquirir, frente al consumo de los últimos años.

Descripción del “Bien” o “Servicio”

Cantidad a adquirir

Adquisición últimos años 2003 2004 2005

Cantidad En almacén e inventarios


8

6. Estudio técnico

Norma o Ficha técnica del bien o servicio a contratar

1. Denominación

2. Especificación Técnica y de calidad 3. Medidas 4. Usos 5. Modelos, estilos, formas,

6. Orígenes, fabricantes, marcas.

7. En los proyectos de inversión se debe incluir licencias y manuales correspondientes al proyecto, estudio, diseños o

prediseños. 8. Otras especificaciones

7. Precios de mercado

Denominación del “Bien” o “Servicio”

Valor unitario Fuente Primaria Fuente Secundaria

v/r Total v/u x cantidad

8. Precios históricos del ‘Bien’ o ‘Servicio’ por adquirir

Denominación del bien o servicio

Precios históricos 2003 2004 2005

Precio Actual

9. Valor estimado del “Bien” o “Servicio” a adquirir Valor Total estimado

$

10. Valor certificado de disponibilidad presupuestal

Valor Certificado de Disponibilidad presupuestal

$

11. Verifique que el “Bien” o “Servicio” sea incluido en el plan de compras, si se trata de un proyecto de inversión se debe verificar

que éste se encuentre incluido en el Plan de Inversión. El bien o producto a contratar se encuentra incluido en el Pan de Compras

SI No


9

El proyecto a realizar se encuentra incluido en el plan de inversión SI No 12. Relación Costo/ Beneficio Social

a. Los proyectos de inversión de construcción e infraestructura deberán desarrollar las siguientes formulas: Indicador de cobertura = Población Beneficiada / Población total Indicador costo/beneficio = Valor inversión / número de personas beneficiadas Indicador Costo anual equivalente = CAE / número de personas beneficiadas Nota: Los indicadores y sus resultados dependerán de los parámetros establecidos por la nueva metodología del BPIN – DNP la cual se encuentra actualmente en implementación en el Ministerio de Defensa Nacional. b. Plan de Compras: Describa los beneficios de la contratación a realizar: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Describa los costos de la contratación a realizar: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

13. Posibilidad de riesgo y pólizas de seguros o cubrimientos requeridos

Tipo de riesgo

Pólizas exigibles

Si

No

Sostenimiento de las condiciones ofertadas

Garantía de seriedad

Calidad del Bien o servicio a contratar

Garantía de cumplimiento

Cumplimiento del contrato

Garantía Única

Realización de la obra

Garantía de estabilidad de la obra

Otras:

Si no se requiere póliza explique las razones:

Valor del dólar al momento de realizar el estudio (solo para los contratos que lo requieran) U$______________ 14. Condiciones del contrato

Condiciones del contrato a celebrar

Objeto


10

2. Plazo 3. Lugar de ejecución 4. Valor 5. Forma de pago 6. Otros

15. Soporte técnico y económico

Descripción del documento

Si

No

Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de inclusión en el plan de compras Estudio Técnico

Estadísticas de consumo Precios históricos Cantidad en almacén Inventarios actuales 16. Designación del Gerente del Proyecto __________________________________________ Miembros del Comité Evaluador: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Miembros del Comité Estructurador: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________ 17. Relación de anexos

Relación de anexos

N° de Orden Titulo 1 2 3 4 5 6

FIRMA: GERENTE DEL PROYECTO Anexos: DOCUMENTOS TECNICOS, JURIDICOS, ECONOMICOS Y TODOS LOS QUE SE REQUIRIERON PARA LA ESTRUCTURACION DEL ESTUDIO.

ESTUDIO DE CONVENIENCIA, OPORTUNIDAD Y DE MERCADO


11

“INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO” INTRODUCCIÓN En desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993 y del articulo 8° del decreto 2170 de 2002, se deben elaborar los estudios previos sobre el bien o servicio objeto de contratación, antes de la aprobación por parte del ordenador del gasto de la apertura del proceso conducente a la selección del mejor proponente, dentro del procedimiento contractual. Para el efecto es necesario diligenciar el “formulario” No. 1 anexo. Los estudios previos de conveniencia, oportunidad y de mercado, son el instrumento mediante el cual se determinan las condiciones técnicas del producto (definición, utilización, calidad, operatividad, tamaño, peso, durabilidad, modelo, materias primas, origen etc.), su posicionamiento en el mercado y la actualización de los precios. La información técnica del producto (bien o servicio) y de los precios, son los elementos que facilitan la determinación puntual del objeto contractual, tanto en la elaboración de los pliegos de condiciones y en la solicitud de ofertas, como en la posterior identificación de los oferentes, debidamente ajustadas a él. El “formato tiene como propósito establecer, de una manera exacta y sintética, esos elementos, como paso previo y fundamental para iniciar un detallado, preciso, acertado, apropiado y técnico procedimiento contractual. Este “formato hace parte integral del “MANUAL DE CONTRATACION DEL M.D.N. APLICADO AL EJERCITO” emitido por el Comandante del Ejército, mediante resolucion No.1311 del 22 de septiembre de 2006. El Instructivo se refiere a cada uno de los numerales que se deben responder al diligenciar el Formulario mencionado. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL “FORMATO No.1”

1. Defina la necesidad del “Bien” o “Servicio” que se debe adquirir: Para responder el numeral 1, analice cuidadosamente cuál es la necesidad por adquirir o satisfacer; si la necesidad es real o artificial; contemple todas las opciones que le permitan identificar claramente la necesidad; aprecie si la definición de la necesidad justifica plenamente el bien o servicio a contratar. Esto le permitirá saber con precisión el producto o servicio que la institución “realmente” requiere o necesita. Redacte la necesidad con vocabulario sencillo, claro, preciso, exacto, que solo pueda interpretarse de acuerdo con lo que la Institución requiere como producto final. Sea breve y conciso, elija el verbo rector que será el que llevará el pliego de condiciones o términos de referencia, la solicitud de ofertas y el eventual contrato por suscribir. Puede interrogarse: ¿La necesidad corresponde la misión global del EJERCITO, a la responsabilidad de la Jefatura, dependencia o de la Unidad respectiva, al fin específico que debe satisfacer? ¿Obtener el bien o servicio es lo que realmente ayuda a realizar esta o aquella tarea específicamente? ¿Qué puede generar de positivo o negativo la satisfacción de dicha necesidad? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la necesidad por satisfacer? ¿Cuál es la acción, el camino, los medios de aplicación de esta necesidad en concreto? ¿Si es esto (la necesidad) lo que realmente requiere la Fuerza? Reflexione sobre necesidades adicionales o complementarias que requiere la satisfacción de “ésta necesidad” en concreto y, si de veras, harán parte de ella o no en el proceso que se inicia.

2. Exponga las razones que justifiquen la conveniencia de satisfacer dicha necesidad A manera de ilustración utilice la siguiente metodología: 1. Piense en los extremos, así: ¿es esto lo que realmente se necesita, lo adecuado, lo pertinente, lo conveniente, lo oportuno, lo apropiado, lo que interpreta la idea exacta? O, de otra manera, interróguese: ¿lo que necesito no es exactamente lo contrario de lo anterior? Piense en el bien o servicio contrario a lo que inicialmente cree o estima que es, en efecto, la necesidad real. 2. Piense en todos los aspectos: no deje ninguna consideración, interna o externa, que pueda afectar o incidir en la definición de la necesidad. No haga omisiones, permita formular reflexiones difíciles o complejas si la necesidad no está aun clarificada. 3. Piense en otros puntos de vista, como buscando alternativas o pretextos que modifiquen o afiancen la necesidad. 4. Asuma, en todo caso, una actitud positiva que le permita ver si entre la necesidad inicial y la que ahora concibe existe armonía, concordancia y coherencia.

3. Señale los fundamentos que expliquen si es este el momento (oportunidad) en que realmente se debe atender la adquisición o satisfacción de la mencionada necesidad


12

Pregúntese: ¿qué pasaría si no se contrata en este preciso momento? ¿Qué pasaría si contrata en otro momento o en otra oportunidad? La indefinición del momento puede ocasionar un desequilibrio operacional, si no se contrata en este momento y, si no ocurre nada, es un indicativo que no existe como tal la necesidad “realmente”. Establezca un orden de prioridades, entre la necesidad para el presente proyecto y otras necesidades, que no le permita equivocarse al momento de la toma de decisiones.

4. Población objeto de la necesidad

Se debe indicar el número de funcionarios y dependencias (o el carácter Institucional), que demanda el “Bien” o “Servicio”, es decir a quienes o en donde se va a satisfacer la necesidad correspondiente. La población objeto debe ser claramente especificada. Se procede a calificar las condiciones o el desempeño de la población objeto, (cargo, actividad, lugar y características, tales como dependencia, Jefatura, Unidades, condiciones del ambiente y el entorno, cultura, idiosincrasia, etc.) y condiciones especiales, aquellas que se refieran al “Bien” o “Servicio” en particular que justifiquen la adquisición respectiva; su ubicación espacial y temporal. Utilice los espacios del “formulario No. 1” y si es necesario incluya la información en páginas adicionales.. (Ejemplo; se requiere un bien: botas, dotación para el personal para lo cual se debe definir la población objeto de la necesidad, así: Número: cien (100). Especificaciones: cargo, soldados; actividad: seguridad; lugar y características, Florencia, Caquetá, pertenecientes a Unidad. Condiciones especiales, particularidades de clima, humedad, animales peligrosos, inexistencia de caminos adecuados, intemperie, dotación para un año o seis meses, etc. ).

5. Cantidad del “Bien” o “Servicio” a adquirir, frente al consumo de los últimos años.

Describa, en la primera columna, el “Bien” o “Servicio” a adquirir; indique la cantidad que se requiere para satisfacer la demanda de la población objeto. En las columnas siguientes, escriba los datos del consumo en los último tres (3) años y la existencia actual en almacén e inventarios. (Ejemplo: Se requieren cien (100) Uniformes para deportes del personal de suboficiales de la EMSUB de Tolemaida, cuyas estadísticas determinan que para el año 2005 se utilizaron 90, para el año 2004 sólo se necesitaron 85 y para el año 2003 se solicitaron 80; cabe anotar que en el momento actual no hay existencias en el almacén y que ha aumentado el número de funcionarios que desean practicar deportes, actividad que estimula el desempeño y fortifica las condiciones físicas y espirituales del personal militar, motivo por el cual se requiere la cantidad establecida).

6. Estudio técnico del “Bien” o “Servicio” que se requiere Previamente al diligenciamiento del “Formulario No. 1” la dependencia que origina la necesidad deberá disponer de un “Estudio Técnico”, elaborado por un equipo profesional en la materia, el cual contendrá las especificaciones técnicas del bien o servicio por adquirir (equivalente a la ficha técnica). Dicho estudio se refiere a las características técnicas, marcas, calidades, pesos, medidas, colores, tamaños, orígenes, mano de obra, materiales e insumos, precios. Si se trata de un proyecto de inversión debe incluir las licencias y manuales, estudios, diseños o prediseños. A partir de dicho Estudio, se incluye la descripción técnica detallada y precisa del requerimiento en los espacios del indicado Formulario. (Ejemplo adquirir un bien, determinado como dotación del personal de oficiales al servicio de la Fuerza. Se debe especificar: Paño, compuesto por el 80 % de poliéster y 20 % en algodón y fibra de lana, color azul oscuro, tallas entre 39 y 42, adornos, botones tamaño, color, estilo, según el modelo adjunto, en numero de mil (1000) unidades para dotación anual, uniforme a ser utilizado según el reglamento). Incluya toda la información que considere de importancia de conformidad con los resultados del “Estudio Técnico”, antes mencionado. Utilice páginas adicionales si es necesario.

7. Precios de mercado Indique los precios de mercado, discriminados por fuentes primarias y fuentes secundarias. Se entiende por fuente primaria los datos por recolectar u obtener al momento de realizar los estudios previos, a cargo de la dependencia donde se origina la necesidad. Y la fuente secundaria que son los datos ya incluidos en publicaciones de comercio, listas de precios, libros, revistas, Sice, cuya consulta es factible y utilizable. La fuente primaria debe contener la información sobre los avances tecnológicos y las variaciones reales de los precios que se determinan en el mercado. Consulte los precios indicativos SICE, que le servirán de punto de partida en este estudio; recuerde que de conformidad con el articulo 5 de la Ley 598 de 2000, el Decreto2170 /02, artículo 6, Decreto 3512/03 y Acuerdo 005/05 emanado de la Gerencia del Sice es obligatorio consultar el Catalogo Único de Bienes y Servicios y los precios indicativos. En el espacio respectivo señale precios o valores unitarios y totales.

8. Precios históricos del “Bien” o ”Servicio” por adquirir.


13

Tome las cifras de los precios del “Bien” o “Servicio” por adquirir, de las compras o adquisiciones de los últimos tres años y transcríbalas en el espacio respectivo, sin omitir información alguna, junto con la proyección para el año en el cual se va a satisfacer la necesidad, objeto del eventual contrato.

9. Valor estimado del ”Bien” o “Servicio” por adquirir Promedie los precios del mercado con los precios históricos y determine el valor de la contratación, así: Sume los precios unitarios históricos de los últimos tres (3) años y divídalo en tres (3); a este resultado súmele el precio unitario de mercado o sea el precio obtenido directamente del proveedor o recibido por cotización mediante consulta telefónica y divídalo en dos; este resultado multiplíquelo por la cantidad a adquirir y este será el valor total de la futura contratación.

10. Valor del certificado de disponibilidad presupuestal Tenga en cuenta que el valor estimado para la posible contratación tiene que ser por lo menos igual al valor del certificado de disponibilidad presupuestal. Aporte el documento respectivo.

11. Verifique que el “Bien” o “Servicio” se ha incluido en el plan de compras, ó Plan de Inversión Institucional. Indique la respuesta (si o no) de inclusión del “Bien” o “Servicio” en el plan de compras. Si se trata de un Proyecto de Inversión indique (si ó no) se encuentra incluido en el Plan de inversión Institucional. Aporte la certificación respectiva.

12. Relación Beneficio-Costo Social

a. Proyecto de Inversión de construcción e infraestructura: La relación costo-beneficio, para esta clase de proyectos se acogerá los siguientes indicadores: Indicador de Cobertura: el cual nos indicará la proporción de población beneficiada por el proyecto con relación a la población total. Indicador costo/ beneficio: el cual nos indica la proporción del valor de la inversión con relación al número de personas beneficiadas por el proyecto. Indicador costo anual equivalente: el cual nos indica la proporción del costo anual equivalente sobre número de personas beneficiadas por el proyecto. Se debe calcular de acuerdo a las formulas planteadas en el formato. De igual forma para adelantar la evaluación costo-beneficio se requiere establecer los precios de mercado junto con los precios históricos de los bienes o servicio que se pretenden adquirir y señalar las consecuencias que puede entrañar el no adquirirlo, es decir como se afectaría los planes estratégicos operativos o indicativos, tácticos etc. b- Plan de Compras: Dentro del Estudio de Conveniencia y oportunidad se tendrá en cuenta los Beneficios derivados de la contratación en forma cualitativa y cuantitativa en valor porcentual, así: Ejemplo: La contratación de 20 equipos de cómputo para …, representa un beneficio con relación al avance tecnológico que permite tener más y mejores recursos para adelantar la tarea ordinaria de la institución, pues se dotará a la parte administrativa en una proporción del 80 % del personal que carecía de esta herramienta. El valor agregado que representa esta contratación se puede definir en la multimedia y el acceso al Internet. El costo es el valor de la contratación, que inicialmente esta determinado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y una vez surtida la contratación por el valor contratado. Ejemplo: El costo de adquirir 20 computadores para … es de Diez y ocho millones de pesos m/c ($ 18.000.000). Y una vez surtida la contratación será el valor suscrito en el contrato.

13. Posibilidad de riesgos y pólizas de seguros o cubrimientos requeridos Indique cuáles son los posibles riesgos en el eventual contrato, junto con las pólizas de seguros que se exigirán. En caso de no demandar pólizas de seguros, explique las razones que justifiquen tal determinación. Igualmente se debe considerar el alza del dólar frente a la moneda nacional en los contratos que así lo requieran, factor que incide directamente en el incremento del los costos de adquisición.


14

14. Condiciones del contrato Especifique de manera puntual y exacta la información respectiva, así:

1. Objeto: debe corresponder con exactitud a la definición de la necesidad, tal como se respondió en el punto No. 1

2. Plazo: Duración del contrato, desde su iniciación hasta su liquidación

3. Lugar de ejecución: Región, ciudad, unidad, o batallón, etc.

4. Valor del contrato: Indique el valor correspondiente de acuerdo con el numeral 7.

5. Forma de pago: exprese los plazos y términos de pago.

6. Otra información: señale otros datos que estime necesarios y de interés en los estudios previos, información que hará parte del pliego de condiciones, de la solicitud de ofertas y de los términos contractuales.

15. Soporte técnico y económico

Aporte los documentos solicitados, con la indicación de una X en el lugar respectivo.

16. Diligenciar los nombres de: Gerente del Proyecto, Comité evaluador y Comité Estructurador.

17. Relación de anexos Se debe incluir toda la información y documentación utilizada en la elaboración de los estudios previos al proceso de la contratación, según el modelo establecido en el “Formulario No.1”, tales como cotizaciones, muestras, planos, especificaciones técnicas, precios ; los cuales se adjuntarán al estudio de conveniencia con la firma de cada uno de los funcionarios que lo realizaron.


15

FORMATO No. 2 MODELO DE CRONOGRAMA DE PROCESO

CRONOGRAMA DE CONTROL AL PROCESO No.(No.)......... -- (Ordenador)………..-- (Año)…………

OBJETO: CONTRATAR, EN NOMBRE DE LA NACIÓN – MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL, ………………………..

ACTIVIDAD FECHA Verificación del Plan de compras. Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. Reporte de la licitación a la Cámara de Comercio. (No aplica para contratación directa) Nombramiento de Gerente, comités, supervisor.(si no se había realizado con antelación) Estructuración de Estudio de Conveniencia y Oportunidad, ANEXOS y otros documentos por gerente y comités. Revisión de documentos por el Competente contractual (ordenador del gasto). Publicación en la Web www.contratos.gov.co del prepliego de condiciones o términos de referencia. ∗ Audiencia Informativa Preliminar.

Aprobación de ECO y pliego de condiciones y/o términos de referencia.(Comité Adquisiciones Y Ordenador) Aviso de prensa. ∗ Fecha y hora de apertura del proceso de selección. ∗ Consulta y venta del pliego de condiciones. ∗ Preguntas y respuestas para precisar el contenido del pliego de condiciones y/o Términos de ref. ∗ Visita obligatoria al sitio de la obra. (Cuando aplica) ∗ Fecha y hora límite de venta de pliegos de condiciones y/o Términos de referencia. ∗ Fecha, hora y sitio exacto del cierre del proceso de selección o recibo de ofertas. ∗ Plazo de evaluación de las propuestas. Reunión previa del gerente y comité evaluador para traslado de la evaluación. ∗ Traslado de los informes de evaluación y plazo para presentar observaciones. ∗ Plazo para hacer observaciones de la evaluación. ∗ Reunión comité de adquisiciones para recomendar adjudicación y/o audiencia pública. ∗ Plazo para notificación de adjudicación y demás. ∗ Plazo para firma del contrato del competente.

Plazo para cumplir requisitos de perfeccionamiento del contrato.(Firmas del proveedor, y expedición RPC) Plazo para cumplir requisitos de legalización del contrato. (Impuesto de Timbre, Publicación Diario Único de Contrat.) Plazo para cumplir requisitos de inicio de ejecución (aprobación de pólizas, acta de inicio) Entrega de documentos al supervisor del contrato. Plazo para la entrega del bien o los servicios. Plazo de ejecución del contrato. Plazo para la liquidación del contrato.

LAS FECHAS ANTES INDICADAS PODRÁN VARIAR DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DEL PROCESO PERO NUNCA SE EXCEDERA EN LOS PLAZOS ESTABLECIDOS POR LA LEY, DECRETOS Y NORMAS REGLAMENTARIAS. ∗ Los plazos que están con asterisco deben ser publicados en el anexo de datos del

proceso en el Prepliego y pliego de condiciones y/o términos de referencia. ∗ Este formato debe presentarse en las reuniones administrativas por cada proceso.



16

FORMATO No. 3 MODELO AVISO DE PRENSA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

EJERCITO NACIONAL

ÙNICO AVISO

EL M.D.N. - EJÉRCITO NACIONAL-(sigla unidad) INVITA A PARTICIPAR EN LA SIGUIENTE

LICITACION PÚBLICA (O CONTRATACION DIRECTA)

1. EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN PODRÁN PARTICIPAR LAS PERSONAS NATURALES, JURÍDICAS, NACIONALES O EXTRANJERAS, CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES, CUYO OBJETO SOCIAL TENGA RELACIÓN DIRECTA CON LA NATURALEZA DE LOS BIENES O SERVICIOS REQUERIDOS EN LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS EXIGIDOS POR LA LEY. 2. LAS AUDIENCIA INFORMATIVA Y DE ADJUDICACION SE REALIZARÁN (SI ES DEL CASO) EN (EL CAN SALA DE CONFERENCIAS DE LA INTENDENCIA GENERAL UBICADA EN EL 4º PISO.)

3. LOS PLIEGOS DE CONDICIONES SE ENTREGARÁ EN (LA OFICINA DE CONTRATACION DE EJÉRCITO OFICINA 502 TEL. 2661124,) PREVIA CANCELACIÓN EN LA (TESORERÍA PRINCIPAL UBICADA EN EL PRIMER PISO DEL COMANDO EJÉRCITO.) ESTE VALOR NO ES REEMBOLSABLE

CONSULTA PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA

SE PODRÁ CONSULTAR EN (EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - COMANDO EJÉRCITO – OFICINA DE CONTRATACION OFICINA 502. O A TRAVÉS DE INTERNET WWW.CONTRATOS.GOV.CO MEDIANTE EL PRESENTE AVISO TAMBIEN SE CONVOCA A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS PARA EJERCER EL CONTROL SOCIAL SOBRE ESTOS PROCESOS.

NUMERO E IDENTIFICACION DEL PROCESO NÚMERO CONSECUTIVO-(SIGLA ORDENADOR)-AÑO

OBJETO (RESUMIR PERO SER EXACTOS)

APERTURA DIA – MES - AÑO HORA

CIERRE DIA – MES - AÑO HORA

PRESUPUESTO ASIGNADO $

VALOR PLIEGO DE CONDICIONES O TERMINOS DE REFERENCIA $(Valor de acuerdo a CIRCULAR MDN)


17

FORMATO No. 4 MODELO DE ACTA DE AUDIENCIA INFORMATIVA PRELIMINAR


EJERCITO NACIONAL UNIDAD

Acta No.________ Registrada al folio

No.________

Lugar, fecha y hora: Intervienen:

ASISTENTES CON VOZ Y VOTO …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité

ASISTENTES CON VOZ Y SIN VOTO …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité Asunto: Reunión en …(Sitio exacto y unidad) …,de los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, con el fin de llevar a cabo la audiencia informativa preliminar sobre el contenido y alcance del Proyecto Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 3 del artículo 17 de la Resolución No. 0591 de 2005, del Ministerio de Defensa Nacional, y la Resolución No.1311 de 2006 del Comando del Ejército “Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército.

ORDEN DEL DIA 1. Apertura de la Audiencia Informativa Preliminar sobre el contenido y alcance del Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación

Pública (contratación directa) No(consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, por parte del (nombre y cargo del oficial mas antiguo o del ordenador del gasto).

2. Lectura del anexo 1 datos del proceso. 3. Solicitudes verbales de aclaración al Proyecto de Pliego de Condiciones, por parte de los asistentes a la audiencia. 4. Respuesta de las solicitudes de aclaración realizadas al Proyecto de Pliego de Condiciones. (Las solicitudes de aclaración se

responderán en la audiencia y de encontrarse procedentes se incorporarán al Pliego de Condiciones Definitivo).

Finalización de la Audiencia Informativa Preliminar sobre el Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (Contratación directa) No(consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______,

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA

1. Apertura de la Audiencia Informativa Preliminar sobre el contenido y alcance del Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No. (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, por parte del (oficial mas antiguo-nombre y cargo- u ordenador del gasto).

En desarrollo de este punto del orden del día el (quien preside), presentó un saludo de bienvenida a los asistentes a la audiencia. Acto seguido, manifestó que es interés del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, adelantar todos los procesos de selección con la mayor transparencia y publicidad, motivo por el cual se ha decidido de oficio celebrar la presente audiencia, a la cual concurren los servidores públicos que tienen que ver con la estructuración del proyecto y la conformación del pliego de condiciones en los aspectos jurídico, técnico y económico, por lo cual es el escenario propicio para que ustedes manifiesten sus inquietudes, las cuales en la medida en que sean pertinentes y concuerden con los estudios de conveniencia y oportunidad se incorporarán al Pliego de Condiciones Definitivo que regirá el proceso de selección. Se continúa el orden del día. (Este texto es un ejemplo, pueden utilizarse expresiones similares) 2. Lectura del anexo 1 datos del proceso. El gerente del proyecto realiza la lectura del anexo 1 datos del proceso.


18

3. Exposición de solicitudes de aclaración al Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación Pública No. (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______,

El secretario de la Audiencia conforme se registraron los participantes en la planilla de asistencia requiere que manifiesten verbalmente las solicitudes de aclaración al Proyecto de Pliego de Condiciones.

Se hace la aclaración que terminada la audiencia pueden radicar en la oficina de contratación o quien haga sus veces, por escrito las solicitudes de aclaración que manifestaron en la audiencia. 4. Solicitudes de aclaración expuestas por los participantes en la audiencia al Proyecto de Pliego de Condiciones.( Las solicitudes de

aclaración se responderán en la audiencia y de encontrarse procedentes se incorporarán al Pliego de Condiciones Definitivo)

1) El señor…………………….., en calidad de representante legal de la Sociedad………………………………., solicita se aclare:

1.1 ……………………………………………… Respuesta:…………………………………… 1.2……………………………………………… Respuesta:……………………………………

2) El señor…………………….., en calidad de representante legal de la

Sociedad………………………………., solicita se aclare:

2.1 ……………………………………………… Respuesta:…………………………………… 3) El señor…………………….., en calidad de representante legal de la


3.1 ……………………………………………… Respuesta:……………………………………

5. Solicitudes verbales de aclaración al Proyecto de Pliego de Condiciones, por parte de los asistentes a la audiencia. 5.1 El señor ……………………………, en representación de la firma…………………pregunta: ……………………………………

Respuesta: ………………………................

6. Finalización de la Audiencia Informativa Preliminar sobre el Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______,

A las…… ….., una vez absueltas las solicitudes de aclaración al Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______,el (nombre y cargo de quien preside), agradece a los asistentes su participación y declara concluida la audiencia.

FIRMAS

ORDENADOR DEL GASTO GERENTE DEL PROYECTO NOMBRE, CARGO Y COMITÉ NOMBRE, CARGO Y COMITÉ

Elaboró: Revisó:


19

FORMATO No. 5 MODELO PLANILLA PARA REGISTRO DE

ASISTENTES A LA AUDIENCIA INFORMATIVA PRELIMINAR

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL

LICITACIÓN PUBLICA (CONTRATACIÓN DIRÉCTA) No(consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, OBJETO: Contratar, en nombre de la Nación - Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional……..

REGISTRO DE ASISTENTES A LA AUDIENCIA INFORMATIVA PRELIMINAR

No. NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL,

JURÍDICA, CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL INTERESADO EN PARTICIPAR

DIRECCIÓN

No. TELÉFONO

No. FAX

CORREO ELECTRÓNIC

O CIUDA

D NOMBRE Y CALIDAD DE

QUIEN ASISTE FIRMA

FORMATO No. 6 MODELO DE PONENCIA ANTE EL COMITÉ DE ADQUISICIONES PARA APROBACIÓN DE PLIEGO DE CONDICIONES Y RECOMENDACIÓN PARA APERTURA DE PROCESO DE SELECCIÓN



Lugar, fecha y hora: I

PONENCIA ANTE EL COMITÉ DE ADQUISICIONES PARA APROBAR EL CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE CONDICIONES de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, de conformidad con lo relacionado en el numeral 6 del artículo 17 de la Resolución No. 0591 de 2005, del Ministerio de Defensa Nacional. y la Resolución No.1311 de 2006 del Comando del Ejército “Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército.” ANTECEDENTES

• Oficio No…………………… de fecha…. de………………….de 200…, mediante el cual el Director de …………………. solicita la apertura del proceso.

• Oficio No…………………….de fecha…. de………………de 200…, mediante el cual se informó a la

Cámara de Comercio, la apertura de este proceso licitatorio para el mes de……………de 200... (No aplica para Contratación Directa)

• Se expidió el Certificado de Disponibilidad No………………de fecha… de ……………..de 200…, por

valor de $............................., el cual respalda la existencia de recursos disponibles para esta contratación.

• Siguiendo los parámetros de la Ley 80 de 1993 y el Decreto Reglamentario No.2170 de 2002 y su

modificatorio el decreto 2434 de 2006 se publicó en la página WEB del Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co el proyecto de pliego de condiciones entre el …… y ….de……. de 200….

• Oficio No…de fecha…………de…………..de 200…, mediante el cual la Oficina de Contratación o

quien haga sus veces, emite el cronograma de la contratación, relacionando la publicación del proyecto de pliego de condiciones en la página Web y el día….y hora en que se realizará la Audiencia Informativa Preliminar.

El día y hora programada se llevó a cabo la Audiencia Informativa Preliminar a la cual asistieron los representantes de las firmas:………………………………………

JUSTIFICACIÓN (Nota: La justificación se debe adecuar en cada proceso, dependiendo del objeto a contratar). APROPIACIÓN PRESUPUESTAL

Unidad Ejecutora:……………. Cuenta:….,…………………Subcuenta:…..Objeto del Gasto:……………… Ordinal:……….Subordinal:………………………..Recurso:…..de la Vigencia Fiscal de……………...

VIABILIDAD JURÍDICA De acuerdo con lo estipulado en el numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80/93, la escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación o concurso público, salvo las excepciones legales. La Resolución Ministerial No…….. de fecha…..de………………..de 200…, por la cual el Ministro de Defensa Nacional delegó la competencia en ……………………., para celebrar todo tipo de contratos, cuando la cuantía del proceso se encuentre comprendida entre 0 y ……..SMMLV. METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN (tener en cuenta el pliego modelo del MDN )



23

Como ejemplo: • FACTORES DE VERIFICACIÓN • FACTORES TÉCNICOS EXCLUYENTES

Cuando el proponente no cumpla con:……………………………(Según el objeto a contratar).

Cuando el proponente no cumpla con la experiencia exigida en el pliego de condiciones.

• FACTORES EXCLUYENTES

Cuando……………………………………………………(Según el objeto a contratar). EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LAS PROPUESTAS Las propuestas podrán obtener un puntaje total de…..puntos, discriminados en la calificación de los siguientes factores: por ejemplo: Calificación de precios…………………………………………………..(…..) puntos. Calificación de aspectos técnicos (certificaciones de calidad)……. (..…) puntos.

ACEPTACIÓN DE LA OFERTA La oferta aceptada será aquella que cumpliendo con los requisitos de verificación, obtenga el mayor puntaje en la evaluación de los aspectos…………….(…..Puntos) y ………….(……puntos) PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO El contrato tendrá una duración de ………………………………………, contados a partir de…………………….

FORMA DE PAGO Los pagos derivados del contrato se efectuarán así:

a) ……………………………………., con cargo al PAC del mes de….…………… b) ……………………………………., con cargo al PAC del mes de……………….

PRESENTACIÓN

El Gerente del Proyecto pone a consideración del Comité de Adquisiciones la presente ponencia, para que éste proceda a recomendar al señor (Competente Contractual)………………………………. (nombre y cargo), acoger el Pliego de Condiciones y recomendar la apertura del Proceso de Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______,., cuyo objeto consiste en: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, ……………………………….., hasta por un valor de $..............................

Firma Gerente del Proyecto

Firman Delegados de los comités.(Jurídico, económico y técnico) Elaboró:……………………… Nombre y cargo NOTAS:

SE DEBE RECURRIR A TODOS LOS FORMATOS QUE CREAN CONVENIENTE LOS COMITES PARA EXPONER EN CADA UNA DE SUS AREAS DE RESPONSABILIDAD.

Los PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA que utilizará el Ejército se denominarán así para toda modalidad de contratación y serán los remitidos por el área de contratación estatal del Ministerio de Defensa o en su defecto la Oficina de Contratación de Ejército, para los procesos de contratación directa menor al 10% de la menor cuantía se denominarán INVITACIÓN A COTIZAR y/o SOLICITUD DE OFERTA.


24

TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACION DE UN PLIEGO

Indicar los requisitos objetivos necesarios para participar en el

correspondiente proceso de selección. Definir reglas objetivas claras y justas que permitan la confección de

ofrecimientos de la misma índole y aseguren una escogencia objetiva. Definir con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obra y

servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato. No se incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento. Se deben definir reglas que no induzcan a error a los proponentes y

contratistas y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.

Se definirá el plazo para la ejecución del contrato y la liquidación del mismo. Se debe incluir el presupuesto oficial y las consecuencias de las ofertas que

se presenten por encima del mismo. Identificar el objeto del contrato a contratar pues de ello depende que los

proponentes puedan saber en forma concreta la obligación a asumir. Identificar claramente los requisitos de participación y evaluación. Los plazos en los cuales se desarrollará el proceso de licitación, teniendo en cuenta la naturaleza del contrato, la complejidad del objeto, el grado de Dificultad que pueda tener la etapa de evaluación, se deberán además tener en cuenta el término para llevar acabo las audiencias de aclaración de pliegos, evaluación y traslado a los oferentes.

VISITA DE OBRA Cuando se trate de procesos para contratar obras, el comité técnico estructurador deberá programar una visita de obra, que deberá establecerse con fecha y hora en el pliego de condiciones previamente publicado, una vez acaecida la fecha y hora indicada el funcionario designado para hacer la visita deberá:

Preparar el formato con el listado de los visitantes. Preparar el formato de constancia de visita. Prepara copia de las cantidades de obra. Presentarse al ejecutivo de la unidad donde ha de realizarse la visita. Solicitar un auditorio para reunirse con el personal visitante. Dirigirse a la guardia de la unidad donde ha de realizarse la visita a la hora

señalada para esperar al personal visitante. Llevar a los visitantes al auditorio, tomar asistencia. Iniciar el recorrido por la zona para el respectivo reconocimiento e indicación

de las actividades a realizar en la ejecución del contrato. (no se permiten fotografías, tampoco se resuelven inquietudes técnicas)

Volver al auditorio, para entregar constancias de visita. Dar por concluida la actividad.


25

FORMATO No. 7 MODELO DE ACTA DE REUNIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES PARA APROBACIÓN DE PLIEGO DE CONDICIONES Y RECOMENDACIÓN PARA ORDENAR LA APERTURA DE PROCESO DE SELECCIÓN




No.________



ASISTENTES CON VOZ Y SIN VOTO …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité Asunto: Reunión en …(Sitio exacto y unidad) …,de los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, con el fin de llevar a cabo la APROBACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES O TÉRMINOS DE REFERENCIA de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, de conformidad con lo relacionado por el numeral 6 del artículo 17 de la Resolución No. 0591 de 2005, del Ministerio de Defensa Nacional. y la Resolución No.1311 de 2006 del Comando del Ejército “Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército.”

AGENDA

1. Verificación del quórum 2. Presentación ponencia por parte del Gerente del Proyecto y los delegados de los comités. 3. Consideraciones y deliberaciones del Comité de Adquisiciones. 4. Recomendación del Comité de Adquisiciones 5. Varios

DESARROLLO DE LA AGENDA

1. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM A las _________ horas se dio inicio a la sesión del Comité de Adquisiciones con la verificación del Quórum NOTA: A estas reuniones debe solicitarse la presencia del control interno (si no asiste se deja constancia que, mediante oficio No. …….del…….., se solicitó la presencia, el cual no se hizo presente a la fecha y hora citadas). 2. PRESENTACIÓN PONENCIA POR PARTE DEL GERENTE DEL PROYECTO Y DELEGADOS DE COMITES. El (Grado y cargo) gerente del proyecto, realizó la presentación de la ponencia resumen del respectivo proceso de selección, en los siguientes términos: (se copia textualmente lo presentado por el gerente y los delegados de los comités tecnico, jurídico y económico y se hacen los cambios y aclaraciones que manifiesten los integrantes del comité de adquisiciones y los asistentes)

OBJETO: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional, Ejército Nacional, ……………….. PRESUPUESTO OFICIAL $........................... PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO El contrato tendrá una duración de ………………………………………, contados a partir de…………………….


26

FORMA DE PAGO Los pagos derivados del contrato se efectuarán así: a)……………………………. Con cargo al PAC del mes de…………….. b)……………………………. Con cargo al PAC del mes de……………… (por ultimo se lee por parte del gerente o quien expuso la ponencia la recomendación al comité de adquisiciones) RECOMENDACIÓN: La (sección o gerencia del proyecto) se permite proponer al Comité de Adquisiciones, recomiende al señor (ordenador del gasto), la aprobación de los pliegos de condiciones o términos de referencia del proceso No. (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, cuyo objeto es la adquisición de____________________, por el valor de $______________ 3. CONSIDERACIONES Y DELIBERACIONES DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES El (Nombre de quien preside)…………..: manifestó:……………………………………………………………………. (se relata la actuación de los integrantes del comité como actúan o intervienen en la reunión)

4. RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES:

CONCLUSIÓN: Analizada en todas sus partes la ponencia presentada por El Señor (quien expuso) , el Comité de Adquisiciones resuelve: 1. Aprobar la ponencia 2. Recomendar al señor (competente contractual), la aprobación del estudio de conveniencia y oportunidad y en consecuencia los términos de referencia definitivos de la contratación directa No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______,ADQUISICION de ______________por el valor de $_________” a lo que los señores integrantes del comité de adquisiciones responden aprobado.

5. VARIOS:

El Señor (competente contractual) ………………………………….., acoge (si no se acoge y se aparta se deberá dejar constancia de las razones) la Recomendación del Comité de Adquisiciones, aprueba el pliego de condiciones o términos de referencia y la apertura formal del proceso No. (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, de selección cuyo objeto consiste en:…………………………………………….., hasta por la suma de $..................................

Agotado el temario, siendo las……..horas, se dio por concluida la sesión. En constancia, firman quienes intervinieron:

FIRMAS GRADO, NOMBRE Y CARGO GRADO, NOMBRE Y CARGO GRADO, NOMBRE Y CARGO GRADO, NOMBRE Y CARGO

ANEXO: FORMATO CONTROL ASISTENCIA Elaboró: ……………. Grado, nombre y cargo


27

MODELO CITACION AL COMITÉ PARA REUNIONES O PONENCIAS

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL EJERCITO NACIONAL

UNIDAD

Lugar y fecha DE : Oficina de contratación o quien haga sus veces.

PARA : Comité de Adquisiciones del (Unidad )

Se informa a los señores miembros del Comité de Adquisiciones del (unidad), que el día de ___ del 200_ a las ____ horas se llevará el Comité de Adquisiciones del (unidad) para tratar aspectos relacionados con el proceso No. (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______ y la agenda anexa:

Firma (Competente contractual) ENTERADO

CON VOZ Y VOTO CON VOZ Y SIN VOTO (FIRMAN LOS INTEGRANTESD DEL COMITÉ Y LOS INVITADOS COMO CONTROL INTERNO DELEGADO DEL COMANDANTE SI ES DEL CASO Y OTROS) _______________________________________________________________________________________________________

MODELO AGENDA AL COMITÉ DE ADQUISICIONES PARA REUNIONES O PONENCIAS


UNIDAD

Lugar y fecha AGENDA No. (se lleva un consecutivo de las citaciones) PARA REUNIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES de (unidad). Para tratar asunto relacionado con el proceso No. (Consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______ 1. Verificación del quórum. 2. Presentación ponencia por parte del Gerente del Proyecto y los delegados de los comités. 3. Consideraciones y deliberaciones del Comité de Adquisiciones. 4. Recomendación del Comité de Adquisiciones. 5. Varios. Tiempo aproximado de la reunión........../ minutos

Firma (Jefe de la oficina de contratación o quien haga sus veces)

28

FORMATO No. 8 MODELO DE RESOLUCION DE APERTURA DE PROCESO DE LICITACIÓN O CONTRATACIÓN DIRECTA


EJÉRCITO NACIONAL UNIDAD

RESOLUCIÓN NÚMERO

( ) Por la cual se ordena la apertura de la Licitación Pública (contratación directa) No. (Consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______

EL (Competente contractual) en uso de las facultades legales, y en especial las conferidas Mediante Resolución No. 0168 del 24 de febrero de 2006, Y

C O N S I D E R A N D O: Que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, y, 8 del Decreto 2170 de 2002, se elaboraron los estudios de conveniencia y oportunidad, y, previa recomendación del Comité de Adquisiciones al (COMPETENTE CONTRACTUAL), es procedente abrir el proceso de (Licitación Pública contratación directa) No. (Consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, cuyo objeto consiste en: “Contratar en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, (unidad y objeto) (presupuesto total)............................................”. Que el (competente contractual), en virtud de lo dispuesto por la Resolución No. ……de 200……... emanada del Ministerio de Defensa Nacional, tiene competencia delegada y en consecuencia, está facultado para ordenar la apertura, adoptar las decisiones requeridas en el curso del proceso de selección y suscribir el contrato derivado del mismo. Que existe disponibilidad presupuestal para atender los compromisos derivados del proceso de selección, según certificado No. ........del....de........................ de 200…, expedido por_____________. Que el Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No. (Consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, fue publicado en la página Web, desde el……de...................... de 200…., hasta el….de…………. de 200…., y durante el mismo período se dispuso dicho documento, para consulta gratuita en (sitio oficina de contratación o quien haga sus veces), ubicado en (sitio exacto con direccion especifica) para que los posibles contratistas presentaran las observaciones pertinentes para su conformación definitiva. Que, en virtud de lo dispuesto por el numeral 3 del artículo 17 de la Resolución No. 591 de 2005, del Ministerio de Defensa Nacional, y la Resolución No.1311 de 2006 del Comando del Ejército “Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército.” el día…… de…… de 200…., se llevó a cabo una Audiencia Informativa Preliminar sobre el proyecto de pliego de condiciones. Que el Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 dispone que la apertura del presente proceso se ordenara por medio de acto administrativo motivado. R E S U E L V E: ARTÍCULO PRIMERO: Ordenar la apertura de la Licitación Pública (contratación directa) No. (Consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, para la adquisición de (objeto contractual) a partir del día (fecha exacta). ARTICULO SEGUNDO.- Ordenase la publicación de los actos y documentos correspondientes a éste proceso de selección en la página Web www.contratos.gov.co. ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en (lugar y fecha).

FIRMA EL COMPETENTE CONTRACTUAL

29

FORMATO No. 9 MODELO PLANILLA DE REGISTRO DE ENTREGA DE PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA.

FIRMA Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL LICITACION PUBLICA (CONTRATACIÓN DIRECTA) No._______--_______--_______

OBJETO: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional,….. PLANILLA DE REGISTRO DE ENTREGA o VENTA DE PLIEGOS DE CONDICIONES

No. PROPONENTE DIRECCION No.

TELEFONO

No. FAX CORREO

ELECTRONICO

CIUDAD

FECHA Y HORA DE ENTREGA DEL PLIEGO Y

ANEXOS

FIRMA DE QUIEN

RECIBE EL PLIEGO

30

FORMATO No. 10 MODELO DE PLANILLA PARA REGISTRO DE ASISTENTES A LA AUDIENCIA DE PRECISIÓN DEL CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE CONDICIONES


LICITACIÓN PUBLICA (CONTRATACION DIRECTA) No….. --……….--………. OBJETO: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional……..

REGISTRO DE ASISTENTES A LA AUDIENCIA DE PRECISIÓN DEL CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE CONDICIONES CIUDAD:_____________________ FECHA:_____________________

No.

NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL, JURÍDICA, CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL INTERESADOS EN PARTICIPAR

DIRECCIÓN

No. TELÉFON

O No. FAX

CORREO ELECTRÓNICO

CIUDAD

NOMBRE Y CALIDAD DE QUIEN ASISTE FIRMA

31

FORMATO No. 11 MODELO ACTA DE AUDIENCIA DE PRECISIÓN DEL CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA.




No.________



ASISTENTES CON VOZ Y SIN VOTO …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité Asunto: Reunión en …(Sitio exacto y unidad) …,de los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, con el fin de llevar a cabo la AUDIENCIA DE PRECISIÓN SOBRE EL CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE CONDICIONES O TERMINOS DE REFERENCIA de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 11 del artículo 17 de la Resolución No. 0591 de 2005, del Ministerio de Defensa Nacional. y la Resolución No.1311 de 2006 del Comando del Ejército “Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército.”.

ORDEN DEL DIA 1. Apertura de la Audiencia de precisión sobre el contenido y alcance del Pliego de Condiciones o términos de referencia de la Licitación

Pública (contratación directa) No(consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, por parte del (nombre y cargo del oficial mas antiguo o del ordenador del gasto).

2. Lectura del anexo 1 datos del proceso. 3. Solicitudes verbales de aclaración al Pliego de Condiciones o términos de referencia, por parte de los asistentes a la audiencia. 4. Respuesta de las solicitudes de aclaración realizadas al Pliego de Condiciones. (Las solicitudes de aclaración se responderán en la

audiencia). 5. Finalización de la Audiencia de precisión sobre el contenido del Pliego de Condiciones o términos de referencia de la Licitación Pública

(Contratación directa) No(consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA

1. Apertura de la Audiencia de precisión sobre el contenido y alcance del de Pliego de Condiciones o términos de referencia de la

Licitación Pública (contratación directa) No. (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, por parte del (oficial mas antiguo-nombre y cargo- u ordenador del gasto).

En desarrollo de este punto del orden del día el (quien preside), presentó un saludo de bienvenida a los asistentes a la audiencia. Acto seguido, manifestó que es interés del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, adelantar todos los procesos de selección con la mayor transparencia y publicidad, motivo por el cual se ha decidido de oficio celebrar la presente audiencia, a la cual concurren los servidores públicos que tienen que ver con la aclaración del pliego de condiciones en los aspectos jurídico, técnico y económico, por lo cual es el escenario propicio para que ustedes manifiesten sus inquietudes, las cuales en la medida en que sean pertinentes y concuerden con los estudios de conveniencia y oportunidad se responderán del Pliego de Condiciones que rige en el proceso de selección. Se continúa el orden del día. (Este texto es un ejemplo, pueden utilizarse expresiones similares) 2. Lectura del anexo 1 datos del proceso.

32

El gerente del proyecto realiza la lectura del anexo 1 datos del proceso. 3. Exposición de solicitudes de aclaración al Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No. (consecutivo-

sigla ordenador- año)____-_____-______, El secretario de la Audiencia conforme se registraron los participantes en la planilla de asistencia requiere que manifiesten verbalmente las solicitudes de aclaración al Pliego de Condiciones.

Se hace la aclaración que terminada la audiencia pueden radicar en la oficina de contratación o quien haga sus veces, por escrito las solicitudes de aclaración que manifestaron en la audiencia. 4. Solicitudes de aclaración expuestas por los participantes en la audiencia al Pliego de Condiciones.( Las solicitudes de

aclaración se responderán en la audiencia y se publicarán en la página Web así mismo se responderán en forma personal a quienes adquirieron pliegos.)



1.1 ……………………………………………… Respuesta:…………………………………… 1.2……………………………………………… Respuesta:……………………………………



2.1 ……………………………………………… Respuesta:…………………………………… 6) El señor…………………….., en calidad de representante legal de la


3.1 ……………………………………………… Respuesta:……………………………………

5. Finalización de la Audiencia Informativa Preliminar sobre el Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______,

A las…… ….., una vez absueltas las solicitudes de aclaración al Pliego de Condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______,el (nombre y cargo de quien preside), agradece a los asistentes su participación y declara concluida la audiencia.

FIRMAS

ORDENADOR DEL GASTO

GERENTE DEL PROYECTO

NOMBRE, CARGO Y COMITÉ

NOMBRE, CARGO Y COMITÉ FIRMAS DE LOS DEMÁS SERVIDORES PÚBLICOS ASISTENTES CON VOZ Y VOTO Elaboro:_____________________ Grado, nombre y cargo

33

FORMATO No. 12 MODELO DE PLANILLA DE RECIBO DE

PROPUESTAS


LICITACION PUBLICA (CONTRATACION DIRECTA) No…..….. --……….--……….. OBJETO: Contratar, en nombre de la Nación - Ministerio de Defensa Nacional – Ejército

Nacional…….. PLANILLA DE RECIBO DE PROPUESTAS

No. PROPONENTE DIRECCION

No. SOBRES

ENTREGADOS

FECHA Y HORA DE RECIBIDO

NOMBRE DE QUIEN

ENTREGA

NOMBRE DEL FUNCIONARI

O QUE RECIBE

34

FORMATO No. 13 MODELO FORMATO DE ADENDO MODIFICATORIO AL PLIEGO DE CONDICIONES Y/O TERMINOS DE REFERENCIA.



LICITACIÓN PUBLICA (CONTRATACION DIRECTA) No. ………--………--………

OBJETO: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, …………………………………………

ADENDO No. 01

En aplicación al numeral ………… del capítulo………… del pliego de condiciones, con base en las observaciones planteadas por los proponentes y en aras de la mayor participación, la Administración ha decidido, emitir la presente adenda modificatoria de (los) siguiente(s) aspecto(s), el (los) cual(es) quedará(n) así:

• Prorróguese el cierre de la Licitación Pública (contratación directa) No……-……..-……… hasta el………….de…………2000………., a las………….00….P.M.

• Los demás términos del proceso de selección, quedarán así:

NOTA: Los demás aspectos no modificados, se ratifican como aparecen en el Pliego de Condiciones. Dado en…………………., a los………………………… de………………………de………………….200…

------------------------------------------------------------------------------------ GRADO NOMBRE CARGO Y FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO

Elaboro:

35

FORMATO No. 14 MODELO DE ACTA DE CIERRE O RECIBO DE OFERTAS DE LICITACION PÚBLICA O PROCESO DE SELECCIÓN PARA CONTRATACIÓN DIRECTA




No.________



ASISTENTES CON VOZ Y SIN VOTO …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité Asunto: Reunión en …(Sitio exacto y unidad) …,de los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, con el fin de llevar a cabo la EL CIERRE O RECIBO DE OFERTAS DEL PROCESO DE CONTRATACION de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 11 del artículo 17 de la Resolución No. 0591 de 2005, del Ministerio de Defensa Nacional, y lo preceptuado en el artículo decimocuarto de la Resolución No.1311 de 2006 del Comando del Ejército “Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército.”

DESARROLLO DE LA REUNIÓN Cumplida la fecha y hora previstas para el cierre, se declaró cerrada la Licitación Pública (CONTRATACIÓN DIRECTA) No…….--……..--………. Acto seguido, se procede a contar los sobres allegados y a determinar el número de propuestas presentadas. Se contabilizó un total de………… (…..) sobres, que corresponden a…… (…) propuestas, presentadas cada una en original y tres copias, cuyos datos tomados del sobre original se relacionan a continuación: 1. Proponente: ................................................ Garantía de seriedad de la propuesta No. .............. Compañía aseguradora: .......................................... Si es por ítem indicar: Cantidades……………………………………………… Precios unitarios………………………………………. Valor propuesta económica: $.................................. Número de folios del original de la propuesta: ......... 2. Proponente: ................................................ Garantía de seriedad de la propuesta No. .............. Compañía aseguradora: .......................................... Si es por ítem indicar: Cantidades……………………………………………… Precios unitarios………………………………………. Valor propuesta económica: $.................................. Número de folios del original de la propuesta:..........

36

3. Proponente: .............................................. Garantía de seriedad de la propuesta No. ............. Compañía aseguradora: ......................................... Si es por ítem indicar: Cantidades……………………………………………… Precios unitarios………………………………………. Valor propuesta económica: $.................................. Número de folios del original de la propuesta:..........

CONSTANCIAS Se deja constancia, por ejemplo, que la propuesta presentada por........................................ se allegó sin foliar, por lo cual se solicitó al representante de dicho proponente proceder a su foliación en el acto de cierre. Se determinó que el original de esta propuesta está contenido en............. folios. De esta manera se dio por concluido el acto de cierre de la Licitación Pública (CONTRATACIÓN DIRECTA) No. _____-______-______, a las …:… p.m. del día….de................. de 200… En constancia, firman quienes intervinieron.

FIRMA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS INTERVINIENTES

GRADO, NOMBRE Y CARGO GRADO, NOMBRE Y CARGO

GRADO, NOMBRE Y CARGO GRADO, NOMBRE Y CARGO

FIRMA DE LOS PROPONENTES ASISTENTES AL ACTO DE CIERRE

PROPONENTE (1) PROPONENTE (2)

PROPONENTE (3) PROPONENTE (4)

Elaboro: (NOTA: SE PUEDE ENTREGAR COPIA A LOS PROPONENTES SI ELLOS SOLICITAN)

37

FORMATO No. 15 MODELO RESOLUCIÓN DE AMPLIACIÓN DEL PLAZO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS



RESOLUCIÓN No.

Por medio de la cual se amplía el plazo de evaluación de las propuestas presentadas para la Licitación Pública (contratación directa) No……..…--……………--………….., cuyo objeto es: El (cargo del ordenador del gasto), en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por los artículos 11 de la Ley 80 de 1993 y 4 del Decreto 287 de 1996, y

CONSIDERANDO Que mediante Resolución No. ……….del………de…………. 200…., el (cargo del ordenador del gasto), ordenó la apertura del proceso de selección No……--……….--…………., cuyo objeto consiste en:……………... Que el día…… de…………………. de 200.., se llevó a cabo el cierre del proceso de selección No………………….. Que, mediante oficio No…………… del… de……….. de 200…, los integrantes del comité de evaluación (técnica-juridica-económica), solicitaron ampliación del plazo de evaluación de las propuestas, por las siguientes razones:………………………….. Que el artículo 4 del Decreto 287 de 1996, establece que: “Cuando la entidad estatal establezca que el plazo del numeral 7º del artículo 30 de la ley 80 de 1993, previsto originalmente en los pliegos de condiciones o términos de referencia, no garantice el deber de selección objetiva, podrá modificarlo, determinando un nuevo plazo que no podrá exceder del término inicialmente definido…”. Que la Entidad, con el fin de garantizar el deber de selección objetiva, considera conveniente ampliar el plazo de evaluación de las propuestas por…...... (…) días hábiles. Por lo expuesto,

RESUELVE ARTICULO PRIMERO: Ampliase el plazo de evaluación de las propuestas presentadas para la Licitación Pública (contratación directa) No………--……………--……….., cuyo objeto consiste en: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, ……………………, hasta el……..de………..de 200….. Los demás términos se corren y quedan así:

ACTIVIDAD FECHA Término de traslado de los informes de evaluación y plazo Desde el…. hasta el … de…… 200…

38

para presentar observaciones Plazo para definir el proceso de selección Hasta el…….de………..de 200… Plazo para la suscripción del contrato Hasta el……..de……….. de 200.. Plazo para la legalización del contrato Hasta el……..de……….. de 200... ARTÍCULO SEGUNDO: Comunicar la ampliación del plazo de evaluación y los demás términos a los proponentes de la Licitación Pública (contratación directa) No………--…………--……….. ARTICULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en……………, a los............

NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO Proyectó: …………

39

FORMATO No. 16 MODELO DE FORMATO DE RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE PRORROGA EL PLAZO DE ADJUDICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN



RESOLUCIÓN No. Por medio de la cual se amplía prorroga el plazo para decidir el Proceso de Selección

No………--…………--…………, cuyo objeto es: El (cargo del ordenador del gasto), en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por los artículos 11 y 30 de la Ley 80 de 1993, y

CONSIDERANDO Que mediante Resolución No. ……….del………de…………. 200…., el (cargo del ordenador del gasto), ordenó la apertura del proceso de selección No……--…..…--…..., cuyo objeto consiste en:……………... Que el día…… de…………………. de 20…, se llevó a cabo el cierre del proceso de selección No………………….. Que el numeral 1.3.24 del pliego de condiciones, establece que “El plazo para efectuar la adjudicación del contrato derivado del presente proceso de selección será de hasta (quince (15) días hábiles) siguientes al vencimiento del término previsto para presentar observaciones a los informes de evaluación. Cuando el anterior plazo, a juicio de EL MINISTERIO no sea suficiente, éste podrá prorrogarlo antes de su vencimiento hasta por un término igual a la mitad del inicialmente señalado”. Que por necesidades de la administración, y de conformidad con lo previsto en el numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se requiere modificar el plazo previsto para efectuar la adjudicación del proceso de selección No………--…………--………., por (cinco (5) días hábiles), es decir, hasta el ………de…………….. de 200… Por lo expuesto,

RESUELVE ARTICULO PRIMERO: Prorrogase el plazo para decidir el Proceso de Selección No………--………--………, cuyo objeto consiste en: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional-Ejército Nacional, ……………………………., por el término de (cinco (5) días hábiles, es decir, hasta el …….de………………. de 200….) Los demás términos se corren y quedan así:

ACTIVIDAD FECHA Plazo para la suscripción del contrato Hasta el……..de……….. de 200.. Plazo para la legalización del contrato Hasta el……..de……….. de 200... ARTÍCULO SEGUNDO: Comunicar a los proponentes la prórroga del plazo para decidir el proceso de selección. ARTICULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en……………, a los............

NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO Proyectó: …………

40

FORMATO No. 17 MODELO DE RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE DECIDE (ADJUDICA) EL PROCESO DE SELECCIÓN


RESOLUCIÓN No. DE

“Por medio de la cual se ADJUDICA el proceso de Licitación Pública (contratación directa) No........-.......-.........

OBJETO: “Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional,………...........

EL (cargo del Ordenador del Gasto) En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 80 de 1993 y la Resolución

No. …… del… de……… de 200…, del Ministerio de Defensa Nacional, y

CONSIDERANDO Que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Ley 80 de 1993 y la Resolución No……. del 200…, del Ministerio de Defensa Nacional, el (cargo del Ordenador del Gasto) tiene competencia delegada, que por ley le corresponde al Señor Ministro de Defensa Nacional, para adelantar procesos de selección y suscribir Contratos en cuantía desde…………..SMMLV hasta………….SMMLV. Que el Ejército Nacional, mediante publicación realizada en el Diario………… , los días….y … de ………. de 200, invitó a los interesados a la audiencia informativa preliminar, la cual se llevó a cabo el día…..de………. del mismo mes y año en el………………, con la finalidad de que se presentarán las observaciones pertinentes para la conformación del pliego de condiciones definitivo. Que a la audiencia informativa preliminar asistieron las siguientes personas: ……………………………… Que como consecuencia del análisis de las observaciones presentadas por los posibles proponentes, la Entidad incluyó en los correspondientes pliegos de condiciones definitivos, las que se consideraron pertinentes de conformidad con los estudios de conveniencia y oportunidad, y, consecuencialmente, mediante Resolución No. ……………..del…….de…….. de 200, ordenó la apertura del proceso de selección No.……….., cuyo objeto consiste en: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional –Ejército Nacional…………………………………………, de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. Que se dio cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto 2234 de 2006, en cuanto a publicación de los actos y documentos del proceso de selección en la página Web www.contratos.gov.co. Que al cierre del proceso de selección, llevado a cabo el…..de…………….. de 200…, presentaron propuesta:………………………………………………………………..

41

Que el Ejército Nacional, expidió el ADENDO No.1, el ……. de ……… de 200…, mediante el cual modificó el numeral…….del pliego de condiciones; y, el ADENDO No 2 del……… de …………..de 200…, por el cual se modificó el numeral……… del Pliego de Condiciones. Que mediante Resolución No…………………del …de………………. de 200…., el ordenador del gasto designó los comités evaluadores de las propuestas presentadas para el proceso de selección No………--…………--………. Que una vez consolidado el informe de evaluación de las propuestas, la Entidad dio traslado del mismo a los proponentes, por cinco (5) días hábiles, comprendidos entre el….y el…… …..de………. de 200…, el cual se resume así:

ORDEN DE No. DESCRIPCIÓN PROPONENTE EVALUACIÓN

JURÍDICA EVALUACIÓN

TÉCNICA EVALUACIÓN FINANCIERA

PUNTAJE ECONÓMICO ELEGIBILIDAD

1

2

Que durante el término de traslado, los representantes de los siguientes proponentes,…………………………………………….presentaron observaciones al informe de evaluación de las propuestas. Que de conformidad con el artículo 2º del Decreto 287 de 1996, las observaciones formuladas por los oferentes a los estudios técnicos, económicos y jurídicos elaborados por la entidad para la evaluación de las propuestas deberán ser resueltas en el acto de adjudicación, tal como se realizó en la audiencia pública del….de………200… Que de conformidad con lo antes expuesto, el cuadro consolidado de elegibilidad se modifica y, en consecuencia, el mismo queda en el siguiente orden:





1

2

Que el trámite de la Licitación Pública (contratación directa) No........-........-……. se realizó de conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios y el Pliego de Condiciones y/o términos de referencia. Que el pliego de condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No……-………-……, en su Capítulo I, estableció que el Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, adjudicará el contrato a la propuesta más favorable y conveniente que cumpla con los requisitos definidos en el pliego de condiciones y/o términos de referencia.. Que el Comité de Adquisiciones, en sesión del…..de………………….de 200…, según consta en el acta No….. de la misma fecha, previo análisis de los informes de evaluación de las propuestas así como

42

de los antecedentes del proceso de selección, recomendó al ordenador del gasto, adjudicar la Licitación Pública (contratación directa) No……-……-……, a la propuesta presentada por………………………………….., por cuanto se ajusta en forma integral al pliego de condiciones y/o términos de referencia, obtiene el primer puesto en los factores de elegibilidad y resulta ser el ofrecimiento más favorable, conveniente y ventajoso para la entidad y para los fines que se buscan con la contratación. Que el ordenador del gasto acoge la recomendación del Comité de Adquisiciones contenida en el Acta No………..del…. de ………………de 200…., sobre las razones y motivaciones expuestas en la misma y por lo tanto,

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO:- Adjudícase la Licitación Pública (contratación directa) No. ......-…….-……, cuyo objeto consiste en “Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, - sigla unidad .................................................................................”,a……………………………………………..(Nombre o Razón Social del Proponente Seleccionado).................................................................., cuya oferta económica asciende a la suma de ................................................................... M/cte. ($........................,oo) Mcte., valor que incluye el IVA correspondiente, de acuerdo con la parte motiva de la presente resolución. ARTICULO SEGUNDO:- De conformidad con lo establecido en el numeral 11 del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la presente Resolución se notificará personalmente en la forma y términos establecidos para los Actos Administrativos, al Representante Legal de la (Sociedad Adjudicataria) de la Licitación Pública (contratación directa) No………-…,…-….. y se comunicará a los no favorecidos dentro de los cinco (5) días calendarios siguientes a la adjudicación, si ello no fuere posible se notificará por edicto. ARTICULO TERCERO:- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y contra ella no procede ningún recurso por la vía gubernativa.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en……..., a los

GRADO, NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO

43

FORMATO No. 18 MODELO ACTA DE AUDIENCIA QUE DECIDE (ADJUDICA) EL PROCESO DE SELECCIÓN.




No.________



ASISTENTES CON VOZ Y SIN VOTO …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité …………………………………………Grado, nombre, cargo y comité Asunto: Reunión en …(Sitio exacto y unidad) …,de los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, con el fin de llevar a cabo la LA ADJUDICACION DEL PROCESO DE CONTRATACION de la Licitación Pública (contratación directa) No (consecutivo- sigla ordenador- año)____-_____-______, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 11 del artículo 17 de la Resolución No. 0591 de 2005, del Ministerio de Defensa Nacional. y la Resolución No.1311 de 2006 del Comando del Ejército “Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército.” En la ciudad de Bogotá D.C., el día…. del mes de …………………. de 200…., a las ….. a.m., se reunieron en (la Sala de Juntas del ……………………..………………………………) los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, que se relacionaron, en sus calidades de: (Ordenador del Gasto, Gerente de Proyecto, miembros de los Comités de Evaluación y de Adquisiciones), con el fin de llevar a cabo la audiencia de adjudicación de la Licitación Pública (contratación directa) No._______--______--_______

AGENDA 1. Instalación de la audiencia pública que define el proceso de la Licitación Pública (contratación directa) No.____--____--_____, por parte del

(cargo del Ordenador del Gasto u oficial más antiguo). 2. Lectura de las observaciones presentadas por los proponentes a los informes de evaluación de las propuestas y de las respuestas dadas

por la Entidad. 3. Intervención de los proponentes asistentes a la audiencia y de las demás personas que deseen participar, por ejemplo, Veedores

Ciudadanos, funcionarios de Organismos de Control y otros asistentes, en intervenciones máximas de diez (10) minutos cada una. 4. Receso para deliberar y preparar respuesta a las observaciones presentadas en la audiencia. 5. Reanudación de la audiencia y lectura de las respuestas a las observaciones presentadas en la audiencia y recomendación del gerente al

comité de adquisiciones y por acto seguido recomendación del comité de adquisiciones al competente contractual, así mismo decisión del competente contractual.

6. Lectura de la Resolución que decide el proceso de selección de la Licitación Pública (contratación directa) No._____--_____--____ 7. Finalización de Audiencia que decide el proceso de selección de la Licitación Pública (contratación directa) No. _____--_____--_____

44

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA

1. Apertura de la audiencia pública que define el proceso de la Licitación Pública No. _____--______--______, por parte del (cargo del

ordenador del gasto). En desarrollo de este punto del orden del día el (nombre y cargo del Ordenador del Gasto), manifestó: (por ejemplo, se pueden utilizar expresiones similares a éstas: presentar un saludo de bienvenida a los asistentes a la audiencia, agradecerles el haber presentado propuesta para este proceso de selección, en el cual se han observado procedimientos y principios de publicidad y transparencia contenidos en la Ley 80 de 1993 y en sus Decretos Reglamentarios y ahora corresponde decidir el proceso de conformidad con los criterios de selección establecidos en el Pliego de Condiciones o términos de referencia. Se continúa el orden del día). 2. Lectura de las observaciones presentadas por los proponentes a los informes de evaluación de las propuestas y de las respuestas dadas por la Entidad.

El secretario de la Audiencia que decide el proceso de la Licitación Pública (contratación directa) No. _____--_____--_____ procede a dar lectura a las observaciones presentadas por los proponentes a los Informes de Evaluación de las propuestas y a las respuestas dadas por la Entidad, en los siguientes términos:

1. El señor ………………………………………….., Representante Legal de la (Sociedad, Consorcio o Unión Temporal proponente), mediante oficio radicado bajo el No.……………………del …./…./……., presenta las siguientes observaciones:

“observación 1. Por ejemplo: no estoy de acuerdo con el puntaje que me fue otorgado en el ítem No. ...., por las siguientes razones:……” Respuesta de la Entidad: …………………………………………………………………………………………………………………

Observación 2. Por ejemplo: no estoy de acuerdo con el puntaje que me fue otorgado en el ítem No. ...., por las siguientes razones:……” Respuesta de la Entidad: …………………………………………………………………………………………………………………

2. El señor ………………………………………….., Representante Legal de la (Sociedad, Consorcio o Unión Temporal Proponente), mediante oficio radicado bajo el No. ……………………del …./…./……., presenta las siguientes observaciones:

“observación 1. Por ejemplo: no estoy de acuerdo con el puntaje que me fue otorgado en el ítem No. ...., por las siguientes razones:……” Respuesta de la Entidad: …………………………………………………………………………………………………………………

Observación 2. Por ejemplo: no estoy de acuerdo con el puntaje que me fue otorgado en el ítem No. ...., por las siguientes razones:……” Respuesta de la Entidad: …………………………………………………………………………………………………………………

3. El señor ………………………………………….., Representante Legal de la (Sociedad, Consorcio o Unión Temporal

proponente), mediante oficio radicado bajo el No.……………del …./…./……., presenta las siguientes observaciones:

“observación 1. Por ejemplo: no estoy de acuerdo con el puntaje que me fue otorgado en el ítem No. ...., por las siguientes razones:……” Respuesta de la Entidad: ………………………………………………………………………………………………………………… Observación 2. Por ejemplo: no estoy de acuerdo con el puntaje que me fue otorgado en el ítem No. ...., por las siguientes razones:……” Respuesta de la Entidad: …………………………………………………………………………………………………………………

45

NOTA: SE UTILIZAN TANTOS NUMERALES COMO PROPONENTES HAYAN PRESENTADO OBSERVACIONES. 3. Intervención de los proponentes asistentes a la audiencia y de las demás personas que deseen participar, por ejemplo, veedores ciudadanos, funcionarios de organismos de control y otros asistentes, en intervenciones máximas de diez (10) minutos cada una. Para el desarrollo de este punto del orden del día, el secretario de la audiencia concede el uso de la palabra a los representantes legales de los proponentes que deseen participar, en el mismo orden en que se han registrado en la planilla de ingreso a la audiencia, así:

1. El señor ………………………………………….., Representante Legal de la (Sociedad, Consorcio o Unión Temporal proponente) ,en uso de la palabra manifestó:

1. ………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………. 3. ………………………………………………………………………………………….


1. ………………………………………………………………………………………… 2. ………………………………………………………………………………………….


1. ………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………

4. Receso para deliberar y preparar respuesta a las observaciones presentadas en la audiencia. En este estado de la audiencia, el Ordenador del Gasto u oficial más antiguo dispone un receso para deliberar sobre las observaciones verbales presentadas en la Audiencia y para preparar las respuestas a las mismas. 5. Reanudación de la audiencia y lectura de las respuestas a las observaciones presentadas en la audiencia y recomendación del gerente al comité de adquisiciones y por acto seguido recomendación del comité de adquisiciones al competente contractual, así mismo decisión del competente contractual. A las…. p.m., del día….de……….. de 200…., se reanudada la Audiencia y el secretario de la misma procede a dar lectura a las respuestas a las observaciones verbales presentadas en la audiencia, en los siguientes términos: ………………………………………………………………

1. Lectura de la Resolución que decide el proceso de la Licitación Pública (contratación directa) No. …..-…..-…….. El ordenador del gasto o el secretario de la audiencia dan lectura a la Resolución No………………………. de ………..200…, por medio de la cual se adjudica la Licitación Pública (contratación directa) No. …-… -…., la cual se anexa y forma parte integral de la presente acta. 2. Finalización de audiencia que decide el proceso de la Licitación Pública (contratación directa) No. _____--_____--______ En desarrollo de este punto del Orden del Día, Ordenador del Gasto puede intervenir para felicitar al proponente seleccionado, por ejemplo, y agradecer a los demás proponentes su participación. Lo manifestado por el Delegado Contractual se registra en el Acta. A las…:00 p.m., una vez agotado el Orden del Día, se declara concluida la Audiencia de Adjudicación de la Licitación Pública (contratación directa) No. ______--______---_______

46

FIRMAS DE SERVIDORES PÚBLICOS CON VOZ Y VOTO ASISTENTES A LA AUDIENCIA

Grado, nombre y cargo





Grado, nombre y cargo Elaboro:_______________ Grado, nombre y cargo

47

FORMATO No. 19 MODELO DILIGENCIA DE NOTIFICACION PERSONAL



DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL

En la fecha notifiqué personalmente a: ………………………………….., quien se identifica con la cédula de ciudadanía No.………………., expedida en:……………………, en su calidad de: …………………………………………, del contenido de la Resolución No.……del…… de ……………..de 200…, por medio de la cual se definió la Licitación Pública (contratación directa) No…….. de 200…, cuyo objeto consiste en: “Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, sigla unidad……………………………”. Se le entregó fotocopia íntegra, auténtica y gratuita de la Resolución No……… del….de…………….de 200…y se le informó que contra ella no procede ningún recurso por la vía gubernativa. Para constancia se firma en la ciudad de………………… a los……días del Mes de……… de 200…. NOTIFICADO: _______________________________________ NOMBRE C.C. ……………… expedida en:………………… NOTIFICADOR: _______________________________________ Grado nombre y cargo del Competente contractual

48

FORMATO No. 20 MODELO DE RESOLUCIÓN DE DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN.


UNIDAD

RESOLUCIÓN No.

“Por medio de la cual se declara desierta la Licitación Pública (contratación directa) No..______--______--______, cuyo objeto consiste en: “Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional,………........... EL (cargo del Competente contractual)

En ejercicio de sus Facultades Legales, en especial las conferidas por la Ley 80 de 1993 y la Resolución No. …… del… de ……… de 200…, del Ministerio de Defensa Nacional, y

CONSIDERANDO

Que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Ley 80 de 1993 y la Resolución No……. del 200…, del Ministerio de Defensa Nacional, el (cargo del competente contractual) tiene competencia delegada, que por ley le corresponde al Señor Ministro de Defensa Nacional, para adelantar procesos de selección y suscribir Contratos en cuantía desde…………..SMMLV hasta………….SMMLV. Que el Ejército Nacional, mediante publicación realizada en el Diario………… , los días….y … de ………. de 200, invitó a los interesados a la audiencia informativa preliminar, la cual se llevó a cabo el día…..de………. del mismo mes y año en el………………, con la finalidad de que se presentarán las observaciones pertinentes para la conformación del pliego de condiciones definitivo. Que a la audiencia informativa preliminar asistieron las siguientes personas: ……………………………………… Que, como consecuencia del análisis de las observaciones presentadas por los posibles proponentes, la Entidad incluyó en los pliegos de condiciones definitivos, las que se consideraron pertinentes de conformidad con los estudios de conveniencia y oportunidad, y, consecuencialmente, mediante Resolución No. ……………..del…….de…….. de 200, ordenó la apertura del proceso de selección No.……….., cuyo objeto consiste en: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional…………………………………………, de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. Que se dio cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto 2434 de 2006, en cuanto a publicación de los diferentes actos y documentos del proceso de selección en la página Web del portal único. Que al cierre del proceso de selección, llevado a cabo el…..de…………….. de 200, presentaron propuesta:………………………………………………………………..

49

Que el Ejército Nacional, expidió el ADENDO No.1, el ……. de ……… de 200…, mediante el cual modificó el numeral…….del pliego de condiciones; y, el ADENDO No 2 del……… de …………..de 200…, por el cual se modificó el numeral……… del Pliego de Condiciones y/o términos de referencia. Que mediante Resolución No…………………del …de………………. de 200…., el competente contractual, designó los comités evaluadores de las propuestas presentadas para el proceso de selección No…………………………. Que una vez consolidado el informe de evaluación de las propuestas, la Entidad dio traslado del mismo a los proponentes, por cinco (5) días hábiles, comprendidos entre el….y el…… …..de………. de 200…, el cual se resume así:





1

2

Que durante el término de traslado, los representantes de los siguientes proponentes,…………………………………………….presentaron observaciones al informe de evaluación de las propuestas. Que de conformidad con el artículo 2º del Decreto 287 de 1996, las observaciones formuladas por los oferentes a los estudios técnicos, económicos y jurídicos elaborados por la entidad para la evaluación de las propuestas deberán ser resueltas en el acto de adjudicación, tal como se realizó en la audiencia pública del….de………200… Que de conformidad con lo antes expuesto, el cuadro consolidado de elegibilidad se modifica y, en consecuencia, el mismo queda en el siguiente orden:





1

2

Que el trámite de la Licitación Pública ( contratación directa) No.._____--_____--______ se realizó de conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios y el Pliego de Condiciones y/o términos de referencia. Que una vez obtenida la evaluación definitiva de las propuestas presentadas para éste proceso de selección, se determinó que ninguna resulta elegible. Que el pliego de condiciones de la Licitación Pública (contratación directa) No_____--_____--_____ en su Capítulo I, estableció que el Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, adjudicará el

50

contrato a la propuesta más favorable y conveniente que cumpla con los requisitos definidos en el pliego de condiciones. Que el Comité de Adquisiciones, en sesión del…..de………………….de 200…, según consta en el acta No….. de la misma fecha, previo análisis de los informes de evaluación de las propuestas, así como de los antecedentes del proceso de selección, recomendó al competente contractual, declarar desierta la Licitación Pública (contratación directa) No……--…………--………. por cuanto ninguna de las propuestas se ajusta en forma integral a los requerimientos del pliego de condiciones. Que el numeral 6 del artículo 30 de la ley 80 de 1993, establece que las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia. Que en virtud de lo establecido en la Ley 80 de 1993, artículo 25, numeral 18, en concordancia con el artículo 16 del Decreto 2170 de 2002; procede la declaratoria de desierto del proceso de selección cuando ninguna propuesta se ajuste al pliego de condiciones. Que el ordenador del gasto acoge la recomendación del Comité de Adquisiciones contenida en el Acta No………..del…. de ………………de 200…., sobre las razones y motivaciones expuestas en la misma y por lo tanto,

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO:- Declárese Desierta la Licitación Pública ( contratación directa) No..____--____--____, cuyo objeto consiste en “Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, .......................................”, por cuanto ninguna de las propuestas presentadas se ajustó en forma integral al pliego de condiciones, de conformidad con la parte motiva de la presente Resolución. ARTICULO SEGUNDO:- La presente Resolución se notificará personalmente en la forma y términos establecidos para los Actos Administrativos, a los representantes proponentes de la Licitación Pública ( contratación directa) No..____--____--____, dentro de los cinco (5) días calendarios siguientes a la Adjudicación, si ello no fuere posible se notificará por edicto. ARTICULO TERCERO:- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y contra ella procede el Recurso de Reposición, de conformidad con el artículo 77 de la Ley 80 de 1993, acorde con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo.

NOTIFÍQUESE, Y CÚMPLASE Dada en…………, a los

NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL)

51

LA DECLARATORIA DE DESIERTA DE UN PROCESO Una licitación o concurso o contratación directa pueden declararse desiertos en los siguientes eventos:

Cuando existan motivos que impidan la selección objetiva del contratista.

Cuando la administración detecte la existencia de acuerdos entre los proponentes para manejar artificialmente la adjudicación.

cuando las propuestas estén incompletas y no sea posible la evaluación.

Cuando las ofertas contengan precios artificialmente bajos o desproporcionados.

Cuando no se presente ningún oferente. Cuando ninguna de las propuestas se ajusten a las

condiciones exigidas en los pliegos de condiciones y/o términos de referencia.

No podrá declararse desierto un proceso por errores imputables a la administración o bajo el argumento de conveniencia institucional. Siempre debe declararse mediante un acto administrativo con la exposición de motivos que dan lugar a la declaratoria de desierta. ¿QUE DEBE HACER LA ADMINISTRACION ANTE LA DECLARATORIA DE DESIERTA DE UN PROCESO? Cuando se presenten alguno de los casos enunciados en el numeral anterior la ley autoriza la contratación directa con el ánimo de hacer más ágil la contratación y suplir la necesidad que la entidad requiere y lograr la consecución del fin que se ha propuesto la administración. Debe hacerse la notificación personal de la resolución que declara desierta a todos los que participaron el proceso y estos podrán a su vez interponer un recurso de reposición contra dicho acto en el término de los cinco días siguientes a la notificación. En caso de no ser posible la notificación personal de conformidad con el artículo 44 y siguientes del código contenciosos administrativo, la Entidad deberá proceder a publicar mediante un edicto la parte resolutiva del acto que declara desierto el proceso, en la parte más visible de la entidad, por un término de diez días hábiles y se dejará constancia de la fecha y hora de fijación y desfijación.

52

FORMATO No. 21 MODELO DE APROBACION DE GARANTIA UNICA.


UNIDAD APROBACION No. _______ FECHA: _____________

CERTIFICADO DE APROBACIÓN DE GARANTÍA ÚNICA

CONTRATO No: No. __________--_________--__________(IDENTIFICACION COMPLETA) CONTRATANTE: CONTRATISTA: OBJETO DE APROBACIÓN APROBAR VIGENCIAS Y VALORES DE LOS SIGUIENTES AMPAROS: PÓLIZAS Nos.

PÓLIZA ÚNICA No. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL FRENTE A TERCEROS No.

EXPEDIDA POR:

VIGENCIAS Y AMPAROS CONSTITUIDOS

A. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO VALOR ASEGURADO: $ VIGENCIA:

B. CALIDAD DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS VALOR ASEGURADO: $ VIGENCIA:

C. ESTABILIDAD DE LA OBRA VALOR ASEGURADO: $ VIGENCIA:

D. PAGO ANTICIPADO Y/O CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO VALOR ASEGURADO: $ VIGENCIA

E. SALARIOS PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES VALOR ASEGURADO: $ VIGENCIA

F. RESPONSABILIDAD CIVIL FRENTE A TERCEROS VALOR ASEGURADO: $ VIGENCIA: Por encontrarse expedida conforme a la cláusula………………….del contrato No..___--____--____, se aprueba la Garantía Unica de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 25 numeral 19 , art. 30 numeral 12 y art 41 de la ley 80 de 1993, y, en concordancia con lo preceptuado en los artículos 16, 17, y 18 del Decreto 679 de 1994.

FIRMA FIRMA ORDENADOR DEL GASTO

ELABORO: REVISO:

53

FORMATO No. 22 MODELO DE ACTA DE INICIO DE OBRA


UNIDAD Acta

No.________ Registrada al folio

No.________


ACTA DE INICIO DE OBRA

FECHA …/…200…

HORA:

CONTRATO No.

FECHA DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR DEL CONTRATO

CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR

FORMA DE REMUNERACIÓN AL CONTRATISTA

Ejemplo: precios unitarios.

LOCALIZACIÓN DE LA OBRA

PLAZO DE ENTREGA

PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO

El día....del mes de……….. de 200…., en………………………………se reunieron:………………….,en su condición de contratista,………………….., en su condición de interventor, ……………………., en calidad de supervisor, con el fin de dejar constancia de la iniciación real y material de los trabajos correspondientes al contrato de obra No.….de…………., de acuerdo con el objeto descrito en la cláusula primera y con los términos de iniciación y de ejecución relacionados anteriormente.

PERSONAL DIRECTIVO A CARGO DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO TARJETA PROFESIONAL No

PERSONAL OPERATIVO NOMBRES Y APELLIDOS CARGO CANTIDAD

54

ACTA DE INICIO DE OBRA

FECHA …/…200…

HORA:

MAQUINARIA TIPO REFERENCIA CANTIDAD ESTADO

MATERIALES CLASE DE MATERIAL CANTIDAD CALIDAD

HERRAMIENTAS

TIPO REFERENCIA CANTIDAD ESTADO

CONSTANCIAS DEL INTERVENTOR

1) En la fecha se hace entrega del terreno donde se ejecutara físicamente la obra, libre de ocupaciones de hecho y demás obstáculos de naturaleza civil o material que imposibiliten o limiten el inicio y desarrollo de los trabajos.

2) Previa revisión del programa de trabajo, le imparte su aprobación. 3) Imparte al contratista (constructor) las instrucciones en orden de primacía en que deben ejecutarse los trabajos, así: a)……………………………………………………………………………………………………………. b)…………………………………………………………………………………………………………… c)……………………………………………………………………………………………………………. d)……………………………………………………………………………………………………………

OBSERVACIONES Se anexan a la presente acta, el cronograma de construcciones o programa de trabajo, entregas parciales y el plan de inversiones, tal como fueron aprobados por el MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL- EJERCITO NACIONAL, para efectos de los respectivos controles de interventoría. (este texto se puede modificar de acuerdo con las necesidades de cada contrato).

EN CONSTANCIA, FIRMAN QUIENES INTERVINIERON: CONTRATISTA INTERVENTOR SUPERVISOR COMPETENTE CONTRACTUAL

ELABORO:

55

FORMATO No. 23 MODELO DE ACTA DE SUSPENSION DE OBRA


UNIDAD Acta


No.________


ACTA DE SUSPENSION DE OBRA

FECHA …./…/200..

HORA

CONTRATO No.

FECHA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

OBJETO DEL CONTRATO

VALOR DEL CONTRATO

CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR



PLAZO DE ENTREGA


El día….del mes de……………………… del 200…. a las…………se reunieron: ……………………., ……………….., por parte del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL- EJERCITO NACIONAL, en sus calidades de ……………………………, respectivamente; y, ………………………, en calidad de contratista y ……………………………………….., en calidad de interventor, con el fin de suspender temporalmente la ejecución del contrato No. ______--______---_______Teniendo como fundamento las causas contenidas en el informe de interventoría No…………..del… de…….del 200…, donde emite concepto favorable para la suspensión del contrato referido y con base en la autorización impartida para el efecto por el Ordenador del Gasto. (Este párrafo puede ser modificado de acuerdo con las necesidades particulares del contrato). Por las razones contenidas en el informe de interventoría, las partes contratantes, de común acuerdo suspenden la ejecución del contrato.

A) La duración será de……………………..(…….) meses, contados a partir de la suscripción de la presente diligencia B) El término de suspensión no se contabiliza para los efectos de los plazos de entrega y duración del contrato. C) No se exigirá al contratista ampliación en su vigencia de la garantía única. D) La presente acta no modifica las demás condiciones establecidas en el contrato, tales como precios y cantidades de obra. E) Liquídense y páguense al contratista los trabajos ejecutados hasta el momento de la suspensión. F) Superados los inconvenientes que justificaron la suspensión, se reiniciarán los trabajos, previa elaboración y suscripción de la

respectiva acta de reiniciación. Se establece como fecha tentativa de reiniciación…………………………….. G) Esta novedad será informada a la Compañía Aseguradora o Entidad Bancaria garante del contrato.

ANEXOS

56

ACTA DE SUSPENSION DE OBRA

FECHA …./…/200..

HORA

1) Informe de interventoría: a) Avance de obra. b) Causas contractuales que ameritan la suspensión temporal. c) Hechos probados que alteran la ejecución del contrato. 2) Documentos soportes de la interventoría.

EN CONSTANCIA, FIRMAN QUIENES INTERVINIERON:

CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR

COMPETENTE CONTRACTUAL

ELABORO:

57

FORMATO No. 24 MODELO DE ACTA DE REINICIO DE OBRA


UNIDAD Acta


No.________


ACTA DE REINICIO DE OBRA

FECHA…/…/200…

HORA

CONTRATO No.


OBJETO DEL CONTRATO

VALOR DEL CONTRATO

CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR



PLAZO DE ENTREGA

PLAZO DE DURACIÓN

En………………………, el día…. del mes de …………… del 200.., a las ….., se reunieron: …………………….., …………………, por parte del Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, en sus calidades de ……………., ……………., respectivamente; y, ……………………………, su condición de contratista……………….............. , con el fin de dejar constancia de la reiniciación material de las obras objeto del contrato No………….., suspendido mediante acta del…………………..(día, mes ,año), toda vez, que los imprevistos que originaron la suspensión están debidamente superados. El contrato estuvo suspendido desde………………., hasta……………… como fecha de reiniciación de los trabajos se acuerda la de esta misma acta, y en consecuencia, la nueva fecha de terminación será……………………. El programa de obra se seguirá desarrollando conforme a su programación. (Este texto puede modificarse de acuerdo con las necesidades del contrato).

INSTRUCCIONES DEL INTERVENTOR AL CONTRATISTA 1)………………………………………………………………………………. 2)……………………………………………………………………………… 3)……………………………………………………………………………… 4)……………………………………………………………………………..

CONSTANCIAS DEL CONTRATISTA 1) Que ha recibido de parte del interventor el nuevo cronograma, por ejemplo.

58

ACTA DE REINICIO DE OBRA

FECHA…/…/200…

HORA

2) Que en la fecha da reinicio a la ejecución de los trabajos. 3) ………………………………………………………………………….. 4) ………………………………………………………………………….. 5)

EN CONSTANCIA, FIRMAN QUIENES INTERVINIERON.

INTERVENTOR

SUPERVISOR

CONTRATISTA


ELABORO:

59

FORMATO No. 25 MODELO DE ACTA DE RECIBO FINAL DE OBRA.




No.________


ACTA DE RECIBO FINAL DE OBRA

FECHA…./…/200..

HORA

CONTRATO No.

FECHA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO.

OBJETO CONTRATO.

CONTRATISTA.

INTERVENTOR.

SUPERVISOR.

FORMA DE REMUNERACIÓN AL CONTRATISTA.

LOCALIZACIÓN DE LA OBRA.

VALOR DEL CONTRATO INICIAL.

PLAZO DE ENTREGA

PLAZO DE DURACIÓN

FECHA INICIACIÓN.

FECHA DE SUSPENSIÓN.

FECHA DE REINICIACIÓN.

CONTRATO ADICIONAL No.1.

PLAZO.

VALOR CONTRATO ADICIONAL No. 1.

CONTRATO ADICIONAL No 2.

PLAZO.

VALOR CONTRATO ADICIONAL No. 2.

60


FECHA…./…/200..

HORA

FECHA REINICIACIÓN. VALOR FINAL CONTRATO.

FECHA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO.

En…………………….., el día…., del mes de…………….. del 200.., a las…………., se reunieron:…………………………, ………………..…., por parte del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL, en sus calidades de ……………………, ………………………., respectivamente; y, ……………………………………………………………, en su calidad de contratista; y, ………………………………………………………, en calidad de interventor del contrato; con la finalidad de hacer entrega por parte del contratista y recibir a satisfacción por parte de la interventoría y de la Entidad Contratante las obras ejecutadas en cumplimiento del contrato No……… de …….. Luego de adelantar inspección a las obras, se estableció que estas se ejecutaron de acuerdo con los planos arquitectónicos, estructurales, eléctricos e hidráulicos suministrados por el contratante. Acto seguido se describen las obras debidamente terminadas.

OBRAS EJECUTADAS a)………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… b)………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… c)…………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

CONSTANCIAS El interventor hace constar que el objeto contratado ha sido entregado por el contratista y las obras recibidas a entera satisfacción por la interventoría, luego de haberse verificado y solucionado las siguientes situaciones: a)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… b)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. c)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Como quedó consignado en el informe final de interventoría, las situaciones antes enunciadas, fueron puestas en conocimiento del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL.

61


FECHA…./…/200..

HORA

ANEXOS a) Planos record de las obras b) Informe final de interventoría c) Álbum fotográfico (aspectos internos y externos de la obra). d) ……………………. e) ………………….. f) ............................

FIRMAS

CONTRATISTA

INTERVENTOR O SUPERVISOR

ORDENADOR DEL GASTO

JURIDICO

ECONOMICO TECNICO

Proyecto: Elaboro:

62

FORMATO No. 26 MODELO DE ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.




No.________

Lugar, fecha y hora: Intervienen: Asunto:

ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

CONTRATO No. ___________---_____________---___________

FECHA SUSCRIPCIÓN

OBJETO DEL CONTRATO


CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR

VALOR INICIAL DEL CONTRATO

PLAZO DE ENTREGA

PLAZO DE DURACIÓN

FECHA INICIACIÓN

FECHA DE SUSPENSIÓN

FECHA DE REINICIACIÓN

CONTRATO ADICIONAL No. 1

PLAZO

VALOR CONTRATO ADICIONAL No. 1

VALOR FINAL CONTRATO

FECHA DE TERMINACIÓN

En…………………….., el día…...del mes de …………. de 200…, se reunieron:………………………… y ………..……, por parte del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL, en sus calidades de …………… y ………………., respectivamente; y, ………………………………………………, en su calidad de contratista; …………………………………., en su calidad de supervisor del contrato No.______--______--_______ con el objeto de efectuar el correspondiente recibo definitivo

63

ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

de los bienes y/o servicios correspondiente(s) al objeto contractual descrito en la cláusula primera del citado contrato. Luego de adelantar la inspección a lo(s) bienes y/o servicios se estableció que estos cumplen con los requerimientos, normas y/o especificaciones técnicas y la(s) entrega(s) se cumplió (eron) dentro del plazo contractual establecido. A continuación se describen pormenorizadamente los bienes entregados y/o servicios prestados, así:

DESCRIPCIÓN DE BIENES ENTREGADOS CANTIDAD OBSERVACIONES GENERALES

DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS PRESTADOS OBSERVACIONES GENERALES

CONSTANCIAS El supervisor hace constar que el objeto contratado ha sido entregado por el contratista y lo bienes y/o servicios recibidos a entera satisfacción, luego de haberse solucionado las siguientes situaciones presentadas, las cuales fueron de conocimiento de la Entidad como quedó consignado en el informe de fecha ……………….. a)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… b)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ANEXOS 1. 2. 3.

EN CONSTANCIA, FIRMAN QUIENES INTERVINIERON

CONTRATISTA


SUPERVISOR O INTERVENTOR

ALMACENISTA TECNICO

ELABORO:

64

FORMATO No. 27 MODELOS DE ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO.




No.________


ACTA DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

CONTRATO No. ________--_______--________


OBJETO CONTRATO

CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR

SISTEMA DE REMUNERACIÓN AL CONTRATISTA

LOCALIZACIÓN DE LA OBRA (SI APLICA)

VALOR DEL CONTRATO INICIAL

PLAZO DE ENTREGA


FECHA DE INICIACIÓN

FECHA DE SUSPENSIÓN (SI APLICA)

FECHA DE REINICIACIÓN (SI APLICA)

CONTRATO ADICIONAL No. 1 (SI APLICA)

PLAZO DEL CONTRATO ADICIONAL

VALOR CONTRATO ADICIONAL No. 1 (SI APLICA)


PLAZO DEL CONTRATO ADICIONAL (SI APLICA)


VALOR FINAL DEL CONTRATO


65


FECHA DE RECIBO FINAL DE LAS OBRAS (SI APLICA) En……………………, el día ….., del mes de …………………. del 200…, a las ……, se reunieron: ……………………………….., …………………………, por parte del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL, en sus calidades de .………………………… y ……………………………….., respectivamente; ……………………; en calidad de contratista; y, ……………………., en calidad de interventor, con la finalidad de proceder a la liquidación bilateral del contrato No____--______--_______., donde se estipuló que las partes contratantes de común acuerdo, liquidarán este contrato dentro de los……meses siguientes a la terminación de las obras, las cuales fueron ejecutadas de acuerdo con los planos arquitectónicos y técnicos suministrados por la entidad contratante al contratista, y, recibidas a satisfacción por la interventoría y la entidad, mediante acta suscrita el día………de………………. de 200… (Modificar de acuerdo con el tipo de contrato).

OBRAS EJECUTADAS ÍTEM OBRA ORIGINAL - ACTIVIDAD EJECUTADA UNIDAD CANTIDAD VALOR

ÍTEM OBRA ADICIONAL - ACTIVIDAD EJECUTADA UNIDAD CANTIDAD VALOR

ÍTEM OBRA EXTRA - ACTIVIDAD EJECUTADA UNIDAD CANTIDAD VALOR

ÍTEM OBRA SUPRIMIDA - ACTIVIDAD EJECUTADA UNIDAD CANTIDAD VALOR

ESTADO FINANCIERO Valor inicial del contrato Valor obra original Valor obra adicional Valor obra extra Valor obra suprimida VALORES EJECUTADOS Por obra original Por Obra adicional Por obra extra VALOR ANTICIPO Y/O PAGO ANTICIPADO Valor amortizado VALOR REAJUSTE(S) O ACTUALIZACIONES Relación Subtotal PAGOS PARCIALES EFECTUADOS AL CONTRATISTA Relación Subtotal RESULTADOS Saldo a favor del contratista Saldo a favor del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL- EJERCITO NACIONAL

El anterior balance económico corresponde al alcance de las prestaciones que le corresponden al contratista por la ejecución de las obras ejecutadas, existiendo equilibrio entre las obligaciones cumplidas y las prestaciones que faltan por recibir (pagos pendientes. Ajustes, indemnizaciones etc.)

PAGOS EFECTUADOS AL CONTRATISTA No. CUENTA VALOR

66


Pago No. 1 Pago No. 2 Pago No. 3 TOTAL PAGADO

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL FECHA VALOR

1. 2. 3.

REGISTRO PRESUPUESTAL REGISTRO PRESUPUESTAL No. FECHA VALOR

GARANTÍAS VIGENCIA ASEGURADORA RIESGO PÓLIZA #

DESDE HASTA CERTIFICAD ODE MODIFICACIÓN SI

APLICA

VALOR ASEGURADO

OBSERVACIONES:

CONSTANCIA(S) ENTIDAD CONTRATANTE

CONSTANCIA(S) CONTRATISTA

EN CONSTANCIA, FIRMAN QUIENES INTERVINIERON

CONTRATISTA

ORDENADOR DEL GASTO

Vo. Bo. INTERVENTOR o SUPERVISOR

Vo Bo TECNICO-JURIDICO-ECONOMICO ELABORO:

67

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL EJÉRCITO NACIONAL

ACTA No. ___________/ REG. AL FOLIO_______/ ACTA DE LIQUIDACION BILATERAL AL CONTRATO No. ______-_______-_____, SU CONTRATO MODIFICATORIO No. 01 Y SU ADICIONAL No 01 DE 2005 CELEBRADO ENTRE EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL Y _________________________ Entre los suscritos a saber: COMPETENTE CONTRACTUAL identificado con la Cédula de Ciudadanía No.________ expedida en ____________, quien actúa en carácter de CARGO DEL COMPETENTE CONTRACTUAL, y representa al MDN-EJÉRCITO NACIONAL y de la otra parte el señor ____________________mayor de edad, con domicilio en Bogotá, identificado con cédula de ciudadanía No. __________ de ___________, quien actúa en calidad de Representante Legal de la firma ___________________, hemos convenido en liquidar el contrato No. _____-____-______ suscrito el _________________, contrato Modificatorio No. 01 suscrito el 21 de Febrero de 2005 y su Adicional No 01 suscrito el 08 de Agosto de 2005; de acuerdo a los artículos 60 y 61 de la ley 80 de 1993, así: CONTRATO PRINCIPAL Y MODIFICATORIO OBJETO : PUBLICACION AVISOS DE PRENSA. VALOR : $ 38.000.000.00 PLAZO : Un día de acuerdo a la solicitud de la Oficina de Contratación, hasta agotar recursos o hasta el 31 de diciembre de 2005. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO: Pago Anticipado (50%) del valor total del contrato, y el otro (50%) en Pagos Parciales, previo el recibo a satisfacción de cada aviso de prensa publicado, todo ello conforme a la disponibilidad del PAC del Ejército, previo cumplimiento y tramites administrativos a que hubiere lugar específicamente la situación de recursos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Dirección del Tesoro Nacional. VALOR EJECUTADO : $ 38.000.000 VALOR DEJADO DE EJECUTAR : $ 0 VIGENCIA CUMPLIMIENTO : DESDE 02-02-2005 HASTA 03-03-2006 PAGO ANTICIPADO : DESDE 02-02-2005 HASTA 03-03-2006 CALIDAD DE SERVICIO : DESDE 02-02-2005 HASTA 03-03-2007

68

PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES : DESDE 02-02-2005 HASTA 03-03-2009 CONTRATO ADICIONAL No 01 OBJETO : PUBLICACION AVISOS DE PRENSA. VALOR : $ 19’000.000.00 PLAZO : Un día de acuerdo a la solicitud de la Oficina

de Contratación, hasta agotar recursos o hasta el 31 de diciembre de 2005.

FORMA Y CONDICIONES DE PAGO : Pagos Parciales, previo el recibo a satisfacción de cada aviso de prensa publicado, todo ello conforme a la disponibilidad del PAC del Ejército, previo cumplimiento y tramites administrativos a que hubiere lugar específicamente la situación de recursos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Dirección del Tesoro Nacional. VALOR EJECUTADO : $ 18’891.980,00 VALOR DEJADO DE EJECUTAR : $ 108.020,00 VIGENCIA CUMPLIMIENTO : DESDE 02-02-2005 HASTA 03-03-2006 PAGO ANTICIPADO : DESDE 02-02-2005 HASTA 03-03-2006 CALIDAD DE SERVICIO : DESDE 02-02-2005 HASTA 03-03-2007 PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES : DESDE 02-02-2005 HASTA 03-03-2009

BALANCE

VALOR TOTAL CONTRATO PRINCIPAL $38’000.000,00VALOR TOTAL CONTRATO ADICIONAL No.1 $19’000.000,00VALOR TOTAL ENTREGADO CONTRATO PRINCIPAL

$38’000.000,00

VALOR TOTAL ENTREGADO CONTRATO ADICIONAL No.1 $18’891.980,00

TOTALES

$56’891.980,00

$57’000.000,00

Se dejó de ejecutar del contrato la suma de $ 108.020,00 En consideración a lo anteriormente expuesto, y de conformidad con lo establecido en los artículos 60 y 61 de la ley 80 de 1993, acordamos mediante este documento dar por terminada y liquidar por mutuo acuerdo el contrato No. 001-2005, contrato

69

Modificatorio No. 01 y su ADICIONAL No. 01 de 2005 a partir de la fecha de suscripción de la presente acta. Para constancia se firma en Bogotá, D.C. a los POR EL MDN-EJÉRCITO NACIONAL,

COMPETENTE CONTRACTUAL POR EL CONTRATISTA Representante Legal AUTENTICA SUPERVISOR DEL CONTRATO

70


ACTA No. ___________/ REG. AL FOLIO_______/ ACTA DE LIQUIDACION BILATERAL AL CONTRATO No. -_____-_____-_____ CELEBRADO ENTRE EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL – SIGLA UNIDAD Y LA FIRMA __________________________. LUGAR Y FECHA : Bogotá, D.C, INTERVIENEN : COMPETENTE CONTRACTUAL DELEGADO

REPRESENTANTE LEGAL EMPRESA ASUNTO : Liquidación Bilateral del Contrato No.

____-____-____ Los suscritos a saber: _______________ identificado con la Cédula de Ciudadanía No.________ expedida en __________, quien actúa en carácter (Cargo competente contractual ), debidamente facultado para celebrar contratos de conformidad con lo estipulado en la Resolución No. 168 del 24 de febrero de 2006, emanada del Ministerio de Defensa Nacional y quien en consecuencia, representa al MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJÉRCITO NACIONAL y de la otra parte el señor _____________________________ mayor de edad, con domicilio en ________, identificado con cédula de ciudadanía No_________ expedida en __________quien actúa en calidad de Apoderado de la firma _______________ hemos convenido liquidar el contrato de compraventa No. _____-____-_____ suscrito para la ADQUISICIÓN, DE _________________, previas las siguientes:

CC OO NN SS II DD EE RR AA CC II OO NN EE SS II.. DDAATTOOSS DDEELL CCOONNTTRRAATTOO

TIPO DE CONTRATO: OBJETO: VALOR DEL CONTRATO: FECHA SUSCRIPCIÓN: PLAZO DE EJECUCION: PLAZO DE DURACIÓN: PLAZO DE EJECUCION: CONTRATO MODIFICATORIO PLAZO DE DURACIÓN: CONTRATO MODIFICATORIO SUPERVISOR DEL CONTRATO: IIII.. DDAATTOOSS DDEE LLOOSS CCOONNTTRRAATTOOSS MMOODDIIFFIICCAATTOORRIIOOSS CCOONNTTRRAATTOO MMOODDIIFFIICCAATTOORRIIOO NNoo.. 11::

71

IIIIII.. IIMMPPUUTTAACCIIOONNEESS PPRREESSUUPPUUEESSTTAALLEESS Los pagos efectuados por el MINISTERIO se subordinaron a la asignación establecida en el presupuesto de la vigencia 2005, así: 1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.641 del 06 de Abril de 2005, por

valor de $1.210’209.006.00.

2. Registro Presupuestal No. 1.527 del 15 de Julio de 2005 por valor de $1.210’209.006.00.

IIVV.. GGAARRAANNTTÍÍAA ÚÚNNIICCAA

Las obligaciones contractuales se respaldaron con la Póliza de Seguros de Cumplimiento ante Entidades Estatales No. ________ que cubre los riesgos de cumplimiento, calidad del bien, expedida por la compañía de “_________________

RRIIEESSGGOO AASSEEGGUURRAADDOO

VVAALLOORR AASSEEGGUURRAADDOO VVIIGGEENNCCIIAA

CUMPLIMIENTO $363’062.702,00 Desde 07-JUL-2005 hasta 24-ENE-2007. CALIDAD DEL BIEN 605’104.503,00 Desde 19-AGO-2005 hasta 19-AGO-2007. VV.. AACCTTAASS DDEE RREECCIIBBOO.. Mediante el acta que se relaciona a continuación, EL CONTRATISTA entregó dentro del plazo establecido en el Contrato, AL MINISTERIO –EJERCITO NACIONAL los bienes objeto del Contrato, los cuales se recibieron a satisfacción, así:

EELLEEMMEENNTTOO

CCAANNTT..

AACCTTAA RREECCEEPPCCIIÓÓNN

NNOO..

FFAACCTTUURRAA NNOO..

IINNFFOORRMMEE DDEE

RREESSUULLTTAADDOOSS

CCOONNCCEEPPTTOO TTÉÉCCNNIICCOO

NNOO..

EENNTTRRAADDAA DDEE BBIIEENNEESS ––

AALLTTAA NNOO..

VVAALLOORR DDAADDOOAALLTTAA

NOTA: Se presenta una diferencia de centavos en cuanto al material dado de

alta con lo estipulado en el contrato, en razón a que el Sistema de Información Logística (SILOG) solo utiliza dos (2) centavos, pero el total del contrato no varia.

VVII.. PPEERRSSOONNAALL EENNCCAARRGGAADDOO DDEE LLAA VVEERRIIFFIICCAACCIIOONN DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS EESSTTAABBLLEECCIIDDAASS EENN LLAA PPRREESSEENNTTEE AACCTTAA DDEE LLIIQQUUIIDDAACCIIÓÓNN.. Las partes designan a las siguientes personas como encargadas de la verificación de las actividades establecidas en la presente acta así: Por el Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, __________________ Supervisor del Contrato –y por el Contratista, ________________, Apoderado de la firma ____________________________

72

VVIIII.. CCUUMMPPLLIIMMIIEENNTTOO OOBBLLIIGGAACCIIOONNEESS DDEELL MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEE DDEEFFEENNSSAA NNAACCIIOONNAALL..

PPAAGGOOSS EEFFEECCTTUUAADDOOSS CCOONNCCEEPPTTOO YY FFEECCHHAA VVAALLOORR

PAGO No.1:

Pago Total del Contrato, mediante Egreso de Fondos No.6182 de fecha 09 de Febrero de 2006. $1.210’209.006,00

TOTAL $1.210’209.006,00

BBAALLAANNCCEE

VVaalloorr TToottaall CCoonnttrraattoo $1.210’209.006,00 VVaalloorr TToottaall CCaanncceellaaddoo $1.210’209.006,00SUMAS IGUALES $1.210’209.006,00 $1.210’209.006,00 VVIIIIII.. FFUUNNDDAAMMEENNTTOOSS LLEEGGAALLEESS YY JJUURRIISSPPRRUUDDEENNCCIIAALLEESS.. Según lo previsto en el Contrato No. ____-____-_____, en la Cláusula Vigésima Novena – LIQUIDACION: este debe liquidarse en un término máximo de cuatro (4) meses, después de su terminación, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993. Para ello mediante la suscripción de un acta se establecerán las sumas que puedan resultarse a debe entre los Contratantes, incorporando de manera detallada la liquidación que arrojen los saldos correspondientes; de no existir deuda alguna que reconocer, declararse a Paz y Salvo entre sí por todo concepto. Con fundamento en lo anterior las partes contratantes proceden a liquidar de común acuerdo el contrato No. _____-_____-_____, suscrito entre EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL y la firma _____________________, en los términos consignados en la presente acta. IIXX.. CCOONNSSTTAANNCCIIAASS OBSERVACIONES DEL CONTRATISTA: Manifiesta que EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL cumplió con las obligaciones adquiridas y derivadas del Contrato No. ______-_____-______ quedando a Paz y Salvo por todo concepto con el mismo. OBSERVACIONES DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL El representante del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL atendiendo los informes presentados por el Supervisor del Contrato, aceptó a entera satisfacción la entrega de los bienes y servicios, de acuerdo con las características, condiciones, cantidades, precios, modalidades y especificaciones técnicas establecidas en el Contrato No. _____-_____-_______, mediante informe de supervisión de fecha ____________ Con base en lo expuesto, las partes:

AA CC UU EE RR DD AA NN

73

PRIMERO: Liquidar por mutuo acuerdo el Contrato No._____-_____-______, de _________, celebrado entre el MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEE DDEEFFEENNSSAA NNAACCIIOONNAALL –– EEJJEERRCCIITTOO y el Contratista _____________________ representado por __________________________ SEGUNDO: Con la suscripción de la presente Acta las partes contratantes, recíprocamente se declaran a Paz y Salvo por todo concepto, con ocasión del cumplimiento total y oportuno de las obligaciones asumidas para la ejecución del Contrato No. _____-_______-_____, sin embargo cualquier inconveniente con la calidad de los bienes objeto del Contrato serán cargados a la Póliza que aún se encuentra vigente. Para constancia, se firma en Bogotá, D.C. POR EL MINISTERIO – EJERCITO NACIONAL,


POR EL CONTRATISTA, _____________________

Apoderado de la firma SUPERVISOR DEL CONTRATO, Supervisor del Contrato. DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA PRESENTE ACTA DE LIQUIDACIÓN: Soportan la presente Acta de Liquidación, los siguientes documentos que figuran en la carpeta maestra de la Oficina de Contratación del Ejército.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.641 del 06 de Abril de 2005, por valor de $1.210’209.006,00.

Registro Presupuestal No. 1.527 del 15 de Julio de 2.005 por 1.210’209.006,00. Póliza No. 601032 expedida por Liberty Seguros S.A. Alta No. 5000004280 y No. 5000004572 del 27-OCT-2005 y del 03-NOV-2005

respectivamente. Actas Nos. 1858 y 2145 del 19-AGO-2005 y del 19-SEP-05. Facturas Nos. 6-0068, 6-0073 y 6-0074. Conceptos Técnicos de Fecha 14-SEP-06 y del 31-OCT-06, respectivamente. Informe de Resultados No. 0788-BR21-BAMAN-LACCE-601 del 07-SEP-05. Egreso de Fondos No. 6182 del 09 de Febrero de 2006 por $1.210’209.006,00. Informe de Supervisión de fecha 25 de abril de 2006

Revisó: Asesor Jurídico , técnico , Económico .

74

FORMATO No. 28 MODELO DE RESOLUCION DE LIQUIDACION UNILATERAL DE CONTRATOS.

MINITERIO DE DEFENSA NACIONAL EJERCITO NACIONAL

UNIDAD

RESOLUCIÓN No. ( ) DE “Por medio de la cual se practica la liquidación unilateral del contrato No. _____--_____--_____ cuyo objeto consistió en: Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional,……………

EL (cargo del ordenador del gasto) En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 80 de 1993 y la

Resolución No…… del … de ……….de 200.., del Ministerio de Defensa Nacional, y CONSIDERANDO Que la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional y ………………………………….. suscribieron el contrato No _____--_____--______, cuyo objeto consistió en: “Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, …………… Que el contrato tuvo una duración inicial de_________ meses y se realizaron__________ prórrogas, una por_____ días, y otra, por _____ meses. Que el valor inicial del contrato fue $__________ incluido IVA, y se realizaron dos adiciones, una por $_________ y otra, por $_________, para un valor total de $___________. Que, mediante oficio No. _______ del____ de_____________ del 200___ se requirió al contratista ___________________, el envío del Acta de Liquidación que había sido remitida en el día ______ de ___________ de 200__, y con oficio _________ del____ de___________ de 200___, se remitió nuevamente el acta de liquidación para la firma del representante legal, la cual no fue allegada a la Entidad. Que, en consecuencia, la Entidad procede a realizar la Liquidación Unilateral del contrato, como lo dispone el artículo 61 de la Ley 80 de 1993: “Si el Contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por la entidad y se adoptará por acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición”. Por lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO.- Liquidase unilateralmente el Contrato No _____--_____--______, cuyo objeto consistió en: “Contratar, en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Ejército Nacional, ………………..”, suscrito con……………………………………….., el cual se ejecutó de conformidad con los siguientes parámetros:

75

CONTRATO No. __________--_________--__________


OBJETO CONTRATO

CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR

SISTEMA DE REMUNERACIÓN AL CONTRATISTA


VALOR DEL CONTRATO INICIAL

PLAZO DE ENTREGA

PLAZO DE DURACIÓN

FECHA DE INICIACIÓN

FECHA DE SUSPENSIÓN (SI APLICA)

FECHA DE REINICIACIÓN (SI APLICA)


PLAZO CONTRATO ADICIONAL (SI APLICA)



PLAZO CONTRATO ADICIONAL (SI APLICA)


VALOR FINAL DEL CONTRATO


FECHA DE RECIBO FINAL DE LAS OBRAS (SI APLICA)

En……………………, el día ….., del mes de …………………. del 200…, a las ……, se reunieron: ……………………………….., …………………………, por parte del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJERCITO NACIONAL, en sus calidades de

.………………………… y ……………………………….., respectivamente; y, ……………………., en calidad de interventor y/o supervisor, con la finalidad de proceder a la liquidación unilateral del contrato No. _____--_____--______….. ., toda vez que el contratista no se presentó a la

liquidación, ni remitió diligenciada el acta enviada por la Entidad, el día ___ de _________ de 200___, con oficio _____.

76

OBRAS EJECUTADAS

ÍTEM OBRA ORIGINAL - ACTIVIDAD EJECUTADA UNIDAD CANTIDAD VALOR

ÍTEM OBRA ADICIONAL - ACTIVIDAD EJECUTADA UNIDAD CANTIDAD VALOR

ÍTEM OBRA EXTRA - ACTIVIDAD EJECUTADA UNIDAD CANTIDAD VALOR

ÍTEM OBRA SUPRIMIDA – ACTIVIDAD NO EJECUTADA UNIDAD CANTIDAD VALOR

ESTADO FINANCIERO VALOR INICIAL DEL CONTRATO Valor obra original Valor obra adicional Valor obra extra Valor obra suprimida VALORES EJECUTADOS Por obra original Por Obra adicional Por obra extra VALOR ANTICIPO y/o PAGO ANTICIPADO Valor amortizado VALOR REAJUSTE(S) O ACTUALIZACIONES Relación Subtotal PAGOS PARCIALES EFECTUADOS AL CONTRATISTA Relación Subtotal RESULTADOS Saldo a favor del contratista Saldo a favor del MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL-EJERCITO NACIONAL.

El anterior balance económico corresponde a la totalidad de las prestaciones que le corresponden al contratista por la ejecución de las obras.

(Este texto puede ser modificado de acuerdo con la ejecución contractual, por ejemplo pueden existir saldos a favor de la entidad).

PAGOS EFECTUADOS AL CONTRATISTA No. DE ORDEN

DE PAGO FECHA No. DE CHEQUE BANCO VALOR

$ $

77

TOTAL PAGADO

RESUMEN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

1. VALOR TOTAL DEL CONTRATO MAS ADICIONALES $ 2. TOTAL EJECUTADO $ 3. TOTAL PAGOS EFECTUADOS $ 4. SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA $ 5. SALDO A LIBERAR $

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL FECHA VALOR

1. $ 2. $ 3. $

REGISTRO PRESUPUESTAL No. FECHA VALOR

$ GARANTÍAS

VIGENCIA ASEGURADORA RIESGO PÓLIZA # DESDE HASTA

CERTIFICADO DE MODIFICACIÓN

VALOR ASEGURADO

OBSERVACIONES:

ARTICULO SEGUNDO.- Declarase al contratista………………………………….. a paz y salvo por el cumplimiento recíproco de las obligaciones derivadas del Contrato No. _____--______--______ (Este artículo puede modificarse de acuerdo con la ejecución real del contrato y los pagos efectuados). ARTICULO TERCERO.- Notificase la presente Resolución al contratista, en los términos que establece el Código Contencioso Administrativo. ARTÍCULO CUARTO.- El presente acto administrativo rige a partir de su fecha de expedición y contra él procede el Recurso de Reposición, de conformidad con el artículo 61 de la Ley 80 de 1993.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en……………….. a los

_____________________________________________

GRADO NOMBRE Y CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL)

78

FORMATO No. 29 MODELO DE PLANILLA DE CONTROL CARPETA ORIGINAL (MAESTRA) DEL CONTRATO.

PLANILLA CONTROL CARPETA ORIGINAL (MAESTRA) DEL CONTRATO

DETALLE DEL CONTRATO

Ciudad y Fecha: Contrato No. _______--______--______

Nombre o Razón Social:

C.C. o Nit No.:

Valor total del contrato: $ Valor Cancelado a la Fecha: $

Objeto:

Plazo de entrega (meses),

Plazo de duración del contrato

Fecha Iniciación: Fecha Finalización:

Pago de impuestos Pago de Contribuciones parafiscales:

Póliza No.:

Fecha de aprobación de las Póliza por parte de la administración:

Fecha suscripción : Aseguradora:

En su concepto, como se ha ejecutado este contrato?

A la fecha, considera usted que este contrato requiere de:

Modificación: Aclaración: Adición: Otrosí:

Valor?

En caso afirmativo, cuál es el motivo de dichas modificaciones, aclaraciones, adiciones, otrosí?

79

Observaciones:

Relación de Informes mensuales Fecha de Entrega:

Quien le recepcionó? Fecha de Recibo:

Informe correspondiente al mes de: Nombre del Supervisor o interventor Cargo:

Firma del Supervisor o interventor

Unidad o dependencia a la que pertenece:

80

FORMATO No. 30 MODELO DE RUTA DEL SUPERVISOR Y PLANILLA DE CONTROL SOBRE SUS FUNCIONES.

FORMATO RUTA DEL SUPERVISOR

Identificación o Nº Contrato ______--_____--_____ Fecha Diligenciamiento

l Identificación Supervisor Grado: Nombre: Dirección: Cargo:

II Antecedente Contrato

Objeto:

Contratista:

Fechas Firma del Contrato Legalización:

Duración: Entregas:

Forma de Pago: Valor: III Documentos Soporte

Nº Documento Fecha Recibido Firma Recibido 1 2 3 4 5

IV Entrega al Supervisor Fecha

Entrega Nombre y apellido Grado Cargo Acta

Recibe Nombre y apellido Grado Cargo

Fecha

Entrega Nombre y apellido Grado Cargo Acta

Recibe Nombre y apellido Grado Cargo

V Informes presentados

Fecha Recibido por

Fecha Recibido por

Fecha Recibido por

Fecha Recibido por

Fecha Recibido por

81

PLANILLA DE CONTROL SOBRE LAS FUNCIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR El delegatario o quien éste asigne verificará el cumplimiento de las funciones por parte del supervisor, aplicando la planilla que se reseña a continuación. NOMBRE DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR: NUMERO E IDENTIFICACION DEL CONTRATO: No. ________--________--________ MES DE EVALUACIÓN: EVALUADOR:

FUNCIÓN SI NO FECHA 1. ¿Inspeccionó y controló el cabal cumplimiento del objeto contractual, desde su inicio hasta la liquidación del correspondiente contrato?

2. ¿Informó con la debida antelación cualquier causal de incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, para poder tomar las medidas correctivas oportunamente?

3. ¿Requirió por escrito al contratista, en caso de presentarse algún incumplimiento del objeto contractual?

4. ¿Informó con la debida antelación cualquier causa no imputable al contratista que haga necesario la suspensión o ampliación del contrato?

5. ¿Tramitó las actas de suspensión y reiniciación con el visto bueno del delegatario y las remitió a la Oficina de Contratación o quien haga sus veces o a los funcionarios destinados para tal fin, con el propósito de ser archivadas en el expediente contractual?.

6. ¿Solicitó al contratista los certificados de modificación de la póliza ampliando las vigencias a que haya lugar de acuerdo con los plazos estipulados?

7. ¿Expidió constancia de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios objeto del contrato ?.

8. ¿Solicitó informes de acuerdo al plazo de cada modalidad contractual, en periodos sucesivos y continuos que garanticen el control total del contrato, al contratista y los remitió con sus observaciones al delegatario?

9. ¿Solicitó soporte jurídico?.

10. ¿Tramitó a tiempo la liquidación del contrato?

11. ¿Realizó las gestiones para que las solicitudes del contratista fueran resueltas a tiempo, para que no operara el silencio administrativo positivo?

12. ¿Llevó a cabo los elementos operativos a efectos de evitar la generación de hechos cumplidos posterior al vencimiento del contrato en ejecución?

13. ¿Fue notificado oportunamente sobre la designación de supervisor? 14. ¿Le entregaron todos los elementos soportes del contrato, para su valoración y control en la ejecución del mismo?

15. ¿Sabe cuales son las disposiciones legales que aplican para la vigilancia de los contratos a su cargo?

16. ¿El contratista colaboró en la ejecución de sus actividades como supervisor?

17. ¿De acuerdo con su perfil académico su designación como supervisor fue acertada?

82

FORMATO No. 31 MODELO DE ACTA DE CORTE DE OBRA.


UNIDAD Acta


No.________


ACTA DE CORTE DE

OBRA No

CONTRATISTA: CONTRATO No: OBJETO:

ITEMS CAPITULOS UNIDAD CANTIDAD REALIZADA VALOR UNITARIO SUBTOTAL VALOR TOTAL

A I U

IVA (U)

TOTAL FIRMAS INTERVINIENTES

CONTRATISTA



ELABORO:

º 83

FORMATO No. 32 MODELO RELACIÓN GIRO O CHEQUES PARA ANTICIPO.

RELACIÓN DE CHEQUES O GIROS PARA ANTICIPO

CONTRATO No.

FECHA SUSCRIPCIÓN

OBJETO DEL CONTRATO

CONTRATISTA

INTERVENTOR

SUPERVISOR

BANCO

SUCURSAL CLASE DE CUENTA FECHA DE APERTURA CUENTA CONJUNTA TITULAR DE LA CUENTA

FECHA CHEQUE No BENEFICIARIO CONCEPTO DEL GASTO VALOR SALDO

FIRMAS

CONTRATISTA INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR

ELABORO: APROBO:

º 84

FORMATO No. 33 MODELO VALORIZACIÓN DE LAS OBRAS.


UNIDAD Acta


No.________


VALORIZACIÓN DE LAS OBRAS

FECHA:

LUGAR:

CONTRATISTA: CONTRATO No: OBJETO:

ITEMS CAPITULOS UNIDAD CANTIDAD REALIZADA VALOR UNITARIO SUBTOTAL VALOR TOTAL

A I U

IVA (U)

TOTAL FIRMAS INTERVINIENTES

CONTRATISTA


ELABORO:

º 85

FORMATO No. 34 MODELO ESTADO FINACIERO DE LA OBRA.

ESTADO FINANCIERO DE LA OBRA

FECHA :

HORA:

CONTRATO No.


OBJETO CONTRATO

CONTRATISTA

CONTRATANTE

INTERVENTOR

SUPERVISOR

SISTEMA DE REMUNERACIÓN AL CONTRATISTA (Ejemplo: precios unitarios)


VALOR DEL ANTICIPO

VALOR INICIAL DEL CONTRATO

VALOR ACTUAL DEL CONTRATO

CUENTA DE COBRO ANTICIPO

No

FECHA

VALOR OBRA REALIZADA

AMORTIZADO SALDO POR AMORTIZAR

RETENCION

SALDO A FAVOR

DEL CONTRATISTA

VALOR OBRA POR

REALIZAR

CUENTA DE COBRO

RETENCIÓN

SALDO A FAVOR

DEL CONTRATISTA

VALOR OBRA POR

REALIZAR No. FECHA

VALOR OBRA REALIZADA

PAGO ANTICIPADO

FIRMAS

CONTRATISTA


ELABORO

86

FORMATO No. 35 MODELO CUADRO DE AVANCE MENSUAL DE OBRA.

CUADRO DE AVANCE

MENSUAL DE OBRA No

FECHA:

LUGAR:

No. CONTRATO

VALOR CONTRATO

FECHA DE SUSCRIPCION

CONTRATANTE CONTRATISTA INTERVENTOR SUPERVISOR OBJETO LUGAR DE EJECUCIÓN

CANTIDAD ACUMULADA

ESTADO DE LA OBRA ITEMS CAPITULOS UNIDAD CANTIDAD CONTRATADA

MES ANTERIOR

MES ACTUAL

CANTIDAD A PAGAR

% PROGRAM

% EJECUTADO

FIRMAS INTERVINEINTES

CONTRATISTA


ELABORO: APROBÓ.

87

FORMATO No. 36 MODELO PROGRAMA CUANTIFICADO MENSUAL DE OBRA.

Elaboró:

PROGRAMA CUANTIFICADO MENSUAL

DE OBRA

FECHA:

LUGAR:

CONTRATO No. FECHA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. OBJETO CONTRATO. CONTRATISTA. INTERVENTOR. SUPERVISOR. LOCALIZACIÓN DE LA OBRA.

CANTIDAD ACUMULADA ESTADO DE LA OBRA

ÍTEMS

CAPÍTULOS

UNIDAD UNIDAD

CONTRATADA MES ANTERIOR MES ACTUAL CANTIDAD A

PAGAR % PROGRAM.

%EJECUTADO

CONSTANCIAS

FIRMAN QUIENES INTERVINIERON

CONTRATISTA INTERVENTOR O SUPERVISOR

ORDENADOR DEL GASTO

88

FORMATO No. 37 MODELO FORMATOS DE COMPROMISO DE ETICA,

TRANSPARENCIA Y DECLARACION DE BIENES.

FORMULARIO ÚNICO ENTIDAD RECEPTORA

DECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES Y

RENTAS Y ACTIVIDAD ECONÓMICA PRIVADA EJERCITO NACIONAL

PERSONA NATURAL

(LEY 190 DE 1995)

I. D E C L A R A C I Ó N J U R A M E N T A D A1.1 D E B I E N E S Y R E N T A S

YO,

IDENTIFICADO CON : C.C. C.E. OTRO No. CON DOMICILIO PRINCIPAL EN :

DIRECCIÓN TELÉFONOS

MUNICIPIO DEPARTAMENTO PAÍS

Y TENIENDO COMO PARIENTES EN PRIMER GRADO DE CONSANGUINIDAD (PADRES E HIJOS) A :

NOMBRES Y APELLIDOS DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN PARENTESCO

PARA TOMAR POSESIÓN , PARA RETIRARME , PARA ACTUALIZACIÓN ,

LOS DATOS CONSIGNADOS PREVIAMENTE , POSEO A LA FECHA, EN FORMA PERSONAL O POR

a) Los ingresos y rentas que obtuve en el "último" año gravable fueron :

CONCEPTO VALOR

SALARIOS Y DEMÁS INGRESOS LABORALES

CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS

GASTOS DE REPRESENTACIÓN

ARRIENDOS

HONORARIOS

OTROS INGRESOS Y RENTAS

TOTAL

b) Las cuentas corrientes y de ahorro que poseo en Colombia y en el exterior son:

ENTIDAD FINANCIERA TIPO DE CUENTA NÚMERO DE LA CUENTA SEDE DE LA CUENTA SALDO DE LA CUENTA

c) Mis bienes patrimoniales son los siguientes :

TIPO DE BIEN IDENTIFICACIÓN DEL BIEN VALOR

DECLARO, EN CUMPLIMIENTO DE LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 122, INCISO 3o., DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Y EN LOS ARTÍCULOS 13

INTERPUESTA PERSONA, SON LOS QUE RELACIONO A CONTINUACIÓN :

3 Y 14 DE LA LEY 190 DE 1995, PARA MODIFICAR

89

1.1 D E B I E N E S Y R E N T A S (CONTINUACIÓN)

d) Las acreencias y obligaciones vigentes a la fecha son :

ENTIDAD O PERSONA CONCEPTO VALOR

1.2 DE PARTICIPACIÓN EN JUNTAS, CONSEJOS, CORPORACIONES, SOCIEDADES Y ASOCIACIONES

a) En la actualidad participo como miembro de las siguientes juntas y consejos directivos :

ENTIDAD O INSTITUCIÓN CALIDAD DE MIEMBRO

b) A la fecha soy socio de las siguientes corporaciones, sociedades y/o asociaciones :

CORPORACIÓN, SOCIEDAD O ASOCIACIÓN CALIDAD DE SOCIO

c) En la actualidad : SI NO tengo sociedad conyugal o de hecho vigente, con :

NOMBRES Y APELLIDOS DEL CÒNYUGE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN Nº

C.C. C.E. OTRO

2. A C T I V I D A D E C O N Ó M I C A P R I V A D A

Las actividades económicas de carácter privado, adicionales a las declaradas anteriormente, que he venido desarrollando de forma ocasional o permanente

son las siguientes :

DETALLE DE LAS ACTIVIDADES FORMA DE PARTICIPACIÓN

3. F I R M A

FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO CIUDAD Y FECHA

90

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES Y RENTAS Y ACTIVIDAD ECONÓMICA PRIVADA PERSONA NATURAL (LEYES 190 DE 1995 Y 443 DE 1998) COBERTURA: Este Formulario Único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y Actividad Económica Privada debe ser diligenciado por todo servidor público, antes de tomar posesión de un cargo o empleo público y al momento de su retiro. Además, debe ser diligenciado como actualización, por todo servidor público, que al último día del mes de marzo de cada año, se encuentre vinculado con el Estado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1º del Decreto 736 de 1996. INSTRUCCIONES GENERALES: Diligencie este formato en letra imprenta y en tinta únicamente de color negro. No omita ningún dato. Si los espacios no permiten la relación completa y adecuada de la información, amplíe los datos en hojas en blanco, haciendo referencia al numeral que requiere complementar.DEFINICIONES: Acreencias y obligaciones vigentes: Hace referencia al conjunto de deudas que posee el servidor público a la fecha de posesión, actualización de datos o retiro de la entidad.Actividades económicas de carácter privado: Son todas aquellas actividades que el servidor público realiza de forma ocasional o permanente, con el propósito de lograr recursos adicionales a los devengados con el Estado.Bienes patrimoniales: Es el conjunto de activos que una persona posee. Estos activos incluyen los bienes muebles e inmuebles. El valor que se debe presentar es el comercial, o el resultante de la utilización de los métodos de depreciación y de ajustes admitidos por las normas contables del país.Calidad de miembro: Hace referencia al tipo de nombramiento o participación que una persona posee dentro de una junta directiva, un consejo o una sociedad legalmente establecida.Carácter de la entidad: Hace referencia a si estas entidades son públicas o privadas. Ciudad y fecha: Corresponde al corte de cuentas establecido en el Decreto 2232 de 1995. Declaración juramentada: Se considera como declaración juramentada la presentación de este formulario, debidamente diligenciado y firmado, ante la entidad empleadora. Con el artículo 10 del Decreto 2150 de 1995 quedó abolida la obligatoriedad de su presentación ante Notario Público.Ingresos y rentas del último año gravable: Son todos los ingresos obtenidos en el año calendario inmediatamente anterior al de la presentación de esta delación.Participación en juntas, consejos y sociedades: Hace referencia a cualquier vínculo como socio, asociado y/o propietario de cualquier tipo de corporación, sociedad o asociación legalmente establecida. Primer grado de consanguinidad: Se refiere estrictamente a padres e hijos del servidor público. INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS: 1. Declaración juramentada 1.1 Bienes y rentas. - Escriba su nombre completo, marque con una X el documento de identificación. Escriba el número respectivo y todos los datos de su domicilio principal. - Relacione todos los parientes de primer grado, escribiendo los apellidos y nombres, el documento de identidad y su parentesco. - Marque con una X la razón por la cual está diligenciando la presente declaración. - Relacione todos los ingresos y rentas obtenidos en el año inmediatamente anterior. - Relacione todas las cuentas corrientes y de ahorro que posea en colombia y en el exterior, de forma directa o por interpuesta persona. - Relacione todos los bienes que posee, según tipo (casa, apartamento, carro, etc.), indicando las características respectivas de cada uno de ellos y el valor comercial.- Relacione todas las obligaciones que posee a la fecha, indicando el acreedor, el concepto y el valor. 1.2 Participación en juntas y sociedades: - Relacione los concejos directivos y las juntas a que pertenece. - Relacione las corporaciones, sociedades o asociaciones en las que tiene participación como socio, propietario o empleado. - Marque con una X la casilla correspondiente a si posee o no sociedad conyugal o de hecho vigente, indicando el nombre y el documento de identidad del cónyuge o compañero permanente.2. Información sobre Actividades Económicas Privadas: Incluya en este cuadro la información de todas las actividades económicas privadas que le generan ingresos adicionales a los obtenidos en el sector público, indicando las características de dichas actividades y la forma en que se beneficia de ellas. 3. Firma del Servidor Público: Con la firma, manifiesta usted bajo la gravedad del juramento que los datos consignados en el presente formulario

son veraces.

91


Bogotá D.C., Yo ____________, IDENTIFICADO CON CÉDULA DE CIUDADANÍA No. _____ DE _____, INTEGRANTE DEL COMITÉ ____ NOMBRADO MEDIANTE LA RESOLUCIÓN No. _________, EMITIDA POR ______ PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL – EJÉRCITO NACIONAL, DE CONFORMIDAD CON LA CITADA RESOLUCIÓN.

DECLARO: QUE NO TENGO VÍNCULOS COMERCIALES CON LOS PROPONENTES PARTICIPANTES EN LOS PROCESOS DE LA LICITACIÓN O CONTRATACIÓN DIRECTA QUE ADELANTE LA FUERZA. QUE EN EL PARENTESCO HASTA EL CUARTO GRADO DE CONSAGUINIDAD Y SEGUNDO DE AFINIDAD, NO HE TENIDO VÍNCULOS COMERCIALES, NI LABORALES, NI DE CONTRATISTA O COMISIONISTA DE CUALQUIER NATURALEZA CON LAS FIRMAS PROPONENTES O CON LOS SOCIOS DE LAS MISMAS. QUE ME COMPROMETO A INFORMAR POR ESCRITO SOBRE EL CONOCIMIENTO QUE POSEO ACERCA DE LOS PRODUCTOS OFRECIDOS Y EN QUE CONDICIONES LO OBTUVE. QUE ME COMPROMETO A INFORMAR POR ESCRITO CUALQUIER HECHO SOBRE CONTACTO CON SOCIOS, REPRESENTANTES O GESTORES A CUALQUIER TÍTULO DE LAS FIRMAS PROPONENTES. QUE TODAS LAS ACTUACIONES Y RECOMENDACIONES DADAS POR MI, ESTÁN ENCAMINADAS A GARANTIZAR QUE EL PROCESO DE CONTRATACIÓN SE REALICE EN UN MARCO IMPERIOSO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE TRANSPARENCIA, ECONOMÍA, RESPONSABILIDAD Y SELECCIÓN OBJETIVA. QUE ME COMPROMETO A INFORMAR POR ESCRITO AL ORDENADOR DEL GASTO RESPECTIVO SOBRE CUALQUIER CONVERSACIÓN O LLAMADA QUE RECIBA DE LOS PROVEEDORES Y EL RESUMEN DEL CONTENIDO DE LA MISMA Y A COMUNICAR CUALQUIER PRESIÓN EJERCIDA POR ALGUN PROPONENTE O SUS REPRESENTANTES, BIEN SEA DIRECTA O INDIRECTAMENTE. QUE ANEXO AL PRESENTE, DILIGENCIARÉ EL FORMULARIO DE DECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES, RENTAS Y DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PRIVADA SEGÚN LO PREVISTO EN EL ARTÍCULO 13 DE LA LEY 190 DE 1995. FIRMA : POST-FIRMA : C,C, No. :

92

FORMATO No. 38 MODELO FORMATO DE COMPROMISO DE RESERVA DE DOCUMENTOS A POSIBLE OFERENTE.



A C T A No. ________

REG. AL FOLIO No. _______ LUGAR Y FECHA : INTERVIENEN : A S U N T O : QUE TRATA DE LA RESERVA DE LOS DOCUMENTOS

RELACIONADOS CON LA LICITACIÓN PÚBLICA (CONTRATACION DIRECTA) No. ____--_____--_____ ADQUISICION DE ……..

En ____________ a los ________ del mes de

_________ de 2.00___ se reunieron en la Oficina de Contratación (o quien haga sus veces) , los Señores(as) nombrados, a efectos de hacer entrega de las copias de los documentos relacionados con la LICITACIÓN PÚBLICA (CONTRATACION DIRECTA) No. ____--_____--_____ Adquisición dé___________. Correspondiente a la fotocopia de la oferta presentada por la firma: ___________. en _________folios.

Se hace presente el señor ________ identificado__________ con cedula de ciudadanía No. _____________de _____________, en su calidad de representante autorizado de la firma: _____________________. En _____________, quien se compromete a guardar reserva de las copias que se le entregan correspondientes a la LICITACIÓN PÚBLICA (CONTRATACION DIRECTA) No. ____--_____--_____ Adquisición dé___________, así mismo se hace responsable del manejo de la información y deberá respetar con arreglo de la ley, los derechos de autor, morales y patrimoniales que tales documentos generan en cabeza de sus titulares o de su empresa. No siendo otro el objeto de la presente, se da por terminada y en constancia firman

por los que en ella intervienen.

Representante autorizado de la firma: Jefe de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces

93

FORMATO No. 39 MODELO FORMATO ÚNICO DE AUTORIZACIÓN DE USUARIOS PARA PUBLICAR EN LA PÁGINA WEB DE PORTAL UNICO DE CONTRATACION DEL ESTADO.

Fecha de elaboración – de----- de 2006 Doctor RODOLFO URIBE DUARTE Director General de Tecnología Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Bogotá

REF: Portal Único de Contratación del Estado Colombiano. Estimado doctor Uribe: En mi calidad de Cargo de quien autoriza de Nombre de la Entidad, del orden Nacional o Territorial del departamento de indique el nombre del departamento, ubicada en la dirección indique la dirección física de la entidad, le informo que la(s) persona(s) autorizada(s) para Insertar y Modificar la información sobre procesos de contratación, en el Portal Único de Contratación a nombre de esta entidad es (son):

Nombre Cargo Correo Electrónico Teléfono Código de Aprobación Nombre de las personas autorizadas

Cargo de la persona autorizada

Indique dos direcciones de correo electrónico

Incluya el indicativo si es fuera de Bogotá D.C.

Código arrojado por el sistema en el momento de aprobar la capacitación. recuerde que cada funcionario debe tener su propio código.

Le solicito, por tanto, autorizar a esta(s) persona el ingreso de su contraseña personal, secreta e intransferible que le permita entrar al portal como responsable por la información de esta entidad. En caso de que la persona autorizada se retire de esta entidad o sea relevada de sus funciones, le informaremos de inmediato para que su contraseña sea cancelada y sea otorgada una nueva contraseña a quien la reemplace. Adicionalmente, Le informo que: La entidad posee página web SI dirección Escriba la URL NO La entidad posee sistema de contratación electrónico SI NO Atentamente, Nombre de quien autoriza (ORDENADOR DEL GASTO) Cédula de ciudadanía

94

LTDA– DISEÑOS LOLI

FORMATO No. 40 MODELO FORMATO DE CERTIFICACION A LOS CONTRATISTAS O PROVEEDORES DE LOS CONTRATOS CELEBRADOS CON LA ENTIDAD.


Expedida en Bogota D.C.,

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO

EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - EJERCITO NACIONAL

CERTIFICA QUE LA FIRMA

SUSCRIBIO CON EL MINISTERIO DE DEFENSA – EJERCITO NACIONAL EL SIGUIENTE

CONTRATO

Calidad del Bien Bueno Aceptable Deficiente De igual forma certificamos que no se presentaron observaciones en la entrega del material. FIRMA DEL JEFE DE PRESUPUESTO (INTENDENTE LOCAL) O JEFE DE LA OFICINA DE CONTRATACION O QUIEN HAGA SUS VECES

Dirección Teléfono de quien certifica.

CONTRATO No. MATERIAL CANTIDAD VALOR $ FECHA

INICIO FECHA

TERMINO

95

FORMATO No. 41 MODELO DE RESOLUCION NOMBRAMIENTO DE LOS GERENTES DE PROYECTO.


EJERCITO NACIONAL

RESOLUCION No. DE

( )

Por la cual se designan unos servidores públicos para que actúen como Gerentes de Proyecto en los procesos de contratación del MDN – EJC – (SIGLA

UNIDAD) en la vigencia ______y se asignan sus funciones.

EL (COMPETENTE CONTRACTUAL DELEGADO)

En ejercicio de las facultades legales conferidas por la Resolución 591 de 2005 y 168 de 2006 del Ministerio de Defensa Nacional, y el

artìculo No. de la Resolución No.____de 2006 que expide el Manual de Contratación del MDN aplicado al Ejército, y

C O N S I D E R A N D O:

Que mediante la Resolución No 0591 del 17 de mayo de 2005, el Ministerio de Defensa Nacional expidió el Manual de Contratación de la Entidad y de sus Unidades Ejecutoras y fijó las políticas en materia de Contratación Estatal y asigna las funciones de los Gerentes de proyectos Que en cumplimiento a los principios de economía, transparencia, responsabilidad y deber de selección objetiva dispuestos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, es preciso designar Gerentes de Proyectos para los procesos contractuales y asignar sus funciones. Que el Comandante del Ejército con el manual de Contratación del MDN aplicado al Ejército mediante resolución No. 1311 de 2006 en su Artículo décimo numeral 1 faculta al Competente contractual para nombrar los funcionarios y comités que participan en la Preparación del Proceso de contratación.

R E S U E L V E: ARTÍCULO 1º. NOMBRA PARA QUE ACTUEN COMO GERENTES DE PROYECTO al siguiente personal de funcionarios, así: (Se nombran los funcionarios con grado nombre completo para cada una de las áreas que componen el presupuesto o cuando se requiera de manera individual) ARTICULO 2ª . PERFIL Y FUNCIONES DE LOS GERENTES DE PROYECTO (VER MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJERCITO ARTICULO DECIMO PRIMERO Y DECIMO SEXTO)

96

ARTICULO 3ª. Diligenciar antes de iniciar sus funciones el formato respectivo de Declaración de Bienes y rentas y compromiso anticorrupción o pacto de ética, en cumplimiento del artículo 13 de la ley 190 de 1995 y el artículo No. 25 de la Resolución 168 de 2006. (Formato No.37 Manual de Contratacion del MDN aplicado al Ejército) ARTICULO 4ª. La presente resolución rige a partir de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE, Dada en/( Lugar y fecha) FIRMADO COMPETENTE CONTRACTUAL DELEGADO Elaboró: ASESOR JURIDICO

97

FORMATO No. 42 MODELO DE RESOLUCION NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DE 0 -100 SMLMV.


EJÉRCITO NACIONAL

RESOLUCIÓN NÚMERO

( )

“Por la cual se designa un Comité de Adquisiciones para el MDN – EJC – (SIGLA UNIDAD), de los procesos de contratación en las cuantías comprendidas entre los

0 y hasta 100 S.M.L.M.V” y se asignan sus funciones.

EL ,(COMPETENTE CONTRACTUAL) En uso de las facultades legales conferidas mediante el artículo 21 de la Resolución No. 0168 del 24 de febrero de 2006.(O LA QUE APLIQUE EN LA VIGENCIA) Que en atención a lo establecido en la Resolución MDN No. 168 del 24 de febrero de 2006, y en especial en el artículo decimotercero de la resolucion del Ejército No.1311 de 2006 consideraciones especiales 1. es POTESTATIVO DEL COMPETENTE CONTRACTUAL, conformar el Comité de Adquisiciones para las cuantías comprendidas entre los cero (0) y los cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes (inclusive), con el fin de adelantar, las diferentes etapas de los procesos de contratación, conforme a las funciones indicadas en este acto administrativo. Que corresponde al Señor (COMPETENTE CONTRACTUAL) DECIDIR Y NOMBRAR el presente comité. En mérito de lo expuesto

RESUELVE ARTICULO PRIMERO: NÓMBRASE como miembros del Comité de Adquisiciones para la celebración de todos los contratos con destino al MDN – EJC – (SIGLA UNIDAD), en cuantías comprendidas entre los cero (0) y cien (100) salarios mínimos mensuales vigentes, a los siguientes funcionarios: (Ver MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJÈRCITO) ARTÍCULO SEGUNDO.- El Comité de Adquisiciones deberá cumplir las siguientes funciones: LAS DESCRITAS EN EL MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJÉRCITO.

98

PARAGRAFO: Para los efectos de los mecanismos de convocatoria y sesiones se dará aplicación a los artículos 20 y 21 de la Resolución No. 168 del 24 de febrero de 2006. Y LAS DESCRITAS EN EL ARTICULO DECIMOTERCERO DE LA RESOLUCION 1311 DE 2006 “MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJÉRCITO.” ARTÍCULO TERCERO.- NOTIFÍQUESE de manera personal a los funcionarios nombrados mediante este acto administrativo. ARTÍCULO CUARTO.- VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en _____________, el

FIRMA COMPETENTE CONTRACTUAL DELEGADO (ORDENADOR DEL GASTO)

ELABORÒ: Asesor Jurídico

99

FORMATO No. 43 MODELO DE RESOLUCION NOMBRANDO COMITÉ DE ADQUISICIONES DE CUANTIA ENTRE 100 – 1.000 o 3.000 SMLMV.


EJÉRCITO NACIONAL

RESOLUCIÓN NÚMERO

( )

“Por la cual se designa un Comité de Adquisiciones para el MDN – EJC – (SIGLA UNIDAD), de los procesos de contratación en las cuantías comprendidas entre los

100 y hasta (según la cuantía delegada)S.M.L.M.V” y se asignan sus funciones.

EL,(COMPETENTE CONTRACTUAL) En uso de las facultades legales conferidas mediante el artículo 21 de la Resolución No. 0168 del 24 de febrero de 2006.(O LA QUE APLIQUE EN LA VIGENCIA) Que en atención a lo establecido en la Resolución MDN No. 168 del 24 de febrero de 2006, y lo preceptuado en la resolucion de Ejército No. 1311 de 2006 en su artículo decimotercero, numeral 10.3, se debe conformar el Comité de Adquisiciones para las cuantías comprendidas entre los cien (100) y (cuantía delegada) salarios mínimos mensuales legales vigentes (inclusive), con el fin de adelantar, las diferentes etapas de los procesos de contratación, conforme a las funciones indicadas en este acto administrativo. Que corresponde al Señor ,(COMPETENTE CONTRACTUAL) NOMBRAR el presente comité. En mérito de lo expuesto

RESUELVE ARTICULO PRIMERO: NÓMBRASE como miembros del Comité de Adquisiciones para la celebración de todos los contratos con destino al MDN – EJC – (SIGLA UNIDAD), en cuantías comprendidas entre los cien (100) y los ________salarios mínimos mensuales vigentes, a los siguientes funcionarios: (ver MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJÈRCITO) ARTÍCULO SEGUNDO.- El Comité de Adquisiciones deberá cumplir las siguientes funciones: (Ver MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJÈRCITO)

100

PARAGRAFO: Para los efectos de los mecanismos de convocatoria y sesiones se dará aplicación a los artículos 20 y 21 de la Resolución No. 168 del 24 de febrero de 2006, y las descritas en la Resolución del Ejército No. 1311 de 2006 en su artículo decimotercero del Manual de contratacion del MDN aplicado al Ejército Nacional. ARTÍCULO TERCERO.- NOTIFÍQUESE de manera personal a los funcionarios nombrados mediante este acto administrativo. ARTÍCULO CUARTO.- VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en _____________, el


ELABORÒ: Asesor Jurídico

101

FORMATO No. 44 MODELO DE RESOLUCION NOMBRANDO COMITÉS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES.


RESOLUCIÓN NÚMERO DE

( )

“Por la cual se nombran unos servidores públicos para que actúen como Comités Estructuradores y evaluadores para los procesos contractuales de

competencia de (competente contractual delegado).


En uso de las facultades legales conferidas en el numeral 2º del artículo 11º de la Resolución N° 0591 del 17 de Mayo de 2005, y la 168 de 2006 con sus

modificatorias y la Resolución Ejercito No.1311 de 2006 Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército, en su artículo décimo,


Que mediante la Resolución No 0591 del 17 de mayo de 2005, el Ministerio de Defensa Nacional expidió el Manual de Contratación de la Entidad y de sus Unidades Ejecutoras y la Resolución Ejercito No.1311 de 2006 expidió el Manual de contratación del MDN aplicado al Ejército Que el artículo décimo de la Resolución Ejército No.1311 de 2006 Manual de contratacion del MDN aplicado al Ejército establece que el competente contractual designará los funcionarios que integrarán los comités y que el artículo décimo segundo establece las consideraciones generales de nombramiento y perfil, como también las funciones de los comités estructuradores y evaluadores en general. Que en mérito de lo expuesto, EL (COMPETENTE CONTRACTUAL)

R E S U E L V E:

ARTÍCULO PRIMERO: NÓMBRESE al siguiente personal como integrantes de los comités económicos, para los procesos contractuales cuya competencia pertenezcan al Intendente General del Ejército:

102

ESTRUCTURADORES

COMITÉ ECONÓMICO

COMITE JURIDICO

COMITE TECNICO

EVALUADORES

COMITÉ ECONÓMICO

COMITE JURIDICO

COMITE TECNICO

ARTÍCULO SEGUNDO. Los comités tendrán las siguientes funciones:

(VER MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJERCITO EN SU ARTICULO DECIMO SEGUNDO) ARTÍCULO TERCERO: Diligenciar antes de iniciar sus funciones el formato respectivo de Declaración de Bienes y rentas y compromiso anticorrupción o pacto de ética, en cumplimiento del artículo 13 de la ley 190 de 1995 y el artículo No. 25 de la Resolución 168 de 2006. (formato No.37 Manual de Contratacion del MDMN aplicado al Ejército) ARTICULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE, Dada en Lugar y fecha:

FIRMA COMPETENTE CONTRACTUAL DELEGADO

Elaboró: ASESOR JURIDICO

103

FORMATO No. 45 MODELOS DE EVALUACION ECONOMICA PARA

UN PROCESO DE CONTRATACION.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL EJECITO NACIONAL

Lugar y Fecha

Concepto Económico – PROCESO DE ________ No. ____--_____--____ OBJETO_____________________________________.

De conformidad con lo establecido en el numeral 2.2 de los

pliegos de condiciones y/o términos de Referencia, se efectuó en primera instancia la verificación de documentos de contenido financiero e indicadores financieros de las ofertas presentadas con los siguientes resultados: • DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO OBJETO DE VERIFICACIÓN

DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN EMPRESA

CERTIFICADO INSCRIPCIÓN RUP (2 MESES ANTES DEL CIERE):

cumple

Dias expedición del RUP antes de la fecha de presentación de las propuestas

10

INSCRIPCIÓN REGISTRO UNICO DE PROPONENTES: X Actividad: Proveedor X Especialidad: 18-19 X Grupo: 1 X BALANCE GENERAL: X Certificado X Dictaminado: X NOTAS ESTADOS FINANCIEROS X FOTOCOPIA TARJETA PROFECIONAL CONTADOR X CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS CONTADOR

X

FOTOCOPIA TARJETA PROFECIONAL REVISOR FISCAL X CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS REVISOR FISCAL

X

Conclusión: La firma cumple con los requisitos exigidos en los numerales 2.2.1 DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO OBJETO DE VERIFICACIÓN.

• VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO INDICADORES FINANCIEROS

VERIFICACIÓN FINANCIERA EMPRESA

Activo corriente 2.132.000.092,34 Activo no corriente 2.181.153.583,98 Total activo 4.313.153.676,32

104

Pasivo corriente 1.031.474.819,75 Pasivo no corriente 1.455.899.686,55 Total pasivo 2.487.374.506,30 Patrimonio 1.825.779.170,02 Valor oferta 1.294.356.945,83 Capacidad patrimonial requerida 50%VTP 647.178.472,92 Capacidad patrimonial acreditada 1.825.779.170,02 Cumple capacidad Patrimonial requerida cumple INDICADORES FINANCIEROS Capital de trabajo exigido: debe ser > o igual al 20% 258.871.389,17 Capital de trabajo acreditado 1.100.525.272,59 Cumple con el capital de trabajo exigido cumple Indice de endeudamiento <= 75% 57,67%

75% Cumple con el nivel de endeudamiento exigido cumple CAPACIDAD DE CONTRATACIÓN

Capacidad residual de contratación REQUERIDA SMMLV 100%VTP

3.172,44

Capacidad residual de contratación acreditada SMMLV 5.394,71

Capacidad de contratación en SMMLV 6.117,15 Contratos en Ejecución en SMMLV 722,44

cumple con la capacidad de contratación residual exigida

cumple

Registra multas o sanciones reporta una multa por valor de 11,54 SMMLV

Conclusión: La firma participante cumple con lo exigido en los términos de referencia numeral 2.2.2 (ASPECTOS DE VERIFICACIÓN FINANCIERA)

Una vez revisada la oferta económica se estableció, que la Empresa oferente se presentó para el ítem 1 (Repuestos de origen importado o nacional) por un valor total de $ 1.294.356.946,00, el presupuesto asignado para este ítem es de $1.066.171.067,00. Nótese que la oferta supera el presupuesto en $228.185.879,00. Este hecho hace que la oferta sea rechazada ya que en los Términos de Referencia se establece como causal de rechazo en el numeral 1.23 ADMISIBILIDAD Y CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS literal b lo siguiente: “Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial asignado para el proceso. En caso de aceptarse propuestas por ítems completos se rechazará el ítem que supere el presupuesto asignado para el mismo, salvo la excepción consagrada en el numeral 1.19 “PRESUPUESTO Y CANTIDADES MÍNIMAS” del presente pliego de condiciones o Términos de Referencia”. En el numeral 1.19 se establece: “PRESUPUESTO Y CANTIDADES MINIMAS: En el evento que la oferta presentada contemple mayores cantidades a las mínimas exigidas y conjuntamente supere el presupuesto, el M.D.N-Ejército Nacional ajustará dichas cantidades ofrecidas hasta el tope del presupuesto oficial

105

asignado por ítem y será habilitada siempre y cuando se cumpla con las cantidades mínimas requeridas.”

Así las cosas, se revisaron las cantidades ofrecidas con el fin de establecer si es posible hacer ajustes de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.19 PRESUPUESTO Y CANTIDADES MINIMAS, y no es posible, ya que las unidades ofrecidas son iguales a las mínimas exigidas.

En conclusión se rechaza la oferta de acuerdo a las consideraciones precedentes, es decir supera el presupuesto asignado para el ítem al cual se presentó.

FIRMAS

COMITÉ ECONOMICO EVALUADOR


Bogotá, DC., ASUNTO : Evaluación económica contratación directa No. ___-___-__ AL: Señor GERENTE DEL PROYECTO Gn.

Muy respetuosamente me permito informar al Señor GERENTE DEL PROYECTO , de acuerdo a lo solicitado en el oficio No.______________, con ocasión al proceso referenciado para la adquisición de __________________________, que las ofertas presentadas por las firmas: DE MODA y CONDECORACIONES LTDA., su evaluación económica es como se detalla: Se procedió a la verificación de los documentos de contenido financiero, cuya información se refleja en el cuadro No. 2, sin observaciones en este sentido. Se realizó la verificación de los documentos de orden económico y se hizo la evaluación de los indicadores financieros de cada una de las ofertas presentadas, según cuadro adjunto No. 3 Indicadores financieros, observándose que cada una de las firmas cumplen en este aspecto. Igualmente, Las firmas en cuestión no reportan multas ni sanciones. De otra parte, se procedió a efectuar la revisión y corrección aritmética de cada una de los propuestas, ver cuados Nos 1 y 2., observándose lo siguiente: • La firma Condecoraciones Ltda., su ofrecimiento final con la corrección es por $139.386.739.12(cotiza los ítems 1,3 y 4) y no de $128.317.667.00(a folio 30), resaltando adicionalmente, que para el ítem 1 , cuyo precio total corregido es de $77.556.206.84, y que de acuerdo al Numeral 1.18

106

EVALUACION ECONOMICA. Literal 5, se tomará como valores inmodificables el valor unitario base del bien o servicio incluido en el formulario No. 5 de la propuesta, el cual supera el monto del presupuesto asignado para el mismo, que es de $66.476.754.00. Situación que se enmarca dentro de una de las causales de rechazo contenidas en el numeral 1.22 ADMISIBILIDAD Y CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS, literal b. “ Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial asignado para el proceso. En caso de aceptarse propuesta por ítems completos se rechazará el ítem que supere el presupuesto asignado para el mismo, ...” En ese orden de ideas, el ítem no se evalúa económicamente.

• de Moda, según el ANEXO No. 1 DATOS DEL PROCESO, las cantidades

mínimas requeridas son nueve(09) y no seis (06) según el ofrecimiento en el FORMULARIO No. 5 VALORACION DE LA PROPUESTA ECONOMICA, a folio 51. Así las cosas, el ítem en comento , se encuadra en las causales de rechazo del numeral 1.22 ADMISIBILIDAD Y CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS, literal p. “Cuando se ofrezcan menores cantidades a las mínimas exigidas” motivación que da a lugar para su no valoración en el aspecto precio del ítem.

De otra parte, mediante concepto jurídico No. ______________del 06 de los corrientes, las firmas están habilitadas jurídicamente. Con oficio No. 006 CE-JELOG-CTECEV/06 , recibido el 12 del presente mes, el comité técnico evaluador emite su concepto manifestando que las firmas DE MODA y CONDECORACIONES LTDA., NO CUMPLEN CON LAS EXIGENCIAS TÉCNICAS REQUERIDAS, no obstante, “las muestras para los ítems 2,3 y 5 de la firma DE MODA cumplen visualmente”. “ Para la firma CONDECORACIONES los ítems 1,3 y 4 cumplen visualmente...” Por consiguiente, el comité económico evaluador, en aplicación a lo enunciado en el numeral 2.2.3.1 ASPECTOS DE CALIFICACION ECONOMICA de los términos de referencia, procede a emitir su evaluación al tenor del contenido del citado numeral “Únicamente se calificaran las propuestas hábiles es decir aquellas que cumplan la totalidad de los requisitos de orden jurídico, técnico y financiero” (ver cuadro No. 5 calificación precio) . De los análisis de precios, se observa que la firma de Moda, ítem 2, ítem 3, obtiene 400 puntos y la firma Condecoraciones Ltda., ítem 4, saca los 400 puntos del puntaje precio.

CUADRO No. 5 CONTRATACION DIRECTA No. ____-____-_____

ADQUISICION DE ______________________________________

EVALUACION PRECIO

ITEM REFERENCIA IDE MODA CONCECORACIONES LTDA

PRECIO HISTORICO y/o DE

MERCADO (Estudio

conveniencia y Oportunidad)

DIFERENCIA PRECIO

HISTORICO y/o ERCADO OFERTA MENOR PRECIO

(%)

107

1 NO COTIZO NO SE EVALUA

ECONOMICAMENTE

puntaje 2 1.149.100,00 NO COTIZO 1.149.500,00 -0,03

puntaje 400

3

880.000,00 887.397,68888.557,35 -0,96

puntaje 400 397

4 51.328,84 51.333,33 -0,01

puntaje NO SE EVALUA

TECNICAMENTE 400

5 NO SE EVALUA

ECONOMICAMENTE NO COTIZO

puntaje

CUADRO No. 1 CONTRATACION DIRECTA No.____-_____-_______

ADQUISICION DE _______________________________

REVISION Y CORRECCION ARITMÉTICA PROPUESTA ECONOMICA CONDECORACIONES LTDA.

ITEM REFERENCIA CANTIDAD VALOR UNITARIO IVA (16%) VR. TOTAL

UNITARIO VR. TOTAL

1 7 9.551.257,00 1.528.201,12 11.079.458,12 77.556.206,843 9 764.998,00 122.399,68 887.397,68 7.986.579,124 1.049 44.249,00 7.079,84 51.328,84 53.843.953,16

TOTAL 139.386.739,12

CUADRO No. 2 CONTRATACION DIRECTA No________--__________--____________

ADQUISICION DE_____________________________________

REVISION Y CORRECCION ARITMÉTICA PROPUESTA ECONOMICA DE MODA

ITEM REFERENCIA CANTIDAD VALOR UNITARIO IVA (16%) VR. TOTAL

UNITARIO VR. TOTAL

2 9 990.603,45 158.496,55 1.149.100,00 10.341.900,003 L 9 758.620,69 121.379,31 880.000,00 7.920.000,00

4 1.049 44.245,69 7.079,31 51.325,00 53.839.925,00

108

5 6 141.476,72 22.636,28 164.113,00 984.678,00

TOTAL PROPUESTA 73.086.503,00

CUADRO No. 3 CONTRATACION DIRECTA No. ______--_______--______

ADQUISICION DE __________________________

INDICADORES FINANCIEROS

Firma DE MODA CONDECORACIONES LTDA

Activo corriente 1.469.319.247,00 555.056.889,43 Activo no corriente 468.013.926,00 109.071.918,78 Total activo 1.937.333.173,00 664.128.808,21

Pasivo corriente 405.376.602,00 303.229.965,50 Pasivo no corriente 720.679.833,00 76.389.591,00 Total pasivo 1.126.056.435,00 379.619.556,50 Patrimonio 811.276.738,00 284.509.251,71 TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 1.937.333.173,00 664.128.808,21

OBSERVACIONES

2. CAPACIDAD PATRIMONIAL Valor de la propuesta 73.086.503,00 139.386.739,12 Capacidad patrimonial requerida 50% del Vr. Total de la propuesta 36.543.251,50 69.693.369,56

OBSERVACIONES CUMPLE CUMPLE

3. CAPITAL DE TRABAJO 73.086.503,00 139.386.739,12 Capital de trabajo >o = 20%

Vr.ppta 14.617.300,60 27.877.347,82 Capital de trabajo acreditado 1.063.942.645,00 251.826.923,93

OBSERVACIONES CUMPLE CUMPLE Indice de endeudamiento < o = 75% 58,12% 57,16%

OBSERVACIONES CUMPLE CUMPLE Capacidad patrimonial neta 811.276.738,00 284.509.251,71 Capacidad patrimonial acreditada 811.276.738,00 284.509.251,71

109

CUADRO No. 4 CONTRATACION DIRECTA No. ___-____-_____

ADQUISICION DE ___________________

DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO OBJETO DE VERIFICACIÓN DOCUMENTOS DE

VERIFICACIÓN DE MODA MECONIA LTDA

ESTADOS FINANCIEROS: CERTIFICADOS CUMPLE CUMPLE DICTAMINADOS CUMPLE CUMPLE ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUMPLE CUMPLE

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2005

CUMPLE CUMPLE

FOTOCOPIA TARJETA PROFESIONAL CONTADOR CUMPLE CUMPLE

CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS CONTADOR

CUMPLE CUMPLE

FOTOCOPIA TARJETA PROFESIONAL REVISOR FISCAL

CUMPLE CUMPLE

CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS REVISOR FISCAL

CUMPLE CUMPLE

MULTAS Y SANCIONES NO REPORTA NO REPORTA Pero, respecto de los ítems 4 y 5 deberán ser rechazados por incurrir en las causales de rechazo del literal “h. Cuando se presente la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad.”, al condicionar el plazo de entrega a 120 días contados a partir de la aprobación de la póliza (página 9) y literal “p. Cuando se ofrezcan menores cantidades a las mínimas exigidas”, al suministrar tan sólo 6 unidades, cuando las exigidas son 9 unidades. FIRMA COMITÉ ECONOMICO EVALUADOR

110


LUGAR Y FECHA__________

ASUNTO Evaluación Económica

Contratación Directa No. _______--______--_______

AL Señor

GERENTE DEL PROYECTO Gn.-

Respetuosamente, me permito remitir la evaluación económica a la oferta presentada por DICOL S A única firma participante dentro de la Contratación Directa No. _______--______--_______, así:

I. DOCUMENTOS Y CRITERIOS DE VERIFICACION

DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO

DOCUMENTOS DICOL S A

Balance General a 31 de diciembre de 2005 CUMPLE

Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2005 CUMPLE

Notas a los Estados Financieros CUMPLE

Certificación de los Estados Financieros CUMPLE

Dictamen a los Estados Financieros CUMPLE Fotocopia tarjeta profesional del Contador que preparó y elaboró los Estados Financieros CUMPLE

Fotocopia Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Contador que preparó y elaboró los Estados Financieros CUMPLE

Fotocopia tarjeta profesional del Revisor Fiscal ó Contador Público Independiente que dictaminó los Estados Financieros CUMPLE

Fotocopia Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Revisor Fiscal ó Contador Público Independiente que dictaminó los Estados Financieros

CUMPLE

Formulario No. 3 suscrito por el Representante Legal ó Apoderado, el Contador y el Revisor Fiscal ó Contador Público Independiente

CUMPLE

Formulario No. 4 suscrito por el Representante Legal ó Apoderado, el Contador y el Revisor Fiscal ó Contador Público Independiente

CUMPLE

Formulario No. 5 suscrito por el Representante Legal ó Apoderado CUMPLE

ASPECTOS DE VERIFICACION FINANCIERA

111

DESCRIPCION DICOL S A Activo corriente 3.096.166.518,12

Activo no corriente 808.312.461,11

Total activo 3.904.478.979,23Pasivo corriente 1.120.505.810,70

Pasivo no corriente 0,00

Total pasivo 1.120.505.810,70Total Patrimonio 2.783.973.168,53

Total Pasivo mas Patrimonio 3.904.478.979,23

Observaciones Ninguna

Presupuesto Asignado 64.000.000,00

Valor Total de la propuesta con corrección aritmética 63.472.880,00

Cumplimiento de Presupuesto Cumple

Valor Total de la Propuesta indicado en el formulario No. 5 63.472.880,00

Diferencia vr total de la propuesta formulario 5 frente corrección aritmética 0,00

Cantidades Mínimas Requeridas 2.510Cantidades Ofertadas 2.510

Cumplimiento de Cantidades Cumple INDICADORES FINANCIEROS Capital de Trabajo Requerido > 20% del valor de la propuesta 12.694.576,00

Capital de trabajo acreditado 1.975.660.707,42

Observaciones Cumple

Índice de endeudamiento Máximo Aceptado < 75%

Índice de endeudamiento acreditado 28,70%


Capacidad patrimonial requerida 50% del valor total de la propuesta 31.736.440,00

Capacidad Patrimonial acreditada 2.783.973.168,53


CONCLUSION VERIFICACION FINANCIERA

112

Este comité habilita financieramente a la firma DICOL S A; por cumplir con la totalidad de documentos e indicadores financieros solicitados en los términos de referencia de la contratación en mención.

II. CALIFICACION ECONOMICA

CALIFICACION DE PRECIOS

En concordancia con los conceptos jurídico, técnico y financiero así como el numeral 2.2.3.1.2 “PRECIOS”, se procedió a calificar la oferta presentada por DICOL S A así:

PROPUESTA ECONOMICA DE DICOL S A

IVA

ITEM DESCRIPCION CANTVALOR

UNITARIO BASE EN PESOS

% VALOR

VALOR UNITARIO

TOTAL EN

PESOS

VALOR TOTAL EN

PESOS

1 Orientador Individual (Destellador de Luz Infrarroja)

2.510 21.800 16% 3.488 25.288 63.472.880

VALOR TOTAL DEL MATERIAL OFERTADO 63.472.880

DESCRIPCION VALOR

UNITARIO TOTAL EN

PESOS

CALIFICACION DE PRECIOS

Orientador Individual (Destellador de Luz Infrarroja) 25.288 300

CALIFICACION ECONOMICA TOTAL

DESCRIPCION CALIFICACION DE PRECIOS

DESCUENTO POR INCUMP/TO DE CONTRATOS ANTERIORES

CALIFICACION ECONOMICA

Orientador Individual (Destellador de Luz Infrarroja) 300 0 300

III. ANALISIS DEL PRECIO OFERTADO

CONSOLIDACION OFERTA DICOL S A, PRECIOS HISTORICOS Y DE MERCADO

113

CONTRATACION DIRECTA No. ___-___-___

PRECIO HISTORICO SIN ACTUALIZAR

PRECIOS DE MERCADO

OFERTA DICOL S A

CONTRATO 005 MDN-2004

INDUMIL Cotización

No. 00.171.362

del 03/Marzo/06

UILLEN Cotización No.

29/06 del 21/Marzo/06

DESCRIPCION

VALOR UNITARIO TOTAL EN PESOS Orientador Individual (Destellador de Luz Infrarroja)

25.288 59.274,04 59.160 25.868

OFERTA DICOL S A vs. PRECIOS HISTORICOS

CONTRATACION DIRECTA No. ___-___-____

PRECIO HISTORICO

SIN ACTUALIZAR

OFERTA DICOL S A

CONTRATO 005 MDN-

2004

DESCRIPCION

VALOR UNITARIO TOTAL EN PESOS

DIFERENCIA $

VARIACION % ENTRE LA

OFERTA DE DICOL S A Y EL

PRECIO HISTORICO

Orientador Individual (Destellador de Luz Infrarroja)

25.288 59.274,04 33.986 134,40%

OFERTA DICOL S A vs. PRECIOS DE MERCADO

CONTRATACION

DIRECTA No.

195/06

PRECIOS DE MERCADO

OFERTA DICOL S A

INDUMIL Cotización

No. 00.171.362

del 03/Marzo/0

6

HUGO MEDINA GUILLEN

Cotización No. 29/06 del

21/Marzo/06

DESCRIPCION

VALOR UNITARIO TOTAL EN PESOS

DIFERENCIA ($)

ENTRE LA OFERTA

DE DICOL S A

Y EL VR. UNIT

TOTAL COTIZADO MAS BAJO

VARIACION %

ENTRE LA OFERTA

DE DICOL S A Y EL VR UNIT TOTAL

COTIZADO MAS BAJO

Orientador Individual (Destellador de Luz Infrarroja)

25.288 59.160 25.868 580 2,29%

DIFERENCIA ENTRE EL PRESUPUESTO ASIGNADO Y EL OFERTADO

114

PRESUPUESTO ($) CANTIDADES

VALOR UNITARIO TOTAL ($)

SEGÚN TERMINOS DE REFERENCIA 64.000.000 2.510 25.498

SEGÚN OFERTA 63.472.880 2.510 25.288DIFERENCIA (AHORRO) 527.120 0 210

CANTIDADES ADICIONALES QUE SE PUEDEN ADQUIRIR CON EL AHORRO OBTENIDO Y EL VALOR UNITARIO TOTAL OFERTADO

CANTIDADES ADICIONALES

VR UNIT TOTAL ($)

PRESUPUESTO ($)

20 25.288 505.760 1 Ajuste 21.360 21.360

VALOR TOTAL CANTIDADES ADICIONALES

A LAS OFERTADAS

527.120

IV. CONCLUSION FINAL

Por lo anterior y en concordancia con los tres numerales relacionados a continuación este comité considera viable económicamente a la firma en mención dentro de la Contratación Directa No. ______---_____--______

1. El valor unitario total ofertado por DICOL S A se encuentra por debajo de los históricos y del mercado tal y como se puede apreciar en los cuadros anteriormente expuestos.

2. La firma cumple con las cantidades mínimas exigidas en los términos de referencia.

3. El valor total de la oferta se ajusta al presupuesto oficial asignado.

FIRMA COMITÉ ECOCOMICO

115

FORMATO No. 46 MODELOS DE EVALUACION JURIDICA PARA

PROCESOS DE CONTRATACION.


EJERCITO NACIONAL Lugar y fecha Concepto Jurídico – PROCESO DE ________ No. ____--_____--____ OBJETO_____________________________________. Comedidamente se emite la evaluación de las ofertas con el siguiente concepto: PROPONENTES ♦ EMPRESA

DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURIDICO VERIFICACION No. FOLIO

•Carta de Presentación debidamente diligenciada y firmada CUMPLE •Calidad en que actúa el firmante: Gerente- representante Legal

CUMPLE

• Declaración expresa de no estar incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad

CUMPLE

• Certificado de Existencia y Representación Legal o Inscripción de documentos de la Cámara de Comercio.

CUMPLE

• Fecha de expedición igual o inferior a un (1) mes anterior a la fecha de presentación de la propuesta

CUMPLE

• Acreditación término mínimo de duración de la sociedad CUMPLE • Objeto social adecuado CUMPLE

Garantía de seriedad de la oferta CUMPLE Constancia de Cumplimiento de Aportes Parafiscales para

Personas Jurídicas Nacionales CUMPLE

Certificaciones Responsables Fiscales de la Contraloría CUMPLE Inscripción en el sistema de Información para la vigilancia

de la Contratación Estatal- SICE NO REQUIERE

De conformidad con el Art. 18 del Dec. 3512/2003 y numeral 1, literal i Art. 24 de la Ley 80/93.

Compromiso anticorrupción CUMPLE 20 a 22 ♦ EMPRESA

116


•Carta de Presentación debidamente diligenciada y firmada CUMPLE •Calidad en que actúa el firmante: Gerente- representante Legal

CUMPLE


CUMPLE

• Certificado de Existencia y Representación Legal o Inscripción de documentos de la Cámara de Comercio.

CUMPLE

• Fecha de expedición igual o inferior a un (1) mes anterior a la fecha de presentación de la propuesta

CUMPLE

• Acreditación término mínimo de duración de la sociedad CUMPLE • Objeto social adecuado CUMPLE

Garantía de seriedad de la oferta CUMPLE Constancia de Cumplimiento de Aportes Parafiscales para

Personas Jurídicas Nacionales CUMPLE

Certificación Responsable Fiscales de la Contraloría CUMPLE Inscripción en el sistema de Información para la vigilancia

de la Contratación Estatal- SICE NO REQUIERE

De conformidad con el Art. 18 del Dec. 3512/2003 y numeral 1, literal i Art. 24 de la Ley 80/93.

Compromiso anticorrupción CUMPLE 20 a 22 Conclusión: Por lo anterior esta asesoría JURIDICA, habilita jurídicamente a las firmas para contratar con el MDN- Ejército Nacional por cumplir todos los aspectos de verificación jurídica. Respetuosamente,

FIRMAS

COMITÉ JURIDICO EVALUADOR

117


Bogotá, D. C., _________________ ASUNTO Evaluación de la Contratación Directa No.___--___--

______, Adquisición de _

AL Señor Gerente del proyecto En atención a su oficio No._______________, de fecha___________, mediante el cual se envía a esta asesoría, las ofertas presentadas por DE MODA y la firma, CONDECORACIONES LTDA, me permito emitir el concepto sobre la evaluación así:

• CARLOS GÓMEZ, propietario del establecimiento de comercio denominado DE MODA:

DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURIDICO

VERIFICACION No. FOLIO • Carta de Presentación debidamente diligenciada y firmada CUMPLE 5-7

• Calidad en que actúa el firmante: Representante Legal de la Entidad y/o Persona Natural, Comerciante

CUMPLE 7 y 10-13

• Póliza de garantía de seriedad de la oferta CUMPLE 22-28


CUMPLE 5

• Certificado de existencia y Representación Legal: Acta de posesión y Decreto de Nombramiento, Inscripción como Comerciante.

CUMPLE

10-13

• Constancia de Cumplimiento de Aportes Parafiscales para Personas Jurídicas Nacionales y/o Comerciantes

CUMPLE 29

• Certificación Responsables Fiscales de la Contraloría CUMPLE 30

• Inscripción en el SICE CUMPLE 51-55 • Compromiso anticorrupción

CUMPLE 165-166

Conclusión: Analizados los documentos de verificación jurídica, establecidos en el numeral 2.1. “Documentos de Contenido Jurídico Objeto de Verificación” del Capítulo No 2, esta Asesoría HABILITA jurídicamente a la empresa CARLOS GÓMEZ, propietario del establecimiento de comercio denominado DE MODA, para contratar con el MDN- Ejército Nacional, por cumplir todos los aspectos de verificación jurídica.

118

• CONDECORACIONES LTDA:


• Carta de Presentación debidamente diligenciada y firmada

CUMPLE 1- 4

• Calidad en que actúa el firmante: Representante Legal de la Entidad y/o Persona Natural, Comerciante

CUMPLE 4 - 148

• Póliza de garantía de seriedad de la oferta

CUMPLE 81-84


CUMPLE

1- 2 y 80

• Certificado de existencia y Representación Legal: Acta de posesión y Decreto de Nombramiento, Inscripción como Comerciante.

CUMPLE

147-155

• Constancia de Cumplimiento de Aportes Parafiscales para Personas Jurídicas Nacionales y/o Comerciantes

CUMPLE 91

• Certificación Responsables Fiscales de la Contraloría CUMPLE 161

• Inscripción en el SICE CUMPLE

144 -146

• Compromiso anticorrupción

CUMPLE

29 - 30

Conclusión: Analizados los documentos de verificación jurídica, establecidos en el numeral 2.1. “Documentos de Contenido Jurídico Objeto de Verificación” del Capítulo No 2, esta Asesoría HABILITA jurídicamente a la empresa CONDECORACIONES LTDA, para contratar con el MDN- Ejército Nacional- Dirección de Intendencia, por cumplir todos los aspectos de verificación jurídica. Cordialmente, FIRMA COMITÉ JURIDICO

119

FORMATO No. 47 MODELOS DE EVALUACION TECNICA PARA UN PROCESO DE CONTRATACION.


EJERCITO NACIONAL Lugar y fecha EVALUACION TECNICA – PROCESO DE ________ No. ____--_____--____ OBJETO_____________________________________. EMPRESA EMPRESA

N°. DATO TÉCNICO CUMPLE (Cant.)

NO CUMPLE (Cant.)

CUMPLE (cant.)

NO CUMPLE (cant.)

1 X (93) X (125) 2 X (93) X (125) 3 X (93) X (125) 4 X (93) X (125)

GARANTIA EMPRESA EMPRESA

X (4 AÑOS) (80 PUNTOS)

X (5 AÑOS) (100 PUNTOS)

X (0 PUNTOS) X (0 PUNTOS)

TOTALES CONCLUSIONES:

EL COMITÉ TECNICO HABILITA TÉCNICAMENTE AL PROPONENTE EMPRESA LTDA., PARA PARTICIPAR EN ELPRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN.

EL COMITÉ TECNICO HABILITA TÉCNICAMENTE AL PROPONENTE EMPRESA LTDA., PARA PARTICIPAR EN ELPRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN.

FIRMAS COMITÉ TECNICO EVALUADOR

120


COMITÉ TÉCNICO EVALUADOR

Bogotá D.C.,

ASUNTO : Envío Evaluación Técnica PROCESO No.___--___--____ AL : Señor GERENTE DEL PROYECTO Gn.

En referencia a la Contratación Directa No. ___--_____--_____ “ADQUISICIÓN DE ___________________del Ministerio de Defensa Nacional – Ejercito Nacional, nos permitimos enviar el concepto de la Evaluación Técnica de acuerdo a las exigencias técnicas en el anexo 2 de los términos de referencia.

EVALUACION TECNICA CONTRATACION DIRECTA No- ________--______--

______ ITEM __________

OFERENTE CONDECORACIONES LTDA ITEM

GARANTIA TECNICA (EXCLUYENTE Al Folio # 96 Cumple con la garantía Técnica mínima de 05 años (Cumple)

EXPERIENCIA PROPONENTE- FORMULARIO-2

A folio No-7, anexa formulario No-2 Experiencia del proponente (Cumple)

CERTIFICACIONES CONTRATOS A folio No-8 al 12 anexa certificación de contratos Ejecutados (Cumple)

IDONEIDAD TECNICA DEL ITEM “CERTIFICADO DE CONFORMIDAD DE LA EMPRESA FABRICANTE”

A folio No- 77, anexa certificación de conformidad de la empresa fabricante en cumplimiento de las fichas técnicas del pliego de condiciones de la Contratación Directa No. _____--_____--______. (Cumple)

ANALISIS DE RESULTADOS CERTIFICACION DE MUEST

A folio No-121 hasta el folio No-130, anexa informes resultados de laboratorio emitidos por el Laboratorio de Control y Calidad de Ejército LACCE acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, a lo cual de acuerdo a los resultados del LACCE, no cumple en el regatón no tiene un espigo metálico en la parte interna en cumplimiento de los requisitos específicos de la Ficha Técnica del pliego de condiciones de la

121

Contratación Directa No. ____--____--____. (NO CUMPLE). No obstante a lo anterior, al verificarse visualmente la muestra que reposa en la oficina de contratación de Ejército cumple, en razón a que no se observan alteraciones desde el punto de vista funcional y estético.

ACTA COMPROMISO DE- CONOCOCIMIENTO Y

CUMPLIMIENTO DE LAS FICHAS TECNICAS

“ANEXO 2A”

A folios No-80 al 81, anexa el ACTA firmada por el representante legal de la empresa del cumplimiento de las Fichas Técnicas establecidas en al pliego de condiciones de la contratación directa No. _____--____--______. (Cumple)

CUMPLIMIENTO LEY 816 DE 2003 "PROTECCION INDUSTRIA NACIONAL

A folio No-33 al 34 anexa el formulario No. 7 donde informan que utilizan insumos y mano de obra 100 % colombiana a lo cual cumple y se le asignan 80 puntos correspondiente al 20 % de acuerdo al numeral 2.3.3 del capitulo No. 2 del pliego de condiciones. (Cumple)

FORMULARIO No.9 “PROYECTO DE CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL CONTRATO

A Folio No. 78 al 79, anexa el formulario No. 9 “PROYECTO DE CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL CONTRATO” diligenciado firmado por el representante legal de la empresa. ( Cumple)

CONCEPTO CUMPLE ITEM _____________

OFERENTE CONDECORACIONES LTDA GARANTIA TECNICA (EXCLUYENTE Al Folio # 96 Cumple con la garantía Técnica

mínima de 05 años (Cumple)





A folio No- 77, anexa certificación de conformidad de la empresa fabricante en cumplimiento de las fichas técnicas del pliego de condiciones de la Contratación Directa No. ____--____--_____ (Cumple)

ANALISIS DE RESULTADOS CERTIFICACION DE MUESTRA

A folio No. 136-139 de la oferta original anexa informes resultados de laboratorio emitidos por el Laboratorio de Control y Calidad de Ejército LACCE acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, a lo cual de acuerdo a los resultados del LACCE, no cumple en longitud trenzado, longitud cordón sencillo inicial, longitud del

122

hilo dorado para botón del trenzado largo, ancho, longitud de hilo dorado para botón del trenzado corto, el largo del cordón sencillo corto, el ancho de la presilla de ajuste, del la tabla No. 1 y las dimensiones de la argolla en hilo dorado del trenzado largo, la argolla del hilo dorado del trenzado corto, el adorno a manera de nuda trenzado del cordón sencillo corto en los requisitos generales de las ficha técnica No. 009 del pliego de condiciones de la Contratación Directa No. ____--____--____ (NO CUMPLE). No obstante a lo anterior, al verificarse visualmente la muestra que reposa en la oficina de contratación de Ejército cumple, en razón a que no se observan alteraciones desde el punto de vista funcional y estético.



“ANEXO 2A”

A folios No-80 al 81, anexa el ACTA firmada por el representante legal de la empresa del cumplimiento de las Fichas Técnicas establecidas en al pliego de condiciones de la contratación directa No. ______--______--______. (Cumple)





CONCEPTO CUMPLE ITEM _________________

OFERENTE GRANADOS Y CONDECORACIONES LTDA ITEM





123


A folio No- 77, anexa certificación de conformidad de la empresa fabricante en cumplimiento de las fichas técnicas del pliego de condiciones de la Contratación Directa No. _____---_____----_______. (Cumple)


A folio No. 140-143 de la oferta original anexa informes resultados de laboratorio emitidos por el Laboratorio de Control y Calidad de Ejército LACCE acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, a lo cual de acuerdo a los resultados del LACCE, no cumple en largo presilla de la tabla No. 1, color dorado del botón pequeño, en los requisitos generales de las ficha técnica No. 008 del pliego de condiciones de la Contratación Directa No. _____--______--______ (NO CUMPLE). No obstante a lo anterior, al verificarse visualmente la muestra que reposa en la oficina de contratación de Ejército cumple, en razón a que no se observan alteraciones desde el punto de vista funcional y estético.



“ANEXO 2A”

A folios No-80 al 81, anexa el ACTA firmada por el representante legal de la empresa del cumplimiento de las Fichas Técnicas establecidas en al pliego de condiciones de la contratación directa No. _____--_____--______ (Cumple)





CONCEPTO CUMPLE ITEM ____________________

OFERENTE DE MODA ITEM




124

CERTIFICACIONES CONTRATOS A folio No. 58 al 72 anexa certificación de contratos Ejecutados. (Cumple)


A folio No- 76, anexa certificación de conformidad de la empresa fabricante en cumplimiento de las fichas técnicas del pliego de condiciones de la Contratación Directa No.____---_____----_______. (Cumple)


A folio No-87 hasta el folio No-90, anexa informes resultados de laboratorio emitidos por el Laboratorio de Control y Calidad de Ejército LACCE acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, a lo cual de acuerdo a los resultados del LACCE, no cumple en las dimensiones de largo y ancho de la presilla, en cumplimiento de la tabla No. 1 de la Ficha Técnica No. 007 del pliego de condiciones de la Contratación Directa No.____--_____--______ (NO CUMPLE). No obstante a lo anterior, al verificarse visualmente la muestra que reposa en la oficina de contratación de Ejército cumple, en razón a que no se observan alteraciones desde el punto de vista funcional y estético.



“ANEXO 2A”

A folios No-106, anexa el ACTA firmada por el representante legal de la empresa del cumplimiento de las Fichas Técnicas establecidas en al pliego de condiciones de la contratación directa No. _____--_____---______. (Cumple)


A folio No-108 al 109 anexa el formulario No. 7 y al folio No.110 anexa el formulario 7A donde informan que los bienes y servicios de origen colombiano reciben los mismos tratos recíprocos en Alemania por ser Colombia miembro de la WTO a lo cual cumple y se le asignan 80 puntos correspondiente al 20 % de acuerdo al numeral 2.3.3 del capitulo No. 2 del pliego de condiciones. (Cumple)


A Folio No. 111 anexa el formulario No. 9 “PROYECTO DE CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL CONTRATO” diligenciado firmado por el representante legal de la empresa. ( Cumple)

CONCEPTO CUMPLE ITEM ________________________

OFERENTE DE MODA GARANTIA TECNICA (EXCLUYENTE Al Folio # 78 Cumple con la garantía Técnica


125





A folio No- 76, anexa certificación de conformidad de la empresa fabricante en cumplimiento de las fichas técnicas del pliego de condiciones de la Contratación Directa No. ___---____--______ (Cumple)


A folio No-91 hasta el folio No-95, anexa informes resultados de laboratorio emitidos por el Laboratorio de Control y Calidad de Ejército LACCE acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, a lo cual de acuerdo a los resultados del LACCE, no cumple en las medidas de la punta de acero imitación oro del trenzado largo; longitud del hilo dorado para el botón, longitud cordón sencillo Terminal del trenzado corto; el largo del cordón sencillo largo; el largo del cordón sencillo corto, en cumplimiento de la tabla No.1, y además de las dimensiones de la argolla de hilo dorado del trenzado largo; de la argolla de hilo dorado del trenzado corto; del adorno en forma de nudo trenzado del cordón sencillo corto en cumplimiento de los requisitos generales establecidos en la Ficha Técnica No. 009 del pliego de condiciones de la Contratación Directa No. ____---____---_____ (NO CUMPLE). No obstante a lo anterior, al verificarse visualmente la muestra que reposa en la oficina de contratación de Ejército cumple, en razón a que no se observan alteraciones desde el punto de vista funcional y estético.



“ANEXO 2A”

A folios No-106, anexa el ACTA firmada por el representante legal de la empresa del cumplimiento de las Fichas Técnicas establecidas en al pliego de condiciones de la contratación directa No.______---_______----_______ (Cumple)


A folio No-108 al 109 anexa el formulario No. 7 y al folio No.110 anexa el formulario 7A donde informan que los bienes y servicios de origen colombiano reciben los mismos tratos recíprocos en Alemania por ser Colombia miembro de la WTO a lo cual cumple y se le asignan 80 puntos correspondiente al 20 % de acuerdo al numeral 2.3.3 del capitulo No. 2 del pliego de condiciones. (Cumple)


A Folio No. 111 anexa el formulario No. 9 “PROYECTO DE CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL CONTRATO” diligenciado firmado por el

126

representante legal de la empresa. ( Cumple)

CONCEPTO CUMPLE ITEM _______________




A folio No-57, anexa formulario No-2 Experiencia del proponente. Cumple)



A folio No- 76, anexa certificación de conformidad de la empresa fabricante en cumplimiento de las fichas técnicas del pliego de condiciones de la Contratación Directa No.____--_____--_____ (Cumple)


A folio No-96 hasta el folio No-99, anexa informes resultados de laboratorio emitidos por el Laboratorio de Control y Calidad de Ejército LACCE acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, a lo cual de acuerdo a los resultados del LACCE, no cumple en las dimensiones del largo de la presilla, en cumplimiento de la tabla No.1, en cumplimiento de la Ficha Técnica No. 008 del pliego de condiciones de la Contratación Directa No.____--_____---_____ (NO CUMPLE). No obstante a lo anterior, al verificarse visualmente la muestra que reposa en la oficina de contratación de Ejército cumple, en razón a que no se observan alteraciones desde el punto de vista funcional y estético.



“ANEXO 2A”

A folios No-106, anexa el ACTA firmada por el representante legal de la empresa del cumplimiento de las Fichas Técnicas establecidas en al pliego de condiciones de la contratación directa No. ____---_____---_____ (Cumple)


A folio No-108 al 109 anexa el formulario No. 7 y al folio No.110 anexa el formulario 7A donde informan que los bienes y servicios de origen colombiano reciben los mismos tratos recíprocos en Alemania por ser Colombia miembro de la WTO a lo cual cumple y se le asignan 80 puntos correspondiente al 20 % de acuerdo al numeral 2.3.3 del capitulo No. 2 del pliego de condiciones.

127

(Cumple)


A Folio No. 111 anexa el formulario No. 9 “PROYECTO DE CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL CONTRATO” diligenciado firmado por el representante legal de la empresa. El tiempo de entrega estipulado no se ajusta a los términos establecidos de la contratación directa No. ____--_____---_______ ( No Cumple)

CONCEPTO NO CUMPLE ITEM _____________







A folio No- 76, anexa certificación de conformidad de la empresa fabricante en cumplimiento de las fichas técnicas del pliego de condiciones de la Contratación Directa No.____---_____---_____ (Cumple)


A folio No-100 hasta el folio No-103, anexa informes resultados de laboratorio emitidos por el Laboratorio de Control y Calidad de Ejército LACCE acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, a lo cual de acuerdo a los resultados del LACCE, no cumple en las dimensiones del tejido en hilos de oro verticales y longitud estructura plana tejidos cuadrados de la Borla, en cumplimiento de la tabla No.1, y Además en las características de los hilos de oro del bordado que cubre la estructura plana de la borla en cumplimiento de los requisitos generales de la Ficha Técnica No. 013 del pliego de condiciones de la Contratación Directa No. ____---_____---______ (NO CUMPLE) No obstante a lo anterior, al verificarse visualmente la muestra que reposa en la oficina de contratación de Ejército cumple, en razón a que no se observan alteraciones desde el punto de vista funcional y estético.

128



“ANEXO 2A”

A folios No-106, anexa el ACTA firmada por el representante legal de la empresa del cumplimiento de las Fichas Técnicas establecidas en al pliego de condiciones de la contratación directa No. _____--____---______ (Cumple)


A folio No-108 al 109 anexa el formulario No. 7 y al folio No.110 anexa el formulario 7A donde informan que los bienes y servicios de origen colombiano reciben los mismos tratos reciprocas en Alemania por ser Colombia miembro de la WTO a lo cual cumple y se le asignan 80 puntos correspondiente al 20 % de acuerdo al numeral 2.3.3 del capitulo No. 2 del pliego de condiciones. (Cumple)


A Folio No. 111 anexa el formulario No. 9 “PROYECTO DE CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL CONTRATO” diligenciado firmado por el representante legal de la empresa. ( Cumple)

CONCEPTO CUMPLE

CONCLUSIÓN: En referencia a la Contratación Directa No. ____--______---______ “ADQUISICIÓN DE __________________________________” este comité concluye que las ofertas presentadas por las firmas DE MODA para los ítems NO CUMPLE y CONDECORACIONES LTDA NO CUMPLE con las exigencias técnicas requeridas en el Pliego de Condiciones de la Contratación Directa No. ____--_____---______. FIRMA COMITÉ TECNICO

129

FORMATO No.48 MODELO DE RESOLUCION NOMBRAMIENTO DE LOS SUPERVISORES DE CONTRATOS.


EJERCITO NACIONAL

RESOLUCION No. DE

( )

Por la cual se designan unos servidores públicos para que actúen como Supervisores en los contratos del MDN – EJC – (SIGLA UNIDAD) en la vigencia

______y se asignan sus funciones.


En ejercicio de las facultades legales conferidas por la Resolución 591 de 2005 y 168 de 2006 del Ministerio de Defensa Nacional, y la Resolución No.1311 de 2006 que expide el Manual de Contratación del MDN

aplicado al Ejército, y

C O N S I D E R A N D O: Que mediante la Resolución No 0591 del 17 de mayo de 2005, el Ministerio de Defensa Nacional expidió el Manual de Contratación de la Entidad y de sus Unidades Ejecutoras y fijó las políticas en materia de Contratación Estatal. Que en cumplimiento a los principios dispuestos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, es preciso designar supervisores para los contratos y asignar sus funciones. Que la Resolución 591 de 2005 y el manual de Contratación del MDN aplicado al Ejército mediante resolución Ejército No. 1311 de 2006 en su Artículo décimo, numeral 1, faculta al Competente contractual para nombrar los funcionarios y comités que participan en la Preparación, proceso y ejecución de los contratos.

R E S U E L V E: ARTÍCULO 1º. NOMBRA PARA QUE ACTUEN COMO SUPERVISORES DE CONTRATOS al siguiente personal de funcionarios, así: (Se nombran los funcionarios con grado nombre completo para cada una de las áreas que componen el presupuesto o cuando se requiera de manera individual) ARTICULO 2ª . PERFIL Y FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES DE CONTRATOS

130

(VER MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJERCITO ARTICULO DECIMO QUINTO Y DECIMO SEXTO) ARTICULO 3ª. Diligenciar antes de iniciar sus funciones el formato respectivo de Declaración de Bienes y rentas y compromiso anticorrupción o pacto de ética, en cumplimiento del artículo 13 de la ley 190 de 1995 y el artículo No. 25 de la Resolución 168 de 2006. (Formato No.37 Manual de Contratacion del MDN aplicado al Ejército) ARTICULO 4ª. La presente resolución rige a partir de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE, Dada en/( Lugar y fecha)

FIRMADO

COMPETENTE CONTRACTUAL DELEGADO Elaboró: ASESOR JURIDICO

131

FORMATO No. 49 MODELO DE RESOLUCION PARA NOMBRAR COMITÉ DE CIERRES Y RECIBO DE COTIZACIONES.


EJÉRCITO NACIONAL

RESOLUCIÓN NÚMERO

( )

“Por la cual se nombra el Comité para el cierre de la presentación de ofertas y recibo de cotizaciones de los procesos de contratación de bienes y servicios del

MDN – EJC – (SIGLA UNIDAD) para todas las cuantías y se asignan sus funciones. EL (COMPETENTE CONTRACTUAL), En uso de las facultades legales conferidas mediante Resolución No. 0591 del

17 de mayo de 2005 y Resolución No. 168 del 24 de febrero de 2006, y LA RESOLUCION Ejército No. 1311 de 2006 que expide el Manual de contratacion

del MDN aplicado al Ejército en su artículo Décimo cuarto y

CONSIDERANDO Que el artículo 211 de la constitución Política autoriza la delegación de funciones y competencias para el ejercicio y cumplimiento de la función administrativa Que dada la magnitud y la importancia que tiene el presupuesto de gastos generales y de inversión contemplado en la ley de presupuesto que se apropia para la fuerza para la vigencia 2006 y demás presupuestos adicionales que se puedan generar en la misma vigencia, se hace necesario integrar un comité con funciones precisas para que actúe como garante de la transparencia con la que el Ejército Nacional efectúa los cierres de los procesos contractuales. Que el señor Ministro de Defensa Nacional Mediante Resolución No. 0591 del 17 de mayo de 2005, capitulo III artículo 17 numeral 15 y Resolución No. 0168 del 24 de febrero de 2006 articulo No. 2 numeral 2.2.5, delegó en el ordenador del gasto, la facultad de citar y presidir los actos de cierre del proceso y apertura de ofertas, y de suscribir los demás actos de impulso ó trámite a que haya lugar dentro del proceso de contratación. Que mediante Resolución Ejercito No.1311 de 2006 se expide el Manual de Contratación del MDN aplicado al Ejército, y establece en su Artículo décimo cuarto las consideraciones y funciones del presente comité.

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO: NÓMBRASE como miembros del Comité de Cierre y recibo de cotizaciones para la presentación de ofertas en los procesos de contratación de bienes y servicios con destino al MDN – EJC- (SIGLA UNIDAD), a los siguientes

132

funcionarios: (VER ARTICULO DECIMO CUARTO MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN

APLICADO AL EJERCITO) PARAGRAFO: Nómbrale como secretario técnico del presente comité a……… ARTÍCULO SEGUNDO.- El Comité de cierre para la presentación de las ofertas debe cumplir las siguientes funciones:

(VER ARTICULO DECIMO CUARTO Y DECIMO SEXTO MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJERCITO)

PARAGRAFO: Del cierre se levantará acta que deberá ser suscrita por los miembros del Comité y los representantes de las firmas presentes en el acto. ARTICULO TERCERO. Diligenciar antes de iniciar sus funciones el formato respectivo de Declaración de Bienes y rentas y compromiso anticorrupción o pacto de ética, en cumplimiento del artículo 13 de la ley 190 de 1995 y el artículo No. 25 de la Resolución 168 de 2006. (Formato No.37 Manual de Contratacion del MDN aplicado al Ejército) ARTÍCULO CUARTO.- VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, el

FIRMA COMPETENTE CONTRACTUAL DELEGADO

Elaboró: Asesor jurídico

133

FORMATO No. 50 MODELO DE ARTICULO ORDEN SEMANAL PARA EL NOMBRAMIENTO DE LOS FUNCIONARIOS Y COMITES. (Funcionarios más antiguos que el competente contractual)

ARTICULO No.______: ADMINISTRACION Y LOGISTICA. NOMBRAMIENTO DE FUNCIONARIOS Y COMITES PARA LOS PROCESOS DE CONTRATACION DEL MDN – EJC – (SIGLA UNIDAD QUE EJECUTA PRESUPUESTO) PARA LOS (EL) PROCESO DE CONTRATACION DE LA VIGENCIA_____

El Jefe de Estado mayor y 2ª Cdte de la Brigada ________ en cumplimiento a lo preceptuado en la Resolución Ejército No. 1311 de 2006 “MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJERCITO” en su artículo Décimo séptimo, numeral 3 “Tramitar por medio de la orden semanal el nombramiento para los comités de las unidades centralizadas, solo cuando se requiera que los funcionarios mas antiguos que el competente contractual desempeñen funciones descritas en los artículos décimo hasta décimo quinto del Manual de contratación del MDN aplicado al Ejercito” DESIGNA A UNOS SERVIDORES PUBLICOS COMO SE INDICA EN CADA CASO ASÌ: (Solo en caso de tener que nombrar funcionarios más antiguos que el competente contractual delegado, si no aplica, se deberá hacer la resolución por parte del Ordenador del Gasto) GERENTES COMITES ESTRUCTURADORES (TECNICO JURIDICO ECONOMICO) COMITES EVALUADORES (TECNICO JURIDICO ECONOMICO) COMITE DE ADQUISICIONES COMITÉ DE CIERRES SUPERVISORES PERFIL Y FUNCIONES DE (ver manual de contratación del MDN aplicado al ejército en cada caso) GERENTES COMITES ESTRUCTURADORES (TECNICO JURIDICO ECONOMICO) COMITES EVALUADORES (TECNICO JURIDICO ECONOMICO) COMITE DE ADQUISICIONES COMITÉ DE CIERRES SUPERVISORES DECLARACION DE BIENES Y COMPROMISO. Diligenciar antes de iniciar sus funciones el formato respectivo de Declaración de Bienes y rentas y compromiso anticorrupción o pacto de ética, en cumplimiento del artículo 13 de la ley 190 de 1995 y el artículo No. 25 de la Resolución 168 de 2006. (Formato No.37 Manual de Contratacion del MDN aplicado al Ejército) VIGENCIA: El presente nombramiento rige a partir de esta fecha y hasta cuando se determine en sus funciones y obligaciones o cuando lo requiera el Competente contractual delegado por el Ministro de Defensa Nacional.

134

FORMATO No. 51 MODELO DE RESOLUCION PARA MODIFICAR LAS RESOLUCIONES DE NOMBRAMIENTO DE COMITES.


EJÉRCITO NACIONAL

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 200 ( )

“Por la cual se modifican las Resoluciones No. _____ y _____ de 2006 para que actúen como Comité Jurídico y Económico para los procesos contractuales de

competencia del (COMPETENTE CONTRACTUAL).

EL (COMPETENTE CONTRACTUAL DELEGADO) En uso de las facultades legales conferidas en el numeral 2º del artículo 11º de la

Resolución N° 0591 del 17 de Mayo de 2005, y LA Resolución Ejército No. 1311 de 2006 “MANUAL DE CONTRATACION DEL MDN APLICADO AL EJERCITO”


Que se hace necesario modificar la Resolución No. 006-2006 y nombrar a___________ y______________________, para que actúen como integrantes de los Comités Económicos Estructuradores y/o Evaluadores para los procesos de contratación de la presente vigencia, en razón a que _____________________. Que se hace necesario modificar la Resolución No. ___-2006 y nombrar a los Abogados ___________________________ para que actúen como integrantes de los Comités Jurídicos Estructuradores y/o Evaluadores para los procesos de contratación de la presente vigencia, en reemplazo de _______________________en razón a que _____________________________ . Que en mérito de lo expuesto, EL INTENDENTE GENERAL DEL EJÉRCITO

R E S U E L V E: ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución No. ____ de 2006, con el fin de nombrar al personal que a continuación se relaciona para que integren el Comité Económico Estructurador y/o Evaluador para la presente vigencia, así: ______________________________ ARTÍCULO SEGUNDO: Designar al siguiente personal como integrantes del Comité Jurídico, para los procesos contractuales de la vigencia 2006 ______________________________ ARTÍCULO TERCERO: Los Comités deberán cumplir las mismas funciones asignadas en las Resoluciones No. ____y_____ de 2006.

ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de su expedición

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE, Dada en LUGAR Y FECHA

FIRMA COMPETENTE CONTRACTUAL

135

FORMATO No. 52 MODELO DE ENVIO DE EXTRACTOS A IMPRENTA

NACIONAL.


Lugar y fecha

No.____________/ MD-CE-JELOG-OFICN ASUNTO : Envió extractos Imprenta Nacional

AL : Señores IMPRENTA NACIONAL Ciudad Con toda atención me permito enviar los Extractos Únicos de Publicación de los siguientes contratos, con el fin de que se realice el trámite correspondiente por parte de la Imprenta Nacional:

CONTRATO No. CONTRATISTA MODIFICATORIO No. 01 DEL 058-CEITE-DICOM-2005 MARTINEZ S.A MODIFICATORIO No. 01 DEL 121-CEITE-DITRA - 2005 LOGISTICO S.A. 161-CEITE-DITRA-2006 COMERCIALIZADORA S.A. 209-CEITE-DINTR-2006 CONFECCIONES S.A.

33-CEITE-2006 SECURT LTDA 337-CEITE-DICOM-2006 ANDEL S.A.


(DECRETO 327 28/02/2002 por medio del cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el parágrafo 3° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. Artículo 1°. Publicación de los contratos. Deberán publicarse en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido,( deberán detallarse las personas contratantes, el objeto, el valor total y los costos unitarios, el plazo, los adicionales y modificaciones que hubiesen celebrado, el interventor y toda la información necesaria a fin de comparar y evaluar dicha contratación. ) todos los contratos que celebren las entidades estatales señaladas en el artículo 2° de la Ley 80 de 1993, que conforme al artículo 39 de la misma ley deben hacerse con formalidades plenas y aquellos sin formalidades plenas cuyo valor sea igual o superior a 50 salarios mínimos legales mensuales.)

136

FORMATO No. 53 MODELO DE ENVIO DE REPORTE A CAMARA

COMERCIO SOBRE CONTRATOS EJECUTADOS.


Bogotá D. C.

No__________________/MD-CE-JELOG-OFICN ASUNTO : Envío Reporte Primer Semestre de 2006 AL : Señores CAMARA DE COMERCIO DE _______

Con el propósito de reportar la información

contractual dando cumplimiento a lo establecido en las resoluciones No. 2497 del

01 de Diciembre de 2001 y 403 del 15 de marzo, emanadas por

Superintendencia de Industria y Comercio, anexo me permito enviar la

información de los contratos _(TODOS LOS SUSCRITOS POR EL

COMPETENTE) suscritos por el Ministerio de Defensa Nacional - Ejercito

Nacional – ________(UNIDAD) ejecutados durante el primer semestre de 2006.

Así mismo, el suscrito CARGO DEL COMPETENTE

CONTRACTUAL plenamente facultado para el efecto, certifica que la anterior

información es verídica y corresponde a los contratos relacionados.


Anexo: Diskette

137

FORMATO No. 54 MODELO DE ENVIO DE REPORTE A CAMARA COMERCIO SOBRE LICITACIONES PARA DAR APERTURA.


Bogotá D. C.

No__________________/ MD-CE-JELOG-OFICN ASUNTO Reporte Licitaciones AL Señores CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA Gn.

Con el propósito de seguir los lineamientos en

materia de Contratación Estatal y según el artículo 22, literal 7 de la Ley 80/93,

me permito enviar la programación de la Licitación No. _____---______---

_______, que adelantara la _________UNIDAD________ para la fecha

establecida.


Anexo: Diskette

138

FORMATO No. 55 MODELO Y EJEMPLO PARA ENTREGA DE CARPETA MAESTRA.


OFICINA DE CONTRATACION

Bogotá, D. C.

No. ____________/MD-CE-JELOG-OFICN ASUNTO : Entrega Carpeta Maestra en original No. ___--___--____ AL : Señor COMITÉ TECNICO – JURIDICO – ECONOMICO. GN.- presente me permito hacer entrega de la carpeta maestra en original No. ______--______--_______ objeto __________________ para la _____________________ y demás trámites correspondientes por ese comite así:

NUMERO DE ORDEN

SEPARADORES

DOCUMENTOS

01 1. LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006.

02 ANTECEDENTES 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 154495 DEL 12 DE SEPTIEMBRE DE 2006 A FOLIO 205. 3. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 177937 DEL 08 DE SEPTIEMBRE DE 2006 A FOLIO 200 AL 204. 4. OFICIO EN ORIGINAL DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONTRATACION DIRECTA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 A FOLIO 190 AL 199. 5. OFICIO EN ORIGINAL DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONTRATACION DIRECTA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 A FOLIO 155 AL 189. 6. OFICIO EN ORIGINAL DE LA UNION TEMPORAL P. S. I. SURAMERICANA DEL 08 DE SEPTIEMBRE DE 2006 A FOLIO 154. 7. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 162929 DEL 06 DE SEPTIEMBRE DE 2006 A FOLIO 153. 8. RECIBO DE CONSIGNACION DEL BBVA EN ORIGINAL NÚMERO. 172661 DEL 06 DE SEPTIEMBRE DE 2006 A FOLIO 152. 9. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 162920 DEL 05 DE SEPTIEMBRE DE 2006 A FOLIO 150 AL 151. 10. OFICIO EN ORIGINAL DE LA UNION TEMPORAL BLINDADOS 2006 DEL 01 DE SEPTIEMBRE DE 2006 A FOLIO 149.

03 PLANILLA VENTA TERMINOS DE REFERENCIA 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. TRES PLANILLAS EN ORIGINAL DE DISTRIBUCIÓN DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 A FOLIO 13 AL 15. 3. RECIBO DE CONSIGNACION DEL BBVA NÚMERO. 172063 DEL 01 DE AGOSTO DE 2006 A FOLIO 012. 4. RECIBO DE CONSIGNACION DEL BBVA NÚMERO. 172071 DEL 01 DE AGOSTO DE 2006 A FOLIO 011. 5. RECIBO DE CONSIGNACION DEL BBVA NÚMERO. 171867 DEL 26 DE JULIO DE 2006 A FOLIO

139

010.

04 AVISO DE PRENSA 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. COPIA AVISO DE PRENSA DE FECHA 08 DE JULIO DE 2006 A FOLIO 02. 3. OFICIO EN ORIGINAL DE PUBLICACION DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 A FOLIO 01.

05 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. ORIGINAL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL NÚMERO. 554 DEL 2006-06-02 - RUBRO PRESUPUESTAL (2044-16S)- (2045 -16S) - (2121004 -11C).

06 EVALUACIÓN TECNICA: 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. CINCO (05) OFICIOS EN ORIGINAL NÚMERO. 154486 DEL 09 DE SEPTIEMBRE DE 2006 EN 22 FOLIOS. 3. NUEVE (09) OFICIOS EN ORIGINAL NÚMERO. 154404 DEL 25 DE AGOSTO DE 2006 EN 27 FOLIOS.

07 EVALUACIÓN ECONOMICA: 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 177951 DEL 11 DE SEPTIEMBRE DE 2006 EN 03 FOLIOS. 3. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 177912 DEL 25 DE AGOSTO DE 2006 EN 93 FOLIOS.

08 EVALUACIÓN JURIDICA: 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 192075 DEL 08 DE SEPTIEMBRE EN 13 FOLIOS. 3. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 192020 DEL 23 DE AGOSTO EN 18 FOLIOS.

09 ACTA DE CIERRE 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. COPIA ACTA DE CIERRE NÚMERO. 085 REGISTRADA AL FOLIO NUMERO. 493 DE LA CONTRATACION DIRECTA No. No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEL 09 DE AGOSTO DE 2006 EN 111 FOLIOS.

10 ACTA APROBACION PLIEGO 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. COPIA ACTA NÚMERO. 098 REGISTRADA AL FOLIO NUMERO. 150 DE AUDIENCIA PARA TRATAR ASUNTOS RELACIONADOS CON PREGUNTAS HECHAS POR LOS OFERENTES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEL 28 DE JULIO DE 2006 EN 09 FOLIOS. 3. COPIA ACTA NÚMERO. 085 REGISTRADA AL FOLIO NUMERO. 150 DE APROBACIÓN DEL ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD ASI COMO LOS TERMINOS DE REFERENCIA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEL 05 DE JULIO DE 2006 EN 52 FOLIOS.

11 ACTA AUDIENCIA INFORMATIVA 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. COPIA ACTA DE AUDIENCIA INFORMATIVA NUMERO. 081 REGISTRADA AL FOLIO NUMERO. 150 DE LA CONTRATACION DIRECTA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEL 22 DE JUNIO DE 2006 EN 09 FOLIOS.

12 PRE-TERMINOS DE REFERENCIA, TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS, ADENDO NO. 01 Y RESOLUCION 080

1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. COPIA RESOLUCION NÚMERO. 080 DEL 15 DE AGOSTO DE 2006 EN 02 FOLIOS Y ANEXO 12 COLILLAS DE ENVIO ALAS FIRMAS PARTICIPANTES EN EL PROCESO. 2. ADENDO EN ORIGINAL NÚMERO. 01 DEL 28 DE JULIO DE 2006 EN 01 FOLIO Y ANEXO 09 COLILLAS DE ENVIO A LAS FIRMAS PARCIPANTES EN EL PROCESO. 2. TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS EN ORIGINAL DE LA CONTRATACION DIRECTA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 EN 99 FOLIOS. 5. PRE-TERMINOS DE REFERENCIA EN ORIGINAL DE LA CONTRATACION DIRECTA No. 129-JELOG-DIBLI-2006 EN 94 FOLIOS.

13 PONENCIA DE APROBACION DE TERMINOS DE REFERENCIA Y PONENCIA DE ADJUDICACION 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. PONENCIA EN ORIGINAL PARA RECOMENDAR ADJUDICAR Y/O DECLARAR DESIERTA LA

140

CONTRATACION DIRECTA NÚMERO. No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEL 11 DE SEPTIEMBRE DE 2006 EN 256 FOLIOS. 3. PONENCIA EN ORIGINAL PARA LA APROBACION DEL ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Y EN CONSECUENCIA APROBAR LOS TERMINOS DE REFERENCIA NÚMERO. No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEL 05 DE JULIO DE 2006 EN 47 FOLIOS.

14 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD EN ORIGINAL DE ADQUISICION DE REPUESTOS Y SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO MAYOR DE 20 VEHICULOS BLINDADOS EE-9 CASCABEL Y EE-11 URUTU EN 41 FOLIOS. 3. OFICIO EN ORIGINAL NÚMERO. 177730 ESTIMACION DEL PRESUPUESTO DEL 01 DE JUNIO DE 2006 EN 107 FOLIOS.

15 RESOLUCIONES 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. COPIA RESOLUCIÓN NUMERO 069 DEL 28 DE JULIO DE 2006 EN UN FOLIO. 3. COPIA RESOLUCIÓN NUMERO 065 DEL 14 DE JULIO DE 2006 EN UN FOLIO. 4. COPIA RESOLUCIÓN NUMERO 058 DEL 22 DE JUNIO DE 2006 EN UN FOLIO. 5. COPIA RESOLUCIÓN NUMERO 018 DEL 15 DE MARZO DE 2006 EN DOS FOLIOS. 6. COPIA RESOLUCIÓN NUMERO 017 DEL 15 DE MARZO DE 2006 EN DOS FOLIOS. 7. COPIA RESOLUCIÓN NUMERO 016 DEL 15 DE MARZO DE 2006 EN TRES FOLIOS. 8. COPIA RESOLUCIÓN NUMERO 012 DEL 03 DE MARZO DE 2006 EN TRES FOLIOS. 9. COPIA RESOLUCIÓN NUMERO 011 DEL 03 DE MARZO DE 2006 EN TRES FOLIOS.

16 OFERTAS A QUIEN SE LES ADJUDICO 1. HOJA DE RUTA DEL PROCESO PRECONTRACTUAL No. 129-JELOG-DIBLI-2006 DEBIDAMENTE

ACTUALIZADO A LA FECHA. 2. OFERTA ORIGINAL DE LA FIRMA STEWART & STEVENSON DE LAS AMÉRICAS COLOMBIA LTDA EN 226 FOLIOS. ANEXO UN DISQUETTE. 3. OFERTA ORIGINAL DE LA FIRMA UNION TEMPORAL REBLICAR 2006 EN 310 FOLIOS. ANEXO UN CD ROOM. 4. OFERTA ORIGINAL DE LA FIRMA ELECTRIPESADOS LTDA EN 159 FOLIOS. ANEXO UN CD ROOM.

Atentamente,

FIRMA JEFE DE OFICINA CONTRATACION O QUIEN HAGA SUS VECES ANEXO: LO ENUNCIADO

141

FORMATO No. 56 MODELO Y EJEMPLO PARA FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE UN PROCESO.


EJERCITO NACIONAL

Lugar y Fecha,

FORMULARIO PREGUNTAS Y RESPUESTAS No. ____

PREGUNTAS FORMULADAS POR LOS INTERESADOS EN PARTICIPAR EN LA CONTRATACIÓN DIRECTA No-_____-_____-_____.

ADQUISICIÓN DE _______________________________________

1. POSIBLE OFERENTE No.1 PREGUNTA DEL PROPONENTE 1. En el numeral 3.1. Requisitos Generales, Dimensionales, Lente protector en

la Medida del Largo 120-180 + 3 página 69, esta medida limita la presentación de varias marcas que ofrecen un excelente producto para ustedes. Solicito respetuosamente que esta medida se amplié hasta 190 + 3, esto permite un mayor Angulo de visión, protección óptica y facial.

RESPUESTA Su solicitud es procedente, en razón a que por error de digitación se incluyo una medida de 120 lo cual es una medida no lógica con el ángulo focal, por cuanto será cambiada a 185mm + 7mm, que está dentro de los rangos establecidos para las dos marcas comerciales de este tipo de elemento. PREGUNTA DEL PROPONENTE 2. En la pagina 70 numeral 3.2.3 hebillas ustedes solicitan que están sean

fabricadas en LATON con recubrimiento pavonado. Solicito comedidamente que se acepte también hebillas en material plástico que resiste las fuerzas de deformación (40 N) y las fuerzas de rotura (90 N) además que no tienen inconveniente de corrosión.

RESPUESTA Con el fin de dar pluralidad de oferentes y tener la posibilidad de adquirir productos no condicionados hacia una sola marca y que el elemento satisfaga la necesidad de la fuerza, su solicitud se tendrá en cuenta de manera opcional y será incluida en el Adendo Nº___. PREGUNTA DEL PROPONENTE 1. En el numeral 3.2.5, pagina 71 se describe el color del marco NEGRO. Solicito respetuosamente que ustedes amplíen este concepto de acuerdo a sus necesidades también a color VERDE MILITAR.

142

RESPUESTA En razón a que por uniformidad independientemente de la marca el color es definido de acuerdo a un color que contraste con todo tipo de casco y cubre casco por lo cual su solicitud no es procedente y queda determinado únicamente negro.

2. POSIBLE OFERENTE No.2 1. ANEXO NO. 1 A-DESCRIPCION IDONEIDAD TECNICA.

PREGUNTA DEL PROPONENTE

61-ANEXO No. 1ª - LITERAL C Certificado de conformidad: (para chalecos salvavidas) “La evaluación de las muestra se realizara por el Comité Técnico, mediante la verificación de las muestras y el certificado de conformidad, emitido por el ente certificador acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) con sus respectivos anexos de resultados para requisitos generales y específicos)” etc. Teniendo en cuenta que los términos de referencia fueron publicados en Internet el día martes 29 DE AGOSTO , el cierre del proceso es el día 12 de Septiembre a las 9:00 horas, no contamos para dicho tramite si no con ocho (08) días hábiles. Nuestras consultas con los entes certificadores acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio nos informan que para dicho tramite ellos demoran en promedio treinta (30) días, motivo por el cual solicitamos se nos conceda una ampliación para este tramite o se nos permita como se ha realizado en contratos anteriores, adjuntar dicho certificado con la entrega de los lotes o hacer dicha certificación con el laboratorio del Ejercito (LACCE) del cual desconocemos el tiempo que emplearían en dicha certificación u otra solución que ustedes tengan a bien considerar. Es apropiado mencionar que este producto ya fue certificado en ocasiones anteriores de contratos celebrados con ustedes por INCONTEC para lo cual adjunto fotocopia del mismo. En referencia a la ficha técnica chalecos salvavidas parte exterior gamuzada antireflectivo elongación se emitió indicar porcentaje mínima. Este punto es de fundamental importancia para poder expedir el certificado en mención. De igual forma el ente certificador nos informa que en las especificaciones técnicas requeridas hay algunos ensayos que no se podrían realizar en el país por falta de laboratorios acreditados que posean los instrumentos requeridos para poder efectuar los mismos. Esto lo aclaramos por que en la pag 52 ítem 2.4 RECEPCION DE LOTES: DICE “para la recepción de los chalecos salvavidas. El incumplimiento de este requisito es casual del rechazo del lote, en igual sentido si la certificación no contempla todos y cada uno de los requisitos exigidos en la ficha técnica, por lo que el

143

proveedor procederá al retiro del material y se dará aplicación al clausulado del contrato por su incumplimiento”. INCONTEC nos expedirá certificación de los dos puntos anteriores la próxima semana, documentos que haremos llegar a ustedes oportunamente. RESPUESTA Su solicitud se encuentra procedente por lo cual será atendida mediante Adendo No.1

3. POSIBLE OFERENTE No.3

PREGUNTA DEL PROPONENTE

Se amplié en veinticinco (25) días, la fecha de cierre del proceso en mención en razón a las siguientes consideraciones.

- Los laboratorios, toman como mínimo diez (10) días hábiles para la

realización de las pruebas y emisión de resultados, unido a esto se debe tener en cuenta el tiempo que el ente certificador se toma para evaluar los resultados de laboratorio y emitir el concepto sobre la conformidad o no del producto que es un tiempo similar al del laboratorio, por lo que de acuerdo a lo consignado en los términos de referencia, seria imposible contar con el certificado de conformidad y los informes de resultados en la fecha establecida, además de dar por descontados los compromisos previos adquiridos por estos entes quienes cuentan este periodo de tiempo, solo a partir de la programación y no desde el momento en que se radica la solicitud. En cuanto a la experiencia, solicitamos se amplié la cobertura de contratos ejecutados a un periodo de anterioridad de (5) cinco años, ya que el tiempo exigido de tres (3) años, es un lapso de tiempo que solo le permite participar a un grupo de oferentes que por tradición han suministrado a la institución este tipo de productos. Así mismo en aras de que exista pluralidad de oferentes así como igualdad de condiciones solicitamos se puedan tener en cuenta prendas impermeables que se hayan de igual forma suministrado a las FUERZAS MILITARES con el propósito de participar, ya que al igual que la solicitud anterior bajo las condiciones actuales solo podrían ofertar un grupo de proveedores que hayan contratado en el pasado inmediato los ítems objeto del proceso. En lo pertinente al precio, de igual forma solicitamos se reconsidere el precio plasmado en el “ANEXO 1 DATOS DEL PROCESO”, ya que para la confección del CHALECO SALVAVIDAS se requiere de un material con características técnicas especiales, además de que se debe tener en cuenta los costos indirectos y directos, así como los costos que genera la certificación y muestras que se debe anexar, por lo que el precio previsto en los términos de ninguna manera cubre los costros reales del chaleco salvavidas, que asciende aproximadamente a $150.000.00.

144

RESPUESTA COMITÉ ECONOMICO En cuanto a la ampliación de (25) veinticinco días de la fecha de cierre, es pertinente aclarar que el articulo 30 del estatuto de contratación numeral 5 inciso segundo precisa: “Cuando lo estime conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirados pliegos de condiciones o términos de referencia, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un termino no superior a la mitad del inicialmente fijado.” En consecuencia, los plazos previstos en la Ley no pueden ir más allá de su ordenamiento. Por lo anterior, y previa valoración jurídica, la Dirección de Intendencia es quien debe de analizar la conveniencia de este requerimiento, toda vez que sus necesidades ya se encuentran programadas en cuanto a tiempo, distribución, pagos, ejecución y una posible ampliación del cierre, conlleva una reprogramación en estos aspectos. Finalmente, en cuanto a un ajuste en los precios unitarios para el ítem CHALECOS SALVAVIDAS, según datos del ANEXO No. 1 DATOS DEL PROCESO, no es de recibo esta solicitud, toda vez que los análisis y comparaciones de los precios, están soportados en cotizaciones de mercado actualizadas y avaladas por el comité técnico estructurador. En consecuencia, se recomienda mantener los presupuestos y entidades mínimas requeridas.

3. POSIBLE OFERENTE No.4 PREGUNTA DEL PROPONENTE

En nuestro oficio del 16 de Agosto, pagina cuarta (4) parágrafo cuarto hacíamos notar en cuanto a las medidas del cuello: INFLADO: 16 Centímetros DESIMFLADO: 16.5 Centímetros En la ficha Técnica No. 003 Anexo 2, aparecen los números invertidos: INFLADO: 16.5 Centímetros DESINFLADO: 16 Centímetros Es necesario corregir este aspecto ya que de no hacerse, siendo este uno de los puntos excluyentes, todos los posibles participantes quedaríamos por fuera. Por tal motivo mencionado mas arriba no podemos solicitar las certificaciones correspondientes al ente certificador acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio hasta no aclarar este punto y los siguientes pues no seriamos certificados. Como es lógico esto implica una demora en dicho proceso de certificación, por lo cual reiteramos e insistimos nuevamente nuestra solicitud de ampliar el plazo para entrega de muestras certificadas por un ente certificador acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio. En razón que como se acredito en la carta enviada por ICONTEC y entregada al Capitán CRUZ el día cinco (5) de Septiembre a las 15:00 horas, el ente certificador

145

demora para dicho proceso de 15 a 20 días hábiles, siendo imposible en estas circunstancias poder cumplir con los plazos exigidos por ustedes.

RESPUESTA El Comité técnico aclara que por error de digitación se invirtieron los números por lo cual estas medidas quedaran de la siguiente manera: INFLADO: 16 Centímetros DESINFLADO: 16,5 Centímetros Por otra parte en cuanto a los tiempos de certificación la administración encuentra procedente su solicitud por cuanto será atendida mediante Adendo No. 1. PREGUNTA DEL PROPONENTE: De igual forma en nuestro oficio de septiembre primero (1) de 2006 segunda pagina hacemos referencia a la pagina 52 item2.4. de los términos de referencia en mención. RECEPCION DE LOTES. En el Adendo No. 1, ya que si no se aclara este punto volveríamos a quedar en las mismas circunstancias por las cuales hubo lugar a las modificaciones en dicho Adendo. En cuanto al norma BS-EN-399/1994 Hay una visión actualizada en español año 1995 la cual solicitamos también se tenga en cuenta. RESPUESTA El comité técnico aclara que de igual forma la certificación de los lotes versará sobre las mismas condiciones del cierre de la oferta. En cuanto a la norma de flotabilidad BS-EN-399/1994, no es modificable. En cuanto a la norma que usted solicita de 1995 actualizada será tenida en cuenta para posteriores procesos siempre y cuando se nos anexe la explicación de la misma para verificar y corroborar su inclusión o no en la ficha técnica.


Revisó y Aprobó: GERENTE DEL PROYECTO Elaboró: COMITES ESTRUCTURADORES

146

FORMATO No. 57 MODELO Y EJEMPLO PARA INFORME DE SUPERVISION DE UN CONTRATO.


EJERCITO NACIONAL

Lugar y fecha, ASUNTO : Informe Supervisión Contrato No. _____-_____-

______. AL : Señor COMPETENTE CONTRACTUAL GN.- Dando cumplimiento a lo establecido en la Cláusula ________ del Contrato No. ____-____-_____para la adquisición de _____________________l, suscrito con la firma __________________, con toda atención me permito informar a mi __________ la situación actual del Contrato: 1). Fue suscrito el 23-JUN-2006 para la adquisición del material que a continuación se

relaciona, por valor de $303’484.500,00:

ELEMENTO Primera Entrega 01-Ago-2006

Segunda Entrega 01-Ago-2006

875 Unidades 875 Unidades 2.113 Unidades 2.112 Unidades

2). Que el día 30-JUN-2006 fue aprobada la póliza de garantía única No. 062145025. 3). Que en la CLAUSULA TERCERA “Forma y Condiciones de Pago”: Se cancelará el

valor total del contrato dentro de los (90) días siguientes a la entrega del material, previa suscripción y presentación del acta de recibo a satisfacción de la totalidad del material.

4). Que el día 02-AGO-06 fue suscrito el contrato adicional No. 1, para ampliar el plazo

de la primera entrega hasta el 22 de agosto de 2006. Y Modificar la clausura primera y séptima, en el sentido de que la especificación, en cuanto a la composición de la tela de acuerdo a la errata emitida por la Oficina de Normalización del Ministerio de Defensa Nacional.

5). Que el día 22-AGO-06 fue suscrito el contrato adicional No. 2: Para modificar la

cláusula principal y primera del contrato adicional No. 1 PLAZO Y LUGAR DE ENTREGA, en el sentido de que el material será entregado de la siguiente manera:

ELEMENTO Primera Entrega

01-Sep-2006 Segunda Entrega

01-Ago-2006 875 Unidades 875 Unidades 2.113 Unidades 2.112 Unidades

147

6). A la fecha se ha recibido el siguiente material de acuerdo al cronograma de entrega

establecido en el contrato, material que se encuentra en proceso de alta por parte del Almacenista de Oficiales y Suboficiales del Batallón de Abastecimientos:

ELEMENTO Primera Entrega 01-Sep-2006

875 Unidades 2.113 Unidades

(SE HACE REFERENCIA A LOS INFORMES DE LAS UNIDADES O SECCIONES USUARIAS DE LOS ELEMENTOS QUE PRESENTAN FALLAS Y ADICIONALMENTE HAY QUE PEDIR A QUIENES SE BENEFICIARON DE LOS BIENES O SERVICIOS UN CONCEPTO TECNICO QUE RESPALDARA LA FUNCIONABILIDAD DEL BIEN O SERVICIO. SE DEBE TENER TODOS LOS SOPORTES RESPECTIVOS DE LAS ACTAS DE ENTREGA Y DE LAS ALTAS DE ALMACEN PARA LOS PAGOS REALIZADOS Y LOS DOCUMENTOS QUE SE CREAN NECESARIOS PARA REALIZAR LA LIQUIDACION DEL CONTRATO. SI SE APLICARON LA POLIZAS O SE TUVO ALGUN PROBLEMA EN EL MES QUE SE REALIZA EL INFORME SE DEBE INCLUIR CON DETALLES. ES IMPORTANTE DAR CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN EL “MANUAL DE CONTRATACION DEL M.D.N. APLICADO AL EJERCITO“. ARTICULO DECIMO QUINTO: SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS Y/O INTERVENTORÍA 7. FUNCIONES PARTICULARES DE LOS SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES: d) RENDIR INFORMES PERIÓDICOS (MÍNIMO CADA MES) O CUANDO LO CONSIDERE NECESARIO, AL COMPETENTE CONTRACTUAL SOBRE EL AVANCE Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.)

FIRMA Supervisor del contrato.

Anexo: (documentos soporte que se hagan referencia en el informe.)

manual de contrataciÓn del mdn aplicado … de 2002 su modificatorio el decreto 2434 de 2006 y las...

Documents